時間：2023-06-02 09:22:15
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的問題及措施，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1電子檔案管理中出現(xiàn)的安全問題
1.1電子檔案保存壽命受限。由于電子檔案受其保存介質(zhì)的壽命長短、質(zhì)量優(yōu)劣以及其更新?lián)Q代的影響，使得其壽命存在各種差異。如計算機(jī)設(shè)備的更新?lián)Q代，過時的檔案介質(zhì)，造成電子檔案信息無打開利用，從而可能會造成檔案信息的損害和丟失，嚴(yán)重?fù)p害了信息利用者的利益。
1.2病毒的危害性。網(wǎng)絡(luò)時代，各種病毒木馬不斷的對計算機(jī)進(jìn)行攻擊與入侵，使得一些機(jī)密的電子檔案在傳輸過程中可能會被病毒等感染，電子檔案系統(tǒng)也可能被黑客所攻擊，從而危害電子檔案信息的安全。
1.3電子檔案真實(shí)性受到挑戰(zhàn)。由于紙質(zhì)檔案可加蓋單位公章，領(lǐng)導(dǎo)簽字，比較容易鑒別，而電子檔案由于具有無限修改復(fù)制的功能，如果不加以技術(shù)處理，則無法辨認(rèn)其原稿的真實(shí)性，從而造成信息的失真。
1.4電子檔案安全不容忽視。網(wǎng)絡(luò)時代，由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性，使得數(shù)據(jù)被他人盜取、篡改的事件時時發(fā)生，這對機(jī)密電子檔案的管理提出了很大的挑戰(zhàn)。
2解決電子檔案安全問題的措施
2.1技術(shù)安全處理措施
2.1.1加密處理。數(shù)據(jù)加密是減少電子檔案信息被盜、泄密的有效方法。通過加密處理，使得數(shù)據(jù)不被非法竊取、閱讀。電子文件在傳輸過程中可采用非對稱式或雙密鑰碼進(jìn)行加密。發(fā)方可使用收方的公開密鑰發(fā)文，而收方只用自己知道的密鑰解密。這樣任何人只能通過公開密鑰向收方發(fā)文，而收方才能獲得加密文件，而其他人很難破解密文，從而有效的保護(hù)電子文件的機(jī)密性。
2.1.2電子簽名技術(shù)。隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子簽名技術(shù)被人們廣泛應(yīng)用起來，電子簽名可分為證書式數(shù)字簽名和手寫式數(shù)字簽名。主要作用是在于證實(shí)該份文件確實(shí)出自作者，確保其內(nèi)容沒被他人改動。通過證書式數(shù)字簽名可有效檢驗(yàn)文件確實(shí)來自發(fā)方，內(nèi)容沒有被人改動。手寫式數(shù)字簽名則是將專門的軟件模塊嵌入文字處理軟件中，作者可用光筆在計算機(jī)屏幕上簽名，或者用壓敏筆在手寫輸入板上簽名，使其顯示的筆跡與在紙質(zhì)文件上的親筆簽名的字跡一樣，從而保證其信息的真實(shí)性、合法性。
2.1.3權(quán)限的使用與監(jiān)控。檔案管理者應(yīng)對電子檔案數(shù)據(jù)訪問用戶設(shè)置身份驗(yàn)證，只有通過身份驗(yàn)證信息的人才可進(jìn)行訪問。此外還要根據(jù)訪問人身份、電子檔案的秘密等級，來確定其訪問權(quán)限。目前可使用的監(jiān)控技術(shù)為防火墻技術(shù)，防火墻具有很好的保護(hù)作用，入侵者想要接觸目標(biāo)計算機(jī)，必須先穿越防火墻的安全防線，因此可將防火墻配置成許多不同保護(hù)級別，使數(shù)據(jù)庫的信息和結(jié)構(gòu)不受侵犯。
2.2制度安全管理
電子檔案在形成、處理、傳遞、歸檔等過程中都有可能出現(xiàn)信息的丟失與篡改，因此為了保證電子信息檔案的安全性，實(shí)行必要的制度管理是必不可少的。可根據(jù)需要制定相應(yīng)的制度，如只有電子信息管理人員才能進(jìn)入相關(guān)操作系統(tǒng)，計算機(jī)要設(shè)置密碼，專人專用，其他無關(guān)人員不得打開或使用其計算機(jī)，更不得非法進(jìn)入或操作該系統(tǒng)。同時，對電子檔案生命周期的整個過程進(jìn)行嚴(yán)格管控，防止任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，造成信息丟失或失真現(xiàn)象發(fā)生。
2.2.1明確電子文件制作傳遞的責(zé)任。電子文件要由專人制作，制作完成定稿后要進(jìn)行加密處理，如需要參考或利用時，只能以只讀形式進(jìn)行查閱，防止因主觀或客觀原因造成電子文件的篡改或滅失。
2.2.2及時收集電子文件。很多單位電子文件制作完成后，任由于制作者進(jìn)行保管，使得電子文件處理松散的管理狀態(tài)，容易發(fā)生失真現(xiàn)象。電子文件一旦定稿就應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)使用電子筆等進(jìn)行簽發(fā)，如條件不允許，可在紙制文件上簽發(fā)，然后將紙稿與電子稿件一同交由文書檔案管理者進(jìn)行管理，不得擅自修改。如需修改，應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行操作。同時對電子文件要進(jìn)行備份處理，保證電子文件不得丟失，不滅失。
2.2.3歸檔制度。電子文件歸檔時要進(jìn)行認(rèn)真檢查，檢查文件是否齊全完整，真實(shí)可靠，是否是最終稿本，其與相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體文件的內(nèi)容是否一致。然后將電子文件放入計算機(jī)指定的位置，或者備份到相應(yīng)的介質(zhì)中。歸檔時要注意標(biāo)明相應(yīng)的保密級別，注明了保密級別的電子文件應(yīng)及時進(jìn)行邏輯歸檔，并按照電子檔案的目錄對應(yīng)放置。電子文件可按紙質(zhì)文件的要求劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。
2.2.4保管制度。電子文件和其他紙質(zhì)檔案一樣，是獨(dú)立的檔案門類和載體，要按制度妥善管理，確保電子檔案不損毀、不失真，從而保證電子檔案的完整、真實(shí)，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價值。電子檔案要進(jìn)行統(tǒng)一保管，檔案管理者應(yīng)熟練的掌握計算機(jī)使用技術(shù)，能夠使用各種檢索工具，使得歸檔的電子文件利用起來更加方便與及時。檔案管理者應(yīng)對存放電子文件的介質(zhì)進(jìn)行不定期的健康檢查，對發(fā)現(xiàn)問題的電子文件要采取維護(hù)措施，及時修復(fù)，防止文件的丟失與破壞。同時，隨著計算機(jī)設(shè)備的更新與發(fā)展，要對歷史電子檔案介質(zhì)進(jìn)行同步更新、復(fù)制和備份。
2.2.5電子文件利用條件。電子文件的操作與利用需要具備相應(yīng)條件，管理者可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，無關(guān)人員不得借閱、操作該電子文件，同時對管理者提出相應(yīng)的紀(jì)律要求，要遵從保密管
理規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露屬于工作秘密的電子文件檔案，一旦發(fā)生屬于秘密的檔案出現(xiàn)泄露與丟失要嚴(yán)格追究檔案管理者的責(zé)任。2.2.6不可忽視紙質(zhì)檔案的管理。雖然目前提倡力行節(jié)約，實(shí)行無紙化辦公，但由于電子檔案安全性、真實(shí)性等受到很多制約，因而紙質(zhì)檔案的管理依然顯得重要，紙質(zhì)檔案具有保存時間長、真實(shí)可靠性強(qiáng)、可信度高等特點(diǎn)，紙質(zhì)檔案在當(dāng)今檔案工作中仍發(fā)揮著重要作用，因此我們不可忽視紙質(zhì)檔案的管理與保存。檔案領(lǐng)導(dǎo)者及管理者仍要把紙質(zhì)檔案工作做為重要工作來抓。
組成部分。實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化能夠規(guī)范檔案管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理科學(xué)化管理，實(shí)現(xiàn)人力資源管理的專業(yè)化發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展提供良好的人才管理保障。
關(guān)鍵詞：檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化；現(xiàn)狀；優(yōu)化措施
0 引言
科技水平發(fā)展促進(jìn)我國社會發(fā)展速率進(jìn)一步提升，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用廣泛程度，促進(jìn)我國網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程度進(jìn)一步提升，提高檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用程度。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展能夠促進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)分析管理更加科學(xué)化、明晰化發(fā)展，提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理準(zhǔn)確性。
1 現(xiàn)階段檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀
檔案管理是我國人力資源管理應(yīng)用的重要管理途徑，實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是促進(jìn)人力資源可吸毒而管理的重要措施。檔案管理隨著社會科技水平的進(jìn)步不斷深入發(fā)展，但現(xiàn)階段我國檔案管理中依舊存在一些問題，成為我國檔案管理發(fā)展中的障礙。
一方面表現(xiàn)為檔案管理的內(nèi)容科學(xué)化水平較低。目前我國大部分企業(yè)或單位對檔案管理依舊采用傳統(tǒng)人工管理辦法開展檔案管理，造成檔案管理的內(nèi)容不科學(xué)，資源劃分標(biāo)準(zhǔn)不一致，檔案形式多樣，造成檔案管理停滯在傳統(tǒng)檔案管理層面，檔案的內(nèi)容管理科學(xué)化程度較低；另一方面，我國檔案管理的管理人員和規(guī)范性較低[1]，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程度較低。檔案管理不能為企業(yè)發(fā)展提供直接經(jīng)濟(jì)收益，企業(yè)在發(fā)展過程中對企業(yè)檔案管理的人員分配和管理上缺少一定的規(guī)范性，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的人員工作積極性較差，管理形式創(chuàng)新能力低，影響企業(yè)檔案管理，同時檔案管理的管理人員的計算機(jī)水應(yīng)用水平較低，是企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化程度較低，造成企業(yè)人才檔案管理與企業(yè)總體發(fā)展之間出現(xiàn)嚴(yán)重的管理脫節(jié)。
2 實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的措施
2.1 實(shí)施檔案管理電子檔案與傳統(tǒng)檔案同步實(shí)施
實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)當(dāng)矜持傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理同步實(shí)施。一方面?zhèn)鹘y(tǒng)檔桿管理主要是針對檔案管理中“歷史遺留問題”中檔案殘缺不全，檔案資源信息程度較低[2]，或檔案存放時間較長的休息資源進(jìn)行傳統(tǒng)管理措施，保障了檔案管理的基礎(chǔ)信息性，避免大量的檔案錄入增加檔案管理人員的工作量；另一方面，近期檔案適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化管理，進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)管理的準(zhǔn)確性發(fā)展，促進(jìn)檔案管理的效率性和準(zhǔn)確性，促進(jìn)檔案管理體系進(jìn)一步完善健全。此外，這種傳統(tǒng)檔案管理與網(wǎng)絡(luò)管理相結(jié)合的法管理措施也增加了檔案管理的安全性，避免檔案丟失。
2.2 應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管理手段進(jìn)行檔案管理
實(shí)施網(wǎng)絡(luò)詩句管理手段進(jìn)行檔案管理。隨著社會科技水平的進(jìn)一步提高，檔案管理數(shù)據(jù)化應(yīng)用程度也進(jìn)一步提升，實(shí)施檔案管理自動化軟件，結(jié)合OA辦公自動化和MIS信息管理相結(jié)合實(shí)施軟件管理檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展[3]，提高檔案管理自動化程度的進(jìn)一步提高，提高了檔案應(yīng)用、管理的專業(yè)化和信息準(zhǔn)確程度，促進(jìn)我國檔案管理程度的進(jìn)一步發(fā)展。例如：我國某企業(yè)實(shí)施人力資源檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，這種管理措施企業(yè)人力資源分配管理的合理程度進(jìn)一步提高，間接地為企業(yè)人發(fā)展創(chuàng)造財富。此外，網(wǎng)絡(luò)化中云盤使用為檔桿管理提供了廣闊的檔案儲存空間，不僅增強(qiáng)了檔案管理的效率，同時也避免了傳統(tǒng)檔案管理儲存空間的問題，節(jié)約了檔案管理的應(yīng)用空間。
2.3 提高檔案管理人員計算機(jī)應(yīng)用能力
提高檔案管理人員計算機(jī)應(yīng)用能力是開展檔案管理網(wǎng)絡(luò)化程度的重要基礎(chǔ)保障。對檔案管理的工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高檔案管理人員的計算機(jī)應(yīng)用管理水平，促進(jìn)檔案管理人員計算機(jī)應(yīng)用能力，檔案管理自動化系統(tǒng)的應(yīng)用程度進(jìn)一步提升，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化人員的專業(yè)性。
3 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢
3.1 檔案信息管理可靠性增強(qiáng)
檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是當(dāng)今社會科技發(fā)展促進(jìn)資源管理的重要體現(xiàn)，其優(yōu)勢其一檔案信息管理的可靠性增強(qiáng)[4]，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展主要依托互聯(lián)網(wǎng)檔案自動化管理軟件和虛擬空間實(shí)現(xiàn)檔案管理，檔案管理系統(tǒng)的登錄需要相應(yīng)賬號和管理密碼，使檔案管理的信息可靠性增強(qiáng)，避免檔案資源泄露等信息資源管理不善等問題。
3.2 檔案管理的準(zhǔn)確性提高
其二，檔案管理的準(zhǔn)確性提高。檔案管理采用網(wǎng)絡(luò)化管理使檔案管理分類采用電子檔案自動分類管理，依據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理。自動化檔案管理能夠智能化對更新檔案進(jìn)行分類管理，避免了傳統(tǒng)檔案管理中檔案人員對接不當(dāng)影響檔案管理準(zhǔn)確性問題。
3.3 檔案管理的工作效率提高
其三，檔案管理工作效率提高，網(wǎng)絡(luò)化管理措施使檔案管理人員從傳統(tǒng)的檔案管理中解放出來，檔案管理水平和管理手段都逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，保障了檔案管理的準(zhǔn)確性和可靠性，同時也提高率檔案管理人員的工作效率。例如：某單位對培訓(xùn)人員的檔案分配按照培訓(xùn)人員工作管理性質(zhì)不同，運(yùn)用電子檔案管理將人員檔案分發(fā)到不同管理部門，提高了單位檔案收發(fā)和應(yīng)用的效率性[6]。
3.4 檔案管理科學(xué)化，規(guī)范化發(fā)展
其四，檔案管理實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化使檔案管理科學(xué)性，規(guī)范化發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理工作量大，管理范圍復(fù)雜，檔案管理主要依靠人工分配形式進(jìn)行檔案管理，容易造成檔案丟失或損壞，影響檔案管理的正常進(jìn)行，造成檔案資源管理專業(yè)會程度較低，影響了檔案管理的質(zhì)量性；實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化采用電子管理措施實(shí)現(xiàn)了檔案管理，分配數(shù)字化管理，從而提高了檔案管理的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，規(guī)范化發(fā)展。
4 結(jié)論
檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是現(xiàn)代化科技手段應(yīng)用于社會資源管理發(fā)展中的體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)資源應(yīng)用，管理，分發(fā)的專業(yè)化發(fā)展，提高了檔案管理的準(zhǔn)確性和效率性，促進(jìn)我國資源檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。
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摘 要：工會檔案管理工作是工會工作不可或缺的部分，能否確保工會檔案管理的準(zhǔn)確性與完整性是衡量工會管理工作水平高低的組成部分。為了提高工會檔案管理工作水平，本文就工會檔案管理工作的重要性、工會檔案管理工作中存在的問題、工會檔案管理工作中存在問題的應(yīng)對措施進(jìn)行了探討。
關(guān)鍵詞：工會檔案管理；問題；措施
一.工會檔案管理工作的重要性
在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，社會景象日新月異，工會作為社會生活不可或缺的一部分，其重要性也日益彰顯，而工會檔案管理的準(zhǔn)確性與完整性要求與日俱增。工會檔案管理工作的重要性不言而喻，能夠保存完整的工會檔案資料，對以后的文獻(xiàn)整理工作會起到舉足輕重的作用，若是保管失職，造成資料的丟失，則對以后的文獻(xiàn)資源來說將是一個很大的損失。所以，要想做好工會檔案管理工作，就要及時發(fā)現(xiàn)工會檔案管理工作中的問題，并尋找有效的解決措施，不斷提高工會檔案管理工作水平。
二.工會檔案管理工作中存在的問題
經(jīng)過對日常工會檔案管理的分析調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)現(xiàn)如今的工會檔案管理還存在著某些問題，我們可以大致將其歸納為以下幾點(diǎn)：
1.人們對工會檔案管理工作重要性的忽視。
工會檔案管理工作一直處在被人們忽視的位置，究其原因是人們對其的了解不夠全面與透徹，在大部分人的認(rèn)知里，工會檔案管理工作只是簡單的記錄整理會議流程，然后將其歸置于固定位置封存，并不具備什么技術(shù)含量，也沒有什么難度可言，因此很容易忽視工會檔案管理工作的重要性。久而久之，工會檔案管理人員便也習(xí)慣了被忽視，不再追求高效率的工作水準(zhǔn)，因此很難提高工會檔案管理的水平與工作質(zhì)量，這是目前工會檔案管理工作的一個很嚴(yán)肅的問題。
2.工會檔案管理專業(yè)人員的短缺。
在人們對工會檔案管理工作的錯誤認(rèn)識下，越來越多的人覺得工會檔案管理工作簡單至極，并沒有什么可研究與提升之處，故而使鉆研工會檔案管理的人才越來越少，工會檔案管理工作的專業(yè)人員極其短缺。一方面是由于檔案專職人員配置不足，往往都是由快要退休或者其他崗位人員兼職負(fù)責(zé)工會檔案管理工作，另一方面工會檔案管理人員流動性較大，往往都是緊著業(yè)務(wù)工作開展，開展檔案檢查時才安排一定人員專門負(fù)責(zé)檔案查漏補(bǔ)缺和完善，加上缺乏必要培訓(xùn)，檔案管理極不規(guī)范。越是人才短缺，越是不利于檔案管理知識的傳播，無法因材施教，就無形中喪失了一大批工會檔案管理方面的人才。因此，就目前的現(xiàn)狀來看，工會檔案管理的專業(yè)人員還是有待增加的。
3.目前工會檔案管理制度不夠完善，設(shè)備不夠先進(jìn)。
經(jīng)過大量的對比研究發(fā)現(xiàn)，我們的工會檔案管理的設(shè)施相對比較落后，不夠先進(jìn)，整體上以簡單模式的文檔記錄為主，不能夠全面具體的記錄工會舉行的整體細(xì)節(jié)。并且工會檔案的管理制度不完善，管理不妥當(dāng)，在工會檔案被查閱的過程中難免造成丟失損壞，很難形成檔案管理的完整系統(tǒng)。
4.對工會檔案管理資金投入經(jīng)費(fèi)不足。
很多工會都沒有專門的檔案，有的只是一些活動記錄，即便有檔案，對檔案管理資金投入經(jīng)費(fèi)不夠，沒有配置專門的檔案管理室，往往是將工作人員和檔案管理室合并在一個辦公室，這樣既影響了檔案管理的規(guī)范性，也影響了工會人員工作效率。現(xiàn)代化檔案管理要求應(yīng)配置專門的檔案室、檔案管理等各項(xiàng)規(guī)范制度、流程要上墻、檔案管理登記制度要完善、檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也要按照現(xiàn)代化檔案管理室相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)配齊相關(guān)設(shè)施及檔案管理工具等，這方面資金投入不夠，與現(xiàn)代化檔案管理規(guī)范化、信息化、系統(tǒng)化要求還存在一定的差距。
三.工會檔案管理工作中存在問題的應(yīng)對措施
工會檔案管理工作中確實(shí)存在很多問題，但是在面對問題的時候，我們不能坐以待斃，而是要積極尋找一些解決辦法。通過認(rèn)真分析研究，對于工會檔案管理工作中存在的主要問題我們可以采取下列應(yīng)對措施：
1.提高人們對于工會檔案管理工作的重視程度。
工會檔案管理工作存在的諸多問題歸根結(jié)底是人們對于工會檔案管理工作認(rèn)識不夠全面，重視程度不夠高。所以我們要加大對工會檔案管理知識的宣傳力度，提高人們對于工會檔案管理的認(rèn)知，使人們認(rèn)識到工會檔案管理的重要程度。比如我們可以舉行一些公益演講或者手繪等活動，將工會檔案管理工作的知識傳達(dá)給人們。只有普及人們對于工會檔案管理的了解程度，在意識層面引起重視，得到人們對于工會檔案管理工作的認(rèn)可，才能推動工會檔案管理工作有效率的進(jìn)行。
2.培養(yǎng)工會檔案管理的專業(yè)型人員，引進(jìn)技術(shù)性人才。
對于工會檔案管理的工作，不僅僅要提高人們的認(rèn)識程度，還要加大對專業(yè)人士的培養(yǎng)力度，提高工作人員的整體知識水平。同時還要提高工會檔案管理人員的整體素質(zhì)，激發(fā)工作人員對于工會檔案管理工作的熱情，使每個人都能盡到自己應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，盡自己所能保護(hù)好工會檔案資源。還要引進(jìn)外來技術(shù)型人才，學(xué)習(xí)借鑒外來管理技術(shù)，將其與我們的工會制度相結(jié)合，適應(yīng)我國的工會檔案管理的發(fā)展水平。此外，還可以通過提高工會檔案管理人員的待遇，來鼓勵人們積極研究工會檔案管理的專業(yè)性知識。
3.完善工會檔案的管理制度。
制度是一個組織進(jìn)步不可缺少的準(zhǔn)繩，要想推動工會檔案管理工作水平的健康快速提高，完善的工會檔案管理制度是不可或缺的。工會檔案管理要建立完善的部門制度，使管理專業(yè)化，專門化，此外還要細(xì)化各自的工作，明確分工與責(zé)任，無論是會議記錄，檔案保管，檔案封存，還是負(fù)責(zé)管理查閱等工作，都要細(xì)化到每個人，做到各司其職，各負(fù)其責(zé)。完善工會檔案查閱翻看制度，在翻閱的時候必須保證資料的完整性，要實(shí)行資料毀損懲處制度，盡最大可能保護(hù)好工會檔案。
4.引進(jìn)工會檔案管理的先進(jìn)設(shè)備。
要解決工會檔案管理中存在的設(shè)備落后的問題，需要我們引進(jìn)現(xiàn)代的高端發(fā)展技術(shù)。如今科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，各行各業(yè)都在科學(xué)技術(shù)的影響下取得了突破性進(jìn)展。工會檔案管理工作也要積極利用現(xiàn)代化設(shè)備，與時俱進(jìn)，不斷提高檔案管理的技術(shù)，在工會舉行過程中采用電子記錄、攝影、錄音等多種記錄方式和方法，多方面、全方位的記錄工會舉行的過程。對于影視、錄音等檔案的保管，也要運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，對其加以儲存和維護(hù)，以免造成不必要的丟失。
總結(jié)：工會檔案是一種非常重要的檔案資源，它詳細(xì)的記錄了會議舉行的流程、重要事項(xiàng)以及各種細(xì)節(jié)之處。所以，工會保留的檔案有時候會成為一種珍貴的歷史資料，讓后人可以在需要的時候去翻閱。并且工會檔案記錄的會議方式也可能成為后人去借鑒學(xué)習(xí)的途徑之一，是我們創(chuàng)新如今會議模式，取得理想會議效果的基礎(chǔ)。所以，即使工會檔案管理過程中遇到很多問題，我們也要盡力找到解決措施，不斷提高工會檔案管理工作的水平，在這些解決措施的基礎(chǔ)上，盡我們所能，保o工會檔案的完整性。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：檔案管理 主要問題 應(yīng)對措施
事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建中所存在的主要問題及原因分析
隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也有了一定的發(fā)展，但仍然存在一些問題，以下就是事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建中所存在的主要問題以及相關(guān)的原因分析。
1、現(xiàn)代電子辦公的思想動搖了紙質(zhì)檔案的管理。隨著當(dāng)今時代信息化、網(wǎng)絡(luò)化的飛速發(fā)展，辦公的自動化也隨之而產(chǎn)生，例如：一份文件的擬稿、審核、編號、簽章等程序都能在辦公自動化系統(tǒng)中快速完成，這標(biāo)志著無紙辦公的模式已經(jīng)建立。相比紙質(zhì)檔案管理，電子文件的檔案管理具有一些優(yōu)點(diǎn)，表現(xiàn)在以下幾方面：首先，電子文件的歸檔整理遠(yuǎn)比紙質(zhì)文件的歸檔簡便、快捷；其次，電子文件的檔案的管理對諸如檔案室、檔案柜等大型硬件設(shè)施的要求較少。因此，相比紙質(zhì)檔案管理而言，人們更愿意接受電子文件的檔案管理，這樣一來，事業(yè)單位的檔案管理不再受到人們的重視。
2、事業(yè)單位不夠重視檔案管理，其檔案管理的力量相對薄弱。目前，對于一個企事業(yè)單位來說，其是由許多部門組成的，但是許多事業(yè)單位并不會單獨(dú)設(shè)置檔案部門，對于人事檔案、財務(wù)檔案、文書檔案以及案卷等多種檔案的管理，沒有幾個專職的檔案管理人員進(jìn)行管理，即使有專門的人員負(fù)責(zé)，那也大多只是其他部門兼職管理。從這里可以看出，我們事業(yè)單位不夠重視檔案管理。可想而知，這些兼職人員由于本身的事務(wù)繁忙，而對檔案管理的工作投入的精力不足，對于日常的檔案管理事項(xiàng)沒有及時地整理歸檔，這樣一來，事業(yè)單位檔案的管理水平受到了嚴(yán)重的影響。
3、檔案管理人員的素質(zhì)不高。目前，許多事業(yè)單位的正式的重大的檔案歸檔工作主要依賴于外聘的檔案歸檔的專業(yè)人士，而事業(yè)單位日常的檔案管理工作也只是在前輩的經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)下工作，總之，檔案的管理沒有一個高技能高學(xué)歷且是專業(yè)檔案管理的人才，甚至在少數(shù)的事業(yè)單位管理檔案的人員只是兼職的，他們一般都沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識的培訓(xùn)，其對檔案管理的重要性、對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不是很了解。檔案管理的意識比較淡薄。不管是外聘的專業(yè)人士，還是事業(yè)單位內(nèi)部中兼職檔案管理的人員，他們的素質(zhì)一般都不是很高，這是事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建中存在的主要問題之一。
事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建中所存在的主要問題的應(yīng)對措施
1、提高事業(yè)單位檔案管理工作的重要性的意識。加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理有利于提高事業(yè)單位日常工作質(zhì)量和工作效率。檔案是人類活動的記錄，其不僅有利于維護(hù)歷史的真實(shí)面貌；另外，它也為人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律提供了重要依據(jù)。而檔案管理的科學(xué)規(guī)范是衡量事業(yè)單位管理水平與業(yè)績的重要標(biāo)尺。因此，我們要提高檔案管理的重要性認(rèn)識，重視檔案管理。
2、改革檔案管理的體制，建立高效的網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)。隨著當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)全球化、信息化時代的到來。為了適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理也面臨著由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向著以全方位的檔案信息管理、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變。這是時展的必然選擇，在事業(yè)單位檔案管理與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化的結(jié)合是當(dāng)今事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展趨勢，因此，在事業(yè)單位可以在自己的信息中心建立檔案信息的管理項(xiàng)目，建立網(wǎng)上檔案的管理系統(tǒng)，有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率。
3、保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定。鑒于檔案管理工作的性質(zhì)，事業(yè)單位必須確定專人進(jìn)行管理檔案工作，雖然檔案工作比較簡單，但是其所要知道的東西還是很多，而其交接事項(xiàng)也比較繁雜，因此我們要控制檔案管理工作的人員流動，以便更好地開展檔案管理工作。
4、提高檔案管理人員的素質(zhì)。事業(yè)單位檔案管理人員對本單位的檔案管理的工作的好壞有著重要影響，因此，針對管理人員素質(zhì)較差的情況，根據(jù)檔案管理的特點(diǎn)，事業(yè)單位要積極選送有關(guān)檔案管理工作的人員參加檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素質(zhì)，熟悉檔案工作業(yè)務(wù)的流程，努力掌握科學(xué)的、規(guī)范的、實(shí)用的管理的方法，以提高檔案管理工作的效率，確保檔案管理工作的質(zhì)量，尋找更科學(xué)規(guī)范的檔案管理模式。
總結(jié)
近年來，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建也有了一定的發(fā)展，但是其在發(fā)展過程中存在的一些問題，我們也應(yīng)該要重視，并積極找出問題的所在，任何事物都是在曲折中前進(jìn)的，發(fā)展過程中的問題是可以克服的，只要我們事業(yè)單位意識到檔案管理的重要性，并且對問題的存在去找出相應(yīng)的措施，我想我們是可以探索出更科學(xué)、更規(guī)范、更實(shí)用的檔案管理模式的構(gòu)建的。相信經(jīng)過我們的努力，檔案管理模式的構(gòu)建將會越走越好的，從而也更好地為事業(yè)單位的工作所服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：離退休人員；紙質(zhì)檔案；電子檔案；保護(hù)技術(shù)；聯(lián)系
計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向縱深深處的發(fā)展，辦公自動化正在普及應(yīng)用，檔案管理也不例外。傳統(tǒng)檔案管理的弊端不斷顯現(xiàn)，如管理效率低、差錯率高、管理成本大等特點(diǎn)，不利于檔案管理的規(guī)模化、高層次發(fā)展。辦公自動化向檔案管理領(lǐng)域的滲透和發(fā)展，為檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提供了機(jī)遇，但檔案管理的信息化也面臨著不少的挑戰(zhàn)，如信息化投入成本高、信息安全難以保證。離退體人員檔案管理面臨著復(fù)雜化的情況，面臨著新情況、新問題，如何破解檔案管理難題，引導(dǎo)檔案管理合理發(fā)展，是一個值得深思的問題。
1 離退休人員檔案管理面臨的形勢和基本情況
離退體人員檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工程。由于離退體人員的檔案多是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案對檔案工作環(huán)境，如溫度、濕度、條件等要求比較高，外界環(huán)境容易對檔案的材料等產(chǎn)生影響。此外，由于紙質(zhì)檔案在保存過程中也容易發(fā)生變質(zhì)、損壞的現(xiàn)象。這些都對檔案管理提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的深入發(fā)展，檔案管理信息化進(jìn)行在不斷加強(qiáng)。信息化的檔案管理系統(tǒng)作為一種信息管理系統(tǒng)，為檔案管理的信息化、自動化和系統(tǒng)化提供了有效的措施和手段，同時電子檔案能夠克服紙質(zhì)檔案保存過程中存在的問題和缺陷。因此，不少地區(qū)的檔案管理機(jī)構(gòu)都開展了檔案管理信息化，從而提高效率節(jié)省成本。但由于離退休人員檔案管理的特殊性，檔案信息化中面臨著不少的困難。如信息量大、信息化成本高等特點(diǎn)，但作為未來發(fā)展主流，電子檔案在檔案管理中有著廣闊的發(fā)展前景。
2 離退休人員紙質(zhì)檔案與電子檔案之間保護(hù)技術(shù)的區(qū)別
電子檔案與紙質(zhì)檔案從實(shí)質(zhì)上來看，它們之間還是有差異的。紙質(zhì)檔案實(shí)質(zhì)上是對檔案載體的保護(hù)，通過不斷的完善、優(yōu)化措施、修復(fù)等物理環(huán)境或物理實(shí)體的保護(hù)從而確保檔案信息的安全。紙質(zhì)檔案的管理并不需要特別的技術(shù)手段和措施，檔案的保護(hù)主要是對環(huán)境的控制、調(diào)整，確保檔案室的環(huán)境能夠滿足檔案實(shí)體的基本要求。在紙質(zhì)檔案的保護(hù)過程中，注重對檔案信息的完整性、安全性的保護(hù)。相對來說，紙質(zhì)檔案的管理成本比較高，人工管理費(fèi)、檔案紙質(zhì)、環(huán)境控制設(shè)備等都占用了大量的費(fèi)用。而電子檔案由于管理信息方式的不同，它主要是對計算機(jī)及軟件技術(shù)的依賴性較強(qiáng)。隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息系統(tǒng)的功能不斷增強(qiáng)，可以實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)檔案管理的真實(shí)模擬，通過對信息系統(tǒng)的完善，功能設(shè)計增加、界面設(shè)計的優(yōu)化等從而促進(jìn)檔案管理的技術(shù)水平的提升。與紙質(zhì)檔案最大的不同在于對技術(shù)的依賴較強(qiáng)，在投入成本方面，雖然一次性投入成本大，如信息系統(tǒng)的購買、計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的購置等這些都需要較大的投入，隨著計算機(jī)技術(shù)的革新和進(jìn)步，信息化的成本在不斷降低，信息系統(tǒng)的功能也在不斷完善，信息安全措施也在不斷提升，這些都為電子檔案的發(fā)展提供了巨大的機(jī)會。此外，電子檔案管理節(jié)省了大量的人工成本，有利于檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。
3 離退休人員紙質(zhì)檔案與電子檔案之間保護(hù)技術(shù)的聯(lián)系
紙質(zhì)檔案與電子檔案是檔案管理中的主要形式，也是未來檔案發(fā)展的兩種主流趨勢。從檔案管理的原則、方法和技術(shù)情況來看，紙質(zhì)檔案與電子檔案有著顯著的關(guān)聯(lián)性。它們的目的是一樣的，都是確保檔案的完整和安全。紙質(zhì)檔案能夠克服電子檔案在管理中存在的信息脆弱現(xiàn)象，也能夠保證檔案信息的安全；而電子檔案由于信息的高效性、便捷性、方便性等特點(diǎn)，電子檔案能夠?yàn)榧堎|(zhì)檔案的管理提供支持和借鑒，紙質(zhì)檔案管理方式和手段的創(chuàng)新，有助于為電子檔案的管理和開展提供支持，電子檔案是紙質(zhì)檔案管理的模擬和再現(xiàn)。紙質(zhì)檔案管理方式的創(chuàng)新有助于電子檔案管理的優(yōu)化和發(fā)展。從歷史進(jìn)程來看，紙質(zhì)檔案的管理具有悠久的歷史，在管理經(jīng)驗(yàn)、管理方式、管理措施等方面具有很強(qiáng)的優(yōu)勢，并形成了一整套完整的管理體系，技術(shù)措施等都比較成熟。而電子檔案管理技術(shù)在一定程度上必須依賴和借鑒紙質(zhì)檔案的管理措施和技術(shù)。紙質(zhì)檔案能夠彌補(bǔ)電子檔案在管理中存在的不足，提升檔案管理的效率和水平，為檔案的科學(xué)化和合理化提供了幫助。紙質(zhì)檔案與電子檔案間的關(guān)聯(lián)性將會改進(jìn)檔案管理的模式，為檔案信息的權(quán)威性、真實(shí)性、安全性提供巨大的支持和幫助。所以，電子檔案與紙質(zhì)檔案是相互聯(lián)系的，不存在一種方式對另一種方式的替代。正是電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理上的相互作用、相互依存，才能夠有效保證離退休人員檔案的安全性和客觀真實(shí)性。
4 結(jié)束語
總之，離退體人員紙質(zhì)檔案與電子檔案保護(hù)技術(shù)是相互聯(lián)系，相互作用的。本文在對檔案保護(hù)技術(shù)的兩種形式的分析中，認(rèn)識到檔案管理一個復(fù)雜的過程，紙質(zhì)檔案與電子檔案的并存將會對完善檔案管理，優(yōu)化檔案管理措施和手段提供支持和幫助。同時，紙質(zhì)檔案與電子檔案是有區(qū)別的，紙質(zhì)檔案是電子檔案管理中的良好補(bǔ)充。而電子檔案的存在和發(fā)展，也大大提高了檔案管理和檢索的效率和水平。因此，合理調(diào)整和平衡電子檔案與紙質(zhì)檔案的比例，加大離退體人員檔案管理力度，促進(jìn)檔案管理水平的提升。
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關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；效率
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
引言
檔案管理是一個系統(tǒng)性的工程，在運(yùn)作的過程中必將需要涉及諸多要素，同時也必將存在一系列的問題。當(dāng)前我國檔案管理中客觀地存在著一系列的問題，這些問題都需要我們不斷地加以解決與處理。在解決問題的途徑與策略上必須要堅持科學(xué)、合理、有序的原則，同時國家的主管部門要統(tǒng)籌兼?zhèn)洌瑥?qiáng)化引導(dǎo)，構(gòu)建交流平臺，從而有效地推動檔案管理工作的高效發(fā)展。
一、檔案管理工作中存在的主要問題
1、檔案管理制度缺失。關(guān)于建筑工程檔案管理的工作，我國政府在2001年的時候就頒布了兩部政策性文件，然而，有很多的建筑企業(yè)并沒有將檔案管理工作重視起來，政府所規(guī)定的一些利于規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)的措施，很多企業(yè)并沒有照此實(shí)施，通常都是根據(jù)自己的想法開展工作的，檔案管理工作比較隨意，在施工建筑的過程中就容易出現(xiàn)混亂的情況。
2、檔案內(nèi)容質(zhì)量不合格。在工程項(xiàng)目的建設(shè)過程中，經(jīng)常會因?yàn)闄n案管理中出現(xiàn)的一些常識性錯誤，從而導(dǎo)致檔案內(nèi)容質(zhì)量不過關(guān)，主要體現(xiàn)在，第一，檔案材料的收集不齊全，很多施工項(xiàng)目上一些需要記載的信息和蓋章，經(jīng)常會漏下；第二，檔案整理不規(guī)范，在日常工作中對檔案的不重視，就會出現(xiàn)文件遺失的情況，在后期的工作過程中需要用到的時候，就會用其他的類似文件去代替，用這種方式來逃避文件丟失的過錯，使檔案內(nèi)容的質(zhì)量嚴(yán)重下降。
3、檔案管理人才匱乏，專業(yè)素質(zhì)參差不齊。很多的檔案管理人員由于自身的專業(yè)水平不到位，沒有經(jīng)過專業(yè)知識的培訓(xùn)，缺少相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，而且有的人還是身兼多職或者是順帶定崗的，甚至有的項(xiàng)目組完全就沒有設(shè)立檔案管理這項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人，所以嚴(yán)重缺乏對檔案管理知識熟練的專業(yè)人才。目前已有的檔案管理人員的綜合素質(zhì)大都不一致，且對檔案管理工作的認(rèn)識過于傳統(tǒng)，并沒有跟上現(xiàn)代管理的節(jié)奏，導(dǎo)致工作責(zé)任心的缺失，自然工作效率也不高。
4、歸檔完整率、真實(shí)性有待提高。大多數(shù)的施工企業(yè)沒有按照標(biāo)準(zhǔn)的國家規(guī)定的程序，對檔案的操作程序進(jìn)行嚴(yán)格的管理和保存，同時還出現(xiàn)一些為了使項(xiàng)目看起來更加完善，很多工作人員采取美化問題的工作方式來編制管理檔案，這種做法嚴(yán)重的影響了檔案的完整性和真實(shí)性，降低了檔案本身存在的價值。
二、檔案管理的原則
首先，質(zhì)量控制是指相關(guān)的檔案管理部門要對成為檔案相應(yīng)的文件在規(guī)格、內(nèi)容設(shè)計等方面提出相應(yīng)的要求、標(biāo)準(zhǔn)，一定要運(yùn)用科學(xué)管理方法，將大量的信息資料予以全面性的系統(tǒng)收集、整理、登記與編制，從而有效地控制檔案的質(zhì)量。
其次，檔案管理的真實(shí)性控制是指我們在進(jìn)行管理過程中一定要注重真實(shí)性的控制，尤其是構(gòu)建相關(guān)的歸檔制度和質(zhì)量檢查制度，從而實(shí)現(xiàn)檔案的有效監(jiān)督與控制。
最后，全程控制就是指在管理的過程中應(yīng)將文件的鑒定、整理、歸檔及檔案的各環(huán)節(jié)中的業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計，統(tǒng)一資源的配置，并成立相應(yīng)的監(jiān)控小組以實(shí)現(xiàn)整體優(yōu)化的管理目標(biāo)。
三、如何規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理的效率
1、加強(qiáng)對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度
檔案管理人員的素質(zhì)包括很多種，有服務(wù)意識、管理水平、專業(yè)素養(yǎng)等等，檔案管理人員要不斷加強(qiáng)自身的服務(wù)意識，了解檔案管理工作的重要性以及產(chǎn)生的作用。不斷加強(qiáng)自身的知識素養(yǎng)，學(xué)會結(jié)合現(xiàn)如今的發(fā)展趨勢，采用科學(xué)合理的管理方法，制定相適應(yīng)的管理措施，將建筑工程檔案管理的工作做的更完善。另外，檔案管理人員要時刻關(guān)注國家政府以及相關(guān)部門制定的政策，將其運(yùn)用的現(xiàn)實(shí)工作中。
2、加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作
依照標(biāo)準(zhǔn)的施工檔案材料的編制方法，是建筑企業(yè)最基礎(chǔ)的工作能力。一個施工團(tuán)隊在編制工程項(xiàng)目材料上出現(xiàn)問題，他就不具備承包工程的條件。工程檔案的真實(shí)性和完整性就在于編制過程中是否專業(yè)。施工企業(yè)應(yīng)該要充分明確自己身上肩負(fù)的責(zé)任，提高檔案編制的規(guī)范性，對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密的檢查和監(jiān)督，嚴(yán)格依照建筑工程檔案管理的真實(shí)性和完整性編制，為后期工作的順利開展打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。
3、實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展
案卷質(zhì)量的高低將會直接影響到檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的推進(jìn)。實(shí)踐證明，案卷在材料的收集過程中能否做到準(zhǔn)確、具體及系統(tǒng)性，都將影響我們檔案管理工作有效性的提高。隨著，互聯(lián)網(wǎng)信息時代的到來，各行各業(yè)都試圖利用這種新技術(shù)推動自身的發(fā)展。檔案管理工作也同樣如此，未來的檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前，越來越多的案例已經(jīng)證明傳統(tǒng)意義上的檔案管理已經(jīng)暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整編、管理與查閱上呈現(xiàn)出的工作量大、效率低、費(fèi)時費(fèi)力等問題。相反，實(shí)施信息化的檔案管理之后，我們的工作人員就可以從繁重的工作中脫身，而不在充當(dāng)打字員與保管員的角色了。
結(jié)束語
在進(jìn)行建筑工作檔案管理的時候，需要結(jié)合建筑工程檔案的真是情況以及管理人員的需要，主動的去整理和歸納一些需要的信息，這些都是需要在檔案中完整的呈現(xiàn)的，需要將這些信息整理統(tǒng)計成一份科學(xué)完善的報表，提供給管理決策人員作出科學(xué)的判斷，為項(xiàng)目工作的實(shí)施提供有力的保障。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：中國人民銀行；會計檔案；現(xiàn)狀
當(dāng)前，有關(guān)基層人民銀行的會計檔案管理部門，主要包含了會計、事后監(jiān)督和檔案管理等部門：對于會計部門而言，主要是按照會計制度的要求裝訂會計檔案、辦理有關(guān)會計檔案的調(diào)閱及銷毀工作以及將達(dá)到某一時限的會計檔案移交到檔案管理部門；對于檔案管理部門，主要是接受會計部門移交的會計檔案，并依據(jù)有關(guān)規(guī)定對會計檔案進(jìn)行管理；事后監(jiān)督部門，主要是按照會計制度的規(guī)定，由各分層行領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。
一、基層人民銀行會計檔案管理現(xiàn)狀分析
自《銀行會計檔案管理辦法》實(shí)施以來，我國有關(guān)銀行檔案的管理已經(jīng)逐步地向規(guī)范化與完善性轉(zhuǎn)變。
當(dāng)前，有關(guān)基層人民銀行的管理方法，主要采取的是發(fā)行會計以及基層國庫會計資料分散管理的方式：一是采取中心支行貨幣金銀部門，對有關(guān)會計資料進(jìn)行事后監(jiān)督，在中心監(jiān)督完畢后，將有關(guān)資料返回至貨幣金銀部門，實(shí)現(xiàn)其自行裝訂、歸檔、保管等有關(guān)檔案管理的工作；二是縣支行國庫業(yè)務(wù)的會計憑證、賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計資料經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后，有關(guān)的檔案資料，需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門，由縣支行綜合檔案管理部門來實(shí)施有關(guān)檔案管理的歸檔、查詢以及事后監(jiān)督中心對賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計資料負(fù)責(zé)裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式，對于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對于會計檔案的定期檢查與修復(fù)工作，沒有依照預(yù)定日期如期進(jìn)行；二是對于檔案中的磁介質(zhì)等相關(guān)的資料，管理不規(guī)范，容易產(chǎn)生磁介質(zhì)失去信息；三是檔案管理手段落后，有關(guān)檔案管理的自動化程度不高，難以對會計檔案的安全性以及完整性進(jìn)行有效地維護(hù)；四是對于一些保管期滿的檔案沒有進(jìn)行及時的銷毀與清理。五是磁介質(zhì)管理，比如，個別行核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)未做到雙備份，對于個別行備份磁介質(zhì)、光介質(zhì)數(shù)據(jù)也沒有實(shí)施異地的存放等管理模式。
對于檔案管理制度的執(zhí)行等情況，有關(guān)當(dāng)前檔案保管安全性方面，基層人民銀行的會計檔案管理現(xiàn)狀，主要體現(xiàn)在會計檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先，對于會計檔案的查詢，會計檔案的查閱除應(yīng)會計業(yè)務(wù)檢查的要求恢復(fù)會計核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)，以查看是否存在磁介質(zhì)、光介質(zhì)會計檔案失效的情形外，均為紙介質(zhì)的會計檔案。基層人民銀行能夠?qū)崿F(xiàn)按照會計檔案管理制度中規(guī)定的相關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格的建立以及執(zhí)行有關(guān)會計檔案的登記、審批等制度，實(shí)現(xiàn)有關(guān)會計檔案的查詢工作的嚴(yán)格辦理，其次，對于會計檔案的復(fù)制，在基層人民銀行的會計管理中，為保證會計檔案能夠在有效的時間內(nèi)得到妥善的保管，主要采取的是對郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進(jìn)行復(fù)印保存的管理模式。再次，有關(guān)會計檔案的銷毀，基層人民銀行的銷毀工作的主要對象是一些紙介質(zhì)的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽，對于一些諸如會計核算系統(tǒng)月終備份等磁介質(zhì)的會計檔案，沒有進(jìn)行及時的銷毀。
二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究
當(dāng)前，人民銀行在實(shí)施會計檔案管理中，主要執(zhí)行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》，這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導(dǎo)條款。但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發(fā)展，對于人民銀行實(shí)施檔案管理的內(nèi)容以及形式都發(fā)生了較大的變化。
(一)會計檔案管理部門分散，統(tǒng)一管理流于形式
當(dāng)前，基層人民銀行在實(shí)施會計檔案管理時，盡管一些檔案資料的管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了事后監(jiān)管部門的集中化管理與監(jiān)督，盡管實(shí)施檔案管理的部門沒有進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對于一些資料的條約也主要是由事后監(jiān)管部門進(jìn)行有關(guān)資料的管理，這樣就導(dǎo)致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態(tài)下，就會造成有關(guān)檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是會計檔案入檔不及時，存在檔案遺失的風(fēng)險；二是由于內(nèi)部人員對于調(diào)閱檔案不履行審批程序等問題，造成有關(guān)檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題；三是由于會計檔案資料主要實(shí)施的是各部門分散化管理，這就給有關(guān)會計檔案資料的保存與監(jiān)管帶來了管理?xiàng)l件上的限制；四是調(diào)閱資料主要是由事后監(jiān)管部門進(jìn)行管理，這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關(guān)會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題，就很容易帶來會計檔案管理難以實(shí)現(xiàn)人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標(biāo)準(zhǔn)。
與此同時，由于會計檔案管理與核算系統(tǒng)的升級沒有實(shí)現(xiàn)同步化，結(jié)果就導(dǎo)致對于磁介質(zhì)檔案的調(diào)閱存在較大的難度。在實(shí)際的管理中，一些磁介質(zhì)會計檔案是在特定的應(yīng)用系統(tǒng)中生成的，那么在實(shí)施磁介質(zhì)的調(diào)閱中，就需要在特定的運(yùn)行環(huán)境中進(jìn)行。但是核算管理應(yīng)用系統(tǒng)版本的升級、更新，對于一些舊有的磁介質(zhì)檔案已經(jīng)無法實(shí)現(xiàn)調(diào)閱，這樣就失去了檔案管理在實(shí)施會計檔案管理的有效使用
(二)內(nèi)部保密管理制度與司法執(zhí)行存在矛盾，會計檔案管理存在風(fēng)險
為防止會計檔案在管理中造成的會計數(shù)據(jù)丟失或者泄密，中國人民銀行頒布了《銀行會計檔案管理辦法》，對于會計檔案的管理明確作出“各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。”這一嚴(yán)格的規(guī)定。但是這一有關(guān)會計檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)部管理制度，與行政司法管理中的公開化、透明化監(jiān)管之間存在沖突，這就導(dǎo)致在實(shí)施的過程中存在執(zhí)行難度大、實(shí)施效度不充足等問題。比如對于司法部門執(zhí)行有關(guān)公務(wù)時，就會要求基層人民銀行出具有關(guān)的會計檔案憑證，基于上述分析，這樣就給會計檔案管理帶來比較大的困難。與此同時，由于基層會計檔案管理中存在的人手不足、職責(zé)不明以及會計檔案管理知識欠缺等問題，導(dǎo)致對于一些會計檔案的管理難以實(shí)現(xiàn)專人的保管，內(nèi)部管理制度執(zhí)行的不嚴(yán)格，就導(dǎo)致在會計檔案的管理中存在諸多的管理與監(jiān)督隱患。
(三)會計檔案制度制定不完善，有關(guān)會計檔案監(jiān)督不到位
在目前運(yùn)作的會計檔案管理模式中，全轄市、縣兩級行包括事后監(jiān)督中心、業(yè)務(wù)核算部門和綜合檔案管理部門共9個部門參與會計檔案管理工作。對于會計工作檢查而言，會計檔案屬于其中一項(xiàng)最為基本的內(nèi)容，但是部分人民銀行在實(shí)際的會計工作檢查中，普遍存在只看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等，對于一些檔案的入檔是否及時以及檔案的歸類是否正確等問題，實(shí)施檢查的比較少，結(jié)果就造成會計檔案監(jiān)督管理上存在漏洞。
會計檔案制度制定不完善，主要表現(xiàn)在：一是對于會計檔案的保管期限不明確。在《中國人民銀行會計檔案保管期限表》中，涉及會計財務(wù)、國庫會計、貨幣發(fā)行會計等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的會計資料的規(guī)定較為明確，但未提及事后監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限。2004年下發(fā)的《中國人民銀行事后監(jiān)督中心工作規(guī)程》第二十七條規(guī)定：“事后監(jiān)督產(chǎn)生的文檔資料，由事后監(jiān)督中心按照檔案管理規(guī)定保管。”由于上述制度、規(guī)程對事后監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限沒有明確、具體的規(guī)定，基層人民銀行在實(shí)施有關(guān)會計檔案的管理會出現(xiàn)真空和時緊時松現(xiàn)象，造成會計監(jiān)管的分散保存、多頭管理，這就造成一定程度上，有關(guān)會計檔案管理質(zhì)量得不到有效的保證。二是有關(guān)會計檔案監(jiān)督形成的資料歸類不明確。新的《中國人民銀行會計基本制度》明確了事后監(jiān)督部門的會計監(jiān)督職能，由于分別隸屬會計序列和政工序列的會計檔案管理部門，工作職責(zé)的側(cè)重點(diǎn)不同，管理力度、操作要求、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，涉及監(jiān)督形成的資料管理沒有明確歸屬哪一類會計資料。
三、提升基層人民銀行會計檔案管理質(zhì)量的建議
(一)嚴(yán)格會計檔案統(tǒng)一管理，明確管理部門責(zé)任劃分
針對當(dāng)前存在的檔案管理部門分散帶來的問題，就應(yīng)在制定與實(shí)施相關(guān)會計檔案管理制度的基礎(chǔ)上，對檔案管理部門的職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，依據(jù)各部門之間存在的差異有效地規(guī)范會計檔案管理部門的職責(zé)。首先，為徹底解決基層人民銀行會計檔案管理存在的職責(zé)不明確、操作不規(guī)范、硬件不配套等問題，建議逐步實(shí)施“集中監(jiān)督，集中管理”的會計檔案管理模式。通過實(shí)施會計檔案資料的異地保管，定期對會計檔案進(jìn)行復(fù)制，由事后監(jiān)督部門對監(jiān)督完畢的會計資料以及會計核算輔助資料進(jìn)行統(tǒng)一整理歸檔，不再將監(jiān)督完畢的會計資料進(jìn)行返還。其次，由于檔案管理涉及到多個管理部門，因此各部門要高度重視會計檔案管理工作，不斷強(qiáng)化自身在關(guān)于會計檔案制度管理方面的學(xué)習(xí)，在掌握基本規(guī)定要求的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按照規(guī)章制度操作，嚴(yán)厲杜絕會計檔案管理工作中存在的主觀性和隨意性問題。再次，規(guī)范會計檔案交接、歸檔操作，嚴(yán)格會計檔案查閱手續(xù)，庫房設(shè)施要滿足規(guī)定要求。不斷加強(qiáng)指導(dǎo)基層人民銀行還應(yīng)按照自身發(fā)展的實(shí)際，不斷地對本行的內(nèi)控制度中存在的問題進(jìn)行及時的修訂，明確自身職責(zé)，積極地將有關(guān)會計檔案管理的工作落實(shí)到人，對于檔案管理中存在的風(fēng)險進(jìn)行有效的規(guī)避與防范。
(二)完善基層人民銀行的制度管理，切實(shí)加大會計檔案的檢查力度
為切實(shí)的強(qiáng)化基層人民銀行的日常管理，對于人民銀行的基層管理，就應(yīng)積極的強(qiáng)化自身的制度建設(shè)。首先，針對《中國人民銀行關(guān)于改進(jìn)和加強(qiáng)事后監(jiān)督工作意見》強(qiáng)調(diào)了事后監(jiān)督職能定位，這一管理弊端，應(yīng)積極的將有關(guān)事后監(jiān)督資料劃歸到會計資料的管理范疇中，并及時的對事后監(jiān)管部門在實(shí)施監(jiān)管的過程中產(chǎn)生的主要監(jiān)督資料保管期限進(jìn)行及時的明確；其次，針對會計檔案管理工作中的檢查，應(yīng)積極的從有關(guān)檔案登記薄記錄的完整性、整理的規(guī)范性、歸類的正確性以及入檔的及時性等方面著手，對于銷毀手續(xù)是否健全、安全措施是否符合規(guī)定等進(jìn)行全面化的監(jiān)督與管理，以實(shí)現(xiàn)會計檔案保管的妥善以及存放的有序；再次，積極地對司法部門調(diào)閱會計檔案審批制度進(jìn)行有效的完善，不僅要強(qiáng)化會計檔案管理人員的安全、保密教育，還應(yīng)對其在實(shí)施會計檔案管理中的保密與安全意識進(jìn)行有效地提升，以積極的確保會計檔案的不泄密和信息的絕對安全；最后，為有效防止會計信息的安全管理，就應(yīng)加強(qiáng)與司法部門之間的溝通與聯(lián)系，積極的就基層人民銀行會計檔案信息的管理措施，進(jìn)行有效的交流，從根本上確保人民銀行的信息管理安全。
(三)盡快制定人民銀行會計檔案管理實(shí)施辦法，明確會計檔案管理職責(zé)
為確保會計檔案資料管理的安全性，中國人民銀行總行應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、財政部和國家檔案局印發(fā)的《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)實(shí)際情況制訂科學(xué)、合理、規(guī)范、操作性強(qiáng)的會計檔案管理實(shí)施辦法，并切實(shí)貫徹實(shí)行。還應(yīng)應(yīng)在實(shí)施檔案管理的過程中，盡可能的減少檔案管理流通環(huán)節(jié)，還有利于立卷、歸檔、復(fù)制、查閱、移交等各環(huán)節(jié)的統(tǒng)一和規(guī)范。
切實(shí)加大會計檔案檢查力度，堵塞管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)。對會計檔案的檢查要像檢要空白憑證一樣進(jìn)行實(shí)地盤查，從檔案登記簿記錄的完整性、整理的規(guī)范性、歸類的正確性、入檔及時全面性、簿實(shí)核對是否相符、銷毀手續(xù)是否健全、安全措施是否符合規(guī)定等進(jìn)行全面檢查，確保會計檔案保管妥善，存放有序，查閱方便，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。針對磁介質(zhì)會計檔案的調(diào)閱可能受到特定應(yīng)用環(huán)境的限制，可通過積極的改進(jìn)磁介質(zhì)、光介質(zhì)等措施，以及強(qiáng)化有關(guān)會計檔案管理資料的調(diào)閱、備份等管理方式，實(shí)行雙備份，異地保管，避免因會計檔案的磁化、老化造成會計檔案管理實(shí)效等問題。
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關(guān)鍵詞：檔案管理服務(wù)；下崗職工；作用
檔案是個人職業(yè)生涯總體情況的總結(jié)與記錄。檔案管理有著重要的社會價值。其中下崗職工的檔案管理成為了重要的一個工作環(huán)節(jié)。從上世紀(jì)八十年代起，我國開始出現(xiàn)下崗職工到現(xiàn)在，下崗職工雖然有所減少，但是面臨的問題依然非常嚴(yán)峻。在下崗職工的管理當(dāng)中，檔案成為管理的重要依據(jù)，面對下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀，各級政府與部門必須加強(qiáng)對下崗職工檔案的管理，發(fā)揮其對下崗職工再就業(yè)所產(chǎn)生的作用。
一、新時期下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀
下崗職工檔案管理重視程度有所提高，下崗職工的檔案管理問題越來越多地受到了各級部門的重視。一些單位對下崗職工的檔案管理，指定專門的機(jī)構(gòu)與管理人員，明確職責(zé)，從為下崗職工的生活利益著想的角度出發(fā)，建立了比較完善的下崗職工檔案。同時，為了增強(qiáng)管理的實(shí)效性，還擴(kuò)大了下崗職工檔案內(nèi)容范圍，除了個人的基本資料之外，還包括個人建立、與原單位簽訂的合同材料、參加政府舉辦的下崗職工再就業(yè)活動材料等。一些單位還積極開展的檔案管理服務(wù)活動，利用掌握的下崗職工檔案材料，采取推薦、舉辦招聘會等形式，促進(jìn)下崗職工的再就業(yè)。
但是，受到體制、觀念等多方面因素的影響，現(xiàn)在的檔案管理服務(wù)工作當(dāng)中還存在不少的弊端，比如說相關(guān)部門對下崗職工的檔案管理工作的不重視，沒有應(yīng)有的管理人力資金的投入，將其作為企業(yè)的負(fù)擔(dān)。同時，一些企業(yè)沒有按照規(guī)定建立完善的職工檔案制度，檔案材料不健全，影響到下崗職工檔案管理水平的提高。例如破產(chǎn)兼并的企業(yè)管理調(diào)動頻繁，調(diào)動下崗員工檔案流失、檔案殘缺的情況時有發(fā)生，甚至有一些企業(yè)讓下崗職工自存檔案的現(xiàn)象。在這種情況下，企業(yè)就無法為下崗職工管理機(jī)構(gòu)提供完善的檔案材料，也就無法針對下崗職工的現(xiàn)狀，采取針對性的促進(jìn)其就業(yè)的措施。
二、檔案管理服務(wù)對下崗職工再就業(yè)作用發(fā)揮
針對新時期下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀，為了發(fā)揮檔案管理服務(wù)對下崗職工再就業(yè)的作用，提出如下建議：
1.強(qiáng)化宣傳、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
當(dāng)前，各級政府及企事業(yè)單位應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案管理對于下崗職工再就業(yè)的重要作用和意義，在工作當(dāng)中加強(qiáng)檔案管理宣傳，讓用人單位能夠認(rèn)識到檔案管理的作用，從思想上重視起檔案管理工作，為檔案管理配備專門的檔案管理人員，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)專門負(fù)責(zé)，強(qiáng)化檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。從各級政府及勞動部門的角度來講，應(yīng)把檔案工作當(dāng)做透視社會現(xiàn)象、掌握社會就業(yè)信息的主要渠道，展開具體深入的領(lǐng)導(dǎo)宣傳活動。例如，在相關(guān)就業(yè)市場開設(shè)宣傳專欄，張貼宣傳標(biāo)語，并積極利用各界媒體的力量，讓社會認(rèn)識與接收檔案工作管理與服務(wù)，提高人們對檔案工作的認(rèn)識，從而促進(jìn)下崗職工檔案管理作用的發(fā)揮。而勞動者在工作當(dāng)中，要主動配合用人單位，完善自己的檔案管理資源，下崗以后要積極的向勞動部門提供檔案，并按照勞動主管部門的要求對檔案材料進(jìn)行完善，在提高下崗職工檔案管理水平的基礎(chǔ)上，為檔案管理服務(wù)的發(fā)揮創(chuàng)造條件。
2.推動下崗職工檔案管理的社會化
下崗職工再就業(yè)不只是勞動部門的職責(zé)，而是全社會面臨的一項(xiàng)重要社會問題，這就要求在下崗職工檔案管理工作當(dāng)中，不要局限在勞動就業(yè)部門，而是要實(shí)現(xiàn)下崗職工檔案管理的社會化。同時，伴隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)管理職能呈現(xiàn)社會化的特征，在職工檔案管理當(dāng)中，開始有社會機(jī)構(gòu)的參與，這說明檔案的社會功能不斷的凸顯。這就要求在下崗職工檔案管理當(dāng)中，要推動其實(shí)現(xiàn)社會化。勞動就業(yè)部分應(yīng)該針對當(dāng)前下崗職工檔案管理社會化的現(xiàn)狀，積極采取針對性的措施，提高社會化管理水平，使檔案能夠更好的發(fā)揮其服務(wù)作用。比如對無力交納管理費(fèi)用的下崗職工可以采取減交或者免交。對于一些滯留原單位的“死檔案”，應(yīng)積極派相關(guān)人員收繳。另外，政府部門應(yīng)當(dāng)適當(dāng)投入資金解決一些“死檔案”所存在的問題，避免檔案的流失，同時解除檔案對下崗職工的束縛，讓檔案服務(wù)于社會，從而對促進(jìn)再就業(yè)產(chǎn)生積極的推動。
3.強(qiáng)化用人單位與勞動就業(yè)部分的檔案管理配合
工會是“職工娘家”，解決下崗職工再就業(yè)的問題，與各級工會的配合顯得非常重要。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與工會與就業(yè)機(jī)構(gòu)合作交流，挖掘檔案深層次的就業(yè)信息，為下崗職工服務(wù)，并努力進(jìn)行對檔案的加工。協(xié)同工會部門為下崗職工協(xié)調(diào)工作接收單位，積極配合就業(yè)部門宣傳以及對檔案與人才的發(fā)掘，及時向其提供下崗職工的檔案及相關(guān)資料。完善整個再就業(yè)的系統(tǒng)。同時，在再就業(yè)檔案管理當(dāng)中，用人單位與勞動就業(yè)部門要保持積極的溝通與交流，原單位必須根據(jù)勞動就業(yè)部門的要求，完善自身的檔案管理制度，并對下崗職工會的檔案進(jìn)行完善，及時提交給勞動就業(yè)部門，同時根據(jù)要求提供其他與下崗職工檔案有關(guān)的檔案材料，以完善的下崗職工檔案。下崗職工的再就業(yè)接納單位，也要按照檔案管理的要求，做好再就業(yè)職工的檔案接收及管理工作，以更好的對再就業(yè)的職工進(jìn)行管理。
總之，下崗職工檔案管理對于新時期的下崗職工再就業(yè)工作具有重要意義，勞動就業(yè)部門及用人單位要重視職工檔案的完善，認(rèn)真做好下崗職工檔案管理。在管理的過程中，要從幫助下崗職工再就業(yè)的角度出發(fā)，對其進(jìn)行積極科學(xué)的管理，通過分析職工檔案，查找下崗職工勞動就業(yè)上的不足，開展針對性的再就業(yè)培訓(xùn)，提高下崗職工的勞動就業(yè)能力，使檔案管理在下崗職工再就業(yè)當(dāng)中發(fā)揮更大的作用。
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【關(guān)鍵詞】計算機(jī)；管理檔案；問題；措施
引言
現(xiàn)如今，隨著我國工業(yè)化和信息化的不斷深入發(fā)展，運(yùn)用計算機(jī)管理檔案已經(jīng)成為了檔案管理工作的重要技術(shù)支撐。但是，從目前我國檔案管理的現(xiàn)狀來看，運(yùn)用計算機(jī)管理檔案還不成熟，存在很多的問題，比如，數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性受到挑戰(zhàn)、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)缺乏、檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)缺乏等。因此，相關(guān)的檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，不斷加強(qiáng)數(shù)字檔案的信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并推進(jìn)計算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)范化建設(shè)與管理，從而推動計算機(jī)檔案管理走上可持續(xù)發(fā)展的軌道。
1運(yùn)用計算機(jī)管理檔案中存在的問題
1.1數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性受到挑戰(zhàn)
我們都知道，運(yùn)用計算機(jī)管理檔案中涉及到的內(nèi)容非常多，其中包括檔案資源的上傳、下載、共享等，由此可見，這在很大程度上給檔案管理提出了更高的要求。要想真正實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理檔案，就必須要以數(shù)字檔案作為基礎(chǔ)，但是，從目前計算機(jī)檔案管理的現(xiàn)狀來看，對于數(shù)字檔案管理很難進(jìn)行有效把握，在檔案進(jìn)行錄入、存儲、處理的過程中，很容易受到計算機(jī)病毒的影響，從而給檔案原貌造成嚴(yán)重破壞，影響檔案的真實(shí)性和完整性。
1.2檔案管理人員缺乏業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案管理工作是一項(xiàng)非常繁瑣的工作，需要進(jìn)行錄入、存儲、處理、輸出等順序，但是，據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，目前在檔案管理方面缺乏專業(yè)人才，相關(guān)的檔案管理人員沒有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)知識。同時，一部分檔案管理人員缺乏對數(shù)字檔案文件“保存”和“歸檔”意識，沒有認(rèn)識到數(shù)字檔案文件在計算機(jī)管理檔案中的重要性，從而使得數(shù)字檔案文件缺乏完整性。除此之外，還有的檔案管理人員為了節(jié)省自身的時間，認(rèn)為只要有原始紙質(zhì)檔案，就不用對數(shù)字檔案文件進(jìn)行管理。1.3檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)缺乏目前，我國檔案管理軟件系統(tǒng)種類繁多，但是沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也沒有國家檔案管理部門制定的指導(dǎo)性意見，從而影響了計算機(jī)檔案管理的進(jìn)程。同時，由于計算機(jī)檔案管理有在線檢索、數(shù)據(jù)交換、資源共享等功能，但是檔案管理軟件沒有實(shí)行“國家標(biāo)準(zhǔn)”，從而影響了計算機(jī)檔案管理的功能發(fā)揮。
2運(yùn)用計算機(jī)管理檔案的有效措施
計算機(jī)技術(shù)是檔案現(xiàn)代化管理先進(jìn)技術(shù)手段的核心，因此，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識到運(yùn)用計算機(jī)管理檔案的重要性，認(rèn)真學(xué)習(xí)計算機(jī)理論知識，從而提高計算機(jī)檔案管理的水平。具體做法如下：
2.1加強(qiáng)數(shù)字檔案的信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
為了提高計算機(jī)檔案管理水平，就必須加強(qiáng)數(shù)字檔案的信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在檔案管理中，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該重視計算機(jī)技術(shù)，不斷提高數(shù)字檔案信息的可靠性、準(zhǔn)確性和安全性。同時，檔案管理人員還應(yīng)該改變以往傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理手段，不斷使用數(shù)字檔案管理方法。除此之外，檔案管理部門應(yīng)該加大對檔案管理工作的投入，把所有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，從而提高計算機(jī)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。
2.2推進(jìn)計算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)范化建設(shè)與管理
推進(jìn)計算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)范化建設(shè)與管理也屬于運(yùn)用計算機(jī)管理檔案中的一項(xiàng)重要措施。檔案管理部門應(yīng)該加大對計算機(jī)檔案資源管理力度，提高檔案管理的質(zhì)量，不斷整合各類檔案信息資源。同時，檔案管理部門還應(yīng)該建設(shè)多層次共享平臺，堅持公開原則，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，從而保證檔案信息的共享性。建立完善的檔案管理長效發(fā)展機(jī)制，從而提高計算機(jī)檔案管理的利用率。除此之外，檔案管理部門還應(yīng)該制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)數(shù)字檔案管理的共享要求，不斷規(guī)范檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源優(yōu)勢互補(bǔ)和共享，最終推動計算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)范化建設(shè)與管理。
2.3完善計算機(jī)檔案管理規(guī)章制度
在運(yùn)用計算機(jī)管理檔案中，完善計算機(jī)檔案管理規(guī)章制度顯得非常重要。只有完善了計算機(jī)檔案管理規(guī)章制度，才能保證計算機(jī)檔案管理工作的順利進(jìn)行。對于那些涉及到數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的重要檔案信息應(yīng)該根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度來進(jìn)行統(tǒng)一管理，并妥善存放檔案中的重要信息、密碼、資料、文檔等。同時，還要禁止閑雜人等進(jìn)入檔案管理室，要保證檔案管理信息、文檔、數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。
3結(jié)束語
綜上所述，運(yùn)用計算機(jī)管理檔案符合我國現(xiàn)代化發(fā)展的需求，因此，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識到計算機(jī)管理檔案的重要性，不斷積累豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，妥善存放檔案中的重要信息、密碼、資料、文檔等，從而保證計算機(jī)管理工作的順利進(jìn)行，促進(jìn)我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]王新鳳.檔案計算機(jī)管理工作存在的問題及改進(jìn)措施[J].中國管理信息化，2012，14：96~97.
【關(guān)鍵詞】文書檔案；計算機(jī)管理；優(yōu)點(diǎn)；問題；策略
文書檔案計算機(jī)管理的實(shí)現(xiàn)，是信息時展下的必然趨勢，滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。為全面提高文書檔案計算機(jī)管理水平和管理效率，為社會群體提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確把握文書計算機(jī)管理的優(yōu)勢與不足，并采取科學(xué)化措施實(shí)施文書檔案計算機(jī)管理，推進(jìn)我國檔案事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。
一、文書檔案計算機(jī)管理的優(yōu)點(diǎn)
（一）文書檔案計算機(jī)管理的快捷性
文書檔案計算機(jī)管理具有諸多優(yōu)勢，其中最明顯的一點(diǎn)就是快捷性，在實(shí)際檔案管理工作中，能夠有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)文書檔案管理手工操作中的不足，運(yùn)用計算機(jī)軟件完成文書檔案相關(guān)資料的收集、儲存、分類以及查閱等操作，文書檔案計算機(jī)管理的效率更高。尤其是計算機(jī)檢索主題詞的利用，為檔案人員查找文件提供了極大的便利，在實(shí)際應(yīng)用中，檔案人員只需要將相關(guān)主題詞進(jìn)行組配后輸入計算機(jī)系統(tǒng)中，能夠很快得出結(jié)果，使得檔案管理的有效性明顯提升。文書檔案計算機(jī)管理的實(shí)現(xiàn)，一定程度上避免了漏寫、漏抄等管理失誤情況的發(fā)生幾率，文書檔案管理更具清晰性和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)了人力物力資源優(yōu)化配置和合理利用。
（二）文件和文字信息得到充分交流與共享
文書檔案計算機(jī)管理方式下，檔案管理工作效率明顯提升，文件與文字信息實(shí)現(xiàn)了有序交流與共享，有效的解決了手工管理方式下信息閑置問題，提高了文書檔案資源的利用率，從而提高檔案管理工作中資金使用的有效性，信息與文件的實(shí)際應(yīng)用價值得到最大程度的發(fā)揮。在文書檔案計算機(jī)管理方式下，文書檔案管理的方式以及深度也不斷發(fā)生變化，由以往的案卷級管理逐漸深入到文件級管理，由傳統(tǒng)模式下的單途經(jīng)管理逐漸發(fā)展為體系化管理，由檔案外部特征管理逐漸發(fā)展為內(nèi)外部特征合并管理，此種情況下，文書檔案管理效率明顯提升。現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中逐漸得到廣泛應(yīng)用，檔案信息能夠與其載體實(shí)現(xiàn)分離化利用，并能夠與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，最大程度上提高文書檔案利用的質(zhì)量，便于信息資源的適時響應(yīng)和脫機(jī)處理，提高查準(zhǔn)率，降低所屬空間的限制，基于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，進(jìn)一步了解其它檔案工作部門的工作情況，準(zhǔn)確把握最新的文書檔案管理信息，實(shí)現(xiàn)文件與文字信息實(shí)現(xiàn)交流共享，切實(shí)提高檔案管理工作的科學(xué)性和可靠性。
（三）文書檔案計算機(jī)保存的穩(wěn)定性
文書檔案計算機(jī)管理的順利實(shí)現(xiàn)，一定程度上提高了文件信息保存的穩(wěn)定性與管理的可靠性。傳統(tǒng)文書檔案管理方式下，紙張耐久性不穩(wěn)定，其中的纖維素在高溫、高濕或氧化劑條件下極易疏導(dǎo)破壞，甚至發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，嚴(yán)重影響文書檔案信息資源的安全。而文書檔案計算機(jī)管理有效的彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理方式的不足，通過對現(xiàn)代電子技術(shù)的有效利用，能夠依據(jù)文書檔案不同的管理需求，選取適宜的電子載體，包括VCD、DVD以及小容量閃存U盤等。此類載體在文書檔案計算機(jī)管理中具有便于讀取、易于傳遞等優(yōu)勢，所受環(huán)境影響較小，不易損壞，在文書檔案保存與管理上具有良好的穩(wěn)定性。
二、文書檔案計算機(jī)管理存在的問題
文書檔案進(jìn)行計算機(jī)管理后，內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢?nèi)容易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。
隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，文書檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性等問題會日益突出。網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。一般規(guī)律是當(dāng)網(wǎng)絡(luò)用戶數(shù)量按算術(shù)級數(shù)增加時，網(wǎng)絡(luò)的效益和網(wǎng)絡(luò)的危險性均以幾何級數(shù)增加。文書檔案管理存在的網(wǎng)絡(luò)及信息安全問題，已成為制約文書檔案計算機(jī)管理發(fā)展的主要問題。
三、應(yīng)對策略
（一）提高文書檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度
計算機(jī)在文書檔案管理應(yīng)用中涉及的每個問題，如數(shù)據(jù)著錄、設(shè)備兼容、應(yīng)用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等都需要一系列的標(biāo)準(zhǔn)才能解決。所以，應(yīng)進(jìn)一步加緊制定有關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。電子文件生成的數(shù)量已很驚人，而其與紙質(zhì)文件的區(qū)別又很大，目前多數(shù)檔案工作者對其特性還很陌生，這不能不說是很大的隱患。針對這個問題必須在如下幾方面做出艱苦的努力：一是進(jìn)一步研究各類電子文件的特性，對從生成機(jī)制到歸檔保存的一系列環(huán)節(jié)進(jìn)行剖析，在此基礎(chǔ)上從檔案管理角度提出確保其真實(shí)性、原始性、安全性等方面的技術(shù)措施。二是提前為電子文件歸檔后形成的電子檔案的管理提出要求，解決邏輯歸檔的不安全性、物理歸檔的載體選擇、設(shè)備更新快與電子檔案載體長久保存之間的矛盾等問題。
（二）提高文書檔案計算機(jī)管理的網(wǎng)絡(luò)信息安全性
在內(nèi)部計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要同時也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。
四、結(jié)束語
為促進(jìn)文書檔案計算機(jī)管理的實(shí)際應(yīng)用應(yīng)用價值得到最大發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)堅持具體問題具體分析的原則，積極采取有效措施揚(yáng)長避短，提高文書檔案計算機(jī)管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，并加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理，從而全面提高檔案管理水平，為社會群體提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
一、當(dāng)前信息技術(shù)在城市軌道交通工程檔案管理運(yùn)用中存在的問題
（一）檔案數(shù)據(jù)兼容性問題。
當(dāng)前大多城市軌道交通工程的檔案是先經(jīng)過市檔案館掃描后，再統(tǒng)一納入辦公網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)。這個系統(tǒng)也是檔案查閱使用的途徑。但是當(dāng)前城市軌道交通工程的檔案數(shù)字化建設(shè)的指標(biāo)未健全、檔案統(tǒng)一管理的軟件缺乏，因而當(dāng)前使用多種檔案管理系統(tǒng)，從而在管理時出現(xiàn)數(shù)據(jù)無法兼容性的問題，造成檔案數(shù)據(jù)無法進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接、批量處理，嚴(yán)重影響檔案管理的工作效率。
（二）工程竣工圖數(shù)字化問題。
在城市軌道交通工程檔案管理中，當(dāng)前主要通過掃描紙質(zhì)版的竣工圖方式對竣工圖進(jìn)行信息技術(shù)數(shù)字化的處理，在這個環(huán)節(jié)中，需要掃描的竣工圖數(shù)量多，且在掃描到電腦后，還需要對每張電子圖進(jìn)行后續(xù)處理，因而工作量繁重，并且其專業(yè)性要求非常高。此外，在掃描過程中因受到操作人員不當(dāng)、紙張質(zhì)量等因素的影響，其圖像的掃描結(jié)果也不一樣，有的因?yàn)椴僮魇д`，導(dǎo)致竣工圖在數(shù)字化處理后無法使用了。
（三）信息化工程檔案安全性問題。
工程檔案通過信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息的形式，而數(shù)字信息化具有不穩(wěn)定性、流動性的特征，因而容易出現(xiàn)數(shù)字信息丟失、遺漏、受損、被更改的問題，從而引起城市軌道交通工程檔案安全問題。
二、提高城市軌道交通工程檔案管理中信息技術(shù)的運(yùn)用
（一）完善檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。
完善檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，首先從政策和制度上去規(guī)范。因此要建立一套統(tǒng)一的、全面的城市軌道交通工程數(shù)字化檔案管理的制度以及移交標(biāo)準(zhǔn)。這套制度和標(biāo)準(zhǔn)中包含的內(nèi)容有：對工程項(xiàng)目的數(shù)字化建設(shè)有一個明確的范圍；對檔案資料有一個統(tǒng)一的的數(shù)據(jù)格式、掃描軟件格式、著錄標(biāo)準(zhǔn)格式；要結(jié)合城市軌道交通工程的檔案特點(diǎn)，使用統(tǒng)一的檔案管理軟件進(jìn)行計算機(jī)程序編制，從而確保檔案在移交的過程中，能夠?qū)ο嚓P(guān)的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行批量的處理及快速的掛接。
（二）通過信息技術(shù)探索竣工圖數(shù)字化處理措施。
當(dāng)前，在城市軌道交通工程檔案信息化的管理中，很多施工單位對竣工圖管理一般是將DWG格式的設(shè)計圖直接轉(zhuǎn)換成竣工圖。這種方式雖然簡單方便操作，但是此類型的竣工圖缺失竣工相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字及竣工圖章，因此這類竣工圖是不符合要求的。但是對竣工圖采用圖紙掃描的方式進(jìn)行數(shù)字化處理的方式花費(fèi)的時間長，物力大。因此結(jié)合兩種方式的優(yōu)點(diǎn)，采取以下措施：依舊將DWG格式的設(shè)計圖，對于缺失竣工相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字及竣工圖章的問題，通過掃描技術(shù)處理。先把圖像放入可以用于竣工圖的CAD電子圖中，再把DWG格式的圖形文件轉(zhuǎn)變?yōu)镻DF格式的圖像文件，從而解決此類問題。
（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)。
要實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的有效利用和信息安全，需要提高檔案管理人員的素質(zhì)。具體措施是：對全市的城市軌道交通工程檔案管理人進(jìn)行信息技術(shù)數(shù)字化管理方面的培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容為信息技術(shù)的使用和網(wǎng)絡(luò)安全。通過培訓(xùn)，使相關(guān)檔案管理人員掌握并加強(qiáng)檔案數(shù)字化處理的方法、檔案管理軟件的應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全的技術(shù)性手段。此外，還需開展城市軌道工程基礎(chǔ)性知識的培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠儲備一定的軌道交通工程專業(yè)知識，從而對一些專業(yè)性很強(qiáng)的軌道交通工程檔案能夠準(zhǔn)確地把握，提高管理的專業(yè)性。
三、總結(jié)
關(guān)鍵詞：檔案管理，數(shù)字化，措施
一、什么是數(shù)字化檔案
數(shù)字化檔案，是指將紙質(zhì)檔案通過掃描儀或者數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁盤、磁帶、光盤等數(shù)字載體上并能被計算機(jī)處理的圖像或文本，以實(shí)現(xiàn)檢索準(zhǔn)確快捷方便、信息資源共享、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護(hù)方便安全等功效（如下圖所示）。
二、實(shí)施數(shù)字化檔案管理的必要性
1.是順應(yīng)信息化社會發(fā)展的需要
隨著信息化社會的飛速發(fā)展，現(xiàn)代電子計算機(jī)技術(shù)及通訊技術(shù)應(yīng)用與發(fā)展越來越普及，由計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)筑而成的數(shù)字化環(huán)境對我們影響越來越大。社會公眾對檔案信息的需求量不斷增加，如學(xué)生檔案、醫(yī)院檔案等等，人們對信息共享的迫切性也越來越明顯。數(shù)字化檔案管理體系可以讓每一位利用者在任何時間，任何地點(diǎn)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，查詢自己需要的檔案信息，不受時間和空間的限制。在這種形勢下，數(shù)字化檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，逐步成為加快國家信息化步伐和發(fā)展檔案事業(yè)的需要。
2.能夠進(jìn)一步提高辦公效率
傳統(tǒng)的檔案材料都是以紙張為主要載體，占空間，查找不便。而數(shù)字化檔案管理可以使檔案管理業(yè)務(wù)更加方便高效快捷，檔案能夠及時歸檔，迅速得到整理，更快提供運(yùn)用，還能夠準(zhǔn)確反應(yīng)檔案當(dāng)前的情況。通過數(shù)字化檔案進(jìn)行查找不僅能準(zhǔn)確反映情況，而且可保證查詢檔案的準(zhǔn)確方便快捷，而且用戶不用受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用效率。它可以有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，從而為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。簡而言之，數(shù)字化檔案管理就是將原來紙質(zhì)材料保存的檔案資料變成了提供信息的數(shù)字化控制中心。
3.能夠使檔案工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化
檔案是社會信息資源的重要組成部分，已逐步成為國家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)、發(fā)展科學(xué)文化事業(yè)的重要資源。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)涵涉及到了檔案工作的各個方面。在積極開發(fā)檔案信息資源時，檔案工作者應(yīng)以檔案業(yè)務(wù)方面規(guī)范化為重點(diǎn)為之提供有價值的檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)檔案作為信息資源為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展提供更好的服務(wù)目標(biāo)。對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，便于制定統(tǒng)一且易操作的檔案標(biāo)準(zhǔn)，從而抓好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。
三、數(shù)字化檔案管理存在的問題及應(yīng)對措施
1.存在的問題
1.1 領(lǐng)導(dǎo)不夠重視
檔案工作往往引不起企業(yè)或單位領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為工作業(yè)績要靠業(yè)務(wù)工作及經(jīng)濟(jì)效益來體現(xiàn)，檔案管理僅僅是簡單收存材料，對企業(yè)或單位發(fā)展沒有太大的作用。這種思想上的錯誤認(rèn)識，嚴(yán)重影響了檔案管理的水平及檔案信息的整合。尤其數(shù)字化檔案管理，需要投入一定的財力進(jìn)行電子設(shè)備的配備，領(lǐng)導(dǎo)不重視就不能有效配齊配全電子設(shè)備。設(shè)備不全就無法全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理。
1.2 缺少數(shù)字化檔案管理專業(yè)人才
數(shù)字化檔案管理需要大量的數(shù)字化管理專業(yè)人才，而從事數(shù)字化檔案管理的專業(yè)人才少之又少。在整個數(shù)字化檔案管理工作中，人才總量不足、結(jié)構(gòu)不合理現(xiàn)象比較突出，特別是高層次、高領(lǐng)域、高技能的創(chuàng)新復(fù)合型人才比較短缺，這些都嚴(yán)重制約了數(shù)字化檔案管理水平的提高。
1.3 數(shù)字化硬件配備更新不及時
隨著科技的飛速發(fā)展，數(shù)字化硬件設(shè)備更新?lián)Q代非常頻繁。而檔案工作往往引不起足夠重視，硬件配備也就跟不上時代步伐及現(xiàn)代檔案形勢的發(fā)展變化，影響了數(shù)字化檔案管理的全面開展。而且有些檔案管理軟件功能比較單一、參差不齊，跟不上時展需求，自動化水平低下也影響了數(shù)字化檔案管理水平的進(jìn)一步拓展。同時設(shè)備更新不及時，容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒等的沖擊，導(dǎo)致檔案管理體系不能正常運(yùn)行。
2.應(yīng)對措施
2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視
領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提，能夠進(jìn)一步提高檔案管理工作的地位及認(rèn)識水平。要不斷強(qiáng)化對檔案管理工作的重視，進(jìn)一步深化檔案管理在整個社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要意義，關(guān)心檔案工作者，增強(qiáng)檔案工作者的責(zé)任感和使命感，進(jìn)一步提高檔案管理的整體水平。
2.2 加強(qiáng)數(shù)字化檔案人才培養(yǎng)
檔案管理工作者的綜合素質(zhì)直接影響著數(shù)字化檔案管理水平，因此要加強(qiáng)數(shù)字化檔案工作者的培養(yǎng)，加強(qiáng)對其進(jìn)行業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，要針對不同層次人群進(jìn)行因材施教，通過舉辦講座、參觀學(xué)習(xí)等有效進(jìn)行檔案知識的更新，進(jìn)一步提高數(shù)字化管理能力。要加強(qiáng)優(yōu)秀人才的培養(yǎng)，確保能夠了解和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識，先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識以及數(shù)據(jù)通訊技術(shù)等，并能夠?qū)⑦@些知識熟練運(yùn)用到實(shí)際的數(shù)字化檔案管理工作中。
2.3 進(jìn)一步加大資金投入
要逐步加大對數(shù)字化設(shè)備的資金投入。目前，我國檔案管理普遍存在基礎(chǔ)硬件設(shè)施陳舊、配備不足等問題。只有加大資金投入，配齊專門用于數(shù)字化檔案管理的計算機(jī)、掃描儀及復(fù)印機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備，才能將文字檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)化保存。此外，企業(yè)或單位還應(yīng)該不斷投入資金進(jìn)行設(shè)計和開發(fā)先進(jìn)的管理軟件，進(jìn)一步完善檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，加大信息開發(fā)程度從而實(shí)現(xiàn)資源共享。
四、結(jié)語
總之，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，人們對獲取信息的時效、范圍、深度與廣度也不斷提高，傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式已經(jīng)無法滿足人們的需求，數(shù)字化檔案管理是順應(yīng)社會發(fā)展、適應(yīng)時展的新舉措、新要求，要不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識更好的掌握信息技術(shù)從而為檔案工作服務(wù)，進(jìn)一步提高工作效率。
參考文獻(xiàn)：
