時(shí)間:2023-06-02 09:59:46
開篇:寫作不僅是一種記錄,更是一種創(chuàng)造,它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感,將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的價(jià)值,希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友,陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
首先,繼續(xù)強(qiáng)化社保檔案管理的理解與認(rèn)識
一、加強(qiáng)社會保險(xiǎn)的檔案管理,是深化社會保險(xiǎn)改革的需要。
隨著社會保險(xiǎn)改革的逐步深化,“社會人”將是必然發(fā)展趨勢。社會保險(xiǎn)部門不但要履行社會保障的責(zé)任,同時(shí)還要承擔(dān)起對離退休人員的社會化服務(wù)與管理職能,如此龐大的社會系統(tǒng)工程,若無完整準(zhǔn)確的個(gè)人資料記載,即安全有序的社會保險(xiǎn)檔案管理,社會保險(xiǎn)部門的工作就會陷入困境,甚至?xí)绊懙缴鐣kU(xiǎn)改革的進(jìn)程。
二、加強(qiáng)社會保險(xiǎn)的檔案管理,是社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)本身的必然要求。
一個(gè)參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險(xiǎn)的各項(xiàng)待遇,要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時(shí),首先要填寫保險(xiǎn)卡及個(gè)人詳細(xì)情況表等,作為最原始的資料存入個(gè)人檔案,其后要不斷繳納社會保險(xiǎn)費(fèi)、劃撥個(gè)人帳戶、計(jì)算利息,有時(shí)還要對繳費(fèi)比例、繳費(fèi)基數(shù)及養(yǎng)老金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整。伴隨人才的合理流動,還要辦理保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等,這些詳細(xì)的個(gè)人檔案記載,就成了今后支付社會保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)。社會保險(xiǎn)檔案管理的好壞,將直接關(guān)系到參保人的切身利益。
三、加強(qiáng)社會保險(xiǎn)檔案管理,有利于社保部門提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率。
檔案資料的收集、整理實(shí)際上是對業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧整理、總結(jié),從中找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),將對正在進(jìn)行或進(jìn)一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。
其次,理性審視社保檔案管理的現(xiàn)狀
一、對社會保險(xiǎn)檔案重視不夠。由于社會保險(xiǎn)檔案數(shù)量巨大,工作環(huán)節(jié)繁瑣,加之有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視,對社會保險(xiǎn)檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入,人員配備、經(jīng)費(fèi)不到位的情況普遍存在,甚至對相關(guān)信息管理混亂,隨意性較強(qiáng)。
二、社會保險(xiǎn)檔案多頭管理。管理不統(tǒng)一,其結(jié)果就是責(zé)任缺位。社會保險(xiǎn)檔案由于涉及的面比較廣泛,在我國不一樣的類別社會保險(xiǎn)檔案分別歸屬不一樣的部門管理,形成了多頭管理問題,造成不一樣的檔案分屬不一樣的部門,各部門之間資訊溝通困難,一個(gè)人的保險(xiǎn)資料分別保存在不一樣的機(jī)構(gòu),不少社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則,綜合檔案室只保管文書檔案,其余業(yè)務(wù)材料都存放在業(yè)務(wù)科室。且管理辦法各異,沒有一個(gè)完整的檔案資訊中心能夠查詢到一個(gè)人的全部社會保障檔案資訊。
三、缺乏專業(yè)社會保險(xiǎn)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。社會保險(xiǎn)檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn),造成社會保險(xiǎn)檔案的各地管理辦法不統(tǒng)一。在社會保障檔案的不一樣專業(yè)類別中,管理的規(guī)范和水平也不一致。哪些資料需要整理歸檔,如何進(jìn)行整理歸檔;哪些資料不需要?dú)w檔,如何銷毀;哪些資料需要分類、分級管理;哪些資料需要集中統(tǒng)一管理,如何管理;客觀上沒有形成良好的運(yùn)行機(jī)制和工作秩序。主觀上也需要建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度和管理程序。
四、社保檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)少,業(yè)務(wù)水平亟待提高。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少,開展經(jīng)驗(yàn)交流的機(jī)會也不多;雖然一些社保機(jī)構(gòu)有較多高學(xué)歷的兼職檔案工作者,但檔案專業(yè)人才很少,未經(jīng)檔案專業(yè)培訓(xùn)的兼職檔案工作者往往業(yè)務(wù)水平偏低,影響了檔案管理工作。
此外,努力創(chuàng)新社保檔案管理工作
一、建立健全相關(guān)制度,規(guī)范程序,理順社保檔案工作管理機(jī)制。依據(jù)《檔案法》,《保密法》等法規(guī)政策,制定社保檔案分類大綱和保管期限。對每一類檔案制定出相應(yīng)的管理制度,從而構(gòu)建一個(gè)完整的制度體系,做到有章可循,照章辦事,依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個(gè)明確的程序,做到既符合工作進(jìn)程,又符合檔案管理要求。平時(shí)工作中形成的文書材料、業(yè)務(wù)報(bào)表、臺帳、圖表、會計(jì)帳簿等,要及時(shí)立卷歸檔,遵循集中統(tǒng)一管理的原則,避免社會各保障職能部門間交叉重復(fù)而造成的浪費(fèi),實(shí)現(xiàn)社會保險(xiǎn)檔案的集中管理。
一、實(shí)物人事檔案材料的形成規(guī)律
實(shí)物人事檔案的形成最初要通過各級各部門主動的收集匯總在一起,之后再交給人事管理人員統(tǒng)一管理入檔,因?yàn)槊總€(gè)人在遞交材料時(shí)包含如專家資格、榮譽(yù)證書、學(xué)歷證書、職稱評定書等資料,在統(tǒng)一交給人事部門后還應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)真?zhèn)伪孀R,檔案原始材料一般都是由本人填寫的,還有一部分是有熟悉的人附注的,在一定程度上保證信息的完整性,這些表格種類很多有勞動合同、履歷表、個(gè)人自傳、入黨申請書、學(xué)期鑒定表等等,涉及種類和內(nèi)容方方面面。因?yàn)閷?shí)物人事檔案是以傳統(tǒng)材料為載體,使用最多的是紙張,而紙張記錄下的文字一般不會輕易變更,因此實(shí)物人事檔案就有其獨(dú)一無二的特性,文字的變更在檔案中是顯著的,因?yàn)樽舟E和內(nèi)容信息是不可分離的,檔案原始性和特殊性也就表露無遺,可以說實(shí)物人事檔案跟隨人的一生,與每個(gè)人的生命軌跡相關(guān),一個(gè)從呱呱墜地到生老病死都被記錄下來,在檔案中可以找尋到生命中的任何足跡。人事檔案的管理是由企事業(yè)單位的人力資源部、以及政府機(jī)構(gòu)和相應(yīng)的部門,具有不可替代性,其管理模式很有序和模式化,是根據(jù)歷史變遷在發(fā)生相應(yīng)的變化。在現(xiàn)代社會信息技術(shù)逐漸取代紙質(zhì)材料,但是就人事檔案管理的特殊性導(dǎo)致了電子檔案不可能取代紙質(zhì)紙質(zhì)檔案,紙質(zhì)文檔的存在有著穩(wěn)固的歷史地位。現(xiàn)在由于信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,也出現(xiàn)很多病毒入侵導(dǎo)致電子檔案的管理遇到技術(shù)上的困境,一旦系統(tǒng)崩盤,所有的信息將面臨丟失的困境,而實(shí)物人事檔案則原汁原味的保存了檔案的原貌,重要的文檔只要保存得當(dāng)不會出現(xiàn)丟失的困擾,在受到電子檔案不斷沖擊下,我們也越來越認(rèn)識到實(shí)物人事檔案的重要性。
二、實(shí)物人事檔案的現(xiàn)狀
人事檔案是綜合反映個(gè)人的學(xué)歷、經(jīng)歷和工作的一種動態(tài)跟蹤記錄系統(tǒng),是各級政府和企事業(yè)單位選拔人才的重要來源,因?yàn)樘幵谛屡f體制交替的時(shí)期,轉(zhuǎn)實(shí)物人事檔案管理體制也面臨從舊體制向新體制轉(zhuǎn)變的過程,目前人事檔案管理模式還處在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期,與現(xiàn)代社會完全脫節(jié),需要適應(yīng)改革開放和市場經(jīng)濟(jì)的普遍要求,在原有的體制基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)一定的突破。人事檔案管理目前存在多頭管理的現(xiàn)象,除了一些主管部「刁外還存在一些無權(quán)管理的部門保存人事檔案的現(xiàn)象,人事檔案管理還存在管理不規(guī)范的現(xiàn)象,不是專業(yè)的人員進(jìn)行管理,很多情況下是有人兼職管理,平時(shí)整理工作嚴(yán)重倦怠,這樣使得檔案材料整理會出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象,人事檔案資料不全,使得人事檔案管理不規(guī)范。很多單位和機(jī)構(gòu)并不重視人事檔案管理這部分工作,因此投入的資金和人力很有限,在一定程度上人事資料的亂登、篡檔等現(xiàn)象,嚴(yán)重影響檔案管理的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。
三、實(shí)物人事檔案的發(fā)展趨勢
基于現(xiàn)在人事檔案管理出現(xiàn)的一系列問題,在今后工作方面出臺一些政策,首先個(gè)人的身份管理逐漸淡化。隨著管理的進(jìn)步與改革,在過去我們將檔案分成干部檔案和工人檔案,而在現(xiàn)在的企事業(yè)單位基本上不在區(qū)分干部和工人,籠統(tǒng)定義為員工,這樣更便于人事檔案的整齊劃一,每個(gè)員工可采用相同的格式規(guī)范的內(nèi)容,在檔案整理時(shí)便于整理和查閱,很好改變過去脫節(jié)的想象。另一方面隨著科學(xué)技術(shù)的廣泛使用,檔案的固定格式也在不斷更新,為了解決檔案材料大小、格式等問題,現(xiàn)在的人事檔案管理也開始采用電子信息輸入的形式,這樣實(shí)現(xiàn)了信息的同步錄入和動態(tài)更新。在逐步建立健全人事檔案管理的監(jiān)督機(jī)制,使得電子檔案逐步完善,但是實(shí)物人事檔案因其自身的優(yōu)點(diǎn)也有存在的必要。
四、總結(jié)
總之,實(shí)物人事檔案現(xiàn)在正在不斷的進(jìn)步和完善,隨著社會經(jīng)濟(jì)和管理水平的不斷提升,實(shí)物人事檔案的管理模式也在發(fā)生翻天覆地的變化,怎樣發(fā)展實(shí)物人事檔案自身的優(yōu)勢,實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位人事制度的不斷完善,這不僅需要人事檔案管理人員身素質(zhì)的提高,還需要這個(gè)大的體制的系統(tǒng)化和精細(xì)化,真正將實(shí)物人事檔案管理的工作達(dá)到極致。我們深信未來實(shí)物人事檔案管理事業(yè)將進(jìn)一步發(fā)揮其應(yīng)有的積極作用。
作者:劉曼紅單位:廣東省梅州市水利水電勘測設(shè)計(jì)院
[關(guān)鍵詞]檔案管理;知識管理;相似性
現(xiàn)代的知識管理可以為傳統(tǒng)的檔案管理創(chuàng)新拓展提供方向與動力,而傳統(tǒng)的檔案管理可以為現(xiàn)代的知識管理簡單實(shí)現(xiàn)提供路徑與基礎(chǔ)。
一、檔案管理與知識管理相近相通
(一)兩者管理對象重疊
檔案管理的對象是文件、檔案,知識管理的對象是知識。知識分為顯性知識和隱性知識。顯性知識可以分為外源顯性知識和內(nèi)源顯性知識。中國臺灣學(xué)者楊舜仁說:“知識管理顧名思義:為知識者,才納入管理,而―般能夠納入信息系統(tǒng)管理的知識,不外以電子型態(tài)或書面形態(tài)存在”,因而,“知識存在的形態(tài)與文件管理之形態(tài)相同”。可見,文件、檔案是檔案管理和知識管理共同的管理對象。檔案管理與知識管理的密切聯(lián)系主要源于這種管理對象的重疊。
(二)兩者管理目的的相近
檔案界一直將“便于社會各方面的利用”作為檔案工作的根本目的和基本原則之一。為企業(yè)各項(xiàng)活動提供檔案服務(wù),滿足用戶的檔案需求,是企業(yè)檔案管理的根本目的,也是企業(yè)檔案管理的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),“它貫穿于企業(yè)檔案工作的各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié),支配著企業(yè)檔案管理過程的運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展。知識管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)知識的價(jià)值、提升企業(yè)的核心競爭力,為此知識管理必須力圖將最恰當(dāng)?shù)闹R在最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間傳遞給最恰當(dāng)?shù)娜耍员闶顾麄兡軌蜃龀鲎詈玫臎Q策。
檔案管理和知識管理都將為用戶提供檔案或知識服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案或知識的價(jià)值,作為其最終目的,正如德爾斯泰思教授所言:“文件管理的目標(biāo)在許多方面都與知識管理非常相似――都是在需要的時(shí)候讓人們能夠得到所需的有關(guān)信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎(chǔ)。”
(三)兩者管理流程類似
長期以來,我國檔案界將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)劃分為“六個(gè)環(huán)節(jié)”(或“八個(gè)環(huán)節(jié)”):檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、(編目與檢索、編輯與研究)、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)。實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理、集成管理,還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環(huán)節(jié)。知識管理的流程是知識的產(chǎn)生、收集、存儲、加工、整理、評價(jià)、利用等。檔案管理和知識管理的管理流程相當(dāng)類似:都是對分散的管理對象(文件、檔案或知識),予以收集、存儲,使之集中化;然后對其進(jìn)行加工、整理,使之有序化;接著對其進(jìn)行鑒定、評價(jià),使之優(yōu)化;最后將其提供利用,使之實(shí)現(xiàn)價(jià)值;而在利用過程中又會產(chǎn)生新的文件、檔案或知識,需要對其進(jìn)行收集、存儲。
(四)兩者管理技術(shù)相同
在數(shù)字化環(huán)境中,企業(yè)的文件、檔案產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)于各種各樣的信息系統(tǒng)。對于非數(shù)字化環(huán)境下產(chǎn)生的文件、檔案,為了使其適應(yīng)數(shù)字化環(huán)境的要求,也必須對其進(jìn)行數(shù)字化處理。因此,現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的全部活動――文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)。而知識管理更是信息技術(shù)迅速發(fā)展的產(chǎn)物,知識管理的實(shí)現(xiàn)離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用。檔案管理和知識管理都需要應(yīng)用的具體技術(shù)或工具包括:元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫、文本挖掘、搜索引擎、電子郵件、門戶系統(tǒng)、信息、信息推送、信息安全技術(shù)等等。可見,檔案管理與知識管理有著共同的技術(shù)支撐――現(xiàn)代信息技術(shù)。
二、檔案管理與知識管理相差相異
從管理層面來看,檔案管理主要是一項(xiàng)專業(yè)管理活動、一系列管理技術(shù)方法;而知識管理不僅是一項(xiàng)專業(yè)管理活動、一系列管理技術(shù)方法,還介于價(jià)值觀念、管理模式、管理理念范疇。從管理深度來看,傳統(tǒng)檔案管理主要是對文件、檔案實(shí)體(載體)的管理,而知識管理更重視對文件、檔案內(nèi)容(信息、知識)的管理。從管理范圍來看,檔案管理的對象限于文件、檔案;而知識管理不僅要管理文件、檔案這種內(nèi)源顯性知識,還要管理圖書情報(bào)之類的外源顯性知識以及員工大腦中的隱性知識。從管理側(cè)重點(diǎn)來看,檔案管理更側(cè)重于確保文件、檔案的完整性、真實(shí)性與可靠性,確保文件、檔案的憑證性價(jià)值、長遠(yuǎn)價(jià)值與保存價(jià)值;知識管理則更關(guān)注文件、檔案及其他類型知識的可用性,關(guān)注文件、檔案及其他類型知識的情報(bào)性價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值與利用價(jià)值。從管理特點(diǎn)來看,檔案管理更強(qiáng)調(diào)對文件、檔案進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范化、制度化、程序化管理;知識管理則鼓勵―種較為寬松、便于創(chuàng)新的管理體系。“文件管理關(guān)注自身的良好定義的政策和可審視的程序,而知識管理致力于以一個(gè)不受約束的組織的創(chuàng)造力和知識交易的方式,從而忽視組織傳統(tǒng)。
由此可見,檔案管理與知識管理具有鮮明的相似性,兩者既相近相通又相差相異。
三、檔案管理與知識管理的互動性
(一)知識管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域
傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過分強(qiáng)調(diào)檔案與文件、檔案與圖書情報(bào)的區(qū)別,將文件、圖書情報(bào)等排除在管理職責(zé)之外,從而極大地限制了自身活動的范圍。傳統(tǒng)的檔案管理拘泥于歷史記錄的保管,而不是為現(xiàn)有工作服務(wù),脫離了價(jià)值創(chuàng)造過程之外,從而極大地限制了自身發(fā)揮作用的領(lǐng)域。
知識管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識納入管理范圍,并將不同載體形態(tài)的知識進(jìn)行整合與集成,建構(gòu)―個(gè)整體的知識資源體系。知識管理強(qiáng)調(diào)在企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動創(chuàng)造知識、共享知識、應(yīng)用知識,使知識直接服務(wù)于企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造活動。這樣,檔案管理就被融入一個(gè)更廣闊的活動領(lǐng)域,而與組織的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)活動直接相結(jié)合,成為企業(yè)日常工作必不可少的組成部分。
(二)知識管理以提升檔案管理的價(jià)值
傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理重保管輕利用,通過查卷、借閱、復(fù)印等落后的階段,被動地提供簡單、淺層的檔案服務(wù),不能充分地滿足用戶對信息、知識的需求,不能有效地為企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動服務(wù)。
知識管理強(qiáng)調(diào)借助先進(jìn)的信息技術(shù),通過現(xiàn)代化、智能化、人性化的手段,主動地為用戶提供高級、深層的信息、知識服務(wù),最終實(shí)現(xiàn)知識的價(jià)值,提升核心競爭力。知識管理對知識服務(wù)的強(qiáng)調(diào)和價(jià)值創(chuàng)造的關(guān)注,使得知識管理專家能夠增強(qiáng)文件管理工作者對信息和知識利用的理解,促進(jìn)文件、檔案的開發(fā)利用,從而提升檔案管理的價(jià)值,提升檔案管理機(jī)構(gòu)與人員在企業(yè)組織體系中的地位。
(三)檔案管理對知識管理的促進(jìn)作用
隱性知識占知識資源的大部分,而且具有相當(dāng)重要的價(jià)值。但是隱性知識存儲于員工個(gè)人的大腦之中,難于管理。對于隱性知識的管理有兩種途徑:一是從隱性知識到隱性知識的“社會化”;二是從隱性知識到顯性知識的”外部化”。但是,隱性知識“社會化”之后還是隱性知識,仍處于難于管理的狀況,而且當(dāng)員工流動率較大時(shí),組織的隱性知識資源就易于流失。因此,―些學(xué)者質(zhì)疑“社會化”的其次有效性和普遍適用性。檔案管理強(qiáng)調(diào)企業(yè)在各項(xiàng)活動中產(chǎn)生必要的文件,客觀地記錄企業(yè)各項(xiàng)活動的全部過程和結(jié)果,防止組織記憶的丟失。員工在工作中會自然地運(yùn)用其隱性知識來認(rèn)識問題、解決問題,對員工工作過程和結(jié)果進(jìn)行客觀的記錄,形成文件,就可以將其隱性知識部分“物化”于文件之中。這些文件被歸檔保存下來,就實(shí)現(xiàn)了組織知識的沉淀。
在各項(xiàng)活動中都會不斷產(chǎn)生新的文件,如果這些文件不被集中起來,處于分散狀態(tài),就會容易丟失。文件的丟失即是知識的流失。檔案管理強(qiáng)調(diào)對文件進(jìn)行歸檔,使之處于組織的集中統(tǒng)一控制之下。這個(gè)文件歸檔的過程,就是―個(gè)積累知識的過程。由此可見,檔案管理強(qiáng)調(diào)產(chǎn)生文件、進(jìn)行歸檔,強(qiáng)調(diào)文件、檔案的完整齊全、集中統(tǒng)一,有助于知識的沉淀、積累,為知識管理提供了知識資源基礎(chǔ)。
關(guān)鍵詞:人事檔案;人力資源;價(jià)值
人力資源管理的實(shí)質(zhì)是使用科學(xué)合理的方法,對企業(yè)內(nèi)部人力實(shí)施有效的組織、調(diào)配和培訓(xùn),使企業(yè)內(nèi)部的人力和物力達(dá)到最佳配置,進(jìn)而優(yōu)化企業(yè)資源,為綜合考察和正確選拔人才、干部提供有效依據(jù)。同時(shí)企業(yè)的人力資源管理工作的順利開展,需以人事檔案所提供的正確信息為基礎(chǔ)。因此,企業(yè)人事檔案管理工作的價(jià)值高低,會對人力資源管理工作的效果產(chǎn)生直接影響。隨著經(jīng)濟(jì)全球化步伐的加快,目前我國在人事檔案管理方面取得較大進(jìn)步,但是仍然存在部分問題,增加了人力資源管理工作的難度,故需采取有效方法,提高企業(yè)人事檔案的價(jià)值,使企業(yè)的人力資源管理工作得以順利進(jìn)行。
一、我國人事檔案管理的現(xiàn)狀
隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,人力資源逐漸升級為企業(yè)的核心資源,并成為提升企業(yè)綜合競爭力的主要因素,同時(shí)人事檔案也是企業(yè)招聘、使用和開發(fā)人力資源的基礎(chǔ)。盡管我國的人事檔案管理工作逐步取得較好發(fā)展,但是其人存在諸多不足,如其發(fā)展主要體現(xiàn)在企業(yè)規(guī)章制度的完善方面,對于企業(yè)人事資料的應(yīng)用,改善卻極其緩慢,造成人事檔案管理的價(jià)值無法得到真正發(fā)揮,也致使企業(yè)的人事檔案管理出現(xiàn)僵硬化和模式化等問題。人事檔案管理的中心是人,而人力資源在人事檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用,造成現(xiàn)階段人力資源管控凌亂、規(guī)范性較差等問題的原因,主要有兩點(diǎn):一是中小企業(yè)的工作人員流動性大,企業(yè)內(nèi)部人員的穩(wěn)定性差,導(dǎo)致其人力資源的管理工作難度劇增,并且在中小企業(yè)的人力資源管理工作中,存在以績效考核或者考勤衡量等指標(biāo)為主的現(xiàn)象。同時(shí)人員流動性大和單一的人力資源管理方式等,都會增加人事部門檔案管理工作的難度;二是大型企業(yè)的人力資源管理僵化:大型企業(yè)盡管不存在人團(tuán)流動大的問題,且其內(nèi)部人員的結(jié)構(gòu)比較穩(wěn)定,但是大型企業(yè)的人力資源管理與中小型企業(yè)相比,其工作量更大,進(jìn)而更難將“以人為本”的管理理念深入到人事檔案的管理中[1]。
二、人事檔案的人力資源價(jià)值分析
通過我國現(xiàn)階段的人事檔案管理現(xiàn)狀可知,人事檔案管理工作中存在的問題比較明顯,且會影響到人力資源管理工作的順利進(jìn)行,因此,對企業(yè)人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化、完善,可有效彌補(bǔ)人力資源管理中的不足,促使企業(yè)人力、物力得以優(yōu)化配置,為企業(yè)的健康運(yùn)營打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。本文主要從以下三個(gè)方面入手,對人事檔案的人力資源價(jià)值進(jìn)行合理分析:
(一)健全人事檔案,確立人力資源的基本地位
針對現(xiàn)階段人事檔案管理中記錄范圍較窄的問題,大部分中小企業(yè)可通過托管員工人事檔案的方式,即將企業(yè)員工的人事資料直接委托給其他部門或單位管理,此種方式在一定程度上可增加企業(yè)人事檔案管理的效率,達(dá)到節(jié)約管理成本的目的,但是會使人事檔案管理更加分散,不利于企業(yè)的人力資源管理工作的順利進(jìn)行。因此,中小企業(yè)想要發(fā)揮出人事檔案的應(yīng)用價(jià)值,就需要確保其不被分散,并保證人事檔案管理的內(nèi)容得以定期更新,以便能忠實(shí)地反映出員工的現(xiàn)狀,以此為企業(yè)的人力資源管理提供真實(shí)、客觀的依據(jù)。在人事檔案管理工作中,中小企業(yè)需秉持“以人為本”的思想,將員工的狀態(tài)資料納入其中,并允許圖像、備注、附件等多種檔案管理方式的存在,同時(shí)需將人事調(diào)整、人事培訓(xùn)等資料記錄在案,進(jìn)而為人力資源管理工作的進(jìn)行提供依據(jù)[2]。
(二)構(gòu)建先進(jìn)的檔案平臺,實(shí)現(xiàn)人力資源信息的充分利用
隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,人事檔案管理也引入計(jì)算機(jī)技術(shù),并實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理,其產(chǎn)生的價(jià)值有兩點(diǎn):一是能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)和電子檔雙重備份,使人事檔案材料的保存更加妥善,同時(shí)與傳統(tǒng)的管理方式相比,數(shù)字化的管理方式更加便捷,且在信息的更新和查看方面,也更加方便;二是數(shù)字化管理具備快速傳輸能力,可使人事檔案信息流動于多個(gè)用戶之間,方便更多的人閱覽。但是人事檔案數(shù)字化管理也存在一定的弊端,如檔案信息被局限于較窄的范圍內(nèi),信息共享的功能并未實(shí)現(xiàn),不利于企業(yè)內(nèi)部的人才培養(yǎng),因此,構(gòu)建先進(jìn)的檔案平臺顯得極其重要。企業(yè)人事檔案管理中擁有比較先進(jìn)的檔案平臺,可對人力資源信息進(jìn)行分類管理,使更多的人具備閱讀的權(quán)限,進(jìn)而發(fā)揮出人事檔案的價(jià)值,為企業(yè)的人力資源管理提供有效方法[3]。
(三)遵守相關(guān)的法律法規(guī),確保人事檔案的安全性
在人事檔案的管理過程中,需遵循相關(guān)的法律法規(guī),進(jìn)而使管理工作得以順利進(jìn)行,并確保人事檔案的完整性和安全性,使其能發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值,為人力資源管理部門提供真實(shí)、合理的管理依據(jù)。同時(shí)在使用數(shù)字化管理的過程中,需依據(jù)國家相關(guān)的法律法規(guī),對保密性強(qiáng)或者敏感的信息進(jìn)行加密處理,使數(shù)據(jù)共享更具安全性,以此提升人事檔案信息的可靠性,進(jìn)而促進(jìn)人力資源管理工作順利進(jìn)行[4]。
三、結(jié)束語
人事檔案的重要性體現(xiàn)在其是企業(yè)考察和合理使用人才的依據(jù),因此,人事檔案在企業(yè)人力資源的管理中具備重要作用,故完善和規(guī)范企業(yè)的人事檔案管理,可對企業(yè)的人力資源開發(fā)和管理起到重要作用。盡管目前企業(yè)的人事檔案管理工作存在諸多不足,但是其對人力資源管理工作的促進(jìn)作用仍不可忽視,因此,企業(yè)需從健全人事檔案、構(gòu)建先進(jìn)的檔案平臺和提高人事檔案的安全性這三個(gè)方面出發(fā),提升人事檔案在人力資源中的價(jià)值,發(fā)揮出人事檔案管理的重要作用,實(shí)現(xiàn)人力資源的長足發(fā)展。
參考文獻(xiàn):
[1]劉霞.人事檔案的人力資源價(jià)值分析[J].卷宗,2013(6):5-6.
[2]劉海梅.淺談人事檔案在人力資源管理中的重要性[J].中國市場,2014(9):59-60.
[關(guān)鍵詞]檔案管理;科學(xué)化;信息化
doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.135
[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194(2015)20-0-01
1 檔案管理科學(xué)化的作用及意義
檔案是一種具有極大使用價(jià)值的歷史性資料,能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作的開展提供憑證和依據(jù)。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會的進(jìn)步,檔案的數(shù)量越來越龐大,其形式也不再局限于傳統(tǒng)文字,這些都對檔案管理工作提出了更高要求。因此,應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提升檔案管理的科學(xué)化水平,其重要作用及意義體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。其一,逐步提升檔案管理的科學(xué)化水平,能夠以更加科學(xué)的方法和途徑對檔案進(jìn)行管理,有助于檔案管理工作向規(guī)范化、科學(xué)化、制度化的方向發(fā)展,從而顯著增強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量。其二,檔案管理的科學(xué)化實(shí)質(zhì)上就是運(yùn)用各種先進(jìn)的信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)對檔案進(jìn)行有效處理,使檔案從整理歸檔到使用的整個(gè)流程更加方便、快捷,檔案自身的價(jià)值能夠獲得最大程度地體現(xiàn),這對于相關(guān)工作的開展非常有利。
2 檔案管理現(xiàn)狀分析
從目前檔案管理的總體情況上看,雖然較之以往有了很大進(jìn)步,但仍然存在諸多不足之處,具體體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。其一,管理方式有待改進(jìn)。現(xiàn)階段,檔案管理仍以紙質(zhì)化為主,電子信息化管理尚未大范圍普及。由于紙質(zhì)檔案資料的載體為紙張,其可能在保存的過程中出現(xiàn)浸濕、燒毀、破碎等情況,同時(shí)反復(fù)的借閱還可能導(dǎo)致檔案丟失或損壞,一旦重要檔案丟失,其所造成的后果非常嚴(yán)重。其二,管理體系有待完善。部分檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中,由于對工作的重要性認(rèn)識不足,加之管理體系不夠健全,從而導(dǎo)致有價(jià)值的檔案資料和重要的檔案信息去向不明,這在一定程度上制約了檔案管理科學(xué)化水平的提升。其三,人員素質(zhì)有待提升。檔案管理人員自身的素質(zhì)和專業(yè)水平直接關(guān)系到檔案管理工作的開展成效。然而,有些檔案管理人員一般都是憑借個(gè)人的工作經(jīng)驗(yàn)對檔案進(jìn)行管理。而科學(xué)化的檔案管理工作需要先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備予以保障,這對管理人員的素質(zhì)和能力水平提出了較高要求,由此導(dǎo)致檔案管理工作的科學(xué)化水平不高。
3 提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑
3.1 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
在檔案管理工作中,人既是管理者也是參與者,其素質(zhì)和專業(yè)能力的高低直接關(guān)系到檔案管理的科學(xué)化水平。在當(dāng)前的形勢下,為了進(jìn)一步提高檔案管理的科學(xué)化水平,必須不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先,可以從檔案管理人員隊(duì)伍方面著手,通過引入大量專業(yè)的管理人才,使人員結(jié)構(gòu)更加合理。其次,檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對在職人員的培訓(xùn),采用各種不同的培訓(xùn)方式,如外派學(xué)習(xí)、對外交流等,完善檔案管理人員的專業(yè)知識結(jié)構(gòu),提升其技能水平。同時(shí),要確保培訓(xùn)內(nèi)容的全面性和系統(tǒng)性,不但要涉及與檔案管理信息化有關(guān)的內(nèi)容,還要包括與檔案管理工作相關(guān)的內(nèi)容,如國家現(xiàn)行的法律法規(guī)及政策、行業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)等。再次,應(yīng)完善管理人員考核制度,從而使檔案管理工作更加規(guī)范,讓所有的管理人員始終保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度,及時(shí)、高效地完成檔案管理的相關(guān)工作。
3.2 積極轉(zhuǎn)變思想觀念
轉(zhuǎn)變思想觀念是檔案管理科學(xué)化水平提升的根本保障。現(xiàn)階段,檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的手工操作向先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理轉(zhuǎn)變,從而使工作效率和管理水平獲得了顯著提升。因此,檔案管理人員要認(rèn)清形勢,打破傳統(tǒng)守舊的管理觀念,轉(zhuǎn)變墨守成規(guī)的思想,運(yùn)用全新的管理方式和方法,推動檔案管理工作向科學(xué)化方向發(fā)展,使檔案資料的價(jià)值得以充分體現(xiàn)。
3.3 更新管理方式
長期以來,檔案管理方式均是以館藏型為主,檔案保管是工作的核心內(nèi)容,雖然這種管理方式也有一定的可取之處,但卻無法滿足檔案管理科學(xué)化的要求,為此,必須對管理方式和方法進(jìn)行更新。對檔案信息的利用是當(dāng)前檔案管理的主要目標(biāo)之一,應(yīng)當(dāng)采取利用型的管理方式,發(fā)揮檔案資料的價(jià)值,實(shí)現(xiàn)資源共享,為檔案使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。此外,各類檔案資源均應(yīng)從原本量的積累向質(zhì)的提高轉(zhuǎn)變,這樣才能最大限度地發(fā)揮出檔案的使用價(jià)值。
3.4 完善管理制度體系
檔案管理制度體系的完善是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化目標(biāo)的基本保障,這要求各單位制定完善的檔案管理責(zé)任制,進(jìn)一步明確檔案管理人員的職責(zé),做好本職工作。同時(shí)要從全局到局部兩方面把握,完善相關(guān)規(guī)章制度,如在人事方面應(yīng)制定績效考核制度,做到優(yōu)獎劣罰,以調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。此外,還應(yīng)針對行業(yè)內(nèi)的運(yùn)行管理構(gòu)建相應(yīng)的規(guī)章制度,并從立法的角度約束檔案管理科學(xué)化的工作方法,規(guī)范管理人員的行為。
4 結(jié) 語
檔案管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜且系統(tǒng)的工作,想要做好這項(xiàng)工作就必須不斷提高檔案管理的科學(xué)化水平,通過提升人員素質(zhì),轉(zhuǎn)變思想觀念,完善制度體系和更新管理方式等途徑,不但能夠?yàn)闄n案管理科學(xué)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供保障,而且還能使檔案的價(jià)值得以最大限度的發(fā)揮,這對于促進(jìn)我國檔案事業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展意義重大。
主要參考文獻(xiàn)
[1]徐麗.淺談當(dāng)前檔案管理的存在問題及對策[J].湖北電視廣播學(xué)院,2012(11):119-124.
doi:10.3969/j.issn.1004-7484(s).2013.11.741 文章編號:1004-7484(2013)-11-6735-02
檔案管理工作對于企業(yè)和單位的發(fā)展具有非常重要的意義,隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,檔案管理工作量的不斷增加,使得檔案管理人員所面臨的壓力日漸嚴(yán)峻。信息化時(shí)代的到來,人們對信息資源的需求不斷增加,對信息深度和準(zhǔn)確度的要求不斷提高,借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)對檔案資料的高效管理,是當(dāng)前檔案管理人員所必須要正確看待的重要問題。本文就現(xiàn)代化檔案管理工作展開分析和論述,指出當(dāng)前檔案工作者所存在的主要問題,并提出合理的改善建議,希望對于檔案管理起到一定的推動作用。
檔案管理作為一項(xiàng)具有較高機(jī)密性、專業(yè)性的管理工作,對于企業(yè)發(fā)展以及社會建設(shè)都有著非常積極的作用。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和推廣,對各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域都起到了非常積極的影響,實(shí)現(xiàn)了生產(chǎn)力和有效創(chuàng)新,也促進(jìn)了社會的快速變革。現(xiàn)代化的檔案管理也是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的管理模式,對傳統(tǒng)檔案管理工作起到了有效的完善和加強(qiáng),并對檔案工作者提出了更高的要求。對于檔案工作者而言,必須要正確認(rèn)識和看待現(xiàn)代化檔案管理,了解和掌握現(xiàn)代化的檔案管理手段,加強(qiáng)自我約束和自我學(xué)習(xí),使現(xiàn)代化檔案管理工作能夠發(fā)揮更大作用。
1 當(dāng)前檔案工作者所存在的問題分析
1.1 對現(xiàn)代化檔案管理的認(rèn)識不足 就當(dāng)前檔案工作者來說,對于現(xiàn)代化的檔案管理還存在一定的片面認(rèn)識,導(dǎo)致現(xiàn)代化檔案管理的時(shí)效性和發(fā)展受到較大約束。首先,現(xiàn)代化的檔案管理并非單純地借助計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案資料進(jìn)行收集和保管,而是逐漸形成一種全新的檔案管理模式和管理思想,現(xiàn)代化的檔案管理不僅需求檔案工作者具有豐富的檔案管理專業(yè)知識,還應(yīng)該掌握現(xiàn)代化管理設(shè)備的操作流程,明確檔案資料的知識載體,了解檔案資料的社會效益和經(jīng)濟(jì)價(jià)值,才能夠真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作的有序開展。但就當(dāng)前檔案工作者來說,對現(xiàn)代化的檔案管理人士存在一定的局限性,檔案管理的方法和手段上較為單一,沒有充分認(rèn)識到現(xiàn)代化檔案管理的作用,無法借助現(xiàn)代化檔案管理解決新的問題。
1.2 檔案管理知識的缺乏 作為一名檔案工作者,必須要掌握相關(guān)檔案管理知識,才能夠確保良好的工作效率。目前由于對檔案管理工作的重視程度不夠,導(dǎo)致檔案工作者的水平存在很大差距,許多檔案工作者不具備專業(yè)的知識能力,從而導(dǎo)致許多檔案管理問題的發(fā)生。此外,對于檔案工作者來說,不僅需要用具良好的專業(yè)知識,還應(yīng)該掌握其他知識和能力,如文史類知識、統(tǒng)計(jì)學(xué)知識,并且懂得如何熟練操作計(jì)算機(jī)設(shè)備,這樣才能夠真正確保現(xiàn)代化檔案管理工作的有效開展。但目前多數(shù)檔案工作者并不具備這些技能,檔案管理工作依舊以傳統(tǒng)的檔案管理手段為主,這就使得檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展受到嚴(yán)重制約。
1.3 個(gè)人素質(zhì)問題 對于一名檔案工作人員來說,必須要正確看待個(gè)人所存在的問題和不足,并且具備優(yōu)秀的個(gè)人素質(zhì),才能夠勝任檔案管理工作。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展,對檔案工作者的要求不斷提升,檔案工作者的日常事務(wù)不再是保管檔案,而是最大化地發(fā)揮檔案資料的作用,并保證檔案資料的保密性。但由于檔案工作者個(gè)人素質(zhì)問題,使得創(chuàng)新能力不足,分析事物的能力非常欠缺,檔案管理工作的發(fā)展受到限制,現(xiàn)代化檔案管理工作無法有效開展。
2 現(xiàn)代化檔案管理下檔案工作者的發(fā)展建議
2.1 提高自我學(xué)習(xí)意識 首先,作為一名檔案工作者,必須要正確看待現(xiàn)代化檔案管理,對現(xiàn)代化檔案管理工作有一個(gè)清晰的認(rèn)識,才能夠真正滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需求。傳統(tǒng)檔案管理工作只是對檔案資料的抄寫、收集和保管,檔案工作者的要求也相對較低,隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案資料的社會價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值不斷凸顯,檔案工作者必須要對自身工作有著一個(gè)更為清醒的認(rèn)識,重視檔案管理的保密性和專業(yè)性,加強(qiáng)對現(xiàn)代化檔案管理知識的學(xué)習(xí)。
2.2 具備豐富的檔案管理知識 檔案工作者是檔案管理的重要組成,檔案工作者的個(gè)人素質(zhì)水平直接影響到檔案管理工作的最終質(zhì)量。因此,檔案工作者必須要深入學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理模式和管理方法,并將現(xiàn)代化檔案管理手段應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中,不但實(shí)踐,尋求適合于現(xiàn)階段檔案管理工作開展的現(xiàn)代化檔案管理理論。同時(shí),檔案工作者在掌握和了解專業(yè)的檔案管理知識的同時(shí),還應(yīng)該積極學(xué)習(xí)其他方面的知識,以不斷豐富自身的工作能力。如史學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等知識,對于現(xiàn)代化的檔案管理工作來說都有著很高的實(shí)用價(jià)值。此外,現(xiàn)代化檔案管理由計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn),檔案工作者必須要加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)操作方法的學(xué)習(xí)和掌握,主動開展自我學(xué)習(xí),掌握良好的計(jì)算機(jī)操作能力,對于現(xiàn)代化的檔案管理工作開展也有著積極的推動作用。
關(guān)鍵詞:服務(wù);規(guī)范化;基層;檔案管理
信息化時(shí)代在為檔案管理工作提供了充分便利的同時(shí),也為基層檔案管理工作提出了更高的要求。因?yàn)椋?ldquo;檔案管理的基礎(chǔ)工作主要包括建檔管理、案卷組織和技術(shù)整理,保管單位的登記、編號及館藏組織以及檔案的登記、編號及館藏組織以及檔案的著錄和標(biāo)引等。這些基礎(chǔ)性工作直接影響到檔案現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。”[1]可以說,基層檔案管理工作是檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。
一、增強(qiáng)意識培養(yǎng),樹立服務(wù)理念
基層檔案管理工作是基礎(chǔ)性的、重復(fù)性的,很容易讓人產(chǎn)生枯燥感,因?yàn)榛鶎訖n案管理工作的基礎(chǔ)性,檔案管理人員很難在既定框架下進(jìn)行工作突破和工作創(chuàng)新,也同時(shí)導(dǎo)致了很難做出顯而易見的突出的工作業(yè)績,使檔案管理人員獲得源自于工作的成績感,這就導(dǎo)致檔案管理人員難有工作的積極性和創(chuàng)造性。而在另一方面,基層檔案管理工作又是重要的、細(xì)致的,因?yàn)榛鶎訖n案管理工作是檔案現(xiàn)代化管理的第一步,其在工作中對檔案整理的科學(xué)化、細(xì)致化、全面性、系統(tǒng)性水平將直接影響到檔案資料的完整性和系統(tǒng)性,基層檔案整理過程中的規(guī)范性和專業(yè)性,將直接影響日后檔案查找的精準(zhǔn)、快捷程度,基層檔案管理并不是一個(gè)簡單的下載、打包、裝訂過程。
在基層實(shí)際工作中,因?yàn)楣ぷ鞯幕A(chǔ)性和枯燥性,基層檔案管理工作人員的流動性大、不穩(wěn)定性強(qiáng),往往是剛剛學(xué)會并熟悉了業(yè)務(wù)就進(jìn)行了工作調(diào)整,從而影響了工作的延續(xù)性。然而,“檔案工作連續(xù)性強(qiáng),許多工作,特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè),需要檔案人員較長時(shí)間的學(xué)習(xí),積累經(jīng)驗(yàn),才能逐漸適應(yīng)或逐步完善。”[2]即使是長期從事基層檔案管理工作的人員,也容易因工作的重復(fù)性而出現(xiàn)厭煩情緒,影響了工作效率和檔案管理工作的精確度,為日后的檔案查找等工作帶來不必要的困難。因而,如何增強(qiáng)基層檔案管理人員的工作積極性就是一個(gè)非常重要而嚴(yán)肅的問題。
實(shí)際上,將基層檔案管理工作在意識和態(tài)度上定位為服務(wù)性工作,而不是行政性工作是轉(zhuǎn)變這種尷尬的可能路徑。基層檔案管理工作在某種意義上說也是一種服務(wù)工作,為其他單位和個(gè)人查找有價(jià)值的信息,進(jìn)行信息的有效搜集和匯總服務(wù),比如,在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域,建立患者個(gè)人檔案就具有十分重大的意義,一方面是對患者治療的意義,另一方面也在醫(yī)學(xué)研究上具有重要的參考作用。服務(wù),其目的是為了實(shí)現(xiàn)服務(wù)對象的價(jià)值目標(biāo),當(dāng)在確定治療方案和重要醫(yī)學(xué)突破中應(yīng)用到了檔案信息的時(shí)候,也就是基層檔案管理工作人員間接的為此做出了重要的貢獻(xiàn),也就實(shí)現(xiàn)了自身價(jià)值的最大化。以此為基礎(chǔ),基層檔案工作人員也會在這個(gè)過程中知道工作的意義,實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值,從而能夠提高工作的積極性。因此,要使基層檔案工作人員在思想意識上樹立起服務(wù)而非管理的理念,是現(xiàn)代基層檔案管理工作的一大核心內(nèi)容。
二、加強(qiáng)人員培訓(xùn),實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化
基層檔案管理工作看似簡單,實(shí)則復(fù)雜,對檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平都有很高的要求。為提高現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化要求,基層檔案管理人員需要對檔案資料的內(nèi)容、內(nèi)涵有深刻的了解,對檔案分類條目和檔案類別有系統(tǒng)的把握,能夠理性而準(zhǔn)備的辨別檔案的重要性及留存價(jià)值。“提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法,即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)基礎(chǔ)工作都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行。”[1]因而,在基層檔案管理工作過程中,只有在每一個(gè)操作過程中都符合標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求,才可能最終實(shí)現(xiàn)快速、精準(zhǔn)的檔案查找和檢索,才能實(shí)現(xiàn)檔案在存檔管理和編碼上的唯一性。可以說,遵循規(guī)范化要求是現(xiàn)代檔案管理工作中的重中之重。
基層檔案管理規(guī)范化其實(shí)涉及到方方面面的內(nèi)容,拿案卷材料質(zhì)量舉例來說,檔案的價(jià)值的高低一方面由案卷本身的內(nèi)容來決定,另一方面以案卷是否完整,存檔是否科學(xué)來決定,在這方面,案卷材料質(zhì)量對于檔案價(jià)值具有決定性影響。在基層檔案管理工作中,能夠影響案卷材料質(zhì)量的因素,從本質(zhì)上來講就是是否進(jìn)行了科學(xué)的分類,是否進(jìn)行了科學(xué)的關(guān)鍵詞提取,從而方便檢索,“必須要注意解決好文件的鑒別和立卷方法問題,以便于檔案在規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索,從而充分發(fā)揮檔案的價(jià)值作用。”[3]
應(yīng)該說,檔案管理是一門具有科學(xué)性和研究性的學(xué)科,檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管每一項(xiàng)都有嚴(yán)格的規(guī)范化要求,都需要首先進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn),充分了解、長期實(shí)踐,才能在工作中游刃有余,因而,加強(qiáng)對基層檔案管理人員的培訓(xùn),“積極推行人館(室)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化齊全,保證檔案歸檔和進(jìn)館檔案的完整,并積極維護(hù)全宗和全宗群的完善性。”[4]只有積極做好培訓(xùn)工作,并使基層檔案管理工作人員將在培訓(xùn)中學(xué)到的理論應(yīng)用在工作實(shí)踐當(dāng)中,不斷摸索、不斷提高,才能實(shí)現(xiàn)遵循檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求,從而做好檔案管理工作。
【參考文獻(xiàn)】
[1]王巖.基礎(chǔ)檔案工作與現(xiàn)代化管理[J].煙臺教育學(xué)院學(xué)報(bào),2004(03):92-93.
[2]張小玲.機(jī)關(guān)檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問題及對策[J].山西檔案,2011(S1):31-32.
關(guān)鍵詞 商務(wù)檔案 檔案管理 國際貿(mào)易 作用分析
商務(wù)活動,是企業(yè)為實(shí)現(xiàn)相關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營目的而從事的各類有關(guān)資源、知識、信息等交易活動的總稱。商務(wù)檔案是微觀經(jīng)濟(jì)主體為了自身發(fā)展的需要,根據(jù)相關(guān)原則標(biāo)準(zhǔn),在各種商務(wù)活動過程中直接形成的,具有保存價(jià)值的原始記錄資料。它是企業(yè)商務(wù)活動的基礎(chǔ)信息資源,包括圖片、文字、影音、錄像等等信息材料。由于商務(wù)檔案材料的形成復(fù)雜多元化,商務(wù)檔案管理成為新時(shí)期社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展及企業(yè)正常生產(chǎn)運(yùn)作的重要管理手段,是現(xiàn)代企業(yè)商務(wù)管理工作的重要組成部分。在國際貿(mào)易活動中,商務(wù)檔案的科學(xué)有效管理,為國際貿(mào)易的發(fā)展運(yùn)行起著重要的推動作用。本文針對商務(wù)檔案管理的特點(diǎn)及作用,分析了它對國際貿(mào)易活動的積極作用,闡述了國際貿(mào)易中商務(wù)檔案管理的發(fā)展建議。
1 商務(wù)檔案與商務(wù)檔案管理的內(nèi)涵
1.1商務(wù)檔案
商務(wù)檔案,是指企業(yè)等經(jīng)濟(jì)主體在各項(xiàng)商務(wù)活動過程中,根據(jù)需要形成的各種具有保存價(jià)值的原始文字、圖表、影像等信息資料。根據(jù)資料屬性的不同,商務(wù)檔案主要包括各種商務(wù)文書、商業(yè)法律文件、客戶市場信息、策劃方案等。具有以下特征:
1.1.1主體性、過程性
商務(wù)檔案的形成者是微觀經(jīng)濟(jì)主體,政府機(jī)關(guān)和非營利性的社會組織一般不會形成商務(wù)檔案,商務(wù)檔案是在商務(wù)活動過程中直接形成的,或者是由商務(wù)文書直接轉(zhuǎn)化形成的。
1.1.2針對性、價(jià)值性
商務(wù)檔案的涉及領(lǐng)域是各種經(jīng)濟(jì)主體的各項(xiàng)商務(wù)活動,具有一定的針對性,商務(wù)檔案是具有保存價(jià)值的歷史紀(jì)錄,沒有保存價(jià)值的商務(wù)文書經(jīng)過一段時(shí)間后就會被銷毀。
1.1.3客觀性、原始性
現(xiàn)代商務(wù)檔案的主要載體是紙張或磁盤、光盤等電子載體,商務(wù)檔案的記錄形式具有客觀性,商務(wù)檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。它是一種原始的歷史紀(jì)錄,具有客觀真實(shí)性特點(diǎn)。
1.2商務(wù)檔案管理
商務(wù)檔案管理,是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分,是企業(yè)等經(jīng)濟(jì)主體針對企業(yè)自身的長遠(yuǎn)發(fā)展需要,根據(jù)商務(wù)檔案潛在的社會經(jīng)濟(jì)效益,將商務(wù)檔案進(jìn)行歸類、儲存、保管以及再利用的管理過程。商務(wù)檔案管理,是現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)高度發(fā)展的管理需求,是相關(guān)經(jīng)濟(jì)主體企業(yè)管理的科學(xué)系統(tǒng)性規(guī)劃。商務(wù)檔案管理具有以下特點(diǎn):
1.2.1時(shí)代性、科學(xué)性
任何企業(yè)經(jīng)濟(jì)主體的運(yùn)行,都要適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,具有一定的時(shí)代氣息,企業(yè)主體的商務(wù)活動也應(yīng)與時(shí)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展同步接軌,商務(wù)檔案管理要體現(xiàn)科學(xué)規(guī)劃性,以便適應(yīng)時(shí)展需求。
1.2.2規(guī)范性、系統(tǒng)性
商務(wù)檔案管理作為企業(yè)管理的有機(jī)構(gòu)成,具有其他檔案管理的一般特點(diǎn),商務(wù)檔案材料的采集匯編與存儲復(fù)雜繁瑣,在管理過程中需要科學(xué)的規(guī)劃,嚴(yán)格規(guī)范管理和系統(tǒng)的歸類整理。
1.2.3高效性、實(shí)用性
商務(wù)檔案管理的最終目的,是針對商務(wù)檔案自身潛在的社會經(jīng)濟(jì)效益,進(jìn)行合理的管理與開發(fā),提供有效便捷的參考憑證作用,促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)主體自身的長遠(yuǎn)規(guī)劃與健康運(yùn)行,具有一定的實(shí)效性。
2 商務(wù)檔案管理與國際貿(mào)易活動的聯(lián)系
國際貿(mào)易是指不同國家或地區(qū)之間的經(jīng)濟(jì)主體進(jìn)行有關(guān)商品、服務(wù)和生產(chǎn)要素商業(yè)交換的活動,是各國之間經(jīng)濟(jì)合作分工的表現(xiàn)形式。經(jīng)濟(jì)主體是實(shí)現(xiàn)貿(mào)易國際轉(zhuǎn)移的跨國公司或組織。
國際貿(mào)易是貿(mào)易活動與國際接軌的融合,商務(wù)檔案管理直接而集中地體現(xiàn)了商務(wù)活動對國際貿(mào)易格局的影響,商務(wù)檔案管理是經(jīng)濟(jì)主體各項(xiàng)工作的橋梁與紐帶,是國際貿(mào)易企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)。加強(qiáng)企業(yè)商務(wù)檔案的管理工作,對國際貿(mào)易活動具有極其重要的意義:
2.1商務(wù)檔案管理,是企業(yè)國際貿(mào)易活動的重要組成部分
不同的經(jīng)濟(jì)主體,在其發(fā)展過程中,都會形成一定的檔案材料,國際貿(mào)易活動,商務(wù)檔案作為企業(yè)管理的重要成分,構(gòu)成了國際貿(mào)易活動的管理內(nèi)容,特別是現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展的環(huán)境下,商務(wù)檔案管理,成為國際貿(mào)易活動管理的有機(jī)形式。
2.2商務(wù)檔案管理,是國際貿(mào)易企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的歷史見證
對于國際貿(mào)易企業(yè)來說,商務(wù)檔案資料如同電影回放,它能夠詳實(shí)地再現(xiàn)國際貿(mào)易實(shí)體商務(wù)活動的歷史軌跡;是企業(yè)商務(wù)活動的原始再現(xiàn),是員工智慧與經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶;是企業(yè)把握商業(yè)規(guī)律、規(guī)劃企業(yè)主體創(chuàng)建貿(mào)易藍(lán)圖的重要依據(jù)。
2.3商務(wù)檔案管理,為國際貿(mào)易活動發(fā)展提供了正確導(dǎo)向
商務(wù)檔案材料是企業(yè)主體之間在各種商務(wù)交流活動中,形成的各種有價(jià)值的商務(wù)原始材料。現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的全球性合作,推動了國際貿(mào)易企業(yè)商務(wù)檔案資源的開發(fā)與管理,商務(wù)檔案的參考憑證作用為國際貿(mào)易活動提供了正確導(dǎo)向。
2.4商務(wù)檔案管理,推動了國際貿(mào)易活動的有序健康運(yùn)行
國際貿(mào)易企業(yè)的發(fā)展,與時(shí)代接軌。規(guī)范的商務(wù)檔案管理,是衡量企業(yè)主體核心競爭力的重要標(biāo)準(zhǔn)。商務(wù)檔案資料的科學(xué)實(shí)效性,確保了貿(mào)易發(fā)展歷程的再現(xiàn)與參憑,構(gòu)建了國際貿(mào)易活動發(fā)展的穩(wěn)定氛圍,促進(jìn)了國際貿(mào)易活動的健康有序運(yùn)行。
3 商務(wù)檔案管理在國際貿(mào)易中的作用
商務(wù)檔案是企業(yè)管理的重要組成部分,是企業(yè)針對性收集的商務(wù)活動中最原始可靠的信息。它是企業(yè)預(yù)測商情、進(jìn)行營銷策劃的決策依據(jù),是履行企業(yè)商業(yè)管理職能的工具,是維護(hù)企業(yè)或者經(jīng)營者合法權(quán)益的法律憑證,是記錄和研究企業(yè)商業(yè)活動歷程的寶貴資料。相對于國際貿(mào)易來說,商務(wù)檔案管理具有以下作用:
3.1商務(wù)檔案管理隨國際貿(mào)易的參考憑證作用
商務(wù)檔案,能夠?yàn)閲H貿(mào)易活動提供真實(shí)可信的依據(jù)資料。商務(wù)檔案的參考憑證作用,是由檔案的形成規(guī)律和它自身的紀(jì)實(shí)性特征決定的。商務(wù)檔案是從商務(wù)文件直接轉(zhuǎn)化而來,是客觀事實(shí)的真實(shí)記錄。從檔案本身的物質(zhì)形態(tài)來看,文件上保留著真實(shí)的歷史標(biāo)記,所以,商務(wù)檔案對指導(dǎo)國際貿(mào)易活動具有廣泛的參考作用。
3.2商務(wù)檔案管理對國際貿(mào)易的推動促進(jìn)作用
商務(wù)檔案管理工作的中心就是圍繞工作實(shí)際,為改革和發(fā)展提供優(yōu)良服務(wù)。因此,做好商務(wù)檔案管理對促進(jìn)國際貿(mào)易發(fā)展尤為重要。在國際貿(mào)易活動中,商務(wù)檔案管理可以為國際貿(mào)易提供先進(jìn)的商務(wù)信息和管理動態(tài),通過開發(fā)檔案信息資源,為國際貿(mào)易管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。探索符合國際貿(mào)易發(fā)展的管理模式。
3.3商務(wù)檔案管理對國際貿(mào)易的基礎(chǔ)保障作用
商務(wù)檔案管理是涉及多學(xué)科的綜合管理形式,表現(xiàn)為工作程序復(fù)雜量大、技術(shù)要求嚴(yán)謹(jǐn)。國際貿(mào)易活動過程中,商務(wù)檔案材料的原始積累采集、整理歸類與存儲維護(hù),要求檔案管理者運(yùn)用科學(xué)的方法對這些文件資料進(jìn)行有效管理,為以后的國際貿(mào)易商務(wù)活動,提供及時(shí)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)性參憑資料。
結(jié)束語
總之,現(xiàn)代全球化經(jīng)濟(jì)合作的運(yùn)行環(huán)境,推動了社會經(jīng)濟(jì)管理模式的多元化發(fā)展。商務(wù)檔案管理,作為經(jīng)濟(jì)主體企業(yè)管理的有效手段,對于促進(jìn)企業(yè)實(shí)體的經(jīng)濟(jì)發(fā)展,具有重要功能。國際貿(mào)易活動中,商務(wù)檔案管理更是體現(xiàn)了極其重要的推動作用。
參考文獻(xiàn):
關(guān)鍵詞:傳統(tǒng)檔案管理;現(xiàn)代檔案管理;利與弊
一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的意義
做好檔案管理基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理的整體工作效率,將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過對檔案管理基礎(chǔ)工作的不斷完善,加快建立完整有效的現(xiàn)代檔案管理機(jī)制,能夠提升檔案管理事業(yè)的整體水平。
1.幫助建立更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理機(jī)制。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化是檔案管理工作的重要目標(biāo)。高效率的檔案管理基礎(chǔ)工作使查(借)閱者能及時(shí)且高效率、精準(zhǔn)地進(jìn)行檔案查找,這其中增加的時(shí)效性與精確性意味著檔案價(jià)值的整體提升。
2.確保檔案搜索的準(zhǔn)確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎(chǔ)工作,加強(qiáng)這些工作的細(xì)節(jié)管理和操作,可以有效地避免錯(cuò)誤信息的出現(xiàn),提高檔案管理工作的效率。
3.提高檔案利用價(jià)值。提升檔案管理基礎(chǔ)工作水平對于提高檔案利用效率有著重要意義。在對檔案進(jìn)行分類整理、錄入、歸檔等基礎(chǔ)工作時(shí)要注意區(qū)分檔案內(nèi)容的程度級別。檔案分類按照來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn),對檔案有層次的區(qū)分,并組成一定的體系。根據(jù)涉及到借閱檔案的重要程度,按照審批流程,對于內(nèi)容重要的、急迫的檔案優(yōu)先處理,優(yōu)先整理使用,這能有效地增強(qiáng)檔案的使用頻率,提高檔案的利用價(jià)值,達(dá)到檔案使用價(jià)值的最大化。
二、傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代電子檔案管理的對比研究
傳統(tǒng)檔案能表述為以圖表、文字等多種形式的存在,且具有保存價(jià)值的歷史記錄,傳統(tǒng)檔案管理所儲存的主要是紙質(zhì)資料;電子檔案管理的儲存介質(zhì)為計(jì)算機(jī)光盤、硬盤,電子檔案不僅可以在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行儲存,還能通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資料處理與傳送,電子檔案的表現(xiàn)形式是電子文書、電子信件、電子圖表等,隨著社會的飛速發(fā)展,人們對檔案管理提出了更高的要求,傳統(tǒng)檔案管理很大程度上不能滿足當(dāng)前的需求,一方面,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代人們的日常生活密不可分,電子檔案管理將是大勢所趨,另一方面,傳統(tǒng)檔案具有不可替代的優(yōu)勢,有必要加強(qiáng)對電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理雙方利弊的綜合探究。
(一)電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析
1.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性。
(1)兩者的基本原理共通:以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ),電子檔案采用信息化技術(shù)將之進(jìn)行了有效的整合與優(yōu)化,電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果;
(2)電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離:傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會實(shí)踐數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)具有極大的真實(shí)性,傳統(tǒng)檔案資料就是電子檔案真實(shí)性的重要保證;
(3)子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴(kuò)大:電子檔案具有大容量優(yōu)勢,不僅可以存儲各種各樣的檔案信息,還可以實(shí)現(xiàn)資源共享,在進(jìn)行資料調(diào)用時(shí)具有更好的便利性。
2.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異。
(1)管理方式不同:電子檔案就其本質(zhì)特性來說有著很大的特殊性,它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級管理,檔案管理人員在接收到文件后,可以及時(shí)的給檔案提供一個(gè)具有唯一性的檔案號,并對檔案類型進(jìn)行標(biāo)注,而傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對較大,每一步都需要人工完成。
(2)保管方式不同:電子檔案進(jìn)行信息存儲的載體往往會老化,其載體的老化容易造成檔案信息的失真,進(jìn)而影響檔案的可靠性;傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份,通常不會出現(xiàn)檔案信息丟失情況,也不用承擔(dān)病毒或網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。
(3)歸檔方式不同:電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性,管理人員進(jìn)行信息修改不會留下修改痕跡,這種特性的優(yōu)點(diǎn)在于消除了最初檔案歸類時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的擔(dān)憂,還能將錯(cuò)誤信息進(jìn)行及時(shí)的更正,但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性;傳統(tǒng)檔案管理在進(jìn)行歸檔時(shí),通常是依照科學(xué)的順序進(jìn)行分類擺放,同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系,管理人員進(jìn)行歸檔時(shí)還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進(jìn)行,留有操作痕跡,能有效彌補(bǔ)電子檔案管理上的不足,更能確保檔案的原始與真實(shí)性。
(二)電子檔案管理的利與弊
1.電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)。
(1)電子檔案管理的出現(xiàn),有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展。電子檔案管理實(shí)行無紙化辦公模式,對紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。這樣不僅減少了資金的投入,還有利于環(huán)保事業(yè)。
(2)電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率。檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時(shí)間縮短,使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進(jìn)行資料的共享與傳遞,不再具有文件打印、文件張貼需要,檔案信息的查詢與管理更加具有時(shí)效性。
2.電子檔案管理的弊端。
(1)電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機(jī),如果長期使用,可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象,因此,電子檔案管理模式下,應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作,保護(hù)手段可以采用云技術(shù)等。
(2)企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理時(shí),由于其操作程序相對復(fù)雜,對檔案管理人員的專業(yè)要求較高,因此,必須要配備以高技術(shù)人才,同時(shí),還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員技術(shù)培訓(xùn),充分保證電子檔案可靠性。
(3)電子檔案在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享與傳輸時(shí),面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn),例如病毒、黑客攻擊等,管理人員需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息安全管理,可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護(hù)。
(4)雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高,且國家也出臺了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī),但是對于一些具體的細(xì)則仍不夠完善,電子檔案管理面臨一系列的法律制約,相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法,為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。
三、結(jié)語
相比傳統(tǒng)檔案管理來說,電子檔案管理模式在很多方面都有了提升,表現(xiàn)得最直觀的就是效率,電子檔案管理方式的出現(xiàn)也有利于環(huán)保事業(yè)的開展。但是傳統(tǒng)檔案管理也有著它不可替代的地方,在現(xiàn)階段和將來的一段時(shí)間里,電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者會相互協(xié)調(diào)著存在,因?yàn)殡娮訖n案管理暫時(shí)還不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理,檔案管理工作人員應(yīng)該充分利用二者的優(yōu)勢,來提高檔案管理質(zhì)量。
參考文獻(xiàn):
關(guān)鍵詞 教學(xué)檔案管理 教學(xué)活動 檔案管理
中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
高校教學(xué)檔案是伴隨著教學(xué)活動的展開而產(chǎn)生的大量有價(jià)值的各種類型的材料記錄。顯而易見,教學(xué)檔案是高校的所有檔案里相當(dāng)重要的一部分,處于核心地位,在教學(xué)管理中也具有很重要的作用。檔案管理工作是高校的重要組成成分,是教學(xué)評估不可缺少的依據(jù)。近年來,地方性大學(xué)在不斷地?cái)U(kuò)招,招收人數(shù)的不斷增加將會導(dǎo)致檔案的激增,從而使檔案管理工作量加大,給檔案管理人員帶來壓力,同時(shí)也帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。面對這種情況,要想使高校正常運(yùn)轉(zhuǎn),認(rèn)真正確地處理這些問題顯得至關(guān)重要。
1高校教學(xué)檔案管理存在的問題
1.1教學(xué)檔案管理人員整體素質(zhì)不高、隊(duì)伍游動性比較大
高校的檔案管理工作屬于服務(wù)性事務(wù),它最根本的目的就是為教學(xué)、科研及教學(xué)改革提供服務(wù),使它們有據(jù)可查,同時(shí)檔案管理工作也是高校管理工作的重要構(gòu)成成分,其管理情況直接影響高校的未來發(fā)展。近些年來,地方性綜合大學(xué)的招收規(guī)模一直在不斷擴(kuò)大,由此導(dǎo)致大量新檔案的加入,毫無疑問,新檔案的加入使學(xué)校檔案數(shù)量迅猛增多,這給高校檔案管理帶來前所未有的壓力。
1.2教學(xué)檔案管理方法和手段原始陳舊
目前很多高校仍采用原始的檔案管理方法,即主要用手操作,以紙張、案卷為工具進(jìn)行收集、歸檔、檢索等,根本無法充分使用現(xiàn)代數(shù)字媒體對教學(xué)檔案進(jìn)行管理。顯然,隨著高校的入學(xué)人數(shù)的增加及高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大,仍然使用魍車牡蛋腹芾矸椒ㄏ緣昧Σ淮有摹8咝5難該頭⒄剮枰現(xiàn)代化的檔案管理方式的幫助。現(xiàn)代化的管理即是借助于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行的,工作的完成不僅要求管理人員熟練掌握檔案管理的基本標(biāo)準(zhǔn)、手段和方法,還應(yīng)該掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)手段。
1.3對教學(xué)檔案的利用意識較差,服務(wù)效能低
現(xiàn)代管理理念強(qiáng)調(diào)人文關(guān)懷,要求管理工作應(yīng)當(dāng)以人為一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿,一切為了人,為了人的一切。與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理當(dāng)然也不可與這種理念相違背。但是調(diào)查顯示,檔案管理的現(xiàn)狀遠(yuǎn)遠(yuǎn)不符合這一理念。很多檔案管理人員為了使檔案能夠保存完好,免受損傷,視檔案的完好存放為工作的出發(fā)點(diǎn),反而采取“以檔為本”的價(jià)值取向,認(rèn)為只要使檔案保存完好就完成了檔案管理者的任務(wù),工作至此結(jié)束,他們的任務(wù)就是守著檔案,從未考慮過保存檔案的真正目的在于日常應(yīng)用。有的檔案室內(nèi)的檔案僅可供高校領(lǐng)導(dǎo)或者相關(guān)部門使用,外人根本沒有查閱的權(quán)利與機(jī)會,只有領(lǐng)導(dǎo)才可以利用,這種現(xiàn)象的存在只能導(dǎo)致一個(gè)結(jié)果,即大量有價(jià)值的資料被整齊完好地保存起來,但是資料的價(jià)值卻得不到發(fā)揮。檔案管理不能為人所用,不能為人提供服務(wù),最終導(dǎo)致檔案的根本價(jià)值不能得到有效發(fā)揮,成了一堆毫無意義的符號。
2高校教學(xué)檔案管理對策
2.1重視教學(xué)檔案管理工作,加大檔案管理工作資金投入,提高人員素質(zhì)
教學(xué)檔案管理是學(xué)校發(fā)展及存在的重要組成部分,具有很高的保存和使用價(jià)值。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)足夠重視檔案管理工作,改變以往觀念,認(rèn)真徹底地了解檔案管理的難點(diǎn)及重要性,高度重視檔案管理情況,經(jīng)常對管理工作進(jìn)行評估及改進(jìn),真正把檔案管理當(dāng)成影響高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)性任務(wù),認(rèn)真對待。同時(shí)應(yīng)當(dāng)把管理工作落到實(shí)處,加大檔案管理的財(cái)政投資力度;同時(shí)要注意引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才,盡量使用經(jīng)受過專業(yè)檔案管理培訓(xùn)的業(yè)內(nèi)人士管理檔案,對于現(xiàn)存的非管理專業(yè)出身的管理人員,應(yīng)當(dāng)經(jīng)常組織培訓(xùn),提高他們的理論修養(yǎng)及實(shí)踐操作能力,同時(shí)對其進(jìn)行思想道德教育,轉(zhuǎn)變他們的傳統(tǒng)管理意識及理念,使他們可以并且勇于采用新技術(shù),從而能夠面對檔案管理工作的挑戰(zhàn)。
2.2實(shí)現(xiàn)管理手段的現(xiàn)代化
目前,利用電子系統(tǒng)對高校檔案進(jìn)行管理的情況在高校還很少見,大多數(shù)學(xué)校仍然以紙為主要介質(zhì),同時(shí)高校的檔案室嚴(yán)重不足,這些問題的存在與近幾年的高校人數(shù)急劇擴(kuò)大產(chǎn)生了矛盾。很明顯,如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)的信息處理方式對日常教務(wù)進(jìn)行管理,不可避免地會影響高校的檔案管理工作的順利開展。而檔案管理的發(fā)展趨勢明顯表現(xiàn)為:充分發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)的作用,采用現(xiàn)代化管理方式,用電子化管理取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)手段,從而實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化,網(wǎng)絡(luò)化。不難發(fā)現(xiàn),電子檔案在不久的將來勢必成為高校教學(xué)檔案的主流。
2.3增強(qiáng)服務(wù)意識,充分發(fā)揮教學(xué)檔案的知識作用
從本質(zhì)上講檔案即是知識。眾所周知,知識就是力量,但是力量不是來自于保密的知識,而是來自于共享的知識。與其它物質(zhì)不同,知識被傳送后,傳播者仍然擁有知識,甚至通過知識的交流,傳播者的知識還會增加,從而發(fā)生價(jià)值增值。
3結(jié)語
綜上所述,教學(xué)檔案管理工作是高校管理工作的重要構(gòu)成成分,是一項(xiàng)必須認(rèn)真對待并關(guān)系到高校能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基石性任務(wù)。通過分析高校檔案管理中存在的各類問題及相應(yīng)的對策,可以為我們的檔案管理提供一些實(shí)用的參考意見,從而改進(jìn)檔案的管理現(xiàn)狀。筆者認(rèn)為,高校的領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理的重視及投入力度,改變傳統(tǒng)的觀念及看法,樹立正確的思想認(rèn)識,從而使檔案管理工作的從業(yè)人員更專業(yè),管理更科學(xué),方法更得當(dāng)有效,最終實(shí)現(xiàn)檔案的最優(yōu)化管理,為高校教師及廣大的學(xué)生提供最優(yōu)化的服務(wù),進(jìn)而為大學(xué)的改革與發(fā)展做出自己力所能及的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
血站檔案是指血站在采供血和單位管理過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖像以及電子信息數(shù)據(jù)等形式為載體的原始資料,不僅包含血站采供血過程中征詢、體檢、采血、檢驗(yàn)、儲存、發(fā)放等信息的詳細(xì)文字和電子檔案,還包括了基建、文書以及科研等各種檔案。血站作為一個(gè)特殊的衛(wèi)生單位,檔案管理有著自身的特點(diǎn),血站檔案尤其是采供血檔案對于血站業(yè)務(wù)工作和血液信息的可追溯性具有非常重要的意義。隨著輸血事業(yè)的不斷發(fā)展,加強(qiáng)血站檔案管理水平就顯得更加重要和緊迫。
一、血站檔案管理的現(xiàn)狀和問題
1.血站檔案的管理還不規(guī)范。大部分血站還沒有專門的檔案室,一般都是行政辦公室兼管檔案,檔案管理人員多是兼職,還不能做到檔案收集齊全完整,并按照歸檔要求進(jìn)行分類、劃分保管期限、組卷等。如《血站管理辦法》(暫行)第四章第三十一條規(guī)定:血源、采供血和檢驗(yàn)的原始記錄必須保存。對于具體如何保存,保存哪些內(nèi)容,沒有明確規(guī)定。采供血機(jī)構(gòu)在獻(xiàn)血者檔案收集過程中還存在資料不全、填寫不規(guī)范、統(tǒng)計(jì)的口徑不統(tǒng)一等等問題。這些問題不僅影響無償獻(xiàn)血者檔案的管理質(zhì)量,而且還會對檔案的利用帶來隱患,甚至引起醫(yī)療糾紛。
2.檔案信息化程度不高。我國大部分血站自2000年左右就著手開始使用計(jì)算機(jī)來輔助血站的檔案管理,檔案管理的信息化建設(shè)逐步完善,血站檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)取得了初步的成果,但因資金、技術(shù)以及專業(yè)技術(shù)人員的影響,各地血站的建設(shè)情況較不平衡,檔案管理和信息化建設(shè)的發(fā)展緩慢,在資金和設(shè)備投入上嚴(yán)重不足,檔案管理達(dá)標(biāo)率不高,行業(yè)沒有形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。大部分血站檔案的管理還處于常態(tài)的檔案收集、整理、保存,對檔案信息資源的轉(zhuǎn)化利用、統(tǒng)計(jì)分析等應(yīng)用程度還有待提高。尤其是對于業(yè)務(wù)工作的參考、指導(dǎo)和推進(jìn)作用還不夠,導(dǎo)致大量的檔案信息和資源長期處于“休眠”狀態(tài),有效價(jià)值得不到體現(xiàn)。
3.人員缺乏,管理重視程度不高。大部分血站都沒有專業(yè)檔案管理人員,并且由于血站檔案管理的特殊性,其檔案管理人員還需具備一定的采供血專業(yè)和信息化專業(yè)知識,所以檔案管理的專業(yè)人員缺乏、業(yè)務(wù)水平低下是血站普遍存在的問題。有的單位無專職檔案管理人員,有的是臨時(shí)指定的。另外,有些單位對檔案工作和檔案人員重視不夠,檔案管理人員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn),適合血站特點(diǎn)的培訓(xùn)進(jìn)修機(jī)會較少,使得檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高。
二、血站檔案管理的思考
1.規(guī)范管理,建立血站檔案的標(biāo)準(zhǔn)體系。提高血站檔案管理工作必須有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和制度做保證,針對目前血站系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)狀,要重點(diǎn)加強(qiáng)血站檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作,建立一套適合血站工作特點(diǎn)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和制度體系,統(tǒng)一血站系統(tǒng)檔案管理模式,實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化。必要時(shí),可以⒌蛋腹芾硤逑的扇氳ISO質(zhì)量管理體系,通過單位內(nèi)外的質(zhì)量管理審核,不斷地持續(xù)改進(jìn)。在實(shí)際工作中,建立部門立卷,專兼職檔案員各司其職的工作格局,完善有效的血站檔案管理網(wǎng)絡(luò),從最基層開始,確保血站檔案收集齊全、整理規(guī)范、便于檢索和提供利用。同時(shí),要借助血站現(xiàn)有信息系統(tǒng),建立、升級、改造血站檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)。
2.注重應(yīng)用,發(fā)揮檔案資源的潛在價(jià)值。要充分發(fā)揮血站檔案的參考、指導(dǎo)作用,發(fā)揮檔案資源在決策中的作用,加強(qiáng)對血站檔案信息資源的開發(fā)利用,有效推進(jìn)血站的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。血站檔案管理人員應(yīng)該更新觀念,將檔案資源從“金屋藏嬌”向“物盡其用”轉(zhuǎn)變,從“重管輕用”向“管用結(jié)合”轉(zhuǎn)變,積極利用檔案資源,服務(wù)于單位中心工作,如利用歷年的采供血數(shù)據(jù),分析各采血點(diǎn)、供血點(diǎn)的血液采供情況,找出其發(fā)展規(guī)律,提前安排采供任務(wù),減輕血液淡旺季壓力;又如利用采血、制備的環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)分析,發(fā)現(xiàn)質(zhì)量控制點(diǎn),減少血液的報(bào)廢和資源浪費(fèi)。同時(shí)要緊緊圍繞血站的工作特點(diǎn)、專業(yè)特色,拓寬工作視野,拓展應(yīng)用領(lǐng)域,開展深層次的編研工作,為單位領(lǐng)導(dǎo)工作決策和事業(yè)發(fā)展,提供有效的應(yīng)用價(jià)值。
3.高度重視,加大檔案管理的各種投入。要實(shí)現(xiàn)血站檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化、現(xiàn)代化,關(guān)鍵在于各級領(lǐng)導(dǎo)的重視,關(guān)鍵在于規(guī)章制度的落實(shí)和檔案管理人員的責(zé)任心。首先血站各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案工作,不斷優(yōu)化血站檔案管理工作的內(nèi)外部發(fā)展環(huán)境,加大檔案管理工作重要性和重要作用的宣傳力度,加強(qiáng)檔案管理各項(xiàng)制度的執(zhí)行力和約束力,實(shí)現(xiàn)檔案工作與血站業(yè)務(wù)工作同規(guī)劃、同考核、同落實(shí)。其次要高度重視檔案人員的培養(yǎng)與引進(jìn),不斷提升血站檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。將檔案管理知識培訓(xùn)列入單位繼續(xù)教育培訓(xùn)項(xiàng)目,有計(jì)劃有步驟地開展檔案專業(yè)培訓(xùn)。三是加大檔案管理資金投入力度。檔案管理的信息化、現(xiàn)代化離不開先進(jìn)技術(shù)、先進(jìn)設(shè)備的支撐,尤其需要在現(xiàn)代化檔案專業(yè)設(shè)備、檔案網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理、電子檔案、檔案快數(shù)字化方面的資金投入。
(作者單位:邯鄲市中心血站 )
醫(yī)院的檔案管理部門需要通過科學(xué)的方法利用保存的檔案,為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者與管理者的決策以及研究醫(yī)院發(fā)展歷程所遇到的問題提供了參考信息。醫(yī)院管理者與領(lǐng)導(dǎo)者對檔案利用的需求,可以充分體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。作為檔案管理的核心,提供檔案信息可以推動檔案事業(yè)以及檔案工作順利進(jìn)行,它是醫(yī)院日常工作的必備環(huán)節(jié);不僅如此,它也是醫(yī)院檔案工作中的服務(wù)管理環(huán)節(jié)的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。如果醫(yī)院檔案沒有得到充分的利用,就無法發(fā)揮檔案信息的重要作用。
2 醫(yī)院檔案管理的作用
要想提高檔案利用的質(zhì)量和效率,就必須要做好醫(yī)院檔案的管理工作,這是檔案利用工作順利開展的基礎(chǔ),醫(yī)院檔案管理部門要對有價(jià)值的檔案進(jìn)行整體化、規(guī)范化、具體化的收集、整體和貯存,促進(jìn)醫(yī)院才持續(xù)發(fā)展,為醫(yī)院管理者和領(lǐng)導(dǎo)者分析、研究醫(yī)院發(fā)展變化等工作提供重要的決策依據(jù),為醫(yī)院日常各項(xiàng)管理工作提供可靠的信息。
3 醫(yī)院檔案管理在促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用
醫(yī)院檔案管理部門從過去到現(xiàn)在保存的所有檔案資料,都是對醫(yī)院過去工作的一個(gè)高度總結(jié),也為醫(yī)院日后的工作提供了方向。醫(yī)院檔案管理部門所有工作人員要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性和必要性,不能為了應(yīng)付上司而工作,樹立正確的檔案管理理念。首先,醫(yī)院檔案管理工作可以為醫(yī)院分配房屋提供依據(jù)。以人為本是醫(yī)院管理理念的核心,優(yōu)秀的人才資源是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。醫(yī)院為了吸引優(yōu)秀人才,通常會給優(yōu)秀人才分配房屋,而房屋分配的依據(jù)則需要檔案管理部門提供,檔案管理部門可以對本醫(yī)院所有醫(yī)務(wù)人員的職稱、工齡、學(xué)歷等進(jìn)行考核,為領(lǐng)導(dǎo)分配房屋提供依據(jù)。其次,醫(yī)院的檔案管理工作可以為醫(yī)院提供人事方面的服務(wù)。醫(yī)院檔案管理部門通過檔案中人事信息對所有醫(yī)務(wù)人員的數(shù)量、執(zhí)業(yè)證書、職稱、學(xué)歷以及工齡等情況進(jìn)行全面的分析,建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫,為領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)聘任、崗位設(shè)置、申報(bào)職稱、工資改革、人事改革等方面的決策提供依據(jù)。
4 加強(qiáng)檔案管理的措施
4.1 加強(qiáng)對檔案重要性的認(rèn)知
醫(yī)院要想開展好檔案管理工作,就必須加強(qiáng)對檔案重要性的認(rèn)知。隨著我國醫(yī)藥衛(wèi)生體制的改革,人們越來越要求檔案信息資源的高價(jià)值與實(shí)效性,對通過網(wǎng)絡(luò)來共享檔案信息資源的需求也越來越多,對檔案工作的信息化服務(wù)也有著越來越高的要求,傳統(tǒng)的檔案管理的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)以及管理模式已經(jīng)無法滿足人們的需求。醫(yī)院基于這種沖擊與挑戰(zhàn),只能順應(yīng)時(shí)展趨勢,加快檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理,促使檔案管理工作更加符合新形勢的發(fā)展需求。
4.2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視度
醫(yī)院檔案管理工作良好開展的關(guān)鍵就是領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。作為醫(yī)院管理重要的構(gòu)成部分,檔案管理工作對醫(yī)院發(fā)展與建設(shè)的重要性,應(yīng)得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者的高度重視,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)將檔案管理工作視為醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵內(nèi)容。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)共同規(guī)劃與發(fā)展醫(yī)院的醫(yī)療管理、檔案管理以及醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)工作。要遵照“一提高、三克服”的原則,開展檔案管理工作。三克服指的是克服“檔案管理不重要,醫(yī)療管理最重要”的思想;克服檔案管理工作人員成績好壞沒差別的思想;克服檔案管理只與檔案管理人員相關(guān)的思想。而一提高則是指對檔案管理工作所具備的重要性的認(rèn)識程度要提高,真正形成醫(yī)院全體職員參與醫(yī)院檔案管理工作的新格局。
4.3 建立健全檔案管理制度
只有強(qiáng)化醫(yī)院的硬件設(shè)施,才能促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化。醫(yī)院需要投入必要的辦公設(shè)備以及先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施,設(shè)立專門的庫房,配備包括掃描儀、刻錄儀、攝像機(jī)、照相機(jī)以及計(jì)算機(jī)在內(nèi)的現(xiàn)代化設(shè)備,從而促使現(xiàn)代科技在檔案管理工作的各個(gè)步驟以及各個(gè)環(huán)節(jié)中發(fā)揮優(yōu)勢,有利于檔案管理工作效率與質(zhì)量的提高。例如,空調(diào)、除濕器以及具有防火防盜特性的自動監(jiān)控系統(tǒng)等設(shè)備,有利于提高檔案保管工作的安全性。
對計(jì)算機(jī)管理技術(shù)要持積極引進(jìn)的態(tài)度。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化就離不開計(jì)算機(jī)的應(yīng)用。利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù),建立健全的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),建立完善的檔案信息檢索與存儲系統(tǒng),能夠?qū)Υ罅康臋n案資料進(jìn)行有效的歸類與整理,促使檔案信息的利用與處理更具便捷性、準(zhǔn)確性以及高效率。這不僅有利于檔案管理人員減少工作量,節(jié)省時(shí)間,節(jié)約財(cái)力、物力以及人力;還可以提高檔案管理人員的工作效率;有利于充分利用檔案資料,促使檔案資料在信息方面的價(jià)值得以全面發(fā)揮,繼而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。