發(fā)布時(shí)間：2022-03-14 10:17:57
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇檔案管理論文，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
一、高校檔案管理在學(xué)生就業(yè)與企業(yè)人才選拔中的重要性
（一）高校檔案真切的還原了學(xué)生在校時(shí)期的成長(zhǎng)歷程及行為表現(xiàn)。
高校檔案管理的確立不僅包括了入學(xué)之初的學(xué)籍信息、在學(xué)校學(xué)習(xí)期間的德育素質(zhì)的積累及其文化科學(xué)水平的提升，同時(shí)也記載了在學(xué)生成長(zhǎng)的關(guān)鍵時(shí)期其心智與思想逐漸完善的整個(gè)歷程。這是一份沒(méi)有經(jīng)過(guò)任何修飾的成長(zhǎng)記實(shí)錄，是一份寶貴的信息檔案。通過(guò)對(duì)其進(jìn)行完整的數(shù)據(jù)及文件記錄，企業(yè)用人單位可以很好的了解學(xué)生在學(xué)校期間的行為表現(xiàn)，從真正意義上體會(huì)其思想的全面性，并依此為依據(jù)，考察其是否符合崗位的基本需求。
（二）高校檔案管理有著其本身存在的權(quán)威性，具有較強(qiáng)的參考價(jià)值。
高校檔案管理的保密性及其實(shí)行的檔案轉(zhuǎn)接制度，大大減少了檔案信息被篡改的可能。即使需要檔案資料信息的修改或者將其開(kāi)封也需要相關(guān)部門(mén)出具各種證明來(lái)證明其合理性，而這些都會(huì)有相應(yīng)的較為詳細(xì)的記錄。因此，高校檔案有著其特有的權(quán)威性與不可質(zhì)疑性，具有較強(qiáng)參考價(jià)值的同時(shí)也被用人單位視為學(xué)生在學(xué)校表現(xiàn)的唯一可靠憑證。
（三）高校檔案管理的存在為企業(yè)招聘與學(xué)生的擇業(yè)提供了雙向的機(jī)會(huì)。
我國(guó)教育模式與就業(yè)機(jī)制的轉(zhuǎn)變使得原有的就業(yè)體系逐漸被新時(shí)期供求關(guān)系失衡下的雙向選擇取代。一方面，企業(yè)在人才招聘時(shí)得到學(xué)生的唯一也是第一手資料就是高校畢業(yè)檔案，如果檔案記載中學(xué)生表現(xiàn)良好，符合崗位需求，那么面試機(jī)會(huì)隨之而來(lái)，反之，一旦文件檔案記載內(nèi)容與用人單位需求有著一定的沖突，那么也就意味著這個(gè)工作機(jī)會(huì)也就失去了。因此，作為用人方與應(yīng)聘者之間的單一媒介，高校檔案在很大程度上成為了決定學(xué)生就業(yè)成功與否的關(guān)鍵。
二、我國(guó)高校檔案管理在企業(yè)人才隊(duì)伍組建中存在的主要弊端
（一）學(xué)生檔案保存與調(diào)動(dòng)缺乏相對(duì)明確的管理規(guī)章制度。
一方面，為了提高高校就業(yè)率，一些學(xué)校針對(duì)學(xué)生在校表現(xiàn)進(jìn)行了檔案“修正”，更改原有不良行為記錄的同時(shí)也將許多與學(xué)生就業(yè)有關(guān)的證書(shū)等放入檔案內(nèi)，導(dǎo)致檔案在高校保存期間已經(jīng)缺乏了原有的準(zhǔn)確性。另一方面，高校畢業(yè)生檔案的存檔內(nèi)容大都涉及其入學(xué)的材料、在學(xué)期間所得獎(jiǎng)勵(lì)，有無(wú)記過(guò)處分、黨員身份證明等，這些資料的添加有著一定的客觀(guān)存在性，但從這種角度來(lái)看往往不能很好的了解到學(xué)生在校期間的種種表現(xiàn)。我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理工作僅僅對(duì)學(xué)生長(zhǎng)大那一時(shí)刻取得的成就進(jìn)行了封檔保存，而完全忽視了在其成長(zhǎng)過(guò)程中心路歷程的艱辛，從而導(dǎo)致高校檔案在學(xué)生就業(yè)中產(chǎn)生了相對(duì)較差的可參照性。
（二）高校檔案在轉(zhuǎn)接管理中存在嚴(yán)重的混亂現(xiàn)象。
高校學(xué)生畢業(yè)后面臨著繁重的檔案轉(zhuǎn)接問(wèn)題。第一，畢業(yè)生在找到工作后就需要將檔案轉(zhuǎn)到企業(yè)內(nèi)部，然而由于缺乏相對(duì)明確的檔案意識(shí)，檔案轉(zhuǎn)接時(shí)沒(méi)有準(zhǔn)確的企業(yè)地址或者檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)到企業(yè)但找不到相關(guān)部門(mén)接收。第二，畢業(yè)生頻繁的更換工作，檔案投遞地址一欄如果隨意變動(dòng)必然導(dǎo)致檔案的丟失。第三，一些外地學(xué)生在校期間已將戶(hù)口轉(zhuǎn)至學(xué)校所在地，然而畢業(yè)后卻將檔案轉(zhuǎn)回原籍，戶(hù)口與檔案所在地出現(xiàn)了分歧，如果不及時(shí)做好處理，很可能使其檔案逐漸發(fā)展成為不明檔案，這些都為檔案管理工作的轉(zhuǎn)接增添了不必要的混亂因素。
三、企業(yè)人才隊(duì)伍組建對(duì)高校檔案管理的基本要求
（一）創(chuàng)建完善的高校檔案管理體系。
一方面，針對(duì)學(xué)生的檔案管理明確制度，將檔案記錄的范圍擴(kuò)展到學(xué)生在校成長(zhǎng)經(jīng)歷等范圍，以便用人單位進(jìn)行參考。另一方面，針對(duì)一些學(xué)校修改后的“偽檔案”，相關(guān)政府部門(mén)要做到實(shí)時(shí)的監(jiān)督，使其透明化，盡量保證檔案在校管理期間的科學(xué)準(zhǔn)確性。
（二）加大對(duì)社會(huì)檔案轉(zhuǎn)接部門(mén)的資金及政府支持。
高校學(xué)生畢業(yè)期間是檔案轉(zhuǎn)接的高峰期，也是以檔案為媒介建立校企聯(lián)合制度的關(guān)鍵時(shí)期。因此，政府要在此時(shí)給予相關(guān)檔案轉(zhuǎn)接部門(mén)適當(dāng)?shù)馁Y金及政策支持，以確保檔案轉(zhuǎn)接的準(zhǔn)時(shí)與順暢。此外，相關(guān)檔案部門(mén)有必要成立專(zhuān)門(mén)的督查小組，針對(duì)轉(zhuǎn)接出去的檔案進(jìn)行有效的核對(duì)。一旦發(fā)生檔案地址驟然改變或者其他紕漏就可以做到及時(shí)的更正，從而在很大程度上保障了畢業(yè)生的利益，同時(shí)也確保了企業(yè)人才隊(duì)伍組建中人才選拔的可靠實(shí)施。
（三）在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案關(guān)系的定向信息反饋。
第一，企業(yè)對(duì)招聘人員進(jìn)行職位表現(xiàn)的直接反饋，學(xué)校或者相關(guān)部門(mén)應(yīng)將其填充到檔案中，以便于以后用人單位的查閱。第二，高校也可以針對(duì)反饋信息對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)方案進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，真正實(shí)現(xiàn)高校與企業(yè)人才的無(wú)縫對(duì)接。第三，各大高校學(xué)生也可以根據(jù)學(xué)校已得到的反饋信息，總結(jié)其自身的缺點(diǎn)，重新確立就業(yè)目標(biāo)。從某種角度愛(ài)看，這也是高校檔案管理制度為企業(yè)人才的選拔做出的成功戰(zhàn)略變革。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，我國(guó)高校檔案管理在企業(yè)人才隊(duì)伍的組建中有著良好的參考借鑒作用，但其管理制度的不健全也在很大程度上阻礙了現(xiàn)階段用人單位對(duì)人才的明確選拔。基于此，我們既要?jiǎng)?chuàng)建完善的高校檔案管理體系、加大對(duì)社會(huì)檔案轉(zhuǎn)接部門(mén)的資金及政府支持，又要在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案關(guān)系的定向信息反饋，從而在促進(jìn)學(xué)生就業(yè)的同時(shí)也能更好的滿(mǎn)足企業(yè)人才隊(duì)伍組建對(duì)高校檔案管理的基本訴求。
作者：于昕鑫 單位：荊楚理工學(xué)院檔案館
一、信息時(shí)代檔案管理工作概述
（一）信息時(shí)代檔案管理的定義。
常見(jiàn)的檔案管理方式包括，電子檔案的錄入、檔案信息的采集、檔案信息的查詢(xún)、檔案信息的共享等等。這種管理方式，使得管理的對(duì)象從傳統(tǒng)的實(shí)體檔案，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并應(yīng)用現(xiàn)代先進(jìn)的管理軟件進(jìn)行管理，形成明晰的檔案分類(lèi)。同時(shí)，快速的查閱方式也讓檔案信息發(fā)揮出了更多的作用，避免因檔案查詢(xún)困難而造成檔案資源的浪費(fèi)。
（二）信息時(shí)代檔案管理的特點(diǎn)。
信息化檔案管理是檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，其迎合了單位內(nèi)部工作的實(shí)際需要，與傳統(tǒng)檔案管理相比較，其具有著以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：首先，各單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化所依照的規(guī)章制度，法律法規(guī)趨于統(tǒng)一，制定這些規(guī)章制度、法律法規(guī)的是具有專(zhuān)項(xiàng)權(quán)力的行政部門(mén)。其次，虛擬檔案是檔案管理信息化的標(biāo)志，通過(guò)信息化的管理，檔案的形式由實(shí)體檔案轉(zhuǎn)化為了電子檔案并可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)達(dá)到高速的共享，使得檔案管理工作更加的具有時(shí)效性和便利性，為整個(gè)單位的信息化發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。最后，檔案管理信息化應(yīng)用了大量的現(xiàn)代科技，在信息技術(shù)的支持下促進(jìn)了檔案管理的自動(dòng)化，顛覆了檔案管理工作的傳統(tǒng)模式。
二、信息時(shí)代檔案管理工作存在的問(wèn)題
（一）管理理念陳舊，缺乏服務(wù)意識(shí)。
目前我國(guó)檔案管理信息化雖然取得了一定的成績(jī)，并已經(jīng)開(kāi)始在全國(guó)范圍內(nèi)進(jìn)行普及，但是在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中，仍舊存在著一些突出的缺點(diǎn)與弊端，嚴(yán)重影響著我國(guó)檔案管理信息化的進(jìn)程。其中最首要的問(wèn)題就是檔案管理工作受到傳統(tǒng)檔案管理工作的影響，在思想觀(guān)念上帶有著一定的陳舊性，難以接受新的管理方式，無(wú)法借助現(xiàn)代信息科技對(duì)檔案作用充分的發(fā)揮。同時(shí)，缺乏服務(wù)意識(shí)也是檔案管理工作面臨的主要問(wèn)題之一，因?yàn)榉?wù)方面的缺失，也使得檔案管理工作難以邁向一個(gè)新的階段。
我國(guó)在檔案管理信息化方面還有待進(jìn)步，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中部分單位及部門(mén)仍以實(shí)體檔案為主，這就造成檔案管理工作量的增加，工作人員需要耗費(fèi)大量的時(shí)間在檔案的編輯方面，并且隨著實(shí)體檔案數(shù)量的不斷增加，也給檔案的歸檔、分類(lèi)增加了難度。除此之外，實(shí)體檔案的利用率并不高，由于其在檢索方面存在困難，因此實(shí)體檔案主要以收藏為主，而忽視了檔案資源的發(fā)掘與應(yīng)用。
（三）缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，信息管理遲緩。
檔案管理工作普遍存在于政府企業(yè)之中，由于不同單位在工作內(nèi)容、經(jīng)濟(jì)條件等方面都存在差異性，因此檔案管理工作也會(huì)呈現(xiàn)出一些個(gè)性化的發(fā)展，因此影響了檔案管理工作的統(tǒng)一規(guī)劃，不利于檔案管理工作的規(guī)范化。同時(shí)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)上的不足，信息化程度偏低，也使得信息管理出現(xiàn)遲緩，不利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。
三、信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新
（一）改變管理思想，豐富服務(wù)內(nèi)容。
檔案管理的信息化發(fā)展，需要在思想層面進(jìn)行徹底的改變，認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理的不足，并積極的對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，注重對(duì)檔案信息資源的挖掘，使其不再是單位內(nèi)部的閑置資源。同時(shí)，從事檔案管理的工作人員也應(yīng)樹(shù)立新的工作意識(shí)，積極的豐富服務(wù)內(nèi)容，提升檔案管理工作的質(zhì)量。
（二）依靠網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，強(qiáng)化信息管理。
檔案管理信息化最突出的特點(diǎn)是對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，因此信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的過(guò)程中，有關(guān)工作人員應(yīng)充分的依靠網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立起電子檔案管理系統(tǒng)。并改變傳統(tǒng)檔案的編輯方式，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入，提高檔案編輯的效率。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的支持下，電子檔案信息還可以實(shí)現(xiàn)在單位內(nèi)部的共享，單位內(nèi)部工作人員僅需登錄部門(mén)網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行身份驗(yàn)證即可查閱檔案信息，提升了檔案查閱的速度。除此之外，隨著信息化管理程度的不斷加深，智能檔案管理、自動(dòng)化檔案管理已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的新方向，通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)處理檔案資料，完成檔案編輯，有效的提升了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，節(jié)省了人力方面的投入。
（三）搞好信息錄入，做好數(shù)據(jù)管理。
信息的錄入以及數(shù)據(jù)的管理等都與信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)密不可分，因此要想做好上述工作就需要進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，制定出詳細(xì)的建設(shè)方案，按部就班的對(duì)信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善。為了使得信息數(shù)據(jù)庫(kù)的作用更好的得到發(fā)揮，管理人員還應(yīng)加大科技方面的投入，并適當(dāng)?shù)呢S富信息數(shù)據(jù)庫(kù)的功能，使其可以配合管理工作，彌補(bǔ)檔案管理中的不足。例如，數(shù)據(jù)庫(kù)與目錄庫(kù)相結(jié)合等。
四、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，傳統(tǒng)檔案管理工作以人力為主，并主要針對(duì)實(shí)體的檔案進(jìn)行管理，在很多方面都存在著明顯的缺點(diǎn)與不足，不利于檔案的歸類(lèi)與查詢(xún)。在信息時(shí)代不斷發(fā)展的影響下，傳統(tǒng)檔案管理越來(lái)越難以滿(mǎn)足單位內(nèi)部工作的需要，因此急需檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。
作者：張彥 單位：福建省食品藥品質(zhì)量檢驗(yàn)研究院
1辦公自動(dòng)化文書(shū)檔案管理的新特點(diǎn)
1.1為實(shí)現(xiàn)文檔一體化創(chuàng)造了條件
文件是形成檔案的基本要素，而檔案是文件的精華，是文件的組成部分。但是，文件與檔案又有所不同，文件是指廣義的文件，即一切由文字、圖表和聲像等形式組合成的各種材料；檔案是在一定條件下由文件轉(zhuǎn)變而來(lái)的。檔案和文件是同一事物在不同價(jià)值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性，也具有實(shí)效、功用、離合等個(gè)性差異。從文件到檔案是一個(gè)批判繼承的辯證運(yùn)動(dòng)過(guò)程，從時(shí)效、價(jià)值和系統(tǒng)性上講，檔案是對(duì)文件的不斷揚(yáng)棄，使整理完畢的文件具有保存價(jià)值。只有將分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理、集中保存起來(lái)，才能形成最后的檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的必要程序和條件。
1.2有效提高文檔一體化管理水平
文檔一體化是要從文書(shū)管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、整理到檔案歸檔的全過(guò)程管理，以保證文件內(nèi)容的正確性、完整性和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。在這過(guò)程中，主要包括文檔實(shí)體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化和文檔規(guī)范一體化。辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用使辦公活動(dòng)呈現(xiàn)出了全新的局面。在過(guò)去的文書(shū)處理工作中，工作人員過(guò)多地依賴(lài)手工操作，在收集整理文件資料時(shí)，既要求資料要完整、齊全，又要書(shū)寫(xiě)規(guī)范、清楚，既費(fèi)時(shí)費(fèi)力還容易出錯(cuò)。而在辦公自動(dòng)化平臺(tái)下，這些環(huán)節(jié)都是在系統(tǒng)設(shè)定的環(huán)境下操作的，整個(gè)過(guò)程方便、有序、簡(jiǎn)單易行。
1.3使文件管理更加快捷、高效
檔案信息檢索一直是檔案手工管理的難題，而如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準(zhǔn)確地查詢(xún)用戶(hù)所需要的信息，是傳統(tǒng)檔案管理的難點(diǎn)之一。將辦公自動(dòng)化應(yīng)用于檔案管理工作中，能夠較好地解決了這一問(wèn)題，它實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次性輸入和多次利用。當(dāng)文書(shū)處理人員在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中完成了文件的流轉(zhuǎn)后，檔案管理員只需轉(zhuǎn)一下庫(kù)，就可以完成文件從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。文書(shū)人員就可以選擇所需要的文件歸檔，這樣做滿(mǎn)足了隨時(shí)歸檔的要求。在使用檔案時(shí)，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢(xún)到所需要的信息，并瀏覽訪(fǎng)問(wèn)所需要的內(nèi)容。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還可以提供更多種查詢(xún)檢索功能，比如信息按處室、項(xiàng)目、流轉(zhuǎn)過(guò)程分類(lèi)等，使檔案檢索更加快捷、高效。
1.4有利于電子文件的保存
在辦公自動(dòng)化中，形成的電子文件是記錄信息、傳達(dá)信息和留存信息的重要載體，它與紙質(zhì)檔案載體相比有體積小、壽命長(zhǎng)、便于保存等優(yōu)點(diǎn)。工作人員根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，比如VCD、DVD和移動(dòng)硬盤(pán)等。這些載體的特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，并且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境的影響小，不易損壞，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。
2對(duì)文書(shū)檔案管理工作提出的建議
2.1將檔案管理系統(tǒng)納入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)
在設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，檔案部門(mén)要參與其設(shè)計(jì)規(guī)劃，避免辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中文件管理的設(shè)計(jì)功能與檔案管理系統(tǒng)的歸檔不銜接、不兼容。這時(shí)，就要求檔案管理人員必須提前介入，與系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)人員充分論證系統(tǒng)的功能和需求，做好流程和總體框架設(shè)計(jì)，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中設(shè)計(jì)與檔案管理部門(mén)之間的聯(lián)系，使前期的文書(shū)處理與后期的歸檔管理這兩個(gè)不同階段、不同性質(zhì)的工作緊密結(jié)合起來(lái)，以提高文件傳遞的安全性、準(zhǔn)確性、可靠性和時(shí)效性。
2.2確保電子文件的安全
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件和檔案信息安全問(wèn)題越來(lái)越重要。例如，在實(shí)際運(yùn)用的過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)電子文件在運(yùn)行過(guò)程中丟失數(shù)據(jù)，造成檔案保存不完整的情況；從安全方面看，如何保障網(wǎng)絡(luò)不受病毒或黑客的攻擊；在使用過(guò)程中，如何合理設(shè)置權(quán)限，避免人為因素對(duì)電子文件的篡改、刪除或下載，確保文件的安全等。因此，實(shí)行文檔一體化管理，必須以信息安全為前提。在保證電子文件的信息安全時(shí)，要做到以下幾點(diǎn)：①以系統(tǒng)完善的軟硬件功能設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)，運(yùn)用加密技術(shù)、防火墻技術(shù)和計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等，保證系統(tǒng)安全功能的完備性；②建立健全安全管理的規(guī)章制度，并以此為保障，建立由保密部門(mén)、文秘檔案人員和其他相關(guān)部門(mén)組成的檔案信息安全保密組織體系，切實(shí)落實(shí)安全責(zé)任制，必要時(shí)，要對(duì)系統(tǒng)所在的重點(diǎn)場(chǎng)所做防盜處理，為檔案信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)施整體安全防護(hù)；③加強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)，規(guī)范操作，精心維護(hù)，并建立身份認(rèn)證，設(shè)定用戶(hù)權(quán)限等；④定期進(jìn)行安全培訓(xùn)和教育，讓所有系統(tǒng)使用者都熟悉系統(tǒng)的使用和操作規(guī)程，正確使用。因此，在關(guān)注電子文件的信息安全問(wèn)題上，既要注意技術(shù)因素，也要注意非技術(shù)即人為因素，建立全過(guò)程的安全防護(hù)體系。
2.3文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理
傳統(tǒng)文書(shū)檔案的歸檔主要是紙質(zhì)文件的立卷歸檔，立卷人根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)和理解組卷，很難完全統(tǒng)一立卷標(biāo)準(zhǔn)，這樣，就會(huì)影響到歸檔案卷的質(zhì)量。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)環(huán)境下，文書(shū)檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔和紙質(zhì)文件的歸檔兩部分，最主要的是電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔。其中，所有的電子文件都在設(shè)定的系統(tǒng)下產(chǎn)生，要求文書(shū)檔案管理工作在文件登記、編號(hào)、掃描、上網(wǎng)、運(yùn)轉(zhuǎn)和結(jié)束等各個(gè)環(huán)節(jié)的流程中，必須按照系統(tǒng)要求規(guī)范操作，以確保流轉(zhuǎn)文件信息的準(zhǔn)確性、完整性。與此同時(shí)，還要明確從電子文件轉(zhuǎn)入檔案庫(kù)、整理歸檔的流程和環(huán)節(jié)，統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn)，明確各歸檔部門(mén)的歸檔職責(zé)、范圍和管理權(quán)限，以保證電子檔案的質(zhì)量。因此，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，有效提高文檔一體化水平和工作效率是非常重要的。
2.4提高文檔和信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)
要想做好辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理工作，不僅需要文書(shū)管理人員、檔案管理人員和信息技術(shù)人員的共同參與和緊密配合，還需要不斷提高文檔和信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)。這就要求文書(shū)管理人員在公文收、發(fā)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)中，要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)操作，確保檔案信息的正確、完整和規(guī)范；而檔案管理人員在掌握了相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還應(yīng)盡可能多地學(xué)習(xí)、掌握一些信息技術(shù)，能夠熟練操作辦公和檔案管理系統(tǒng)，并根據(jù)具體的操作情況，對(duì)系統(tǒng)的進(jìn)一步完善提出建設(shè)性的意見(jiàn)。同時(shí)，信息技術(shù)人員應(yīng)盡可能了解相關(guān)的文書(shū)檔案管理知識(shí)，掌握電子文件歸檔管理的流程和要求，加強(qiáng)與文書(shū)檔案人員之間的溝通。只有這樣，才能做好系統(tǒng)設(shè)計(jì)、應(yīng)用、維護(hù)和改進(jìn)等工作，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)推動(dòng)文檔一體化管理的順利實(shí)施。
3結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，自動(dòng)化的辦公環(huán)境為做好文書(shū)處理和檔案管理工作提供了保障和新方法，而檔案管理工作人員應(yīng)該把握好這個(gè)機(jī)會(huì)，綜合分析辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理工作的特點(diǎn)，研究、分析出文檔一體化管理的有效辦法，從而將文書(shū)檔案管理工作做得更好，為企業(yè)的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
作者：馮靜美 單位：廣東鼎豐紙業(yè)有限公司
1目前技術(shù)檔案管理中存在的問(wèn)題
1.1對(duì)于技術(shù)檔案管理重視程度不夠
企業(yè)作為生產(chǎn)型企業(yè)，追求經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)價(jià)值最大化，重視經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)管理是正常情況，但技術(shù)管理作為企業(yè)管理的重要一環(huán)，對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)活動(dòng)有著積極的正面作用，同樣不應(yīng)該被忽視。技術(shù)檔案管理作為技術(shù)管理的一個(gè)重要組成部分，工作內(nèi)容繁瑣、投入精力大、耗時(shí)長(zhǎng)、短期回報(bào)不明顯，這些特點(diǎn)給生產(chǎn)管理人員帶來(lái)了很大的困擾，特別是對(duì)于生產(chǎn)任務(wù)重、人力資源有限的企業(yè)，同時(shí)由于技術(shù)檔案管理可能出現(xiàn)的前人栽樹(shù)、后人乘涼的工作效應(yīng)，造成企業(yè)管理者對(duì)該項(xiàng)工作有意無(wú)意的回避。
1.2技術(shù)檔案管理不規(guī)范
技術(shù)檔案不同于行政檔案、人事檔案，其本身對(duì)于檔案建立、分類(lèi)以及日常更新需要一定的生產(chǎn)管理和專(zhuān)業(yè)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，而具備這樣經(jīng)驗(yàn)的人員往往又是企業(yè)生產(chǎn)骨干，不可能投入過(guò)多精力在技術(shù)檔案管理工作中，這就造成了技術(shù)檔案建檔、分類(lèi)和更新工作中由于檔案管理人員能力和經(jīng)驗(yàn)不足技術(shù)檔案管理不夠規(guī)范，技術(shù)檔案內(nèi)容缺失或者關(guān)鍵參數(shù)不準(zhǔn)確。另外，即使是生產(chǎn)技術(shù)管理人員在做這方面工作，也可能由于缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持和對(duì)于檔案管理理解層次不同以及投入精力不同，造成該工作開(kāi)展的差異性，都是直接影響技術(shù)檔案規(guī)范性的重要誘因。
1.3技術(shù)檔案管理缺乏連續(xù)性
技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)的設(shè)計(jì)、建設(shè)、安裝、調(diào)試、生產(chǎn)到后期檢修、技術(shù)改造各個(gè)階段，很難保證原有技術(shù)檔案管理人員工作崗位和工作職責(zé)不發(fā)生變動(dòng)，崗位變動(dòng)就意味著該人員不再承擔(dān)技術(shù)檔案管理的主要責(zé)任，在人員變更的情況下，即使可以做到交接過(guò)程的規(guī)范與全面，也會(huì)因?yàn)榍叭闻c繼任管理人員理念、能力和對(duì)該項(xiàng)工作投入度不同等各種原因造成該項(xiàng)工作停頓、半途而廢甚至推倒重來(lái)，造成工作資源的極大浪費(fèi)。同時(shí)，由于企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)中各個(gè)階段的工作任務(wù)的不同，對(duì)于技術(shù)檔案管理來(lái)說(shuō)，如果缺乏有效的指導(dǎo)或者規(guī)劃也會(huì)造成技術(shù)檔案管理中的斷層或者工作不到位的情況出現(xiàn)。
2對(duì)于技術(shù)檔案管理中存在問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施
針對(duì)技術(shù)檔案管理中主要存在的問(wèn)題，應(yīng)該進(jìn)行有針對(duì)性的整改，強(qiáng)化管理意識(shí)和制度建設(shè)，形成符合企業(yè)自身特色的技術(shù)檔案管理體系。
2.1加強(qiáng)技術(shù)檔案管理意識(shí)
首先需要肯定技術(shù)檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)活動(dòng)中具有不可或缺的作用，技術(shù)檔案具有原始性和憑證性的特點(diǎn)，一旦技術(shù)檔案管理不到位造成資料缺失或者技術(shù)檔案管理工作中斷將對(duì)企業(yè)造成不可預(yù)測(cè)的損失。其次，將技術(shù)檔案管理作為生產(chǎn)技術(shù)管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，定期進(jìn)行評(píng)估和考核，避免因工作沖突或者人員工作疏失所帶來(lái)的不利影響。最后，強(qiáng)化技術(shù)檔案管理重要性宣貫，使得生產(chǎn)人員自覺(jué)加入到技術(shù)檔案管理體系中來(lái)，高質(zhì)量完成技術(shù)檔案建設(shè)、管理工作。
2.2規(guī)范技術(shù)檔案管理體系
技術(shù)檔案管理體系的規(guī)范，首先需要明確技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)和工作流程，保證技術(shù)檔案管理人員明確知道自己做什么、怎么做，可以綜合檔案管理規(guī)范和生產(chǎn)管理人員的需求，形成符合企業(yè)特色的技術(shù)檔案管理體系，明確技術(shù)檔案內(nèi)容、格式、檢索關(guān)鍵條目等內(nèi)容，保證技術(shù)檔案更新的時(shí)效性、形式的規(guī)范性，規(guī)避因人員變動(dòng)或者企業(yè)經(jīng)營(yíng)氛圍改變?cè)斐杉夹g(shù)檔案內(nèi)容的疏漏以及質(zhì)量下降。
2.3實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理
考慮到技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)全過(guò)程，建立并形成技術(shù)檔案跟蹤管理制度就顯得至關(guān)重要了，建立以節(jié)點(diǎn)性工作為考核點(diǎn)，技術(shù)檔案管理目標(biāo)和任務(wù)完成情況作為跟蹤管理的依托，可以有效降低因技術(shù)檔案管理銜接不到位、企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況發(fā)生變化影響技術(shù)檔案管理工作開(kāi)展等不利情況發(fā)生的可能。同時(shí)，對(duì)技術(shù)檔案管理人員工作開(kāi)展情況進(jìn)行有效監(jiān)督和指導(dǎo)，也是推動(dòng)技術(shù)檔案管理工作跟蹤管理的有效途徑。
3全方位打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)
要實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案的全過(guò)程高效管理，就要求生產(chǎn)管理人員必須在項(xiàng)目前期對(duì)于技術(shù)檔案管理工作開(kāi)展有明確的思路和計(jì)劃，并在技術(shù)檔案建立初期甚至更早就明確檔案內(nèi)容、格式、檔案變更程序以及如何實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理的管理辦法。
3.1技術(shù)檔案的格式
技術(shù)檔案的格式主要用于規(guī)范技術(shù)檔案的建立和定點(diǎn)存放以及檢索關(guān)鍵條目，應(yīng)類(lèi)別區(qū)分、裝訂形式、名稱(chēng)與時(shí)間排序、文本格式（檔案名稱(chēng)、標(biāo)識(shí)、頁(yè)碼等有效統(tǒng)一）等相關(guān)內(nèi)容。通過(guò)規(guī)范技術(shù)檔案的格式，可以讓技術(shù)檔案管理人員在整理技術(shù)檔案時(shí)可以保證技術(shù)檔案的完成質(zhì)量和更完整、更有效地存放技術(shù)檔案以及實(shí)現(xiàn)對(duì)于技術(shù)檔案檢索效率。
3.2技術(shù)檔案的變更程序
技術(shù)檔案變更程序是在技術(shù)檔案內(nèi)容或者格式發(fā)生變化，由技術(shù)檔案管理人員完成的對(duì)技術(shù)檔案的更改手續(xù)。為保證技術(shù)檔案的一貫性，除非技術(shù)檔案存在重大缺陷或者生產(chǎn)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行較大變動(dòng)的情況下不對(duì)技術(shù)檔案格式進(jìn)行調(diào)整，而對(duì)內(nèi)容的修改也應(yīng)在保留原有信息的情況下完成，以保證原始信息留存和全過(guò)程管理。
3.3技術(shù)檔案的跟蹤管理
針對(duì)企業(yè)生產(chǎn)各個(gè)階段的實(shí)際情況，制定技術(shù)檔案的跟蹤管理制度。例如在設(shè)計(jì)階段完成項(xiàng)目科研報(bào)告、審批文件、設(shè)計(jì)資料等技術(shù)資料的收集以及對(duì)于技術(shù)檔案管理架構(gòu)和流程的實(shí)現(xiàn)，在建設(shè)與安裝階段完成設(shè)計(jì)資料變更、合同與技術(shù)協(xié)議、到貨清單和設(shè)備廠(chǎng)家提供的設(shè)備說(shuō)明書(shū)等技術(shù)資料的收集，調(diào)試階段完成調(diào)試報(bào)告、設(shè)計(jì)變更資料的收集以及項(xiàng)目竣工資料整理，生產(chǎn)階段完成機(jī)組性能參數(shù)、試驗(yàn)記錄、工藝記錄、生產(chǎn)過(guò)程控制系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)和日常運(yùn)維相關(guān)資料收集以及對(duì)現(xiàn)有技術(shù)檔案調(diào)整工作，檢修和技術(shù)改造階段完成檢修記錄、設(shè)備變更記錄、項(xiàng)目技術(shù)方案、技術(shù)措施等相關(guān)資料收集以及對(duì)于技術(shù)檔案的補(bǔ)充工作。保證各階段工作任務(wù)的有效落實(shí)，是技術(shù)檔案跟蹤管理的優(yōu)秀和根本。
3.4技術(shù)檔案管理工作的貫穿
要打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，關(guān)鍵是抓好貫穿整個(gè)技術(shù)檔案管理的管理人員。首先，應(yīng)強(qiáng)化技術(shù)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，讓他們充分認(rèn)識(shí)技術(shù)檔案在生產(chǎn)建設(shè)、工程設(shè)計(jì)和技術(shù)改造工作中的重要作用，明確自己的責(zé)任和義務(wù)，才能更好地完成技術(shù)檔案管理工作任務(wù)。其次，賦予技術(shù)檔案管理人員足夠的權(quán)利，可以調(diào)動(dòng)技術(shù)檔案管理工作所需要的人力和物力資源，保證技術(shù)檔案管理工作順利開(kāi)展。最后，設(shè)立技術(shù)檔案管理督管和獎(jiǎng)懲機(jī)制，讓技術(shù)檔案管理人員在監(jiān)督下工作，保證工作進(jìn)度和完成質(zhì)量。
4結(jié)語(yǔ)
企業(yè)技術(shù)檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有著重要的作用，而成熟的技術(shù)檔案管理體系的建立絕不是一蹴而就的，打造技術(shù)檔案高水平管理、建立符合企業(yè)特色的技術(shù)檔案管理體系，任重而道遠(yuǎn)。
作者：李小煜 單位：中電投河南電力有限公司技術(shù)信息中心
1內(nèi)容管理
隨著高校擴(kuò)招以及校企合作的擴(kuò)大，傳統(tǒng)的人工檔案管理突顯出太多的弊端。使用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)學(xué)籍內(nèi)容進(jìn)行管理，不僅能夠?qū)W(xué)生的各項(xiàng)檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)，建立起資源檔案庫(kù)，還能方便校方統(tǒng)計(jì)和調(diào)用。學(xué)籍檔案內(nèi)容管理是一個(gè)內(nèi)涵豐富的概念，其內(nèi)容包括多種形式，對(duì)于學(xué)籍檔案而言，主要包括元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)的關(guān)系。內(nèi)容管理的具體實(shí)施是在管理目標(biāo)的要求下，進(jìn)行內(nèi)容建模、元數(shù)據(jù)提取、設(shè)定元數(shù)據(jù)信息、設(shè)定管理內(nèi)容之間的關(guān)系。以學(xué)生體檢表為例，其元數(shù)據(jù)主要包括學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、入學(xué)時(shí)間、專(zhuān)業(yè)、班級(jí)，數(shù)據(jù)主要有體檢項(xiàng)目、體檢結(jié)果等。另外，復(fù)雜的元數(shù)據(jù)可能具有層次結(jié)構(gòu)，可以通過(guò)多個(gè)相互關(guān)聯(lián)的表實(shí)現(xiàn)。由此可見(jiàn)，通過(guò)資源服務(wù)器進(jìn)行內(nèi)容的存儲(chǔ)，并通過(guò)應(yīng)用服務(wù)器向外提供服務(wù)。通過(guò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)學(xué)籍管理系統(tǒng)的有機(jī)整合。具體做法是通過(guò)在現(xiàn)有的在線(xiàn)學(xué)籍管理系統(tǒng)中添加動(dòng)態(tài)學(xué)籍檔案生成模塊（可以采用圖片、文檔等多種形式，其中PDF格式是目前比較常用的選擇），然后利用從關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)中提取的元數(shù)據(jù)直接生成電子檔案和元數(shù)據(jù)信息，再經(jīng)由內(nèi)容管理系統(tǒng)的應(yīng)用程序編程接口，在元數(shù)據(jù)服務(wù)器和資源服務(wù)器中進(jìn)行存儲(chǔ)。這一系統(tǒng)的整合大大節(jié)約了人力、物力，提高了自動(dòng)化處理效率。
2載體管理
我國(guó)高校學(xué)籍檔案一般包括紙質(zhì)材料、電子文檔及其他各類(lèi)特殊載體材料，按照規(guī)定應(yīng)保持各類(lèi)材料質(zhì)地優(yōu)良、無(wú)破損、聲像清晰和干凈整潔。在現(xiàn)實(shí)中，往往由于入學(xué)教育的缺失、學(xué)籍管理手段的落后以及學(xué)籍管理決策功能不足等原因，導(dǎo)致高校學(xué)籍檔案管理中存在不少問(wèn)題，如輕視學(xué)籍管理、隨意更改學(xué)籍信息等，在一定程度上影響了學(xué)生管理和學(xué)校的教學(xué)秩序。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案目前仍在大規(guī)模應(yīng)用，如錄取表、學(xué)籍卡、成績(jī)表、畢業(yè)生審批登記表等，這些檔案資料在經(jīng)多次查閱、復(fù)印后會(huì)出現(xiàn)不同程度的磨損，甚至損壞。電子文件是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新質(zhì)文件，通過(guò)編碼和解碼進(jìn)行數(shù)字形式的信息呈現(xiàn)，其生成、存儲(chǔ)、讀取的載體是計(jì)算機(jī)和各種硬盤(pán)、光盤(pán)、磁盤(pán)，并能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行異地傳輸，具有高度共享性，不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制。只要保存技術(shù)到位，不易產(chǎn)生損毀，并能無(wú)限復(fù)制。可見(jiàn)，雖然紙質(zhì)檔案目前仍有存在的必要性，但電子檔案是今后檔案管理的主要發(fā)展方向。在制作電子檔案管理時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下問(wèn)題：（1）將紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)換成電子文件時(shí)，必須與紙質(zhì)等文件之間建立起準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系；（2）采取嚴(yán)格的加密認(rèn)證等措施，切實(shí)保證電子文件不被非正常使用和改動(dòng)；（3）做好備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留；（4）收集用文字處理技術(shù)形成的電子文件時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性；（5）收集圖形、視頻電子文件時(shí)，應(yīng)注意其壓縮算法和相關(guān)軟件。此外，還要注意電子檔案保存的有效性：（1）每年對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門(mén)的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記；（2）按時(shí)進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)；（3）進(jìn)行設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性；（4）每隔四年，對(duì)磁性載體上的電子檔案進(jìn)行一次轉(zhuǎn)存。
3使用管理
在信息化社會(huì)中，信息服務(wù)越來(lái)越普遍，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式應(yīng)不斷改革和發(fā)展。高校檔案管理人員應(yīng)將過(guò)去那種檔案查詢(xún)的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的開(kāi)發(fā)利用模式。學(xué)籍檔案的應(yīng)用者可以按照系統(tǒng)用戶(hù)分為學(xué)籍檔案申請(qǐng)者和學(xué)籍檔案使用者，其中申請(qǐng)者主要是指學(xué)生本人，使用者指的是接受申請(qǐng)的單位。通過(guò)現(xiàn)代信息使用管理技術(shù)，可以分別進(jìn)行使用，既方便申請(qǐng)者查閱和申請(qǐng)調(diào)取某些檔案信息，也能方便校方進(jìn)行查閱、統(tǒng)計(jì)和管理。檔案管理者的工作重心應(yīng)轉(zhuǎn)移到引導(dǎo)用戶(hù)檢索上來(lái)。首先，將檔案信息設(shè)置索引編號(hào)，進(jìn)行重新歸檔。其次，對(duì)用戶(hù)進(jìn)行檢索培訓(xùn)和引導(dǎo)。值得一提的是，目前二維碼的應(yīng)用是非常廣泛的，在學(xué)籍管理系統(tǒng)中也可以進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，雖然在高校系統(tǒng)中二維碼還屬于一個(gè)新領(lǐng)域，但相信不久的將來(lái)將會(huì)有廣泛應(yīng)用。例如畢業(yè)生的身份識(shí)別模塊，它是特別針對(duì)需要獲取學(xué)籍檔案的畢業(yè)生而設(shè)計(jì)的。由于學(xué)號(hào)是一一對(duì)應(yīng)的，是學(xué)生的唯一標(biāo)識(shí)，因此管理系統(tǒng)可以將學(xué)號(hào)作為索引檢索學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，學(xué)生所輸入的提示信息如果與數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息完全一致，則能生成一個(gè)屬于該學(xué)生的唯一二維碼，這個(gè)二維碼保存了該畢業(yè)生的所有個(gè)人信息，還能連接到該生的入學(xué)名冊(cè)、成績(jī)單、畢業(yè)證、學(xué)位證等的驗(yàn)證界面上。要進(jìn)一步推廣二維碼的使用范圍，首先需要提高檔案管理者和利用者對(duì)二維碼的認(rèn)可度，還要加強(qiáng)檔案門(mén)戶(hù)網(wǎng)站的建設(shè)。基于目前的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，以學(xué)生申請(qǐng)網(wǎng)上下載成績(jī)單為例，學(xué)生調(diào)取成績(jī)單的程序如下：（1）學(xué)生本人登陸學(xué)校網(wǎng)站，通過(guò)驗(yàn)證個(gè)人信息（用戶(hù)名和密碼），進(jìn)入學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，填寫(xiě)下載成績(jī)單的申請(qǐng)表；（2）驗(yàn)證通過(guò)后，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器向元數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器申請(qǐng)?jiān)L問(wèn)令牌（包括檔案地址和時(shí)間有效期等信息）；（3）元數(shù)據(jù)服務(wù)器將訪(fǎng)問(wèn)令牌傳遞給網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器；（4）網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器按照申請(qǐng)者填寫(xiě)的信息將內(nèi)容訪(fǎng)問(wèn)令牌分發(fā)給檔案使用者；（5）檔案使用者向資源服務(wù)器索取成績(jī)單；（6）資源服務(wù)器將成績(jī)單返回給檔案使用者。同樣道理，校方管理者如需調(diào)取檔案信息也按照類(lèi)似步驟進(jìn)行，既方便又科學(xué)，尤其是現(xiàn)在新的教學(xué)模式和課外實(shí)踐課程的增多給學(xué)籍管理帶來(lái)了很大難度，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理則能化難為簡(jiǎn)。
4結(jié)語(yǔ)
如何更加科學(xué)高效、安全穩(wěn)妥地對(duì)檔案信息資源加以開(kāi)發(fā)和利用，是檔案管理人員面臨的重要課題。抓好落實(shí)高校學(xué)籍檔案工作并非易事，除了統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度外，還應(yīng)利用科學(xué)的管理方法，開(kāi)發(fā)適用于各院校具體實(shí)際的管理系統(tǒng)，形成一個(gè)完整的控制鏈。相關(guān)工作人員必須解放思想，銳意進(jìn)取，增強(qiáng)信息服務(wù)意識(shí)，提升信息服務(wù)能力，開(kāi)拓高校學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用的新局面。
作者：田甜 單位：漯河醫(yī)學(xué)高等專(zhuān)科學(xué)校
一、應(yīng)用文科專(zhuān)業(yè)課程實(shí)驗(yàn)的特點(diǎn)
（一）注重互動(dòng)，強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)合作
這主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一，學(xué)生與教師之間的互動(dòng)。即通過(guò)實(shí)驗(yàn)去體會(huì)或感覺(jué)在理論授課過(guò)程中的某些知識(shí)點(diǎn)或程序，教師在課程實(shí)驗(yàn)中的作用相對(duì)比較突出。其二，學(xué)生與學(xué)生之間的互動(dòng)。應(yīng)用文科專(zhuān)業(yè)大部分都是與社會(huì)管理實(shí)踐活動(dòng)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)，鍛煉學(xué)生之間的溝通能力、協(xié)調(diào)能力與應(yīng)急反應(yīng)能力成為課程實(shí)驗(yàn)主要訓(xùn)練的內(nèi)容。
（二）注重過(guò)程，強(qiáng)調(diào)經(jīng)驗(yàn)積累
應(yīng)用文科專(zhuān)業(yè)大部分課程的實(shí)驗(yàn)都是對(duì)某種專(zhuān)業(yè)管理過(guò)程的模擬，如人力資源管理、旅游管理等專(zhuān)業(yè)課程實(shí)驗(yàn)。實(shí)驗(yàn)課的設(shè)置不僅要讓學(xué)生通過(guò)實(shí)驗(yàn)提升自身對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的掌握能力以及訓(xùn)練相關(guān)專(zhuān)業(yè)技能，還培養(yǎng)學(xué)生對(duì)某些專(zhuān)業(yè)實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程的了解與感受。也就是說(shuō)應(yīng)用文科專(zhuān)業(yè)課程實(shí)驗(yàn)不僅是專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能傳授與演練的課程，更是教會(huì)學(xué)生了解、感受專(zhuān)業(yè)實(shí)踐過(guò)程的課程。
（三）注重應(yīng)用，強(qiáng)調(diào)學(xué)以致用
與理工科專(zhuān)業(yè)實(shí)驗(yàn)注重培養(yǎng)學(xué)生科學(xué)研究方法與敏銳科學(xué)研究視角不同的是，應(yīng)用文科專(zhuān)業(yè)實(shí)驗(yàn)的主要目的在于對(duì)學(xué)生某項(xiàng)專(zhuān)業(yè)技能的訓(xùn)練與培養(yǎng)，即通過(guò)實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)和實(shí)習(xí)環(huán)節(jié)使學(xué)生具備某種專(zhuān)業(yè)技能，以此作為從事社會(huì)實(shí)踐，生存于社會(huì)的資本。而課程實(shí)驗(yàn)則是培養(yǎng)學(xué)生這種專(zhuān)業(yè)技能的一個(gè)環(huán)節(jié)。因此，應(yīng)用文科專(zhuān)業(yè)課程實(shí)驗(yàn)更加注重實(shí)驗(yàn)內(nèi)容的應(yīng)用性與實(shí)用性。
（四）注重引導(dǎo)，強(qiáng)調(diào)躬親示范
應(yīng)用文科專(zhuān)業(yè)的設(shè)置雖然側(cè)重于社會(huì)應(yīng)用，但更彰顯著濃濃的人文情懷，畢竟文科專(zhuān)業(yè)主要研習(xí)的是人文社會(huì)中的各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)和社會(huì)現(xiàn)象，因此在專(zhuān)業(yè)課程教學(xué)活動(dòng)中更加注重教師對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)行為的指引與指導(dǎo)。教師在課程實(shí)驗(yàn)過(guò)程中的角色定位是應(yīng)用文科專(zhuān)業(yè)的特色之一，它擴(kuò)大了傳統(tǒng)文科專(zhuān)業(yè)實(shí)驗(yàn)過(guò)程中教師的作用，更加強(qiáng)調(diào)教師躬親示范對(duì)學(xué)生把握專(zhuān)業(yè)知識(shí)的引導(dǎo)作用。
二、應(yīng)用文科專(zhuān)業(yè)課程實(shí)驗(yàn)的設(shè)計(jì)思路
（一）以能力為導(dǎo)向，增加實(shí)驗(yàn)課內(nèi)容的深度與廣度
首先，要對(duì)課程所涉及的實(shí)驗(yàn)內(nèi)容進(jìn)行拆解與細(xì)分，明確不同實(shí)驗(yàn)內(nèi)容所針對(duì)的知識(shí)點(diǎn)與技能點(diǎn)，充分對(duì)實(shí)驗(yàn)內(nèi)容的豐富程度與學(xué)生操作的難易度進(jìn)行論證；其次，實(shí)驗(yàn)內(nèi)容設(shè)計(jì)要與學(xué)生專(zhuān)業(yè)技能培養(yǎng)的連貫性相一致，既要符合學(xué)生專(zhuān)業(yè)技能養(yǎng)成的基本規(guī)律，又要遵循循序漸進(jìn)的知識(shí)吸收規(guī)律；再次，注重實(shí)驗(yàn)內(nèi)容的層次性，難易結(jié)合，動(dòng)手和思考結(jié)合，實(shí)驗(yàn)和實(shí)訓(xùn)結(jié)合。筆者在設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)內(nèi)容過(guò)程中，充分論證了學(xué)生對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)把握的程度，分門(mén)別類(lèi)地對(duì)實(shí)驗(yàn)內(nèi)容要求、考核標(biāo)準(zhǔn)與所包含知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行組配，設(shè)計(jì)了5組12類(lèi)共25次實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，基本上涵蓋了從文書(shū)撰寫(xiě)、制作到文書(shū)處理，再到文件歸檔整理，最后檔案保存與利用的全過(guò)程，并通過(guò)實(shí)驗(yàn)與實(shí)驗(yàn)之間的銜接，打造了文件與檔案管理實(shí)驗(yàn)體系，這在一定程度上增強(qiáng)了學(xué)生對(duì)文件與檔案管理知識(shí)與技能的整體了解與培養(yǎng)。
（二）以職業(yè)為導(dǎo)向，凸顯實(shí)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)性與職業(yè)性
應(yīng)用文科專(zhuān)業(yè)的設(shè)置是以社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職業(yè)分工為依據(jù)的，以職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩。由此，準(zhǔn)確的職業(yè)定位和專(zhuān)業(yè)的職業(yè)導(dǎo)向是專(zhuān)業(yè)課程體系建設(shè)過(guò)程中要始終貫徹的基本原則。首先，課程實(shí)驗(yàn)的設(shè)計(jì)要凸顯職業(yè)性，即實(shí)驗(yàn)內(nèi)容要與職業(yè)接軌，與職業(yè)發(fā)展趨勢(shì)保持一致；其次，豐富實(shí)驗(yàn)課程的授課形式，突出專(zhuān)業(yè)的職業(yè)特色，如實(shí)驗(yàn)課程可邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)從業(yè)人員進(jìn)行講解與指導(dǎo)，或?qū)嶒?yàn)課程直接開(kāi)設(shè)在專(zhuān)業(yè)的從業(yè)機(jī)構(gòu)，進(jìn)一步提升實(shí)驗(yàn)課程的仿真感；再次，定期利用實(shí)驗(yàn)課程對(duì)學(xué)生的職業(yè)規(guī)劃進(jìn)行指導(dǎo)，增強(qiáng)學(xué)生的專(zhuān)業(yè)感與職業(yè)感。
（三）以活用為導(dǎo)向，提高學(xué)生的專(zhuān)業(yè)技能
課程實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)要遵循“感受—理解—鞏固—應(yīng)用”四階段的教學(xué)規(guī)律，并在實(shí)際教學(xué)過(guò)程中，有目的、有計(jì)劃地應(yīng)用這一教學(xué)規(guī)律，使學(xué)生各種專(zhuān)業(yè)技能在不同課程的實(shí)驗(yàn)中得到均衡和協(xié)調(diào)的發(fā)展。首先，課程實(shí)驗(yàn)的設(shè)計(jì)要與理論授課內(nèi)容相互吻合，并互為補(bǔ)充，要引導(dǎo)學(xué)生在課程實(shí)驗(yàn)過(guò)程中去驗(yàn)證和解答在理論授課過(guò)程中存在的疑問(wèn)，養(yǎng)成學(xué)生專(zhuān)業(yè)思考能力；其次，課程實(shí)驗(yàn)內(nèi)容的設(shè)計(jì)要具有實(shí)用性，能夠與職業(yè)定位相結(jié)合，突出學(xué)生專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)能力與實(shí)際操作能力的培養(yǎng)；再次，課程實(shí)驗(yàn)的設(shè)計(jì)要突出學(xué)生自主創(chuàng)新能力，結(jié)合職業(yè)發(fā)展方向設(shè)計(jì)多樣化的實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，鼓勵(lì)學(xué)生在專(zhuān)業(yè)實(shí)踐范疇內(nèi)自主選擇安排實(shí)驗(yàn)，完成實(shí)驗(yàn)。
（四）以體驗(yàn)為導(dǎo)向，培養(yǎng)學(xué)生的專(zhuān)業(yè)認(rèn)同感
應(yīng)用文科實(shí)驗(yàn)要設(shè)計(jì)以專(zhuān)業(yè)體驗(yàn)為優(yōu)秀的實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，例如參觀(guān)、考察、采訪(fǎng)、座談等方式，讓學(xué)生直接與專(zhuān)業(yè)人士接觸、對(duì)話(huà)和工作，這種職業(yè)體驗(yàn)的方式不但能夠增進(jìn)學(xué)生與一線(xiàn)工作者的交流，更能營(yíng)造課程學(xué)習(xí)的氛圍，培養(yǎng)學(xué)生的專(zhuān)業(yè)情感。筆者在課程實(shí)驗(yàn)中增加了對(duì)黑龍江大學(xué)檔案館、哈爾濱市檔案館和黑龍江省電子檔案館三種不同類(lèi)型檔案館的實(shí)地參觀(guān)和職業(yè)體驗(yàn)的實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，學(xué)生不僅了解到了不同類(lèi)型檔案館檔案管理流程與方法，還在與檔案工作人員交流過(guò)程中提升了自身對(duì)檔案職業(yè)魅力的認(rèn)知，增強(qiáng)了其對(duì)檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)的歸屬感。
三、應(yīng)用文科專(zhuān)業(yè)課程實(shí)驗(yàn)開(kāi)發(fā)與建設(shè)的策略
（一）實(shí)景模擬，現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)
應(yīng)用文科實(shí)驗(yàn)注重理論成果的實(shí)踐轉(zhuǎn)化，即學(xué)生通過(guò)課程實(shí)驗(yàn)來(lái)體會(huì)、把握理論課講授的知識(shí)點(diǎn)，但傳統(tǒng)的文科實(shí)驗(yàn)課程相對(duì)枯燥、呆板，實(shí)驗(yàn)互動(dòng)性不強(qiáng)，缺少一定的專(zhuān)業(yè)實(shí)踐的真實(shí)性與層次感。應(yīng)用文科專(zhuān)業(yè)課程實(shí)驗(yàn)的設(shè)計(jì)要注重開(kāi)發(fā)學(xué)生的專(zhuān)業(yè)認(rèn)知潛力，通過(guò)模擬專(zhuān)業(yè)工作現(xiàn)場(chǎng)或搭建實(shí)景演練場(chǎng)所的方式，增強(qiáng)實(shí)驗(yàn)場(chǎng)景的逼真性，以此提高課程實(shí)驗(yàn)的質(zhì)量。同時(shí)，教師在課程實(shí)驗(yàn)過(guò)程中要積極引導(dǎo)學(xué)生展開(kāi)互動(dòng)，通過(guò)實(shí)景模擬和現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)的方式，激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情，提高學(xué)生理論知識(shí)的實(shí)踐轉(zhuǎn)化率。如不具備實(shí)景模擬實(shí)驗(yàn)條件的課程，可采取專(zhuān)業(yè)實(shí)習(xí)或?qū)嵺`的替代方式融入相關(guān)課程的實(shí)驗(yàn)，以此彌補(bǔ)課程實(shí)驗(yàn)資源方面的不足。筆者在課程實(shí)驗(yàn)開(kāi)發(fā)與建設(shè)實(shí)踐中，嘗試搭建模擬辦公室環(huán)境，并采用學(xué)生分工協(xié)作的方式，模擬演練文書(shū)處理實(shí)驗(yàn)和檔案整理實(shí)驗(yàn)，非參與學(xué)生對(duì)模擬過(guò)程進(jìn)行挑錯(cuò)、打分的形式展開(kāi)互動(dòng)。
（二）豐富實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，注重課程間的銜接
在課程實(shí)驗(yàn)開(kāi)發(fā)與建設(shè)過(guò)程中，教師首先要對(duì)課程實(shí)驗(yàn)從整體上進(jìn)行把握，并分成相互獨(dú)立卻又相互聯(lián)系的單節(jié)實(shí)驗(yàn)；其次，要對(duì)單節(jié)實(shí)驗(yàn)之間的銜接關(guān)系進(jìn)行分析，在理論授課過(guò)程中把握實(shí)驗(yàn)課程之間的連貫性。筆者所講授的“文書(shū)學(xué)”與“檔案管理學(xué)”課程分為兩個(gè)學(xué)期開(kāi)設(shè)，“文書(shū)學(xué)”課程實(shí)驗(yàn)要求學(xué)生根據(jù)最新的公文格式和教師提供的公文寫(xiě)作模板進(jìn)行12—15次的不同文種的文件寫(xiě)作，第二學(xué)期“檔案管理學(xué)”課程將對(duì)上學(xué)期制作的文件進(jìn)行檔案整理的一系列實(shí)驗(yàn)。同時(shí)筆者根據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)將“檔案管理學(xué)”課程實(shí)驗(yàn)細(xì)分為文件前期整理、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案檢索、檔案編研與實(shí)地參觀(guān)等7個(gè)專(zhuān)題實(shí)驗(yàn)，通過(guò)前后兩個(gè)學(xué)期的實(shí)驗(yàn)，學(xué)生完全掌握了文件制作與處理和檔案管理的基本操作方法。
（三）個(gè)人與團(tuán)隊(duì)實(shí)驗(yàn)穿插，注重培養(yǎng)個(gè)人能力與團(tuán)隊(duì)意識(shí)
應(yīng)用文科課程實(shí)驗(yàn)強(qiáng)調(diào)學(xué)生的參與性，這種參與的形式主要表現(xiàn)在學(xué)生個(gè)體參與和團(tuán)隊(duì)協(xié)作兩種。所謂個(gè)體參與，是指學(xué)生在教師的引導(dǎo)下自行參與實(shí)驗(yàn)的過(guò)程；所謂團(tuán)隊(duì)協(xié)作，是指學(xué)生以3—4人的團(tuán)隊(duì)形式開(kāi)展實(shí)驗(yàn)的過(guò)程。應(yīng)用文科實(shí)驗(yàn)要結(jié)合實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，設(shè)計(jì)由個(gè)體參與和團(tuán)隊(duì)協(xié)作組成的課程實(shí)驗(yàn)體系，一方面通過(guò)學(xué)生個(gè)體參與，提高學(xué)生自己對(duì)知識(shí)的理解與轉(zhuǎn)化能力；另一方面通過(guò)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，提高學(xué)生的角色意識(shí)與團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，使學(xué)生就業(yè)后能盡快適應(yīng)工作團(tuán)隊(duì)的環(huán)境與要求。在教學(xué)實(shí)踐過(guò)程中，筆者在學(xué)生個(gè)體參與的實(shí)驗(yàn)內(nèi)容基礎(chǔ)上，開(kāi)發(fā)并設(shè)計(jì)了三個(gè)團(tuán)隊(duì)協(xié)作實(shí)驗(yàn)，即“文件收文與發(fā)文處理實(shí)驗(yàn)”“檔案鑒定與銷(xiāo)毀實(shí)驗(yàn)”“檔案編研與出版實(shí)驗(yàn)”，學(xué)生以小組形式，分工協(xié)作按照實(shí)驗(yàn)要求自主設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)內(nèi)容，學(xué)生參與程度高，反響較好。
（四）突破課堂界限，走向社會(huì)實(shí)踐
應(yīng)用文科專(zhuān)業(yè)的人才培養(yǎng)要通過(guò)提高學(xué)生與專(zhuān)業(yè)社會(huì)實(shí)踐領(lǐng)域的接觸頻率，讓學(xué)生能較早地適應(yīng)專(zhuān)業(yè)環(huán)境，并感知職業(yè)環(huán)境的危機(jī)感、使命感和責(zé)任感，能夠?yàn)閷W(xué)生下一步就業(yè)計(jì)劃的設(shè)定與未來(lái)職業(yè)發(fā)展提供較好的前期心理基礎(chǔ)。由此，筆者認(rèn)為應(yīng)用文科專(zhuān)業(yè)課程實(shí)驗(yàn)要增加適當(dāng)?shù)纳鐣?huì)專(zhuān)業(yè)體驗(yàn)環(huán)節(jié)，或者通過(guò)短期的專(zhuān)業(yè)實(shí)踐，或者通過(guò)實(shí)地的走訪(fǎng)與參觀(guān)，或者通過(guò)親身體驗(yàn)的方式參與到專(zhuān)業(yè)活動(dòng)領(lǐng)域，一方面通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)的專(zhuān)業(yè)實(shí)訓(xùn)模擬驗(yàn)證并消化課程所學(xué)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)；另一方面通過(guò)走出去的課程實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)，豐富了學(xué)生的專(zhuān)業(yè)視野，提高了學(xué)生的專(zhuān)業(yè)歸屬感，有助于學(xué)生對(duì)所學(xué)專(zhuān)業(yè)自信心的培養(yǎng)。
作者：任越 單位：黑龍江大學(xué)
1檔案管理信息化的必要性
1.1檔案管理信息化的內(nèi)容
檔案管理信息化是指在檔案管理工作當(dāng)中，利用現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展來(lái)管理檔案的資料，為檔案信息資源提供信息化的服務(wù)和便利。檔案管理信息化管理的主要內(nèi)容是：①將檔案信息資源變?yōu)閿?shù)字化的方向；②實(shí)現(xiàn)檔案信息的接收、管理、整理、存儲(chǔ)和使用變?yōu)樾畔⒒蔀殡娮訖n案；③對(duì)檔案建立成為信息共享機(jī)制。
1.2檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)
比起以前傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息化的檔案管理存在著幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)：①和以前書(shū)紙類(lèi)的檔案信息資料相比，信息化的檔案保存更加方便、更加的不易損壞，存儲(chǔ)的環(huán)境和時(shí)間不受限制，而且找尋和利用也比以前更方便；②在政府工作的信息和檔案比較繁多，工作起來(lái)程序復(fù)雜。實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理之后，要求尋找一些檔案信息只需要輸入關(guān)鍵詞，就能知道檔案建立的時(shí)間，儲(chǔ)存的過(guò)程，經(jīng)辦的人員等信息，非常方便快捷；③改變了以前檔案管理工作的流程和本質(zhì)，把檔案從以前的保存為主變?yōu)榱死脼橹鳎嫱苿?dòng)了檔案管理工作的建設(shè)。
2檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
面對(duì)信息化的熱潮，檔案管理的工作人員已經(jīng)開(kāi)始認(rèn)識(shí)到了信息化建設(shè)的重要，但是在信息化的建設(shè)當(dāng)中，一般的工作人員難免會(huì)出現(xiàn)一些漏洞。
2.1檔案管理信息化的時(shí)效性不高
檔案管理的工作部門(mén)沒(méi)有先進(jìn)的信息化的經(jīng)驗(yàn)，也沒(méi)有相關(guān)的技術(shù)指導(dǎo)。在信息化的建設(shè)過(guò)程中，不能夠全面地認(rèn)識(shí)到信息化的作用，不能夠完全地發(fā)揮出信息化的好處。比較傾向于保存，忽視了利用。大部分是把一些以前的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，沒(méi)有完全的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這些阻礙了檔案管理工作信息化的發(fā)展。
2.2信息化的技術(shù)不夠
科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展，人們對(duì)于科學(xué)技術(shù)的使用難免陷入誤區(qū)。由于檔案管理信息化的工作興起較晚，因此信息化工作的技術(shù)手段都是比較落后的，這就給檔案管理的工作帶來(lái)了難題。紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案之后的安全和保密不能夠得到保障，除了一些網(wǎng)絡(luò)上常見(jiàn)的黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒之外，還有電磁泄漏和工作人員的馬虎造成的，導(dǎo)致檔案的管理工作面臨著挑戰(zhàn)。
2.3缺少專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才
檔案管理信息化建設(shè)面臨的另一大難題，就是缺少專(zhuān)業(yè)的檔案信息化人才。檔案管理信息化工作不僅需要精通檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，還需要熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)，需要有良好的素質(zhì)。目前的檔案管理工作很少能找到具有上述條件的人才，管理人員不是缺少技術(shù)就是沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)。
3加強(qiáng)檔案管理信息化的對(duì)策
3.1加強(qiáng)檔案管理信息化的人才培養(yǎng)
為了更好地提高檔案管理信息化的建設(shè)，必須培養(yǎng)出高素質(zhì)的檔案管理信息化的人才隊(duì)伍。①單位要加大對(duì)于檔案管理信息化人才的引進(jìn)，引進(jìn)一些既有熟悉的經(jīng)驗(yàn)，又具有信息技術(shù)的人才；②加大對(duì)于現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓(xùn)。對(duì)于現(xiàn)在的檔案管理工作人員，需要加強(qiáng)知識(shí)的積累和經(jīng)驗(yàn)的積累，學(xué)習(xí)和掌握信息化技術(shù)，鍛煉自己高超的技能和職業(yè)素質(zhì)；③增加對(duì)于檔案管理工作人員的日常管理，做好入職培訓(xùn)，避免流失人才。
3.2加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的控制
檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)安全必須做到萬(wàn)無(wú)一失。控制網(wǎng)絡(luò)的安全，避免出現(xiàn)檔案安全泄漏世事件的發(fā)生。①必須控制住對(duì)于網(wǎng)絡(luò)的訪(fǎng)問(wèn)情況。當(dāng)有人訪(fǎng)問(wèn)網(wǎng)站時(shí)，必須監(jiān)控訪(fǎng)問(wèn)用戶(hù)的信息，例如登入時(shí)間、訪(fǎng)問(wèn)人員、權(quán)力的限制等。設(shè)置內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外面網(wǎng)絡(luò)，內(nèi)部人員使用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，外來(lái)人員使用外面網(wǎng)絡(luò)，不可以直接獲取到資源，只可以進(jìn)行查詢(xún)；②建立防火墻防止出現(xiàn)病毒事件，定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)的殺毒；③對(duì)于檔案和資料設(shè)置一定的權(quán)限，用戶(hù)沒(méi)有相應(yīng)的權(quán)限不能訪(fǎng)問(wèn)和查詢(xún)；④定期進(jìn)行電子資源的備份，防止出現(xiàn)機(jī)器損壞事故，造成檔案丟失。
3.3加大檔案信息化的利用
當(dāng)前的單位，正在把一些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，進(jìn)行二次儲(chǔ)存，以便于檔案信息的查詢(xún)和使用。但是受到電子文件的連續(xù)性因素，一些檔案需要擴(kuò)建和補(bǔ)充。同時(shí)為了保障檔案信息化的利用功能，把檔案信息資源可以統(tǒng)一進(jìn)行管理和定性，相互之間制訂出統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，把檔案分門(mén)別類(lèi)，方便與以后資料的查詢(xún)。此外，為了更好地利用檔案的資源，對(duì)于檔案資料的查詢(xún)開(kāi)發(fā)出有效的信息檢索工具，提高信息化的利用水平。
3.4健全檔案的管理制度
為了更好地推進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)，把信息化工作當(dāng)作是檔案管理工作的一項(xiàng)任務(wù)去執(zhí)行。必須要：①必須對(duì)檔案管理工作制訂出一些新的檔案管理制度，完善一些規(guī)章制度，將信息化工作納入檔案管理部門(mén)的考核之一，作為表?yè)P(yáng)升職的依據(jù)。加強(qiáng)工作的人員的積極性，為檔案管理信息化工作提供良好的環(huán)境和服務(wù)；②檔案信息化管理工作的制度建立是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，因此對(duì)檔案管理信息化的工作可以制訂一些較細(xì)致的工作標(biāo)準(zhǔn)和確定的目標(biāo)，以保障信息化管理有前進(jìn)的方向。
3.5加大資金的投入
加大對(duì)于檔案管理信息化的資金投入，是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。
4結(jié)語(yǔ)
綜合以上所述，在這個(gè)科學(xué)技術(shù)發(fā)展快速的年代，檔案管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)，學(xué)會(huì)應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，不斷創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)。讓檔案管理工作發(fā)揮出真正的作用，讓檔案管理信息化建設(shè)順利完成。
作者：劉秀菊 單位：山東省萊蕪市萊城區(qū)人民政府辦公室信息中心
1領(lǐng)導(dǎo)干部是檔案工作發(fā)展的優(yōu)秀
檔案工作是我們企事業(yè)單位在社會(huì)活動(dòng)中形成的文件資料，是所有活動(dòng)及往來(lái)的記錄，反映了企事業(yè)單位的所有情況。這是企事業(yè)單位發(fā)展與做強(qiáng)做大不可缺失的依賴(lài)，因此要熟悉企事業(yè)單位的情況、規(guī)劃決策、發(fā)展業(yè)務(wù)，必須利用檔案工作，在這些檔案中發(fā)展和壯大自己，回答現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題。這是我們各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)，所以領(lǐng)導(dǎo)干部一定要支持檔案工作，站在歷史發(fā)展的高度，對(duì)自己的單位負(fù)責(zé)，對(duì)所有職工負(fù)責(zé)，加強(qiáng)檔案工作的科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作全方面地做到位，各項(xiàng)工作落實(shí)到位，對(duì)檔案工作者關(guān)心到位。領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該有一個(gè)時(shí)間表，及時(shí)聽(tīng)取檔案工作者的有關(guān)匯報(bào)，以利于解決檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，為檔案工作的開(kāi)展，提供良好的環(huán)境。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)干部關(guān)心到位，能夠?qū)n案工作的經(jīng)費(fèi)給以支持，為檔案工作者提供應(yīng)有的物質(zhì)保障。對(duì)檔案工作者生活上關(guān)心，工作上照顧，思想上幫助，努力開(kāi)展檔案工作隊(duì)伍的素質(zhì)建設(shè)，增強(qiáng)檔案工作者的工作活力，真心實(shí)意幫助檔案工作者解決實(shí)際困難和問(wèn)題，使大家感到有溫暖、有陽(yáng)光、有希望，增強(qiáng)做好檔案工作的積極性，發(fā)揮能動(dòng)性和創(chuàng)造性。因此我們說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)干部是檔案工作發(fā)展的優(yōu)秀。只有領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和愛(ài)護(hù)，把檔案工作看成是一種重要的工作，大家在做好造冊(cè)文件資料的清點(diǎn)過(guò)程中，才能確保檔案工作的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)化。要做好檔案工作，務(wù)必使檔案工作人員心情舒暢地熟悉和掌握自己的工作，掌握科學(xué)方法，處理好檔案工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，使領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作進(jìn)行全面的監(jiān)督與檢查，不間斷地促動(dòng)檔案工作者的自我意識(shí)，實(shí)現(xiàn)有效管理，采取有力措施，把檔案工作的造冊(cè)率、完整率、準(zhǔn)確率達(dá)到理想的標(biāo)準(zhǔn)。
2檔案工作的集中管理
企事業(yè)單位的全部檔案，一定要統(tǒng)一管理，這是檔案工作的原則問(wèn)題，也是我們對(duì)檔案工作的基本要求，是做好檔案工作的前提和基礎(chǔ)。集中統(tǒng)一管理檔案，要把各部門(mén)形成的各種門(mén)類(lèi)、各種載體的文件檔案，集中到本單位工作室，進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的、統(tǒng)一性管理和服務(wù)，而各工作室的檔案工作人員，都要納入本單位檔案工作的管理范圍。所有檔案工作的人員，要在檔案工作室的統(tǒng)一管理下，開(kāi)展借檔、查檔的服務(wù)工作，保障檔案的充分利用。建立健全企事業(yè)的檔案工作管理體制，首要是建立檔案工作的管理機(jī)構(gòu)，成立以領(lǐng)導(dǎo)干部為優(yōu)秀的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案工作的各自負(fù)責(zé)的范疇，健全管理網(wǎng)絡(luò)，制訂嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案工作管理守則、分目方案、保管期限以及各種表格等管理制度。按“企事業(yè)檔案工作規(guī)范”中的明文規(guī)定，建立健全各種規(guī)章制度。如果一個(gè)企事業(yè)單位不落實(shí)管理制度，就不可能保證檔案工作的健康發(fā)展，甚至使檔案工作處于混亂狀態(tài)，與企事業(yè)的發(fā)展和改革起到相抵觸的作用，也無(wú)法把企事業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的管理活動(dòng)，所形成的有價(jià)值的要素和經(jīng)驗(yàn)保存下來(lái)，更無(wú)法保證所有造冊(cè)收藏的文件資料齊全、完整、準(zhǔn)確。企事業(yè)的檔案工作能夠促進(jìn)自我資源認(rèn)知、翻檢、整合、開(kāi)發(fā)和創(chuàng)新，是所有活動(dòng)的重要基礎(chǔ)。通過(guò)檔案工作的建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企事業(yè)各種資源的集中管理，大大地提高生產(chǎn)力，成為一種潛在的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)效益。檔案工作的基礎(chǔ)是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，沒(méi)有經(jīng)過(guò)登記管理的檔案，就不可能發(fā)揮檔案工作作用。因此，企事業(yè)檔案工作部門(mén)，要努力做好檔案工作，研究檔案工作，提高檔案工作管理的科學(xué)化水平，為檔案工作的創(chuàng)新創(chuàng)造條件。
3檔案工作的科學(xué)管理及其措施
加強(qiáng)檔案工作保護(hù)，前提是加強(qiáng)對(duì)檔案工作室設(shè)施的配備，務(wù)必使工作室做到防火、防盜、防高溫、防潮濕。對(duì)所有檔案文件安全防護(hù)，不能讓檔案文件有霉變、褪色、污損、蟲(chóng)蛀的現(xiàn)象。對(duì)檔案工作要采取必要的措施，加強(qiáng)對(duì)所有文件和信息的確切保護(hù)。檔案工作是帶動(dòng)和推進(jìn)各項(xiàng)工作發(fā)展的基本保障，工作中涉及到對(duì)歷年檔案的利用和分析，著力了解檔案工作利用所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。通過(guò)利用和分析，了解到檔案工作的自身價(jià)值和潛在的財(cái)富資源，從而進(jìn)一步拓寬檔案工作的渠道，充分發(fā)揮出檔案工作的價(jià)值和作用。同時(shí)，要努力開(kāi)展檔案工作的服務(wù)項(xiàng)目，只有做到了這一點(diǎn)，才能取得領(lǐng)導(dǎo)的信任，才能產(chǎn)生社會(huì)價(jià)值。這完全有賴(lài)于檔案工作人員的自身努力，因此要開(kāi)展宣傳活動(dòng)，送檔案上門(mén)，讓社會(huì)知道檔案工作的新動(dòng)態(tài)、新動(dòng)向，做好跟蹤服務(wù)。要緊緊抓住檔案工作的熱點(diǎn)，開(kāi)展檔案工作有關(guān)價(jià)值文獻(xiàn)的編撰工作，并根據(jù)造冊(cè)文件資料，組織編寫(xiě)大事記，進(jìn)行產(chǎn)品簡(jiǎn)介編撰成果，為社會(huì)提供更多的檔案服務(wù)工作。
4強(qiáng)化提高檔案工作人員素質(zhì)
新時(shí)期市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為檔案工作人員提出了新的、更高的要求，要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的進(jìn)步，與一日千里的社會(huì)生活保持同步，必須要有大批具有開(kāi)拓創(chuàng)新和德才兼?zhèn)涞臋n案工作者。因此，檔案工作者要努力學(xué)習(xí)檔案工作、管理科學(xué)、計(jì)算機(jī)知識(shí)等。要熟悉自身單位的基本情況，具備較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力，成為現(xiàn)代的復(fù)合型人才。要結(jié)合檔案工作的中心問(wèn)題，尋找有規(guī)律、有價(jià)值的東西和經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)總結(jié)，上升為一種歷史價(jià)值，從而為本單位進(jìn)行科學(xué)決策提供參考，為領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人員當(dāng)好參謀，建言獻(xiàn)策。在強(qiáng)化提高檔案工作人員素質(zhì)的過(guò)程中，最主要的是學(xué)習(xí)，是專(zhuān)業(yè)檔案人才的技術(shù)進(jìn)修。我們?cè)谫Y料上了解到，在英國(guó)專(zhuān)業(yè)的檔案工作保護(hù)技術(shù)人員都有較高的學(xué)識(shí)，鑒于檔案工作的技術(shù)以及所涉及的學(xué)習(xí)領(lǐng)域的寬泛，英國(guó)的檔案工作者經(jīng)常開(kāi)展對(duì)檔案工作技術(shù)人員的進(jìn)修教育。這方面的主要途徑是：①到設(shè)有檔案工作技術(shù)課程的大學(xué)進(jìn)修學(xué)習(xí)；②由專(zhuān)業(yè)保護(hù)部門(mén)的機(jī)構(gòu)提供技術(shù)咨詢(xún)、解決方案；③有專(zhuān)業(yè)檔案工作的技術(shù)公司，提供與其產(chǎn)品服務(wù)相關(guān)的技術(shù)進(jìn)修。這是現(xiàn)代檔案管理的需要，不是簡(jiǎn)單的進(jìn)步和學(xué)習(xí)的事情，而是涉及到科學(xué)管理的過(guò)程，從而達(dá)到科學(xué)化、人性化的管理，充分調(diào)動(dòng)人的積極性和主動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)人才管理的預(yù)期目標(biāo)。企事業(yè)單位的檔案工作者，要認(rèn)真掌握和翻檢檔案工作的目標(biāo)、措施，準(zhǔn)確撰寫(xiě)檔案工作的總結(jié)文件，查找不足，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，明確下步計(jì)劃，提出工作建議。要通過(guò)總結(jié)檔案工作，提高自我的素質(zhì)，提高寫(xiě)作的水平，同時(shí)獲得領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的支持，也為今后的工作儲(chǔ)備了素材。另外，要強(qiáng)化交流活動(dòng)，通過(guò)工作人員之間，各系統(tǒng)、各單位之間進(jìn)行工作交流，相互總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，共同提高檔案管理水平。通過(guò)交流，學(xué)習(xí)典型、學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)造出檔案工作的新成就，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展進(jìn)步。
作者：苗新 單位：吉林省高速公路事業(yè)管理局
1醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題
1．1管理范圍問(wèn)題
由于醫(yī)院檔案管理制度并不完善，所以在界定檔案管理內(nèi)容時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)管理范圍模糊的情況。隨著管理理論不斷成熟，社會(huì)管理模式發(fā)生了很大變化，因此檔案的內(nèi)涵也發(fā)生了很大變化。在各級(jí)醫(yī)院進(jìn)行檔案管理時(shí)，并沒(méi)有制定出一套切實(shí)可行的管理標(biāo)準(zhǔn)，而是根據(jù)醫(yī)院管理經(jīng)驗(yàn)制訂檔案管理內(nèi)容，在這種情況下，會(huì)缺失許多需要納入管理的檔案內(nèi)容。
1．2檔案利用率較低
醫(yī)院管理者并沒(méi)有對(duì)檔案管理有一套系統(tǒng)性的認(rèn)知，所以對(duì)檔案管理工作的重視度不足，也無(wú)法了解檔案管理工作可以對(duì)醫(yī)院帶來(lái)何種影響。重視度不足就會(huì)導(dǎo)致檔案信息資源不足，影響檔案利用率。
1．3檔案管理分散
目前大多數(shù)檔案管理工作由不同科室負(fù)責(zé)，非常不利于綜合使用，檔案缺失現(xiàn)象嚴(yán)重。而不同科室間還需要安排人員進(jìn)行管理，不僅會(huì)造成人力、物力的浪費(fèi)，也會(huì)浪費(fèi)醫(yī)院空間。
1．4硬件投入不足
由于醫(yī)療用房較為緊張，所以檔案保管的房間狹小，無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理要求。而且檔案管理設(shè)備較為陳舊，相關(guān)的管理技術(shù)較為落后，也會(huì)影響檔案事業(yè)發(fā)展。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普及的新時(shí)期，許多的醫(yī)院管理工作都進(jìn)行了較大范圍的應(yīng)用，但是在檔案管理工作中，并沒(méi)有得到良好應(yīng)用。手工處理的檔案工作，非常影響檔案收集、開(kāi)發(fā)和利用。
2醫(yī)院檔案管理新思路
2．1完善檔案管理制度
建立健全的檔案管理制度，是醫(yī)院檔案管理的主要方法。醫(yī)院的檔案管理內(nèi)容十分廣泛，其中包括保管、利用、使用期限等內(nèi)容，將這些內(nèi)容與醫(yī)院管理考核相結(jié)合，制定出詳細(xì)的考核制度，并且給予通過(guò)考核的人員獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)實(shí)施制度改革有著非常重要的效果，可以充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。相關(guān)管理制度必須符合醫(yī)院實(shí)際情況，并且需要安排經(jīng)驗(yàn)豐富的專(zhuān)業(yè)管理人員進(jìn)行指導(dǎo)，組成檔案管理小組，收集科室提出的檔案管理意見(jiàn)，深入了解各科室的實(shí)際需求，將其與小組管理經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合，制定出可行的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理目標(biāo)。
2．2組織培訓(xùn)服務(wù)
檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平直接影響檔案管理效果，所以?xún)?yōu)化檔案管理體系，必須提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。檔案管理工作，并不是單純地對(duì)檔案進(jìn)行集中管理，而是一項(xiàng)系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范、制度的高標(biāo)準(zhǔn)工程，對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)要求很高。而醫(yī)院應(yīng)該在人才培養(yǎng)計(jì)劃中，為檔案管理人員提供支持，加強(qiáng)復(fù)合型人才培養(yǎng)水平，通過(guò)專(zhuān)業(yè)的教育與培訓(xùn)，使檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不斷提高。引入檔案管理考核與晉升機(jī)制，調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，使檔案管理工作更加主動(dòng)。提高醫(yī)院全體員工對(duì)檔案管理的了解，積極配合院領(lǐng)導(dǎo)工作，形成完善的檔案管理工作體系。
2．3引入現(xiàn)代化技術(shù)
通過(guò)成熟的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，為檔案管理工作節(jié)約人力、物力，并且使工作效率得到有效提升。傳統(tǒng)的檔案需要占據(jù)大量空間，而且查找的困難性較大，無(wú)法長(zhǎng)期保存文件，使用信息化系統(tǒng)，可以使檔案儲(chǔ)存更加方便，也可以直接儲(chǔ)存視聽(tīng)文件，使檔案內(nèi)容更加豐富。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通訊的便利性，可以實(shí)現(xiàn)不同醫(yī)院間的數(shù)據(jù)交流，將新舊技術(shù)有機(jī)結(jié)合在一起，可以使檔案管理工作更加完美。建立電子管理網(wǎng)絡(luò)，使檔案管理更加客觀(guān)、準(zhǔn)確，以計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)作為主導(dǎo)，使檔案管理工作效率得到極大的提升，建立網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案、病歷檔案、文書(shū)檔案。改變傳統(tǒng)封閉的科室辦公環(huán)境，使電子管理網(wǎng)絡(luò)更加健全，加強(qiáng)系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性，避免發(fā)生數(shù)據(jù)泄露問(wèn)題。
2．4拓展服務(wù)范圍
檔案管理工作目標(biāo)就是利用檔案，發(fā)揮其中存在的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。所以，檔案管理人員需要添加檢索工具，提供各項(xiàng)主動(dòng)服務(wù)，使編制工作更加合理，提高不同醫(yī)院的信息聯(lián)系效率，使檔案得到充分利用。而且可以定期舉辦檔案管理培訓(xùn)，根據(jù)新時(shí)期醫(yī)院的發(fā)展要求，為科研活動(dòng)提供更多新的思路，使臨床、科研、教學(xué)水平得到有效提高。
3結(jié)語(yǔ)
醫(yī)院檔案是非常重要的醫(yī)療資源，在新時(shí)期醫(yī)療改革發(fā)展過(guò)程中，醫(yī)院檔案管理必須進(jìn)行改革，滿(mǎn)足新時(shí)期的要求。建立完善的檔案管理制度，并且與管理人員、各科室、院領(lǐng)導(dǎo)積極配合，使檔案管理工作得到重視。電子網(wǎng)絡(luò)化水平不斷進(jìn)步，醫(yī)院檔案管理應(yīng)當(dāng)逐漸使用更多新型技術(shù)，使檔案管理工作更加完善。
作者：黃衛(wèi)東 單位：惠州市第一婦幼保健院
1醫(yī)院外事檔案管理人員的現(xiàn)狀
1.1醫(yī)院外事檔案管理人員的非專(zhuān)業(yè)化
檔案管理人員應(yīng)具備較高的專(zhuān)業(yè)水平、信息管理能力及相關(guān)的現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，深入了解檔案的形成過(guò)程，科學(xué)地鑒定檔案的保存價(jià)值，以便做好檔案的收集、保管、檢索、利用工作等。然而，許多醫(yī)院外事檔案人員并非檔案專(zhuān)業(yè)出身，對(duì)文件目錄、歸檔號(hào)、保管期限、案卷目錄等檔案專(zhuān)業(yè)工作無(wú)法進(jìn)行正規(guī)操作，導(dǎo)致檔案工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)完整性及系統(tǒng)性。
1.2醫(yī)院外事檔案人員的“非外事化”
外事活動(dòng)是醫(yī)院展示外在形象的重要平臺(tái)，是提高醫(yī)院管理水平、醫(yī)療技術(shù)和科研能力，加強(qiáng)學(xué)科建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)的重要推動(dòng)力量，更是拓展視野、開(kāi)闊思路、促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)健康發(fā)展的重要手段。作為專(zhuān)業(yè)性的學(xué)術(shù)和科研機(jī)構(gòu)，不斷提高醫(yī)療技術(shù)水平是醫(yī)院建設(shè)的重點(diǎn)。
1.3醫(yī)院外事檔案管理人員的“非熱情化”
思想指導(dǎo)行動(dòng)，認(rèn)識(shí)不足必將導(dǎo)致行動(dòng)的滯后性。醫(yī)院外事檔案管理普遍存在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其的不重視性，導(dǎo)致醫(yī)院外事檔案管理人員工作意識(shí)的淡薄，服務(wù)意識(shí)的不足。
2信息化背景下醫(yī)院外事檔案管理人員的培養(yǎng)
為了在信息化背景下進(jìn)一步做好醫(yī)院外事檔案管理工作，針對(duì)醫(yī)院外事檔案管理人員的非專(zhuān)業(yè)化、非外事化及非熱情化，需從意識(shí)上提高對(duì)醫(yī)院外事檔案工作的重視性，從專(zhuān)業(yè)水平上加強(qiáng)醫(yī)院外事檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及從外事方面對(duì)醫(yī)院外事檔案管理人員進(jìn)行方向性教育。
2.1提高對(duì)醫(yī)院外事檔案工作的重視性
在醫(yī)學(xué)知識(shí)不斷更新、新技術(shù)新療法不斷涌現(xiàn)的背景下，迫切需要加強(qiáng)與國(guó)際間的學(xué)術(shù)與科技交流，以提升醫(yī)院的科研學(xué)術(shù)水平，推進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化管理進(jìn)程，提高醫(yī)院的影響力和競(jìng)爭(zhēng)力。醫(yī)院外事檔案是真實(shí)記錄醫(yī)院在與外國(guó)政府、組織以及個(gè)人進(jìn)行友好往來(lái)、學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)中所形成的具有保存價(jià)值的圖表、文字和錄像等，是醫(yī)院檔案工作的重要組成部分，不僅客觀(guān)、真實(shí)地記錄了醫(yī)院在對(duì)外交流上的所有發(fā)展過(guò)程，也給醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展提供了歷史依據(jù)。醫(yī)院外事檔案管理人員也應(yīng)提高自身對(duì)檔案管理工作的重視，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，端正積極工作的態(tài)度，更好地進(jìn)行醫(yī)院外事檔案管理工作。
2.2強(qiáng)化醫(yī)院外事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性
醫(yī)院外事檔案管理人員的非專(zhuān)業(yè)性使醫(yī)院外事檔案管理工作無(wú)法在信息時(shí)代得到完整性、系統(tǒng)性的進(jìn)行，這就要求醫(yī)院對(duì)外事檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性的強(qiáng)化。首先，需挑選檔案專(zhuān)業(yè)人才進(jìn)行檔案管理工作。醫(yī)院外事檔案管理人員大多由醫(yī)院外事部門(mén)的專(zhuān)辦員或其他部門(mén)的檔案管理人員兼任。此外，在吸取傳統(tǒng)檔案工作優(yōu)點(diǎn)的基礎(chǔ)上，可利用已有的檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，完整無(wú)缺地錄入醫(yī)院外事檔案相關(guān)信息，做好醫(yī)院外事檔案的信息搜索等工作，真正從根本上保證醫(yī)院外事檔案管理工作的完整性，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院外事檔案工作的系統(tǒng)性、持續(xù)性。其次，加強(qiáng)醫(yī)院外事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性繼續(xù)教育。充分學(xué)習(xí)最新的檔案工作技術(shù)，進(jìn)一步充實(shí)自我的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，以便更好地為醫(yī)院外事檔案進(jìn)行管理工作。
2.3加強(qiáng)醫(yī)院外事檔案管理人員的外事教育
（1）醫(yī)院外事檔案工作的特殊性要求其管理人員在掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐馐陆逃ａt(yī)院外事活動(dòng)的多樣性以及辦理程序的復(fù)雜性都給醫(yī)院外事檔案管理工作帶來(lái)一定的影響。
（2）醫(yī)院外事活動(dòng)的特殊性帶來(lái)大量的外語(yǔ)材料，這就要求醫(yī)院外事檔案管理人員需具備一定的外語(yǔ)水平，能充分閱讀并理解外文材料，甄別外事活動(dòng)中材料歸檔的必要性及重要性，避免檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)材料錯(cuò)誤、丟失等問(wèn)題，影響醫(yī)院外事檔案工作的完整性。
（3）醫(yī)院外事檔案管理人員需時(shí)時(shí)加強(qiáng)保密教育。
3結(jié)語(yǔ)
在信息化的背景下，通過(guò)提高對(duì)醫(yī)院外事檔案工作的重視程度，挑選專(zhuān)業(yè)型檔案管理人員，加強(qiáng)醫(yī)院外事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性繼續(xù)教育，并加強(qiáng)醫(yī)院外事檔案管理人員的外事教育，從根本上解決其非專(zhuān)業(yè)化、非外事化、非熱情化等問(wèn)題，促進(jìn)醫(yī)院外事檔案管理工作的發(fā)展，為醫(yī)院外事活動(dòng)提供更加完善、系統(tǒng)的檔案管理，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療水平的提高。
作者：尹良鑫 單位：福建醫(yī)科大學(xué)附屬協(xié)和醫(yī)院
1職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理的重要性
職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案記錄了一切實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備的使用，維護(hù)過(guò)程，存儲(chǔ)了職業(yè)實(shí)踐課程教學(xué)的基本信息，是職業(yè)院校進(jìn)行實(shí)踐課程的參考資料；其二，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案將儀器設(shè)備的采購(gòu)過(guò)程，質(zhì)檢過(guò)程，安裝過(guò)程，調(diào)試過(guò)程和報(bào)廢過(guò)程中各環(huán)節(jié)的職責(zé)進(jìn)行了規(guī)定，一旦因此而發(fā)生法律糾紛，可以以此為依據(jù)去執(zhí)行；其三，職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作的正常開(kāi)展，有利于實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理質(zhì)量和效率的提升，尤其是以往的采購(gòu)管理方案的積累，可以給今后制定更加完善的采購(gòu)管理方案打下基礎(chǔ)。
2職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作存在的問(wèn)題
通過(guò)對(duì)職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作還存在著諸多問(wèn)題。具體來(lái)講，可以將其歸結(jié)為以下幾個(gè)方面：其一，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案管理制度不符合實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案的特點(diǎn)。主要表現(xiàn)在檔案管理人員對(duì)于不同實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備的維護(hù)管理注意事項(xiàng)不是很了解，常常以一刀切的方式去進(jìn)行維護(hù)和管理，由此建立起來(lái)的檔案常常出現(xiàn)一些問(wèn)題，使實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案體系難以有效的反饋出職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備的特點(diǎn)；其二，職業(yè)院校對(duì)于實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作不是很重視，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)不高，難以將復(fù)雜的，系統(tǒng)化的檔案管理工作做好，不懂得使用現(xiàn)代化的檔案管理手段，這也成為制約實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作健康發(fā)展的瓶頸；其三，職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理方式落后，不懂得使用現(xiàn)代化信息技術(shù)去進(jìn)行調(diào)整和改善，導(dǎo)致職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作質(zhì)量一直處于低效率的狀態(tài)，難以跟上時(shí)代的潮流；其四，職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理意識(shí)淡薄，缺乏具體的組織管理部門(mén)去專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)，常常是將其附屬到其他職能管理部門(mén)權(quán)責(zé)中去，造成了職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理組織體系不全的問(wèn)題，導(dǎo)致職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作質(zhì)量較差。如果上述提到的種種缺陷和不足長(zhǎng)期存在的話(huà)，勢(shì)必會(huì)影響到職業(yè)教育的人才培養(yǎng)質(zhì)量，是不利于職業(yè)院校高素質(zhì)人才培養(yǎng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的。
3職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理的策略
3.1職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理的基本原則
職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作有其自身的特殊性，但也需要遵循檔案管理工作的一般準(zhǔn)則。具體來(lái)講，結(jié)合多年實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，需要遵循以下基本工作原則：其一，循序漸進(jìn)的基本原則。由于實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案的收集工作是與實(shí)習(xí)基地建設(shè)檔案管理工作息息相關(guān)的，并且與實(shí)際的實(shí)訓(xùn)教學(xué)工作之間存在密切的關(guān)系，因此在進(jìn)行實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)依照實(shí)踐教學(xué)規(guī)律去開(kāi)展，顯得尤為重要；其二，專(zhuān)業(yè)劃分的基本原則。由于職業(yè)院校不同專(zhuān)業(yè)之間，其實(shí)踐課程是不同的，其所需要使用的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備也是不一樣的，因此實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理的過(guò)程中，能做到按專(zhuān)業(yè)劃分管理類(lèi)別，也是很有必要的；其三，及時(shí)歸檔的基本原則。由于職業(yè)院校專(zhuān)業(yè)眾多，學(xué)生人數(shù)多，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備常常處于連軸轉(zhuǎn)的狀態(tài)，這種情況下實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理也應(yīng)該是動(dòng)態(tài)化的；其四，重點(diǎn)管理的基本原則。簡(jiǎn)單來(lái)講，就是對(duì)于價(jià)格昂貴，使用率比較高，出現(xiàn)故障后需要大量維修費(fèi)用的儀器設(shè)備，應(yīng)該格外注重，將其每一個(gè)信息都計(jì)錄在案，以實(shí)現(xiàn)對(duì)重點(diǎn)儀器設(shè)備的動(dòng)態(tài)化跟蹤和管理。上述是在職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理過(guò)程中，需要遵循的特定規(guī)范，也是制定職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理策略的依據(jù)。
3.2職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理策略
（1）建立健全職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理制度。
檔案管理制度的健全，是保證職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作朝著規(guī)范化方向發(fā)展和進(jìn)步的前提和基礎(chǔ)。尤其是職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備眾多，需要進(jìn)行的信息收集和整理工作任務(wù)重，常常會(huì)因?yàn)椴灰?guī)范的操作影響檔案管理的質(zhì)量，難以保證職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作的有效性。為此，我們應(yīng)該積極做好以下幾方面的工作：其一，組建專(zhuān)家小組，對(duì)當(dāng)前職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理管理工作進(jìn)行全面調(diào)查和總結(jié)，找到制度建設(shè)中存在的缺陷，尤其是與實(shí)際實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備特點(diǎn)不吻合的條款，積極進(jìn)行改善和調(diào)整；其二，凡是與職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備存在關(guān)聯(lián)的行為，都應(yīng)該指派專(zhuān)門(mén)的檔案管理員參與，保證其能夠?qū)τ谡麄€(gè)儀器使用情況進(jìn)行記錄和管理，以保證收集到的檔案信息是真實(shí)的，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行及時(shí)歸檔；其三，建立健全職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理組織體系，以崗位責(zé)任制度的健全，將實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作效果納入到績(jī)效考核中去，以此去激勵(lì)各個(gè)部門(mén)參與到實(shí)際實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)管理工作的積極性；其四，積極將實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案管理經(jīng)費(fèi)納入到職業(yè)院校預(yù)算管理體系中去，實(shí)現(xiàn)其物質(zhì)基礎(chǔ)的規(guī)范化管理。
（2）不斷提高實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案管理人員的素質(zhì)能力。
實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作涉及面廣泛，牽涉內(nèi)容眾多，無(wú)論是教學(xué)資料，還是設(shè)備維護(hù)資料，都需要具有一定專(zhuān)業(yè)知識(shí)的才去進(jìn)行處理。針對(duì)當(dāng)前實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)和能力不佳的問(wèn)題，應(yīng)該積極采取以下幾方面的措施：其一，積極開(kāi)展大范圍教育和宣傳，尤其在檔案管理職能部門(mén)內(nèi)部加強(qiáng)學(xué)習(xí)，使各個(gè)職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理人員意識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性；其二，關(guān)注與管理人員專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)和實(shí)踐操作能力的培養(yǎng)，使得其能夠處理好日常實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案的基本管理工作；其三，嚴(yán)格控制實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理人員的招聘和選拔過(guò)程，從檔案管理經(jīng)驗(yàn)，檔案管理技能，職業(yè)精神等多方面綜合考核應(yīng)聘者的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理人員準(zhǔn)入機(jī)制的控制和管理；其四，做好新入職人員的培訓(xùn)，保證其能夠在相對(duì)較短的時(shí)間內(nèi)適應(yīng)新的工作環(huán)境，切實(shí)的做好各方面的檔案管理工作；其五，積極做好信息技術(shù)的培訓(xùn)，使實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理人員具備信息素質(zhì)，保證實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展和進(jìn)步。（3）推動(dòng)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案管理信息化進(jìn)程。針對(duì)于當(dāng)前部分職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理方式落后的問(wèn)題，應(yīng)該積極推行現(xiàn)代信息化技術(shù)管理，具體來(lái)講，可以從以下幾個(gè)角度進(jìn)行探析：其一，針對(duì)當(dāng)前職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備的基本情況，建立實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源建設(shè)工作做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作，為提升實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案使用效率和質(zhì)量打下基礎(chǔ)；其二，倡導(dǎo)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，構(gòu)建職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)特色檔案體系，更加全面的展現(xiàn)職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理的狀態(tài)；其三，積極做好實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案信息的歸檔處理，以先進(jìn)的安全加密技術(shù)去保證信息的安全，并且在此基礎(chǔ)上構(gòu)建職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案數(shù)字化系統(tǒng)；其四，建立健全實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案信息系統(tǒng)的評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)于其運(yùn)行效率進(jìn)行總結(jié)和歸納，并且在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案信息的電子化。
4結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作涉及面廣泛，涉及內(nèi)容眾多，需要我們進(jìn)行調(diào)整和改善的地方很多。我們應(yīng)該正視當(dāng)前職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作中存在的種種問(wèn)題，采取有針對(duì)性的措施去進(jìn)行改革，促進(jìn)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作質(zhì)量不斷提升，保證發(fā)揮實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備的最大效能，使職業(yè)院校的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備在培養(yǎng)高素質(zhì)技能人才方面發(fā)揮出應(yīng)有的作用。
作者：程慧 單位：山東勞動(dòng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院
1醫(yī)院檔案管理中加快信息化建設(shè)的必要性
1.1時(shí)展的需要
為適應(yīng)時(shí)展形勢(shì)，醫(yī)院信息化檔案管理建設(shè)的速度應(yīng)不斷加快，諸如及時(shí)地開(kāi)發(fā)檔案管理軟件、使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備并開(kāi)發(fā)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，做到檔案信息資源共享，力求檔案管理現(xiàn)代化，提高現(xiàn)有檔案管理資源的應(yīng)用水平及檔案管理的工作效率。
1.2醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的需要
醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就要做到人盡其才。檔案材料是發(fā)現(xiàn)人才和建設(shè)人才的關(guān)鍵，以做到人才的合理使用。醫(yī)院檔案管理信息化，不僅可以提高醫(yī)院信息技術(shù)的使用效率，而且有利于醫(yī)院人才的開(kāi)發(fā)利用，為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。信息化技術(shù)可以是醫(yī)院檔案資源得以有效利用，更能夠延長(zhǎng)檔案使用壽命。
2醫(yī)院檔案信息化管理中存在的問(wèn)題
2.1信息化管理沒(méi)有全面展開(kāi)
醫(yī)院檔案實(shí)施信息化管理是時(shí)展的需要，更是推動(dòng)醫(yī)院快速發(fā)展的需要。在醫(yī)院檔案管理中融入信息技術(shù)，是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要途徑。由于信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用在醫(yī)院的行政管理部門(mén)、醫(yī)療技術(shù)管理及運(yùn)營(yíng)管理方面，檔案管理中雖然采用了信息技術(shù)，通常是局限于檔案的電子化管理，并沒(méi)有進(jìn)行全面的信息化建設(shè)。如醫(yī)院的人事檔案、醫(yī)療技術(shù)檔案、文書(shū)檔案等，還處于人工操作的階段，只有在信息錄入的時(shí)候，才會(huì)使用計(jì)算機(jī)操作，這種相對(duì)滯后的醫(yī)院信息化建設(shè)嚴(yán)重地影響了醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展。
2.2沒(méi)有建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化管理體系
醫(yī)院的檔案管理工作要全面展開(kāi)，就要將規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的信息化管理體系制定出來(lái)。從目前醫(yī)院檔案管理來(lái)看，雖然出臺(tái)了一系列規(guī)范，但是并沒(méi)有形成相互銜接、有效貫通的信息管理體系。比如醫(yī)院實(shí)施檔案信息化管理，但是計(jì)算機(jī)軟件的通用性存在不足，缺乏醫(yī)院等特殊領(lǐng)域的實(shí)用性，嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理步伐。此外，醫(yī)院針對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息安全問(wèn)題并沒(méi)有制定行之有效的技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重妨礙了醫(yī)院檔案信息化管理進(jìn)程。
3做好檔案管理信息化工作的有效途徑
3.1實(shí)施醫(yī)院檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
醫(yī)院檔案管理由傳統(tǒng)的管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了實(shí)體的檔案管理向信息化轉(zhuǎn)向的過(guò)程，這就有必要建立信息化檔案管理制度，統(tǒng)一制定檔案信息化管理規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以對(duì)醫(yī)院各方信息規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。另外，實(shí)施醫(yī)院檔案管理，并不局限于檔案管理部門(mén)本身，而是涉及到醫(yī)院的各項(xiàng)工作，信息化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，可以將醫(yī)院各職能部門(mén)及醫(yī)護(hù)之間的管理建立起來(lái)，促進(jìn)相互之間的溝通，以快速地獲得檔案信息，有利于檔案管理部門(mén)人員及時(shí)準(zhǔn)確地收集醫(yī)療信息、對(duì)醫(yī)療信息進(jìn)行整理，以為醫(yī)院管理決策的制定提供可參考依據(jù)。
3.2提高檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)
醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)有賴(lài)于檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)的提高。作為醫(yī)院檔案工作的主體，檔案管理人員要跟得上信息化時(shí)代的腳步，就要在自身的工作領(lǐng)域中不斷地學(xué)習(xí)、不斷地探索、不斷地創(chuàng)新，以運(yùn)用現(xiàn)代化信息管理手段更新工作方法，提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平。檔案管理人員在更新觀(guān)念的同時(shí)，還要善于將計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理技術(shù)運(yùn)用于檔案管理工作中，做到兩種知識(shí)的有效融合，通過(guò)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完善信息資源庫(kù)，將來(lái)自各方面的檔案信息有效整合、統(tǒng)一管理，從而使檔案管理的服務(wù)效率有所提高。
3.3強(qiáng)化檔案管理保密工作
檔案管理是具有服務(wù)性質(zhì)的工作。醫(yī)院檔案的信息化管理決定了檔案信息的開(kāi)發(fā)利用效率達(dá)到最大化，實(shí)現(xiàn)了信息共享，同時(shí)檔案資源的安全性有所降低。為防止檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)受到病毒或黑客攻擊，檔案管理人員要樹(shù)立安全防護(hù)意識(shí)，做好檔案管理軟件的安全維護(hù)工作。另外，檔案管理具有政治性，在檔案人員對(duì)于醫(yī)院的人事檔案、病歷檔案進(jìn)行分類(lèi)管理的同時(shí)，還要做出細(xì)心鑒定，尤其對(duì)于收集到的特殊數(shù)據(jù)，要認(rèn)真鑒定、嚴(yán)格審查，以根據(jù)檔案密集程度規(guī)范檔案資源的開(kāi)放范圍。除檔案管理工作之外，檔案管理人員還要對(duì)計(jì)算機(jī)的安全性負(fù)責(zé)，以避免電子文件損壞。
4結(jié)語(yǔ)
綜上所述，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理由傳統(tǒng)的管理模式逐漸向信息化轉(zhuǎn)向，這就需要醫(yī)院檔案管理人員更新檔案管理意識(shí)，運(yùn)用創(chuàng)新的管理手段和先進(jìn)的管理方法提高工作質(zhì)量，以推動(dòng)醫(yī)院的檔案管理事業(yè)順利展開(kāi)。
作者：甄玲 單位：湖北省孝感市中心醫(yī)院信息科
一、博物館人事檔案管理的作用
1.人事檔案管理對(duì)單位的作用
對(duì)博物館來(lái)說(shuō)，人事檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位提供依據(jù)。人事檔案是一個(gè)工作人員歷史的真實(shí)記錄，通過(guò)利用檔案可以清楚地了解職工的工作軌跡，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要參考和依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面準(zhǔn)確地了解職工，通常會(huì)將考察現(xiàn)狀和查閱人事檔案中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等材料有機(jī)結(jié)合，而在工作過(guò)程中形成的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的呈報(bào)、審批材料都會(huì)歸入個(gè)人檔案，作為考核依據(jù)。因此，在職工考核時(shí)，經(jīng)常會(huì)查閱人事檔案，考察其德、能勤、績(jī)等方面的情況，從而準(zhǔn)確地了解每個(gè)人的情況，為單位正確配置人員起到了重要參考作用。
2.人事檔案管理對(duì)職工的作用
對(duì)每個(gè)職工來(lái)說(shuō)，在人事檔案諸多作用中，主要是人事檔案憑證作用，它表現(xiàn)在兩個(gè)方面：①它是每個(gè)職工成長(zhǎng)軌跡的真實(shí)記載。博物館人事檔案，記載著每個(gè)職工的身份、黨團(tuán)組織關(guān)系、學(xué)歷、職稱(chēng)、經(jīng)歷、政審情況等，具有重要的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。個(gè)人轉(zhuǎn)正、定級(jí)、職稱(chēng)申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、退休等，都需要人事檔案“說(shuō)話(huà)”，它的作用不可被替代，如果沒(méi)有人事檔案，個(gè)人的權(quán)益無(wú)從得以保障，甚至可以說(shuō)它決定每個(gè)職工的命運(yùn)。②它是每個(gè)職工工作表現(xiàn)材料的綜合。博物館人事檔案管理工作，是按照國(guó)家政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工作待遇等內(nèi)容的文件材料。因此，它是職工個(gè)人履歷、專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平等基本情況真實(shí)反映，它能為職工的評(píng)價(jià)、考察、任免、調(diào)動(dòng)、晉升等提供可靠的第一手材料，是博物館人力資源管理和開(kāi)發(fā)利用的重要依據(jù)。
二、博物館人事檔案管理存在的主要問(wèn)題
1.對(duì)人事檔案管理的作用認(rèn)識(shí)不夠。
沒(méi)有真正發(fā)揮其作用，人們對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是保管工作，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付查檔就行了。不能做到有效利用人事檔案資源，既便是利用，也僅限于人員的簡(jiǎn)歷、職稱(chēng)等范圍，這種現(xiàn)象的持續(xù)，會(huì)使得人事檔案的利用率降低，其服務(wù)于博物館工作的作用就不能真正發(fā)揮。
2.對(duì)人事檔案管理的內(nèi)容缺乏特性。
博物館人事檔案的內(nèi)容仍然使用比較傳統(tǒng)的記載方式，存在單一的現(xiàn)象，不能很好的反映出職工各方面的才能和特長(zhǎng)等特點(diǎn)，實(shí)際上博物館職工大都是受過(guò)專(zhuān)業(yè)教育的人員，都具有突出的專(zhuān)業(yè)才能和個(gè)性。傳統(tǒng)的人事檔案記載方式會(huì)模糊了這種個(gè)性特征，從人事檔案中很難清楚地了解到每位職工全面的實(shí)際情況。
3.對(duì)人事檔案管理的硬件投入不夠，信息化程度比較低。
隨著博物館工作的發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步。人事檔案管理應(yīng)該逐漸信息化。但博物館仍然采用傳統(tǒng)手工的記錄方法對(duì)人事檔案進(jìn)行管理。沒(méi)有充分利用先進(jìn)的技術(shù)手段和措施，既使引入了微機(jī)操作，但是仍舊無(wú)法達(dá)到無(wú)紙化辦公程度，信息化程度不高，不僅影響了人事檔案管理，同時(shí)也降低了博物館工作效率。
三、加強(qiáng)博物館人事檔案管理工作的主要措施
1.領(lǐng)導(dǎo)重視
領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作在博物館管理工作中的重要作用。真正重視人事檔案管理工作。要將人事檔案工作列入工作計(jì)劃，擺在重要議事議程，定期提出任務(wù)要求和聽(tīng)取工作匯報(bào)，完善檔案管理人員的工作職責(zé)。切實(shí)解決人事檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題，對(duì)人事檔案工作做到有部署、有檢查、有落實(shí)。
2.完善制度
根據(jù)博物館人事檔案工作的實(shí)際情況，不斷完善博物館人事檔案管理的制度建設(shè)，為使人事檔案管理工作有章可循，確保人事檔案的安全保密、合理利用、規(guī)范整理，應(yīng)建立完善人事檔案收集、鑒別、歸檔、整理、查找、檢查、核對(duì)、傳遞等各項(xiàng)制度，努力形成一個(gè)完整的規(guī)章制度體系。在此基礎(chǔ)上，更要關(guān)注貫徹落實(shí)情況，要按照制度的要求及時(shí)將收集的人事檔案材料，從手續(xù)是否完備、表述是否準(zhǔn)確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓，客觀(guān)真實(shí)的反映事實(shí)，保證人事檔案管理工作逐步制度化。
3.利用信息化技術(shù)
人事檔案管理工作的信息化是檔案管理工作的必然要求，也是提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化必由之路。因此，人事檔案管理要不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化檔案管理理論和新技術(shù)的運(yùn)用、開(kāi)發(fā)新手段。及時(shí)快速將人事檔案信息以影象、數(shù)字化等形式予以保留。建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，利用電腦、掃描儀、傳真機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)，將檔案資料整理、錄入。通過(guò)處理后，原來(lái)的文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，一旦檔案發(fā)生變化時(shí)，可以隨時(shí)更新信息，保證人事檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
四、小結(jié)
人事檔案管理工作是博物館工作不可缺少的重要管理工作，認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的作用，分析其存在不足并找到解決的措施，充分有效利用人事檔案的價(jià)值，切實(shí)做好人事管理工作，對(duì)于促進(jìn)博物館工作具有積極意義。
作者：吳英華 單位：黑河市博物館
1規(guī)范化管理城鄉(xiāng)低保檔案
低保檔案是經(jīng)過(guò)縣、鄉(xiāng)級(jí)人民政府和街道辦事處對(duì)低保的受理、調(diào)查、審查等程序中所形成的文件資料，建立和完善低保檔案、實(shí)施規(guī)范化管理，既是低保工作順利進(jìn)行的需要，也是以改善民生為重點(diǎn)的客觀(guān)需求。低保檔案管理原則上可分為分級(jí)管理和日常管理。分級(jí)管理主要包括：低保戶(hù)向鄉(xiāng)鎮(zhèn)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)城鄉(xiāng)居民最低生活保障審批表，提交居民戶(hù)口簿復(fù)印件、家庭成員證明以及贍養(yǎng)、撫養(yǎng)證明；居民身份證復(fù)印件；家庭收入證明；殘疾證明等；經(jīng)街道、鎮(zhèn)政府民政部門(mén)進(jìn)行審核，提出意見(jiàn)，最后報(bào)縣民政局審查做出聯(lián)審聯(lián)批決定。若審核通過(guò)，縣民政局根據(jù)低保對(duì)象花名冊(cè)、低保對(duì)象分類(lèi)統(tǒng)計(jì)表，低保金統(tǒng)計(jì)表劃撥憑證等相關(guān)的低保資料進(jìn)行低保金社會(huì)化發(fā)放操作，并定期對(duì)低保戶(hù)進(jìn)行檢查、臨時(shí)抽查。由此可見(jiàn)，低保戶(hù)的審批過(guò)程經(jīng)過(guò)民政部門(mén)三個(gè)層面：社區(qū)、鎮(zhèn)、縣級(jí)部門(mén)，由于每個(gè)部門(mén)針對(duì)管理低保檔案資料不同，在進(jìn)行管理工作的同時(shí)，應(yīng)該對(duì)低保檔案進(jìn)行規(guī)范管理，這樣才能更好地保障檔案完整性，從而能保障低保工作順利進(jìn)行。而日常管理類(lèi)檔案是在分級(jí)管理工作中所形成的，是對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行日常管理，低保對(duì)象申報(bào)材料審批后，以戶(hù)為單元建檔，實(shí)行一戶(hù)一號(hào)制度，在低保戶(hù)存在期間，民政部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)低保戶(hù)的低保金進(jìn)行停發(fā)、增發(fā)、減發(fā)等，實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)管。檔案的管理人員必須對(duì)低保家庭經(jīng)濟(jì)狀況變動(dòng)表、收入證明、情況說(shuō)明、審核材料、調(diào)查情況等資料進(jìn)行歸檔，并裝訂成冊(cè)，實(shí)行有效管理。低保檔案管理涉及面較廣，工作量大，必須對(duì)低保對(duì)象全部建檔，實(shí)行審批分級(jí)管理、日常管理隨時(shí)歸檔的原則；并且應(yīng)規(guī)范管理流程，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保低保工作進(jìn)行的井然有序。
2加強(qiáng)低保檔案基礎(chǔ)性工作
低保檔案真實(shí)地記錄了低保政策的落實(shí)情況，反映了享受低保待遇家庭的狀況，是決策低保資金發(fā)放的依據(jù)，是低保工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。因此加強(qiáng)低保檔案基礎(chǔ)性工作至關(guān)重要。低保檔案工作的基本內(nèi)容：檔案的收集歸檔、整理編目、保管期限及移交、檔案的利用。
2.1低保檔案的收集及歸檔
鄉(xiāng)鎮(zhèn)指派專(zhuān)門(mén)人員，對(duì)申請(qǐng)低保人員填寫(xiě)的審批表及相關(guān)的證明收集整理，建立資料檔案。縣級(jí)民政部門(mén)對(duì)提交的申報(bào)材料進(jìn)行審核，并進(jìn)行全部歸檔，做到隨辦隨歸，開(kāi)口管理。
2.2低保檔案的整理編目
由于低保檔案是以戶(hù)為單元建檔，為妥善管理大批量檔案，應(yīng)將低保檔案按照申請(qǐng)審批過(guò)程中材料提交先后順序或文件重要程度進(jìn)行排列并編碼，放到檔案盒里，以便補(bǔ)充材料或增加新材料，低保檔案應(yīng)按照時(shí)間順序?qū)n案進(jìn)行排列、編號(hào)。
2.3低保檔案的保管期限及移交
因低保檔案實(shí)行一戶(hù)一號(hào)制度，實(shí)行開(kāi)口管理，在低保存在期間，其保管期限應(yīng)在停保后確定，一般再保存5年，須提交機(jī)關(guān)綜合檔案室，因?yàn)閷儆诙唐诒４妫恍柘虍?dāng)?shù)赝?jí)檔案局移交。
2.4低保檔案的利用
低保檔案主要供有關(guān)的管理機(jī)關(guān)及單位使用，不對(duì)外開(kāi)放，未經(jīng)縣級(jí)以上機(jī)關(guān)，不允許將相關(guān)的低保資料信息對(duì)外公開(kāi)。低保檔案一般僅限內(nèi)部查閱，不得外借。如若想查詢(xún)個(gè)人低保信息，可憑借身份證和低保證明經(jīng)審批查閱，但僅可查閱本人不得查閱其他人員檔案。
2.5完善低保對(duì)象個(gè)人申報(bào)材料
低保對(duì)象個(gè)人資料包括：個(gè)人申請(qǐng)書(shū)、低保對(duì)象申報(bào)（審批）表、低保對(duì)象家庭生活狀況調(diào)查表、誠(chéng)信承諾書(shū)、法定贍養(yǎng)人員簽名認(rèn)可證實(shí)表、居民戶(hù)口薄、身份證復(fù)印件、申請(qǐng)人及家庭成員收入狀況證明，以及低保管理機(jī)構(gòu)要求提供的其他相關(guān)材料（如下崗證、社保證明、結(jié)婚證、離婚證或判決書(shū)、殘疾證、學(xué)生證或入學(xué)通知書(shū)、就業(yè)狀況證明、勞動(dòng)能力狀況證明、按有關(guān)政策領(lǐng)取一次性補(bǔ)助費(fèi)的數(shù)額及用途證明、有關(guān)裁決判決材料等）。低保審批表僅有一份，由縣民政局存檔。凡低保申報(bào)材料不齊全的一律不予審批。
2.6加強(qiáng)低保檔案資料的收集與整理
低保對(duì)象個(gè)人資料檔案，實(shí)行一戶(hù)一檔，編號(hào)管理。城鄉(xiāng)低保檔案以鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）為單位收集整理，做到一戶(hù)一檔；低保對(duì)象個(gè)人資料檔案不齊全的，各地要以低保對(duì)象簽到、年審為契機(jī)進(jìn)行收集補(bǔ)齊存檔。縣民政局應(yīng)配備低保檔案柜和低保檔案盒。除低保個(gè)人資料建檔外，低保金領(lǐng)取存折發(fā)放表、低保對(duì)象花名冊(cè)、調(diào)整（停止）低保待遇花名冊(cè)等業(yè)務(wù)資料和公文材料也要一并建檔。
3動(dòng)態(tài)報(bào)表類(lèi)的檔案管理
城市低保：《城市低保對(duì)象綜合統(tǒng)計(jì)表》、《城市低保對(duì)象保障金發(fā)放審批表》、《城市低保對(duì)象動(dòng)態(tài)情況統(tǒng)計(jì)表》、《城市低保對(duì)象花名表》（電子版）、《城市低保對(duì)象分類(lèi)施保情況統(tǒng)計(jì)表》、《城市低保特定救助對(duì)象統(tǒng)計(jì)表》、《城市低保特定救助對(duì)象統(tǒng)計(jì)表》按月上報(bào)，每月二十五日前報(bào)當(dāng)月報(bào)表。農(nóng)村低保：《農(nóng)村低保對(duì)象綜合統(tǒng)計(jì)表》、《農(nóng)村低保對(duì)象保障金發(fā)放審批表》、《農(nóng)村低保對(duì)象動(dòng)態(tài)情況統(tǒng)計(jì)表》、《農(nóng)村低保對(duì)象花名表》（電子版）。以上報(bào)表按季上報(bào)，每年三月、六月、九月、十二月三十日前報(bào)本季報(bào)表。當(dāng)月（季）各報(bào)表間的戶(hù)數(shù)、人數(shù)、金額等要相互對(duì)應(yīng)吻合。其中，新審批、復(fù)核無(wú)變化、終止，復(fù)核有變化等對(duì)象填寫(xiě)《城市（農(nóng)村）低保對(duì)象花名表》時(shí)，要按規(guī)定表樣分開(kāi)填寫(xiě)。
4注重低保信息化管理
隨著經(jīng)濟(jì)體制的改革，社會(huì)的發(fā)展越來(lái)越機(jī)械化、電子化、信息化。由于低保工作涉及面廣，要井然有序地管理不同階段所產(chǎn)生的低保檔案，這對(duì)于社會(huì)需求發(fā)展必定是一種挑戰(zhàn)。檔案在分級(jí)管理時(shí)，若審核通過(guò)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政部門(mén)應(yīng)將低保信息錄入到信息管理系統(tǒng)，形成與紙質(zhì)檔案相應(yīng)的電子檔案，實(shí)現(xiàn)信息化管理。
作者：翟羽佳 單位：輝南縣民政局
1檔案管理制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一,實(shí)現(xiàn)信息資源的共享
在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候,不但要對(duì)檔案內(nèi)容的真實(shí)完整性進(jìn)行管理,還要針對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范化的管理。在林業(yè)管理過(guò)程中,首先要做的事情就是對(duì)各行業(yè)和各個(gè)協(xié)會(huì)進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào),在統(tǒng)一的協(xié)作和組織之下保證檔案管理在信息收集、歸納整理、檔案保管、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及最后的移交等很多個(gè)階段都能夠按照統(tǒng)一的流程和規(guī)定進(jìn)行,根據(jù)統(tǒng)一制定的檔案管理制度在標(biāo)準(zhǔn)的流程中進(jìn)行統(tǒng)一化的管理,從而有效的實(shí)現(xiàn)精確數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)信息。現(xiàn)在很多林業(yè)單位都是采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子檔案管理,在對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一化的管理時(shí)可以從一些數(shù)字化的方面進(jìn)行歸類(lèi)制定,同時(shí),將這些檔案的資源作為制定規(guī)章制度的支撐點(diǎn),并利用先進(jìn)的智能檢索等高新技術(shù)為途徑完成檔案管理的目的,實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。
2實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的統(tǒng)一化,加快檔案管理部門(mén)發(fā)展的步伐
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,社會(huì)對(duì)人才的要求不僅僅是知識(shí)理論方面的需求,在挑選人才的時(shí)候要根據(jù)社會(huì)的需要,有針對(duì)性的選擇人才。目前,社會(huì)的發(fā)展需要的是智慧和技術(shù)并存,只有擁有了高新技術(shù)才能對(duì)未來(lái)進(jìn)行創(chuàng)造。換句話(huà)說(shuō)技術(shù)就是促進(jìn)社會(huì)不斷前進(jìn)的動(dòng)力,是加快生產(chǎn)的決定性動(dòng)力,在林業(yè)檔案管理過(guò)程中,為了使林業(yè)跟上時(shí)代的步伐,就要在檔案管理過(guò)程中引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù),形成信息技術(shù)的管理模式,這也是促進(jìn)社會(huì)不斷發(fā)展和變革的動(dòng)力源泉。然而就我國(guó)目前的計(jì)算機(jī)領(lǐng)域而言,在很多方面計(jì)算機(jī)硬件的研制和開(kāi)發(fā)上都遠(yuǎn)遠(yuǎn)地超于軟件,而軟件作為檔案管理過(guò)程中比較冷門(mén)的科目來(lái)說(shuō)就更為不受重視。與此同時(shí),在我國(guó)的各個(gè)地區(qū)和各個(gè)企業(yè)單位為了使自己在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的社會(huì)中有一席之地,保證企業(yè)的生存和可持續(xù)發(fā)展,很多單位開(kāi)始根據(jù)本企業(yè)自身發(fā)展的需要,自己對(duì)軟件進(jìn)行研究和開(kāi)發(fā),以此加大企業(yè)的實(shí)力,而這種方式雖然對(duì)企業(yè)有所幫助卻阻礙了全國(guó)的互聯(lián)。因此,為了促進(jìn)我國(guó)檔案管理模式的發(fā)展,拉動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展,有效的構(gòu)建一個(gè)具有現(xiàn)代化水平的檔案管理體系,國(guó)家檔案管理相關(guān)部門(mén)就要起到帶頭的作用,使檔案管理達(dá)到辦公自動(dòng)化的目標(biāo),從而實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一,格式的一致,檔案管理平臺(tái)的公平,實(shí)現(xiàn)具有信息化技術(shù)的檔案管理。只有這樣才可以不斷健全檔案管理制度,使林業(yè)檔案管理與其他部門(mén)共同進(jìn)步和發(fā)展。
3加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng),構(gòu)建強(qiáng)大的人才隊(duì)伍
在我國(guó)過(guò)去的林業(yè)檔案管理過(guò)程中,很多工作人員都沒(méi)有進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的教育,很多人員并不具備專(zhuān)業(yè)的能力,有的人甚至都不具備上崗證,這種現(xiàn)象在林業(yè)檔案管理部門(mén)和其他部都隨處可見(jiàn),嚴(yán)重阻礙了林業(yè)檔案管理工作的正常運(yùn)行。另外,由于林業(yè)部門(mén)對(duì)檔案管理工作的不重視,導(dǎo)致部分林業(yè)檔案管理工作人員工作態(tài)度松懈,缺少工作熱情,在工作時(shí)沒(méi)有嚴(yán)格的按照國(guó)家或者是單位的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理,造成管理工作混亂不堪。為了改變這一狀況,林業(yè)部門(mén)在人才招聘時(shí)要嚴(yán)格把關(guān),對(duì)于沒(méi)有上崗證的人員不予錄取,并適當(dāng)?shù)奶岣哒衅敢蟆?duì)于已經(jīng)上崗的工作人員要加大投資力度,定期對(duì)工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn),提高工作人員的檔案管理專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。通過(guò)員工專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的提高為單位建立一個(gè)強(qiáng)大的人才隊(duì)伍,有利于構(gòu)建一個(gè)現(xiàn)代化的檔案管理模式,從而順應(yīng)時(shí)展的趨勢(shì)。除此之外,相關(guān)部門(mén)還可以組織一些專(zhuān)業(yè)知識(shí)競(jìng)賽,通過(guò)競(jìng)賽的活動(dòng)方式有效提高員工的專(zhuān)業(yè)知識(shí),提高檔案管理人員對(duì)本職工作的熱愛(ài),認(rèn)識(shí)到檔案管理這個(gè)崗位的重要性,還能夠促進(jìn)工作綜合能力的發(fā)展,發(fā)揮出他們最大的價(jià)值。
4結(jié)語(yǔ)
總之,隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,林業(yè)的檔案管理人員也要時(shí)刻緊跟時(shí)代的步伐,在信息的收集、判斷等過(guò)程中摒棄傳統(tǒng)的管理方式,進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理。因此在新時(shí)期的林業(yè)檔案管理過(guò)程中要進(jìn)行統(tǒng)一化的管理,加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人才的素質(zhì)培養(yǎng),從而構(gòu)建一個(gè)健全的林業(yè)檔案管理體系。
作者：楊延萍 單位：河北木蘭圍場(chǎng)國(guó)有林場(chǎng)管理局
一、高校檔案的內(nèi)容分類(lèi)
高校檔案大致可分為：黨群、行政、教學(xué)、科研、財(cái)會(huì)、外事、出版和基建以及其他特殊載體和類(lèi)別，如：聲像、人物、實(shí)物、歷史檔案等。他們是高校在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的清晰的、確定的、具有完整記錄和保存價(jià)值的固化信息，是國(guó)家和學(xué)校的寶貴財(cái)富。
二、高校檔案的具體內(nèi)容與管理方法
隨著科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，電子信息技術(shù)的運(yùn)用也日漸廣泛，信息化加快了人們生活、生產(chǎn)的節(jié)奏，電子檔案隨之出現(xiàn)，電子檔案的出現(xiàn)為檔案工作帶來(lái)便利的同時(shí)，也對(duì)檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式不能完全硬套到電子檔案管理中來(lái)，信息技術(shù)環(huán)境下迫切需要一種相應(yīng)的檔案管理模式，即傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理相結(jié)合。
1、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理
各學(xué)院及各職能部門(mén)在每年度結(jié)束后，將一年度的各類(lèi)文件、資料等按照檔案的歸檔要求，集中整理、分類(lèi)、組卷后移交給檔案館，文件材料必須完備、整齊、系統(tǒng)，符合規(guī)范要求。歸檔時(shí)認(rèn)真、仔細(xì)填寫(xiě)每卷的目錄表，以及雙方簽字的移交清單。通過(guò)嚴(yán)格的價(jià)值鑒定，區(qū)分出這些檔案的價(jià)值，最總根據(jù)其價(jià)值確定重要程度和保管期限。然后根據(jù)相關(guān)的分類(lèi)方法并根據(jù)其重要程度、保存期限分別進(jìn)行立卷。同時(shí)將每一卷檔案填好備考表，將卷內(nèi)的缺點(diǎn)和缺少的內(nèi)容一一注明。在保管上紙質(zhì)檔案要注意其對(duì)環(huán)境的要求。首先是庫(kù)房溫濕度：溫度14度至20度；相對(duì)濕度應(yīng)在50%-60%之間。其次庫(kù)房?jī)?nèi)要有有效的防護(hù)措施，例如防火、防水、防潮、防霉等。
2、電子檔案管理
具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件需要?dú)w檔保存。電子文件的歸檔，是通過(guò)計(jì)算機(jī)整理好的電子文件和它所生存的環(huán)境條件一并轉(zhuǎn)存在電子存儲(chǔ)載體（如磁盤(pán)、光盤(pán)）上加以保管。電子文件歸檔后形成電子檔案。電子檔案是一個(gè)全新的事物，具有與傳統(tǒng)載體檔案不同的許多特性。由于電子檔案存儲(chǔ)載體信息容量很大，檔案的軟盤(pán)、光盤(pán)的排架長(zhǎng)度與占用空間小，海量存儲(chǔ)、傳輸快，便于檢索，無(wú)限距離傳輸?shù)忍攸c(diǎn)，所以它對(duì)保管場(chǎng)地的面積要求不高。但電子檔案的保管方式比傳統(tǒng)載體檔案的保管方式要復(fù)雜很多，它所具有的缺點(diǎn)也是不能忽視的：電子檔案載體壽命仍需實(shí)踐進(jìn)一步驗(yàn)證；電子檔案對(duì)環(huán)境的依賴(lài)程度較高；電子檔案安全保護(hù)措施比較復(fù)雜；電子檔案的原始性、真實(shí)性難以保證。因此，我國(guó)《電子文檔歸檔與電子檔案管理規(guī)范》明確指出：“具有長(zhǎng)期或永久保存價(jià)值的文本或圖形電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件的必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微品一并歸檔”，這說(shuō)明現(xiàn)階段文件的歸檔仍應(yīng)以紙質(zhì)文件為主，兩種載體的長(zhǎng)期并存和實(shí)行“雙套制”管理是必然的。
三、高校檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策
以我校為例，當(dāng)前，我校檔案館的正在對(duì)過(guò)去一些重要的歷史檔案及利用率高的檔案在逐步進(jìn)行數(shù)字化掃描加工的工作。比如：畢業(yè)生在校成績(jī)的掃描（因?yàn)槌煽?jī)檔案的利用率極高，數(shù)字化便于利用，提高工作效率，節(jié)省了利用者的時(shí)間，順應(yīng)了信息時(shí)代的步伐）；歷史檔案的數(shù)字化工作（便于保護(hù)和利用）；過(guò)去的一些黨群行政檔案的計(jì)算機(jī)注入等等。這些工作非常重要，但是，工作量很大，就當(dāng)前我校的實(shí)際情況來(lái)說(shuō)，要想完成這些任務(wù)，還必須解決以下問(wèn)題。
1、針對(duì)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)偏低，加強(qiáng)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)
目前專(zhuān)職從事高校檔案信息化建設(shè)的人員比例比較低，高校檔案工作者多是半路出家。很多人對(duì)檔案信息化建設(shè)重視不夠，覺(jué)得檔案管理不需要很高的學(xué)歷和技能就可以從事這個(gè)專(zhuān)業(yè)。所以就造成了檔案管理隊(duì)伍缺乏素質(zhì)、結(jié)構(gòu)不合理，影響了高校檔案信息化建設(shè)。在人才建設(shè)方面應(yīng)采取引進(jìn)和培養(yǎng)并重的原則，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。高校要為檔案部門(mén)配備具有較強(qiáng)能力的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，此外，檔案部門(mén)要對(duì)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，使之既精通計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，又熟悉檔案業(yè)務(wù)，從而更好地對(duì)電子文件進(jìn)行管理。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)在職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)方面的培訓(xùn)，提高檔案人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能。
2、針對(duì)資金投入不足，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)
目前高校的資金投入重點(diǎn)放在學(xué)校的重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、重點(diǎn)學(xué)科、教學(xué)樓、學(xué)生活動(dòng)設(shè)施等教學(xué)及科研方面。對(duì)于高校的檔案管理而言，雖然已經(jīng)普及了計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，但是信息化需要投入大量的財(cái)力、物力、人力；信息化要求設(shè)備更新、配置技術(shù)含量較高的相應(yīng)設(shè)備，在這一方面學(xué)校的資金投入還猶顯不足。要進(jìn)一步加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入，及時(shí)更新設(shè)備，采購(gòu)各種相應(yīng)的配套設(shè)施，例如：計(jì)算機(jī)需要及時(shí)更新?lián)Q代，保障檔案工作順利進(jìn)行，各種管理軟件需要及時(shí)升級(jí)，保障檔案管理的先進(jìn)性和安全性。
3、針對(duì)信息安全問(wèn)題，加強(qiáng)安全保障體系建設(shè)
檔案信息化建設(shè)中不可避免與網(wǎng)絡(luò)有著非常緊密的聯(lián)系，網(wǎng)絡(luò)在給檔案信息化建設(shè)帶來(lái)諸多好處的同時(shí)，也存在著檔案信息中涉及國(guó)家秘密、工作秘密、個(gè)人隱私等其他一些不得公開(kāi)的信息有可能被竊取的可能。堅(jiān)持利用和保密并重的原則，最大限度地提供開(kāi)放檔案網(wǎng)絡(luò)化利用，增強(qiáng)檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。采取切實(shí)有效的技術(shù)手段和管理措施，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控，嚴(yán)格身份認(rèn)證和密鑰管理，內(nèi)部局域網(wǎng)要與一切外部網(wǎng)實(shí)行物理隔離，對(duì)各種數(shù)據(jù)庫(kù)要及時(shí)進(jìn)行備份，保存到符合保管要求的脫機(jī)載體上。
四、借鑒國(guó)外經(jīng)驗(yàn)，加大信息化進(jìn)展
今年暑假，利用去日本度假的機(jī)會(huì)，我專(zhuān)門(mén)拜訪(fǎng)了日本京都府立綜合檔案館，所見(jiàn)之處，感觸頗深。日本建立檔案館、真正從事檔案管理的歷史也不長(zhǎng)，1971年才建立了國(guó)家檔案館。日本京都府立綜合檔案館是地方性的檔案館，1963年建成開(kāi)館。雖然只經(jīng)過(guò)了短短的三十多年，但在檔案保護(hù)、檔案利用管理上的電子化信息化工作已頗具規(guī)模。采用先進(jìn)的縮微技術(shù)，使得珍貴的歷史檔案、行政文書(shū)、古照片等可以通過(guò)計(jì)算機(jī)末端進(jìn)行數(shù)字圖像的檢索閱覽，有些數(shù)字圖像不需要到檔案館，直接通過(guò)檔案館的主頁(yè)就可以閱覽到。這樣，即有利于檔案的保護(hù)，又極大的方便了利用者，提高了檔案的利用率，擴(kuò)大了檔案的影響力，增強(qiáng)了全民檔案意識(shí)，順應(yīng)了信息社會(huì)對(duì)檔案管理和利用的要求。最為感動(dòng)的是，為方便視覺(jué)障礙者，有些檔案資料，包括圖書(shū)檔案，還可以通過(guò)音聲閱讀器或擴(kuò)大器來(lái)閱讀利用。可見(jiàn)其電子信息化程度之高，也可以看出政府對(duì)檔案的重視程度之大，資金、技術(shù)、設(shè)備投入之多，充分反映了當(dāng)代信息技術(shù)環(huán)境對(duì)檔案管理與利用的人性化要求越來(lái)越高，值得我們借鑒。
五、小結(jié)
就我校檔案管理與利用上的電子信息化進(jìn)程而言，這幾年進(jìn)展與重視程度也很可觀(guān)，建成了頗具規(guī)模的智能密集架檔案庫(kù)……但是，要做的工作還很多，速度還不夠，要逐步加大力度，與國(guó)際檔案管理信息化水平接軌，使檔案的管理利用真正融入信息化潮流中。
一、建立現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)越性
1、現(xiàn)代檔案管理信息系統(tǒng)具有處理迅速、存儲(chǔ)量大、查閱方便的特點(diǎn)。應(yīng)用電腦文字處理軟件，靈活使用表格、圖形對(duì)檔案分門(mén)別類(lèi)，并組成檔案管理系統(tǒng)，可以方便地查詢(xún)、閱讀、修改、交流和重復(fù)使用。同時(shí)，可以方便領(lǐng)導(dǎo)查閱資料，正確做出工作決策。
2、行政事業(yè)單位的檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，而且具有非常嚴(yán)格的政策嚴(yán)肅性，例如：社會(huì)保險(xiǎn)金的參保人員檔案關(guān)系到社會(huì)保險(xiǎn)者的切身利益，行政事業(yè)單位人員信息關(guān)系到每一個(gè)人的工資與退休等。這些檔案的有效管理不僅需要高效率，而且需要嚴(yán)格規(guī)范。利用信息化手段進(jìn)行管理，可以方便查閱、防止篡改、有利于保密。
3、原來(lái)的檔案管理工作依靠人工操作，成本高，效率低。采用信息化管理以后，雖然對(duì)于檔案員的信息化素養(yǎng)要求更高了，但是由于采用的電腦進(jìn)行管理工作，可以精簡(jiǎn)人員編制，減少管理工作的成本。無(wú)紙化辦公的實(shí)現(xiàn)，減少了對(duì)紙制品的消耗，對(duì)于當(dāng)前提倡健康生活，低碳生活具有積極意義。
4、通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將檔案信息上網(wǎng)，這樣可以讓每一個(gè)檔案信息人員可以通過(guò)輸入自己的基本信息進(jìn)行檔案查閱，如工資發(fā)放情況，社保情況等，這樣有利于增加政府工作透明度。所以，檔案管理的信息化客觀(guān)上推動(dòng)了社會(huì)的民主發(fā)展的進(jìn)程。
二、行政事業(yè)單位如何提高檔案管理的信息化水平
為適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，行政事業(yè)單位應(yīng)盡快建立起現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，走檔案管理信息化之路。筆者認(rèn)為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化應(yīng)從以下途徑進(jìn)行：
1、領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案室信息化建設(shè)的根本保證
檔案管理工作的信息化建設(shè)不僅需要投入大量的資金設(shè)備，而且需要引進(jìn)專(zhuān)門(mén)的人才，同時(shí)需要在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中加大建設(shè)工作的督促與制度的強(qiáng)化。而這些工作還不是一蹴而就的，需要經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的積累，才能從設(shè)備管理、制度、人員上到位，而且檔案管理的方法程序還需要社會(huì)人員的適應(yīng)與接收的過(guò)程。才能真正付諸實(shí)踐應(yīng)用。因此，要讓單位領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)檔案信息化的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案信息化對(duì)各項(xiàng)事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性，把檔案工作納入主要領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入部門(mén)的考核，納入檔案人員的職責(zé)范圍。
2、著力提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的好壞的衡量標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理工作最終的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平的提高程度。所以，一方面要加強(qiáng)檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè)，管理軟件不能夠雜亂無(wú)章，系統(tǒng)要具有整體性、可操作性。同時(shí)要建立檔案信息化管理的規(guī)范制度，沒(méi)有制度的信息化必定是混亂的，所以要從人員的職責(zé)、操作流程、監(jiān)督管理程序等各個(gè)方面進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，形成相互的監(jiān)督制約機(jī)制。要建立起檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一化管理，集中化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息從接受、整理、歸檔、著錄、存儲(chǔ)到開(kāi)發(fā)利用的現(xiàn)代化管理，從文件材料的產(chǎn)生開(kāi)始，參與撰寫(xiě)、檢索、借閱、編研等文件處理和檔案管理的全過(guò)程，這樣不僅使得管理規(guī)范化，而且有利于檔案資源的共享。
3、加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)
檔案信息化建設(shè)依靠的主要是高素質(zhì)的檔案工作人員。檔案工作者不但要有強(qiáng)烈的事業(yè)心、職業(yè)的敏銳必性、思維的創(chuàng)新性和過(guò)硬的檔案專(zhuān)業(yè)技能；還要具備一定的計(jì)算機(jī)處理技術(shù)。而且還要具備一定的能力，即：檔案信息真實(shí)性的維護(hù)能力；檔案信息的獲取能力；檔案信息的鑒定、評(píng)估能力；檔案信息的加工、提煉能力；檔案信息的交流、傳播能力；檔案信息市場(chǎng)的調(diào)查、營(yíng)銷(xiāo)能力。等等。
三、結(jié)語(yǔ)
總之，檔案的信息化管理已經(jīng)成為社會(huì)的趨勢(shì)，對(duì)于檔案本身、和諧社會(huì)的建設(shè)，對(duì)于低碳、環(huán)保生活方式的構(gòu)建具有積極的意義，我們當(dāng)前主要任務(wù)是在原有的平臺(tái)上，把信息平臺(tái)建設(shè)好，把檔案管好，提供檔案管理的水平。
1．醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理規(guī)范化的重要性
檔案，是指對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的文字?jǐn)?shù)據(jù)記錄。屬于國(guó)家所有的，由國(guó)家檔案局會(huì)同國(guó)家有關(guān)部門(mén)確定具體范圍；屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國(guó)家所有的，由省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門(mén)征得國(guó)家檔案局同意后確定具體范圍。醫(yī)院衛(wèi)生檔案是醫(yī)學(xué)知識(shí)儲(chǔ)備的財(cái)富，是醫(yī)療科技儲(chǔ)備的一種形式，是廣大醫(yī)療衛(wèi)生工作人員的勞動(dòng)成果和智慧結(jié)晶。規(guī)范化的檔案管理對(duì)于儲(chǔ)存數(shù)據(jù)、資源共享具有十分重要的意義。
檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分，在醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動(dòng)中的作用日益顯著[1]。檔案資料微觀(guān)上記載了醫(yī)院診療過(guò)程和結(jié)果，宏觀(guān)上反映了醫(yī)院的醫(yī)療水平和質(zhì)量，具有不可替代和無(wú)法復(fù)制的特性，這兩大特性決定了醫(yī)院衛(wèi)生檔案的重要性。完整的衛(wèi)生檔案不僅可以真實(shí)的反映具體病案信息，也可以從中分享資源，為日后的疾病診治積攢經(jīng)驗(yàn)，提供借鑒，應(yīng)該說(shuō)衛(wèi)生檔案是每一家醫(yī)院都不可或缺的醫(yī)療資源和寶貴財(cái)富。
2．對(duì)醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理現(xiàn)狀的分析
2.1制度不健全，未做到細(xì)節(jié)量化
醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理制度仍然延用粗線(xiàn)條，未引入精細(xì)管理模式，只簡(jiǎn)單的約束管理范圍和方式方法，卻未細(xì)分若干管理單元，造成衛(wèi)生檔案的混亂無(wú)序，即影響信息檢索又降低管理效率，無(wú)形中干擾了檔案信息的利用質(zhì)量。
2.2基礎(chǔ)不夯實(shí)，人力物力投入小
由于衛(wèi)生檔案管理細(xì)分不夠，致使檔案管理工作量降低，以筆者所在的三級(jí)甲等醫(yī)院為例，日均300件檔案的存儲(chǔ)量，卻僅有11名工作人員，除做好基本的幾項(xiàng)歸檔工作外，其他細(xì)分內(nèi)容無(wú)暇完成。而且檔案室設(shè)備簡(jiǎn)陋，未實(shí)現(xiàn)信息化，所有工作全部由人工完成。
2.3管理不規(guī)范，從業(yè)人員素質(zhì)低
衛(wèi)生檔案管理的規(guī)范化關(guān)鍵還在于管理人員的能力和素質(zhì)。目前醫(yī)院對(duì)衛(wèi)生檔案管理人員的素質(zhì)要求門(mén)檻過(guò)低，對(duì)文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、信息化水平以及政治素質(zhì)等方面要求的均不嚴(yán)格，以至于檔案管理人員頻發(fā)違背管理原則的問(wèn)題，對(duì)學(xué)術(shù)領(lǐng)域研究不能及時(shí)總結(jié)和發(fā)表成果，以及對(duì)管理問(wèn)題不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)等等。
3．醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理規(guī)范化措施
3.1加強(qiáng)制度建設(shè)，形成制度管理的有效模型
檔案靠管理，管理靠制度。只有具備精細(xì)的管理制度，才能提升檔案管理的質(zhì)量水平。為此，醫(yī)院要把制度建設(shè)放在首位，做到細(xì)節(jié)量化，對(duì)每一操作環(huán)節(jié)和流程進(jìn)行規(guī)范化運(yùn)作，即要有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，又要有激勵(lì)和考核，不斷促進(jìn)管理人員實(shí)施規(guī)范化的管理程序，提升衛(wèi)生檔案的管理質(zhì)量。
3.2補(bǔ)強(qiáng)基礎(chǔ)工作，加大檔案管理的基本投入
信息化是現(xiàn)代醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理的必由途徑，各家醫(yī)院均應(yīng)結(jié)合本院的實(shí)際設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)相應(yīng)的管理軟件，并盡可能的開(kāi)發(fā)普及通用型的管理軟件，以便于院與院間的信息交流和資源共享。檔案室應(yīng)引進(jìn)密集架，實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)的專(zhuān)業(yè)化和自動(dòng)化水平。
3.3規(guī)范管理流程，提高從業(yè)人員的能力素質(zhì)
對(duì)檔案管理人員實(shí)行素質(zhì)達(dá)標(biāo)考核制和從業(yè)資格審核聘用制，保證管理人員的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)以及身體素質(zhì)達(dá)標(biāo)，做到檔案管理人員即能保證檔案信息的機(jī)密性、又能保證管理質(zhì)量，同時(shí)能夠及時(shí)總結(jié)和提煉工作中的經(jīng)驗(yàn)做法進(jìn)行學(xué)術(shù)領(lǐng)域交流，不斷提升醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理的規(guī)范化水平。
4．結(jié)語(yǔ)
醫(yī)院衛(wèi)生檔案要積極適應(yīng)衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展需求，服務(wù)于醫(yī)院管理及醫(yī)療水平，通過(guò)完備的信息儲(chǔ)存、開(kāi)發(fā)和利用，全方位、深層次、多角度地為衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服務(wù)。
一、知識(shí)管理概述
知識(shí)管理即一個(gè)知識(shí)系統(tǒng)，主要包含人文與技術(shù)知識(shí)，我們要先從中獲取，加上自身創(chuàng)造，整合，然后記錄，以及不斷更新等諸多過(guò)程，最終目的是為了不斷創(chuàng)新知識(shí)且回饋到知識(shí)系統(tǒng)里面去，不斷積累，為構(gòu)建出一個(gè)量化和質(zhì)化的知識(shí)系統(tǒng)打好基礎(chǔ)，并形成一個(gè)永久的循環(huán)體系，知識(shí)管理是對(duì)領(lǐng)域里面的新事物進(jìn)行管理，通過(guò)知識(shí)的共享來(lái)創(chuàng)新，在創(chuàng)新的過(guò)程中求發(fā)展，更有利于應(yīng)對(duì)社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)的變化，更重要的是可以促進(jìn)自身的發(fā)展。我們知道知識(shí)管理最先推廣實(shí)行是在企業(yè)中，但是它融合了多種多樣的科學(xué)結(jié)晶，是具有前瞻性的，滲入到其他組織機(jī)構(gòu)是必然趨勢(shì)，只是時(shí)間上的問(wèn)題，知識(shí)管理作為一種管理理念出現(xiàn)在21世紀(jì)90時(shí)代初，更好奠定了以后被廣泛應(yīng)用的基礎(chǔ)。
二、檔案管理中知識(shí)管理的重要性
檔案是一種人們通過(guò)實(shí)踐，在過(guò)程中不斷沉淀、積累出具有保存意義的信息符號(hào)，它是知識(shí)信息得到傳播的一種重要形式，是顯性知識(shí)的一種代表，具有一定的權(quán)威性，但是現(xiàn)在的管理模式還是較落后，多數(shù)使用的是立卷式保存，這種傳統(tǒng)的管理方式顯然已經(jīng)不能順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，終將被淘汰。知識(shí)管理在檔案管理中有著十分巨大的作用，主要有以下兩點(diǎn):
（一）知識(shí)管理對(duì)拓展檔案管理的領(lǐng)域有顯著作用。
傳統(tǒng)的檔案管理，主要以文件、圖書(shū)、報(bào)紙等為基礎(chǔ)，人們過(guò)分注重把它們一一的區(qū)別開(kāi)，這樣只會(huì)限制了檔案管理的范圍，導(dǎo)致我們把重點(diǎn)放在對(duì)歷史記錄的保存上，停滯不前，不能利用現(xiàn)有的檔案信息。知識(shí)管理恰恰相反，它將一切記錄的載體都涵蓋在管理范圍內(nèi)，強(qiáng)調(diào)知識(shí)的應(yīng)用和共享，這樣極大的拓寬了檔案管理的領(lǐng)域。
（二）知識(shí)管理可以使檔案管理的價(jià)值得到提升。
傳統(tǒng)檔案管理一味的關(guān)注檔案的安全性，有沒(méi)有被損壞，使檔案的真正作用大打折扣，很大程度上并不能滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)于知識(shí)的需求。知識(shí)管理通過(guò)現(xiàn)代的、智能的手段，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，使用戶(hù)可以更便捷的汲取信息和知識(shí)，更迅速的促進(jìn)知識(shí)轉(zhuǎn)化成為社會(huì)價(jià)值。
三、如何把知識(shí)管理應(yīng)用到檔案管理中
（一）充分利用知識(shí)管理，加強(qiáng)創(chuàng)新思維。
創(chuàng)新思維在現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)不可或缺的條件，知識(shí)管理要求我們摒棄落后的思維模式，與時(shí)俱進(jìn)，將檔案中的信息與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，不僅能讓檔案中的原始信息傳遞出去，還可以更深層次的了解檔案知識(shí)所涵蓋的其他內(nèi)容，舉一反三，全方位的管理資源。在知識(shí)管理中，還要注重知識(shí)的高度共享，一百個(gè)人有一百種想法，檔案中的知識(shí)可以提供給不同的人，通過(guò)知識(shí)的傳遞、共享還有交流，從而產(chǎn)生新的知識(shí)。完全打破了在知識(shí)管理中的局限性，知識(shí)資源完全開(kāi)放，每個(gè)人都有可能從他人那里得到意想不到的啟示，從而為社會(huì)的發(fā)展做出更大更好的貢獻(xiàn)。
（二）強(qiáng)化檔案管理人員的自身修養(yǎng)。
檔案管理工作者中存在很多問(wèn)題，專(zhuān)業(yè)技能不熟練，知識(shí)匱乏，管理者自身的素養(yǎng)不高，這都取決于沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，管理人員思想落后，還停留在傳統(tǒng)的知識(shí)管理模式。檔案管理部門(mén)想要良好的運(yùn)作，就必須要掌握最新的檔案管理技術(shù)，只有注重人員的培訓(xùn)、繼續(xù)教育，形成一種互利互惠的文化氛圍，注重加強(qiáng)人員之間的情景演練，才能在檔案管理人員日后的工作中，把最新的管理模式帶來(lái)工作中來(lái)，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)把檔案管理與知識(shí)管理結(jié)合在一起。
（三）加大對(duì)人力和技術(shù)創(chuàng)新的投入。
研究者們往往只看到了在知識(shí)管理中需要高昂的代價(jià)才能徹底施行，但是他們也忽略了施行之后，讓現(xiàn)有的部門(mén)和人員得到有效利用，所降低的成本和風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理的很多設(shè)施并不健全，保存環(huán)境大部分都老化陳舊，為了加大知識(shí)管理在檔案管理中的應(yīng)用，就應(yīng)加大投入，無(wú)論是人員，還是環(huán)境，只有這些條件得到改善，才能更好的推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的步伐。還要加大對(duì)人力資源的投入，把知識(shí)管理人員和檔案管理結(jié)合起來(lái)。從而帶動(dòng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中的使用，使檔案管理更加有序化、完整化。
四、結(jié)束語(yǔ)
總之，在現(xiàn)如今的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案工作者一定要清醒的認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)的管理模式給檔案管理造成的不利影響，應(yīng)積極的抓住機(jī)遇，勇于創(chuàng)新，將檔案管理和知識(shí)管理結(jié)合在一起，合理的管理檔案，在保證用戶(hù)可以看到自身想獲取的信息前提下，確保知識(shí)管理模式中檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。
作者：梁美紅 單位：山西省文水縣蒼兒會(huì)辦事處
一、高速公路管理局檔案管理的作用
（一）積累經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
高速公路檔案局檔案管理的時(shí)候會(huì)有著一定的經(jīng)驗(yàn)吸取，這樣對(duì)于日后的高速公路發(fā)展有著積極的作用，對(duì)高速公路技術(shù)的創(chuàng)新也產(chǎn)生積極的影響。
（二）產(chǎn)生間接的經(jīng)濟(jì)效益。
高速公路檔案局檔案的管理一般是不會(huì)產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，但是卻可以把其利用成技術(shù)指導(dǎo)，這樣就會(huì)產(chǎn)生不可估量的經(jīng)濟(jì)間接經(jīng)濟(jì)效益。由于高速公路檔案管理是高速公路發(fā)展的重要部分之一，所以發(fā)展高速公路檔案局檔案管理工作是時(shí)代的要求。
二、高速公路檔案局檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）高速公路檔案局檔案管理收集方式不統(tǒng)一。
高速公路檔案局在收集檔案的時(shí)候沒(méi)有同一的收集方式制度，這樣就導(dǎo)致收集資料不完整。尤其是建設(shè)工程方面的檔案收集情況，收集工作者對(duì)于這些檔案的重要性沒(méi)有認(rèn)識(shí)到，因此，對(duì)于建設(shè)工程檔案的記載不全面，造成數(shù)據(jù)的遺失。
（二）高速公路檔案局檔案管理制度不完善。
在某些建筑施工企業(yè)，由于他們的工作量非常大，工作地點(diǎn)的地點(diǎn)也就流動(dòng)性大，這樣就會(huì)給檔案局收集檔案的時(shí)候造成一定的困難。因此，高速公路檔案局檔案管理制度的不完善，就會(huì)造成監(jiān)督力度下降，使檔案不能夠及時(shí)整理，最終使檔案遺失。所以，高速公路檔案局檔案管理制度的不完善也是高速公路檔案局檔案管理中較為突出嚴(yán)重問(wèn)題之一。
（三）高速公路檔案局檔案管理方式不合格。
高速公路的各個(gè)施工單位由于行政標(biāo)準(zhǔn)都不同，所以各個(gè)企業(yè)在收集檔案的時(shí)候所使用的方法也就不同。某些資料在收集的時(shí)候就會(huì)很容易產(chǎn)生混亂的情況，甚至還會(huì)因?yàn)槿藶榈脑蛟斐梢恍n案的遺失，最終由假資料進(jìn)行填補(bǔ)，這樣就會(huì)是檔案失去其真實(shí)性，
（四）高速公路檔案局檔案管理信息化落后。
目前各個(gè)企業(yè)正在朝著信息化時(shí)代前進(jìn)，但是高速公路檔案局檔案信息化的管理水平程度卻是沒(méi)有提高，這樣就會(huì)在很大的程度上制約了檔案利用率。某些高速公路企業(yè)檔案管理的硬件設(shè)施沒(méi)有達(dá)到變準(zhǔn)，這樣九十信息化檔案管理更加的難落實(shí)。雖然有些企業(yè)已經(jīng)建立了信息化系統(tǒng)，但是對(duì)于信息化管理的認(rèn)識(shí)程度不夠，這樣就會(huì)使檔案管理的程度還是停留在低水平。
（五）高速公路檔案局檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)低下。
高速公路檔案局檔案管理的工作人員是需要一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與素養(yǎng)的，但是針對(duì)現(xiàn)在高速公路檔案局的工作人員來(lái)說(shuō)，他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)素養(yǎng)低下，甚至是一些較為基層的工作人員沒(méi)有專(zhuān)業(yè)知識(shí)素養(yǎng)同時(shí)也沒(méi)有較強(qiáng)的責(zé)任心，這樣就會(huì)使他們?cè)谑占瘷n案的時(shí)候蒙混，嚴(yán)重降低檔案收集的質(zhì)量。
三、加強(qiáng)高速公路檔案局檔案管理的措施
（一）提高對(duì)高速公路檔案管理的認(rèn)識(shí)。
高速公路的管理組應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，對(duì)于相關(guān)政策要給予支持，加強(qiáng)管理部門(mén)的硬件設(shè)施的建設(shè)，把監(jiān)督制度落實(shí)到實(shí)處，并且要經(jīng)常組織檔案管理的工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。
（二）做好高速公路檔案收集工作。
高速公路的檔案收集有著其獨(dú)特的特點(diǎn)，對(duì)于一些工作地點(diǎn)流動(dòng)性大的工作，應(yīng)該派專(zhuān)門(mén)的工作人員進(jìn)行檔案整理收集，若是出現(xiàn)一些技術(shù)上問(wèn)題，就可以通過(guò)查詢(xún)檔案查明原因。
（三）完善檔案管理制度。
高速公路檔案管理是不能離開(kāi)制度的制約，因此，對(duì)于制度的完善在很大的程度上有利于檔案管理的順利進(jìn)行。高速公路檔案管理的制度在制度的時(shí)候要考慮多方面問(wèn)題，這樣就會(huì)是制度發(fā)揮最大的程度。
（四）加強(qiáng)檔案信息化管理。
現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部都在加強(qiáng)信息化管理。檔案管理的查詢(xún)、分析等方面都是涉及都檔案管理的信息化軟件建設(shè)。因此，若是想要提高檔案管理的信息化水平，就應(yīng)該要加強(qiáng)檔案管理的信息軟件的應(yīng)用，這樣才會(huì)在一定的程度上加強(qiáng)檔案管理的實(shí)用性，提高檔案管理的工作效率。
（五）提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。
若是想要提高檔案管理共組質(zhì)量，就應(yīng)該要提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。高速企業(yè)管理者應(yīng)該要派工作人員到現(xiàn)成進(jìn)行實(shí)踐，進(jìn)行實(shí)踐培訓(xùn)，這樣才會(huì)使檔案管理工作的效率不斷的提高。
四、總結(jié)
高速公路檔案管理在高速公路的發(fā)展中具有重要的作用，因此，應(yīng)該要針對(duì)相應(yīng)的問(wèn)題進(jìn)行措施改革，這樣對(duì)與高速公路的整個(gè)行業(yè)的發(fā)展都會(huì)起到重要的積極作用。高速公路檔案局檔案管理同是也是公路文化的重要組成部分之一，提高檔案管理同時(shí)也會(huì)促進(jìn)公路文化的建設(shè)與發(fā)展。重視高速公路檔案局檔案管理的建設(shè)與發(fā)展，是高速公路發(fā)展的必要前提，起著重要的作用。
作者：黃慶欣 單位：高速公路管理局伊通管理分局
