時(shí)間：2023-05-30 09:25:32
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇工程項(xiàng)目檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：棚戶區(qū)；改造；檔案；管理
伴隨著我國經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)也步入到快速發(fā)展階段，尤其是十三五規(guī)劃以來，國家更是給予了社會(huì)建設(shè)工程更高的重視，切實(shí)從民眾角度出發(fā)，真正實(shí)現(xiàn)民生改善的目的。目前，群眾最為關(guān)注的內(nèi)容就是居住條件，而棚戶區(qū)改造工程則是切實(shí)改善民生的重要舉措。在開展棚戶區(qū)改造項(xiàng)目時(shí)，需要真實(shí)的將相關(guān)資料和信息予以記錄，同時(shí)以檔案的形式保存下來。因此檔案管理工作當(dāng)屬棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目管理中的重要內(nèi)容。
1項(xiàng)目檔案管理的內(nèi)容
目前在實(shí)施棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目的時(shí)候，無論是前期、中期還是后期階段，都需高度重視整個(gè)工程項(xiàng)目的建設(shè)。同時(shí)，在記載工程任務(wù)相關(guān)內(nèi)容的時(shí)候，務(wù)必要保障準(zhǔn)確、完整，且最終應(yīng)該以檔案的方式保存下來。近年來，隨著城鎮(zhèn)化建設(shè)步伐的逐步統(tǒng)一，棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目的數(shù)量也迅速增加，因此也對(duì)工程項(xiàng)目的檔案管理工作提出了更高的要求。在棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目建設(shè)的前期、中期和后期階段的所有內(nèi)容都納入到檔案之中，確保檔案的完整性[1]。對(duì)于棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目來說，關(guān)于檔案管理的工作內(nèi)容主要如下：①棚戶區(qū)項(xiàng)目開始改造之前，關(guān)于棚戶區(qū)的音像、照片資料，棚戶區(qū)改造項(xiàng)目招投標(biāo)階段、立項(xiàng)審批階段、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍和勘察設(shè)計(jì)方面所產(chǎn)生的文件資料等；②棚戶區(qū)改造項(xiàng)目施工過程中，拆遷回遷和工程項(xiàng)目管理等方面的資料等；③棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)中，所產(chǎn)生的一系列的圖表、文字和電子形式載體等方面的資料。由于棚戶區(qū)改造項(xiàng)目涉及的內(nèi)容較為廣泛，因此檔案管理工作的難度也相對(duì)較大，更需要檔案管理部門強(qiáng)化管理工作，提升管理水平。
2工作中面臨的主要問題
2.1檔案管理工作水平較低
一般來說，對(duì)于棚戶區(qū)項(xiàng)目進(jìn)行改造的時(shí)候，源自于多種因素的影響，導(dǎo)致檔案管理工作水平整體偏低。例如，通常在進(jìn)行棚戶區(qū)改造的時(shí)候，即便成立了相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，但是僅為一個(gè)宏觀的管理單位，并沒有實(shí)體。領(lǐng)導(dǎo)小組雖然管理、監(jiān)督和協(xié)調(diào)棚戶區(qū)改造工程的項(xiàng)目施工以及竣工驗(yàn)收等工作，然而卻未能對(duì)招投標(biāo)、項(xiàng)目立項(xiàng)等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行涉及，使得工程項(xiàng)目的檔案管理工作明顯存在缺項(xiàng)，不能形成一個(gè)完整的棚戶區(qū)改造項(xiàng)目檔案管理流程，進(jìn)而導(dǎo)致整個(gè)檔案管理水平偏低[2]。
2.2檔案管理工作不夠規(guī)范
棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目作為一項(xiàng)直接關(guān)系到民生的工程項(xiàng)目，受到國家的高度關(guān)注。因此具體到工程項(xiàng)目實(shí)踐中，檔案管理人員影響分類整理照片、音像以及文件資料，最終做好歸檔處理。然而現(xiàn)實(shí)情況下，由于沒有一個(gè)規(guī)范化的檔案管理工作流程，使得音像檔案的管理較為混亂和分散。由于音像檔案資料的形成可以來自多個(gè)部門，諸如新聞部、棚戶區(qū)改造領(lǐng)導(dǎo)辦公室或者開發(fā)商等，不同部門所形成的音像檔案是單獨(dú)管理的，進(jìn)而導(dǎo)致整體檔案管理工作較為混亂。
2.3沒有統(tǒng)一的檔案管理部門
現(xiàn)階段，棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目是基于市場(chǎng)化條件下運(yùn)作的。同時(shí)在開發(fā)和建設(shè)棚戶區(qū)改造項(xiàng)目時(shí)，通常不是由一個(gè)開發(fā)商完成的，可能涉及多個(gè)開發(fā)商。雖然工程項(xiàng)目建設(shè)過程中相關(guān)的檔案資料以及城市規(guī)劃等資料最終可以存放在城建檔案管理部門，然而涉及到的拆遷回遷、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍方面的檔案資料卻留在開發(fā)商手中。正是由于缺乏一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理部門，導(dǎo)致棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目的檔案管理工作成效不佳。
3有效管理的措施
3.1構(gòu)建完善的檔案管理體系
完善的檔案管理體系有：①構(gòu)建招標(biāo)承包責(zé)任制。開始建設(shè)棚戶區(qū)改造項(xiàng)目前，首先做好招投標(biāo)工作。建設(shè)單位應(yīng)在招投標(biāo)的合同條款中，明確規(guī)定檔案管理的相關(guān)要求，促使能更加規(guī)范的進(jìn)行招投標(biāo)階段的檔案管理工作；②構(gòu)建項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制。因棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目的施工周期較長，涉及的內(nèi)容也較多，因此需要基于項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化施工各個(gè)階段的管理工作，確保整個(gè)工程項(xiàng)目全過程中的檔案收集整理工作得以有序開展，確保了檔案的真實(shí)性和完整性；③健全檔案管理相關(guān)制度[3]。從檔案的收集、歸檔時(shí)間、歸檔方法等方面予以嚴(yán)格要求，確保檔案管理工作得以規(guī)范開展。
3.2強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作
為了全面提升棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目檔案管理工作水平，需要不斷強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。不僅需要強(qiáng)化檔案管理人員的檔案管理方法、要領(lǐng)、基本操作步驟、相關(guān)檔案管理規(guī)范等內(nèi)容，還應(yīng)該不斷從檔案管理人員的職業(yè)道德、責(zé)任心、工作態(tài)度等方面著手，做好相關(guān)培訓(xùn)工作，進(jìn)而全面提升棚戶區(qū)改造項(xiàng)目檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
3.3嚴(yán)格落實(shí)檔案管理工作職責(zé)
棚戶區(qū)改造項(xiàng)目建設(shè)時(shí)存在多種檔案資料，需要對(duì)其進(jìn)行分類歸檔，并及時(shí)保存。在具體檔案管理工作過程中，需要全面落實(shí)相關(guān)人員的檔案管理職責(zé)。與此同時(shí)，工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、勘察以及監(jiān)理等相關(guān)單位，也應(yīng)該針對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)期間所產(chǎn)生的各種文件資料等進(jìn)行及時(shí)的收集，加強(qiáng)施工各個(gè)環(huán)節(jié)中的檔案管理工作，從而實(shí)現(xiàn)更為規(guī)范和完善的檔案管理目的。
4結(jié)束語
總之，棚戶區(qū)改造項(xiàng)目利國利民，需要給予高度重視。在棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目建設(shè)中，檔案管理工作的重要性不言而喻。在棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目中，通過構(gòu)建完善的檔案管理體系，強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，落實(shí)檔案管理人員的管理職責(zé)，進(jìn)而為棚戶區(qū)改造項(xiàng)目的順利開展及工程竣工后的交付使用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
作者:孫彩霞 單位:濱州市城市建設(shè)檔案館
參考文獻(xiàn)：
[1]史春光.伊春市林業(yè)棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目施工管理[D].吉林大學(xué),2015.
關(guān)鍵詞：文件材料；試聽檔案；新時(shí)期；檔案管理制度
1項(xiàng)目檔案管理是什么
技改大修工程項(xiàng)目檔案是指整個(gè)項(xiàng)目工程從工作開始到結(jié)束這期間所有的需要?dú)w檔的文件材料。這些文件材料的形式包括文字材料、圖表材料、圖紙，也包括聲像材料、電子光盤等。材料的內(nèi)容包括技改大修工程項(xiàng)目過程中的策劃、實(shí)行、完工等一系列工作生成的文字材料。項(xiàng)目檔案管理工作能夠確切的體現(xiàn)工程在施工過程中的各個(gè)細(xì)節(jié)，也可找出為什么會(huì)發(fā)生工程事故，在很多工程建設(shè)的地方都有重要的價(jià)值。
2為什么要提升技改大修工程項(xiàng)目檔案管理水平
檔案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三個(gè)方面是為什么要加強(qiáng)技改大修項(xiàng)目工程的檔案管理。一是檔案管理工作的要求，技改大修工程項(xiàng)目檔案管理是工程項(xiàng)目中重要的環(huán)節(jié)，有著舉足輕重的地位。在新時(shí)期，做好電力系統(tǒng)技改大修項(xiàng)目工程檔案管理是可以為電力系統(tǒng)工程項(xiàng)目帶來美好的前景。二是提升項(xiàng)目工程建設(shè)的科學(xué)有效性，用文件材料將項(xiàng)目工程的各個(gè)工作環(huán)節(jié)聯(lián)系起來，可以增強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)的整體把握。將工程項(xiàng)目建成的過程形成歷史材料，可以真實(shí)的表面在工程項(xiàng)目建設(shè)中產(chǎn)生的問題，為完善工程項(xiàng)目建設(shè)提供更好地解決方案，從而提高技改待續(xù)工程項(xiàng)目的科學(xué)性。三是檔案服務(wù)和檔案利用的本質(zhì)要求，檔案管理的最終目的是有效利用檔案，提高檔案的利用率，為項(xiàng)目建設(shè)未來的發(fā)展目標(biāo)提供保障。
3檔案管理工作存在的缺陷
3.1對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作不夠重視
在工程項(xiàng)目檔案管理工作中往往存在重視設(shè)計(jì)而輕視檔案的問題。因?yàn)橄嚓P(guān)專業(yè)人員短缺，在一般的地市級(jí)只有一名人員專門負(fù)責(zé)技改大修，需要管理規(guī)劃可研、計(jì)劃下達(dá)、項(xiàng)目管理研究等一系列工作。領(lǐng)導(dǎo)更注重經(jīng)濟(jì)方面的問題，而技術(shù)人員則注重項(xiàng)目工程的進(jìn)度、施工質(zhì)量、施工安全等，缺少對(duì)一些重要文件材料的歸檔。例如說項(xiàng)目工程在施工過程中的來往信函、設(shè)計(jì)變更記錄、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)等重要材料，都沒有專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的管理，導(dǎo)致會(huì)出現(xiàn)歸檔的難度系數(shù)大、歸檔不全問題。還會(huì)出現(xiàn)文件檔案資料的簽字蓋章不齊全，對(duì)于服務(wù)類合同也沒有寫簽訂日益，檔案資料的時(shí)序性也不滿足相關(guān)要求等。
3.2檔案管理制度不科學(xué)，管理人員自身素質(zhì)有待提高
現(xiàn)在很多電力企業(yè)都沒有將工程項(xiàng)目檔案歸檔進(jìn)行立項(xiàng)，也沒有納入工作領(lǐng)導(dǎo)小組中。企業(yè)電力系統(tǒng)一般注重提升工程項(xiàng)目的專業(yè)技術(shù)和項(xiàng)目在施工過程中的具體情況。很多電力企業(yè)沒有健全檔案管理制度，缺少專業(yè)的檔案管理人才對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理，導(dǎo)致許多檔案資料都得不到規(guī)范的保留。在項(xiàng)目施工的過程中，沒有人對(duì)項(xiàng)目檔案材料進(jìn)行跟蹤，這將導(dǎo)致檔案材料的收集難上加難。而且項(xiàng)目檔案管理本身就是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，需要一些專業(yè)管理人員對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，管理人員既要懂檔案管理又要懂電力系統(tǒng)項(xiàng)目工程，但是在現(xiàn)實(shí)情況是很多人員都不是專業(yè)的檔案管理人員，自身專業(yè)素養(yǎng)的不足，嚴(yán)重影響了檔案管理的有效性。
3.3視聽檔案的保留不齊全
視同檔案材料主要是指聲像材料，這些聲像材料會(huì)輔助一定的文字材料加以解釋說明。視聽檔案材料是技改大修工程項(xiàng)目管理中具有影響力的材料，在檔案管理中占有重要地位。但是現(xiàn)在很多電力企業(yè)在工程的施工過程中都不重視視聽材料的保留，而只關(guān)注到項(xiàng)目工程建設(shè)的好壞。對(duì)于視聽材料的管理沒有設(shè)立專門的管理人員，或者是管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠，這都對(duì)視聽材料的保留存在一定的影響。在這種情況下設(shè)立的視聽材料管理數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致視聽材料不齊全。
4如何加強(qiáng)檔案管理工作
4.1加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理人員的工作意識(shí)
重視理念建設(shè)可以保障檔案管理的科學(xué)性、有效性，也是工程建設(shè)過程中各項(xiàng)管理工作能夠順利實(shí)施的保障。只有領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)正確了，工作開展的到位了，才能使檔案管理工作得到有效的實(shí)施。并且現(xiàn)在很多技改大修專責(zé)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)度不夠，為增強(qiáng)各專責(zé)的歸檔意識(shí)，要加強(qiáng)培訓(xùn)，培養(yǎng)其自身的綜合素質(zhì)，鍛煉工作技巧。同時(shí)要加強(qiáng)管理人員學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，使管理人員及時(shí)掌握先進(jìn)的管理方法和技術(shù)，促進(jìn)其能夠主動(dòng)收集整理檔案材料，保證檔案材料的完整性和有效性。
4.2完善項(xiàng)目檔案管理制度和管理內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)
電力企業(yè)內(nèi)部要設(shè)立專門的檔案管理制度以維護(hù)檔案管理人員的權(quán)責(zé)，確立歸檔部門最后審核的具體要求。必須非常重視歸檔工作，最后一項(xiàng)歸檔工作的審核在沒有通過的前提下不能夠進(jìn)行下一步的具體工作。檔案管理工作需要建立系統(tǒng)性的體制機(jī)制，電力企業(yè)也要將檔案管理部門加入到工程項(xiàng)目的建設(shè)的組織結(jié)構(gòu)中去，將檔案管理工作與實(shí)際項(xiàng)目工作在施工的過程中聯(lián)系起來，讓檔案管理工作融入到項(xiàng)目管理中去，參與到項(xiàng)目建設(shè)中去。
4.3加強(qiáng)項(xiàng)目工程進(jìn)程與歸檔工程建設(shè)的一致性
電力企業(yè)必須加強(qiáng)項(xiàng)目工程進(jìn)程與歸檔工程建設(shè)的一致性。在項(xiàng)目工程的施工過程中，必須做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的項(xiàng)目檔案材料，因?yàn)檫@些材料一旦丟失就會(huì)嚴(yán)重影響到后期工程項(xiàng)目的開展。所以在工程項(xiàng)目的建設(shè)中我們要設(shè)立專門的檔案管理部門，將檔案管理的工作與項(xiàng)目工程的工作齊頭并進(jìn)，使歸檔工作更加的系統(tǒng)，從而整個(gè)工程項(xiàng)目最終的驗(yàn)收打下基礎(chǔ)。
關(guān)鍵字：重點(diǎn)水利工程 檔案管理
水利工程是國民經(jīng)濟(jì)重要基礎(chǔ)設(shè)施，與經(jīng)濟(jì)建設(shè)及人民群眾生命財(cái)產(chǎn)安全息息相關(guān)，關(guān)系到廣大人民群眾最現(xiàn)實(shí)最直接的利益。加強(qiáng)水利建設(shè)，提供安全的水環(huán)境，有利于社會(huì)環(huán)境的穩(wěn)定和發(fā)展環(huán)境的優(yōu)化。各級(jí)政府十分重視水利工程建設(shè)，不斷加大投入，興修水利設(shè)施，加固原有堤防、水庫工程，提高防災(zāi)等級(jí)等，其在保障城市人民生活正常進(jìn)行和預(yù)防及抵御自然災(zāi)害方面有重要作用。珠海市政府近年來重點(diǎn)建設(shè)竹銀水源工程、白蕉聯(lián)圍、小林聯(lián)圍、乾務(wù)赤坎大聯(lián)圍和中珠聯(lián)圍等水利工程項(xiàng)目。竹銀水源工程是貫徹落實(shí)國務(wù)院批準(zhǔn)的《保障澳門、珠海供水安全專項(xiàng)規(guī)劃報(bào)告》，解決澳門、珠海咸期供水安全的關(guān)鍵工程。
水利項(xiàng)目檔案是水利工程建設(shè)的真實(shí)記錄和全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，其既是水利工程建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建的重要保障，又能為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)和水務(wù)事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)，所以，做好水利項(xiàng)目檔案工作對(duì)推動(dòng)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。由于水利項(xiàng)目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案數(shù)量大、載體多樣、保存價(jià)值高。當(dāng)前，隨著國家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面政策的變化，對(duì)工程檔案的收集、管理、歸檔、流向提出了新的問題。筆者結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)如何開展水利工程檔案工作提出一些看法，以期對(duì)水利工程項(xiàng)目檔案工作有所裨益。筆者認(rèn)為做好水利項(xiàng)目檔案可以按照以下要求來開展：
一、建立項(xiàng)目檔案管理組織架構(gòu)
項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)是項(xiàng)目檔案工作的重要保障，沒有相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案工作開展必受影響。因此，在組建工程建設(shè)（籌備）處時(shí)的同時(shí)，就應(yīng)考慮設(shè)立工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，小組必須由單位領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)科室負(fù)責(zé)人和專職、兼職檔案管理員構(gòu)成，形成層層把關(guān)的體系。一般情況下，由單位領(lǐng)導(dǎo)任組長，科室負(fù)責(zé)人任成員，專、兼職檔案管理員具體負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目資料的整理歸檔工作。建設(shè)單位在完善檔案管理組織的同時(shí)，要求勘測(cè)設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理等參建單位，必須明確一位主要領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人分管工程檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工程任務(wù)相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，配備檔案資料管理人員，統(tǒng)一管理工程檔案資料。水利工程一般都是省、市重點(diǎn)建設(shè)工程，其建設(shè)規(guī)模較大、時(shí)間較長、要求嚴(yán)，在施工中還會(huì)創(chuàng)造許多新工藝、新技術(shù)，如果沒有領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，沒有統(tǒng)一機(jī)構(gòu)抓總，沒有相關(guān)部門和施工一線技術(shù)人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)，沒有檔案管理人員的勤奮敬業(yè)，是不可能高質(zhì)量完成這些工作要求的。
二、加強(qiáng)與檔案行政管理部門的聯(lián)系，尋求密切的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)
要使工程項(xiàng)目檔案工作獲得持續(xù)、均衡、快速發(fā)展，就必須重視加強(qiáng)與檔案行政部門的聯(lián)系，接受檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。從工程建設(shè)一開始，建設(shè)單位就要及時(shí)取得當(dāng)?shù)貦n案局的支持，自覺將項(xiàng)目檔案工作置于檔案行政管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督之下，確保檔案工作在高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)的層面上展開，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改，并由監(jiān)理形成書面意見報(bào)當(dāng)?shù)貦n案局和建設(shè)單位備案。當(dāng)然，業(yè)務(wù)指導(dǎo)是雙重性的，作為工程建設(shè)單位，對(duì)上，要接受上級(jí)主管部門和檔案部門的指導(dǎo)與監(jiān)督，如省水利廳、省、市檔案局等；對(duì)下，則負(fù)有對(duì)各參建單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)之責(zé)。可以通過到各參建單位調(diào)研、實(shí)地指導(dǎo)、辦培訓(xùn)班和召開業(yè)務(wù)工作會(huì)議等措施、途徑，了解各參建單位的檔案工作情況，促進(jìn)各單位業(yè)務(wù)工作的交流，從而提高檔案工作水平，在此基礎(chǔ)上，制定適合本項(xiàng)目的檔案工作規(guī)劃。
三、項(xiàng)目檔案管理工作與工程項(xiàng)目建設(shè)同步
項(xiàng)目檔案管理是建設(shè)項(xiàng)目管理的重要組成部分，項(xiàng)目檔案管理工作必須與工程項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，這既是國家相關(guān)檔案法律法規(guī)的規(guī)定，同時(shí)也是保證項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)歸檔的重要監(jiān)控措施，通過同步進(jìn)行，做到項(xiàng)目檔案在形成的同時(shí)就能全部歸檔。因此，檔案管理工作與項(xiàng)目提出、可行性研究、設(shè)計(jì)、決策、招（投）標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、工程結(jié)算、竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，對(duì)各階段形成的文字、圖紙、圖表、聲像、計(jì)算材料（含電子文件）進(jìn)行收集、積累、整理，對(duì)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工中形成的報(bào)告、批復(fù)、圖紙、合同、標(biāo)書、備忘錄、協(xié)調(diào)文件及領(lǐng)導(dǎo)視察活動(dòng)等資料，在形成的同時(shí)悉數(shù)歸檔。如不及時(shí)記錄、收集、歸檔，對(duì)工程建設(shè)和運(yùn)行管理將會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失。按照集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，建設(shè)單位對(duì)工程檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)行綜合管理。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，檔案人員負(fù)責(zé)工程檔案的監(jiān)督和指導(dǎo)，對(duì)建設(shè)工程檔案管理工作實(shí)行全程監(jiān)控。堅(jiān)持“誰產(chǎn)生，誰立卷”的原則，指導(dǎo)項(xiàng)目前期立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、合同勘察、設(shè)計(jì)、拆遷、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等檔案的立卷移交工作；定期到工地現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督指導(dǎo)，督促監(jiān)理人員對(duì)檔案質(zhì)量把關(guān)，提出整改意見，對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)檢，并把復(fù)檢情況進(jìn)行通報(bào)。
四、項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理
項(xiàng)目建設(shè)單位必須在項(xiàng)目的招標(biāo)和簽訂設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工合同或協(xié)議時(shí)，設(shè)立專門條款，明確規(guī)定設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位對(duì)項(xiàng)目文件的收集、整理、移交責(zé)任和違約責(zé)任等；明確檔案收集、整理、驗(yàn)收、考核、歸檔的份數(shù)、竣工圖的套數(shù)、電子文件的格式、檔案質(zhì)量等等方面的要求。同時(shí)，要在合同中明確檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的，參建單位應(yīng)負(fù)有的責(zé)任，以及相關(guān)的處理措施。珠海市的水利工程在項(xiàng)目檔案同方面，主要規(guī)定了施工單位在未完成歸檔工作（辦理移交手續(xù)）前，暫不返還其工程質(zhì)量保證金；工程竣工檔案沒有通過檔案行政主管部門及建設(shè)單位檔案室的預(yù)驗(yàn)收，不能進(jìn)行工程結(jié)算，并暫不支付施工單位的工程尾款；設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位在未完成歸檔工作前，都暫不支付設(shè)計(jì)費(fèi)尾款。通過將項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理的措施，強(qiáng)化各參建單位的責(zé)任，同時(shí)采用經(jīng)濟(jì)手段實(shí)施監(jiān)控。
五、深入現(xiàn)場(chǎng)收集檔案資料
水利工程項(xiàng)目檔案的大部分原始資料產(chǎn)生于施工過程的現(xiàn)場(chǎng)，檔案人員應(yīng)親臨施工現(xiàn)場(chǎng)，收集資料。如果，建設(shè)單位只是坐等參建單位移交檔案，而不深入現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和強(qiáng)調(diào)檔案的收集，有可能喪失最好的收集檔案的機(jī)會(huì)。因此，應(yīng)針對(duì)性地列出需收集的資料名目，根據(jù)工程進(jìn)度，與項(xiàng)目經(jīng)理、施工員甚至領(lǐng)班密切聯(lián)系，爭(zhēng)取配合，做到該簽證的就現(xiàn)場(chǎng)簽證，該取樣的就現(xiàn)場(chǎng)取樣，該檢查的就現(xiàn)場(chǎng)檢查，該記錄的就現(xiàn)場(chǎng)記錄，能夠做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。在收集資料時(shí)，必須十分注意資料的精確度。為此檢查后一定要核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。檢查復(fù)核的主要內(nèi)容包括：施工階段形成的文字資料簽證手續(xù)是否完備；檢查檢測(cè)記錄是否準(zhǔn)確符合規(guī)范要求；隱蔽工程的記錄是否詳細(xì)、準(zhǔn)確；原材料如鋼材、水泥、砂子等的出廠合格證明和取樣檢測(cè)試驗(yàn)報(bào)告是否真實(shí)。
檔案人員要積極與駐地監(jiān)理工程師配合，充分發(fā)揮駐地監(jiān)理工程師的作用。因?yàn)轳v地監(jiān)理工程師全天候在工地上監(jiān)督管理，對(duì)工程的進(jìn)度和施工人員的素質(zhì)最了解，對(duì)使用的原材料也最清楚，同時(shí)幾乎所有的進(jìn)場(chǎng)原材料和施工資料均需經(jīng)駐地監(jiān)理的檢驗(yàn)及簽證才有效。所以充分調(diào)動(dòng)監(jiān)理的積極性是保證檔案資料能有效收集的有力措施。
六、強(qiáng)化審查，嚴(yán)格驗(yàn)收項(xiàng)目檔案
根據(jù)《國家檔案局 國家發(fā)展和改革委員會(huì)關(guān)于印發(fā)的通知》，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。對(duì)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收做到規(guī)范、嚴(yán)格把關(guān)是保證項(xiàng)目檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。檔案驗(yàn)收要堅(jiān)持每個(gè)分部工程驗(yàn)收時(shí)，同時(shí)進(jìn)行檔案驗(yàn)收。每個(gè)分部工程驗(yàn)收前，檔案人員、工程一線技術(shù)人員以及監(jiān)理、設(shè)計(jì)、運(yùn)行管理單位人員一起檢查有關(guān)施工檔案資料是否按竣工驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)制備。檔案人員作為單位工程驗(yàn)收工作組成員，并在“單位工程完工驗(yàn)收鑒定書”上簽字確認(rèn)，無檔案室人員簽字，驗(yàn)收不予通過。檔案正式歸檔移交前，成立工程檔案審核工作小組，對(duì)按規(guī)定應(yīng)該歸檔的資料進(jìn)行歸檔移交前的審核，并邀請(qǐng)當(dāng)?shù)貦n案局有關(guān)人員對(duì)全部擬接收的檔案資料進(jìn)行檢查，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，各單位核查后整改。在檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，成立由建設(shè)單位分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、辦公室負(fù)責(zé)人和監(jiān)理單位總監(jiān)組成的工程檔案驗(yàn)收小組，通過對(duì)檔案資料進(jìn)行抽查、聽取檔案管理工作的報(bào)告、質(zhì)疑答辯，形成自評(píng)意見和自評(píng)得分。
總之，重點(diǎn)水利工程項(xiàng)目檔案管理工作是一個(gè)不斷學(xué)習(xí)的過程，只有經(jīng)過不斷地實(shí)踐與探索，才能更加牢固熟練地掌握它、運(yùn)用它。同時(shí)，也只有經(jīng)過不斷地實(shí)踐，才能促使檔案管理工作不斷完善和發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
一、建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理理念
建設(shè)工程項(xiàng)目檔案是從項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、決策、招投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、設(shè)備采購安裝、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收等全過程管理中直接形成的，對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)歸檔的各類文字材料、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。項(xiàng)目檔案主要包括立項(xiàng)文件（可行性研究、任務(wù)書）、設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目管理文件（包括招投標(biāo)文件）、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備文件、財(cái)務(wù)文件和竣工文件等，它是一個(gè)有機(jī)載體，其特點(diǎn)主要有三：（1）成套性。它記載和反映建設(shè)活動(dòng)的全過程和成果，與總體的基建程序和專業(yè)內(nèi)容銜接，構(gòu)成項(xiàng)目完整的成套性整體；（2）專業(yè)性。不論是生產(chǎn)性建設(shè)項(xiàng)目檔案，還是國防性建設(shè)項(xiàng)目檔案或是民用工程，它都是專業(yè)技術(shù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，包括了從工程的醞釀、決策、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工到建成使用的全過程；（3）現(xiàn)實(shí)性。它具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性，是全面考核建設(shè)工作設(shè)計(jì)質(zhì)量、工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，是竣工驗(yàn)收的依據(jù)，是工程建設(shè)、使用維護(hù)和技術(shù)改造的不可缺少的現(xiàn)實(shí)性依據(jù)。
二、建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀
法制觀念淡薄，對(duì)檔案工作不夠重視。有些單位錯(cuò)誤地認(rèn)為建設(shè)項(xiàng)目主要是以建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)體為主，項(xiàng)目檔案管理工作可有可無，項(xiàng)目檔案的收集、整理工作是檔案部門的事，與己無關(guān)；一方面由于管理的不到位，另一方面檔案意識(shí)的缺乏，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案工作沒有領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，組織機(jī)構(gòu)不健全，管理制度不落實(shí)，檔案人員變動(dòng)頻繁，檔案資料無人收集、整理和保管。當(dāng)建設(shè)項(xiàng)目工程竣工進(jìn)入驗(yàn)收時(shí)，才突擊進(jìn)行資料補(bǔ)收工作。由于平常不注意資料積累和收集，只能依靠少數(shù)人通過“回憶”重新進(jìn)行“編撰”，嚴(yán)重影響了項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、原始性、準(zhǔn)確性和完整性。
檔案產(chǎn)權(quán)歸屬關(guān)系模糊，管理責(zé)任主體不明確。有的單位對(duì)項(xiàng)目檔案工作缺乏統(tǒng)一管理，對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位的檔案工作缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。而是錯(cuò)誤地認(rèn)為，檔案工作是上級(jí)檔案部門的事，甚至有少數(shù)建設(shè)項(xiàng)目指揮部認(rèn)為建設(shè)項(xiàng)目建成竣工后，建設(shè)、施工和監(jiān)理單位都要撤場(chǎng)，人員要轉(zhuǎn)移到新的項(xiàng)目去工作，竣工文件資料要全部移交到接管維護(hù)單位。在這種思想支配下，有的建設(shè)單位既沒有配備檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案人員，也沒有主動(dòng)增加投入配置檔案工作必備的庫房、裝具等基礎(chǔ)設(shè)施和辦公設(shè)備，而是將竣工文件資料隨便堆放在一起，檔案資料保管工作存在著極大的安全隱患。
檔案整理工作薄弱。不少單位的檔案工作純粹停留在收與管的層面，檔案的整理工作難以提升，檔案沒有在項(xiàng)目建設(shè)中得到很好的利用。當(dāng)前不少單位的檔案主體觀念存在偏差，影響了檔案工作管理水平。不少單位幾乎把人事檔案當(dāng)成了本單位檔案的全部，而忽略了自身發(fā)展所形成的真正能確定命運(yùn)的頗有價(jià)值的“主體”檔案，直接影響了檔案的開發(fā)利用和單位的發(fā)展。這是導(dǎo)致檔案工作者在有的單位沒有地位，可有可無的最主要的原因。
建設(shè)、監(jiān)理和施工單位檔案人員素質(zhì)不高，未經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)。目前較多建設(shè)項(xiàng)目參建單位并沒有聘用檔案管理的專業(yè)人員，而是由一些非專業(yè)的人員來兼職做檔案工作。因沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，缺乏專業(yè)知識(shí)，只是依葫蘆畫瓢，盲目照搬其他單位檔案管理中的做法，外加自己主觀的臆想。這樣整理出來的檔案案卷質(zhì)量不高，存在較多的個(gè)人習(xí)慣，缺乏通用性，難以保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。
三、加強(qiáng)建工程設(shè)項(xiàng)目檔案管理主要措施
建設(shè)工程項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)的客觀真實(shí)記錄，它不僅能靜態(tài)反映項(xiàng)目建設(shè)的全貌，而且能動(dòng)態(tài)反映項(xiàng)目建設(shè)過程的變化和發(fā)展情況，是工程質(zhì)量的直接反映。為貫徹國家檔案局的規(guī)定，做好建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔工作，我們應(yīng)做出以下方面的嘗試和努力：
加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。工程項(xiàng)目從立項(xiàng)開始，主管領(lǐng)導(dǎo)就要指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作；成立建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立項(xiàng)目檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確工作職責(zé)。
制定符合實(shí)際情況的檔案管理規(guī)章制度。首先要加強(qiáng)對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)建設(shè)工程項(xiàng)目的規(guī)模、特點(diǎn)和需要，合理配備檔案管理人員或建立相應(yīng)的檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系；其次要加強(qiáng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理制度，建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，建立切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作管理體制和工作程序，建設(shè)方與施工方、監(jiān)理方簽定合同時(shí)，要把檔案管理規(guī)章制度納入合同管理中，將檔案收交質(zhì)量納入年度考核并與獎(jiǎng)懲掛鉤。俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”，建設(shè)項(xiàng)目由于規(guī)模大、工期長、形成資料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠建設(shè)項(xiàng)目檔案管理部門少數(shù)幾個(gè)人的力量是根本辦不到的。因此，依據(jù)不同項(xiàng)目特點(diǎn)制定符合該項(xiàng)目實(shí)際情況的檔案管理組織架構(gòu)和管理程序，就成為做好建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作的根本保障。第三要堅(jiān)持做到“四同步”即：項(xiàng)目下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步；項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完整同步。
強(qiáng)化建設(shè)工程項(xiàng)目檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)。建設(shè)工程項(xiàng)目檔案工作信息化，是促進(jìn)信息資源全面收集、整合、開發(fā)的重要基礎(chǔ)，通過建設(shè)工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持領(lǐng)導(dǎo)者的決策和各級(jí)信息服務(wù)，潛在的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益難以估算。而建設(shè)工程項(xiàng)目檔案信息化的基礎(chǔ)是工作的標(biāo)準(zhǔn)化，沒有經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化整理的檔案不可能實(shí)現(xiàn)信息化，因此，檔案管理部門要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，研究檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，為建設(shè)工程項(xiàng)目檔案工作信息化創(chuàng)造條件。
定期開展資料整理、檢查與監(jiān)督。由于檔案管理是一項(xiàng)瑣碎的工作，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，建設(shè)項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付，如不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后很可能一塌糊涂，甚至?xí)写罅抠Y料流失，所以要定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項(xiàng)目檔案工作會(huì)議，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目中的各種資料應(yīng)定期或不定期進(jìn)行檢查評(píng)比，匯報(bào)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)度，安排部署下步工作。
嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收關(guān)。檔案是竣工驗(yàn)收必不可少的內(nèi)容，一個(gè)項(xiàng)目要通過驗(yàn)收，必須先通過檔案驗(yàn)收。檔案部門在工程檔案驗(yàn)收工作中，要把工作的重點(diǎn)放在檔案初驗(yàn)階段，要切實(shí)做到“圖實(shí)相符”、簽字手續(xù)完備，對(duì)初驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)的問題，要求相關(guān)部門及時(shí)解決。在掌握驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)上，要堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、不馬虎遷就，以確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。
四、結(jié)束語
關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè)；檔案管理；建設(shè)工程
中圖分類號(hào)：F239 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-2374（2013）31-0147-02
建設(shè)工程項(xiàng)目檔案是建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、圖物相符的有保存價(jià)值的真實(shí)記錄和實(shí)際反映。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動(dòng)，是建設(shè)項(xiàng)目管理如投資計(jì)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動(dòng)中形成的檔案文件。是工程建設(shè)過程的直接記錄，是建設(shè)工程的技術(shù)成果。它承載著建設(shè)者的智慧與結(jié)晶，是歷史的真實(shí)見證。在對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價(jià)和建設(shè)工期進(jìn)行管理的同時(shí)，工程檔案管理作為工程項(xiàng)目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，如何管理好、使用好建設(shè)工程項(xiàng)目檔案，發(fā)揮建設(shè)工程項(xiàng)目檔案對(duì)企業(yè)的作用尤為重要。
下面結(jié)合唐口煤業(yè)公司近幾年的建設(shè)工程案管理過程中出現(xiàn)的問題以及實(shí)踐情況對(duì)煤炭企業(yè)的工程項(xiàng)目檔案管理工作談自己的四點(diǎn)認(rèn)識(shí)。
1 唐口煤業(yè)公司基本情況簡(jiǎn)介
唐口煤業(yè)公司于2001年10月開工建設(shè)，2006年1月投入生產(chǎn)，核定年生產(chǎn)能力500萬噸，井田面積約77平方公里，是淄礦集團(tuán)目前生產(chǎn)能力最大的礦井，也是唯一一座在同一工業(yè)廣場(chǎng)內(nèi)布置主、副、風(fēng)三個(gè)超千米立井的礦井。
唐口煤業(yè)公司建設(shè)工程基本情況：自開工建設(shè)至投產(chǎn)四年多的時(shí)間，整個(gè)礦井建設(shè)分為土建工程、安裝工程、礦建工程，工程總投資約15億元，礦井投產(chǎn)后，相應(yīng)的土建、安裝、礦建工程雖然沒有基本建設(shè)時(shí)期那樣集中、投資大，但是維持簡(jiǎn)單再生產(chǎn)的工程項(xiàng)目依然發(fā)生，每年工程投資大約在2億元左右，相應(yīng)的工程資料也種類繁多。
2 煤炭企業(yè)建設(shè)工程檔案的特點(diǎn)
一是地面建設(shè)工程的單一獨(dú)立性。即一個(gè)單項(xiàng)工程竣工檔案的整體性。二是井下礦建、安裝工程的專業(yè)性、復(fù)雜性，井下工程不像地面工程那樣直觀可見，可以說礦井的開拓和發(fā)展離不開檔案資料。三是工程項(xiàng)目檔案資料的真實(shí)性，它是該工程報(bào)批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實(shí)體完全一致，單從檔案材料就可以求得工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。
3 建設(shè)工程資料在使用、保管過程中存在的問題分析
因礦井建設(shè)期長，工程施工單位多，建設(shè)單位管理人員變動(dòng)，造成工程歸檔資料不完整，有的資料只有工程主體資料，沒有相關(guān)配套資料。
施工單位工程資料管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，更多的人員有工程施工相關(guān)專業(yè)知識(shí)，但缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，造成工程資料不規(guī)范，不全面。
負(fù)責(zé)工程資料的科室對(duì)存檔工作重視程度不夠，因工程一般建設(shè)時(shí)間長，不注重過程資料整理，存在工程竣工時(shí)的突擊現(xiàn)象。
工程資料在使用過程中，保護(hù)意識(shí)差，造成資料頁面不整潔，污漬、油漬現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，資料頁面隨意涂改，亂寫亂畫，給檔案歸檔質(zhì)量帶來很大影響。
4 建設(shè)工程檔案管理探索與實(shí)踐
加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案管理制度，是做好工程檔案管理工作的基礎(chǔ)。俗話說：“沒有規(guī)矩不成方圓”，制訂相關(guān)管理制度，從基層管理抓起，責(zé)任落實(shí)到人，加強(qiáng)對(duì)工程資料的有序管理，規(guī)范資料移交簽收制度，注重過程控制，最終保證歸檔資料及圖紙的齊全、規(guī)范。為此，公司專門印發(fā)了《唐口煤業(yè)管理制度匯編》、下發(fā)了《唐口煤礦科技檔案管理暫行辦法》，轉(zhuǎn)發(fā)了《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等，規(guī)范檔案管理行為，建立長效運(yùn)行機(jī)制。
以人為本，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，是做好工程項(xiàng)目檔案管理的有力保證。人作為檔案管理中最主要的因素，公司根據(jù)自身的特點(diǎn)，努力培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍，讓他們成為既懂工程專業(yè)技術(shù)知識(shí)，又懂檔案管理的綜合素質(zhì)管理人員，經(jīng)常組織有關(guān)科室負(fù)責(zé)人及兼職檔案人員學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定，培養(yǎng)他們的工作責(zé)任心，充分認(rèn)識(shí)工程檔案管理的重要性。
檔案管理人員要深入工程現(xiàn)場(chǎng)，做好對(duì)工程檔案資料的跟蹤服務(wù)工作。唐口煤業(yè)公司地面土建工程既有新建項(xiàng)目，又有改擴(kuò)建項(xiàng)目、維修項(xiàng)目，涉及的施工單位也較多，由此產(chǎn)生的工程資料也項(xiàng)目繁多。井下礦建工程、安裝工程也隨著礦井的開拓延伸不斷變化，這就要求工程檔案管理人員要經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)，結(jié)合工程實(shí)際，理好思路，做到資料分類合理、項(xiàng)目明確，一目了然。
根據(jù)環(huán)節(jié)，按照原則，加強(qiáng)建設(shè)工程資料在歸檔前的收集、積累工作。針對(duì)建設(shè)單位管理人員變動(dòng)，造成工程歸檔資料不完整、只有工程主體資料，沒有相關(guān)配套資料的問題，專職檔案管理人員與兼職檔案人員要“靠上”、“盯上”、“跟上”，要按照可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、單位工程、單項(xiàng)工程、竣工、試生產(chǎn)、科研、竣工資料等環(huán)節(jié)收集積累，保證建設(shè)工程檔案的規(guī)范性、完整性、系統(tǒng)性。
加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，借鑒兄弟單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法。因煤炭企業(yè)工程建設(shè)有其獨(dú)特的方面，隨著生產(chǎn)的不斷變化，相應(yīng)的工程檔案資料的管理的合理性、合法性也不斷考驗(yàn)著檔案管理人員的能力和水平，檔案管理人員要不斷加強(qiáng)檔案方面的法律法規(guī)、規(guī)章制度的學(xué)習(xí)，豐富相關(guān)專業(yè)知識(shí)，同時(shí)積極走出去，引進(jìn)來，借鑒兄弟單位的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，取人之長，補(bǔ)己之短，才能更好地發(fā)揮工程檔案資料的作用，為企業(yè)的發(fā)展提供有力支持。
關(guān)鍵詞:大型工程項(xiàng)目檔案管理信息化
大型工程項(xiàng)目檔案是指工程建設(shè)的重要組成部分，它凝結(jié)了工程管理技術(shù)人員、操作人員的智慧，是工程建設(shè)過程、工程實(shí)體狀況、工程建設(shè)質(zhì)量的最原始，也是最真實(shí)和全面的記錄。進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代后，隨著我們社會(huì)生活和信息科技的飛速發(fā)展，許多投資建設(shè)的都是大型工程項(xiàng)目。在以數(shù)字信息化為代表的今天，緊跟時(shí)代步伐，突破傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目檔案管理手段和模式，實(shí)現(xiàn)大型項(xiàng)目工程檔案的管理信息化已然是一個(gè)十分緊迫的話題。
1大型工程項(xiàng)目檔案與信息化建設(shè)的必要性
（1）大型工程項(xiàng)目檔案的特征
大型工程項(xiàng)目的檔案不僅是一種重要的信息資源，也是工程建設(shè)管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)經(jīng)驗(yàn)的直接總結(jié)依據(jù)。做好工程項(xiàng)目檔案的收集、編撰、管理和使用，無疑對(duì)于工程建設(shè)的順利進(jìn)行，以及工程項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行維修、管理改造有著十分重要的作用。[[]馮瑜.檔案工作研究與創(chuàng)新[M].濟(jì)南：山東省地圖出版社，2007：352,353.]
目前，我們所接觸的大型工程項(xiàng)目大多數(shù)規(guī)模宏大，參加建設(shè)單位眾多，具有建設(shè)周期長、投資額度大、社會(huì)效益大的特征。在大型工程建設(shè)過程中，對(duì)工程項(xiàng)目檔案的管理工作始終貫穿于整個(gè)工程建設(shè)過程，對(duì)整個(gè)工程能否最終成功起到極為重要的作用。完整的工程項(xiàng)目檔案可以使管理者看清整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)程，同時(shí)通過對(duì)工程檔案了解來把握使整個(gè)工程質(zhì)量，其不僅是項(xiàng)目負(fù)責(zé)單位了解工程進(jìn)度、項(xiàng)目存在問題的重要依據(jù)，也是作為新工程項(xiàng)目的開發(fā)重要參考資料。
（2）大型工程項(xiàng)目信息化建設(shè)的必要性
大型工程項(xiàng)目檔案管理的信息化是采用數(shù)字化技術(shù)，在實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，針對(duì)傳統(tǒng)意義上的工程檔案文件所開展的整理歸檔、鑒定保存，以及開發(fā)利用等一系列活動(dòng)。工程項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)信息化的目的是確保歸檔項(xiàng)目文件能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化成套，并實(shí)現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)與項(xiàng)目管理系統(tǒng)的無縫對(duì)接。
1.實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案完整和統(tǒng)一。大型工程項(xiàng)目建設(shè)中的單位繁多而且彼此分散,建設(shè)周期長，這就造成了整個(gè)工程項(xiàng)目的檔案在管理過程中難度非常大，很難達(dá)到整個(gè)建設(shè)工程檔案的完整和統(tǒng)一。在實(shí)現(xiàn)大型工程項(xiàng)目檔案管理作息化后，我們可以突破以上的種種限制，實(shí)現(xiàn)大型工程檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理。
2.為工程項(xiàng)目及時(shí)決策提供保障。大型工程項(xiàng)目檔案管理信息化有著獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，在數(shù)字化的檔案管理之下，檔案管理人員可以及時(shí)為工程項(xiàng)目人提供詳實(shí)的檔案信息和數(shù)字材料，依靠這些完整、可靠的信息，可以幫助項(xiàng)目管理者提升綜合分析能力。從而，工程項(xiàng)目的管理者可以在關(guān)鍵的工程規(guī)劃決策上節(jié)約時(shí)間，減少了失誤。
3.實(shí)現(xiàn)管理職能向服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目檔案管理模式和方式不僅難以適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，而且容易固步自封，難以發(fā)揮自身信息資源優(yōu)勢(shì)。隨著社會(huì)的發(fā)展和科技進(jìn)步，大型工程檔案的信息量不斷增多，工程項(xiàng)目檔案管理的信息化是工程檔案管理走向逐步開放，實(shí)現(xiàn)向信息采集、信息管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變的必然趨勢(shì)。[[]吳玉婷.大型建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理模式[J].廣東檔案，2005（5）.]
2當(dāng)前大型工程檔案管理中存在問題分析
就當(dāng)前的大型工程項(xiàng)目檔案管理的整體情況而言，我們?cè)诠こ虣n案管理上的信息化程度并不高。一些大型的單位和企業(yè)甚至缺乏工程檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，一些檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中運(yùn)用不熟悉，對(duì)工程項(xiàng)目檔案信息化的方法與途徑也不了解。具體而言，問題主要有以下幾個(gè)方面。
（1）工程檔案管理手段落后
目前，一些大型單位的工程項(xiàng)目檔案管理人員仍采用傳統(tǒng)的管理方法，把檔案只是作為一種文本和資料來保管。工程檔案管理人員的工作也僅僅是對(duì)檔案進(jìn)行收集和整理。但是，許多大型的工程項(xiàng)目本身檔案文本的數(shù)量非常龐大，因而在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，傳統(tǒng)的管理手段雖然花費(fèi)了大量的人力和物力，但是往往時(shí)效性比較差，很難做到與工程項(xiàng)目建設(shè)管理同步。[[]陳智為等.檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2008：514、515.]
（2）檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后
目前，一些大型的單位和企業(yè)雖然也在工程項(xiàng)目檔案的管理中引入了計(jì)算機(jī)，但整體而言還停留在計(jì)算機(jī)制表和查閱等初級(jí)階段，沒有完全走上信息化管理的軌道。在檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)上，數(shù)據(jù)信息不完整、不準(zhǔn)確、不及時(shí)，造成工程電子檔案失真，不能反映現(xiàn)實(shí)情況，從而影響了檔案的使用，沒有發(fā)揮出信息化管理本身應(yīng)有優(yōu)勢(shì)。
（3）工程檔案管理缺乏規(guī)范性
由于我國在檔案管理信息化建設(shè)方面整體沒有明確的章程，造成工程檔案管理信息化過程中存在著許多不規(guī)范。在實(shí)際工作中，由于大型工程項(xiàng)目的施工單位很多，工程電子檔案的管理上缺乏程序化、規(guī)范化，直接造成工程檔案的信息化復(fù)雜，一些重要的電子文檔和資料由于保存不規(guī)范而丟失和毀損的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
（4）工程檔案信息化缺乏人才
在數(shù)字化時(shí)代，工程檔案管理信息化不但需要懂檔案管理知識(shí)的人員，還要求管理人員能夠熟悉先進(jìn)的信息科學(xué)和管理技術(shù)。但是，目前許多大型單位從事工程檔案管理的人員中，存在著嚴(yán)重的知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、文化層次水平不高等問題。不少企事業(yè)單位對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理本身不夠重視，缺乏足夠檔案信息化技能培訓(xùn)。[[]王曉莉.工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作存在的問題及對(duì)策[J].交流與探索，2008（5）.]
3大型工程項(xiàng)目檔案管理信息化的內(nèi)容
（1）工程項(xiàng)目檔案信息的數(shù)字化
工程項(xiàng)目檔案和資料的數(shù)字化工程是項(xiàng)目檔案管理信息化的基礎(chǔ)。目前，我們所采用的手段主要是借助先進(jìn)的多媒體手段，利用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫原理、高速掃描成像等技術(shù)手段，將紙質(zhì)和圖片檔案等傳統(tǒng)介質(zhì)文件變成電子檔案的形式，按照一定的規(guī)范歸檔保存。在此基礎(chǔ)上，按照各建設(shè)單位工程項(xiàng)目檔案本身的特點(diǎn)，系統(tǒng)地構(gòu)建成有序結(jié)構(gòu)的單位工程項(xiàng)目檔案的數(shù)據(jù)信息庫。由于工程檔案分類復(fù)雜多樣，因此，隨著工程施工、管理技術(shù)的不斷發(fā)展，建立的檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)應(yīng)具有較好的靈活性。同時(shí)，應(yīng)提高相應(yīng)檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換創(chuàng)造條件。
（2）工程項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)
要使參建單位的工程項(xiàng)目檔案全方位、多層面管理，及時(shí)為管理決策者提供所需的資料和信息，沒有一個(gè)系統(tǒng)、規(guī)范、有序的工程項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)是難以想象的。在工程檔案信息網(wǎng)絡(luò)上，可以提供相關(guān)檔案數(shù)字化服務(wù)，還能實(shí)現(xiàn)工程檔案機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化管理、工程檔案質(zhì)量網(wǎng)絡(luò)化管理與工程整體進(jìn)度監(jiān)督的一體化。而在檔案信息社會(huì)化方面，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化可使檔案資源成為社會(huì)的共享資源，大大提高檔案信息服務(wù)功能和利用效益。
4大型工程項(xiàng)目檔案管理信息化的對(duì)策研究
（1）技術(shù)支撐是工程項(xiàng)目檔案管理信息化的基礎(chǔ)
高科技含量的現(xiàn)代多媒體軟件和技術(shù)的應(yīng)用是大型工程項(xiàng)目檔案信息化的基礎(chǔ)。工程檔案管理上有了技術(shù)力量的支撐，不僅能夠進(jìn)行正常的數(shù)據(jù)維護(hù)，還可以保證工程項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確監(jiān)控。
針對(duì)在大型工程項(xiàng)目建設(shè)過程中的特點(diǎn)，開發(fā)建立一套完整的工程文檔信息計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)是十分必要的，[[]侍文庚.試論大型工程項(xiàng)目的文件與檔案管理.[J]蘭臺(tái)世界，2010（1）.]相應(yīng)的軟件監(jiān)控系統(tǒng)開發(fā)也是必不可少的。此外，工程檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)一體化后，我們?cè)跈n案信息的共享的同時(shí)，工程項(xiàng)目檔案本身也面臨著信息安全的新威脅，這就需要采取多種技術(shù)防范措施。所以說，完全由國內(nèi)某一家單位的檔案管理部分自主研發(fā)相關(guān)的技術(shù)難度較大，要克服目前信息技術(shù)力量不足的現(xiàn)狀，當(dāng)前可以采取大型工程建設(shè)單位與高等院校和科研單位共同研發(fā)的方式，在關(guān)鍵技術(shù)領(lǐng)域開展一些的科技攻關(guān)項(xiàng)目合作，從而增強(qiáng)大型工程項(xiàng)目檔案信息化的進(jìn)程，同時(shí)提升工程檔案管理手段的高科技含量和標(biāo)準(zhǔn)化水平。
（2）人才保障是工程項(xiàng)目檔案管理信息化的關(guān)鍵
依靠先進(jìn)的技術(shù)來改善設(shè)備和管理手段是實(shí)現(xiàn)工程檔案管理信息化的前提，但檔案管理的現(xiàn)代化之路還要求必須有現(xiàn)代化素質(zhì)的檔案管理人才。在數(shù)字化時(shí)代的今天，實(shí)現(xiàn)工程檔案信息化需要培養(yǎng)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、數(shù)據(jù)庫分析與軟件開發(fā)、網(wǎng)頁制作與管理等方面的人才。
為了實(shí)現(xiàn)大型工程項(xiàng)目檔案信息管理系統(tǒng)與項(xiàng)目管理系統(tǒng)的無縫對(duì)接，讓項(xiàng)目決策者能及時(shí)夠掌握工程項(xiàng)目建設(shè)全過程的情況，檔案管理者還必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力，不僅要本單位的所有檔案信息，還應(yīng)該熟悉網(wǎng)絡(luò)的檔案信息資源，能夠給大型工程建設(shè)者提供更多的相應(yīng)檔案信息，從而提高建設(shè)者對(duì)整個(gè)工程的評(píng)估能力。
如何培養(yǎng)這方面的專業(yè)人才，首先，大型建設(shè)單位的檔案管理部門應(yīng)該積極提供專業(yè)現(xiàn)代化檔案信息化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以此提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平。其次，檔案管理部門要制定相應(yīng)的發(fā)展規(guī)劃，把培養(yǎng)工程檔案高素質(zhì)人才納入到部門的計(jì)劃當(dāng)中，作為一項(xiàng)常規(guī)的內(nèi)容來抓緊落實(shí)。
(3)制度規(guī)范是工程項(xiàng)目檔案管理信息化的核心
和目前工程項(xiàng)目檔案管理制度相比較而言，原有的檔案管理制度在本質(zhì)上是為了方便查詢，確保檔案的信息安全。要實(shí)現(xiàn)大型工程項(xiàng)目檔案管理的信息化，核心在于檔案管理制度上的創(chuàng)新，制定出新的符合時(shí)展要求，適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展需要的制度和規(guī)范。
例如，大型工程建設(shè)單位的檔案管理部門制定的規(guī)范，能夠?yàn)楸締挝坏臋n案管理信息化提供保障，制定出相應(yīng)的策略來保障檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。在實(shí)際操作中，各施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位和工程建設(shè)活動(dòng)中所涉及的所有部門，都能夠應(yīng)按照工程檔案管理部門程序和規(guī)范按時(shí)將工程設(shè)計(jì)和建設(shè)過程中的各種文件和材料，分門類、分階段地整理歸檔，及時(shí)地利用多媒體技術(shù)上傳到工程項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，或者遞交至單位檔案管理部門，以確保做到工程檔案材料的完整齊全，使單位檔案能夠及時(shí)反映工程項(xiàng)目建設(shè)全過程的情況，便于工程建設(shè)者和決策者實(shí)現(xiàn)全過程監(jiān)控。
誠然，我們也要看到，雖然傳統(tǒng)的檔案學(xué)面臨著數(shù)字時(shí)代信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但就目前而言，新的一代適應(yīng)信息化需求的檔案學(xué)還沒有形成。目前，在工程項(xiàng)目檔案信息化的制度和規(guī)范方面還面臨著許多難題，這既為工程檔案管理者帶來了挑戰(zhàn)，也是前所未有的發(fā)展機(jī)遇。
【論文摘 要】工程檔案是檔案的一個(gè)重要組成部分。本文首先分析了工程檔案管理的重要意義,分析了工程檔案與工程質(zhì)量之間有著密切的關(guān)系,最后提出了如何做好工程檔案管理的應(yīng)對(duì)措施,以確保工程質(zhì)量。
工程檔案的管理是整個(gè)工程建設(shè)管理中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作,指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件,包括前期文件、竣工文件和竣工驗(yàn)收文件等。保證工程檔案資料的準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)尤為重要,因此,如何加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理工作刻不容緩。
1. 工程檔案管理的重要意義
1.1 完善工程實(shí)施狀態(tài),確保質(zhì)量、進(jìn)度、安全的全面控制。目前我國諸多工程項(xiàng)目一般采取項(xiàng)目經(jīng)理承包責(zé)任制的方式,由項(xiàng)目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)工程施工的質(zhì)量、進(jìn)度、安全等,以便突出工作效益和經(jīng)濟(jì)效益。項(xiàng)目經(jīng)理承包責(zé)任制對(duì)確保工程項(xiàng)目的完成起著重要的作用,在工程項(xiàng)目承包合同中,針對(duì)不同內(nèi)容,確定不同的目標(biāo),只有在工程項(xiàng)目完成后,所有目標(biāo)達(dá)到先前所制定的考核標(biāo)準(zhǔn),項(xiàng)目承包獎(jiǎng)才能得到兌現(xiàn),如果將工程施工文件歸檔工作也納人到工程項(xiàng)目承包合同中,就能保證工程施工文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
1.2 建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分。建設(shè)工程立項(xiàng)文件是建設(shè)工程項(xiàng)目決策、審批、確立過程的真實(shí)記錄,在建設(shè)工程施工之前,建設(shè)工程檔案就開始產(chǎn)生并積累。在項(xiàng)目開工建設(shè)前已經(jīng)形成并積累的文件被稱為建設(shè)工程準(zhǔn)備階段文件,項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)落實(shí)和項(xiàng)目預(yù)算編制、概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、及項(xiàng)目具體實(shí)施的根本依據(jù)。而項(xiàng)目預(yù)算、概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)產(chǎn)生積累的文件材料又是項(xiàng)目勘察測(cè)量、詳細(xì)設(shè)計(jì)的依據(jù)。如果把這一個(gè)文件積累過程從建設(shè)工程中剔除,建設(shè)工程是根本無法成立,也是無法開展的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前,必須要經(jīng)送檢合格才能使用,這些檢測(cè)文件材料是非常重要的依據(jù)。在建筑材料使用進(jìn)程中,應(yīng)該根據(jù)指令實(shí)施,如用什么標(biāo)號(hào)水泥,怎么配比,用量多少等,在實(shí)施中還有旁站監(jiān)督記錄和檢測(cè)記錄,出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說明等等,這些都需要工程資料來指導(dǎo)。
1.3 建設(shè)工程檔案直接反映建設(shè)工程質(zhì)量的好壞。建設(shè)工程質(zhì)量關(guān)系到人民的生命財(cái)產(chǎn)安全,因此,質(zhì)量問題是重中之重,建設(shè)檔案的管理好壞也直接影響到工程質(zhì)量的好壞,隨著建設(shè)工程項(xiàng)目廣泛實(shí)施和現(xiàn)代科學(xué)管理思潮的發(fā)展,對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量有了嚴(yán)格的定義,即建設(shè)工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要的,符合國家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)文件及合同規(guī)定的特性綜合。相信在檔案管理的前提下,工程質(zhì)量也會(huì)更加得到重視。
2. 如何才能夠不斷完善工程項(xiàng)目檔案管理
2.1 做好項(xiàng)目實(shí)施前的準(zhǔn)備工作。先期介入,控制為主。在工程準(zhǔn)備階段,建設(shè)單位首先要貫徹精神,把檔案方面的規(guī)定要求向參與的單位和部門進(jìn)行宣傳。每一個(gè)工程的建設(shè)都會(huì)涉及設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等多個(gè)單位以及建設(shè)單位不同的部門。不同單位和部門在工程的各個(gè)階段又有不同的資料收集任務(wù),所以必須落實(shí)好各單位、各部門的責(zé)任。因此,為了確保每個(gè)基建項(xiàng)目的檔案資料能按時(shí)、按質(zhì)、按要求收集齊全,建設(shè)單位首先應(yīng)在各種施工合同中明確有關(guān)單位在檔案資料收集方面的要求及違約責(zé)任,做到以預(yù)防為主的重點(diǎn)。
2.2 檔案管理要明確范圍,突出重點(diǎn)。總的來說,每一個(gè)工程項(xiàng)目都必須經(jīng)過工程準(zhǔn)備、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收等幾個(gè)階段,而每個(gè)階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。例如,在工程準(zhǔn)備階段有立項(xiàng)文件、建設(shè)用地審批文件、勘測(cè)設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、開工審批文件、預(yù)算文件、工程管理機(jī)構(gòu)文件等;在監(jiān)理方面有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、造價(jià)控制和監(jiān)理總結(jié)等;在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎(chǔ)設(shè)施文件、材料檢測(cè)文件和各種施工試驗(yàn)及施工記錄文件等;竣工驗(yàn)收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、工程竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收記錄、工程決算及交付使用財(cái)產(chǎn)文件、聲像及電子檔案文件等。不過,對(duì)于不同地區(qū)、不同規(guī)模、不同使用功能的項(xiàng)目在每個(gè)階段所產(chǎn)生的文件資料又有所不同。因此要把握重點(diǎn),抓住主要環(huán)節(jié)。
2.3 完善工程項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)。檔案管理信息系統(tǒng)用于支持企業(yè)在施工過程中及施工完成后的管理工作,是適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度要求,推動(dòng)企業(yè)施工檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化的必要條件,一套好的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)將對(duì)一個(gè)工程項(xiàng)目的順利實(shí)施起到非常重要的作用,而一套不好的管理系統(tǒng)可能會(huì)使檔案管理陷入混亂甚至使整個(gè)施工進(jìn)程受到影響。因此,一套好的工程檔案管理系統(tǒng)應(yīng)達(dá)到如下幾個(gè)方面的要求:(1)以工程項(xiàng)目檔案管理需求為背景,支持企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理;(2)支持檔案人員高效率完成施工檔案管理的日常業(yè)務(wù),包括新增加的檔案建立,舊的檔案維護(hù)等,以提高公司的檔案管理效率;比如:施工人員信息資料,就應(yīng)該包含施工人員的姓名、年齡、政治面貌、文化程度、施工技能程度、所學(xué)的專業(yè)、畢業(yè)時(shí)間等。每一條檔案信息都有其自身的屬性和特點(diǎn),但也有相同點(diǎn)。如果不對(duì)這些信息進(jìn)行細(xì)致的分析,將直接導(dǎo)致管理的混亂。(3)支持企業(yè)的管理層快速有效地獲取相關(guān)信息,以便做出科學(xué)的決策,推動(dòng)企業(yè)科學(xué)化、規(guī)范化管理;(4)系統(tǒng)軟件應(yīng)盡可能結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單,使用方便;(5)系統(tǒng)軟件要做到修改、添加、刪除檔案記錄準(zhǔn)確,查詢檔案快捷、高效。采用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)來進(jìn)行管理已經(jīng)是當(dāng)前水利水電施工檔案管理的迫切需要。
2.4 進(jìn)一步提高項(xiàng)目檔案管理人員的素質(zhì)。提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)培訓(xùn)。一是要提高各檔案館(室)對(duì)新形勢(shì)下檔案工作重要性的認(rèn)識(shí),從思想上強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。二是加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員和檔案管理人員以及施工單位檔案管理人員的培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是加強(qiáng)檔案宣傳力度和檔案法制建設(shè),對(duì)嚴(yán)重影響基建檔案質(zhì)量的,就要追究相關(guān)人員的責(zé)任。
3. 結(jié)語
相比一般的檔案管理,工程項(xiàng)目的檔案管理更加具有系統(tǒng)性、專業(yè)性。其檔案貫穿于工程實(shí)施的全過程,因此,是對(duì)工程項(xiàng)目的一個(gè)更加直接有效的控制,因此,在建設(shè)工程檔案管理已有成效的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步完善建設(shè)工程檔案管理工作,為建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)做出切實(shí)的努力。
參考文獻(xiàn)
［1］ 劉來芳. 對(duì)建筑工程技術(shù)資料管理若干問題的分析和建議. 城建檔案, 2007,(09) .
關(guān)鍵詞：項(xiàng)目工程；施工資料；檔案管理
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
引言
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，項(xiàng)目工程施工資料檔案與工程項(xiàng)目的關(guān)系密切，項(xiàng)目工程施工資料檔案是工程項(xiàng)目的重要組成部分，是工程項(xiàng)目管理的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。項(xiàng)目工程施工資料檔案管理水映工程項(xiàng)目的管理水平。項(xiàng)目工程施工資料檔案是工程項(xiàng)目的重要組成部分，是工程項(xiàng)目管理的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。項(xiàng)目工程施工資料檔案管理水映工程項(xiàng)目的管理水平，是工程項(xiàng)目自身的需求。
一、項(xiàng)目工程施工資料檔案與工程項(xiàng)目的關(guān)系和作用
目前，項(xiàng)目工程施工資料檔案管理是工程項(xiàng)目管理中的薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)引起各級(jí)項(xiàng)目管理者的充分重視。項(xiàng)目工程施工資料檔案是工程項(xiàng)目自身的需求，是工程項(xiàng)目不可缺少的組成部分。工程項(xiàng)目要符合國家法律、法規(guī)的要求，也就是外部監(jiān)管的要求，外部監(jiān)管的主要措施有審計(jì)、稽查、后評(píng)價(jià)、責(zé)任終身制。審計(jì)不僅審查財(cái)務(wù)檔案，還要審查工程檔案。因此，項(xiàng)目工程施工資料檔案管理規(guī)范可以支撐外部監(jiān)管，是工程項(xiàng)目驗(yàn)收的依據(jù)，是審計(jì)、稽查、后評(píng)價(jià)、責(zé)任終身制的依據(jù)。工程項(xiàng)目管理者要做好項(xiàng)目的檔案工作，不僅要關(guān)注技術(shù)檔案，更要關(guān)注管理性檔案，如招投標(biāo)全過程中形成的證明性文件，這會(huì)影響今后工程項(xiàng)目的生存、發(fā)展，是核心資源之一，參與工程項(xiàng)目建設(shè)的管理人員、技術(shù)人員要提高對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，規(guī)范建檔制度，把項(xiàng)目工程施工資料檔案當(dāng)做資源來管理。
項(xiàng)目工程施工資料檔案的定義和屬性，檔案在歸檔前叫文件材料，歸檔后叫檔案。也就是說我們?cè)谏a(chǎn)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，形成的有記憶、憑證作用的文件材料，都會(huì)轉(zhuǎn)化為檔案，這就突出了檔案工作的特點(diǎn)：廣泛性、基礎(chǔ)性、專業(yè)性。檔案工作是全員參與，與每個(gè)人都息息相關(guān)。項(xiàng)目工程施工資料檔案作用的特點(diǎn)：間接性、潛在性、滯后性。決定了檔案工作容易被忽視，所以我們應(yīng)該提高項(xiàng)目工程施工資料檔案的意識(shí)，善于發(fā)揮利用檔案的作用，同時(shí)還要加大宣傳檔案的作用。
二、加強(qiáng)建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案管理的相關(guān)措施
1、事前管控
所謂事前管控就是指從施工資料的形成開始進(jìn)行管控，著重控制檔案資料的來源，并把好質(zhì)量這一關(guān)。在該階段進(jìn)行管控時(shí)，首先應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)健全的質(zhì)量管控制度，在組織上確保該項(xiàng)工作得以正常且有序的實(shí)施，具體措施主要如下：
1.1前期管控。首先應(yīng)該進(jìn)行工程項(xiàng)目編碼的區(qū)分，編制相應(yīng)的編碼系統(tǒng)，明確工程項(xiàng)目中單元工程、單位工程以及分部工程等；其次，制定統(tǒng)一質(zhì)量驗(yàn)收表格與記錄表格，確定工程項(xiàng)目中各種信息記錄表格的統(tǒng)一格式，在確定以后不可隨意進(jìn)行更改，以免對(duì)工作帶來一些不必要的麻煩；最后，進(jìn)行施工資料檔案范圍以及要求的編制，并確定資料的收集方式以及整理方式等。
1.2構(gòu)建完善的管控結(jié)構(gòu)以及制度。首先進(jìn)行資料檔案管理機(jī)構(gòu)的構(gòu)建，制定相應(yīng)的管理制度，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與管控工程項(xiàng)目施工資料檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作；其次，構(gòu)建相應(yīng)的管控網(wǎng)絡(luò)，確定管控人員，把工作具體落實(shí)到每一位工作人員的身上，同時(shí)還要確定管理工作的具體程序，構(gòu)建相應(yīng)的考核獎(jiǎng)懲機(jī)制；最后，進(jìn)行崗前培訓(xùn)機(jī)制的構(gòu)建，加強(qiáng)檔案管理人員管理技能的培訓(xùn)與教育。
1.3在建筑工程項(xiàng)目施工之前，管理部門應(yīng)該基于事前所制定的計(jì)劃方案，加強(qiáng)實(shí)施檔案管理工作重要性的宣傳，在管理人員在資料收集工作與整理工作時(shí)，應(yīng)該實(shí)施監(jiān)督、指導(dǎo)以及檢查。同時(shí)還應(yīng)下發(fā)關(guān)于施工資料管理細(xì)則的宣傳單，通過這種方式使參建單位與工作人員能夠重視施工資料檔案管理工作，繼而為該項(xiàng)工作的實(shí)施創(chuàng)設(shè)一個(gè)良好工作環(huán)境。
2、事中管控
2.1建筑工程項(xiàng)目施工之前，應(yīng)該收集工程項(xiàng)目施工審批表、施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、施工許可證以及相關(guān)的地質(zhì)勘查報(bào)告等各種資料，通過對(duì)施工圖紙的了解與熟悉，將施工中所需的各種材料送至實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行檢驗(yàn)，并在施工之前，取出各種施工材料以及配合比檢驗(yàn)的相關(guān)報(bào)告，對(duì)各施工方案以及施工組織等進(jìn)行圖紙的會(huì)審，明確施工單位的資質(zhì)。同時(shí)還應(yīng)和建設(shè)單位進(jìn)行配合，做好相應(yīng)的開工報(bào)告以及報(bào)建資料，并將材料報(bào)告送至監(jiān)理部門。在施工中若需要進(jìn)行塔吊工作，則應(yīng)報(bào)送相應(yīng)的塔吊施工方案，并根據(jù)質(zhì)檢部門的相關(guān)要求，收集各種安全資料。
2.2收集并整理施工過程中各分部工程的相關(guān)資料，其主要包括以下幾個(gè)方面：一為收集并整理施工試驗(yàn)資料，做好施工的記錄工作以及工程隱蔽驗(yàn)收的記錄工作，在工程項(xiàng)目施工之前，應(yīng)該按照施工組織的具體要求，對(duì)施工原材料進(jìn)行試驗(yàn)，并做好相應(yīng)的計(jì)劃方案；在隱蔽工程的驗(yàn)收記錄中，可借助于表格把隱檢的項(xiàng)目、具體內(nèi)容、意見、項(xiàng)目質(zhì)量情況以及相關(guān)的復(fù)查意見等記錄好，但凡隱蔽工程驗(yàn)收質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的，不可實(shí)施下一道工序，由于施工記錄是對(duì)工程項(xiàng)目整個(gè)施工過程所進(jìn)行的記錄，因此在該環(huán)節(jié)中，其記錄必須要完整且詳細(xì)。二為設(shè)計(jì)變更資料的收集與整理，在該過程中，應(yīng)該注意兩個(gè)方面的內(nèi)容，即采取分專業(yè)整理的方式與注明好圖紙中所修改的內(nèi)容。三為做好工程項(xiàng)目中各分部項(xiàng)目施工質(zhì)量資料的收集、編寫以及整理工作，由于分部項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)收在基于分項(xiàng)工程驗(yàn)收合格所實(shí)施的，因此在這一環(huán)節(jié)中，主要的任務(wù)就是檢查主體結(jié)構(gòu)功能以及質(zhì)量等是否滿足施工規(guī)定，可通過施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位以及設(shè)計(jì)單位等來共同進(jìn)行驗(yàn)收，從而確保資料的完整性。
2.3收集與整理施工日志，做好相應(yīng)的技術(shù)交底工作。在技術(shù)交底工作中，不僅要確定工程項(xiàng)目安全要求以及質(zhì)量需求，同時(shí)其交底的內(nèi)容應(yīng)滿足相關(guān)的法規(guī)以及工程項(xiàng)目施工要求，做好相應(yīng)的記錄工作，通過書面的形式來進(jìn)行簽字，完整地將技術(shù)交底工作資料歸入到工程項(xiàng)目資料檔案中去。在施工日志資料收集與整理過程中，應(yīng)逐日進(jìn)行填寫，確保其可將施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際生產(chǎn)狀況準(zhǔn)確且真實(shí)地反映出來。此外，在工程項(xiàng)目驗(yàn)收過程中，還應(yīng)收集并整理施工竣工記錄，進(jìn)行竣工圖的編制，查看資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性，對(duì)于所存問題應(yīng)該及時(shí)提出相應(yīng)的整改策略，并且限期進(jìn)行整改。
3、事后管控
在該環(huán)節(jié)中，主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，即資料的歸檔以及移交。在建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案歸檔中，必須要確保其可將工程項(xiàng)目整個(gè)建設(shè)過程所產(chǎn)生的文件資料準(zhǔn)確且真實(shí)地反映出來，所歸檔的這些文件必須要通過分類收集與整理，繼而將其組成為滿足要求的相應(yīng)案卷。在進(jìn)行工程資料移交時(shí)，應(yīng)該基于工程項(xiàng)目具體的規(guī)范要求，結(jié)合施工當(dāng)?shù)貦n案管理的規(guī)定來實(shí)施移交工作，從而確保施工資料檔案管理的完整性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性以及真實(shí)性。
近幾年，隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的加快，在建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案管理上，開始廣泛應(yīng)用電子檔案管理的方式。因電子文件具有信息可變性、信息存儲(chǔ)高密度、信息非人工識(shí)讀性以及系統(tǒng)依賴性等特征，對(duì)此，在管理過程中，還應(yīng)確保電子文件的可讀性、安全性、系統(tǒng)性、原始性、完整性以及真實(shí)性等。同時(shí)在管理過程中，還要對(duì)數(shù)據(jù)壓縮、電子文件格式轉(zhuǎn)換以及文件圖片處理等進(jìn)行不斷地規(guī)范，繼而進(jìn)一步提高電子文件管理水平。
結(jié)束語
綜上所述，建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案管理工作是一個(gè)比較復(fù)雜的工程，所涉及到的人員、內(nèi)容以及部門等均較多，因此在管理過程中，為了確保施工資料檔案的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性，必須要對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行全過程的跟蹤監(jiān)督管理，同時(shí)還要構(gòu)建相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，完善相應(yīng)的管理制度，加強(qiáng)管理人員技能的培訓(xùn)，強(qiáng)化對(duì)施工過程的管控，把好工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收這一關(guān)，從而保障施工資料檔案的準(zhǔn)確性與完整性。
參考文獻(xiàn)
摘 要 房地產(chǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是工程建設(shè)過程中關(guān)鍵的一項(xiàng)，是工程質(zhì)量的直接反映，也是基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量具有一定的促進(jìn)作用。現(xiàn)如今，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)已經(jīng)建立了檔案信息化系統(tǒng)，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)工程檔案進(jìn)行管理。檔案信息化極大提高了工程檔案管理和利用水平，但仍然存在不完善的地方，其中一些問題也亟待解決。
關(guān)鍵詞 工程檔案管理 工程質(zhì)量 促進(jìn)作用 對(duì)策
隨著中國城市化、現(xiàn)代化進(jìn)程的推進(jìn)，房地產(chǎn)工程項(xiàng)目的開發(fā)建設(shè)隨處可見。工程建設(shè)是促進(jìn)國家現(xiàn)代化、城市化中必不可少的一部分，工程建設(shè)的檔案管理工作也具有重要意義。在古時(shí)候，古人就會(huì)把宮殿建設(shè)、陵墓建設(shè)等大型土木工程建設(shè)圖紙留存下來，這是早期的工程檔案管理。把工程建設(shè)中涉及到的文字、圖像、表格留存下來對(duì)建設(shè)工程提供監(jiān)督和保障，工程檔案管理與工程建設(shè)質(zhì)量密不可分。
一、工程檔案管理對(duì)建設(shè)工程的促進(jìn)作用
（一）為建設(shè)工程提供技術(shù)依據(jù)
房地產(chǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案從工程項(xiàng)目提出就開始產(chǎn)生，對(duì)工程項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工驗(yàn)收等工作中形成的文字、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像、電子等形式與載體的各種文件材料等進(jìn)行歸檔保存[1]。
在工程項(xiàng)目提出時(shí)，應(yīng)對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)的合理性、科學(xué)性進(jìn)行調(diào)研；工程項(xiàng)目的開發(fā)建設(shè)是否應(yīng)該開始，何時(shí)開始，開始之后如何施工，施工過程中需要哪些符合要求的建筑材料，施工人員的工作如何安排，工程竣工后需要進(jìn)行哪些后期的質(zhì)保工作等等，所產(chǎn)生的相關(guān)資料都為開發(fā)建設(shè)全過程提供了有力的技術(shù)依據(jù)，所以，應(yīng)做好歸檔資料的檔案管理工作。
（二）為工程項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)的管理提供了有力保障
工程項(xiàng)目的開發(fā)建設(shè)是嚴(yán)格而詳細(xì)的，涉及到很多細(xì)小的方面，如果缺少良好的事前準(zhǔn)備，就會(huì)影響開發(fā)建設(shè)的施工管理，前期所產(chǎn)生的施工方案以及網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖對(duì)施工過程做了詳細(xì)的安排，同時(shí)也為工程項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)的管理提供了有力保障，使得工程建設(shè)更合理、更規(guī)范、更有序。
（三）其他促進(jìn)作用
房地產(chǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案還具有綜合性、整體性、專業(yè)性、復(fù)雜性、成套性、真實(shí)性、實(shí)用性等特點(diǎn)。是城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、工程改建、擴(kuò)建、維護(hù)、竣工驗(yàn)收、決算、審計(jì)的依據(jù)和憑證，是征用土地、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍的法律依據(jù)，是質(zhì)量責(zé)任終身追究的法律依據(jù)憑證，也是工程質(zhì)量、安全管理工作以及應(yīng)付突發(fā)性事件的重要基礎(chǔ)，還是教學(xué)、科研、歷史研究的重要參考資料。房地產(chǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是房地產(chǎn)建設(shè)工程最原始、最真實(shí)的記錄，因此具有很高的使用價(jià)值。
二、工程檔案管理存在的問題及對(duì)策
信息化技術(shù)在工程檔案管理工作中的應(yīng)用使工程檔案的管理與利用水平得到了極大的提高。但是在工程檔案管理過程中仍存在一些問題。比如檔案利用意識(shí)不強(qiáng)，檔案材料不全，檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊，檔案管理透明度不夠，檔案管理信息化程度需要進(jìn)一步提高[3]。
（一）強(qiáng)化對(duì)檔案的利用意識(shí)
檔案管理部門可以宣傳檔案管理工作對(duì)工程建設(shè)起到的促進(jìn)作用，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到利用工程檔案能夠解決很多問題，鼓勵(lì)員工去查閱檔案，利用檔案。建立專門可以查閱檔案的地方，使檔案查詢手續(xù)變得更加簡(jiǎn)單，提供優(yōu)質(zhì)的檔案查詢服務(wù)。另外，可以開設(shè)檔案相關(guān)課程，普及檔案的重要性，宣傳檔案利用的優(yōu)點(diǎn)，從根本上提高員工的檔案利用意識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還要要求檔案管理人員做好檔案記錄工作，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤，并積極開發(fā)現(xiàn)有的檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，以提升檔案利用水平。
（二）加強(qiáng)檔案收集整理工作
對(duì)于檔案收集整理工作安排專業(yè)的人員，并且進(jìn)行檔案收集與整理工作的培訓(xùn)，強(qiáng)化工作人員對(duì)檔案收集與整理能力，強(qiáng)化檔案收集與整理方面的相關(guān)規(guī)章制度，使檔案收集與整理工作科學(xué)化、秩序化。建立更多的檔案館，運(yùn)用新技術(shù)使檔案介質(zhì)多樣化。
（三）提高相關(guān)工作人員素質(zhì)
首先，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理方面的知識(shí)教授，嚴(yán)格審核進(jìn)入檔案管理場(chǎng)所工作的人員，提高相關(guān)人員的知識(shí)儲(chǔ)備與操作能力，培養(yǎng)檔案管理人員的基本業(yè)務(wù)能力。其次，使檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)社會(huì)對(duì)民眾的重要意義，提高工作人員的服務(wù)意識(shí)，促進(jìn)對(duì)檔案信息資源的利用。最后，要加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，不斷吸收檔案管理方面的專業(yè)人才，促使其熟悉關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)。
（四）實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)與檔案管理的同步進(jìn)行
在房地產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)與檔案管理的同步進(jìn)行，可以要求檔案管理人員參與到項(xiàng)目建設(shè)的過程中，收集并整理工程建設(shè)資料，從而保證檔案資料的準(zhǔn)確性和可靠性。
（五）檔案管理科學(xué)化增強(qiáng)
現(xiàn)在檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)運(yùn)用了信息技術(shù)。檔案信息化使得檔案的收集、管理工作不再繁重而復(fù)雜。提高檔案信息化，開發(fā)檔案管理工作相關(guān)的技術(shù)可以更大程度簡(jiǎn)化信息管理工作，也使民眾查詢檔案途徑簡(jiǎn)化，提高檔案利用率。要積極研究網(wǎng)絡(luò)管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享工作，同時(shí)也需要更好的利用信息技術(shù)去采集、整理、保存、分享檔案。
結(jié)束語：
工程檔案管理是對(duì)工程建設(shè)的每一步的認(rèn)真、詳細(xì)的記錄，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量具有促進(jìn)作用，工程檔案管理工作為工程建設(shè)中的人員、工程的完成度提供后備力量。要重視工程檔案管理工作，同時(shí)也要加強(qiáng)檔案利用意識(shí)，讓檔案管理工作發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn)：
[1] 郭貴來.工程檔案管理對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量的促進(jìn)作用分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2014.24（15）：127.
一、棚戶區(qū)改造檔案管理主要內(nèi)容
棚戶區(qū)改造所涉及到的檔案資料眾多，工作量比較繁重，工作難度較大，檔案管理貫穿于整個(gè)項(xiàng)目工程。檔案管理的主要內(nèi)容包括棚戶區(qū)老照片、錄音錄像等，這些都是反映棚戶區(qū)原始樣貌的寶貴資料；同時(shí)還包括棚戶區(qū)改造項(xiàng)目的招標(biāo)投標(biāo)文件、立項(xiàng)審批資料、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、工程設(shè)計(jì)方案等資料，這些是開展棚戶區(qū)改造工作的主要依據(jù)，在改造項(xiàng)目前期，必須做好以上檔案資料的管理工作。其次，在改造項(xiàng)目進(jìn)行過程中，所產(chǎn)生的拆遷回遷和各類施工資料及文件，也需要加以妥善保存，加強(qiáng)檔案管理。除此之外，在完成棚戶區(qū)改造項(xiàng)目工程之后，對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，工程圖表、文字以及各類電子文檔，也是棚戶區(qū)改造項(xiàng)目檔案資料的重要組成，必須將這些檔案資料完整地保存下來。
二、棚戶區(qū)改造中檔案管理現(xiàn)狀
棚戶區(qū)改造工程檔案管理工作意義重大，但是在實(shí)際工作中，還存在一些比較突出的問題，嚴(yán)重影響了檔案管理水平，無法充分發(fā)揮檔案資料的利用價(jià)值，阻礙了棚戶區(qū)改造施工的順利開展。雖然棚戶區(qū)改造工程已經(jīng)實(shí)施多年，但是并沒有形成較為規(guī)范、統(tǒng)一的檔案管理工作流程，棚戶區(qū)老照片、錄音錄像等原始資料來源方較多，包括民間、政府及新聞媒體等，在對(duì)這些資料進(jìn)行收集整理時(shí)，難以保證其全面性，對(duì)檔案管理工作高效、有序進(jìn)行造成了嚴(yán)重影響。同時(shí)，棚戶區(qū)改造工程檔案管理機(jī)制不夠完善，也是影響檔案管理水平的一個(gè)重要因素，在實(shí)際工作過程中，檔案管理側(cè)重點(diǎn)往往放在施工階段和竣工階段，忽視了施工之前的老照片、音像資料、項(xiàng)目設(shè)計(jì)資料等各類檔案管理，導(dǎo)致棚戶區(qū)改造工程檔案殘缺不全，無法為施工的順利開展提供可靠依據(jù)。此外，棚戶區(qū)改造項(xiàng)目工程量較大、工程周期較長，需要多家開發(fā)商的共同參與，由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理部門，多家開發(fā)商之間協(xié)同合作力度不足，對(duì)自身所持拆遷回遷、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍等各類檔案都是單獨(dú)管理，影響了棚戶區(qū)改造工程檔案收集的完整性，檔案管理難度較大。
三、提高棚戶區(qū)改造中檔案管理合理性的措施
要想從棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目檔案管理工作困境中走出來，就需要從實(shí)際工作中比較突出的問題入手，提出針對(duì)性的合理化建議，提高檔案管理效率和管理水平，確保改造施工的有序進(jìn)行。
（一）規(guī)范檔案管理流程。規(guī)范的檔案管理流程是開展棚戶區(qū)工程項(xiàng)目檔案管理的重要依據(jù)和有力保障。棚戶區(qū)工程項(xiàng)目管理具有系統(tǒng)性、復(fù)雜性特點(diǎn)，包括施工之前、施工進(jìn)行階段及竣工階段三個(gè)環(huán)節(jié)，需要保證與工程進(jìn)度的一致性，嚴(yán)格按照施工進(jìn)展情況逐步完成檔案管理，保證檔案管理流程的規(guī)范性。尤需注意的是，對(duì)于棚戶區(qū)老照片、錄音、錄像等原始資料，從民間、政府及新聞媒體等來源方進(jìn)行全面收集之后，應(yīng)該進(jìn)行統(tǒng)一管理。同時(shí)，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高其專業(yè)性，能夠熟悉并按照規(guī)范的工作流程，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度完成檔案管理。
（二）完善檔案管理體系。要想確保棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目檔案管理的有序進(jìn)行，就需要建立一套完善的管理體系，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行約束和規(guī)范。首先，應(yīng)該重視棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目各個(gè)階段的檔案管理，對(duì)棚戶區(qū)老照片、音像資料、項(xiàng)目設(shè)計(jì)資料等各類施工前的檔案進(jìn)行收集和整理，并構(gòu)建招標(biāo)承包責(zé)任制，確保檔案資料的完整性，實(shí)現(xiàn)對(duì)所有檔案資料的有效管理和充分利用。其次，應(yīng)該協(xié)調(diào)工程項(xiàng)目各個(gè)部門之間的關(guān)系，充分發(fā)揮各施工階段負(fù)責(zé)人的監(jiān)督作用，實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目檔案資料的科學(xué)、有序管理。最后，應(yīng)明確檔案管理責(zé)任及管理職權(quán)，避免出現(xiàn)推卸責(zé)任或者越權(quán)管理現(xiàn)象，保證檔案管理的有序性。
（三）落實(shí)檔案管理責(zé)任。落實(shí)檔案管理責(zé)任，是提高棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目檔案管理水平的必要措施。在開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該建立管理責(zé)任制，按照檔案類型、檔案形式等特點(diǎn)，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，結(jié)合工程進(jìn)展情況，將檔案管理責(zé)任落實(shí)到相關(guān)部門及個(gè)人身上。并且，負(fù)責(zé)對(duì)棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目進(jìn)行勘察、設(shè)計(jì)及監(jiān)理的單位，應(yīng)該清楚認(rèn)識(shí)自身所承擔(dān)的檔案管理責(zé)任，妥善保存工作過程中所產(chǎn)生的各類檔案資料，并與其他部門進(jìn)行有效溝通，確保檔案資料的完整性。
關(guān)鍵詞：建筑工程 工程檔案 檔案管理
中圖分類號(hào)：TM752 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791(2012)06(c)-0159-02
建筑工程檔案管理是建筑施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中不可或缺的重要組成部分,是工程建設(shè)的整體真實(shí)反映。建筑工程檔案對(duì)整個(gè)工程質(zhì)量監(jiān)控、日后防災(zāi)抗災(zāi)、基礎(chǔ)維修及改擴(kuò)建等工作都有著不可替代的作用。因此,做好建筑工程檔案管理工作十分重要,但是,目前建筑工程檔案管理實(shí)踐存在著諸多問題。
1 建筑工程檔案內(nèi)容及特點(diǎn)
目前,業(yè)界普遍認(rèn)可的建筑工程檔案定義是：“建筑建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、圖物相符的、有保存價(jià)值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動(dòng),是建設(shè)項(xiàng)目管理在立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動(dòng)中形成的檔案文件。”
1.1 建筑工程檔案內(nèi)容
筆者結(jié)合上述定義,從整個(gè)工程建設(shè)的全流程出發(fā),認(rèn)為建筑工程檔案內(nèi)容應(yīng)包括前期準(zhǔn)備文件、工程施工文件、完工驗(yàn)收文件及監(jiān)理文件四個(gè)部分。前期準(zhǔn)備文件包括：上級(jí)審批批準(zhǔn)文件；決策立項(xiàng)文件；勘察、測(cè)繪、地質(zhì)等資料；工程招投標(biāo)及承包合同文件；計(jì)劃任務(wù)書、項(xiàng)目方案等。工程施工文件包括：土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工管理資料；施工技術(shù)資料；施工物資資料；施工測(cè)量記錄：給排水、消防、采暖、通風(fēng)等設(shè)備安裝工程記錄；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。完工驗(yàn)收文件包括：竣工圖；工程質(zhì)量控制資料核查記錄；施工現(xiàn)場(chǎng)管理檢查記錄；竣工驗(yàn)收移交證明書；竣工驗(yàn)收監(jiān)督通知意見書；竣工報(bào)告；審計(jì)報(bào)告等。監(jiān)理文件包括：監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要,隱蔽工程驗(yàn)收記錄；觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料等。
1.2 建筑工程檔案特點(diǎn)
建筑工程檔案存在于工程建設(shè)的全過程,有不同于其他檔案的特性,分析研究其特點(diǎn)對(duì)于管理中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題有一定啟示作用。其主要特點(diǎn),首先,量多類雜。建設(shè)工程項(xiàng)目周期長,部門多,人員雜導(dǎo)致產(chǎn)生的檔案文件繁多,類型復(fù)雜。其次,系統(tǒng)連續(xù)性。工程建設(shè)涉及建設(shè)、施工及監(jiān)理等多個(gè)部門,各部門產(chǎn)生的檔案相互關(guān)聯(lián)組成一個(gè)有機(jī)整體。建筑工程檔案的保存和積累,是一個(gè)繼承和連續(xù)的過程。再者,全面真實(shí)性。建筑工程檔案產(chǎn)生于工程建設(shè)的實(shí)踐,全面反映記錄工程建設(shè)的各類信息,是項(xiàng)目工程實(shí)體的真實(shí)寫照。最后,實(shí)用性。建筑工程檔案是工程項(xiàng)目最原始的記錄,有很高的實(shí)用性,通過檔案,可以全面考察工程質(zhì)量,協(xié)助日后防災(zāi)減災(zāi)、維修、改擴(kuò)建等工作。
2 建筑工程檔案管理中存在的主要問題
建筑工程檔案管理存在諸多問題,如制度建設(shè)問題、管理模式問題、管理人才問題、檔案質(zhì)量問題、規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化問題等等,筆者通過研究把這些問題分類歸納為宏觀問題和微觀問題兩個(gè)大的方面。
2.1 宏觀問題
2.1.1 檔案管理制度缺失,管理模式缺乏統(tǒng)一
針對(duì)基建工程項(xiàng)目檔案管理工作,國家檔案局于2001出臺(tái)了《基本建設(shè)項(xiàng)目竣工文件的編制和檔案整理規(guī)范》、《國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)定》兩個(gè)檔案管理規(guī)范性文件。但是,目前很多建筑工程單位忽略檔案管理制度和法規(guī)研究學(xué)習(xí),沒有按照國家相關(guān)檔案管理規(guī)定從工程立項(xiàng)開始制定一整套符合項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際的檔案管理制度和措施,往往想到哪做到哪,檔案管理工作隨意性很大,工程建設(shè)各階段的檔案管理混亂無序。
另外,工程項(xiàng)目建設(shè)涉及建設(shè)、施工、監(jiān)理等多個(gè)單位部門,往往各單位部門產(chǎn)生的檔案各自管理、各自為政。一些單位部門成立了專門的檔案室,工程檔案專人專管,多數(shù)單位工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由非專業(yè)人員兼管,各個(gè)單位部門檔案管理相互缺乏溝通,檔案管理整體性較差。
2.1.2 檔案管理意識(shí)淡薄,基礎(chǔ)管理工作薄弱
目前,“檔案”概念還未被社會(huì)大眾廣泛認(rèn)知,檔案管理意識(shí)普遍淡薄。工程建設(shè)中由于檔案管理工作繁瑣復(fù)雜,且不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,工程建設(shè)部門多數(shù)精力集中于工程建設(shè)進(jìn)度上,往往忽視或不重視檔案管理工作,消極被動(dòng)應(yīng)付檔案管理工作。從部門領(lǐng)導(dǎo)到基層檔案管理人員認(rèn)識(shí)不到檔案管理對(duì)于工程建設(shè)的重要作用,很多規(guī)章制度不落實(shí),經(jīng)常出現(xiàn)工程項(xiàng)目完工即將交工驗(yàn)收時(shí),才開始應(yīng)付整理檔案,敷衍相關(guān)部門檢查,這種做法給整個(gè)全流程檔案管理帶來諸多不良后果。
工程建設(shè)過程中檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱,一些建設(shè)單位往往只注重工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益,而對(duì)工程檔案的各階段管理很不重視,沒有成立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案基礎(chǔ)工作的系統(tǒng)化、有序化、可持續(xù)化不足,大量珍貴檔案資源隨處放置或丟棄,檔案收集、整理、立卷、標(biāo)引、著錄及檢索利用等未按相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作。竣工驗(yàn)收檔案質(zhì)量關(guān)把握不嚴(yán),各項(xiàng)檔案監(jiān)督監(jiān)管機(jī)制不落實(shí)。
2.1.3 檔案管理人才匱乏,專業(yè)素質(zhì)參差不齊
建筑工程項(xiàng)目組中的檔案管理人員多數(shù)沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn),缺乏工程檔案基本知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn),并且常有一人多職或兼職等現(xiàn)象,部分項(xiàng)目組根本不設(shè)專職檔案管理人員。能對(duì)檔案進(jìn)行日常整理、使用和維護(hù),具有先進(jìn)檔案管理技能的檔案管理人才十分匱乏。特別是在數(shù)字時(shí)代,了解和掌握電子文件形成規(guī)律、特點(diǎn)和管理方法,熟悉電子檔案管理技術(shù)的人才十分稀少,多數(shù)檔案管理人員仍處于手工操作階段,工作效率低,勞動(dòng)強(qiáng)度大。
現(xiàn)有的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊,檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)陳舊,現(xiàn)代檔案管理技能和方法欠缺。并且由于檔案管理工作枯燥、繁瑣,待遇不高,很多檔案管理人員受不了外界干擾和誘惑,產(chǎn)生不耐煩情緒和安于現(xiàn)狀思想,責(zé)任心和敬業(yè)精神不強(qiáng),服務(wù)水平不高。
EPC總承包模式，其含義是工程總承包企業(yè)按照合同約定，承擔(dān)工程項(xiàng)目的“設(shè)計(jì)、采購、施工、試運(yùn)行服務(wù)”等工作，并對(duì)承包工程的質(zhì)量、安全、工期、造價(jià)全面負(fù)責(zé)。
1.1 EPC總承包模式下業(yè)主服務(wù)要求更高，設(shè)計(jì)及現(xiàn)場(chǎng)的修改變更量巨大，如何管理好大量的變更修改類等過程性文件，保證工程檔案的有效性成為工程項(xiàng)目檔案管理工作中的新問題。
1.2 EPC模式下的工程項(xiàng)目管理與以往單純的設(shè)計(jì)管理工作相比，具有工程周期長、涉及部門多、工程工序多、物資材料多、接口復(fù)雜等特點(diǎn)，給工程項(xiàng)目檔案的管理帶來較大難度。
1.3 隨著國家對(duì)重大基本建設(shè)工程項(xiàng)目建設(shè)與管理工作一系列驗(yàn)收制度標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)，工程設(shè)計(jì)與建設(shè)管理活動(dòng)過程產(chǎn)生的過程性文件更詳細(xì)地被列入歸檔范圍，以滿足工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收以及今后的查考利用需要。
綜上所述，EPC總承包項(xiàng)目管理模式在設(shè)計(jì)院所的運(yùn)行使工程檔案的管理面對(duì)很多新的問題，這些問題大多突出反映在工程設(shè)計(jì)與建設(shè)管理工作中過程文件的管理和控制環(huán)節(jié)。因此，工程項(xiàng)目檔案過程文件的管理水平直接影響到工程項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。
2 總承包工程項(xiàng)目檔案過程文件的涵義、特點(diǎn)與重要性
2.1 涵義。總承包工程項(xiàng)目檔案過程文件是指在工程項(xiàng)目的“設(shè)計(jì)、采購、施工、試運(yùn)行服務(wù)”等活動(dòng)中產(chǎn)生的滿足工程設(shè)計(jì)與建設(shè)管理需要，對(duì)質(zhì)量進(jìn)行控制的所有依據(jù)性、追溯性的輸入、輸出性的文件材料。
2.2 總承包工程項(xiàng)目檔案過程文件的特點(diǎn)
2.2.1 內(nèi)容繁雜，數(shù)量龐大。總承包工程項(xiàng)目檔案過程文件內(nèi)容繁雜，在眾多的設(shè)計(jì)建設(shè)管理活動(dòng)中產(chǎn)生，數(shù)量巨大，文件類型繁多，涉及各專業(yè)、各內(nèi)外部接口、各類管理流程。
2.2.2 專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)，格式和種類多樣。總承包工程項(xiàng)目檔案過程文件多用各專業(yè)技術(shù)術(shù)語及圖表表述，內(nèi)容具有很強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)性且文件類型格式繁多。
2.2.3 時(shí)間上貫穿工程設(shè)計(jì)與建設(shè)管理活動(dòng)始終。總承包工程項(xiàng)目檔案過程文件的產(chǎn)生貫穿于工程設(shè)計(jì)及建設(shè)活動(dòng)的始終，反映了一個(gè)動(dòng)態(tài)的不斷變化的工程設(shè)計(jì)和建設(shè)管理活動(dòng)過程。
2.2.4 涉及單位多、涉及人員廣。總承包工程項(xiàng)目檔案過程文件的管理和收集工作涉及建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各級(jí)單位（部門）；涉及管理、設(shè)計(jì)、施工等各級(jí)各類人員。
3 管理現(xiàn)狀及存在問題
3.1 由于涉及環(huán)節(jié)和人員眾多管理難度較大，存在不注重工程項(xiàng)目文檔的形成、流轉(zhuǎn)、收集歸檔等管理流程和制度的建立和完善，管理制度不健全不規(guī)范，歸檔文件類型格式不統(tǒng)一，簽署不全，文件編制表述不清楚等問題。
3.2 項(xiàng)目管理人員主觀認(rèn)識(shí)不足，重視紅頭文件和結(jié)論性文件的管理，疏忽對(duì)過程性文件的控制，造成過程性文件缺失。
3.3 在工程文檔的控制與管理方面普遍存在沒有較穩(wěn)定的專兼職文檔人員，致使在設(shè)計(jì)和工程建設(shè)管理的很多重要管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生的過程性文件無法及時(shí)得到齊全完整的收集和管理。
3.4 工程設(shè)計(jì)及工程項(xiàng)目管理人員的檔案意識(shí)有待提高，存在著認(rèn)識(shí)不到自身的檔案管理責(zé)任，單純以能夠按工期完成設(shè)計(jì)和建設(shè)任務(wù)為目的來開展管理工作，出現(xiàn)檔案管理與項(xiàng)目管理的關(guān)系不順暢、不同步，常常脫節(jié)的問題，致使工程結(jié)束后很多重要的過程性文件不知去向或者零零散散。
3.5 檔案管理人員較普遍存在著只具有檔案專業(yè)技能，缺乏工程項(xiàng)目管理等相關(guān)專業(yè)知識(shí)的問題，無法參與到工程設(shè)計(jì)及工程項(xiàng)目建設(shè)管理的前端文件控制和指導(dǎo)督促工作中，較大程度地影響了工程項(xiàng)目檔案歸檔的質(zhì)量。
4 解決總承包工程項(xiàng)目檔案過程文件管理問題的應(yīng)對(duì)策略和控制方法
4.1 強(qiáng)化意識(shí)，建立責(zé)任機(jī)制，明確項(xiàng)目設(shè)計(jì)與建設(shè)各級(jí)人員的檔案管理職責(zé)。首先，要強(qiáng)化各級(jí)項(xiàng)目管理人員的項(xiàng)目檔案管理意識(shí)，尤其是各單位領(lǐng)導(dǎo)的項(xiàng)目檔案管理意識(shí)，將檔案管理工作納入工作計(jì)劃中、納入管理制度中、納入人員職責(zé)中，從而促進(jìn)各級(jí)人員的重視、理解和支持。其次，明確各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和人員的項(xiàng)目檔案管理工作職責(zé)，建立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，項(xiàng)目各級(jí)負(fù)責(zé)人應(yīng)從全局角度指導(dǎo)和檢查職責(zé)范圍內(nèi)項(xiàng)目建設(shè)過程產(chǎn)生的文檔材料的收集管理歸檔情況，指定專人管理項(xiàng)目文檔材料，建立考核和監(jiān)督制約機(jī)制，利用責(zé)任控制的手段督促項(xiàng)目檔案過程文件的完整、準(zhǔn)確、有效歸檔。
4.2 規(guī)范流程，完善環(huán)節(jié)控制，利用三體系管理手段實(shí)現(xiàn)總承包工程項(xiàng)目檔案過程文件的全過程管理。全程控制理念的目標(biāo)是將項(xiàng)目檔案工作貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的全過程，從項(xiàng)目立項(xiàng)開始對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的文件進(jìn)行管控，做到檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。在工程公司的業(yè)務(wù)管理模式下利用三體系管理手段對(duì)文件進(jìn)行全程控制將是一個(gè)有效的管理方法，轉(zhuǎn)型過程中的工程公司應(yīng)及時(shí)將以設(shè)計(jì)產(chǎn)品為對(duì)象的質(zhì)量管理體系擴(kuò)大至以工程項(xiàng)目建設(shè)管理為對(duì)象的體系管理范圍，使項(xiàng)目設(shè)計(jì)與建設(shè)的每個(gè)階段、每個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的每份文件都處于受控制狀態(tài)，通過《文件控制程序》明確對(duì)文件的編制、評(píng)審、會(huì)簽、批準(zhǔn)、、分發(fā)、更改的控制措施與方法；通過《記錄控制程序》明確對(duì)項(xiàng)目設(shè)計(jì)與建設(shè)活動(dòng)形成的相關(guān)記錄的分類和標(biāo)識(shí)、收集和移交歸檔、保存和處置、修正和增補(bǔ)的控制要求；通過對(duì)體系運(yùn)行的監(jiān)督、評(píng)審、糾正預(yù)防等活動(dòng)保證管控范圍內(nèi)工程項(xiàng)目建設(shè)各階段、各環(huán)節(jié)運(yùn)行程序的有效執(zhí)行、實(shí)施、保持和持續(xù)改進(jìn)，從而不斷地規(guī)范完善工程項(xiàng)目建設(shè)文件材料的管理流程，最終達(dá)到對(duì)整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)文檔材料的全程控制，確保工程項(xiàng)目過程文件完整、準(zhǔn)確、有效歸檔。
4.3 改變思路，實(shí)現(xiàn)前端控制，從文件產(chǎn)生源頭上確保項(xiàng)目檔案過程文件的收集與項(xiàng)目建設(shè)同步。檔案工作在傳統(tǒng)管理模式中通常屬于工作流程的最末端，項(xiàng)目檔案收集工作也通常是在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前才開始進(jìn)行突擊收集歸檔，這種事后收集的做法必然會(huì)導(dǎo)致許多文件材料歸檔不全。因此，我們要打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，轉(zhuǎn)變工作思路，對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)施前端控制。一是實(shí)施項(xiàng)目檔案?jìng)浒钢贫群蜋n案部門參與制度，檔案部門應(yīng)參加項(xiàng)目建設(shè)的各重要節(jié)點(diǎn)會(huì)議，及時(shí)掌握項(xiàng)目文件的形成情況和流向，監(jiān)督和指導(dǎo)項(xiàng)目文檔材料的收集和歸檔。二是檔案部門在項(xiàng)目立項(xiàng)后應(yīng)及時(shí)組織對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目專兼職文檔管理人員進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)。三是檔案部門應(yīng)編制階段文件歸檔計(jì)劃，跟蹤、協(xié)調(diào)各方人員按照歸檔計(jì)劃完成文件歸檔，避免文件流失，確保過程文件的完整歸檔。
4.4 理順關(guān)系，健全制度控制，建立系統(tǒng)、完善的工程項(xiàng)目文檔制度管理控制體系。檔案制度的建設(shè)和貫徹落實(shí)是項(xiàng)目檔案管控的核心，是做到項(xiàng)目檔案全過程控制的保證。項(xiàng)目文檔制度管理體系應(yīng)能夠從橫向上覆蓋檔案管理各項(xiàng)基本原則、管理要求和規(guī)則規(guī)范，從縱向上涵蓋項(xiàng)目建設(shè)各活動(dòng)階段和環(huán)節(jié)的具體可操作性的管理程序，形成系統(tǒng)完整、具有較強(qiáng)執(zhí)行性的項(xiàng)目文檔制度管理體系架構(gòu)。如，我公司在原有的檔案管理制度基礎(chǔ)上補(bǔ)充完善了的項(xiàng)目檔案歸檔范圍；新建《工程項(xiàng)目檔案歸檔管理規(guī)定》明確項(xiàng)目檔案歸檔責(zé)任和要求；此外，還重點(diǎn)加強(qiáng)了縱向的項(xiàng)目建設(shè)各活動(dòng)階段和環(huán)節(jié)的程序制度的建立和完善，形成了對(duì)項(xiàng)目管理及采購環(huán)節(jié)進(jìn)行控制的《項(xiàng)目要求確定和評(píng)審程序》、《供方評(píng)價(jià)與選擇程序》；對(duì)設(shè)計(jì)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行控制的設(shè)計(jì)策劃、接口、輸入、輸出、評(píng)審、更改等各項(xiàng)程序；對(duì)工程勘察環(huán)節(jié)進(jìn)行控制的《工程勘察過程控制程序》；對(duì)工程總承包活動(dòng)進(jìn)行控制的《工程總承包過程控制程序》，通過建立具有較強(qiáng)操作性的程序制度詳細(xì)明確各項(xiàng)工作流程、職責(zé)、接口關(guān)系、過程文件的格式規(guī)范、簽署要求、流向，從而確保工程項(xiàng)目過程文件最終齊全完整有效歸檔。
4.5 明確責(zé)任，實(shí)施合同控制，運(yùn)用法律手段約束和保證項(xiàng)目參建各方項(xiàng)目檔案收集歸檔質(zhì)量。總承包管理模式使工程公司肩負(fù)著重要的項(xiàng)目管理職責(zé)，對(duì)建設(shè)工程的“設(shè)計(jì)、采購、施工”整個(gè)過程負(fù)總責(zé)，對(duì)建設(shè)工程的質(zhì)量及建設(shè)工程的各參建分包單位的履約行為負(fù)責(zé)。因此，在這種管理模式下就必須運(yùn)用法律手段約束各參建單位的職責(zé)和義務(wù)，把項(xiàng)目檔案的收集歸檔職責(zé)、內(nèi)容、具體要求、進(jìn)度及處罰性措施等納入合同中，通過合同控制手段確保總承包工程項(xiàng)目檔案的完整性。
5 結(jié)語
