時(shí)間：2023-05-30 10:26:13
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理基本情況，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案 人才培養(yǎng)工作評(píng)估指標(biāo)體系 高職
教育部為了促進(jìn)我國高等院校的持續(xù)、健康發(fā)展，從2004年開始正式在全國范圍內(nèi)對(duì)高職高專院校開展人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估計(jì)劃。因此很多高職院校為了加強(qiáng)人才培養(yǎng)，就實(shí)行宏觀管理政策，因此，加強(qiáng)人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估也成為高校監(jiān)督和考核的主要形式之一[1]。
1 高職院校教學(xué)檔案在評(píng)估中存在的普遍問題
1.1 教學(xué)檔案不規(guī)范，檔案混亂、不齊全
由于高職院校檔案管理工作起步晚、制度不健全，缺乏專業(yè)檔案人員，在檔案評(píng)估準(zhǔn)備階段前期，我們不難看出：教學(xué)檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，而且一般只重視紅頭文件的收集與整理，而不重視教學(xué)管理等材料的收集。
1.2 統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)出處甚多，口徑不一致現(xiàn)象嚴(yán)重
高職院校人才水平評(píng)估中各類數(shù)據(jù)的整理，就是對(duì)高職院校辦學(xué)條件、辦學(xué)水平、辦學(xué)效果等各項(xiàng)指數(shù)進(jìn)行分析等[2]。我們?cè)跍?zhǔn)備的過程中，一般數(shù)據(jù)多分為學(xué)生人數(shù)、師資比例、科研獲獎(jiǎng)統(tǒng)計(jì)、專業(yè)職業(yè)資格證書獲取率及等級(jí)、教學(xué)經(jīng)費(fèi)、實(shí)踐課時(shí)比例等，統(tǒng)計(jì)數(shù)出處甚多，相互不一。
2 高職院校人才培養(yǎng)工作評(píng)估指標(biāo)體系與教學(xué)檔案
在教育部關(guān)于高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估的計(jì)劃表明，制定了針對(duì)高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估的指標(biāo)體系。該體系主要包含領(lǐng)導(dǎo)作用、師資隊(duì)伍、課程建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)、專業(yè)建設(shè)與特色、教學(xué)管理、社會(huì)評(píng)價(jià)等7個(gè)主要評(píng)估指標(biāo)，22個(gè)關(guān)鍵評(píng)估要素，設(shè)置了55項(xiàng)重點(diǎn)考察內(nèi)容，這些體系涉及到高職院校的很多部門，涵蓋了高職院校工作的很多方面。教學(xué)檔案一般都是在教學(xué)實(shí)施過程中直接形成的，是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的直接反應(yīng)，具有一定的參考價(jià)值，是反映教學(xué)過程的系統(tǒng)而完整的“客觀證據(jù)”[3]。
3 基于人才培養(yǎng)工作評(píng)估指標(biāo)體系的教學(xué)檔案內(nèi)容、范圍與分類
3.1 教學(xué)檔案內(nèi)容
在人才培養(yǎng)工作評(píng)估指標(biāo)體系中的師資隊(duì)伍、課程建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)、專業(yè)建設(shè)與特色、教學(xué)管理這些主要評(píng)估指標(biāo)的考察內(nèi)容均涉及教學(xué)。評(píng)估專家除通過現(xiàn)場(chǎng)聽課、座談會(huì)、專題研討、匯報(bào)會(huì)等現(xiàn)場(chǎng)考察外，大部分時(shí)間主要是依據(jù)評(píng)估指標(biāo)體系查閱學(xué)校提供的各項(xiàng)支撐材料，特別是對(duì)教學(xué)檔案的審閱。教學(xué)檔案是評(píng)估專家對(duì)人才培養(yǎng)質(zhì)量實(shí)際評(píng)價(jià)的依據(jù)，為提高評(píng)估工作的效能，使學(xué)校取得積極的評(píng)估結(jié)論。
3.2 教學(xué)檔案的范圍
根據(jù)指標(biāo)體系，教學(xué)檔案的范圍如下：
①師資隊(duì)伍：主要包括在校內(nèi)專職授課的教師的基本情況和授課教師的情況；還有就是在學(xué)校兼職的教師的基本情況、授課情況和其他的一些情況；最后就是校外兼職教師的基本情況和授課情況等。②課程建設(shè)：包括課程內(nèi)容、教學(xué)方法與手段、主講教師、教學(xué)資料。③實(shí)踐教學(xué)：包括頂崗實(shí)習(xí)記錄、校外實(shí)習(xí)基地、實(shí)踐教學(xué)課程體系設(shè)計(jì)、實(shí)踐教學(xué)管理、實(shí)踐教學(xué)條件、雙證書獲取。④專業(yè)建設(shè)：包括專業(yè)設(shè)置、專業(yè)剖析材料、特色專業(yè)建設(shè)規(guī)劃。⑤教學(xué)管理：包括教學(xué)制度與運(yùn)行管理、專職教學(xué)管理人員的基本情況、專職學(xué)生管理人員的基本情況、專職督導(dǎo)人員的基本情況、評(píng)教情況。
3.3 教學(xué)檔案的分類
根據(jù)教學(xué)檔案的內(nèi)容，將教學(xué)檔案分為：①教師業(yè)務(wù)檔案。指校內(nèi)專任、校內(nèi)兼課、校外兼職和校外兼課四類教師的業(yè)務(wù)檔案，檔案內(nèi)容包括教師的基本情況、技術(shù)職務(wù)、職業(yè)資格等級(jí)、雙師素質(zhì)情況，學(xué)年授課情況（課程、工作量等），培訓(xùn)進(jìn)修、掛職鍛煉、社會(huì)兼職、獲獎(jiǎng)項(xiàng)目、獲技術(shù)專利、主持教學(xué)改革課題、主持橫向技術(shù)開發(fā)課題、公開和著作等。②專業(yè)與課程建設(shè)檔案。包括專業(yè)設(shè)置、專業(yè)建設(shè)規(guī)劃、專業(yè)人才培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)，課程教學(xué)實(shí)施資料，課程資源等。③實(shí)踐教學(xué)檔案。包含頂崗實(shí)習(xí)材料、校內(nèi)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室材料、校外實(shí)習(xí)基地材料等。④教學(xué)管理檔案。教學(xué)管理人員業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)管理制度匯編、評(píng)教統(tǒng)計(jì)等。
4 完善教學(xué)檔案建設(shè)與管理的對(duì)策
教學(xué)檔案直接影響到學(xué)校評(píng)估的結(jié)果，充實(shí)和完善教學(xué)檔案是學(xué)校順利通過評(píng)估的必要條件，是學(xué)校評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)。只有加強(qiáng)教學(xué)檔案的建設(shè)，不斷提升檔案管理水平，才能保證評(píng)估工作的順利進(jìn)行。
4.1 強(qiáng)化意識(shí)，建立教學(xué)檔案管理制度
建立一整套完善的教學(xué)檔案管理制度，對(duì)檔案材料的收集范圍及立卷、查閱、利用等方面都作出統(tǒng)一、具體的規(guī)定。建立教學(xué)檔案信息反饋制度，廣泛收集校內(nèi)其他部門的意見或建議，積極創(chuàng)新管理模式，提高教學(xué)檔案的真實(shí)性和完整性。
4.2 提高教學(xué)檔案管理人員的整體素質(zhì)
進(jìn)一步提高教學(xué)檔案管理人員的整體素質(zhì)，積極優(yōu)化組合有效的檔案人力資源，使之與現(xiàn)代化、立體化、規(guī)范化的檔案管理相匹配。
4.3 豐富教學(xué)檔案建設(shè)內(nèi)涵
隨著教育改革的深入，高職院校也進(jìn)入改革時(shí)期，學(xué)校建設(shè)不斷深化，檔案管理范圍也不斷擴(kuò)大。高職院校也將教學(xué)改革中的典型材料納入教學(xué)檔案管理的范圍內(nèi)，以此來豐富教學(xué)檔案。
4.4 創(chuàng)新教學(xué)檔案管理手段，實(shí)行信息化管理
隨著信息時(shí)代日益發(fā)展，高校檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生翻天覆地的變化，高職院校利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來提高對(duì)檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務(wù)的工作力度，因此電子檔案也逐漸成為教學(xué)管理工作的重中之重，因此學(xué)校的檔案管理也進(jìn)入信息化時(shí)代。
5 結(jié)語
我們對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行分類整理，就需要完善評(píng)估材料，適當(dāng)?shù)貙?duì)教育評(píng)估指標(biāo)體系進(jìn)行材料補(bǔ)充，這樣才能在教學(xué)檔案的評(píng)估中發(fā)揮重要的作用。我們?yōu)榱吮ＷC提高高職院校各方面工作的順利發(fā)展，就需要讓教學(xué)檔案工作步入正軌。
參考文獻(xiàn)：
[1]楊麗珍.高職院校水平評(píng)估與學(xué)生素質(zhì)檔案的建設(shè)[J].揚(yáng)州職業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2008，12（1）：54-56.
清原滿族自治縣念好“三字訣”，貫徹落實(shí)從嚴(yán)管理干部要求，創(chuàng)新檔案管理方式，規(guī)范操作程序，建立共享體系，有效提升了干部人事檔案管理水平。
念好一個(gè)“建”字，不斷夯實(shí)工作基礎(chǔ)。建立健全《干部檔案工作制度》《干部檔案安全保密制度》《干部檔案管理人員職責(zé)》等制度；規(guī)范了《干部檔案借閱登記簿》《干部檔案查閱登記簿》《干部檔案材料收集登記簿》等8類簿冊(cè)，使干部檔案管理記載清晰、查閱方便。按照《干部檔案轉(zhuǎn)遞工作制度》，在干部提拔、調(diào)動(dòng)時(shí)，采取“三看”的方式對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查。一看材料是否齊全；二看內(nèi)容是否真實(shí)；三看有無涂改現(xiàn)象。同時(shí)，在接轉(zhuǎn)過程中堅(jiān)持“三不轉(zhuǎn)遞”原則，即個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)、沒有調(diào)函不轉(zhuǎn)、接收單位不明不轉(zhuǎn)，確保檔案轉(zhuǎn)遞無差錯(cuò)。
念好一個(gè)“嚴(yán)”字，不斷規(guī)范日常管理。嚴(yán)把“材料收集關(guān)”，在檔案材料收集過程中，嚴(yán)格審核干部提供的表彰獎(jiǎng)勵(lì)、學(xué)歷學(xué)位和入黨資料等，并對(duì)干部違紀(jì)、違規(guī)、違法處理材料及時(shí)裝檔。對(duì)材料不完整、模糊不清、殘破難辨的不予接收。各類材料均實(shí)行登記后入檔，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和有效性。嚴(yán)把“政策規(guī)定關(guān)”，干部檔案轉(zhuǎn)入后，首先對(duì)干部的年齡、黨齡、工齡和學(xué)歷學(xué)位進(jìn)行嚴(yán)格審核認(rèn)定，通過認(rèn)真查閱原始資料，依據(jù)認(rèn)定原則，進(jìn)行客觀認(rèn)定，確保“三齡兩歷一身份”準(zhǔn)確無誤。嚴(yán)把“整理歸檔關(guān)”，凡屬應(yīng)歸檔的材料，均按照《干部檔案整理工作細(xì)則》整理立卷。將收集的每份檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷，做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。
念好一個(gè)“享”字，實(shí)行干部信息動(dòng)態(tài)管理。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，將干部基本情況、職級(jí)、學(xué)歷等干部檔案信息整理錄入系統(tǒng)。全面反映干部的基本情況等固定信息，記錄職務(wù)變動(dòng)、工作履歷等動(dòng)態(tài)信息，做到隨時(shí)錄入、隨時(shí)更新，保證檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，使干部檔案管理工作達(dá)到數(shù)據(jù)化、信息化的要求。同時(shí)建立了干部檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理體系，按照干部管理權(quán)限，在領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)組室間，建立了干部人事檔案信息管理局域網(wǎng)，使信息得到共享。在使用權(quán)上，根據(jù)不同用戶，通過密碼和身份確認(rèn)后，及時(shí)提供所需信息。改變過去從紙面上靜態(tài)了解干部人事情況的傳統(tǒng)方式，實(shí)現(xiàn)從形式上變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，內(nèi)容上由單一狹窄變?yōu)樨S富全面，確保了干部人事檔案管理的高效性。（作者單位：清原滿族自治縣委組織部）
【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)技術(shù) Internet技術(shù) 檔案管理
在公證檔案管理工作中接觸最多的是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案看得見，摸得著，管理工作無需贅述。視聽資料、軟件檔案看得見，摸不著，檔案管理不能局限于紙質(zhì)檔案管理技術(shù)，還要求熟練掌握計(jì)算機(jī)、Internet知識(shí)，熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)、Internet技術(shù)做好視聽資料、軟件檔案管理工作。必須好以下幾點(diǎn)：第一，保全視聽資料、軟件公證：1.必備要素；2.選擇要素；3.簽章。第二，檔案管理問題：1.存儲(chǔ)介質(zhì)；2.不同介質(zhì)的存儲(chǔ)保管特點(diǎn)；3.云存儲(chǔ)技術(shù)；4.數(shù)據(jù)安全問題。
1 保全視聽資料、軟件公證
保全視聽資料、軟件公證書內(nèi)容包括公證書編號(hào)，申請(qǐng)人基本情況，關(guān)系人基本情況，公證事項(xiàng)（保全視聽資料、軟件），證詞內(nèi)容：
（1）必備要素包括：1.申請(qǐng)人姓名或全稱、申請(qǐng)日期及申請(qǐng)事項(xiàng)；2.保全標(biāo)的的基本情況。包括：保全視聽資料、軟件的名稱、數(shù)量、表狀特征，所有人或使用人、經(jīng)營人、傳播者、實(shí)驗(yàn)者的名稱，視聽資料或軟件的播放、銷售、使用、制作、運(yùn)行的地點(diǎn)等；3.保全視聽資料、軟件的時(shí)間、地點(diǎn)；4.保全的方式方法。包括：申請(qǐng)人提交、公證人員提取、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)驗(yàn)記錄、技術(shù)鑒定、錄音、錄像、復(fù)制、下載等其他能夠固定并再現(xiàn)證據(jù)的方式；5.保全證據(jù)的關(guān)鍵過程：①參與保全的人員。包括：承辦公證人員及在場(chǎng)的相關(guān)人員的人數(shù)、姓名。②公證人員保全過程中所做的主要工作。如購買、拷貝、下載、復(fù)制、發(fā)送視聽資料、軟件的過程，對(duì)取得的證據(jù)履行了提示義務(wù)等。③視聽資料、軟件取得的時(shí)間、方式、地點(diǎn)等。④取得的證據(jù)數(shù)量、種類、形式、封存方式、存放處所等。當(dāng)事人對(duì)取得的證據(jù)予以確認(rèn)的方式和過程；⑤公證員結(jié)論。應(yīng)包括以下內(nèi)容：保全證據(jù)的方式、方法、程序是否真實(shí)、合法，用于作證的書面文件（如發(fā)票、產(chǎn)地證明等）要同時(shí)證時(shí)這些書證的真實(shí)性。取得證據(jù)的數(shù)量、種類、日期，取得證據(jù)的存放方式及存放地點(diǎn)。
（2）選擇要素包括：1.申請(qǐng)保全證據(jù)的原因、用途或目的；2.辦理該項(xiàng)公證的法律依據(jù)（公證法規(guī)或有關(guān)規(guī)章等）；3.有書證能夠證明視聽資料、軟件的來源或存在的，應(yīng)寫明書證的名稱；4.重要的保全工作記錄文書的名稱；5.公證書的正本和副本；6.附件。
（3）簽章。1.公證處簽章；2.公證員簽名或蓋章；3.簽署年月日。
2 檔案管理問題
視聽資料、軟件公證檔案管理不僅涉及到紙質(zhì)檔案，同時(shí)也涉及電子檔案，公證過程中不僅要對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行審核，還要求對(duì)視頻資料和軟件進(jìn)行審核。這就需要檔案管理人員和公證人員對(duì)視聽資料和軟件有所了解，并熟練電子檔案管理知識(shí)，確保視聽資料、軟件檔案安全。視頻資料、軟件檔案的保存方式不同于紙質(zhì)檔案，需要保存工具和保存介質(zhì)，還需要計(jì)算機(jī)相應(yīng)知識(shí)，能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)，Internet技術(shù)解決視頻資料、軟件檔案存儲(chǔ)、備份、異地備份、網(wǎng)絡(luò)備份，甚至云備份。
（1）存儲(chǔ)介質(zhì)。視聽資料、軟件需要存儲(chǔ)介質(zhì)才能存檔保管，從計(jì)算機(jī)發(fā)展歷史上存儲(chǔ)介質(zhì)包括3.5英寸軟盤、光盤、U盤、移動(dòng)硬盤、硬盤。目前3.5寸軟盤已經(jīng)基本淘汰，光盤存儲(chǔ)也逐漸淡出人們的視線，隨之而來的是存儲(chǔ)海量的U盤、移動(dòng)硬盤、硬盤、網(wǎng)絡(luò)硬盤、云存儲(chǔ)。
（2）不同介質(zhì)的存儲(chǔ)保管特點(diǎn)。保全視聽資料、軟件公證檔案管理選用介質(zhì)不同，存儲(chǔ)效果也不一樣，3.5英寸軟盤隨著計(jì)算機(jī)的不斷升級(jí)換代已經(jīng)被淘汰，而公證檔案要求保管期限凡屬于需要長遠(yuǎn)查考、利用的公證檔案，列為永久保管；凡屬于相當(dāng)長時(shí)期內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的公證檔案，列為長期保管，保管期限為六十年；凡屬于在較短時(shí)間內(nèi)需要查考、利用、作為證據(jù)保存的公證檔案，列為短期保管，保管期為二十年。如此漫長的保管期限，如何確保保全視聽資料、軟件公證檔案不受計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代影響值得研究。過去用3.5英寸軟盤保管的保全視聽資料、軟件公證檔案如今恐怕已經(jīng)很難找到打開設(shè)備了，那么隨著計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代的不斷加快，如今被廣泛采用的光盤介質(zhì)何時(shí)被淘汰也是一個(gè)大問題。即便是硬盤由于接口技術(shù)更新，過去普遍使用的IDE接口如今已經(jīng)被SATA接口所取代，再過幾十年乃至更長的時(shí)間還能不能找到打開IDE接口的設(shè)備也是未知數(shù)。所以一定要用長遠(yuǎn)的眼光思考問題，瞄準(zhǔn)新技術(shù)，使用新設(shè)備，這樣才能確保保全視聽資料、軟件公證檔案正常使用。
（3）云存儲(chǔ)技術(shù)。云存儲(chǔ)是在云計(jì)算（cloud computing）概念上延伸和發(fā)展出來的一個(gè)新的概念，是指通過集群應(yīng)用、網(wǎng)格技術(shù)或分布式文件系統(tǒng)等功能，將網(wǎng)絡(luò)中大量各種不同類型的存儲(chǔ)設(shè)備通過應(yīng)用軟件集合起來協(xié)同工作，共同對(duì)外提供數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和業(yè)務(wù)訪問功能的一個(gè)系統(tǒng)。當(dāng)云計(jì)算系統(tǒng)運(yùn)算和處理的核心是大量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和管理時(shí)，云計(jì)算系統(tǒng)中就需要配置大量的存儲(chǔ)設(shè)備，那么云計(jì)算系統(tǒng)就轉(zhuǎn)變成為一個(gè)云存儲(chǔ)系統(tǒng)，所以云存儲(chǔ)是一個(gè)以數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理為核心的云計(jì)算系統(tǒng)。應(yīng)用云存儲(chǔ)技術(shù)做好保全視聽資料、軟件公證檔案管理是一種廉價(jià)安全的好辦法，百度云盤、金山快盤、聯(lián)想快盤等等為網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)提供了強(qiáng)大的平臺(tái)，在不同云存儲(chǔ)公司之間進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，能夠有效解決存儲(chǔ)介質(zhì)更新?lián)Q代帶來的麻煩。
（4）數(shù)據(jù)安全問題。國際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全的定義是：為數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)建立和采用的技術(shù)和管理的安全保護(hù)，保護(hù)計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)不因偶然和惡意的原因遭到破壞、更改和泄露。由此可以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全理解為：通過采用各種技術(shù)和管理措施，使網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運(yùn)行，從而確保網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的可用性、完整性和保密性。所以，建立網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)措施的目的是確保經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)傳輸和交換的數(shù)據(jù)不會(huì)發(fā)生增加、修改、丟失和泄露等。保保全視聽資料、軟件公證檔案數(shù)據(jù)安全問題也是不容忽視的大問題，要不斷學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)安全知識(shí)，掌握數(shù)據(jù)安全常識(shí)，妥善做好保全視聽資料、軟件公證檔案管理工作。
作者簡(jiǎn)介
尹璐（1979-），女，吉林省四平市英城公證處檔案官員。
【關(guān)鍵詞】高職院校；評(píng)估檔案；構(gòu)成；作用
高職藝術(shù)類院校的評(píng)估是教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中的重要內(nèi)容，在人們對(duì)教學(xué)質(zhì)量要求越來越高的背景下，實(shí)現(xiàn)教學(xué)科學(xué)評(píng)估對(duì)于提升高職藝術(shù)類院校的教學(xué)水平具有重要的促進(jìn)作用。評(píng)估檔案是高職院校教學(xué)評(píng)估的重要依據(jù)，是高效檔案的重要組成部分，做好高職藝術(shù)類院校的評(píng)估工作，就必須要加強(qiáng)高職評(píng)估檔案的管理工作。
高職藝術(shù)類院校評(píng)估檔案是由不同性質(zhì)的檔案組成的，這些檔案對(duì)藝術(shù)類院校自身所起的作用也存在很大的不同。加強(qiáng)高職藝術(shù)類院校評(píng)估檔案的管理，首先必須要了解這些評(píng)估檔案是如何構(gòu)成的以及它的作用是怎樣的。
一、高職院校評(píng)估檔案的構(gòu)成
我們對(duì)高職院校評(píng)估檔案的構(gòu)成的考察，可以從評(píng)估檔案本身的形成過程來進(jìn)行考察。筆者認(rèn)為在高職院校的評(píng)估檔案主要包括以下兩個(gè)重要組成部分：一是迎評(píng)檔案；二是評(píng)估過程檔案。這兩種分類就是按照評(píng)估檔案的形成過程來進(jìn)行分類的。其中迎評(píng)檔案主要是在學(xué)校評(píng)估之前產(chǎn)生的，而評(píng)估過程檔案則是在高職藝術(shù)類院校評(píng)估前期、中期、后期產(chǎn)生的。我們要加強(qiáng)高職院校的評(píng)估檔案管理工作就必須要充分認(rèn)識(shí)到這兩者的概念，筆者結(jié)合多年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為迎評(píng)檔案是評(píng)估檔案的主體，它主要是由迎評(píng)材料構(gòu)成的。
（一）迎評(píng)檔案介紹
迎評(píng)檔案主要指的是學(xué)校自評(píng)以及接受評(píng)估的資質(zhì)以及材料。迎評(píng)檔案主要是由兩部分構(gòu)成的：一種檔案是在藝術(shù)類院校教學(xué)過程中形成的原始檔案；另一種是根據(jù)評(píng)估需要重新整理的檔案。迎評(píng)檔案的具體形式是多種多樣的，根據(jù)筆者多年的經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為可以把迎評(píng)檔案分成四大類：體材料、備查材料、支撐材料以及工具材料。接下來，筆者就來詳細(xì)論述這四種材料。
1.體材料。體材料主要指的是在高職藝術(shù)類院校評(píng)估過程中學(xué)校必須要具備的材料。必須要具備的材料通常是指自評(píng)報(bào)告。自評(píng)報(bào)告在學(xué)校評(píng)估能起到十分關(guān)鍵的作用，它是學(xué)校評(píng)估的主要依據(jù)。學(xué)校的自評(píng)報(bào)告是學(xué)校對(duì)學(xué)校基本情況的介紹以及發(fā)展思路、發(fā)展水平的闡述。專家組對(duì)學(xué)校的評(píng)估主要是通過學(xué)校的自評(píng)報(bào)告來進(jìn)行評(píng)估。除了自評(píng)報(bào)告外，某些高職院校在評(píng)估工作中還準(zhǔn)備了特色報(bào)告。特色報(bào)告不是明確要求要交的報(bào)告，但它也是體材料的重要組成部分。
2.備查材料。備查材料主要指的是為了專家更加深入地了解高職院校自身的特點(diǎn)，而準(zhǔn)備的材料。備查材料主要是一些教務(wù)檔案、考試試卷、論文等材料。備查材料一般具有真實(shí)性與原始性的特點(diǎn)，評(píng)估結(jié)束后這些備查材料不是所有的都需要備檔存儲(chǔ)。要有選擇性的進(jìn)行備儲(chǔ)。
3.支撐材料。在高職院校評(píng)估過程中專家組只會(huì)提供一些評(píng)估指標(biāo)，通過這些指標(biāo)來對(duì)高職院校進(jìn)行評(píng)估。高職藝術(shù)類院校必須要根據(jù)這些指標(biāo)來規(guī)范材料。這些按照評(píng)價(jià)指標(biāo)加工而成的材料，就是支撐材料。支撐材料是直接應(yīng)用型材料，是專家認(rèn)定等級(jí)的時(shí)候參考的主要資料。
4.工具材料。工具性材料主要指的是評(píng)估過程中學(xué)校各種可供對(duì)比的材料。最為典型的工具材料就是學(xué)校的基本狀態(tài)數(shù)據(jù)，當(dāng)周的課程表、學(xué)生名冊(cè)、教學(xué)管理人員名單等。工具材料是進(jìn)行評(píng)價(jià)的主要參考依據(jù)。通過分析這些工具材料，專家組可以深入地了解學(xué)校的基本情況。
（二）評(píng)估過程檔案
評(píng)估過程大難主要指的在高職院校評(píng)估過程中形成的各種檔案，評(píng)估過程中形成的文字、圖標(biāo)、聲響材料等都可以當(dāng)作評(píng)估過程檔案，評(píng)估過程檔案在形式上也可以分為三個(gè)大類：準(zhǔn)備類、進(jìn)校類、整改類。
1.準(zhǔn)備類。所謂準(zhǔn)備類主要指的是高職院校在接到評(píng)估通知后，就開始準(zhǔn)備的材料。在這個(gè)階段形成的綜合性材料主要包括學(xué)校、系部的自評(píng)以及預(yù)評(píng)估等內(nèi)容。具體而言主要是指評(píng)估工作通知、評(píng)估學(xué)習(xí)、會(huì)議、工作的材料；評(píng)估相關(guān)的展覽、聲響、通報(bào)等材料；
2.進(jìn)校類。進(jìn)校類材料主要指的是在專家組正式進(jìn)校以后評(píng)估過程中產(chǎn)生的各種材料。進(jìn)校類材料主要有專家填寫的各種形式的工作表、會(huì)議記錄、專業(yè)意見，宣傳報(bào)道材料，學(xué)校評(píng)估方案，安排等內(nèi)容。
3.整改類。整改類材料不僅包括專家組提出意見后學(xué)校進(jìn)行整改的材料，而且還包括專家組評(píng)估以前的各項(xiàng)整改材料。整改類檔案的管理貫穿于學(xué)校評(píng)估的全過程，在評(píng)估過程中必須要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定來進(jìn)行管理。整改類材料具體包括整改任務(wù)書，整改情況通報(bào)，整改動(dòng)態(tài)報(bào)道等內(nèi)容。
二、高職院校檔案評(píng)估檔案的作用
在分析了高職院校評(píng)估檔案的構(gòu)成后，我們就來探討一下高職院校評(píng)估檔案的作用。筆者認(rèn)為高職院校評(píng)估檔案主要有以下兩個(gè)作用：一是高職院校評(píng)估檔案有助于學(xué)校評(píng)估，提高學(xué)校的認(rèn)證等級(jí)。二是能夠?yàn)榻虒W(xué)改革提供必要的數(shù)據(jù)。
（一）有助于學(xué)校評(píng)估。上文提到高職院校評(píng)估檔案是專家對(duì)學(xué)校進(jìn)行評(píng)估的重要參考資料，是可靠真實(shí)的一手資料。學(xué)校評(píng)估檔案的準(zhǔn)備情況直接影響著學(xué)校評(píng)估效果。在高職藝術(shù)類院校評(píng)估過程中學(xué)校要實(shí)事求是地準(zhǔn)備學(xué)校自評(píng)報(bào)告，按照專家提供的評(píng)價(jià)指標(biāo)來完善支撐材料。只有把各種資料準(zhǔn)備好以后才能夠順利實(shí)現(xiàn)學(xué)校評(píng)估。
（二）為教學(xué)改革提供了必要數(shù)據(jù)。如今教學(xué)改革成為了高職藝術(shù)類院校教學(xué)的主流，深化教學(xué)改革有賴于對(duì)學(xué)校自身實(shí)際情況地了解，而對(duì)學(xué)校自身情況地了解，主要是通過學(xué)校各項(xiàng)基本數(shù)據(jù)來進(jìn)行分析對(duì)比來得出結(jié)論的。在學(xué)校評(píng)估過程中形成的學(xué)校評(píng)估檔案幾乎涵蓋了學(xué)校的各個(gè)方面，這些檔案能為教學(xué)改革提供最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)。
三、加強(qiáng)高職院校評(píng)估檔案管理
在文章的結(jié)尾，筆者想要就高職院校評(píng)估檔案管理提出一點(diǎn)建議。筆者根據(jù)多年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為針對(duì)高職藝術(shù)類院校的評(píng)估檔案管理，必須要做到以下兩點(diǎn)：一是要及時(shí)收發(fā)，收發(fā)工作是高職院校檔案管理工作的重要內(nèi)容，做好收發(fā)工作是提高檔案管理效率的重要手段；二是要建立完善的管理制度，注重記錄。在檔案管理過程中管理人員要高度重視檔案管理的記錄工作，做好檔案管理記錄工作有助于保證檔案不丟失，不失真。
高職院校評(píng)估檔案是學(xué)校評(píng)估過程中的重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)高職院校評(píng)估檔案管理工作對(duì)于提高學(xué)校的教學(xué)水平具有重要意義。本文結(jié)合高職藝術(shù)類院校的檔案管理經(jīng)驗(yàn)探討了評(píng)估檔案的構(gòu)成和作用，筆者認(rèn)為做好檔案管理必須要重視檔案收發(fā)與記錄工作。
【參考文獻(xiàn)】
中圖分類號(hào)：G717.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）18-0354-01
學(xué)校的檔案管理，歷來是學(xué)校常規(guī)管理工作的重要環(huán)節(jié)和重要內(nèi)容，它反映了一所學(xué)校管理工作嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范和科學(xué)的程度，從一定意義上也能透視出一所學(xué)校的整體辦學(xué)水平，所以應(yīng)高度重視學(xué)校檔案管理工作。
一、檔案管理的意義
檔案管理是學(xué)校教育管理中的一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)工作，它對(duì)于學(xué)校的教學(xué)、科研管理有著不可忽視的作用。
做好檔案工作，為學(xué)校工作決策提供了參考依據(jù)。學(xué)校的每項(xiàng)管理工作都是與檔案密不可分的。沒有了檔案，學(xué)校管理就無從說起，因?yàn)閷W(xué)校管理的一切實(shí)踐活動(dòng)，最終是通過檔案的形式反映出來的。檔案管理既是學(xué)校管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，也是衡量一個(gè)學(xué)校管理水準(zhǔn)的重要方面。建立健全學(xué)校檔案，不僅能確保學(xué)校管理與建設(shè)、改革與發(fā)展等方面工作業(yè)績(jī)的真實(shí)記載和史實(shí)的積累，不斷積淀和豐富學(xué)校的文化內(nèi)涵，而且是學(xué)校有關(guān)工作決策的重要依據(jù)。依據(jù)翔實(shí)的檔案資料可以增強(qiáng)決策的公正性和科學(xué)性，避免或減少盲目性和隨意性，提高管理效益。
二、學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析
現(xiàn)階段，很多學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視，檔案管理資源不足和管理手段不高，其主要表現(xiàn)在以下幾方面：
1.檔案管理意識(shí)淡薄，利用率不高
長期以來，由于人們對(duì)檔案工作意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，是檔案管理工作得不到重視的一個(gè)重要原因。
2.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，檔案管理工作開展難度大
三、業(yè)務(wù)檔案
教師業(yè)務(wù)檔案主要是反映學(xué)校教師隊(duì)伍建設(shè)成效、教師隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)、變化和整體素質(zhì)狀況。學(xué)校應(yīng)建立總的教師業(yè)務(wù)檔案外，每個(gè)教師應(yīng)建立個(gè)人檔案。過去教師調(diào)動(dòng)時(shí)，該檔案都隨個(gè)人行政關(guān)系一并密封轉(zhuǎn)入新單位，以證明該教師的基本素質(zhì)和工作業(yè)績(jī)。
一是總的教師業(yè)務(wù)檔案歸檔內(nèi)容和范圍是：
1、全體教師花名冊(cè)和教師基本情況統(tǒng)計(jì)表；
2、教師繼續(xù)教育、學(xué)歷進(jìn)修、教學(xué)與教研科研成果，綜合考核及評(píng)優(yōu)、獎(jiǎng)懲登記表；
3、每學(xué)期的課程表、教師的任課一覽表和工作量統(tǒng)計(jì)表。
二是教師個(gè)人的業(yè)務(wù)檔案歸檔內(nèi)容和范圍是：
1、個(gè)人基本情況登記表；
2、個(gè)人學(xué)科教學(xué)計(jì)劃；
3、個(gè)人發(fā)表、獲獎(jiǎng)或典型的教案、文章和其他作品的原件或復(fù)印件；
4、個(gè)人職稱評(píng)定、晉級(jí)、考核、評(píng)優(yōu)等文件資料；
5、評(píng)聘、學(xué)歷、資格、職稱、獲獎(jiǎng)等證書原件或復(fù)印件；
6、體檢表。
一般學(xué)校沒有設(shè)定專職檔案管理崗位，或有的學(xué)校的檔案管理人員是教師兼職或是臨時(shí)配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，檔案管理手段落后，嚴(yán)重制約學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。
四、做好檔案工作，為深化教學(xué)改革提供了輔助服務(wù)
在深化課堂教學(xué)改革，不斷提高教學(xué)質(zhì)量的過程中，檔案工作也顯得尤為重要。為提高教師的備課授課水平，根據(jù)檔案及時(shí)為教師提供一些教學(xué)資料和教學(xué)改革經(jīng)驗(yàn)。這樣，教師可根據(jù)備存的一些資料制定教案，了解學(xué)習(xí)她人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，減少教學(xué)實(shí)踐中的盲目性。尤其是青年教師，能借助檔案資料，在授課中少走彎路，快步進(jìn)入角色。同時(shí)，收集整理的關(guān)于教學(xué)計(jì)劃、優(yōu)質(zhì)課、實(shí)驗(yàn)課等資料，充實(shí)、完善了教學(xué)檔案，能有效地促進(jìn)教學(xué)改革。
五、做好檔案工作，為優(yōu)化科研工作提供了信息服務(wù)
檔案能為科研選題提供依據(jù)。學(xué)校的教學(xué)離不開檔案，學(xué)校的科研活動(dòng)更少不了檔案的幫助。科研課題立項(xiàng)，往往需要查找大量的檔案資料，充分論證，找出日常教學(xué)和研究中的有價(jià)值的困惑和問題，使選題立項(xiàng)減少盲目性，增強(qiáng)可行性。檔案能為科研發(fā)展打好基礎(chǔ)。對(duì)教師的科研課題立項(xiàng)后，要引導(dǎo)教師注重收集科研課題研究過程中產(chǎn)生的各種文件、資料，并加以分析整理。待有關(guān)科研項(xiàng)目結(jié)束后，系統(tǒng)整理，將所有資料整理歸檔。這樣，會(huì)使學(xué)校的科研活動(dòng)有一定的連續(xù)性，為今后開展科研活動(dòng)打下良好的基礎(chǔ)。
六、檔案的收集、整理
學(xué)校檔案資料的形成，主要由學(xué)校各職能機(jī)構(gòu)在日常管理中形成的原始資料，各職能機(jī)構(gòu)都要形成檔案管理意識(shí)，按照檔案分類要求和各自的職責(zé)，負(fù)責(zé)日常的資料收集、整理、分類，保存。期末結(jié)束后學(xué)校要統(tǒng)一時(shí)間收集、整理學(xué)期內(nèi)的全部檔案，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行充實(shí)完善相關(guān)內(nèi)容（特別是義務(wù)教育檔的續(xù)檔，休留轉(zhuǎn)、輟等學(xué)生花名冊(cè)與統(tǒng)計(jì)表的核實(shí)補(bǔ)充等）。需要強(qiáng)調(diào)的是，隨著現(xiàn)代化教學(xué)手段的應(yīng)用，不僅要整理文本檔案，也有必要整理好電子檔案。整理完由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審定后.組織專門人員歸檔裝訂，移交檔案室。同一類檔案視其內(nèi)容多少可分裝若干卷，但要注意規(guī)范填寫案卷封面、目錄和內(nèi)容編碼。聲、影、像、實(shí)物檔案的編碼要確保其耐久性，并與文本檔案編碼相一致。由于教學(xué)檔案內(nèi)容繁雜，原始資料較多，所以有條件的學(xué)校可設(shè)資料室，以便于存放過程性的檔案，從而提高管理者的檔案積累意識(shí)。對(duì)于專項(xiàng)檢查的檔案可以不裝盒，采取個(gè)性化的裝訂方式。
七、檔案的管理與利用
1.1提升檔案管理效能
目前,傳統(tǒng)的人管檔案已經(jīng)難以適應(yīng)時(shí)展大的新要求,需要引入信息技術(shù)推動(dòng)檔案管理工作日益規(guī)范化、現(xiàn)代化。積極運(yùn)用信息技術(shù),建立檔案數(shù)據(jù)庫及其鏈接,不僅能夠使單位內(nèi)部人員根據(jù)關(guān)鍵詞或者代號(hào)快速找到所需檔案,還能實(shí)現(xiàn)單位之間檔案共享,及時(shí)快捷的實(shí)現(xiàn)單位間檔案互調(diào),從而提高檔案工作效率。信息技術(shù)除快捷外,最重要的是能及時(shí)更新,這不僅可以促進(jìn)工作人員及時(shí)警醒自身,還能使領(lǐng)導(dǎo)更清晰的掌握工作人員日常工作狀態(tài),極大推動(dòng)檔案管理工作及各項(xiàng)工作良性協(xié)調(diào),提升檔案管理效能。
1.2促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)整合和優(yōu)化
檔案本身較為繁雜,尤其是人事檔案涉及人的基本情況、家庭狀況、學(xué)校表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況等,僅靠傳統(tǒng)的人管檔案很容易導(dǎo)致檔案分類混叉甚至是丟失。惟有運(yùn)用信息技術(shù)將檔案輸入計(jì)算機(jī),而后進(jìn)行融合與分析,實(shí)施規(guī)范化管理,分析原有的工作人員檔案,及時(shí)輸入其新的檔案,并將二者進(jìn)行對(duì)比,刪去已淘汰檔案、剔除重復(fù)檔案、增加新的內(nèi)容,總結(jié)檔案管理規(guī)律,促使檔案管理工作適應(yīng)時(shí)展要求,提高工作效能。隨著科技的發(fā)展,基本可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的自動(dòng)整合與更新,既節(jié)省勞動(dòng)力又方便快捷,大大提高了檔案管理工作效率,實(shí)現(xiàn)檔案的及時(shí)整合與優(yōu)化。
2著力推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的對(duì)策建議
2.1著力加強(qiáng)檔案管理的“硬件”建設(shè)
強(qiáng)化“硬件”建設(shè),是著力推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的保證。要繼續(xù)加大對(duì)硬件設(shè)施的投入力度,如計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、存儲(chǔ)設(shè)備等,為建立信息化的檔案管理提供物質(zhì)基礎(chǔ)。選擇性能較好的硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備,確保檔案資料能夠有效存儲(chǔ)。充分考慮到事業(yè)單位檔案具有連續(xù)性的特征,堅(jiān)決避免檔案順序顛倒,做好舊檔案的整理工作,實(shí)現(xiàn)檔案的合理歸檔,促進(jìn)檔案資料庫不斷完善,為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。著力創(chuàng)新檔案管理方法,積極應(yīng)用新技術(shù),在確保紙質(zhì)檔案安全高效的前提下,擴(kuò)大電子檔案的應(yīng)用范圍,充分發(fā)揮電子檔案的作用。
2.2加快推進(jìn)文檔一體化建設(shè)
建立一體化文檔,是著力推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的關(guān)鍵。針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位存在文檔分離的現(xiàn)象,要大力推行文檔一體化,徹底杜絕工作重復(fù)的現(xiàn)象,切實(shí)把日常文化和檔案統(tǒng)一起來,做好文件管理的事前控制,從源頭上提高檔案的質(zhì)量,促進(jìn)檔案功能得到有效發(fā)揮。繼續(xù)抓好信息源頭的梳理的控制工作,徹底改變文檔分離的難題,應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)文檔一體化。選擇優(yōu)質(zhì)的文檔一體化軟件,確保在文件形成之初就有檔案工作的介入,有效避免檔案文件丟失所帶來的損害。組織相關(guān)人員研究檔案一體化管理,有效化解電子檔案帶來的新情況和新問題。
檔案館管理體系的核心便是檔案管理，加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化管理一方面可以有效做好檔案征集工作，不斷地豐富館藏；另一方面也可以推動(dòng)檔案管理工作持續(xù)、有序的進(jìn)行。要做好檔案工作，需要利用相關(guān)的法律法規(guī)規(guī)范化管理檔案的征集工作。因此，新時(shí)期下，各檔案館在開展檔案征集工作的同時(shí)，應(yīng)出臺(tái)和完善相關(guān)的檔案征集管理?xiàng)l例和辦法，對(duì)檔案進(jìn)行有效地利用和保護(hù)，從而才能更好的保證檔案工作的順利開展。
1.檔案工作中存在的問題簡(jiǎn)析
1.1嚴(yán)重缺乏檔案征集的意識(shí)
受傳統(tǒng)觀念的影響，當(dāng)前我國檔案工作人員仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式“重視收集、輕征集”。一些工作人員缺乏主動(dòng)征集檔案的意識(shí)，不愿主動(dòng)走出去拓寬征集渠道，工作積極性不高，嚴(yán)重制約了檔案征集工作的順利進(jìn)行。此外，由于對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏宣傳，導(dǎo)致社會(huì)群眾及一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案征集工作的認(rèn)識(shí)不到位，不愿配合或支持這項(xiàng)工作。
1.2缺乏完善的檔案征集機(jī)制
新時(shí)期下，隨著相繼出臺(tái)《檔案法》及其《實(shí)施辦法》，同時(shí)一些地區(qū)也根據(jù)實(shí)際情況制定了相應(yīng)的規(guī)定，在一定程度上有效地促進(jìn)了檔案征集工作的發(fā)展。但由于缺乏完善的檔案收集、征集方面的法律制度，部分相關(guān)法律法規(guī)存在模糊不清的狀況，缺乏健全完善的相關(guān)組織保障體系，從而嚴(yán)重阻礙了征集工作的發(fā)展進(jìn)度。
1.3檔案征集方式較滯后
當(dāng)前我國各級(jí)檔案館為了確保檔案工作的順利開展，在檔案征集工作方面花費(fèi)的很大的精力，也取得了理想的效果。但由于受到經(jīng)費(fèi)、庫房等方面的限制，檔案征集方式仍然以主動(dòng)宣傳、被動(dòng)接受為主的方式，沒有采取新的手段，因此，在很大程度上減少了征集渠道，也不能與民間、市場(chǎng)相聯(lián)系，不能全面了解檔案資料情況。
2.對(duì)檔案工作規(guī)范化管理的探討
為了對(duì)檔案工作加強(qiáng)規(guī)范化管理，檔案工作人員必須采取措施，嚴(yán)格規(guī)范檔案征集工作中的各個(gè)工作步驟和工作流程，制定相關(guān)的規(guī)定和制度，作為檔案征集工作管理的依據(jù)。只有從源頭上規(guī)范化了檔案的征集工作，才能從根本上保證檔案工作的規(guī)范化管理。
2.1制定合理可行的工作計(jì)劃
在檔案征集工作的整個(gè)流程中，提前制定合理可行的工作計(jì)劃對(duì)整個(gè)征集工作的順利開展有著重要的指引作用，是評(píng)估和鑒定征集對(duì)象的重要依據(jù)之一。一般來說，檔案征集計(jì)劃的主要內(nèi)容包括征集的方式、原則、標(biāo)準(zhǔn)及范圍等，檔案工作人員應(yīng)該熟悉并明確每個(gè)階段的征集目標(biāo)，包括明確征集的重點(diǎn)以及整個(gè)征集過程的各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。征集的檔案應(yīng)交由征集人員進(jìn)行分類歸檔管理，由本單位的財(cái)務(wù)人員實(shí)行對(duì)檔案的接收。檔案工作人員應(yīng)根據(jù)征集對(duì)象的評(píng)估報(bào)告、征集檔案的審批表、持有人簽訂的征集協(xié)議、征集過程中的經(jīng)費(fèi)支付憑證、專家鑒定回憶的會(huì)議記錄及檔案點(diǎn)交記錄表等方面對(duì)檔案進(jìn)行歸檔。
2.2提出征集意向，做好檔案評(píng)估
在檔案征集前，應(yīng)由兩名以上的檔案征集人員以書面的形式提出征集檔案的意向，并準(zhǔn)備好相關(guān)的征集材料，主要包括檔案征集意向書、檔案征集申請(qǐng)表、征集對(duì)象原件及相關(guān)材料。通過上交檔案征集意向書，可以確認(rèn)征集對(duì)象的持有人是否完全自愿地出讓征集對(duì)象，為了更好的提出意向，必須認(rèn)真記錄清楚征集對(duì)象的基本情況描述和持有人所提出的要求，將征集對(duì)象的名稱、所屬年代、出產(chǎn)地及數(shù)量等基本情況明確記錄在案，對(duì)持有人所提出的要求包括對(duì)所有權(quán)的分配情況等也應(yīng)一并記錄。除此以外，為了確保檔案征集的后續(xù)工作有序的進(jìn)行，工作人員還應(yīng)登記持有人的有效聯(lián)系方式并請(qǐng)對(duì)方確認(rèn)簽名。檔案征集表的準(zhǔn)備，一方面便于征集人員提出征集的意見和建議，另一方面也便于更好地確定評(píng)估專家。
2.3召開專家鑒定會(huì)
檔案工作人員負(fù)責(zé)準(zhǔn)備好專家鑒定會(huì)的材料，主要材料包括檔案征集的意向書、申請(qǐng)表、征集對(duì)象的圖片和資料及征集對(duì)象的評(píng)估報(bào)告。從檔案征集專家?guī)熘谐槿〈舜舞b定會(huì)的鑒定人員，最后以專家對(duì)征集對(duì)象的鑒定會(huì)會(huì)議紀(jì)要形成文件，其中應(yīng)包括對(duì)征集價(jià)格方面的建議。由檔案整理人員將歸檔所需要的資料移交給業(yè)務(wù)檔案管理部門。在移交資料的時(shí)候，應(yīng)將征集對(duì)象的圖片和相關(guān)資料、檔案征集申請(qǐng)表和意向書的正本、征集對(duì)象專家鑒定會(huì)會(huì)議紀(jì)要及征集對(duì)象評(píng)估報(bào)告正本等按照程序移交給業(yè)務(wù)檔案管理部門。
近年來，我市大力加強(qiáng)住房保障工作力度，保障性住房建設(shè)規(guī)模逐年擴(kuò)大。以經(jīng)濟(jì)適用房、廉租房和公租房（在建）為主體的住房保障體系日趨完善，由此產(chǎn)生的住房保障檔案也在不斷增加。如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)住房保障檔案信息進(jìn)行保管和利用，不斷提高住房保障體系的信息化水平，增強(qiáng)住房保障檔案規(guī)范化管理，提升住房保障工作效率，顯得尤為必要。
一、我市住房保障檔案現(xiàn)狀要求信息化管理
住房保障檔案是指在住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，主要包括住房保障對(duì)象檔案和住房保障房源檔案。按照住房保障對(duì)象檔案“一戶一檔”，住房保障房源檔案“一套一檔”的原則，共整理歸檔住房保障檔案一萬余份。隨著保障性住房的逐年增多，保障性住房檔案也越來越多，僅2013年新增各類住房保障檔案2000余份，已有的檔案管理模式、管理手段已經(jīng)不能滿足社會(huì)各界對(duì)住房保障檔案利用的復(fù)雜化、多樣化和及時(shí)性要求，因此住房保障檔案信息化迫在眉睫。
二、住房保障檔案自身特點(diǎn)要求信息化管理
（一）住房保障檔案具有動(dòng)態(tài)性
住房保障工作的管理方式?jīng)Q定了住房保障檔案具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)。由于保障對(duì)象家庭收入、財(cái)產(chǎn)、住房面積、人口等基本情況不斷變化，為加強(qiáng)監(jiān)督管理，住房保障機(jī)構(gòu)需定期對(duì)住戶情況進(jìn)行年檢，并更新檔案；根據(jù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和保障能力，申請(qǐng)和保障標(biāo)準(zhǔn)不斷調(diào)整；隨著社會(huì)發(fā)展和市場(chǎng)環(huán)境的變化，住房保障形式和制度也會(huì)不斷發(fā)展和完善等，只有通過信息化的管理手段，才能把這些動(dòng)態(tài)性的資料記錄下來，完整的歸檔。因此，住房保障檔案的動(dòng)態(tài)性要求對(duì)其實(shí)現(xiàn)信息化管理。
（二）住房保障檔案具有實(shí)用性
保障性住房管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，準(zhǔn)入門檻的設(shè)定、申請(qǐng)材料的判定、申請(qǐng)人資格的審查、退出機(jī)制的完善等都需要一連串的檔案數(shù)據(jù)作為依據(jù)。保障性住房在發(fā)生產(chǎn)權(quán)變更、產(chǎn)權(quán)糾紛、住房拆遷、住房改變用途等情況時(shí)，都需要查詢住房保障檔案，因而，住房保障檔案具有實(shí)用性的特點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)保障性住房檔案的信息化工作，能夠避免實(shí)體檔案的損壞或丟失，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。因此，住房保障檔案的實(shí)用性要求對(duì)其實(shí)現(xiàn)信息化管理。
（三）住房保障檔案具有關(guān)聯(lián)性
住房保障檔案具有關(guān)聯(lián)性的特點(diǎn)。住房保障檔案的關(guān)聯(lián)性主要有三個(gè)方面：一是同一批保障性住房房源檔案共用一套或幾套原始材料，存在很強(qiáng)的相關(guān)性；二是由于存在價(jià)格補(bǔ)差、產(chǎn)權(quán)變更等情況，同一權(quán)利人的住房資料可能存在于多份檔案中；三是保障性住房屆滿進(jìn)入二、三級(jí)市場(chǎng)后，將產(chǎn)生新的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案。住房保障檔案的關(guān)聯(lián)性會(huì)造成住房保障檔案中多套房屋共用一套公用資料、同一個(gè)權(quán)利人的住房資料也可能存在于多份檔案中的現(xiàn)象，只有通過信息化技術(shù)才能將各類材料建立起關(guān)聯(lián)，從而系統(tǒng)、準(zhǔn)確地反映房屋的狀況。因此，住房保障檔案的關(guān)聯(lián)性要求對(duì)其實(shí)現(xiàn)信息化管理。
二、對(duì)我市住房保障檔案信息化管理的幾點(diǎn)思考
（一）根據(jù)住房保障檔案特點(diǎn)，確定檔案內(nèi)容。
根據(jù)《住房保障檔案管理辦法》及保障性住房管理工作實(shí)際，住房保障檔案具體內(nèi)容初定如下：
1、住房保障對(duì)象檔案，申請(qǐng)材料：包括申請(qǐng)人的基本情況、住房狀況和收入、財(cái)產(chǎn)狀況證明；審核材料：包括審核表，審核部門對(duì)申請(qǐng)人提供的申請(qǐng)材料審核記錄；實(shí)施保障材料：包括輪候記錄、實(shí)施保障通知書、房屋租賃合同、房屋買賣合同、貨幣補(bǔ)貼協(xié)議等相關(guān)材料；動(dòng)態(tài)管理材料：包括對(duì)住房保障對(duì)象基本情況和住房、收入、財(cái)產(chǎn)狀況等定期或者不定期的審核材料，變更或者終止保障等動(dòng)態(tài)變更材料。
2、住房保障房源檔案，情況材料：包括房屋來源和權(quán)屬證明材料，房屋地址、所屬項(xiàng)目或者小區(qū)名稱、保障性住房類別、房號(hào)、戶型、面積等情況記錄材料；使用管理情況材料：包括房屋承租人、租賃期限、租金標(biāo)準(zhǔn)、租金收繳，房屋購置人、購置價(jià)格、產(chǎn)權(quán)份額，租售轉(zhuǎn)換、上市交易，房屋入住、退出交接手續(xù)等情況記錄材料。
（二）開發(fā)專用軟件，加強(qiáng)檔案數(shù)字化加工。
目前我市住房保障檔案信息化管理系統(tǒng)仍使用市檔案局統(tǒng)一要求的《永樂文檔一體化通用軟件》，電子檔案以Excel條錄形式展現(xiàn)，實(shí)際查找仍需翻閱紙質(zhì)檔案，給檔案的查閱帶來很多不便。因此，急需更新檔案管理軟件系統(tǒng)，對(duì)檔案的數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可以識(shí)別和處理的數(shù)字信息。保障性住房檔案的數(shù)字化按處理方式主要分為紙質(zhì)檔案數(shù)字化和音頻視頻資料數(shù)字化。對(duì)于普通的紙質(zhì)檔案，可利用掃描儀進(jìn)行處理；對(duì)于音頻視頻檔案，可通過模數(shù)轉(zhuǎn)換軟件將連續(xù)的模擬量轉(zhuǎn)換成離散的數(shù)字信息。
關(guān)鍵詞：疾病預(yù)防控制中心；人事檔案；重要性；
作者簡(jiǎn)介：羅禹，吉林省安圖縣疾病預(yù)防控制中心助理館員，本科，研究方向：檔案管理。；
檔案管理是檔案館(室)對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行整體管理并提供服務(wù)的工作總稱，而人事檔案管理是檔案管理的一個(gè)部分。各單位、各部門的檔案管理工作是國家檔案事業(yè)的基本組成部分。疾病預(yù)防控制中心是衛(wèi)生醫(yī)療部門不可或缺的組成單位，其人事檔案管理工作是對(duì)工作人員的個(gè)人簡(jiǎn)介、政治面貌、工作能力等的收集、整理與保存工作。這項(xiàng)工作對(duì)于中心的各項(xiàng)工作開展都具有重要的意義，人事檔案管理能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作中的領(lǐng)導(dǎo)提供工作人員的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)及工作情況等信息。所以，人事檔案的管理工作對(duì)于疾病預(yù)防控制中心的日常工作及人員安排等方面具有一定的重要意義。
一、人事檔案管理的重要性
人事檔案管理能夠真實(shí)地記錄員工的成長、工作成果等，通過一份詳細(xì)的檔案能夠了解一個(gè)人從學(xué)校開始的人生經(jīng)歷及工作、學(xué)習(xí)表現(xiàn)等，所以人事檔案管理在各行各業(yè)均有重要的意義。[1]
1.保障檔案的信息化發(fā)展
隨著科技和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在人事檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行編輯、錄入及存儲(chǔ)工作。通過網(wǎng)絡(luò)化及計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理相結(jié)合的方式，使檔案管理工作向信息化發(fā)展，提高檔案管理的工作效率。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，可以將檔案進(jìn)行更好的分離、記錄，將不同的檔案分類，且能夠快速查找，并且減少了檔案丟失的現(xiàn)象，還可以保證檔案的真實(shí)性。
2.優(yōu)化人力資源配置
人事檔案管理不斷地將信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整理，包括人才的基本信息、學(xué)習(xí)情況、工作能力等，以便更直接地體現(xiàn)人才的情況，以此優(yōu)化人力資源，將不同專業(yè)的人才應(yīng)用于不同的崗位當(dāng)中，在各自擅長的崗位中充分發(fā)揮人才的優(yōu)勢(shì)，提高工作效率，取得更好的工作成果。
二、疾病預(yù)防控制管理中心人事檔案管理的現(xiàn)狀
1.重視程度不足
在疾病防控中心，工作人員的工作較為繁忙，甚至?xí)霈F(xiàn)人手不夠的情況，這使得人事檔案管理工作不能得到應(yīng)有的重視。[2]這一方面會(huì)影響到檔案管理工作人員的工作熱情，另一方面也會(huì)對(duì)人才的記錄工作產(chǎn)生一定的影響。雖然其工作性質(zhì)具有保密性強(qiáng)的特點(diǎn)，但由于疾病預(yù)防控制中心的領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，使得工作人員產(chǎn)生懈怠情緒。
2.檔案信息管理問題
在實(shí)際的檔案管理工作中，很多工作人員覺得檔案工作就是簡(jiǎn)單地將信息進(jìn)行記錄及保存，往往忽視了檔案信息的重要性，工作中常常出現(xiàn)記錄錯(cuò)誤或者信息登記缺失等失誤，甚至有檔案丟失的現(xiàn)象發(fā)生。而產(chǎn)生這些問題的主要原因，一是在檔案管理中，沒有專業(yè)的管理人員從事管理工作，二是因?yàn)闄n案管理不規(guī)范，這些都會(huì)造成檔案的使用效率較低。
3.檔案工作管理人員問題
檔案管理工作是一份較為專業(yè)、具體的工作。需要工作人員具有一定的學(xué)歷和軟件辦公的能力。但在現(xiàn)在的疾病控制中心，大多檔案管理工作人員不具備專業(yè)的知識(shí)體系和科學(xué)的管理方法。
4.忽視了信息化建設(shè)
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，科技也在不斷地進(jìn)步。但在疾病控制中心的人事檔案管理工作中，缺少將信息化技術(shù)應(yīng)用于管理中的事例。[3]較多防控中心的檔案管理仍然使用傳統(tǒng)的管理方式，這種方式不僅浪費(fèi)時(shí)間，還使得管理工作很繁瑣，且容易出現(xiàn)紕漏。若使用計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，便可以更好地將檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并記錄，不僅節(jié)省了人力和工作時(shí)間，而且能夠在各部門之間實(shí)現(xiàn)人才信息的共享，使得各部門對(duì)控制中心的工作人員都有基本的了解，使中心的各部門領(lǐng)導(dǎo)掌握每位員工的基本情況，分析他們更適合的崗位，使疾病防控工作更高效。
三、疾病預(yù)防控制中心人事檔案重整的重要性
1.使疾病預(yù)防控制中心的人事檔案管理更科學(xué)化
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都處在改革的浪潮當(dāng)中，通過不斷地改革和完善自我，才能在日新月異的今天，在社會(huì)擁有一塊立足之地。對(duì)于疾病防控中心的人事檔案管理工作來說，也應(yīng)該適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，進(jìn)行一定的重整工作，以保證其在社會(huì)中發(fā)揮更大作用。首先，檔案重整能夠使疾病防控中心的檔案管理更加現(xiàn)代化、科學(xué)化。通過互聯(lián)網(wǎng)及計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)的應(yīng)用，更加科學(xué)地管理檔案，例如：更科學(xué)的分類、分析甚至可以通過網(wǎng)上云盤等儲(chǔ)存軟件進(jìn)行檔案的海量?jī)?chǔ)存。并且，檔案重整工作還能夠通過使用電腦、軟件等工具，使得檔案管理工作更加與時(shí)俱進(jìn)。[4]
2.是疾病預(yù)防控制中心的重要組成部分
在疾病控制中心中有大量的工作人員，各部門的領(lǐng)導(dǎo)想了解這些工作人員的社會(huì)背景、工作狀況、學(xué)業(yè)狀況等基本情況，都需要通過查閱人事檔案的方式，所以重整人事檔案是其中心管理工作中較為重要的一部分。通過檔案管理的不斷更新、重整，更新每位工作人員的真實(shí)情況，使得領(lǐng)導(dǎo)能夠用較為便捷的方式對(duì)每位員工有全面的了解，包括他們的優(yōu)勢(shì)、專業(yè)等，以便更清楚全面地考慮到員工能夠勝任的崗位，及其在崗位中能夠作出怎樣的貢獻(xiàn)，大大提高其工作效率與工作質(zhì)量。
3.使疾病預(yù)防控制中心的檔案管理更加信息化
通過人事檔案重整工作，能夠?qū)⑿畔⒒夹g(shù)與檔案管理工作相結(jié)合。通過這種方式的結(jié)合，使檔案管理工作更加省時(shí)省力。通過信息化技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行重新整合，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案信息收集、分類及歸檔等工作，這樣能夠減少人員浪費(fèi)，還能縮短信息的錄入時(shí)間。
摘要：為加快煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，企業(yè)應(yīng)該從提高檔案意識(shí)、建立保障檔案數(shù)字化的制度、要進(jìn)一步推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作等幾方面做起，從而保證重要檔案數(shù)字化。
關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；檔案意識(shí)；制度；網(wǎng)絡(luò)；數(shù)據(jù)庫
隨著社會(huì)的發(fā)展，煤炭企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)步伐不斷加快，辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化正在逐步完善，這就要求煤炭企業(yè)的檔案管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，加快數(shù)字化建設(shè)，更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。
1要進(jìn)一步提高檔案意識(shí)
檔案管理部門應(yīng)該定期組織召開會(huì)議，向各部門人員宣傳和貫徹檔案法，提高企業(yè)干部職工的檔案意識(shí)，使大家明白檔案工作的重要性，讓大家知道檔案信息資源的開發(fā)利用是企業(yè)取得長足發(fā)展的必要條件之一，建立檔案報(bào)送、收集、管理的長效機(jī)制，所有部門密切配合共同搞好檔案工作，充分發(fā)揮檔案的作用。
2要加大經(jīng)費(fèi)投入，為做好檔案工作創(chuàng)造良好的條件
煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理是重中之重，提高經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)的中心工作，檔案工作往往容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。這就要求檔案工作人員要充分發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢(shì)，特別是數(shù)字化檔案的優(yōu)勢(shì)，努力進(jìn)行檔案信息的研編，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實(shí)、可靠、便捷的資料，努力向企管理人員、工程技術(shù)人員提供有價(jià)值的信息，吸引利用者，提高檔案工作的地位，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)在資金上，政策上的支持。
3建立保障檔案數(shù)字化的制度
在煤炭企業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化的進(jìn)程中，必須要建立完善的保障體制。對(duì)于歸檔工作中出現(xiàn)的不歸檔現(xiàn)象，要制定完善的歸檔制度，其基本內(nèi)容應(yīng)該包括：由單位統(tǒng)一制定的歸檔日期，各部門領(lǐng)導(dǎo)的年終考核測(cè)評(píng)中加入由檔案部門針對(duì)各部門檔案工作開展情況的測(cè)評(píng)等，這樣將會(huì)對(duì)檔案收集工作的順利進(jìn)行起到積極地推動(dòng)作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質(zhì)量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化和系統(tǒng)化，確保檔案收集、保管的科學(xué)性。制度的建設(shè)必須要涉及檔案收集、著錄、標(biāo)引、數(shù)據(jù)加工、檢索、交換和傳播流通等各個(gè)方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統(tǒng)現(xiàn)象，才能快速高效地推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。
4要積極推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作
當(dāng)前，煤炭企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化辦公為網(wǎng)絡(luò)化歸檔提供了良好的平臺(tái)，只要充分利用好自動(dòng)化辦公這一平臺(tái)，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化歸檔就不難實(shí)現(xiàn)。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和在專職檔案人員的指導(dǎo)下，根據(jù)自己的權(quán)限范圍將所在部門產(chǎn)生的需要?dú)w檔的文件備注上處理意見，通過自動(dòng)化辦公平臺(tái)傳輸?shù)綑n案館數(shù)據(jù)庫，年終時(shí)只要向檔案館移交一份組立卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計(jì)算機(jī)輸入工作。檔案館只需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行一些深層次的處理開發(fā)，數(shù)據(jù)輸入影響數(shù)字化管理的瓶頸問題就可以得到很好地解決。
5檔案的數(shù)字化先要保證重點(diǎn)檔案的數(shù)字化工作
煤炭企業(yè)的檔案部門主要為企業(yè)的管理者和工程技術(shù)人員服務(wù)，但是將館藏檔案在短時(shí)期內(nèi)迅速全面地?cái)?shù)字化是不現(xiàn)實(shí)的，因此對(duì)保存檔案的數(shù)字化要保證重點(diǎn)、突出特色。煤炭企業(yè)檔案部門所保存的檔案反映了企業(yè)的發(fā)展歷程、包含了礦井在發(fā)展中克服的一些技術(shù)難題、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的記錄資料、一些重點(diǎn)的經(jīng)營策略等，應(yīng)該對(duì)那些對(duì)當(dāng)前礦井的各類決策、安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理有重要參考價(jià)值、使用頻率較高的檔案優(yōu)先完整進(jìn)行數(shù)字化。對(duì)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展有重要指導(dǎo)意義的檔案要特別注其數(shù)字化的方式，提高這些檔案的利用率。
6建立重要檔案數(shù)據(jù)庫，保證重要數(shù)據(jù)的安全
建立煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案數(shù)字化管理的核心。要將檔案全部轉(zhuǎn)化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業(yè)機(jī)密，檔案的數(shù)字化應(yīng)抓住幾方面的重點(diǎn)。一是建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。主要是根據(jù)單位各類檔案基本情況，通過著錄標(biāo)引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號(hào)、全宗號(hào)、檔號(hào)、題名、責(zé)任人、形成的時(shí)間、數(shù)量、主題詞、提要以及文件級(jí)的原文等基本情況錄入計(jì)算機(jī)，建立基本數(shù)據(jù)庫，這樣可以通過計(jì)算機(jī)檢索提供檔案原件的利用。二是建立基層報(bào)表數(shù)據(jù)庫。在煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立起狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報(bào)表，將各部門要報(bào)送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫中，再按要求進(jìn)行調(diào)整。并根據(jù)上級(jí)的要求和使用情況，及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確地做好基層報(bào)表的填報(bào)工作。
7建立檔案網(wǎng)站
【關(guān)鍵詞】學(xué)生；學(xué)籍檔案；檔案管理
學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級(jí)學(xué)生花名冊(cè)；（3）學(xué)生在籍注冊(cè)表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動(dòng)情況登記表；（6）對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件；（8）實(shí)結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報(bào)審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報(bào)到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號(hào)及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯(cuò)檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門--地市級(jí)教育局（人事局）--縣級(jí)教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。
二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議
1．增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。
2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時(shí)做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對(duì)、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3．加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識(shí)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會(huì)給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動(dòng)提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊(cè)表、學(xué)生成績(jī)、畢業(yè)證書編號(hào)、學(xué)位證書編號(hào)及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。
總之，學(xué)籍檔案與個(gè)人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級(jí)、考評(píng)、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。
【參考文獻(xiàn)】
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1高校干部人事檔案工作存在問題及原因分析
目前高校干部人事檔案工作存在著以下幾個(gè)方面的主要問題：
1.1高校干部人事檔案缺失
在實(shí)際工作中存在著高校干部人事檔案工作人員素質(zhì)偏低的現(xiàn)象，由于他們的業(yè)務(wù)能力不高、責(zé)任心不強(qiáng)，工作中很容易出現(xiàn)差錯(cuò)，從而造成了部分檔案丟失。如在高校干部人事檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作中，管理人員因缺乏基本的檔案管理知識(shí)，不熟悉高校干部人事檔案材料的構(gòu)成情況，該歸檔的不及時(shí)歸檔，或在利用工作中不按有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)等等，都可能造成檔案材料收集不全或丟失。一些檔案沒有報(bào)送高校干部人事檔案管理部門，而是掌握在個(gè)人自己手中。如受上級(jí)業(yè)務(wù)部門表彰，取得第二學(xué)歷等情況下形成的檔案，不及時(shí)報(bào)送高校干部人事檔案管理部門,而是由自己私家珍藏起來。這些檔案掌握在個(gè)人自己手中，就造成了高校干部人事檔案中檔案的缺失，這樣，對(duì)于檔案的利用是極為不利的。高校干部人事檔案的缺失，破壞了檔案的完整性，給全面了解干部的基本情況帶來了困難。
1.2高校干部人事檔案內(nèi)容陳舊，無法真實(shí)地反映高校教職工的實(shí)際情況
目前高校干部人事檔案的內(nèi)容普遍老化,長期以來,高校干部人事檔案的內(nèi)容側(cè)重于記載和反映教職工個(gè)人的社會(huì)經(jīng)歷、政治面貌、思想表現(xiàn)、職務(wù)變化等方面的內(nèi)容,而個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)、能力特點(diǎn)、業(yè)務(wù)專長、工作實(shí)績(jī)等更有價(jià)值的材料則明顯缺乏甚至根本沒有。例如,反映教師教學(xué)任務(wù)完成情況的材料,存放在教師業(yè)務(wù)檔案和部分文書檔案的教學(xué)類中,而科研成果檔案則存放在文書檔案的科研類中或科研機(jī)構(gòu)中等等,形成一人多頭的局面。現(xiàn)有的高校干部人事檔案,在評(píng)價(jià)教職工的政治態(tài)度、思想表現(xiàn)等方面的內(nèi)容時(shí),基本上是千人一面,使用的都是固定的、籠統(tǒng)的政治性術(shù)語、套語,反映歷史情況的多,反映近期情況的少,反映過去面貌的死材料多,反映現(xiàn)實(shí)活動(dòng)的活材料少，根本無法反映教職工的真實(shí)情況和個(gè)性特點(diǎn)。從而使高校干部人事檔案只能提供一些膚淺的內(nèi)容,在人才的選拔、利用、考評(píng)、管理等方面失去了真正意義上的參考價(jià)值。
1.3高校干部人事檔案管理方法單一,管理手段落后,管理水平低
有的高校干部人事檔案的收集、整理、儲(chǔ)存、檢索以及提供利用等一系列業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),仍沿用單一的傳統(tǒng)管理手段,檔案材料的收集靠行政命令,檔案材料的整理靠小作坊式加工,檔案材料的利用靠手工檢索等等。由于受種種舊觀念和人力、物力的影響,高校干部人事檔案管理的手段和方法仍然比較落后。有的還沒有配備計(jì)算機(jī)及其專業(yè)人員,或管理人員缺乏計(jì)算機(jī)應(yīng)用的能力,工作基本上靠手工操作,缺乏基本的管理設(shè)備和先進(jìn)的管理手段。有的高校干部人事檔案管理人員素質(zhì)低,習(xí)慣于默默無聞的保管員角色,缺乏積極探索開拓新路子的精神。美國學(xué)者莫斯說：“開放和利用檔案是檔案工作的最重要的職能之一，如果沒有利用，檔案也就沒有了實(shí)用價(jià)值。”
上述問題在相當(dāng)大的程度上對(duì)于高校干部人事檔案的開發(fā)利用產(chǎn)生了負(fù)面的影響，可以說,高校干部人事檔案工作嚴(yán)重滯后于高等教育的改革和發(fā)展。由上述問題可知，目前高校干部人事檔案還遠(yuǎn)不能適應(yīng)信息化時(shí)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和高等教育改革發(fā)展的迫切需要，這種狀況亟待改變。
2提高高校干部人事檔案管理工作效益的舉措
改革高校干部人事檔案管理,是進(jìn)一步開發(fā)高校干部人事檔案信息資源的需要。高校干部人事檔案應(yīng)該為高校人才的培養(yǎng)、選拔、管理、利用,為學(xué)校的人才隊(duì)伍建設(shè)提供科學(xué)的、有效的、完備的信息,從而促進(jìn)學(xué)校教學(xué)和科研水平的不斷提高,促進(jìn)高校事業(yè)的加速發(fā)展。要達(dá)到這樣的目的,應(yīng)主要從以下幾個(gè)方面入手：
2.1加強(qiáng)高校干部人事檔案管理基礎(chǔ)工作，提高服務(wù)意識(shí)
要全面、系統(tǒng)的進(jìn)行高校干部人事檔案材料的收集、整理與鑒別工作，將收集到的高校干部人事檔案材料嚴(yán)格把關(guān)，確保高校干部人事檔案材料內(nèi)容齊全、完整、系統(tǒng)、真實(shí)、準(zhǔn)確、精練和可靠。要根據(jù)《干部檔案工作條例》的要求，結(jié)合工作實(shí)踐，建立健全七項(xiàng)制度、七種簿冊(cè)，規(guī)范檔案的管理。要充分利用七種簿冊(cè)提高服務(wù)水平、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率，做好咨詢、借閱、利用等服務(wù)，為更好地適應(yīng)新時(shí)期高校干部人事檔案利用的需要發(fā)揮應(yīng)有的作用。要提高對(duì)高校干部人事檔案管理地位的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化建設(shè)，用科學(xué)的理念、體制和手段對(duì)高校干部人事檔案進(jìn)行有效的管理，做好扎實(shí)的基礎(chǔ)工作，為組織人事部門提供及時(shí)、準(zhǔn)確、高效的有關(guān)信息服務(wù)，為高校的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。
2.2轉(zhuǎn)變高校干部人事檔案材料收集的側(cè)重點(diǎn)
高校干部人事檔案管理不同于國家機(jī)關(guān)干部人事檔案管理,不應(yīng)過于突出政治性和保密性的一面,而是必須以高校的發(fā)展為中心，為高校的人事信息資源開發(fā)、利用提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此,首先，高校干部人事檔案材料必須改變過去那種注重個(gè)人社會(huì)經(jīng)歷、學(xué)歷、思想表現(xiàn)、自我鑒定等歷史性內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn),更多地突出個(gè)人的一些現(xiàn)實(shí)的、真實(shí)的工作業(yè)績(jī)和能力。其次,針對(duì)高校干部人事檔案的特點(diǎn)和要求,要客觀地綜合反映和合理利用教師的能力,必須強(qiáng)調(diào)增加教師的能力表現(xiàn)、教學(xué)效果反應(yīng)、教學(xué)科研成果等材料內(nèi)容,包括科研課題的立項(xiàng)與完成情況、教學(xué)任務(wù)的完成與學(xué)生對(duì)教學(xué)效果的評(píng)價(jià)情況、學(xué)術(shù)論文成果與獲獎(jiǎng)情況等等。再次,在通過詳盡的個(gè)人檔案材料來綜合、全面地反映其真實(shí)情況的基礎(chǔ)上，必須進(jìn)一步樹立檔案材料的開發(fā)利用意識(shí)和利用實(shí)效,將相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分類整理、比較、匯總,簡(jiǎn)化手續(xù),為學(xué)校建設(shè)發(fā)展規(guī)劃、人才預(yù)測(cè)與利用等方面提供及時(shí)、全面、公正、客觀的決策參考。
