時(shí)間：2023-06-01 09:30:57
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇智慧檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
[關(guān)鍵詞]智慧城市；數(shù)字化；檔案管理 文章編號(hào)：2095-4085（2017）05-0146-02
1城建檔案數(shù)字化工程的基本概念
檔案數(shù)字化，就是把紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案等變成數(shù)字信息，以實(shí)現(xiàn)不同載體形式檔案的數(shù)字化管理和檔案信息資源的數(shù)字化共享。檔案數(shù)字化工程目前主要是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，即將檔案文字、圖表、圖紙等變成數(shù)字信息，從而實(shí)現(xiàn)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索、分析的目的。在王村新城檔案數(shù)字化管理過程中，主要包括了以下三個(gè)方面內(nèi)容。
1.1檔案目錄的數(shù)字化
（1）檔案的目錄統(tǒng)一使用excel電子表并加入超鏈接，點(diǎn)擊超鏈接直接查找檔案合同掃描件，以便查閱合同具體內(nèi)容。
（2）卷內(nèi)目錄填寫規(guī)范，序號(hào)：以一件自然件或一組文件為一順序號(hào)；文件編號(hào)：完整的代字代號(hào)；合同名稱：合同全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；日期標(biāo)準(zhǔn)格式為：20010101，同一條目?jī)?nèi)時(shí)間取文件最后形成時(shí)間。
1.2實(shí)體檔案的圖文信息數(shù)字化
王村新城所有的合同檔案通過掃描、攝影、攝像等方式進(jìn)行數(shù)字化采集，從而實(shí)現(xiàn)圖文信息的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、調(diào)閱、分析。
1.3日常檔案管理業(yè)務(wù)的數(shù)字化
將檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)內(nèi)容，審核意見，審核結(jié)果，圖書資料的著錄，檔案變動(dòng)登記，檔案的始由、貯藏、借閱、變動(dòng)等檔案管理信息，通過計(jì)算機(jī)軟件管理的方式進(jìn)行數(shù)字化。
2實(shí)施過程是紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程的核心（圖1）
（1）設(shè)立專用的檔案儲(chǔ)藏室，定做專業(yè)的圖紙檔案柜，方便圖紙、檔案存放和查閱。實(shí)施過程根據(jù)檔案儲(chǔ)藏室面積，有重點(diǎn)、有步驟的實(shí)施，對(duì)使用頻率高的或重點(diǎn)工程檔案先進(jìn)行數(shù)字化存檔。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程一般為檔案整理檔案掃描（文字、圖紙）圖像處理圖像存儲(chǔ)目錄建庫(kù)數(shù)據(jù)掛接數(shù)據(jù)驗(yàn)收數(shù)據(jù)備份。在整個(gè)流程中要注意幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。
以作者所在項(xiàng)目為例，相關(guān)建設(shè)合同簽訂了123份，每份合同都根據(jù)紙質(zhì)版掃描生成PDF文件存檔。為防止出現(xiàn)混亂，對(duì)檔案原件帶來?yè)p壞、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和與之配套的管理制度。因此，在數(shù)字化工程籌備階段就對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程各步驟的具體細(xì)節(jié)多次進(jìn)行預(yù)演推敲；就各操作環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)問題的節(jié)點(diǎn)建立了工作流程、管理制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；在實(shí)際工作中嚴(yán)格按工作流程規(guī)則操作，按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收。認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程各類登記表并及時(shí)整理、匯總、裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化完成的同時(shí)建立起完整的記錄，從而確保整個(gè)檔案數(shù)字化工作計(jì)劃有序、操作流程清晰、責(zé)任分工明確、驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)。
（2）掃描、編輯處理及存儲(chǔ)。數(shù)字化工程的實(shí)施重點(diǎn)是掃描與編輯處理，其較為復(fù)雜。首先，在掃描時(shí)嚴(yán)格按文件分類掃描，根據(jù)紙張情況選擇掃描方式、確定掃描分辨率及相應(yīng)參數(shù)，掃描過程中及時(shí)調(diào)整亮度、對(duì)比度，使掃描后的影像盡可能保持檔案原貌，使圖像清晰不失真，亮度適當(dāng)，同時(shí)生成jpg或pdf等相應(yīng)格式的影像文件。其次，圖像編輯處理是整個(gè)掃描過程中保證圖像質(zhì)量最關(guān)鍵的技術(shù)部分，因此要對(duì)影像文件進(jìn)行糾偏、去污、裁邊等編輯處理，同時(shí)去除影像文件背景，其可以有效節(jié)約存儲(chǔ)空間。處理完成后的影像文件要進(jìn)行存儲(chǔ)。
3數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與安全是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的最終保障
當(dāng)今任何一種計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)技術(shù)都還不能實(shí)現(xiàn)100%的可靠性，在檔案數(shù)字化應(yīng)用中可能會(huì)遇到突發(fā)性的災(zāi)害，因人為過失、計(jì)算機(jī)故障、存儲(chǔ)介質(zhì)損壞等各種原因，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都可能會(huì)遭到毀滅性的損失，因此對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要采取多介質(zhì)、多地點(diǎn)的存儲(chǔ)與保管方式。在此基A上還要建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)地備份。對(duì)備份數(shù)據(jù)同樣采用定期檢測(cè)，三重乃至多重備份等必要的方式，以確保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的高度安全性。
4王村新城檔案數(shù)字化管理取得的成效
（1）提高了經(jīng)濟(jì)效益。過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
[摘要]企業(yè)成熟的RFID技術(shù)及設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)正日益成為檔案管理工作的重要技術(shù)手段，多學(xué)科的聯(lián)合應(yīng)用解放了檔案管理員，使其有
>> 社交媒體工具在檔案館服務(wù)中的應(yīng)用可行性與案例分析 關(guān)于將云技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的探索性研究 信息技術(shù)應(yīng)用于疾控中心檔案管理中的探究評(píng)析 信息技術(shù)應(yīng)用于干部檔案管理的思考 檔案管理模式改革應(yīng)用于醫(yī)院的策略分析 組織發(fā)展技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理 數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)檔案管理體制的影響分析 德國(guó)聯(lián)邦檔案館照片檔案的管理 檔案館電子檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的建立分析 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于圖書檔案資源管理效果分析 智慧檔案館技術(shù)系統(tǒng)特征分析 芻議目標(biāo)管理方法在檔案館管理中的應(yīng)用 案例教學(xué)法應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理課程中的核心因素分析 云計(jì)算技術(shù)在檔案館中的應(yīng)用探討 Web2.0技術(shù)在美國(guó)國(guó)家檔案館中的應(yīng)用及啟示 云計(jì)算技術(shù)在數(shù)學(xué)檔案館建設(shè)中的應(yīng)用 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在智慧檔案館建設(shè)中的應(yīng)用 高校數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)安全管理策略分析 我國(guó)檔案館危機(jī)管理研究的現(xiàn)狀及對(duì)策分析 企業(yè)數(shù)字檔案館的建立（之六） 常見問題解答 當(dāng)前所在位置：.
[2]網(wǎng)頁(yè)鏈接：.
[4]網(wǎng)頁(yè)鏈接：http：//. cn/Tech/html/n3847_1.htm.
[5]清華同方RFID圖書館檔案管理系統(tǒng).行業(yè)應(yīng)用.2006，（3）：29-31.
[6]RFID應(yīng)用于檔案管理信息化解決方案，網(wǎng)頁(yè)鏈接：http：//solution.rfidworld. /2009_12/20091292237256744. html
[7]淺談紙質(zhì)檔案管理的保護(hù)工作。程巧玲。科技資訊，2011，（15：）174。
作者簡(jiǎn)介：黃鶴鳴（1955.11-），男，本科，副研究館員，研究方向：檔案學(xué)。
[關(guān)鍵詞]新媒體；檔案；信息資源
中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）05-0323-01
檔案信息化的全面開展，要求檔案管理工作逐步將數(shù)字檔案納入信息資源的范疇。數(shù)字檔案時(shí)代，擴(kuò)大數(shù)字檔案資源規(guī)模、保障數(shù)字檔案資源的質(zhì)量、滿足公眾利用需求、提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)步、實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源在全國(guó)范圍的共享利用等將是衡量檔案工作的重要指標(biāo)。因此，數(shù)字檔案資源建設(shè)不僅是檔案信息化建設(shè)的題中之意，更是未來數(shù)字檔案資源共建共享的大勢(shì)所趨。
1 新媒體環(huán)境下檔案信息資源建設(shè)存在問題
（1）檔案信息資源建設(shè)技術(shù)手段仍需完善。目前，很多檔案信息資源仍然是依靠傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行檔案管理，檔案資料的保存還以單軌制以紙質(zhì)實(shí)體化的形式保存，并沒有隨著新媒體的到來利用科技手段的更新實(shí)現(xiàn)信息資源建設(shè)的電子化。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，雖然各地檔案管理部門正逐步將傳統(tǒng)的手工存檔查檔方式向檔案數(shù)字化建設(shè)方向發(fā)展，但受各種因素影響，數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的發(fā)展和規(guī)劃還是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，數(shù)字化應(yīng)用軟件兼容性、硬件配備的合理性、人員技術(shù)的成熟性等各方面仍存在問題。
（2）檔案信息資源建設(shè)人員隊(duì)伍建設(shè)亟待解決。隨著經(jīng)濟(jì)水平的發(fā)展，雖然許多的檔案館在軟硬件設(shè)施配備上已經(jīng)滿足了數(shù)字化管理的條件，但是由于相關(guān)工作人員專業(yè)水平有限，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，沒有參加專門的現(xiàn)代信息化培訓(xùn)，加之人員構(gòu)成的不穩(wěn)定，人員數(shù)量的缺乏，管理隊(duì)伍的素質(zhì)參差不齊，這些都使得檔案信息資源建設(shè)進(jìn)程步履艱難。檔案管理部門仍缺乏高效的、專業(yè)的綜合素質(zhì)能力強(qiáng)的工作團(tuán)隊(duì)。
2 新媒體的出現(xiàn)對(duì)檔案信息資源建設(shè)的意義
（1）極大的豐富了檔案信息資源的內(nèi)容。新媒體的交互性和信息傳播的便捷性更是給檔案信息資料的產(chǎn)生帶來了便利，檔案部門獲取信息的途徑不再拘泥于傳統(tǒng)的報(bào)刊、電視、雜志等媒介，而是開始以新媒體為平臺(tái)，在更廣闊的范圍內(nèi)去搜集檔案信息，使得檔案信息資源內(nèi)容得到了極大的豐富，給檔案信息資源建設(shè)提供了保障。在我國(guó)，很多檔案部門已經(jīng)建立了自己的微博、微信公眾賬號(hào)，通過加強(qiáng)與民眾之間的交流來搜集到更多的檔案資料，豐富檔案館藏，從而滿足用戶日益多樣化的檔案信息需求。
（2）用戶對(duì)檔案信息資源的需求變得多樣化。在新媒體環(huán)境下，人們習(xí)慣了足不出戶就了解社會(huì)生活中存在的各類信息，因而當(dāng)需要檔案信息資料時(shí)，檔案用戶同樣傾向于利用網(wǎng)絡(luò)途徑進(jìn)行檔案信息的獲取，而不是去實(shí)體的檔案館進(jìn)行查詢。在新媒體環(huán)境下，越來越多的人認(rèn)識(shí)到檔案資料的價(jià)值，而且檔案用戶涉及社會(huì)的多種行業(yè)，檔案信息需求人員不再局限于專家和學(xué)者，更多的是學(xué)生、職工等人員，對(duì)檔案資源的內(nèi)容要求側(cè)重點(diǎn)也不一樣，由此可以看出在新媒體時(shí)代用戶對(duì)檔案信息資源的需求變得多樣化。
3 新媒體環(huán)境下做好檔案信息資源建設(shè)的對(duì)策
（1）加強(qiáng)智慧檔案館及數(shù)字化建設(shè)。隨著信息時(shí)代的到來，人們對(duì)檔案信息資源的需求越來越豐富和多樣化，傳統(tǒng)的檔案館工作模式已經(jīng)不能滿足人們對(duì)檔案信息的需求，因此，要加快智慧檔案館建設(shè)，智慧檔案館是配合智慧城市提出的新概念，具體表現(xiàn)在“智慧”上，智慧檔案館信息系統(tǒng)能夠按照預(yù)設(shè)的模型和流程，自主感知、匯集、記憶、分析信息，實(shí)施識(shí)別模式、觸發(fā)預(yù)案、控制運(yùn)行、評(píng)估業(yè)務(wù)、預(yù)測(cè)趨勢(shì)、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和管控信息、挖掘知識(shí)、發(fā)現(xiàn)關(guān)系等具有人類思維特性的行為，完成既定的檔案工作任務(wù)。智慧檔案館是在數(shù)字檔案館基礎(chǔ)上建立的，能解決數(shù)字檔案館信息資源不夠深入、資源服務(wù)形式單一的問題。
（2）整合檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大共享。利用新媒介技術(shù)平臺(tái)，轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)技術(shù)手段。在當(dāng)今檔案管理工作中，仍停留在記錄歷史和考據(jù)研究上，檔案材料大多以紙質(zhì)為主，不能滿足當(dāng)今信息社會(huì)用戶的快捷需求。在新媒體時(shí)代下，利用先進(jìn)設(shè)備，依靠Web3.0技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)集成、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)聚合、關(guān)聯(lián)分析、智能檢索技術(shù)、可視化技術(shù)等新型信息技術(shù)資源，完成檔案工作技術(shù)轉(zhuǎn)型，加速館藏?cái)?shù)字化建設(shè)，建立電子檔案在線查詢與共享，滿足公眾對(duì)智能系統(tǒng)查詢的需要，提升檔案利用率，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)價(jià)值最大化，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)媒體向網(wǎng)絡(luò)媒體的轉(zhuǎn)變。
數(shù)字檔案館只是為傳統(tǒng)檔案資源建立了數(shù)字鏡像和利用平臺(tái)，只是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理做法做了信息技術(shù)條件下的模擬，雖方便了檔案管理與利用，但并不具備幫助檔案管理人員開展業(yè)務(wù)工作及輔助檔案信息用戶使用的功能。檔案信息資源共享服務(wù)伴隨技術(shù)的升級(jí)而逐步完善，除了繼續(xù)完善現(xiàn)有信息利用平臺(tái)外，將跟進(jìn)移動(dòng)服務(wù)技術(shù)，建立移動(dòng)數(shù)字信息查閱服務(wù)，通過無線網(wǎng)絡(luò)和手機(jī)等手持終端設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)移動(dòng)化。同時(shí)，主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)，將檔案信息服務(wù)納網(wǎng)融合的新信息服務(wù)體系，將信息共享平臺(tái)延伸至電視屏幕等新的終端設(shè)備。檔案信息資源共享的建設(shè)與發(fā)展，將逐漸與互聯(lián)網(wǎng)深度融合，共同配合智慧城市的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)多媒體化城市的管理與服務(wù)，實(shí)現(xiàn)城市規(guī)劃部口檔案管理系統(tǒng)和機(jī)關(guān)檔案室電子文件管理系統(tǒng)的對(duì)接，極大地拓展檔案信息化建設(shè)的豐富內(nèi)涵。另外，基于新媒體的開放性，檔案用戶在利用檔案的過程中加強(qiáng)了檔案信息資源及其服務(wù)平臺(tái)的宣傳，使更多的人認(rèn)識(shí)到檔案資源的價(jià)值，從而使檔案信息資源建設(shè)得到進(jìn)一步推進(jìn)。
（3）豐富檔案信息資源的形式和內(nèi)容。在新時(shí)代面前，我們要充分利用專門的檔案網(wǎng)站、微博、微信等新媒體來進(jìn)行檔案館的數(shù)字化建設(shè)，為用戶查詢和使用檔案提供更加便利的途徑。同時(shí)，檔案部門也要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)技術(shù)的開發(fā)，完善數(shù)字化檔案館的服務(wù)功能，比如數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)標(biāo)引等，最終建立以網(wǎng)絡(luò)新媒體為基礎(chǔ)的檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)，從而促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)工作的進(jìn)一步發(fā)展。
加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)的根本目地就是要滿足用戶越來越多樣化的信息需求，這就需要檔案部門在進(jìn)行檔案信息資源建設(shè)的過程中要不斷豐富檔案信息資源的形式和內(nèi)容。除了必要的文字檔案之外，還要注重搜集和制作以圖片、視頻、故事等為載體的檔案資料。在這方面我國(guó)檔案部門已經(jīng)做出了一些努力，最有代表性的就是北京電視臺(tái)的《檔案》節(jié)目，將檔案資料與現(xiàn)代媒體進(jìn)行融合制作了具有歷史意義的電視節(jié)目，極大的豐富了我國(guó)檔案信息資源的內(nèi)容。檔案館還可以對(duì)那些具有價(jià)值的檔案視頻、圖片等進(jìn)行展覽，讓更多的人了解檔案的價(jià)值，從而支持檔案信息資源建設(shè)的開展。
結(jié)束語(yǔ)
在信息高速發(fā)展的大數(shù)據(jù)時(shí)代，應(yīng)充分發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)和管理的作用，調(diào)動(dòng)檔案部門和兼職檔案員的主觀能動(dòng)性，始終把做好各種載體檔案的利用服務(wù)作為宗旨，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，不斷地找到工作中的不足并加以修正，才能促進(jìn)檔案工作的發(fā)展，推進(jìn)和諧社會(huì)建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
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1 高校檔案數(shù)字化加工中存在的風(fēng)險(xiǎn)分析
檔案數(shù)字化加工是指通過數(shù)字化掃描、縮微轉(zhuǎn)換、音視頻轉(zhuǎn)換、資料翻拍等技術(shù)手段，對(duì)各種檔案、資料、數(shù)據(jù)等進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在加工和轉(zhuǎn)換過程中，人為操作的失誤、技術(shù)的缺失、計(jì)算機(jī)病毒的入侵、網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊等等，會(huì)隨時(shí)破壞數(shù)字化加工系統(tǒng)。
1.1 加工人員操作失誤的風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)國(guó)家保密局的規(guī)定，在對(duì)檔案的集中存儲(chǔ)和管理過程中，對(duì)涉密檔案的定義、過濾、屏蔽和粉碎工作，要全程監(jiān)管和控制加工數(shù)據(jù)，避免涉密檔案信息的泄露。但在實(shí)際操作中，一些高校檔案館對(duì)檔案卷宗實(shí)體、現(xiàn)場(chǎng)、人員及信息安全重視不夠，對(duì)加工人員操作失誤造成的卷宗掃描模糊，特別是利用率較高的高校錄取審批表及涉密文件的圖像自動(dòng)糾偏、校對(duì)工作、人工去污處理等問題，沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)，造成出錯(cuò)率高，無法保證數(shù)據(jù)原件的質(zhì)量。甚至有些員工因?qū)ぷ鞑粷M，故意為其他機(jī)構(gòu)提供機(jī)密的技術(shù)與數(shù)據(jù)等，這些都是潛在的人員風(fēng)險(xiǎn)因素。
1.2 加工技術(shù)及設(shè)備缺少評(píng)估的風(fēng)險(xiǎn)。檔案數(shù)字化加工人員技術(shù)的高低，直接決定著加工的效率和質(zhì)量。目前，大部分高校檔案館對(duì)檔案數(shù)字化加工采取外包方式，在招標(biāo)過程中，只對(duì)外包公司的進(jìn)度保障、掃描設(shè)備、檔案卷宗的拆裝等提出要求，而對(duì)加工過程中的安全生產(chǎn)和信息保密缺乏管理，甚至沒有簽訂相關(guān)的技術(shù)及保密協(xié)議，沒有對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，對(duì)加工設(shè)備的技術(shù)參數(shù)也不甚了解。另外，大部分高校檔案系統(tǒng)的日常運(yùn)行、維護(hù)都是由軟件開發(fā)公司提供遠(yuǎn)程技術(shù)指導(dǎo)，館內(nèi)缺少真正懂技術(shù)處理和網(wǎng)絡(luò)防范的專業(yè)人員，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全沒有深刻認(rèn)識(shí)，并缺少必要的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。
2 高校檔案數(shù)字化的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施
2.1 內(nèi)部環(huán)境。高校檔案館承擔(dān)著學(xué)校檔案保管和開發(fā)利用的職責(zé)，從安全風(fēng)險(xiǎn)角度看，既有風(fēng)險(xiǎn)高發(fā)的土壤，也有風(fēng)險(xiǎn)敏感的人群[1]。因此，必須加強(qiáng)和完善風(fēng)險(xiǎn)管理，堅(jiān)守檔案安全底線。在內(nèi)部環(huán)境上，應(yīng)從加工過程中確保文件的準(zhǔn)確、完整和安全著手，在交接加工案卷時(shí)要檢驗(yàn)檔案的內(nèi)容、范圍是否正確，以及交接前后?稻菔欠褚恢?jǐn)n?并采用“數(shù)字摘要”技術(shù)，確保電子文件和數(shù)字檔案在移交、接收、備份過程中的原始性和真實(shí)性，使系統(tǒng)能夠自動(dòng)監(jiān)控和發(fā)現(xiàn)文件是否被篡改，自動(dòng)檢測(cè)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等有無缺損，并隨時(shí)提示檔案管理員信息項(xiàng)是否完整，凡涉及電子文件加密、存儲(chǔ)、下載、打印等操作事項(xiàng)，要做到全程自動(dòng)監(jiān)控，及時(shí)形成電子日志記錄。
2.1.1 數(shù)字文件形成人員風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)。檔案數(shù)字化加工和維護(hù)過程中，一方面，要強(qiáng)化加工人員的保密觀念，避免人員職責(zé)錯(cuò)位；與檔案軟件公司和數(shù)字化加工公司簽訂技術(shù)服務(wù)合同、保密協(xié)議，加強(qiáng)對(duì)保密資質(zhì)的審核，避免檔案數(shù)據(jù)的失、泄密或者不當(dāng)擴(kuò)散，并對(duì)后續(xù)軟件的日常維護(hù)工作進(jìn)行細(xì)化管理。另一方面，對(duì)加工人員進(jìn)行統(tǒng)一身份認(rèn)證，嚴(yán)格控制非法人員和離職人員接觸加工數(shù)據(jù)，提升數(shù)字化加工的管理規(guī)范，有效保證加工數(shù)據(jù)和文件形成過程中的安全。強(qiáng)化電子簽名的有效性，當(dāng)發(fā)現(xiàn)偽造或無效的電子證書時(shí)，系統(tǒng)要鎖定相關(guān)操作，并向指定的系統(tǒng)安全審計(jì)人員發(fā)送報(bào)告通知，便于及時(shí)識(shí)別和事后核查操作者身份。
2.1.2 軟硬件設(shè)備存在風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)。檔案數(shù)字化加工，要嚴(yán)格遵照國(guó)家檔案局制定的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等相關(guān)規(guī)范要求，在圖像文件中詳細(xì)記錄實(shí)體檔案在數(shù)字化過程中使用的設(shè)備類型、設(shè)備制造商、設(shè)備型號(hào)、設(shè)備感光器、數(shù)字化實(shí)踐等元數(shù)據(jù)信息，為分析數(shù)字化加工使用的設(shè)備、參數(shù)提供可追溯依據(jù)。高校要選用符合國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的載體及軟、硬件，采取嚴(yán)密的流程設(shè)計(jì)，確保電子文件和數(shù)據(jù)檔案登記備份工作的規(guī)范性，減少因設(shè)備損壞造成的文件損失。
2.2 外部領(lǐng)域。外部領(lǐng)域的風(fēng)險(xiǎn)主要指外部用戶非法入侵、惡意訪問、篡改文件內(nèi)容信息等。檔案數(shù)據(jù)信息易偽造、篡改或誤刪，因此，確保其原始內(nèi)容的真實(shí)性是數(shù)據(jù)有效利用的基礎(chǔ)。高校可以通過預(yù)警機(jī)制、多套備份、封裝機(jī)制和檢測(cè)機(jī)制等技術(shù)和管理手段，全方位保障檔案數(shù)據(jù)安全，警惕外部風(fēng)險(xiǎn)的入侵。
2.2.1 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)技術(shù)。高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的內(nèi)容包括國(guó)家教育方針政策、教育資源整合、師生個(gè)人信息、校園基礎(chǔ)建設(shè)等內(nèi)容，為確保這些信息的安全，首先要將校園局域網(wǎng)與廣域網(wǎng)分開，通過屏蔽PC機(jī)上全部通信接口、服務(wù)器物理上鎖等技術(shù)手段，在一定程度上回避外部潛在的入侵風(fēng)險(xiǎn)[2]。其次，加強(qiáng)監(jiān)測(cè)技術(shù)，安裝入侵監(jiān)測(cè)軟件，發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有違反安全的行為或遭到襲擊時(shí)，提供實(shí)時(shí)報(bào)警，及時(shí)提醒檔案數(shù)據(jù)管理人員做好監(jiān)測(cè)和防范，確保檔案信息萬無一失。
2.2.2 做好異地異質(zhì)數(shù)據(jù)備份。高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如果沒有做好異地異質(zhì)的數(shù)據(jù)備份，會(huì)存在著丟失等風(fēng)險(xiǎn)因素。因此，高校在加快檔案數(shù)字化加工和數(shù)字檔案館建設(shè)的過程中，在加強(qiáng)基層單位電子文件的接收的同時(shí)，要對(duì)重要數(shù)據(jù)庫(kù)信息進(jìn)行安全備份，并把備份的存儲(chǔ)介質(zhì)與機(jī)房隔離，保存于安全位置或異地存放保管。一旦遇到系統(tǒng)受損，就可以利用災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)進(jìn)行快速恢復(fù)。
3 高校檔案數(shù)字化發(fā)展思路
當(dāng)前，以數(shù)字化為基礎(chǔ)的科技創(chuàng)新影響著我們的工作和生活，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等智慧化服務(wù)體系滲透到各行各業(yè)。高校檔案館應(yīng)順應(yīng)數(shù)字時(shí)代要求，樹立創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的發(fā)展理念，逐步由“紙與鐵”的時(shí)代向“數(shù)與網(wǎng)”的時(shí)代靠攏[3]，逐漸將數(shù)字檔案館建設(shè)融入智慧學(xué)校、智慧城市建設(shè)體系中。
3.1 樹立互聯(lián)網(wǎng)思維模式。高校檔案管理者應(yīng)在檔案“資政、存史、維權(quán)、育人”的四大功能不改變的情況下，改變傳統(tǒng)的“封閉、保管、行政干預(yù)”的檔案管理模式，樹立“五位一體”的智慧檔案館信息發(fā)展觀，樹立全新的互聯(lián)網(wǎng)思維模式，審視現(xiàn)代信息技術(shù)給檔案管理手段、用戶體驗(yàn)、檔案文化傳播及價(jià)值體現(xiàn)等方面帶來的變化，從“開放、協(xié)作、共享”的角度來思考檔案服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，著力提升高校檔案工作的生命力、創(chuàng)造力、執(zhí)行力。
3.2 加強(qiáng)新媒體平臺(tái)建設(shè)。目前，隨著微博、微信等社交網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的出現(xiàn)，圖片傳送、微信支付、公眾賬號(hào)掃描、圖像識(shí)別等信息化、智能化技術(shù)普遍應(yīng)用于各行業(yè)。在互聯(lián)網(wǎng)思維、大數(shù)據(jù)應(yīng)用、智能化管理上，高校檔案數(shù)字化管理稍顯滯后。因此，各高校應(yīng)加緊對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行加工、分析、研究，從中找出數(shù)據(jù)關(guān)系，構(gòu)建互聯(lián)、感知、開發(fā)、共享的智能化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，落實(shí)檔案工作“存量數(shù)字化，增量電子化”戰(zhàn)略[4]，研究圖像識(shí)別技術(shù)，并把圖像識(shí)別轉(zhuǎn)變?yōu)槲谋緮?shù)據(jù)，以利于檔案的檢索、查詢和安全防范。創(chuàng)建以利用者為中心的“檔案信息服務(wù)站”，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的信息導(dǎo)航和便捷服務(wù)。
由于工程項(xiàng)目的管理工作涉及到的部門比較多，檔案管理目前還沒有一個(gè)較為規(guī)范的管理操作流程，許多需要收集的檔案存在于多個(gè)部門多個(gè)人員手中，而且工程建設(shè)的施工隊(duì)伍流動(dòng)性較大，往往是這一小工程完工驗(yàn)收后就進(jìn)入下一施工環(huán)節(jié)，檔案還未收集，施工隊(duì)伍已經(jīng)撤離。而且工程項(xiàng)目施工專業(yè)性較強(qiáng)，懂檔案管理的人員不一定懂工程施工，而會(huì)工程施工的人員一般都不懂檔案管理，相互間還缺乏溝通渠道和時(shí)間，使得檔案管理工作與其他部門相脫節(jié)，即使收集到了工程檔案，質(zhì)量也參差不齊，諸如表格制作不規(guī)范、圖表設(shè)計(jì)尺度不一、設(shè)計(jì)更改未加以標(biāo)注，因而檔案不具有真實(shí)性，對(duì)工程項(xiàng)目的全貌不能準(zhǔn)確從檔案中反映出來。另外不少工程材料標(biāo)準(zhǔn)未能統(tǒng)一，既有隨意更改涂抹的，又有使用圓珠筆或復(fù)印件的情況，使得圖紙資料識(shí)別度不高，影響檔案可靠性。
1.檔案管理規(guī)范化意義
檔案是相關(guān)人類文化成果的積淀，是連接古往今來的紐帶。而工程項(xiàng)目的檔案不僅是工程項(xiàng)目的智慧結(jié)晶，也是項(xiàng)目施工企業(yè)的歷史記錄。在未來出現(xiàn)問題時(shí)，檔案管理能通過提供相關(guān)證據(jù)和憑證，準(zhǔn)確判斷出癥狀所在。工程項(xiàng)目檔案真實(shí)準(zhǔn)確地反映了施工過程中的詳細(xì)流程，并在一定程度上保證了工程的質(zhì)量安全和人員安全，對(duì)于工程事故分析、責(zé)任認(rèn)定以及管理辦法等都有十分重要的意義。工程項(xiàng)目的檔案管理還能為日后研究提供借鑒和經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)工程項(xiàng)目人員的自身素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案規(guī)范化管理。通過對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，可將檔案中所涉及的工程、科技成果轉(zhuǎn)化成推動(dòng)工程設(shè)計(jì)行業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)力。
2.檔案管理規(guī)范化辦法
（1）加強(qiáng)管理人員專業(yè)水平。工程項(xiàng)目往往工期較長(zhǎng)，工程人員較多，涉及專業(yè)范圍較廣，形成的檔案材料內(nèi)容不可避免地紛繁復(fù)雜，稍有疏漏，就對(duì)檔案管理工作造成較大損失。為保證檔案資料覆蓋全面、資料內(nèi)容準(zhǔn)確規(guī)范，首先需要加強(qiáng)檔案管理人員的相關(guān)能力。因而，在日常檔案管理工作中，檔案工作人員必須具備相關(guān)專業(yè)技術(shù)水平，經(jīng)常補(bǔ)充學(xué)習(xí)檔案管理工作的新知識(shí)新方法，并能應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段，對(duì)檔案實(shí)行高效率的整理工作。其次是檔案工作人員需要經(jīng)常與各部門保持溝通聯(lián)系，對(duì)各個(gè)部門需要收集的材料了然于胸，并熟悉各個(gè)部門的主要工作流程，了解不同部門檔案管理要求，確保檔案在歸檔時(shí)分類正確，并對(duì)各部門人員進(jìn)行檔案管理的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其對(duì)檔案法律法規(guī)的了解和檔案管理的責(zé)任意識(shí)。對(duì)施工過程中的各種圖紙、文字等材料進(jìn)行規(guī)范化操作培訓(xùn)，明確各部門檔案收集、整理責(zé)任，優(yōu)化檔案管理模式，形成自上而下，從整體到局部的檔案管理工作流程，確保檔案管理的規(guī)范性，加快檔案管理效率，提高檔案準(zhǔn)確性與真實(shí)性。
（2）建立健全檔案管理規(guī)范化制度。工程項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)決定了檔案管理的難度，首先是工程項(xiàng)目檔案反映的是工程施工過程中形成的工程詳細(xì)數(shù)據(jù)的匯總，是在日后進(jìn)行維護(hù)管理、改建拆除等所必須具有的參照標(biāo)準(zhǔn)，收集數(shù)據(jù)的詳實(shí)程度與豐富程度都是海量的，并且在數(shù)據(jù)圖紙等的規(guī)范性和準(zhǔn)確性要求都較高。其次是工程項(xiàng)目檔案的形成過程與工程施工密切相關(guān)，在不同階段檔案管理方式又有不同，工程項(xiàng)目的施工由眾多不同專業(yè)構(gòu)成，如水電、機(jī)電、建筑、勘探、設(shè)計(jì)、施工等，這使得檔案類別具有復(fù)雜多樣性，檔案管理需要各個(gè)階段不同部門分工完成，這就要求各部門間的溝通協(xié)作能力有較高要求。因而必須形成一套符合工程項(xiàng)目自身特色的檔案管理辦法和制度，依照相關(guān)法律規(guī)范對(duì)檔案實(shí)行規(guī)范化管理，并遵照國(guó)家檔案收集要求，建立合理歸檔制度，明確各部門檔案歸檔要求，實(shí)行全面交叉覆蓋制，各部門檔案歸各部門分別收集，然后進(jìn)行匯總，從而降低檔案管理難度。
3.檔案管理規(guī)范化措施
首先應(yīng)明確檔案管理人員的職責(zé)，由單位主管領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)檔案管理工作，逐級(jí)向下實(shí)現(xiàn)檔案管理責(zé)任制，把檔案管理制度的建設(shè)和辦法的實(shí)行落實(shí)到個(gè)人。通過成立檔案工作委員會(huì)的方式，指導(dǎo)、檢查檔案管理部門的工作情況，制定檔案工作規(guī)劃，確保檔案管理工作與其他工作同步進(jìn)行，為工程設(shè)計(jì)單位的檔案管理日常運(yùn)行提供質(zhì)量保證。并設(shè)立專門檔案室，由專業(yè)人員負(fù)責(zé)對(duì)整個(gè)單位的檔案管理工作，從檔案歸檔、整理、鑒定工作到統(tǒng)計(jì)和保管利用方面全程進(jìn)行管控，從實(shí)際出發(fā)，對(duì)檔案的保管期限和使用類別等詳細(xì)檔案數(shù)據(jù)，編制索引工具。并充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和先進(jìn)軟件技術(shù)對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)信息化、規(guī)范化管理，有目的、有計(jì)劃地加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的規(guī)范化管理培訓(xùn)工作，使其能系統(tǒng)性地掌握專業(yè)技術(shù)和先進(jìn)理念。構(gòu)建一個(gè)利于檔案管理工作發(fā)展的平臺(tái)，注重對(duì)檔案人員工作積極性的調(diào)動(dòng)，通過組織交流溝通活動(dòng)，建立起激勵(lì)表彰機(jī)制，促進(jìn)檔案人員的積極性。按績(jī)效對(duì)其進(jìn)行考核，實(shí)行有競(jìng)爭(zhēng)力和吸引力的晉升競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，保證檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定和專業(yè)，使檔案人員的工作更具成就感，以跟上單位檔案管理規(guī)范化建設(shè)。
結(jié)語(yǔ)
對(duì)工程設(shè)計(jì)單位而言，工程設(shè)計(jì)文件是其主要產(chǎn)品，是廣大工程設(shè)計(jì)人員辛勤勞動(dòng)的智慧結(jié)晶，是工程設(shè)計(jì)單位實(shí)力和技術(shù)水平的有力體現(xiàn)，更是所有工程設(shè)計(jì)從業(yè)人員寶貴的無形資源。檔案管理工作對(duì)工程設(shè)計(jì)單位的重要性是不言而喻的，做好項(xiàng)目檔案管理工作，不僅是保證工程項(xiàng)目質(zhì)量的基礎(chǔ)，也是追究相關(guān)責(zé)任人員的重要依據(jù)。而當(dāng)前仍有部分人員未重視檔案管理，在管理過程中存在著諸多問題，急需相關(guān)人員采取有效措施進(jìn)行改善解決，為檔案管理工作走向規(guī)范化、現(xiàn)代化提供基礎(chǔ)。
作者：羅鳳梅單位：中國(guó)輕工業(yè)南寧設(shè)計(jì)工程有限公司
大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來帶來了巨量的數(shù)據(jù)資源。大數(shù)據(jù)（BIG DATA）是從 I T 行業(yè)開始引發(fā)的又一輪的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)革命，自 WEB2.0、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)之后，大數(shù)據(jù)再一次顛覆網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的速度和力量令人震驚，從宏觀的國(guó)家治理到中觀的企業(yè)管理，微觀到社會(huì)的交往、甚至個(gè)人的生活，已經(jīng)無不和大數(shù)據(jù)有著種種聯(lián)系，大數(shù)據(jù)沖擊、影響并改變我們的世界。隨著新技術(shù)和新應(yīng)用的不斷推陳出新，國(guó)家、社會(huì)、企業(yè)、個(gè)人每天都在產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，整個(gè)世界步入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。國(guó)際數(shù)據(jù)公司 IDC 的監(jiān)測(cè)統(tǒng)計(jì)報(bào)告顯示， 到 2011 年時(shí)，全球數(shù)據(jù)總量已經(jīng)達(dá)到 1.8ZB（ 1ZB 等于 1 萬億GB） ，增長(zhǎng)速度變成每?jī)赡攴环绻麛?shù)據(jù)持續(xù)以這樣的速度激增，那么預(yù)計(jì)到 2020 年全球數(shù)據(jù)量總量將達(dá)到 35ZB-40ZB，數(shù)據(jù)量驚人。
大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了巨大的沖擊和影響。面對(duì)數(shù)據(jù)資源來襲，檔案學(xué)領(lǐng)域?qū)⒚媾R對(duì)巨量而復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行高效管理的困難局面。歷經(jīng)信息數(shù)字化時(shí)代，檔案管理已逐漸從傳統(tǒng)的思想觀念中解放出來，在政策制定、方法改進(jìn)、技術(shù)提升、設(shè)備配置、人員結(jié)構(gòu)等方面在不斷進(jìn)步和完善。而大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，社會(huì)和網(wǎng)絡(luò)每天產(chǎn)生的檔案信息的數(shù)量和種類與過去完全不可比擬，再加上國(guó)家各類型的檔案館（室）、電子文件中心、檔案托管外包機(jī)構(gòu)現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)數(shù)量和技術(shù)力量，檔案管理工作已經(jīng)明顯不負(fù)重壓。因此，迎著大數(shù)據(jù)的熱潮，檔案界很有必要深入探討一下大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作發(fā)生了怎樣的改變，檔案部門、檔案管理者、檔案工作者應(yīng)該如何抓住大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來的變化和機(jī)遇，改變傳統(tǒng)的思維方式和管理模式，促使檔案管理水平更上一層樓。
2. 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式的新發(fā)展
大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案部門面臨著大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來的各種新發(fā)展，如新生的理論觀念、增多的數(shù)據(jù)資源、變換的服務(wù)方式、難度增大的安全保衛(wèi)等等，這些變化都需要檔案部門對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作重新進(jìn)行認(rèn)識(shí)和分析。
2.1 檔案管理理論體系的發(fā)展
大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)量的增加、檔案服務(wù)水平要求提高以及檔案軟件平臺(tái)的應(yīng)用，檔案工作者對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不能只停留在過去傳統(tǒng)的的管理觀念上了。檔案紙質(zhì)時(shí)代被迫接受檔案信息化時(shí)代的挑戰(zhàn)，催生出了新的檔案管理基礎(chǔ)理論，如新來源觀、文件連續(xù)體論、宏觀鑒定理論等。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案管理理論還將再次受到?jīng)_擊，推動(dòng)檔案管理理論不斷擴(kuò)展。為此，檔案部門應(yīng)該盡快樹立起檔案大數(shù)據(jù)觀，一切數(shù)據(jù)皆歸檔；大檔案觀，讓“一切歸檔”成為可能，而且讓檔案無處不在；大平臺(tái)建設(shè)，建設(shè)資源富集、操作便捷、服務(wù)高效的檔案數(shù)據(jù)大平臺(tái)；以及大服務(wù)觀，檔案服務(wù)在大數(shù)據(jù)時(shí)代必將朝著社會(huì)化、多元化方向發(fā)展，檔案管理重心要向服務(wù)傾斜。
2.2檔案利用服務(wù)體系的新發(fā)展
檔案作為真實(shí)的歷史記錄被悉心保存，最終的目的就是需要檔案部門維護(hù)好黨和國(guó)家利益，服務(wù)好人民群眾，滿足社會(huì)公眾對(duì)檔案的利用服務(wù)需求。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案服務(wù)利用工作將“朝著社會(huì)化、多元化方向發(fā)展，以企業(yè)、客戶個(gè)性化、差異化需求為導(dǎo)向，提供人性化、智慧化服務(wù)”，因此，檔案利用服務(wù)在服務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式和服務(wù)目的上都將發(fā)生變化。面對(duì)新形勢(shì)，國(guó)家更注重惠及民生檔案資源的收集，檔案更傾向于為廣大人民群眾服務(wù)，要為城市發(fā)展和市民服務(wù)，要為智慧城市的建設(shè)服務(wù)，要為新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)，要為農(nóng)民老百姓服務(wù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代也促使檔案館開啟了檔案人性化定制、智能化推送服務(wù)方式。
2.3 檔案數(shù)據(jù)資源體系的新發(fā)展
擁有可觀的館藏資源是檔案部門開展工作最大的優(yōu)勢(shì)，館藏資源越多越能體現(xiàn)檔案部門存在的價(jià)值，豐富的館藏是檔案部門維護(hù)社會(huì)地位的根本，也是開展檔案利用服務(wù)的資本。大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息資源呈現(xiàn)爆發(fā)式增長(zhǎng)，最終作為檔案保存下來材料的也急劇增長(zhǎng)，檔案不再缺，而是泛。主要體現(xiàn)在：（1）檔案數(shù)據(jù)的來源更為廣泛，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)的來源更多地傾向網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化、平民化，來源于互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)多，而且?n案部門更關(guān)注民生民意。（2）檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)容更豐富，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)資源總量大且迅猛增長(zhǎng)，檔案數(shù)據(jù)類型增多，檔案數(shù)據(jù)價(jià)值密度降低。（3）檔案數(shù)據(jù)的收集方式多樣，包括檔案數(shù)據(jù)的強(qiáng)制收集，檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)捕捉。
2.4 檔案安全保障體系的新發(fā)展
檔案管理工作安全至上，確保檔案安全，就是保障黨和國(guó)家及人民群眾的安全，檔案安全高于一切。大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)數(shù)量大、種類多、處理速度快、信息化程度高，都在對(duì)傳統(tǒng)的檔案安全體系形成壓迫和挑戰(zhàn)。檔案數(shù)據(jù)隨時(shí)面臨著因保存條件、管理方式、關(guān)鍵技術(shù)、安全保密變化而帶來的種種威脅。信息技術(shù)的發(fā)展帶來了多樣化的信息載體形式，豐富了檔案的類型，從紙質(zhì)、音像、光盤、電子軟硬盤到數(shù)碼縮微檔案，信息有幾種形式檔案就有幾種形態(tài)，這些檔案除了基本的“八防”外對(duì)保存的條件和場(chǎng)所有了更高的要求，音像檔案要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，光盤要防磨損，硬盤要防震，電腦要保持電源穩(wěn)定，檔案館在新建、改擴(kuò)建時(shí)既要考慮檔案數(shù)據(jù)保管基礎(chǔ)條件設(shè)施安全可靠，另外還要購(gòu)置專門專用的設(shè)備來保護(hù)類型各異檔案的安全。數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案應(yīng)急管理不僅要從突發(fā)事件類型入手，更要針對(duì)不同類型的檔案制定精細(xì)化的應(yīng)急預(yù)案，將應(yīng)急管理制度標(biāo)準(zhǔn)化，行為常態(tài)化，減輕或避免檔案因遭遇緊急事件帶來的不可預(yù)知的嚴(yán)重后果。
關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案； 信息化
中圖分類號(hào)：F49 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2016）26-0123-02
引言
隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展也有了質(zhì)的飛躍，并逐步滲透到我們的工作學(xué)習(xí)乃至生活中，成為社會(huì)各行業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的核心和主導(dǎo)。行業(yè)的需要和政府的重視，使得信息化成為推動(dòng)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)[1]。檔案是積累和傳播知識(shí)的重要載體，是非常重要的信息Y源。為了滿足現(xiàn)代信息化建設(shè)的需要，檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行，因?yàn)檫@將直接影響著檔案事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展。檔案信息化建設(shè)又離不開現(xiàn)代信息技術(shù)的支持，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展直接關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。
一、國(guó)內(nèi)外研究綜述
當(dāng)前，國(guó)家對(duì)檔案信息化建設(shè)給予了高度的重視，也出臺(tái)了相應(yīng)的政策，加快了我國(guó)檔案信息化的進(jìn)程。研究者對(duì)檔案信息化的研究更加全面，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，越來越多的學(xué)者開始對(duì)檔案信息化建設(shè)中所運(yùn)用的當(dāng)代信息技術(shù)進(jìn)行了深入的研究。目前，國(guó)內(nèi)的研究主體是高校的理論研究者，這些研究者大多分布在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)，中西部地區(qū)在當(dāng)前的條件下出現(xiàn)在該領(lǐng)域的研究者很少。而國(guó)外學(xué)者對(duì)于該領(lǐng)域的研究還較少，一般都是偶爾涉及，沒有深入系統(tǒng)的研究。
二、檔案信息化建設(shè)概述
1.檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵及意義
檔案信息化是指以檔案信息資源為對(duì)象，運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)的搜集、保管、整理以及開發(fā)和利用，使得檔案事業(yè)走向現(xiàn)代化的過程，包括檔案信息化所需的基礎(chǔ)設(shè)施、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才隊(duì)伍建設(shè)等。檔案信息化建設(shè)對(duì)于檔案事業(yè)的健康發(fā)展意義重大，能夠加大信息資源的存儲(chǔ)量、提高檔案的運(yùn)行效率、促進(jìn)檔案信息公開化，可以進(jìn)一步提高人們的檔案意識(shí)、提高檔案的利用率。
2.檔案信息化建設(shè)存在的問題
在國(guó)家政策和先進(jìn)技術(shù)的支持下，檔案信息化建設(shè)獲得了一定的成效。但檔案信息化的建設(shè)并不是一帆風(fēng)順的，還存在一些問題亟待我們對(duì)其加以分析和解決：首先是資金投入不足；其次是專業(yè)人才短缺[2]；再次是體制機(jī)制不完善；最后是信息資源整合難[3]。
3.檔案信息化建設(shè)中所需的信息技術(shù)
在檔案信息化建設(shè)的過程中，可以運(yùn)用到的現(xiàn)代信息技術(shù)有很多。一是海量化存儲(chǔ)技術(shù)，包括移動(dòng)硬盤、光盤、存儲(chǔ)卡、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等；二是數(shù)字識(shí)別技術(shù)，包括數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)、掃描儀、電子標(biāo)簽（RFID）、手機(jī)二維碼、PS、GIS、GPS等軟硬件系統(tǒng)；三是虛擬技術(shù)，包括虛擬終端、 虛擬存儲(chǔ)、虛擬桌面、虛擬展廳等；四是檢索技術(shù)，包括搜索引擎、智能檢索、圖像檢索等；五是融合技術(shù)，包括移動(dòng)通訊（3G、4G）、有線電視、互聯(lián)網(wǎng)三網(wǎng)融合，手機(jī)、電視機(jī)、計(jì)算機(jī)三機(jī)合一，以及計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等；六是移動(dòng)技術(shù)，包括筆記本電腦、智能手機(jī)、移動(dòng)電視、平板電腦、MP4、電子閱讀器等；七是信息安全技術(shù)，包括數(shù)字簽名、數(shù)字加密等。
三、現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的作用
現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息化建設(shè)的影響非常大，促進(jìn)了檔案管理與服務(wù)水平質(zhì)的提升。運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)建立了更加高效、快捷的檔案管理與檔案信息服務(wù)體系；通過手機(jī)、電腦等移動(dòng)設(shè)備，豐富了檔案信息化的載體，使檔案信息化建設(shè)呈現(xiàn)出基礎(chǔ)設(shè)施集約化、檔案管理智能化、數(shù)字檔案管理集群化以及檔案信息服務(wù)智慧化等趨勢(shì)。
1.基礎(chǔ)設(shè)施集約化
近年來，各地檔案部門為了加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，已經(jīng)投入了大量的人力物力財(cái)力，建設(shè)了機(jī)房、配備了相關(guān)設(shè)備及軟件，進(jìn)行了檔案數(shù)字化以及信息系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)。然而，信息爆炸社會(huì)的到來使得不同來源、各個(gè)種類、不斷積累的大量電子文件檔案不能及時(shí)歸檔，這些都使得對(duì)檔案的有效保管和開發(fā)利用更加困難，也危害著網(wǎng)絡(luò)信息安全[4]。
電子政務(wù)云平臺(tái)建設(shè)有效地幫助檔案管理部門解決了這些困難。檔案部門將各個(gè)檔案應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)遷移到政務(wù)云平臺(tái)，可大大減輕配置設(shè)備、運(yùn)行維護(hù)、數(shù)據(jù)備份、安全防御、應(yīng)急演練等技術(shù)工作量 [4]。
2.檔案管理智能化
隨著科技的發(fā)展，越來越多的先進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用到了檔案領(lǐng)域中，使得檔案實(shí)體以及庫(kù)房建設(shè)和管理更加科學(xué)、更加智能化，如智能密集架、智能溫濕度控制設(shè)備、門禁系統(tǒng)、RFID芯片控制系統(tǒng)等。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用，也將檔案管理轉(zhuǎn)移到智能化的網(wǎng)絡(luò)管理體系，提高了檔案管理中的各項(xiàng)工作效率，包括檔案的查閱、統(tǒng)計(jì)、盤點(diǎn)以及安全監(jiān)管工作等等，實(shí)現(xiàn)了館庫(kù)與存放的檔案、檔案實(shí)體與檔案信息、檔案與人等互聯(lián)互通、相互感知，實(shí)現(xiàn)更高效的智能化管理[4]。
3.數(shù)字檔案管理集群化
當(dāng)前，各地的檔案館數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目都是相互獨(dú)立的，檔案信息資源相對(duì)分散，需要查閱的檔案經(jīng)常要結(jié)合多個(gè)數(shù)字檔案館網(wǎng)站或者通過多個(gè)部門和地區(qū)進(jìn)行查閱，造成效率低下。信息技術(shù)的發(fā)展能夠有效解決這個(gè)問題，以大數(shù)據(jù)、云平臺(tái)技術(shù)為基礎(chǔ)，各部門可以建立文檔整理、檔案管理以及檔案信息資源一體化的集群化信息共享系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)多個(gè)數(shù)字檔案館資源的一體化，連接其他信息系統(tǒng)，在查閱檔案的時(shí)候可以進(jìn)入多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行搜索，從而解決跨庫(kù)、跨地區(qū)查閱的困難。將各地區(qū)、各館的數(shù)字檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的整合，突破地域和空間的限制，建立檔案信息資源的大型數(shù)據(jù)庫(kù)，以達(dá)到某些檔案信息資源在全社會(huì)范圍內(nèi)共享共建的作用，這樣既提高了檔案的利用價(jià)值，又提高了檔案的查閱效率，能夠進(jìn)一步完善檔案的社會(huì)功能 [4]。
4.檔案信息服務(wù)智慧化
隨著信息的大量積聚，館藏檔案信息資源量將越來越大，給檔案的整理、開發(fā)和利用都帶來了很大的挑戰(zhàn)，使得一些高利用價(jià)值的資料不能及時(shí)歸檔。而利用數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等大數(shù)據(jù)技術(shù)可以從根本上解決這一難題。利用數(shù)據(jù)分析等大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)大量的信息資源進(jìn)行科學(xué)分類、查找、管理，能夠更加快速準(zhǔn)確地對(duì)信息資源進(jìn)行整合、挖掘和開發(fā)利用，可以按照不同需求進(jìn)行定制，以推送的形式向定制人員、工作單位提供更豐富更多樣化的服務(wù)，使檔案信息服務(wù)的智慧化展現(xiàn)得淋漓盡致。另外，可以建立移動(dòng)檔案信息服務(wù)中心，通過微博、微信客戶端檔案信息，讓更多的移動(dòng)用戶可以享受便捷的檔案信息服務(wù)[4]。
隨著科技進(jìn)步，信息技術(shù)也有了長(zhǎng)足的發(fā)展。現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息化建設(shè)過程中成功運(yùn)用，成為了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中的重要一環(huán)。現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用能夠增加檔案信息的存儲(chǔ)量、提高檔案的運(yùn)行效率、推動(dòng)檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)，從而進(jìn)一步提高社會(huì)檔案意識(shí)、強(qiáng)化檔案的社會(huì)功能以及提高人們對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。總之，脫離了現(xiàn)代信息技術(shù)的奠基，檔案信息化建設(shè)的高樓不會(huì)拔地而起。
參考文獻(xiàn)：
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[2] 孔丹瑩.檔案信息化建設(shè)中存在的問題及對(duì)策[J].黑龍江檔案，2015，（3）：64.
1檔案管理制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一,實(shí)現(xiàn)信息資源的共享
在林業(yè)檔案管理過程中將管理的整個(gè)流程和管理的機(jī)制進(jìn)行統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理,這不僅僅是一些單位的個(gè)體行為,也是整體林業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的一些體現(xiàn)。但是,我國(guó)的《檔案法》中對(duì)檔案管理的要求并不夠健全,他只是從在法制方面對(duì)檔案管理進(jìn)行了一定的闡述和管理,進(jìn)行了一定程度的約束,對(duì)于在檔案管理統(tǒng)一化這一方面上的相關(guān)規(guī)定仍然存在漏洞,有待完善。所以,在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候,不但要對(duì)檔案內(nèi)容的真實(shí)完整性進(jìn)行管理,還要針對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范化的管理。在林業(yè)管理過程中,首先要做的事情就是對(duì)各行業(yè)和各個(gè)協(xié)會(huì)進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào),在統(tǒng)一的協(xié)作和組織之下保證檔案管理在信息收集、歸納整理、檔案保管、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及最后的移交等很多個(gè)階段都能夠按照統(tǒng)一的流程和規(guī)定進(jìn)行,根據(jù)統(tǒng)一制定的檔案管理制度在標(biāo)準(zhǔn)的流程中進(jìn)行統(tǒng)一化的管理,從而有效的實(shí)現(xiàn)精確數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)信息。現(xiàn)在很多林業(yè)單位都是采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子檔案管理,在對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一化的管理時(shí)可以從一些數(shù)字化的方面進(jìn)行歸類制定,同時(shí),將這些檔案的資源作為制定規(guī)章制度的支撐點(diǎn),并利用先進(jìn)的智能檢索等高新技術(shù)為途徑完成檔案管理的目的,實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。
2實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的統(tǒng)一化,加快檔案管理部門發(fā)展的步伐
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,社會(huì)對(duì)人才的要求不僅僅是知識(shí)理論方面的需求,在挑選人才的時(shí)候要根據(jù)社會(huì)的需要,有針對(duì)性的選擇人才。目前,社會(huì)的發(fā)展需要的是智慧和技術(shù)并存,只有擁有了高新技術(shù)才能對(duì)未來進(jìn)行創(chuàng)造。換句話說技術(shù)就是促進(jìn)社會(huì)不斷前進(jìn)的動(dòng)力,是加快生產(chǎn)的決定性動(dòng)力,在林業(yè)檔案管理過程中,為了使林業(yè)跟上時(shí)代的步伐,就要在檔案管理過程中引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù),形成信息技術(shù)的管理模式,這也是促進(jìn)社會(huì)不斷發(fā)展和變革的動(dòng)力源泉。然而就我國(guó)目前的計(jì)算機(jī)領(lǐng)域而言,在很多方面計(jì)算機(jī)硬件的研制和開發(fā)上都遠(yuǎn)遠(yuǎn)地超于軟件,而軟件作為檔案管理過程中比較冷門的科目來說就更為不受重視。與此同時(shí),在我國(guó)的各個(gè)地區(qū)和各個(gè)企業(yè)單位為了使自己在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的社會(huì)中有一席之地,保證企業(yè)的生存和可持續(xù)發(fā)展,很多單位開始根據(jù)本企業(yè)自身發(fā)展的需要,自己對(duì)軟件進(jìn)行研究和開發(fā),以此加大企業(yè)的實(shí)力,而這種方式雖然對(duì)企業(yè)有所幫助卻阻礙了全國(guó)的互聯(lián)。因此,為了促進(jìn)我國(guó)檔案管理模式的發(fā)展,拉動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展,有效的構(gòu)建一個(gè)具有現(xiàn)代化水平的檔案管理體系,國(guó)家檔案管理相關(guān)部門就要起到帶頭的作用,使檔案管理達(dá)到辦公自動(dòng)化的目標(biāo),從而實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一,格式的一致,檔案管理平臺(tái)的公平,實(shí)現(xiàn)具有信息化技術(shù)的檔案管理。只有這樣才可以不斷健全檔案管理制度,使林業(yè)檔案管理與其他部門共同進(jìn)步和發(fā)展。
3加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng),構(gòu)建強(qiáng)大的人才隊(duì)伍
在我國(guó)過去的林業(yè)檔案管理過程中,很多工作人員都沒有進(jìn)行專業(yè)化的教育,很多人員并不具備專業(yè)的能力,有的人甚至都不具備上崗證,這種現(xiàn)象在林業(yè)檔案管理部門和其他部都隨處可見,嚴(yán)重阻礙了林業(yè)檔案管理工作的正常運(yùn)行。另外,由于林業(yè)部門對(duì)檔案管理工作的不重視,導(dǎo)致部分林業(yè)檔案管理工作人員工作態(tài)度松懈,缺少工作熱情,在工作時(shí)沒有嚴(yán)格的按照國(guó)家或者是單位的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理,造成管理工作混亂不堪。為了改變這一狀況,林業(yè)部門在人才招聘時(shí)要嚴(yán)格把關(guān),對(duì)于沒有上崗證的人員不予錄取,并適當(dāng)?shù)奶岣哒衅敢蟆?duì)于已經(jīng)上崗的工作人員要加大投資力度,定期對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn),提高工作人員的檔案管理專業(yè)素質(zhì)。通過員工專業(yè)素質(zhì)的提高為單位建立一個(gè)強(qiáng)大的人才隊(duì)伍,有利于構(gòu)建一個(gè)現(xiàn)代化的檔案管理模式,從而順應(yīng)時(shí)展的趨勢(shì)。除此之外,相關(guān)部門還可以組織一些專業(yè)知識(shí)競(jìng)賽,通過競(jìng)賽的活動(dòng)方式有效提高員工的專業(yè)知識(shí),提高檔案管理人員對(duì)本職工作的熱愛,認(rèn)識(shí)到檔案管理這個(gè)崗位的重要性,還能夠促進(jìn)工作綜合能力的發(fā)展,發(fā)揮出他們最大的價(jià)值。
4結(jié)語(yǔ)
總之,隨著新時(shí)期社會(huì)的不斷發(fā)展,林業(yè)的檔案管理人員也要時(shí)刻緊跟時(shí)代的步伐,在信息的收集、判斷等過程中摒棄傳統(tǒng)的管理方式,進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理。因此在新時(shí)期的林業(yè)檔案管理過程中要進(jìn)行統(tǒng)一化的管理,加強(qiáng)專業(yè)人才的素質(zhì)培養(yǎng),從而構(gòu)建一個(gè)健全的林業(yè)檔案管理體系。
作者：楊延萍單位：河北木蘭圍場(chǎng)國(guó)有林場(chǎng)管理局
企業(yè)檔案設(shè)計(jì)內(nèi)容非常多，主要包含了財(cái)務(wù)、技術(shù)以及員工人事等信息，這些資料因?yàn)樯婕安糠植煌彩怯筛鞑块T分別進(jìn)行保管，有的資料甚至還經(jīng)由員工自行保存。這就造成了企業(yè)檔案管理沒有系統(tǒng)的管理模式，處在一個(gè)零散的狀態(tài)，不能夠真正落實(shí)信息資源的整合，即使有的企業(yè)在這方面做了大量的工作，甚至還特地成立了信息中心，但是檔案管理工作仍然還是非常的表面化，無法為企業(yè)提供系統(tǒng)的、綜合性較強(qiáng)的信息服務(wù)。這勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)非常的問題，例如：新員工進(jìn)入企業(yè)后在熟悉企業(yè)的過程中，只能夠通過老員工對(duì)企業(yè)文化和工作技能等進(jìn)行描述，無法形成供其自主學(xué)習(xí)的信息資料；企業(yè)內(nèi)的部門只是以及員工所形成的知識(shí)、技能等資源無法進(jìn)行共享，不能夠形成流通的智慧來源；各部門的操作模式出現(xiàn)差異，不能夠形成固定的操作模式，同類型的事務(wù)處理過程也大不相同，在處理相似問題時(shí)，各個(gè)員工均是憑著自己的經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行操作，使得工作效率受到嚴(yán)重的阻礙，甚至還出現(xiàn)了各部門不團(tuán)結(jié)相互推卸責(zé)任的情況。總而言之，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)企業(yè)檔案管理有了新的要求，使其面臨著巨大的挑戰(zhàn)，企業(yè)唯有審時(shí)度勢(shì)，結(jié)合新時(shí)期新要求全面改革檔案管理，使其與企業(yè)制度更加匹配，將檔案信息的效用充分發(fā)揮出來，使企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力再上臺(tái)階。筆者認(rèn)為，在企業(yè)檔案管理中引入知識(shí)管理，能夠加快企業(yè)檔案管理模式的構(gòu)建，促進(jìn)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的提高。
二、構(gòu)建企業(yè)檔案管理的新模式
將企業(yè)知識(shí)管理融入到檔案管理，就意味著企業(yè)檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)。同時(shí)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代也推動(dòng)檔案管理朝著新方向前進(jìn)，筆者認(rèn)為可以概括為“市場(chǎng)取向、信息先導(dǎo)、協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)以及知識(shí)共享”四方面。市場(chǎng)取向主要將檔案管理所能夠獲得的利益更加直接地反映出來，因?yàn)椋梢杂行岣咂髽I(yè)利潤(rùn)；信息先導(dǎo)則能夠?qū)n案知識(shí)管理的職能性更加真實(shí)地反應(yīng)出來，它可以說是企業(yè)建設(shè)的重頭戲；協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)則主要是有效調(diào)節(jié)企業(yè)檔案管理以及知識(shí)管理，使其達(dá)到一致性；知識(shí)共享則主要展現(xiàn)了檔案管理的目的性。
（一）市場(chǎng)取向
伴隨企業(yè)不斷對(duì)制度進(jìn)行改革發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的突飛猛進(jìn)，企業(yè)提出了“自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧”的運(yùn)作模式，企業(yè)也將企業(yè)發(fā)展壯大作為活動(dòng)重心，將提高核心競(jìng)爭(zhēng)力作為活動(dòng)的關(guān)鍵。檔案管理必須從傳統(tǒng)思維中走出來，丟開因循守舊的思維模式和管理方式，充分發(fā)揮其作用，使其成為企業(yè)知識(shí)資源的脊梁支柱，不斷為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供充足的智力和法律保障[2]。企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合自己的知識(shí)基礎(chǔ)，不斷挖掘檔案中所隱含的信息，為企業(yè)解決法律糾紛以及產(chǎn)品開發(fā)等活動(dòng)提供經(jīng)驗(yàn)、啟示信息，使檔案管理工作逐漸滲透到企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中去，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值、提升利潤(rùn)。唯有堅(jiān)持將企業(yè)檔案管理向市場(chǎng)化走向發(fā)展，才能夠使檔案管理工作成為企業(yè)的信息支撐，避免出現(xiàn)邊緣化的情況，獲得企業(yè)的重視。
（二）信息先導(dǎo)
不管是紙質(zhì)檔案，亦或者是電子檔案，都能夠?qū)⑺鶅?chǔ)備的信息來發(fā)揮其價(jià)值。檔案信息開發(fā)，主要是指檔案部門根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求，在保障檔案機(jī)密安全的條件下，不斷對(duì)檔案信息進(jìn)行挖掘，并將其提供給需要者使用的過程。信息先導(dǎo)能夠?qū)n案知識(shí)管理的職能性更加真實(shí)地反應(yīng)出來，同時(shí)在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮著承前啟后的作用。將客戶的需求作為信息開發(fā)的重心，通過“挖掘信息”使檔案能夠發(fā)揮其最大價(jià)值。與此同時(shí)，檔案管理人員在面對(duì)無經(jīng)驗(yàn)和指導(dǎo)的情況下，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮主觀能動(dòng)性，結(jié)合文字、圖像等檔案資料盡可能地將其轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的、可利用的資源，并積極投入到信息的開發(fā)中。
（三）協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)
企業(yè)內(nèi)的各部門可以說是企業(yè)知識(shí)系統(tǒng)的中的各子系統(tǒng)，各個(gè)子系統(tǒng)相互連接交互存在，通過物質(zhì)、能量以及信息的交互，使各個(gè)子系統(tǒng)中的協(xié)同效應(yīng)能夠充分發(fā)揮出來，使知識(shí)系統(tǒng)得到有效的整合，發(fā)揮其最大效用。檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)信息開發(fā)以及傳遞工作，必須周全考慮到各子系統(tǒng)之間的協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)，唯有如此才能夠使企業(yè)信息得到有效的整合，使知識(shí)管理的作用被最大化。協(xié)同主要包含了目標(biāo)、技術(shù)以及資源的協(xié)同。
人民法院檔案信息化建設(shè)是法院信息化工作的重要組成部分，隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化程度的提高，人民法院檔案信息化建設(shè)也日益成為大家普遍關(guān)注的問題，檔案資源的合理有序共享是實(shí)現(xiàn)司法便民的有效途徑。在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+審判”時(shí)代，如何依托信息科技著力建設(shè)檔案信息化工程，是人民法院當(dāng)前需迫切解決的課題。
關(guān)鍵詞:
檔案;信息化;困境應(yīng)對(duì)
一、平陽(yáng)法院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及梳理
(一)檔案存儲(chǔ)情況我院現(xiàn)存檔案分為訴訟檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)憑證檔案和聲像等檔案，從1949年至2015年10月，我院檔案室?guī)齑嬖V訟檔案131680卷，169802冊(cè)。從檔案管理系統(tǒng)顯示，我院訴訟檔案從1949年至今共有案件133459件，其中已將案件材料掃描進(jìn)入系統(tǒng)的共有131194件，比例為已存案件的98．3%，并且訴訟檔案的數(shù)量還在不斷增加。
(二)檔案管理利用現(xiàn)狀從檔案管理使用方面看，隨著司法公開的不斷深入，案件審理的透明度也不斷增強(qiáng)，社會(huì)公眾對(duì)涉及自身利益的檔案關(guān)注度也越來越高，對(duì)訴訟檔案的查詢需求也與日俱增。
(三)檔案信息化建設(shè)情況目前，我院共有6名工作人員從事檔案管理工作，其中兩名檔案人員有正式編制，聘用人員流動(dòng)較頻繁且具有檔案專業(yè)背景的人員的比例僅16．6%。另外，檔案室尚未完全建立檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制，現(xiàn)有檔案人員管理結(jié)構(gòu)很難適應(yīng)未來檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。
二、基層法院檔案信息化建設(shè)困境
(一)檔案電子化利用效率不高當(dāng)前全省法院訴訟檔案信息化建設(shè)步伐不斷加快，目前使用的審判信息管理系統(tǒng)優(yōu)化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)，檔案信息化工作完成檔案掃描、錄入階段后，已基本實(shí)現(xiàn)法院外、法院間卷宗調(diào)閱。由于公檢刑事偵查卷并未掃描入庫(kù)，使得刑事案件仍處于紙質(zhì)借閱狀態(tài)。實(shí)際上刑事檔案查閱在檔案利用中占比達(dá)63．26%，如果不進(jìn)行掃描，顯然影響電子化數(shù)據(jù)運(yùn)用，進(jìn)而影響檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。
(二)實(shí)踐中檔案歸檔模式不統(tǒng)一省高院要求結(jié)案后5日內(nèi)必須歸檔報(bào)結(jié)，我院則結(jié)合現(xiàn)實(shí)狀況，因地制宜，創(chuàng)新留庭保管模式。考慮到兩個(gè)派出法庭距離院機(jī)關(guān)比較遠(yuǎn)和送達(dá)難等客觀因素，允許法庭在1個(gè)月內(nèi)必須完成歸檔入庫(kù)，以達(dá)到省高院要求案件審結(jié)后5日內(nèi)裝訂入庫(kù)達(dá)70%，十個(gè)工作日裝訂入庫(kù)達(dá)90%的工作要求，每統(tǒng)計(jì)月因送達(dá)等原因需留庭保管的案件嚴(yán)格控制在10%以內(nèi)。
(三)對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足少數(shù)部門、部分同志對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性了解不夠，認(rèn)為這是可有可無的事，即使?fàn)巹?chuàng)檔案信息化一級(jí)達(dá)標(biāo)，也是辦公室檔案人員的事，與己無關(guān)。但檔案信息化工作沒有其他辦案人員的共同配合、協(xié)助，單單靠檔案管理人員，是很難實(shí)現(xiàn)檔案信息化。
三、基層法院檔案信息化建設(shè)對(duì)策
(一)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，穩(wěn)步布置信息化建設(shè)工作檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)堅(jiān)持以利用為中心，充分發(fā)揮檔案信息化工作的效用，服務(wù)于司法審判工作，服務(wù)于社會(huì)公眾。我院始終堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，將檔案信息化建設(shè)列為全年重點(diǎn)工作計(jì)劃，注重檢查檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)展情況，幫助協(xié)調(diào)工作中的矛盾，解決實(shí)際困難。
(二)加強(qiáng)有序管理，夯實(shí)硬件基礎(chǔ)設(shè)施我院以新審判大樓搬遷為契機(jī)，依托先進(jìn)管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房智能化管理，在檔案庫(kù)房配備10區(qū)73列智能密集架、24小時(shí)控制的新風(fēng)空調(diào)、7臺(tái)庫(kù)內(nèi)自控除濕機(jī)，21臺(tái)熱氣溶膠自動(dòng)滅火裝置、庫(kù)區(qū)內(nèi)配有自動(dòng)恒溫電腦數(shù)據(jù)采集、防磁柜5臺(tái)。
(三)推廣應(yīng)用律師服務(wù)平臺(tái)，探索網(wǎng)上檔案預(yù)約查詢根據(jù)最高院要求，在訴訟服務(wù)中心開設(shè)律師志愿者服務(wù)窗口，由律師為當(dāng)事人無償提供訴訟咨詢和幫助。積極與縣司法局、律師協(xié)會(huì)建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，嘗試推廣應(yīng)用浙江律師服務(wù)平臺(tái)，進(jìn)一步提升律師服務(wù)當(dāng)事人的效率。積極探索網(wǎng)上檔案預(yù)約查詢功能，當(dāng)事人通過登陸法院門戶網(wǎng)站填寫姓名、聯(lián)系電話、案號(hào)、預(yù)約時(shí)間等基本信息完成檔案查詢預(yù)約，實(shí)現(xiàn)檔案定點(diǎn)定時(shí)查詢。
(四)開展法院間遠(yuǎn)程調(diào)閱卷工作，落實(shí)便民訴訟在訴訟服務(wù)中心專設(shè)電子檔案查詢窗口，當(dāng)事人或其律師可申請(qǐng)異地檔案查閱，在完成對(duì)申請(qǐng)查閱檔案的異地遠(yuǎn)程查閱授權(quán)后，當(dāng)事人即可查閱異地法院的授權(quán)電子檔案并自行打印。法院間遠(yuǎn)程調(diào)閱不僅卷免去當(dāng)事人遠(yuǎn)赴外地查閱檔案的奔波之苦，更是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代法院間積極配合便民訴訟創(chuàng)新之舉。
四、結(jié)語(yǔ)
總之，隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入推進(jìn)，檔案管理工作在當(dāng)前審判活動(dòng)中的地位將日益重要。法院訴訟檔案管理必須及時(shí)改進(jìn)組織架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效管理，并以“科技強(qiáng)院”為契機(jī)，著力建設(shè)訴訟檔案信息化。在“互聯(lián)網(wǎng)+審判”時(shí)代，檔案信息化工作不僅給法院自身檔案管理帶來便利，還能夠共享全社會(huì)的法律資源，從更高層面上推動(dòng)了審判工作的公平、公正與公開。
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隨著畜牧產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，檔案管理的作用逐漸凸顯出來，科學(xué)的檔案管理水平不但關(guān)系到科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用效果，還影響畜牧產(chǎn)業(yè)的生產(chǎn)效能、管理效能。為了更好地促進(jìn)畜牧產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，加強(qiáng)畜牧獸醫(yī)檔案管理顯得十分必要。本文分析了畜牧獸醫(yī)檔案管理的要點(diǎn)，希望對(duì)畜牧獸醫(yī)檔案管理有所幫助，更好地促進(jìn)畜牧獸醫(yī)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。
關(guān)鍵詞：
畜牧；獸醫(yī)；檔案；管理；要點(diǎn)
進(jìn)入信息化社會(huì)，檔案作為信息資源備受關(guān)注，在生產(chǎn)生活中發(fā)揮著越來越重要的作用。我國(guó)現(xiàn)代畜牧業(yè)發(fā)展時(shí)間還不長(zhǎng)，生產(chǎn)建設(shè)、科研工作開展都較為滯后，需要大量的信息資源，以供交流、科研。筆者結(jié)合自身的經(jīng)驗(yàn)，提出了畜牧獸醫(yī)檔案管理的要點(diǎn)，具體如下。
1加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)
畜牧獸醫(yī)檔案管理對(duì)畜牧行業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究意義重大，要管理好畜牧獸醫(yī)檔案，需要加強(qiáng)養(yǎng)殖戶、基層獸醫(yī)工作者、畜牧管理部門的思想認(rèn)識(shí)。具體來說，要做到如下幾點(diǎn)：其一，認(rèn)識(shí)畜牧獸醫(yī)檔案的重要性。畜牧獸醫(yī)檔案對(duì)畜牧管理、決策有著重要的指導(dǎo)、參考作用。在檔案錄入之前，要確保檔案內(nèi)信息的可靠性，以現(xiàn)代檔案管理方法進(jìn)行管理，提高查詢的便利性。畜牧管理部門要建立畜牧獸醫(yī)檔案信息庫(kù)，將電子檔案的作用充分挖掘出來，贏得牧民、獸醫(yī)的認(rèn)可。其二，尊重科研工作者的勞動(dòng)成果。檔案是寶貴的信息資源，是科技勞動(dòng)者的智慧結(jié)晶。科學(xué)、謹(jǐn)慎的檔案管理不但可以提煉有用信息，還能肯定勞動(dòng)者的科研成果，提高其共享熱情，豐富檔案的內(nèi)容。
2做好科學(xué)分類
畜牧獸醫(yī)管理機(jī)構(gòu)涉及的管理內(nèi)容、項(xiàng)目很多，由此產(chǎn)生的檔案也五花八門，種類頗多。若是不進(jìn)行系統(tǒng)、全面的保存和管理，只是籠統(tǒng)分類，在后續(xù)的檔案使用上必然會(huì)產(chǎn)生諸多的問題，諸如當(dāng)要取用檔案的時(shí)候，檔案保存不得法，查找時(shí)間延長(zhǎng)，勢(shì)必會(huì)影響檔案管理和使用效率；當(dāng)畜牧獸醫(yī)局需要進(jìn)行相關(guān)技術(shù)研發(fā)要查找過去研究成果、資料的時(shí)候，若是不能及時(shí)提供檔案資料，必然會(huì)影響科學(xué)研究的有效性。由此可見，遵循現(xiàn)代檔案管理辦法，做好檔案科學(xué)分類，對(duì)檔案的利用、科研都有著重要的作用。
3分清管理主次
畜牧獸醫(yī)局檔案總量大、種類多，不但包括法律文件、歷史資源，還包括科研資料、獸醫(yī)記錄，如果不分主次，將這些文件全部系統(tǒng)整理，不但會(huì)降低檔案管理效率，還會(huì)耗費(fèi)大量的人力、物力。畜牧獸醫(yī)局的檔案中有很多對(duì)畜牧獸醫(yī)業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要的文件，其中比較典型的有疫情診斷報(bào)告、動(dòng)物保護(hù)監(jiān)督文件、種畜禽管理文件、疫病預(yù)防文件、飼料相關(guān)文件等。將主要的精力放到這些文件上，對(duì)畜牧業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究的現(xiàn)實(shí)意義更大。總的來說，在畜牧獸醫(yī)檔案管理過程中，只有分清主次，才能夠抓住主要矛盾，確保檔案管理的實(shí)效性。
4提高服務(wù)水平
畜牧獸醫(yī)檔案最主要的功能就是服務(wù)，檔案資料如果不利用、分享，那么它的價(jià)值就無法彰顯出來。為此，在畜牧獸醫(yī)檔案管理過程中，要著重提高檔案人員、管理機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平。具體來說，要做到如下幾點(diǎn)：其一，為科學(xué)決策服務(wù)。畜牧部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的決策需要詳實(shí)、全面的數(shù)據(jù)資料，而畜牧獸醫(yī)檔案正是其中的主要組成部分，整合資料，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時(shí)間、提高決策效率是檔案管理部門的重要使命。其二，為養(yǎng)殖戶服務(wù)。畜牧獸醫(yī)檔案最主要的來源就是養(yǎng)殖戶，當(dāng)這些檔案被整理、歸集、整合產(chǎn)生成果之后，也需要即時(shí)將有價(jià)值的信息反饋給養(yǎng)殖戶，并對(duì)他們進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，幫助他們?cè)黾邮杖搿Ｆ淙瑸楂F醫(yī)服務(wù)。畜牧獸醫(yī)檔案得益于獸醫(yī)的辛勤勞動(dòng)，當(dāng)科研工作者取得了一定的科技成果，要及時(shí)將成果告知獸醫(yī)，以更好地提高畜牧獸醫(yī)工作的技術(shù)含量，促進(jìn)畜牧業(yè)的高效發(fā)展。
5采取數(shù)字管理
數(shù)字化是檔案管理的重要趨勢(shì)，畜牧獸醫(yī)檔案管理過程中也應(yīng)該遵循這一規(guī)律，致力于實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、無紙化，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式、生產(chǎn)方式等。具體來說，要做到如下幾點(diǎn)：其一，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。數(shù)字化的檔案管理建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云技術(shù)的基礎(chǔ)上，為了應(yīng)用這些技術(shù)，畜牧獸醫(yī)檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，并配備專業(yè)的技術(shù)人員，提高檔案管理的科學(xué)化程度。其二，提高信息管理水平。檔案信息的管理也是數(shù)字化檔案管理一項(xiàng)重要的內(nèi)容，如何高效利用這些信息是擺在檔案管理者面前的難題，只有不斷深挖檔案信息的價(jià)值，才能更好地為養(yǎng)殖戶、獸醫(yī)服務(wù)，促進(jìn)畜牧業(yè)的發(fā)展。
6總結(jié)
一、企業(yè)知識(shí)管理的特征及核心內(nèi)容
1.知識(shí)管理的定義
由于知識(shí)管理是管理領(lǐng)域的新生事物，所以目前還沒有一個(gè)被廣泛認(rèn)可的定義。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)的定義，知識(shí)管理是對(duì)知識(shí)、知識(shí)創(chuàng)造過程和知識(shí)的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理的活動(dòng)，是為企業(yè)實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)共享提供的新途徑。
2.企業(yè)知識(shí)管理的特征
首先，重視企業(yè)知識(shí)的流動(dòng)、共享和創(chuàng)新，運(yùn)用集體的智慧提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力；其次，重視對(duì)企業(yè)員工的精神激勵(lì)，賦予員工更大的權(quán)力和責(zé)任，充分發(fā)揮員工的自覺性、能動(dòng)性和首創(chuàng)性；再次，重視企業(yè)知識(shí)和人才，促使企業(yè)成為學(xué)習(xí)型組織。
3.企業(yè)知識(shí)管理思想的核心內(nèi)容
企業(yè)知識(shí)管理是指對(duì)企業(yè)內(nèi)外各種信息和知識(shí)進(jìn)行有效的識(shí)別、全面的收集、科學(xué)的加工和充分的運(yùn)用，促進(jìn)知識(shí)共享，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值，從而提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。其核心內(nèi)容為企業(yè)是一個(gè)運(yùn)用知識(shí)、創(chuàng)造知識(shí)的組織，知識(shí)是企業(yè)最重要的戰(zhàn)略資源和競(jìng)爭(zhēng)資本之一，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)知識(shí)資源的管理、開發(fā)和利用，同時(shí)通過知識(shí)共享充分實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，豐富企業(yè)的知識(shí)資源，并建立促進(jìn)知識(shí)共享的機(jī)制。除此之外，企業(yè)應(yīng)致力于為客戶提供蘊(yùn)含知識(shí)的產(chǎn)品和服務(wù)，將知識(shí)管理應(yīng)用于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理模式當(dāng)中，使其成為促進(jìn)企業(yè)創(chuàng)新、增強(qiáng)企業(yè)自身“造血”功能的有力工具。
二、知識(shí)管理在企業(yè)檔案管理中的運(yùn)用
企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識(shí)資產(chǎn)，是企業(yè)重要的信息資源，只有將企業(yè)檔案管理和知識(shí)管理相融合才能充分發(fā)揮檔案的作用，進(jìn)一步挖掘檔案的潛在價(jià)值。因此，將檔案信息價(jià)值上升到知識(shí)層次理應(yīng)成為檔案管理活動(dòng)的首要目標(biāo)，同時(shí)，將知識(shí)管理靈活運(yùn)用于檔案管理活動(dòng)當(dāng)中也是新時(shí)期檔案學(xué)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求。
1.實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造
業(yè)務(wù)流程再造是指對(duì)組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計(jì)。對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，將企業(yè)文件、檔案看作為一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體，打破過去文件工作與檔案工作的界限，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)。該流程包括文件從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔到保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強(qiáng)企業(yè)文件、檔案的知識(shí)管理，同時(shí)強(qiáng)化了對(duì)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高整個(gè)企業(yè)的工作效率。
2.拓展和完善企業(yè)檔案管理職能
隨著企業(yè)知識(shí)管理的加強(qiáng)及信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，檔案管理的職能也在發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，企業(yè)需要擁有全新的檔案管理模式以適應(yīng)這種需要。其職能的根本轉(zhuǎn)變主要體現(xiàn)在：從過去對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向注重對(duì)檔案內(nèi)容即知識(shí)的管理，并強(qiáng)化對(duì)檔案知識(shí)的開發(fā)利用，實(shí)施檔案管理的智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案知識(shí)資源的共享。這就要求我們轉(zhuǎn)變觀念，將檔案管理真正看成是企業(yè)知識(shí)管理的重要組成部分，在企業(yè)知識(shí)管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉(zhuǎn)變賦予企業(yè)檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時(shí)也帶來檔案人員角色的轉(zhuǎn)變即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)管理者、知識(shí)提供者及決策咨詢者。
3.實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)信息化、智能化服務(wù)
信息技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)檔案管理提供了新的發(fā)展契機(jī)。檔案知識(shí)智能化服務(wù)可以通過建設(shè)企業(yè)知識(shí)倉(cāng)庫(kù)，提供知識(shí)導(dǎo)航、知識(shí)咨詢等方式實(shí)現(xiàn)。在日益發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這種服務(wù)方式將更容易實(shí)現(xiàn)。在企業(yè)內(nèi)部，可以通過構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)(Intranet)來實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享。對(duì)于企業(yè)外部的知識(shí)傳遞，可以構(gòu)建相應(yīng)的企業(yè)外部網(wǎng)(Extranet)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)和客戶、市場(chǎng)的知識(shí)交流。內(nèi)部網(wǎng)的用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)和萬維網(wǎng)的用戶則可以通過檔案管理機(jī)構(gòu)的主頁(yè)或企業(yè)的站點(diǎn)，直接鏈接到知識(shí)服務(wù)子系統(tǒng)，從而獲得有效的檔案知識(shí)服務(wù)，當(dāng)然這種外部的服務(wù)可能要受到某些限制，但絲毫不能阻止知識(shí)管理時(shí)代的大趨勢(shì)。
4.提高檔案工作者的從業(yè)素質(zhì)
隨著現(xiàn)代企業(yè)管理模式的不斷完善和發(fā)展，企業(yè)管理人員的素質(zhì)也在不斷提升，而企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)一直是企業(yè)檔案管理水平的重要制約因素之一。知識(shí)管理要求作為信息管理、知識(shí)管理參與者的檔案工作人員必須提高自身素質(zhì)，掌握管理學(xué)和現(xiàn)代企業(yè)管理知識(shí)，熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)流程。知識(shí)管理給企業(yè)檔案工作者提出了更高的要求，并賦予其新的職能定位。擺脫傳統(tǒng)管理思維的束縛，融入新的知識(shí)管理機(jī)制，在信息時(shí)代，開拓思維，創(chuàng)新管理，無疑會(huì)給企業(yè)檔案工作插上騰飛的翅膀，也必將迎來企業(yè)檔案工作新的轉(zhuǎn)折。
作者:杜克 單位:中國(guó)第一汽車集團(tuán)公司
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