時間：2023-05-30 10:54:45
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇法院檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、抓好規范化，夯實基礎
人民法院檔案是人民法院在審判工作等活動中形成的各種材料，反映了人民法院貫徹執行黨的路線、方針、政策和國家法律、法令的情況以及人民法院的基本職能，又是人民法院進行審判工作，實行審判監督的重要依據和必要條件。抓好各類檔案規范化是保證檔案管理質量的基礎，是實現檔案保管利用價值的最大化、檔案完整化、檔案檢索便捷化的重要保障。因此在規范化上應做到把好“三關”。
（一）把好“收集關”，基礎材料規范化
法院工作人員，特別是審判一線人員要嚴格樹立“對歷史負責”的高度責任感，嚴格按照法律、法規及上級的要求，認真細致、按時保質地收集各種文字圖表、音像等不同形式的歷史記錄，準確反映整個訴訟活動等工作的全過程，使整個法院檔案形成鏈條式的材料體系，準確完整，從根本上提高檔案質量。
（二）抓好“整理關”，科學立卷規范化
法院綜合檔案室的管理人員要加強對各職能部門檔案工作的督查和指導，職能業務部門要加強與檔案業務部門的溝通與交流，齊心協力抓好檔案基礎建設，制定統
一、科學的檔案整理方案，增強訴訟檔案規范建設的可操作性，提高訴訟檔案建設的整體水平。要把法院系統檔案管理和《中華人民共和國檔案法》相關規定有機的結合起來，從而真正實現基層法院檔案的規范化。
（三）強化“考核關”，促進檔案規范化
針對近年來基層法院書記員新招人員較多，在業務能力上參差不齊，在檔案管理上時有問題發生。因此，這就要求基層法院在加強業務培訓的同時強化考核，使每個相關人員加強工作責任心，深刻認識做好檔案工作的重要性和必要性，從而提高做好檔案工作的自覺性，并通過量化考核，獎優罰劣，彰顯檔案工作在基層法院工作的應有地位。
二、落實制度化，持之以恒
以制度管事，以制度管人是現代管理科學的重要方面，認真落實檔案管理工作的各項制度，是做好檔案管理工作的有力保證和重要手段。在落實上我認為應著重從三個方面：
（一）組織落實
法院的檔案管理是一個科學、合理、合情、合法的鏈條體系，單從哪一個方面，哪一個環節去落實是不夠的，必須從案件受理直至案件審結以及調檔查閱等多個環節，全方位的按照檔案法律和上級的制度去執行，所以法院的檔案管理涉及到上上下下的每一個同志，每一個工作環節，光靠幾個檔案人員是永遠不夠的，這就需要領導的高度重視，并建立一套組織體系，從各項工作的源頭，從案件的起點就一絲不茍地抓好檔案管理，要求各項工作落實到位，形成一級抓一級，一層抓一層，壓力傳遞，人人負責的良好氛圍和責任意識。
（二）不斷完善
隨著社會發展，改革創新的不斷深化，面對新的形勢，原有的制度、規定可能就不能完全適應新的形勢的需要，因此，這要求我們要用創新的理念，創新的思維去不斷地完善和健全規章制度，對已有的檔案管理制度，要根據新近頒發的檔案法規和規定，該廢止的要廢止，該修改的要修改，該制訂的要制訂，從而適應法院檔案發展的需求。
（三）長效管理
牢固樹立長效管理的科學發展理念，摒棄“為爭創而爭創”和“管理達標萬事大吉”的思想，將檔案管理責任落實到法院業務管理工作中去，進一步明確各業務崗位的職責分工，使檔案的收集、整理、歸檔、借閱等工作日常化、規范化、制度化，使歸檔驗收、閱檔審批，借檔催收等制度得到全面規范的落實，從而使基層法院檔案管理工作長效有序的發展。
三、依托信息化，科學發展
法院檔案信息化建設是拓寬檔案服務利用外延，提高檔案服務效能的重要手段。因此基層法院在檔案管理信息化進程中要做好以下三方面的工作：
（一）加強信息化基礎設施建設
軟硬件基礎設施建設是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎。這就要求基層法院在檔案信息化建設過程中要舍得投入資金，在添置必要的硬件設備如計算機、掃描儀、服務器等的同時，亦要積極加大適應基層法院檔案管理實際工作的軟件設備的開發和利用。
（二）加快檔案信息庫的建設
檔案信息資源共享的前提是各類
蓮山課件信息資源數據庫的建設。因此在檔案信息化建設過程中，不光要對室藏檔案數字化，同時還對新生成的文件進行數字化。充分利用計算機技術、掃描技術等多種現代化技術，實現電子檔案與紙質檔案同步歸檔，建立一個有序結構的檔案信息庫，為法院檔案信息在線查詢，交換和共享提供服務。
（三）加大檔案人才隊伍的建設
關鍵詞 數字化 檔案管理 法院審判 信息技術 管理模式
一、引言
人民法院檔案是國家檔案的重要資源，真實地記錄和反映了人民法院的審判工作和其他各項活動，也是社會的寶貴財富。人民法院檔案工作既是基礎工作，也是保障工作，是展示人民法院審判歷史面貌的重要憑證。隨著經濟社會的發展，法院檔案擁有量和使用量日益增多，檔案管理工作的任務日趨繁重。做好人民法院檔案工作，實現規范化、制度化、科學化、便捷化，使其更好地為審判工作服務，具有重要意義。一方面應充分認識檔案管理工作的重要意義。人民法院檔案包括訴訟檔案以及其他各類檔案。訴訟檔案是國家重要的專業檔案之一，是人民法院審判活動的真實記錄，又是人民法院進行審判活動的重要依據和必要條件。同時，訴訟檔案又是審判人員審理案件和執行案件勞動的成果和智慧的結晶。訴訟案件歸檔是實行案件流程管理中的最后環節，法院檔案管理工作是司法政務管理的一個重要方面。另一方面應明確法院檔案管理工作指導思想，即堅持以科學發展觀統領檔案工作，努力建成一個門類齊全、結構合理、管理科學、功能多樣，高效服務，具有人民法院特色的檔案管理工作體系。全面實現檔案管理工作規范化、制度化、科學化、便捷化，充分開發利用法院檔案資源，拓展和延伸服務領域，在保證檔案安全，不泄露國家秘密的前提下，充分提供利用，發揮檔案的社會效益和經濟效益，更好地發揮司法檔案在服務大局，服務審判，服務社會，服務人民群眾方面的重要作用。加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能。西方國家在法院檔案管理中已經形成了一套流程清晰、規范明確、使用便利的數字化管理模式，我們在數字化檔案管理模式上可以充分的借鑒和參考，取其精華為我們使用。
二、數字化檔案管理的意義
法院推行檔案管理數字化建設是適應社會數字化潮流、服務審判管理信息化的必然要求，也是人民法院進一步提高法院信息傳遞速度，節約訴訟資源，方便群眾訴訟的重要手段。可以依托檔案數字管理系統，建立當事人查詢平臺。另外，還可以專門設立電子閱卷室，當事人、律師、公安局、檢察院等需要查閱卷宗，檔案員不需要調出紙質卷宗，只需要閱卷人通過內網提出申請，檔案員審批并網上授權后，閱卷人按照指定權限范圍調取電子卷宗，需要復制件的，可以打印后加蓋檔案室的公章。數字化的檔案管理，可以有效地提高法院在審判過程中檔案管理的檢索成效，推動法院工作進一步提高效率。此外法院檔案工作實行數字化管理后，必將在服務大局、服務審判、服務社會、服務人民群眾等方面發揮更加積極的作用。一是決策層可以通過對匯集的審判業務大數據進行分析，從而全面掌握法院審判運行態勢，及時發現審判業務數據異動，有針對性地作出科學決策，確保法院審判執行工作健康有序運行。二是法官可以利用這個平臺采集數據、分析案件動態，實現二級業務流轉一體化設置；案件上訴后，二審法官能夠及時查看一審案件所有信息及電子卷宗；二審結案后，一審法官能夠及時查看二審裁判結果。
三、法院檔案管理數字化的探索
（一）成立專門的數字化管理隊伍
法院在檔案管理數字化的過程中，要充分重視對于人才的引入和培養機制。數字化檔案管理是一項長期的工作，需要數字化檔案管理隊伍沉下心來，在繁雜繁瑣的檔案中，摸索管理機制，優化檔案管理的流程，提高數字化檔案進程的進一步的推進。數字化的管理隊伍關系到法院在審判過程中檔案管理的成效，作為法院主管部門，要切實的加強數字化檔案管理隊伍的業務培訓和專業素質的提高，把數字化檔案管理成為一項長期的機制落實下來。
（二）采購有力的數字化管理工具
數字化檔案管理中，有力的數字化管理工具是必不可少的。法院在檔案數字化的進程中，要及時地為管理隊伍配好鞍馬，讓他們能夠充分發揮自身的主觀能動性，推動數字化檔案管理的成效。
（三）檔案數字化的過程中，做好監管事務
在數字化的管理中，法院要做好檔案管理的監管責任，對于一些、保密級別達不到公開的要求、案件為完成等的檔案，要在數字化的過程中做好監督保密義務，防止檔案外泄。此外在由于一些檔案時間較長、保存不是很完善，在數字化的過程中要尤為注意保護好檔案資料。領取和交回都要以保護檔案為首要責任的情況下進行，不能因為檔案被掃描、拍照了，對于原檔案就放松了保護和愛惜的思想認識，法院要全面落實監管義務，促進檔案數字化進一步完善。
四、結語
實踐證明，在法院檔案管理中，充分的引入數字化技術的管理，可以有效地提高法院檔案管理成效，方便辦案人員查閱檔案和卷宗。法院在進行開庭審理和相關業務辦理流程中產生的大量紙制文檔憑證、圖像、音頻、視頻等證據資料文件，這些卷宗及庭審資料文件對于法院來說都是關鍵的業務數據，需要對此進行電子化保存留檔及備份，以方便日后業務的溯源和查詢。隨著圖像技術與網絡技術的發展應用，檔案電子影像處理系統已對文件影像化提供了有力的支持。
（作者單位為濮陽中級人民法院）
參考文獻
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作者：王聰 陳民 單位：宿遷學院 宿遷市宿城區人民法院
司法機關卷宗檔案保存現狀及問題
1.司法機關卷宗檔案保存制度現狀。依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施細則》、《機關檔案工作條例》以及《人民法院檔案管理辦法》，各級人民法院設立專門對檔案進行管理的檔案機構，由檔案機構負責集中統一管理本院的包括各種門類和載體的全部檔案。人民法院的檔案機構應當認真負責，積極提供利用，切實為審判工作和其他相關工作服務。對于人民法院各級領導和全體工作人員來說，確保檔案的完整與安全，是他們的共同任務。在監管和指導方面，地方各級人民法院從事檔案工作的檔案機構及其人員，接受上級人民法院檔案機構以及同級檔案行政管理部門的監督和指導。在管理內容上，司法機關的檔案部門負責檔案的接收和整理、檔案的利用、檔案的鑒定和移交以及檔案的保護和防護。
2.司法機關卷宗檔案保存存在的問題。
首先，司法機關由于工作的特殊性，機關的業務工作人員大部分都是國家公務員，從事檔案管理的人員有些是書記員或者法官助理兼任，有些是專門聘用的專業技術人員，這兩部分群體共同構成了目前法院案卷檔案的保存人員。案卷檔案在內容上是案卷，所以在案卷整理上要符合案件進程的法律程序，這樣才能夠更加有序地存檔，為以后的查詢和利用提供方便。同時，案卷檔案形式復雜多樣，不僅有大量的紙質檔案，還有一部分數字形式存在的檔案，這樣對檔案的計算機技術有著一定的要求，在當前無紙化辦公的要求下，很多地區都在進行紙質檔案掃描存檔的信息化建設，這一建設對信息管理的技術要求又更加嚴格了。當然，案卷檔案保存作為一種基本的檔案管理內容，對檔案管理的管理知識也是有著一定要求的。而在當下，司法機關當中從事檔案管理的人群很難能夠同時具備這三方面的要求，即如果由書記員或者法官助理兼任的檔案管理人員，在法律知識方面不缺乏，但是信息管理技術方面就有所欠缺；法院招聘的專業技術人員在信息管理技術方面有特長，但是檔案管理知識和法律知識也是軟肋；對于檔案學專業畢業后經招聘進入司法機關的人員來說，法律知識也有一定的欠缺。因此，就司法機關的檔案管理人員的總和素質上來說，還不能夠滿足當前案卷檔案保存的要求[2]。
其次，司法機關案卷檔案的保存與利用沒有很好的接軌。司法機關案卷檔案的保存與利用是司法機關檔案管理的兩個最為重要的內容，而在當前的檔案管理制度之下，這兩個方面并沒有很好地接軌。法院的案卷調取基本都是臨時緊急性質的調卷，因此存在實體操作先進性，后續再將借卷、歸檔信息輸入信息系統的現象。這種現象就是案卷檔案的保存與利用沒有接軌的表現。之所以會產生這種現象，問題在兩個方面。一方面，在當前的法院檔案保存制度之下，仍然按照傳統的檔案保存方式和保存方法，沒有根據檔案信息化發展需求建立起檔案資源共享電子平臺，缺乏檔案保存與利用的反饋信息平臺，這樣檔案的利用信息和保存信息就不能很快地反映出來，即可能會造成檔案利用上的不便捷，也造成了檔案管理上的不透明；另外一方面，檔案管理人員的服務理念和重視程度不夠。檔案管理部門是非常重要的部門，但是在功能上來說還是一個服務部門而非管理部門，其作用就是既要發揮案卷檔案的社會功用，又要保證檔案的完整和安全。由于檔案管理工作的枯燥和繁瑣，很多檔案管理人員工作態度和工作熱情比較低，這一點就嚴重影響了案卷檔案的利用，是造成案卷檔案的保存與利用的不接軌的原因之一。
最后，目前司法機關案卷檔案的保存模式和管理理念上也存在著一些問題，主要表現在重內不重外，缺乏大局觀。司法機關的案卷檔案形成于審判業務部門的審判業務工作過程當中，但是對案卷檔案的利用卻不局限于審判業務部門，本院的執行部門和其他部門也可能需要利用這些檔案；除此之外，其他法院或者上級法院也經常會因為案件的關聯性或者審判監督作用的發揮等原因，以及監獄管理部門對在押犯人的減刑假釋等處理、檢察機關在偵查或者過程中對案件當事人情況進行確認等等情況也可能需要利用這些檔案。而在當前的案卷檔案保存模式之下，各級法院各自管理本院自身形成的訴訟檔案，在管理上只重層級，不重集中統一。由于大多數基層法院的人、財、物力量有限，實踐中訴訟檔案庫房嚴重不足、檔案人員匱乏成為普遍現象。同時，由于各自為政，不同法院的規定不盡相同，加之實體卷宗使用不便、借閱環節上的安全無法充分保障等特點，導致跨院、跨省借閱訴訟檔案時難度較大，法院之間、檢法之間因此產生的矛盾日益凸顯。這些原因都導致了案卷檔案保存但無法很好地發揮社會效用[3]。
完善司法機關卷宗檔案保存制度的建議
當前的司法機關案卷檔案的保存制度當中存在著案卷檔案保存人員綜合素質不夠、案卷檔案保存與利用不接軌、案卷檔案管理模式和理念陳舊等原因，因此要完善司法機關案卷檔案的保存制度就要從這三個方面著手，首先，在檔案管理人員的選定上，要同時注重法律知識、信息技術和檔案管理知識，在人才選定以后要加強培訓從而保證檔案管理能力；其次，建立案卷檔案資源共享信息平臺，在案卷檔案保存工作的基礎上做好檔案利用的相關工作；最后，加大物質投入和教育培訓，提高硬件設備的同時提升檔案保存人員的大局觀和服務理念。這三個方面又是相輔相成的，任何一個方面做得不足都會影響到整個制度的效用的發揮，因此，在制度改革過程當中要同等對待，同步推進，從人員素質、管理技術、管理模式與管理理念三方面全方位推進，最終達到制度的完善。案卷檔案的保存是司法機關檔案管理的重要內容，目前的管理框架之下存在著諸多的問題，只有從人才選定、資源共享平臺的開發建設以及檔案保存人員的大局觀和服務理念三個方面著手改進才能夠進一步完善當前的案卷檔案保存制度。
關鍵詞：房產檔案；司法協助；現存問題；建議對策
1 引言
隨著經濟和社會的不斷發展，房地產業在社會經濟生活中的地位越來越高，以轉移、查封、注銷等形式的司法協助行為，在房產檔案管理工作中越來越多，也日趨復雜。而且目前我市的房產司法協助工作仍不規范，也缺乏可操作的依據，因此房產司法協助工作是我市房產檔案管理亟待解決的難點工作之一。
2 房地產司法協助行為的幾個重要特點
第一是房產司法協助行為具有強制性。房地產管理部門是具有法定義務的司法協助單位，必須進行司法協助。第二是房產司法協助的依據是已生效的人民法院的法律文書。人民法院在審理案件中，需要查取證據或在基本事實認定的情況下進行最終判決、裁定。人民法院在要求房產管理部門協助執行時，都是生效的法律文書并按照規定的執行程序進行。因此房產管理部門協助執行的依據是人民法院生效的法律文書。第三是房產司法協助執行的對象是提供準確的房產檔案資料。只有已進行房屋所有權登記的、有確切產權歸屬、坐落位置的房產，并且該房產有相應明確的主體。第四是房產司法協助因其標的物價值大，因而房產管理部門所承擔經濟賠償的責任就大，風險也就大。因為它往往對司法案件當事人的利益帶來直接的重大影響。因此提供的房產資料必須做到可靠、合法，否則會遭到行政訴訟。
3 房產檔案在司法協助中的作用
3.1 產權證明的作用
這是房產檔案在司法協助中最基本的功能。房地產檔案是指房地產行政管理部在房地產發證登記、房地產交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動中，經過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的放映產權人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應當歸檔保存的文件材料。它能提供房產的歸屬、數量、歷史價值、變遷過程等情況。在有涉及到房產案件的爭議中，可為司法部門提供準確、詳實的房產資料，作為重要的審判證據。
3.2 協助司法部門實施財產保全的作用
法院在處理涉及房產的財產糾紛案件中，有些案件需要在未審判或未作出判決結論之前，需要及時對爭議標的物房產進行財產保全。房地產的產權是一對一的，有一份房產就該有一份檔案，在執法中不允許搞錯。而有些房產案件訴訟當事人因某些原因不一定能準確提供財產的位置。法院要想及時查封和凍結該房產而不能出錯，就必須依據房產管理部門提供的有關房產的檔案第一手資料，以防相關房產被非法提前轉移和破壞事件發生。這就要求房產檔案管理負責人明確自己的職責，加強自己的法律意識，不做泄露房產信息的人，造成當事人的合法權益被侵犯。
4 目前房產司法協助存在的問題
4.1 工作不規范，業務不熟悉
目前，各個房管部門在司法協助中主要是協助執行人民法院辦理房產查封、預查封、解封及房產信息確認、查詢。但由于市房管部門并沒有完善房產司法協助工作規范規條，形成可操作的文件，同時，相關負責司法協助的都是檔案員兼職負責，導致房產司法協助存在許多隱患。如房產存在抵押、已轉移過戶并出證、轉移過戶中、已有查封、查封到期需要過戶、輪候查封等情況存在并沒有及時告知人民法院執行人員，造成損失。也有相關業務人員并沒有核對實物檔案，沒有查核實物底冊、產權人的情況、按揭合同終止、辦證及轉移、查封情況就隨便告知執法人員。
4.2 房產強制轉移
在受理房產案件時，作為法院并未及時跟進、查閱房管部門的相關檔案，沒能弄清轉移的房產的房產證是否合法、所有者是否符合實際，倉促做了判斷，導致在房產轉移時房產登記相關部門無法協助司法順利執行。也有法院沒能提出相關的要求責令被執行人在規定的期限內辦理相關的房產登記手續，使得當事人本來可以通過合法的手段領取房產證被執行強制轉移。而事后當事人又將法律文書提供出來，要求房產機關辦理房產證相關手續，導致房產登記機關陷入兩難
窘境。
4.3 法律文書問題
對于法律文書的送達，應有相關司法部門親自送達。存在個別法官將法律文書交給當事人，容易造成不必要的矛盾糾紛。還有就是超過協助執行期的問題。很多當事人認為，只要有法院判決書在手就高枕無憂了，未能按時到房管部門辦理相關產權證明，導致當事人合法利益無法順利完成。再有履行要約協助執行的問題。例如有些拍賣，需要房屋過戶的問題。
5 房產檔案在司法協助工作中的相應對策
5.1 必須加強房產檔案管理，確保房產檔案重要證件作用
房地產的買賣、交換、繼承、贈與等權屬變更不斷發生，房屋的拆遷、改造、擴建、注銷等現狀處于不斷的轉移和變更中，房產檔案也必須及時更新，如實做好變更和注銷登記，才確保房地檔案的真實性和連續性。只有這樣，才能更有效地做好房產檔案的司法協助功能。這對于減少房產民事糾紛的發生和避免對房產管理部門的行政訴訟，也是非常必要的。當然，如何能使房產檔案能真實第放映房產的變更情況，還需要產權人和社會相關部門的主動配合。房產管理部門要注意及時做好檔案的跟蹤記錄。
5.2 房產強制轉移的協助執行
在房產強制轉移或做出查封決定需要協助執行的時候，法院必須先對事情做出詳細的、準確的跟蹤調查，對于不符合登記相關條件的房產，不能簡單地執行。對于具有合法的、有效的房產權屬證明，法院應要求當事人先提供相關手續申領房產證之后，再辦理房產轉移。而對于當事人一方不愿意提交房產證的，應建議注銷房產證。
5.3 法律文書的協助執行
凡屬法院出具的法律文書，應嚴格按照法定送達方式送達房產登記機關，避免協助執行過程中出現不必要的矛盾和糾紛。在裁定書、調解書上，要約中設定了債權債務履行的時間設定。建議司法部門先到房產管理部門核實需要查封的房產狀況，登記受理確認后在系統和檔案上做好明確標識和限制處理。實現登記機構與司法部門的無縫
對接。
5.4 加強業務人員的培訓，完善相關操作法規
要對相關司法協助的工作人員進行定期的培訓，熟悉相關的業務。完善相關協助人民法院辦理房產查封、預查封及解封的規定，詳細列明查詢查封解封的工作流程、操作程序、收取資料。同時要標明拒不履行協助義務或未按要求履行協助義務的法律責任。
6 結語
總之，房產檔案的協助工作是法律所賦予的房產管理部門應盡的義務，要堅持做好這方面的工作，一方面需要房產檔案管理部門盡職盡責，依法辦事，把工作做細，使房產檔案真正起到十分重要的證據作用；另一方面還需要立法部門、法院部門以及廣大居民密切配合，為以后的房產檔案管理工作打下堅實基礎。
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關鍵詞：檔案數字化；保密；訴訟檔案；審判事務
目前，全國各級法院正在全力推進檔案數字化工程， C法院Y合院內工作實際，在沒有預算經費的情況下，以專項項目形式向市政府申請檔案數字化專項經費，C院檔案數字化工作探討，更多的是側重于對檔案數字化實踐過程中可能出現的保密問題進行思考，以“防患于未然”，為下一步檔案數字化工作的順利推動夯實基礎。
1 檔案工作在審判事務中的比重不斷加大
1.1 結案標準化下的全過程參與
在C市全市兩級法院全面實施辦案流程靜默化監管、結案標準規范化規定以來，檔案工作由以往的被動接收訴訟檔案轉化為辦案過程中的流程參與，以歸檔結案、過程卷與檔案卷同質、電子卷宗與紙質卷宗同步的全新檔案工作模式已初顯成效，檔案工作逐步由幕后接收走向過程參與，檔案部門也成為訴訟檔案形成的重要一環，檔案工作迎來更多的機遇與挑戰。
1.2 司法公開與審判秘密“博弈”的見證
如今，司法公開成為審判大環境，訴訟檔案作為審判工作秘密的原始記錄，更承擔著權衡公開或保密的重要職責。2014年最高院和國家檔案局聯合印發《人民法院訴訟檔案管理辦法》和《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》，積極回應在司法公開背景下如何進行訴訟檔案管理問題[1]。訴訟檔案由一般情況不對外提供利用到全部正卷材料均可對外公開，檔案見證了司法公開大時代的到來。
1.3 非工作重心下的大手筆投入?――檔案數字化
眾所周知，法院工作的業務中心為審判，檔案始終只是審判業務的忠實記錄者、竭誠服務者。此次檔案數字化工作，僅C市C院一家基層法院，就是兩三百萬元的項目經費，這對如今日常審判業務繁重，工作經費緊張的任何一家法院，都需傾盡全院乃至地域之力來共同推動，而全國范圍內各級法院已然紛紛行動，僅此一點便足以說明檔案工作正得到前所未有的支持和重視。
2 檔案數字化過程中的潛在風險
國家檔案局局長楊冬權在2013 年底全國檔案局館長會議上講話時指出檔案外包中存在的隱患，強調要“嚴防外包服務中檔案失泄密。”[2] 檔案數字化工作是保護檔案原件安全、建立方便人民群眾檔案利用體系的有效途徑。在這項工作中，安全保密高于一切，是檔案工作的生命之線和底線。
2.1 庫藏檔案數字化加工中存在的風險
檔案最重要的屬性即它的原始記錄性。而庫藏檔案數字化加工首先即是在損害這一屬性基礎上的拆卷、加工、還原，不可避免的會對檔案造成一定的損傷。C市C院的庫藏訴訟檔案大多未分立副卷，基于此，數字化加工機構即獲取了可能本屬審判秘密的全部卷宗內容。同時，鑒于外包公司的非法學專業性，其對于應屬于副卷信息的重點標注是否完全可取，是否自行擴大或縮小了不公開范圍，并無十足把握。
2.2 新生檔案過程卷數字化的安全
庫藏檔案數字化加工完成后，以市中院審判輔助事務剝離為原則，最大限度服務審判中心工作，外包公司將一并參與訴訟檔案過程卷的掃描整理。而過程卷因審判流程繁瑣流轉時間較長，且多為未進行裝訂整理的零散材料，卷宗轉接過程中出現遺失的可能性較大，案件材料齊全完整存在未知風險。一旦在訴訟過程中卷宗材料丟失，可能對審判結果產生直接影響，則可能有損司法權威，浪費司法資源，而且對司法公信力產生直接沖擊。
2.3 項目交接時的細節與保密
檔案外包服務將法院內部分工轉化為與外包公司的對外合作，交接手續繁多且重要。檔案實體移交時的實體安全、數字化成果交接時的數據安全、數據備份時的存儲介質管理等細節問題，都存在各種潛在的失泄密風險。比如數字化成果的驗收與交接，就涉及數字化加工所使用的計算機、掃描儀等設備，數據載體，網絡環境，加工系統等多方面的安全管理。在將紙質檔案轉化為數字化信息的全過程，即是依托數字技術將有形檔案轉化為無形數字信息的重大工程，其保密工作的重點，也必然擴展到信息數據、存儲載體、元素背景等全方位的保密[3]。
3 存在問題的解決對策及思路探討
3.1 建立檔案與保密工作聯動機制
頒布相關規章制度，逐步建立檔案工作業務檢查和保密檢查的聯動機制，理順檔案管理部門和保密部門的協作關系，及時溝通，憑借多方力量共同處理檔案工作中存在的各類安全隱患 [4]。可實時主動邀請檔案管理部門和保密管理部門共同參與到檔案數字化工作的開展過程中，接受多方監督檢查，提前預知防范查漏補缺。
3.2 完善有效的監督機制及救濟途徑
制定檔案數字化各項操作規程、規章制度、監管機制，要求檔案數字化服務公司嚴格按照流程操作，并在實踐過程中根據可能問題實時調整完善。實行法院檔案數字化專職人員的外部監管和數字化外包公司項目管理人員的內部約束相結合的監督機制，形成有效的錯誤倒查、績效目標考核管理制度。針對新生檔案過程卷掃描中可能存在的丟失風險，提供可供選擇的多種救濟途徑，備出各項救濟方案，提前將風險預留在可控范圍內。
3.3 培育一批具有專業素養、高尚職業道德的保密、檔案專業人才
市場需求的激增導致當今所謂檔案數字化專業服務公司質量參差不齊，挑選具有資質、豐富檔案加工經驗、良好行業信譽的外包公司是檔案數字化工作成敗的關鍵。另一方面，法院檔案管理人員檔案數字化工作經驗不足，加工標準把握不嚴，對檔案數字化工作存在畏難情緒。制度、標準、項目的最終實施都在于人，精湛的專業技能、良好的職業道德及強烈的工作責任心是工作質量高低的核心影響力，培養一批具有專業素養、高尚職業道德的保密、檔案專業人才已迫在眉睫。
參考文獻
[1] 顏研生.淺析訴訟檔案的公開[J].北京檔案.2015，（5）.
[2] 洪檔字[2014]10號，關于加強檔案數字化和檔案信息化服務安全工作的通知， 南昌市人民政府網站.
百里挑一壓重擔
“檔案人員的選拔，要注重事業心、責任心，但光有這些還遠遠不夠，還必須具備一定的調研能力和文字水平。”院黨組書記、院長李學謙如是說。
1998年，老檔案員退休離崗，在物色新檔案員時，引發了一場議論。法院干警，崇尚的工作是頭頂莊嚴的國徽，在審判庭上敲響代表公平和正義的法槌。與審判一線工作相比，檔案工作比較清苦，也不容易出什么成績，從來沒有一名干警主動地找到院領導，要求從事檔案管理工作。因而，檔案人員的任用，往往都是安排那些年紀大的、身體差的、不能勝任審判一線工作的同志擔任。但這次，主要領導一改常規，把檔案管理員的挑選視線，放在了全院100多名干警當中。
百里挑一選人，當選者定當是優秀者。
佟文福，男，36歲，大學本科，部隊轉業。在部隊時從事機關工作，對信息理論有獨到見解，曾多篇……
分管院長的提名得到領導們的一致同意。
作為基層國家審判機關昌樂法院，處在全縣矛盾糾紛處理的第一線。近年來，隨著各項工作的全面開展，每年審理、執行1萬件左右的案件，產生近2萬冊檔案。
“這些訴訟檔案都是人民法院審判工作的客觀反映和真實記錄，是黨和國家的重要專業檔案。管好、用好這些檔案，依法發揮審判機關打擊、保護職能，對于促進社會穩定和經濟發展，意義非常重大。”
分管院長一番語重心長的交談，年輕的新檔案員沉著地點了點頭。
每天一上班，接收業務部門的歸檔，忙于檢查、清點、登記、入庫，嚴格把關；庫房管理，忙于檢測記錄溫度濕度、調控滅菌機、除濕機等設備，認真細致；接待利用者，本院干警、公安機關、人民群眾……，應接不暇。新檔案員的工作得到了領導和同志們的認可。
一些需要潛心研究的工作只好安排到業余時間。于是，值班干警常常會看到他節假日進出的身影和夜晚辦公室明亮的燈光。
科技強檔顯神威
檔案室是個需要花錢的部門，而昌樂法院舍得花錢。總計200余平方米的大、小3個庫房，存放著1948年以來的各種載體的檔案86074卷、109731件。按照要求配置密集架，“九防”設施、設備以及其他裝具、工具，平均每年都要投入三四萬元，這對于一個經濟條件相對落后的基層法院，已經是一筆不小的開支。
但資金的束縛，沒有困擾住領導者決策的手腳。該院領導一班人充分認識到科技對于檔案管理工作的重要意義，勤儉持家，把有限的資金用在了刀刃上。
2001年，投資70余萬元，組建了機關局域網，實現了與五處派出法庭廣域聯網，為電子檔案數據網絡傳輸建立了先進的平臺和通道，客戶端計算機數量滿足了干警輸入數據的需要。
2003年，投資30余萬元，組建檔案庫房智能報警系統和院機關多媒體數字監控系統；安裝專用業務軟件，實現了電子檔案自動生成。
2005年，投資20余萬元添置微機服務器和網絡安全設備，解決了存儲容量和檔案數據安全問題；安裝LED案件信息顯示系統、觸摸屏自助查詢系統，方便了檔案查詢、利用。
檔案信息數字化是一項新工作。他們積極探討，研究制定電子檔案的管理辦法，制定了訴訟檔案電子歸檔制度并下發執行。為解決老舊檔案的電子化問題，他們組織了20名兼職檔案管理員，歷時三個月，完成了7萬余冊舊存檔案電子數據錄入工作，實現了全部室藏檔案電子檢索，從而全面提高了檔案管理、利用工作的質量和效率。他們撰寫的論文參加全省法院系統檔案論文評比獲一等獎，經驗文章在《中國檔案》雜志、《中國信息報》等多家報刊發表。
服務社會課題大
檔案工作，優良裝備是根基，規范管理是主干，熱情服務是枝葉，深入調研才會結出碩果。為此，早在1998年，他們便擬定了開發利用訴訟檔案，服務穩定發展大局的調研課題，通過五年的實施，為本院、各級各地政法機關和企事業單位、人民群眾提供檔案信息資源服務，共接待訴訟檔案利用者4808人次，提供查(借)閱訴訟檔案16169卷、21611冊，充分利用了檔案信息資源，有力地打擊了刑事犯罪，保護了企事業法人、人民群眾的合法利益，為服務經濟發展、維護社會穩定起到了積極的作用。僅以確切事例統計，1998～2003年，該院檔案為本院執行工作提供重要依據，為當事人避免以及挽回經濟損失11124．40萬元；為保證裁判的正確性，避免、挽回當事人損失30．41萬元；為企事業單位、人民群眾提供證據、證明，實現的經濟效益32．99萬元。 項目的實施，為各級政法部門發揮職能作用，打擊懲治各類犯罪提供了依據，為法院各類審判工作提供了必要的條件和重要依據，為法院開展法制宣傳提供了翔實的資料，為維護企事業單位、人民群眾的合法權益提供了可靠保證。
千里檔案一線傳
鏡頭一：
2002年5月的一天，檔案員剛上班，辦公桌上的電話鈴響了。
“您好，這里是昌樂法院檔案室。”
“您好，我們是唐山市公安局刑警大隊……”
不等對方說明，檔案員馬上意識到又是借閱檔案的事。他順手翻開電話記錄本，一邊接聽電話，一邊不停地記著。
原來，河北省唐山市公安局刑警大隊抓獲了一個犯罪團伙，主犯供述曾因搶劫罪被昌樂法院判處兩年有期徒刑。因偵破案件需要，打來長途電話聯系查閱有關刑事案卷。
“您不用派人前來。只要出具一份公函，寫明需要我們幫助解決的事項，傳真過來。我們找好有關卷宗材料后給您傳過去就可以了。”
十分鐘后，一沓案卷材料傳到了唐山市公安局。
這就是他們利用傳真通訊手段，為外地政法機關服務的一幕。
在以前，外地政法機關查閱檔案，總是一路風塵仆仆，千里迢迢趕來。路上辛苦不說，這一來一回，起碼得兩三天的時間，而且連吃帶住，加差旅費，花費可不少啊!
分管院長在聽到檔案員匯報這件事時，高興地說：“我們多花一點電話費，可以節約對方的差旅費；我們多做些工作，可以節約兄弟地區的警力。更重要的是，時間就是效率，這在案件偵破工作中是花錢也買不到的。”
鏡頭二：
2005年11月28日，常年在廣東東莞某電子廠打工的昌樂縣馬宋鎮村民馬某風塵仆仆地趕來，稱原來離婚時的法院裁判文書丟失，前幾天回老家再婚登記時受阻，請法院幫忙查找或補辦。雖然已到下班時間，但是檔案員還是熱情接待了他，并熟練地利用微機檢索，不到一分半鐘，就從10萬余冊檔案中查找到了馬某離婚時的法院裁判文書。此時的馬某如釋重負，連連稱謝。 這些看似不起眼的小事，正是近年來他們規范管理、熱情服務，司法為民、便民、利民的一個縮影。
枝繁葉茂展碩果
一分耕耘就有一分收獲。心血和汗水，必將贏得歡歌和贊譽。
由于領導者的重視和檔案工作者辛勤努力，昌樂法院檔案工作取得了一系列成果，檔案工作的成績得到了上級黨委、檔案業務主管部門和上級法院的充分肯定。
1999年檔案管理通過規范化目標管理省一級認定。
2004年3月被評為2000-2003年度市檔案工作先進集體，受濰坊市委、市政府表彰。
2003年、2004年和2005年，連續三年分別榮獲省開發利用檔案信息資源成果一、二、三等獎。
檔的本義為橫木框格；案的本義為長方形桌子。以乎與我們現在所稱的檔案相去甚遠，但并非風馬牛不相及。從詞義的演變和檔案歷史淵源方面考證，選擇檔案一詞，并賦予它現代含義，是歷史的選擇，反映了中國方塊字強大的生命力。
檔案一詞，在我國歷史上，各朝各代有不同稱謂。商代稱檔案為“冊”，據郭沫若考證，早在甲骨文中已有“冊”字，是連結木牘竹簡的象形字。我們至今仍將檔案、圖書以“冊”為計量單位，是沿用其義。周代叫“中”，即官府的簿書。“治中”即整理案卷，也是一個官位的職稱，“史”字就是史官右手執“中”寫史的象形字。秦漢時代稱檔案為“卷”，卷是簡牘和縑帛沿左右或上下軸曲卷起來保存的意思，我們今天仍將檔案、字畫以卷為保管單位，蓋出于此。漢代以后稱檔案為“案”，人伏于桌子上書寫文件，稱為“伏案”寫作，“伏案”一詞，沿用至今，仍然新鮮活潑。唐宗以后，檔案多稱“文案、”“案卷”、“簿書”等等。
檔案二字組成聯合詞組，是中華民族優秀傳統文化大融合的結果。明末清初，滿人入關前，用木片作文字書寫材料，文案處理完畢，橫豎成行掛在墻壁上，叫“牌子”、“檔子”。滿人奪取政權，建立大清帝國后，雖改木片材料為紙質材料書寫文件，但仍習慣稱“檔子”，而廣大中原地區的紙質文件材料，則稱為“案”或“案卷”。因此，滿漢融合之后，便把辦理完畢保存起來的本質和紙質文件，稱為“檔案”，一直沿用至今。
到了近現代，人們又賦予“檔案”新的外延和內涵。我國有關方面的學者對檔案定義進行了長期不懈的研究探討，也有各種不同模式和表達方式。
1937年何魯成所著《檔案管理與整理》表述為：
“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯集編制留待參考之文書”。
1960年《檔案工作》雜志第1期社論表述為：
“檔案是本機關在工作和生產中形成的，具有一定保字價值的，并且經過立卷歸檔，作為真實的歷史記錄集中保管起來的各種文書材料。”
1980年上海辭書出版社出版的《辭海》表述為：
“凡具有查考使用價值，經過立卷歸檔集中保管起來的各種文字材料，包括收發電文、會議記錄、電話記錄、人事材料、技術文件、出版物原稿、財會簿冊、印模、照片、影片、錄音帶，以及具有保存價值的各種文書。”
1985年國家檔案標準局的《情報與文獻工作詞匯基本術語》和《檔案著錄規則》表述為：
檔案是“國家機構、社會組織和個人從事政治、經濟、科學文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態的歷史記錄。”
1987年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法》第二條表述為：
“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織和個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。”
1988年吳寶康主編的《檔案學概論》表述為：
“檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄。為了簡便起見，也可表述為：
檔案是原始的歷史記錄。“
中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》對檔案定義的表述是：
“國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。
2001年，馮惠玲、張輯哲在《檔案學概論》中表述為：
“檔案是社會組織或個人在社會實踐活動中直接形成的具有清晰固定的原始記錄作用的固化信息。”
以上幾種，是常見的有關檔案的法律、法規、專著和有關文件資料對檔案定義的不同表達形式，各種不同定義，反映了不同歷史條件、社會背景、觀察角度和側重范圍。表述方式，各有千秋，異同互見。但都分別反映了檔案定義的基本要素，概括了檔案定義的內涵和外延。集中突出了檔案的來源和形成的原因，是人類在實踐活動中形成的；突出了檔案之所以需要保存的因素和范圍，是那些有保存價值的物質存在；突出了檔案的主要特點和基本性質，是廣義的文書、文件、信息、信息資料的歷史記錄、真實記錄、真實歷史記錄、原始記錄、原始的歷史記錄、固化信息等等。
2、訴訟檔案定義
訴訟檔案，即訴訟案件檔案。給訴訟檔案下定義，必須明確訴訟檔案的內涵和外延，揭示訴訟檔案的本質屬性，把握訴訟檔案與其他相關檔案的聯系和區別。
建國以來，我國檔案界和最高人民法院有關著作和文件，對訴訟檔案定義分別從不同角度進行了研究和概括，形成了幾種不同的表述方式：
“訴訟檔案是由訴訟文書轉化而成的。任何一個案件在訴訟過程中所形成的文書材料，經過系統整理工作，作為歷史記錄而歸檔保存起來，就是訴訟檔案”。
-摘自陳兆、沈正東主編《最新檔案工作實務》，中國檔案出版社，1996年版。
“訴訟檔案是指人民法院、人民檢察院和公安機關依法進行訴訟活動中直接形成的、具有查考利用價值的、并按有關規定立卷歸檔，集中保管起來的訴訟文書材料和聲象材料。”
-摘自最高人民法院檔案處《訴訟檔案講義》，宇航出版社，1990年版。
“訴訟檔案，是人民法院行使國家審判權，完成基本職能任務，進行審判活動的真實記錄。”
-摘自祝銘山主編《中國法院訴訟文書教程》，中國政法大學出版社，1996年版。
“訴訟檔案是國家重要的專業檔案之一，是人民法院審判活動的真實記錄，是做好審判工作，實行審判監督的重要依據和必要案件。”
-摘自最高人民法院法辦發（1991）46號《人民法院檔案管理辦法》。
“訴訟檔案，是人民法院審判活動的真實記錄。”
-摘自最高人民法院法辦發（1991）46號《人民法院訴訟檔案管理辦法》
為了更加深刻確切地揭示訴訟檔案的本質屬性和內涵與外延，對訴訟檔案定義還可以進一步表述為：
訴訟檔案是法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人依法共同進行訴訟活動形成的，具有查考利用價值并立卷歸檔保存的原始信息記錄。
確立這一定義的基本指導思想是：從訴訟檔案管理學角度出發，以我國實體法、程序法、有關司法解釋和檔案法為依據，以《人民法院檔案管理辦法》、《人民法院訴訟檔案管理辦法》關于訴訟檔案的定義為基礎，參考借鑒前述訴訟檔案定義中的精華，吸收法學、檔案學研究的最新成果，適應審判實務和訴訟活動的新發展，力圖全面準確地反映訴訟檔案本身所具備客觀屬性。譴詞造句盡量與有關法律法規和規章制度的標準提法保持一致，但在訴訟檔案的外延和內涵上，對前述定義有所突破與創新，表述方法亦略有變通。
本定義與過去所有關于訴訟檔案定義最顯著的不同之處，在于貫穿了現代法治精神和司法觀念，首次將法院與訴訟當事人及其他訴訟參與人并列，在訴訟活動主體上，適當淡化法院的職權主義，適當突出當事人主義。因為如果沒有原告與被告，沒有上訴人與被上訴人，沒有申請執行人與被執行人就無所謂訴訟。沒有雙方當事人及其他訴訟參與人參與訴訟活動，則法院審判活動必定是無源之水，無本之木，訴訟活動就難以進行或不能進行。所以，使用“法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人依法共同進行訴訟活動”的表述，這是在前述定義基礎上有所突破與發展的新觀點，也與有關法律規定一致。
本定義所稱“法院”，指全國各級人民法院和軍事、海事、鐵路等專門法院，即泛指全國各級各類法院。之所以用“法院”而不用“人民法院”，是因為“人民法院”可作廣義和狹義兩種解釋，而“法院”則沒有歧義，也不致引起誤解，其準確性與簡約性不言而喻。
本定義所稱“訴訟當事人及其他訴訟參與人”，指依照法律規定和訴訟需要參加訴訟活動、享有一定訴訟權利和承擔一定訴訟義務的人。檢察機關代表國家行使檢察權，提起公訴和抗訴，是一個比較特殊的訴訟參與人。但它在訴訟中相當于原告的地位和作用，與公民、法人的地位和作用沒有根本區別，因為控辯雙方當事人，在訴訟中的地位是平等的。
本定義所稱“訴訟活動”，就是法院通常所稱的“審判活動”，嚴格限定在我國三大訴訟法界定的訴訟范圍之內，即狹義的訴訟活動，不作廣義解釋。
本定義所稱“原始信息記錄”，主要指法院制作并使用的具有法律效力或法律意義的訴訟文書材料，當事人和其他訴訟參與人制作或提供的各種具有法律意義的訴狀、證據材料（包括實物）等，法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人在訴訟活動中形成的圖象、聲音、數字化磁盤、光盤等，就其物質形態而言是廣義的。排除了不屬于上述三大訴訟法界定的訴訟活動的原始信息記錄。
3、訴訟檔案概念的基本含義
訴訟檔案概念的基本含義有如下幾個方面：
（一）訟檔案產生于法院的審判權。只有法院才具備產生、收集、立卷、保存訴訟檔案的國家權力、法定資格和必要條件，除法院以外的任何機關、團體和個人，都沒有這種權力、資格和條件。許多法人和自然人收集保存的檔案門類可能比較齊全。如行政文書檔案、會計檔案、人事檔案、基建檔案等等，各個機關單位都能夠產生和形成，事實上許多單位大都建立了一個門類比較齊全的綜合檔案室，但唯獨產生不了訴訟檔案。全國唯有法院一家因行使國家審判權而產生訴訟檔案。公民、法人因參與訴訟活動所形成的自已保存的訴訟文書材料，可以稱作訴訟檔案，但不是本文討論研究的范疇。
（二）訟檔案來源于法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人。依照我國憲法和法律規定，法院依法獨立公正地行使國家審判權，但首先必須有雙方當事人及其訴訟檔件，才有法院審判活動，否則既無訴訟也無訴訟活動，談何訴訟檔案！訴訟檔案的來源實際上由兩大部分構成，一部分是法院產生的訴訟文書材料，一部分是當事人及其他訴訟參與人提供的訴狀和證據材料。公安機關（含國家安全機關，下同）、檢察機關，雖然依法行使偵查權、檢察權，也產生司法文書材料，這些司法文書材料，只有進入法院訴訟程序以后，才是真正意義上的訴訟活動原始信息記錄，才能最終成為訴訟檔案的一部分。
（三）訴訟檔案是法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人依法共同進行訴訟活動直接形成的。依法，是法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人共同進行訴訟活動的前提條件，也是訴訟檔案產生和形成的必要條件。依法訴訟，依法制作、依法使用，依法產生或提交的具有法律效力或法律意義的訴訟活動原始信息記錄，依法按一定規則立卷歸檔，才能轉化為訴訟檔案。
（四）訟檔案是具體案件訴訟活動的原始信息記錄。只有具體個案訴訟活動的原始信息記錄，才能轉化為訴訟檔案。一個具體訴訟案件，一般分為告訴、申訴、公訴、抗訴、收案、立卷、證據交換、庭審、合議、宣判、執行、送達等程序，訴訟活動展開的過程，就是訴訟活動原始信息產生和記錄的過程。法院收到當事人及其他訴訟參與人的訴狀并決定立案，標志訴訟活動正式開始。當事人及其他訴訟參與人收到法院的裁判文書，并將送達回證退回法院，標志著一個具體案件訴訟活動結束，原始信息記錄到此為止，且不能更換、修改或丟失。凡事后編寫、添加、修改的，都不是原始信息記錄。諸如案例匯編、裁判文書匯編等等，都不具備訴訟檔案必備的基礎要素，不能轉化為訴訟檔案。違法的和虛假的訴訟活動原始信息記錄，也有可能依法定程序而產生，并轉化為訴訟檔案。但卻由于其信息記錄的原始性，確保了“違法的和虛假的”真實性，即訴訟檔案的原始信息記錄，維護和再現了違法的真實和虛假的真實。
（五）訴訟檔案是具有查考利用價值的訴訟活動的原始信息記錄。有沒有查考利用價值是訴訟活動的原始信息記錄能否轉化為訴訟檔案的基本標準。并不是所有訴訟活動的原始性信息記錄都有查考利用價值。如法官辦案的工作日記，法官擬制的各類訴訟文書提綱，未成形也未報批的各類訴訟文書草稿，合議庭因分析案情需要勾畫的涉案人物關系或事件因果關系的草圖，庭審法官｀主持庭審所列提綱或爭議焦點，訴訟當事人及其他訴訟參與人在庭審中的發言提綱等等，雖然是訴訟活動的原始信息記錄，但有的不具有查考利用價值，有的已通過別的形式，如裁判文書、庭審記錄等，形成了具有法律效力或法律意義的訴訟文書材料，所以，不必將它們轉化為訴訟檔案。
（六）訴訟檔案是經過立卷歸檔保存的訴訟活動的原始信息記錄。依照法律法規立卷歸檔，集中保存，是訴訟活動原始信息記錄轉化為訴訟檔案的必然要求。訴訟活動原始信息記錄，經過有機組合、立卷歸檔、集中保存起來之后，與訴訟活動過程中的原始信息記錄有了很大區別。它們發揮的作用在立卷歸檔前后是截然不同的。零散的訴訟活動原始信息記錄，立卷歸檔前，屬于訴訟文書材料；按照一定規則立卷歸檔后，成了訴訟檔案，其稱謂和存在形式發生了變化；辦理移交歸檔手續后，保管單位發生了變化；如果當事人上訴或檢察機關抗訴，一個一審案件的訴訟檔案，全部成了二審案件訴訟活動的重要依據和必要條件；一個案件訴訟活動的原始信息記錄只是該案的訴訟文書材料，一旦立卷歸檔入庫集中統一保管后，則成了國家檔案的組成部分。
4、訴訟檔案與相關檔案的聯系與區別
（一）訴訟檔案與偵查檔案
在刑事訴訟活動中，公安機關的偵查文書和意見書，通過檢察機關依法進入法院訴訟活動并在訴訟活動結束后，轉化為訴訟檔案的一部分，法院稱其為“偵查卷”或“公安卷”。未進入訴訟活動的偵查文書，不能轉化為訴訟檔案，也不能稱作訴訟檔案。
（二）訴訟檔案與檢察檔案
檢察機關的檢察文書，主要指書、抗訴書、證據材料等，依法進入法院訴訟活動，并在訴訟活動結束后，轉化為訴訟檔案的一部分，法院稱其為“檢察卷”“卷”或“抗訴卷”。未進入法院訴訟活動的檢察文書，不能轉化為訴訟檔案，也不能移作訴訟檔案。
（三）訴訟檔案與訴訟證據鑒定文書檔案
訴訟證據鑒定文書檔案，主要指涉案標的物鑒定文書檔案。包括動產、不動產等有形資產和無形資產的價值評估等訴訟證據鑒定活動中產生的原始信息記錄，它與訴訟檔案屬于不同門類的檔案，應當單獨分類立卷歸檔。但與訴訟檔案有密切聯系。訴訟證據鑒定文書檔案是鑒定結論的原始依據和憑證，而鑒定結論具有法律意義，屬于一種獨立的訴訟證據，是當事人的呈堂證據，也是法院審判、執行的依據，經過庭審質證、認證后，成為訴訟活動原始信息記錄的一部分，應列入涉案訴訟文書材料，隨卷歸檔。
（四）訴訟檔案與法醫學鑒定文書檔案
法醫學鑒定文書檔案，是按照法醫學鑒定程序，運用現代科學技術，為查明和確定案件真實情況，提供科學證據的原始性真實記錄，它與訴訟檔案屬于不同門類的檔案，以活體檢驗、尸體檢驗、文證審查、物證檢驗、現場勘驗等為類別，按年度和一人（件）一號的原則，單獨立卷歸檔。1991年12月24日，最高人民法院頒布的《人民法院法醫學文書立卷歸檔辦法》，對鑒定文書材料的收集、排列、編目、卷宗裝訂、歸檔的原則和方法作了明確規定。法醫學鑒定結論具有法律意義，是法院和法官辦案的依據，屬于一種獨立的訴訟證據，應列入涉案訴訟文書隨卷歸檔。
（五）訴訟檔案與法院行政文書檔案
法院行政文書檔案，是指法院訴訟文書以外的各種行政文書（含黨、政、工、團等文書）。凡是反映法院工作活動，具有查考利用價值的司法行政文書材料，均必須立卷歸檔。它與訴訟檔案屬于不門類的檔案，單獨分類立卷歸檔。許多行政文書涉及訴訟活動的決策部署、督促反饋、總結報告、調研成果等等，雖與訴訟活動密切相關，因不具備訴訟活動原始信息記錄這一本質特征，仍屬于行政文書。但部分行政文書也同時被列入訴訟檔案的副卷歸檔保存。如：有關案件的請示、批復，上級領導機關和領導同志對案件的批示和監督函，人大代表、政協委員對案件的書面建議案、提案、意見、建議，以及法院對上述案件的辦理報告和答復函等等，依照《人民法院行政文書立卷歸檔辦法》應當歸入行政文書檔案；依照《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》應當歸入訴訟檔案，這樣的規定是完全正確的，因為它們同時具備了上述兩種檔案的屬性。將這些行政文書歸入訴訟檔案，是因為它與案件有密切關系，可能對案件的訴訟活動或裁判結果產生影響。
（六）訴訟檔案與審判委員會記錄
審判委員會記錄，是最高權威的訴訟活動原始信息記錄，理所當然屬于訴訟檔案應當立卷歸檔的范圍。審判委員會原始記錄必須保持其連續性和完整性，而一次審判委員會討論的案件不止一件，將原始信息記錄歸入訴訟檔案存在工作上和技術上的不便。因此，在審判實務操作上便出現了多種不同的技術處理辦法。一種是將一次審判委員會討論數件案件的全部原始記錄復印或復制數份，分別存入本次會議所討論決定的案件案卷歸檔；第二種是審判委員會討論案件時，除會議記錄之外，同時請所討論案件的法官或書記員到會另行單獨記錄，再由書記員入卷歸檔。第三種是審判委員會每次會議都保存一套完整的原始記錄，以保持審判委員會記錄的連續性和完整性，并作為訴訟檔案的一個獨特的類別單獨立卷歸檔。同時以該原始記錄為準，將審判委員會討論決定每個案件的結論，按照固定格式和規范程序，經全體委員簽名或經會議主持審簽后復制數份，加蓋審委會印章交由案件承辦人或書記員作為辦案依據入卷歸檔。筆者認為前二種辦法，各有弊端，不宜采用，第三種辦法符合有關法律和規定的要求，簡便易行，應予推廣。
孫守軍同志在平頂山市石龍區法院辦公室負責機要保密、印章管理、司法統計、檔案管理、勞資、外聯等工作，他以“辦公室是全院的中樞神經，是溝通上下的橋梁和紐帶，干好辦公室工作，發揮好服務作用，與審判工作同樣重要、神圣”為信念，不斷提高自身修養，在平凡的崗位上做出了較為突出的貢獻。石龍區法院的機要保密、檔案管理、司法統計等項工作，連年被評為市級先進。孫守軍同志因工作成績突出，2002年被石龍區區委、區政府評為全區辦公室系統先進個人，2003年12月30日被平頂山市中級人民法院榮記個人三等功一次。
一、鉆研政治業務理論，不斷提高自身修養。
辦公室工作點多面廣，因此孫守軍同志把努力提高自己的各項專業知識和法律專業技能作為長期奮斗目標孜孜以求之，除了參加市、區、上級法院組織的各種政治業務培訓外，他還報名參加了四川大學法律專升本遠程教育和中央黨校專升本函授班，并取得了本科學歷，同時他注重書本知識和實際工作相結合，向領導求教，向經驗豐富的老同志學習，干中學，學中干，逐漸成為辦公室工作的“行家里手”。
二、牢固樹立服務意識，勤勉敬業，無私奉獻。
辦公室人員少、工作頭緒多，他就一個人兼做多項工作，寧肯自己多出力流汗，從未影響全院整體工作。在機要保密工作中，他經常參加院里審委會、院務會等重要會議，擔任記錄工作，從未出現過跑風漏氣現象；在日常文件收發登記、歸檔工作中，他認真細心地管理好每一份文件材料，從沒有發生過丟失事件；作為印章管理人員，他嚴格落實用印審批登記制度，切實杜絕違反規定事件發生；在財務和統計工作中，他凡事往前趕，不等不拖，確保全院帳清物明，統計數字確鑿無誤；為了確保石龍區法院檔案管理市頒一級水平，他除了督促各業務庭搞好案卷按期歸檔外，加強了對各庭檔案工作的業務指導，對于自己能解決的問題，不推不卸，靜下心來，登記下來一本一本地認真整理，并建立了案卷目錄、全案介紹等，全市法院檔案大檢查中，受到了市中院檢查組的充分肯定和通報表揚。版權所有
三、他以實際行動表達了人民法院干警對黨、對人民、對法律的赤膽忠誠。
在2003年全國上下抗擊“非典”工作中，孫守軍同志響應區委、區政府的號召，主動報名加入到抗擊“非典”工作第一線，他用了短短幾天時間摸清了全區4個辦事處、11個行政村的外出務工返鄉人員情況，并協助辦事處、村、組對返鄉人員進行了妥善安置，對其中有發熱、干咳等癥狀的人員進行了隔離治療，在抗擊“非典”斗爭中，他發揚連續作戰、不畏艱險的工作作風，兩個多月的日日夜夜戰斗在第一線，犧牲星期天和節假日，忘我奮戰，表現了一名法院干警的崇高情懷。在深入一線工作的同時，他還向群眾宣傳防治“非典”的有關知識，教育群眾相信科學、相信黨和政府，消除疑慮，穩定情緒。在防治“非典”這場沒有硝煙的戰爭中，孫守軍同志用他的一顆赤誠之心，譜寫了新時期人民法院干警忠于黨、忠于人民的光輝篇章。
四、公道正派，廉潔無私，發揮好窗口和服務作用。
工作中他養成了認真謹慎、務實高效的良好作風。一是做好為領導服務工作，只要院黨組交辦的工作不分份內份外，不挑肥撿瘦講價錢，都保質保量地提前完成。二是寓協調于服務之中，為各業務庭提供快捷方便的服務，處理好了與庭室、同志們的關系，受到了院領導和同志們的一致好評。三是搞好外聯工作，嘴快、腿快、手利，有時送文件簡報、報表、取材料，一天在區里來回跑幾趟，從沒有抱怨拖沓過。四是真誠禮貌地接待好來院人員，待人接物彬彬有禮、和藹可親，給當事人和人民群眾留下了很深的印象。五是廉潔無私，吃苦耐勞，在財務管理等工作中，嚴格遵守財務管理制度和院規院紀，經常加班加點，從不叫苦怕累講待遇，從未占公家的便宜。六是關心同志們比關心自己為重，在長資、落實福利時，周到、認真，通過自己艱辛的工作，將組織的關懷和溫暖送到同志們心中。
××*同志工作在民事審判第一線，始終堅持“公正司法、一心為民”的宗旨，努力加強職業道德建設，為促進社會和諧而努力工作，清正廉潔、銳意進取，在平凡的崗位上默默奉獻，用自己富有成效的工作贏得了人民群眾的贊譽。榮立二等功、三等功各一次，曾先后獲得山東省檔案工作先進個人、山東省優秀女法官、××*市“三八”紅旗手、“巾幗建功”先進個人等榮譽稱號。
一、公正司法，一心為民，是她不舍追尋的法律真義
公正司法、一心為民，是社會主義法治理念對民事審判法官的基本要求，也是××*同志在多年的審判實踐中對法律真義的理解。××*曾從事過審判檔案管理工作，不論她在什么崗位上，都把公正與為民放在第一位，在負責檔案管理工作時，為了便于檔案管理與查詢，20*年她負責起草了法院系統電子檔案錄入方案，僅用了一年時間就完成了對7萬多卷宗電子錄入、掃描、建檔工作，使電子檔案管理工作走在了全市檔案管理工作的前列，所在單位被評為山東省“特級檔案管理先進單位”，本人被山東省檔案局授予“全省檔案工作先進個人”稱號，并榮立個人三等功。20*年，××*調入本院民事審判第一庭工作，民事案件的當事人都是普通的基層父老鄉親，他們大多生活在法律語境的邊緣地帶，訴訟也多是離婚、工傷事故、道路交通、鄰里糾紛等案件。為了審理好這類案件，她一方面加強社會主義法治理念和法律知識的學習，嚴把案件事實關、證據關、程序關和法律關，提高辦案的效率，使每一起案件都辦成經得起歷史檢驗的“鐵案”，以最有效的辦法和最能讓當事人接受的方式，為百姓主持公道。另一方面強化公正司法、一心為民的意識，把人民滿意不滿意、贊同不贊同、擁護不擁護作為工作標準，做到在思想上愛民、行動上親民、方法上便民，最大限度地維護當事人的合法利益。20*年她審理了一起長達18年的學生傷害賠償再審案件，為了調取證據，她三上北京、濟南調查相關證據，先后十余次走訪當事人，依法判處某學校賠償當事人各項經濟損失及精神損害撫慰金共計17萬余元，維護了當事人的合法權益。自20*年以來，共審結民事案件380件，其中調解結案166件，其辦案數量及調解率均居全院同行首位。所審結的案件均能做到案結事了，無一超審限、無一錯案、無一發回改判和上訪纏訴。20*年榮立個人二等功，2007年被山東省婦聯、山東省高院授予“山東省優秀女法官”榮譽稱號。
二、定紛止爭，促進和諧，是她不懈追求的審判目標
定紛止爭，化解矛盾，促進社會和諧，是人民法官神圣職責。××*結合民事審判工作的實際，總結出六條訴訟調解法，即教育說理法、判例指導法、理解信任法、耐心講解法、換位思考法和社會介入法。在20*年審結了一起二審交通肇事賠償案，上訴人沂水縣居民王某駕駛貨車將騎摩托車的劉某撞傷，一審判決后，王某不服，提起上訴，在二審審理期間，王某召集部分親屬圍攻一審法院，××*同志得知情況后，及時和原審法院承辦人員溝通，并運用教育說理法、換位思考法和判例指導法，耐心細致給王某講解有關法律規定及其相關判例，指出其行為的嚴重后果，經過長達2個小時的說服工作，王某撤回圍攻上訪人員，阻止了一起嚴重違法事件的發生，又經過不厭其煩地多次調解工作，上訴人一次性將5667元現金交付被上訴人，案件實現了圓滿解決。
××*作為一位女法官、一位母親，她不僅有著親情和愛心，還具有著嚴謹細致的工作作風。在一起離婚案件中，因其男方有嚴重過錯，男女雙方均同意離婚，但為撫養孩子及家庭財產分割發生爭議，在調解中她運用社會介入法，讓其親屬和10歲的女兒做其父母的工作，女孩的父母受到了感動，在財產分割上也互相讓步，以調解結案，此案雖然不是喜劇結果，但依法保護了婦女兒童的合法利益。庭后，××*又將其電話號碼留給女孩，與女孩長期保持“熱線”聯系，鼓勵她好好學習，健康成長。在她審結的離婚案件中，調解率達到60%以上。今年8月1日前，××*同志作為涉軍合議庭成員接受了山東省廣播電視臺的采訪，其所審結的涉軍案件均能達到質量高、結案快，最大限度的維護了軍人的合法權益。
三、努力學習，探索創新，是她一貫保持的精神狀態
××*同志在做好審判工作的同時，注重法學理論的學習和審判經驗的總結，經常深入基層法庭進行調研、指導工作，利用業余時間完成了法律本科和研究生課程的學習。幾年來，共在國家、省、市級刊物發表理論調研文章18篇，其中有兩篇分別被錄入《當代中國領導參考文庫》及《山東省高級人民法院檔案管理工作優秀論文集》。20*年11月，××*同志根據自己在辦理離婚案件中與離異家庭孩子的真實故事編排成歌舞話劇，自編自演，在市工會、市機關工委、市婦工委聯合舉辦的“我愛我家”和諧才藝表演中獲得一等獎。20*年在全市法院系統“反腐倡廉”演講比賽中獲得一等獎。20*年在全省政法系統“社會主義法治理念在我心中”演講比賽中榮獲“優勝者”獎、××*市政法系統“社會主義法治理念教育活動”演講比賽中獲得二等獎。
關鍵詞：房產檔案；開發利用；服務；措施
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
在房產管理工作中，房產檔案的的開發和利用是其工作內容中的重要環節，也是其進行日常工作時的重要依據，因為房產檔案的資料上不僅有著房產權、房產、產權者的相關信息，還有相關房產買賣合同、原始憑證等資料。合理的開發和利用這些資料能夠有效地提高房產檔案的管理水平和管理效益，能夠充分發揮其經濟效益和管理作用，進而更好的為社會、為群眾提供更好的服務。文章就這一話題進行展開全面的、深入的、具體的分析和討論。
一、房產檔案的主要特點和其信息資源管理現狀
（一）房產檔案的主要特點
要想充分發揮房產檔案的使用價值和功能，實現房產檔案的動態管理，首先就要對房產檔案的主要特征進行一定的認識與了解。
1、房產檔案具有專業性
房產檔案的記錄載體較多，其記錄內容也較廣，工作內容程序性和政策性強，使得其記錄內容和形式和其他公文有著明顯的差異，具備明顯的專業性。此外其方才檔案的內容上對產地面積和產權狀況也經常采用專業術語，其表述形式結構嚴謹規范、且多用表格和填寫的形式，因此更可以看出其檔案的專業性強的特征。
2、房產檔案具有延續性、歷史性以及動態性
房產檔案基本上是隨著房產的變化而變化的，一些房產的拆遷、買賣、交換、分析、繼承等等都是不斷變化的，因此房產檔案具備一定的動態性和歷史性，而且這些資料都是隨著房產的變化而不斷補充的，因此也具備延續性。
3、房產檔案具有法律性以及真實性
房產檔案上面記錄的信息會經過相關管理部門的審查和監督，并且相關程序都要按照房產局和政府的政策規定來執行，而且這些資料也會為檢查機關、公安局和法院提供檢查、作證的功用。因此，這些房產憑證和資料都具備真實性和法律效力。
4、房產檔案具有結合特征
一般而言，在城市中房產和地產是密切相關的，如果房屋直接接觸地面，一旦房主有了土地使用權也就相應有了房產權，反過來也是如此，因此房產和土地信息和產權都是密不可分，同時轉移的。
（二）房產檔案信息資源管理現狀
我國目前房產檔案的信息資源的主要使用部門是城市、區、鎮房管局，這些管理部門主要的管理內容就是查詢房產和產權的登記記錄和信息，包括房產權人、房產的原始記錄、房產的買賣合同及其備案信息等等。這些資料還可以為公安局、法院、檢查機關等做協助調查作用。
二、房產檔案的利用和服務方式
房產檔案的利用和服務，歸根究底就是對房產檔案信息的利用和服務，一般而言房產檔案的利用方式主要包括對房產檔案信息的利用、對房產檔案分析總結結論的利用以及簡介查詢專題服務的利用。而房產檔案的服務方式主要包括信息查詢服務、信息咨詢服務、房產信息市場服務、房產信息指導服務、房產信息專題服務以及房產信息網絡服務等這六種。
三、加強房產檔案開發利用水平，提高服務質量的方法和措施
房產檔案的最終目的和作用就是為大眾提供服務，而在對房產檔案進行合理的利用并提供服務的同時，也對房產檔案的管理工作有一定監督、檢查和促進的作用。現在房地產行業越來越發達，其房產檔案的管理工作內容也越來越多，因此，加強對房產檔案信息資源的開發和管理，提高檔案的服務質量，進而更好的滿足市場需要是房產檔案管理工作者面臨的挑戰和必要的任務。
（一）加強房產檔案信息的法制建設
為了保證房產檔案能夠充分發揮應有的作用和價值，就必須要保證房產檔案信息的真實性和法律性，因此，房產檔案管理人員一定要加強房產檔案信息的法制建設，要充分依據我國相關房產政策和規定來執行，做好檔案資料保密的同時，也要全面、真實的掌握所有檔案信息。
（二）加強房產檔案管理體系的建設
隨著信息技術的普及與提高，房產檔案的管理體系和管理模式也應該與時俱進，充分引進現代化信息的手段，利用網絡優勢和計算機技術，根據房產檔案的實際情況，建立一個科學的、先進的檔案管理網絡平臺，進而實現檔案資源共享，有助于擴展房產檔案的服務領域，有助于提高檔案信息的準確性，有助于提高管理工作的效率和質量。此外，在建立房產檔案管理體系的同時，要注意完善其信息查詢和反饋的功能，并對這些查詢信息做好記錄，以備相關法律機構和管理工作查閱。
（三）提高房產檔案管理人員的水平
房產檔案的管理工作不僅專業性較強，其涉及的行業和知識領域也比較廣，包括產權、法律、建筑、抵押等等方面。因此，要想提高房產檔案的管理水平，進而為社會提供更好的服務效果，就要加強對房產檔案管理工作人員的專業培訓和教育，提供其工作人員的專業素養和相關技能。檔案管理工作人員首先要全面了解我國政府和地方房產檔案管理局頒布和制定的相關政策和法律規定，其次要具備良好的職業道德和責任心，最后要有一定的檔案管理水平和技能，同時也要具備一定的計算機檔案管理軟件的使用技巧。此外，房產檔案管理人員也要不時學習一些新的檔案管理知識和技能，對于一些新的檔案管理工作規定和要求也要了如指掌。至于這樣才能夠在房產檔案管理工作中游刃有余。
結束語
綜上所述，只有在保證房產檔案信息資料的保密性和完整性的基礎上，加強開發房產檔案信息的利用范圍，提高房產檔案信息資源的利用水平，才能夠提高房產檔案的服務質量和服務效果，才能使得房產檔案充分發揮其應用的作用和價值。因此，房產檔案的主管人員就要加強對一些審閱手續的監督控制和審核，保證產權者的合法權益，促使房產檔案管理事業的進一步提升和發展。
參考文獻
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1房屋征收檔案管理信息化建設主要基礎資料
房屋征收管理工作是城市建設的重要基礎性工作，“房屋征收信息化”，就是利用計算機技術、網絡技術和通信技術等手段，實現政府對上述房屋征收過程的信息化、數字化管理，并通過公告公示、網絡服務等平臺為被征收人提供公共服務。按照國家規定房屋征收拆遷檔案移交包括下列主要檔案資料:（1）綜合資料：拆遷許可證；拆遷申請書；建設項目批準文件；建設用地規劃許可證(含規劃定點紅線圖)；國有土地使用權批準文件；選擇評估公司征求意見表；意見匯總表；選定評估公司公告；拆遷調查通知書；委托拆遷合同；委托評估合同；房屋拆遷公告；拆遷安置補償匯總表(明細目錄)；直管公房拆遷補償協議；直管公房拆遷注銷通知書；其他相關材料（2）被拆遷戶檔案資料：拆遷補償安置協議；房屋拆遷評估報告；房屋裝修評估表；房屋所有權證；房屋租賃協議；國有土地使用權證；聽證、行政裁決、行政強拆、法院判決、司法強拆等相關材料（由市拆管辦單獨移交）；照片（評估報告中附照片）；其他相關材料。
2拆遷檔案移交要求
（1）綜合資料：拆遷許可證；拆遷申請書；選擇評估公司征求意見表；意見匯總表；選定評估公司公告；拆遷調查通知書；委托拆遷合同；委托評估合同；房屋拆遷公告；拆遷安置補償匯總表(明細目錄)；直管公房拆遷補償協議；直管公房拆遷注銷通知書。（2）戶檔資料：拆遷補償安置協議；房屋拆遷評估報告；房屋裝修評估表；房屋租賃協議；聽證、行政裁決、行政強拆、法院判決、司法強拆等相關材料（由市拆管辦單獨移交）；照片（評估報告中附照片）。以上移交文件應為原件，應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等；文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備；破損皺折的文件要修復和整平。
3房屋征收檔案管移交時限及流程
（1）各拆遷單位和拆遷實施單位應在拆遷工作結束3個月內向市城建檔案館移交拆遷項目檔案。（2）移交拆遷檔案時，應先報市城市房屋拆遷管理辦公室辦理查閱無誤并蓋章后方可移交。
4房屋征收檔案管移交手續
移交檔案時，各移交單位應認真填寫檔案移交清單，清單一式三份，經交接雙方簽字蓋章后各留存一份，另一份交市城市房屋拆遷管理辦公室。
5房屋征收檔案管理信息化建設技術問題
國務院第590號令頒布以來，伴隨著信息技術的快速發展，房屋征收行業呈現出全面信息化的發展勢頭。傳統的房屋征收管理運作模式在信息技術的沖擊中開始了一場深刻的變革。為有效的解決并實現這些管理需求，設計編制房屋征收管理系統軟件，對房屋征收所涉及的各項事務進行管理，充分發揮管理軟件的優越性，對房屋征收相關檔案資料進行信息化管理，減少信息輸入量，保證數據的準確性，提高房屋征收管理水平，提高房屋征收管理工作的透明度，真正做到信息公開，公正公平具有十分重要的意義。征收戶可以直接通過前臺展示的觸摸屏或者Internet網絡進入該系統開放的客戶端，查詢自己房屋征收戶信息、安置結果公示等，使征收工作更加透明，減少房屋征收糾紛，更好的完成房屋征收任務。住房城鄉建設部規定，市、縣級人民政府及房屋征收部門應當明確信息公開內容，公布下列房屋征收與補償信息：房屋征收補償法規政策；房屋征收決定；房屋征收補償方案；房屋征收補助、獎勵政策和標準；征收范圍內房屋的調查結果；被征收房屋分戶的初步評估結果；被征收房屋分戶補償情況。從技術角度來看，實現該項目并非困難，只要對該項目稍加進行功能分析，認真做好模塊劃分，再做詳細設計和軟件調試即可完成任務。這里面的核心問題是在房屋征收信息公開工作中做好檔案管理信息化工作，涉及到房屋征收信息不能簡單公開了事，必須做好信息化檔案管理工作。該公開的信息必須做到及時公開，該存檔的信息必須做好存檔，要對歷史負責，對人民群眾負責，妥善做好各項工作。以前的政府網站大多“各自為政”，重復建設現象嚴重。老百姓要想辦事必須先知道這件事歸哪個部門管，且不說多部門多頭管理的問題，就是找到了相關部門的網站還可能因為網站建設良莠不齊仍然查找不到需要的信息的問題比較突出。因此房屋征收檔案管理信息化建設首先要解決方便檢索，便于查詢問題；其次要做好數據備份，確保數據安全。
本文作者：李長國工作單位：吉林省四平市房屋征收經辦中心
為加快推進我區檔案管理工作，充分發揮檔案工作在推動經濟社會發展中的作用，根據區人大常委會年初工作安排，區人大教科文衛工委在區人大常委會____副主任的帶領下，就我區檔案工作情況進行了調研。此次調研實地走訪了區檔案館庫房、地稅城區分局、區法院、澄江街道辦事處檔案室等相關單位，聽取了區檔案局有關情況匯報，并召開了座談會，廣泛聽取了各方面的情況介紹和建議、意見。現將有關調研情況匯報如下：
1、建立檔案管理機構和工作網絡。區檔案局于1989年掛牌成立，能夠認真貫徹《中華人民共和國檔案法》和《浙江省實施<中華人民共和國檔案法>辦法》，切實履行檔案事業行政管理和檔案管理利用兩種職能。不斷加強檔案隊伍網絡建設，全區機關、鄉鎮（街道）全部完成了文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的編制審查，并成立了相應的檔案管理領導小組，明確了分管領導和檔案室負責人，使檔案管理工作達到了有制度、有人管、有庫房、有實體的四有標準。
2、檔案管理工作逐步規范。一是建立了各項制度。區、鄉鎮（街道）及職能部門都相應建立了有關檔案保管、利用、歸檔、保密等一系列工作制度，進一步明確了檔案管理的基本工作要求，確保了檔案管理的規范化和制度化。二是規范檔案管理職責。重新修訂了《黃巖區檔案館收集檔案范圍》，調整接收檔案單位名冊，確保館藏檔案資源建設科學合理。全區各相關單位都制定了相應的檔案人員崗位責任制度，各檔案館室的檔案人員基本都能認真做好檔案的日常收集、整理、管理工作，大多數建檔單位能做好檔案借閱和利用情況的登記。三是加強考核創建。區檔案館1999年11月即通過省二級檔案館驗收；____2年，被臺州市檔案局評為社會主義新農村建設檔案工作市級示范縣；澄江街道被評為社會主義新農村建設檔案工作省級示范鄉鎮，其綜合檔案室通過省一級目標認定，其余18個鄉鎮（街道）機關綜合檔案室全部通過省二級驗收。組織開展檔案目標管理認定和重點建設項目檔案驗收，“十二五”以來，區司法局、公積金管理中心等23家單位通過省級標準認定，7個重點建設項目通過檔案專項驗收。
3、檔案利用工作有所推進。一是檔案利用率有所提高。全區民生部門建檔率達100%，局、公積金管理中心、就業處等14個涉民單位達到省級以上檔案目標管理水平。建立了婚姻、移民等多種民生專業檔案的全文數據庫和60多個涉民部門的檔案目錄數據庫，實施市、縣（區）兩級聯動，開展“異地查檔、跨館服務”。近三年來，累計接待群眾查檔3570人次，調閱檔案資料4500多卷（冊），復印檔案資料8000多張，檔案聯動服務360多人次。二是信息化建設不斷推進。區檔案館以開展檔案登記備份工作為載體，整合館藏資源，加快館藏檔案數字化進程，建成了館藏檔案目錄數據庫和全文數據庫，文件級目錄數據達91多萬條，館藏檔案全文掃描170多萬頁。加快了數字檔案室建設，特別對涉及民生檔案的職能部門信息化工作走在前列，全區共有6個單位建成了省示范數字檔案室，36個綜合檔案室建成了規范化數字檔案室，如：城區地稅務分局、區法院等單位，進一步開發了檔案信息資源，提高了檔案的社會利用率，較好地服務了群眾。同時還創建了農村檔案信息共享平臺，實現涉農檔案一鍵共享。
1、檔案管理意識不夠強。一是部分領導干部對檔案管理工作缺乏應有的重視和關注。對本職范圍內檔案工作職責不明確，較少過問檔案工作，對有關檔案的法律法規和業務知識了解不深，導致許多單位的檔案管理問題得不到解決，人、財、物保障不足。二是部分單位之間檔案管理工作不平衡。目前，我區的各類檔案管理工作主要是根據業務線上的臺帳要求來開展，各級各部門的檔案管理標準不統一，檔案管理水平高低不均，差距較大。三是檔案工作宣傳方法較少。由于宣傳的活動和載體不多，檔案的相關知識和新聞很少出現在各類媒體、簡報上，宣傳力度不強、氛圍不濃。機關干部欠缺檔案概念，自覺管理、依法收集的意識比較淡薄，全員參與和支持檔案管理的良好氛圍尚未形成。
2、檔案管理體系不夠完善。一是檔案管理組織網絡不夠健全。據了解，部分單位的檔案管理網絡沒有建立到具體科室和工作崗位，部分村（社區）還未落實兼職檔案管理人員，組織網絡未能到底到邊。二是檔案管理隊伍缺乏應有的專業知識和精力，檔案員隊伍不穩定，變動頻繁，有些單位一兩年一換；檔案員兼職過多，精力不足；檔案員的業務素質和專業化水平總體不高，檔案業務知識培訓較少，近幾年來特別是針對基層村（社）檔案管理人員的培訓指導幾乎沒有。
3、檔案管理硬件建設還難以適應工作需要。隨著檔案
庫存量的急劇增加，館室緊張、建設簡陋的問題在全區各個職能部門都普遍存在，這已經成為影響和制約全區檔案管理工作發展的突出問題，具體表現在：一是庫房容量不足。目前區檔案館庫存檔案已經飽和，收集工作受到影響，全區共有222個進館單位，尚有86個單位檔案未接收進館；絕大部分機關單位僅接收到八十年代初；半數以上鄉鎮（街道）六十年代以來的檔案至今未接收進館；據不完全統計，我區到期未接收進館檔案共有40多萬卷、近30萬件。二是檔案館室建設不規范。有些單位因辦公條件限制，無法落實專用檔案庫室，有些部門檔案分散在各職能科室，不符合檔案管理要求。三是村（社區）檔案室建設滯后。絕大多數行政村和社區的資料保管，多半是憑著村（社區）領導或者會計的個人判斷，或者是遇到實際問題后才注意收集，基本未實現集中、規范化管理，檔案分散、不健全，沒有專門的管理人員和庫室，有些重要資料甚至是由村書記自己保管的，或是分散在各個崗位或工作人員手中。4、信息化檔案管理工作相對滯后。全區絕大部分單位的業務檔案數字化工作尚未開展，信息化工作缺乏足夠的技術人員支撐，涉及到的硬件、軟件及安全維護，需要大量資金，目前我區財政對檔案信息化工作投入遠不能滿足信息化業務開展和信息安全保障。
1、進一步提高對檔案管理工作的重視和關注程度。一是要切實加強對檔案工作的領導，從人、財、物方面給予保障。二是要切實轉變檔案管理工作觀念。牢固樹立檔案管理法制觀念，加大依法治檔力度，從法律層面提高領導干部對檔案管理工作的重視和關注程度。三是要切實加強對檔案工作的宣傳。充分利用新聞媒體、櫥窗、展板、傳單、手冊、教育基地、學術交流、法律宣傳活動等載體和形式，多形式、多載體、多層面地開展檔案工作宣傳，著力提高全民檔案意識。
2、進一步完善檔案管理體系。一要完善檔案管理組織網絡。區檔案局要加強自身建設，密切與基層單位的聯系，切實承擔起監督指導的重要職能；將網絡延伸到基層村（社區），明確各村（社區）的兼職檔案管理人員，將他們納入全區檔案管理網絡體系中，定期組織培訓教育，提高基層檔案管理水平；完善各鄉鎮（街道）和職能部門內部組織網絡，檔案收集管理職能要明確到具體科室、具體個人，為檔案工作全員參與營造氛圍，打好基礎。二要進一步完善檔案工作機制，力爭將檔案工作納入區國民經濟和社會發展規劃，將智慧檔案建設列入《智慧黃巖建設與發展規劃（____－2020）》，促進全區檔案事業協調可持續發展。三要加快硬件建設步伐。結合各單位辦公場所的調整、重建，超前謀劃、提前介入，切實做好各類新建檔案庫室的規劃建設工作；改善設備、整合資源，有效緩解現存庫室緊張、保管條件差的突出矛盾，對明顯不符合檔案管理標準的庫室，要及時調整修繕，確保檔案安全；高度重視基層村、社區檔案庫室的建設，力爭做到全區所有村、社區檔案庫室全覆蓋。四要切實加強檔案管理隊伍建設。要加大對全區檔案干部隊伍的教育培訓力度，堅持以人為本，定期開展業務培訓和工作交流，提高檔案工作者的專業素養和能力水平。
