時(shí)間：2023-05-29 18:22:11
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案管理辦法，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1. 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》正式實(shí)施的時(shí)間是（）。
A．2017年12月11日 B．2017年1月1日
C．2017年7月1日 D．2017年1月1日
2.根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊的部門應(yīng)是（）。
A．單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)
B．單位的檔案機(jī)構(gòu)或檔案人員所屬機(jī)構(gòu)
C．單位的人力資源機(jī)構(gòu)
D．單位的有關(guān)業(yè)務(wù)部門
3.根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。這里所說的單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案的時(shí)間應(yīng)為（）。
A．1.5年 B．半年 C．2年 D．1年
4. 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊也是一種重要的會(huì)計(jì)檔案，它的編制部門是（）。
A．單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu) B．單位行政辦公室
C．單位人力資源部門 D．單位檔案管理機(jī)構(gòu)
5.根據(jù)規(guī)定，負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作的部門應(yīng)是（）。
A．單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu) B．單位辦公室
C．單位人力資源部門 D．單位檔案管理機(jī)構(gòu)
6.根據(jù)規(guī)定，屬于企業(yè)永久保存的會(huì)計(jì)檔案是（）。
A．總賬 B．銀行對賬單
C．財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊
7.根據(jù)規(guī)定，保存期為30年的會(huì)計(jì)檔案是（）。
A．總賬 B．銀行對賬單
C．財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊
8.下列不屬于永久保管的會(huì)計(jì)檔案是（ ）
A．總賬 B．會(huì)計(jì)檔案保管清冊
C．年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊
9.保存期為30年的會(huì)計(jì)檔案并不少，但（）例外。
A．總賬 B．會(huì)計(jì)檔案移交清冊
C．會(huì)計(jì)憑證 D．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊
10. 關(guān)于會(huì)計(jì)檔案所涵蓋的范圍，以下說法正確的是（）。
A．會(huì)計(jì)檔案，即為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
B．會(huì)計(jì)檔案既包括紙質(zhì)的會(huì)計(jì)資料，也包括一些電子的會(huì)計(jì)資料
C．由于銀行對賬單和銀行存款余額調(diào)節(jié)表均不屬于企事業(yè)單位的原始憑證，所以它們也就不屬于會(huì)計(jì)檔案資料
D．財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位等的基本建設(shè)撥、貸款年報(bào)（決算）不屬于會(huì)計(jì)檔案資料
11.關(guān)于會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書，以下說法錯(cuò)誤的是（）。
A．會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書均應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)填制
B．會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書均屬于會(huì)計(jì)檔案資料
C．會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書的保管期限并不完全相同
D．會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書產(chǎn)生（或填制）的時(shí)間并不一致，涉及的當(dāng)事人也不完全相同
12.關(guān)于會(huì)計(jì)檔案，以下說法正確的是（）。
A．總賬、明細(xì)賬是會(huì)計(jì)檔案，而固定資產(chǎn)卡片和輔助賬不是會(huì)計(jì)檔案
B．銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷，單位負(fù)責(zé)人不需要在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
C．對各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷的部門是立檔單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員
D．根據(jù)規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，應(yīng)暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管半年
13.關(guān)于會(huì)計(jì)檔案的銷毀，以下說法錯(cuò)誤的是（）。
A.保管期滿未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證不得銷毀
B.正在建設(shè)期間的建設(shè)單位會(huì)計(jì)檔案不得銷毀
C.會(huì)計(jì)檔案銷毀需要單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊
D.會(huì)計(jì)檔案銷毀需要單位檔案管理機(jī)構(gòu)與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷
14. 關(guān)于會(huì)計(jì)檔案保管，以下說法錯(cuò)誤的是（）。
A. 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為十年和三十年
B.會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起
C.單位的總賬和年度財(cái)務(wù)報(bào)告均屬于永久保存的會(huì)計(jì)檔案
D.會(huì)計(jì)檔案的保管辦法所規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限
15. 按照規(guī)定，主管全國會(huì)計(jì)檔案工作，并共同制定全國統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度，對全國會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)的部門，是指（）。
A.財(cái)政部 B. 國家檔案局
C. 財(cái)政部和國家檔案局 D. 人大財(cái)經(jīng)委員會(huì)和檔案部門
16. 關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案，以下說法錯(cuò)誤的是（）。
A. 電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交
B. 屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料，必須屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案
C.電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷
D.檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全
二、多項(xiàng)選擇題（每題2分，共計(jì)34分）
1.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告屬于會(huì)計(jì)檔案的一個(gè)重要內(nèi)容，而這里所說的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告具體包括（ ）。
A.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 B.季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
C.半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
2. 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂的依據(jù)是（ ）。
A．《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》 B．《中華人民共和國預(yù)算法》
C．《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》 D．《中華人民共和國檔案法》
3.《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》使用的范圍包括（ ）。
A．國家機(jī)關(guān) B．社會(huì)團(tuán)體 C．企事業(yè)單位 D．其他組織
4. 對于會(huì)計(jì)賬簿，以下屬于會(huì)計(jì)檔案的包括（ ）。
A．總賬、明細(xì)賬 B．有關(guān)輔賬簿
C．日記賬 D．固定資產(chǎn)卡片
5.對于會(huì)計(jì)憑證，以下屬于會(huì)計(jì)檔案的包括（ ）。
A．原始憑證 B．文件與合同
C．記賬憑證 D．預(yù)算
6. 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中所規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容有很多，比如其他會(huì)計(jì)資料就包括（ ）等。
A．銀行存款余額調(diào)節(jié)表 B．銀行對賬單
C．納稅申報(bào)表 D．會(huì)計(jì)檔案移交清冊
7.根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存并形成電子會(huì)計(jì)檔案，必須同時(shí)滿足許多條件，這些包括（ ）。
A．形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸
B．能夠采取有效措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改
C．形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。
D．能夠建立電子會(huì)計(jì)檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響
8.單位在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)進(jìn)行移交。以下屬于正確說法的是（ ）。
A．紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝
B．電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定
C．特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交
D．單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊
9.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為（ ）。
A．10年 B．30年 C．20年 D．15年
10.單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，并組織單位有關(guān)部門共同進(jìn)行，這些部門應(yīng)當(dāng)包括（ ）。
A．會(huì)計(jì) B．審計(jì) C．紀(jì)檢監(jiān)察 D．有關(guān)業(yè)務(wù)部門
11. 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，包括擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。為了明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊還需要有關(guān)機(jī)構(gòu)的有關(guān)人員簽署相關(guān)意見。這些機(jī)構(gòu)的有關(guān)人員包括（ ）等。
A．單位負(fù)責(zé)人 B．檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人
C．會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人 D．檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人
12.根據(jù)規(guī)定，單位電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由以下部門共同派員監(jiān)銷完成（ ）。
A．單位檔案管理機(jī)構(gòu) B．單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)
C．單位信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu) D．單位人力資源部門
13.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證，以下說法正確的是（ ）。
A．不得銷毀
B．紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷
C．電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存
D．涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證需要保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止
14.根據(jù)規(guī)定，對于單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)資料中予以列明。這些資料包括（ ）。
A．會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書 B．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊
C．財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D．會(huì)計(jì)檔案保管清冊
15. 單位因分立原因會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的保管發(fā)生一定的變化，以下說法正確的是（ ）。
A．單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案
B．單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案
C．單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)
D．單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由中介機(jī)構(gòu)保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)
16. 對于單位之間交接會(huì)計(jì)檔案，以下說法正確的是（ ）。
A．移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊
B．交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督
C．電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交
D．檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全
17.關(guān)于會(huì)計(jì)檔案，以下說法錯(cuò)誤的是（）。
A.會(huì)計(jì)檔案是各單位檔案的重要種類之一，也是國家全部檔案的重要組成部分
B.查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，可根據(jù)需要對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行拆封
C.凡是具備單獨(dú)會(huì)計(jì)核算的單位，都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案，這是會(huì)計(jì)檔案特征中的
普遍性所決定的
D. 采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，只能保存磁性介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，不能保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案
三、判斷題（每題2分，本題共計(jì)50分）
1.會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。 （）
2. 由于財(cái)政部門屬于會(huì)計(jì)工作的主管部門，因此，財(cái)政部門應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)主管全國會(huì)計(jì)檔案工作，制定全國統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度，對全國會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 （）
3.縣級(jí)以下地方人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案工作,并對本行政區(qū)域內(nèi)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 （）
4.根據(jù)規(guī)定，單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。單位不可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案。（）
5.《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中所規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案有很多，但是會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊屬于單位檔案的重要內(nèi)容，不屬于會(huì)計(jì)檔案所包括的內(nèi)容。 （）
6.根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。 （）
7. 不管是行政單位，事業(yè)單位，還是企業(yè)，按照規(guī)定，固定資產(chǎn)卡片的保管期限應(yīng)為固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。 （）
8. 根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管1年，因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。但是單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長不超過兩年。 （）
9. 根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案臨時(shí)保管期間，出于工作的需要，單位出納人員可以在此期間兼管會(huì)計(jì)檔案。 （）
10. 單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)對電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測,符合要求的才能接收。 （）
11. 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù),嚴(yán)禁篡改和損壞。為了保證會(huì)計(jì)檔案的安全，單位保存的會(huì)計(jì)檔案一律不得對外借出。 （）
12.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。根據(jù)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管期限，是從會(huì)計(jì)檔案歸檔保管后的第一天算起。 （）
13．會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》所規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。 （）
14. 單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)牽頭進(jìn)行。 （）
15. 單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。對于保管期滿的會(huì)計(jì)檔案一定要進(jìn)行銷毀。 （）
16. 根據(jù)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案銷毀工作應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。但是對于電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)有信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)派員參與監(jiān)銷。 （）
17. 單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案。應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 （）
18.根據(jù)規(guī)定，單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由上級(jí)主管單位統(tǒng)一保管。 （）
19.根據(jù)規(guī)定，單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。 （）
20. 根據(jù)規(guī)定，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在建設(shè)項(xiàng)目達(dá)到預(yù)定使用狀態(tài)時(shí)及時(shí)移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 （）
21. 單位委托中介機(jī)構(gòu)記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中，明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。 （）
22. 一個(gè)單位的預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，也適用于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。 （）
23.不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶，其會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等不適用于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。 （）
遼寧新華教育網(wǎng)注冊_新華中學(xué)2017屆高三年級(jí)管理工作分工新華中學(xué) 2017 屆高三年級(jí)管理工作分工 一、基本思路 年級(jí)工作是系統(tǒng)工程，需要協(xié)調(diào)學(xué)校各部門,聯(lián)合全體高三教師共同完成。
在學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理之下，年級(jí)組科學(xué)有序地開展各項(xiàng)工作，年級(jí)工作分工 不分家，具體工作由牽頭人負(fù)責(zé)，其他管理人員協(xié)助完成。
二、具體分工 校長總負(fù)責(zé)，分管校長具體負(fù)責(zé)，年級(jí)組認(rèn)真執(zhí)行、高效落實(shí)。
蔣選榮：年級(jí)主任，負(fù)責(zé)教務(wù)、課務(wù)和教師工作；統(tǒng)籌安排年級(jí)教師會(huì)、學(xué)科 分析會(huì)；統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校各部門、學(xué)科組，協(xié)調(diào)管理藝體和文科組合。
負(fù)責(zé)年級(jí)宣傳報(bào)道。
華 芳：年級(jí)主任，負(fù)責(zé)學(xué)生工作、常規(guī)管理和年級(jí)大型德育活動(dòng)策劃，廣播 操或跑操的進(jìn)出場、站隊(duì)等。過程性資料的收集、整理；早讀、晚自習(xí) 值班表；協(xié)調(diào)管理理科組合。
李慶國：年級(jí)組長，負(fù)責(zé)理科組合。具體工作包含年級(jí)工作量統(tǒng)計(jì)；考場布置、 監(jiān)考、閱卷、分?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)、考試用準(zhǔn)考證、條形碼的制作，網(wǎng)上閱卷的 試卷掃描、切割等，視頻安排（聯(lián)系張晶、王斌、陳元） 。聯(lián)系教務(wù)處。
侍海霞：年級(jí)組長，負(fù)責(zé)文科組合。具體工作包含包含告家長書的設(shè)計(jì)、印刷， 活動(dòng)橫幅和戧牌的布置、落實(shí)，各種會(huì)議、活動(dòng)的安排、落實(shí)；負(fù)責(zé) 教師閱卷等活動(dòng)的后勤保障和學(xué)生就餐、宿舍衛(wèi)生管理等。聯(lián)系學(xué)工 處、總務(wù)處。
沈 軍：年級(jí)組長，負(fù)責(zé)藝體組合。具體工作包含年級(jí)課表；監(jiān)考、周六和周日課表；藝體教學(xué)整體安排和藝體生管理工作，藝術(shù)和體育考試的組織、封卷、 閱卷、登分以及質(zhì)量分析。2016.07
遼寧新華教育網(wǎng)注冊_2017年新華會(huì)計(jì)網(wǎng)會(huì)計(jì)繼續(xù)教育-新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》試題及答案新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》 一、單項(xiàng)選擇題（本類題共 15 小題，每小題 2 分，共 30 分。單項(xiàng)選擇題 (每小題備選答案 中，只有一個(gè)符合題意的正確答案，請選擇正確選項(xiàng)。） 1.下列各項(xiàng)中，屬于修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》施行日期是（ ）。
A．2016 年 1 月 1 日 B．2016 年 3 月 1 日 C．2016 年 6 月 1 日 D．2016 年 9 月 1 日 A B C D2.下列各項(xiàng)中，屬于應(yīng)當(dāng)牽頭會(huì)計(jì)檔案鑒定工作的機(jī)構(gòu)是（ ）。
A．單位檔案管理機(jī)構(gòu) B．單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu) C．審計(jì)機(jī)構(gòu) D．紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)構(gòu) A B C D3.下列各項(xiàng)中，屬于當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí) 保管的期限是（ ）。
A．1 年 B．2 年 C．3 年 D．4 年 A B C D4.下列會(huì)計(jì)檔案中，保管期限是 30 年的是（ ）。
A．銀行存款余額調(diào)節(jié)表 B．銀行對賬單 C．納稅申報(bào) D．分類賬 A B C D5.下列各項(xiàng)中，屬于銷毀的會(huì)計(jì)檔案時(shí)，單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制的清冊是（ ）。
A．會(huì)計(jì)檔案移交清冊 B．會(huì)計(jì)檔案保管清冊 C．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊 D．會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書 A B C D6.下列會(huì)計(jì)資料中，屬于其他會(huì)計(jì)資料的是（ ）。
A．固定資產(chǎn)卡片 B．其他輔賬簿 C．納稅申報(bào)表 D．以上都不對 A B C D7.下列會(huì)計(jì)資料中，屬于會(huì)計(jì)賬簿的是（ ）。
A．原始憑證 B．固定資產(chǎn)卡片 C．月度財(cái)務(wù)報(bào)告 D．銀行對賬單 A B C D8.下列各項(xiàng)中，屬于單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案的最長年限是（ ）。
A．不超過 2 年 B．不超過 3 年 C．不超過 4 年 D．不超過 5 年 A B C D9.下列各項(xiàng)中，屬于單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)編制的清冊是（ ）。
A．會(huì)計(jì)檔案移交清冊 B．會(huì)計(jì)檔案保管清冊 C．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊 D．會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書 A B C D10.下列各項(xiàng)中，屬于修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》施行日期是（ ）。
A．2016 年 1 月 1 日 B．2016 年 3 月 1 日 C．2016 年 6 月 1 日 D．2016 年 9 月 1 日 A B C D11.下列各項(xiàng)中，屬于單位定期對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定所形成的會(huì)計(jì)資料是 （ ）。
A．會(huì)計(jì)檔案移交清冊 B．會(huì)計(jì)檔案保管清冊 C．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊 D．會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書 A B C D12.下列各項(xiàng)中，適用《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的資料是（ ）。
A．預(yù)算 B．計(jì)劃 C．制度 D．會(huì)計(jì)報(bào)表 A B C D13.下列各項(xiàng)中，屬于有權(quán)批準(zhǔn)推遲移交當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案的機(jī)構(gòu)是（ ）。
A．董事會(huì) B．管理層 C．單位檔案管理機(jī)構(gòu) D．以上都不對 A B C D14.下列會(huì)計(jì)檔案中，保管期限是 30 年的有（ ）。
A．會(huì)計(jì)憑證 B．銀行對賬單 C．納稅申報(bào) D．銀行存款余額調(diào)節(jié)表 A B C D15.下列各項(xiàng)中，屬于單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存，形成電子 會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)附有的簽名是（ ）。
A．符合《中華人民共和國合同法》規(guī)定的電子簽名 B．符合《中華人民共和國電子商務(wù)法》規(guī)定的電子簽名 C．符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名 D．以上都不對 A B C D二、多項(xiàng)選擇題（本類題共 10 小題，每小題 4 分，共 40 分。每小題備選答案中，有兩個(gè)或 兩個(gè)以上符合題意的正確答案，請選擇正確選項(xiàng)。） 1.下列關(guān)于會(huì)計(jì)檔案借出的表述中，正確的有（ ）。
A．單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對外借出 B．確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù) C．會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案 D．會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還 A B C D E2.下列關(guān)于會(huì)計(jì)檔案移交的表述中，正確的有（ ）。
A．單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊，并按照國家檔 案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù) B．紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝 C．電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國 家檔案管理的有關(guān)規(guī)定 D．特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交 E．單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用 性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收 ABCDE3.下列各項(xiàng)中，屬于應(yīng)當(dāng)列明單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案的會(huì)計(jì)資料有（ ）。
A．會(huì)計(jì)檔案移交清冊 B．會(huì)計(jì)檔案保管清冊 C．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊 D．會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書 A B C D E4.下列各項(xiàng)中，屬于會(huì)計(jì)檔案定期保管期限有（ ）。
A．10 年 B．20 年 C．30 年 D．40 年 A B C D E5.下列各項(xiàng)中，屬于修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》適用范圍有（ ）。
A．國家機(jī)關(guān) B．社會(huì)團(tuán)體 C．企業(yè) D．事業(yè)單位 E．其他組織 A B C D E6.下列各項(xiàng)中，屬于應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見的人員有（ ）。
A．單位負(fù)責(zé)人 B．檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人 C．會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人 D．檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人 E．會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人 A B C D E7.下列會(huì)計(jì)檔案中，保管期限是 10 年的有（ ）。
A．月度財(cái)務(wù)報(bào)告 B．季度財(cái)務(wù)報(bào)告 C．半年度財(cái)務(wù)報(bào)告 D．年度財(cái)務(wù)報(bào)告 A B C D E8.下列各項(xiàng)中，屬于主管全國會(huì)計(jì)檔案工作的機(jī)構(gòu)包括（ ）。
A．財(cái)政部 B．國家稅務(wù)總局 C．國家檔案局 D．中國人民銀行 ABCDE9.下列關(guān)于單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的表述中，正確的有（ ）。
A．單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù) B．移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷 號(hào)、冊數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容 C．交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙 方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。
交接完畢后， 交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交 清冊上簽名或蓋章 D．電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一 并移交。
檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)， 確保所接收 電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全 A B C D E10.下列關(guān)于單位發(fā)生合并或分立事項(xiàng)時(shí)會(huì)計(jì)檔案保管方的表述中，正確的有（ ）。
A．單位分立后原單位存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管 B． 單位分立后原單位解散的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案 管理的有關(guān)規(guī)定處置 C． 單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后 的單位統(tǒng)一保管 D．單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管 A B C D E三、判斷題（本類題共 15 小題，每小題 2 分，共 30 分。請判斷每小題的表述是否正確，認(rèn) 為表述正確的請選擇“對”，認(rèn)為表述錯(cuò)誤的，請選擇“錯(cuò)”。） 1.單位對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定后， 對于仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案， 應(yīng)當(dāng)重新劃 定保管期限。
對 錯(cuò)2.單位可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案。
對 錯(cuò)3.單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。
對 錯(cuò)4.單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。
對 錯(cuò)5.預(yù)算、 計(jì)劃、 制度等文件材料， 應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定， 不適用 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》 。
對 錯(cuò)6.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 對錯(cuò)7.單位檔案管理機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)共同派員監(jiān)銷會(huì)計(jì)檔案銷毀工作。
對 錯(cuò)8.不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶， 其會(huì)計(jì)檔 案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。
對 錯(cuò)9.單位委托中介機(jī)構(gòu)記賬的， 應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中， 明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求 及相應(yīng)責(zé)任。
對 錯(cuò)10.會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
對 錯(cuò)11.單位內(nèi)部形成的電子會(huì)計(jì)資料和從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料在滿足一定條件時(shí)可以僅以 電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。
對 錯(cuò)12.《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最高保管期限。
對 錯(cuò)13.會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事 項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、 傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。
對 錯(cuò)14.監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對。
會(huì)計(jì)檔案管理辦法相關(guān)規(guī)定最新版
第一條 為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,有效保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案,根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī),制定本辦法。
第二條 國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)管理會(huì)計(jì)檔案適用本辦法。
第三條 本辦法所稱會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。
第四條 財(cái)政部和國家檔案局主管全國會(huì)計(jì)檔案工作,共同制定全國統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度,對全國會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
縣級(jí)以上地方人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案工作,并對本行政區(qū)域內(nèi)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條 單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作,建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度,采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施,保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。
單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位檔案管理機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。單位也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案。
第六條 下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:
(一)會(huì)計(jì)憑證,包括原始憑證、記賬憑證;
(二)會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔賬簿;
(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;
(四)其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。
第七條 單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。
第八條 同時(shí)滿足下列條件的,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案:
(一)形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;
(二)使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料,能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;
(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;
(四)采取有效措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;
(五)建立電子會(huì)計(jì)檔案備份制度,能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;
(六)形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。
第九條 滿足本辦法第八條規(guī)定條件,單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案。
第十條 單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求,負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷,編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。
第十一條 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。
單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長不超過三年。臨時(shí)保管期間,會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
第十二條 單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí),應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊,并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。
紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。
單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)對電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測,符合要求的才能接收。
第十三條 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案,在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù),嚴(yán)禁篡改和損壞。
單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。
會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案,確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。
十四條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為20xx年和30年。
會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
第十五條 各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行,本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。
單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。
第十六條 單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案,可以銷毀。
第十七條 會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭,組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。
第十八條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:
(一)單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
(二)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作,并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對;在會(huì)計(jì)檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
第十九條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。
第二十條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案,按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。
第二十一條 單位分立后原單位存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
單位分立后原單位解散的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置,各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。
第二十三條 建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案,需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十四條 單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。
移交會(huì)計(jì)檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊,列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。
交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊上簽名或蓋章。
電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交,特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。
第二十五條 單位的會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的,應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條 單位委托中介機(jī)構(gòu)記賬的,應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中,明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。
第二十七條 違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人,由縣級(jí)以上人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。
第二十八條 預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。
第二十九條 不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶,其會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。
第三十條 各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門,新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財(cái)務(wù)局、檔案局,國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門,中國總后勤部,可以根據(jù)本辦法制定具體實(shí)施辦法。
第三十一條 本辦法由財(cái)政部、國家檔案局負(fù)責(zé)解釋,自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日財(cái)政部、國家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))同時(shí)廢止。
如何整理會(huì)計(jì)檔案
首先，掌握信息建預(yù)編表。我采取在會(huì)計(jì)檔案未歸檔前就到會(huì)計(jì)部門咨詢了解掌握當(dāng)年需要移交的，會(huì)計(jì)檔案中會(huì)計(jì)憑證冊數(shù)、賬冊、報(bào)表、其他類等會(huì)計(jì)檔案的詳細(xì)信息后，便開始著手建立會(huì)計(jì)檔案案卷目錄預(yù)編目錄，將其中的案卷號(hào)、保管號(hào)(保管號(hào)的起始號(hào)因?yàn)樯弦荒甓鹊慕Y(jié)尾號(hào)可事先得知)、保管期限、移交人、接收人等有規(guī)律可循，可預(yù)先獲知的信息先編制出來，會(huì)計(jì)憑證號(hào)碼這一項(xiàng)預(yù)留，等待會(huì)計(jì)憑證正式歸檔整理時(shí)在填入。例如我以20xx年需接收歸檔的20xx年會(huì)計(jì)檔案案卷預(yù)編目錄進(jìn)行效果展示詳見附錄1;附錄2
其次，會(huì)計(jì)裝具打號(hào)及封面填寫。根據(jù)預(yù)先編制的會(huì)計(jì)檔案案卷預(yù)編目錄中會(huì)計(jì)憑證的保管號(hào)，提前用打碼機(jī)在會(huì)計(jì)憑證案卷裝具上打印上保管號(hào)并嚴(yán)格按保管號(hào)依次序排列，其中要特別注意在會(huì)計(jì)憑證案卷裝具上所打的保管號(hào)應(yīng)略少于實(shí)際獲知的會(huì)計(jì)憑證冊數(shù)10冊左右，寧缺勿多目的是預(yù)防會(huì)計(jì)部門提供的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)有出入時(shí)可預(yù)防實(shí)際歸檔的會(huì)計(jì)憑證冊數(shù)少于已經(jīng)打了號(hào)的會(huì)計(jì)憑證案卷裝具數(shù)量造成會(huì)計(jì)憑證案卷裝具的浪費(fèi)，實(shí)際歸檔的會(huì)計(jì)憑證冊數(shù)多于已經(jīng)打了號(hào)的會(huì)計(jì)憑證案卷裝具數(shù)只需加打缺額的會(huì)計(jì)憑證案卷裝具便可。打完會(huì)計(jì)憑證的保管號(hào)后在將會(huì)計(jì)憑證案卷裝具上的年度、憑證名稱、保管期限、卷號(hào)、財(cái)務(wù)主管、經(jīng)辦會(huì)計(jì)、全宗等已知固定項(xiàng)提前填寫完畢后排序整理待用。
第三，會(huì)計(jì)檔案整理。在正式接收到實(shí)物會(huì)計(jì)憑證、賬冊、報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案后，根據(jù)會(huì)計(jì)部門在會(huì)計(jì)憑證上編制的憑證順序號(hào)、憑證附件號(hào)及憑證的流水號(hào)等信息對其進(jìn)行統(tǒng)一排序整理，檢查排序無誤后按其先后順序一冊一填寫一裝入的流程進(jìn)行歸檔。對于會(huì)計(jì)憑證的歸檔應(yīng)先根據(jù)其會(huì)計(jì)憑證上所反映的信息，在事先打印出來的會(huì)計(jì)檔案案卷預(yù)編目錄憑證號(hào)碼預(yù)留欄內(nèi)填寫記錄該會(huì)計(jì)憑證的順序號(hào)，在同時(shí)填寫補(bǔ)充案卷裝具的封皮。包括封面、封脊中的起止年月日、該月總冊數(shù)、第幾冊、憑證張數(shù)、憑證順序號(hào)等內(nèi)容，待該冊會(huì)計(jì)憑證案卷封皮全部需要補(bǔ)充填寫的內(nèi)容全部填寫完，檢查無誤后方可將該冊會(huì)計(jì)憑證裝入會(huì)計(jì)憑證案卷裝具內(nèi)，累計(jì)裝好6-10冊會(huì)計(jì)憑證就及時(shí)入庫，之所以填寫完6-10冊就入庫有兩個(gè)目的，一是在入庫走動(dòng)的過程中就當(dāng)作休息調(diào)解一下久坐的身體。二是6-10冊會(huì)計(jì)憑證的重量對于管理會(huì)計(jì)檔案的女同志很容易就將其放入檔案柜內(nèi)。對于檔案庫內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的分布，排架、擺放我結(jié)合工作實(shí)際統(tǒng)一規(guī)定按順時(shí)針方向由下至上依次分布補(bǔ)充檔案，檔案柜的標(biāo)引由上至下以組柜流水號(hào)+組柜縱向1至5的方式標(biāo)注，會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的標(biāo)識(shí)由下至上進(jìn)行標(biāo)注，檔案柜內(nèi)會(huì)計(jì)憑證由左至右先下后上擺放的原則，來規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的分布，排架、擺放。對于賬冊、報(bào)表等每年項(xiàng)目、冊數(shù)均相對穩(wěn)定的會(huì)計(jì)檔案歸檔，我采取卷內(nèi)對賬冊、報(bào)表的具體會(huì)計(jì)科目編制一個(gè)流水號(hào)的方法將其固定排列，使之條理分明，井然有序。例如：賬冊類1、為現(xiàn)金日記帳; 2、為銀行存款日記帳;3、為內(nèi)部存款日記帳等;報(bào)表類如：1、為20xx年一、二季度會(huì)計(jì)報(bào)表(16月);2、為20xx年三、四季度會(huì)計(jì)報(bào)表(711月);3、為20xx年12月會(huì)計(jì)報(bào)表(年報(bào))，完成會(huì)計(jì)科目固定后在對其卷內(nèi)文件編張?zhí)枴⒋蛴【韮?nèi)目錄和備考表。會(huì)計(jì)科目固定排列效果展示詳見附錄2;組柜標(biāo)引、標(biāo)識(shí)效果展示詳見附錄5
第四，庫內(nèi)統(tǒng)計(jì)記錄。待會(huì)計(jì)檔案入庫工作全部完成后對新入庫檔案及檔案柜內(nèi)的檔案情況做全面的統(tǒng)計(jì)記錄，為下一步計(jì)算機(jī)錄入建立會(huì)計(jì)檔案定置組柜分布圖、制作標(biāo)引、標(biāo)識(shí)等工作做好準(zhǔn)備。主要內(nèi)容包括對案柜內(nèi)檔案的冊數(shù)、分布情況、所在組柜編碼等信息進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)計(jì)記錄。
農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案是農(nóng)村信用社歷年各項(xiàng)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)活動(dòng)的完整記錄及核算依據(jù)，是農(nóng)村信用社成長發(fā)展歷史和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)部門資金活動(dòng)的重要資料，在一定時(shí)期內(nèi)起著會(huì)計(jì)檢查和事后查考的重要作用。但是目前農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案管理中存在著立檔與保管不規(guī)范等一系列問題，嚴(yán)重制約了農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)管理水平和資源利用，因而建立科學(xué)的會(huì)計(jì)檔案管理方法，夯實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理基礎(chǔ)工作顯得尤為必要。
一、當(dāng)前農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案管理中存在的主要問題：
1、重視會(huì)計(jì)檔案的日常歸檔管理，輕視會(huì)計(jì)檔案的管理制度建設(shè)。目前，農(nóng)村信用社的會(huì)計(jì)檔案管理制度主要執(zhí)行財(cái)政部財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和中國人民銀行銀發(fā)[20xx]374號(hào)《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并沒有建立一套適合各單位自身的會(huì)計(jì)檔案管理制度的實(shí)施細(xì)則，沒有統(tǒng)一管理會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)。許多農(nóng)村信用社機(jī)構(gòu)現(xiàn)存會(huì)計(jì)檔案都已分類造冊，但部分會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證之類檔案仍無法編制全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)，只有按年度分的檔案流水號(hào)，而且沒有統(tǒng)一規(guī)定的裝訂要求，外觀上很不整齊。同時(shí)，實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，目前還沒有及時(shí)制定相應(yīng)的管理辦法，多數(shù)應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，造成了會(huì)計(jì)檔案歸檔資料不完整。
2、重視有形會(huì)計(jì)資料歸檔，輕視無形會(huì)計(jì)檔案管理。近年來，農(nóng)村信用社電子化建設(shè)日新月異，會(huì)計(jì)電算化逐步融入農(nóng)村信用社各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，并逐漸取代了傳統(tǒng)的手工操作。雖然實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，由計(jì)算機(jī)生成的會(huì)計(jì)資料仍然按規(guī)定定期形成了較為系統(tǒng)、完整的書面資料，并納入了會(huì)計(jì)檔案管理之中，但是對會(huì)計(jì)軟件及其生成的電子數(shù)據(jù)并未納入或未全部納入會(huì)計(jì)檔案的管理范疇，由此造成此類會(huì)計(jì)檔案的缺項(xiàng)，其后果是在很大程度上影響了會(huì)計(jì)檔案的正常使用及科學(xué)利用的效率，從而使會(huì)計(jì)電算化僅僅停留在代替手工記賬、代替手工編制會(huì)計(jì)報(bào)表等簡單而單一的功能階段，未能發(fā)揮其更為強(qiáng)大的其他功能。以農(nóng)村信用社儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)為例，每個(gè)網(wǎng)點(diǎn)每年跟儲(chǔ)蓄有關(guān)的業(yè)務(wù)憑證、賬簿，少則上百本多則幾千本，一旦需查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，其過程和耗費(fèi)的精力可想而知，而如果將相關(guān)電子數(shù)據(jù)一并歸檔，當(dāng)然其中包括其適用的程序、軟件，查詢起來定然會(huì)非常迅速、方便，但就目前現(xiàn)狀來看，這方面的工作確實(shí)做得不夠。同時(shí)，由于農(nóng)村信用社點(diǎn)多面廣，尤其是多級(jí)法人結(jié)構(gòu)的特殊性，使得農(nóng)村信用社電子化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，開發(fā)利用的會(huì)計(jì)軟件五花八門，數(shù)據(jù)間的不兼容性使得各級(jí)機(jī)構(gòu)對淘汰或更新了的應(yīng)用程序和軟件疏于管理，如不能及時(shí)將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會(huì)計(jì)文件數(shù)據(jù)的背景信息，勢必導(dǎo)致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取，將造成大量數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)，給今后的會(huì)計(jì)核算工作造成一定的損失。
3、重視本單位會(huì)計(jì)檔案管理，輕視下屬機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案管理。按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。但在實(shí)際工作中，由于大多數(shù)農(nóng)村信用社機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案是由會(huì)計(jì)部門兼管，部分會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)管理人員對會(huì)計(jì)檔案及時(shí)、按期歸檔的重要性認(rèn)識(shí)不足，至使下屬機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案不能及時(shí)催收、歸檔到位，即使下級(jí)機(jī)構(gòu)上交會(huì)計(jì)檔案，所移交的會(huì)計(jì)檔案也未得到與本單位會(huì)計(jì)檔案的“同等待遇”，往往維持原狀“束之高閣”，這顯然不利于單位對所有會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效管理。
4、重視會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的交接,忽視會(huì)計(jì)檔案的移交。會(huì)計(jì)檔案的移交本應(yīng)是會(huì)計(jì)人員工作調(diào)動(dòng)和網(wǎng)點(diǎn)合并等業(yè)務(wù)交接的一項(xiàng)重要內(nèi)容，但在實(shí)際工作中卻并未引起重視。一方面，部分網(wǎng)點(diǎn)會(huì)計(jì)人員辦理業(yè)務(wù)交接時(shí)，往往只辦業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的交接，而對會(huì)計(jì)檔案要么未辦交接，要么象征性的以會(huì)計(jì)檔案保管登記簿移交清單簽字了事；另一方面，部分單位會(huì)計(jì)人員對網(wǎng)點(diǎn)合并的會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)不清、責(zé)任不明，造成所移交的會(huì)計(jì)檔案管理混亂，不僅查找起來非常困難，甚至有些單位還有會(huì)計(jì)檔案遺失而無從追責(zé)。
5、重視對會(huì)計(jì)檔案的收集、存放管理，忽視對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)的鑒定、及時(shí)的銷毀工作。會(huì)計(jì)檔案管理既包括全面、完整的收集，科學(xué)的整理保管階段，也包括后期的科學(xué)鑒定與及時(shí)銷毀階段。不同類型的會(huì)計(jì)檔案有其不同的保管期限，必然需要對已經(jīng)超過保管期限且無保管必要的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期鑒定與銷毀。由于金融行業(yè)的特殊性，農(nóng)村信用社經(jīng)濟(jì)活動(dòng)十分頻繁，會(huì)計(jì)檔案形成數(shù)量之多是其他門類的檔案所不可比擬的，但在實(shí)際工作中，農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀工作未得到相關(guān)各方的充分重視，從而造成檔案保管空間與檔案管理人力等資源的浪費(fèi)。
二、規(guī)范農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)建議
1、加快制訂科學(xué)規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案管理辦法并組織實(shí)施，確保會(huì)計(jì)檔案管理有 章可依、職責(zé)分明。農(nóng)村信用社財(cái)務(wù)部門要結(jié)合農(nóng)村信用社的特點(diǎn)和實(shí)際情況，按照財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和人民銀行《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》制定切實(shí)可行的會(huì)計(jì)檔案管理制度實(shí)施細(xì)則，進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理要求。會(huì)計(jì)檔案操作規(guī)程除了立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)結(jié)合實(shí)際，制訂出會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，并將會(huì)計(jì)電子化系統(tǒng)開發(fā)、修改和使用的數(shù)據(jù)、程序資料通過磁介質(zhì)收錄保管，每年翻錄一次，實(shí)行雙備份異地分別保管，確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。
2、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案后續(xù)管理的檢查、考核力度，確保會(huì)計(jì)檔案歸檔及時(shí)、保管完整、銷毀有序。首先，對原有會(huì)計(jì)檔案各級(jí)財(cái)務(wù)部門要集中組織人員進(jìn)行全面清理，通過搜集補(bǔ)救一批、規(guī)范整改一批、集中銷毀一批，保證現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案完整、規(guī)范，使新增會(huì)計(jì)檔案有科學(xué)管理的起點(diǎn)。其次，財(cái)務(wù)部門要抓好會(huì)計(jì)人員調(diào)動(dòng)和網(wǎng)點(diǎn)撤并時(shí)會(huì)計(jì)檔案的移交工作，會(huì)計(jì)檔案交接要編制移交清冊，交接雙方負(fù)責(zé)清點(diǎn)核對，會(huì)計(jì)檔案交接不清的會(huì)計(jì)人員不得離開工作崗位，對清理過程中發(fā)現(xiàn)的因原移交人員移交不清的會(huì)計(jì)檔案，必須責(zé)令當(dāng)事人回原單位查明原因，避免責(zé)任不清，人浮于事，造成會(huì)計(jì)檔案的遺失。再次，要嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案調(diào)（查）閱登記制度，防止會(huì)計(jì)檔案丟失和泄密，并定期檢查會(huì)計(jì)檔案，及時(shí)對破損、變質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其它技術(shù)處理，對超過保管期限且無保管必要的會(huì)計(jì)檔案及時(shí)組織銷毀。
3、加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。無論多么好的制度、多么先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，都要靠人來執(zhí)行和操作，檔案管理工作的好壞，其工作人員的素質(zhì)、能力發(fā)揮著巨大的作用。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人，會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
4、加大會(huì)計(jì)檔案管理硬件投入，提高會(huì)計(jì)檔案利用效率。存放會(huì)計(jì)檔案的場所應(yīng)具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，各級(jí)財(cái)務(wù)部門要及時(shí)為會(huì)計(jì)檔案保管提供有利條件。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)充分利用現(xiàn)代化科技設(shè)備和手段，特別是運(yùn)用會(huì)計(jì)電子化建設(shè)生成的數(shù)據(jù)，建立會(huì)計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)信息，方便職工隨時(shí)對會(huì)計(jì)檔案目錄、數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，實(shí)現(xiàn)資源共享，只有這樣，會(huì)計(jì)檔案利用工作才會(huì)躍上一個(gè)新的臺(tái)階。
關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)居民；社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)；檔案管理
本文主要對我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行探討，并提出建議。
1 我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作現(xiàn)狀及問題
夷陵區(qū)2011年7月被國務(wù)院批準(zhǔn)為全國第三批城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)試點(diǎn)縣，截止目前，全區(qū)已有26萬多人參保，其中享受養(yǎng)老待遇的有6.5萬人，待遇社會(huì)化發(fā)放率100%。我區(qū)啟動(dòng)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)試點(diǎn)工作以來，在努力抓好城鄉(xiāng)居民參保擴(kuò)面的同時(shí)，也注重做好參保人員業(yè)務(wù)檔案的整理歸檔工作，從基礎(chǔ)工作做起，加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理。我區(qū)強(qiáng)化參保資料審核，確保信息錄入準(zhǔn)確完整，對城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)紙質(zhì)業(yè)務(wù)資料進(jìn)行科學(xué)化分類、標(biāo)準(zhǔn)化存儲(chǔ)、規(guī)范化裝訂，2012年8月份為積極配合我區(qū)城鄉(xiāng)居保信息管理系統(tǒng)的上線，更好地發(fā)揮電子檔案信息資源的作用，我局要求所有參保人填報(bào)的紙質(zhì)檔案資料條目與湖北省城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)電子信息管理系統(tǒng)條目相吻合，確保居保電子信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入不缺項(xiàng)。經(jīng)辦人員嚴(yán)審核，細(xì)錄入，做到合格一批錄入一批，錄入一批管理一批，對資料殘缺不全的，嚴(yán)格進(jìn)行補(bǔ)缺補(bǔ)差，確保了紙質(zhì)檔案和電子檔案的完整性和正確性。一年多來，我區(qū)居保業(yè)務(wù)檔案管理工作有了長足的發(fā)展，取得了可喜成績，但在工作實(shí)踐過程中，也發(fā)現(xiàn)了一些業(yè)務(wù)檔案管理工作方面的困難和問題，主要有以下幾個(gè)突出問題。
（一）缺乏規(guī)范統(tǒng)一的業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)章制度
隨著我區(qū)城鄉(xiāng)居民參保人數(shù)的逐漸增多以及社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的全覆蓋，迫切需要建立健全適合我區(qū)特點(diǎn)的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度，從一定程度上減除廣大城鄉(xiāng)居民的后顧之憂。目前，我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度安排本身的缺失使居保檔案管理缺乏有效的法律法規(guī)依據(jù)。因缺乏統(tǒng)一的檔案管理制度，我區(qū)各級(jí)居保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)往往按照《湖北省城鄉(xiāng)居保業(yè)務(wù)檔案管理辦法》來管理檔案，個(gè)別鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心甚至沒有真正在檔案管理中落實(shí)，致使居保檔案管理政策環(huán)境較差。例如有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心一些參保人檔案填寫不規(guī)范，姓名和身份信息等數(shù)據(jù)填寫不準(zhǔn)確，導(dǎo)致人員數(shù)據(jù)導(dǎo)入不了省居保電子信息管理系統(tǒng)，還有大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)紙質(zhì)檔案為16K紙，而省居保檔案管理辦法要求紙質(zhì)檔案是A4紙等等。我區(qū)居保檔案管理制度的不規(guī)范導(dǎo)致養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案內(nèi)容不能完全真實(shí)地反映整個(gè)參保過程，導(dǎo)致一些糾紛，影響了城鄉(xiāng)居民參保的信心，也損害了政府的誠信度。
（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與業(yè)務(wù)檔案管理工作的要求尚有很大差距
目前，我區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)局作為負(fù)責(zé)全區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的集中保管機(jī)構(gòu)，雖然設(shè)置了"退管股"來負(fù)責(zé)居保業(yè)務(wù)檔案的管理，但受我局辦公場地和經(jīng)費(fèi)的制約，我局還沒有專門的檔案室來保管居保業(yè)務(wù)檔案。根據(jù)《湖北省城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》的要求，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理應(yīng)設(shè)置規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)檔案專用庫房，能夠容納和接受全部居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案。庫房內(nèi)應(yīng)配置溫濕度計(jì)、空調(diào)、去濕機(jī)、消毒滅菌機(jī)、滅火器、吸塵器等設(shè)施設(shè)備，并配備專用的鐵制檔案柜或者密集架，辦公室、庫房、查閱室按要求分設(shè)，以確保檔案的安全[1]。而目前我局業(yè)務(wù)檔案庫房和業(yè)務(wù)人員辦公室并沒有分開，去濕機(jī)、溫濕度計(jì)等設(shè)施設(shè)備更是缺乏，檔案庫房、辦公區(qū)、查閱室與業(yè)務(wù)檔案管理工作的要求還有一定距離。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心作為檔案資料的歸集上報(bào)機(jī)構(gòu)，雖然對檔案室沒有明確的要求，但要有合格的檔案柜或檔案架，不少鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料隨意存放，受條件的制約，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)部分檔案沒有裝訂成盒，檔案裝訂也沒有做到一人一盒，在檔案保管設(shè)施方面無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。我區(qū)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施無法與現(xiàn)代農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作發(fā)展需要相適應(yīng)，進(jìn)而影響了我區(qū)居保工作的有效落實(shí)。
（三）業(yè)務(wù)檔案管理人員檔案管理專業(yè)知識(shí)有待提高
受人員編制短缺、工作任務(wù)較重等實(shí)際情況的制約，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心兼職檔案員的配備及檔案管理學(xué)習(xí)培訓(xùn)方面還有欠缺，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)有檔案管理人員大多沒有檔案管理相關(guān)專業(yè)學(xué)歷，缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)與技能，其綜合素質(zhì)仍有待提高[2]。同時(shí)，業(yè)務(wù)檔案管理人員從事檔案管理工作時(shí)間短，檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不夠全面，尚不能完全適應(yīng)檔案工作的需要，影響了我區(qū)檔案工作的深入開展。
2 對規(guī)范我區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作問題的一些建議
（一）規(guī)范制度，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)管理
為了讓各項(xiàng)工作能順利展開，確保居保檔案管理的范圍化和標(biāo)準(zhǔn)化，在實(shí)際工作中做到有章可循，我們要根據(jù)工作實(shí)際和工作特點(diǎn)，迅速制定出《夷陵區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理辦法》《夷陵區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案立卷歸檔程序及注意事項(xiàng)》《夷陵區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案安全保密制度》等制度，對養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案立卷歸檔的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量、保管和利用要做出明確的標(biāo)準(zhǔn)和要求，細(xì)化工作職責(zé)，簡化操作流程，從制度上確保檔案管理工作的順利開展。目前我區(qū)檔案制度建設(shè)正在有序進(jìn)行，各種檔案制度有望年底出臺(tái)。構(gòu)建完善的、符合我區(qū)實(shí)情的城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度，也是各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心的期盼，通過完善的管理制度來管理和約束工作人員的行為，明確檔案管理工作職責(zé)，使檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可依。
城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作面對全區(qū)202個(gè)行政村（居委會(huì)）和25萬人參保群體，面廣、人多、工作量大，我們還要加強(qiáng)檔案工作的組織管理，建立分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員崗位責(zé)任制，建立健全業(yè)務(wù)檔案工作流程，加強(qiáng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)。區(qū)居保局要負(fù)責(zé)全區(qū)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查、考核、歸檔和保管，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心具體負(fù)責(zé)本轄區(qū)、村居保檔案材料的形成、收集、整理和上報(bào)工作。在實(shí)際工作中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心應(yīng)協(xié)助區(qū)居保局做好紙質(zhì)檔案相關(guān)材料的歸集上報(bào)和電子檔案信息錄入等基礎(chǔ)工作，村（社區(qū)）應(yīng)建立參保人員基礎(chǔ)信息臺(tái)帳并妥善保存。區(qū)人社局應(yīng)加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，將養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理納入年度目標(biāo)任務(wù)、工作計(jì)劃，建立健全城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作制度，把養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案材料形成、收集、整理、歸檔和保管等各項(xiàng)工作納入各有關(guān)部門和人員工作職責(zé)范圍，做到制度健全、措施到位、責(zé)任落實(shí)，年初有安排、年底有考核。全面提升養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)管理能力和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)居保檔案管理的制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
（二）改善條件，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
針對我區(qū)城鄉(xiāng)居保檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的情況，確保我區(qū)居保檔案整理工作的順利進(jìn)行，區(qū)財(cái)政部門要積極籌集資金，加大資金投入力度，按照省一級(jí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，專門建立居保檔案室。安裝檔案密集架或檔案柜，配備溫濕度計(jì)、空調(diào)、去濕機(jī)、消毒滅菌機(jī)、滅火器、吸塵器、窗簾等設(shè)施設(shè)備，必須做到防火、防盜、防磁、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防蟲、防鼠，不斷改善檔案管理?xiàng)l件，從"經(jīng)費(fèi)上"確保養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作持續(xù)、健康發(fā)展。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)居保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要從保障檔案管理基礎(chǔ)用房、設(shè)備和人員等方面加強(qiáng)居保業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)居保業(yè)務(wù)檔案管理工作科學(xué)發(fā)展。辦公室、庫房、查閱室要按要求分設(shè)，確保檔案的安全，并根據(jù)需要配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、辦公軟件和業(yè)務(wù)軟件等現(xiàn)代化管理設(shè)備，推動(dòng)檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的要求。通過不斷加強(qiáng)軟硬件設(shè)施，提高我區(qū)的檔案管理水平。只有通過加大資金投入，逐步完善居保業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能實(shí)現(xiàn)我區(qū)居保業(yè)務(wù)檔案管理地長遠(yuǎn)發(fā)展。
（三） 加強(qiáng)培訓(xùn)，確保檔案管理服務(wù)水平
城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理涉及參保人員信息從收集、分類、整理、歸檔、裝訂成冊，到檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充更正、保管、鑒定、利用的全過程，這就需要現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用和高素質(zhì)的檔案人才管理隊(duì)伍，需要具有專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員。我區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)局負(fù)責(zé)全區(qū)居保檔案的收集、整理和保管工作，目前并沒有專業(yè)的檔案管理人員，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心檔案管理人員的水平也是參差不齊，因此我局和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心的檔案人員管理隊(duì)伍急切需要專門教育、培訓(xùn)。我區(qū)各級(jí)居保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)積極加強(qiáng)與上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門及當(dāng)?shù)貦n案部門的聯(lián)系，主動(dòng)爭取業(yè)務(wù)上的協(xié)助和指導(dǎo)。一方面要組織大家學(xué)習(xí)《檔案法》《湖北省城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》《夷陵區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理辦法》等文件法規(guī)，另一方面，要采用請進(jìn)來的辦法學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的動(dòng)手能力。可邀請檔案局的專業(yè)人員對我區(qū)的專兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，提高大家的檔案意識(shí)，掌握如何分類、歸檔、管理等一系列方法。對檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保工作人員能夠按照"干凈整潔、統(tǒng)一規(guī)范、查找方便"的基本要求，盡職盡責(zé)做好基礎(chǔ)資料的整理歸檔工作和檔案的保管、保密工作，提高我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理水平。
我們要根據(jù)居保業(yè)務(wù)檔案管理工作的需要，開展對現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)知識(shí)與計(jì)算機(jī)操作技能培訓(xùn)，例如舉辦居保檔案整理培訓(xùn)班、召開檔案整理工作現(xiàn)場會(huì)，通過現(xiàn)場講解、實(shí)物操作等方式，提高培訓(xùn)效果，使其適應(yīng)業(yè)務(wù)檔案工作的需要。在做好檔案入庫的同時(shí)，各級(jí)居保業(yè)務(wù)檔案管理人員還要提高檔案服務(wù)水平，認(rèn)真接待業(yè)務(wù)檔案查詢?nèi)藛T，做到耐心解答，及時(shí)、準(zhǔn)確。通過定期參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，以進(jìn)一步提高全區(qū)居保檔案管理服務(wù)質(zhì)量。
關(guān)鍵詞：高等院校學(xué)歷檔案檔案管理
學(xué)歷檔案是隨著學(xué)生畢業(yè)由高校轉(zhuǎn)遞至各大用人單位的，是用人單位核定工資、評定職稱的重要依據(jù)，用人單位作為學(xué)歷檔案的接收與使用方，對學(xué)歷檔案具有真實(shí)客觀的評價(jià)基礎(chǔ)。從用人單位看，目前從高校轉(zhuǎn)來的學(xué)歷檔案存在不少問題亟待解決，針對這些問題，站在用人單位的角度，筆者認(rèn)為：一方面，有必要將關(guān)口前移，探尋根源，從行政管理和信息化建設(shè)角度找到突破性方法；另一方面，建立“學(xué)生電子檔案”并推廣至用人單位。
一、學(xué)歷檔案存在的主要問題
學(xué)歷檔案存在的主要問題有五個(gè)：
（一）學(xué)歷檔案失真
部分學(xué)歷材料失真，如：因?yàn)樯龑W(xué)或就業(yè)的需要，對某學(xué)科成績篡改過甚至對整份成績單進(jìn)行篡改；授予學(xué)位和畢業(yè)學(xué)歷等方面存在造假現(xiàn)象。比如，我們曾經(jīng)發(fā)現(xiàn)沒有獲得學(xué)士學(xué)位的學(xué)生檔案中出現(xiàn)學(xué)位材料或把登記表中“不授予學(xué)士學(xué)位”標(biāo)記中的“不”字刮掉的情況；還有的學(xué)生大專和大本的入學(xué)時(shí)間相同，大本材料造假。在職學(xué)習(xí)材料的情況更為嚴(yán)重：有些干部初始學(xué)歷為本科畢業(yè)，卻在晉升職務(wù)、申報(bào)職稱之前突然提交了其他省份高校的博士研究生學(xué)歷、學(xué)位材料……這些虛假學(xué)歷材料已不能真實(shí)反映干部本身的學(xué)歷和水平。
（二）學(xué)歷檔案短缺
一方面是學(xué)歷檔案中缺少部分必要材料，2012年中國中醫(yī)科學(xué)院廣安門醫(yī)院干部檔案自查工作中發(fā)現(xiàn)，有八成左右的干部檔案中缺少學(xué)生登記表，三成左右的檔案中缺少畢業(yè)生登記表和授予學(xué)位的材料；另一方面是某份檔案缺少相關(guān)要素，如缺少意見、蓋章、本人簽字和時(shí)間等。
（三）學(xué)歷檔案無序
學(xué)歷檔案的整理沒有按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，如：一些檔案排列無序，隨便裝在檔案袋中；一些檔案沒有規(guī)范的卷內(nèi)目錄；一些檔案沒有系統(tǒng)的編頁。從中國中醫(yī)科學(xué)院廣安門醫(yī)院近些年來接收的應(yīng)屆畢業(yè)生檔案情況看，九成以上的學(xué)生檔案未進(jìn)行過規(guī)范的整理裝訂，通常是一摞沒有經(jīng)過鑒別、分類、剪裁、裝訂的散材料。一些轉(zhuǎn)遞次數(shù)較多的學(xué)生檔案會(huì)出現(xiàn)檔案套疊的現(xiàn)象，即一個(gè)檔案袋套一個(gè)未開封的檔案袋和一摞散材料，未開封的檔案袋里再套另一個(gè)未開封的檔案袋和一摞散材料。
（四）檔案分裝失誤
在學(xué)歷檔案的整理中，由于粗心或者其他原因分裝錯(cuò)誤，導(dǎo)致某份學(xué)歷檔案的材料裝在另一份中甚至導(dǎo)致丟失。特別是同姓同名、同音異字的兩個(gè)人的材料更容易混淆，而此種情況暴露出來時(shí)經(jīng)常是該干部已經(jīng)畢業(yè)若干年后，失誤已經(jīng)難以彌補(bǔ)。
（五）人檔分離或轉(zhuǎn)遞不及時(shí)、規(guī)范
由于目前就業(yè)形式多樣，除了一些進(jìn)入國家機(jī)構(gòu)或事業(yè)單位的學(xué)生，還有很多學(xué)生畢業(yè)后就業(yè)單位為私企等單位，這些單位并不具有人事檔案的權(quán)限，導(dǎo)致人檔分離，很多學(xué)生沒有檔案意識(shí)，把學(xué)歷檔案棄之不顧，當(dāng)需要檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)無從查找；還有一些學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)校沒有及時(shí)把檔案轉(zhuǎn)遞至用人單位，或者轉(zhuǎn)遞的途徑不規(guī)范，如由學(xué)生本人攜帶檔案至用人單位。
二、問題成因與根源追溯
（一）高校檔案工作的特點(diǎn)是主因
學(xué)生檔案存在的問題很大一部分原因是由高校檔案工作的特點(diǎn)決定的，歸納有五：一是擴(kuò)招導(dǎo)致學(xué)生檔案大幅增加，相應(yīng)工作量成倍增長；二是招生渠道不同及學(xué)生來源不同導(dǎo)致學(xué)生檔案日益復(fù)雜化；三是碩博學(xué)歷人才比例快速增加，這些人學(xué)習(xí)經(jīng)歷豐富，其中不乏工作經(jīng)歷，檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)較多，形成的檔案不規(guī)范；四是在職教育渠道繁多，但是管理水平卻參差不齊，教育部門又缺乏監(jiān)督指導(dǎo)，直接導(dǎo)致形成的檔案材料千差萬別；五是學(xué)生檔案具有暫時(shí)性、流動(dòng)性的特點(diǎn)，高校檔案管理人員普遍認(rèn)為保管時(shí)間較短，不必花費(fèi)過多時(shí)間管理，從而導(dǎo)致檔案材料散落、排放無序。
（二）學(xué)生檔案管理辦法不詳盡且缺少相應(yīng)的監(jiān)管措施
教育部曾于2008年頒布最新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），但全文針對學(xué)生檔案管理的內(nèi)容卻非常少，缺乏對學(xué)生類檔案工作的指導(dǎo)性，不詳盡、缺乏統(tǒng)一性的要求，使得目前各個(gè)學(xué)校的學(xué)歷材料歸檔要求不同，不齊備、手續(xù)不完善。另一方面教育部針對各學(xué)校檔案管理的落實(shí)情況監(jiān)管不夠，遠(yuǎn)未實(shí)現(xiàn)其制定《辦法》的既定目標(biāo)。
（三）學(xué)歷證書網(wǎng)上查詢共享程度不夠
目前教育部在中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)網(wǎng)站開通了學(xué)歷證書電子注冊網(wǎng)上查詢，但是并未給各組織人事部門建立專門的網(wǎng)上信息免費(fèi)共享渠道，致使學(xué)歷公開透明力度大打折扣，公眾監(jiān)督與制約機(jī)制難以形成。
（四）高校檔案管理人員配備不足，素養(yǎng)不夠
高校檔案管理人員數(shù)量不足是較為普遍的現(xiàn)象，學(xué)生檔案數(shù)量龐大，進(jìn)出檔頻繁，使得檔案管理工作任務(wù)繁重，現(xiàn)有人員數(shù)量只能完成最基本的分裝工作。素養(yǎng)不夠主要體現(xiàn)在專業(yè)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、責(zé)任心以及對信息技術(shù)的掌握不足等方面，而這些恰恰直接影響了學(xué)生檔案的質(zhì)量，從而延伸至學(xué)生檔案的有效利用方面。
三、建議與改進(jìn)設(shè)想
（一）規(guī)范辦學(xué)秩序，從源頭上杜絕學(xué)歷材料造假教育部每年對具有招生資格的院校有明確的審核和公布，違規(guī)招生的單位國家均不予承認(rèn)其頒發(fā)的畢業(yè)證書。在教育部徹底清理并停止不具備辦學(xué)資格的學(xué)校擅自辦學(xué)、擅自頒發(fā)學(xué)歷證書行為的同時(shí)，檔案工作人員應(yīng)熟練掌握要領(lǐng)，學(xué)會(huì)鑒別不具備辦學(xué)資質(zhì)學(xué)校頒發(fā)的畢業(yè)證書的能力。
（二）制定管理辦法，從細(xì)節(jié)上規(guī)范學(xué)歷檔案管理
教育部應(yīng)制訂專門的學(xué)生檔案管理辦法，增強(qiáng)辦法的可操作性、指導(dǎo)性，各學(xué)校也應(yīng)該根據(jù)本校學(xué)生檔案的特點(diǎn)，制定出適合本校的學(xué)歷檔案管理措施，特別要注重完善現(xiàn)有學(xué)歷檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，使高校學(xué)歷檔案更加規(guī)范化，如：規(guī)范學(xué)歷檔案的裝訂順序、卷內(nèi)目錄和編頁；完善必要的簽字、蓋章手續(xù)；材料形成時(shí)間要準(zhǔn)確，填寫要規(guī)范等；與此同時(shí)，還應(yīng)保證學(xué)歷檔案的真實(shí)性、完整性；保持轉(zhuǎn)遞渠道的暢通；確保檔案轉(zhuǎn)遞的準(zhǔn)確、及時(shí)。
（三）通過聘用檔案專業(yè)人員和培訓(xùn)、自學(xué)等措施提高高校檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)
一方面，高校應(yīng)盡量聘用檔案專業(yè)畢業(yè)的人員開展學(xué)歷檔案管理工作；另一方面，對現(xiàn)有檔案人員應(yīng)定期開展職業(yè)培訓(xùn)，提升其檔案素養(yǎng)和對新技術(shù)、新趨勢的掌握和認(rèn)識(shí)；第三，檔案人員也應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，掌握新技能，使自己滿足行業(yè)發(fā)展的需要。
（四）教育部應(yīng)有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制并跟用人單位形成良好的溝通機(jī)制
首先，教育部應(yīng)建立監(jiān)督檢查工作組，形成監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對高校學(xué)生檔案管理的定期監(jiān)督檢查，促進(jìn)并提高各高校對學(xué)歷檔案管理工作的重視程度。與此同時(shí)，教育部應(yīng)跟用人單位形成良好的溝通機(jī)制，了解用人單位在接收和利用學(xué)歷檔案的過程中發(fā)現(xiàn)的問題，積累的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，如總結(jié)分享各種鑒別檔案材料的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，對可疑材料，及時(shí)前往調(diào)查，守住學(xué)歷材料進(jìn)入干部檔案的最后關(guān)口，杜絕假履歷、假學(xué)歷的發(fā)生，一經(jīng)查實(shí)造假應(yīng)嚴(yán)肅懲罰，切實(shí)維護(hù)學(xué)歷材料真實(shí)性、嚴(yán)肅性和規(guī)范性。
（五）強(qiáng)化電子注冊，提供并推廣網(wǎng)上查詢學(xué)生學(xué)歷認(rèn)定
強(qiáng)化要求高校學(xué)歷證書電子注冊工作，根據(jù)《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》，符合資質(zhì)的各高校應(yīng)將本校全日制、成人以及自考的畢業(yè)生學(xué)歷信息進(jìn)行電子注冊，嚴(yán)厲打擊學(xué)歷造假行為。教育部門應(yīng)與各組織人事部門之間建立溝通渠道，對符合資質(zhì)的各組織人事部門提供免費(fèi)注冊資格，提供網(wǎng)上信息查詢，推廣學(xué)歷認(rèn)定查詢，整治學(xué)歷造假現(xiàn)象，規(guī)范教育渠道，嚴(yán)把學(xué)歷教育的出口。
（六）建立學(xué)生電子檔案并利用信息技術(shù)管理
隨著信息技術(shù)的發(fā)展和OA系統(tǒng)的普及，現(xiàn)在產(chǎn)生的學(xué)生檔案越來越多是電子文件形式，應(yīng)該建立電子檔案，一方面有利于查閱利用，另一方面以后也不用再次數(shù)字化，可以節(jié)約人力、物力、財(cái)力。筆者認(rèn)為建立學(xué)生電子檔案應(yīng)注意幾個(gè)問題：
1.規(guī)范工作，關(guān)注細(xì)節(jié)
在建立學(xué)生電子檔案時(shí)工作人員應(yīng)善于運(yùn)用信息技術(shù)的優(yōu)勢，從細(xì)節(jié)處強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化。檔案原始材料的產(chǎn)生、收集、篩選、整理、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)如有一個(gè)細(xì)節(jié)出現(xiàn)問題都可能影響檔案，使學(xué)生利益受損。電子檔案的建立，并不是摒棄學(xué)生的紙質(zhì)檔案，而是把紙質(zhì)檔案作為原始材料，作為對電子檔案的補(bǔ)充和備份，若對電子檔案的信息有異議，還可查閱紙質(zhì)檔案，并作為最后的依據(jù)。
2.高校學(xué)生電子檔案的保管維護(hù)
學(xué)生電子檔案作為一種電子數(shù)據(jù)除了需要注意物理安全性外，還要注意設(shè)置檔案的只讀性，即維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的原始性、真實(shí)性和完整性，避免發(fā)生人為誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。同時(shí)還應(yīng)注意進(jìn)行定期檢測和異地備份、更換密碼等措施以保證檔案的可讀性和安全性。
3.高校學(xué)生電子檔案的傳遞
檔案傳遞的形式采用郵寄紙質(zhì)檔案的同時(shí)將電子檔案封裝打包發(fā)送至用人單位，實(shí)現(xiàn)電子檔案功能的延伸，如果由教育部門牽頭開發(fā)高校電子檔案系統(tǒng)平臺(tái)的話，不僅各高校統(tǒng)一使用，而且延伸至各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)高校與用人單位之間報(bào)送、接收電子個(gè)人檔案的無縫鏈接。
綜上所述，學(xué)歷檔案在人才晉升提拔勞資方面發(fā)揮著非常重要的作用，只有加強(qiáng)多部門協(xié)作，開發(fā)利用高科技手段，才能更加地充分發(fā)揮各類學(xué)歷教育的根本作用，提高全民素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)強(qiáng)國之路。
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一、高校院系檔案管理的現(xiàn)狀
隨著高校規(guī)模擴(kuò)大、專業(yè)發(fā)展，院系檔案的數(shù)量也在迅速增長，其管理工作的發(fā)展速度明顯落后于學(xué)校的整體發(fā)展，院系檔案的質(zhì)量堪憂，造成與后續(xù)工作銜接的諸多問題，為此，應(yīng)高度重視這一情況變化。
1.軟硬件設(shè)施不完善。
高校院系檔案管理工作一般起步較晚，由于學(xué)校擴(kuò)招院系學(xué)生增加、學(xué)科建設(shè)發(fā)展及科研平臺(tái)的建設(shè)等原因，院系辦公用房相對緊張，因此，很多院系并未設(shè)立專門的檔案室，有的以辦公室代替檔案室保管院系檔案，達(dá)不到檔案室防光、防潮、防漬以及恒定的溫度和濕度的要求。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，通過電子政務(wù)生成的電子公文也與日俱增，電子檔案的數(shù)量越來越多，絕大部分校級(jí)檔案部門已通過購買或自行研發(fā)管理系統(tǒng)的方式，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)化。但院系一級(jí)的檔案管理往往還停留在手工管理階段，有些院系沒有生成電子檔案的條件，狀況好的院系會(huì)有檔案電子目錄和電子檢索工具歸檔管理，大多數(shù)檔案管理都以物理方式展開，管理水平和效率較為低下，管理層級(jí)較低。
2.檔案搜集管理不標(biāo)準(zhǔn)。
院系在高等學(xué)校是一線教學(xué)、科研單位，其形成的檔案資料特別多。目前較為突出的情況是院系檔案歸檔范圍、保管期限不統(tǒng)一。有些院系歸檔范圍太廣，檔案的冗余度大，造成檔案保管占用過多的空間，在檔案利用時(shí)，查找困難，調(diào)用不便。與此相反的是有些院系歸檔范圍太窄，許多該歸檔的材料沒有搜集，這樣就可能丟失或遺漏一些重要的檔案材料。保管期限不統(tǒng)一，容易遺失一些有價(jià)值的檔案材料，在管理人員變更時(shí)這個(gè)問題更為突出。
3.檔案管理人員素質(zhì)不高。
院系檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，體現(xiàn)在管理意識(shí)的缺失和管理人員信息素養(yǎng)不高兩個(gè)方面。一方面，教學(xué)人員和檔案管理人員對于院系開展檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，一些教學(xué)和科研人員并不愿意將自己的書籍、科研成果送到檔案室保管，從而影響了檔案收集的連續(xù)性和完整性。另一方面，院系檔案管理人員信息素養(yǎng)普遍不高。院系檔案管理人員多為兼職，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案工作培訓(xùn)，普遍缺乏必要的信息知識(shí)，在很大程度上影響了院系檔案管理工作的開展。
4.檔案利用率不高。
檔案的價(jià)值在于利用。目前，各高校院系對檔案的管理都是分散的，從而形成院系檔案管理?xiàng)l塊分割，以至于檔案管理混亂，查找不便。院系的檔案以紙質(zhì)方式儲(chǔ)存，檔案一般都是鎖在檔案柜里，除了偶爾有人查學(xué)生的考試成績外，其他資料很少被利用，而檔案管理人員往往也是坐等利用者上門，對檔案本身沒有清晰的認(rèn)識(shí)，更談不上對檔案材料中的文獻(xiàn)信息進(jìn)行研究和整理加工，深層次開發(fā)院系檔案資源，這樣就使檔案喪失了一部分功能，不能真正地體現(xiàn)出檔案的價(jià)值。
二、原因分析
1.重視不足，投入不夠。
長期以來，人們總是認(rèn)為高校的主要工作是教學(xué)、科研，檔案工作無足輕重，致使高校檔案工作處于被忽視的不利位置。在資金投入上，只注重與辦學(xué)直接相關(guān)的投資，檔案工作發(fā)展所需要的條件往往得不到正常滿足，甚至沒有設(shè)立檔案室的庫房，沒有配備必要的電腦、掃描儀等技術(shù)設(shè)備，導(dǎo)致檔案工作現(xiàn)代化水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于信息化社會(huì)對檔案工作技術(shù)裝備的要求。在定編定崗時(shí)，對從事檔案工作的編制過度壓縮，造成人員不夠，院系基本沒有檔案管理員這一個(gè)編制，一般由辦公室主任或教學(xué)秘書兼任，他們對檔案管理缺乏必要的精力，也缺乏相關(guān)的專業(yè)信息知識(shí)對檔案管理進(jìn)行信息開發(fā)，提高檔案的利用效率。
2.相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度不健全。
2008年教育部聯(lián)合國家檔案局公布實(shí)施《高等學(xué)校檔案管理辦法》，辦法明確規(guī)定了文件材料的歸檔范圍和歸檔時(shí)間，要求高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限》。但在實(shí)際操作中，很多高校沒有制定結(jié)合本校實(shí)際情況的檔案管理辦法，或者制定了但沒有嚴(yán)格執(zhí)行，導(dǎo)致了檔案管理者無法判斷或者憑經(jīng)驗(yàn)判斷哪些資料應(yīng)當(dāng)收集，哪些資料有利用和保留價(jià)值，哪些資料比較重要，保存期限多久。檔案管理規(guī)章制度是對檔案管理人員日常工作的規(guī)范性文件制度，它明確規(guī)定歸檔制度、保管制度、借閱制度、檔案銷毀制度、檔案管理人員的崗位職責(zé)、任務(wù)，是檔案管理工作正常進(jìn)行的有力保證。但目前大部分院系規(guī)章制度不健全，日常工作還停留在經(jīng)驗(yàn)、感覺階段。
3.檔案的保管方式影響著檔案的利用效果。
目前高校院系檔案的保管還停留在紙質(zhì)手工保管階段，保管環(huán)境惡劣，編目不科學(xué)，無專人負(fù)責(zé)，查找困難，利用不便。院系檔案基本沒有形成電子檔案的保管方式，檔案管理的科技含量低，沒有建成檔案數(shù)據(jù)庫和實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)連接，不能快捷地為使用者提供方便，也不能形成檔案的資源共享。
三、改善院系檔案管理工作的對策
1.強(qiáng)化意識(shí)，增加投入。
檔案工作是院系日常管理工作的一個(gè)重要方面，涉及的部門和范圍極為廣泛，必須調(diào)動(dòng)全院教職工的積極性，共同配合。這就要求院系領(lǐng)導(dǎo)、檔案員及教職工必須把檔案工作提高到戰(zhàn)略的、基礎(chǔ)的地位，給予高度重視，積極抓好檔案工作。對檔案工作的投入切實(shí)體現(xiàn)了一個(gè)單位對檔案工作的重視程度。隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，新任務(wù)、新要求不斷出現(xiàn)，因此，高校及其院系領(lǐng)導(dǎo)要重視院系檔案室的建設(shè)，首先要保證檔案室?guī)旆康挠梅浚O(shè)立合乎標(biāo)準(zhǔn)的檔案室；其次要加大投入，配置必要的先進(jìn)設(shè)備如計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案雙重管理模式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)學(xué)校、院系檔案的聯(lián)網(wǎng)和檔案資源共享，提高檔案資料的檢索速度和查全查準(zhǔn)率。
2.健全制度，完善體制。
制度是開展工作的準(zhǔn)則和依據(jù)，只有制定科學(xué)合理的院系檔案管理制度，才能指導(dǎo)和規(guī)范院系的檔案管理工作。2008年8月20日，《高等學(xué)校檔案管理辦法》公布，突出了檔案工作在高校管理中的重要位置，在高校檔案管理發(fā)展史上具有重要意義。高校院系檔案管理工作應(yīng)在《高等學(xué)校檔案管理辦法》的宏觀指導(dǎo)下，結(jié)合本校實(shí)際，在修改、補(bǔ)充和完善檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的基礎(chǔ)上，盡快建立起一套適應(yīng)時(shí)代和學(xué)校、院系發(fā)展要求的檔案管理制度，強(qiáng)化制度約束力，從而大大提高高校院系檔案管理的工作效率，為學(xué)校的發(fā)展提供保障和服務(wù)。同時(shí)，還應(yīng)該進(jìn)一步健全院系檔案管理機(jī)制，制定院系檔案管理責(zé)任制，讓院系所有的教職員工都成為院系檔案管理的參與者，定期或不定期地移交個(gè)人教學(xué)、科研檔案至檔案室；檔案室有責(zé)任定期抽查個(gè)人教研檔案的歸檔情況；上級(jí)檔案管理部門定期組織檔案管理工作檢查和評比，促進(jìn)院系檔案管理工作更加規(guī)范化。這樣從制度上保證了院系檔案的收集和保存，推動(dòng)院系檔案管理工作的順利進(jìn)行。
3.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。
檔案管理人員是檔案管理工作的執(zhí)行者，其信息素質(zhì)和管理水平將直接影響院系檔案管理工作的開展。當(dāng)前，高校院系檔案管理的人才隊(duì)伍參差不齊，專業(yè)人員缺乏、業(yè)務(wù)知識(shí)薄弱、工作方式隨意等都成為當(dāng)前院系檔案管理水平低下的重要原因。首先，人事部門應(yīng)該考慮到檔案管理工作的開展，在院系檔案管理編制上給予一定的政策傾斜，優(yōu)先考慮有專業(yè)特長的人員從事檔案管理工作；其次，面對當(dāng)前檔案管理人員的工作實(shí)際，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對院系檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，使其具備檔案管理的基本知識(shí)，掌握檔案管理的專業(yè)技能，增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任心和使命感，努力提高檔案管理水平。
4.提高檔次，加強(qiáng)利用。
在當(dāng)前紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的情況下，整合院系檔案資源可以從兩個(gè)方面下工夫，一是建立院系檔案的查詢目錄，將院系各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類，讓查閱者一目了然。二是對院系各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，并派專人負(fù)責(zé)，幫助查閱者掌握檢索方法，或者直接提供檔案信息。還要加快檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)院系檔案管理電子平臺(tái)連接寬領(lǐng)域信息系統(tǒng)，將自己獨(dú)具特色的檔案材料數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，這樣，既可以為檔案需求者提供實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確的信息，又可以通過這一平臺(tái)收集檔案信息，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息資源共享，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。
1 相?P法律基礎(chǔ)
1.1 通過國家檔案局在2012年頒布的《電子檔案移交與接收辦法》中第二條規(guī)定，“電子檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。”該定義從電子檔案相關(guān)的技術(shù)形態(tài)、來源和價(jià)值等方面進(jìn)行分析定義，而在后期修訂的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)中，對于電子檔案的定義表述成具有一定的憑證作用、查考和保存價(jià)值并歸檔的電子文件的集合。從定義上來看電子檔案由后期的歸檔操作形成，通過相關(guān)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)將電子文件轉(zhuǎn)化成電子檔案的形式，再由移交至檔案館，并由檔案館分類再通過相關(guān)單位進(jìn)行接收。
1.2 根據(jù)我國對于相關(guān)電子數(shù)據(jù)的法律條文規(guī)定，電子檔案在形成時(shí)要符合多方面要求進(jìn)行規(guī)范，其一要保證電子檔案的完整性，其二就是對于電子檔案的可靠性進(jìn)行要求。完整性是指其完成內(nèi)容的完整性以及在完成過程中的完整性，內(nèi)容的完整性體現(xiàn)在，其內(nèi)容描述特定的事件、對其時(shí)間、內(nèi)容、人員以及結(jié)果的相關(guān)材料的完整。過程的完整性是指設(shè)計(jì)的中間過程環(huán)節(jié)，具體的流程等相關(guān)信息的完整，并對檔案的處理活動(dòng)的形式進(jìn)行一定的信息保存。
1.3 可靠性的要求體現(xiàn)為電子檔案形成來源的可靠和保存管理的可靠，具體表現(xiàn)在電子文件歸檔和電子檔案管理制度設(shè)計(jì)的可靠性和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的可靠性。制度設(shè)計(jì)的可靠性要求各立檔單位和各檔案館應(yīng)當(dāng)按照文件檔案管理的要求和法律法規(guī)對證據(jù)的要求，建立涵蓋電子文件和電子檔案管理整個(gè)生命周期的管理制度，明確電子文件產(chǎn)生、歸檔和電子檔案管理各環(huán)節(jié)、各崗位、相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任和操作要求。
1.4 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的可靠性體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是系統(tǒng)能夠保證電子檔案自形成起“內(nèi)容保持完整、未被更改”，也就是“原件”的特征要求，辦理完畢的電子文件及其相關(guān)信息集合在一起，經(jīng)過歸檔操作（整理、編目、必要的格式轉(zhuǎn)換、檢查、確認(rèn)或賦予歸檔標(biāo)識(shí)）后形成電子檔案這個(gè)時(shí)間點(diǎn)產(chǎn)生的電子檔案數(shù)據(jù)包是電子檔案的“原件”，確認(rèn)電子檔案的“原件”特征，核心點(diǎn)就是電子文件歸檔點(diǎn)留存的時(shí)間信息。
1.5 之后，電子檔案的內(nèi)容，包括一份電子檔案內(nèi)所有的內(nèi)容信息和過程信息，在各形成單位檔案室和各級(jí)各類檔案館的電子檔案管理系統(tǒng)中都不能被修改，除了發(fā)生數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換和系統(tǒng)遷移等情況，確有需要進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換后，“格式不相同但是能夠準(zhǔn)確表現(xiàn)原來生成、發(fā)送或者接收的內(nèi)容”。二是在關(guān)鍵環(huán)節(jié)和特殊操作后，系統(tǒng)要檢查電子檔案內(nèi)容在操作前后的一致性，如在歸檔、移交接收環(huán)節(jié)和格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)遷移等操作中，系統(tǒng)要根據(jù)電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案管理的相關(guān)制度規(guī)定要求，采取自動(dòng)或人工方式對電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行一致性檢測，保證在進(jìn)行相關(guān)操作后前后內(nèi)容一致，并予以記錄。
2 電子檔案管理要求
2.1 電子文件經(jīng)歸檔環(huán)節(jié)形成電子檔案后，一般都由檔案機(jī)構(gòu)，即各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案室和各級(jí)各類檔案館進(jìn)行有效管理和發(fā)揮效用。如何管理電子檔案才能符合法律所要求的證據(jù)特征？從前面引用的相關(guān)法律條款可以看出，作為證據(jù)的電子數(shù)據(jù)保存應(yīng)當(dāng)滿足三個(gè)條件：
一是能有效呈現(xiàn)；二是格式不變，如有變化，內(nèi)容應(yīng)當(dāng)前后一致；三是當(dāng)電子數(shù)據(jù)保存地址發(fā)生變化時(shí)，要記錄移送過程相關(guān)信息，特別是相關(guān)操作的時(shí)間信息和人員信息。由此我們可以歸納出電子檔案在各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)保存時(shí)應(yīng)當(dāng)采取的管理要求：第一，要制訂電子檔案管理辦法，要按照國家法律法規(guī)的要求，制訂檔案室/檔案館的電子檔案管理辦法，要規(guī)范和賦予檔案室/檔案館在管理電子檔案方面的崗位設(shè)置和職能職責(zé)。第二，要在電子檔案管理系統(tǒng)中采取適當(dāng)?shù)募夹g(shù)手段，保證系統(tǒng)內(nèi)電子檔案不被更改，或者采取有效的技術(shù)手段，證明系統(tǒng)內(nèi)電子檔案沒有被更改。
2.2 根據(jù)目前的相關(guān)技術(shù)的發(fā)展形式來看，對于技術(shù)的采用需要進(jìn)行一下幾種技術(shù)措施：第一種是數(shù)據(jù)格式固化措施，在歸檔的過程中將普通文件轉(zhuǎn)化為一定的版式文件，版式文件在不同系統(tǒng)中呈現(xiàn)的內(nèi)容，不會(huì)因系統(tǒng)的不同產(chǎn)生一定的亂碼錯(cuò)版現(xiàn)象，并且受到一般權(quán)限的控制內(nèi)容不能夠進(jìn)行更改；第二種對于系統(tǒng)內(nèi)部的電子檔案內(nèi)容屬性設(shè)定成“只讀”狀態(tài)，并且不能夠?qū)ζ鋬?nèi)容進(jìn)行更改；第三種是數(shù)據(jù)量小的電子設(shè)備存儲(chǔ)方式采用一次性輸入的光盤形式作為載體，無論相關(guān)的使用者擁有何種權(quán)限都不能對其內(nèi)容進(jìn)行更改。
2.3 電子檔案憑證作用的生效，是多方面原因組合形成的結(jié)果，并根據(jù)相關(guān)法律部門進(jìn)行認(rèn)證，對電子檔案的完整程度、信息的準(zhǔn)確性和具有的一定的公信度。由于社會(huì)的不斷發(fā)展和變化，而傳統(tǒng)檔案證明記錄方式由于信息量的增加，在測定相關(guān)的電子檔案的憑證作用時(shí)，由于技術(shù)等等多方面原因無法解決目前的情況，由于檔案本身具有的一定的公信度受到法律和社會(huì)的認(rèn)可，所以電子檔案在今后的發(fā)展過程中，對于電子檔案憑證作用生效的情況應(yīng)當(dāng)加以重視，保證在一定程度上滿足原有的權(quán)威性。
一、實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要意義
檔案的信息化管理有別于傳統(tǒng)的管理模式，利用信息化管理辦法，可以對非常龐大且復(fù)雜的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效、可靠的管理，信息化管理模式可以對檔案進(jìn)行快速、準(zhǔn)確的分類，在需要查閱檔案時(shí)可以進(jìn)行快速、精準(zhǔn)查找，不僅提高的工作的效率，同時(shí)也降低了工作的錯(cuò)誤率。由于信息化管理辦法依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，除了對檔案的保存和操作更加方便之外，還大大降低了運(yùn)營成本，并且其創(chuàng)造的效益相較于以往傳統(tǒng)的檔案管理方式也大大提高，交通部門檔案管理信息化建設(shè)是科技發(fā)展的產(chǎn)物，也是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢，如果現(xiàn)在不重視信息化建設(shè)，那么必定會(huì)被時(shí)代所淘汰，所以進(jìn)行交通部門檔案管理的信息化建設(shè)對于交通行業(yè)的發(fā)展都有巨大的意義。
二、檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
（一）檔案的基礎(chǔ)建設(shè)
由于檔案的信息化建設(shè)依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，所以要把加快局域網(wǎng)的建設(shè)放在首位，這也是所有工作的基礎(chǔ)，通過計(jì)算機(jī)上軟件和硬件的開發(fā)來實(shí)現(xiàn)對檔案進(jìn)行管理的目的，構(gòu)建完整的網(wǎng)絡(luò)體系以確保對檔案信息的存儲(chǔ)和傳輸。
（二）檔案的數(shù)字化建設(shè)
通過有效的手段將傳統(tǒng)的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔ⅲn案信息通過分類等方法進(jìn)行存儲(chǔ)，為了以后便于檔案的管理和查閱，必須建立完整、準(zhǔn)確的檔案查找電子目錄，這也是數(shù)字化建設(shè)的必要手段，最終使檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。
（三）檔案信息安全保障建設(shè)
相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案，數(shù)字化檔案信息將會(huì)面臨新的安全威脅，在首要保證檔案信息的真實(shí)性和可靠性之外，還必須建立網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)墻，避免檔案信息遭受到病毒或外來人員的惡意入侵，為做到對檔案信息的安全防護(hù)，還應(yīng)該建立一支專業(yè)的信息化保障隊(duì)伍，通過技能培訓(xùn)使工作人員對業(yè)務(wù)更加熟悉，同時(shí)也可以做好對檔案信息的安全保障工作。
三、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理建設(shè)的辦法
（一）檔案管理網(wǎng)站的建設(shè)
檔案信息的查詢必須通過一個(gè)可視化窗口，那么就應(yīng)該建立一個(gè)相應(yīng)的交通檔案信息管理網(wǎng)站，不僅可以實(shí)現(xiàn)對檔案的存儲(chǔ)，客戶也可以通過網(wǎng)絡(luò)瀏覽器對需要的檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)的查詢，了解到有關(guān)交通運(yùn)輸資料的最新信息，客戶可根據(jù)關(guān)鍵詞進(jìn)行信息的檢索來實(shí)現(xiàn)對所需信息的快速準(zhǔn)確查詢，另外在網(wǎng)站上設(shè)立專門的人工咨詢窗口以便對客戶提供問題的解答或者其它的幫助；為保證網(wǎng)站的正常運(yùn)行，應(yīng)盡量采用國內(nèi)外較為先進(jìn)、成熟的軟硬件設(shè)備，不僅可以吸引更多的客戶加入，也對檔案信息化管理的正常運(yùn)營提供了保障。
（二）檔案信息的規(guī)范化建設(shè)
交通運(yùn)輸部門的檔案信息管理也應(yīng)遵從一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，也可與自身實(shí)際情況相結(jié)合，建立起適合自己發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，在之后的發(fā)展運(yùn)營當(dāng)中不斷的查漏補(bǔ)缺，將標(biāo)準(zhǔn)體系不斷進(jìn)行完善；檔案內(nèi)容的格式和存儲(chǔ)也應(yīng)遵從國家的統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，另外兼顧檔案信息存儲(chǔ)的快捷性和高效性，利用開發(fā)使用的軟硬件實(shí)現(xiàn)對檔案信息的安全管理；對于已經(jīng)在網(wǎng)站進(jìn)行存儲(chǔ)的電子信息，為避免遭人修改，可將文件的格式進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)定，從而保證檔案信息的真實(shí)性，這些存儲(chǔ)的電子文件需與紙質(zhì)文件具有同等的效益。
（三）創(chuàng)新檔案管理辦法
公路工程作為交通運(yùn)輸部門檔案管理資料中的一大方面，而公路工程資料眾多，管理較為復(fù)雜，為合理安排管理資源，避免出現(xiàn)管理資源浪費(fèi)的情況，必須采取合理的辦法對這種類型的檔案資料進(jìn)行管理，從而促進(jìn)交通檔案管理的全面發(fā)展。
（四）檔案管理人才資源的培養(yǎng)
在當(dāng)代信息化發(fā)展的潮流下，要主動(dòng)培養(yǎng)出一批具有高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍，在擁有先進(jìn)軟硬件的基礎(chǔ)上，使這些技術(shù)人才能夠?qū)@些資源進(jìn)行充分的利用；檔案管理人員要主動(dòng)去學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)管理經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)代化的技術(shù)管理手段，要勇于面對工作中出現(xiàn)的一系列問題，并及時(shí)通過研究找到解決問題的辦法。
關(guān)鍵詞：成人高校 檔案管理 改革
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檔案管理，是學(xué)校發(fā)展歷程的歷史記錄和憑證，為學(xué)校教學(xué)科研發(fā)展提供有力保障。隨著改革開放和市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入，檔案工作已被社會(huì)各屆認(rèn)可和重視。2008年9月1日，國家教委以1989年頒布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》為基礎(chǔ)，修訂了新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》。新修訂的《管理辦法》中，明確規(guī)定“本辦法適用于各類普通高等學(xué)校、成人高等學(xué)校”。這一辦法的制定，為成人高校檔案管理提供了明確的方向，有利于成人高校檔案管理更全理、規(guī)范，有章可偱，更促進(jìn)了成人高校檔案管理制度建設(shè)和業(yè)務(wù)的規(guī)范化，奠定了成人高校檔案資源共享的基礎(chǔ)制度保障。
一、成人高校檔案管理現(xiàn)狀分析
成人高校檔案管理與普通高校相比，有其自身的特點(diǎn)。近年來，成人高校已穩(wěn)步發(fā)展，檔案管理工作也逐步被學(xué)校所重視，許多成人高校已將檔案管理納入管理范疇和考核制度。但隨著成人高校的不斷發(fā)展壯大，隨之而來也出現(xiàn)許多管理上的問題亟待解決。
1、人員配備不科學(xué)，制度不完善
成人高校檔案管理水平普遍較為薄弱，在人員配備上不健全。許多學(xué)校檔案管理沒有專人負(fù)責(zé)，都是由人事、行政、教務(wù)、學(xué)生等部門的工作人員兼職進(jìn)行管理。由于他們平時(shí)有各自的工作分工，加之沒有專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，對檔案收集、分類、錄入、保管等工作缺乏專業(yè)化管理，勢必在檔案保管中出現(xiàn)紕漏，影響學(xué)校發(fā)展的歷史記錄的積累，影響日常工作的順利進(jìn)行。在檔案管理制度建設(shè)上，沒有針對檔案管理的制度建設(shè)，使檔案管理工作無約束、不規(guī)范。
2、管理技術(shù)水平落后，不適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展。
在當(dāng)今電子技術(shù)飛速發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展已覆蓋了各行各業(yè)，檔案管理技術(shù)跟不上時(shí)展的步伐，很多學(xué)校檔案部門仍延用手工式管理方法，即使做到電子化管理，也是進(jìn)行簡單的錄入檢索，工作效率低，檢索繁瑣，導(dǎo)致無法適應(yīng)學(xué)校的整體發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案收集、保護(hù)、利用的單一模式直接造成了服務(wù)技術(shù)手段落后，不能更好地為學(xué)校教學(xué)科研服務(wù)。
二、完善成人高校檔案管理模式，探索檔案管理新途徑
1、管理方式由傳統(tǒng)手工管理向現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)變
長期以來，高校檔案管理一直延用普通傳統(tǒng)的手工管理方式，由于手工管理工作效率低、檢索困難及保存占用空間大等諸多特點(diǎn)，目前，越來越多的學(xué)校已進(jìn)行以傳統(tǒng)手工管理方式為基礎(chǔ)，慢慢向現(xiàn)代化、信息化管理過渡，逐步形成紙質(zhì)檔案、電子檔案雙軌制相結(jié)合的管理模式。學(xué)校檔案部門應(yīng)積極參與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的編制與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建議。研究探討檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動(dòng)化的銜接問題，真正從文件形成初期做好文檔一體化。對于已存入檔案部門的檔案資料，在保證文件質(zhì)量的前提下，盡快做好檔案條目錄入工作，實(shí)現(xiàn)檔案條目檢索自動(dòng)化，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。
2、管理模式由被動(dòng)執(zhí)行向主動(dòng)決策轉(zhuǎn)變
學(xué)校檔案部門應(yīng)采取多種形式把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作結(jié)合起來，為教學(xué)、科研服務(wù)，使學(xué)校檔案成為教學(xué)科研重要依據(jù)，成為學(xué)校思想政治教育的陣地，成為師生研究學(xué)習(xí)的場所。立足館藏檔案資源，面向?qū)W員及整個(gè)社會(huì)，努力實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式的多元化、社會(huì)化、優(yōu)質(zhì)高效化。
成人高校的學(xué)員多為在職人員，所以教學(xué)形式方法更側(cè)重于對學(xué)生職業(yè)技能的培養(yǎng)。學(xué)校每年在實(shí)踐教學(xué)方面形成的材料、教學(xué)科技資料相當(dāng)豐富。檔案部門應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)資料，及時(shí)準(zhǔn)確地把學(xué)校各類信息主動(dòng)匯報(bào)到機(jī)關(guān)部門，協(xié)同相關(guān)部門做好各項(xiàng)工作。可以通過教學(xué)檔案，了解學(xué)校的整體教學(xué)水平、學(xué)生構(gòu)成及教師教研情況；根據(jù)學(xué)員構(gòu)成，了解每年在各個(gè)地區(qū)的招生人數(shù)；根據(jù)就業(yè)情況，了解市場需求，適時(shí)調(diào)整課程設(shè)置；通過對教師業(yè)務(wù)檔案的了解，可以調(diào)整師資結(jié)構(gòu)，完善制度建設(shè)，加強(qiáng)對教師隊(duì)伍的管理。另外，通過檔案展覽、校史展、網(wǎng)上信息開放等方式，逐步讓師生員工接觸檔案，利用檔案資源，讓館藏檔案發(fā)揮更大作用，讓師生員工重視檔案資料所蘊(yùn)含的豐富文化資源，使他們由被動(dòng)地提供檔案變成主動(dòng)參與檔案資料的收集，檔案部門還應(yīng)想方設(shè)法把被動(dòng)的檔案史料作為主動(dòng)服務(wù)于現(xiàn)實(shí)工作的工具，要以本校檔案資料為基礎(chǔ)，貼近學(xué)校中心工作，推出高水平、實(shí)用性的檢索工具及編研成果。
3、服務(wù)方式由被動(dòng)封閉向主動(dòng)開放轉(zhuǎn)變
隨著社會(huì)的發(fā)展，越來越多的人選擇到成人高校繼續(xù)深造，以適應(yīng)自身適合社會(huì)發(fā)展的需要，近年來，學(xué)歷認(rèn)證、成績查詢等業(yè)務(wù)越來越多，社會(huì)以及學(xué)校各職能部門對檔案需求在內(nèi)容上越來越廣，在利用率上越來越高，在服務(wù)領(lǐng)域里越來越寬，在服務(wù)方式上也越來越精。用戶迫切要求檔案部門變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，即從用戶等待服務(wù)轉(zhuǎn)向超前服務(wù)，從提供紙質(zhì)證明轉(zhuǎn)向電子與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合的立體服務(wù)，從檢索工具式服務(wù)轉(zhuǎn)向編研成果式服務(wù)等。這就要求檔案部門轉(zhuǎn)變服務(wù)機(jī)制，樹立服務(wù)意識(shí)。根據(jù)社會(huì)需要和自身?xiàng)l件，把自身檔案部門的資源充分地利用起來，因地制宜地開展相關(guān)服務(wù)。學(xué)校可利用校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，組建檔案介面，適時(shí)檔案信息，可在內(nèi)部管理網(wǎng)絡(luò)上檔案檢索及編研成果，以方便學(xué)校職工對信息的查找和利用，可在外部網(wǎng)上學(xué)生學(xué)歷認(rèn)證服務(wù)等信息，為及社會(huì)用人單位提供學(xué)生檔案信息資源。檔案工作部門應(yīng)調(diào)動(dòng)自身積極性，找準(zhǔn)檔案工作的最佳切入點(diǎn)，為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)和社會(huì)發(fā)展提供全方位、多層次、高水平服務(wù)。把要我服務(wù)變?yōu)槲乙?wù)，逐步形成被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)的轉(zhuǎn)變。
【論文摘要】擴(kuò)招背景下，《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》對我國高校教育發(fā)展提出了更高的要求。而高校的教學(xué)檔案工作是其各項(xiàng)工作順利開展的前提和基礎(chǔ)。要使其更具現(xiàn)代化和科學(xué)化水平，就必須從檔案管理人員及管理部門的整體素質(zhì)、硬件設(shè)備等方面進(jìn)行提高。那么如何更好地開展高校的教學(xué)檔案管理工作，本文將試做闡述。
百年大計(jì)，教育為本。為提高國民素質(zhì)、建設(shè)富強(qiáng)、民主、文明、和諧的社會(huì)主義現(xiàn)代化國家，我國去年公布了《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》（以下簡稱《綱要》），《綱要》為我國的教育發(fā)展作了詳盡的規(guī)劃，對我們解決當(dāng)前普通高校教育中存在的各類問題都有重大的指導(dǎo)意義。
同時(shí)，近幾年來，我國大多數(shù)高校在規(guī)模上快速擴(kuò)張，所帶來的教學(xué)檔案管理問題也是遇到了新的挑戰(zhàn)。
一、當(dāng)前我國普通高校教學(xué)檔案管理存在的普遍問題
《綱要》指出我國當(dāng)前教育所存在的問題時(shí)強(qiáng)調(diào):“我國教育還不完全適應(yīng)國家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和人民群眾接受良好教育的要求，教育觀念相對落后，內(nèi)容方法比較陳舊……” 這也正是我國目前高校的教學(xué)檔案管理同樣存在的問題。
（1）對教學(xué)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。高校中某些部門甚至是領(lǐng)導(dǎo)，對教學(xué)檔案管理工作重視程度不夠。從機(jī)構(gòu)設(shè)置到人員配置，再到經(jīng)濟(jì)投入，硬件建設(shè)上，難以滿足高校檔案工作發(fā)展所需條件。近年來，隨著高校的大范圍擴(kuò)招，國家的投入增加又相當(dāng)有限的情況下，不少高校只把資源用在與辦學(xué)直接相關(guān)的項(xiàng)目上，而對教學(xué)檔案管理難以做到按需足額投入。
（2）教學(xué)檔案管理工作的制度建設(shè)有待加強(qiáng)。部分高校教學(xué)檔案管理制度不健全，相關(guān)管理人員不能熟知《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，或者未能嚴(yán)格按法規(guī)管理檔案，檔案管理混亂、不規(guī)范，導(dǎo)致部分檔案材料沒有及時(shí)收集歸檔;或者臨時(shí)收集的材料類別混雜，需要時(shí)難以發(fā)揮檔案服務(wù)作用。
（3）教學(xué)檔案管理隊(duì)伍人員結(jié)構(gòu)亟待調(diào)整。多數(shù)高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，管理意識(shí)較薄弱，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)亟待調(diào)整。教學(xué)檔案管理隊(duì)伍中，真正畢業(yè)于檔案管理專業(yè)或相關(guān)專業(yè)的人員十分缺乏，大多數(shù)來自于學(xué)校其他專業(yè)的老師，部分人員甚至是兼職管理檔案。 他們?nèi)狈n案管理的專業(yè)知識(shí)和理論素養(yǎng)， 對檔案管理的重要性和嚴(yán)肅性認(rèn)識(shí)不足。 對檔案管理如何適應(yīng)新形勢變化而進(jìn)行改革缺乏思考。
二、普通高校教學(xué)檔案管理的改革思路
隨著我國高等教育事業(yè)的改革和不斷發(fā)展，教學(xué)檔案作用的發(fā)揮顯得更加突出， 教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化已成為高校檔案管理的重要內(nèi)容和舉措。
如何解決高校教學(xué)檔案管理面臨的這些問題，《綱要》為我們指明了方向。嚴(yán)格教學(xué)管理，健全教學(xué)質(zhì)量保障體系，改進(jìn)高校教學(xué)評估”、“做好學(xué)生成長記錄，完善綜合素質(zhì)評價(jià)。”具體說來包括以下幾點(diǎn):
（一）提高對教學(xué)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)
（1）高校教學(xué)檔案管理工作既是記錄高校教學(xué)工作的重要憑證，又是提高高校教學(xué)水平的主要途徑。 教學(xué)檔案有利于規(guī)范教學(xué)秩序，幫助完善教學(xué)過程，使高校教師在教學(xué)工作中能有章可循，有據(jù)可依。這樣可以大大提高教師工作的積極性，對教學(xué)工作起到一個(gè)很好的監(jiān)督作用。（2）教學(xué)檔案客觀地記錄了教師的教學(xué)工作，包含教師對每學(xué)期所任課程的教課記錄 指導(dǎo)學(xué)生學(xué)習(xí)的情況記錄 學(xué)生成績的評定記錄等，為學(xué)校教學(xué)評估提供了第一手資料，是高校檔案管理中必不可少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。（3）教學(xué)檔案是高校教學(xué)質(zhì)量評估的重要依據(jù) 。高校教學(xué)質(zhì)量評估需要考察一個(gè)學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量如何，教學(xué)成績?nèi)绾危饕唇虒W(xué)檔案收集得是否齊全，教學(xué)檔案的文字資料、電子文檔是否合乎規(guī)范。
（二）強(qiáng)調(diào)教學(xué)檔案管理的規(guī)范性和流程性
1.明確檔案收集的范圍和收集主體
建立健全高校檔案管理制度，是做好教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)。面對高校教學(xué)工作中產(chǎn)生的各類檔案材料，有關(guān)管理部門應(yīng)該根據(jù)檔案分類和用途，明確各類檔案收集的范圍，以提高檔案管理工作的效率和效果。
2.制定教學(xué)檔案收集、整理、歸檔、登記、保管、利用的流程
高校教學(xué)檔案是由形成收集、整理、歸檔、登記、保管、利用等一系列環(huán)節(jié)組成的，哪個(gè)環(huán)節(jié)的缺位都會(huì)給工作帶來不便。要保證教學(xué)檔案產(chǎn)生過程的連續(xù)性，必須建立一套完整的教學(xué)管理制度，統(tǒng)一格式，規(guī)范內(nèi)容，做到有章可循、有據(jù)可依。
（三）提高高校教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理水平
（1）加強(qiáng)高校電子教學(xué)檔案的管理。隨著高校體制改革和招生規(guī)模的擴(kuò)大，電子文件歸檔與電子檔案管理工作成為新時(shí)期高校檔案工作面臨的一項(xiàng)十分迫切的任務(wù)。
高校檔案部門應(yīng)該參照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制訂適合高校的電子文件歸檔制度，對電子文件采取集中統(tǒng)一管理，根據(jù)電子檔案的特性，從維護(hù)其真實(shí)性、完整性、安全性等各方面統(tǒng)籌考慮，制訂電子文件的接收、檢驗(yàn)、保管、利用、鑒定、銷毀制度，加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)工作，把電子文件歸檔與電子檔案管理工作作為當(dāng)前的重點(diǎn)工作來完成。
（2）加快高校教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。建設(shè)高校教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)需要解決2個(gè)問題: 一是制定網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的總體規(guī)劃，制定出檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的總體規(guī)劃，使工程有計(jì)劃、有步驟、有重點(diǎn)地進(jìn)行。二是做好檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化。建設(shè)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)的目的是保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取網(wǎng)絡(luò)中任何檔案數(shù)據(jù)庫中的信息。
三、結(jié)束語
《綱要》指出:“全面提高高等教育質(zhì)量”和“提高人才培養(yǎng)質(zhì)量”，因此我們要從思想上認(rèn)識(shí)高校教學(xué)檔案管理的重要性，認(rèn)真學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合高校自身特點(diǎn)，積極配合學(xué)校教學(xué)檔案工作的開展，使教學(xué)檔案管理工作水平得到提高。使其能更好的為學(xué)校教學(xué)、科研、行政管理和其他各項(xiàng)工作服務(wù)。
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關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；鑒定；銷毀；新方法
為了更加規(guī)范的進(jìn)行檔案管理工作，讓其可以在服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮出更好的作用，國家檔案局以及財(cái)政部聯(lián)合對已經(jīng)實(shí)施的原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行了重新修訂。并且新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》已經(jīng)于2016年1月1日開始實(shí)施。在此管理辦法中，把會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)賬簿的保管期限從15年延長到了30年。這就給各單位帶來了一個(gè)難題，那就是：之前保管期限為15年的會(huì)計(jì)檔案要如何進(jìn)行處理？是保持現(xiàn)狀還是要重新對它們進(jìn)行整理？尤其是那些已經(jīng)到了15年保管期限的會(huì)計(jì)檔案是要立即鑒定銷毀，還是要當(dāng)做30年期限繼續(xù)保存？下面我們就進(jìn)行詳細(xì)的分析探討。
一、會(huì)計(jì)檔案工作的作用及特點(diǎn)
會(huì)計(jì)檔案是在整個(gè)經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)中所形成的。會(huì)計(jì)檔案不但能夠?yàn)楦鞣N經(jīng)濟(jì)決策提供有益的信息，還在保護(hù)國家財(cái)產(chǎn)和維護(hù)財(cái)經(jīng)紀(jì)律方面有著不可或缺的作用，所以，做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的意義就顯得十分重要。而從實(shí)際的職能來看，會(huì)計(jì)的工作主要是通過會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料來完成的，它所形成的檔案是連續(xù)記錄、緊密相連、密不可分的一組材料。這種特點(diǎn)，就已經(jīng)決定了會(huì)計(jì)檔案在整理和鑒定工作中的特殊性。
二、新舊兩種標(biāo)準(zhǔn)銜接工作中存在的漏洞
新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》在具體的實(shí)施過程中可能遇到很多問題，而國家檔案局的相關(guān)工作人員就針對這些問題，在《中國檔案》上發(fā)表了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂內(nèi)容要點(diǎn)解讀的文章，在文章中對于新辦法中的修訂內(nèi)容進(jìn)行了解釋和說明，但是有一些問題解讀的還不算透徹和全面。例如在會(huì)計(jì)檔案保管期限的新舊標(biāo)準(zhǔn)的銜接方面，在《中國檔案》發(fā)表的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂內(nèi)容的要點(diǎn)解讀的文章中提到了三種情況：
第一，按照原來的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》標(biāo)準(zhǔn)，已到了保管期限，同時(shí)也經(jīng)過鑒定但還沒有對其進(jìn)行銷毀的會(huì)計(jì)檔案，要按照新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求進(jìn)行銷毀；
第二，根據(jù)舊的標(biāo)準(zhǔn)要求，已經(jīng)到了保管期限，但是還沒有進(jìn)行鑒定的會(huì)計(jì)檔案，要按照新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求進(jìn)行鑒定和銷毀；
第三，對還沒有到舊的管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的最低保管期限的會(huì)計(jì)檔案，要按照新實(shí)行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的最低保管期限重新進(jìn)行保管期限的劃分。這三種情況從整體上來看似乎覺得已經(jīng)很全面，可是檔案整理這一環(huán)節(jié)卻被忽視掉，也就是說，已經(jīng)整理完畢的會(huì)計(jì)檔案還應(yīng)不應(yīng)該按照新的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行期限的重新整理。實(shí)際上，我們可以把2016年以前就已經(jīng)整理好的會(huì)計(jì)檔案保持現(xiàn)狀，只要按照新的管理辦法進(jìn)行管理就可以，而還沒有整理好的，按照新的管理辦法規(guī)定進(jìn)行管理歸檔。盡管新的管理辦法是是從2016年1月1日才開始實(shí)施，可是在這之前就已經(jīng)形成的會(huì)計(jì)檔案，而且還沒有鑒定的，都要按30年保管期限來處理。
三、如何鑒定會(huì)計(jì)檔案是保存還是銷毀
會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作是會(huì)計(jì)管理工作中的重要環(huán)節(jié)之一。在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案鑒定工作時(shí)，會(huì)計(jì)檔案的鑒定人員必須要考慮到保管期限已滿的會(huì)計(jì)檔案，對于本單位或者對于社會(huì)的意義和作用，把那些沒有保存價(jià)值的檔案要及時(shí)銷毀。究竟哪些會(huì)計(jì)憑證應(yīng)該銷毀，不需要保存呢？在新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的第十九條就提出：“保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。”根據(jù)這條規(guī)定要求，單位如果沒有債權(quán)債務(wù)未處理，或者沒有其他沒有處理完的事項(xiàng)，根據(jù)新的管理辦法規(guī)定，在對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定手續(xù)以后，可以全部銷毀，但是這樣很有可能會(huì)把對于實(shí)際工作具有參考價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證銷毀掉。因此，為了避免這種情況發(fā)生，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案保管期限的鑒定工作時(shí)，不僅要把會(huì)計(jì)憑證中債權(quán)債務(wù)還沒有了解的，以及其他未了解事項(xiàng)的提取出來，還要把涉及到個(gè)人、財(cái)產(chǎn)等相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證取出。通常以下幾方面的會(huì)計(jì)憑證具有保留價(jià)值，需要繼續(xù)保存：
第一，例如像公司在征地時(shí)產(chǎn)生的費(fèi)用或固定資產(chǎn)采購發(fā)票，收罰款性的票據(jù)值得保留；
第二，關(guān)于財(cái)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)方面的會(huì)計(jì)憑證，例如：涉及到房產(chǎn)、林、地的產(chǎn)權(quán)購買及轉(zhuǎn)讓的契據(jù)、證券和債券及股權(quán)的原始憑證、單位之間的付款憑證、和單位重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證等；
第三，工資、補(bǔ)貼及社保等費(fèi)用憑證，例如：職工的工資表、轉(zhuǎn)正定級(jí)的審批表、工資轉(zhuǎn)移單、由于員工被辭退或者開除及辭退等一次性解決的付款憑證、發(fā)生重大事故的一次性理賠付款憑證、企業(yè)繳納社保的發(fā)票及花名冊、單位對于特殊工種員工下發(fā)的補(bǔ)貼等。
四、結(jié)語
會(huì)計(jì)檔案保管期限已滿后的積存問題，是檔案管理工作中的一個(gè)難點(diǎn)，這不僅會(huì)使人力、物力、財(cái)力等方面造成很大的浪費(fèi)，同時(shí)還不利于對于已經(jīng)到達(dá)保管期限的檔案管理工作的順利進(jìn)行，所以我國的財(cái)政部和國家檔案局要對此引起高度重視。在未來的工作中，我們只有對檔案的鑒定規(guī)范制度不斷地完善與更新，并且要通過新方法，切實(shí)可行的措施來進(jìn)行工作，只有這樣，才可以保證保管期限已滿的會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作達(dá)到規(guī)范化。
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