時間：2022-04-21 11:47:34
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇個人檔案檢查材料，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：人事檔案；審核整理；問題；解決措施
精準、完整、齊全的人事檔案能夠系統、全面的記載個人品德作風、最高學歷、工資待遇、技術水平、任職經歷及工作表現等進行記錄，是企業選賢任能、知人善任的重要工具。由于我國現階段進一步深化改革用人制度，所以更要充分發揮人事檔案工作的重要作用，認真分類、審核、整理人事檔案，對人事檔案真實、完整、安全及精準性進行有效維護，使認識檔案作用得以充分發揮。
一、整理人事檔案時所存在的主要問題
（一）檔案整理主要為手工操作，使很多現代化技術得不到應有的開發。通常人事檔案管理員由組織部門或者人事部管轄，且其人事檔案管理措施也對以往操作方法進行了延續，他們基本上都是手工操作人事檔案排序、分類、裁剪、編號及裝訂等各道工序。因為人事檔案相關配備人員缺乏、單位領導重視度不夠等因素，使得各單位很少有精力去科研怎樣通過計算機對人事檔案進行分類、審核與整理，怎樣通過數據庫對人才結構進行分析，怎樣構建電子檔案以不斷與科技發展現代化需求相適應。
（二）當前資料與以往資料裝訂規格不相符。《人事檔案整理細則》中明確指出，干部人事檔案材料和目錄采用國際標準A4紙型（297mm×210mm）。材料左邊應留有2.5cm的裝訂邊。A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔（從孔中心算起）8.3cm，下孔距材料底邊5.4cm，孔中心距左邊沿1.2cm，孔直徑為0.5cm。干部人事檔案材料轉遞單統一采用國際標準A4紙型。以前檔案材料都是規格為16開的辦公用紙載體，檔案左邊需要預留2.5cm左右的裝訂邊。而目前的檔案材料規格大多為A4，比如學歷材料、職稱評審材料等。檔案中原有小于或等于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16開的紙張放在一起整齊度無法得到有效保證，而如果對16開的材料進行重新打孔和裱糊，則又會浪費大量的人力，提高時間成本，且影響美觀。
（三）人事檔案整卷裝訂，不易長期保存，且具有較差保密性。雖然檔案整卷裝訂較為美觀、整齊，但是，在對檔案進行查閱時，通常要全卷查閱，對個人隱私的保護極為不利，在材料添加或者復印時，必須全部拆開材料，由此反復拆卸，極易破壞材料，對長期保存極為不利。
二、人事檔案的分類審核整理工作的規范措施
（一）人事檔案的審核工作是實現檔案規范管理的重點，在審核過程中工作人員必須要時刻保持細致嚴謹的工作作風，按照人事檔案管理的相關流程和注意事項進行檔案的審核，認真檢查檔案的完損工作，對于損害或遺失的篇章進行及時的補交。在審核過程中由于檔案的數量較多，必須度杜絕錯裝和亂裝事件的發生，時刻履行自身的工作職責，將別人的工作前途視為工作的重點，培養工作責任感。在審核中還要進行細節的檢查，查看手續是否齊全，印章是否清晰等。在審核工作中避免低級錯誤的發生，不為其他人的工作前途造成困擾，履行好檔案審核人員的工作內容。
（二）完整的進行個人檔案的收集工作。個人檔案的內容比較復雜，從就學到就業的過程中都有細致的記錄，在個人檔案收集的過程中就要對各個學習和工作階段進行完整性的工作。在學校就學期間有關人事檔案人員要依據檔案內容進行收集，學生每學期的成績、在校期間的獎懲、政治面貌和每學期的學結等。對于社會中的工作人員的檔案收集，要按照相關單位的工作性質進行，例如黨政機關的要對政治活動和政協會議等階段性材料進行記錄和管理，對于企業單位的要進行季度考核表和工作表現等進行檔案收集工作。當然人事檔案的收集工作都有具體的工作內容進行指示，只要相關工作人員能夠循序漸進的進行收集，保持細心的工作態度即可。
（三）鑒別檔案的真偽是檔案審核管理的重要內容。檔案是一個人進入社會工作的重要保證之一，為了實現公平競爭，檔案管理的鑒別工作必須深刻落實。在審核過程中注意查看每個時期的工作表現和相關印章，對不規范填寫和虛假信息的進行另行放置，查看相關責任人和手續是否充分，檔案文件是否缺失和重復，對于異常的檔案文件進行不歸檔處理，做到維護個人檔案的真實可靠性。避免由于個別檔案的虛假造成人事檔案管理機構的信任缺失。
（四）在對人事檔案進行整理時應該做到分類準確、審核無誤。在對人事檔案進行分類審核整理時，為保證所整理的檔案資料與規定要求相符合，一方面應該注意對檔案資料及其內容進行收集與鑒別，另一方面在加工整理每一份人事檔案時，要保證檔案的完整性與精美性。首先，確保人事檔案能夠準確分類。建議對檔案資料的類型分為十類：a.履歷材料；b.自傳材料；c.考察、考核、鑒定材料；審計材料；d.學歷學位材料；職業（任職）資格和評（聘）專業技術職務職稱）材料；反映科研學術水平的材料；培訓材料。e.政審材料；f.黨、團組織建設工作中形成的材料；g.表彰獎勵材料；h.涉法違紀材料；i.工資、待遇材料；招錄、聘用材料；出國（境）材料；人代會、政協會議，人民團體和群眾團體代表會議，派代表會議形成的材料；j.健康檢查和處理工傷事故材料等其他材料。依照人事檔案材料的這些具體分類要求，對材料排列、分類合理與否進行分析，避免材料出現顛倒混淆、錯裝等情況。
三、結語
作為人事組織工作的關鍵組成部分，人事檔案被稱為人事管理工作的重要環節與基礎。所以，在分類、審核、整理人事檔案時，一定要做到細致、完整、精準、真實。作為人事檔案管理人員，在其具體工作中應該將檔案審核融入檔案鑒別與收集、資料整理全過程。認真完成人事檔案的分類審核整理工作對人事檔案的有效利用具有重要意義。
參考文獻：
關鍵詞：檔案管理；企業職工；作用
一、部分企業職工檔案管理現狀
1.企業管理職工檔案現狀
隨著改革開放步伐的加快，各類用人單位如雨后春筍般迅速而蓬勃地發展起來。用工形式簡單、用工管理混亂、職工流動頻繁，以及用人單位為縮減建檔的管理成本等因素，致使近一半企業沒有給職工建立檔案；新進職工與離職職工沒有記載,職工技術職稱及技能不能確定。因沒有文字記錄,也就沒有企業來管理,養老保險、醫療保險等應享受的待遇也使職工不能享受。
2.職工自身檔案管理現狀
職工自己因流動性強，檔案轉移手續復雜等原因而忽略了個人檔案存在的意義。有的單位因停產、解體、流轉等變故，職工失業多年無人問津，有的人甚至到了辦理退休年齡段，連檔案在哪里都不知道。還有一些企業雖然建立了職工檔案,但沒有把職工的定級表、勞動技能鑒定表等資料歸檔,致使不少個人資料遺漏、遺失。
二、職工檔案管理中存在的問題
1.企業檔案管理人員綜合素質低,不能適應檔案工作發展的需要
由于目前許多用人單位沒有專門的檔案管理人員，大多數是由人力資源保障人員或辦公室人員兼管，其一般未經過檔案業務知識的專門培訓，缺乏檔案管理經驗。對職工檔案的歸檔范圍和標準不清楚，不懂得檔案的基本操作規程，使得職工檔案案卷不規范，難以保證檔案的完整性和安全性，致使檔案錯漏百出,給勞動保障部門辦理職工失業、養老、退休等手續增加了很多難度。
2.檔案管理不完善、不規范、不科學
《企業職工檔案管理工作規定》要求職工檔案要“通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶”。從實際情況來看，這條規定基本上是一句空話。郵寄或本人自帶檔案幾乎成了家常便飯。《企業職工檔案管理工作規定》的一些要求和規章制度，也少有人執行。
3.檔案保管條件太差,影響了檔案的安全
檔案管理的軟硬件設施配備較差,檔案室達不到安全保管要求。檔案管理人員也是得過且過,責任意識不強,檔案業務不熟悉,年復一年,檔案管理形成了惡性循環,出現了檔案越管越差、越管越少的現象。
三、職工檔案規范化管理的有效措施
1.做好企業檔案管理的基礎性工作
企業應嚴格執行《檔案法》的各項規定,健全檔案管理制度,認真負責地為職工記錄、整理、保管好檔案材料,定期督促、檢查,發現問題及時整改,保證職工檔案資料的齊全、完整和真實。要加強對檔案管理人員的素質培養,定期參加地方檔案行政部門組織的檔案管理知識培訓,加強檔案人員職業道德和愛崗敬業教育,使檔案人員在執行政策、規范操作上適應企業需求,從而全面提高檔案管理水平。
2.分工負責，把好檔案進出關
首先，要做好人力資源部門、檔案管理部門、員工本人之間的職責分工。按照集中統一和分級管理的原則，職工檔案歸口綜合檔案室，各公司人力資源管理部門負責職工檔案的建立、更新、轉遞等工作，檔案室負責職工檔案的保管，辦理職工檔案的查閱、借閱、歸還等手續，員工所在部門、人力資源部門對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集歸檔，保持檔案的完整齊全。
其次，要抓好職工檔案的收集和整理。一是要把職工個人檔案的“歸檔范圍”明文化，使職工的履歷、招收錄用、考核培訓、政治面貌、獎懲記錄、工資、福利、保險、離職情況（辭職、解除勞動合同等）、人事異動等重要的個人材料不致遺漏；二是要及時補充檔案材料，使員工在本企業工作期間形成的各種材料能及時歸檔；三是要定期整理和規范，以逐步實現職工檔案的信息化，如建立職工檔案數據庫，提高職工檔案的使用價值。同時，要做好職檔案的補救、補建工作，特別是對未按常規手續進入企業的高管人員的檔案及時進行補建。
再次，要搞好銜接，把好檔案轉遞關。對于檔案調入，人事關系在“人才中心”的，試用期滿即由公司人力資源部門負責將檔案轉入人才中心保管；對于檔案轉出，要按照制度規定的流程，辦理嚴格的轉出手續和轉接反饋手續，嚴防丟失。
參考文獻：
[1]鄭玉清.檔案管理工作現代化的新趨向[J].廣東檔案,2006,20（05）:32-33.
大家好，XX年7月4日,對我來說是特殊的一天。我由一個剛走出校門的學生來到延慶縣****鎮擔任“村官”助理。新的工作、新的環境，對我來說又是一次新的世界。根據縣人事局的統一安排我被分到****鎮***村擔任村主任助理，這期間我先后兼任了***鎮村官助理聯絡員、信息員；***村團支部書記、法制宣傳員。現對這三年的工作情況作如下述職。如有不妥之處請各位領導、同事批評指正。
一、村級工作。
我多次聯系***學院和***村黨支部開展支部共建活動，并在村建立了葡萄試驗基地。協助***村兩委籌備該村蔬菜生產基地，現已建成。參加***村各類會議并做會議記錄。撰寫該村村規民約、計劃生育管理辦法、各類計劃總結可行性報告等文字材料200于篇。整理我村各類文字、實物檔案。徹底改變了我村“材料平常都亂丟全靠鎮里年底湊”的局面。參加村里組織的各項文體活動。組織***村、***村、***村村民完成全國第二次農業普查的調查工作。2010年5月協助村兩委組織我村黨員群眾為汶川災區捐款。XX年年協助村選舉委員會籌備***村兩委換屆選舉工作。并在選舉過程中擔任工作人員。在村工作期間多次迎接市、縣、鎮各級管理部門對我村的工作檢查。
二、鎮級村官管理辦公室工作。
協助鎮有關領導管理本鎮村官管理。工作包括檔案、考勤、培訓、撰寫各類相關材料、組織各類文體活動等等。具體內容有，迎接07、08屆村官助理到鎮的一些列活動并組織他們培訓。豐富村官助理業余文化生活，組織開展摘比賽、演講比賽、知識競賽、中秋聯歡會、爬山比賽、與其他兄弟鄉鎮聯誼等活動。做好全鎮村官助理的后勤保障工作。整理村官助理檔案，建立鎮村官助理管理、考勤、工作等各類檔案并建立全鎮55名村官助理的個人檔案。創新性的在我鎮創辦了***鎮村官報，每季度一期，刊登村官助理的工作經驗心得體會為村官的交流創建了一個良好的平臺。向縣村官辦、鎮宣傳部門上報村官助理信息上百篇。協助鎮黨委與新到村官助理簽訂了《安全管理責任書》和《承諾書》，下發并督促他們學習《***鎮村官助理考核辦法》和《***鎮村官助理管理辦法》，協助村官辦領導修改或制定了《***鎮村官助理突發事件應急預案》、《安全管理辦法》、《大學生村官助理工作職責》、請銷假制度、考勤制度、交流制度、培訓制度、日志制度、信息上報制度、衛生制度，宿舍管理制度、接受媒體采訪制度、出行制度、建立健全了個人檔案和村官個人電子業績檔案，使村官助理日常管理工作日趨規范。在奧運會期間還特別制訂了《奧運期間安全工作應急預案》。撰寫各類***鎮村官助理的文字材料及各種數字統計報表。奧運期間組織我鎮村官助理開展了“奧運安保村官有責周末值班義務巡邏”的活動。多次迎接縣人事局對我鎮村官助理工作的檢查。
三、鎮級其他工作。
黨委辦交辦的臨時性工作。如：會議通知、會議籌備等。完成大榆樹鎮全體機關黨員信息采集錄入工作。完成***鎮XX年以前所有檔案目錄的微機錄入工作。到***鎮25個行政村宣傳延慶縣雙創建工作。完成鎮、村領導交辦的其它各項臨時性工作。
四、工作中存在的問題。
思想觀念保守。在村官助理管理工作上還有些觀念守舊，境界還不夠高，眼界還不夠寬，總是打不破條條框框的約束，工作有時縮手縮腳，不敢闖，不敢試，有的安于現狀的心理。與同事溝通少。由于平時工作比較多，所以就放松了這方面的要求，作為村官聯絡員，不能與村官溝通，或較少溝通是工作大忌。公文寫作能力有待提高。
五、工作感受
學習成長、堅持。經常有人問我，當村官感覺怎樣么？我的回答一般是，比同齡人加速成長。來到基層，來到農村，看到了很多以前沒有見過的事情。這些對于選擇在大公司、機關的同齡人來說是不可能知道的。他們就像是溫室里的花朵。而我們則是長在山邊的小草。我們雖然沒有他們艷麗，但是我們比他們頑強。
不要想“如果當初”。人生是一條有無限多岔口的長路，永遠在不停地做選擇。如果只是選擇吃炒面或炒飯，影響似乎不大，但選擇讀什么科系、做什么工作每一個選擇都影響深遠，而不同的選擇也必定造就完全不一樣的人生。人生沒有重來的機會啊。所以任何選擇都要認真把握。在工作中是沒有后悔藥的，如有錯誤，只能快速的思考彌補辦法。或者不讓自己后悔。
學會沉默。有時候，我被人誤解，我不想爭辯，所以選擇沉默。本來就不是所有的人都了解你，因此我認為不必對全世界喊話。生命中往往有圣人都無言以對的時刻，畢竟不是所有的是非都能條列清楚，甚至可能根本沒有真正的是與非。那么，不想說話，就不說吧，在多說無益的時候，也許沉默就是最好的解釋。我相信時間會證明一切。
最后，我感謝***鎮所有幫助和關心我的領導，謝謝你們對我三年工作的支持。年輕的我給您添麻煩了。面對今后的人生，我只能說，我會盡量做到最好，不給***鎮丟人。07.08的村官助理們，你們已經成長，我祝福你們！如有時間，到朝陽請與我聯系。
一是企業職工檔案管理分散，職責分工交叉重疊。當前，職工檔案在全社會處于多頭管理的狀態，人才交流中心、勞動保障部門、用人單位都可以保管職工檔案。一些屬于中介性質的勞動機構也擅自擴大經營范圍，收費管理職工檔案，甚至有的保存于職工本人手中。這種本質上的私人管理職工檔案的行為，對職工檔案的安全及檔案的真實性構成了直接威脅。有些保管單位不能對檔案內容進行及時更新與補充，使職工的檔案材料不準確、完整，甚至成為死檔案。
二是在民營、外資企業中，職工檔案管理，由于國家有關法律法規和政策的不健全，職工檔案處于割裂狀態。職工在企業錄用前的個人檔案企業無權過問，只能保管本單位錄用后的檔案材料，而且大部分企業的職工檔案沒有制度，檔案也沒有整理，散存在檔案袋里，沒有目錄，沒有檢索工具。特別是在一些小型企業和個體工商戶中，職工的錄用和辭退都非常隨意，根本就沒有建立職工檔案，特別是不給農民工建檔的現象十分普遍，職工本人也沒有檔案意識，致使職工的切身利益根本無法保證，造成了嚴重的社會問題。
三是有些沒有交納養老保險金的破產企業職工檔案仍在原單位保管。由于破產后人心惶惶，留守人員根本沒心管理。有的放在麻袋里，有的鎖進鐵柜里，沒有安全保護措施。還有的流放到個人手中，個人檔案丟失現象屢有發生，影響職工辦理各種保險及退休手續，給社會帶來了不安定因素。
四是在各單位中，職工檔案管理基礎設施較差，保管條件落后，管理水平較低。職工檔案大部分沒有專門庫房，放在辦公室的柜子里，有的還是木柜。沒有防火、防盜、防潮等安全設施，沒有空調、去濕機等設備。管理基本以傳統的手工操作為主，缺乏利用現代化技術設備。
五是檔案內容缺失現象比較嚴重。由于歷史原因，現存職工檔案內容反映個人經歷、家庭情況及社會關系的材料多，反映歷史材料多，而反映職工個人特長、能力、性格、誠信等的材料少。特別是有的缺少招生錄用審批表、合同、協議等要件，影響到職工辦理各類保險。
六是轉遞手續不健全。職工個人隨意帶走檔案，調轉無回執。有的企業負責人為達到控制職工的目的，扣押檔案，使職工辦不了調動手續，侵害了職工的切身利益。有些職工為了跳槽，放棄了檔案，導致了大量死檔案的產生。
針對職工檔案工作面臨的新情況、新問題，遼寧省檔案局與省勞動和社會保障廳密切合作，自2004年以來，先后聯合印發了《遼寧省企業職工檔案管理暫行規定》(以下簡稱《暫行規定》)、《(遼寧省企業職工檔案管理暫行規定)補充意見》(以下簡稱《補充意見》)及《遼寧省企業職工檔案管理機構資格備案辦法》(以下簡稱《備案辦法》)，進一步健全了全省企業職工檔案管理法規體系。對全省企業職工檔案管理工作的規范化提出了具體要求，在全省企業職工檔案管理的重點和難點問題上取得了新進展。
1、明確了管理機構。用人單位、勞動保障機構、失業保險經辦機構、社會保險經辦機構，被確定為職工檔案管理機構，由勞動和社會保障部門領導與指導，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。
2、健全了管理體制。明確了用人單位、勞動保障機構、失業保險經辦機構、社會保險經辦機構在檔案管理工作的職責，四個部門各司其職，齊抓共管，保證了職工檔案在管理上的連續性。從根本上解決企業職工、解除勞動關系的失業人員、退休人員、靈活就業人員、自費出國等人員的檔案歸屬問題。
3、拓寬了歸檔范圍。增加了養老、失業、醫療、工傷保險、住房公積金、失業證明、再就業、誠信等方面材料的歸檔，豐富了檔案的內容，體現了職工檔案的使用價值，為保障職工的基本權利提供了保證。
4、規范了改制與破產企業職工檔案管理。企業資產重組、撤銷、兼并、破產時，應嚴格按照有關規定妥善處置職工檔案，并向同級檔案行政管理部門與勞動和社會保障部門報告職工檔案的歸屬與流向，檔案行政管理部門、勞動和社會保障部門將及時撤銷其管理職工檔案的資格。凡經過資產重組、撤銷、兼并、破產等改制企業，未向同級檔案行政管理部門與勞動和社會保障部門報告職工檔案的歸屬與流向情況的，勞動和社會保障部門將不予審核重組、撤銷、兼并、破產等改制企業的，職工安置方案。
5、完善了制度建設。建立健全了職工檔案管理的法律法規和相關政策，規范了職工檔案管理，對職工檔案的收集、保管、銷毀、利用、轉遞、法律責任等方面加以完善。轉遞時間由原來30日縮短為15日，增加了追究法律責任的條款。
6、提出了處置辦法。針對死亡職工檔案無限期保管提出了具體處置辦法。死亡職工檔案在原檔案保管部門保管15年以上，可以按有關規定經鑒定后進行處置。
7、用人單位招聘職工，必須100％簽訂勞動合同，否則不給予備案。簽訂一年(含一年)以上勞動合同，職工檔案由用人單位建立、保管，或由用人單位委托勞動保障機構保存檔案；簽訂合同期限在一年以下的，職工檔案可不存放在單位，但用人單位應將其檔案委托單位屬地勞動保障機構集體保存。
8、職工“跳槽”單位不得扣押檔案。過去職工“跳槽”不辭而別，單位無奈，只能扣下其檔案索要違約金來“挽回損失”，今后，用人單位這樣的行為將被禁止。
9、職工檔案丟失可以補辦。用人單位因整理、保管、利用、轉遞、事故、災害、破產、轉制，以及不可抗力等原因造成職工檔案丟失，致使職工無法辦理就業、退休、社會保險、子女參軍等有關問題時，用人單位應及時補辦檔案。
10、單位丟失檔案，由單位負責保障職工待遇。因用人單位原因造成職工檔案丟失，影響職工不能按規定享受社會保障待遇的，由職工單位或主管部門解決和落實相關待遇。
一、失業職工檔案管理現狀及存在的主要問題
1.信息記錄不全現象比較突出。原先的國有企業，由于企業領導在檔案方面存在誤區，檔案管理人員缺乏檔案管理這方面的意識，表現在一是個人檔案材料不完整。缺少招工手續、勞動合同、轉正定級手續，工資表等資料，類似的重要材料沒有裝入檔案的情況較為常見。有的復轉軍人部隊檔案一直存放在武裝部或當地民政部門，高校畢業生檔案一直存放在人社部門的人才交流中心，到企業工作后一直沒有并入職工個人檔案，影響到了連續工齡的計算，造成了失業職工經濟補償金與失業保險金的少領現象，損害了他們的切身利益。二是檔案記錄前后不一。由于原先對檔案工作的嚴肅性缺乏必要的認識，招錄工人時勞資人員代填職工個人信息現象較為普遍，檔案中出現的職工姓名同音不同字、出生年月與身份證信息不符、參加工作時間前后不一致、從事特殊工種時間記錄不清等，導致下崗失業人員不能按期辦理退休，直接侵害了職工的切身利益。
2.多部門交叉管理檔案，不利于工作的開展。在青州市，目前企業破產改制后絕大部分檔案歸入青州市勞動事務中心托管，另外部分單位比如種子公司、市府第一招待所等原屬事業單位，這幾家單位改制后其檔案歸人社局干部科管理，還有一些國企業單位的領導檔案歸組織部管理，但辦理失業手續后，這部分人員的保險續繳、退休申報還得由勞動事務中心負責，這種按單位性質、人員身份劃分的檔案管理辦法，造成失業人員檔案管理混亂，查找困難，給失業人員落實相關待遇，辦理退休手續帶來極大不便。
3.檔案管理制度不健全，檔案從業人員整體素質偏低。由于制度不夠健全，一是在檔案的分類、期限設置、歸檔和檔案資源的收集、存儲、傳輸、查詢、管理、應用等環節缺少必要的依據；二是在檔案生成、轉遞、查閱過程中，沒有統一的管理規范，造成職工檔案記錄不全、流失，對于職工尤為重要的招工手續、亦工亦農輪換合同、工資審批表、上山下鄉證明材料沒有及時歸檔，導致檔案利用價值降低。三是部分企業檔案人員的業務素質和文化素質較低,且缺乏培訓,不能保證檔案材料的正常收集和整理。有的從業人員缺少檔案管理業務工作基本知識，對職工檔案內應有的項目不清楚,為檔案收集后再利用工作帶來很大麻煩。
二、加強失業人員檔案管理工作的對策及建議
1.加大宣傳力度，提高企業對檔案重要性認識。領導重視是檔案管理取得成效的關鍵，充分利用各種宣傳手段，宣傳檔案在企業改革與發展、企業及職工權益維護等方面的重要作用，深刻認識檔案對于職工權益的維護與企業文化的建設具有的重要意義，投入資金、人才健全完善檔案室建設，安排高素質人才從事檔案管理工作，做好檔案收集、整理、歸檔、利用工作，從源頭上樹立起檔案民生地位的重要意義，為檔案的管理利用打下良好基礎。
2健全完善檔案管理制度，為檔案工作開展提供依據。完善的檔案管理制度是失業職工檔案收集、整理、歸檔、利用的前提基礎，依據制度建立起職工檔案的立卷、歸檔、保管、轉遞、使用、登記、統計和保密等項制度，確保檔案信息的準確，資料的完整，杜絕因管理制度不完善導致的檔案流失、資料不全、信息不實、流轉不暢、保險續繳不便問題。
3.解決檔案歸屬問題，為后續管理提供優質服務。徹底解決檔案多頭管理局面，只要是失業職工、自由職業者、沒有檔案保管能力的個體私營企業檔案一律由縣級以上勞動保障部門的職業介紹機構保管。機構須具備檔案保管的硬件條件與安全措施，配備專職檔案保管人員，并經檢查驗收合格后，由同級勞動保障行政主管部門認定，方可開展失業職工檔案托管并開展一系列后續服務工作。企業破產、改制、重組后的人員不再以干部或工人身份、領導級別劃分檔案歸屬，破產企業生成的檔案一率歸勞動事務機構保管，負責其后續保險的代繳、檔案查詢、證明材料的出據、退休手續的申辦、檔案的轉移等服務工作。
4.做好入庫檔案的數字化管理，為檔案的高效利用提供便利。在網絡技術迅猛發展的今天，過去傳統的檔案管理模式已經無法適應新形勢的需要，改變傳統的管理模式，把計算機技術應用在管理失業職工檔案之中，是管理好、利用好失業職工檔案的必由之路。在失業職工檔案移交過程中，要求檔案托管機構即時將職工檔案進行數字化轉換，錄入檔案托管系統，建立準確和完備的職工信息數據庫，依托辦公自動化網絡系統，快捷準確地為相關部門提供人員基本情況及綜合信息服務，實現無紙檔案與原始檔案的雙重管理模式，切實提高檔案利用效率，比如青州檔案托管機構現存失業職工、自由職業者、小微企業者檔案6萬余份，每天繳納保險、政審、退休、調動等使用檔案上百次，如果不進行檔案的數字化管理，現有的工作人員難以應付如此巨大的工作量。檔案的信息化管理是提高檔案利用效率的必由之路。
關鍵詞：高校 專業技術人員 檔案管理 問題 對策
一、引言
在日常教學管理以及教學活動過程中所累積的原始資料，構成了專業技術人員的檔案。專業技術人員檔案詳細的描繪了教學各項工作的主要內容，常被看做是高校進行教學管理以及教學研究過程中的重要參考。專業技術人員檔案是權衡高等學校是否踐行可持續發展的教育事業的參照，也是檢驗高等學校教學管理水平和教學質量規范性的試金石。專業技術人員檔案不僅在一定程度上促進著教育教學改革的穩步向前，更是連接教學改革、教學研究以及教學活動的紐帶，承擔著牢記過去、展望未來的歷史責任。
由于兼具專業性、多樣性、周期性和分散性等眾多特點，專業技術人員常常能夠客觀反映教學活動的成效并能夠進行很好的總結。如今，由于時代對綜合性素質人才的需求，教學領域內容呈現不斷擴寬的趨勢，新的學科、新的領域、新的思維層出不窮，隨之而來的是專業技術人員的檔案內容越來越多。有鑒于此，當前形勢下，注重專業技術人員檔案的管理工作以及提升管理的水平，無疑對幫助教育事業發展有著積極的推動作用。
二、高校專業技術人員檔案管理的內涵及現狀
高校專業技術人員檔案指的是記錄高校專業技術人員在教學以及科研活動中所涉及的資料，以及能夠反映高校專業技術人員的教學科研情況的材料。這些材料組成的高校專業技術人員檔案不僅能夠客觀地反映高校專業技術人才在教學和科研兩端的活動，還能夠有利于全面評價高校專業技術人員的精神狀況、教學水平和科研能力，為高校客觀地評價專業技術人員提供了可觀的參考依據。
通常說來，高校專業技術人員檔案一般包括以下四個方面：
1.教學檔案專業技術人員檔案。這部分一般包括教學計劃書、教育改革、教學計劃、課程設置、課程相關教案以及學生的聽課記錄等內容，教學檔案是衡量高校專業技術人員教學活動的效率的重要參考依據。
2.科研檔案。科研檔案是進行科學技術、實際生產以及建設管理工作的重要組成部分。科研檔案工作是科研管理的重要組成部分，是科研活動的重要環節，科學技術處和綜合檔案室應把科研檔案工作與計劃管理、課題管理和成果管理緊密結合。每一個高校專業技術人員都必須按照相關要求做好各種科技文件材料的積累、整理和歸檔工作。通常包括高校專業技術人員正在進行或者曾經主持或參與的各個課題，檔案中應該注明科研課題情況，具體涉及項目名稱、課題的類別、項目負責人、批準部門、資助方式及其經費使用情況等內容，如果必要，還需注明課題所取得科研成果，諸如學術論文或者專利著作等，存留相關的數據資料。
3.獎懲檔案。獎懲檔案是檢驗高效專業技術人員在從事教學科研活動中所獲得獎勵以及受到的處分的重要資料。具體包括高校專業技術人員在從事教學和科研的活動中所得的各項獎勵證明材料和各種榮譽稱號等，同時，也包括高校專業技術人員接受的書面處分等懲罰。
4.培訓檔案。培訓檔案是衡量高校專業技術人員有沒有接受過系統全面的培訓的重要指標。完善的培訓檔案應該包括培訓需求調查資料、年度培訓計劃、培訓教材以及培訓考核評估資料等四個方面，此外，還應該對高校專業技術人員進行培訓考核，以此來檢驗培訓的成效。
三、當前高校專業技術人員檔案管理的問題
1.專業技術人員檔案管理制度尚未完善。當前，我國實施的《普通高等學校檔案管理辦法》以及《高等學校檔案實體分類法》都沒有對專業技術人員的檔案管理進行比較科學明確的規定。所以，當前高校專業技術人員的檔案都是按照各個部門的管理需要而建立起來的。正因此如此，如今，由于缺乏必要的管理制度約束，我國的高等學校中專業技術人員的檔案管理存在如下兩個方面的問題：
（1）專業技術人員檔案材料不齊全，這種檔案不齊全的現象主要表現在由于檔案資料的收集以及管理的過程中出現失誤而造成的資料不全。另一方面是由于高等學校的校領導沒有充分認識建立高校專業技術人員檔案的重要性，因此，沒有對專業技術人員的檔案資料進行及時更新，不能了解專業技術人員的最新動態，也無法對其工作能力和教學成效進行客觀的評價。
（2）多方面綜合管理專業技術人員檔案。如今，許多高校的專業技術人員檔案都零星的分布在各個高校的教學部門、科研院所以及教務部門等地方，所以加大了專業技術人員檔案資料收集的難度，專業技術人員個人檔案材料應該在每項活動以及每一特定的時間段結束后，隨時進行歸檔。通常來說，高校專業技術人員的基本人事檔案材料、從事科研技術的成果材料和證明資料、參加社會各種學術團體及學術或社會兼職的證明材料，此外，還應該包括榮譽證書等材料由個人主動、及時地將原件或復印件送交檔案室，由檔案人員經過核實并登記后收集歸檔。
2.存在重收集輕使用的情況。高校專業技術人員檔案呈現重收集、輕使用的模式。通常而言，高校專業技術人員的檔案資料是由專門的人事檔案部門集中起來統一管理，但是并不意味著所有的檔案收集工作都由檔案室負責。當然，我們必須得看清，僅靠檔案部門一己之力，難免存在瑕疵，高校專業技術人員應該從根本上重視個人檔案資料的收集情況和使用，專業技術人員檔案資料的完整性直接關系到個人的綜合考評、晉升以及績效考核。高校專業技術人員要善于將科研工作和建檔工作進行規范化的管理，下達計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要盡可能同步。在進行檢查項目計劃進度和檢查科研涉及的文件材料時，要形成情況同步。在進行成果驗收和成果鑒定時，要使鑒定科研檔案材料同步。
3.管理手段和方法有待提高。如今高校從事專業技術人員檔案管理的專業人員數量相對偏少，復合型的檔案管理人才更是嚴重缺乏，在很大程度上阻礙了高校專業技術人員檔案資料的收集以及相關信息的匯總和編訂工作。如今，不僅要采取一定的措施來替代原始的檔案管理方法，即人工操作，以紙張和案卷為主要工具的管理方式，逐步向現代化數字媒體為主的信息化管理方式邁進。另一方面，要致力于提高提高高校專業技術人員檔案管理人員素質，具體從以下幾個方面著手。一、幫助高校專業技術人員檔案管理人員轉變觀念，不斷追求管理方式上的創新。二、努力練就過硬的管理能力，不僅要具備扎扎實實的業務能力，還應該具備比較強的管理能力和服務意識。三、要適應形勢，敢于向傳統的管理模式提出挑戰。四、具備一定的語言知識，具備較高的語言基礎知識、寫作知識、書法知識和歷史知識。
四、提升高校專業技術人員檔案管理的途徑
鑒于當前高校專業技術人員檔案在為高校員工的業績考核以及職位提拔上提供了客觀的參考依據，因此，提升高校專業技術人員檔案管理的效率勢在必行。通過分析當前眾多高校在進行專業技術人員檔案管理上出現的問題，筆者認為可以從以下幾個方面著手，逐步開展工作。
1.建立健全檔案管理制度。高校領導要從根本上重視專業技術人員檔案對個人發展的重要性，高校專業技術人員的檔案管理，不同于一般的文件材料，應該依照專業技術人員的各種檔案材料的自然形成先后順序進行排列，可以按照每人一個盒子作為保存單位，編訂一個流水序列號，對盒上標明姓名，在盒子外填寫卷內目錄，對盒內材料進行頁碼編訂。需要指出的是，如果這些檔案材料規格不齊，應采取更加靈活的方式來對檔案進行整理。除此之外，建立起一套行之有效的高校專業技術人員檔案管理制度也是十分有必要的。建立起較為科學的、完善的管理制度專業技術人員檔案，才能幫助高校進行專業技術人員考核和選拔的工作，踏上規范化的道路。可以采取以專業技術人員檔案管理部門牽頭，各個教學部門和檔案管理人員協助的方式，進行“三位一體”的管理，提高檔案管理的水平和效率。
2.重視專業技術人員檔案的開發使用。高校專業技術人員檔案管理的重要性不言而喻，這與其的使用價值的重要性是分不開的。換句話說，如果專業技術人員檔案沒有實際用處的話，那么其檔案管理工作就無須花費如此多的時間和精力。通過研究專業技術人員檔案，可以幫助高校相關部門進行分析和評定，掌握實時的訊息，反應不同專業的專業技術人員在從事教學、科研、社會活動中所取得的成績，反映出不同專業人才之間的優劣，為專業技術人員的人事的調動提供可觀的依據。
3.信息化管理手段的利用。現代化的檔案管理的發展趨勢越來越侵向于利用電子化的檔案管理模式代替傳統的紙質版管理方式，不僅可以節約大量的紙張，利于環保，還節省了人力物力，此外，這樣也有利于實現專業技術人員資料在一定范圍內的資源互享。
五、小結
專業技術人員檔案管理工作越來越重要，逐漸發展成為當前衡量高校發展的重要因素，我們要通過不斷總結經驗，完善并健全檔案管理的體制和制度，更好的為高校教學和科研服務。
參考文獻：
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[2]梁娥.新建本科院校教學檔案管理工作的探討[J].檔案時空，2012年08期
關鍵詞：高中學生檔案；參考價值；建立的原則
學生檔案包括學生個人檔案和學生整體檔案。［1］個人檔案主要包括學生的家庭信息、成績、道德評價表等信息；整體檔案包括《學籍冊》、《招生報考花名冊》、《畢業證書發放登記表》等信息，一份完整的高中學生檔案匯集了學生三年的綜合情況，不僅包括學習方面的成績，還包含有體育、文藝等方面的綜合成績；不僅包括智力的成績記錄，還記錄著學生的性格、品德等方面的考核。學校及時客觀完整的收集信息，為每一位學生建立檔案，是學校檔案工作的重要組成部分。
一、建立學生檔案的重要意義
1.促進學生德智體美勞的全面發展
檔案的一個重要的記錄內容就是學生的學習獲獎情況，我國現階段的教育主要面向考試，很多的學生只注重于學習，對體育、藝術等方面不甚重視，脫離了義務教育德智體美勞全面發展的要求。而學生檔案將學生的學習、課外活動等內容都進行列入了考核內容進行記錄，有利于引導學生樹立全面發展的觀念，貫徹義務教育的理念。
2.對學校的教學活動具有重要的參考價值
要記錄好學生的檔案，學校必須按照教育部的要求填寫各種表格信息、記錄等，這需要學校在思想上重視各項工作，在平時的教學活動中考核學生的綜合素質，從而在側面規范了學校的管理制度。另一方面，學生檔案是已完成的教學活動產生或轉化而來的文檔，完整且系統的學生檔案反映了學生生活的全貌，可以為學校的日常管理提供憑證和參考作用［2］，翔實客觀全面的學生檔案是學校檢查教學成果，反思教學經驗的第一手材料，通過分析學生檔案，學校可以總結先進的教學經驗、加以推廣，及時更正缺陷，從而更好地出進學校的教學工作。
3.對學校、社會單位正確評價了解學生具有參考價值
高中時期是學生學習生活的重要轉折點，畢業后他們有的升入大學繼續深造，有的踏入社會進行就業，這時他們高中時期的檔案對后面的學校或者單位就有較高的參考價值，學校的老師可以通過檔案了解學生的心理、興趣愛好等，更快的幫助學生適應大學生活，并制定合適的教學教育方法；社會的單位也可以通過檔案了解學生的品德、特長，并根據信息安排學生進入合適的崗位。
二、收集與管理學生檔案的原則
學生檔案的收集與整理工作是學校檔案工作的重要組成部分，學校有義務任職負責的建立好學生檔案，但在實際的教學工作中，很多的高中學校檔案監理工作不夠完善、甚至敷衍了事，建立的檔案失去了應有的意義，要建好學生檔案，學校應該把握住下幾個原則：
1.及時認真，避免臨時突擊，敷衍了事
從原則上講，學生的檔案應該從入學之初就開始建立，并在各個學期記錄學生的學習生活情況，直到畢業，班主任要從思想上重視起來，讓學生的檔案建立記錄工作成為自己教學工作的一部分，及時記錄學生的重要獎懲情況，并在每一學期的結束前進行匯總，避免遺漏。如果平時不注意記錄，在學生高考之前進行突擊，這樣的話很難全面詳實的記錄學生情況，應急量避免。
2.客觀、準確的原則
學生檔案的目的就是記錄學生的學習和生活，如果檔案記錄著處于某種目的對檔案進行篡改，那么就失去了檔案的意義。要向學生申明檔案的重要意義，激勵和鞭策他們在學習和生活中奮發向上，為自己的檔案留下光榮的記錄，而不能擅自修改各種獎懲記錄，破壞檔案的真實性。
三、收集與管理學生檔案的方法和策略
學生檔案的收集與管理是一個長期的復雜工作，一些工作內容可能比較的瑣碎，所需要填寫和保存的文件比較得多，這就需要學校制定好相關的規章制度，提前準備好相應的表格文檔，明確收集與管理文檔的相關責任人，并制定好時間表，定期的檢查檔案的收集與管理情況，及時更正存在的問題。針對老師不熟悉手機和管理檔案工作的情況，要專門進行相關培訓，幫助他們掌握相關的技巧。
1.建立和規范收集與管理學生檔案的相關制度
任何工作都需要相關的規章制度指導，才能有序規范的完成，學生檔案的收集與管理工作也不例外，而且學生檔案涉及的材料繁多、周期時間長，更需要確立相關的規章制度來貫徹執行。一方面，要確立相關的負責人，很多學校的學生檔案收集與整理工作都流于形式，僅僅有一個相關的檔案管理人員，而且大多數還不是專職的，由于個人的能力有限，往往只能夠起到簡單的保存整理作用，負責記錄補充學生情況的班主任往往輕視收集與整理工作，不到學校檢查或者高考需要不會進行相關的工作，這就需要學校制定收集與管理檔案的制度，明確責任人，保證檔案工作有專人負責，責任到人。另一方面，要嚴格的規范建立與收集檔案的操作流程和時間表，從新生入學的一開始，就準備好相關的檔案文件，規范好細節，杜絕粗制濫造、填寫不規范的現象，并嚴格按照時間表進行進度檢查，嚴格要求，對于不合格的工作要及時指明，明確修正要求。學校從這兩方面要求，制定科學可執行的操作方法、時間表、檢查方式等規章制度，從而在制度上保證學生檔案收集與整理工作的順利進行。
2.收集學生檔案資料的內容和渠道要有多樣性
一份合格的學生檔案內容應該是全面的，不僅僅只簡單的記錄學生的學習成績，班級職務、獎懲情況，也應該注重學生心理、品德、特長愛好等方面的記錄，這要求收集學生檔案從多方面抓起，要注意和學生的其他科目老師溝通，全面綜合的了解把握學生信息，隨著素質教育在現實的教學工作中的普及，越來越多的學生有機會發展自己的興趣和愛好，也有越來越多的大學開始考察學生的體育、藝術等方面的特長，每年都有很多的學生憑借特長進入大學學習，這時學生檔案中如果能夠及時全面的收集學生的特長獲獎情況等，可以更好地幫助大學選擇合適的生源，也可以幫助學生得到更多的學校賞識的機會。學生檔案信息的渠道收集要有多樣性，不僅僅從紙面記錄上獲取學生的信息，更應該多方面的接觸，與其父母、同學溝通交流、以期獲得更全面客觀的資料。
3.對學生檔案進行分類編號，科學管理
檔案管理是一門專門的學科，科學合理的管理龐大的檔案材料需要精心的研究設計，高中學生檔案雖然數量和大型的檔案館無法相比，但也需要科學管理，保證檔案有序存放，井井有條，在需要的時候迅速的查找到。一般在實際的工作中，學生檔案一般通過編號法進行管理，通過什么進行編號可以根據實際的需要設置，一般無特殊的需要可以通過學號為依據進行編號，因為學號一般是獨一無二的，而且學生的很多檔案材料也與學號密切相關，和可以通過姓氏拼音等方式交叉編號，取得更好的效果。隨著計算機的普及，現代的學生檔案應該及時錄入電腦，做成電子檔案，這樣可以更方便快捷的查找和管理，也可以省去保存檔案的空間，節省保存檔案的成本，學校應該及時投入，為檔案管理工作提供技術支持。
結語
學生檔案具有重要的參考價值，高中時期銜接著大學和社會，學校有義務和責任為每位學生建立好客觀全面的檔案。收集和整理學生檔案要有認真負責、客觀準確的原則，學校必須制定好相關的規章制度，制定切實可行的操作規范，明確相關的責任人，并運用計算機技術，科學管理學生檔案，在制度上保證學生檔案的質量。（作者單位：無錫市第一中學）
參考文獻：
關鍵詞：高校；學生檔案；信息管理平臺
隨著“互聯網+”的不斷發展，各行各業的信息化建設成為工作重點。同時，資源數量的成倍增加和公眾獲取信息的陣地轉移，數字環境成為大眾查找獲取信息的重要陣地。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出，要在2020年初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化，這是檔案事業轉型升級的一個重要目標[1]。面對檔案事業的轉型升級，要解決高校學生檔案管理面臨的困境關鍵在于廣泛運用新技術。利用信息化和互聯網技術構建學生的檔案信息管理平臺，不僅可以協助檔案管理部門規范管理、提高效率，而且可以輔助學生管理部門以及教學主管部門了解學生的全面狀況并進行統計分析及趨勢預測，為健全和完善各種相關管理制度以及更好地為學生服務提供參考。
一、高校學生檔案信息管理平臺的構建
（一）遵守的原則。一是全局性原則。高校學生檔案信息管理平臺是檔案館信息化建設的一個重要組成部分，必須站在信息化全局的高度，統一規劃、統一管理、分布有序地實施。二是易用性原則。用戶操作界面具有美觀友好、方便適用和簡單快捷的特性。展現的窗口不易過多，同一功能有鍵盤、鼠標和快捷鍵等多種操作方式，操作過程簡單化，數據操作具有智能性，能夠自動檢查數據的合法性，具有錯誤提示功能。三是安全性原則。學生檔案信息涉及個人隱私，信息安全的重要性不言而喻。該系統應具有信息和數據的全方位安全防護措施，包括身份認證、角色授權、日志記錄和內容規范校驗等。四是擴展性原則。該系統充分考慮信息庫可根據需求進行修改和擴充，系統具有開放性和平臺性，支持為其他業務應用平臺提供靈活的接口[3]。
（二）平臺的建立方法。本平臺采用MVC框架模式開發[4]，通過分離數據、邏輯和顯示，將Web系統中的數據處理、流程控制和數據展示強制性地分為模型、控制器和視圖三大部分。三者通過控制器結合在一起，從而從根本上避免了傳統的Web開發方式中存在的顯示、邏輯和數據相互纏繞的問題，使得程序結構清晰而靈活。為了實現學生各類檔案資源的收集、管理、利用和永久性保存，保障檔案資源管理服務平臺與其他業務系統的有效集成，提高系統的可靠性與可維護性。該平臺將MVC框架技術應用于高校學生檔案資源管理系統集成，利用MVC模式的耦合性高、重用性高和生命周期成本低等特點，縮短系統開發時間，使程序員集中精力于業務邏輯，分離視圖層和業務邏輯層也使得系統本身更易于維護和修改，極大提高了整個系統的穩定性和擴展性，使系統具有操作方便、數據安全可靠、查詢快捷等特點。
（三）平臺的模塊功能。根據高校在校學生檔案交接審核、在校期間的表現、學籍情況處理、畢業生管理等工作業務的實際情況分析，此信息管理平臺劃分為六個模塊：新生檔案收集模塊、在校生檔案管理模塊、學籍異動管理模塊、就業信息管理模塊、登錄模塊和系統管理模塊。每個模塊都具有數據導入、數據統計、打印及數據導出功能，以實現對學生檔案信息的新增、修改、刪除和查詢等基本操作，方便有關檔案管理人員的管理。新生檔案收集模塊：開學建檔是學生檔案管理的首要環節。開學后以院系為單位，收集學生的入學前檔案，包括高中檔案（包括高中成績單、高中學籍表和實踐活動情況等）；高考檔案（包括報名登記表和體格檢查表）；團檔案（包括入團志愿書及入團申請書），并收集學生的基本信息。對符合歸檔條件的檔案出具受理憑證，材料不全的退回并通知其本人在規定時間內補回，審核完畢可提交檔案復查人員進一步復審，如不具備某類材料，則需要開具相關證明或知情書。學校檔案館按入學時間、院系、專業、班級分類整理，進行數據登記與審核，建立學生檔案信息庫。在校生檔案管理模塊：學生在校期間形成的檔案包括入學登記表、體檢表、年度鑒定表、成績單、實習材料、入黨材料、獎勵材料、處分材料、還貸款承諾書、畢業生登記表及其他材料等。學籍檔案建立后，要切實加強管理。學生每學年的鑒定表、獎勵和處分情況等都要建立檔案，與學生的綜合測評成績一并歸入學籍檔案。學生在校期間形成的各類學生人事檔案材料，根據工作完成時間隨時登記歸檔，以保證個人檔案材料的完整性。學籍變動管理模塊：特殊學生包括出國、休學、復學、退學、轉專業、轉學（轉入及轉出）、延期畢業、留級以及降級等情況。這些學生應及時持有效證明到檔案館辦理相關手續。檔案管理人員依照學校的相關辦事流程，對學生學籍的各種情況進行的審核，并且可以對學生的具體信息進行查詢瀏覽。基于以上功能的信息管理平臺，不僅可以滿足日常學生檔案管理的基本要求，還能實現數據篩選、統計分析、圖表顯示等管理功能，充分顯示檔案管理與教育教學相結合的成果。
二、關于高校學生檔案信息管理平臺的思考
（一）完善平臺構建的統籌機制。大學生檔案管理信息平臺構建過程中涉及檔案學、計算機技術等多個學科理論與技術，既要嚴格參照《中華人民共和國檔案法》和《高校檔案工作規范》的要求，又要滿足學校學生工作和檔案管理工作的實際情況。管理信息平臺所包含的信息需涵蓋大學生檔案各項基本內容，還應包括學生個性化發展的內容和社會實踐活動的內容等。平臺除了方便檔案管理人員能及時對資料進行分類加工整理外，還要具備能簡單快速地檢索和查詢功能，以及數據篩查、圖表顯示等統計管理功能。
（二）加強檔案管理人員的繼續教育。高校檔案信息管理平臺以計算機為依托，平臺的日常管理、運行和維護對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員應是熟悉檔案管理工作，同時具備良好計算機操作能力的復合型人才。此外，還要擺脫陳舊的思想觀念，提高專業技能和綜合素質。
（三）充分發揮檔案的價值。在檔案信息化的進程中，檔案管理人員要對現存的檔案進行數據化處理，使其轉換成電子檔案，并加強對電子檔案工作的管理、指導和監督，保證電子資料從生成收集到歸檔保存每個環節的準確性、完整性和有效性。檔案管理是更深層次的檔案利用，通過檔案信息管理平臺可以把機械的查詢資料轉變為系統的提供全方位的資料，更好地服務于教學、科研和高校建設等工作，充分發揮檔案的潛在價值。
（四）加強檔案的隱私保護。在對個人檔案數據進行分析應用時，必然會涉及隱私問題。因此檔案管理人員在遵守相關法律法規的同時，應完善檔案信息安全管理機制，加強對檔案信息管理平臺安全保障體系的建設，加強安全意識，防止出現失密泄密事件，確保檔案數據庫安全。檔案管理人員可以從法律法規、宣傳教育、技術手段等方面加強對檔案資料的隱私保護，為檔案資料的利用提供保障。高校學生檔案信息管理平臺的應用是順應時展潮流的舉措，在信息化高速發展的今天，檔案管理工作也必然向信息化的方向邁進。檔案信息管理平臺可以有效地提高高校學生檔案管理水平，為高校提供更優質的服務。但信息管理平臺在實際應用中也可能會受諸多因素的影響，未能完全發揮作用，因而還需逐步完善。
【關鍵詞】人事檔案；管理；建議
隨著我國政治、經濟體制改革的不斷深入，企業人事檔案出現了許多新情況，新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰，檔案工作如何與時俱進，加快發展，更好地為黨的組織、人事工作服務，我結合幾年來檔案管理的實踐，就企業員工人事檔案的管理工作談談幾點體會。
一、人事檔案的定義
人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，并按有關規定進行整理后組成的，起著憑證、依據和參考的作用。目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案，特別是在國有企業、事業單位，人事檔案相當重要。
二、人事檔案的特點
1.現實性
由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據。直接為現實工作服務是人事檔案區別于其他檔案的重要標志。
2.真實性
這是人事檔案現實性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優質服務。
3.動態性
人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的，隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。
4.流動性
人事檔案的管理與員工的人事管理相統一，才便于發揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節，保管人事檔案而不知當事人已調往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調走后的一周以內，必須將其人事檔案轉往新的管理部門。
5.機密性
人事檔案的內容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務。即使是處于檔案管理機構的個人也不能查閱自己的人事檔案。
三、人事檔案管理存在的問題
1.內容上，立卷不夠規范，案卷質量不高
一是檔案材料內容填寫前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。
2.檔案用紙規格不一
雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。
3.材料歸類不準確
有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。
4.檔案材料短缺
如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足企業發展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。
5.使用上，技術手段滯后，運行效率較低
在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。
四、關于人事檔案管理的建議
保持人事檔案工作的高質量，就必須要有科學的管理方法。傳統的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發展和對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟工作的需求，實現管理的規范化和信息化：
1.實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化
人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。
2.改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化
為提高效率，我單位采用了員工的唯一編碼即“工資編碼”。便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統：檢索系統和利用系統。同時，運行干部人事檔案原件管理系統，使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。
3.分類管理
國家公務員的檔案由組織人事部門按管理權限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學歷、職稱、行業、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構建立并統一管理。
4.人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度
制定硬件、軟件標準，并加強執法檢查；同時，檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度，并定期考試更新知識。統一服務標準和收費標準。
5.利用現代化管理手段
人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對人事檔案實行動態化管理和維護，開發研制人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。
只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，牽一發而動全身，人事檔案管理制度的改革必將使人事檔案煥發新的生機與活力，必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。
參考文獻：
[1]王云慶，苗壯.現代檔案管理學[M].青島：青島出版社，2002，220.
【關鍵詞】信息時代；高職；檔案意識
一、高職院校大學生檔案意識的現狀
（1）對檔案的實質性缺乏了解。絕大多數高職院校大學生對檔案缺乏實質性的了解，有許多學生沒有讀過《中華人民共和國檔案法》，不知道檔案為何物，檔案的重要性體現在哪些方面，公民對檔案具有哪些權利和義務。（2）對檔案管理部門不了解。多數高職院校大學生認為檔案館是黨政機關的機要部門，檔案的利用者應是黨政機關干部和歷史研究人員，對檔案館存在著濃厚的神秘感，不知道我國的檔案開放政策。（3）對檔案的基本屬性理解不準確。多數學生對檔案的真實性原則理解的尚可，但是對于檔案的原始性、憑證作用和參考作用卻不理解，甚至會把檔案的隱私性和保密性混淆。
二、高職院校大學生檔案意識薄弱產生的原因
（1）傳統檔案管理與利用體制的影響。由于傳統上傳襲下來的檔案神秘感、保密論使大學生無從涉及這個領域，接觸檔案。高職院校檔案一般為各級黨委的組織部門或行政人事部門集中統一管理，有專人負責，并接受本單位組織人事部門的業務指導和上級有關業務部門的檢查監督。學生檔案由學生管理部門管理，科研檔案由科研管理部門管理。嚴格的管理體制給檔案蒙上了神秘的面紗，使大學生對事關自己未來發展的個人檔案認識非常模糊，對綜合檔案更加不可能有理性的了解。所以，現在的大學生習慣去圖書館檢索信息，卻沒有絲毫去檔案管理機構利用第一手原生信息的意識。（2）高職院校檔案管理部門未能充分發揮檔案教育功能。高職院校的檔案管理課程基本上是面向檔案專業的學生開設的，非檔案專業的學生接受檔案教育的機會很小。高職院校檔案管理部門的傳統角色偏重于檔案基礎業務，教育基本上僅面向利用者，面向大學生的檔案教育實際沒有充分開展。（3）社會、用人單位存在大學生檔案無用論現象。隨著我國市場經濟體制改革和用人制度改革的不斷深入，用人單位和畢業生在招聘面試時并不注重學生的檔案，有些單位在收到學生檔案后并不認真核對，也沒有及時將檔案回執返回學校。（4）高職院校檔案管理部門缺乏對大學生進行有效的檔案知識培訓。大學生缺乏主動瀏覽、閱讀檔案信息的意識，只有極少數人學生來瀏覽過檔案館網站、閱讀過檔案管理文章、書籍，或是從媒體上見過檔案館和檔案管理信息。這些都表明大學生總體上不了解檔案的基本性質功能，不清楚大學生檔案材料范圍和大學期間所形成的檔案管理的內容。
三、提高高職院校大學生的檔案意識的舉措
（1）高職院校要利用新生入校，大力增強宣傳教育，多舉措并舉。高職院校要利用新生入校教育這一時機，結合本校實際對學生進行全面的檔案培訓，大力開展《中華人民共和國檔案法》的宣傳教育活動，同時采取參觀檔案館、檔案知識講座和開設公選課、舉辦專門的檔案知識培訓等形式，傳授檔案基礎知識，提高檔案意識，并引導和鼓勵大學生走進檔案館查閱和利用檔案，或利用檔案開展與本專業有關的科學研究活動，從而提高師生總體的檔案意識，提高檔案的采用力度，使檔案真正地充分利用。（2）高職院校要注重對畢業生進行檔案知識的教育。高職院校要針對畢業生這一特殊群體，制定專門的指導計劃，并根據本校實際情況進行宣傳教育，使畢業生以發展的眼光對待個人檔案，不要以一時的懶惰或失誤給自己以后的發展帶來損失。（3）高職院校要加大《中華人民共和國檔案法》宣傳工作力度。大力宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，對于大學提高高職院校大學生的檔案意識和檔案法制觀念至關重要。（4）高職院校要注重檔案知識培訓的基礎與實踐并行，實施檔案利用。要求在校大學生在實踐中能夠加強學習，掌握與檔案有關的基本知識和技能，不斷總結經驗教訓。要求教師在課堂上授予檔案的相關知識，使學生們認真了解檔案的產生、檔案的價值及檔案的利用價值。（5）吸收西方發達國家檔案知識宣傳教育經驗，提高大學生人文素質。許多發達國家都將檔案教育作為公民教育的一種重要形式，并且取得了成效。我們也應在學校教育中加入檔案知識教育內容，在大學開設檔案知識教育課程，提高大學生的人文素質。
參 考 文 獻
[1]在校大學生檔案意識存在的問題與原因分析[J].基層工作.2010（3）
1 社會保險檔案管理工作中存在的問題
1.1 社會保險檔案管理不夠規范。雖然大多數社會經辦機構對社會保險檔案的重要性有較高認識，但是由于沒有科學的管理方法可遵循、沒有先進的管理經驗可借鑒，加之社會保險檔案體系不健全，管理條件落后，缺少相應的軟硬件設施和安全防護設施，致使社會保險檔案管理不規范。同時由于經辦社會保險的機構多，造成社會保險檔案多頭管理，社會保險檔案案卷不統一、不連續、不完整。
1.2 人們對社會保險檔案作用的重要性認識不高。當前，人們對社會保險檔案作用的認識度較低，理解度基本為零，絕大多數人民群眾都未能意識到社會保險檔案工作的重要性，導致了社會保險檔案從源頭收集就存在著不小的困境。
1.3 社會保險檔案管理分散多頭管理現象嚴重。我國現行社會保障管理體制是分散型的，是多部門多機構管理。公民個人社會保險檔案分散在不同的管理部門中管理。社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，造成不一樣的社會保險檔案分屬不一樣的經辦機構，經辦機構內部的檔案存放在不同的業務科室，由于一個人的保險資料保存在不一樣的機構或科室，且管理辦法各異，查找起來相當困難。就當前而言，具體情況是人社部門管理的養老、醫療、工傷、生育等法定的基本保障檔案也在各自的經辦部門管理;衛生部門管理著基本醫療保險檔案;民政部門管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金檔案;商業保險部門管理著公民個人補充保障的一系列保險金檔案。這種現狀造成多頭經辦、政出多門、業務交叉、資源浪費、政令難以統一的局面。而且由于這種分散的管理，使整個社會保障體系出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象，如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金，并且相當嚴重。
1.4 缺乏統一的社會保險檔案管理規范和標準。目前，我國檔案行政管理部門還未對社會保險檔案工作作出明確規定，在歸檔范圍、管理形式、交接流轉等方面還未制定統一的標準要求。社會保險檔案直接關系到個人的關系流動、轉接，一個參保人員從辦理參保手續到離退休以及中間失業等享受社會保險的各項待遇，要經過諸多環節，辦理有關手續，填寫保險卡及有關表格，作為最原始的資料存入個人檔案。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續等，這些詳細的個人檔案記載，都將是今后支付社會保險待遇的重要依據。2009年，最后一次國務院常務會議決定在2010年內開展全國范圍的城鎮企業職工基本養老保險關系“跨省轉移接續制度”;從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。這就要求社會保險檔案管理需要具有相當大程度上的統一性，不僅是市和轄市區之間的統一，而且是全國、省、市、縣從上到下的統一。而目前的實際情況是社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統開發商采用了不同的標準和技術架構，導致系統割裂信息不能共享。
1.5 社會保險檔案管理人員不專且專業知識水平偏低。社會保險檔案種類多、數量大，不同種類檔案的歸檔、分類和保存都需要專業的知識和技術支撐。從社會保險檔案管理人員配備現狀來看，檔案管理人員不專，兼職現象嚴重，而且檔案管理專業知識水平及學歷不高，嚴重影響著社會保險檔案管理的水平。
2 加強社會保險檔案管理的對策
2.1 進一步完善社會保險檔案立法，建立完善的社會保險檔案管理法律法規體系。雖然我國已經建立了一系列社會保險檔案管理的法律法規制度，基本保證了檔案工作有法可依、有章可循，但隨著我國保險種類的增多，以及對養老方式觀念的改變，應根據新時期社會保險檔案事業發展的客觀要求，結合新時期社會保險檔案工作中出現的新情況、新問題及時加以規定。健全有關檔案管理制度，完善社會保險檔案從業資格管理與培訓等檔案人員的制度，加強對檔案工作監督等內容，完善法律責任的具體規定。
2.2 增強管理意識，加強社會保險檔案隊伍建設，建立定期監督檢查制度。社會保險檔案管理工作政策性強、專業性強，對從事檔案管理的工作人員的素質要求也很高。應增強領導干部和檔案管理經辦人員的管理意識，加強對業務人員的檔案法制教育和專業業務培訓，嚴格檔案從業人員準入制度，建立業務過硬、責任心強的社會保險檔案管理隊伍，督促單位負責人依法履行對本單位檔案工作負有的職責，并建立定期監督檢查制度，建立檢查結果公告制度，使違法單位與個人及時整改，以推進社會保險檔案管理工作逐步走上制度化、規范化、標準化發展軌道。
2.3 加強社會保險檔案信息系統管理工作。目前大多數檔案室仍在沿用傳統的手工操作的模式，查找資料費時費力，數據統計困難且不準確。地方政府應結合本地區的實際情況，利用推廣應用數據庫技術、網絡技術等現代化科學手段，有針對性地開發信息系統，完善社會保險業務檔案信息管理工作，實現信息資源的共享與整合，培養專業檔案管理工作隊伍，通過業務檔案管理信息系統，依靠科技力量提升工作質量和服務水平。確保為參保單位和個人提供檔案信息查詢服務，并接受監督。社會保險業務檔案管理是支撐養老保險制度健康運行的一項十分重要的基礎性工作，只有依法加強和規范檔案管理，才能不斷提高經辦能力和管理水平，以推動新時期社會保險經辦工作的標準化和規范化，實現社會保險事業可持續健康發展。
2.4 正確定位社會保險檔案管理工作。檔案是人類在社會實踐活動中直接形成的原始歷史記錄，產生于國家機構、社會組織和個人的社會實踐活動。進入后保管時代之后，社會公眾對檔案的認識已經不再僅僅是行政機構的產物，而更多的是一種社會記憶、文化記憶。社會保險檔案正是在個人參與社會保險這一社會實踐活動中形成的記錄，它不僅具有證明價值、參考價值，也是我國社會保險工作開展過程中產生的文化印記，加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要，是社會保險業務本身的必然要求，也是記錄社會保險事業的有力憑證。
2.5 加強社會保險檔案人員業務培訓。組織社會保險檔案人員參加業務培訓，提升其政治素養、專業素養和文化素養，培養和造就一大批講理想、講道德、掌握現代科學技術知識和現代管理知識的復合型社會保險檔案管理人才，加快社會保險檔案管理現代化進程，為社會保險檔案管理事業可持續發展提供人才保證。
2.5.1 加強培訓要注重提高社會保險檔案人員的政治素養。社會保險檔案人員隊伍應該是政治頭腦非常敏銳的群體，其工作應在正確的政治方向、堅定的政治立場、鮮明的政治觀點、嚴肅的政治紀律、高度的政治敏銳性指引下進行。否則，就會墜入社會保險檔案工作的誤區。
2.5.2 加強培訓要注重提高社會保險檔案人員的專業素養。社會保險檔案管理人員要具備相應的專業知識水平，系統地學習和掌握《檔案法》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等制度;明確檔案工作職責和任務，以及歸檔的范圍及整理要求;學習《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，具有較全面扎實的實踐技能。因為檔案是一種知識載體，社會保險檔案管理人員要發揮社會保險檔案的社會效益，只有熟悉和掌握檔案專業理論知識，并具有一定的廣度和深度，這樣在實際工作中才能發現新情況，解決新問題。
2.5.3 加強培訓要注重提高社會保險檔案人員的文化素養。例如，書寫水平對于搞好社會保險檔案管理工作具有重要作用，因為社會保險檔案的各個環節，如全宗介紹、編目、著錄、標引等與書寫水平是分不開的，若所寫的文字難以辨認會直接影響檔案作用的發揮。再如，掌握相關知識對于搞好社會保險檔案管理工作也具有重要作用，因為現代檔案學與相關學科的滲透日益加強，社會保險檔案人員應有重點地學習和掌握相關學科知識，如現代管理學、情報學、圖書館學知識;還應具有一定的法律知識;掌握現代網絡知識。隨著檔案管理現代化技術建設和科學技術管理手段在檔案工作中的應用，要求社會保險檔案人員只有熟悉和掌握電子文檔、數據錄入等現代化技術知識，才能適應社會保險檔案工作發展的需要。
【關鍵詞】學校檔案管理、問題、對策
學校是培養人才的基地，學校檔案是學校歷史的重要組成部分，亦是展示學校績效的重要窗口。做好學校檔案管理工作，對于合理開發校本資源，優化學校發展戰略，提升學校品質，是必不可少的。學校檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，學校領導要充分認識到該項工作的重要性，加強對檔案工作的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，學校檔案是學校信息的重要載體，是學校的主要信息源。管好用好學校檔案，對校本資源的開發有著十分重要的作用。
在學校檔案管理工作中建立系統、科學、民主的管理制度，對學校的和諧和更好地服務社會有著極為重要的作用。學校檔案管理無疑是學校協調、有序、高效運行的有效保證。
一、學校檔案管理工作中存在的問題
1．對檔案的重視程度不夠
長期以來，相當一部分教職工包括部分學校領導對學校檔案工作的認識存在一些誤區，認為學校檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是學校的主要工作，不能給學校創造績效，只要不盲動，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行。輕視學校檔案工作的思想表明了一些人對學校檔案工作缺乏了解，忽視了學校檔案工作應適應學校的管理需求，才能有效發揮學校檔案的積極作用。
2．學校檔案管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段滯后
部分學校檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對學校檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太熟悉，檔案收集意識淡薄；部分學校，特別是中小學，檔案人員不到位，或根本缺欠，而且大多數學校檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案袋，沒有及時整理歸檔，部分學校根本就沒有檔案管理意識，該建立的檔案沒有建立，檔案流失現象時有發生，嚴重影響了學校檔案管理質量。其次一些歸檔的材料不夠真實和準確，嚴重影響了檔案的權威性、真實性。
3．學校檔案室硬件和環境設施不齊全
部分學校對檔案管理必要的條件解決落實不到位，個別學校沒有專用檔案室，有的學校檔案多、檔案室狹窄、潮濕、設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響了學校檔案的美觀、整潔及完整。有的學校必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備，有的學校檔案沒有規范的整理，東堆西放，查檔和調檔時無從下手，建檔與不建檔甚至沒有根本的區別。
4．立檔意識淡薄
立檔不是查漏補缺，并非蘿卜白菜一齊往檔案袋里收，必須有甄別，有選擇，能立檔的不能遺漏，不能立檔的不能硬往檔案袋里塞。不能抱著多一事不如少一事的心態。對有存檔價值的材料馬虎處理，對立檔工作缺乏理性定位，是立檔意識淡薄的主要表現。
5．對學生檔案不夠重視
學生檔案是學校檔案的重要組成部分，學生檔案包括學生個人檔案和學生整體檔案，學生個人檔案指面向學生個體設立的檔案，內含學生個人簡歷，家庭主要成員和社會關系情況、畢業生自我鑒定、學業成績、老師評語、獎懲情況等，學生整體檔案是指面向全體學生包容個體的檔案。全面完善學生檔案，真實、準確地規范學生檔案，是建設一流學校的重要前題。要有收藏家的心態，視學生檔案為至寶。
二、學校檔案管理工作的對策是提高檔案管理人員的素質
素質決定成效，責任決定成敗。學校檔案管理工作是一項嚴肅的系統工程，如果沒有一支素質較高，責任心強，知識技能過硬的專業隊伍，學校檔案管理的到位就只能是紙上談兵。要注意加強學校檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的人從事學校檔案管理工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。
1．學校檔案管理的好壞，在很大程度上取決于學校檔案工作人員素質、責任心
作為檔案工作人員，要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉學校檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為學校的不斷發展和更好地服務社會提供有利的資源。
2．健全學校檔案管理制度
建立學校檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，學校檔案的規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合學校特點和學校檔案管理實際，以適應學校檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工，既約束教師又約束學生。領導和教師的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而教職員工和學生是學校的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。學校檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。
3．改進和完善學校的檔案功能
對學校檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使具有的功能更加符合學校對信息的需求，從而更好地為學校和社會服務。
4.采用信息化管理手段
信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對學校檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用現代科技成果和管理手段，提高學校檔案工作的效率和水平，以盡快實現學校檔案信息化管理。
5．做好學校檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平
學校檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。要明確服務方向,端正服務態度，樹立創新意識,提高服務質量。服務的好壞是衡量學校檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好學校檔案信息資源的作用,使其充分地為學校服務，為社會主義現代化建設服務，是學校檔案工作者義不容辭的責任和義務。
6．做好學校檔案的交接工作
