時間：2022-08-19 20:41:04
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案數(shù)字化建設(shè)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
所謂數(shù)字化，是指利用計算機信息處理技術(shù)，把聲、光、電、磁等信號轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，用于快速傳輸與準確處理的一種綜合性技術(shù)。數(shù)字化具有簡單、直觀、速度快等優(yōu)點。檔案數(shù)字化是隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，是指“利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫”，它將各種傳統(tǒng)載體的館藏檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式傳輸，并利用計算機系統(tǒng)進行管理，以實現(xiàn)檔案信息快捷利用和共享的目的。經(jīng)過數(shù)字化處理后的檔案能夠通過各種各樣的管理軟件進行規(guī)劃與整合，使檔案利用服務(wù)方式更加多樣，最大限度的實現(xiàn)了檔案資源的共享。
二、檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容
從數(shù)字化的對象來看，檔案數(shù)字化的內(nèi)容主要包括以下兩個方面：一是對原有館藏紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化，即將原有傳統(tǒng)載體的檔案通過掃描、加工和處理，進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換；二是對正在形成的電子文件進行及時歸檔與保存，做到電子文檔的齊全完整、真實有效。
從數(shù)字化的程度來看，檔案數(shù)字化的內(nèi)容分為以下兩個層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，即建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，嚴格規(guī)范檔案信息的著錄標引，科學選定檔案目錄的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)；二是檔案全文信息的數(shù)字化，即采用掃描錄入的方式將檔案全文按照原貌逐頁存儲為圖像文件并為其編制目錄索引，或是經(jīng) OCR（光學字符技術(shù)）識別后采用文本格式存儲檔案內(nèi)容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫。從數(shù)字化的過程來看， 檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)包括數(shù)字化檔案的收集整理、存儲保管和查閱利用等方面。我們可以通過文件和檔案一體化的方式，借助計算機技術(shù)及相關(guān)信息技術(shù)完成數(shù)字化檔案的收集整理；采用磁盤、光盤等數(shù)字存儲設(shè)備實現(xiàn)數(shù)字化檔案的存儲保管；由計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字化檔案的查閱利用。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性及意義
檔案信息資源作為社會信息資源的重要組成部分，已深入到社會活動的每一個角落，貫穿于人們的日常生活之中。 檔案信息化建設(shè)已成為信息時代檔案工作者面臨的重要課題和發(fā)展契機。檔案數(shù)字化建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工程和重要內(nèi)容，不僅是檔案工作未來發(fā)展的主流，更是當下時代特征的重要表現(xiàn)。因此檔案數(shù)字化建設(shè)對我國檔案事業(yè)和社會實踐活動具有如下幾點意義。
（一）檔案數(shù)字化建設(shè)是信息時展的迫切要求
當今人類社會已邁入了信息時代，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，正深刻地影響著社會的各個領(lǐng)域，改變著人們的生活、工作和學習方式。信息化浪潮的沖擊，同樣也給檔案工作帶來了新的契機，使得檔案數(shù)字化逐漸被提上日程。隨著辦公自動化水平的不斷提高，無紙化辦公已成必然趨勢，由此形成了大量的數(shù)字化檔案，檔案管理必須從傳統(tǒng)的實體管理向信息化管理方向發(fā)展，才能滿足時展的需求。因此，檔案數(shù)字化是信息時代的必然產(chǎn)物，檔案數(shù)字化管理較之傳統(tǒng)的實體檔案管理，有著無可比擬的先進性和時效性，它將分散于不同載體、不同地方的檔案信息以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式連接，實現(xiàn)了檔案信息資源的及時利用與共享。
（二）檔案數(shù)字化建設(shè)是社會發(fā)展的實際需要
檔案中包含了大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表、文件等原始憑證，是最真實、最可靠、最具說服力的歷史記錄，同時也是國家信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會經(jīng)濟價值。當今社會，機構(gòu)負責人根據(jù)檔案做出重大決策需要迅速、準確，各職能部門工作查考要求快速、及時，社會廣大公眾對檔案信息需要量正不斷增加，人們已越來越多地關(guān)注檔案信息獲取的時效性和便捷性。而數(shù)字化檔案相比傳統(tǒng)檔案載體來說，既方便獲取，又不會對檔案原件造成損壞。因此，檔案部門只有盡快改變傳統(tǒng)的管理、檢索和提供利用方式，不斷加快檔案數(shù)字化建設(shè)，才能及時、準確地為社會各界提供利用，進一步實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。
（三）檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢
這是由數(shù)字檔案本身的特點所決定的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體容量非常有限，而且成本偏高，而數(shù)字檔案的載體容量很大，可以節(jié)約大量成本和檔案保存空間；紙質(zhì)檔案一旦遭到破壞，很難得以恢復(fù)，而數(shù)字檔案具有容易備份的特點， 可以通過保留多份備份文件來避免檔案受損；在利用紙質(zhì)檔案時，我們通常要翻閱幾十卷、甚至幾百卷的檔案，工作十分繁復(fù)，而數(shù)字檔案在利用過程中，只需利用計算機，就可以在幾分鐘內(nèi)檢索到所需內(nèi)容，十分方便；紙質(zhì)檔案只能描述二維的歷史記錄，無法滿足人們在建筑設(shè)計、科研等方面的需求，而數(shù)字檔案卻可以利用計算機等先進的工具達到多維的記錄要求。
（四）檔案數(shù)字化建設(shè)是開發(fā)和利用檔案信息資源的基礎(chǔ)
Abstract: The rapid development of information technology and promote the use of the information industry in the national economy the most dynamic growth sectors and an important pillar industries, but also to the ever-changing information technology brings a new urban construction archives research topics - Urban construction of digital files.
Keywords: urban construction archives; digitization; construction; Information; explore
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
隨著信息化水平的不斷提高，如何改變傳統(tǒng)的城建檔案利用方式，把城建檔案實體的信息以數(shù)字化形式通過計算機網(wǎng)絡(luò)提供使用，成為應(yīng)對信息化挑戰(zhàn)的必然舉措。由此，傳統(tǒng)城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注，并且我省一些城建檔案館已經(jīng)開始對此投資建設(shè)。
城建檔案是城市規(guī)劃和建設(shè)管理的重要信息資源，數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為城建檔案事業(yè)科學發(fā)展的必然趨勢。近年來，我們在政府的號召和陜西省城建檔案工作辦公室的引領(lǐng)下，對數(shù)字化建設(shè)方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設(shè)也給城建檔案工作帶來了極大的方便。首先，我們充分認識到城建檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性1、城建檔案數(shù)字化，可改善城建檔案管理工作。只有實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使城建檔案管理部門從封閉走向開放，從城建檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)城建檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。 2、形勢發(fā)展的需求 。21世紀是信息化的時代，數(shù)字城建檔案館是數(shù)字陜西的重要組成部分。所以，要建設(shè)數(shù)字城市，首先要建設(shè)數(shù)字城建檔案館。城建檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求城建檔案館數(shù)字化。城建檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給城建檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是城建檔案館的數(shù)字化。
隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展和國家住房制度改革的不斷深入，城建檔案數(shù)量也隨之大量增加，傳統(tǒng)的以 手工處理為主的管理方式愈來愈暴露出工作效率低下、信息共享困難、差錯率較 高、缺乏透明度等問題，已不能適應(yīng)新形勢的要求。目前，城建檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
二、城建檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容 1、推進城建檔案數(shù)字化，必須提高城建檔案標準化、規(guī)范化水平 。目前，城建檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是城建檔案標準化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多、亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是城建檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個城建檔案信息管理。城建檔案信息自動化的內(nèi)涵包括城建檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是城建檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，城建檔案標準要建立健全和真正實施。城建檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進城建檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好城建檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。 2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平 檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。 3、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè) 目前，我們咸陽市城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文字處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對城建檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過實踐我們認為城建建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各建設(shè)單位檔案目標庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。 三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟 1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。從2008年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2012年12月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保城建檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。從實踐看，城建檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。利用者對我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。 2、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進館單位逐步實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交城建檔案館。這樣既推進了機關(guān)檔案室的電子化進程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。 4、加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。2010年11月份，我市城建檔案館通過政府招標集中采購方式，購買了長翼建設(shè)項目電子檔案管理軟件1套，2U高密度機架式服務(wù)器1臺，IT-SCAN掃描儀1臺。進一步加強城建檔案掃描設(shè)備、計算機軟硬件、網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)站等信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。利用計算機管理軟件輔助完成各類城建檔案的收集、整理、立卷、保管和檢索利用。積極創(chuàng)建各類專題信息數(shù)據(jù)庫和館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。逐步推進城建檔案信息化，以電子檔案接收為突破口。加強對電子檔案制作、接收、保存的指導(dǎo)和監(jiān)督，保證電子檔案的真實性、有效性、完整性以及長期可讀。在此基礎(chǔ)上，加強電子檔案和重要城建檔案異地備份工作的研究，積極、穩(wěn)妥、有序地開展異地備份工作。
5、積極整合各類資源。全省各地市城建檔案主管部門將充分利用城建檔案管理機構(gòu)在檔案信息資源、技術(shù)設(shè)備等方面的優(yōu)勢，依托各地市城建檔案館和建設(shè)信息中心，實行“一個機構(gòu)、兩塊牌子”的運行模式，把城建檔案信息化建設(shè)和電子政務(wù)信息建設(shè)有機結(jié)合，實現(xiàn)資源共享。今后，我們準備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外，隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。 城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期而又復(fù)雜的任務(wù)，也是21世紀城建檔案發(fā)展的方向。不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展。
參考文獻：
1、《中國檔案管理精覽》陳兆祦主編1997年版；
1 當前檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義
1.1 宣傳教育的重要載體
檔案管理資料，主要來源于教學、科研、管理及服務(wù)等工作，人們可以通過這些檔案資料及信息，進而了解整個的發(fā)展情況，是全面展示教育教學成果的第一手資料，也是向開展各種宣傳教育活動的重要載體和內(nèi)容。
1.2 領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)
我們清楚，完整的檔案資料，可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。一是在檔案數(shù)字化建設(shè)實踐中，由于領(lǐng)導(dǎo)在工作中往往需要了解掌握的具體情況，而檔案數(shù)字化建設(shè)則可以提供準確的數(shù)據(jù)信息。二是如果領(lǐng)導(dǎo)需要了解學生的學習情況、學習動態(tài)等，也可通過參考檔案資料來獲取相應(yīng)的信息。三是新上任的領(lǐng)導(dǎo)則都可通過查閱檔案資料，很快熟悉的基本情況，進而為工作的開展奠定基礎(chǔ)。此外，還可以針對管理制度存在的問題與不足，提出相應(yīng)的對策建議，不斷優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)與資源配置。
1.3 文化建設(shè)的客觀要求
檔案作為文化建設(shè)的歷史和記憶，必然成為了傳承歷史文化的重要載體之一。作為日常管理的重要組成部分，檔案數(shù)字化建設(shè)不僅是展示文化建設(shè)的重要窗口，而且也是知識、信息和技術(shù)的集散中樞。所以，檔案數(shù)字化建設(shè)和資源配置的優(yōu)化，對于建設(shè)文化具有重要的意義和價值。
2 檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題
2.1 管理意識較為淡薄
由于在思想認識方面，一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案數(shù)字化建設(shè)與資源配置工作不夠重視，檔案數(shù)字化建設(shè)人員也沒有認識到它的重要意義。他們總認為，檔案數(shù)字化建設(shè)工作不夠重要，普遍缺乏整理、搜集和研究檔案工作的積極性，更不重視檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)化工作。這種觀念是非常錯誤的。這是因為，檔案數(shù)字化建設(shè)作為其內(nèi)部的管理機構(gòu)之一，也是完整保存有關(guān)資料的重要載體，更是各項工作及成果的全面體現(xiàn)，故我們必須切實提高思想認識，應(yīng)當加強檔案數(shù)字化建設(shè)與資源配置的優(yōu)化。
2.2 體制、機制不夠健全
一直以來，由于受過去傳統(tǒng)落后體制機制的影響制約，一些檔案數(shù)字化建設(shè)的思想、觀念意識較為薄弱，因而體制機制相對不夠健全、完善。當前，很多還沒有把檔案數(shù)字化建設(shè)工作作為基礎(chǔ)性工作來抓，相應(yīng)的收集、管理等制度也不夠健全完善，必然導(dǎo)致了出現(xiàn)檔案資料殘缺不全、管理較為混亂的不良局面。比如，在一些重要檔案存在斷檔、缺檔，甚至沒有等現(xiàn)象，而且檔案資料存放混亂，根本談不上系統(tǒng)性、完整性和準確性了，大大降低了檔案資料的利用率。
2.3 管理人員素質(zhì)不高
當前，一些的檔案數(shù)字化建設(shè)人員多為兼職，加之整體素質(zhì)不高，不僅沒有系統(tǒng)、專業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)知識，也沒有計算機、網(wǎng)絡(luò)和信息等方面的知識。一般情況下，他們往往只是做好檔案資料的登記、搜集、整理、歸檔和保管等基礎(chǔ)性的日常工作。但卻不能很好地適應(yīng)需要一定技術(shù)要求和水平的檔案信息化管理工作。所以，檔案數(shù)字化建設(shè)人員的整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平已越來越不能滿足檔案現(xiàn)代化、信息化管理的根本要求了。
2.4檔案結(jié)構(gòu)不盡合理
從很多的實際來看，其檔案數(shù)字化建設(shè)的結(jié)構(gòu)不盡合理。諸如文書檔案資料所占的比重比較大，而一些以教育教學業(yè)務(wù)為主的特色檔案資料相對比較少，有待進一步完善。而以檔案數(shù)字化建設(shè)的載體而言，紙質(zhì)檔案資料比較多，其他形式如電子檔案資料的種類、數(shù)量相對很少。目前，從檔案數(shù)字化建設(shè)信息化發(fā)展的趨勢來看，檔案數(shù)字化建設(shè)的結(jié)構(gòu)已經(jīng)不能很好地適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展的現(xiàn)實需要。
3 檔案數(shù)字化建設(shè)中資源優(yōu)化與配置的探討
3.1 健全檔案管理制度
我們必須進一步健全完善優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)與資源配置的體制機制。通常情況下，檔案數(shù)字化建設(shè)的具體工作主要包括檔案資料的收集、整理、鑒定、分類、保管、檢索、研究、統(tǒng)計以及利用等方面。面對如此眾多的流程和環(huán)節(jié)，如果不研究制定出科學合理的規(guī)章制度來進行管理與規(guī)范，那么就會不利于檔案數(shù)字化建設(shè)工作開展。可見，為有序開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作，我們就必須健全完善一整套科學有效的管理體制機制，這是做好新形勢下檔案數(shù)字化建設(shè)工作的前提和基礎(chǔ)。
3.2 優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)
一方面要求應(yīng)高度重視收集、整理與歸檔那些具有歷史意義的檔案資料。因為這些檔案資料本身就是以文字的形式，直接記錄著的重要活動、重大事件的，故對于優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)的結(jié)構(gòu)具有十分重要的意義和作用。然而，這些資料往往較為分散、零碎，很難收集、整理和歸檔，因而比較容易被人們忽視。
3.3 開發(fā)利用檔案資源
只有讓檔案信息和資源得到充分開發(fā)與利用，檔案數(shù)字化建設(shè)與優(yōu)化才有其存在的意義和價值，加強檔案數(shù)字化建設(shè)工作才具有其意義與作用。在開發(fā)利用檔案資料時，有關(guān)人員應(yīng)當做到以下幾個方面：一是檔案數(shù)字化建設(shè)人員要積極服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的決策，并結(jié)合工作的需要提供及時、準確和完整的檔案資料，為發(fā)展服務(wù)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的價值。二是扎實做好宣傳工作，大力提高檔案資料的利用率。三是更新檔案數(shù)字化建設(shè)理念，讓更多的人們正確認識檔案數(shù)字化建設(shè)與優(yōu)化的意義和價值，不斷提高利用檔案資料的機率。
4 結(jié)語
總之，優(yōu)化的檔案數(shù)字化建設(shè)和資源配置，具有極為重要的現(xiàn)實意義。因此，我們必須結(jié)合實際，積極采取有效的對策措施，全面優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)與資源配置，促進全面快速健康發(fā)展。
參考文獻
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檔案作為對人類社會實踐活動中形成的具有保存價值的并以各種載體形式呈現(xiàn)出來的文件，只有將其重要作用得以在現(xiàn)代化建設(shè)中得到出來，那么檔案和檔案建設(shè)工作才有其現(xiàn)實的價值和意義。長期以來我國的檔案管理工作都對其利用價值不重視，以致于檔案工作處于封閉的狀態(tài)，所以在當前信息化時代，需要充分的將檔案信息資料變?yōu)橛杏玫男畔ⅲ涌鞕n案數(shù)字化建設(shè)工作的進程，從而使檔案信息資源更好的為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
1 檔案數(shù)字化的發(fā)展概述
1.1 檔案數(shù)字化的概念
在各種高新技術(shù)支撐下，把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為檔案信息，利用數(shù)字化形式進行存儲，同時以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，在計算機系統(tǒng)的管理下形式一個有序的檔案信息庫，能夠提供利用，使信息資源實現(xiàn)共享。長期以來在我國的檔案管理都是以紙質(zhì)、膠片和底片等載體形式來進行的，而且在目前部分檔案館中保存的檔案信息形態(tài)還是如此，這對于當前信息化時代的社會，具有較大的適應(yīng)性，使檔案的經(jīng)濟價值和社會價值無法有效的發(fā)揮出來，所以檔案數(shù)字化建設(shè)具在必要性和緊迫性，是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理和利用的重要保證。
1.2 檔案數(shù)字化的發(fā)展的主要內(nèi)容
檔案數(shù)字化的發(fā)展的主要內(nèi)容：檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫；載體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫；檔案專題信息的采集與建庫。
1.3 檔案數(shù)字化的發(fā)展的作用
近年來，我國加牧了檔案信息化建設(shè)的步伐，而檔案信息化建設(shè)其中最為重要的內(nèi)容即是檔案數(shù)字化。這對于保護檔案原件有著極其重要的作用，檔案數(shù)字化有效的保護了檔案原件，數(shù)字化的原件副本代替原件進行使用，而且利用縮微膠片實現(xiàn)了檔案信息的永久保存，即使在天災(zāi)人禍情況下也不會發(fā)生毀滅性破壞，而且還可以對模糊及殘缺的檔案信息進行有效的修復(fù)，確保其使用價值。
檔案數(shù)字化后，使檔案的利用方式發(fā)生了較大的為化，在檔案利用上不再受到數(shù)量、時間和空間的限制，一份檔案可以同時提供多人進行共享使用，而且通過局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)有效的實現(xiàn)了檔案的異地利用，使檔案的利用空間得到拓展，同時在檔案使用過程中，人們不必再受檔案館開關(guān)館時間的限制，通過計算機網(wǎng)絡(luò)人們隨時可以對自己需要的檔案信息進行利用。
檔案數(shù)字化的實現(xiàn)有效的改變了目前各檔案網(wǎng)站信息資源匱乏的問題，增加了信息加工的深度，使指引性信息和實質(zhì)性信息增多。所以加快檔案數(shù)字化建設(shè)的進程，這勢必會加快我國檔案行業(yè)的發(fā)展速度，使傳統(tǒng)檔案盡快向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化。
2 我國檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題
目前在我國檔案數(shù)字化建設(shè)過程中還存在著很多的問題，不僅沒有統(tǒng)一的檔案信息管理標準，而且標準管理工作還較為滯后，存在名目繁多的系統(tǒng)，從而使整體水平難以有效的發(fā)揮出來。同時當前很大一部分檔案管理人員都是老同志，這部分人員年齡較大，對于現(xiàn)代化的先進技術(shù)和新事物接受能力較慢，思想觀念較為保守，認識不到檔案數(shù)字化的重要性，對數(shù)字化專業(yè)知識缺乏，這在很大程度上限制了檔案數(shù)字化建設(shè)的速度的提高。
在數(shù)字化建設(shè)過程中，由于受到經(jīng)濟基礎(chǔ)和物質(zhì)條件的制約，各單位在實施過程中整體水平存在著明顯的差異，這主要體現(xiàn)在系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)、運行維護和管理等方面。與此同時，各單位在信息共享方面落實不到位，效率低下，甚至不能實現(xiàn)信息共享，這就形成了信息孤島現(xiàn)象，信息傳達不到位或者根部沒有收到相關(guān)信息。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，由于檔案數(shù)字化系統(tǒng)仍處于由文件管理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡性階段，數(shù)據(jù)庫建設(shè)水平仍有待提高。可以看出，檔案數(shù)字化在實踐過程中存在的相關(guān)問題，將會影響其發(fā)展和提高，因此，需要進一步提高檔案信息管理的數(shù)字化和信息化。目前，由于缺乏對檔案信息化和數(shù)字化的整體規(guī)劃，檔案管理信息系統(tǒng)效率較低，這嚴重阻礙了信息系統(tǒng)功能和效用的發(fā)揮，息化和數(shù)字化對檔案信息的支撐作用有限，無法實現(xiàn)檔案的科學管理，部分檔案信息系統(tǒng)由于缺乏規(guī)范化和標準化的管理和維護，系統(tǒng)時常出現(xiàn)宕機現(xiàn)象，這在一定程度上也限制了檔案數(shù)字化建設(shè)步伐。
3 加快我國檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展策略
通過檔案數(shù)字化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，能夠讓廣大民眾能夠方便地獲取實時檔案信息，為各方檔案信息的需求者提供網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)快捷、高效的檔案管理模式。然而我國檔案數(shù)字化建設(shè)還處于信息化建設(shè)的初步階段，檔案數(shù)字化過程中還有不少的問題，這些問題的存在和變化制約著我國檔案的信息化進程。因此，推進檔案數(shù)字化，必須提高檔案信息管理的標準化和規(guī)范化水平，包括檔案業(yè)務(wù)管理的規(guī)范性，建立健全檔案標準實施規(guī)范，積極推進檔案數(shù)字化建設(shè)，抓好檔案標準化、規(guī)范化發(fā)展。同時要注重檔案信息系統(tǒng)的整體效果，利用網(wǎng)絡(luò)進行信息溝通和交流，充分檔案信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，高檔案管理系統(tǒng)的綜合能力鼓勵和支持先進單位提高裝備水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經(jīng)驗。
此外，要重視檔案信息管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。就目前我國檔案管理的信息化狀況來看，仍處于由文件管理向數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的過渡階段，檔案信息的數(shù)據(jù)庫建設(shè)是指利用信息技術(shù)對檔案進行科學的管理和方便的使用，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，面向應(yīng)用，把利用頻率和使用效率結(jié)合起來，把綜合數(shù)據(jù)庫的完善和提高與各單位檔案目標庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，使自動化效率大大提高。
加強對檔案信息化和數(shù)字化進行整體規(guī)劃，對檔案的標準化和信息化進行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一系統(tǒng)接口，使檔案數(shù)字化建設(shè)有章可循，穩(wěn)步推進，形成統(tǒng)一有序的管理系統(tǒng)，從而提高系統(tǒng)的管理水平，提高系統(tǒng)的利用率，大力推動檔案的數(shù)字化進程和發(fā)展。
關(guān)鍵詞 醫(yī)院；數(shù)字化；檔案建設(shè)
中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2016）172-0099-01
在醫(yī)院的建設(shè)管理中，檔案建設(shè)具有很重要的作用，特別是在當前的數(shù)字化環(huán)境中，強化醫(yī)院檔案的數(shù)字化建設(shè)更是意義顯著。相對傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案建設(shè)，數(shù)字化檔案本身有很多的優(yōu)勢，比如檔案的存儲量很大、檢索很方便等，所以目前我國已經(jīng)有很多醫(yī)院開始重視并實施醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)。但受多種因素的影響，現(xiàn)階段的醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)水平還不是很高，建設(shè)中還存在一些問題，為此應(yīng)該加強對這些問題的研究，以此提升醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)水平，進而更好的服務(wù)于醫(yī)療事業(yè)。
1 醫(yī)院數(shù)字化檔案的內(nèi)涵
醫(yī)院數(shù)字化檔案就是把紙張、錄像帶等這些檔案資料通過掃描、轉(zhuǎn)化等轉(zhuǎn)化成聲音或者圖片文件等，這些轉(zhuǎn)化生產(chǎn)的文件就屬于數(shù)字化檔案。借助文字識別技術(shù)和存儲技術(shù)，把圖片與文件等存儲在光盤中，然后通過存貯介質(zhì)實現(xiàn)文件管理。現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)中為提升檔案管理效率，就開始采用數(shù)字化檔案建設(shè)，以此實現(xiàn)檔案的高效管理。比如醫(yī)院可以通過很多查詢手段，快速的進行檔案資料的檢索，然后把數(shù)字化檔案資料在醫(yī)院相關(guān)網(wǎng)絡(luò)中，在新的檔案資料管理技術(shù)下使用數(shù)字化檔案管理對檔案信息進行合理的管理，進而為醫(yī)院的醫(yī)療事業(yè)高效開展奠定良好基礎(chǔ)。總而言之，醫(yī)院數(shù)字化檔案就是以數(shù)據(jù)庫和計算機技術(shù)為基礎(chǔ)，建設(shè)的新型檔案資料形式，用電子存取的方式進行檔案資料的數(shù)字化管理、存儲及加工。現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的運用是將檔案資料作為中心，對檔案資料進行處理，實現(xiàn)檔案的高效管理。
2 醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)中存在的問題
1）基礎(chǔ)建設(shè)不完善。在現(xiàn)代醫(yī)院的檔案管理中，檔案對醫(yī)院工作的順利開展有很大的影響，檔案不僅記載著醫(yī)院的最初建檔資料，最重要的是檔案還能為醫(yī)療服務(wù)提供基礎(chǔ)依據(jù)。但是，目前在很多醫(yī)療機構(gòu)中，多數(shù)醫(yī)院都將建設(shè)重點放在了醫(yī)療設(shè)備更新上，很少去關(guān)注檔案數(shù)字化建設(shè)，忽略了對數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)建設(shè)及技術(shù)力量的更新，進而使得數(shù)字化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，最終影響了醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)的順利實施。
2）計算機網(wǎng)絡(luò)的安全問題。數(shù)字化檔案建設(shè)需要計算機技術(shù)的支持，但因計算機本身的安全性問題比較嚴重，所以造成醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)中也存在嚴重的計算機網(wǎng)絡(luò)安全問題。近年來，雖然計算機信息技術(shù)在不斷的發(fā)展，但與此同時造成的威脅也越來越多，如果計算機中病毒，就會給醫(yī)院的整體網(wǎng)絡(luò)造成嚴重的后果，最終必然會影響數(shù)字化檔案的安全性。可見，盡管醫(yī)院數(shù)字化檔案具備存儲空間小、傳閱速度快等特征，但相對傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字化檔案自身的危險性因素也是不能忽視的。醫(yī)院數(shù)字化檔案的穩(wěn)定性比較差，對計算機及相關(guān)硬件的要求都比較高，若硬件或軟件不符合規(guī)定要求就會給不法分子留下漏洞，進而惡意攻擊醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進一步使檔案的安全性下降，最終影響醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)的效果。
3）數(shù)字化檔案建設(shè)資金投入力度不足。在醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)中，需要投入大量很多的資金，以此保障數(shù)字化檔案建設(shè)的順利進行。數(shù)字化檔案建設(shè)中的資金投入應(yīng)該重點放在硬件購置和軟件開發(fā)上，還應(yīng)該做好相關(guān)工作人員的技能培訓(xùn)。另外，在醫(yī)院的數(shù)字化檔案建設(shè)中，系統(tǒng)的維護也需要很多的資金。但是，現(xiàn)在很多醫(yī)院的財務(wù)預(yù)算都不是很充足，很多資金都是用在提高醫(yī)療水平方面，需投入比如購置先進的醫(yī)療設(shè)備，還有一些是用在醫(yī)護人員的培養(yǎng)上，所以導(dǎo)致醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)的資金不充足。
3 提升醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)水平的措施
1）建立完善的基礎(chǔ)設(shè)施。第一，強化醫(yī)院檔案室內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，應(yīng)該購置配套基礎(chǔ)設(shè)施，比如檔案柜、計算機、打印機等設(shè)備，還要配置和數(shù)字化檔案相關(guān)的系統(tǒng)軟件，以此逐漸將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化成電子文件，與此同時還應(yīng)該強化檔案系統(tǒng)的存儲和處理數(shù)據(jù)功能。第二，建立數(shù)字化平臺，創(chuàng)造優(yōu)良的數(shù)字化環(huán)境，進而為數(shù)字化檔案建設(shè)提供基礎(chǔ)平臺保障。醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)的綜合性比較高，開發(fā)軟件、管理檔案等都是數(shù)字化檔案建設(shè)中的關(guān)鍵，因此在建立數(shù)字化平臺時，應(yīng)該強化對軟件開發(fā)和硬件采購的重視，選擇安全性能高的軟件及硬件設(shè)施，構(gòu)建安全的檔案存儲環(huán)境。第三，建立醫(yī)院自身局域網(wǎng)平臺，和醫(yī)院的護理、人事及醫(yī)務(wù)等部門做好銜接，以此實現(xiàn)動態(tài)銜接，還可配合相關(guān)資源人員進行共同開發(fā)，以此實現(xiàn)資源共享的目的，最終建立互利性高的醫(yī)院數(shù)字化檔案管理室。
2）提高數(shù)字化檔案安全性。在醫(yī)院的數(shù)字化檔案建設(shè)中還必須增強檔案信息的安全性，以此保障醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)的效果。在提升醫(yī)院數(shù)字化檔案安全性時，可以使用信息加密技術(shù)以及防火墻技術(shù)等實現(xiàn)醫(yī)院數(shù)字化檔案的安全保護。現(xiàn)階段，在醫(yī)院的計算機網(wǎng)絡(luò)安全管理中，防火墻和信息加密技術(shù)的應(yīng)用效果還是比較顯著的。在信息加密及防火墻等技術(shù)的保護下，能有效實現(xiàn)數(shù)字化檔案的備份管理，防止數(shù)據(jù)庫內(nèi)檔案信息被破壞，即便檔案受到破壞也能得到恢復(fù)，最大程度提升檔案的安全性。
3）加大檔案建設(shè)資金投入力度。醫(yī)院的日常經(jīng)營中會產(chǎn)生很多類型的檔案，這些檔案都是后期醫(yī)療服務(wù)工作順利進行的依據(jù)，所以應(yīng)該加強對這部分工作的重視。隨著現(xiàn)代社會信息技術(shù)水平的提高，醫(yī)院的數(shù)字化檔案建設(shè)數(shù)量和規(guī)模都在擴大，在數(shù)字化檔案建設(shè)中需要很多的資金支持，為保證整個醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)效果，必須加大資金投入力度，為數(shù)字化檔案建設(shè)提供基礎(chǔ)資金保障，通過強化軟件和硬件建設(shè)，促使醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)得以有效發(fā)展。
4）提高數(shù)字化檔案建設(shè)人才素質(zhì)。為提升數(shù)字化檔案建設(shè)取的效果，重點還應(yīng)該提升醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)人才素質(zhì)，保證數(shù)字化檔案建設(shè)更規(guī)范。也就是說在醫(yī)院數(shù)字化檔案中，不僅要保證軟件和硬件設(shè)施符合條件，還必然強化對數(shù)字化檔案建設(shè)人才的培養(yǎng)，定期進行數(shù)字化檔案建設(shè)人才的培訓(xùn)，在確保其能掌握基礎(chǔ)理論知識的基礎(chǔ)上，還要提升其計算機系統(tǒng)操作能力，最終為醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)提供重要的人才保障。
4 結(jié)論
總而言之，醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)是現(xiàn)代醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果，而且數(shù)字化檔案建設(shè)對醫(yī)院整體檔案管理水平的提高具有重要的推動作用，因此要求相關(guān)從業(yè)人員必然在明確醫(yī)院數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)上認真分析數(shù)字化檔案建設(shè)中存在的問題，然后針對具體的問題制定對應(yīng)的解決措施，只有這樣才能保障醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)水平得到有效提升，進而推動我國醫(yī)院檔案管理的更好發(fā)展。
參考文獻
[1]陸偉華.醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)面臨的困境及消解方法分析[J].管理觀察，2016（7）：190-192.
【關(guān)鍵詞】信息化環(huán)境;文化藝術(shù)檔案;數(shù)字化建設(shè)
伴隨著我國經(jīng)濟與科技的不斷發(fā)展，當前在眾多領(lǐng)域都已實現(xiàn)了信息化數(shù)字化的建設(shè)，而在文化藝術(shù)檔案的管理工作中，更需要建設(shè)檔案管理的數(shù)字化，才能有效延長藝術(shù)檔案的使用壽命，從整體上提高檔案管理水平與應(yīng)用水平。
1文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)簡述
文化藝術(shù)檔案是為了建設(shè)文化文明社會而開展的各種文化藝術(shù)活動的見證，屬于我國民族文化組成的一部分，其中包含了戲劇、舞蹈、音樂、美術(shù)等等，無論是何種藝術(shù)形式，都有非常重要的欣賞價值與收藏意義，而文化藝術(shù)檔案就是將涉及其中的文字、錄音、實物和照片等收集起來，進行統(tǒng)一管理，為后人留下更多豐富的文化遺產(chǎn)，共建文明社會［1］。實現(xiàn)文化藝術(shù)檔案的數(shù)字化建設(shè)目標，就要求與當前計算機技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)以及存儲技術(shù)結(jié)合起來，將這些信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案儲存模式，再與網(wǎng)絡(luò)化連接，采用計算機系統(tǒng)進行統(tǒng)一的管理，形成信息庫，其資源供社會享用。積極建設(shè)數(shù)字化文化藝術(shù)檔案，在當代具有重要的現(xiàn)實意義。首先，能夠有效提高藝術(shù)檔案利用率，將其記錄并保存形成全新的文化藝術(shù)不動產(chǎn)，并在虛擬的環(huán)境下進行展示和傳播，進一步實現(xiàn)文化資源的整合以及最大化的共享，結(jié)合當今網(wǎng)絡(luò)傳播面廣、快速便捷的特點，人們的精神文化需求才能得到進一步滿足。其次，能夠保證一些悠久藝術(shù)檔案良好保存的目的，其中涉及到的保存方式有文字、影像、數(shù)字化等等，這些都是非常有效的保護措施，不會因為實體檔案文件的損壞而失去利用價值。再者，還能有效規(guī)避安全風險。一些異地保存的藝術(shù)檔案數(shù)字化副本，就很大程度上實現(xiàn)了檔案資料的安全，預(yù)防因為人為因素、自然因素而導(dǎo)致?lián)p壞。目前，非永久保管的藝術(shù)檔案日益增多，在建設(shè)數(shù)字化管理的工作中制作數(shù)字化母本加以保管，很大程度上環(huán)節(jié)了空間的保管壓力，對于檔案的移交工作等都有便捷化作用［2］。
2信息化環(huán)境背景下的文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)措施
2.1前期準備工作
準備工作是創(chuàng)建文化藝術(shù)檔案數(shù)字化的前提，工作人員首先要遵循與數(shù)字化要求的基本原則，對文化藝術(shù)檔案可行性進行分類，確定具體的周期與范圍，并由此擬定相關(guān)的物力和人力投入方案。其次，要針對實物性的藝術(shù)檔案做好篩選工作，比如材料的大小、規(guī)格，影像的清晰程度、具體數(shù)量，以及資料的易破損程度，都要進行詳細的清點和登記。再者是對進行數(shù)字化的材料做好已數(shù)字化和物理存儲的說明與標注，明確具體的來源信息。還有就是做好批量材料的存取以及復(fù)位工作，進一步保障材料的安全。最后是要確定儲存的計算機硬盤容量和內(nèi)存情況是否符合存儲的要求。
2.2采集處理工作
藝術(shù)檔案的實物要轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的方式進行傳播與儲存，那么采集與處理工作就非常重要。在進行采集時，工作人員要積極采用掃描等技術(shù)手段，確保不同規(guī)格的材料達到同樣的字體大小、字跡風格、清晰程度，盡可能恢復(fù)母本的原始性，又要適度參考當下應(yīng)用的便捷性原則確保使用效果。同時還要做好糾偏、防污、壓縮等處理。
2.3數(shù)據(jù)處理工作
這是文化藝術(shù)檔案數(shù)字化處理后進行的工作，對錄入數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容進行核對與排序，提高后續(xù)管理工作和檢索工作的便捷性。針對已經(jīng)錄入的數(shù)據(jù)信息要進行全面的檢查，確保錄入的準確性與完整性，有卷件標題的要確保其相符，分類正確，核對標明數(shù)據(jù)與內(nèi)容的一致性，避免有遺漏的情況發(fā)生，并及時發(fā)現(xiàn)錯誤進行改正。必要情況下還要及時參照母本的內(nèi)容進行驗收，提高文化藝術(shù)檔案的真實與可靠性。
2.4建立藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫
作為藝術(shù)檔案信息數(shù)據(jù)儲存介質(zhì)、信息對象、管理系統(tǒng)的整合體，數(shù)據(jù)庫包含了軟件、數(shù)據(jù)管理員等，在形式上可以將其分為關(guān)系式數(shù)據(jù)庫、非關(guān)系式數(shù)據(jù)庫以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)結(jié)合，屬于一項應(yīng)用較廣的數(shù)據(jù)庫建設(shè)技術(shù)之一。主要通過數(shù)據(jù)模型為中心，融合相關(guān)的數(shù)字、圖片、文字、字符、視頻和聲音等等，具備了數(shù)據(jù)量大、類型種類多、處理統(tǒng)一方便的優(yōu)勢，在應(yīng)用和繼續(xù)開發(fā)的過程中還有很大的使用價值。藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫中需要借助C/S和B/S相互結(jié)合的方式開發(fā)，與主流服務(wù)設(shè)置形成無縫的集成，使其達到良好的控制管理效果。其中的C/S程度能夠協(xié)助前期紙質(zhì)檔案信息、自動入庫的管理，解決一些具備歷史信息紙質(zhì)檔案資料管理工作中存在的問題，而B/S模式則為訪問檔案的人提供身份認證等信息檢查，更方便地完成后續(xù)的瀏覽操作。
2.5數(shù)據(jù)備份處理
在經(jīng)過驗收后，合格的檔案數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫以后要進行備份，一方面確保數(shù)據(jù)信息的安全，另一方面也彌補一些部門硬件配置不均衡完善的缺陷，數(shù)據(jù)備份很有必要。其中使用到的光盤通過存放數(shù)據(jù)要求和格式的分類，分為了只讀光盤，如DVD、VCD等等，在進行儲存的過程中，工作人員要充分考慮到文本的具體內(nèi)容和所需要的容量，進而選擇合適的光盤，備份完成以后要及時讀盤，以確保備份的完整度［3］。
2.6共享管理系統(tǒng)
共享管理系統(tǒng)的建立主要特點是分級，屬于對于藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)管理工作中的內(nèi)部權(quán)限控制范疇，用來識別訪問者具體的身份，并分配范圍權(quán)限內(nèi)的瀏覽對象。其中重要的作用是安全保障，這就涉及到安全保障系統(tǒng)，用以確保文化藝術(shù)檔案管理系統(tǒng)能夠正常合理使用，并符合相關(guān)的操作規(guī)范［4］。在進行具體操作時，系統(tǒng)會自動記錄操作過程，防止出現(xiàn)違規(guī)、惡意攻擊或盜取的情況發(fā)生，進一步加強了文化藝術(shù)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的安全保障，也為后續(xù)維護工作的連續(xù)性打下良好的基礎(chǔ)［5］。
3結(jié)語
總之，文化藝術(shù)檔案的數(shù)字化建設(shè)工作任重道遠，其包含了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)等在內(nèi)的諸多技術(shù)性要求，又在科技迅速發(fā)展的背景下為其提供了更大的便捷性與安全性，那么工作人員就必須加大對文化藝術(shù)檔案管理工作的重視，充分利用科技信息的發(fā)展帶來的福利，讓數(shù)字化檔案建設(shè)工作在保存、利用、傳播文化藝術(shù)檔案的工作中發(fā)揮更大的作用，此外還要建立健全相關(guān)的數(shù)字化管理和實體管理機制，讓文化藝術(shù)檔案得到更好的保存與傳播，促進我國精神文明的進一步發(fā)展。
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2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對此投資建設(shè)。我們認為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環(huán)節(jié)進行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。近年來，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設(shè)方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設(shè)也給檔案工作帶來了極大的方便。
首先我們充分認識到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性
1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、形勢發(fā)展的需求
21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強烈需求
當今，人們的時間意識越來越強，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者
二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1、推進檔案數(shù)字化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。
3、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過實踐我們認為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現(xiàn)政務(wù)公開，營造有利于當?shù)厥薪?jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進館單位實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關(guān)檔案室的電子化進程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級機關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展。
參考資料
1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《中國檔案報》2000年第547期
關(guān)鍵詞：國土資源檔案，數(shù)字化建設(shè)，對策
國土資源檔案是國土資源管理部門在各項工作活動中直接形成的、具有保存價值的經(jīng)過整理歸檔的文字、圖表 、聲像 、實物 、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，國土資源管理部門面臨著新的形勢和要求，如何科學地管理好國有土地，提高國土資源管理的效率和水平，充分、合理地利用好有限的國土資源，已成為急需解決的問題。國土資源檔案管理工作必須緊跟國家檔案信息化建設(shè)的步伐，積極加快國土資源檔案數(shù)字化進程，才能更好地適應(yīng)經(jīng)濟和社會發(fā)展的需要，更好發(fā)揮國土資源檔案在經(jīng)濟建設(shè)和社會各項事業(yè)建設(shè)中的作用。
一、國土資源檔案數(shù)字化的涵義及其意義
國土資源檔案數(shù)字化是指利用計算機、掃描儀、圖像處理技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)將傳統(tǒng)介質(zhì)的國土資源檔案，進行數(shù)字化處理，進而形成數(shù)字檔案信息資源的過程。國土資源檔案是國家檔案的重要組成部分，也是國土資源管理工作不可或缺的有機組成部分，它對依法管地、合理開發(fā)用地、解決土地糾紛、農(nóng)村土地承包、制定土地利用總體規(guī)劃及繳納土地租金、征繳國有土地使用稅等很多方面都起到了很重要的作用。隨著新的土地管理法的正式實施，國土資源管理制度和方式都發(fā)生了很大的變化，耕地保護、土地用途管制、國土資源執(zhí)法、礦產(chǎn)管理等管理職能都得到了增強，基本農(nóng)田保護、土地開發(fā)整理、用地報批、征地實施等各項具體工作都有了新的政策、法規(guī)和程序,由此形成的國土資源檔案數(shù)量也日益增多。
雖然現(xiàn)存的具體國土資源檔案多數(shù)是以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，但隨著電子計算機的廣泛應(yīng)用和辦公自動化的逐步普及，近年來產(chǎn)生了越來越多的涉及國土資源管理的電子文件和電子檔案，從而出現(xiàn)檔案的載體從以傳統(tǒng)紙質(zhì)為主，發(fā)展到紙質(zhì)載體、磁性載體、光介質(zhì)載體和其它各類實物載體多元化并存的局面。如何管好用好這些內(nèi)容豐富、數(shù)量龐大的國土資源檔案已成為當前檔案管理工作的一個急需解決的問題。目前比較普遍的看法是將傳統(tǒng)國土資源檔案進行數(shù)字化處理，建立電子文件數(shù)據(jù)庫和電子影像檔案數(shù)據(jù)庫，并通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)傳輸，實現(xiàn)國土資源檔案的合理存儲與有效開發(fā)利用，實現(xiàn)國土資源檔案的社會共享。實踐表明，只有通過檔案信息化，才能更好地實現(xiàn)信息資源共享，才能有效提高檔案信息的利用率，才能更加準確、快捷、方便地提供利用，提高經(jīng)濟效益和社會效益。
二、加速國土資源檔案數(shù)字化建設(shè)的對策
（一）加速傳統(tǒng)載體國土資源檔案的數(shù)字化步伐
傳統(tǒng)載體國土資源檔案的數(shù)字化是實現(xiàn)國土資源檔案信息化管理的基礎(chǔ)。目前檔案數(shù)字化的方式主要有數(shù)據(jù)錄入、檔案掃描、視頻與音頻轉(zhuǎn)換、光學字符識別轉(zhuǎn)換等方式。為了加快數(shù)字化步伐，國土資源管理部門應(yīng)該增加經(jīng)費投入，購置數(shù)字化建設(shè)必需的設(shè)備，為數(shù)字化建設(shè)提供堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。
實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化一般需要分兩步進行：第一步是建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫；第二步是檔案內(nèi)容的數(shù)字化。
建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫是實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，就是對檔案進行主題詞、分類號等標引項的錄入，形成機讀目錄。機讀目錄相對于傳統(tǒng)的簿冊式、卡片式等手工檢索工具來說是一種很大的進步，可以根據(jù)利用者的需求，按館藏檔案的主題類別、形成者，形成時間等重要特征分別歸類，便于利用者通過計算機快捷、準確地查找到所需的檔案。免費論文，對策。
檔案摘要，在一定權(quán)限范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案資源的復(fù)制、編輯等。
由于館藏檔案往往數(shù)量龐大，所以館藏檔案數(shù)字化往往需要分步進行。筆者認為，應(yīng)該認真分析館藏情況，根據(jù)國土資源檔案價值和實際利用工作的需要，具體確定館藏檔案內(nèi)容數(shù)字化的范圍與內(nèi)容。應(yīng)重點考慮以下三個因素：
1、利用因素。首先應(yīng)選擇社會利用面廣，使用頻率高的檔案內(nèi)容進行數(shù)字化，盡快滿足社會利用者對這些檔案信息的需求。
2、價值因素。可考慮優(yōu)先將有較高價值的檔案信息數(shù)字化。免費論文，對策。所謂較高價值：一是指具有長遠利用價值的檔案信息；二是指具有歷史價值和文物價值的珍貴原始資料；三是指具有證據(jù)價值和情報價值的檔案信息。
3、搶救因素。某些傳統(tǒng)介質(zhì)檔案因年代久遠或保存環(huán)境條件差，致使檔案瀕臨損毀，需盡快實現(xiàn)數(shù)字化，使之得到搶救性保護。
4、特色因素。即注重選擇本地區(qū)、本系統(tǒng)有特色的檔案優(yōu)先進行數(shù)字化。在人、財、物力限制較多的情況下尤其要考慮這一因素。一般情況下這些特色檔案是其他檔案部門所沒有的, 它可以體現(xiàn)本檔案部門的特色價值。免費論文，對策。
（二）加速國土資源檔案數(shù)字化的標準建設(shè)
標準化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，假如沒有統(tǒng)一的標準作為依據(jù)，各單位、各部門各自為政、各行其是，必然會出現(xiàn)互不統(tǒng)一，互不協(xié)調(diào)，互不銜接的混亂狀況，其結(jié)果必將是難以實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。因此，規(guī)范統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫形式是檔案數(shù)字化建設(shè)取得成功的生命所在。實施國土資源檔案管理工作的標準化就是要科學地制訂各項標準，使國土資源檔案工作逐步走向規(guī)范化。當前，特別要規(guī)范數(shù)字化加工的過程管理，在掃描、圖像處理數(shù)據(jù)錄入、圖文編輯等工作流程中，必須嚴格按照標準進行。國土資源檔案往往具有成套性、動態(tài)性和綜合性的特點，更要強調(diào)標準化。為了實現(xiàn)國土資源檔案信息數(shù)據(jù)的有效共享，就必須按照檔案數(shù)據(jù)的有關(guān)標準要求，規(guī)范制作檔案數(shù)據(jù)。一般檔案數(shù)據(jù)制作起碼要做到三個統(tǒng)一：統(tǒng)一著錄項目、統(tǒng)一著錄格式和統(tǒng)一檢索語言。同時，還要注意數(shù)據(jù)的準確性、完整性、可靠性和實用性。只有這樣，才能為國土資源檔案信息資源共享打好堅實的基礎(chǔ)。免費論文，對策。
（三）加速國土資源檔案信息化人才隊伍建設(shè)
人才是保證檔案信息化建設(shè)取得成效并持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，因此必須十分重視國土資源檔案信息化專門人才的培養(yǎng)，以滿足國土資源檔案信息化建設(shè)的人才需求。免費論文，對策。
檔案信息化將使檔案部門管理的信息資源的形式特征、工作內(nèi)容和服務(wù)模式都發(fā)生很大的變化。免費論文，對策。因此，作為現(xiàn)代國土資源檔案管理的人員不但要掌握一般的檔案管理的基本知識，國土資源檔案管理的專業(yè)知識，還要掌握計算機技術(shù)應(yīng)用的基本技能。因為要做好國土資源檔案數(shù)字化建設(shè)和利用工作，檔案管理人員就必須掌握較先進的信息處理技術(shù)，否則是無法勝任工作的。所以，國土資源檔案管理部門一方面要注意吸納、引進專業(yè)人才，另一方面應(yīng)該加強對在職檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們計算機管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平和檔案管理系統(tǒng)的運用能力，以利更好地開展國土資源檔案管理信息化工作。
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近年來，伴隨著信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在檔案管理領(lǐng)域產(chǎn)生了大量的數(shù)字化檔案，尤其在代表科學技術(shù)發(fā)展歷程的科技檔案領(lǐng)域，檔案數(shù)字化的趨勢更加明顯，數(shù)字化科技檔案的管理和建設(shè)正在受到人們的廣泛關(guān)注和歡迎。數(shù)字化科技檔案作為一種新的科技檔案形式與傳統(tǒng)檔案一樣具有保存價值，需要對其歸檔、保存以及應(yīng)用等方面的嚴格管理，在信息時代大量數(shù)字化科技檔案不斷產(chǎn)生的背景下，加強對數(shù)字化科技檔案的管理，對數(shù)字化科技檔案的收集積累、整理歸檔、保管利用等方面進行研究，具有現(xiàn)實意義[1]。
1.數(shù)字化科技檔案的內(nèi)涵分析
簡單理解，數(shù)字化科技檔案是科技檔案在信息化時代的一種表現(xiàn)形式，通常形成于特定的數(shù)字設(shè)備中或者產(chǎn)生于數(shù)字應(yīng)用的環(huán)境中，數(shù)字化科技檔案的保持介質(zhì)隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展而分別經(jīng)歷了磁盤、磁帶以及光盤等多樣的數(shù)字化載體 [2]。與傳統(tǒng)紙質(zhì)的科技檔案最大的不同就是數(shù)字化科技檔案在存儲介質(zhì)上以數(shù)字形式進行存儲，因此，在很多性質(zhì)方面，數(shù)字化科技檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)形式的科技檔案有著很大的區(qū)別。為了穩(wěn)妥有效地對數(shù)字化科技檔案進行歸檔及其歸檔后的管理，需要進一步分析和描述數(shù)字化科技檔案的特征。數(shù)字化科技檔案的存在形式呈現(xiàn)多元化，包括文本、圖形圖像、聲音、多媒體以及命令文件等等各種格式的文件形式，從特點上看，數(shù)字化科技檔案具有以下幾個方面的特點：第一，具有非人工直讀性。數(shù)字化科技檔案采用數(shù)字式代碼存儲于某種載體上，必須借助計算機解碼或者專用設(shè)備將其轉(zhuǎn)換成文字、聲音、圖形、圖像等可識讀的記錄才可以識讀。第二，具有對專用設(shè)備及標準的依賴性。數(shù)字化科技檔案與數(shù)字化設(shè)備的軟件和硬件等存在密切的依賴關(guān)系，包括設(shè)備的狀態(tài)、硬件的兼容情況以及軟件的規(guī)范程度等都會對數(shù)字化科技檔案的歸檔及其歸檔后的管理產(chǎn)生影響[3]。第三，存儲的信息具有易更改性和可變性。數(shù)字化科技檔案的信息以數(shù)字編碼形式記錄在載體上，信息內(nèi)容與形式相對獨立，對其進行增刪更改方便。第四，信息與載體之間具有可分離性。數(shù)字化科技檔案的信息內(nèi)容可在不同載體上同時存在或相互交換，而在內(nèi)容上不會發(fā)生任何變化。第五，信息具有可共享性。隨著網(wǎng)絡(luò)化傳輸模式的普及，數(shù)字化科技檔案的信息受時空的限制越來越小，可方便的通過網(wǎng)絡(luò)的方式進行傳播和交流，查閱和利用便捷，信息共享性好。第六，具有多種信息媒體的集成性。隨著多媒體技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化科技檔案的信息形態(tài)更加豐富，具有多種信息媒體的集成性特征。
2.數(shù)字化科技檔案的建設(shè)的主要做法
在進行數(shù)字化科技檔案的建設(shè)過程中，主要涉及到收集歸檔、接收移交、保管和利用等不同步驟，基于這些步驟出發(fā)進行數(shù)字化科技檔案建設(shè)的主要做法有以下方面[4]。
第一，數(shù)字化科技檔案的收集歸檔。數(shù)字化科技檔案涉及到文本文件、圖形文件以及圖像文件等不同的文件格式，其收集積累的方法也有別于傳統(tǒng)紙質(zhì)的科技檔案，在收集積累的過程中要充分考慮到數(shù)字化科技檔案的特點，對不同類型的數(shù)字化科技檔案文件要充分考慮到技術(shù)特性方面的差異，根據(jù)存儲載體、記錄信息標準以及壓縮算法等多方面的不同特性分別采取相應(yīng)措施來保證其內(nèi)容信息的原始性、真實性和完整性；另外，數(shù)字化科技檔案不同文件在讀取和還原的過程中需要相關(guān)生成環(huán)境的信息資料，如不同的軟、硬件環(huán)境等，因此對數(shù)字化科技檔案的收集積累還要包括這些相關(guān)內(nèi)容。數(shù)字化科技檔案歸檔后要進行整理工作，對數(shù)字化科技檔案進行科學整理是將來對其管理和利用等工作的基礎(chǔ)。對數(shù)字化科技檔案的整理包括兩個層次：其一是進行分類、排序的組織整理工作，將基于不同載體存儲的零散雜亂的數(shù)字化科技檔案進行有序的分類、標引和組合；其二是組織建立數(shù)字化科技檔案數(shù)據(jù)庫，目的是實現(xiàn)對數(shù)字化科技檔案進行分類和編號，使所有的數(shù)字化科技檔案成為有機的整體，數(shù)字化科技檔案在數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)名稱和類型涵蓋了對科技檔案相關(guān)信息的詳細描述，其中的核心部分主要是科技檔案文件格式、描述、以及相關(guān)記錄信息等內(nèi)容，文件特征部分包括檔案的形成部門、形成日期、載體類型、載體編號、設(shè)備環(huán)境特征（包括硬件環(huán)境和軟件環(huán)境等），文件記錄特征包括記錄的結(jié)構(gòu)形式（物理、邏輯）、記錄類型、記錄字符及圖形音頻、視頻文件格式、文件載體、型號：數(shù)量等。
第二，數(shù)字化科技檔案的接收移交。對于數(shù)字化科技檔案文件，其形成單位在進行移交工作之前和檔案保管部門在歸檔之前，需要對歸檔的數(shù)字化科技檔案文件載體及技術(shù)環(huán)境進行檢驗，并要求達到100%的合格率水平。在接收移交環(huán)節(jié)主要進行的檢驗項目包括對載體的檢驗以及對歸檔數(shù)字化文件的檢驗，通常包括內(nèi)容的真實性、完整性以及有效性檢驗等，同時還要進行各類輔助說明資料的檢驗和驗證。
第三，數(shù)字化科技檔案的保管。對于數(shù)字化形式的科技檔案，其保管不但要符合紙質(zhì)檔案的基本要求，還由于其存儲載體的不同特點，在保管方面要滿足一些特殊的要求。例如在數(shù)字化科技檔案的存放方式上，要根據(jù)不同的存儲介質(zhì)如磁帶、軟硬磁盤和光盤等采取不同的存放方式，此外不同存儲介質(zhì)對存放環(huán)境的溫濕度控制都有嚴格的要求，在具體保管中要實施嚴格的控制，避免使其受到塵、光、火、磁等各種有害因素的影響，要定期檢查保存狀況，并通過采取信息加密、電子簽名、身份識別、防計算機病毒措施以及備份和信息遷移等不同手段來維護數(shù)字化科技檔案信息的安全[5]。
第四，數(shù)字化科技檔案的利用。數(shù)字化科技檔案建設(shè)的目標就是為了更好的應(yīng)用，根據(jù)數(shù)字化檔案的特點，其利用發(fā)生了較大的變化，實踐中采取的利用方式主要包括基于電子閱覽室閱覽、信息復(fù)制、出借和基于網(wǎng)絡(luò)的在線利用等方式。在對數(shù)字化科技檔案的應(yīng)用中，通過檔案部門來開設(shè)電子閱覽室是當前檔案部門提供利用數(shù)字化科技檔案的主要方式，電子閱覽室配備專用的閱覽設(shè)備，能夠為利用者提供良好的閱檔環(huán)境，同時還有利于控制數(shù)字化科技檔案的使用情況和保護數(shù)字化科技檔案。復(fù)制是根據(jù)數(shù)字化科技檔案的信息與載體可分離性的特點向利用者提供復(fù)印文件以及拷貝在各種載體上的檔案復(fù)制件的利用方式。出借通常是因為工作特殊需要而借出數(shù)字化科技檔案存儲載體的情況，通常要進行嚴格的審查與控制。基于網(wǎng)絡(luò)在線利用是指通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)數(shù)字化科技檔案的利用活動，其中的網(wǎng)絡(luò)可以包括內(nèi)部的局域網(wǎng)服務(wù)和外聯(lián)的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，采取網(wǎng)絡(luò)在線利用的方式目前是數(shù)字化科技檔案利用中正在積極探索的一種利用方式，具有其他應(yīng)用方式所不具備的優(yōu)勢，其服務(wù)范圍廣、利用方便快捷，具有很好的發(fā)展前景。
3.結(jié)束語
步入信息社會以來，以數(shù)字化形式承載的科技檔案越來越普遍，數(shù)字化科技檔案在許多方面均有別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這些差別為數(shù)字化科技檔案的建設(shè)和管理帶來了很多新的問題，因此需要從數(shù)字化科技檔案的特點出發(fā)，研究適用于數(shù)字化科技檔案建設(shè)的有效方法，加強對數(shù)字化科技檔案建設(shè)的探索。
一、高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要性
（一）有利于高校檔案內(nèi)容的信息化。首先高校傳統(tǒng)的檔案管理工作主要體現(xiàn)于實物保管。這種實物管理有極大的人為弊端。譬如管理員的疏忽與遺漏。過于繁重的工作量，對于管理員來說一直是個難題。檔案多而亂，缺失不全的現(xiàn)象時有發(fā)生。管理員常常是深陷案海之中卻毫無頭緒，傷一發(fā)而動全身的事實導(dǎo)致檔案記錄與整理難度進一步加大。但是現(xiàn)代化與數(shù)字化的檔案管理就可以規(guī)避以上問題。因為信息化管理平臺的建設(shè)促使高校檔案信息收集的自動化與網(wǎng)絡(luò)化，不僅擁有得天獨厚的信息收集條件，而且依靠計算機網(wǎng)絡(luò)的龐大數(shù)據(jù)庫還可輕松完成信息儲存。一切檔案信息都將在同一時間歸整。同時這些檔案信息也可以通過計算機的自動編目與自動檢索完成儲存立卷和自行轉(zhuǎn)檔等管理工作。其次，紙質(zhì)和實物保存方法的占地面積大，不如將檔案儲存在硬盤中保險與輕便。這種數(shù)字化形式的轉(zhuǎn)換不僅可以節(jié)省人力成本，而且還可優(yōu)化工作效率。作為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺，信息化的檔案管理可令人不受空間與時間的限制進行信息上傳和檔案查閱。高校檔案管理的信息化與數(shù)字化在最大限度上開放了個人檔案的查閱、收集、編撰、搜索等網(wǎng)絡(luò)通道，更有利于檔案查閱工作的高效運作。（二）有利于高校檔案管理工作的規(guī)范化。高校檔案管理工作作為高校行政事務(wù)的主體，在學校管理中處于重要位置。檔案管理的高效與否直接決定著學校管理秩序的正常運行。信息化與數(shù)字化的檔案管理模式可以促使高校檔案管理工作的規(guī)范化和高效化。不僅可令檔案管理員及時將檔案信息進行歸處理，還能將各類基礎(chǔ)文檔進行及時上傳與歸檔。通過信息化的網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)文檔管理的權(quán)限設(shè)置，建立領(lǐng)導(dǎo)處理意見的通知與下達以及個人的權(quán)限查閱。至年終歸檔中可在數(shù)據(jù)庫中下載檔案信息的清單，然后在系統(tǒng)中完成整個檔案信息的盤查工作。上傳檔案管理數(shù)據(jù)到信息化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，直接就可完成檔案信息的錄入。分檔處理與編號整理等信息化管理程序也都是數(shù)字信息化的高效運用。如此一來不僅實現(xiàn)管理管理的高效運行，也能夠使不同部門之間的工作得到溝通和協(xié)調(diào)，促使高校檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。
二、檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
（一）檔案工作標準化、規(guī)范化缺乏。高校傳統(tǒng)的檔案管理模式根深蒂固。如今建設(shè)信息化的檔案管理平臺可能會遇到標準缺失等技術(shù)問題。雖然檔案管理軟件五花八門，但是具有實用性的軟件卻十分鮮有。我國在信息化檔案管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中缺乏實用型與應(yīng)用型的軟件開發(fā)和自主創(chuàng)新。檔案管理軟件往往漏洞百出，在實際管理過程中缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準。譬如檔案管理軟件的型號與質(zhì)量具有很大差異，可見我國高校不重視信息化檔案管理平臺的建設(shè)，不僅未引進科學的硬件設(shè)施，而且未建立檔案管理系統(tǒng)中規(guī)范的編碼與標準。（二）檔案信息資源的開發(fā)手段落后。高校傳統(tǒng)的檔案管理模式體現(xiàn)于紙質(zhì)與實物管理，這樣的模式存在諸多弊端。紙質(zhì)容易混亂和丟損，而且還需要留置空間。分檔與查閱起來非常不便。而其他檔案的載體形式，譬如聲像檔案最終也會被無形態(tài)無空間無人工的電子檔案所代替。檔案信息資源的開發(fā)其實是多載體與全方位的信息資源轉(zhuǎn)換。高校檔案管理工作不能只限于檔案的歸檔與記錄，更要對分檔后的檔案信息內(nèi)容進行熟悉和掌控。只有時刻跟進收集、下載、查閱、銷毀等管理程序的更新，才能促進高校檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)與開發(fā)。在實際的操作過程之中，因為制度缺乏創(chuàng)新或者遭到抵制，不少檔案資源開發(fā)的技術(shù)推廣效果欠佳。（三）缺乏復(fù)合型人才。高校檔案的信息化管理需要兼顧檔案管理與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)人才。檔案管理的信息化不僅是現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)管理平臺應(yīng)用，更是檔案管理中實現(xiàn)信息化與數(shù)字化的資源整合。管理人員必須經(jīng)過系統(tǒng)的檔案培訓(xùn)課程，對自動化與網(wǎng)絡(luò)化檔案管理平臺的技術(shù)應(yīng)用進行統(tǒng)一的學習與實踐。如果信息化檔案管理人員的專業(yè)知識與個人素質(zhì)偏低，就會影響檔案管理平臺的正常運作以及績效達成。高校內(nèi)也普遍存在不重視檔案管理工作，應(yīng)聘者大多屬于知識單一和技能不足的社會人員。由于缺乏信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理知識，所以管理員根本達不到發(fā)展信息化檔案管理平臺的建設(shè)要求與發(fā)展?jié)撡|(zhì)。特別是當前不少高校檔案管理人員存在著年齡結(jié)構(gòu)偏大，知識結(jié)構(gòu)陳舊，思想保守等一系列的問題，對于檔案服務(wù)工作產(chǎn)生了很多消極影響。（四）存在安全隱患。高校檔案的信息化管理主要表現(xiàn)為應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理知識。所以很容易出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問題。在管理檔案信息的過程中尤為應(yīng)該重視檔案信息安全。針對這種現(xiàn)象我國高校應(yīng)該設(shè)置檔案管理平臺的安全技術(shù)顧問。時刻對本單位的檔案管理平臺進行安全技術(shù)的更新與維護。時刻低檔外來網(wǎng)絡(luò)的不法侵害與內(nèi)部信息調(diào)閱的違規(guī)操作。信息安全部要組織專業(yè)人員防止檔案管理系統(tǒng)遭到非法入侵。還要保障檔案信息的合法調(diào)閱與下載，保持安全網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更新維護，在建設(shè)檔案信息化管理平臺的過程中維護檔案信息的保密性與隱私性。
三、高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的措施
高校檔案管理的信息化與數(shù)字化建立在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理理念的基礎(chǔ)上，即為數(shù)字化的檔案處理，也是檔案管理工作由人為化向數(shù)字化的系統(tǒng)轉(zhuǎn)變。高校利用檔案管理的數(shù)字化建設(shè)可實現(xiàn)信息載體的革新，還可實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理體系的建立。優(yōu)化資源建設(shè)，規(guī)避物理載體儲存信息的弊端。全部以數(shù)字形式記錄于磁盤等計算機信息存儲器中的處理辦法，更有利于院校構(gòu)建數(shù)字化校園體系。其中數(shù)字化的檔案管理工作又可看作是信息化的收集與保管以及現(xiàn)代化的規(guī)章制度。（一）加強檔案的標準化、規(guī)范化建設(shè)。高校檔案管理的信息化建設(shè)必須摒除傳統(tǒng)檔案管理中的實物收集。將實物保管轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字儲存，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺的上傳與共享，并采用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行資源建設(shè)。建立標準化和規(guī)范化的檔案管理工作體系，將收集、查閱、上傳、下載、權(quán)限等管理項目實施一體化的管理模式，以保證檔案信息的數(shù)字化與完整性。譬如文本圖形與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及運行系統(tǒng)和軟件應(yīng)用等一體化管理方面的規(guī)范，還包括元數(shù)據(jù)和檔案處理等對數(shù)字化文檔的處理。實現(xiàn)脫機保存的信息化管理。基于標準的系統(tǒng)運行建立互通共享的數(shù)字化管理制度。促使檔案管理工作的數(shù)字化和規(guī)范化，將檔案的收集與整理都確保在電子化中完成。實現(xiàn)信息化管理還要借助信息錄入軟件與數(shù)據(jù)庫的維護，實施電子化檔案管理，嚴格備份以防丟失現(xiàn)象。（二）建立有效的安全保障機制和評估督導(dǎo)機制。高校檔案管理的信息化建設(shè)必須建立數(shù)字化的檔案系統(tǒng)。所以需制定現(xiàn)代化檔案管理的規(guī)章制度。將電子化檔案管理的工作準則與操作流程，歸入檔案一體化管理制度之中。它包括歸檔制度、保密制度、鑒定制度、備份制度、權(quán)限制度、安全制度等。建立安全保障制度和評估督導(dǎo)制度。在保密性中實現(xiàn)檔案信息的嚴格管理和有效監(jiān)控。促使檔案管理員掌握檔案管理的安全性知識，更要學習掌握網(wǎng)絡(luò)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)安全管理等計算機操作技能。在日常管理制度中加入評估制度，考核管理員的工作表現(xiàn)和業(yè)績達成，借助評估體系提升管理員的檔案管理水平。對評估制度進行細化，并將評估結(jié)果和管理人員的工資、獎金、晉升等掛鉤，提高管理人員工作的積極性和主動性。（三）建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資料資源共享。高校檔案管理的信息化建設(shè)必須建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫。實現(xiàn)自動化的欄目編制與資源共享，做好后臺數(shù)據(jù)維護和檔案歸檔處理。實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與信息化，實現(xiàn)檔案信息儲存的網(wǎng)絡(luò)化和自動化。推進高校檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新與資源共享，實現(xiàn)檔案信息的互動。高校應(yīng)在全校各部建立內(nèi)部信息與外部信息的分離，處理上傳程序，確保檔案信息的及時溝通，促進高校信息的有效收集。還應(yīng)利用信息技術(shù)發(fā)揮檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺的穩(wěn)定性與便利性，促進全校范圍的信息集成與共享。設(shè)定管理平臺的系統(tǒng)開發(fā)與維護，保證檔案的儲存與管理以及網(wǎng)絡(luò)安全的穩(wěn)定運行。（四）加快檔案信息資源管理專門人才隊伍建設(shè)。高校檔案管理的信息化就要實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人才，招聘具有檔案管理知識和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的綜合性人才。高校領(lǐng)導(dǎo)還要建立檔案管理員的培訓(xùn)機制，對檔案管理員進行專業(yè)化與現(xiàn)代化的檔案管理培訓(xùn)課程，培養(yǎng)高素質(zhì)和高水平的管理員，堅持崗位再教育，實現(xiàn)高校檔案管理專業(yè)人才的職稱評聘與晉升機制。可以采取校內(nèi)定期培訓(xùn)和校外交流合作的方式。校內(nèi)的培訓(xùn)可以聘請相關(guān)的專家學者來校授課，或者采取校內(nèi)檔案人員定期交流的方式進行，當然，還應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，采取網(wǎng)絡(luò)授課等形式。校外交流的方式主要是和兄弟院校進行交流與合作，可以采取實地考察等形式。
高校檔案數(shù)字化能夠提高工作效率，節(jié)約人力資本，提高服務(wù)水平。當數(shù)字信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，高校檔案工作應(yīng)該順應(yīng)時展的趨勢，創(chuàng)新工作和服務(wù)方式，進一步提高數(shù)字化建設(shè)水平，更好的為高校正常的教學工作和學生服務(wù)。
本文作者：鐘鋒工作單位：廣東金融學院
關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 檔案管理 問題
中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）02（b）-0142-02
從人類悠久的歷史來看，檔案已經(jīng)存在了上千年。無論是民主自由的西方國家還是中庸重禮的東方國家。檔案從未被丟棄。人類幾千年來一直流傳著檔案記錄，是因為時間可以改變，但是記錄不會改變，它會清清楚楚記錄著發(fā)生過的一切。由此可見，檔案的存在是一種符合人類社會需要和歷史發(fā)展的行為。甲骨文是中國發(fā)現(xiàn)的古代文字中時代最早，體系較完整的文字，主要是刻在龜甲獸骨上的文字。后續(xù)又出現(xiàn)了金石檔案、簡版檔案、纏帛檔案、紙質(zhì)檔案，等等。通過研究檔案的發(fā)展，不難發(fā)現(xiàn)，隨著時代的變化，記錄檔案的方式也從最初的雕刻發(fā)展為紙質(zhì)記錄。而對于如今這個科技發(fā)展縱橫的新時代。人們對于檔案的記錄更是有了新的需求，希望檔案管理可以更加規(guī)范化、制度化、科學化。而“數(shù)字檔案”毫無疑問成為了當今檔案領(lǐng)域里的“新寵”。它伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機技術(shù)等產(chǎn)生的新型檔案信息形態(tài)，具有一定的多元性和分散性；它可以將不同的信息記錄在不同的載體上；不受地理位置的影響；它不再是用人們常規(guī)的紙質(zhì)來記錄；而是用一種新型的更完整，更容易保存，方便及時查找的磁盤、光盤等載體來記錄。
1 數(shù)字檔案的主要特點
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已不再適合社會的發(fā)展需要，因此，被數(shù)字化檔案管理取代是時展的必然結(jié)果，究其原因在于其本身的幾大優(yōu)勢。
1.1 數(shù)字檔案載體容量大
一張3.5寸的磁盤可以貯存1.44M字節(jié)的內(nèi)容；一張光盤可貯存650～700M字節(jié)；移動硬盤的貯存量達到幾G、幾十G、甚至上百G。通常一個單位在幾年內(nèi)保留的文件可全部貯存在一張光盤內(nèi)，為人們大大節(jié)省了管理成本和保存空間，這是傳統(tǒng)檔案管理無法比擬的。再說大家現(xiàn)在的實踐活動的范圍相當廣，勞動對象相當復(fù)雜，實踐的節(jié)奏相當快，所產(chǎn)生的歷史記錄相當多，急需要一種新的檔案載體來取代紙質(zhì)載體。
1.2 數(shù)字檔案安全性高
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于受自然條件和時間的影響，需要長期花費大量人力、物力和財力細心保管，而且紙質(zhì)的檔案若是遭到破壞會很難復(fù)原；數(shù)字檔案與其相比會方便很多。首先，數(shù)字檔案容量大可存儲較多信息，實體檔案數(shù)量少，方便管理；其次，數(shù)字檔案可以多備份，而且很快就可以完成，避免了破壞后無法查找的弊端。
1.3 數(shù)字檔案的使用效率高
紙質(zhì)檔案管理在實際應(yīng)用時會出現(xiàn)查找不便的問題。例如在查找某所學校學生學籍檔案，需要管理員翻閱數(shù)十卷甚至上百卷的檔案尋找，花費的時間長、工作量也大，若是采用數(shù)字化檔案管理，只需要在電腦上檢索所需要的信息，計算機就會自動篩檢給出，如需紙質(zhì)版可直接打印出來，大大提高了人們的工作效率；同時，隨著大量高科技電子產(chǎn)品的出現(xiàn)，如：計算機、數(shù)碼相機、掃描儀等，這些產(chǎn)品具有操作簡單、存儲多且方便的優(yōu)點，已被人們普遍使用。據(jù)了解，已有相當多的機關(guān)、企事業(yè)單位正在實現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動化，網(wǎng)絡(luò)辦公已不再是處于實驗階段，相反，它正處于一種飛速發(fā)展的普及態(tài)勢，這樣就不可避免地會形成大量的數(shù)字檔案。
2 數(shù)字檔案的不足之處
在檔案管理方面，數(shù)字檔案作為一個新生事物，還存在著一些不足之處。
2.1 首先是人們的認知度
從歷史的發(fā)展來看。紙質(zhì)作為最早記錄檔案的方式。最初出現(xiàn)在西漢時期。由于當時技術(shù)有限，造紙成本太高，使用范圍也不是很廣泛。直到東漢時期，蔡倫改造了造紙術(shù)。使得造紙成本降低。也讓大部分人接受了紙質(zhì)記錄。紙質(zhì)的出現(xiàn)經(jīng)歷了上數(shù)百年的時間，隨著造紙技術(shù)的進步，更是一直保留至今，同樣也深受廣大人群的認可。而數(shù)字檔案現(xiàn)在存在的問題就是要如何去推廣，如何讓人們正確地認識數(shù)字檔案。而紙質(zhì)檔案具有真實性的本質(zhì)感，能夠清晰看到，所以內(nèi)心會覺得紙質(zhì)記錄是最安全的；對于數(shù)字記錄有著不安全感，所以很難接受和去嘗試。
2.2 其次是數(shù)字檔案的格式的問題
數(shù)字檔案作為一種通過計算機磁盤等設(shè)備記錄儲存的檔案。雖然節(jié)約了人們翻閱紙質(zhì)檔案的過程，縮短了檔案搜索時間。但是由于設(shè)備的不同，軟件也有不同，需要去下載、安裝，而這樣也會使得占用空間太大而導(dǎo)致有些軟件無法正常安裝，有時還會出現(xiàn)病毒入侵，使得我們的電腦癱瘓。對于不同人群來說，中年人的接受和學習能力還是較好的，而對于一些年紀大的人，他們接受能力有限，自然也不會去嘗試一些新鮮東西。
2.3 最后是數(shù)字檔案的原始記錄受到質(zhì)疑
紙質(zhì)檔案是用紙來記錄，一旦形成再去修改便會有很明顯的修改痕跡，因此可信度比較高，不易被篡改。而數(shù)字檔案是在計算機的環(huán)境下完成的，就有了一種無形的信息資源，人們可以去隨意發(fā)送、復(fù)制、粘貼，一份文件成為了共享文件，也無法保證當事人的一些特征，容易被偽造和篡改，使得數(shù)字檔案的可信度降低。
3 數(shù)字檔案管理問題的解決方式
數(shù)字檔案因其自身顯著的優(yōu)越性，從而被人們越來越重視、認可，進而廣泛應(yīng)用在人們?nèi)粘５纳詈凸ぷ髦校瑢τ谄浯嬖诘牟蛔阒帲P者認為應(yīng)從以下幾個方面入手予以解決。
首先，應(yīng)當加強宣傳，使人們對數(shù)字檔案有更深層次的了解。如今網(wǎng)絡(luò)世界日益發(fā)達，越來越多的人通過網(wǎng)絡(luò)和計算機獲取更多的有效信息，而對數(shù)字檔案進行宣傳，也可以借助網(wǎng)絡(luò)和計算機的力量。通過使用數(shù)字檔案，使相關(guān)部門檔案管理工作走出以往的繁瑣，管理工作變得更方便和快捷，同時，加大數(shù)字檔案的運用途徑，讓數(shù)字檔案以其便捷的優(yōu)勢被更多人所接受。
其次，可以將網(wǎng)絡(luò)計算機行業(yè)、軟件開發(fā)行業(yè)以及檔案管理這幾個行業(yè)相結(jié)合，將文檔、圖片以及聲像等文件格式進行統(tǒng)一。這樣可以有效突破行業(yè)限制，建立更加統(tǒng)一、規(guī)范且兼容性更強的文件儲存格式。
再次，各檔案管理部門在利用數(shù)字檔案的過程中，要注重檔案存儲以及網(wǎng)絡(luò)安全問題，在長期運用后形成一種更加精確快捷的數(shù)字查閱方式。同時，相關(guān)管理部門要根據(jù)檔案密級為社會提供服務(wù)。
最后，應(yīng)當提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作變得更加規(guī)范。新的數(shù)字檔案具有可擦除式的更改性，這就為保留檔案的原始性提出了新的挑戰(zhàn)。一方面，檔案管理人員應(yīng)當注重維護檔案的原始性；另一方面，檔案行政管理部門也為保證數(shù)字檔案的原始性新設(shè)立了相關(guān)制度。
由上述可知，時代的飛躍發(fā)展，要求人要用更先進的生產(chǎn)力與之相匹配，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理雖然有著“輝煌”的過去，然而它在人們實際生活和工作中卻頻頻出現(xiàn)許多這樣那樣的問題，從而也證明了紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)當今社會發(fā)展的節(jié)奏，它被數(shù)字檔案管理所代替是時展的必然趨勢，也許數(shù)字檔案在實際應(yīng)用中會出現(xiàn)或多或少的不足，畢竟它是時展的一個新生產(chǎn)物，但是筆者相信在未來的發(fā)展中，這些不足之處會被大家一一克服，而它，也將會在數(shù)字化時代中為社會提供更加快捷、方便與優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；檔案管理；數(shù)字化
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
1.檔案管理數(shù)字化概述
所謂的數(shù)字化信息技術(shù)實質(zhì)上就是一種集電子技術(shù)、通信技術(shù)、計算機技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等諸多先進技術(shù)于一身的綜合性技術(shù)。受科學技術(shù)發(fā)展的推動，傳統(tǒng)的檔案管理也逐步向電子檔案管理轉(zhuǎn)變，這就要求我們應(yīng)當將數(shù)字化信息技術(shù)有效地應(yīng)用到電子檔案管理當中，以此來提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。
傳統(tǒng)的檔案管理工作基本上都是依靠檔案管理人員手工操作來完成， 這不僅費時而且費力，工作效率也相對較低，而通過應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)之后，借助計算機這一平臺作為檔案管理的基礎(chǔ)，管理人員便可以隨時隨地借助計算機的多種功能對各式各樣的數(shù)據(jù)信息進行整理、歸納、檢索，這樣一來便無需在翻閱厚厚的紙質(zhì)檔案，從而能夠節(jié)省大量的時間，工作效率自然會獲得顯著提高， 檔案管理也變得更加快捷。
此外，與傳統(tǒng)的資質(zhì)檔案相比，電子 文檔基本上都是一些數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)能夠全部存儲在計算機的硬盤當中，從而并不會占用較大的空間，管理起來也十分方便， 這也為檔案管理人員快速完成工作提供了非常便捷的條件。通過對一些檔案管理人員進行調(diào)查了解發(fā)現(xiàn)，應(yīng)用電子信息技術(shù) 進行檔案管理的人員要比仍采用手工作業(yè)的人員輕松很多，并且工作速度和效率也要高很多，由此可見，電子信息技術(shù)值得大范圍推廣使用。
2.城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的突出問題
2.1檔案本質(zhì)屬性影響。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽名、單位蓋章等等，都表現(xiàn)出真實的原始性，也正是檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用。而在檔案管理數(shù)字化中，檔案多數(shù)以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，具有便于修改、便于復(fù)制特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。這就引發(fā)了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的問題：電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案工作的新課題，是決定電子文檔能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。
2.2缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范。檔案工作的標準化、規(guī)范化是數(shù)字化建設(shè)的前提和必要條件。但目前的狀況是：計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足；計算機及其有關(guān)設(shè)備型號各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境；檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標準不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。同時，在日常檔案管理中只有根據(jù)其來源，才能形成相應(yīng)的法律責任。而在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責任界限變得模糊，缺乏法律依據(jù)使得大量的電子檔案無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值，相關(guān)法律條例的制定迫在眉睫。
2.3缺乏組織領(lǐng)導(dǎo)。在數(shù)字化建設(shè)過程中，城市建設(shè)檔案管理部門是主體、是基礎(chǔ)。
2.4缺乏人才。城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要既懂檔案管理，又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。而各級檔案管理部門現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識單一，普通操作型人才居多，系統(tǒng)開發(fā)、程序維護、咨詢服務(wù)和信息導(dǎo)航復(fù)合型人才十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量和速度。
2.5傳統(tǒng)慣性制約。隨著檔案管理數(shù)字化建設(shè)的推進，由于計算機和網(wǎng)絡(luò)管理與傳統(tǒng)檔案管理的方法有很大的區(qū)別，陌生的新工作手段方法與熟悉的傳統(tǒng)工作手段方法之間在使用上的差異，容易產(chǎn)生天然的困難甚至“抗拒”心理，無論這種抗拒心理以什么樣的方式出現(xiàn)，都是城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的障礙。
3.城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的幾點建議
3.1建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，保證檔案的真實性可靠性。首先，通過法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復(fù)性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。其次，通過對電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。再次，提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚怼⒋鎯Α鬟f和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進行備份的方式。最后，分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現(xiàn)因為數(shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以 XML 作為標識規(guī)范的方法，等等。
3.2 建立檔案管理標準，逐步統(tǒng)一完善規(guī)范。標準化、規(guī)范化是檔案數(shù)字化建設(shè)的前提和必要條件。檔案工作部門必須遵循標準化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎(chǔ)性工作，要嚴格按照統(tǒng)一的標準進行規(guī)范整理。國家出臺了一系列相關(guān)標準，除了信息管理共用的標準和目前暫時與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標準外，還有電子文件管理專用的標準和規(guī)范，為檔案管理數(shù)字化提供法律依據(jù)。
3.3加強人才隊伍建設(shè)，儲備后續(xù)發(fā)展力量。要選拔那些具有扎實專業(yè)知識功底、較好的學術(shù)造詣、表現(xiàn)出發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬牛瑸樗麄兲峁┦┱共湃A的舞臺，使之有所作為。對已經(jīng)確定并不斷成長起來的人才，要加強培養(yǎng)力度，不斷提高從業(yè)人員素質(zhì)。要根據(jù)城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的需要，變被動坐等為主動出擊，積極引進有信息專業(yè)技術(shù)特長和熟知檔案管理工作人才，創(chuàng)造良好的留人環(huán)境，為檔案管理工作輸送新鮮“血液”。
3.4加快城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
自建設(shè)部《全國城市建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》頒布實施以來，各地城市建設(shè)檔案網(wǎng)站不斷興建和完善，社會各界從網(wǎng)絡(luò)上獲取越來越多的城建信息資料，從而解決了許多實際問題，城市建設(shè)檔案資源共享的局面得以拓展。當前，應(yīng)繼續(xù)加快城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。城市建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)要納入政府電子政務(wù)建設(shè)的整體框架內(nèi)與電子政務(wù)同步建設(shè)，逐步實現(xiàn)公文管理和城市建設(shè)檔案管理的規(guī)范化與一體化。要利用電子政務(wù)平臺，積極開展城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，全面提高城市建設(shè)檔案利用的效率和質(zhì)量，最大限度地滿足社會各界對城市建設(shè)檔案利用的需求。
3.5積極開展宣傳教育，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念。要組織開展專題宣傳培訓(xùn)教育活動，增強大家轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念的自覺性和積極性，強化創(chuàng)新教育，引導(dǎo)全體人員在城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)上下功夫，協(xié)助檔案管理部門做好機制創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新等方面的工作，確保數(shù)字化建設(shè)的順利進行。
3.6要加強組織領(lǐng)導(dǎo)，增強決策落實力度。要成立主要領(lǐng)導(dǎo)掛帥的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，積極推動城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，落實責任，明確任務(wù)。工作領(lǐng)導(dǎo)小組要勇于開拓、改革創(chuàng)新，不斷凝聚各部門合力，進一步提高科學決策、政策對接、化解矛盾等能力，集中精力謀劃和解決在城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中遇到的各種問題，確保圓滿完成任務(wù)。
4.結(jié)語：
在高科技、信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，城市建設(shè)檔案的數(shù)字化管理是發(fā)展的大趨勢，是一項長期、全面而具體的工作，需要所有檔案人員的積極參與與配合。
參考文獻：
