時間：2023-05-30 10:09:53
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇單位檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1、樹立重視檔案的觀念檔案是國家寶貴歷史文化財(cái)富,黨和國家歷來重視檔案工作,對檔案工作都做出過重要指示。同志指出:“檔案是全黨、全國人民各方面活動的真實(shí)記錄,是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的依據(jù),它不僅對深化改革、發(fā)展經(jīng)濟(jì)、推動科學(xué)進(jìn)步以及提高國民素質(zhì)有促進(jìn)作用,而且對維護(hù)祖國統(tǒng)一、加強(qiáng)民族團(tuán)結(jié)和保持社會穩(wěn)定具有重要作用”。檔案工作是管理工作中不可或缺的部分,為企事業(yè)單位管理、科研和生產(chǎn)服務(wù)。各農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)重視檔案工作,為檔案工作創(chuàng)造必要的工作條件。檔案管理人員要做檔案法制建設(shè)的義務(wù)宣傳員,加強(qiáng)檔案法治宣傳,及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋檔案工作存在的問題。
2、落實(shí)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),完善文書檔案管理在農(nóng)業(yè)科研類單位檔案員培訓(xùn)工作中,對《歸檔文件整理規(guī)則》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)講解,并下發(fā)到各科研單位學(xué)習(xí),要求按標(biāo)準(zhǔn)完成文書檔案整理工作;組織基層單位檔案員到標(biāo)準(zhǔn)檔案室參觀,直觀地領(lǐng)會行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);以黑龍江省檔案局執(zhí)法檢查為契機(jī),發(fā)現(xiàn)問題,及時整改,完善農(nóng)業(yè)科研單位檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。
3、加強(qiáng)法制管理,加大農(nóng)業(yè)科技檔案收集力度文書檔案的管理在院機(jī)關(guān)、基層單位均比較重視,而農(nóng)業(yè)科技檔案在制度建設(shè)、規(guī)范整理及流向處置方面顯得相對滯后。加強(qiáng)法制管理,使科技檔案工作法規(guī)化、制度化是科技檔案事業(yè)順利發(fā)展的基本保障。作為從事農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)研究的科研院所,農(nóng)業(yè)科技檔案管理是科研單位檔案管理最重要的工作內(nèi)容。目前,基層單位科研檔案斷檔情況比較嚴(yán)重的原因主要有兩點(diǎn):一是檔案管理人員工作熱情不夠、責(zé)任心不強(qiáng);二是科研人員法律意識淡漠,視科研檔案為私有財(cái)產(chǎn),或有顧慮、擔(dān)心知識產(chǎn)權(quán)得不得到保護(hù)等。基于此,應(yīng)要求檔案工作人員具有高于他人的檔案觀念、高度的責(zé)任心和使命感,加強(qiáng)檔案收集力度,熟悉農(nóng)業(yè)科研業(yè)務(wù)及立項(xiàng)情況;針對農(nóng)業(yè)科研檔案周期性長的特點(diǎn)要做到跟蹤服務(wù),使檔案收集工作貫穿整個科研活動的始終。開展以《檔案法》為中心的農(nóng)業(yè)科技檔案法規(guī)體系的宣傳教育,提升工作人員的檔案法制觀念,培養(yǎng)農(nóng)業(yè)類科研人員的法律意識和檔案意識,真正做到依法治檔。在科技檔案管理工作中,管理制度是必須遵循的規(guī)定和準(zhǔn)則,制定農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度,特別是科技檔案保管和保密制度,科技檔案借閱及利用制度等還要把這些制度落到實(shí)處,使科研人員理解并支持科技檔案歸檔工作。
4、建設(shè)高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍工作崗位培養(yǎng)對于農(nóng)業(yè)科技類單位從事檔案管理工作的人員至關(guān)重要,掌握專業(yè)知識的同時,在實(shí)際工作中鍛煉并提高業(yè)務(wù)能力。
4.1自主學(xué)習(xí)檔案管理人員要有積極的學(xué)習(xí)態(tài)度,進(jìn)一步掌握與檔案管理有關(guān)的法律、法規(guī)、條例以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)知識及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),使各項(xiàng)工作在法治的框架內(nèi)進(jìn)行,同時也用法律的武器為檔案管理工作保駕護(hù)航按照檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)完成農(nóng)業(yè)科研類單位的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作;積極參加檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷接收新信息。
4.2后備人才培養(yǎng)農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)重視后備人才的培養(yǎng),特別是從事檔案管理工作的新員工,對/！/于個人素質(zhì)高、能力強(qiáng)的年輕一代,經(jīng)過工作崗位的鍛煉,很快會成為檔案管理工作的能手。言傳身教是最好的崗位培訓(xùn),起到“傳、幫、帶”的良好作用,實(shí)現(xiàn)崗位新老交替。
4.3參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)單位檔案管理工作具有一定的封閉性,通常局限在自己的工作環(huán)境中搞業(yè)務(wù),通過參觀學(xué)習(xí),和檔案工作走在前列的單位進(jìn)行橫向比較,能夠提高檔案管理水平。
5、推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)檔案管理信息化不僅是管理工作的需要,更是時展的必然。目前農(nóng)業(yè)科研類單位檔案管理程度與現(xiàn)代化水平的要求差距很大,這就需要檔案工作人員做到3點(diǎn)。
5.1樹立現(xiàn)代化檔案管理意識檔案管理信息化是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù),其實(shí)質(zhì)是檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管為重心向以檔案實(shí)體通過信息化形式向社會提供服務(wù)為重心轉(zhuǎn)變的過程,更是從管理向服務(wù)轉(zhuǎn)變的過程。這個轉(zhuǎn)變要求檔案工作者必須更新思想認(rèn)識,徹底摒棄整理加保管的傳統(tǒng)觀念,將封閉式管理轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù),滿足農(nóng)業(yè)科研工作者及廣大農(nóng)民對檔案信息資源開發(fā)利用的需求。
5.2掌握信息技術(shù)技能信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用為檔案資源的科學(xué)保管和開發(fā)利用提供了條件。“三分技術(shù),七分管理”,先進(jìn)的技術(shù)需要懂技術(shù)的人去管理,缺乏既懂信息技術(shù)又懂檔案專業(yè)的人才,這是許多單位信息化水平徘徊不前的根源所在。從事檔案管理的工作人員應(yīng)與時俱進(jìn),掌握并熟練運(yùn)用先進(jìn)的科技手段,通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息開發(fā)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn),促進(jìn)管理效率和服務(wù)水平的提升,加快檔案工作融入信息社會的步伐。
5.3加大檔案管理的投入基層單位要把檔案現(xiàn)代化管理納入本單位工作計(jì)劃,列入預(yù)算,增加投入,建立必要的軟硬件設(shè)備環(huán)境,為逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。
《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》規(guī)定：“機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位。”然而在實(shí)際工作中，尤其是在基層單位中，有一部分單位或檔案人員卻忽視了這一工作環(huán)節(jié)，存在如下問題：
一是檔案交接不及時。一些基層單位對檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。老檔案人員離了崗，新檔案人員進(jìn)了崗，而檔案交接手續(xù)還未辦妥，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有的基層單位領(lǐng)導(dǎo)或人事干部認(rèn)為檔案交接只是一串鑰匙的交接，從而使得一部分基層單位檔案工作前后脫節(jié)。
二是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案人員交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動工作時，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求。
三是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。一部分基層單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準(zhǔn)備工作很少過問，就連檔案監(jiān)交之時也懶得光臨，使得基層單位檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。
筆者認(rèn)為：做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責(zé)任，維護(hù)檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進(jìn)行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》賦予檔案人員的職責(zé)。如何做好檔案交接工作，筆者認(rèn)為應(yīng)做好下列工作，采取如下措施：
一是檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起基層單位的重視，尤其是基層單位負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動工作單位時要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動手續(xù)，對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門要加強(qiáng)基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對那些明知檔案交接手續(xù)未辦理妥，仍然隨意簽發(fā)調(diào)令的人員，要查明原因，分清責(zé)任，依法進(jìn)行處理。
二是檔案人員離崗離職之前要認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認(rèn)真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工作順利進(jìn)行的前提。對于移交方來說在正式移交之前主要做好五項(xiàng)工作：1對所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù)；2對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；3對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；4按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格；5撰寫檔案移交說明。對于接收方來說，在接收之前要做好三項(xiàng)工作：1了解移交單位職能活動內(nèi)容和工作活動情況；2向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；3必要時要了解或檢查檔案移交準(zhǔn)備工作情況。只有交接準(zhǔn)備充分，才能保證交接工作順利進(jìn)行。
三是認(rèn)真做好檔案監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無論是檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，還是一般檔案人員，特別是負(fù)責(zé)檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人監(jiān)交；檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，可由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政管理部門派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明交接時間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊冊、頁數(shù)等。移交文據(jù)一式3份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對交接工作負(fù)責(zé)。
四是加強(qiáng)檔案交接中的思想教育工作。檔案交接工作中出現(xiàn)的問題，不單純是基層檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題，其中一個十分重要的原因就是近幾年來，一些基層單位忽視了對檔案人員的思想教育工作，使得一些基層單位檔案人員工作責(zé)任心不強(qiáng)。因此在檔案交接的過程中要補(bǔ)上這一課，教育交接雙方端正思想、提高認(rèn)識、明確責(zé)任，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，從而保證檔案交接工作嚴(yán)格按照規(guī)定辦理，使基層檔案工作前后銜接起來。
無論任何國家，事業(yè)單位都是這個國家發(fā)展與建設(shè)的核心，更是黨與政府的主要管理部門。現(xiàn)今，檔案管理工作作為事業(yè)單位的主要組成部分，在其運(yùn)行發(fā)展中，若檔案管理工作做得不夠完善，那么，對于事業(yè)單位來說，其本身的利益就會受到很大影響。對此，加強(qiáng)與完善檔案管理工作，對于檔案管理工作中存在的問題縮小化，只有研究出更好的創(chuàng)新決策，才會更有利于事業(yè)單位今后的發(fā)展與決策。在任何一個國家、企業(yè)或是事業(yè)單位發(fā)展中，檔案管理工作都承載著重要的信息。我們應(yīng)該看清目前檔案管理工作的現(xiàn)狀。該文從事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀出發(fā)，從多角度剖析了檔案管理工作中存在的不足，最后提出了事業(yè)單位要將檔案管理工作視為重點(diǎn)，并提出了幾點(diǎn)創(chuàng)新的舉措。
1 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀中存在的問題
1.1 檔案管理?xiàng)l件很差
主要是由于事業(yè)單位自身的原因造成的。因?yàn)槠浔旧砭蛯n案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，因此忽視了檔案管理工作，所以導(dǎo)致在資金投入方面比較少。事業(yè)單位中很多高級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的概念與認(rèn)識不是很清晰，在具體實(shí)施過程中，不能客觀地為事業(yè)單位創(chuàng)造直接經(jīng)濟(jì)利益與社會效益，工作中頭腦一熱就重視此項(xiàng)工作，只有三分鐘熱度，所以導(dǎo)致此項(xiàng)工作開展得不是很順利，進(jìn)而越來越衰弱。久而久之，管理?xiàng)l件也受到了很大影響，存放檔案的庫房比較簡陋，同時還有其他物品堆放，現(xiàn)場管理混亂不堪。另外，檔案管理工作人員對自己所從事的工作不重視，工作中不夠認(rèn)真，有的管理工作人員甚至認(rèn)為檔案管理就是對自己所在單位及其他部門的資料進(jìn)行一個簡單的保管。因此，工作中管理手段不夠科學(xué)與完善，進(jìn)而影響了檔案管理工作的質(zhì)量與效果。實(shí)際上，這項(xiàng)工作除了細(xì)致以外，還比較煩瑣，它是事業(yè)單位的重點(diǎn)核心內(nèi)容，其管理的好壞直接影響著事業(yè)單位創(chuàng)造的社會利益與經(jīng)濟(jì)利益。不論是事業(yè)單位的高級領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理工作人員，都要重視此項(xiàng)工作，看清并重視檔案管理工作的重要性，對這項(xiàng)工作增加資金投入，使其管理?xiàng)l件提高；管理人員工作中要抱著積極的工作心態(tài)和工作熱情，不要造成重要檔案信息的遺漏與丟失。
1.2 缺少專業(yè)的管理業(yè)務(wù)人員
從目前檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，在事業(yè)單位檔案管理工作中，有很多管理工作人員業(yè)務(wù)不熟練，更缺少專業(yè)的管理技能，甚至對檔案管理工作中有些工作環(huán)節(jié)仍然存在著一定的誤區(qū)。由于管理人員工作業(yè)務(wù)素質(zhì)低，最終導(dǎo)致很多信息資料被遺失、丟棄。另外，有的管理人員職業(yè)道德缺乏，甚至泄露機(jī)密等現(xiàn)象存在。可見，由于管理人員業(yè)務(wù)整體素質(zhì)低下最終導(dǎo)致檔案管理工作開展得不是很順利。近幾年來，事業(yè)單位逐步開始對自身的人事制度進(jìn)行改革，通過對管理人員的認(rèn)真考核，經(jīng)過培訓(xùn)考試合格才能上崗，對于有些檔案管理人員在工作中部分操作流程不夠熟悉、對檔案管理工作意識較差的工作人員進(jìn)行了嚴(yán)重處理。
2 事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新研究管理決策
2.1 重視檔案管理工作并提高對此項(xiàng)工作的意識
在事業(yè)單位管理工作中，檔案管理工作極其重要。它是事業(yè)單位管理工作中的重點(diǎn)核心部分，其檔案管理工作的好壞，直接影響著事業(yè)單位整體管理工作的好壞。因此，事業(yè)單位要想取得良好的檔案管理成果，必須要重視此項(xiàng)工作發(fā)揮的重要性。加強(qiáng)事業(yè)單位各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的管理意識并提高重視度，針對檔案管理體制中涉及的一些管理工作一定要認(rèn)真執(zhí)行并落實(shí)，同時要增加資金投入、提高檔案管理保管條件，大力增加專業(yè)人才使用，為檔案管理工作提供有力的保障。另外，更要建立一支高素質(zhì)、高職業(yè)道德的檔案管理人才隊(duì)伍，只有這樣，才能真正提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，才能使此項(xiàng)工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
2.2 強(qiáng)化檔案管理制度完善、統(tǒng)一并執(zhí)行到位
現(xiàn)今，事業(yè)單位要想取得好的發(fā)展管理成果，除了要重視檔案管理工作之外，對于檔案管理制度的執(zhí)行也很重要，檔案管理制度不是一張白紙，中看不中用，只有建立完善嚴(yán)格的檔案管理制度才能對下一步開展工作提供幫助。檔案管理制度要認(rèn)真落實(shí)并執(zhí)行到位，加強(qiáng)各項(xiàng)規(guī)范和管理工作的執(zhí)行，對于事業(yè)單位的各級領(lǐng)導(dǎo)與管理人員更要認(rèn)真執(zhí)行并嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。只有建立完善的檔案管理體制并執(zhí)行到位，才能取得可喜可賀的成果。
2.3 加強(qiáng)檔案的保密工作
在檔案管理工作環(huán)節(jié)中，做好檔案保密工作是十分重要的環(huán)節(jié)，尤其是對于事業(yè)單位來講，做好檔案保密工作更是重中之重，在進(jìn)行檔案存檔的同時，對于外界保管環(huán)境也要做好，例如，門窗要加固好，要有專業(yè)的管理人員進(jìn)行看護(hù)，要禁止任何無關(guān)緊要的人員進(jìn)入檔案管理區(qū)，要防止不法分子潛入，但是對于管理人員的辦公室要和存放檔案室分開，要確保任何一個檔案管理人員的保密意識不斷加強(qiáng)，充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，了解泄密的后果以及要承擔(dān)的責(zé)任。
2.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力
檔案管理是一項(xiàng)綜合性非常強(qiáng)的工作，對管理人員的要求也比較高，檔案管理人員要具有豐富的檔案管理知識和技能。事業(yè)單位要定期組織管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，提高他們的檔案管理知識和技能，提高計(jì)算機(jī)技術(shù)和能力。同時，要具備較高的職業(yè)道德。樹立檔案管理意識，認(rèn)真、負(fù)責(zé)地開展工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量。另外，提升事業(yè)單位檔案管理的地位和加強(qiáng)相關(guān)人員的培訓(xùn)。
[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理
[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2013）03 — 0066 — 02
事業(yè)單位在日益發(fā)展中，體系制度、人才任用都向著更加健全全面的方向進(jìn)步，但是唯有檔案管理似乎在幾年內(nèi)都很少明顯的變動，很多人認(rèn)為檔案管理工作簡單、創(chuàng)新性小，所以事業(yè)單位本身也沒有投入太多的精力在檔案管理方面進(jìn)行改革，但是我們不難發(fā)現(xiàn)近年來事業(yè)單位的檔案管理問題層出不窮，而且很多問題都是歷史遺留的，一直沒有改進(jìn)，所以檔案管理一直沒有進(jìn)步，也沒有好的發(fā)展。
一、事業(yè)單位檔案管理的范圍
第一部分是行政檔案管理。這一部分檔案中涉及到上級下發(fā)的文件，本單位發(fā)出的文件，各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)等，還有一些信函、會議記錄等，這一部分的檔案屬于行政范圍，是事業(yè)單位行政工作的主要內(nèi)容。對于上級的檔案文件一般會下發(fā)給部門進(jìn)行學(xué)習(xí)貫徹，比如針對十的召開，開展一些關(guān)于學(xué)習(xí)十精神的演講比賽或者相關(guān)活動的通知等都屬于上級文件；本單位的文件比如說針對上級文件我們單位自己將要組織什么樣的對應(yīng)活動，或者為了提高單位工作人員的素質(zhì)，促進(jìn)工作更好地開展，單位進(jìn)行一些諸如演講之類的比賽，這都是本單位的一些行政檔案。工作計(jì)劃或者總結(jié)之類的內(nèi)容是總體衡量一個部門、一段時間工作得失的一個標(biāo)準(zhǔn)，各單位根據(jù)自己的不同情況不定時間的要求部門編寫工作總結(jié)或者針對前一陣的部門發(fā)展撰寫下一階段的工作計(jì)劃，這是讓部門工作不斷完善、不斷進(jìn)步的一種方式，也是我們事業(yè)單位行政檔案的一部分，還有一些信函會議記錄，這都是對單位發(fā)展的一種監(jiān)測監(jiān)督。
第二部分是人事檔案管理。這里面的內(nèi)容是每一個在編人員的全部檔案，包括在編人員的基本信息，在編人員受到獎勵處分等信息。人事檔案是對每個人來說最重要的物品，個人要晉職稱、轉(zhuǎn)調(diào)或者一些行動都需要個人檔案作為支撐。如果沒有個人檔案，或者經(jīng)查有不屬實(shí)的地方，這些行為都將視為無效，所以個人檔案也受到每個人最大程度的重視，以至于很多時候當(dāng)我們說起檔案，一部分人僅認(rèn)為是個人檔案。
第三部分是財(cái)務(wù)檔案管理。事業(yè)單位不同于行政單位，所以財(cái)務(wù)管理檔案也與行政單位有著很大的差別，財(cái)務(wù)檔案中包含有日常的財(cái)務(wù)支出憑證，每一次財(cái)務(wù)支出的目的、用途、金額等內(nèi)容都要做好全面的記錄，也要有相關(guān)的發(fā)票等作為支出用途的依據(jù)；還有各種財(cái)政收入，每一筆款項(xiàng)從何而來都要做好詳細(xì)記錄；對年度預(yù)算、預(yù)算調(diào)整、決算等工作做好存檔，是下一階段開展財(cái)務(wù)總結(jié)預(yù)算工作的依據(jù)；年度季度的財(cái)務(wù)分析報(bào)告也是財(cái)務(wù)檔案的重要內(nèi)容，通過財(cái)務(wù)分析了解財(cái)務(wù)使用效率，還有諸如繳納的各種社會費(fèi)用、收支的立項(xiàng)計(jì)劃和執(zhí)行情況等，總之，單位的一切財(cái)務(wù)支出由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行的整理分析都是事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案。
第四部分是業(yè)務(wù)檔案。這里主要內(nèi)容就是業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)考核、業(yè)務(wù)會議記錄等內(nèi)容，像現(xiàn)在每年都會進(jìn)行的事業(yè)單位招考就屬于業(yè)務(wù)范圍，考試所使用的大綱、教材、參考資料等都是業(yè)務(wù)檔案，還有單位組織進(jìn)行的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，因業(yè)務(wù)需要采購的圖書雜志等這些資料、材料都是業(yè)務(wù)檔案管理的重要內(nèi)容，這些屬于業(yè)務(wù)范疇的工作內(nèi)容，有關(guān)資料的記錄就是以后類似工作的一個依據(jù)參照，所以這類資料同樣屬于檔案管理的內(nèi)容。
二、事業(yè)單位檔案管理問題
首先，檔案管理混論，沒有形成有效合理的管理方案。檔案作為一個人最為重要的證明，很多單位對其重要性并沒有認(rèn)識到。很多事業(yè)單位檔案管理混亂，比如說我們現(xiàn)在每年都會有地方的事業(yè)單位招考，這時候大批的人才被招進(jìn)事業(yè)單位，但是問題在于很多單位并沒有及時地進(jìn)行檔案整理存檔。在一些大的單位這種現(xiàn)象還稍微好一些，對招進(jìn)的人才能夠及時了解調(diào)查，然后把檔案整理歸類存檔；一些小的單位或者地區(qū)比較偏遠(yuǎn)的單位，這樣的存檔管理就比較懈怠，混亂的情況也就時常存在。
其次，檔案管理員素質(zhì)不高，缺少專門的檔案管理專員。檔案管理看似簡單，其實(shí)蘊(yùn)含著豐富的學(xué)問，但是現(xiàn)在我們看來，很多的事業(yè)單位沒有專門從事檔案管理的專員，在進(jìn)行事業(yè)單位考試的時候檔案管理員一欄的專業(yè)限制很多都是不限，而且大多數(shù)事業(yè)單位沒有意識到應(yīng)該派專門人員從事檔案管理，更有甚者很多單位派一些退居二線年齡較大的人員從事檔案管理，所以很多情況下事業(yè)單位的檔案管理人員素質(zhì)較低，缺少專業(yè)性。
第三，事業(yè)單位檔案管理制度落后，并且缺少科學(xué)性和技術(shù)性。現(xiàn)在單位發(fā)展注重效益，辦公室、財(cái)務(wù)部才是主要的改革發(fā)展部門，大部分單位都忽視了檔案管理部門的制度改革。一般人會認(rèn)為，檔案管理就是簡單的存檔調(diào)動，但是檔案管理的過程步驟卻是非常重要、周全的，一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤就有可能讓檔案不翼而飛，給個人造成極大的損失。另外，檔案管理信息化差、科技性差，科學(xué)技術(shù)在各行業(yè)都有應(yīng)用，但是在事業(yè)單位的管理部門卻沒有很好地利用起來，檔案入網(wǎng)、跟隨記錄這些都沒有做到位，所以龐雜的檔案也就得過且過地管理著，沒有形成很好的制度體系。
第四，對檔案管理的重要性沒有認(rèn)識到位，思想態(tài)度懈怠。檔案分為很多不同的類型，事業(yè)單位檔案管理的范圍也比較廣泛。從宏觀來說，涉及到國家政府部門的文件方針；從微觀來說，有各自單位的文件和人事檔案。國家政策方針關(guān)系到國家發(fā)展前途的策略，雖然有一些不是絕密文件，但是重要性一樣不能小看。就個人來說，每個人的檔案就是自己人生經(jīng)歷的一個證明，如果這個證明出了問題后果將不堪設(shè)想。不論從哪個角度來說，檔案有著其他文件所不具有的重要性和不可替代性，但是很多的單位并沒與對此有所重視。筆者認(rèn)為態(tài)度決定一切，正是因?yàn)閱挝恢袥]有人足夠地重視檔案的重要性，所以檔案管理才會一直比較松散，制度化、信息化一直得不到落實(shí)，這樣就使得檔案工作長期處在被忽略的狀態(tài)下，工作人員也是應(yīng)付了事，長此以往檔案管理就會陷入混亂，文件丟失、秘密外泄，這樣不可想象的嚴(yán)重后果總有一天也會接踵而至。
三、如何促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的更好發(fā)展
（一）加強(qiáng)制度化管理，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的有序發(fā)展
“檔案管理是整個行政事業(yè)單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。”〔1〕制度是任何單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保障之一，沒有規(guī)矩不成方圓；同樣的，要保證檔案管理的有序進(jìn)行也必須進(jìn)行一些制度化的管理控制。首先，對在職人員的檔案管理應(yīng)該認(rèn)真整理，按照單位的要求根據(jù)不同的類別分類整理，方便以后查找，對于一些新進(jìn)人員的檔案應(yīng)該及時記錄，對于一些將要退休人員的檔案應(yīng)該按照程序整理歸類。其次，對于一些轉(zhuǎn)調(diào)人員的檔案，應(yīng)該制定嚴(yán)格的提取檔案，轉(zhuǎn)走檔案的轉(zhuǎn)接制度，保證檔案在轉(zhuǎn)接過程中沒有中間漏洞，不會因?yàn)橹虚g環(huán)節(jié)沒有監(jiān)管到造成檔案的遺失。檔案整理應(yīng)該按照編號分類放好，對于一些借出的檔案應(yīng)該記錄清楚，對借出時間、歸還時間做出整體細(xì)致的記錄，歸還后應(yīng)該按照原來的分類檢查清楚后放回原處。檔案歸還時應(yīng)該檢查好檔案內(nèi)容，對于一些私自涂改方案的行為必須追究法律責(zé)任，用嚴(yán)密的管理制度和嚴(yán)格的法律規(guī)范，規(guī)范檔案管理行為。
（二）提高檔案管理人員素質(zhì)，提高檔案管理質(zhì)量
管理人員的素質(zhì)是檔案管理好壞的重要決定因素，如果一個單位派遣專門的人員管理檔案，加上完善的制度，檔案管理自然也就成為單位上下重視的問題之一。在招聘的時候，事業(yè)單位應(yīng)該注意檔案專門人才的招聘，只有用專門人才才能保證檔案管理的專業(yè)化；另外，單位人員在安排崗位時，要認(rèn)識到檔案管理的職位不是隨便一個人就可以勝任的，要選擇接受能力強(qiáng)、邏輯能力強(qiáng)的人管理，只有這樣才能保證檔案管理的有序運(yùn)行。比如說，檔案一般是紙質(zhì)的形式存在于檔案館內(nèi)，我們在進(jìn)行檔案管理的時候要注意室溫、防潮、防蟲，這些工作都應(yīng)該由專業(yè)人員從事，明確了解用量、用度保證檔案的質(zhì)量和安全；如果用一般人員從事檔案管理，很有可能會忽視這些情況，造成檔案損失，因此提升檔案管理員的素質(zhì)是十分必要的。
（三）增強(qiáng)檔案管理的科技性，讓檔案管理與現(xiàn)代科技接軌
“計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛運(yùn)用使檔案信息管理逐漸邁入了現(xiàn)代化管理的殿堂，也為檔案信息管理的完善和發(fā)展創(chuàng)造了契機(jī)。”我們應(yīng)該注意讓事業(yè)單位的檔案管理入網(wǎng)，并且單位之間可以結(jié)成全部事業(yè)單位的整體檔案網(wǎng)絡(luò)，這樣也可以避免一旦檔案遺失造成的一切工作不能運(yùn)行的問題，也讓檔案有一個備份，這樣也可以方便單位之間的人事調(diào)動檔案轉(zhuǎn)接。類似條碼掃描、影像掃描之類的儀器設(shè)備都可以根據(jù)實(shí)際應(yīng)用在檔案管理中，為檔案管理提供健全的設(shè)備儀器，方便檔案管理也增加管理的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。比如，現(xiàn)在很多企業(yè)投資讓云技術(shù)進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域，為檔案管理提供了一種新的管理方式，大大提高了檔案管理的科學(xué)性和效率，這為我們檔案管理提供了一個新的借鑒，科技進(jìn)入檔案管理是一個發(fā)展趨勢，只有把科技與檔案管理良好的結(jié)合才能促進(jìn)檔案管理的優(yōu)質(zhì)發(fā)展。
（四）提高思想意識，重視檔案管理
各事業(yè)單位尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該做好帶頭表率作用，重視檔案管理工作，把檔案管理作為日常管理的重要一環(huán)，尤其是一些重要檔案的管理要納入日常的工作議題中。在辦公會議上，應(yīng)該適時對檔案管理的方式方法、遇到的問題等內(nèi)容進(jìn)行討論，共同解決問題研究方案，把單位的檔案管理工作放在與其他工作平行的位置上。可以成立專門的檔案管理負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)班子，定期對檔案室的有關(guān)情況進(jìn)行調(diào)查了解，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。對于提高管理的一些可行性方案，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給與足夠的支持與肯定，加強(qiáng)檔案室硬件管理，定期對檔案管理工作作出考核評定，在全單位樹立起重視檔案管理的意識和作風(fēng)。
我們通過上文的分析，首先找到了檔案管理存在的一些問題，這些問題并不是太大的問題，但是時間太久又遲遲沒有改進(jìn)所以改變起來會有一些阻礙，但是我們根據(jù)這些情況提出了建議措施。如果事業(yè)單位能夠進(jìn)行一番大刀闊斧的改革，事業(yè)單位的檔案管理會有一次大的進(jìn)步，也可以為以后的檔案管理發(fā)展提供更好的環(huán)境和基礎(chǔ)。
〔參 考 文 獻(xiàn)〕
〔1〕安曉莉.試論事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展〔J〕.現(xiàn)代商業(yè)，2011，（18）.
〔2〕史毓，王愛珍.事業(yè)單位人事檔案的信息化管理〔J〕.現(xiàn)代營銷：學(xué)苑版， 2011，（06）.
〔3〕程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析〔J〕.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2011，（20）.
1事業(yè)單位檔案管理存在的問題
檔案管理是事業(yè)單位日常管理工作的重要環(huán)節(jié)，與各項(xiàng)工作環(huán)環(huán)相扣。檔案管理工作具有完善的工作制度，每一個環(huán)節(jié)都要按照規(guī)章制度來完成，但隨著社會環(huán)境的變化，傳統(tǒng)的管理流程開始暴露出不足之處，出現(xiàn)了一些新時期的新問題，成為事業(yè)單位管理工作高效運(yùn)行的阻礙之一。具體來說，事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，主要體現(xiàn)在以下三個方面。
1.1制度長期不完善且內(nèi)容流于形式
事業(yè)單位的檔案管理制度，大多數(shù)照搬了上級機(jī)構(gòu)的政策和內(nèi)容，但在運(yùn)行時缺乏本單位的實(shí)際情況參考，導(dǎo)致部分管理制度發(fā)生混亂，缺乏統(tǒng)一的優(yōu)化機(jī)制。此外，個別單位長期忽視檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作的關(guān)注、支出和設(shè)施完善缺乏足夠的積極性。長期的不重視和制度的不完善，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作與實(shí)際工作產(chǎn)生了錯位和脫節(jié)，檔案的留存與機(jī)構(gòu)運(yùn)行之間沒有形成應(yīng)有的閉環(huán)，一些管理制度執(zhí)行不力，影響了事業(yè)單位的整體發(fā)展。
1.2傳統(tǒng)檔案電子化比例低
隨著新媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各級檔案管理部門已經(jīng)開始大力推定檔案的信息化管理，新技術(shù)的應(yīng)用十分普遍。檔案管理的信息化建設(shè)是新時期檔案工作的重要轉(zhuǎn)型節(jié)點(diǎn)，既要將新的檔案實(shí)現(xiàn)原件與電子存儲相結(jié)合的方式，還要將原有的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案。但也要看到，仍有一些基層機(jī)構(gòu)未能將檔案的信息化工作提上日程，依然在觀望中，傳統(tǒng)的檔案管理降低了工作效率，也不利于與上級單位的信息化網(wǎng)絡(luò)相連，制約了體系內(nèi)整體工作的開展。
1.3缺乏高層次檔案管理專業(yè)人才
人才是事業(yè)單位各項(xiàng)專業(yè)工作開展的基礎(chǔ)，事業(yè)單位的檔案管理工作也需要高層次的人才，實(shí)現(xiàn)管理工作的不斷升級。但實(shí)際上，事業(yè)單位檔案管理工作從業(yè)人員，大多數(shù)缺乏檔案專業(yè)的學(xué)習(xí)和系統(tǒng)化培訓(xùn)，而是從其他崗位轉(zhuǎn)型而來，在缺乏專業(yè)知識的前提下，完全不具備檔案管理的基本常識和手段，系統(tǒng)化的管理也成為無稽之談。專業(yè)程度不夠的檔案管理人員，只能承擔(dān)資料的收集和裝訂，無法挖掘出一份檔案資料背后的歷史價值和重要意義。檔案管理工作雖然也有一部分水平高的專業(yè)人才，但他們往往身兼數(shù)職，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)移性和系統(tǒng)化。
2檔案管理工作優(yōu)化需遵守的原則
2.1差異化與統(tǒng)一化兼顧原則
優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作，要兼顧管理制度的差異化和統(tǒng)一化。具體來說，在制定基層事業(yè)單位的檔案管理制度時，一方面要考慮國家和上級部門的檔案管理法律法規(guī)及相關(guān)制度，作為核心的依據(jù)，這是檔案管理制度的統(tǒng)一化要求;另一方面則需要考慮本單位的實(shí)際情況，將行業(yè)特點(diǎn)、單位特點(diǎn)與既有法規(guī)相結(jié)合，制定出適用單位內(nèi)部運(yùn)行的檔案管理制度，這是檔案管理制度的差異化要求。在這一原則下，檔案管理制度才能更加科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，在實(shí)際工作中能夠高效施行。
2.2制度與執(zhí)行并重原則
檔案管理工作使事業(yè)單位內(nèi)部的各個部門都密切關(guān)聯(lián)，對非專業(yè)人士來說具有一定的行業(yè)障礙，因此在制定中要考慮執(zhí)行階段的可行性。在執(zhí)行過程中，專業(yè)管理人員要及時與各部門的檔案專管員進(jìn)行溝通，履行對檔案收集、管理和維護(hù)的基本職責(zé)，并加強(qiáng)人員培訓(xùn)，不斷改善和優(yōu)化管理制度。
2.3檔案管理人員權(quán)責(zé)統(tǒng)一原則
檔案管理人員是事業(yè)單位檔案管理工作的主要執(zhí)行者，是事業(yè)單位檔案管理工作的重要組成部分。檔案管理人員對工作的認(rèn)知、重視程度以及工作的積極性將直接影響檔案管理的最終質(zhì)量。為此，要加強(qiáng)對檔案管理人員的管理，做到權(quán)責(zé)明確、統(tǒng)一，使其充分意識到自身工作的職責(zé)和所享受的權(quán)益，并在具體工作中予以保障，以此來激發(fā)他們的工作熱情和積極性，從而保障檔案管理工作的效率和質(zhì)量。
3事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略的建議
3.1創(chuàng)新管理思路，借鑒現(xiàn)代管理理念
事業(yè)單位管理與企業(yè)管理存在本質(zhì)的不同，主要表現(xiàn)在工作內(nèi)容和效果評價層面，但在管理制度上存在較多的共通之處。事業(yè)單位檔案管理制度存在一定的落后，從根本上來說在于管理理念的落后，主要領(lǐng)導(dǎo)干部的思維不進(jìn)步，整個單位的管理水平便難以提高，無法跟上時代的新變化。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的升級優(yōu)化，需要自上而下地創(chuàng)新管理思路，通過借鑒現(xiàn)代企業(yè)管理制度的一些理念，有機(jī)地融入檔案管理工作中，樹立現(xiàn)代化的檔案管理機(jī)制，提高運(yùn)行質(zhì)量。
3.2創(chuàng)新制度管理，加強(qiáng)法規(guī)落實(shí)和制度考核
切實(shí)落實(shí)各項(xiàng)管理制度，是保障檔案工作高質(zhì)量開展的基礎(chǔ)。一方面，所執(zhí)行的制度要具有先進(jìn)性，事業(yè)單位應(yīng)該對機(jī)構(gòu)內(nèi)的各項(xiàng)制度進(jìn)行梳理和淘汰優(yōu)化，將陳舊刻板的管理制度進(jìn)行改善，特別是檔案管理制度，事關(guān)每一項(xiàng)具體工作，要求制度與實(shí)際工作要嚴(yán)密結(jié)合;另一方面，制度的執(zhí)行必須科學(xué)、穩(wěn)定，不能三天打魚兩天曬網(wǎng)。
在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內(nèi)部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎(chǔ)上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經(jīng)是大勢所趨，但在制度層面，還缺乏對電子檔案的管理優(yōu)化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應(yīng)該同時保存紙質(zhì)材料，都要嚴(yán)格分類和履行。此外，如何保障電子檔案的安全性和真實(shí)性，也是事業(yè)單位檔案管理制度面臨的重要挑戰(zhàn)，解決這些問題并嚴(yán)格執(zhí)行，需要加強(qiáng)督導(dǎo)和考核，確保檔案工作不出現(xiàn)漏洞。
3.3創(chuàng)新管理手段，數(shù)字檔案實(shí)現(xiàn)普遍化
檔案管理的優(yōu)化還要考慮具體的執(zhí)行層面，通過采用現(xiàn)代化的管理設(shè)備和信息技術(shù)，提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。事業(yè)單位要加強(qiáng)內(nèi)部信息化建設(shè)，建立重要檔案及時申報(bào)備案、普通檔案定時備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段，促進(jìn)檔案管理工作的不斷完善，充實(shí)事業(yè)單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例，紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)手段，但數(shù)字檔案是當(dāng)前的主流手段，如何平衡兩者之間的關(guān)系，確保互補(bǔ)性和安全性，是檔案管理工作需要解決的重要課題。實(shí)際工作中必然會出現(xiàn)多種偏差，一些資料的處理情況不盡如人意，甚至出現(xiàn)大量資料重復(fù)備案、個別資料難以查閱的情況。因此，將數(shù)字檔案管理水平提升到戰(zhàn)略層面，成為紙質(zhì)檔案同等重要的水平，具有重要意義。
3.4創(chuàng)新人才培育機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)
要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的有效優(yōu)化，就不能忽視對檔案管理人員的培訓(xùn)。事業(yè)單位要加強(qiáng)對檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，通過開展定期或者不定期的培訓(xùn)，來提高他們的檔案管理技能和專業(yè)性，使其能夠熟練掌握和運(yùn)用傳統(tǒng)與現(xiàn)代兩種檔案管理方式。與此同時，還要注重檔案管理人員素質(zhì)的提升，可以嘗試員工輪崗制，即為員工提供外出培訓(xùn)的機(jī)會，提高工作人員檔案管理知識和技能，使其明確自身職責(zé)，以此促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)、順利地開展。
3.5創(chuàng)新檔案管理信息化系統(tǒng)的管理體制
確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的正常進(jìn)行，離不開軟硬件設(shè)備的大力支持。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在充分結(jié)合檔案管理實(shí)際狀況的基礎(chǔ)上，對單位所要用到的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施做好相應(yīng)的配置與更新工作，以便減少對信息化建設(shè)帶來的不利影響。在最近幾年里，隨著檔案管理信息化建設(shè)的日益完善，事業(yè)單位逐漸將目光放在了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)上面，并采取有效措施加大檔案信息安全管理的力度，盡可能減少發(fā)生技術(shù)性的失誤而造成成本的過度浪費(fèi)。
對檔案信息要進(jìn)行統(tǒng)一化管理，同時還要在這個統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)之下，建立一定的分散式系統(tǒng)，這才是促進(jìn)檔案管理信息化的最理想模式。要想加強(qiáng)檔案管理的信息化水平，要成立專業(yè)的專家咨詢小組，這些專家成員可以在一起討論協(xié)商，經(jīng)過討論才能提出關(guān)于加強(qiáng)檔案管理的長期發(fā)展目標(biāo)，制定出與之相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和方案，不斷擴(kuò)大投資規(guī)模，提高經(jīng)費(fèi)的預(yù)算水平，盡快解決好重大的問題，為提高檔案管理決策水平建立一定的制度保障。
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理
一、檔案管理及其重要性
檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，所謂檔案管理就是對單位存續(xù)期間日常活動所產(chǎn)生的各種信息，包括紙質(zhì)和電子信息，進(jìn)行分類、整理和歸檔，以此保存單位活動的歷史記錄并提供相應(yīng)的查詢服務(wù)的工作。檔案管理按單位性質(zhì)的不同，可分為政府部門檔案管理、事業(yè)單位檔案管理、企業(yè)檔案管理和社會組織檔案管理。本文所研究的是事業(yè)單位檔案管理。
因?yàn)闄n案管理具有重要的作用，我國專門出臺了相關(guān)的法律法規(guī)對檔案管理做出強(qiáng)制性的規(guī)定。《中華人民共和國檔案法》中明確指出：“一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計(jì)劃。”《機(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定：“機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件.是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。”
檔案管理的重要性首先表現(xiàn)在檔案管理是記錄單位活動的歷史資料和證據(jù)。隨著我國事業(yè)單位管理的不斷制度化和規(guī)范化，單位日常活動中都需要進(jìn)行相應(yīng)的記錄，并以此作為管理的依據(jù)。例如事業(yè)單位的生產(chǎn)經(jīng)營管理、財(cái)務(wù)管理和人事管理過程中都要有相關(guān)紙質(zhì)或電子化資料為依據(jù)，特別是財(cái)務(wù)活動，我國《會計(jì)法》對企事業(yè)單位財(cái)務(wù)資料，包括會計(jì)憑證、會計(jì)報(bào)表及其他資料等都規(guī)定了相應(yīng)的保管年限，單位必須按要求對相應(yīng)的資料進(jìn)行保管。其次檔案管理對于提高單位的工作效率具有重要的作用。21世紀(jì)是信息時代，而我們現(xiàn)在則進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代，隨著社會的發(fā)展，數(shù)據(jù)已經(jīng)成為了一種重要的資源，而檔案管理則提供了相應(yīng)的數(shù)據(jù)支撐。因此，事業(yè)單位檔案管理做得好的話，可以為單位的管理工作提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)，從而為改善單位的管理效率和日常活動提供依據(jù)。
二、我國事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀
近年來，我國事業(yè)單位檔案管理工作日益得到重視，檔案管理工作也不斷制度化和規(guī)范化，各事業(yè)單位基本都建立起了檔案管理相關(guān)制度，特別是單位重要檔案資料以及法律規(guī)定應(yīng)當(dāng)保管的資料都得到了妥善的保存。但是，我國事業(yè)單位檔案管理工作依然存在不少問題。
（一）檔案管理工作較為分散，檔案管理工作未得到足夠重視
目前我國事業(yè)單位檔案管理工作普遍存在的問題是檔案管理工作較為分散，由于事業(yè)單位大都與政府部門一樣設(shè)置了相應(yīng)的科室，由于各個科室分屬不同的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理，且科室之間的活動可能存在較大的差異，因此，各個科室的檔案管理工作差別也較大。有的科室檔案較為重要或者法律法規(guī)對檔案保管做出了強(qiáng)制性的規(guī)定，則該科室的檔案管理工作會較為規(guī)范；有的科室日常業(yè)務(wù)較為，檔案管理工作則基本不存在。這就造成了事業(yè)單位檔案管理工作的不統(tǒng)一，事業(yè)單位工作人員有時也不知道哪些檔案該進(jìn)行分類整理歸檔，哪些檔案可以不用歸檔，造成檔案的不完整。另一方面，盡管《檔案法》和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》都對檔案管理提成了相應(yīng)的規(guī)定，但是由于檔案管理工作并不能為事業(yè)單位帶來直接的效益，因此，現(xiàn)實(shí)中存在著部分事業(yè)單位的檔案管理工作未得到相應(yīng)的重視，甚至都沒有建立起相應(yīng)的檔案管理工作制度。
（二）檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)有待提高
事實(shí)上檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，檔案管理需要對繁雜的檔案資料進(jìn)行甄別和分類整理，同時需要對檔案資料進(jìn)行編碼和儲存，從而能夠及時對檔案資料進(jìn)行檢索和查詢，這些工作都需要一定的專業(yè)知識。因此，大學(xué)里也設(shè)置了相應(yīng)的檔案學(xué)和情報(bào)學(xué)等專業(yè)學(xué)科，這也說明了檔案管理是需要相應(yīng)的專業(yè)知識的。然而，現(xiàn)實(shí)中很多事業(yè)單位并未意識到檔案管理需要專業(yè)人員來進(jìn)行，他們認(rèn)為檔案管理是人人都可以做的簡單工作，因此，檔案管理工作人員并不具備相應(yīng)的專業(yè)知識，有的事業(yè)單位的檔案管理工作是由工作人員兼任的，這些都導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理工作的不規(guī)范以及電子化程度較低。
（三）檔案管理信息化程度較低
隨著信息社會數(shù)據(jù)容量的不斷爆炸，檔案管理工作信息化就變得至關(guān)重要。這一方面是因?yàn)楹芏鄼n案是以電子化形式存在的，并沒有相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，因此就必須對相應(yīng)的信息化檔案進(jìn)行分類整理存儲。另一方面，由于紙質(zhì)檔案的保管期限有限，時間較長的話，紙質(zhì)檔案容易丟失和毀壞，且紙質(zhì)檔案存儲需要占據(jù)較大的空間。相應(yīng)而言，信息化的檔案具有存儲容量大，存儲時間長，占用空間小，檢索查詢方便等優(yōu)點(diǎn)，因此，對檔案進(jìn)行電子化處理勢在必行。但是，很多事業(yè)單位檔案的信息化程度是較低的。這是由于檔案的信息化初始投入較高且需要信息技術(shù)方面的專業(yè)人員，而事業(yè)單位由于經(jīng)費(fèi)所限再加上并沒有信息技術(shù)方面的專業(yè)人員，因此，事業(yè)單位檔案信息化程度較低，且信息化推進(jìn)較為困難。
三、完善我國事業(yè)單位檔案管理工作的對策
（一）重視事業(yè)單位的檔案管理工作
我國目前事業(yè)單位檔案管理工作不完善首先存在的問題便是檔案管理工作得不到應(yīng)有的重視，這種認(rèn)識上的缺位首先帶來的問題就是事業(yè)單位檔案管理工作的分散以及檔案管理的經(jīng)費(fèi)得不到應(yīng)有的保障。因此，要改進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理工作就必須要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，重視事業(yè)單位的檔案管理工作。從領(lǐng)導(dǎo)層面來說，應(yīng)該要認(rèn)識到檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，同時，檔案管理工作就加強(qiáng)單位的管理，改進(jìn)單位的效益是有積極意義的。因此，應(yīng)建立整個單位統(tǒng)一的檔案管理工作制度，而不應(yīng)將檔案管理工作分散到各個科室。同時，對事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)給予經(jīng)費(fèi)上的保障，設(shè)置專門的崗位進(jìn)行檔案管理工作。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)宣傳教育使事業(yè)單位各個層面的工作人員都能認(rèn)識到檔案管理的重要性，因?yàn)闄n案都產(chǎn)生于業(yè)務(wù)職能部門，只有業(yè)務(wù)職能部門工作人員認(rèn)識到了檔案管理工作的重要性，事業(yè)單位的檔案管理工作才能有效的開展。
（二）提高事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)
檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性的工作，因此，檔案管理工作的具體落實(shí)需要具備相應(yīng)專業(yè)素質(zhì)的工作人員去實(shí)施。目前我國事業(yè)單位檔案管理工作在人員配備上存在的問題主要在于一方面缺乏專職專崗人員進(jìn)行檔案管理工作，另一方面是現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)無法滿足檔案管理工作的需要。為此，一、事業(yè)單位要根據(jù)自身單位規(guī)模、業(yè)務(wù)復(fù)雜程度以及人員情況設(shè)置符合自身實(shí)際的檔案管理工作崗位，盡量做到專崗專職。二、加強(qiáng)對事業(yè)單位現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓(xùn)。一方面要加強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，從檔案的科學(xué)分類、整理到檔案的編碼歸檔及檔案的查詢等，使得事業(yè)單位的檔案管理工作做到科學(xué)化和專業(yè)化。同時，要加強(qiáng)對事業(yè)單位工作人員服務(wù)意識的培養(yǎng)。事業(yè)單位檔案管理工作從另一個角度來說也是服務(wù)性的工作。現(xiàn)代的檔案管理不單單是保存檔案，更重要的是要對檔案加以利用，從而才能使檔案管理工作產(chǎn)生應(yīng)有的效益。為此，要加強(qiáng)對事業(yè)單位工作人員服務(wù)意識的培養(yǎng)，強(qiáng)化檔案管理工作的服務(wù)職能。
（三）提高事業(yè)單位檔案管理工作的信息化程度
事業(yè)單位檔案管理工作面臨的比較嚴(yán)峻的問題是檔案管理工作的信息化問題，進(jìn)入新世紀(jì)隨著電子信息技術(shù)的高速發(fā)展，一方面以電子化介質(zhì)為載體的檔案容量迅速增加，另一方面也需要對原有以紙質(zhì)為載體的檔案進(jìn)行信息化，以實(shí)現(xiàn)高效存儲和利用的需要，因此，事業(yè)單位檔案管理工作的信息化刻不容緩。但是，目前事業(yè)單位檔案管理工作的信息化程度仍然較低，這主要是由于經(jīng)費(fèi)的缺乏議價相關(guān)信息技術(shù)專門人員缺失所引起的。為此，一要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化的投入，檔案信息化初始投入成本較大，因此，要事業(yè)單位檔案信息化要取得上級的支持，從而能夠獲得相應(yīng)的財(cái)政資金支持以推進(jìn)信息化工作。二要引進(jìn)信息技術(shù)人才，信息技術(shù)專業(yè)化程度更高，因此，需要專業(yè)的信息技術(shù)人員根據(jù)事業(yè)單位的基本情況，設(shè)計(jì)相應(yīng)的信息技術(shù)系統(tǒng)并將檔案管理工作流程化和電子化。
四、結(jié)語
黨的十八屆三中全會提出了要加快事業(yè)單位分類改革，加大政府購買公共服務(wù)力度，推動公辦事業(yè)單位與主管部門理順關(guān)系和去行政化，創(chuàng)造條件，逐步取消學(xué)校、科研院所、醫(yī)院等單位的行政級別。建立事業(yè)單位法人治理結(jié)構(gòu)，推進(jìn)有條件的事業(yè)單位轉(zhuǎn)為企業(yè)或社會組織。建立各類事業(yè)單位統(tǒng)一登記管理制度。為此，事業(yè)單位要在此背景下，將檔案管理制度納入改革范疇，全盤考慮，統(tǒng)籌兼顧，從而實(shí)現(xiàn)十八屆三中全會提出的改革目標(biāo)。
參考文獻(xiàn)
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[2] 張春英.論事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013年9月.
（一）是對重要性認(rèn)識不足。檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的默默無聞的工作，導(dǎo)致很多事業(yè)單位對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足；一部分單位對人事檔案管理在當(dāng)今社會的實(shí)用價值認(rèn)識不足，認(rèn)為人事檔案管理工作只是收集文件材料，投入是得不償失的徒勞；部分事業(yè)單位缺乏主動能動性，人事檔案管理應(yīng)付了事，沒有認(rèn)真做好人事檔案管理工作。
（二）是事業(yè)單位人事檔案管理手段落后。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)了信息化。雖然很多事業(yè)單位也開始使用人事檔案管理系統(tǒng)，但是先進(jìn)的技術(shù)在人事檔案管理工作中并沒有得到廣泛的使用，很多事業(yè)單位的人事檔案管理工作的管理的方式比較陳舊，仍然以手工管理為主，對現(xiàn)代化的檔案管理工具運(yùn)用程度不高，導(dǎo)致人事檔案管理的質(zhì)量低，查找檔案的速度慢，使用效率較低。
（三）是事業(yè)單位人事檔案管理力量薄弱。由于事業(yè)單位人員較少，領(lǐng)導(dǎo)對于該項(xiàng)工作重視程度不足，導(dǎo)致人事檔案管理人員往往是兼職的，同時往往是非專業(yè)人員，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案的重要性及整理等工作不熟悉，導(dǎo)致無法保證足夠的人員投入，影響了事業(yè)單位人事檔案的質(zhì)量。（四）是缺乏規(guī)范的人事檔案管理制度。人事檔案管理中，缺乏系統(tǒng)的、規(guī)范的、合理的制度，導(dǎo)致有些部門以各種理由推諉拖拉，導(dǎo)致一部分人事檔案不能夠及時被整理歸檔，有的甚至出現(xiàn)丟失問題。
二、完善事業(yè)單位人事檔案的對策
（一）是進(jìn)一步提高對人事檔案管理重要性的認(rèn)識。人事檔案管理對于事業(yè)單位來說具有重要意義，各單位要正確認(rèn)識，將檔案管理作為一項(xiàng)重要工作來做，要定期調(diào)度、分析和檢查檔案工作，加大對單位人事檔案管理在人力、物力、財(cái)力的投入，加大人事檔案室的建設(shè)，改善檔案管理的硬件設(shè)施，進(jìn)一步推動事業(yè)單位人事檔案管理工作規(guī)范化和科學(xué)化。
（二）是進(jìn)一步完善人事檔案管理制度。人事檔案管理制度的建立對于人事檔案的管理工作具有關(guān)鍵作用。各事業(yè)單位要結(jié)合國家及部門的制度，制定適合單位工作實(shí)際的制度，并在落實(shí)上下功夫，尤其要建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，對于檔案材料的收集和查詢要明確流程，更好地組織虛假材料進(jìn)入人事檔案，完善事業(yè)檔案整理工作細(xì)則，促進(jìn)單位人事檔案的整理更加科學(xué)和完整。
（三）是加強(qiáng)人事單位信息化建設(shè)。隨著社會對人事檔案需要的不斷增長客觀上要求事業(yè)單位的人事檔案管理部門必須不斷提高效率，能夠精準(zhǔn)及時地傳輸人事檔案信息，提高人事檔案管理的時效性。所以，必須不斷加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)步伐，充分利用計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備，不斷將人事單位的紙質(zhì)信息變?yōu)閿?shù)據(jù)信息。如果需要，擁有相關(guān)權(quán)限的人員可以通過人事檔案檢索及時查詢到相關(guān)信息，提高效率。
（四）是加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，加大教育和培訓(xùn)力度。人事檔案的管理工作是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，隨著事業(yè)單位改革的不斷推進(jìn)，人事檔案管理需要政治素質(zhì)高、高素質(zhì)的復(fù)合型人才，所以事業(yè)單位必須不斷加強(qiáng)對人事檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，培養(yǎng)一批具有很強(qiáng)實(shí)際操作能力的檔案技術(shù)能手，不斷提高檔案管理人員對于檔案專業(yè)知識及計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的掌握，才能更好地完成人事檔案管理工作，提高事業(yè)單位人事檔案管理的水平。
三、結(jié)束語
關(guān)鍵詞：檔案管理 問題與對策 事業(yè)單位
檔案信息的收集、保管、統(tǒng)計(jì)、整理、鑒定和檔案實(shí)體，能夠應(yīng)用和服務(wù)的活動被稱為檔案管理。隨著社會經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，事業(yè)單位也在不斷的進(jìn)行改革，為了能夠得到更好的發(fā)展，重構(gòu)、重組、轉(zhuǎn)制、轉(zhuǎn)型是事業(yè)單位所希望改變的。因此，建立科學(xué)、系統(tǒng)、民主的管理制度對事業(yè)單位來講非常重要，它在建設(shè)發(fā)展事業(yè)單位中擁有重要的意義，使事業(yè)單位在有序、協(xié)調(diào)、高效的運(yùn)作得到了保障。檔案管理涉及到事業(yè)單位中的各個方面，主要包括考核、人才的選拔并記錄著其他的工作，將信息存入檔案中，這樣工作人員就可以通過檔案查詢獲得想要的信息，更加有利于工作的實(shí)施和人員的分配。但是，就目前事業(yè)單位的檔案管理中仍然存在著一些問題，事業(yè)單位的管理者應(yīng)當(dāng)及時的對存在的問題進(jìn)行解決，有效的提高事業(yè)單位在社會中的價值。
一、事業(yè)單位在檔案管理中出現(xiàn)的問題
1.事業(yè)單位對檔案管理缺乏重視
由于事業(yè)單位對檔案管理存在認(rèn)識上的誤區(qū)，事業(yè)單位將檔案管理劃分為非主要工作，只要進(jìn)行保管，不出現(xiàn)損壞、丟失的問題即可。因此，不能有效的保障人員、經(jīng)費(fèi)、場所。由于事業(yè)單位對檔案管理的手段落后、管理人員水平偏低、人員變動大等原因，導(dǎo)致大多數(shù)的管理人員沒有進(jìn)行過專業(yè)的檔案知識學(xué)習(xí)，使檔案管理人員對檔案材料的整理、收集、歸檔、裝訂，檔案的要求和重要性都沒有得到專業(yè)的學(xué)習(xí)和了解。由于檔案整理歸檔不及時，檔案管理的意識薄弱，使檔案管理水平受到嚴(yán)重的影響。在基層事業(yè)單位中，辦公室后勤兼任著檔案管理的工作，專業(yè)水平低，變動大，導(dǎo)致檔案管理混亂。由于檔案管理人員專業(yè)薄弱，只會基本的立卷歸檔，對檔案的案卷號、目錄號、全宗號、類別號、保管期限完全的不懂，導(dǎo)致檔案錯亂排序、錯蓋章等問題。對時間久遠(yuǎn)的檔案查找艱難，不能得到及時的使用，無法體現(xiàn)出檔案的服務(wù)性的特點(diǎn)。由于事業(yè)單位對檔案管理的重視度不高，是其不能有效的發(fā)揮其價值，阻礙了檔案管理工作的質(zhì)量。
2.不完善的檔案管理設(shè)備
信息科技全球化的發(fā)展，使各企業(yè)和單位都有很大的改革。但是，檔案管理被事業(yè)單
位所忽略，沒有將現(xiàn)代的科學(xué)信息技術(shù)利用到檔案的管理中。而檔案存放的空間及工作地點(diǎn)也同樣被忽視，由于檔案管理工作環(huán)境簡陋，空間狹小，計(jì)算機(jī)設(shè)備沒有被事業(yè)單位引用，部分的事業(yè)單位仍然存在著人工登記的方式對檔案進(jìn)行記錄，不僅降低了工作效率，也會出現(xiàn)許多的問題。使檔案歸檔時間漫長，對檔案管理工作的效率造成嚴(yán)重的影響。
3.缺乏專業(yè)的檔案管理人員
目前，大多數(shù)的檔案管理工作專業(yè)水平偏低，部分的檔案管理人員為辦公室后勤兼任，檔案管理人員變動頻繁。由于大多數(shù)的檔案管理人員沒有進(jìn)行過專業(yè)的學(xué)習(xí)，對檔案的管理完全不專業(yè)。由于檔案管理不是單一的整理和收集信息，這是需要具有專業(yè)的知識和現(xiàn)代化的設(shè)備，這樣才能使人員的檔案信息完整，準(zhǔn)確，及時的為需要的部門進(jìn)行查詢。因此，配備專業(yè)的檔案管理人員非常重要。
4.對檔案管理利用不合理
在事業(yè)單位中，由于人員的變動，在檔案交接中導(dǎo)致一些檔案一直被閑置、更新不及時，不能有效的使用。首先檔案利用不合理，檔案管理常年無序是部分事業(yè)單位存在的現(xiàn)象，這一現(xiàn)象造成有利用價值的檔案不能夠被利用，當(dāng)這些信息有需求時，人們又要重新的進(jìn)行收集并在此建立檔案，造成了資源的浪費(fèi)和收集不全的問題。其次就是檔案更新緩慢，為順應(yīng)時代的發(fā)展，事業(yè)單位檔案也是需要及時更新的，而不是只停留在保存收據(jù)，這很可能對事業(yè)單位的發(fā)展造成阻礙。
二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的對策
1.提高事業(yè)單位檔案管理的意識
加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理意識是事業(yè)單位完善檔案管理工作的首要任務(wù)。根據(jù)我國的相關(guān)規(guī)定，檔案管理在事業(yè)單位中有一定的法律義務(wù)，事業(yè)單位應(yīng)該積極履行。檔案分為業(yè)務(wù)檔案和人事檔案，應(yīng)當(dāng)充分利用這些資源，是事業(yè)單位發(fā)展的重要依據(jù)。首先，事業(yè)單位的管理部門應(yīng)該充分的了解和意識到檔案管理的重要性；其次，事業(yè)單位內(nèi)部建立健全檔案管理制度。根據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行職權(quán)的行使，在事業(yè)單位檔案管理工作中，不斷完善管理制度體系。完善檔案管理工作的制度體系，加強(qiáng)事業(yè)單位各部門對檔案管理的重視，有效的提高檔案的管理水平。
2.改善檔案管理的設(shè)施及信息化使用
為推動現(xiàn)代化的檔案管理工作，首先事業(yè)單位為需要改善檔案的硬件設(shè)施。為更好的完善檔案管理工作，事業(yè)單位必須在各個方面硬件設(shè)計(jì)進(jìn)行完善，如信息化的檔案管理、建設(shè)合理的檔案室等。將復(fù)雜化的檔案管理工作與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，使檔案管理工作得到簡化，有利于檔案的查閱、更新、整理、收集。對先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備進(jìn)行使用是事業(yè)單位發(fā)展的必然選擇，由信息化的取替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理方式，運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息化，不僅可以改善檔案管理的硬件設(shè)施，也使檔案得到了長久性的保存。提高了工作效率，也確保了檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。
3.加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)
對檔案管理的重要性進(jìn)行宣傳，培訓(xùn)員工對檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，增強(qiáng)員工的檔案管理意識，充分的認(rèn)識到檔案管理學(xué)復(fù)雜性，做好相關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)。完善員工考核績效制度，減少檔案管理著人員流動。同時員工要與時俱進(jìn)，熟練掌握信息技術(shù)，提高自身的綜合素質(zhì)。事業(yè)單位對檔案管理人員的要求要提高，首先員工要有良好的的教育和品質(zhì)；其次注重員工的專業(yè)水平，希望他們能夠通過培訓(xùn)和自學(xué)的方式提升自己的專業(yè)能力，能夠熟練的進(jìn)行整個檔案管理工作。由此，可以有效的提高工作效率，提高檔案管理的質(zhì)量。積極探索現(xiàn)代化的檔案管理模式，使檔案管理工作更加實(shí)用、科學(xué)、有效。事業(yè)單位能夠更好的在社會中發(fā)揮作用。
4.加強(qiáng)檔案的保護(hù)
對檔案做好保護(hù)工作是事業(yè)單位工作中的一部分，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)檔案進(jìn)行定期的檢查，確保檔案的完整性，有效的避免了問題的出現(xiàn)。由于檔案管理具有復(fù)雜性，這要求管理人員必須要認(rèn)真細(xì)致工作，這樣才能確保檔案的準(zhǔn)確和真實(shí)。對于部分檔案管理基礎(chǔ)較差的事業(yè)單位，希望上級領(lǐng)導(dǎo)能夠給予幫助和扶持，來改善檔案管理工作的設(shè)備和條件，也能夠順應(yīng)時代的發(fā)展，逐漸實(shí)現(xiàn)信息化管理。
檔案管理工作是非常復(fù)雜和艱巨的，在社會的不斷發(fā)展中，事業(yè)單位要接受新的挑戰(zhàn)和創(chuàng)新，能夠更好、更快的解決出現(xiàn)的問題。與時俱進(jìn)，加強(qiáng)檔案管理的時效性、重視檔案管理的股服務(wù)性，能夠有效的把保障社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞 ：財(cái)務(wù)檔案管理；意義；問題；建議
隨著改革開放的不斷深入，我國事業(yè)單位的規(guī)模、特點(diǎn)與所處環(huán)境都已經(jīng)發(fā)生了不同程度的變化，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理模式已難以適應(yīng)現(xiàn)階段事業(yè)單位管理與發(fā)展的需要，新的工作內(nèi)容對財(cái)務(wù)檔案管理工作提出新的要求和挑戰(zhàn)。因此，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作要在樹立財(cái)務(wù)檔案管理意識的基礎(chǔ)上，提升財(cái)務(wù)檔案管理素質(zhì)，健全財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制，轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)檔案管理方式，成為財(cái)務(wù)工作的關(guān)鍵著力點(diǎn)，進(jìn)而提高財(cái)政資金的使用效率，促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作和活動的順利開展。
一、加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的意義
1.提升依法治檔水平
在實(shí)際工作中，事業(yè)單位時常面臨一些新情況、新問題，而財(cái)務(wù)檔案管理工作作為事業(yè)單位整體工作的重要組成部分，是其有效開展各項(xiàng)活動的基礎(chǔ)。加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理，依法對財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整與規(guī)范，對于貫徹執(zhí)行《會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規(guī)、健全完善財(cái)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制、提升財(cái)務(wù)檔案管理依法治檔水平具有積極作用。
2.推進(jìn)審計(jì)工作開展
事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案可以為主管部門開展財(cái)務(wù)管理與審核工作提供必要依據(jù)。加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理，建立健全財(cái)務(wù)監(jiān)督監(jiān)控體系，確保財(cái)務(wù)檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性與完整性，讓審計(jì)人員可以通過調(diào)閱財(cái)務(wù)檔案，了解單位的以往財(cái)務(wù)信息，進(jìn)而防止審計(jì)工作斷章取義，及時發(fā)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)挪用、亂用等違紀(jì)行為，有效推進(jìn)審計(jì)工作扎實(shí)開展。
3.提供科學(xué)決策依據(jù)
財(cái)務(wù)檔案真實(shí)記錄事業(yè)單位在各種社會活動中的收入與開支，是事業(yè)單位日常社會活動的客觀反映。目前，各事業(yè)單位正在朝著建立現(xiàn)代化管理模式、提高管理水平的方向邁進(jìn)，加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理，如實(shí)記錄、分類歸檔財(cái)政檔案資料，可為今后編制預(yù)算、制定計(jì)劃、研究問題等提供第一手資料，為單位領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策提供依據(jù)。
二、財(cái)務(wù)檔案管理工作存在的主要問題
1.重視程度有待提高
檔案工作的目標(biāo)是為了保存歷史，服務(wù)現(xiàn)在，維護(hù)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，但部分檔案管理人員法律意識較為薄弱，對檔案工作的重要性和責(zé)任性認(rèn)識不足，有的甚至抱著無所謂的態(tài)度，或多或少的導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理流于形式，檔案資料的收集、整理往往被忽視，造成不少重要的財(cái)務(wù)檔案信息流失或失真。此外，有些事業(yè)單位的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視程度不夠，在人員配備及財(cái)力方面沒有給予足夠的支持。在他們看來，單位的財(cái)務(wù)信息是屬于機(jī)密文件，需采取相關(guān)保密措施進(jìn)行管理，認(rèn)為僅要將票據(jù)和賬簿封存，有的甚至把財(cái)務(wù)的賬單捆成一堆，然后隨意地堆放，既沒有建立相關(guān)檔案，也沒有進(jìn)行管理。
2.管理人員不夠?qū)I(yè)
財(cái)務(wù)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)依據(jù)法律規(guī)定的工作規(guī)范進(jìn)行實(shí)施全面歸檔，確保能夠?qū)ω?cái)務(wù)信息進(jìn)行全面具體的管理，然而有些單位的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案管理工作無足輕重，對檔案管理崗位未給予足夠重視，把一些無法勝任其他崗位工作需要的老弱病殘或者是需要照顧的關(guān)系戶安排到檔案管理工作崗位。這些管理人員法律意識淡薄，應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力較弱，既沒有專業(yè)的檔案知識，也沒有必須具備的財(cái)務(wù)知識，無法適應(yīng)新時期下的財(cái)務(wù)檔案管理工作，容易在檔案管理工作中出現(xiàn)錯誤，造成單位的財(cái)務(wù)信息混亂，嚴(yán)重時還會導(dǎo)致機(jī)密資料外泄，直接影響單位的經(jīng)濟(jì)活動。
3.缺少系統(tǒng)管理制度
國家立法部門制定的《會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》和《檔案法》對財(cái)務(wù)檔案管理工作做了宏觀上的規(guī)定，已頒布實(shí)施多年。然而許多單位的財(cái)務(wù)檔案管理人員乃至領(lǐng)導(dǎo)對上述法規(guī)的認(rèn)識和遵守的自覺性還比較差，造成法律執(zhí)行流于形式，且許多單位沒有制定系統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理制度，造成單位內(nèi)部日常性的財(cái)務(wù)檔案管理工作無章可循，僅僅依靠經(jīng)驗(yàn)辦事，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理工作滯后。有些單位雖已制定財(cái)務(wù)檔案管理制度，但與法律法規(guī)有很大的沖突，造成部分經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目執(zhí)行混亂，給財(cái)務(wù)管理、會計(jì)核算等實(shí)際工作造成極大不便，進(jìn)而影響財(cái)務(wù)檔案管理工作的順利開展。
4.管理方式尚需完善
當(dāng)今科技發(fā)展日新月異，各行各業(yè)在建設(shè)和管理中逐漸運(yùn)用一些現(xiàn)代化的管理工具及手段，極大地解放了生產(chǎn)力，提高了工作效率。但在當(dāng)前許多事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作尚不能與現(xiàn)代化接軌，未能全面實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。有的管理人員仍然采用手工記賬，有的配有微機(jī)但缺乏輸出設(shè)備，有的雖設(shè)備先進(jìn)，但人員老化。此外，有些單位的財(cái)務(wù)檔案電算化管理不規(guī)范，容易出現(xiàn)財(cái)務(wù)信息遺漏、丟失或泄密，甚至出現(xiàn)隨意操作客觀數(shù)據(jù)、篡改數(shù)據(jù)，或?qū)⑹杖霋靷鶛?quán)債務(wù)賬戶來偷稅漏稅。這些行為都表明事業(yè)單位仍需完善財(cái)務(wù)檔案管理方式，逐步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化。
三、提升財(cái)務(wù)檔案管理工作水平的建議
1.提高認(rèn)識，樹立管理意識
要做好事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作，需要從提高認(rèn)識入手，逐漸樹立財(cái)務(wù)檔案管理工作意識。財(cái)務(wù)檔案管理人員要認(rèn)識到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性和必要性，加強(qiáng)自身管理意識，在做好財(cái)務(wù)檔案管理工作的同時，還要成為財(cái)務(wù)檔案的監(jiān)督者，形成主人翁意識，盡職盡責(zé)為單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作服務(wù)，嚴(yán)格細(xì)致的審核、鑒定財(cái)務(wù)檔案，發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案部門的監(jiān)督和協(xié)調(diào)能力。同時，要引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，讓領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)清財(cái)務(wù)檔案管理工作對于整個單位持續(xù)健康發(fā)展的關(guān)鍵作用，深刻體會財(cái)務(wù)檔案管理工作對提高科學(xué)決策的積極影響，充分了解財(cái)務(wù)檔案對單位經(jīng)濟(jì)活動和生產(chǎn)經(jīng)營的重要意義，進(jìn)而提高全體人員的檔案管理意識，為財(cái)務(wù)檔案管理工作奠定一個良好的環(huán)境基礎(chǔ)，確保單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的順利開展。
2.合理配置，提升管理素質(zhì)
隨著社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步，許多單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了電算化，越來越多的財(cái)務(wù)檔案將以電子形式存在，財(cái)務(wù)檔案管理工作正逐步向網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源共享。因此，事業(yè)單位要根據(jù)工作實(shí)際，對崗位的設(shè)置、人數(shù)、人員要求等做出合理的規(guī)劃，確保人力資源的合理配置。同時，要把好財(cái)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)關(guān)。一方面要選用那些原則性強(qiáng)、可信度高，嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)，不畏權(quán)勢，甘于寂寞、不圖浮華的管理人員。另一方面要選用具備財(cái)務(wù)人員從業(yè)資格和檔案人員從業(yè)資格雙重標(biāo)準(zhǔn)的管理人員。在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)與財(cái)政部門或檔案部門合作，定期組織財(cái)務(wù)檔案管理人員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)新技術(shù)，注重增強(qiáng)檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)能力，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)及運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力，注重在學(xué)習(xí)過程中把理論與實(shí)踐有機(jī)結(jié)合起來，有效提升單位財(cái)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)。
3.抓好落實(shí)，健全管理制度
為切實(shí)提升事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作水平，各單位要動員財(cái)務(wù)檔案管理人員及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)深入學(xué)習(xí)《會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規(guī)，認(rèn)真抓好法律法規(guī)的貫徹落實(shí)工作。在此基礎(chǔ)下，結(jié)合單位實(shí)際，建立健全各項(xiàng)財(cái)務(wù)檔案管理制度。首先，要制定《財(cái)務(wù)檔案歸檔制度》、《財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《財(cái)務(wù)檔案移交制度》、《財(cái)務(wù)檔案安全保密制度》、《財(cái)務(wù)檔案期滿銷毀制度》、《財(cái)務(wù)檔案工作人員守則》、《財(cái)務(wù)檔案查閱制度》等管理制度，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的收集、歸檔、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，確保財(cái)務(wù)檔案不丟失、不損壞、不泄密，讓財(cái)務(wù)檔案管理工作有法可依，有章可循。其次，要建立健全財(cái)務(wù)監(jiān)督監(jiān)控體系。讓監(jiān)督監(jiān)控貫穿于經(jīng)濟(jì)活動的事前、事中和事后，要消除財(cái)務(wù)監(jiān)督的“死角”，包括預(yù)算編制、物資采購、資金結(jié)算、財(cái)產(chǎn)管理等諸多方面，促進(jìn)單位各項(xiàng)工作和活動的順利開展。
4.改善硬件，轉(zhuǎn)變管理方式
為提高財(cái)務(wù)檔案管理工作者的工作效率，改善財(cái)務(wù)檔案利用的便利性，事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理方式應(yīng)由傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化。一方面，要改善財(cái)務(wù)檔案管理的硬件基礎(chǔ)。配備專門的計(jì)算機(jī)及軟件，讓財(cái)務(wù)人員真正從手工記賬中脫離出來。同時加大庫房建設(shè)的資金投入，實(shí)現(xiàn)辦公、閱檔、庫房分離。另一方面，要加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)。及時采集和整理各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，將財(cái)務(wù)會計(jì)文檔、表格、報(bào)告等數(shù)據(jù)直接輸入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫，確保財(cái)務(wù)檔案信息的完整性、同步性、實(shí)用性。同時，建立固定資產(chǎn)管理、預(yù)決算管理、債務(wù)管理等子數(shù)據(jù)庫，并及時更新各類數(shù)據(jù)庫信息，有效提高財(cái)務(wù)檔案材料的利用率，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)活動有序開展，實(shí)現(xiàn)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的再提升。
1、對事業(yè)單位人事檔案管理的重要性認(rèn)知嚴(yán)重不足
人事檔案管理在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，發(fā)揮了不可替代的作用，具有較強(qiáng)的專業(yè)性和幕后性。又因?yàn)槿耸聶n案管理是單位管理環(huán)節(jié)中最基礎(chǔ)的工作，一旦最基礎(chǔ)工作沒有做到位，將導(dǎo)致整個管理工作出現(xiàn)不可避免的問題。然而，在實(shí)際工作中，不管是員工還是事業(yè)單位的管理領(lǐng)導(dǎo)，對人事檔案的管理仍然停留在最淺顯的理解上，認(rèn)為人事檔案管理就是對員工的資料進(jìn)行簡單的收集和存儲，這種錯誤的認(rèn)識，也極大降低了事業(yè)單位人事檔案管理工作的主動性。
2、事業(yè)單位對人事檔案管理工作投入的資金不足
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位也因此進(jìn)入一個信息化時代。以前傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法已然滿足不了當(dāng)代社會的步伐，人事檔案管理工作必然會朝向信息化的趨勢發(fā)展。然而，事業(yè)單位對于人事檔案管理缺乏重視，在對其資金投入上也十分有限，導(dǎo)致人事檔案管理工作得不到雄厚的資金支持，因此，促使事業(yè)單位的人事檔案管理工作嚴(yán)重缺乏專業(yè)性，很大程度上限制了人事管理工作的正常運(yùn)行。
3、事業(yè)單位人事檔案的現(xiàn)代化管理水平不高
隨著社會的不斷進(jìn)步，對事業(yè)單位的人事檔案管理工作的技術(shù)要求也不斷提高。但是，事業(yè)單位雖然在其他許多方面都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化，逐漸步入現(xiàn)代化的階段，但是大部分事業(yè)單位企業(yè)在人事檔案管理上仍然是手工操作完成的。手工操作不僅花費(fèi)大量的操作時間，浪費(fèi)了人力、精力，而且顯著增加了人事檔案管理的難度，實(shí)際工作效率較低，嚴(yán)重降低了事業(yè)單位管理工作的質(zhì)量和效率，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于現(xiàn)代化管理工作的需求。
二、提升事業(yè)單位人事檔案管理的策略
1、提高人事檔案管理意識
要想從根本上提升事業(yè)單位對人事檔案的管理，首先要從意識方面著手，改變管理人員對人事檔案管理的意識，加強(qiáng)他們對人事檔案管理的了解，認(rèn)識到提升人事檔案管理的重要性。同時，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該增強(qiáng)對干部人事檔案管理工作的重視，做好基礎(chǔ)性工作實(shí)踐。從雙方面同時著手，才能引導(dǎo)檔案管理人員樹立正確的檔案管理工作意識，在實(shí)際工作中，將人事檔案管理工作具體認(rèn)真落實(shí)到位。
2、提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理方法的創(chuàng)新
為了適應(yīng)社會發(fā)展的需要，事業(yè)單位在意識和觀念上發(fā)生了很大的改變。尤其是在人事檔案管理方面發(fā)生了翻天覆地的變化，從以往單位分散式的管理逐漸向社會化集中統(tǒng)一管理過渡。在新型的管理模式下，能夠有效對人事檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行合理的整合，從而實(shí)現(xiàn)對人事檔案和相關(guān)信息資源進(jìn)行集中保管、開發(fā)和統(tǒng)一的管理。另外，相關(guān)部門要不斷完善相關(guān)的條例，對管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，進(jìn)一步推動事業(yè)單位的人事檔案管理工作的順利開展，顯著提高了檔案管理的水平。
3、加強(qiáng)人事檔案管理人員自身建設(shè)，加大培訓(xùn)力度，提高人員素質(zhì)
事業(yè)單位的人事檔案具有較強(qiáng)的保密性和業(yè)務(wù)性，因此，進(jìn)行人事檔案管理工作也是一項(xiàng)重要的工作，對在職的檔案管理人員在技能和素質(zhì)方面提出了更高的要求。因此，事業(yè)單位在選拔檔案管理人員時，盡可能選擇工作勤勤懇懇、認(rèn)真負(fù)責(zé)、責(zé)任心較強(qiáng)的人員，這樣的員工才能全心全意投入到工作中，認(rèn)真將，每項(xiàng)工作具體落實(shí)到位。由此可見，建立一支高素質(zhì)、高管理水平的檔案管理人才隊(duì)伍是多么的重要。另外，事業(yè)單位要定期對企業(yè)內(nèi)部的管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)對人事檔案管理人員的自身建設(shè)，引導(dǎo)他們樹立正確的價值觀，傳授新的檔案管理方法，才能真正實(shí)現(xiàn)對事業(yè)單位檔案管理工作的提升。
4、加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，所有事業(yè)單位都逐漸走上了信息化的道路，在單位內(nèi)部的各項(xiàng)工作也都趨向信息化，人事檔案管理也不例如。加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，打破了傳統(tǒng)的手工操作管理方法，不再需要浪費(fèi)大量的時間，促使人事檔案信息能夠高效快速的傳輸，顯著提高了工作的效率。同時，事業(yè)單位要充分利用先進(jìn)的信息化設(shè)備，通過這些設(shè)備進(jìn)行輔助管理，改善了以往管理的方式，顯著降低了對檔案原件的損壞，大大延長了人事檔案保管的年限。在先進(jìn)的檔案管理軟件的運(yùn)行下，能夠快速正確搜索到想要查詢的檔案內(nèi)容，極大提高了工作的效率，減少了不必要的浪費(fèi)。利用先進(jìn)的管理軟件，能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案更大的價值。
三、結(jié)語
摘 要：隨著國家對于事業(yè)單位的改革不斷深入，作為內(nèi)部管理的重要組成部分，事業(yè)單位的檔案管理工作不僅與事業(yè)單位內(nèi)部高效運(yùn)行有著密切的關(guān)系，檔案管理水平的好壞還是決定事業(yè)單位自身發(fā)展的重要前提。而面對新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，要保持事業(yè)單位的積極性，就必須關(guān)注到事業(yè)單位的辦公室檔案管理。本文分析了事業(yè)單位辦公室檔案管理方法。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位； 辦公室檔案；管理方法；
近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人事制度改革的不斷深入，人員流動的速度越來越快，做好檔案管理工作就顯得越來越重要。但是就目前而言，事業(yè)單位檔案管理工作還存在許多不完善的地方，檔案科學(xué)化管理比較滯后、檔案材料整理不及時。
一、事業(yè)單位辦公室檔案管理問題
1.檔案管理工作的重要性未得到應(yīng)有的重視。受到計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的管理模式影響，事業(yè)單位的檔案管理工作通常都是一些簡單的日常程序化工作，例如：檔案的保管等。很多現(xiàn)代化的管理理念并沒有應(yīng)用到檔案管理工作中。從而給人的印象就是“是個人就能干”，無非就是保證檔案不丟失，不泄露檔案信息。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)以及職工對檔案管理工作的重要性并沒有充分地認(rèn)識。以至于檔案管理工作模式陳舊，缺乏現(xiàn)代化的管理理念，缺乏創(chuàng)新，其真正的作用并沒有充分發(fā)揮出來。
2.缺乏完善的管理制度。缺乏完善的檔案管理制度是檔案管理工作質(zhì)量不高的重要原因之一。目前，在國內(nèi)的事業(yè)單位檔案管理工作中，盡管已經(jīng)建立了相應(yīng)的管理制度，但是，從執(zhí)行效果來看不是很理想。管理制度往往局限于表面化、形式化。例如：在很多事業(yè)單位中，檔案資源管理混亂，職工的檔案保存不完整，有些檔案沒有及時歸檔，很多內(nèi)容并沒有及時的補(bǔ)充進(jìn)去，目前棄檔和重新建檔的現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴(yán)重破壞了檔案的真實(shí)性和完整性，還有一些應(yīng)該銷毀的檔案，仍然保留在檔案室中，致使檔案的查找工作量大幅度增加。不僅如此，有些職工的檔案很可能因?yàn)楣芾砣藛T的疏于管理而丟失。在外借檔案管理中，管理人員往往并沒有嚴(yán)格地遵循相關(guān)的外借管理制度進(jìn)行操作，繼而導(dǎo)致個別外借檔案有去無回。這些問題都是缺乏完善的檔案管理制度引起的。
3.檔案為得到有效利用。從本質(zhì)上講，檔案也是一類重要的社會財(cái)富，盡管，其具有一定的特殊性，不能在市場中隨意的進(jìn)行流通。但是，如果能夠在恰當(dāng)?shù)膱龊蠈n案信息進(jìn)行有效利用，一定會對我國社會的可持續(xù)發(fā)展起到重要的促進(jìn)作用。但是，在實(shí)際的工作中，很多事業(yè)單位并沒有認(rèn)識到檔案的重要價值，沒有充分的運(yùn)用到管理工作中。這是一種極端浪費(fèi)的表現(xiàn)，其未能將檔案的真正價值體現(xiàn)出來。
二、事業(yè)單位辦公室檔案管理方法
1.充分認(rèn)識到事業(yè)單位檔案管理工作的重要性。檔案管理改革的有效實(shí)施，首先就應(yīng)該幫助執(zhí)行者認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。對事業(yè)單位的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳現(xiàn)代化檔案管理模式的重要功能以及其能夠發(fā)揮出的實(shí)際功效。使其認(rèn)識到高質(zhì)量的檔案管理工作能夠?qū)Ρ締挝坏目沙掷m(xù)發(fā)展起到重要的推動作用。進(jìn)入對檔案管理工作改革給予高度的重視，并真心的支持管理改革，對檔案管理工作給予激勵措施，為其提供更為順暢的改革之路。
2.加大信息資源的開發(fā)力度。工作人員要有現(xiàn)代的管理觀念，堅(jiān)持科學(xué)的工作態(tài)度，創(chuàng)新工作方法，加大對信息資源的開發(fā)，使得信息資源的利用價值充分發(fā)揮出來。首先，事業(yè)單位的所有人員要提高工作的主觀能動性，針對本單位的實(shí)際情況，有效地展開各項(xiàng)工作；其次，抓住工作中心，把握核心內(nèi)容，正確定位工作方向，圍繞工作中心積極展開，并且在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)；第三，結(jié)合現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，充分發(fā)揮其優(yōu)勢作用，提高檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。
3.完善檔案管理制度。建立健全檔案工作規(guī)章制度，是規(guī)范檔案工作行為的一項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)。在建立健全過程中，要根據(jù)單位的工作特點(diǎn)，配合檔案管理的需要，v究合理性和可操作性。另外，為了防止單位的上上下下對檔案工作的不重視，規(guī)章制度中要制定既對單位領(lǐng)導(dǎo)有約束力又要對干部職工有強(qiáng)制性的條款。在制定規(guī)章制度過程中，要嚴(yán)格遵照國家標(biāo)準(zhǔn)，在允許的情況下，可根據(jù)行政事業(yè)單位規(guī)模、工作特點(diǎn)的不同，適當(dāng)、靈活的調(diào)整其管理方式與制度規(guī)范，實(shí)現(xiàn)規(guī)范性和靈活性的有機(jī)結(jié)合。檔案部門可根據(jù)以往的實(shí)踐、探索和總結(jié)，建立起一套內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)完整、符合本單位實(shí)際的規(guī)章制度體系。
4.及時更新檔案。事業(yè)單位每天都有新的變動， 所以檔案管理人員需要及時的跟上腳步， 及時的收集新的檔案來充實(shí)檔案庫， 檔案變得越來越完善， 那么對于事業(yè)單位的發(fā)展必將是有很大幫助的， 并且能體現(xiàn)該事業(yè)單位對于信息的收集能力之強(qiáng)， 速度之快。對于數(shù)據(jù)信息要做好備份處理，并且要有專門的人員來管理，同時，操作系統(tǒng)要做好網(wǎng)絡(luò)安全管理，采用現(xiàn)代化的信息安全技術(shù)，切實(shí)提高保證信息的準(zhǔn)確性和安全性。
隨著信息時代的不斷發(fā)展，對辦公室檔案管理工作有著更多的要求，相關(guān)的事業(yè)單位要想讓檔案管理工作更好地服務(wù)于社會，就需要引起檔案管理在辦公室工作中的重視，利用現(xiàn)代化的信息、技術(shù)結(jié)合相關(guān)管理制度輔助檔案的管理，可以有效地推動檔案的科學(xué)化管理，從而使檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)社會的發(fā)展，有效地提高檔案管理在辦公室工作中的效率。
參考文獻(xiàn)：
[1]楊虹.對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討[J].科技資訊，2015，34：125，127.
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 文書檔案 管理 問題 思考建議
中圖分類號：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）11（c）-0163-02
一直以來，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展一直處在快速列車發(fā)展軌道上。經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展促使各企、事業(yè)單位發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)大。其中，文書檔案管理作為事業(yè)單位發(fā)展的重點(diǎn)核心組成部分，在事業(yè)單位改革工作中，文書檔案管理工作記載著事業(yè)單位發(fā)展的全部工作歷程，與此同時，也更為事業(yè)單位未來更好地發(fā)展提供了有力的參考數(shù)據(jù)信息。在新的社會發(fā)展形勢下，事業(yè)單位要加強(qiáng)文書檔案管理工作，認(rèn)真審視文書檔案管理工作中存在的一些弊端與不足之處，并理清思路，找出正確解決對策。因此，該文根據(jù)事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的瓶頸問題，給出了幾點(diǎn)思考建議。希望對今后這方面工作有所幫助與提升。
1 事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的一些瓶頸問題簡析
1.1 事業(yè)單位有些領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的重要性認(rèn)識得不夠完善
眾所周知，檔案管理對于事業(yè)單位健康、順利的發(fā)展來說顯得極為重要。它不僅承載著事業(yè)單位發(fā)展的全部工作歷程，更對事業(yè)單位做出更大的有效舉措提供了有力的參考數(shù)據(jù)信息。文書檔案作為事業(yè)單位的一個重要信息資源，不管是事業(yè)單位的任何領(lǐng)導(dǎo)還是工作成員，都要認(rèn)識并重視其重要性。但在實(shí)際檔案管理工作中，很多領(lǐng)導(dǎo)只重視檔案管理工作創(chuàng)造了多少經(jīng)濟(jì)效益，給企業(yè)的發(fā)展帶來了多少經(jīng)濟(jì)利潤，對于這項(xiàng)工作根本就不夠重視，進(jìn)而忽視了文書檔案管理工作發(fā)揮的作用與意義。因此在工作中，缺少對檔案管理工作成員的精心培養(yǎng)，對他們的業(yè)務(wù)工作狀況不聞不問，更缺少對他們定期培訓(xùn)，所以，久而久之檔案管理工作人員缺少相應(yīng)的業(yè)務(wù)整體綜合素質(zhì)，面對著新的社會發(fā)展潮流跟不上社會發(fā)展趨勢。針對這些問題，歸根結(jié)底都是由于事業(yè)單位的有些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視不夠造成的。
1.2 文書檔案管理工作人員整體業(yè)務(wù)水平參差不齊
作為事業(yè)單位的一個重要信息資源――文書檔案，在其管理工作中一定要有一批高素質(zhì)、業(yè)務(wù)水準(zhǔn)高的工作人員。很多時候，由于個別因素的影響，檔案管理工作成員經(jīng)常換工作，他們覺得工資低而且這項(xiàng)工作看起來光輝耀眼，實(shí)際上卻很繁瑣。所以，在工作中不積極努力、沒有上進(jìn)心，在一定程度上降低了工作的責(zé)任心和義務(wù)感。另外，再加上很多檔案管理工作人員的文化程度不高，只清楚一些檔案管理工作的基礎(chǔ)工作，更缺少相關(guān)的管理工作經(jīng)驗(yàn)。為此，導(dǎo)致很多案卷信息丟失。有些時候，需要的信息資源即使找到了，但也不全面。全面的信息卻不是需要的。由此可見，檔案信息管理是一項(xiàng)多么重要的工作，卻因?yàn)楣ぷ鞴芾砣藛T的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、文化程度不高等因素，阻礙了檔案管理工作的順利開展。針對文書檔案管理工作人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的局面，事業(yè)單位一定要建立一支高素質(zhì)、高業(yè)務(wù)能力的精英團(tuán)隊(duì)工作人員，只有高學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)豐富具有專業(yè)素質(zhì)的人員才會勝任這項(xiàng)工作，才會適應(yīng)新時期社會的發(fā)展。當(dāng)今社會是信息科技知識大爆炸的社會時代，科技信息時代的到來，文書檔案管理工作人員一定要能夠熟知業(yè)務(wù)工作內(nèi)容，科學(xué)完善地處理好文書檔案管理工作，但實(shí)際上卻是缺乏專業(yè)的素質(zhì)人才。
1.3 事業(yè)單位文書檔案管理體制不完善
作為事業(yè)單位的重點(diǎn)核心組成部分――文書檔案管理，對其加強(qiáng)管理體制的完善在當(dāng)今的文書檔案管理工作中顯得極為重要。實(shí)際工作中，我們能夠經(jīng)常看到，雖然從表面上來看文書檔案管理工作是一項(xiàng)極為繁瑣、復(fù)雜的工作，但只要按照管理規(guī)章制度，做好文書檔案管理工作的一些分類和管理，即規(guī)范性管理，這項(xiàng)工作就沒有那么復(fù)雜了。但在實(shí)際工作中，由于管理體制不夠健全也不完善，很多案卷信息分類不明確，不論是有用的文書檔案信息還是沒有用的信息，都存在一起，整理不夠清晰，導(dǎo)致在需要一些檔案信息資源的時候，根本就無從下手、找不到。這種情況對于文書檔案管理工作的后期開展帶來了一定的麻煩和阻礙，進(jìn)而影響了工作效率與工作質(zhì)量。總之，文書檔案管理體制不健全、不完善給今后這項(xiàng)工作順利開展帶來了許多困難。
2 對于文書檔案管理工作存在的一些瓶頸問題給出的幾點(diǎn)解決思考對策或建議
2.1 提升n案管理工作人員的整體工作素養(yǎng)
提高檔案管理人員素質(zhì)是做好文書檔案的關(guān)鍵。文書檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文書檔案的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做的新時期的文檔管理工作。為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，就要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，努力提高文書檔案管理人員知識水平和管理能力。一是可通過各種形式宣傳《檔案法》《檔案人員職業(yè)道德》《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使檔案管理人員充分認(rèn)識搞好文檔管理工作是自已應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)；二是要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有檔案專業(yè)知識、有專業(yè)技術(shù)技能的人才充實(shí)文書檔案隊(duì)伍。同時加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育，積極組織文書檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高其管理水平，使文書檔案管理工作與單位業(yè)務(wù)同步發(fā)展。
2.2 提高事業(yè)單位對文書檔案規(guī)范化管理的意識
首先要提高各個事業(yè)單位對文書檔案管理規(guī)范化的意識，使得文書檔案管理得到事業(yè)單位工作人員的重視，事業(yè)單位可以通過多種途徑讓工作人員了解到文書檔案規(guī)范化管理對事業(yè)單位發(fā)展的影響，從而將事業(yè)單位中各個部門的文書檔案管理工作進(jìn)行落實(shí)，實(shí)現(xiàn)對事業(yè)單位的發(fā)展歷程進(jìn)行完整的記錄，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。
2.3 完善文書檔案管理的制度
在加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理建設(shè)的過程中，要進(jìn)一步完善文書檔案管理的制度，根據(jù)事業(yè)單位的具體情況彌補(bǔ)當(dāng)前文書檔案管理制度存在的不足。同時要提高文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提升其管理能力，定期對文書檔案管理人員展開專業(yè)技能培訓(xùn)，加強(qiáng)對文書檔案的保密意識，促使文書檔案管理走向規(guī)范化，確保文書檔案管理工作的順利展開。
3 結(jié)語
總之，我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展促使事業(yè)單位規(guī)模不斷發(fā)展壯大。與此同時，隨之而來的問題也在不斷增多與出現(xiàn)，事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題要加以重視，同時更要找出有效的解決思路對策。只有這樣，檔案管理工作才能真正發(fā)揮其自身的作用。
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