時間：2023-06-06 09:31:00
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇智能化檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、為什么要對高中檔案實施信息化管理
隨著教學(xué)改革的創(chuàng)新和發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已不可避免的成為了最大的驅(qū)動動力。當(dāng)教學(xué)模式和方法都在不斷更新的時候，傳統(tǒng)檔案管理由于沒有信息化的管理方法而導(dǎo)致的效率低下，安全性差的問題讓則我們愈發(fā)的發(fā)現(xiàn)需要改革。那么傳統(tǒng)的檔案管理主要存在哪些問題呢?首先我們從信息的錄入說起，通常高中學(xué)校每年的升學(xué)、入學(xué)信息就是一個不容小覷的數(shù)量，同時伴隨著教職工的任職、離職以及工作崗位的調(diào)度更使得信息錄入工作變成了一個不小的工程。傳統(tǒng)的管理模式下主要是依靠手工錄入，這就要求大量的信息人員來擔(dān)任錄入工作，耗時且浪費人力。其次，隨著管理人員自身工作的調(diào)度，常常會出現(xiàn)工作上的交接不到位從而導(dǎo)致信息不能很好的銜接，這樣就容易造成信息的混亂，極大削弱了檔案的安全性和真實性，對檔案信息的使用也會產(chǎn)生非常不利的后果。隨著年限的久遠，很多檔案是需要定期維護的，可是隨著后期檔案的不斷增加，對前期檔案的管理往往就會出現(xiàn)松懈，而且隨著大量數(shù)據(jù)的冗余，對信息技術(shù)的查詢就會更加困難。針對這些問題，信息化的管理技術(shù)都能相對進步不少，它可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)程序來簡化人工操作，大大降低人工錄入信息工作。同時它可以將數(shù)據(jù)遞延，即使管理人員變動也不會對數(shù)據(jù)造成太大的影響，最重要的是計算機可以定期自行銷毀無用的數(shù)據(jù)，進行分類管理，既能方便信息查詢還有利于資源共享。
二、在高中檔案管理中如何應(yīng)用信息技術(shù)
檔案作為寶貴的信息資源，是社會進一步發(fā)展的重要基礎(chǔ)性資源。隨著社會生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，對工作效率有了更高的要求。對于計算機可以高效管理信息檔案我們上面已粗略提及，可是它在檔案管理中都有哪些具體作用還是需要我們來一一詳述的。首先可以利用它將現(xiàn)存數(shù)據(jù)進行全面普遍的認證，將信息數(shù)據(jù)在掃描錄入的過程中存儲到電腦中，這是傳統(tǒng)管理手段向信息管理轉(zhuǎn)換的普遍方式。很多學(xué)校建有自己的官方網(wǎng)站，而檔案的管理數(shù)據(jù)就會包括在網(wǎng)站中，通過檔案管理軟件，將全校師生的信息錄入專門封閉的檔案庫房，給每個人一個自己的編號。當(dāng)學(xué)生想要查詢自己的信息時只要打開網(wǎng)站，點擊進入檔案管理的站點，輸入自己對應(yīng)的學(xué)號和密碼就可以對自己的信息進行查詢，這樣既便利了管理員的操作，也方便了師生了解自己的個人信息，間接幫助管理員核實信息管理工作的正確性。同時利用通過對檔案信息資料的規(guī)范化管理不僅便于對檔案信息資料的查詢管理，也便于不同信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交互，進一步拓展和擴大檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用范圍。
三、加強信息化檔案管理的相關(guān)措施
雖然信息化的管理措施有著極大的優(yōu)越性，但是在使用的過程中我們?nèi)匀灰龅较嚓P(guān)的更新和加強措施，使它可以在原有的基礎(chǔ)上不斷的完善。首先從人員配備上，要提高管理員的專業(yè)技能知識，面對繁雜的人事資料和龐大的數(shù)據(jù)信息可以有條不紊的操作計算機程序，熟練掌握計算機技術(shù)對檔案錄入、核實的一系列操作流程。同時要求他們具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)操守，在面對工作中的困難時可以努力尋找解決的辦法，具備相當(dāng)?shù)陌踩庾R，能有效預(yù)防并及時發(fā)現(xiàn)各種安全隱患，確保檔案信息的高效、合理利用。其次，從硬件設(shè)施方面，要加大資金投入引進先進的機械和軟硬件設(shè)備，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)管理數(shù)據(jù)庫讓全校人員可以參與數(shù)據(jù)的共享，確保學(xué)校檔案信息可以實現(xiàn)無障礙的傳遞和服務(wù)。同時加強對相關(guān)關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的挖掘，讓原有數(shù)據(jù)可以在程序的分析解算中被用于印證和核算，充分體現(xiàn)個性化、智能化特征，不斷提升檔案信息系統(tǒng)的智能化管理水平。
檔案管理的智能化給我們的管理工作帶來了極大的便利，我們可以通過不斷的使用并更新信息技術(shù)提升檔案管理效率，確保各種信息工具都能得到合理的使用。所以檔案管理信息化就成為一種必然，加快完善檔案信息化進程，有利于提高學(xué)校檔案管理運作效率，降低人工成本，促進學(xué)校檔案管理工作更好更快發(fā)展。
作者:劉振艷單位:黑龍江省大慶市紅崗區(qū)招生辦
隨著電子商務(wù)的不斷發(fā)展，以往電子商務(wù)檔案的管理模式滿足不了電子商務(wù)的需求。目前，電子商務(wù)檔案的內(nèi)容具有多樣化、復(fù)雜化的特點，具體表現(xiàn)形式有電子郵件、電子收支款項、電子賬單等。[1]為了將這些復(fù)雜、大量的電子商務(wù)檔案更加條理化、系統(tǒng)化，那么相應(yīng)的管理模式需要智能化。因此，客觀角度上，電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)取得的重大成就推進了電子商務(wù)檔案管理向智能化方向發(fā)展。
一、電子商務(wù)檔案的特點
第一，電子商務(wù)檔案具有虛擬性。因為電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)的進行使處于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，它具有同網(wǎng)絡(luò)一樣的虛擬性質(zhì)。那么，電子商務(wù)檔案也同樣具備虛擬的特征。具體表現(xiàn)為，電子商務(wù)活動和交易都是在網(wǎng)絡(luò)平臺上完成的，這些活動或交易所產(chǎn)生的一切信息都是虛擬的，包括交易的內(nèi)容、物質(zhì)信息，另外，交易時買賣雙方采用的支付手段是網(wǎng)上銀行或其他的金融服務(wù)，這些信息也同樣具備虛擬性的特征。
第二，電子商務(wù)檔案具有復(fù)雜性的特征。電子商務(wù)的一切活動和行為的存儲方式都是通過數(shù)字技術(shù)來存儲，這些信息的獲取需要通過編碼解譯，并不能直觀獲取到這些信息，因此，電子商務(wù)檔案也愈加復(fù)雜化。
第三，電子商務(wù)檔案具有集成性。和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子商務(wù)檔案在信息存儲上具有集成性的特點。目前的電子商務(wù)檔案不僅存儲的有文字等單一性的信息，還包括一些圖像、視頻信息，電子商務(wù)檔案存儲的信息多元化，較紙質(zhì)檔案更為方便。
二、電子商務(wù)檔案智能化管理的發(fā)展趨勢
（一）電子商務(wù)檔案存儲的智能化發(fā)展
電子商務(wù)檔案的管理有三項具體內(nèi)容，分別是存儲、信息檢索和應(yīng)用。整個電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)是在計算機和網(wǎng)絡(luò)平臺上進行的，而且檔案信息的存儲也同樣需要依靠計算機。因此，電子商務(wù)檔案存儲的智能化發(fā)展必須依靠計算機來完成。
電子商務(wù)檔案存儲的智能化，是指通過計算機的運算和控制功能應(yīng)用到存儲設(shè)備上，也就是說讓存儲電子商務(wù)檔案的設(shè)備本身擁有等同于計算機存儲系統(tǒng)的運算控制功能，讓存儲設(shè)備智能化，讓存儲設(shè)備能夠自發(fā)存儲電子商務(wù)檔案。并且在此基礎(chǔ)上，對電子商務(wù)檔案進行備份，保證電子商務(wù)檔案的安全性，對電子商務(wù)檔案進行分級存儲。如果電子商務(wù)檔案采用智能存儲的方式，具有非常明顯的效果，對比原來的存儲方式，智能存儲在信息安全和保密兩方面上有著更大的優(yōu)勢。具體來說，智能存儲更加全面具體地監(jiān)控信息存儲設(shè)備的內(nèi)部情況，包括文件數(shù)據(jù)的讀取、寫入。此外，在發(fā)現(xiàn)存儲系統(tǒng)問題和故障上，智能存儲技術(shù)可以及時發(fā)現(xiàn)并采取相應(yīng)的措施來解決問題，保證存儲信息的安全完整以及存儲設(shè)備的繼續(xù)使用。電子商務(wù)檔案智能存儲除了軟件上的智能化，也就是存儲管理管理的智能化之外，還需要硬件上的智能化。對于電子商務(wù)檔案的安全性來講，智能存儲可以保證檔案信息的完整性和安全性，另外，智能存儲中的信息備份管理可以避免信息丟失帶來的麻煩和困擾。而且，當(dāng)電子商務(wù)檔案存儲系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，可以進行修復(fù)，給電子商務(wù)檔案的管理提供了有利條件。[2]
（二）電子商務(wù)檔案信息檢索的智能化發(fā)展
科技的發(fā)展給人類的生活和工作帶來了翻天覆地的發(fā)展，電子商務(wù)檔案信息檢索智能化應(yīng)運而生，是不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢。計算機技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)取得了很多的成就，其中在信息檢索方面，發(fā)明了圖文信息智能檢索，計算機信息檢索技術(shù)的發(fā)展為電子商務(wù)檔案信息檢索智能化提供了一定的幫助。
電子商務(wù)檔案存儲的信息具有復(fù)雜性和集成性：信息存儲形式和格式多樣化，信息的表現(xiàn)方式多樣化，信息的加密情況不一樣，包括存儲信息的設(shè)備不同，面對復(fù)雜的信息，對信息搜索也造成了很大的不便。因此，信息檢索智能化具有非常深遠的影響力和意義。
將商業(yè)、客戶信息等內(nèi)容和搜索詞的關(guān)聯(lián)度作為基礎(chǔ)，以包含信息的重要性作為考察指標(biāo)，對這些包含的信息進行排序，提高搜索的效率。而且，產(chǎn)業(yè)的進步必然會帶來更多更復(fù)雜的交易信息和客戶信息，傳統(tǒng)的信息搜索方式只會加大用戶搜索的困難度和工作量，而為了方便用戶更加快速地搜索到自己想要查詢的商業(yè)信息等內(nèi)容，就必須智能搜索信息。
現(xiàn)階段的人工智能技術(shù)取得較大程度的進步和發(fā)展，技術(shù)上的成熟為智能信息搜索提供了便利條件。[3]而且，依托快速發(fā)展的人工智能技術(shù)，智能化信息檢索越趨于高級階段發(fā)展。
（三）電子商務(wù)檔案應(yīng)用的智能化發(fā)展
企業(yè)需要將檔案所包含的信息作為依據(jù)預(yù)測商情、設(shè)計營銷方案、處理客戶關(guān)系。目前，對檔案信息的應(yīng)用已經(jīng)成為推動電商產(chǎn)業(yè)進步的一項重要途徑。為了實現(xiàn)最優(yōu)目標(biāo)，研究如何實現(xiàn)檔案應(yīng)用的智能化成為現(xiàn)階段電子商務(wù)研究的主要內(nèi)容。
企業(yè)對電子商務(wù)檔案的應(yīng)用主要在預(yù)測商情、設(shè)計營銷方案和處理客戶關(guān)系三個領(lǐng)域。檔案存儲的信息包含客戶檔案。在電子商務(wù)活動開展過程中，企業(yè)和客戶之間的交流方式和以往的傳統(tǒng)交易模式有很大的區(qū)別，因此，客觀上要求企業(yè)經(jīng)營管理者必須正確處理新型的客戶關(guān)系。當(dāng)前階段將客戶作為中心、重視客戶的商業(yè)模式要求，必須管理新型客戶關(guān)系，而且管理新型客戶關(guān)系是企業(yè)樹立以客戶為中心理念的重要實踐。企業(yè)將客戶關(guān)系管理系統(tǒng)進行智能化，形成新型的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，企業(yè)通過這種管理系統(tǒng)來加強和客戶之間的聯(lián)系，更好地服務(wù)客戶，增添客戶對企業(yè)工作的滿意度，達成企業(yè)經(jīng)濟效益和競爭力提升的目的。此外，企業(yè)還可以通過管理系統(tǒng)深入了解客戶的需求，研究電商產(chǎn)品的市場需求以及完善度，發(fā)現(xiàn)并解決企業(yè)在管理上存在的問題，吸引更多優(yōu)質(zhì)的客戶，將利潤最大化，從而實現(xiàn)提高企業(yè)的競爭力，優(yōu)化企業(yè)管理能力的目的。
針對企業(yè)的商情預(yù)測需要智能化發(fā)展。隨著電子商務(wù)的發(fā)展，電子商務(wù)檔案存儲的客戶信息、商業(yè)信息是非常復(fù)雜且多樣，面對如此復(fù)雜和多樣的電子商務(wù)檔案信息系統(tǒng)，是需要一個智能化的數(shù)據(jù)分析處理系統(tǒng)來進行高度的分析和處理。[4]而智能化的商情預(yù)測系統(tǒng)，它所依據(jù)的思想和技巧分別是數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)倉庫管理，采用的營銷策略是一對一的方式，并且采用個性化的售后服務(wù)，在此基礎(chǔ)上滿足客戶的需求。以此實現(xiàn)企業(yè)的盈利。另外，智能化的商情預(yù)測系統(tǒng)除了滿足現(xiàn)有的市場需求之外，還需要不斷的發(fā)展和更新，以適應(yīng)不斷發(fā)展的市場，滿足不斷變化的客戶需求。
三、電子商務(wù)檔案管理智能化發(fā)展方式
電子商務(wù)檔案管理實現(xiàn)智能化需要通過兩個方面來完成。第一，硬件上，管理檔案必須依靠先進的計算機技術(shù)，這是電子商務(wù)檔案管理實現(xiàn)智能化的基礎(chǔ)和客觀要求。現(xiàn)階段，很多企業(yè)在硬件上的落后嚴重阻礙了智能化管理的前進路程，因此，在未來的發(fā)展中，企業(yè)必須對硬件的更新投入資金和精力上的支持，實現(xiàn)硬件和存儲設(shè)備的匹配，再匹配相應(yīng)的軟件，使之具備實現(xiàn)智能管理檔案的前提條件。
第二，智能管理檔案的實現(xiàn)除了依托技術(shù)因素之外，還需要人為因素的支撐。因此，企業(yè)需要提升相關(guān)工作人員的知識和技術(shù)水平，引進先進的全面型人才，開發(fā)智能化電子商務(wù)檔案管理系統(tǒng)，讓員工能夠準(zhǔn)確地掌握管理檔案的職能和技術(shù)。另外，電子商務(wù)檔案管理系統(tǒng)需要保證信息的準(zhǔn)確性和安全性，對此，相應(yīng)的管理系統(tǒng)可以通過設(shè)置權(quán)限，不同職位員工的操作權(quán)限不盡相同，相互制約，為電子商務(wù)檔案的準(zhǔn)確性和安全性提供保障。
關(guān)鍵詞：智能化；資源共享；開發(fā)利用；安全管理
智能化、信息化是城建檔案管理的發(fā)展方向。2015年5月山東省威海市按照“市域一體、統(tǒng)一架構(gòu)、資源共享”的原則，建設(shè)并投入運營了智慧城建檔案管理平臺，實現(xiàn)了以建筑物為核心，提供從地上設(shè)施到地下管線，從項目開工到項目竣工，從電子文本到測繪數(shù)據(jù)等復(fù)合型信息查詢和利用服務(wù)。作為平臺建設(shè)與管理的基層參與者，筆者結(jié)合工作實際，就推進城建檔案智能化建設(shè)中發(fā)現(xiàn)的一些問題，提出幾點看法。
一、山東省威海市城建檔案智能化建設(shè)的基本情況
2014年10月，作為國家“智慧城市”試點工作的重要組成部分，山東省威海市依托市云計算中心，采用4G移動APP、二維碼、物聯(lián)網(wǎng)等先進技術(shù)，投資350多萬元建設(shè)了“智慧城建檔案管理平臺”項目，并于2015年5月投入試運營。該平臺先后搭建“智慧地下管線信息共享平臺”、“智慧城建檔案數(shù)據(jù)中心”等模塊，對各類城市建設(shè)數(shù)據(jù)進行互動型、智能型、動態(tài)型采集、處理和存儲，實現(xiàn)共建共享，為領(lǐng)導(dǎo)決策、項目論證、規(guī)劃設(shè)計、工程施工、道路挖掘、建筑拆遷、搶險救災(zāi)、城市管理、民生服務(wù)等提供方便、快捷、高效的查詢、檢索和利用。特別是在地下管線管理上，平臺采集了全市供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信等6大類、共計13994公里管線數(shù)據(jù)，基本摸清了全市地下管線“家底”，有效避免了盲目施工造成對地下線路的破壞，為安全施工提供了可靠依據(jù)。
二、當(dāng)前檔案智能化建設(shè)中面臨的主要問題
（一）普查工作協(xié)調(diào)難度大。
城建數(shù)據(jù)信息采集是檔案智能化管理的第一步。城建工程涉及到多個管線單位和政府部門，國家層面缺乏相對細致的法規(guī)制度，沒有一個聯(lián)合機制，這使得檔案資料特別是地下管線資料的收集難以順利實施。一直以來，全國各地檔案普遍缺乏完整連貫性，市政管線檔案入庫率低，有重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象。如，某地自來水管改道，施工隊在改道工程結(jié)束后，并沒有在覆土前通知相關(guān)單位來進行測量，或者未把更新信息告訴測量單位，普查就難以有一個客觀的反映。這種局面急需建立統(tǒng)一的部門聯(lián)動工作機制，大力推進管線數(shù)據(jù)利用和更新。
（二）數(shù)字化投入成本高。
檔案資源實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化，需要具有一定的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備和經(jīng)濟實力。包括配置高容量的計算機、服務(wù)器、掃描儀、數(shù)碼攝像機、復(fù)印機、打印機等檔案數(shù)字化處理設(shè)備，構(gòu)建檔案信息處理的硬件環(huán)境。當(dāng)前，各地普遍存在經(jīng)費投入少、設(shè)備更新慢等問題。許多基層檔案館專用計算機容量低、配置差，多以單機版檔案信息系統(tǒng)管理為主，網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)仍然處于比較原始的階段，還是對檔案手工管理工作的簡單重復(fù)和低水平建設(shè)。
（三）政策規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)體系少。
檔案智能化建設(shè)是對傳統(tǒng)檔案工作的一場變革,是一項全新技術(shù)，必須以相應(yīng)的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)作保障。如網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網(wǎng)安全、網(wǎng)站建設(shè)與管理、檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件等都要有嚴格的制度規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)可循，形成有效的檔案存檔和利用的完善機制。雖然一些地方規(guī)章或規(guī)范性文件正在積極嘗試，但目前行之有效的制度少之又少，在業(yè)務(wù)操作上缺乏科學(xué)規(guī)范的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，且在檔案資源開發(fā)中可能面臨不可預(yù)知的法律風(fēng)險。
（四）檔案資源開發(fā)利用程度不高。
作為重要的公共信息資源“集散地”，城建檔案信息資源應(yīng)得到最大程度的開發(fā)利用，更好地為城市建設(shè)和經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。在推進智能化建設(shè)過程中，部分基層檔案館雖然也采用了機讀、電子檢索等信息化手段，但管理觀念卻沒有相應(yīng)提升，工作重心還停留在檔案接收、立卷、存儲、查閱幾個環(huán)節(jié)，重收集歸檔，輕開發(fā)利用，在滿足群眾需求上手段和方法不多，沒能充分讓“死”的檔案變成“活”的信息。
（五）網(wǎng)絡(luò)安全可靠性不足。
城建檔案智能化建設(shè)使檔案管理應(yīng)用躍升到一個新的層次，極大地方便了群眾查閱和使用。但很多檔案信息涉及國家的安全和利益、涉及經(jīng)濟技術(shù)秘密、涉及社會秩序和個人隱私等方面的內(nèi)容。因此，檔案部門如何在強調(diào)檔案保密、重視檔案保密的前提下，加大檔案開放利用力度，處理好網(wǎng)站檔案開放利用和檔案保密之間的矛盾，是一個需要認真解決的難題。
三、關(guān)于加強城建檔案智能化建設(shè)的建議
（一）建立檔案資源收集聯(lián)合工作機制。
沒有一個各部門、各單位之間的聯(lián)合機制，智能化城建檔案管理平臺的信息普查、收集難以順利實施。基于當(dāng)前各地城建檔案管理機構(gòu)相對獨立、級別不高的現(xiàn)狀，建議由各級政府建設(shè)管理部門牽頭，把各建筑物、管線等權(quán)屬單位聯(lián)系在一起，通過日常化運作聯(lián)席會議，共同推動綜合規(guī)劃編制、施工管理、竣工測繪等涉及城建檔案管理的工作，以進一步提高檔案資源采集的準(zhǔn)確性和效率。
（二）加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
各級政府要建立穩(wěn)定的資金投入機制，并在市場化運營方面進行有益的探索，確保在計算機軟硬件配備、網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)（包括局域網(wǎng)的建設(shè)、與政府網(wǎng)的連接、國際互聯(lián)網(wǎng)的利用）、信息化工作流程等方面持續(xù)投入。特別是加快應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等最新的信息技術(shù)，整合提升現(xiàn)有工程項目管理應(yīng)用系統(tǒng)的應(yīng)用深度和廣度，對檔案信息資源進行全面收集、科學(xué)管理、系統(tǒng)開發(fā)，真正讓社會利用者有據(jù)可查、查必有果，提供方便、快捷、全面、系統(tǒng)的信息資源利用服務(wù)。
（三）加快完善檔案智能化管理制度。
各級政府及建設(shè)行政主管部門要加大工作調(diào)研力度，加快出臺相關(guān)規(guī)劃、法律、規(guī)章和規(guī)定等，在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、聲像檔案一體化管理、館際間異地數(shù)據(jù)備份、災(zāi)難恢復(fù)機制等方面，建立起完備的工作規(guī)范和責(zé)任機制，為推進城建檔案智能化建設(shè)提供可靠的立法依據(jù)和指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，推動城建檔案智能化建設(shè)向制度化、規(guī)范化、法治化方向發(fā)展。
（四）加大檔案資源開發(fā)利用力度。
城建檔案工作的出發(fā)點和落腳點就是為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)。各級檔案管理機構(gòu)要以推進檔案智能化建設(shè)為契機，切實把服務(wù)工作的重點轉(zhuǎn)向?qū)π畔①Y源的開發(fā)利用上來，豐富檔案信息資源加工手段，將城建檔案管理部門從文獻資料的收藏、提供者，轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔a(chǎn)品的生產(chǎn)、開發(fā)和提供者。要想方設(shè)法使檔案利用更方便、更快捷，提高社會各界利用城建檔案的積極性，從而讓檔案工作的社會效益實現(xiàn)最大化。
（五）加強數(shù)字化檔案的安全管理。
關(guān)鍵詞:科技檔案;管理工作;實踐;問題
1科技檔案管理工作在實踐中遇到的問題
1．1歸檔記錄不詳細，檔案管理系統(tǒng)不成熟
雖然歸檔方和相關(guān)負責(zé)人有完整的檔案接收信息，但卻沒有對歸檔后的操作流程進行詳細記錄，相關(guān)問題的解決進度也無法詳細記載。當(dāng)新舊員工交接工作時，這些歷史遺留問題會因各種特殊原因而得不到及時處理，拖延時間較久，會對后來接續(xù)工作的人員在處理相關(guān)問題時產(chǎn)生較大阻力。檔案歸檔會涉及很多細致龐雜的工作內(nèi)容，需要檔案管理者花費大量精力對相關(guān)資料的信息進行處理。隨著時間的不斷累計，檔案數(shù)量會變得非常龐大，需要記錄的信息會越來越多，工作量也隨之增大。當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)在功能設(shè)計方面還不夠全面，設(shè)計理念也不夠成熟，會對歸檔工作造成很大困擾，費時費力，使管理效率大幅降低。檔案管理在處理特殊情況時，往往面對的都是龐大的信息量，在查找與核對不確定的信息時無異于大海撈針。因此，要根據(jù)實際情況，不斷對檔案管理系統(tǒng)進行完善和升級，使操作能夠更人性化，信息收集和錄入能夠更加準(zhǔn)確，幫助檔案管理員能夠快速完成檔案管理工作。
1．2檔案管理成本較高，工作環(huán)境較差
檔案的歸檔、調(diào)取和管理等工作都需要消耗大量的人力、財力，還會占用大量的存儲空間，落后的檔案管理技術(shù)無法降低管理成本。實體檔案數(shù)量多、體積大、質(zhì)量重，在整理、搬運和入庫的過程中會耗費大量人力，而且大量的檔案堆積還會擠占檔案管理人員原有的工作空間，會對管理人員的身心健康造成不利影響。落后的管理手段對物質(zhì)資源的消耗是非常大的，既增加管理支出，又不綠色環(huán)保。
1．3歸檔方式雜亂，管控處罰機制不完善
在歸檔工作強制力度不夠的情況下，經(jīng)常出現(xiàn)歸檔不完整和順序雜亂等現(xiàn)象，會在歸檔時耗費大量時間對資料進行整理和修改，要反復(fù)核對檔案信息，致使歸檔效率低下，拖慢歸檔速度。文件與信息歸檔的意義在于提高對檔案的利用率，減少不規(guī)范檔案占用的空間。但在歸檔工作的高峰時間，容易積壓過量檔案，若不能及時進行歸檔，檔案遺失和內(nèi)容混淆等問題就會頻繁出現(xiàn)。對于違反信息資料歸檔規(guī)定和要求的單位，檔案管理部門沒有對其進行處罰，這對檔案信息的完整保留和有效利用都埋下了隱患。
1．4無法修正檔案中的錯誤信息，管理方式較為落后
在檔案管理工作中，沒有將先進的科學(xué)工具與理念應(yīng)用到人才培養(yǎng)過程當(dāng)中，管理方式較為落后。如果電子信息和實體檔案中出現(xiàn)錯誤，無法及時對其進行校正。發(fā)生錯誤是在所難免的，要用嚴謹?shù)膽B(tài)度和先進的技術(shù)手段將歸檔記錄中的錯誤率降到最低。記錄是老員工最常采用的管理方法，老員工僅通過自己多年的工作經(jīng)驗來進行檔案管理工作，不及時更新管理理念，安于現(xiàn)狀，無法起到傳幫帶的作用，這會對新人造成巨大壓力，對科技檔案的建立和發(fā)展毫無幫助。
2提高科技檔案管理效率的有效方法
2．1建立完善的檔案管理體系，接受先進的管理理念
檔案管理部門要建立先進的檔案管理體系，制定完善的規(guī)章制度和詳細明確的政策條例，要對檔案管理中存在的問題提出有針對性的解決方法。領(lǐng)導(dǎo)層要全面了解對檔案管理工作的實際情況，要和管理人員工共同努力，迎難而上。檔案管理人員要保持對新事物的敏感，及時接受先進的管理技術(shù)和理念，時刻保持與時代共同前行的意識，要正確認識科技檔案管理工作的價值和意義。科技檔案管理工作離不開好的政策引導(dǎo)和系統(tǒng)化的動態(tài)建設(shè)規(guī)劃，要從強化歸檔制度入手，對違反規(guī)定的部門和相關(guān)負責(zé)人進行嚴厲處罰，責(zé)任要落實到個人，提高檔案管理人員的重視程度。
2．2完善歸檔信息，做好流程記錄
要保證歸檔信息、數(shù)據(jù)分類和流程記錄的完整性，明確各環(huán)節(jié)和相關(guān)部門的負責(zé)人。良好的流程記錄不僅可以為檔案查詢和利用提供便利條件，還能提高歸檔效率和工作質(zhì)量。
2．3引進人工智能化輔助技術(shù)，減輕人力勞動負擔(dān)
第一，結(jié)合檔案管理工作的實際發(fā)展需求，積極吸納前沿領(lǐng)域的新技術(shù)，構(gòu)建全新的檔案管理理念，開拓創(chuàng)新思維，可以引進人工智能化輔助技術(shù)，建立數(shù)據(jù)信息庫，提高檔案工作的自動化程度，在完善工作機制的同時，減輕人力勞動負擔(dān)，節(jié)約勞動成本。第二，提高歸檔流程的電子化比例，實名制登錄，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行傳輸歸檔，人工智能的檔案管理流程會對各環(huán)節(jié)進行詳細記錄，并自動提示相關(guān)管理人員，使工作內(nèi)容更加清晰明了。第三，人工智能不僅能避免因集中歸檔造成的人力負擔(dān)和材料積壓等問題，還能減輕檔案管理部門的工作壓力，使歸檔工作變得更加科學(xué)化、便利化。第四，歸檔地點將不再受辦公地點的限制，通過互聯(lián)網(wǎng)登錄平臺即可上傳資料進行歸檔，提高了歸檔速度，使歸檔流程變得井然有序，減少對人力的依賴程度。
2．4加強對檔案人才的培養(yǎng)力度，重視學(xué)科發(fā)展趨勢
在檔案管理工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，將理論與實踐相結(jié)合，關(guān)注檔案管理專業(yè)的發(fā)展趨勢，及時更新學(xué)科內(nèi)容，調(diào)整學(xué)科架構(gòu)，建立更科學(xué)的教育體系，提升檔案管理人才的業(yè)務(wù)能力和創(chuàng)新意識。
3結(jié)語
目前，科技檔案的應(yīng)用在各企事業(yè)單位的檔案管理部門已經(jīng)十分普便，為檔案信息的系統(tǒng)化、科學(xué)化運行提供了巨大幫助，是當(dāng)下主要的檔案管理手段。智能化是未來檔案管理主要的發(fā)展方向，提高科技檔案管理的智能化水平是保證檔案管理工作質(zhì)量的重要前提，對今后檔案學(xué)的發(fā)展具有重要意義。
參考文獻:
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檔案開發(fā)與利用是對檔案收納存儲工作的延續(xù)，本文以“檔案開發(fā)利用的發(fā)展趨勢”為主要研究對象，首先闡釋了當(dāng)前影響檔案開發(fā)與利用的主要因素，然后從智能化和多樣化兩個角度論述了其未來開發(fā)利用的發(fā)展趨勢。望通過本文的論述，能使廣大檔案工作者充分意識到檔案管理工作中資源開發(fā)和利用的重要性，從而能夠采取積極有效的措施，促進檔案價值的生成，使其在與之相關(guān)的其它工作當(dāng)中發(fā)揮更大的作用。
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息資源；檔案開發(fā)
檔案開發(fā)與利用是檔案管理工作的重要組成部分，不僅體現(xiàn)著管理者的具體工作水平與工作質(zhì)量，也能夠從一定程度上推動項目以及機構(gòu)的發(fā)展和運作。而就檔案這一具體的信息資源載體來說，其價值的生成并非源自于存儲和保管，而是利用和開發(fā)。身為檔案管理工作者，需要對檔案的使用以及其潛在資源信息的開發(fā)做出合理規(guī)劃，使其價值發(fā)揮至最大化。
一、影響檔案開發(fā)利用的主要因素
就目前我國檔案信息開發(fā)利用程度來看，其效果如何、價值能否得到最大化的體現(xiàn)，主要受制于檔案信息管理因素和檔案知識內(nèi)容管理因素這兩個方面。
（一）檔案信息管理
信息資源是檔案價值存在的核心，亦是促成檔案能夠在管理過程中生成作用的重要因素。而從信息管理的角度來說，任何檔案管理都應(yīng)該經(jīng)過資料收集整理、存檔加工以及二次利用等環(huán)節(jié)，而在檔案歸檔之后，每一次利用都會增加其附屬價值和資源屬性，而這種利用檔案、實現(xiàn)對檔案應(yīng)用的過程，其實也就是檔案信息開發(fā)以及價值生成的過程。現(xiàn)代社會之所以部分企業(yè)、單位或檔案管理機構(gòu)沒有能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的開發(fā)和利用，歸根到底是沒有挖掘出其內(nèi)部信息的價值所在，沒有從管理角度實現(xiàn)對其內(nèi)部信息綜合性、統(tǒng)籌性的管理，進而造成其價值和資源的“流失”，難以發(fā)揮其作用。
（二）檔案知識內(nèi)容管理
嚴格意義上來說，對檔案知識內(nèi)容的管理水平，是所有擁有檔案管理部門以及從事與檔案管理相關(guān)工作的機構(gòu)和工作人員其工作能力和工作方式是否適應(yīng)現(xiàn)代化社會的重要標(biāo)志。隨著當(dāng)今社會信息科技的快速發(fā)展，從業(yè)人員的知識構(gòu)成以及業(yè)務(wù)能力不斷提升，傳統(tǒng)的物質(zhì)管理時代逐漸走向信息管理、科技管理和知識管理時代。對檔案管理工作而言，知識管理時代其最為突出的特征就是更加注重檔案知識內(nèi)容的挖掘與獲取，而不是對于單純檔案載體形式上的維系與保存。也正是在這種不斷與時俱進的發(fā)展趨勢下，檔案開發(fā)與利用才能彰顯出更多的價值、生成更多為人所用的空間。
二、檔案開發(fā)利用的發(fā)展趨勢
檔案存在的價值在于利用，不被利用的檔案從某種意義上來說與普通裝置擺設(shè)無異。而就檔案管理工作而言，如何開發(fā)出檔案潛在的各項價值并加以利用，一直以來都是其工作的關(guān)鍵所在和重心。伴隨著當(dāng)今社會信息化、智能化、移動化的各項措施、設(shè)備逐漸走進人們的生活，傳統(tǒng)的檔案管理工作也開始走向更為現(xiàn)代化、科技化和便捷化的發(fā)展趨勢。在這樣一種發(fā)展態(tài)勢當(dāng)中，其對于檔案的開發(fā)與利用也同樣呈現(xiàn)出智能化和多樣化的發(fā)展軌跡。
（一）智能化
隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案載體由最初的紙質(zhì)手寫文件、到打印電子文檔，再到后期的數(shù)據(jù)信息，呈現(xiàn)出一個發(fā)展更新的過程。便捷化、數(shù)字化的載體形式，亦促使大量的信息充斥著四通八達的網(wǎng)絡(luò)，埋伏在我們所能感知、卻觸碰不到的數(shù)據(jù)時空當(dāng)中。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)促使普通民眾獲取信息的渠道更加多樣、更加豐富時，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案只能借閱、查詢的功能也在不斷得到深層次的拓展與改變。其不再是單一、被動的閱讀載體、被審查信息承載者身份，而是在新時期，由人人所自發(fā)構(gòu)成的自媒體網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，改變了其原有的單一存在形式和工作服務(wù)方式，打破了其固有的工作形式的束縛，真正意義上實現(xiàn)了檔案信息的流動與共享，變得更加智能化與人性化。
比如，企業(yè)內(nèi)部重要發(fā)展規(guī)劃會議所生成的會議紀(jì)要文件、會議精神指示，可以在會議結(jié)束的同期以視頻、語音的形式發(fā)送到所有與會人員的手機上。而擁有手機社交軟件的工作人員可以隨機轉(zhuǎn)發(fā)、推廣傳播，將企業(yè)內(nèi)部有益于其生產(chǎn)經(jīng)營、樹立企業(yè)形象部分的內(nèi)容進行二次傳播，讓更多普通民眾、社會精英關(guān)注企業(yè)、理解其文化精神與發(fā)展理念，這對企業(yè)形象的傳播和品牌鞏固都能產(chǎn)生很好的推動作用。再比如，政府網(wǎng)站門戶直接連接可公示檔案管理中心，用戶可以直接在網(wǎng)絡(luò)上所需自己需要查詢的相關(guān)信息，不必在攜帶個人證件來到所在地檔案館，為時間和工作人員在崗所限制――只需要輕輕點擊鼠標(biāo)就能完成對業(yè)務(wù)的查詢和辦理。
（二）多樣化
在未來，檔案開發(fā)與利用會基于人們的使用需求呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展趨勢，娛樂性、公益性以及知識性的方向會更加明顯。
首先，知識經(jīng)濟時代，檔案在呈現(xiàn)形式以及服務(wù)形式上將不再以單一的數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)為主要目標(biāo)，亦不在單一局限于對原始素材的收集、整理和規(guī)劃，而是對其內(nèi)容的專業(yè)性和知識性開發(fā)提出更高的要求。
其次，隨著社會公共服務(wù)職能的不斷健全，檔案將逐漸作為社會公共服務(wù)信息資源的重要組成部分，開始承擔(dān)起一定的社會責(zé)任。因此，對其內(nèi)容以及信息資源的開發(fā)，亦會由最開始的、以“滿足人們生活和工作所需”為基本需求原則邁向“服務(wù)社會公共文化事業(yè)和福利事業(yè)”，其公益性會更加突出，責(zé)任性也會更加鮮明。
再次，泛娛樂時代，隨著一些檔案資料的公開，娛樂文化產(chǎn)業(yè)當(dāng)中的影視資源、書籍報刊資源以及藝術(shù)作品當(dāng)中都可以發(fā)現(xiàn)某些檔案信息資料的痕跡和印象，這就導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)和信息內(nèi)容與娛樂化產(chǎn)業(yè)接軌，使得一些有關(guān)重大歷史事件和歷史信息被娛樂文化產(chǎn)業(yè)所使用，讓檔案呈現(xiàn)出娛樂化的特征。而這樣一種趨勢必然還會導(dǎo)致娛樂化傳播視野下的檔案信息逐漸脫離其原始的枯燥、乏味、客觀和理性的特點，呈現(xiàn)出趣味性、感性和與其它藝術(shù)形式結(jié)合性的特征。
三、結(jié)論
綜上所述，當(dāng)前我國檔案開發(fā)和利用呈現(xiàn)出智能化與多樣化的發(fā)展趨勢，這是一種在信息科技不斷發(fā)展，人們對于檔案使用需求逐漸改變其單一構(gòu)成的基礎(chǔ)上所形成的一種發(fā)展?fàn)顟B(tài)。而在未來，無論是傳統(tǒng)企業(yè)、抑或是專業(yè)的檔案管理機構(gòu)，無論是從事檔案管理工作的專業(yè)人員、抑或是需要檔案來服務(wù)于自身其它工作和需求的使用者，都需要將檔案開發(fā)與利用和整個社會以及經(jīng)濟的發(fā)展形勢緊密結(jié)合，使其在與時俱進、不斷更新理念和服務(wù)形式的發(fā)展態(tài)勢下，更好地發(fā)揮其內(nèi)在的價值與功用。
理論縱橫
聚丙烯酰胺的合成與應(yīng)用研究進展
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一、新時期檔案工作特征與面臨挑戰(zhàn)
新時期是信息技術(shù)時代，是數(shù)字化時代。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息科技的不斷發(fā)展，整個社會進入了全新的發(fā)展階段，大數(shù)據(jù)環(huán)境下，整個世界聯(lián)系成一個密不可分的整體，信息數(shù)據(jù)越來越被及時、高效地傳輸、儲存、記錄與存檔，推動著信息管理工作邁向全新的階段。檔案管理作為典型的信息管理工作，受益于大數(shù)據(jù)環(huán)境，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的輔助與支持下也逐漸走向跨越式發(fā)展，在這種形勢下，檔案管理工作隊伍又將面臨全新的任務(wù)與挑戰(zhàn)，檔案工作人員的角色也在朝著多元化方向轉(zhuǎn)變，檔案管理者不再是一個簡單的信息儲存與檔案資料的保管者，時代驅(qū)動檔案管理人員從一個單純的收藏者向一個信息的存儲、調(diào)用、歸納等綜合功能者轉(zhuǎn)變，檔案管理需要切實滿足于信息需求，服務(wù)于信息的調(diào)動與管理。
信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作帶來了機遇與挑戰(zhàn)，檔案工作隊伍通過利用便捷的現(xiàn)代科技高效工作，減少了傳統(tǒng)檔案管理工作量，減輕了工作人員的負擔(dān)，然而，信息技術(shù)的飛速發(fā)展、數(shù)字技術(shù)的更新?lián)Q代也向檔案工作隊伍提出了全新的挑戰(zhàn)，需要技術(shù)人員與時俱進動態(tài)掌握現(xiàn)代科技，駕熟就輕地靈活操作信息技術(shù)，同時，也要有合格的專業(yè)素質(zhì)與技能素質(zhì)。
二、新時期檔案工作隊伍存在問題剖析
新時期，隨著現(xiàn)代技術(shù)的飛速發(fā)展，加速了信息管理軟件的更新?lián)Q代，層出不窮的檔案管理功能、控件等涌現(xiàn)出來，檔案管理工作隊伍倍感壓力，在實際工作中由于缺少學(xué)習(xí)的動力、進取的決心，從而感到工作力不從心，當(dāng)前的檔案管理工作隊伍存在明顯的知識結(jié)構(gòu)老化、觀念保守、思想落后的現(xiàn)象，檔案管理人員所掌握的信息技術(shù)相對有限，數(shù)字化技術(shù)運用程度有限、操作水平較低，無法緊密跟隨信息技術(shù)的發(fā)展步伐，從而使得檔案管理的信息化水平較低、信息化功能未得到充分開發(fā)。
三、新時期檔案隊伍建設(shè)的思考
1.強化信息技術(shù)培訓(xùn)，培養(yǎng)綜合素質(zhì)
新時期，以信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)科技為代表的現(xiàn)代技術(shù)正在逐步融入檔案管理，二者正在逐步走向融合，檔案管理日益信息化、智能化。在此情況下，必須重視檔案隊伍的信息技術(shù)培養(yǎng)，提高他們的信息技術(shù)水平，應(yīng)該將信息技術(shù)納入信息檔案管理專業(yè)體系，使信息技術(shù)成為信息情報專業(yè)學(xué)習(xí)、考核、測試的一部分，同時，檔案管理部門也應(yīng)該組織檔案隊伍進行信息技術(shù)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，并按照常規(guī)程序來組織考試與考核，通過考核性測試來驅(qū)動檔案管理隊伍能積極重視自身的信息水平培養(yǎng)，自覺掌握先進的檔案管理信息技術(shù)。檔案管理部門要及時引進檔案管理信息系統(tǒng)，并跟隨形勢來不斷更新管理信息軟件，為員工提供最為先進、高質(zhì)量的信息技術(shù)培訓(xùn)服務(wù)，通過教育培訓(xùn)等方式來促進檔案工作人員思想的革新、觀念的調(diào)整，使他們更好地適應(yīng)時展，建立起現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理之間的融合關(guān)系。檔案管理隊伍在不斷夯實的專業(yè)知識基礎(chǔ)上駕熟就輕地利用現(xiàn)代信息技術(shù)來執(zhí)行檔案管理，從而提高檔案管理的信息化與智能化水平。
2.更新理念，調(diào)整知識結(jié)構(gòu)
隨著新技術(shù)的研究與普及，客觀形勢在發(fā)生著變化，對此要求檔案工作隊伍也要與時俱進，不斷更新自身的思想理念，積極優(yōu)化調(diào)整自身的知識結(jié)構(gòu)，以便適應(yīng)不斷變化的客觀形勢，提升自身的實力和競爭力，檔案工作人員要自覺學(xué)習(xí)、積極進取，掌握檔案管理信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，信息管理專業(yè)的發(fā)展態(tài)勢等，主動學(xué)習(xí)并掌握先進的檔案管理信息技術(shù)，融入現(xiàn)代化技術(shù)氛圍，優(yōu)化自身、提升自我，時刻融入先進技術(shù)行列，能夠靈活運用現(xiàn)代先進技術(shù)支持檔案的先進化管理，推動檔案信息資料從存儲、調(diào)閱、到查詢等的全自動化，以此來提高檔案管理工作效率，提高檔案咨詢服務(wù)水平。
3.責(zé)任制管理，健全激勵機制
新時期，檔案管理工作面臨著全新的挑戰(zhàn)，全面提升檔案隊伍的素質(zhì)、水平與能力勢在必行，然而，一切工作的開展都需要一套有效的機制與制度的約束，為了加快檔案隊伍建設(shè)步伐，提高檔案管理工作效率，就必建立健全責(zé)任制管理，實行目標(biāo)管理責(zé)任制，通過完善、合理的激勵機制來調(diào)動檔案隊伍工作積極性，使他們能夠在責(zé)任制度與激勵機制的約束、帶動與啟發(fā)下鼓足干勁、勇往直前。
第一，合理編制崗位職責(zé)任務(wù)，實行責(zé)任制管理。檔案管理部門明確各個崗位的具體職責(zé)與任務(wù)，并設(shè)定近期與遠景相結(jié)合的檔案管理工作目標(biāo)，通過這種方式來確保各崗位人員有目標(biāo)、有指向地開展工作，提高自身的工作水平。
第二，創(chuàng)建考核責(zé)任制。檔案管理工作考核應(yīng)該是一個全方位的考核，既包括專業(yè)范圍的測試，管理工作績效考核，又要覆蓋工作態(tài)度、作風(fēng)等的檢查。
第三，獎懲制度。檔案隊伍激勵式管理需要一套嚴密的獎懲機制作保障，要根據(jù)工作隊伍實際的工作效果，以及日常的工作態(tài)度等為其提供公平、合理的獎勵與懲處，以此來為廣大檔案工作隊伍提供警示與警醒，驅(qū)動他們能夠高效開展工作。
一、檔案管理數(shù)字化建設(shè)
檔案管理數(shù)字化建設(shè)主要是指在不改變原始檔案信息的前提下，對檔案信息以及檔案存儲形式進行一系列的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過掃描、修正、分類、整合等處理手段形成系統(tǒng)的數(shù)字化檔案，方便檔案管理人員通過檔案管理系統(tǒng)對檔案信息進行各種處理。
二、事業(yè)單位檔案管理存在的問題
檔案信息不易保存，安全性不高。現(xiàn)有檔案多采取紙質(zhì)載體，因為紙張在溫度高、濕度大環(huán)境中長期保存極易受損，所以往往紙質(zhì)檔案使用壽命都很短。在信息化社會中，檔案信息利用率不斷增高，無形中增大了檔案的磨損度，降低了使用壽命，同時也給檔案管理帶來安全隱患。事業(yè)單位相關(guān)部門在檔案信息提供利用過程中，丟失數(shù)據(jù)和檔案信息泄密的現(xiàn)象也時有發(fā)生。
檔案信息材料分散，管理流程復(fù)雜。事業(yè)單位檔案信息名目繁多，而且來自不同部門的相關(guān)信息間各自獨立，多采用一事一信息。這就給檔案信息管理帶來了很大的困難，導(dǎo)致檔案信息存儲比較分散、零亂，重復(fù)率還很高，大大降低了檔案信息的使用率，并導(dǎo)致大量的重復(fù)勞動。
在現(xiàn)有檔案管理模式下，事業(yè)單位檔案信息收集后要經(jīng)過校對、分類、排序，編寫檔案目錄等復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程。如果出現(xiàn)有新檔案需要插入到已排好次序的檔案中時，該業(yè)務(wù)流程將重新進行一遍。這種操作流程耗費大量人力和時間，致使檔案不能及時整理歸檔。同時，由于大量工作都是手工操作，所以很容易出錯。
檔案信息收發(fā)不及時，使用率偏低。事業(yè)單位檔案信息在提供利用過程中多采取人工層層傳遞形式，難以合理、高效、準(zhǔn)確地實現(xiàn)檔案信息的利用，更別說能及時為使用者提供全面、及時、準(zhǔn)確的信息，為科學(xué)決策提供重要的依據(jù)了。
在現(xiàn)有檔案管理模式下，查閱庫存檔案也是一個非常復(fù)雜的工作流程。首先要查找檔案信息目錄，然后到檔案庫中查找對應(yīng)的檔案架，最后在檔案架內(nèi)查找本檔案。一旦檔案人工存放出現(xiàn)錯誤，查找檔案就好比海底撈針。這種檔案管理方式極大地降低了檔案信息的使用率，影響了事業(yè)單位的工作效率，也達不到檔案的合理有效利用。
三、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的方法和建議
提高事業(yè)單位管理人員綜合素質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)十分重要。一是要加強檔案管理人員業(yè)務(wù)技能。檔案管理人員作為檔案數(shù)字化建設(shè)的執(zhí)行者，其數(shù)字化思想，數(shù)字化操作水平，直接影響到檔案管理數(shù)字化建設(shè)的水平。二是增強檔案管理人員安全意識。在數(shù)字化檔案提供利用過程中，運用好信息層級加密管理，劃分好各個部門使用權(quán)限。同時，要及時對檔案信息進行外部備份處理，例如使用光盤加密備份、移動硬盤加密備份等等，增加檔案信息的使用壽命和安全系數(shù)，還能防止由于意外原因造成的檔案信息丟失。
完成檔案信息數(shù)字化處理，系統(tǒng)化管理。檔案信息數(shù)字化處理時進行檔案信息數(shù)字化建設(shè)的一個重要基礎(chǔ)與前提。目前事業(yè)單位檔案信息數(shù)字化主要是通過掃描儀、照相機、錄像機等硬件設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案存儲到電腦中。再通過檔案管理人員的修正、分類、整合，將分散的數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)化的檔案信息庫，完成時間、內(nèi)容、部門等多種分類檔案信息目錄。同時，通過硬件設(shè)備智能化處理，完成檔案信息修改、插入智能化排序。最終將紛亂復(fù)雜的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子化、智能化、信息化的檔案信息系統(tǒng)。
建立實時、高效的網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案信息系統(tǒng)相結(jié)合，以網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化為主旋律，打造局域網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺。網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺便于保存、修改和查詢，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)及時、全面、方便的將檔案信息傳遞給使用者。
網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺既可以完成對歸檔文件的錄入、收集和整理功能，又可以由不同部門不同層級的使用者根據(jù)用戶權(quán)限通過登入網(wǎng)絡(luò)來進行檢索，調(diào)用檔案信息庫查出所需查閱的目錄和相關(guān)的檔案信息等，并進行各種操作。這樣既減少了各個部門使用者的等待時間，也提高了檔案管理人員的服務(wù)水平，減輕了檔案管理人員的工作強度。
（作者單位：保定市衛(wèi)生監(jiān)督所）
單位：保定市衛(wèi)生監(jiān)督所
姓名：劉亞
論文：事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)
地址：河北省保定市東風(fēng)東路750號 保定市衛(wèi)生監(jiān)督所
檔案是社會發(fā)展的“記錄儀”，是社會信息的“儲存庫”。檔案管理實現(xiàn)計算機化是大勢所趨。作為檔案工作者，必須認清檔案管理現(xiàn)代化的趨向，努力學(xué)習(xí)微機使用、管理知識，以實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。
1、檔案管理將實現(xiàn)無紙化、虛擬化
隨著計算機技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸，無紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。無紙化辦公和自動化已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢。文件可以通過網(wǎng)上收發(fā)，報告可以通過網(wǎng)上傳輸，這樣既簡化了文件收發(fā)過程中的手續(xù)，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動化帶來的變革，同時也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。
檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網(wǎng)，從一定意義上說，檔案資源可以無限擴大，遠至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優(yōu)點。
2、檔案管理將實現(xiàn)縮微化、數(shù)字化
縮微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件。縮微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機和光磁轉(zhuǎn)換實現(xiàn)對影像的高清晰處理，其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數(shù)字化后，可通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計算機的結(jié)合應(yīng)用，對檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進行技術(shù)處理，使原始面貌還原，有利于影像長期保存和準(zhǔn)確復(fù)制，有利于計算機查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。
3、檔案管理將實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化
當(dāng)今社會是一個信息社會，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，使地球變得越來越小，信息空間越來越大，沒有“國界”，沒有距離，“足不出戶知大小”已成為現(xiàn)實。這不僅提高了整個社會的辦事效率，而且也密切了整個社會的聯(lián)系。這就為實現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。
目前，從中央到地方，從機關(guān)到企業(yè)已普遍建立了計算機局域網(wǎng)，其中，為了加強文件資料的保密，有些部門規(guī)定不準(zhǔn)接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機操作，與網(wǎng)絡(luò)實行物理隔離。但隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，如密碼技術(shù)的深化、語音識別、指紋識別技術(shù)的應(yīng)用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對電子文件資料真?zhèn)蔚淖R別，也隨著電子文件簽署技術(shù)的應(yīng)用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，為檔案管理過程中對電子文件真實性、可靠性的認定提供了技術(shù)保證。
網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認同。檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)已為期不遠。
4、檔案管理將實現(xiàn)多元化、智能化
隨著新技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應(yīng)形勢發(fā)展的要求，因此，檔案管理設(shè)備必須首先實現(xiàn)現(xiàn)代化。
計算機技術(shù)特別是未來語音識別技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用，將使檔案的管理模式實現(xiàn)自動化、智能化。在新的管理模式下，將實現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設(shè)定的程序自動地進行分類歸檔。實現(xiàn)檔案管理自動化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會的功能，展現(xiàn)檔案的自身價值，提高檔案工作者的社會地位。
5、檔案管理將實現(xiàn)社會化、市場化
其一，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案“共存共享”的實現(xiàn)。檔案資料是社會發(fā)展的“記錄儀”，有著“鑒往知來”、服務(wù)當(dāng)代、惠及后世的重要價值，是不能再生的信息資源。實行檔案資源市場化管理，能有效地增強人們保護檔案的意識，完善檔案共享機制，實現(xiàn)檔案的真正價值。
其二，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案的開發(fā)利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開發(fā)利用，有助于人們“鑒古知今”。
關(guān)鍵詞：智慧檔案館；數(shù)字檔案館；未來發(fā)展
智能化信息技術(shù)的發(fā)展，讓人們進入智慧時代，讓高科技無處不在。借助智慧科技，人們的生活變得更加快捷，工作效率有了明顯提升。目前，國內(nèi)外都開始嘗試智慧檔案館的建設(shè)，以實現(xiàn)對檔案信息精準(zhǔn)的利用與開發(fā)，智慧檔案館勢必是未來檔案館發(fā)展的方向。所以，做好智慧檔案館建設(shè)理論方面的研究，有著非常重要的意義。
1 智慧檔案館的概念與特性
智慧檔案館指的是智慧管理技術(shù)應(yīng)用的檔案館。從功能的角度來看，智慧檔案館屬于數(shù)字檔案館的提升與發(fā)展，是基于智慧技術(shù)的信息化檔案館形態(tài)，在已經(jīng)擁有數(shù)字檔案館的功能基礎(chǔ)上，應(yīng)用智慧管理技術(shù)，確保其功能能夠更加智能與智慧[1]。
智慧n案館的智慧，并非是在管理當(dāng)中擁有人類的思考、理解或者是決策的意識，而是智慧檔案館的信息系統(tǒng)能夠根據(jù)預(yù)設(shè)的流程和模型，從而進行自主的感知、分析信息、記憶、識別，從而做好控制運行、評估業(yè)務(wù)、預(yù)測趨勢等一系列具體人類思維特性的行為，從而完成相應(yīng)的檔案工作任務(wù)。因為智慧檔案館本身的智慧特性，同時只能夠采取數(shù)據(jù)分析的行為，所以，在能力方面還達不到替代檔案人員的程度，所以，只能夠滿足“智慧”，而不是兼顧“智慧”與“能力”的“智能”層級。
要實現(xiàn)智慧檔案館的基本功能，首先需要對“智慧”這一特點加以關(guān)注，在全過程的檔案管理中，始終需要將智慧化這一發(fā)展目標(biāo)完全體現(xiàn)出來，從而實現(xiàn)檔案的智慧收集、智慧管理、智慧存儲、智慧服務(wù)等功能。通過這些功能，不但有利于檔案管理效率的加快，同時也可以實現(xiàn)檔案管理的智能化。在檔案管理的整個過程之中，想要將智慧檔案館的基本功能實現(xiàn)，必須要從檔案剛進館開始直到存儲利用，全過程地建立相應(yīng)的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)全方位的檔案管理，這樣才能夠加快檔案智慧化管理的進程。只要能夠有效的控制檔案的全過程管理，就能在現(xiàn)有資源合理利用的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。
2 智慧檔案館與數(shù)字檔案館的比較
（一）先進科技
智慧檔案館和數(shù)字檔案館都屬于信息技術(shù)下的產(chǎn)物，從根本上來看，數(shù)字檔案館的技術(shù)基礎(chǔ)更多是為了滿足傳統(tǒng)檔案館信息化的要求。所以，數(shù)字技術(shù)才是數(shù)字檔案館的核心。運用數(shù)字技術(shù)管理的數(shù)字化檔案資源，缺少彼此之間的聯(lián)系，對于反饋檔案管理工作的作用不大。而智慧檔案館的核心是感知技術(shù)，主要是通過自動控制技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)以及云計算等實現(xiàn)智慧化的服務(wù)和管理。當(dāng)然，數(shù)字檔案館的數(shù)字技術(shù)也不能拋棄，可以成為智慧檔案館建設(shè)的前提條件和技術(shù)支撐[2]。
（二）服務(wù)為先
數(shù)字檔案館的對外服務(wù)僅僅局限于在線檢索、在線咨詢以及在線查檔等業(yè)務(wù)。在應(yīng)用的設(shè)置上，更多是基于檔案館自身來進行的，很少能夠融入公眾的實際需求。所以，基于用戶為中心的知識服務(wù)才是檔案管理工作開展的基本，這也成為智慧檔案館建設(shè)的目標(biāo)之一。為了，就需要圍繞利用者，結(jié)合云計算，開發(fā)多渠道、多平臺的應(yīng)用系統(tǒng)，同時在配合上數(shù)據(jù)挖掘的運用，預(yù)測需求導(dǎo)向，做好利用者實際情況的分析，從而實現(xiàn)用戶的個性化服務(wù)；最后，值得一提的是，雖然通過運用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以分析并預(yù)測用戶瀏覽記錄和IP地址等，獲取擁有價值的隱藏信息，但是就檔案工作者而言，提升信息能力和信息素養(yǎng)，才是解決服務(wù)為先的突破口。
3 對智慧檔案館未來發(fā)展的思考
（一）整合資源、便捷服務(wù)
傳統(tǒng)模式下的檔案資源服務(wù)是基于用戶主動提出需求，然后由檔案館根據(jù)用戶的需求來提供檔案資源，其服務(wù)過程中是從檔案館到用戶的單一傳遞模式，更多關(guān)注的是館藏。隨著檔案館藏之中各類數(shù)字資源占據(jù)的比例逐漸升高，用戶個性化需求也在逐漸增多，智慧檔案館需要通過數(shù)據(jù)挖掘、信息集成以及數(shù)據(jù)分析等一系列的方式，整合豐富的數(shù)字檔案資源、元數(shù)據(jù)資源以及網(wǎng)絡(luò)資源，從而提供多樣化的用戶信息服務(wù)。這種功能就是通過智慧檔案館的資源發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)得以實現(xiàn)的，該系統(tǒng)的應(yīng)用能夠?qū)?shù)字檔案資源進行充分合理的整合，同時，對檔案系統(tǒng)內(nèi)部的不同服務(wù)平臺也能夠?qū)崿F(xiàn)相互的融合，從而打造智能化檔案數(shù)字資源獲取同服務(wù)功能之間的相互融合，最后再通過一站式的服務(wù)平臺，就能夠讓用戶獲取全方位的數(shù)字檔案資源需求。
（二）移動互聯(lián)、泛在服務(wù)
隨著移動網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案館的服務(wù)對象、服務(wù)內(nèi)容以及服務(wù)范圍、服務(wù)技術(shù)和服務(wù)空間都得到根本上的變革。智慧檔案館利用物聯(lián)網(wǎng)、無線寬帶網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)以及移動通信設(shè)備，從而為用戶提供一個檔案信息的服務(wù)環(huán)境。目前，作為覆蓋人群，使用方便的移動終端，因為其不受時空限制，使用便捷的特點，逐漸成為人們信息獲取最重要的工具，無論是在任何地點、任何時間，用戶都可以采取多種方式來發(fā)現(xiàn)信息并獲取信息。智慧檔案館的服務(wù)屬于一種無縫的、動態(tài)的、交互式的信息傳遞以及知識傳播，將智能移動終端、數(shù)字電視以及計算機作為傳播媒介，最大限度的提供用戶快捷、方便、無障礙的檔案信息服務(wù)以及資源服務(wù)[3]。
（三）知識組織、智能服務(wù)
未來的檔案館服務(wù)所面臨的問題并非是用戶增長需求和檔案信息資源的匱乏之間的矛盾，而是檔案信息資源的無序、泛濫以及存在用戶之間的選擇與獲取矛盾等一系列的問題。作為檔案館，就應(yīng)該提供更方便、更準(zhǔn)確、更人性化的服務(wù)。作為智慧檔案館，需要做好現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)以及服務(wù)系統(tǒng)的升級與完善，這樣才能夠形成新一代的檔案館服務(wù)系統(tǒng)，這一系統(tǒng)最主要的功能表現(xiàn)在：第一，全媒體資源管理能力。傳統(tǒng)模式下的檔案管理主要對象是紙質(zhì)館藏，但是新系統(tǒng)的出現(xiàn)，除開紙質(zhì)館藏繼續(xù)支持之外，還將數(shù)字館藏生命周期管理納入其中，形成了電子資源的管理系統(tǒng)，從而將其進化成為統(tǒng)一的資源發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)，這樣就能夠滿足智慧檔案館的發(fā)展要求，同時還能夠為檔案業(yè)務(wù)管理以及信息服務(wù)提供資源管理的平臺。第二，全網(wǎng)域的資源挖掘能力。傳統(tǒng)模式下的檔案管理系統(tǒng)，是將檔案館的業(yè)務(wù)管理作為其出大點，更加看重流程的規(guī)范化，檔案的檢索系統(tǒng)能夠提供讀者主要的工具，而新系統(tǒng)主要是基于用戶的需求來進行設(shè)計，強調(diào)的是檔案資源的統(tǒng)一揭示以及檔案資源的挖掘能力，當(dāng)然，不僅僅是館藏資源的發(fā)現(xiàn)，更多的是對用戶需求有著直接關(guān)聯(lián)的文獻資源以及網(wǎng)絡(luò)資源的發(fā)展。第三，智慧化的服務(wù)能力。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計都是為了滿足用戶實際的需求，但是新系統(tǒng)則是通過數(shù)據(jù)技術(shù)以及RFID技術(shù)，從而實現(xiàn)對用戶需求的智能服務(wù)、自動感知，這一個系統(tǒng)會實現(xiàn)用戶需求與資源組織之間的動態(tài)關(guān)聯(lián)，從而為用戶提供一個智能化、個性化以及自動化的服務(wù)模式。
4 結(jié)語
總而言之，隨著檔案的信息化發(fā)展，智慧檔案館已經(jīng)成為必然產(chǎn)物，屬于檔案館更為高級的形態(tài)。建設(shè)智慧檔案館是一個長期而又復(fù)雜的過程，面臨著很多技術(shù)與非技術(shù)問題。當(dāng)前的智慧檔案館建設(shè)仍然缺乏理論研究和法律規(guī)范，更急需加強頂層設(shè)計和政策支持。在今后的智慧檔案館建設(shè)中，還需要以研究來配合其發(fā)展，才能夠?qū)崿F(xiàn)智慧檔案館的真正進步和健康發(fā)展。
參考文獻
[1]楊來青，徐明君，鄒杰.檔案館未來發(fā)展的新前景：智慧檔案館[J].中國檔案，2013（02）：68-70.
一、實現(xiàn)高校檔案電子商務(wù)的必要性
實現(xiàn)高校檔案電子商務(wù)是建立“智慧型檔案館”的必然選擇。一方面，電子商務(wù)系統(tǒng)是對傳統(tǒng)檔案查詢方式的超越。高校檔案是再現(xiàn)高校在教學(xué)、科研、行政方面真實面貌的原始文獻，具有一定的延時性。以教學(xué)檔案為例，學(xué)生在校期間的錄取登記表、成績單、畢業(yè)資料等檔案，只有學(xué)生畢業(yè)離校之后，才會由教學(xué)部門轉(zhuǎn)存檔案館。另一方面，高校檔案電子商務(wù)的實現(xiàn)，進一步促進了檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。高校電子商務(wù)系統(tǒng)旨在實現(xiàn)“自助式”下單、“自動式”分配，線上線下協(xié)調(diào)合作，規(guī)范了檔案辦理流程，提高了業(yè)務(wù)辦理的效率。電子商務(wù)系統(tǒng)的建立，進一步推進了高校檔案專題數(shù)據(jù)庫的開發(fā)，促進了高校檔案的數(shù)字化水平。
二、高校檔案電子商務(wù)的實現(xiàn)方式
（一）以網(wǎng)絡(luò)為溝通平臺
高校檔案電子商務(wù)系統(tǒng)的建立可以借鑒B2C電子商務(wù)模式的基本原理，以網(wǎng)絡(luò)為溝通平臺實現(xiàn)用戶與服務(wù)者之間的在線聯(lián)系。電子商務(wù)系統(tǒng)可以通過系統(tǒng)平臺，使教學(xué)、科研等日常辦理業(yè)務(wù)實現(xiàn)線上服務(wù)。用戶通過系統(tǒng)平臺可以進行檔案查詢預(yù)約、檔案查詢咨詢、檔案在線辦理等業(yè)務(wù)；管理人員則可通過平臺了解用戶需要，進行業(yè)務(wù)辦理，并借助平臺實現(xiàn)檔案存儲智能化、檢索智能化、應(yīng)用的智能化等。
（二）線上下單線下服務(wù)
電子商務(wù)系統(tǒng)需要線上線下的通力合作。用戶通過系統(tǒng)平臺表達需求，檔案工作人員則需要通過信息審查、檔案查詢、檔案辦理、檔案審查等方式進行線下的服務(wù)。線上線下的有效配合是檔案在線業(yè)務(wù)順利辦理的保障。一方面，必須依托于安全、便捷的系統(tǒng)平臺實現(xiàn)線下下單的有效完成；另一方面，需要檔案工作人員提高互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)辦理水平，有效完成線下的檔案核實、查詢、郵寄等后續(xù)工作。
（三）以快遞為物流手段
快遞等物流行業(yè)地快速發(fā)展為高校檔案電子商務(wù)模式的實現(xiàn)提供了便捷的條件。紙質(zhì)版的檔案資料可以通過快遞郵寄的方式，在短時間內(nèi)到達用戶手中，為用戶節(jié)省大量的經(jīng)濟、時間成本，同時較大程度上提高了高校檔案的利用效率和效益。快遞郵寄方式還可以通過快遞訂單憑證作為信息查詢和保存的有效依據(jù)。
三、高校檔案電子商務(wù)需注意的問題
（一）安全隱私問題
高校檔案涉及用戶的私人信息，具有隱私性。高校檔案電子商務(wù)系統(tǒng)的建立要充分注意檔案信息的保密性，防止個人信息的泄露。一方面，確保辦理人的身份，可通過上傳個人身份證等方式，對申請人的身份進行核實；另一方面，簽訂隱私申明，對申請人的身份，檔案資料的使用進行約束，申請人只有確認同意隱私聲明，才能進行檔案后續(xù)辦理。
（二）系統(tǒng)設(shè)計問題
高校檔案電子商務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計要具有便捷性、有效性、個性化的特征。首先，頁面的設(shè)計要充分體現(xiàn)用戶需要，辦理程序要簡單明了，減少程序?qū)蛹墸憬萦脩艮k理。其次，要及時對用戶申請服務(wù)信息進行審核回復(fù)，提高用戶申請的有效性，并準(zhǔn)確及時進行后續(xù)線下服務(wù)，減少線上辦理的“失誤率”。
（三）管理升級問題
一、高校檔案管理的發(fā)展特點
隨著信息科技水平的不斷發(fā)展，尤其是互聯(lián)網(wǎng)時代下，檔案管理工作面臨著新機遇和新挑戰(zhàn)，高校檔案管理呈現(xiàn)出更多新的發(fā)展趨勢。通過歸納，目前我國高校檔案管理總體呈現(xiàn)出以下兩大特點。
一是檔案管理信息化。檔案管理呈現(xiàn)出信息化的特點，是目前高校檔案管理最顯著的特點。通過互聯(lián)網(wǎng)、城市云等先進的科技，檔案管理無紙化、信息集中化越來越凸顯，這也是目前高校檔案管理最大的特點。
二是檔案管理智能化。在信息科技的催化下，尤其是伴隨著一些新的信息檢索工具的研發(fā)，高校檔案管理在檢索、信息收集等諸多方面，越來越簡便，越來越呈現(xiàn)出智能化、便捷化的特點。
二、目前高校檔案管理存在的問題
隨著現(xiàn)代信息科技的快速發(fā)展，高校檔案管理進入到一個新的歷史階段，無論是檔案管理的水平，亦或質(zhì)量都有較大幅度的提升，在服務(wù)高校發(fā)展，服務(wù)社會發(fā)展等方面發(fā)揮出了積極的作用和價值；但與此同時，高校檔案管理也呈現(xiàn)出一些問題，這些問題主要表現(xiàn)為以下幾個方面：
一是檔案管理的主動服務(wù)能力有待于進一步加強。隨著高校檔案的快速發(fā)展，高校檔案工作雖然能夠適應(yīng)目前高校發(fā)展的需求，但是總體而言，高校檔案管理在服務(wù)方面仍然處于一種“被動的狀態(tài)”，這種“被動的狀態(tài)”在新形勢下，與高校的發(fā)展，與社會的發(fā)展需求還存在著一定的差距，影響著高校檔案管理工作的效力，因此，打破現(xiàn)有“被動的狀態(tài)”是高校檔案管理工作不斷發(fā)展和前進的動力源泉，也是目前高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢。
二是檔案管理依然存在著某種慣性思維。長期以來，我國高校檔案管理工作受到傳統(tǒng)思維影響較深，因此，在這種狀況之下，高校檔案管理工作其實還是處于一種小步發(fā)展的階段，在這種狀態(tài)之下，高校檔案管理工作的發(fā)展步伐較慢，所以要打破慣性思維的束縛，是當(dāng)前高校檔案管理工作的重點。
三是檔案管理工作的創(chuàng)新性力度。目前，我國高校檔案管理工作存在著創(chuàng)新力度不足的問題，在高校檔案管理工作中，創(chuàng)新力度不足是高校檔案管理工作存在的主要問題。通過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，目前在很多高校中檔案管理工作的創(chuàng)新力度依然不足，造成高校檔案管理工作創(chuàng)新力度不足的原因源于諸多方面，一方面，現(xiàn)有高校現(xiàn)有管理體制的束縛；另一方面，高校檔案管理人才的創(chuàng)新意識有待于提升，這些都是目前檔案管理創(chuàng)新力度欠缺的重要因素。
三、信息時代高校檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新
隨著我國社會的快速發(fā)展，尤其是目前，我國社會進入新常態(tài)的狀況之下，如何在新常態(tài)下，更好地發(fā)揮出高校檔案管理的作用和價值，是目前檔案管理工作者面前的難題和問題，個人認為在目前新常態(tài)的狀況之下，積極加強信息時代下高校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新，個人認為關(guān)鍵可以從以下幾個方面去入手：
（一）提高服務(wù)的思想意識是提升服務(wù)的基礎(chǔ)
作為高校檔案管理工作者首先必須要提高思想服務(wù)意識，只有提升思想服務(wù)意識，才能更好地立足于本職，做好各項服務(wù)工作，因此，關(guān)鍵要從三個方面充分認識，一方面，高校管理者要充分認識到新情況、新狀態(tài)下，高校檔案管理工作服務(wù)的重要性和必要性，只有充分認識到檔案管理工作的重要性和必要性，才能夠在檔案管理工作方面狠抓不放，加大力度，真正重視檔案管理工作，另一方面，是要切實提升檔案管理者關(guān)于檔案管理工作的思想重視度，檔案管理工作關(guān)系學(xué)校、學(xué)生和教師，在新形勢下，作為檔案管理者，作為直接的操作人員務(wù)必要提升檔案管理工作的思想意識，只有這樣才能更好地做好本職檔案管理，更好地適應(yīng)新形勢下的角色，投入到檔案管理工作中。
（二）利用信息化的手段，提升檔案管理的效力
與傳統(tǒng)檔案管理的服務(wù)模式相比，信息時代狀況下，檔案管理工作的優(yōu)勢是更加信息化、智能化和科技化，在新形勢下，作為檔案管理工作要充分利用這種信息化的技術(shù)手段和方式，要加強信息化技術(shù)的培訓(xùn)，結(jié)合本高校的實際情況，靈活運用，讓檔案管理從“繁雜瑣碎”之中變得更加“靈活多樣”，要從時間、成本、效能等三個方面去入手，最大限度的降本，讓檔案管理工作的效力得到切實的發(fā)揮，這樣才能更好地服務(wù)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要。
1 電子檔案管理的作用
電子檔案可以實現(xiàn)智能化管理，自動實現(xiàn)用戶對于檔案信息的提取與開發(fā)。在管理過程中信息技術(shù)取代了大量的純勞動，檔案管理內(nèi)部人員能夠?qū)⒏嗟木Ψ旁跈n案信息資源的拓展研究中，利用電子檔案信息的優(yōu)勢，滿足不同層次用戶的需求，利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺提供便捷的檔案服務(wù)模式，使得檔案管理效率上升，用戶的滿意度提高。
1.1 管理電子化
在過去的管理方式下，檔案管理機構(gòu)一般只有紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的管理耗費人力物力財力多，保密性較差，傳遞慢，存儲時間也有限，伴隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展與普及，現(xiàn)代檔案的處理對象已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o紙化作業(yè)，這種管理模式真實性高，保存時間長，提高檔案的可操作性，使得檔案更加容易管理，效率更高。
1.2 資源擴展智能化
往往檔案管理過程中需要不停的完善信息資源的利用過程與方法，因為最終用戶的需求是不斷變化的，也有很多用戶對于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的過程中才能清楚明白自己的需求，甚至檔案的管理者在使用資源的過程中會產(chǎn)生其他的想法，因此檔案信息資源的開發(fā)與利用就需要投入大量的人力物力財力與時間成本，信息開發(fā)所需要的資源就占據(jù)了整個成本的很大比例，而當(dāng)檔案實現(xiàn)電子化信息化，減少了大量不必要的成本后，?n案管理者就會有更多的資源去實現(xiàn)檔案管理的擴展以及技術(shù)上的開發(fā)，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客戶滿意度，增加收益，建設(shè)節(jié)約型社會。因此，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以提高資源利用率，實現(xiàn)資源的擴展和進一步的開發(fā)。
2 從操作內(nèi)容分析電子檔案管理的優(yōu)勢
2.1 真實性
相對于電子檔案，傳統(tǒng)檔案的真實性和原始性更容易得到保障，這主要是因為其價值審定十分嚴格，一旦其價值審核成功，其形式和內(nèi)容基本就不再變化，之后只要保管得當(dāng)，基本不會存在問題。電子檔案主要通過多媒體進行保存，所以其修改可以做到不留痕跡，這也就導(dǎo)致了電子檔案的原始性和真實性受到威脅。而且在電子檔案的格式轉(zhuǎn)化過程中，也極容易因為操作失誤而導(dǎo)致信息失真。
2.2 操作性
傳統(tǒng)檔案相對于電子檔案管理操作更為復(fù)雜，因為其涉及到的工作都是由人工完成，工作龐大而耗時。電子檔案管理主要使用信息處理軟件來進行批量處理，大大的加快了相同量下的檔案管理操作的速度。同時，電子檔案管理比傳統(tǒng)檔案管理的專業(yè)性更強，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)技能，還要能夠熟練使用相應(yīng)的計算機軟件。
3 從操作環(huán)節(jié)分析電子檔案管理的優(yōu)勢
3.1 鑒別整理
傳統(tǒng)檔案的文件材料在歸檔之前要進行價值鑒定，進行相應(yīng)的資格審查，以此判明其保管期限和價值，在歸檔完成后，還需對已歸檔的檔案進行價值復(fù)審。由于其鑒別過程的嚴格，從而導(dǎo)致了檔案的質(zhì)量和價值都比較高，相應(yīng)的，相比于電子檔案，數(shù)量會比較少。電子檔案在進行歸檔之前，其價值會從電子文檔的內(nèi)容和技術(shù)兩方面進行判斷，電子文檔的應(yīng)用性范圍、技術(shù)狀況、可讀性、真實性都對其有直接影響，所以相比于傳統(tǒng)文檔，電子文檔在進行價值判斷時還要進行技術(shù)分析，以此來保證文檔的安全和準(zhǔn)確。電子文檔主要通過計算機進行處理，所以檔案鑒別整理工作效率會比傳統(tǒng)文檔高，但電子檔案的信息質(zhì)量卻不如傳統(tǒng)檔案。
3.2 存貯
傳統(tǒng)文檔與電子文檔的檔案存貯方式也有很大不同。存貯傳統(tǒng)檔案需要消耗大量的資源，因為在過程中需要持續(xù)性的投入大量人力物力，而且隨著檔案不斷累積，新舊檔案的整理和應(yīng)用的困難程度也隨之增加。電子檔案內(nèi)容的表現(xiàn)形式比較多樣化，可以用圖形、文字、聲音、影像等多種方式進行呈現(xiàn)，從而使電子檔案能夠更加生動形象的表達。而且電子檔案的儲存載體都具有容納信息量大、所需存儲空間小、記錄速度快、存儲密度大的特點。不過電子檔案在修改之后不留痕跡，這就存在著數(shù)據(jù)的原始性不能得到保障的問題。在這一方面，傳統(tǒng)檔案管理比電子檔案管理更有有優(yōu)勢，傳統(tǒng)檔案更改流程繁雜，且會留下痕跡，從而更好保證了文檔的原始性。
4 信息技術(shù)在電子檔案管理中的改進
4.1 提高電子檔案信息的安全性
將檔案采用不同種類的媒體儲存在儲存介質(zhì)中，或運用數(shù)據(jù)庫儲存，只要連接電子媒體中，就可以直接在系統(tǒng)中進行存儲、查找、調(diào)用與管理，實現(xiàn)檔案的電子化可視化，促進檔案信息的集成化管理，從而達到方便存儲的目標(biāo)，分散電子檔案的存儲位置，保證電子檔案的安全性。因為很多檔案管理系統(tǒng)缺乏檔案信息的安全與保密措施，黑客攻擊使檔案管理面臨著嚴重的威脅。為解決這些問題，檔案管理機構(gòu)除了分散儲存電子信息的方法之外，還可以設(shè)計可靠性實施性強的安全協(xié)議阻止黑客進攻和非法訪問，運用相關(guān)的法律法規(guī)保證電子檔案的安全。
4.2 提高檔案信息電子化的覆蓋率
目前信息技術(shù)應(yīng)用下的電子檔案管理，更重視數(shù)據(jù)庫的建立，運用數(shù)據(jù)庫找尋檔案，但是對于大多數(shù)檔案機構(gòu)內(nèi)部的紙質(zhì)檔案只考慮表面的效果，沒有重視根源，計算機技術(shù)覆蓋不全面。為解決此問題，在紙質(zhì)檔案存儲之地可以采用現(xiàn)有的圖書館館藏圖書的管理制度，對各個紙質(zhì)檔案進行編碼分類并貼上條形碼，從而對應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的信息，這樣也方便對紙質(zhì)檔案的查找、使用和管理，降低差錯率。
