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首頁 精品范文 檔案室管理制度

檔案室管理制度

時(shí)間:2022-11-23 05:24:06

開篇:寫作不僅是一種記錄,更是一種創(chuàng)造,它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感,將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案室管理制度,希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友,陪伴您不斷探索和進(jìn)步。

第1篇

一、檔案制度與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)完善

__市通信分公司檔案室在檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處的關(guān)懷與指導(dǎo)下,建立健全了《檔案室職責(zé)范圍》、《檔案員責(zé)任制》、《檔案歸檔制度》《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)利用制度》、《檔案庫房管理制度》等各項(xiàng)管理制度,保證__市通信分公司依法開展各項(xiàng)檔案工作。

__市通信分公司檔案室現(xiàn)存有原郵電局、電信局、電信實(shí)業(yè)公司各類檔案館47000余卷。在生產(chǎn)、辦公用房比較緊張的情況下,劃撥出一個(gè)樓層,600多平方米用于檔案庫房、閱檔室、辦公室,并配有比較齊全的現(xiàn)代化管理設(shè)備,庫房設(shè)有自動報(bào)警裝置、先進(jìn)的消防設(shè)施,檔案室有專用的微機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)機(jī)等。

20__年省公司檔案館還為各分公司配備了2臺高質(zhì)量的微機(jī),一套掃描儀,并組織專業(yè)人員將20__-20__文書檔案掃描到微機(jī),年底之前可實(shí)現(xiàn)電子影像管理。良好的辦公環(huán)境和保管條件,為__市通信公司檔案的管理與發(fā)展提供了物質(zhì)基礎(chǔ),推進(jìn)檔案工作不斷前進(jìn)。

二、加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作 實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理

在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和科學(xué)管理方面,我們主要做了以下幾項(xiàng)工作:一是建立了職能部門及相關(guān)維護(hù)、工程管理單位兼職檔案人員為重點(diǎn)的檔案收集網(wǎng)(來源:文秘站 )絡(luò)。

二是在年初通過電子郵件發(fā)出歸檔通知,通知內(nèi)容包括歸檔范圍、要求、時(shí)間等,切實(shí)履行檔案員指導(dǎo)、收集、接收職責(zé)。三是圍繞企業(yè)中心工作開展檔案收集工作。做到企業(yè)各項(xiàng)工作發(fā)展到哪里,檔案收集就延伸到哪里。保證檔案收集齊全、完整。四是采用合理、科學(xué)立卷方法。檔案管理要不斷解放思想,更新觀念,大膽創(chuàng)新,積極探索新形式下檔案工作的方式方法,做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,又方便利用,我們該變了傳統(tǒng)的檔案裝訂方式按照檔案其內(nèi)在聯(lián)系、規(guī)律編號組卷,裝入特制的檔案袋,之后裝入檔案盒。短期保管檔案則直接裝盒。查閱時(shí),根據(jù)盒內(nèi)案卷目錄,可直接查到所需檔案,特別是圖紙,復(fù)印方便,便于利用,為企業(yè)發(fā)展提供快捷有效的服務(wù)。

同時(shí),我們非常注重化檔案安全管理。 為確保檔案安全保密萬無一失,我們堅(jiān)持"安全第一,預(yù)防為主"的方針,制定了《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案庫房管理制度》等各項(xiàng)管理制度,定期進(jìn)行檔案安全檢查,并堅(jiān)持不管工作多忙,下班前一定要進(jìn)行檔案庫房安全檢查,堅(jiān)持做到下班前未整理好的檔案一定鎖進(jìn)檔案柜。由于嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)管理制度,自建檔案室以來,沒發(fā)生一例檔案安全事件。20__年檔案室兩次搬遷,由于領(lǐng)導(dǎo)重視,組織得力,檔案員盡職盡責(zé),3萬多卷檔案無一丟失、損壞,確保了檔案安全。

三、積極開展檔案利用,為企業(yè)發(fā)展提供快捷有效的服務(wù)

檔案管理的最終目的是搞好檔案信息資源的開發(fā)和利用。因此,我們將檔案工作中心移到開發(fā)、利用上,為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作提供快捷有效的服務(wù)。

20__年,配合__市實(shí)業(yè)公司查閱了1998-20__年,1000多份工程檔案,使實(shí)業(yè)公司順利通過__省通信管理局和__省建設(shè)廳電信工程承包企業(yè)二級資質(zhì)認(rèn)證,為企業(yè)發(fā)展,提升企業(yè)競爭能力創(chuàng)造了良好的條件。20__年,通過查閱會計(jì)憑證,解決了實(shí)業(yè)公司尼桑轎車無車籍問題,挽回經(jīng)濟(jì)損失36萬元。20__年7月,__市政部門在修建吉孤一號公路時(shí),將城郊社區(qū)13個(gè)人孔井及6孔管道全部埋在地下,至使吉孤方向線路障礙無法處理,管道內(nèi)電纜、光纜無法利用。通過查閱線路檔案,根據(jù)圖紙查到所有井孔,挽回經(jīng)濟(jì)損失700萬元。20__年,公司上市進(jìn)行資產(chǎn)清查,上市所需數(shù)據(jù)均出自檔案室。共查閱1994-20__年工程檔案2977卷;合同723卷;會計(jì)檔案1134卷。查閱檔案規(guī)模之大,年段之長,卷數(shù)之多是歷史僅有的。我們采取了 "全天候檔案服務(wù)",方式,檔案員隨叫隨到,隨時(shí)查,確保了檔案服務(wù)的及時(shí)性、針對性、實(shí)效性。保證了上市工作順利進(jìn)行。

第2篇

[關(guān)鍵詞]高校檔案 安全 管理

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349(2014)11-0040-01

近幾年以來,由于多數(shù)高校檔案館的管理意識淡薄,管理人員的責(zé)任心不強(qiáng)以及相關(guān)的管理經(jīng)費(fèi)投入不到位,導(dǎo)致防范措施不到位等,造成高校檔案實(shí)體安全和信息安全方面存在不同的隱患。

一、當(dāng)前高校檔案管理中存在的問題

(一)設(shè)施設(shè)備不到位

當(dāng)前,在我國部分高校中對于檔案館的管理和投入還得不到高度的重視。很多高校的檔案館的設(shè)施不到位,如沒有安裝滅火器、空調(diào)以及相關(guān)的除塵設(shè)備,存放書記的檔案柜也是破舊不堪,已經(jīng)不能承受書籍的重量了。檔案館的防盜設(shè)施、防火設(shè)施也不完備,存在安全隱患。

(二)檔案安全制度不健全

在高校檔案管理中所有的資料都是紙質(zhì)品,紙質(zhì)的產(chǎn)品有其自身的弊端,這些檔案都怕遭受水以及蟲子、粉塵、光線等因素的破壞,為了保證檔案的安全性,應(yīng)該采取相應(yīng)的措施進(jìn)行保護(hù)。這樣就需要檔案館建立健全管理制度,要做到每件事情都是有章可循,每個(gè)管理都是有制度可依,將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。但是有些高校的檔案管理制度還是存在一些缺陷,沒有建立完整的管理體系,缺乏檢查的力度和有效的制度執(zhí)行保障。

(三)查閱利用監(jiān)管不力

由于檔案館的管理人員責(zé)任心不強(qiáng),導(dǎo)致檔案館的檔案出現(xiàn)丟失、破損等現(xiàn)象。有些檔案管理人員的素質(zhì)不是很高,安全防范意識相對比較淡薄,監(jiān)管執(zhí)行力度也不夠,對于破環(huán)檔案書籍的行為視而不見,缺乏管理意識,導(dǎo)致檔案的破損。因此檔案室的監(jiān)管不到位,會帶來一系列的麻煩。

(四)檔案安全意識淡薄

在高校檔案管理工作中也存在著安全意識淡薄、防范意識缺失的問題,有些高校不注重對從事檔案管理人員進(jìn)行保密教育,導(dǎo)致他們保密觀念淡薄,保密意識欠缺,造成泄密事件時(shí)有發(fā)生,給國家、學(xué)校造成無法挽回的損失。

(五)安全管理措施亟待加強(qiáng)

部分高校檔案館的防護(hù)措施不到位,在一些高校的檔案管理缺乏安全監(jiān)控設(shè)施,在學(xué)生進(jìn)行信息輸入的時(shí)候,有可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的丟失和泄漏。檔案室的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)流于形式,起不到任何的防護(hù)作用。由于檔案室的疏于管理,多數(shù)高校檔案室的數(shù)據(jù)庫沒有備份以及相關(guān)的數(shù)據(jù)保護(hù)措施,檔案館的管理制度也是比較松散。沒有對比較重要的檔案和文件進(jìn)行備份,如果檔案館出現(xiàn)事故,導(dǎo)致文件被損壞或者檔案館的系統(tǒng)被病毒攻擊,則會導(dǎo)致重要的數(shù)據(jù)全部丟失,造成的損失是不可估量的。

二、高校檔案管理措施思考

(一)完善檔案管理制度

要根據(jù)實(shí)際情況制定高校檔案安全工作的長期規(guī)劃,積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持,建立完善的檔案工作制度,聯(lián)系實(shí)際情況,制定《檔案庫房管理制度》《檔案統(tǒng)計(jì)制度》《檔案保管保密制度》《檔案鑒定銷毀制度》等相關(guān)制度。我們不僅要建立管理制度,更主要的是執(zhí)行和落實(shí)相關(guān)的管理制度,保證相關(guān)的管理制度落到實(shí)處,每個(gè)責(zé)任都要落實(shí)到人,在落實(shí)責(zé)任的同時(shí)高校也應(yīng)該加大檔案館的資金投入,保證檔案館的管理需要的人力、財(cái)力,并且安排責(zé)任心比較強(qiáng)的管理人員進(jìn)行檔案工作的管理,不斷改善檔案保管條件和環(huán)境,切實(shí)保障檔案安全工作的順利開展。

(二)夯實(shí)庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案庫房是高校檔案安全管理的基礎(chǔ),檔案庫房建筑設(shè)計(jì)要按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的要求,避開洗手間、鍋爐房、配電間、燃?xì)夤艿篮陀蟹派湫晕镔|(zhì)的地方,避免樓頂和西曬,嚴(yán)禁用地下室做檔案庫房。檔案庫房要達(dá)到“九防”要求,要配備相應(yīng)的防盜報(bào)警器、溫濕度記錄儀、滅火器、空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、消毒滅菌機(jī)、吸塵器、消磁柜等檔案保護(hù)設(shè)備。還要建立恒溫恒濕、防盜和防火報(bào)警、電視監(jiān)控等檔案庫房安全保護(hù)智能化綜合管理系統(tǒng),做到未雨綢繆,防患于未然。

(三)加強(qiáng)電子檔案及網(wǎng)絡(luò)安全保密管理

首先,計(jì)算機(jī)應(yīng)當(dāng)對借出的檔案進(jìn)行登記并做好標(biāo)識工作,對于檔案館的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)該進(jìn)行的是實(shí)時(shí)防護(hù),并在計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)中設(shè)置防火墻,避免病毒的進(jìn)入和攻擊,造成數(shù)據(jù)庫的信息丟失或者損壞。其次,對于比較機(jī)密的檔案應(yīng)該設(shè)置專門的存儲系統(tǒng),嚴(yán)禁非法復(fù)制、記錄、存儲地名信息。最后,單位應(yīng)當(dāng)按照分級保護(hù)的要求,建立檔案信息系統(tǒng)設(shè)施,設(shè)備安全配置和審計(jì)制度,嚴(yán)格賬戶、口令管理,安裝病毒防護(hù)軟件并定期升級。

【參考文獻(xiàn)】

[1]林生.論高校檔案安全保障體系建設(shè)[J].合肥工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會科學(xué)版),2012(4).

第3篇

[關(guān)鍵詞] 照片 檔案 初探

照片檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價(jià)值的照片、底片,并輔以文字說明的歷史記錄。是國家檔案的重要門類和載體,具有重要的保管和利用價(jià)值。筆者這幾年在工作中發(fā)現(xiàn),照片檔案普遍存在著檔案形成的數(shù)量少、收集不齊全、整理不規(guī)范、說明文字填寫不完整、保管條件差、管理混亂等問題,直接影響了檔案的完整和照片檔案的保管及利用。照片檔案工作滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平,已到了非抓不可的程度。因此,采取有效措施,加強(qiáng)照片檔案管理工作刻不容緩。

一、照片檔案存在的問題

(一)照片檔案管理混亂,問題復(fù)雜。

1、管理制度不健全,照片檔案沒有集中統(tǒng)一管理。

有很多單位制定了相應(yīng)的照片檔案管理制度,有些單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查,照片檔案的管理主要存在著3種形式:一是檔案室集中統(tǒng)一管理,隨時(shí)形成隨時(shí)移交,二是各科室一年一次移交檔案室,三是由科室分散保管或個(gè)人保存。由此表明照片檔案沒有集中統(tǒng)一管理,缺乏必要的管理制度,或有的單位雖有管理制度,但落實(shí)不夠,缺乏有效的保障措施。

2、照片意識不強(qiáng),照片檔案難以及時(shí)完整歸檔。

照片檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔,需輔以文字說明,如果不及時(shí)歸檔,日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。有很多的單位有積存照片沒歸檔,且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片,文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片,卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。另外有些部門或個(gè)人手里保存著部分珍貴的照片檔案,雖管理不規(guī)范,但當(dāng)檔案部門去收集時(shí),往往不愿交。究其原因,主要是檔案意識不強(qiáng),對照片檔案管理缺乏重視。

3、保管條件差,照片檔案難以長久保存。

照片檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。而只有少數(shù)單位設(shè)置了照片檔案室或配備了照片檔案專柜,有些單位都將照片檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質(zhì),不利于照片檔案的長久保存和利用,一旦發(fā)生問題,悔之晚矣!

4、收集渠道不暢,照片檔案館、室藏匱乏。

檔案館是永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏照片檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個(gè)人或科室內(nèi)部,沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的照片檔案分散保存,難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理,致使基層檔案室照片檔案不齊全,檔案館的照片檔案也就沒了來源。源頭沒控制住,加之征集措施不得力,渠道不暢,造成今天的匱乏。

5、重大活動檔案失控,照片檔案流失嚴(yán)重。

眾所周知,每次單位組織重大活動,召開重要會議,都安排人員攝影,形成了許多有價(jià)值的照片檔案。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行,但在檔案館(室)卻找不齊這些原始檔案。分析原因:一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動,檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的,各自負(fù)責(zé)一塊工作,相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中,活動結(jié)束后,檔案材料也各歸東西,照片(包括文書、實(shí)物等)檔案流失在所難免;二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作,也造成照片檔案材料流失;三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強(qiáng),加之缺乏有效的管理,形成的照片檔案不歸檔,用完之后就歸為已有或是下落不明,又造成照片檔案的流失。

(二)攝影人員的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)。

攝影人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生照片檔案的工作,并決定著照片檔案的數(shù)量和質(zhì)量。很多攝影人員有專職的,兼職的,平均年齡比較輕,大專以上文化程度的占多數(shù)。隊(duì)伍強(qiáng)大、年齡適中、文化程度較高。但專業(yè)工齡比較短。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的少,專業(yè)知識及技能普遍較低。

在很多攝影人員中存在著兩種思想認(rèn)識上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是照片檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案,而他們在公務(wù)活動中形成的照片,認(rèn)為拍完就算完成任務(wù)了,不需要?dú)w檔保存;另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰,送往報(bào)社、電臺的用完就算完了,怎么處理這些照片檔案屬于個(gè)人行為。由于這些同志缺乏全局觀念,檔案意識不強(qiáng),僅考慮個(gè)人或本部門工作方便,致使部分照片檔案長期在個(gè)人或科室內(nèi)部保存,不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動和機(jī)構(gòu)調(diào)整,造成照片檔案的失控或流失,致使單位檔案不齊全完整,嚴(yán)重影響了照片檔案的長久保護(hù)和開發(fā)利用。造成了照片檔案管理上的不規(guī)范。

二、 加強(qiáng)照片檔案管理工作的對策及建議

(一) 加強(qiáng)宣傳,提高意識,爭取領(lǐng)導(dǎo)重視。

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會的事,而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看:一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持,引起社會的廣泛關(guān)注,從而提高全民,特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機(jī)遇,服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇,結(jié)合本單位中心工作,通過館、室藏檔案以及生動的利用實(shí)例,發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

(二) 加強(qiáng)管理,制定辦法,狠抓制度落實(shí)。

要改變照片檔案管理混亂的現(xiàn)狀,制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。同時(shí),各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度,強(qiáng)化規(guī)范管理,對產(chǎn)生的照片從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理,制定一套嚴(yán)格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對照片檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處,必須制定有效的配套措施,明確責(zé)任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保照片檔案歸檔質(zhì)量。

(三) 加強(qiáng)監(jiān)督,分類指導(dǎo),注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

針對照片檔案管理現(xiàn)狀,檔案行政管理部門要加大對照片檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度,并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí),還要注重業(yè)務(wù)培訓(xùn),全面加強(qiáng)對攝影人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn),為形成好、保管好照片檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

(四) 結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管。

從長久保護(hù)和利用考慮,照片檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前照片檔案保存條件普遍不符合上述要求,短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或?qū)J矣植滑F(xiàn)實(shí)。筆者認(rèn)為結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先,照片檔案要獨(dú)立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放;其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度,遠(yuǎn)離光線、磁場等,盡量延長照片檔案的壽命。

第4篇

(一)缺乏對檔案管理的認(rèn)識

在我國的檔案管理工作中,特別是林業(yè)檔案管理工作,有很多的檔案管理人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部都缺乏對檔案工作的認(rèn)識,覺得檔案工作就是簡單的抄抄寫寫,只是單純的保管事務(wù)性工作,不是單位的重點(diǎn)工作,也不會給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益,只要“守好攤”,遵循不丟失和不泄密的原則就行了。嚴(yán)重輕視檔案工作的思想內(nèi)容,部分管理人員對檔案工作缺乏深入了解,忽視檔案工作的重要性,長此下去,將無法適應(yīng)當(dāng)代的檔案管理需求。

(二)檔案管理人員素質(zhì)較低

多數(shù)的檔案人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn),對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解,檔案收集意識淡薄。大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職,對檔案工作精力投入有限,在日常事務(wù)上,往往只是將材料放人檔案盒,不進(jìn)行及時(shí)的整理歸檔,加上歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

(三)檔案室環(huán)境設(shè)施落后

檔案室的環(huán)境設(shè)施是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ),營造濃厚的檔案管理氛圍是檔案工作的重點(diǎn),在林業(yè)檔案室,由于檔案管理必備的條件較差,缺乏專用的檔案室,加上檔案室的環(huán)境狹窄和潮濕,檔案設(shè)備不配套,造成檔案材料的霉變和蟲蛀,嚴(yán)重影響檔案的美觀和完整。所以,良好的檔案環(huán)境可以提高檔案管理質(zhì)量。

二、林業(yè)檔案管理工作的策略研究

(一)提高檔案管理人員素質(zhì)

由于檔案自身的保密性等特點(diǎn),要求加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè),挑選政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理人員從事檔案工作管理,關(guān)心他們工作和生活,積極發(fā)揮他們的主動性和創(chuàng)造性。檔案管理人員的素質(zhì)高低直接決定論檔案管理工作的好壞,所以,作為林業(yè)檔案管理人員,必須加強(qiáng)自身的專業(yè)水平,通過教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)提高自身素質(zhì),努力掌握科學(xué)管理的原則和方法,提高工作效率,提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式,使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用,為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會提供有利的資源。

(二)建立健全檔案管理制度

建立健全檔案工作管理制度必須遵循如下要求:首先,規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性和科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合林業(yè)單位的特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際,以適應(yīng)單位檔案管理的需要。其次,堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行,而職工是單位的主要構(gòu)成群體,是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。最后,堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門,又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中,要做到有功必賞、有過必罰,體現(xiàn)檔案管理制度的法律性和權(quán)威性。

(三)提高檔案管理工作的認(rèn)知度

林業(yè)檔案管理人員必須堅(jiān)持“工作就是服務(wù)”的核心理念。用“增強(qiáng)服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”的積極態(tài)度做好林業(yè)檔案管理工作。首先,必須明確林業(yè)檔案管理的服務(wù)方向,端正服務(wù)態(tài)度,拓展創(chuàng)新意識,提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要標(biāo)尺,如果發(fā)揮好檔案信息資源的作用,就可以為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),因此,提高對檔案管理的認(rèn)知度是是檔案工作的主要環(huán)節(jié)。

第5篇

一、 為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。

二、 歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會計(jì)檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、 檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、 資料的收集與整理

1.

公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.

在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3.

凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

4.

各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.

檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

六、 資料的分類與歸檔

1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.

公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、 檔案的借閱

1.

總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.

因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時(shí),由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.

公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級別,絕密級檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

4.

檔案借閱者必須做到:

① 愛護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。

② 注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、 檔案的銷毀

1.

公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2.

當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí),由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3.

凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

4.

經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對,將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

第6篇

關(guān)鍵詞:檔案管理;大集團(tuán)企業(yè);管理體系

中圖分類號:F270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1006-8937(2014)2-0072-02

F集團(tuán)有限公司成立于1980年,是與特區(qū)同齡的總部經(jīng)濟(jì)企業(yè),是某市目前僅有的兩家總部經(jīng)濟(jì)企業(yè)之一。從成立之初的3 000元起家,最初的5人房地產(chǎn)經(jīng)理部開始,到2010年底,F(xiàn)集團(tuán)以房地產(chǎn)開發(fā)為主,以住宅地產(chǎn)、商用地產(chǎn)、物業(yè)管理服務(wù)、國際化教育配套、公益性生態(tài)環(huán)境建設(shè)、汽車貿(mào)易銷售、創(chuàng)意文化傳播等多元化全面發(fā)展的全價(jià)值鏈,形成房地產(chǎn)開發(fā)、金融投資業(yè)務(wù)、文教旅游業(yè)務(wù)、城市綜合服務(wù)業(yè)四大業(yè)務(wù)板塊,發(fā)展成為一家多元化控股企業(yè)集團(tuán),擁有資產(chǎn)總額550億元,凈資產(chǎn)250億,員工總數(shù)超過5 000人。

隨著資產(chǎn)規(guī)模不斷發(fā)展壯大,市場上多元化的戰(zhàn)略機(jī)遇層出不窮,F(xiàn)集團(tuán)下屬企業(yè)數(shù)量日益增多,到2013年止,擁有超過80家控股或全資子公司。但是由于發(fā)展迅猛、組織架構(gòu)過快膨脹,內(nèi)部來不及配備像樣的檔案管理工作隊(duì)伍,仍停留在相對隨意性和粗放化管理,導(dǎo)致了盡管集團(tuán)總體上步入高速發(fā)展成熟期,而在檔案管理方面則相去甚遠(yuǎn)。在現(xiàn)代企業(yè)管理下集團(tuán)公司檔案管理工作指的是集團(tuán)公司檔案的宏觀管理和檔案業(yè)務(wù)的內(nèi)部微觀管理。本文著重于構(gòu)建集團(tuán)公司的宏觀管理體系。

1 F集團(tuán)檔案管理體系構(gòu)建的總體目標(biāo)和管理架構(gòu)

1.1 F集團(tuán)檔案管理體系的總體目標(biāo)

根據(jù)不同企業(yè)所在行業(yè)特點(diǎn)及發(fā)展程度不同,通過對F集團(tuán)檔案管理現(xiàn)存問題的綜合分析,借鑒先進(jìn)企業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn),結(jié)合F集團(tuán)未來發(fā)展規(guī)劃,我們提出了檔案管理的總體目標(biāo):建立F檔案信息中心,高效安全利用信息資源,力爭一級甲等管理標(biāo)準(zhǔn)。

1.2 F集團(tuán)檔案管理體系的架構(gòu)及主要內(nèi)容

根據(jù)已經(jīng)制定的檔案管理體系的總體目標(biāo),結(jié)合F集團(tuán)檔案管理現(xiàn)狀和特點(diǎn),在綜合評估適應(yīng)未來管理需要的各項(xiàng)管理制度的基礎(chǔ)上,提出了檔案管理體系的架構(gòu)及其相關(guān)內(nèi)容。

1.2.1 體系組織架構(gòu)

集團(tuán)下屬各分公司設(shè)專門檔案管理員,每個(gè)管理員負(fù)責(zé)不同的管理工作。

1.2.2 管理職責(zé)定位

集團(tuán)檔案管理員:以編章定規(guī)、監(jiān)督檢查、指導(dǎo)服務(wù)為主,分類整理以集團(tuán)名義發(fā)文呈文的所有資料及被委托檔案。

下屬公司檔案管理員:分類整理檔案,統(tǒng)籌指導(dǎo)分支資料員,參照集團(tuán)規(guī)范編制細(xì)則,接受集團(tuán)檔案室監(jiān)督指導(dǎo)。

分支兼職資料員:收集、簡單整理資料,登記臺帳,定期移交檔案室審核入庫。

1.2.3 管理模式與主要業(yè)務(wù)流程

①管理模式:統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、統(tǒng)一方式、定期報(bào)備。“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”是指集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)履行集團(tuán)檔案工作的宏觀管控職能。“分級管理”是指以公司為單位實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理;由于公司的所有制、規(guī)模、管理形態(tài)及經(jīng)營范圍的不同, 可以建立自己的檔案管理機(jī)構(gòu), 也可以委托集團(tuán)公司檔案室集中統(tǒng)一管理。“統(tǒng)一方式”是指“集中統(tǒng)一管理”的形式統(tǒng)一化;即由集團(tuán)統(tǒng)一制定檔案管理制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),各子公司根據(jù)本單位實(shí)際情況,制定檔案管理辦法或細(xì)則;參照集團(tuán)的檔案分類方案示范文本,編制檔案分類方案;與集團(tuán)統(tǒng)一管理方式,如統(tǒng)一呈批文件臺帳,或購買同一檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化管理等。“定期報(bào)備”是指定期將本公司檔案管理信息上報(bào)集團(tuán)備案。

②檔案宏觀管理流程如圖1所示。流程描述了文件資料從收集、整理直至審核、入庫的歸檔過程。

③F集團(tuán)檔案管理相關(guān)配套管理政策。為保證體系順利運(yùn)行,還需要一系列配套的制度支持和完善該體系,包括檔案工作責(zé)任追究制度、文書檔案管理制度、基建管理制度、專業(yè)檔案管理制度、聲像檔案管理制度、檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案查閱、借用制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案利用制度、電子檔案管理制度、檔案管理系統(tǒng)操作制度、檔案庫房管理制度等,還要編寫業(yè)務(wù)規(guī)范,如文件檔案整理規(guī)范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范、檔案管理應(yīng)急預(yù)案等。

2 F集團(tuán)檔案管理實(shí)施方法和步驟

①摸底調(diào)查,目的掌握企業(yè)檔案的具體情況。包括檔案載體的基本構(gòu)成和通常流向、常規(guī)業(yè)務(wù)檔案、行政管理類檔案及涉及商業(yè)機(jī)密的技術(shù)檔案等門類,以及相關(guān)管理人員的流動頻率等基本情況。

②考察學(xué)習(xí),借鑒經(jīng)驗(yàn)。由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì),檔案相關(guān)人員參加,到檔案管理水平先進(jìn)的企業(yè)學(xué)習(xí)。

③召開集團(tuán)檔案知識普及培訓(xùn),著重增強(qiáng)全公司特別是高管的檔案意識。可內(nèi)訓(xùn),也可邀請外聘老師。

④成立集團(tuán)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,隸屬于集團(tuán)檔案室管理,小組配備滿足需要的專兼職檔案人員,并及時(shí)根據(jù)人員變動情況進(jìn)行調(diào)整。明確專兼職檔案管理人員的職責(zé),細(xì)化管理程序,為各公司檔案人員提供一個(gè)經(jīng)驗(yàn)交流的平臺和機(jī)會,每年開展經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、學(xué)習(xí)交流、外出學(xué)習(xí)等活動,增進(jìn)檔案同行的互相了解、溝通,共同提高管理技能和水平。

⑤編制“檔案管理體系人員名單”臺賬,并根據(jù)人員變化情況隨時(shí)調(diào)整,不間斷地保持與各單位有關(guān)人員的業(yè)務(wù)聯(lián)系,隨時(shí)解決他們遇到的各種難題,使檔案在所有的企業(yè)中能夠有人管,確保日后與集團(tuán)總體發(fā)展同步、不滯后,及時(shí)準(zhǔn)確記錄集團(tuán)發(fā)展的每一個(gè)足跡。

⑥定期召開檔案工作例會,搭建溝通信息、互相協(xié)調(diào)的平臺,及時(shí)發(fā)現(xiàn)、提出問題,展開討論,商定對策。

⑦完善的檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范,編寫集團(tuán)檔案管理工作指南。結(jié)合檔案工作實(shí)際,根據(jù)《廣東省企業(yè)檔案工作規(guī)范測評標(biāo)準(zhǔn)》要求,參考檔案局的《房屋建筑工程竣工檔案驗(yàn)收整理指南》、《市政工程竣工檔案驗(yàn)收整理指南》、《機(jī)關(guān)文書檔案歸檔范圍和保管期限表》等業(yè)務(wù)指南,建立一系列相應(yīng)的檔案管理制度,從制度上明確規(guī)定文書、基建、設(shè)備、聲像等檔案的歸檔范圍和要求。同時(shí)把集團(tuán)公司文件的形成、積累、歸檔納入工作程序中,納入工作計(jì)劃管理中,納入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制中。完善動態(tài)管理,落實(shí)獎(jiǎng)懲工作,確保集團(tuán)公司檔案材料的完整,更好地為集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展服務(wù)。

⑧根據(jù)新規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),選取時(shí)間節(jié)點(diǎn),回溯調(diào)整歷史文檔,嚴(yán)格要求新生文檔。

⑨進(jìn)行檔案軟件需求調(diào)查、分析評價(jià)確定功能、篩選所需檔案軟件;選取試點(diǎn)實(shí)施檔案軟件信息化,逐步推廣。在系統(tǒng)中,文檔通過協(xié)同辦公自動化模塊實(shí)現(xiàn)電子文件的及時(shí)歸檔、保管、利用;工程、設(shè)備檔案通過在線系統(tǒng)、離線客戶端進(jìn)行多個(gè)項(xiàng)目、設(shè)備的收集、編目等工作,滿足工程檔案利用現(xiàn)代化工具進(jìn)行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。集團(tuán)檔案管理人員對歸檔文件進(jìn)行明晰化、系統(tǒng)化的梳理,在做好集團(tuán)文件分類的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)以某個(gè)知識為主題,分析與其他知識在橫向上縱向上的關(guān)系,將歸屬于不同分類的檔案在邏輯上組織和聯(lián)系起來,充分實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

⑩主動邀請檔案局領(lǐng)導(dǎo)視察,為集團(tuán)檔案室申請?jiān)u級做準(zhǔn)備。

3 實(shí)施保障措施

①加強(qiáng)教育與宣傳力度,做好全面動員工作。推進(jìn)集團(tuán)公司檔案管理是涉及集團(tuán)全局的系統(tǒng)工作,是貫穿從管理層、到各職能部門和業(yè)務(wù)部門、直至相關(guān)一、二級子公司的全員性的工作,需要全員參與,所以在集團(tuán)內(nèi)部加強(qiáng)全面檔案管理的宣傳力度,對檔案管理的重要性、必要性進(jìn)行大力宣傳,強(qiáng)化全體員工的檔案知識教育和培訓(xùn)工作。

②集思廣益,廣納良言,保障信息暢通,不斷完善檔案管理的過程。檔案管理是一個(gè)持續(xù),不斷反饋,不斷完善的過程,是一個(gè)動態(tài)的循環(huán)機(jī)制,只有開始,沒有結(jié)束,在實(shí)際工作中會隨集團(tuán)業(yè)務(wù)的變化而接觸到不同的行業(yè),因此需要良好的溝通渠道,上下通達(dá),及時(shí)調(diào)整或編制新的檔案管理規(guī)定和要求。

③加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè),不斷提高檔案管理的專業(yè)化水平。由于集團(tuán)業(yè)務(wù)繁雜,涉及行業(yè)廣泛,所以不僅要求檔案人員是檔案管理的專業(yè)人才,還應(yīng)是了解企業(yè)多方面知識的通才。只有掌握了相關(guān)行業(yè)知識,檔案人員才可嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。

④嚴(yán)格責(zé)任、強(qiáng)化執(zhí)行,加大考核力度,建立考核問責(zé)機(jī)制。為確保檔案管理各項(xiàng)制度落到實(shí)處,將檔案管理績效與崗位職責(zé)、責(zé)任追究制度相結(jié)合,將工作考評與檔案管理掛鉤,建立一套科學(xué)有效的評價(jià)和激勵(lì)機(jī)制,以保證在員工內(nèi)承受度下順利實(shí)現(xiàn)。

⑤強(qiáng)化檔案管理與其他業(yè)務(wù)管理體系的有機(jī)協(xié)同。檔案管理體系并不是孤立的管理體系,很難將它單獨(dú)模塊化,它是一項(xiàng)涉及各項(xiàng)管理活動的系統(tǒng)工程。因此,這項(xiàng)工作雖然由集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌推進(jìn),但是要將其滲透到各個(gè)管理層級、各業(yè)務(wù)管理崗位的具體業(yè)務(wù)管理者工作中去,融入到集團(tuán)的整個(gè)管理系統(tǒng)中去。作為集團(tuán)檔案管理者,必須擴(kuò)寬管理視野,及時(shí)更新知識結(jié)構(gòu),扎根集團(tuán)各行業(yè)檔案工作中,努力探索完善檔案管理體系結(jié)構(gòu),實(shí)現(xiàn)集團(tuán)檔案信息價(jià)值的最大化。

參考文獻(xiàn):

[1] 王偉新.檔案工作基本理論與方法[M].北京:檔案出版社,2004.

第7篇

1 檔案工作是指檔案實(shí)體管理工作,它是以檔案為管理對象進(jìn)行科學(xué)管理,縱觀醫(yī)院的檔案管理,往往存在著很多問題

1、對檔案工作的投入力度不夠。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)未能將檔案工作列入重要日程,采取得力的措施來加強(qiáng)檔案工作,認(rèn)為檔案工作為二、三線工作,在經(jīng)費(fèi)投入、檔案室建設(shè)、專業(yè)人員招聘等方面的內(nèi)容往往沒能擺上議事日程,在日益數(shù)字化和信息化的今天,檔案管理難于融入現(xiàn)代管理的主流。

2、檔案管理人員素養(yǎng)不高。醫(yī)院往往重視醫(yī)、護(hù)、技、藥等醫(yī)療技術(shù)人員的素質(zhì)規(guī)范化培訓(xùn)和教育,從事檔案管理人員基本上是由護(hù)理崗位調(diào)轉(zhuǎn)過來,這些人員由于專業(yè)、學(xué)歷等等方面的自身限制,加上進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會不多,缺乏系統(tǒng)檔案知識培訓(xùn),導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作水平落后,難于跟上醫(yī)院發(fā)展的需要。

3、各類檔案分散管理,安全性能差。各種檔案材料例如文書檔案由辦公室管理,人事檔案由人力資源科管理,會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)科管理,科研檔案由科教信息科管理,基建檔案由總務(wù)科管理,病歷檔案由圖書館管理等等各科室各自為政,人員素質(zhì)參差不齊,管理方法各異,以及各科室的檔案保管設(shè)備陳舊,設(shè)施不全等問題,制約著醫(yī)院檔案工作發(fā)展。

4、檔案重要性意識薄弱。幾乎每天都會產(chǎn)生需要及時(shí)歸檔的檔案,各科室人員在工作中,對各自產(chǎn)生的檔案資料沒有形成及時(shí)存檔的意識,檔案材料缺失嚴(yán)重,或只是將資料簡單的收集起來,忽視編研工作,檔案資源的開發(fā)利用不夠,影響工作效率。

5、病案管理不善,在醫(yī)患糾紛面前被無限放大。存在病案管理制度落實(shí)不到位,醫(yī)務(wù)人員按時(shí)歸檔意識薄弱,病案管理人員護(hù)理專業(yè)出身,缺乏檔案方面的管理知識,未采用現(xiàn)代的信息技術(shù)來管理醫(yī)院的病案,病案在需要時(shí)往往出現(xiàn)缺失、少頁,在醫(yī)患糾紛面前往往捉襟見肘,難于自圓其說。

2 強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的對策

1、強(qiáng)化全院工作人員的檔案意識。舉辦系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)班,對行政所有人員和其他科室主要負(fù)責(zé)人進(jìn)行檔案知識普及,領(lǐng)導(dǎo)要帶頭重視檔案工作,將檔案工作納入醫(yī)院總體規(guī)劃,在專業(yè)人員招聘、設(shè)備設(shè)施完善等方面排上議事日程,以實(shí)際行動支持醫(yī)院的檔案管理工作。

2、統(tǒng)一檔案管理制度,提高收集效率。針對各科室根據(jù)自己的理解和實(shí)踐對各自的檔案進(jìn)行管理,缺乏科學(xué)性和系統(tǒng)性,醫(yī)院可以通過設(shè)立統(tǒng)一的檔案管理制度,統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)與模式,嚴(yán)格要求科室工作人員遵守日常檔案收集歸檔制度,并將檔案管理納入績效考核目標(biāo),促進(jìn)檔案管理工作正常開展。

3、設(shè)立大型檔案室,提高檔案保管的安全性。除了人為的損壞與丟失,隨著時(shí)間的推延,檔案制成材料會不斷地?fù)p壞,針對這一趨勢,醫(yī)院有必要建立大型檔案室對各種類型檔案進(jìn)行統(tǒng)一收集管理。聘用專業(yè)的檔案管理人員,對日常進(jìn)出的檔案材料進(jìn)行登記管理,防止丟失;對每日檔案室的溫度、濕度進(jìn)行登記,使檔案室始終維持在正常的溫度、濕度范圍內(nèi);對檔案室進(jìn)行定期消殺,確保無蟲害、鼠害;對破損的檔案制成材料進(jìn)行及時(shí)的技術(shù)修復(fù),確保檔案的完整性。

第8篇

關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案管理;改革;創(chuàng)新

檔案管理作為管理中的一部分,對于醫(yī)院的建設(shè)有著重要的作用。隨著醫(yī)療改革事業(yè)的發(fā)展,檔案管理的地位也與以往不同,如何才能正確確立良好的工作流程和方式,以確保檔案管理不僅能為醫(yī)院建設(shè)起到一定的作用,還能對其他事務(wù)起到促進(jìn)的效果,這也是檔案管理迄今為止亟需解決的問題。

一、檔案管理在醫(yī)院建設(shè)中的作用

醫(yī)院的正常運(yùn)行,除了日常工作事務(wù)之外,更重要的是醫(yī)院檔案管理。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院發(fā)展過程的真實(shí)寫照,不僅記錄了醫(yī)院的歷史進(jìn)程,同時(shí)也記錄了到醫(yī)院就診的每一位患者的醫(yī)療檔案,無論是對醫(yī)院本身還是患者都有著重要作用,也是促進(jìn)中國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的真實(shí)依據(jù)。隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展,國際衛(wèi)生行業(yè)的規(guī)則制度也正激勵(lì)著醫(yī)院應(yīng)該朝著更加完善、更加良性、更加規(guī)范化的進(jìn)程發(fā)展,對醫(yī)院的建設(shè)也提出了更高的要求。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理面臨著很多的問題,如何才能解決這些問題,促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展,加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的改革和創(chuàng)新是非常急迫的,因此,應(yīng)該在這一方面多加努力。

二、檔案管理建設(shè)的對策

1.設(shè)置綜合性檔案部門和檔案管理

醫(yī)院的檔案管理機(jī)構(gòu)的部門設(shè)置來看,一般都是由機(jī)關(guān)文書檔案室、病案室和人事檔案室三個(gè)組成部分[1]。每一個(gè)部分管理檔案的內(nèi)容都有所不同,比如機(jī)關(guān)文書檔案室主要管理的是所有的管理文件資料、病案室則管理著病歷檔案,這樣的檔案管理分離模式不利于醫(yī)院進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì),對檔案的利用也比較麻煩。基于此,則應(yīng)該設(shè)立綜合性檔案機(jī)構(gòu)來保存醫(yī)院的所有檔案,再在綜合性檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)分門別類,既能保證了檔案完整性,也能確保檔案使用的高效率。各種不同用途的檔案,比如用于教學(xué)的檔案、用于發(fā)件活動的訴訟檔案、用于防疫的防疫檔案都要求醫(yī)院能夠進(jìn)行保存。尤其是醫(yī)療業(yè)務(wù)部門有著大量的業(yè)務(wù)資料進(jìn)行歸檔,一些稍微大一點(diǎn)的醫(yī)院每年都有少則幾萬份的資料進(jìn)行管理,難度可想而知。同時(shí)建立一些有著重要意義的治療檔案、臨床經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、中藥治療這些能夠推動我國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的檔案進(jìn)行綜合管理,有效地保證了檔案的不遺失。

2.使用現(xiàn)代化管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理

現(xiàn)代化管理技術(shù)的使用為促進(jìn)每一個(gè)單位的發(fā)展都提供了一個(gè)良好的基礎(chǔ),尤其是對于醫(yī)院來說,管理資料眾多,如果單純以人工的方式進(jìn)行檔案管理已經(jīng)滿足不了醫(yī)院檔案管理事務(wù)。醫(yī)院運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)來多層次、多角度的進(jìn)行資料收集,提高檔案的收藏率和使用效果,為醫(yī)院的日常工作、患者服務(wù)、各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展打好基礎(chǔ)。檔案管理的有效性能夠?yàn)獒t(yī)院樹立一個(gè)良好的形象,從而獲得不錯(cuò)的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益,由此可見檔案管理在醫(yī)院管理中的地位是無法磨滅的。運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)進(jìn)行檔案管理刻不容緩,首先檔案的管理應(yīng)該實(shí)行責(zé)任制,有專人進(jìn)行保管,并加強(qiáng)檔案室的安全管理,其次建立檔案管理信息庫,便于檔案的采集、輸入、保存、利用,實(shí)現(xiàn)信息化管理;再則添加檔案掃描系統(tǒng),減少人工操作時(shí)間,增強(qiáng)工作質(zhì)量和速度,保證了檔案的質(zhì)量。在文書、人事、會計(jì)、基建、設(shè)備和科研等各種檔案管理上全面采用電腦管理,編制了各種門類檔案的分類大綱,采用專業(yè)軟件,對各種檔案進(jìn)行分類、組卷和編目、編號,極大提高了工作效率[2]。同時(shí),先進(jìn)的管理理念和技術(shù)還要求醫(yī)院在吸收自身檔案之外,注重其他領(lǐng)域的管理信息,從而加強(qiáng)自身檔案管理經(jīng)驗(yàn),使得檔案管理更加適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

3.增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理在以往的醫(yī)院管理上并沒有較高的地位,甚至一些醫(yī)院認(rèn)為檔案管理不是那么重要,其實(shí)這種想法都是錯(cuò)誤的。尤其是加入WTO后的我國醫(yī)療事業(yè),更應(yīng)該和國際衛(wèi)生機(jī)構(gòu)接軌,避免隨意性和不規(guī)范性。因此,要把檔案管理工作歸納與醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃中,設(shè)立以相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或者醫(yī)院院長為領(lǐng)導(dǎo)的管理小組,與醫(yī)院的其他事務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃。檔案管理人員不能僅僅把自己定位成一位檔案歸檔人員,而是要加強(qiáng)檔案各項(xiàng)知識的學(xué)習(xí),改變自身對檔案管理的看法,樹立較高的衛(wèi)生服務(wù)的思想觀念,轉(zhuǎn)變以外檔案管理不好的習(xí)慣。按照現(xiàn)代化管理的方式地開展檔案管理作為自身的工作目標(biāo),全面地為每一位需要利用檔案的人員進(jìn)行檔案服務(wù),使得檔案管理工作能夠促進(jìn)醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的提升。通過專業(yè)培訓(xùn)、 繼續(xù)教育、 進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識水平,并將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃[3]。另外,檔案管理人員還應(yīng)在對檔案管理系統(tǒng)學(xué)習(xí)后,編寫相關(guān)的檔案管理制度,進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。

4.建立醫(yī)院檔案管理制度

每一項(xiàng)管理制度都關(guān)系著醫(yī)院的各個(gè)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行,檔案管理制度也不例外。因此,建立健全的規(guī)章制度對于醫(yī)院檔案管理來說是非常重要的。尤其是當(dāng)前醫(yī)院管理手段上的加以創(chuàng)新,檔案管理也逐漸實(shí)現(xiàn)更加合理的管理方式,要想檔案管理全面發(fā)展,必須建立與之匹配的醫(yī)院檔案管理制度。明確檔案管理的責(zé)任制度,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的綜合管理,并進(jìn)行統(tǒng)一考核。檔案管理可以進(jìn)一步提高地位,緊跟醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展而發(fā)展,加寬檔案的信息收集范圍,及時(shí)對有效信息進(jìn)行梳理。尤其是對醫(yī)院有著重要意義的各個(gè)不同方案條約等的管理更是不能松懈。

三、結(jié)論

隨著我國醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展,各項(xiàng)醫(yī)療業(yè)務(wù)也逐漸走上了改革之路,醫(yī)院每一項(xiàng)管理更應(yīng)該積極做出響應(yīng)。醫(yī)院檔案管理一定要從機(jī)構(gòu)設(shè)置和方法上、管理技術(shù)上、管理人才上、管理制度上緊跟醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展,以促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展,推動我國醫(yī)療事業(yè)的不斷進(jìn)步。因此,加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理是當(dāng)前醫(yī)院管理最迫切的事務(wù)之一。

參考文獻(xiàn)

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[3]張秀良. 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法[J]. 科技資訊2012(06):219-221

第9篇

隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善,在機(jī)關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案,我們就房山區(qū)161個(gè)立檔單位的聲像檔案管理情況進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn),聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題,直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平,已到了非抓不可的程度。因此,采取有效措施,加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。

一、聲像檔案管理存在的問題

(一)聲像設(shè)備存在著"一硬一軟"的現(xiàn)象

"一硬"是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會的發(fā)展及工作需要,機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個(gè)單位中,僅有21個(gè)單位沒有聲像設(shè)備,占13%,87%的單位都有1臺以上的聲像設(shè)備,設(shè)備總數(shù)達(dá)671臺(架)。從總體講,聲像設(shè)備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設(shè)備管理之亂。有101個(gè)單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求,占62%,致使有的設(shè)備閑置,沒人會用,難以充分發(fā)揮作用;有的設(shè)備存放在科室或個(gè)人手中,沒有合理利用;有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動,設(shè)備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現(xiàn)狀,而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發(fā)揮,最終造成一些重要活動沒能及時(shí)攝錄,檔案沒能完整保存下來,給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。

(二)攝錄人員中存在著"一強(qiáng)一弱"的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)

攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作,并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著"一強(qiáng)一弱"的現(xiàn)狀。"強(qiáng)"表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中,有專職156人,兼職287人,平均年齡35歲,大專以上文化程度的占72%。隊(duì)伍強(qiáng)大、年齡適中、文化程度較高這是"強(qiáng)"的一面;"弱"表現(xiàn)在443人中,專業(yè)工齡1至5年者381人,占86%,5年以上者僅占14%。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共68人,僅占16%,其中1至3個(gè)月短訓(xùn)(攝錄專業(yè))的66人,專科畢業(yè)2人,有84%的人都屬"自"。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。

調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認(rèn)識上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案,而他們在公務(wù)活動中形成的照片、錄音、錄像帶等,認(rèn)為拍完、錄完就算完成任務(wù)了,不需要?dú)w檔保存;另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰,送往報(bào)社、電臺的用完就算完了,怎么處理這些聲像檔案屬于個(gè)人行為。由于這些同志缺乏全局觀念,檔案意識不強(qiáng),僅考慮個(gè)人或本部門工作方便,致使部分聲像檔案長期在個(gè)人或科室內(nèi)部保存,不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動和機(jī)構(gòu)調(diào)整,造成聲像檔案的失控或流失,致使單位檔案不齊全完整,嚴(yán)重影響了聲像檔案的長久保護(hù)和開發(fā)利用。

事實(shí)證明,攝錄人員"弱"的一面影響了"強(qiáng)"的一面發(fā)揮作用,加上認(rèn)識上的誤區(qū),造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說,產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān),待用時(shí)再靠檔案員去催要或檔案館去征集,那只能是"亡羊補(bǔ)牢"了。

(三)聲像檔案管理混亂,問題復(fù)雜

1、管理制度不健全,聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理

調(diào)查中有75個(gè)單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度,占47%,有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查,聲像檔案的管理主要存在著3種形式:一是檔案室集中統(tǒng)一管理,隨時(shí)形成隨時(shí)移交,僅占26%;二是各科室一年一次移交檔案室,占35%;三是由科室分散保管或個(gè)人保存,占39%。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理,缺乏必要的管理制度,或有的單位雖有管理制度,但落實(shí)不夠,缺乏有效的保障措施。

2、檔案意識不強(qiáng),聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔

聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔,影像需輔以文字說明,如果不及時(shí)歸檔,日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn),有近20%的單位有積存照片沒歸檔,且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片,文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片,卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看,更令人擔(dān)憂,相當(dāng)一部分單位都是"一盤帶子反復(fù)用",原始錄音(像)沒有保存下來。另外有些部門或個(gè)人手里保存著部分珍貴的聲像檔案,雖管理不規(guī)范,但當(dāng)檔案部門去收集時(shí),往往不愿交。究其原因,主要是檔案意識不強(qiáng),對聲像檔案管理缺乏重視。

3、管理狀況"喜""憂"懸殊,發(fā)展不平衡

調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個(gè)單位,占6.8%;而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個(gè),竟占40%,兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看:最多的一個(gè)檔案室存有20000余張,其余160個(gè)單位20860張,平均130張(其中多者上千張,少者幾張)。僅從照片檔案一項(xiàng)看,聲像檔案的管理水平就很懸殊。

4、保管條件差,聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn),只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個(gè)單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜,其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質(zhì),磁帶受損等,不利于聲像檔案的長久保存和利用,一旦發(fā)生問題,悔之晚矣!

5、收集渠道不暢,聲像檔案館、室藏匱乏

區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個(gè)人或科室內(nèi)部,沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存,難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理,致使基層檔案室聲像檔案不齊全,檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住,加之征集措施不得力,渠道不暢,造成今?斕呢遜Α?BR>

6、區(qū)域性重大活動檔案失控,聲像檔案流失嚴(yán)重

眾所周知,每次區(qū)里或基層單位組織重大活動,召開重要會議,都安排人員攝錄像,形成了許多有價(jià)值的聲像檔案。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行,但在檔案館(室)卻找不齊這些原始檔案。分析原因:一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動,檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的,各自負(fù)責(zé)一塊工作,相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中,活動結(jié)束后,檔案材料也各歸東西,聲像(包括文書、實(shí)物等)檔案流失在所難免;二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作,也造成檔案材料流失;三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強(qiáng),加之缺乏有效的管理,形成的檔案不及時(shí)歸

檔,用完之后就歸為已有或是下落不明,又造成檔案的流失。二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對策及建議

(一)加強(qiáng)宣傳、提高意識,爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會的事,而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看:一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持,引起社會的廣泛關(guān)注,從而提高全民,特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機(jī)遇,服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇,結(jié)合本地、本單位中心工作,通過館、室藏檔案以及生動的利用實(shí)例,發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

(二)加強(qiáng)管理,制定辦法,狠抓制度落實(shí)

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀,制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》;同時(shí),各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度,強(qiáng)化規(guī)范管理,對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理,制定一套嚴(yán)格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交;在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處,必須制定有效的配套措施,明確責(zé)任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

(三)加強(qiáng)監(jiān)督,分類指導(dǎo),注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

針對聲像檔案管理現(xiàn)狀,檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度,并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí),針對不同單位現(xiàn)狀,采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo),力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位,要鞏固提高,在開發(fā)利用上下功夫;對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督,促其逐步規(guī)范管理;對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位,要限期建檔,加大指導(dǎo)監(jiān)督力度,不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn),全面加強(qiáng)對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn),為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

(四)結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管

從長久保護(hù)和利用考慮,聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求,短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先,聲像檔案要獨(dú)立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放;其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度,遠(yuǎn)離光線、磁場等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施,盡量延長聲像檔案的壽命。

(五)全面出擊,形式多樣,疏通收集渠道

要實(shí)現(xiàn)聲像檔案收集完整,采取必要的行政手段和物質(zhì)保障,建立并疏通收集渠道,運(yùn)用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實(shí)際,各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊,采取多種形式收集。主要有:①通過正常移交接收。科室移交檔案室,檔案室移交區(qū)檔案館。②重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。對本地重點(diǎn)單位、立檔單位重點(diǎn)科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的,要有重點(diǎn)地強(qiáng)化收集,經(jīng)常溝通及時(shí)掌握情況。③重點(diǎn)人物(攝錄人員)直接征集。有一部分?jǐn)z錄人員除擔(dān)當(dāng)本單位的攝錄任務(wù)外,還被指派(或聘請)攝錄本地區(qū)的重大活動、重要會議、城市建設(shè)、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案,要多方努力,登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案,運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實(shí)地尋求等形式,采取有償征集、無償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個(gè)人代存等方式廣泛征集。

第10篇

關(guān)鍵詞:檔案管理;固定資產(chǎn);制度建設(shè)

中圖分類號:C913.3 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號:1673-291X(2017)08-0143-02

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目是以擴(kuò)大研發(fā)生產(chǎn)能力為目的而進(jìn)行的技術(shù)改造基本建設(shè)工程,以及設(shè)備儀器更新與升級換代等建設(shè)項(xiàng)目。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案(以下簡稱項(xiàng)目檔案)是指伴隨整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)流程(立項(xiàng)論證審批、可行性研究,勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工,采購、安裝、驗(yàn)收等活動)而產(chǎn)生的一系列具有歸檔保存價(jià)值的文字材料、圖紙、照片、實(shí)物、聲像資料等,是對項(xiàng)目的完整、系統(tǒng)、客觀、準(zhǔn)確的記錄,對項(xiàng)目建設(shè)和后續(xù)維修維護(hù)與改擴(kuò)建具有重要的參考價(jià)值,也是項(xiàng)目后評價(jià)的主要材料依據(jù)。做好項(xiàng)目檔案管理對于總結(jié)投資效果、提升國有資產(chǎn)經(jīng)營能力甚至反腐倡廉具有重大意義。

“十五”以來,伴隨著國民經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展和國防建設(shè)的迫切需求,國家大幅度增加了國防科技工業(yè)部門的固定資產(chǎn)投資支持力度,建設(shè)單位項(xiàng)目管理任務(wù)大幅度提升,并且由于建設(shè)項(xiàng)目中新技術(shù)的應(yīng)用,對應(yīng)檔案管理復(fù)雜度和難度也不斷提高,一度普遍出現(xiàn)了項(xiàng)目檔案資料收集不完整、內(nèi)容不完善、保存不合格、使用不規(guī)范等問題。

為此,原國防科工委、國家檔案局聯(lián)合頒布了《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》(科工辦[2007]161 號,以下簡稱《驗(yàn)收辦法》),提出了項(xiàng)目檔案管理的基本要求,并規(guī)定通過專項(xiàng)檔案檢查驗(yàn)收,是項(xiàng)目通過竣工驗(yàn)收的先決條件。中國電子科技集團(tuán)公司配套制定了《固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評分細(xì)則(試行)》(以下簡稱《評分細(xì)則》),通過組織宣傳培訓(xùn)和交互檢查驗(yàn)收,進(jìn)一步落實(shí)項(xiàng)目檔案管理工作的具體施實(shí)。

通過這些措施,中國電子科技集團(tuán)各成員單位項(xiàng)目檔案管理水平得到了極大提高。然而在項(xiàng)目檔案檢查驗(yàn)收工作中也發(fā)現(xiàn),一些建設(shè)單位由于項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)不完善,導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門協(xié)調(diào)困難,對檔案管理工作的提高造成了很大的困擾。下面結(jié)合檔案管理工作實(shí)踐,對檔案管理制度建設(shè)過程中的一些常見問題進(jìn)行具體梳理分析,并提出應(yīng)對措施建議。

一、檔案制度缺失問題

項(xiàng)目檔案管理工作早期主要的問題,是很多單位缺乏專門的檔案管理制度,沒有項(xiàng)目檔案收集、整理、保管、利用的基本要求,更談不上相應(yīng)的部門崗位職責(zé)要求與分工,主要依靠業(yè)務(wù)部門根據(jù)自身需要收集和保存積累資料,導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理盲目、混亂,驗(yàn)收檢查時(shí)就會發(fā)現(xiàn)資料收集不齊全、文件內(nèi)容缺失、組卷整理不規(guī)范、檢索調(diào)用困難等基本問題普遍存在,甚至在業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門的職責(zé)推諉中造成重要資料的散失。

例如,在一次檔案驗(yàn)收時(shí),發(fā)現(xiàn)該單位購置的設(shè)備沒有保修卡,驗(yàn)收專家指出后,檔案管理人員不知情,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也不知情,最后問采購人員才發(fā)現(xiàn)是在采購人員手中暫存著。進(jìn)一步的了解得知,采購員正因?yàn)槭侵辣P蘅ㄊ莾x器設(shè)備的重要終身資料,直接影響到設(shè)備運(yùn)行過程中的維修與維護(hù),也是當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障時(shí)與供貨商交涉的重要憑據(jù)。但是,因?yàn)闆]有相應(yīng)的檔案管理制度明確規(guī)定必須隨設(shè)備入庫及時(shí)歸檔,反倒“不敢隨便放到資料庫里”,而是自己慎重收藏起來了。

這種現(xiàn)象隨著近年來《驗(yàn)收辦法》和《評分細(xì)則》的宣貫落實(shí),已經(jīng)引起了建設(shè)單位的高度重視,基本建立健全了檔案管理制度。在近年來的檔案檢查驗(yàn)收中可以明顯體現(xiàn)出來,項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)管理和檔案完整性都有了很大進(jìn)步。

二、檔案制度的可操作性

目前項(xiàng)目檔案管理制度方面的問題,已經(jīng)深入到了制度要求與建設(shè)單位崗位設(shè)置和工作流程建設(shè)相關(guān)的可操作性、與業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門相關(guān)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)相關(guān)的執(zhí)行操作嚴(yán)謹(jǐn)性等方面,成為制約項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量和效率的深層次因素。

以資料的收集整理和案卷歸檔環(huán)節(jié)為例,這是作為素材的文件資料轉(zhuǎn)化為規(guī)范檔案的關(guān)鍵一步,但又恰恰出現(xiàn)在業(yè)務(wù)和管理兩類職能部門的工作界面上,如果管理制度缺乏明確的職責(zé)和分工要求,就很容易造成工作的脫節(jié):業(yè)務(wù)部門可能會覺得我們只需要忠實(shí)的收集、提交建設(shè)過程中形成的資料給檔案部門即可;而檔案部門則可能以為自己不懂技術(shù),所以完備、條理、規(guī)范地組卷是業(yè)務(wù)部門的事,自己只需要做到嚴(yán)格記錄、安全保管、提供利用就可以了。比如筆者所在單位,幾年前某固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目接近尾聲時(shí),業(yè)務(wù)部門推著小推車把毫無邏輯排列的一堆材料交給了檔案室,而檔案室對于整個(gè)項(xiàng)目的情況不了解,無法條理系統(tǒng)地整理這一車雜亂無章的材料。匆忙中兩個(gè)部門勉強(qiáng)配合把材料大概進(jìn)行了整理,結(jié)果檔案驗(yàn)收時(shí)專家指出多處問題。

這個(gè)問題的出現(xiàn)是由于管理制度對相應(yīng)的工作界面規(guī)定模糊造成的,這個(gè)矛盾的化解需要結(jié)合單位實(shí)際,明確個(gè)性化的制度規(guī)定。比如業(yè)務(wù)特色集中、檔案部門崗位配置較弱的單位,就可以采取業(yè)務(wù)部門組卷歸檔、檔案管理部門指導(dǎo)檢查、案卷保存的模式;而業(yè)務(wù)面廣、檔案管理部門崗位配置較強(qiáng)的單位,則可以考慮業(yè)務(wù)部門只需要及時(shí)完整收集、提交檔案資料,由檔案部門承擔(dān)起準(zhǔn)歸檔階段的材料審查、整理、組卷,自行完成歸檔管理。筆者所在單位后來根據(jù)業(yè)務(wù)和崗位特點(diǎn)規(guī)定了一種折中處理方式,由檔案室制訂宣貫歸檔資料要求,各業(yè)務(wù)部門設(shè)立兼職檔案員,以卷為單位收集項(xiàng)目建設(shè)資料,保證文件齊套性和正確性后交付檔案室,檔案室再進(jìn)行形式審查并負(fù)責(zé)完成規(guī)范組卷歸檔,既保證了業(yè)務(wù)鏈條的有效銜接,又保證了檔案的準(zhǔn)確、完備和系統(tǒng)、規(guī)范,在最近兩次檔案驗(yàn)收中都以高分通過了驗(yàn)收。

三、n案制度的完備性

制度是相對靜態(tài)的,但實(shí)際工作中面對的情況千變?nèi)f化,需要不斷修訂完備檔案制度。這不僅是需要適應(yīng)技術(shù)進(jìn)步帶來的檔案資料形式和內(nèi)容的變化,甚至還要延伸到對建設(shè)項(xiàng)目合作方的制約。例如有些建設(shè)單位與參建單位簽訂合同中,對檔案工作的具體要求沒有專項(xiàng)條款做出明確規(guī)定,導(dǎo)致在建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收和項(xiàng)目最終驗(yàn)收時(shí),有些參建單位或監(jiān)理單位會以相關(guān)工程已結(jié)束為由,不參加、不配合檔案驗(yàn)收。更大的隱患是,由于沒有從法律上對參建單位的項(xiàng)目檔案管理工作形成有效約束,導(dǎo)致對建設(shè)單位的相關(guān)利益保護(hù)的缺失。

筆者所在單位幾年前的一次項(xiàng)目檔案驗(yàn)收會中,專家發(fā)現(xiàn)基建圖紙與設(shè)計(jì)變更通知單對應(yīng)關(guān)系不明確,要求參建單位到驗(yàn)收現(xiàn)場解釋,但是參建單位以各種理由推托,遲遲不到現(xiàn)場。在單位不斷催促下,第二天才到會解釋問題,嚴(yán)重拖延了驗(yàn)收會議時(shí)間,雖然解釋清楚了問題,但也給項(xiàng)目評價(jià)造成了惡劣的影響。為此,筆者單位亡羊補(bǔ)牢,再次修訂完備檔案管理制度,增加了“項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理,要求明確,控制措施有力”的條文。建設(shè)單位與參建單位簽訂合同,提前設(shè)立專門條款,明確項(xiàng)目檔案工作的具體要求,建設(shè)單位就變被動為主動,既保證項(xiàng)目建設(shè)利完成,又保證了項(xiàng)目檔案的齊套與完整性。

四、檔案制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性

檔案管理工作的規(guī)范化,除了完備檔案管理制度作基礎(chǔ),還需要嚴(yán)格的執(zhí)行來落實(shí)。沒有到位的執(zhí)行,一些制度就成了虛設(shè)。

實(shí)際工作中經(jīng)常發(fā)現(xiàn),有些文件材料簽字沒有日期,尾頁有空白項(xiàng)不填寫,領(lǐng)導(dǎo)批示和簽字內(nèi)容不全等等,日后一旦發(fā)生合同糾紛,就有可能因?yàn)楹贤掌诨虺闪l件的分歧,使建設(shè)單位成了被動方;一些設(shè)備儀器的購置合同、技術(shù)協(xié)議中也經(jīng)常出現(xiàn)落款簽字處只有責(zé)任人簽名而沒有簽署日期的情況,也會給解決糾紛或是責(zé)任追溯造成困難,甚至給腐敗留下漏洞;還有一些表格的填寫,簽署流程沒有問題,但是主管領(lǐng)導(dǎo)在審批時(shí)只簽姓名,沒有具體意見,不符合審批規(guī)定,也不符合檔案質(zhì)量的要求。這類問題根源在簽署人。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在管理過程中,更多關(guān)注各項(xiàng)制度的落實(shí)情況,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度的具體要求。

因此,檔案制度建設(shè)不僅要根據(jù)檔案部門的實(shí)際需要,制訂一系列系統(tǒng)、科學(xué)、合理的檔案管理制度,還要在制度的有效執(zhí)行方面下足功夫,才能更有效調(diào)動全員積極性,使檔案管理水平不斷提升。

第11篇

一、聲像檔案管理存在的問題

(一)聲像設(shè)備存在著“一硬一軟”的現(xiàn)象

“一硬”是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會的發(fā)展及工作需要,機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個(gè)單位中,僅有3個(gè)單位沒有聲像設(shè)備,僅占2%,98%的單位都有1臺以上的聲像設(shè)備,設(shè)備總數(shù)達(dá)971臺(架)。從總體講,聲像設(shè)備可算比較“硬”。“一軟”是指聲像設(shè)備管理之亂。

(二)攝錄人員中存在著“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)

攝錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作,并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀。“強(qiáng)”表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中,有專職156人,兼職287人,平均年齡35歲,大專以上文化程度的占72%。隊(duì)伍強(qiáng)大、年齡適中、文化程度較高這是“強(qiáng)”的一面;“弱”表現(xiàn)在443人中,專業(yè)工齡1至5年者381人,占86%,5年以上者僅占14%。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共68人,僅占16%,其中1至3個(gè)月短訓(xùn)(攝錄專業(yè))的66人,專科畢業(yè)2人,有84%的人都屬“自”。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是“弱”的一面。

事實(shí)證明,攝錄人員“弱”的一面影響了“強(qiáng)”的一面發(fā)揮作用,加上認(rèn)識上的誤區(qū),造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說,產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)和歸檔不把好關(guān),待用時(shí)再靠檔案員去催要或檔案館去征集,那只能是“亡羊補(bǔ)牢”了。

(三)聲像檔案管理混亂,問題復(fù)雜

1.管理制度不健全,聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理。調(diào)查中有75個(gè)單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度,占47%,有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查,聲像檔案的管理主要存在著3種形式:一是檔案室集中統(tǒng)一管理,隨時(shí)形成隨時(shí)移交,僅占26%;二是各科室一年一次移交檔案室,占35%;三是由科室分散保管或個(gè)人保存,占39%。由此表明有2/5的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理,缺乏必要的管理制度,或有的單位雖有管理制度,但落實(shí)不夠,缺乏有效的保障措施。

2.檔案意識不強(qiáng),聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔。聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔,影像需輔以文字說明,如果不及時(shí)歸檔,日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn),有近20%的單位有積存照片沒歸檔,且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片,文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片,卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看,更令人擔(dān)憂,相當(dāng)一部分單位都是“一盤帶子反復(fù)用”,原始錄音(像)沒有保存下來。

3.管理狀況“喜”“憂”懸殊,發(fā)展不平衡。調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個(gè)單位,占6.8%;而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個(gè),竟占40%,兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看:最多的一個(gè)檔案室存有20000余張,其余160個(gè)單位20860張,平均130張(其中多者上千張,少者幾張)。僅從照片檔案一項(xiàng)看,聲像檔案的管理水平就很懸殊。

4.保管條件差,聲像檔案難以長久保存。聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn),只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個(gè)單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜,其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其他檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質(zhì),磁帶受損等,不利于聲像檔案的長久保存和利用,一旦發(fā)生問題,悔之晚矣!

5.收集渠道不暢,聲像檔案館、室藏匱乏。區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個(gè)人或科室內(nèi)部,沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存,難以及時(shí)完整歸檔統(tǒng)一管理,致使基層檔案室聲像檔案不齊全,檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住,加之征集措施不得力,渠道不暢,造成今天的尷尬局面。

二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對策及建議

(一)加強(qiáng)宣傳,提高意識,爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會的事,而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看:一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持,引起社會的廣泛關(guān)注,從而提高全民,特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機(jī)遇,服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇,結(jié)合本地、本單位中心工作,通過館、室藏檔案以及生動的利用實(shí)例,發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

(二)加強(qiáng)管理,制定辦法,狠抓制度落實(shí)

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀,制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處,必須制定有效的配套措施,明確責(zé)任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

(三)加強(qiáng)監(jiān)督,分類指導(dǎo),注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

針對聲像檔案管理現(xiàn)狀,檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度,并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí),針對不同單位現(xiàn)狀,采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo),力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位,要鞏固提高,在開發(fā)利用上下工夫。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn),全面加強(qiáng)對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn),為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

第12篇

*鎮(zhèn)檔案室現(xiàn)存檔案所屬年度*年至2009年,共計(jì)1518卷,近幾年來我鎮(zhèn)檔案工作在黨委政府的正確領(lǐng)導(dǎo)下,在上級檔案部門的檢查指導(dǎo)下,不斷加強(qiáng)管理,逐步實(shí)現(xiàn)了檔案目標(biāo)管理規(guī)范化,現(xiàn)對照(本鎮(zhèn)的)縣檔案局下發(fā)的“山東省檔案管理考核書”,結(jié)合本真的實(shí)際情況,我們進(jìn)行了一次自我檢查,現(xiàn)將檢查情況匯報(bào)如下:

一、體制人員方面

為確保檔案管理各項(xiàng)措施落實(shí)到位,鎮(zhèn)黨委政府把檔案管理工作列入了重要議事日程,納入我鎮(zhèn)目標(biāo)管理考核之中,不斷強(qiáng)化管理,結(jié)合本單位的檔案管理工作實(shí)際情況,成立了由第一副書記任組長的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,統(tǒng)籌我鎮(zhèn)的檔案管理工作。配備了業(yè)務(wù)素質(zhì)高,管理水平強(qiáng)的專職檔案管理員,并在各鎮(zhèn)直部門中落實(shí)了兼職檔案管理員,在村級組織中,由村文書任檔案管理員,形成一個(gè)嚴(yán)密的檔案管理網(wǎng)絡(luò);建立健全了各項(xiàng)檔案管理制度,使檔案管理制度裝裱上墻,把檔案工作列入單位公文處理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理和具體業(yè)務(wù)工作程序,把檔案工作與相關(guān)人員的年度考核、獎(jiǎng)懲掛鉤,同時(shí)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)從強(qiáng)化檔案管理著手,組織檔案管理人員參加縣里舉辦的培訓(xùn)班,為檔案規(guī)范化管理奠定了良好的基礎(chǔ)。

二、制度設(shè)施方面

檔案室內(nèi)建立了文件材料歸檔制度,檔案保管、保密、統(tǒng)計(jì)鑒定銷毀、查閱利用、檔案設(shè)備維護(hù)使用、重大活動檔案登記等到內(nèi)容完整、操作性強(qiáng)的制度,同時(shí)作硬件設(shè)施建設(shè),我鎮(zhèn)立足本鎮(zhèn)實(shí)際,高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求,整修了檔案專用庫房,面積達(dá)到40平方米;同時(shí)在檔案室內(nèi)落實(shí)了防水、防火、防盜、防蟲、防高溫、防潮、防強(qiáng)光、防塵、防鼠等“九防”措施。檔案櫥架、盒、夾、卷皮等檔案裝具規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量充足;計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)同黨政辦合用,同時(shí)有檔案管理軟件。

三、管理利用方面

為做好檔案資料的確良收案整理工作臺,保全檔案的完整,明確歸檔范圍,把反映本鎮(zhèn)工作活動、具有查考利用價(jià)值的文件資料和各種載體的檔案管理資料均敖歸檔范圍。我鎮(zhèn)2009年檔案資料的整理歸檔工作從今年4月份開始,根據(jù)整理歸檔的新標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了集中分類。對收集整理照片、磁盤、光盤、實(shí)物等載體檔案,編寫文字說明、內(nèi)容包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、制作者,力求做到圖文并茂,對擬修訂和簽批的公文,按保管要求逐一審查,對書寫不符合規(guī)定的文件及時(shí)改正,對破損文件進(jìn)行修補(bǔ),對字跡模糊或退色文件進(jìn)行復(fù)制,檔案合格率達(dá)到80%以上,檔案內(nèi)容涵蓋文書、會計(jì)、基建、設(shè)備、科研、照片、錄音、電子、實(shí)物等12個(gè)方面的內(nèi)容。但由于綜合檔案室面積受限,所以這些檔案都由各站所保存。注重在檔案住處開發(fā)和效果利用上下功夫,建立健全了案卷目錄,全引目錄、字號索引、專題目錄等多種檢索項(xiàng),便于隨時(shí)查閱,為領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)營管理、資產(chǎn)保全等方面發(fā)揮了重要作用。

四、監(jiān)督指導(dǎo)方面

根據(jù)省縣有關(guān)規(guī)定,結(jié)合實(shí)際,制定了*鎮(zhèn)檔案工作辦法,對全鎮(zhèn)各部門單位村的檔案管理進(jìn)行了統(tǒng)一指導(dǎo),組織各部門單位村的兼職檔案人員進(jìn)行研究,并參加縣檔案局舉辦的管理業(yè)務(wù)培訓(xùn),進(jìn)行統(tǒng)一學(xué)習(xí),及時(shí)更新知識,提高技能。

綜上所述,以上是我鎮(zhèn)2009年度檔案工作基本情況,對照先進(jìn)我們的檔案工作還存在諸多的不足,如,檔案室面積狹小、硬件設(shè)施不到位、歸檔材料不全面等,但這同時(shí)也是我們下步努力的方向,在今后的工作中,我們對照檔案管理考核辦法,加強(qiáng)規(guī)范,不斷完善,力爭把我鎮(zhèn)的檔案管理工作提高到一個(gè)新的水平,再上一個(gè)新臺階。

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