科研檔案管理研究3篇

開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇科研檔案管理研究3篇，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。

科研檔案管理研究篇1

1農(nóng)業(yè)科研檔案的涵義及其特性

1.1農(nóng)業(yè)科研檔案的涵義農(nóng)業(yè)科研檔案是指農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目在立項(xiàng)論證研究實(shí)施及過程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理等過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實(shí)物。根據(jù)科研內(nèi)容和科研管理程序，可區(qū)分為項(xiàng)目立項(xiàng)論證、研究實(shí)施及過程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理等階段各種形式和載體的科研文件材料[1]。本文只限于對(duì)農(nóng)作物在育種和栽培、土壤肥料、植物保護(hù)等方面的農(nóng)業(yè)科研檔案管理進(jìn)行探討。

1.2農(nóng)業(yè)科研檔案的特性農(nóng)業(yè)科研人員根據(jù)不同區(qū)域自然生態(tài)環(huán)境，用智慧、觀察力和農(nóng)業(yè)研究特有方式，對(duì)農(nóng)作物相同期間內(nèi)的生長發(fā)育、環(huán)境適應(yīng)、抗逆性等進(jìn)行研究，最終形成具有查考和利用價(jià)值的原始記錄材料。在對(duì)課題（項(xiàng)目）以及多個(gè)分支的反復(fù)研究過程中，每一個(gè)課題（項(xiàng)目）往往又形成一個(gè)獨(dú)立的檔案卷宗[2]。是課題（項(xiàng)目）申報(bào)、成果申報(bào)、成果利用和轉(zhuǎn)化的唯一憑證。從研究主體、研究領(lǐng)域、研究方式和檔案利用上看，都具有較強(qiáng)的專業(yè)性、特殊性、權(quán)威性和不可復(fù)制性。

2當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研檔案管理存在的問題

2.1檔案工作人員能力欠缺2020年11月，國家檔案局、科學(xué)技術(shù)部發(fā)布施行的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》，對(duì)科研檔案的管理原則、方法制度、歸檔范圍、檔案人員等做出了新的規(guī)定。就農(nóng)業(yè)科研檔案管理而言，雖然近年來有所加強(qiáng)，但仍有不少科研單位，特別是地市級(jí)的科研院所，人才培養(yǎng)、經(jīng)費(fèi)投入力度不大，沒有配備專職人員，一般由機(jī)關(guān)工作人員兼職，缺乏檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新能力，對(duì)科研檔案的收集整理指導(dǎo)協(xié)調(diào)不力，基本處于主管部門要什么就要求科研人員報(bào)什么、科研人員報(bào)送哪些材料就保存什么的狀態(tài)，農(nóng)業(yè)科研檔案的收集、歸檔、管理和利用不系統(tǒng)、不完整、不規(guī)范。

2.2知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)存在偏差由于檔案人員和科研人員學(xué)習(xí)理解《檔案法》《知識(shí)產(chǎn)權(quán)法》《植物品種保護(hù)法》不深不透，缺乏對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的正確認(rèn)識(shí)，把握不好科研材料管理的尺度，存在保護(hù)過度或不善的問題，給檔案管理及成果轉(zhuǎn)化造成障礙。一是部分科研人員擔(dān)心科研材料歸檔后有泄密風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目完成后，材料不歸檔、延遲歸檔或核心材料不歸檔的現(xiàn)象比較突出，甚至有的將重要材料留下，自行開發(fā)，私下轉(zhuǎn)讓[3]。二是科研人員在項(xiàng)目進(jìn)行中對(duì)核心的技術(shù)、資源、材料等保護(hù)不力，致使科研數(shù)據(jù)在未進(jìn)行品種保護(hù)、項(xiàng)目驗(yàn)收、成果鑒定前泄露。三是對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)過度保護(hù)，封閉自守，定密解密不規(guī)范，核心資源材料不交流，核心檔案材料達(dá)到解密時(shí)間不解密，私自擴(kuò)大保密范圍，造成知識(shí)產(chǎn)權(quán)的自然流失[4]。

2.3主管部門監(jiān)管指導(dǎo)不力《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》明確，國家檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，國家檔案主管部門對(duì)全國科研檔案實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)[1]。近幾年，各省市雖然進(jìn)行了檔案管理機(jī)構(gòu)改革，但改革過渡期，機(jī)制運(yùn)行、職能履行、分級(jí)管理還有待加強(qiáng)，對(duì)檔案管理尤其是科研檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠。各地農(nóng)業(yè)廳（局）作為農(nóng)業(yè)科研單位的主管部門，往往更注重行政職能的履行和業(yè)務(wù)方面的管理，對(duì)科研檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏有力的督促指導(dǎo)和長遠(yuǎn)建設(shè)的統(tǒng)籌謀劃。而農(nóng)業(yè)科研單位，無論是從整體規(guī)劃、專業(yè)力量，還是從基礎(chǔ)條件、制度機(jī)制看，都顯得比較薄弱，農(nóng)業(yè)科研檔案管理還處于較低水平。

2.4信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用不夠2017年３月，國家實(shí)施了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》；新出臺(tái)的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》也對(duì)發(fā)展電子檔案作了明確。雖然目前各地在推動(dòng)數(shù)字化檔案建設(shè)，但從實(shí)際情況看，大多停留在電腦檢索、方便查閱的利用層次，特別是對(duì)于科研檔案管理，很多單位存在安全顧慮、“駝鳥心態(tài)”和守陳思想，不敢或不會(huì)將信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理，仍然處于傳統(tǒng)的管理模式，大大限制科研檔案信息的開放共享和資源的深度開發(fā)。

3科研檔案管理對(duì)于成果轉(zhuǎn)化的必要性

3.1完善的科研檔案是專利申請(qǐng)與轉(zhuǎn)讓的必備條件農(nóng)業(yè)科研檔案是否完備，對(duì)于專利申請(qǐng)、成果轉(zhuǎn)讓至關(guān)重要。因此，科研人員和檔案部門必須在平時(shí)就注重科研檔案建設(shè)，按照專利申請(qǐng)、成果轉(zhuǎn)讓的相關(guān)要求和科研進(jìn)程，及時(shí)對(duì)每項(xiàng)科研項(xiàng)目（課題）的資料進(jìn)行收集整理，形成齊全、完整、系統(tǒng)的科研檔案，為科研成果的專利申請(qǐng)與轉(zhuǎn)讓提供必備條件。

3.2完善的科研檔案是提高成果轉(zhuǎn)化效率的重要保證農(nóng)業(yè)科研一般周期比較長，受自然環(huán)境等外在因素影響多，如果沒有詳細(xì)完備的科研記錄檔案，后續(xù)的成果轉(zhuǎn)化、推廣、應(yīng)用等工作就很難得到保證，甚至造成科研資源、科研成果的浪費(fèi)。高質(zhì)量的科研檔案管理帶來高效率的轉(zhuǎn)化利用，有的甚至可以直接進(jìn)行成果轉(zhuǎn)化和新產(chǎn)品開發(fā)，快速投放市場(chǎng)，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，從而最大程度地縮短科研成果從“實(shí)驗(yàn)室”到“生產(chǎn)線”的時(shí)間，提高轉(zhuǎn)化利用效率。

3.3完善的科研檔案是成果推廣應(yīng)用的前提基礎(chǔ)科研檔案的更大價(jià)值不在于“藏”，而在于“用”。如何使科研成果受惠于民、產(chǎn)生價(jià)值，必須要有記錄詳實(shí)、資料齊全、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、經(jīng)驗(yàn)可鑒的科研檔案作為開發(fā)利用的基礎(chǔ)。有了完善的科研檔案，科研人員才能更好發(fā)揮科研檔案的繼承作用和參考借鑒作用，站在以前經(jīng)驗(yàn)和他人肩膀之上，科學(xué)制定科研和生產(chǎn)計(jì)劃，擬制配套技術(shù)措施；才能著眼當(dāng)前地方政府、企業(yè)、農(nóng)民對(duì)新技術(shù)、新產(chǎn)品的強(qiáng)烈需求，有針對(duì)性地做好科技情報(bào)、檔案信息的咨詢工作；才能配合利用項(xiàng)目推廣、產(chǎn)品展銷等活動(dòng)，編寫技術(shù)資料，有目的地進(jìn)行宣傳推廣，增強(qiáng)科研成果的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益[5]。

3.4完善科研檔案是知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的迫切需要知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)不力，不僅侵害科研單位、科研人員的權(quán)益，同時(shí)也給科研成果轉(zhuǎn)化利用帶來障礙和影響。據(jù)查，僅2019年最高人民法院受理各類知識(shí)產(chǎn)權(quán)案高達(dá)3845件，其中涉及農(nóng)業(yè)科研的植物新品種案件34件[6]。目前，北京、上海、廣州已成立專門的知識(shí)產(chǎn)權(quán)法院，標(biāo)志著知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)進(jìn)入快速發(fā)展[7]，人們的知識(shí)產(chǎn)權(quán)意識(shí)越來越強(qiáng)，相關(guān)糾紛案件也會(huì)成為科研和生產(chǎn)中的常見問題。由于農(nóng)業(yè)科研周期較長、專業(yè)性強(qiáng)、保密困難，一旦發(fā)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)問題，鑒定和取證比較困難。只有平時(shí)把科研檔案做完善，才能在關(guān)鍵時(shí)候發(fā)揮其憑證作用，更好地維護(hù)自身權(quán)益不受侵害。

4農(nóng)業(yè)科研檔案促進(jìn)成果轉(zhuǎn)化帶來的積極效應(yīng)

4.1推動(dòng)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。農(nóng)業(yè)科研檔案促進(jìn)成果轉(zhuǎn)化，正是將農(nóng)業(yè)科技滲透到現(xiàn)代農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和社會(huì)生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)，從而廣泛推動(dòng)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，也是當(dāng)前實(shí)施鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略、推進(jìn)農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化強(qiáng)有力的支撐和引擎。據(jù)統(tǒng)計(jì)，每年我國僅農(nóng)作物新品種選育審定就多達(dá)幾千個(gè)，以2020年為例，通過審定的水稻品種1913個(gè)、玉米2827個(gè)、大豆335個(gè)、棉花88個(gè)。這些科研成果通過轉(zhuǎn)化利用，可以為社會(huì)創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

4.2創(chuàng)造更多就業(yè)機(jī)會(huì)農(nóng)業(yè)科研檔案推動(dòng)科研成果的成功轉(zhuǎn)化和廣泛應(yīng)用，必然衍生多種產(chǎn)業(yè)鏈。比如農(nóng)產(chǎn)品加工銷售、農(nóng)業(yè)特色旅游、農(nóng)業(yè)機(jī)械、良種繁育等等，通過科學(xué)規(guī)劃發(fā)展，形成集“種養(yǎng)加、產(chǎn)供銷、內(nèi)外貿(mào)、農(nóng)科教”為一體的農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)體系，不僅可以大大提升鄉(xiāng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展質(zhì)量，也能創(chuàng)造更多的就業(yè)機(jī)會(huì)，吸引年輕人投身鄉(xiāng)村振興，緩解城鄉(xiāng)就業(yè)壓力，促進(jìn)城鄉(xiāng)發(fā)展平衡。

4.3激發(fā)研科人員創(chuàng)新熱情農(nóng)業(yè)科研檔案促進(jìn)成果轉(zhuǎn)化，在推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，也給科研人員帶來可觀的經(jīng)濟(jì)收入。目前一個(gè)國審優(yōu)質(zhì)玉米、水稻新品種轉(zhuǎn)讓費(fèi)大概在50~300萬不等，有的甚至更高。國家和許多單位為推動(dòng)科研工作出臺(tái)了一些激勵(lì)政策，將成果轉(zhuǎn)化收益進(jìn)行按比分配，一部分留作單位的科研經(jīng)費(fèi)，另一部分用來獎(jiǎng)勵(lì)科研人員。成果轉(zhuǎn)化的成功，即使單位有了充足的科研經(jīng)費(fèi)，又讓科研人員享受到實(shí)惠，充分調(diào)動(dòng)了科研人員創(chuàng)新創(chuàng)造的熱情和干勁，使農(nóng)業(yè)科研在良性循環(huán)中得到更大發(fā)展。

4.4提高單位核心競(jìng)爭(zhēng)力科研檔案本身就是寶貴的科研資源，農(nóng)業(yè)科研成果及其轉(zhuǎn)化是一個(gè)單位的無形名片和宣傳窗口，代表農(nóng)業(yè)科研單位的實(shí)力。站在一定的科研積淀之上，使其在行業(yè)內(nèi)和相關(guān)領(lǐng)域得到更廣泛認(rèn)可，對(duì)爭(zhēng)取高級(jí)別科研項(xiàng)目、科研經(jīng)費(fèi)和高素質(zhì)科研人才等方面都有著重要的聚合作用，有利于更好的提升單位形象、科研水平和核心競(jìng)爭(zhēng)力。

5加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理，為成果轉(zhuǎn)化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

5.1健全完善檔案管理法規(guī)制度認(rèn)真貫徹《檔案法》、《促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化法》和《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，并結(jié)合本地區(qū)本單位實(shí)際，著眼科研成果轉(zhuǎn)化和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，制定農(nóng)業(yè)科研檔案相關(guān)管理規(guī)范，對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案的收集整理、立卷歸檔、保存管理、開發(fā)利用等做出明確具體規(guī)定，切實(shí)做到有章可循。同時(shí)，建立健全農(nóng)業(yè)科研檔案的整理歸檔、日常管理、定密保密、管理責(zé)任、檢查評(píng)查、檔案利用等系列制度，不斷提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理的規(guī)范化水平，切實(shí)為成果轉(zhuǎn)化提供基礎(chǔ)條件。

5.2大力培養(yǎng)檔案管理人才專業(yè)的人干專業(yè)的事。必須轉(zhuǎn)變“管檔案就是管資料，誰都能干”的認(rèn)識(shí)觀念，針對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案人員年齡結(jié)構(gòu)偏于老化、農(nóng)業(yè)科研和檔案業(yè)務(wù)素養(yǎng)較低、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不懂不會(huì)等問題和現(xiàn)狀，采取人才引進(jìn)、崗位調(diào)整、辦班培訓(xùn)、送學(xué)進(jìn)修等形式方法，提升農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員的農(nóng)業(yè)科研素養(yǎng)、檔案管理能力和信息技術(shù)水平，使其能夠真正參與到科學(xué)研究中抓檔案管理，與科研人員一起挖掘科研檔案的潛在價(jià)值，提升科研檔案在成果轉(zhuǎn)化中的效率和作用。

5.3積極創(chuàng)新檔案管理模式農(nóng)業(yè)科研與管理有其明顯的自身特點(diǎn)，農(nóng)業(yè)科研檔案也較行政文書檔案區(qū)別很大，具有材料來源散、收集鏈條長、記錄難度大、資料品類多等特點(diǎn)。在實(shí)際工作中，檔案管理部門與科研管理部門往往處于各干各的、分割脫節(jié)的狀態(tài)。解決這一問題，需要緊貼農(nóng)業(yè)科研的自身特點(diǎn)，在創(chuàng)新檔案管理模式上求突破。具體講，就是建立與科研計(jì)劃一體統(tǒng)籌、與項(xiàng)目實(shí)施一體推進(jìn)、與課題驗(yàn)收一體考評(píng)、與成果轉(zhuǎn)化一體利用的“五位一體”科研檔案管理模式，做到農(nóng)業(yè)科研每推進(jìn)一步、檔案工作就跟進(jìn)一步，確保科研檔案的詳實(shí)、完整、系統(tǒng)，為項(xiàng)目鑒定驗(yàn)收、專利申請(qǐng)轉(zhuǎn)讓、成果推廣應(yīng)用、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、科研經(jīng)驗(yàn)積累等打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

5.4提高檔案管理信息化水平當(dāng)前，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到空前廣泛的應(yīng)用，給社會(huì)各領(lǐng)域帶來了結(jié)構(gòu)性顛覆性影響。農(nóng)業(yè)科研檔案管理，要把握信息化發(fā)展方向，跟上社會(huì)技術(shù)變革的步伐，著眼現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展的需求，站在整個(gè)農(nóng)業(yè)系統(tǒng)的高度，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)和科學(xué)規(guī)劃，統(tǒng)籌好人才隊(duì)伍、資金投入等各方面資源，大力推進(jìn)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在農(nóng)業(yè)科研檔管理中的普及運(yùn)用。同時(shí)，要走出搞數(shù)字化檔案就是“電子掃描＋電腦儲(chǔ)存”的認(rèn)識(shí)誤區(qū)和發(fā)展層次，著眼農(nóng)業(yè)科研成果的價(jià)值特點(diǎn)，敢于樹立和實(shí)踐“共享”理念，綜合考慮信息咨詢、成果轉(zhuǎn)讓、交流合作、產(chǎn)權(quán)保護(hù)、利用權(quán)限、保密安全等因素，打造農(nóng)業(yè)科研成果和資源共享的“云平臺(tái)”，建立健全科研檔案開放利用機(jī)制，最大限度地挖掘農(nóng)業(yè)科研成果的價(jià)值和作用。

6結(jié)語

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研檔案管理在成果轉(zhuǎn)化中顯得越來越重要。要改變當(dāng)前科研檔案管理的現(xiàn)狀，必須認(rèn)真貫徹國家相關(guān)法律法規(guī)，把握信息化發(fā)展的大趨勢(shì)，積極創(chuàng)新方法模式，進(jìn)一步提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理的系統(tǒng)化規(guī)范化信息化水平，為農(nóng)業(yè)科學(xué)研究和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展發(fā)揮重要作用。

作者:龐雪芹 單位:武漢科技大學(xué)檔案館

科研檔案管理研究篇2

近年來，隨著我國農(nóng)業(yè)科研水平的快速提升，國家對(duì)農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目加大了投入力度，農(nóng)業(yè)科研取得了豐碩成果，科研項(xiàng)目不斷增加。因此，農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目資料隨之增多。但是科研項(xiàng)目管理還存在一些問題，例如配套檔案管理不完善、檔案管理人才匱乏，致使檔案管理工作壓力增大。有些科研項(xiàng)目資料在課題組手中保存，缺少專業(yè)性、規(guī)范化管理，重視程度不夠使一些科研項(xiàng)目資料丟失；有些紙質(zhì)材料因保存不當(dāng)，出現(xiàn)了霉變、蟲蛀等問題。這些問題都不利于農(nóng)業(yè)科研工作延續(xù)和再利用。因此，探究農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理模式，具有重要意義。

一、農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理存在的問題

（一）重視程度有待提高。在農(nóng)業(yè)科研單位中，往往只重視科技研發(fā)而輕視后期項(xiàng)目歸檔工作。尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)科研項(xiàng)目檔案歸檔工作的認(rèn)識(shí)和理解還有待提高。農(nóng)業(yè)科研工作以項(xiàng)目執(zhí)行為主，科研項(xiàng)目貫穿科研工作的全過程，而科研項(xiàng)目材料歸檔工作是否完整和統(tǒng)一，直接影響科研項(xiàng)目執(zhí)行效果和后續(xù)科研工作的延續(xù)。因此，領(lǐng)導(dǎo)干部高度重視，就有利于科研項(xiàng)目檔案工作的開展。在檔案信息化管理已普及推廣的形勢(shì)下，有些單位仍以人工為主進(jìn)行檔案管理等工作。因?qū)n案管理的重要性缺少認(rèn)識(shí)，進(jìn)而影響其價(jià)值的發(fā)揮。由于農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案具有系統(tǒng)性和連續(xù)性，在實(shí)際工作中，一旦檔案材料不完整甚至丟失，就會(huì)導(dǎo)致課題不能如期完成或是科研質(zhì)量下降，還會(huì)影響下一步課題的申報(bào)，形成惡性循環(huán)。

（二）項(xiàng)目執(zhí)行人檔案意識(shí)薄弱。項(xiàng)目執(zhí)行人大多重視科研項(xiàng)目的科學(xué)研究、實(shí)踐活動(dòng)、科研成果及成果轉(zhuǎn)化等過程，而忽視在項(xiàng)目前期申報(bào)、制定的實(shí)施方案、簽訂的合同任務(wù)書、試驗(yàn)示范過程、數(shù)據(jù)采集、資金使用、總結(jié)、結(jié)題驗(yàn)收、成果申報(bào)、成果轉(zhuǎn)化、報(bào)獎(jiǎng)等一系列的紙件材料和電子材料的歸檔工作。項(xiàng)目執(zhí)行人一是認(rèn)為這種工作應(yīng)該是檔案管理部門負(fù)責(zé)的事情，不需要他們來配合；二是認(rèn)為科研項(xiàng)目材料存到檔案管理部門，不如放在自己手里用起來方便。致使科研項(xiàng)目執(zhí)行人產(chǎn)生了錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，造成科研檔案不能及時(shí)歸檔，甚至材料缺失或不完整。

（三）檔案管理復(fù)合型人才匱乏。農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理流程繁瑣，科研項(xiàng)目存在跨年度、執(zhí)行周期不一致等情況。從項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、批復(fù)、年度執(zhí)行情況、結(jié)題、成果等全部資料按年度收集，到歸檔編目，再到入庫保存以及后期的借閱使用，都需要檔案管理人員嚴(yán)格遵循相關(guān)制度規(guī)范，并且要具有極強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)。一名合格的檔案管理員，除了要具備檔案學(xué)相關(guān)技能外，還必須對(duì)農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目有一定程度的了解。如果本部門已經(jīng)推行檔案信息管理系統(tǒng)，還需要檔案管理員掌握信息技術(shù)。因此，要想勝任農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理工作，就需要具備較強(qiáng)的復(fù)合能力。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在省級(jí)或市級(jí)許多農(nóng)業(yè)職能部門，大多配備了高素質(zhì)檔案管理人員；而在基層和農(nóng)業(yè)科研院所配備的檔案管理人員，具有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)技能，熟悉農(nóng)業(yè)科技相關(guān)知識(shí)的復(fù)合型人才還比較匱乏。

（四）檔案管理配套制度不完善。農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理作為一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作，要想保證各個(gè)流程做到順利完成且無縫銜接，需要一套完善的管理制度，為各項(xiàng)具體工作開展提供參照和依據(jù)。從整體上來看，近幾年我國農(nóng)業(yè)科研檔案管理制度逐步完善，但是還有一些科研單位的項(xiàng)目不在存檔范圍之中，同時(shí)在一些細(xì)節(jié)方面還存在不足。例如，在立卷標(biāo)準(zhǔn)上，不同地方的農(nóng)業(yè)科研單位，執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)存在差異。有的是按照科研項(xiàng)目的類別不同進(jìn)行分類；還有的是按照時(shí)間順序，把每個(gè)年度的檔案分成一類。在檔案形式上，有的是將紙質(zhì)檔案按照“三孔一線”的方式進(jìn)行整理，有的則是將所有檔案直接裝入檔案盒。由于缺少統(tǒng)一的制度標(biāo)準(zhǔn)，一方面給檔案管理增加了負(fù)擔(dān)，另一方面也影響了檔案資料的共享和利用。

（五）檔案管理模式滯后，利用率不高。農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案的價(jià)值在于利用，只有為科研人員、科研工作提供了幫助，在農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理上投入的時(shí)間、人力和物力才能得到回報(bào)。但是基層農(nóng)業(yè)科研單位，受到技術(shù)條件和管理人員專業(yè)性不強(qiáng)的限制，仍依賴于人工這種落后的管理模式。雖然以信息技術(shù)為支撐的檔案信息管理系統(tǒng)也得到安裝和使用，但多數(shù)情況下還是用于檔案資料的查找，沒有利用技術(shù)優(yōu)勢(shì)進(jìn)行更深層次的價(jià)值開發(fā)和挖掘利用。由于檢索效率不高，許多有價(jià)值的檔案沒能得到很好的利用，也就無法為農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新和科研成果產(chǎn)出提供支持和參考，也使農(nóng)業(yè)科研單位之間，無法就各自的檔案資源進(jìn)行高度共享,造成了檔案資源的浪費(fèi)，影響了農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。

二、加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理的必要性

（一）有利于農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新。農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案作為對(duì)農(nóng)業(yè)科研工作從項(xiàng)目申請(qǐng)、立項(xiàng)、實(shí)施、檢查評(píng)估、項(xiàng)目驗(yàn)收、成果鑒定、成果申報(bào)、成果轉(zhuǎn)化、科技推廣等各個(gè)環(huán)節(jié)、各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，也是對(duì)科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的具有保存價(jià)值的文字材料、圖表、數(shù)據(jù)及影像等各種形式的材料以紙質(zhì)或電子檔案形式的保存，可以對(duì)當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新工作提供有價(jià)值的借鑒。任何領(lǐng)域的科研創(chuàng)新，都必然會(huì)伴隨著各種困難甚至走一些彎路，而通過查找以往的項(xiàng)目檔案資料，則能夠借鑒前人的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從而讓農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)更加高效地開展。同時(shí)大大縮短了科研周期，保證了科研成果盡快轉(zhuǎn)化和推廣。另外，在農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案中也包含了科技工作者幾年甚至幾十年的成功經(jīng)驗(yàn)，可以為后人打開新的研究思路，提供有價(jià)值的參考。因此，把農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案當(dāng)成知識(shí)寶庫，可以對(duì)農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新和科研成果產(chǎn)出提供幫助。

（二）有利于農(nóng)業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展。隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，我國農(nóng)業(yè)正在經(jīng)歷轉(zhuǎn)型發(fā)展。而農(nóng)業(yè)的現(xiàn)代化、科技化則是一個(gè)必然趨勢(shì)。農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目成果轉(zhuǎn)化及試驗(yàn)示范，可以為不同區(qū)域的產(chǎn)業(yè)發(fā)展起到示范引領(lǐng)的作用，還可以扶持龍頭企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展，帶動(dòng)地方吸引符合本地特色發(fā)展的企業(yè)入駐，推動(dòng)地方特色農(nóng)產(chǎn)品的精深加工等產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。在農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案中，就包含了不同區(qū)域農(nóng)業(yè)科技水平的全面調(diào)查。通過查閱這些檔案，可以為地方產(chǎn)業(yè)發(fā)展方向提供科技支撐，也是為農(nóng)業(yè)科研工作者了解各地農(nóng)業(yè)科技水平的一個(gè)有效途徑。同時(shí)根據(jù)實(shí)際情況，尋找到農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新的方向，提高了農(nóng)業(yè)科研成果轉(zhuǎn)化和利用價(jià)值，能助推農(nóng)業(yè)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)。

三、完善農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策

（一）強(qiáng)化崗位責(zé)任制，細(xì)化檔案管理流程。農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案從前期資料文件的搜集、篩選，到最后入庫存儲(chǔ)，整個(gè)流程包含了諸多的細(xì)節(jié)要點(diǎn)。為確保科研項(xiàng)目檔案順利交接，需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與檔案管理人員有效配合，明確責(zé)任分工，落實(shí)崗位責(zé)任制，確保科研項(xiàng)目檔案管理的每項(xiàng)工作、每一個(gè)環(huán)節(jié)都能落實(shí)到位。對(duì)于農(nóng)業(yè)科技成果已經(jīng)推廣應(yīng)用的，需要將成果轉(zhuǎn)讓協(xié)議書、轉(zhuǎn)讓技術(shù)資料等文件及時(shí)提交給檔案管理人員，而檔案管理人員也要及時(shí)與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)接收集資料，保證后續(xù)項(xiàng)目材料的齊全、完整。完成檔案驗(yàn)收后，填寫驗(yàn)收單，然后由分管領(lǐng)導(dǎo)簽字。因有些科研項(xiàng)目檔案存在知識(shí)產(chǎn)權(quán)和涉密等情況，在歸檔之后，無論是日常的檔案整理，還是檔案的檢索和出借，都需要檔案管理人員嚴(yán)格執(zhí)行制度規(guī)范，最大程度上保證檔案資料的完整性和安全性。

（二）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)檔案管理工作，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研快速發(fā)展，必須建立一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍。重點(diǎn)抓好人才的“引進(jìn)”和“培養(yǎng)”兩項(xiàng)工作。“引進(jìn)”就是結(jié)合農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作需要和檔案管理信息化趨勢(shì)，在人員招聘時(shí)，除了要具備檔案管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)外，還要考察信息技術(shù)、農(nóng)業(yè)科技等方面的知識(shí)儲(chǔ)備情況，優(yōu)先選拔錄用復(fù)合能力較強(qiáng)的應(yīng)聘者，從而為下一步農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作高效率的開展，以及檔案價(jià)值的深層次挖掘提供人才支持。“培養(yǎng)”主要是針對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員，通過培訓(xùn)和外派學(xué)習(xí)等形式，鼓勵(lì)他們進(jìn)行深造，彌補(bǔ)不足，獲得更高級(jí)別的職業(yè)資格證，培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科研檔案管理的人才。

（三）完善制度建設(shè)，提升管理規(guī)范化水平。為適應(yīng)農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理需求，必須建立一套規(guī)范的管理辦法和規(guī)章制度。一是建立科研項(xiàng)目歸檔范圍，明確科研項(xiàng)目檔案的收集內(nèi)容。特別是科研項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施過程、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、成果鑒定等材料接收，都要有統(tǒng)一的規(guī)定，并做出明確的說明。二是建立農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目文件資料的歸檔流程、具體的格式標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)間節(jié)點(diǎn)等，使項(xiàng)目執(zhí)行人和檔案管理者明確歸檔節(jié)點(diǎn)，保證科研項(xiàng)目執(zhí)行與歸檔工作同步進(jìn)行。因科研項(xiàng)目從立項(xiàng)、執(zhí)行、驗(yàn)收、成果鑒定、成果報(bào)獎(jiǎng)、成果轉(zhuǎn)化的全過程執(zhí)行周期比較長，因此，需要規(guī)范不同時(shí)間節(jié)點(diǎn)提交不同的項(xiàng)目檔案材料歸檔，在原有制度的基礎(chǔ)上就要進(jìn)一步細(xì)化，減少歧義。三是建立科研項(xiàng)目考核管理機(jī)制，把科研項(xiàng)目歸檔納入年度考核中，并且與項(xiàng)目執(zhí)行人的績(jī)效考核掛鉤，提高項(xiàng)目執(zhí)行人對(duì)科研項(xiàng)目歸檔工作的重視程度，進(jìn)一步保證科研項(xiàng)目檔案工作的順利開展。四是健全檔案信息化管理制度，通過借鑒其他檔案管理單位的成功經(jīng)驗(yàn)，制定出關(guān)于農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目電子檔案收集、備份、共享、利用等相關(guān)工作制度。讓制度緊跟農(nóng)業(yè)科研檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，使檔案資料的價(jià)值得到更好利用。

（四）開拓創(chuàng)新，利用信息技術(shù)挖掘檔案價(jià)值。隨著檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的不斷提升，農(nóng)業(yè)科研檔案的管理思維和方法也要順應(yīng)時(shí)代的變化，做出與時(shí)俱進(jìn)的調(diào)整。隨著現(xiàn)代化大農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新步伐快速推進(jìn)，農(nóng)業(yè)科研單位更加重視信息技術(shù)在科技創(chuàng)新及檔案管理等工作中的應(yīng)用價(jià)值。特別是有些基層單位信息基礎(chǔ)設(shè)施比較匱乏、信息管理水平相對(duì)落后，要在信息化建設(shè)方面加大投入力度，確保檔案管理信息化水平的持續(xù)提升。以黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院草業(yè)研究所寒地作物種質(zhì)資源庫的種質(zhì)資源綜合管理平臺(tái)建設(shè)為例，把幾萬份農(nóng)作物種質(zhì)資源利用物聯(lián)網(wǎng)、5G、大數(shù)據(jù)及人工智能等技術(shù)，構(gòu)建種質(zhì)資源“收集-評(píng)價(jià)-鑒定-管理-挖掘-應(yīng)用”的保護(hù)利用創(chuàng)新體系，實(shí)現(xiàn)種質(zhì)資源保護(hù)利用的全流程智能化管控，實(shí)現(xiàn)種質(zhì)資源數(shù)據(jù)高效共享及平臺(tái)互聯(lián)互通。利用種質(zhì)資源數(shù)據(jù)平臺(tái)，深度挖掘優(yōu)異種質(zhì)資源，將種質(zhì)資源優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)變成可利用的親本材料優(yōu)勢(shì)，培育出更多具有突破性的作物新品種。種質(zhì)資源綜合管理平臺(tái)為種質(zhì)資源長期安全儲(chǔ)藏、種質(zhì)資源的更新繁殖安全高效管理、種質(zhì)資源的數(shù)據(jù)在線交流分發(fā)、高效利用和效果追蹤提供了數(shù)字化解決方案，實(shí)現(xiàn)了種質(zhì)資源全方位信息化管理的新模式。因此，檔案管理人員要利用大數(shù)據(jù)等前沿技術(shù)手段，進(jìn)一步挖掘檔案的利用價(jià)值。可以通過建設(shè)檔案資源共享平臺(tái)，讓國內(nèi)農(nóng)業(yè)科研單位將非涉密的檔案資料在平臺(tái)上共享交換，相互學(xué)習(xí)和借鑒，使農(nóng)業(yè)科研檔案的實(shí)際利用價(jià)值得到快速提升。

四、結(jié)語

在我國農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新快速發(fā)展的同時(shí)，積累了大量的農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目資料，這些資料是多年來農(nóng)業(yè)科研工作者的寶貴經(jīng)驗(yàn)，可以為以后的科技創(chuàng)新提供技術(shù)支撐。面對(duì)種類多樣、數(shù)量龐大且管理要求極高的農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案。一方面，要加快檔案各項(xiàng)制度建設(shè)，做到各項(xiàng)工作規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，保證檔案資料完整、可用；另一方面，要重視信息技術(shù)引進(jìn)和人才培養(yǎng)，提升檔案資源利用價(jià)值，加快現(xiàn)代化大農(nóng)業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。

作者:孔曉蕾 單位:黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院草業(yè)研究所

科研檔案管理研究篇3

一、醫(yī)院科研檔案管理概述

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)等過程中形成的原始材料，在一定程度上能體現(xiàn)醫(yī)院總體及醫(yī)生個(gè)人的水平。醫(yī)院科研檔案信息資源通過多渠道、多載體、多形式的公開及利用服務(wù)，對(duì)醫(yī)院發(fā)展創(chuàng)新、醫(yī)生專業(yè)水平提高具有一定的借鑒作用，使科研檔案發(fā)揮出更大價(jià)值。對(duì)于科研檔案管理而言，科研檔案主要涉及臨床、教學(xué)、行政等多個(gè)部門，檔案來源較為分散，形成人員較多，且科研檔案形成過程的生命周期都比較長，其申報(bào)立項(xiàng)、項(xiàng)目實(shí)施、結(jié)題驗(yàn)收等環(huán)節(jié)涉及的業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)流程都比較多。醫(yī)院檔案工作人員作為醫(yī)院科研檔案的主要管理人員，承擔(dān)著制度建設(shè)、監(jiān)督指導(dǎo)及業(yè)務(wù)活動(dòng)具體開展等工作，除了需具備專業(yè)的檔案理論知識(shí)、信息化基礎(chǔ)知識(shí)、業(yè)務(wù)管理能力外，還應(yīng)對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)職能活動(dòng)有全面的了解，這樣才能為科學(xué)高效推進(jìn)檔案管理發(fā)揮醫(yī)院科研檔案的更大價(jià)值。

二、醫(yī)院科研檔案管理利用遇到的問題

（一）檔案意識(shí)淡薄。一是醫(yī)院是以醫(yī)療工作為中心的單位，院領(lǐng)導(dǎo)及管理人員主要把精力投入到醫(yī)療工作及科研工作上，對(duì)檔案工作的重視程度不夠，投入的資源十分有限，信息化基礎(chǔ)更是薄弱，對(duì)于檔案的認(rèn)知僅限于“管理即存放，工作即保管”的傳統(tǒng)思想。二是醫(yī)院其他人員對(duì)于檔案認(rèn)知程度也普遍較低，特別是開展科研項(xiàng)目的相關(guān)人員，往往以結(jié)果為導(dǎo)向，并不注重過程中各種有歸檔價(jià)值的科研檔案資料的收集與整理工作，不注重維護(hù)科研檔案各文件之間的有機(jī)聯(lián)系，從而造成科研檔案收集不全、管理不善。

（二）知識(shí)結(jié)構(gòu)欠缺。雖然我院的檔案管理人員具備一定的專業(yè)理論知識(shí)和業(yè)務(wù)實(shí)操技能，但是隨著檔案業(yè)務(wù)的深化和載體形式的多樣，原有的知識(shí)結(jié)構(gòu)已無法滿足日常管理所需。特別是醫(yī)院科研檔案有其獨(dú)特性和專業(yè)性，檔案信息化建設(shè)也有較強(qiáng)的技術(shù)性和實(shí)踐性，這都對(duì)檔案工作人員提出了更高要求，除了擁有扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)外，還要不斷擴(kuò)充醫(yī)療業(yè)務(wù)知識(shí)、信息技術(shù)知識(shí)，從而豐富各類知識(shí)儲(chǔ)備和結(jié)構(gòu)，更好地勝任崗位工作。

（三）歸檔形式單一。目前我院科研檔案的歸檔形式主要依賴于科研部門在科研項(xiàng)目完成后整合上交，且大部分都是以紙質(zhì)形式作為最終歸檔載體。這樣的歸檔形式，一方面，可能會(huì)流失在科研項(xiàng)目進(jìn)展中一些其他有歸檔價(jià)值的文件材料，如行政部門的管理性文件，項(xiàng)目運(yùn)行過程的各部門、單位之間的重要往來文件等；另一方面，由于主要載體是紙質(zhì)文件，容易造成檔案載體利用不便和科研檔案信息資源的匱乏。

（四）檔案借閱困難。一是我院檔案室雖位于單獨(dú)樓層，但由于庫房、借閱、辦公面積有限，提供的現(xiàn)場(chǎng)查閱條件較為不便，而科研檔案借閱過程中涉及的檔案數(shù)量較多，不能很好地滿足現(xiàn)場(chǎng)查閱的要求。二是科研檔案利用的需求人員較多為醫(yī)療人員，常因工作繁忙等原因無法上門借閱查詢，檔案查詢一般通過電話口述的形式，過程中涉及大量的醫(yī)學(xué)專業(yè)術(shù)語，而檔案工作人員很可能對(duì)口述的需求一知半解，因此很難精準(zhǔn)地從大量的紙質(zhì)文件中定位到所需材料，且無法確認(rèn)所需檔案資料的具體信息是否準(zhǔn)確、是否全面，檔案利用的查全率、查準(zhǔn)率效果較差。三是通過近年來檔案利用經(jīng)驗(yàn)總結(jié)發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案借閱方式及手工登記流程較為繁瑣，并不高效。此外，科研檔案借閱一般為全項(xiàng)目借閱，材料內(nèi)容較多，可能因管理不善、疏忽大意導(dǎo)致紙質(zhì)檔案借閱過程中信息泄露、檔案損壞，導(dǎo)致檔案在完整性、原始性、保密性上出現(xiàn)問題，影響檔案保管安全。四是審批流程冗長。因我院開展科研項(xiàng)目的部門較多，形成科研檔案涉及不同部門的審批流程。而目前在科研檔案利用時(shí)，其利用流程未進(jìn)行有效梳理和統(tǒng)一規(guī)劃，往往花費(fèi)較長的時(shí)間才能夠獲取到所需的檔案，使得科研檔案的利用率下降。

（五）軟硬環(huán)境薄弱。目前我院科研檔案以紙質(zhì)文件為主，但是隨著檔案信息化發(fā)展的客觀需求，對(duì)科研檔案管理的軟硬件環(huán)境也產(chǎn)生了新的要求。一是檔案管理方式仍較為傳統(tǒng)，特別是在檔案數(shù)據(jù)條目、元數(shù)據(jù)管理、接收利用等業(yè)務(wù)流程方面主要通過手工著錄、手工管理，迫切需要一套完善的檔案信息系統(tǒng)來輔助管理，提高工作效率。二是隨著信息系統(tǒng)的建設(shè)及電子文件等載體形式的豐富，檔案庫房資源就不能局限于保管傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，需要配置配備能夠滿足電子檔案長期保管的存儲(chǔ)設(shè)備及信息系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)維的服務(wù)器環(huán)境。三是基于科研檔案信息資源的安全、保密要求，科研檔案在信息化環(huán)境下的收管存用流程，對(duì)其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的穩(wěn)定及安全防護(hù)也提出了更高要求。

三、醫(yī)院科研檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策實(shí)施

（一）不斷提升檔案工作意識(shí)。隨著國家及社會(huì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深入發(fā)展，我國檔案法律法規(guī)及業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系的持續(xù)完善和發(fā)展，特別是《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的發(fā)布，都對(duì)檔案信息化發(fā)展提出了新的要求與任務(wù)。檔案作為重要信息資源的價(jià)值也受到更多重視與關(guān)注,有助于院領(lǐng)導(dǎo)和管理人員改變對(duì)于檔案工作的傳統(tǒng)認(rèn)知，提升對(duì)檔案工作的重視程度和支持度。此外，醫(yī)院檔案工作人員也應(yīng)該積極開展宣傳活動(dòng)，舉行專題宣傳或講座，如新版《檔案法》的宣傳、新標(biāo)準(zhǔn)的宣傳，利用院內(nèi)宣傳墻張貼宣傳海報(bào)，在醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)中開辟專欄等形式，使檔案工作與院內(nèi)其他職能工作活動(dòng)產(chǎn)生更多交集，從而提升醫(yī)院廣大職工的檔案意識(shí)。

（二）豐富檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)。為了更好地開展醫(yī)院科研檔案的管理工作，檔案管理人員不僅需了解醫(yī)院科研檔案相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)、熟悉業(yè)務(wù)流程，主動(dòng)介入科研檔案全生命周期管理，參與科研檔案形成歸檔全過程。更需要檔案管理人員懂得檔案信息化基礎(chǔ)知識(shí)與概念，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)，如5IABC有一定的掌握及了解，這樣才能做好全院檔案信息化建設(shè)頂層設(shè)計(jì)，在工作中運(yùn)用新技術(shù)、新方法，創(chuàng)新思維，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作行穩(wěn)致遠(yuǎn)，提高各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作的管理水平，更好地為醫(yī)院廣大職工提供檔案服務(wù)，深挖檔案價(jià)值。

（三）加強(qiáng)檔案軟硬環(huán)境建設(shè)。對(duì)于檔案信息化建設(shè)而言，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是一項(xiàng)基礎(chǔ)但又極為重要的工作，應(yīng)當(dāng)予以重視，給予投入。在軟件建設(shè)上，可參考《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，充分調(diào)研檔案管理人員及檔案利用人員的需求，結(jié)合醫(yī)院各項(xiàng)職能活動(dòng)的實(shí)際情況，選取各項(xiàng)功能模塊簡(jiǎn)單實(shí)用、功能明確的軟件系統(tǒng)，并選擇社會(huì)上較為成熟優(yōu)秀的檔案產(chǎn)品服務(wù)商，從而降低自研成本，確保系統(tǒng)穩(wěn)定可靠及維護(hù)升級(jí)服務(wù)的可持續(xù)。在硬件建設(shè)上，醫(yī)院檔案部門應(yīng)和信息化部門通力合作，重點(diǎn)關(guān)注系統(tǒng)服務(wù)器配置、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可靠穩(wěn)定及信息系統(tǒng)安全防護(hù)備份機(jī)制等問題，合理規(guī)劃資源的投入與配置，確保檔案信息系統(tǒng)用戶網(wǎng)絡(luò)并發(fā)、檔案信息資源上傳下載等關(guān)鍵環(huán)節(jié)不宕機(jī)、不崩潰，檔案信息資源交互、檔案信息資源保管等機(jī)制策略不泄密、不丟失。

（四）加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。醫(yī)院科研檔案信息化的建設(shè)，也是醫(yī)院科研檔案信息資源的建設(shè)，沒有科研檔案信息資源，信息化建設(shè)也是無米之炊。在建設(shè)檔案信息資源的過程中，應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)以下幾方面檔案信息資源的收集。一是加強(qiáng)科研檔案歸檔移交時(shí)目錄數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)的收集與數(shù)據(jù)質(zhì)量，從而保證科研檔案的利用人員可以通過關(guān)鍵字檢索出想要的檔案。醫(yī)院檔案管理人員可聯(lián)合科研人員認(rèn)真梳理科研檔案管理及利用過程中所需的各項(xiàng)元數(shù)據(jù)信息，規(guī)范各項(xiàng)數(shù)據(jù)著錄格式與標(biāo)準(zhǔn)，充分利用信息系統(tǒng)輔助管理的功能，盡量減少手工著錄管理可能存在的錯(cuò)誤。此外，檔案管理人員應(yīng)重視已歸檔科研檔案的歷史問題，設(shè)法補(bǔ)足完善歷史數(shù)據(jù)的缺項(xiàng)漏項(xiàng)。二是開展醫(yī)院科研檔案存量數(shù)字化、增量電子化的相關(guān)工作。制訂好檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，保證數(shù)字化副本質(zhì)量，特別是運(yùn)用ORC技術(shù)實(shí)現(xiàn)科研檔案的全文檢索功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)科研檔案內(nèi)容的深層次檢索，進(jìn)一步滿足科研檔案利用人員的個(gè)性化檢索需求，提高科研檔案利用效率。在存量檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，如可投入的財(cái)力有限，應(yīng)對(duì)形成年代較早、較為珍貴、重大科研項(xiàng)目或日常利用較多的科研檔案等，優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化管理。在增量電子化建設(shè)工作上，應(yīng)客觀結(jié)合醫(yī)院檔案管理水平與條件的基礎(chǔ)上，積極推行科研檔案由雙套制向單套制、單軌制的轉(zhuǎn)變。三是豐富檔案信息資源的組成形式。目前醫(yī)院科研檔案信息資源的載體形式常以紙質(zhì)文件或電子文件為主，往往缺少在科研過程中一些有價(jià)值的聲像檔案的歸檔。檔案部門應(yīng)聯(lián)合各部門，主動(dòng)加強(qiáng)對(duì)科研項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)或里程碑，如對(duì)研究過程，驗(yàn)收過程聲像檔案及其他載體形式檔案的收集與整理，規(guī)范聲像檔案數(shù)據(jù)格式與“六要素”等著錄項(xiàng)要求，保證聲像檔案可查可用，進(jìn)一步反映科研項(xiàng)目全貌。

（五）提高檔案資源利用效率。通過建立醫(yī)院檔案利用服務(wù)門戶網(wǎng)站，醫(yī)院科研檔案的利用可突破時(shí)間、空間的限制，利用方式也不再局限于電話咨詢、手工翻閱等形式，檔案利用人員可通過個(gè)人辦公計(jì)算機(jī)、移動(dòng)終端等設(shè)備，在控制權(quán)限的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)科研檔案信息資源的查詢和瀏覽，使得科研檔案利用的方式方法更加多樣，效率更加高效。對(duì)于一些需要線下瀏覽借閱、涉及檔案出入庫登記的情況，可積極運(yùn)用RFID等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案出入庫的快速準(zhǔn)確登記，庫藏變化的動(dòng)態(tài)管理，減少手工登記及庫藏盤點(diǎn)的繁瑣低效，提高線下借閱時(shí)的工作效率，節(jié)約檔案管理人員及利用人員雙方寶貴的時(shí)間。另外，醫(yī)院檔案工作人員應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)工作主動(dòng)性，通過在檔案利用門戶網(wǎng)站發(fā)布新歸檔資源目錄，專題檔案編研成果等形式，充分挖掘和整合各類檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用。

（六）促進(jìn)檔案資源智慧利用。在深入建設(shè)醫(yī)院科研檔案信息資源的同時(shí)，檔案部門應(yīng)以檔案利用需求為導(dǎo)向，充分發(fā)揮知識(shí)管理、數(shù)據(jù)治理等理念，不斷創(chuàng)新檔案利用方式和方法，對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次加工和知識(shí)化組織，將各種隱性知識(shí)顯性化，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部知識(shí)的充分共享，幫助醫(yī)院科研等各類人員快速發(fā)現(xiàn)本院已有的存量知識(shí)，節(jié)約科研成本，提高科研效率。在實(shí)現(xiàn)途徑上可通過運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，整合和利用各類內(nèi)外部信息資源，促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部各類知識(shí)資源和外部的情報(bào)資源、信息資源的充分聚合。利用自然語言處理的各類方法，識(shí)別各類信息資源中的知識(shí)單元，利用本體構(gòu)建知識(shí)單元之間的語義關(guān)系，構(gòu)建不同類型的醫(yī)院科研知識(shí)庫、專題情報(bào)知識(shí)庫，為院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行發(fā)展規(guī)劃、科研人員進(jìn)行技術(shù)研究、管理人員總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)提供強(qiáng)大支撐，從而實(shí)現(xiàn)有針對(duì)性地、主動(dòng)地為醫(yī)院科研、管理、經(jīng)營等各項(xiàng)職能活動(dòng)提供全方位、多層次的個(gè)性化檔案信息利用和知識(shí)決策支持服務(wù)。

四、結(jié)語

基于本文論述與筆者實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，醫(yī)院科研檔案信息化建設(shè)并非一蹴而就，其有著諸多復(fù)雜繁瑣的建設(shè)內(nèi)容及工作流程，需要醫(yī)院提供可靠且持續(xù)的組織保障、制度保障、資源保障。作為醫(yī)院一名基層檔案工作者，需要不斷完善和豐富自身的知識(shí)儲(chǔ)備和結(jié)構(gòu)，在檔案信息化建設(shè)等業(yè)務(wù)工作上勇挑重?fù)?dān)、主動(dòng)作為，為院檔案管理工作提供強(qiáng)有力的知識(shí)支持與服務(wù)保障。

作者:徐楊 單位:上海市嘉定區(qū)中心醫(yī)院