時間：2022-08-20 08:28:29
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理學(xué)論文，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1.本科啟發(fā)式教學(xué)手段與方式尚待完善。面對“注入式”教學(xué)方式帶來的種種弊端，我國許多高校教師也針對自己的學(xué)科性質(zhì)采用多種教學(xué)手段與方式進行教學(xué)改革。如理科教學(xué)在講授學(xué)科理論知識的同時，大量采用實驗室教學(xué)的方式提高學(xué)生的實踐技能。文科教學(xué)中也采用了隨機提問、課堂討論、師生互動、撰寫論文和實地調(diào)研等方式豐富教學(xué)手段。這些教學(xué)手段推動了我國本科教學(xué)改革的發(fā)展，但教學(xué)方式的設(shè)計與應(yīng)用仍然缺乏專門的教學(xué)理論進行指導(dǎo)。
2.高校素質(zhì)教育改革仍然處于探索階段。目前，我國高校對“啟發(fā)式”教學(xué)理論與方式進行了大量研究，也從國外引進了許多教學(xué)思想，如熊梅1998年出版《啟發(fā)式教學(xué)研究》，周興國的《“啟發(fā)式”教學(xué)的“中外”與“古今”》，辛儒的《蘇格拉底啟發(fā)式教學(xué)法及其啟示》等。這對我國本科教學(xué)改革產(chǎn)生了積極的推動作用。總體而言，我國高校啟發(fā)式教學(xué)與素質(zhì)教育仍然處于探索階段，尚需形成更多成熟實用的教育理論進行指導(dǎo)，以更好地在本科教學(xué)中實施啟發(fā)式教學(xué)，全面提高學(xué)生的綜合素質(zhì)。模塊教學(xué)理論就是在這一背景下，經(jīng)過長期的教學(xué)實踐與理論總結(jié)而提出的。模塊教學(xué)理論的核心是以素質(zhì)教育為目標，將本科課程的教學(xué)內(nèi)容按素質(zhì)培養(yǎng)目標的不同而劃分為不同的教學(xué)模塊，每個教學(xué)模塊采用系統(tǒng)的教學(xué)手段進行針對性教學(xué)，達到在高等院校本科課程教學(xué)活動中培養(yǎng)學(xué)生綜合素質(zhì)的重要目的。模塊教學(xué)理論的提出基于兩個方面的思考：一是素質(zhì)教育是現(xiàn)今高校本科教學(xué)改革的重點，素質(zhì)教育應(yīng)落實在具體課程的教學(xué)之中，也就是在各門本科課程的具體教學(xué)活動中實施素質(zhì)教育；二是學(xué)生素質(zhì)的構(gòu)成是多方面的，因此，本科素質(zhì)教育也應(yīng)該由多個教學(xué)模塊構(gòu)成。
二、模塊教學(xué)理論構(gòu)建的創(chuàng)新性
模塊教學(xué)理論的核心是以素質(zhì)教育為目標，將本科課程的教學(xué)內(nèi)容按素質(zhì)培養(yǎng)目標的不同而劃分為不同的教學(xué)模塊，每個教學(xué)模塊采用系統(tǒng)的教學(xué)手段進行針對性教學(xué)。其創(chuàng)新性表現(xiàn)如下。
1.將素質(zhì)教育的理念與方法寓于本科課程教學(xué)之中。模塊教學(xué)理論的核心思想是全面培養(yǎng)學(xué)生的綜合素質(zhì)，將學(xué)生綜合素質(zhì)的培養(yǎng)落實到本科課程的教學(xué)之中，可取到事半功倍的顯著效果。大學(xué)本科學(xué)生綜合素質(zhì)的構(gòu)成十分豐富，有專業(yè)理論素質(zhì)、實踐技能素質(zhì)、科學(xué)研究素質(zhì)、口頭表述素質(zhì)、禮儀素質(zhì)和文體素質(zhì)等諸多方面，培養(yǎng)方法也多種多樣。培養(yǎng)學(xué)生的綜合素質(zhì)的主體是教師，教師面對學(xué)生最多的時間是教學(xué)。本科學(xué)生在四年的學(xué)習(xí)中必須完成62學(xué)分的學(xué)習(xí)，以1學(xué)分18課時計，本科學(xué)生在四年中面對教師的學(xué)習(xí)就有1116節(jié)課（或課時）。如此可見，將學(xué)生綜合素質(zhì)的培養(yǎng)落實到本科課程的教學(xué)之中，結(jié)合各個學(xué)科專業(yè)本科課程教學(xué)的特點，劃分教學(xué)模塊，采用針對性的教學(xué)方法，全面培養(yǎng)學(xué)生的綜合素質(zhì)，可取到事半功倍的顯著效果。
2.模塊教學(xué)理論的運用徹底改變了傳統(tǒng)“注入式”的教學(xué)模式。在科技檔案管理學(xué)的教學(xué)中，我們將課程教學(xué)內(nèi)容劃分為科技檔案管理理論教學(xué)、實踐教學(xué)、科研教學(xué)和表述教學(xué)等教學(xué)模塊之后，有針對性地設(shè)計教學(xué)方法，采取一種學(xué)生“參與式”的教學(xué)模式進行教學(xué)。如針對科技檔案科研素質(zhì)教學(xué)內(nèi)容，采用了“培養(yǎng)學(xué)生問題式選題思維”“；專業(yè)論文撰寫范式學(xué)習(xí)”和“指導(dǎo)學(xué)生進行科研項目的設(shè)計、申報與研究”等方式進行教學(xué)。將學(xué)生劃分為不同的科研團隊，各個團隊先合作提出論文選題、構(gòu)建論文大綱、完成論文初稿。在3個主要環(huán)節(jié)中，各個團隊相互討論、點評和修改不同團隊的論文題目、大綱結(jié)構(gòu)和論文內(nèi)容，教師最后進行總體點評。這樣，學(xué)生完全參與到教學(xué)之中，極大地發(fā)揮了學(xué)生學(xué)習(xí)的主動性，學(xué)習(xí)效果顯著提高，從而徹底改變傳統(tǒng)“注入式”的教學(xué)模式。
3.模塊教學(xué)理論的教學(xué)實踐為實施啟發(fā)式教學(xué)開拓了廣闊的空間。模塊教學(xué)理論在教學(xué)中的運用打破了傳統(tǒng)的“注入式”教學(xué)模式，為啟發(fā)式教學(xué)的實施拓展了新的思路與空間。主要方法有二：一是撰寫高水平的教材。如在以往的教學(xué)活動中，很多教師的講稿實際上扮演了教材的角色，大部分學(xué)科理論知識都以講授的方式進行教學(xué)。在云南省省級精品課程《科技檔案管理學(xué)》的教學(xué)活動中，我們依據(jù)教師的講稿，結(jié)合科技檔案管理最新的學(xué)科理論與實踐方法，將講稿撰寫成高水平的《科技檔案管理學(xué)》教材。二是徹底改變學(xué)生的學(xué)習(xí)理念與模式。采用或撰寫新教材后，首先就要培養(yǎng)學(xué)生教材即筆記的理念；其次，在教學(xué)方法上使同學(xué)從過去“記教材”的學(xué)習(xí)模式轉(zhuǎn)化到“學(xué)習(xí)—理解—掌握”教材的有效方式；第三，學(xué)習(xí)模式的轉(zhuǎn)變并不意味著學(xué)生放棄筆記，學(xué)生的筆記主要記錄的是更新的新理論和新方法，所不同的是學(xué)生的筆記量減少了80%，從而為“啟發(fā)式”教學(xué)活動拓展了廣闊的時間與空間。
三、模塊教學(xué)理論在《科技檔案管理學(xué)》教學(xué)中的實踐運用問題
1.模塊教學(xué)的劃分與教學(xué)方法的組合問題。在科技檔案管理學(xué)課程的教學(xué)中，我們將教學(xué)劃分為理論、實踐、科研和表述教學(xué)等模塊，在各個教學(xué)模塊中采用相應(yīng)的教學(xué)方法進行教學(xué)。如在理論教學(xué)模塊中，采用學(xué)科體系展示法、宏觀到微觀層次學(xué)習(xí)法、概念分解組合法、主題詞擴散記憶法、預(yù)習(xí)與復(fù)習(xí)法等；在實踐教學(xué)模塊中，采用管理流程演示法、計算機模擬管理法、實驗室模擬管理法、實習(xí)基地管理實證法等；在表述教學(xué)模塊中，采用主持復(fù)習(xí)與講課法、角色互換課堂講授法、專題討論法、模擬辯論法和主題演講法等；在科研教學(xué)模塊中，采用學(xué)科體系框架選題法、問題式思維培養(yǎng)法、學(xué)術(shù)規(guī)范性訓(xùn)練法和團隊科研法等教學(xué)方法。由于學(xué)科不同，課程教學(xué)模塊與教學(xué)方法則要根據(jù)各個學(xué)科課程特點進行劃分與設(shè)定，以進行針對性教學(xué)。
2.參與式教學(xué)方法的實踐問題。科技檔案管理學(xué)采用的是一種參與式的教學(xué)方法，就是學(xué)生參與到各個教學(xué)環(huán)節(jié)之中，變被動學(xué)習(xí)為主動學(xué)習(xí)，徹底改變以往注入式的學(xué)習(xí)模式。參與式的教學(xué)方法有二：一是思維方式的參與，也就是角色換位思考的問題。讓全班同學(xué)轉(zhuǎn)換角色，思考“如果我是教師，我怎樣進行課程教學(xué)”的問題。思考方式由宏觀到微觀，具體而言，由整個課程的教學(xué)思考到各個章節(jié)的教學(xué)安排。其后，在討論的基礎(chǔ)上，將學(xué)生對整個課程的教學(xué)思考引導(dǎo)制作出一個完整的學(xué)科體系展示圖，以作為該課程學(xué)習(xí)的綱要與指南。二是教學(xué)活動的參與，如全班同學(xué)按順序擔任復(fù)習(xí)主持人，在每次上課之前，抽查復(fù)習(xí)學(xué)習(xí)過的教學(xué)內(nèi)容。每次上課安排兩位同學(xué)講授新的教學(xué)內(nèi)容，每人講授10分鐘。同時，由同學(xué)輪流擔任講課主持人，主持講課并進行點評。在此基礎(chǔ)上，教師再進行點評、指正和教學(xué)內(nèi)容的拓展。參與式的教學(xué)方法很多，各個學(xué)科可根據(jù)其課程特點進行設(shè)定。
3.學(xué)習(xí)小組團隊學(xué)習(xí)方法的運用問題。學(xué)習(xí)小組是進行參與式教學(xué)的重要基礎(chǔ)，具體運作方法就是以5—6個同學(xué)為單位，將全班同學(xué)劃分為多個學(xué)習(xí)小組，以學(xué)習(xí)小組為基本單位進行教學(xué)。如在復(fù)習(xí)教學(xué)中，復(fù)習(xí)主持人可就每個學(xué)習(xí)小組提出一個問題，回答出問題的全組同學(xué)加平時成績分。在科研教學(xué)模塊的學(xué)習(xí)中，由學(xué)習(xí)小組共同提出論文題目，設(shè)計論文提綱，分工完成論文的撰寫。各個學(xué)習(xí)小組相互修改論文，指出論文中的不足，討論提出修改意見。在實踐教學(xué)模塊中，各個學(xué)習(xí)小組共同商量提出科技檔案的分類方案，設(shè)定整理流程圖，共同完成科技檔案分類、組卷、案卷排列、案卷編目和上架的整理工作。總之，學(xué)習(xí)小組是進行參與式教學(xué)的基礎(chǔ)，也是培養(yǎng)學(xué)生團隊精神的重要方式。
關(guān)鍵詞：就業(yè)需求;技術(shù)需求;檔案專業(yè);課程體系
自2010年檔案專業(yè)達到簽約頂峰到現(xiàn)在，檔案專業(yè)的就業(yè)率有所下降，除了檔案崗位需求量少且比較穩(wěn)定之外，檔案專業(yè)以理論為主的課程體系依然是阻礙就業(yè)的主要因素。檔案數(shù)字從技術(shù)所需的信息技術(shù)變革與發(fā)展，也對專業(yè)課程體系提出了更高挑戰(zhàn)。
1 檔案專業(yè)就業(yè)現(xiàn)狀與原因剖析
鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院檔案專業(yè)成立較早，是河南省僅有的兩個檔案專業(yè)之一，年招生四百人左右，（含建筑工程檔案管理方向和專升本），其就業(yè)數(shù)據(jù)具有代表性。
通過調(diào)研該專業(yè)從2008年到2015年的就業(yè)情況發(fā)現(xiàn)，其主要的就業(yè)方向為單位辦公室8.25%，企業(yè)檔案管理部門12.875%，各航空集團、研究所等事業(yè)單位的檔案管理部門18.875%，考取研究生12.625%，檔案服務(wù)的各公司15.5%，考取公務(wù)員2.25%，其他非檔案管理崗位29.625%。
根據(jù)上述數(shù)據(jù)，分析就業(yè)去向變化的主要原因有如下方面。
1.1 就業(yè)政策拓寬就業(yè)領(lǐng)域。檔案專業(yè)的學(xué)生，2010年左右，就業(yè)集中于事業(yè)單位、國企的檔案部門，大約2010年以后的就業(yè)方向比較分散，表明市場經(jīng)濟規(guī)律同樣適應(yīng)于專業(yè)針對性較強的檔案專業(yè)，專業(yè)對口觀念有所淡化，多向就業(yè)，多向選擇的就業(yè)政策，拓寬了檔案專業(yè)學(xué)生的就業(yè)領(lǐng)域。
1.2 檔案崗位特點與擴招加大了對口就業(yè)難度。與其他行業(yè)相比，檔案崗位具有穩(wěn)定性、長期性等特點，不管是事業(yè)單位還是企業(yè)，與檔案管理相關(guān)的崗位較少，如鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院，專職管理全校檔案的檔案科只有兩人，專職負責學(xué)生檔案的教師1人，兼職管理教師檔案的1人。職工工作最短的16年，最長的30多年，自作者進入該單位工作到現(xiàn)在沒有新職工增加。但是，檔案招生人數(shù)每年卻在增加，比如鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院的檔案專業(yè)，以往一屆學(xué)生只有檔案專業(yè)2個班級80人和專升本1個班30人左右，但2015屆檔案相關(guān)畢業(yè)生達到300余人，人數(shù)增加了三倍。
1.3 企業(yè)檔案管理工作專業(yè)意識不強。據(jù)調(diào)查，目前只有中大型的國企和事業(yè)單位，在招聘檔案管理人員時，才有限地考慮檔案專業(yè)的學(xué)生，比例非常低。而且，近幾年來，招聘的檔案專業(yè)的學(xué)生，不但要負責檔案管理工作，還要從事文員、行政管理、圖書室（館）的管理工作。
1.4 提高學(xué)歷、改變專業(yè)方向成為緩解就業(yè)壓力的新途徑。在對該校此專業(yè)大三學(xué)生的調(diào)研中，發(fā)現(xiàn)有接近二分之一的學(xué)生在準備考研，了解其考研動機和方向，居然有不少學(xué)生認為目前所學(xué)知識不夠，希望通過提高學(xué)歷來提高就業(yè)能力，希望通過改變學(xué)習(xí)方向，來改變知識結(jié)構(gòu)，從而能更好地就業(yè)，說明提高學(xué)歷、改變專業(yè)方向的目的主要是緩解就業(yè)壓力。
2 各就業(yè)方向的技術(shù)需求
通過查閱各就業(yè)崗位的招聘要求、已就業(yè)學(xué)生的跟蹤調(diào)研和了解各單位的人力資源部門的崗位需求，獲得各就業(yè)方向的技術(shù)需求如下：
2.1 單位辦公室。檔案學(xué)專業(yè)的學(xué)生，應(yīng)聘到各單位，從事辦公室管理工作，其實主要是辦公室文員的崗位，因為企業(yè)認為檔案學(xué)的同學(xué)，具備了辦公室工作的基本素養(yǎng)和技能需求，且不少企業(yè)并沒有為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)配備秘書，因此，辦公室文員也經(jīng)常需要寫一些公文。該崗位與檔案相關(guān)的工作職責和技能需求包括四個方面：文件的起草撰寫、文件收發(fā)、資料整理、文檔的歸類、印章的使用和保管等行政工作;添購辦公設(shè)備、辦公用品的計劃編制和申購手續(xù)工作，辦公設(shè)備、辦公用品的發(fā)放使用的管理;企業(yè)員工的入職、請假、調(diào)動、辭職手續(xù)，全面負責員工考勤工作;企業(yè)員工人事檔案材料的建立、完善。
2.2 企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理工作。此方面的工作技能需求，符合學(xué)校的培養(yǎng)方案，尤其是鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院此專業(yè)學(xué)生的培養(yǎng)方向主要為科技檔案管理，這也是雖然就業(yè)比例降低，但依然是主要的就業(yè)方向的原因。在此方向，除了傳統(tǒng)文件材料的收集、整理、歸檔工作和檔案的收集、整理、鑒定、登記、統(tǒng)計、檢索等基礎(chǔ)工作之外，現(xiàn)在還要求具備檔案安全的保障能力、檔案數(shù)字化與信息化工作等新的業(yè)務(wù)技能。
2.3 公務(wù)員和事業(yè)單位。近幾年來，各級政府、事業(yè)單位招收檔案專業(yè)的公務(wù)員和職工的比例略有下降，但檔案專業(yè)的學(xué)生，可以考取與專業(yè)相關(guān)的其他崗位，準備公務(wù)員和事業(yè)單位考試的學(xué)生比例，僅次于考取研究生的同學(xué)。檔案專業(yè)的學(xué)生，除了考取各級政府和政府職能單位、檔案局館的檔案管理人員之外，還可以考取上述單位文職人員。這些學(xué)生，需要掌握《憲法》、《檔案法》、《保密法》、《信息法》等涉及自身工作的法律條文，甚至包括公務(wù)禮儀、國際政治、軍事、經(jīng)濟形勢等課程。考取事業(yè)單位的學(xué)生，還要熟知文書學(xué)、秘書學(xué)等相關(guān)課程。
2.4 檔案服務(wù)公司。檔案服務(wù)公司是這幾年新興的從事各機關(guān)、企事業(yè)單位的檔案整理業(yè)務(wù)的公司，具體工作主要包括8個方面：文件與檔案管理技術(shù)咨詢、交流;文秘與檔案人員實用技術(shù)傳授服務(wù);檔案館、室信息化、智能化建設(shè);工程文件編制與檔案整理;檔案工作達標升級業(yè)務(wù)指導(dǎo);各種文件與檔案數(shù)字化技術(shù)服務(wù);文檔管理軟件開發(fā)與技術(shù)支持;文檔用品與設(shè)備銷售等。這些企業(yè)招聘的學(xué)生，除了檔案相關(guān)技術(shù)外，還注重學(xué)生的打字速度，要求工作仔細認真，嚴謹周到，但因為大多數(shù)工作主要是檔案數(shù)字化，所以待遇不高，且需要經(jīng)常長期出差，因此人員流動性比較大。
考取研究生和從事非檔案崗位的學(xué)生，則根據(jù)學(xué)位方向和崗位的具體技術(shù)要求，有不同的自我學(xué)習(xí)和培訓(xùn)內(nèi)容。但經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在這些非檔案崗位中，只有極少部分學(xué)生從事有技術(shù)含量的工作，其他人員主要集中在人事專員、銷售代表、客服專員、各級助理等方面。
3 檔案專業(yè)培養(yǎng)課程方向剖析
3.1 檔案就業(yè)市場逐漸廣闊需要全面人才。近幾年來，國家和各單位對檔案的重視程度越來越高，不但要求高級別大規(guī)模的企業(yè)應(yīng)該擁有更加完善的檔案館、室，而且要求政府部門也加強檔案力量，發(fā)揮檔案作用。除了傳統(tǒng)的編史修志之類的工作外，認為在民生政事決策、科學(xué)發(fā)展觀建設(shè)等方面，也可以發(fā)揮其重要的憑證和參考作用。
3.2 檔案管理技術(shù)日新月異需要新技能。檔案信息化和數(shù)字化的普及，不僅僅包括傳統(tǒng)檔案的二次加工，還包括檔案建立伊始的數(shù)字化;數(shù)字檔案整個生命周期的管理和安全要求，需要具備信息管理、安全管理知識的檔案人員，甚至還需要具備硬件技術(shù)、軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù);從檔案的多媒體展示到新媒體展示到全媒體展示，又需要檔案人員具備較強的數(shù)字檔案使用技術(shù)。
3.3 檔案服務(wù)功能提高需要貼近民生。現(xiàn)如今，檔案除了傳統(tǒng)的參考和憑證作用之外，在服務(wù)社會、服務(wù)民生方面，也開始發(fā)揮積極的作用。有價值檔案的整理;民生檔案的有償或免費提供;社會保險業(yè)務(wù)檔案、城鄉(xiāng)居民最低生活保障檔案、農(nóng)村五保戶供養(yǎng)檔案、民事訴訟檔案、農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記檔案、集體林權(quán)制度改革檔案等群眾關(guān)切的檔案服務(wù)等工作，內(nèi)容多且雜亂;檔案主動服務(wù)、上門服務(wù)、全面服務(wù)等理念的提出，等等。
4 就業(yè)與技術(shù)雙驅(qū)動的檔案專業(yè)課程體系建設(shè)方案
4.1 設(shè)置符合就業(yè)需求的課程。除了傳統(tǒng)的檔案學(xué)相關(guān)課程之外，應(yīng)該建設(shè)少部分符合就業(yè)需求的課程，直接面向就業(yè)單位，減少就業(yè)單位在招聘之后的繼續(xù)培訓(xùn)時間，提高畢業(yè)生的實際“上手”能力。根據(jù)往年就業(yè)方向和就業(yè)前景與趨勢分析，應(yīng)該設(shè)置三個新的課程模塊：辦公自動化模塊、電子商務(wù)模塊和社交能力培養(yǎng)模塊。
4.2 設(shè)置符合技術(shù)發(fā)展需求的課程。檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案已經(jīng)成為檔案管理的主流工作，在現(xiàn)代檔案管理的收集、傳輸、加工、存儲、維護和使用的所有階段，都充分需要技術(shù)支撐。這需要增加三個方面的課程模塊：數(shù)字檔案加工課程、數(shù)字檔案安全管理課程和數(shù)字檔案使用技術(shù)。
4.3 提供網(wǎng)絡(luò)自學(xué)和考核模塊與資源庫。針對檔案專業(yè)的學(xué)生，開發(fā)專門的自學(xué)和考核平臺，除了提供檔案基本知識之外，主要培訓(xùn)針對就業(yè)需求和技術(shù)發(fā)展需求的課程，這樣既提高了檔案專業(yè)學(xué)生的綜合能力，又不占用課堂時間，而且通過學(xué)號登錄，記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，在線完成考核，也可以納入到學(xué)生的畢業(yè)審核中去，提高學(xué)習(xí)動力。另外，將一些檔案資源建立成網(wǎng)絡(luò)資源庫，也允許已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生，在不違反單位保密原則和不損失單位利益的情況下，將工作資源上傳，有利于學(xué)生參考學(xué)習(xí)。
4.4 增加實踐教學(xué)模塊。在檔案專業(yè)的本科教育過程中，主要還是采取理論教學(xué)為主，雖然在教學(xué)大綱中，制定了認識實習(xí)、專業(yè)實習(xí)和就業(yè)實習(xí)等模塊，但基本上還是以“聽”、“看”為主。在專業(yè)實習(xí)中，有的學(xué)生參加檔案服務(wù)公司提供的實踐學(xué)習(xí)，但主要內(nèi)容也是檔案數(shù)字化中的錄入和掃描，而就業(yè)實習(xí)則主要由學(xué)生根據(jù)未來的就業(yè)情況選擇，那些被事業(yè)單位錄取的學(xué)生，因為單位性質(zhì)，也不可能提前去單位進行實習(xí)。因此，除了傳統(tǒng)的實習(xí)模塊之外，應(yīng)該增加更多的實踐教學(xué)模塊，真正發(fā)揮實習(xí)基地的作用，而不是“合同”基地。
根據(jù)鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院檔案學(xué)專業(yè)的就業(yè)情況和就業(yè)需求，該專業(yè)的所在院系，一直積極調(diào)整課程體系，切實增加學(xué)生的辦公自動化處理能力、信息管理能力和處理能力，開設(shè)了《多媒體信息處理與檢索技術(shù)》、《信息導(dǎo)航與網(wǎng)站設(shè)計》、《信息系統(tǒng)分析與設(shè)計》和《計算機信息網(wǎng)絡(luò)》。經(jīng)就業(yè)跟蹤調(diào)研，這些課程有效地提高了學(xué)生的就業(yè)能力，拓寬了就業(yè)渠道，符合專業(yè)培養(yǎng)體系。
摘要：教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實踐中形成的對學(xué)校有價值的材料。本文從高校教學(xué)檔案的內(nèi)容、教學(xué)檔案的特點、教學(xué)檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理的重要性和必要性。
關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)檔案；規(guī)范化；教學(xué)檔案管理
高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實踐中形成的對學(xué)校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學(xué)檔案從一定程度上來講它是反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個重要標志。是學(xué)校教學(xué)工作的真實記錄,高等學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障,故加強高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理勢在必行。
一、系部教學(xué)檔案的內(nèi)容
（一）綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關(guān)文件；學(xué)院規(guī)劃實施計劃、教學(xué)要點、教學(xué)工作會議的記錄、簡報等材料；學(xué)院制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學(xué)工作的文件；教改項目的立項報告；教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析資料；每學(xué)期評教評學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。
（二）教學(xué)管理類:教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評估有關(guān)材料;教師教學(xué)任務(wù)安排及開課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建設(shè)規(guī)劃、實施情況,教師進修培訓(xùn)材料;學(xué)籍管理材料;學(xué)籍變更材料;課程安排表、學(xué)年校歷。
（三）教學(xué)業(yè)務(wù)類:重點課程及一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實施方案、總結(jié)等有關(guān)材料;培養(yǎng)方案、課程標準、教學(xué)進度計劃、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日志等有關(guān)資料;教材建設(shè)、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標本,青年教師教學(xué)比武材料;教學(xué)實習(xí)有關(guān)材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學(xué)生的畢業(yè)論文及評審意見;學(xué)生在校期間發(fā)表的論文和獲獎有關(guān)資料,考研相關(guān)材料;教師業(yè)務(wù)檔案;教學(xué)儀器設(shè)備材料等。
（四）教學(xué)研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結(jié)以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學(xué)成果類的申報材料及獎狀;教師發(fā)表的教學(xué)研究論文目錄。
二、教學(xué)檔案的特點
教學(xué)檔案是教學(xué)活動的客觀反映和總結(jié),故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:
（一）內(nèi)容廣泛:一方面學(xué)校辦學(xué)規(guī)模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學(xué)領(lǐng)域不斷拓寬,新學(xué)科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn),使得教學(xué)檔案的內(nèi)容也越來越廣泛;另,教學(xué)內(nèi)容越來越豐富,高校除了設(shè)置相應(yīng)的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業(yè)的增多,多學(xué)科互相滲透、交差不斷加強,使的教學(xué)內(nèi)容多學(xué)科性越來越明顯,與之相適應(yīng),檔案材料也越來越豐富。
（二）材料來源較分散:高校教學(xué)檔案來源于上級主管部門和學(xué)校兩級教務(wù)教學(xué)活動,即有上級和學(xué)校下發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)的有關(guān)文件,又有主管教學(xué)的教務(wù)部門形成的關(guān)于教學(xué)改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標、學(xué)科設(shè)置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學(xué)中形成的教學(xué)檔案。
（三）歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學(xué)檔案是按學(xué)年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。
（四）高校的教學(xué)檔案統(tǒng)一按國家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實體分類法》進行。
三、教學(xué)檔案管理中存在的問題
（一）材料收集較困難:因部分教學(xué)人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的,應(yīng)該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
（二）系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學(xué),對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規(guī)則整理歸檔,導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標準,使得教學(xué)檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。
（三）資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經(jīng)費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
（四）人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學(xué)秘書兼任,而教學(xué)秘書的主要精力在教學(xué)上,加上大部分沒有受過檔案專業(yè)培訓(xùn),因而少有精力去將教學(xué)檔案收集整理完整,這樣將造成教學(xué)檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規(guī)范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
四、加強教學(xué)檔案的規(guī)范化管理
（一）從系部教學(xué)檔案管理方面存在的問題出發(fā),各系部由于檔案工作規(guī)范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導(dǎo)致文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍,亟需在科學(xué)劃分系部檔案類目的基礎(chǔ)上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導(dǎo)和對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對系部、教研室檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務(wù)的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設(shè)。
（二）檔案材料應(yīng)當隨時收集、隨時整理檔案工作應(yīng)當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
（三）完善檔案制度建設(shè),據(jù)《高等學(xué)校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統(tǒng)一化、標準化。
（四）歸檔要求:凡需歸檔的教學(xué)文件材料,必須遵循教學(xué)文件材料的自然形成規(guī)律,保持歸檔材料之間的聯(lián)系,據(jù)便于保管和利用的原則進行系統(tǒng)整理;盡量采用原件,規(guī)格相對統(tǒng)一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學(xué)檔案材料一般要求長期保存。教學(xué)日歷、教學(xué)任務(wù)書、課程安排表、學(xué)生實習(xí)有關(guān)材料、教學(xué)檢查座談記錄、聽課記錄、學(xué)生畢業(yè)論文(設(shè)計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學(xué)檔案管理人員應(yīng)于每學(xué)期期末對本單位的教學(xué)檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求,進行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內(nèi)目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學(xué)年度結(jié)束后對所有教學(xué)檔案進行匯總,裝訂后,按學(xué)年度排列進柜管理存檔。
（五）收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,遵循教學(xué)檔案的自然形成規(guī)律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學(xué)文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統(tǒng)性;所收集的教學(xué)文件材料按各大類的分別積累,進行預(yù)立卷,并按時間先后順序排列。
（六）利用現(xiàn)代辦公技術(shù),實現(xiàn)教學(xué)檔案現(xiàn)代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學(xué)管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務(wù)工作和管理教學(xué)檔案,就不可能從繁雜的事務(wù)中解脫出來。故利用現(xiàn)代辦公手段,實現(xiàn)教務(wù)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻：
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【關(guān)鍵詞】高校;學(xué)生檔案;管理;對策
檔案是一種具有特殊價值的信息資源，是最原始、最權(quán)威的信息，在國家經(jīng)濟社會發(fā)展中具有不可替代的作用。高校學(xué)生檔案是我國檔案事業(yè)的重要組成部分，這項工作直接關(guān)系到廣大高校畢業(yè)生的切身利益和用人單位檔案體系建設(shè)的質(zhì)量和效率，關(guān)系到我國檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。而以計算機技術(shù)為典型代表的現(xiàn)代信息化技術(shù)快速發(fā)展，極大地改變了我們的思想觀念，工作、學(xué)習(xí)都離不開計算機軟件的實際應(yīng)用。目前各類高校的教學(xué)與管理都發(fā)生了重大的變化，需要用各種信息手段來改造現(xiàn)有的軟件信息，從而提高工作效率。高校學(xué)生檔案管理尤其是畢業(yè)生檔案管理的信息化建設(shè)在傳統(tǒng)的手工操作方式存在大量不可預(yù)知性等問題之下就顯得尤為迫切。 然而信息化建設(shè)不是一朝一夕就能完成的，它是一項長期、艱巨的任務(wù)。本文以山西農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)生檔案管理的特點入手，綜合分析高校學(xué)生檔案管理過程中存在的顯著問題，進而對高校學(xué)生檔案管理提出合理化建議，為高校學(xué)生檔案管理體系建設(shè)提供規(guī)范化建議和參考。
一、高校學(xué)生檔案管理的特點
高校學(xué)生數(shù)量大，檔案變動、更新、維護都對高校檔案管理工作提出巨大挑戰(zhàn)。根據(jù)2008年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，對高等學(xué)校檔案工作的定義、適用范圍等有了新論述，對高等學(xué)校檔案的管理體制、制度建設(shè)和工作要求提出了更高標準，充分體現(xiàn)了國家對高等學(xué)校檔案工作的高度重視和檔案管理工作在高校中的地位，為高校檔案管理工作規(guī)范和發(fā)展提供了制度保障。新《管理辦法》規(guī)定高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。
具體來看，高校學(xué)生檔案管理工作具有以下特點：
1.工作量大
隨著每年學(xué)生入學(xué)、畢業(yè)，檔案數(shù)據(jù)都會發(fā)生變動，錄入、遷出、就業(yè)、繼續(xù)深造等情況的變化促使檔案變化頻繁，呈現(xiàn)數(shù)量大、跨界調(diào)度等特點，加上檔案的維護、保存都需消耗大量人力物力。
2.檔案變動頻繁
學(xué)生檔案變動頻繁是高校學(xué)生檔案管理的有一個顯著特點。每年校內(nèi)學(xué)生的學(xué)籍異動、專業(yè)變更，校際間學(xué)生的升學(xué)，校企間學(xué)生的就業(yè)都會伴隨檔案的遷移發(fā)送，這些工作的具體實施過程中，容不得一絲疏忽。
3.涉及部門及檔案種類繁多
高校教學(xué)檔案種類繁多，來自高校內(nèi)部各教學(xué)管理部門的文件材料，教師教學(xué)材料、學(xué)術(shù)論文，學(xué)生考試材料、畢業(yè)設(shè)計或論文等許多方面。檔案內(nèi)容具有多學(xué)科性，且學(xué)科與學(xué)科之間也存在著交叉;檔案管理層級較多，各層級下又分屬不同的管理部門，導(dǎo)致教學(xué)檔案整體上又呈現(xiàn)出很強的復(fù)雜性。以我校為例，除了紙張等傳統(tǒng)檔案形式，日益增多的圖文材料、課件、電子光盤、視頻資料、各種證書等導(dǎo)致教學(xué)檔案的數(shù)量和類型不斷擴張，加大了高校教學(xué)檔案的管理難度。
4.檔案管理的信息化
當前，高校檔案管理中最顯著的特點就是管理的信息化。我校從2009年就對學(xué)生檔案相關(guān)資料進行了信息化處理，自行開發(fā)并應(yīng)用了學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，同時，網(wǎng)絡(luò)中的一些先進技術(shù)比如城市云等都可以運用到高校檔案管理中，使得檔案管理工作越來越趨向于無紙化和集中化。
二、高校學(xué)生檔案管理存在的問題
1.檔案管理技術(shù)落后
面對高校每年上千萬的注冊新生，檔案室的檔案管理技術(shù)顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校臨時人員調(diào)動，檔案的管理技術(shù)水平較為落后。檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調(diào)離。檔案的歸類采取傳統(tǒng)的編號、索引、查詢。尤其是對于紙質(zhì)材料的大學(xué)生檔案，每次調(diào)檔、查看檔案等行為要重復(fù)打開檔案再密封存檔，對檔案袋及檔案內(nèi)容的破壞不可避免。
2.安全性有待提高
學(xué)生畢業(yè)時大學(xué)生檔案一般由學(xué)校代為轉(zhuǎn)發(fā)，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風(fēng)險，另外部分高校將已經(jīng)考取研究生、考取公務(wù)員、就業(yè)單位接收檔案的學(xué)生個人檔案直接交由學(xué)生代轉(zhuǎn)，大學(xué)生檔案的安全性難以得到保障。此外，缺乏對電子檔案管理的風(fēng)險評估體系。高校的電子檔案管理除了應(yīng)該有安全軟件防護，還應(yīng)該建立相應(yīng)的風(fēng)險評估體系，預(yù)知檔案管理中將會出現(xiàn)的風(fēng)險，減少安全漏洞，并且做出應(yīng)對風(fēng)險的多個應(yīng)急方案。但是，目前的高校電子檔案管理很少建立風(fēng)險評估體制，無形中增加了檔案管理的風(fēng)險。
3.硬件設(shè)施不足
隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中也得到廣泛的應(yīng)用，但是大多數(shù)學(xué)校還是運用落后的方式來管理學(xué)校檔案，如手工收集，卻很少有學(xué)校運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理學(xué)校檔案。同時，檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備，所以使得檢索檔案的方式非常繁瑣，這樣學(xué)校檔案管理人員的工作效率也會大幅度降低。
學(xué)校檔案真實地記錄一個學(xué)校的各方面的發(fā)展足跡，但是現(xiàn)在許多學(xué)校沒有按照標準去建造檔案室，各種檔案設(shè)施陳舊老化，檔案室的管理條件比較差，對檔案的保管使用效果造成嚴重影響。部分檔案存放室由于不通風(fēng)、不防潮、不防霉、不防盜、不防火等因素，易致使檔案材料遭到破壞甚至缺失。同時保管檔案的設(shè)備參差不齊，難以滿足新時期檔案多元化的需求。檔案的隨意放置也給檔案管理工作增加了難度。
三、高校學(xué)生檔案管理工作建議
針對大學(xué)生檔案管理工作存在的一些缺失，國家應(yīng)當硬性通知并通過財政補貼要求各高校建立專門的大學(xué)生檔案管理中心，專門負責學(xué)生檔案的存儲、查詢、接收和調(diào)離工作。并且通過競聘等形式錄取具有數(shù)字化圖書管理經(jīng)驗的人員將大學(xué)生檔案管理工作數(shù)字化。建立學(xué)生電子檔案，記錄學(xué)生檔案中包含的全部材料清單及電子影印文件，方面檔案的電子查詢。引進新的大學(xué)生檔案存放制度，例如采用數(shù)字化方法，將大學(xué)生檔案全部寄回原籍，采用數(shù)字化方法記錄檔案的全部內(nèi)容，相關(guān)單位需要用到大學(xué)生檔案時采用電子傳送的方式取代傳統(tǒng)的郵寄方式，提高檔案的存放安全性及檔案調(diào)取查閱的效率。
1.改變檔案管理模式，適應(yīng)成人高等教育事業(yè)改革發(fā)展的需要
在當前科技迅猛發(fā)展，知識經(jīng)濟和信息化浪潮日益臨近的背景下，高校建設(shè)出現(xiàn)新局面，原有的檔案門類、數(shù)量和內(nèi)容遠不能滿足教育發(fā)展的需要。隨高校教育改革和發(fā)展形勢的需要，檔案工作重點應(yīng)從以往收集、整理、保管為主轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用和服務(wù)為主，提高檔案的利用，擴大服務(wù)功能，高校學(xué)生檔案工作是學(xué)生教育的信息資源，只有重視開發(fā)利用，不斷拓展業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)領(lǐng)域，才能充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢。
2.加強檔案管理人員的隊伍建設(shè)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
若要實現(xiàn)高校學(xué)生檔案的科學(xué)化管理，關(guān)鍵是要提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，使其熱愛檔案管理工作，有強烈的事業(yè)心、責任心和良好的職業(yè)修為。同時要加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，不斷為其提供接受繼續(xù)教育和提升職稱的機會，更新專業(yè)知識，通過系統(tǒng)學(xué)習(xí)，使其在專業(yè)的深度和廣度上有較大提高，在管理實踐中具有信息收集、加工、存貯、傳遞的能力，能積極開展檔案利用工作，為高校的發(fā)展和評估提供材料資源。只有這樣才能滿足新形勢下高校教育發(fā)展和改革創(chuàng)新工作的需要。
3.加強電子檔案存儲設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)安全性
加強電子檔案存儲設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)安全性，首先保障存儲設(shè)備的安全，專機專用，定時進行軟硬件更新升級，定期對設(shè)備維護;定期對存儲文件更新備份;通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防、嚴格規(guī)定讀寫權(quán)限加強電子檔案在存儲處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密。要不斷改進現(xiàn)代化管理手段，努力提升檔案的安全保護水平。
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【論文摘要】教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實踐中形成的對學(xué)校有價值的材料;文章從高校教學(xué)檔案的內(nèi)容、教學(xué)檔案的特點、教學(xué)檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理的重要性和必要性。
【論文關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案規(guī)范化管理
高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實踐中形成的對學(xué)校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學(xué)檔案從一定程度上來講它是反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個重要標志。是學(xué)校教學(xué)工作的真實記錄,高等學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障,故加強高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理勢在必行。
1系部教學(xué)檔案的內(nèi)容
(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關(guān)文件;學(xué)院規(guī)劃實施計劃、教學(xué)要點、教學(xué)工作會議的記錄、簡報等材料;學(xué)院制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學(xué)工作的文件;教改項目的立項報告;教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析資料;每學(xué)期評教評學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。
(2)教學(xué)管理類:教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評估有關(guān)材料;教師教學(xué)任務(wù)安排及開課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建設(shè)規(guī)劃、實施情況,教師進修培訓(xùn)材料;學(xué)籍管理材料;學(xué)籍變更材料;課程安排表、學(xué)年校歷。
(3)教學(xué)業(yè)務(wù)類:重點課程及一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實施方案、總結(jié)等有關(guān)材料;培養(yǎng)方案、課程標準、教學(xué)進度計劃、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日志等有關(guān)資料;教材建設(shè)、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標本,青年教師教學(xué)比武材料;教學(xué)實習(xí)有關(guān)材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學(xué)生的畢業(yè)論文及評審意見;學(xué)生在校期間發(fā)表的論文和獲獎有關(guān)資料,考研相關(guān)材料;教師業(yè)務(wù)檔案;教學(xué)儀器設(shè)備材料等。
(4)教學(xué)研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結(jié)以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學(xué)成果類的申報材料及獎狀;教師發(fā)表的教學(xué)研究論文目錄。
2教學(xué)檔案的特點
教學(xué)檔案是教學(xué)活動的客觀反映和總結(jié),故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:
(1)內(nèi)容廣泛:一方面學(xué)校辦學(xué)規(guī)模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學(xué)領(lǐng)域不斷拓寬,新學(xué)科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn),使得教學(xué)檔案的內(nèi)容也越來越廣泛;另,教學(xué)內(nèi)容越來越豐富,高校除了設(shè)置相應(yīng)的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業(yè)的增多,多學(xué)科互相滲透、交差不斷加強,使的教學(xué)內(nèi)容多學(xué)科性越來越明顯,與之相適應(yīng),檔案材料也越來越豐富。
(2)材料來源較分散:高校教學(xué)檔案來源于上級主管部門和學(xué)校兩級教務(wù)教學(xué)活動,即有上級和學(xué)校下發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)的有關(guān)文件,又有主管教學(xué)的教務(wù)部門形成的關(guān)于教學(xué)改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標、學(xué)科設(shè)置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學(xué)中形成的教學(xué)檔案。
(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學(xué)檔案是按學(xué)年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。
(4)高校的教學(xué)檔案統(tǒng)一按國家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實體分類法》進行。
3教學(xué)檔案管理中存在的問題
(1)材料收集較困難:因部分教學(xué)人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的,應(yīng)該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學(xué),對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規(guī)則整理歸檔,導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標準,使得教學(xué)檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經(jīng)費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學(xué)秘書兼任,而教學(xué)秘書的主要精力在教學(xué)上,加上大部分沒有受過檔案專業(yè)培訓(xùn),因而少有精力去將教學(xué)檔案收集整理完整,這樣將造成教學(xué)檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規(guī)范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
4加強教學(xué)檔案的規(guī)范化管理
(1)從系部教學(xué)檔案管理方面存在的問題出發(fā),各系部由于檔案工作規(guī)范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導(dǎo)致文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍,亟需在科學(xué)劃分系部檔案類目的基礎(chǔ)上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導(dǎo)和對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對系部、教研室檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務(wù)的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設(shè)。
(2)檔案材料應(yīng)當隨時收集、隨時整理檔案工作應(yīng)當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
(3)完善檔案制度建設(shè),據(jù)《高等學(xué)校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統(tǒng)一化、標準化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學(xué)文件材料,必須遵循教學(xué)文件材料的自然形成規(guī)律,保持歸檔材料之間的聯(lián)系,據(jù)便于保管和利用的原則進行系統(tǒng)整理;盡量采用原件,規(guī)格相對統(tǒng)一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學(xué)檔案材料一般要求長期保存。教學(xué)日歷、教學(xué)任務(wù)書、課程安排表、學(xué)生實習(xí)有關(guān)材料、教學(xué)檢查座談記錄、聽課記錄、學(xué)生畢業(yè)論文(設(shè)計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學(xué)檔案管理人員應(yīng)于每學(xué)期期末對本單位的教學(xué)檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求,進行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內(nèi)目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學(xué)年度結(jié)束后對所有教學(xué)檔案進行匯總,裝訂后,按學(xué)年度排列進柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,遵循教學(xué)檔案的自然形成規(guī)律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學(xué)文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統(tǒng)性;所收集的教學(xué)文件材料按各大類的分別積累,進行預(yù)立卷,并按時間先后順序排列。
(6)利用現(xiàn)代辦公技術(shù),實現(xiàn)教學(xué)檔案現(xiàn)代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學(xué)管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務(wù)工作和管理教學(xué)檔案,就不可能從繁雜的事務(wù)中解脫出來。故利用現(xiàn)代辦公手段,實現(xiàn)教務(wù)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻
[1]鄧紹興,陳智為.檔案管理學(xué).中國人民大學(xué)出版社,1999年.
論文摘 要: 科研檔案是高校檔案的重要組成部分，反映了一所高校具備的學(xué)術(shù)水平和實力，但是新建本科院校由于自身發(fā)展過程中的諸多問題，使得科研檔案管理水平滯后。本文在分析新建本科院校科研檔案管理存在的問題的基礎(chǔ)上，提出了加強新建本科院校科研檔案管理的有效對策，以期能提高科研檔案的管理水平。
高校科研檔案是高校在科研管理和實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料，是高校科研活動的真實記錄，在科研工作中發(fā)揮著知識儲備的作用。隨著高校科研事業(yè)的不斷深入和發(fā)展，科研檔案在高校發(fā)展和建設(shè)中的作用地位越來越突出。但對于20世紀末后建立或升格起來的普通本科院校來說，由于本科辦學(xué)歷史不長，科研能力和學(xué)術(shù)水平較低，對科研檔案管理的重要性認識不足，使得科研檔案管理水平滯后，無法保證科研檔案價值的實現(xiàn)。因此，研究分析科研檔案管理中存在的問題，探討解決問題的途徑，對于提高新建本科院校科研檔案整體管理水平，發(fā)揮科研項目檔案的利用效益，更好地為教學(xué)和科研服務(wù)有著積極的意義。
一、高校科研檔案管理的作用
1.有利于促進高校科研工作的發(fā)展。在知識經(jīng)濟背景下，信息與知識成了發(fā)展的最重要的因素。無論哪個行業(yè)，能否持續(xù)發(fā)展，在很大程度上取決于是否擁有足夠的知識，只要擁有足夠的知識，就能夠更快地獲取知識，就會在知識經(jīng)濟時代獲得成功。高校是創(chuàng)造知識和傳播知識的場所，是教學(xué)科研中心，而高校科研檔案又是教學(xué)、科研知識資源的存儲載體，詳細記載了高校科研活動的全過程和具體成果，是學(xué)校教育改革與科技知識資源的重要組成部分。它匯集了學(xué)校教育、科研的最新成果，為學(xué)校科研人員開展科研提供了背景資料和所研究領(lǐng)域的最新成果。從這個意義上說，完整、系統(tǒng)、準確的科研檔案對科學(xué)研究是必不可少的。
2.有利于促進高校科研管理的決策。科研檔案具有依據(jù)憑證的功能，它直接反映了高校科研活動的原貌與進步，真實反映了學(xué)校的科研水平及辦學(xué)實力，是高校提高科研管理水平的基礎(chǔ)和前提。有效地管理好科研檔案，可以為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和科研部門的工作決策提供重要憑證和依據(jù)，實現(xiàn)科研管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，促進高校科研工作的持續(xù)發(fā)展。
3.有利于促進科研成果的利用和推廣。科研檔案管理不僅僅是將科研材料整理、分類和保管，而是歸檔后的再利用，以實現(xiàn)科研成果的經(jīng)濟效益和社會效益。有效地管理好科研檔案，既可以完整、準確、系統(tǒng)地記錄科研活動的全過程，更為重要的是也為進一步的項目研發(fā)和成果推廣提供技術(shù)資源，從而實現(xiàn)科研成果的經(jīng)濟效益和社會效益。
二、新建本科院校科研檔案管理存在的問題
高校科研檔案具有成套性、階段性、集體性、專業(yè)性強、載體多樣、內(nèi)容多、范圍廣等特點。這些特點對科研檔案的管理提出了很高的要求。但是，由于新建本科院校基礎(chǔ)弱、管理意識不到位等原因，雖然科研工作得到了快速發(fā)展，但是科研檔案管理工作卻存在著種種弊端，影響了科研檔案的質(zhì)量及開發(fā)利用。
1.檔案意識薄弱，科研檔案管理的重要性認識不足。為提高競爭力，新建本科院校都把大量的精力集中用于校園基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高教學(xué)質(zhì)量和科研水平之上，卻忽視了檔案工作的發(fā)展，檔案意識薄弱，沒有認識到檔案工作在學(xué)校發(fā)展中的作用，使得學(xué)校檔案事業(yè)嚴重滯后于其它各項工作。在這種環(huán)境影響下，各級領(lǐng)導(dǎo)、科研人員和科研管理部門往往忽視了科研檔案管理的重要性，沒有認識到科研檔案管理在整個科研工作中占著舉足輕重的作用。首先，受傳統(tǒng)觀念的影響，部分科研人員認為只有學(xué)校管理性的文件才能作為檔案管理，從而輕視研究過程中檔案資料積累、歸檔工作，往往把它們排斥在檔案管理之外。其次，部分科研人員沒有認識到自己是科研檔案的主體，只重視科研項目的申報、立項及科研成果的發(fā)表、獲獎，認為歸檔是檔案管理人員的事，與己無關(guān);或者認為在科研過程中形成的材料屬于個人資源，是否歸檔無關(guān)緊要，擔心交到檔案部門后給自己查找利用帶來不便而不愿意上交。再次，科研管理部門重視的是項目的申報、評比，追求的是項目數(shù)量、經(jīng)費的增加，只要科研材料不會影響到項目的申報、鑒定、評比即可，并不對科研檔案的歸檔提出明確、具體的規(guī)定和要求，從而使得科研人員只片面強調(diào)科學(xué)研究的重要性，對科研檔案工作的投入不足，重視不夠。
2.歸檔材料質(zhì)量不高，科研檔案原始性、完整性、系統(tǒng)性差。高校科研檔案收集的準確性與完整性是保證歸檔材料質(zhì)量的前提。一套完整齊全的科研項目檔案應(yīng)包括科研準備階段的項目申請書、審批文件、論證材料、項目計劃任務(wù)書、開題報告和相關(guān)協(xié)議等文件材料，研究實驗階段的原始記錄、實驗報告、計算材料等文件材料，總結(jié)鑒定驗收階段的工作總結(jié)、結(jié)題報告、論文、專著、結(jié)題鑒定等材料。部分科研項目檔案還包括申報獎勵階段的成果材料、獎勵申報與審批材料、獲獎材料、推廣應(yīng)用階段的轉(zhuǎn)讓協(xié)議、推廣應(yīng)用方案及推廣應(yīng)用的經(jīng)濟效益和社會效益證明材料等。然而，在新建本科院科研檔案的實際歸檔中，無論是縱向科研項目，還是橫向科研項目，其歸檔的材料都普遍存在著依據(jù)性、結(jié)果性文件多，科研記錄少;文字材料多，磁盤、光盤、照片、實物少;復(fù)印件多、原件少等的問題。這些問題直接影響了科研檔案的系統(tǒng)性、完整性、原始性，使得科研檔案的價值大打折扣，最終不能有效地開發(fā)和利用科研檔案。
3.管理制度缺失，科研檔案歸檔工作的職責不明確。目前，新建本科院校大都根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法規(guī)，結(jié)合各單位實際，制定了相應(yīng)的科研檔案管理辦法，堅持由科研課題(項目)立卷的制度，再由科研管理部門對項目檔案進行檢查驗收，然后在一定期限內(nèi)由科研管理部門統(tǒng)一向?qū)W校檔案部門移交。這種模式也是比較易于落實科研檔案的“三納入”、“四同步”管理。但是，在實際工作中，各高校制定的管理辦法往往不具體，未明確科研檔案管理過程中科研管理部門、科研檔案管理員、課題負責人的職責，科研管理部門對課題文件材料的形成和積累的管理把關(guān)不嚴，科研人員不配合，科研檔案管理員交什么收什么。有的學(xué)校雖然也有“三納入”、“四同步”的制度，但在實際操作上困難重重，科研管理部門、檔案部門之間缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，科研管理部門把工作的重點和核心放在立項、經(jīng)費及成果管理上，科研檔案的管理往往由于事務(wù)性、瑣碎性的特點而不受重視;檔案部門由于不是科研工作的管理主體，又缺乏相應(yīng)的配套措施和有效的制約手段，對科研檔案的監(jiān)管力度很小甚至無力監(jiān)管，使得科研檔案“三納入”、“四同步”制度形同虛設(shè)，科研檔案歸檔管理處于失控狀態(tài)。
4.工作意識落后，科研檔案歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不到位。長期以來，高校檔案部門都處于封閉狀態(tài)，“藏在深閨人未識”，內(nèi)無動力，外無壓力，工作缺乏競爭和創(chuàng)新，只注重移交后科研檔案的管理，忽視了對移交前的科研材料建檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，基本上處于你交多少、我管多少的情況。而科研人員、科研檔案管理員沒有經(jīng)過正規(guī)檔案管理教育與培訓(xùn)，專業(yè)性不強，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，對科研檔案歸檔的內(nèi)容不明確，對歸檔范圍把握不準，再加上他們還要承擔其他大量的工作，投入到檔案管理的時間有限，而檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)又不到位，難免不影響到項目材料歸檔的質(zhì)量和數(shù)量。
三、加強新建本科院校科研檔案管理的對策
為確保科研檔案的完整、準確、系統(tǒng)，提高科研檔案質(zhì)量，針對目前新建本科院校科研檔案管理中存在問題，我們必須采取一系列的措施加強科研檔案的管理，充分發(fā)揮科研檔案為教學(xué)和科研工作服務(wù)的重要作用。
1.增強檔案意識，提高科研檔案形成者歸檔工作的主動性。檔案意識是人們對檔案及檔案工作的認識，以及以這種認識為基礎(chǔ)形成的對檔案和檔案工作的思想觀念，它是檔案工作存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，科研檔案管理水平的提高，增強全校師生檔案意識尤為重要。首先，檔案部門要經(jīng)常向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作，爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和科研管理部門領(lǐng)導(dǎo)的支持，將科研檔案管理納入科研工作的程序和檢查內(nèi)容，增強科研人員對科研檔案的責任意識。其次，學(xué)校檔案部門要利用各種場合和機會深入宣傳《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)及檔案基本知識，讓檔案貼近教職工，提高科研人員檔案法制觀念，使大家認識到科研檔案管理工作的重要性，從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作，主動承擔科研檔案歸檔的職責。再次，檔案部門要改變“重藏輕用”的舊觀念，積極開發(fā)科研檔案信息資源，編制各種檢索工具和專題目錄，為科研人員利用提供方便。“潤物細無聲”，科研人員逐步認識到科研檔案在教學(xué)、科研中的重要作用，就不會產(chǎn)生抵觸情緒，反而會主動支持和配合科研檔案歸檔工作。
2.完善管理制度，促進科研檔案工作的規(guī)范化。《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中明確規(guī)定:“科研檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。”《高等學(xué)校檔案管理辦法》也規(guī)定:“科研類檔案應(yīng)當在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔，并且個人對其從事科研活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當按照規(guī)定及時歸檔，任何個人不得據(jù)為己有。”為此，新建本科院校應(yīng)堅持集中統(tǒng)一管理的原則，理順檔案部門、科研管理部門、科研人員之間的工作關(guān)系，明確各級各類人員在科研檔案工作中的職責，建立行之有效的科研檔案歸檔制度和模式，使“三納入”、“四同步”真正落實。制度應(yīng)包括科研項目從開始到結(jié)題的過程材料的管理，明確所有科研項目檔案歸檔的操作方式，如項目檔案的收集內(nèi)容、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管程序和提供利用等，這樣才能使各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有章可循，從而促使科研檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化方向發(fā)展。此外，還應(yīng)該采取一定措施，把科研檔案的歸檔情況與科研項目的驗收、成果申報掛鉤，在課題驗收時，要由檔案部門對歸檔材料進行審查，凡是歸檔材料不完整的不予項目驗收、報獎，從而保證科研檔案的質(zhì)量。
3.加強跟蹤收集，實現(xiàn)科研檔案歸檔工作的全程監(jiān)督。在實際工作中，由于大部分科研人員還肩負著繁重的教學(xué)任務(wù)，投入到檔案管理的時間有限，難免在科研檔案的材料積累和收集上有遺漏或?qū)?yīng)歸檔的材料把握不準，導(dǎo)致歸檔材料的不完整、不準確。因此，檔案部門不能只注重移交后的檔案管理，而應(yīng)根據(jù)科研檔案形成的特點，堅持前端控制的原則，提前介入，將科研檔案的跟蹤收集工作貫穿于科研活動的全過程，才能真正保證科研檔案的完整、準確、系統(tǒng)。在計劃管理、課題管理、成果管理等階段，檔案部門應(yīng)同科研管理部門、科研項目人員加強聯(lián)系，密切配合，及時了解和掌握科研課題的整體進程，指導(dǎo)和協(xié)助科研人員將整個科研活動中有價值的文件材料收集齊全，確保科研檔案的質(zhì)量。
重大、重點科研項目及高級別獲獎成果最能反映出一所高校的科研能力，但由于新建本科院校缺乏科研競爭力，爭取到的重點、重大科研項目鳳毛鱗角，其所形成的科研檔案資源既是學(xué)校科研能力的歷史見證和進一步提升科研能力的基礎(chǔ)，又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ)，對學(xué)校有重大意義。這些科研項目，往往研究周期長，涉及范圍廣，研究人員多，檔案內(nèi)容復(fù)雜多樣，甚至還包括若干科研子課題，如果仍按一般課題一樣進行收集歸檔，極易造成檔案材料割裂的現(xiàn)象。因此對重點、重大科研項目應(yīng)從立項起就實行課題組預(yù)立卷歸檔，配備專門的檔案管理員參與全程，從科研材料形成之始就注意收集整理，以免遺漏，確保重點、重大科研項目檔案的完整、系統(tǒng)、準確。
4.提升檔案管理者綜合素質(zhì)，強化為科研檔案工作服務(wù)的能力。人的素質(zhì)是關(guān)系到工作成敗的最重要的因素，因此科研檔案人員綜合素質(zhì)的提高是做好科研檔案管理工作的根本保證。一方面，科研檔案的特點，要求檔案人員要有較為廣博深厚的知識基礎(chǔ)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)等理論知識，還要不斷擴展知識領(lǐng)域，優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)，掌握國內(nèi)外先進的科研檔案管理方法和技術(shù)，具備科研項目管理知識，熟悉科研項目檔案的來源情況和產(chǎn)生工作規(guī)律。唯此，檔案人員才能具備較高的綜合素質(zhì)，增強科研檔案工作服務(wù)能力。另一方面，檔案部門要轉(zhuǎn)變觀念，克服“坐等上門”等傳統(tǒng)封閉的工作意識，樹立服務(wù)意識，積極開展對科研人員、科研管理部門兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們熟悉科研檔案管理工作的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基本技能;主動加強與課題組、科研管理部門的溝通協(xié)調(diào)，指導(dǎo)科研人員、兼職檔案員做好平時的預(yù)立卷歸檔，定期檢查或抽查立卷歸檔工作，逐步提高科研人員、兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。
參考文獻:
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論文摘要：由于人事檔案真實地記載和反映干部個人經(jīng)歷、政治思想，品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等，是干部個人自身成長歷史的真實記載，為學(xué)校黨的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)，為學(xué)校合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著我國政治、經(jīng)濟體制改革的不斷深入，學(xué)校人事檔案出現(xiàn)了許多新情況，新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn)，檔案工作如何與時俱進，加快發(fā)展，更好地為黨的組織、人事工作服務(wù)，筆者結(jié)合幾年來檔案管理的實踐，就學(xué)校人事檔案的管理工作談?wù)剮c體會。
一、人事檔案的定義
人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的文字材料，并按有關(guān)規(guī)定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。
二、人事檔案管理存在的問題
人事檔案制度自20世紀50年代產(chǎn)生以來，作為一項常規(guī)性的公共管理工具對中國的信用建設(shè)、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻。但隨著改革開放的進程加快和社會主義市場經(jīng)濟的縱深推進，傳統(tǒng)人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質(zhì)檔案”、“人檔脫節(jié)”、“檔案克隆”等現(xiàn)象也日益增多，其“二元化人事體制結(jié)構(gòu)”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、”身份阻隔“等負功能愈加顯現(xiàn)，在一些人的心目中人事檔案已經(jīng)淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜，其制度性生存愈發(fā)尷尬。因此，傳統(tǒng)人事檔案制度必將走向終結(jié)，新的、科學(xué)的人事檔案制度必將走向前臺。根據(jù)全國人才工作會議精神，要促進人才的合理流動，必須進一步消除人才流動中的城鄉(xiāng)、區(qū)域、部門、行業(yè)、身份、所有制等限制，發(fā)展人事業(yè)務(wù)，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準入政策，推廣以引進人才為主導(dǎo)的工作居住證制度，探索建立社會化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。作者認為，人事檔案及其制度的公共政策創(chuàng)新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發(fā)展，也就是說契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創(chuàng)新的必然路徑。
內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學(xué)歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個人履歷、社會關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個人工作能力、技術(shù)特長等方面的內(nèi)容少，這些都會直接影響到案卷質(zhì)量。
使用上，技術(shù)手段滯后，運行效率較低。在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。
三、筆者關(guān)于人事檔案管理的建議
保持人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須要有科學(xué)的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時期有它的科學(xué)性，但隨著形勢的發(fā)展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化：
1、實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。干部人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進檔材料的質(zhì)量，對收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。
2、改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。對干干部人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進行，這兩種方法均有一定的科學(xué)性，但用記起來費時，用起來繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時，運行干部人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。
3、分類管理。國家公務(wù)員的檔案由組織人事部門按管理權(quán)限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。
4、人事檔案管理機構(gòu)實行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標準，并加強執(zhí)法檢查；同時，檔案管理人員也要進行培訓(xùn)并實行資格證制度，并定期考試更新知識。統(tǒng)一服務(wù)標準和收費標準。
5、利用現(xiàn)代化管理手段。人事檔案管理也要與時俱進，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護，開發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。
只有與時俱進，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價值，牽一發(fā)而動全身，人事檔案管理制度的改革、信用業(yè)績檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)新的生機與活力，必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解，必將為社會經(jīng)濟的發(fā)展提供強有力的保障。
參考文獻：
（1）王云慶苗壯《現(xiàn)代檔案管理學(xué)》青島：青島出版社2002年220
關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案； 信息管理系統(tǒng)
中圖分類號：G434 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315（2013）02-129-002
數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。隨著信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，高校建立數(shù)學(xué)檔案館勢在必行。信息數(shù)字化能夠使檔案管理更加現(xiàn)代化、檔案電子及信息查詢更加便捷等。而檔案信息管理系統(tǒng)作為數(shù)字檔案館的基石，更發(fā)揮著不可替代的作用，可以說數(shù)字檔案館的大多數(shù)服務(wù)都是建立在檔案信息管理系統(tǒng)之上的。
所謂系統(tǒng)，就是在一定條件下，由相互作用、相互依賴的若干組成部分結(jié)合而成的，并具有特寫功能的有機整體。從一般意義上講，系統(tǒng)由輸入、處理、輸出、控制與反饋的四個基本部分組成。在系統(tǒng)理論中，系統(tǒng)分析是指對系統(tǒng)性能的理解。系統(tǒng)最佳化是系統(tǒng)設(shè)計成綜合的內(nèi)容。系統(tǒng)工程即用教學(xué)方法進行系統(tǒng)分析或優(yōu)化，把傳統(tǒng)的組織管理工作總結(jié)成技術(shù)并使之數(shù)值化。用系統(tǒng)工程來分析系統(tǒng)問題是比較科學(xué)的，利用系統(tǒng)工程這門學(xué)科的概念和原則，來進行人事組織管理方面的工作，是實現(xiàn)人事管理現(xiàn)代化的重要途徑和有效手段。
河北金融學(xué)院學(xué)生綜合信息檔案管理系統(tǒng)開發(fā)，對學(xué)生端口的服務(wù)進行了增加，學(xué)生不僅可以方便的查看自己的成績單，還可以打印出自己的成績單，也可以直接查看自己的檔案信息。對于管理員而言，實現(xiàn)了批量導(dǎo)入的功能，方便管理員管理。
一、河北金融學(xué)院學(xué)生檔案系統(tǒng)可行性分析
河北金融學(xué)院學(xué)生綜合信息檔案管理系統(tǒng)采用的環(huán)境是MySQL，MyEclipse和tomcat6.0，需要的技術(shù)是JAVA，JSP，SSH開源框架的開發(fā)。JSP對于在Web應(yīng)用中集成JavaBean組件提供了完善的支持，SSH開源框架，分為action層，Dao層，pojo層和service層，他們各個層控制和執(zhí)行屬于自己范圍內(nèi)的功能，彼此之間互相調(diào)用。本系統(tǒng)的頁面是JSP頁面，只有在登陸的時候用到了靜態(tài)頁面的特效。同時作為一個開發(fā)人員，需要熟悉JDK和JRE的路徑配置。由此可見，該系統(tǒng)在技術(shù)上具有可行性。系統(tǒng)的開發(fā)基于本人對程序開發(fā)以及學(xué)生的實踐學(xué)習(xí)而來，無需資金投入，并且系統(tǒng)開發(fā)過程投入的成本不高，因此經(jīng)濟上是可行的。
二、河北金融學(xué)院學(xué)生檔案系統(tǒng)功能設(shè)計
通過對目標系統(tǒng)的分析和研究，做出了河北金融學(xué)院學(xué)生綜合信息管理系統(tǒng)的總體規(guī)劃，這是全面開發(fā)系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)。在對河北金融學(xué)院學(xué)生綜合信息管理系統(tǒng)全面分析調(diào)查的基礎(chǔ)上，制定出河北金融學(xué)院學(xué)生綜合信息管理系統(tǒng)的總體規(guī)劃。
1.院系管理模塊
院系管理模塊包括了院系的瀏覽，可看見院和系的瀏覽。院系的添加，在添加的時候?qū)ζ溥M行了一下限制，就是所添加的系必須從屬于已經(jīng)存在的院，在添加系的時候不可以手動輸入院的名字。院校的添加，就是單純的增加一個新的院。
2.學(xué)生信息管理模塊
此模塊的信息并非是學(xué)生信息的全部，其和學(xué)生的信息放在一起才是學(xué)生信息的全部。在這個部分實現(xiàn)了圖片和論文的上傳，而且還可以對上傳的論文進行下載。實現(xiàn)的時候，強制了上傳的論文的格式為“.zip”的形式。這個模塊的信息顯示的時候，不是單一從數(shù)據(jù)庫中一個表調(diào)出來，而是分為幾個表一起調(diào)出來，其滿足的條件就是所調(diào)的表中的studentID和im_student_info表中的fid一致。
3.課程管理模塊
這個模塊的信息是針對課程而言，對所開的課程進行了一個大體的瀏覽，為了方便顯示學(xué)生的英文成績單，在新添課程的時候，要求輸入該課程的英文名字。同時可以實現(xiàn)對課程的查詢，其中部分查詢是模糊查詢。
4.成績管理模塊
此模塊單純的就是為了管理學(xué)生的成績。其中管理員模塊實現(xiàn)了密碼的修改，數(shù)據(jù)的批量導(dǎo)入。而且為了方便，把每頁顯示的信息顯示數(shù)設(shè)置成一個固定的數(shù)值，存放在util下。
三、河北金融學(xué)院學(xué)生檔案綜合系統(tǒng)的實現(xiàn)
1.數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入
在batch.jsp的頁面對其上傳的頁面進行的編輯，同時調(diào)用
s：form action="uploadExcel.action"，當點擊上傳時，BatchAction.java類控制上傳：
"application/vnd.ms-excel"是控制上傳的數(shù)據(jù)必須為excel表格。
InputStream in=new FileInputStream（upfile）； String uploadPath=ServletActionContext.getRequest（）.getRealPath（UPLOADDIR）；
String fileNewName=new Date（）.getTime（）+"_"+this.getUpfileFileName（）；
File uploadFile = new File（uploadPath， fileNewName）；
OutputStream out = new FileOutputStream（uploadFile）；
然后執(zhí)行讀文件，讀文件的時候是一條循環(huán)的語句，然而令循環(huán)的語句中的i從1開始，因為excel表格中第一行是屬性。把數(shù)據(jù)讀進來后先對其進行數(shù)據(jù)類型的轉(zhuǎn)化，即實體化，然后把數(shù)據(jù)封裝成對象。同時注意了在轉(zhuǎn)化數(shù)據(jù)類型時，注意double和string的區(qū)別，而時間一般為data。在把數(shù)據(jù)封裝成對象時，和其在service層對應(yīng)的類是相關(guān)聯(lián)的，注意大小寫的問題。最后保存在數(shù)據(jù)庫中。
2.課程查詢服務(wù)
這是一個模糊的查詢，令選擇框為其賦的值為selectvalue。當你沒有選擇查詢的條件時，selectField的值為0，當你對其賦值后。并在value中給予其值。點擊查詢后，就會讓dao層的數(shù)據(jù)庫進行查詢。if（"3".equals（selectField.trim（）））{
hql += （" where imc.chiName like '%"+selectValue.trim（）+"%'"）；
}
這里的3代表著課程的中文名稱，因為是模糊查詢。所以用like進行查詢。
最后通過service層的classservice.java中的getAllCount，返回其查詢的值。
資助信息：保定市科技計劃資助項目（11ZC001）。
參考文獻
[1]陳小春.淺議高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)[J]群文天地，2012年5月，5期：125-126
【關(guān)鍵詞】 技術(shù)人員； 業(yè)務(wù)檔案； 疾病預(yù)防控制
南平市疾控中心在職職工133人(實有編制160人)，其中衛(wèi)生技術(shù)人員105人，占中心人員的78.9%。高級職稱31人，中級職稱38人，中級職稱以上技術(shù)人員占衛(wèi)生技術(shù)人員的65.7%，大專以上學(xué)歷92人占全中心在職職工的69.1%。設(shè)3個職能和11個業(yè)務(wù)科室。目前承擔著疾病預(yù)防、控制，預(yù)防性健康檢查工作及健康相關(guān)衛(wèi)生質(zhì)量檢驗，涉及公共衛(wèi)生相關(guān)場所的衛(wèi)生學(xué)評價；負責疾病預(yù)防控制信息的收集整理、統(tǒng)計分析、綜合評價及疫情報告；開展疾病預(yù)防控制相關(guān)監(jiān)測技術(shù)的科研、培訓(xùn)、咨詢、疾病指導(dǎo)和開展公眾的健康教育與促進；負責對生物性、社會性、職業(yè)性等因素所致疾病流行病學(xué)調(diào)查；指導(dǎo)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)和初級衛(wèi)生保健工作；制訂南平市疾病控制技術(shù)對策和措施，并負責指導(dǎo)和組織實施；參與公共衛(wèi)生事件調(diào)查處理，承擔救災(zāi)防病工作。因此，要求疾控機構(gòu)必須擁有一支各類專業(yè)人才齊全、技術(shù)全面、能快速應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的隊伍。如何科學(xué)管理和規(guī)范建設(shè)這支隊伍是疾控機構(gòu)面臨的一項重要問題。而加強專業(yè)人員技術(shù)檔案的管理，是實施疾控隊伍專業(yè)技術(shù)人員信息儲備和人才發(fā)展戰(zhàn)略的基礎(chǔ)。現(xiàn)將本人就專業(yè)人員技術(shù)檔案收集、應(yīng)用和管理的一些做法和體會進行探討。
1 加強檔案收集整理是做好檔案工作的基礎(chǔ)
1.1 建立歸檔制度，使歸檔工作有章可循 歸檔工作是在正常途徑下保證檔案齊全完整的第一關(guān)，歸檔制度的確立使歸檔范圍、歸檔時間、歸檔材料的質(zhì)量要求得以明確，從制度上建立健全并保障了收歸檔材料，起到一定的制約作用。
1.2 專業(yè)技術(shù)人員檔案的收集渠道及內(nèi)容 專業(yè)人員技術(shù)檔案實行個人專檔、動態(tài)管理，檔案管理人員應(yīng)及時為在編的專業(yè)人員建立技術(shù)檔案。(1)專業(yè)技術(shù)職務(wù)、執(zhí)業(yè)資質(zhì)證書。(2)學(xué)歷、學(xué)位、職稱證書。(3)培訓(xùn)、進修、參加各級培訓(xùn)班取得的各種鑒定及繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育學(xué)分證書。(4)社會和學(xué)術(shù)兼職材料。(5)科研成果、論文、論著、獲獎、業(yè)績材料，個人拿到相應(yīng)刊物及證書，遞交辦公室存入其個人技術(shù)檔案。(6)專業(yè)技術(shù)人員檔案材料的收集工作，還要堅持做到兩個結(jié)合，一是堅持平常收集和集中收集相結(jié)合。平時收集，就是注意日常原始材料的積累。集中收集，主要集中在年終考核以及各種考試形成的材料一次性收集；二是組織收集與個人收集相結(jié)合。組織堅持日常收集外，對個人取得的一些歸檔材料如證書、鑒定證書、論文、專著等要及時送辦公室歸檔。
1.3 加強檔案管理的設(shè)施設(shè)備建設(shè) 有檔案專用庫房，實現(xiàn)辦公用房與庫房“兩分開”，庫房留有至少3年的檔案存放的余地。單位配備了滅火器、空調(diào)、密機架等設(shè)施。檔案柜符合國家和省有關(guān)規(guī)定，中心還購置了檔案軟件，使用檔案軟件對文書檔案等信息進行管理，對中心業(yè)務(wù)檔案分為18類，有黨群、行政、人事、財務(wù)、質(zhì)量、免疫規(guī)劃、地方病防治、慢性病防治、鼠防、消殺、學(xué)校衛(wèi)生、環(huán)境監(jiān)測、皮膚病防治、職業(yè)病防治類等，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等[1-2]。
2 專業(yè)技術(shù)人員檔案的整理工作
專業(yè)技術(shù)人員檔案的價值就是為職稱評定、評先、評優(yōu)工作服務(wù)的，在整理工作中，必須按檔案的要求嚴格規(guī)范。檔案整理是檔案管理的一項重要內(nèi)容，就是將處于零亂或零星狀態(tài)的材料進一步條理化，具體為分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化，便于檔案的管理和查找。根據(jù)平時工作體會，專業(yè)技術(shù)人員檔案的整理應(yīng)掌握以下原則。
2.1 目錄分類清晰詳盡 反映專業(yè)技術(shù)人員技術(shù)水平的材料種類較多，大致可分為學(xué)歷、職稱類、技術(shù)考核、繼續(xù)教育、論文、論著類等，按獲得的時間順序?qū)⒏黝愔械南鄳?yīng)材料排好、歸檔。
2.2 便于保管和利用 一人一檔，并在封面上標明姓名、所在科室、職稱，便于保管和利用是檔案整理工作的基本出發(fā)點和最終要求。整理后的專業(yè)技術(shù)人員檔案應(yīng)簡明清晰，能方便快捷地為職稱晉升、考核評先、評優(yōu)、崗位設(shè)置等提供信息服務(wù)。
2.3 連續(xù)性 從技術(shù)人員分配進中心見習(xí)期開始，到轉(zhuǎn)正定級、初、中、高技術(shù)職務(wù)的評定；從執(zhí)業(yè)規(guī)范化培訓(xùn)、歷年業(yè)務(wù)水平考核，到歷次外出進修學(xué)習(xí)；從到科研立項、鑒定等各階段的業(yè)務(wù)活動，真實地反映了專業(yè)技術(shù)人員個人專業(yè)技術(shù)水平的連續(xù)變化過程。
2.4 及時性 平時收集的論文、學(xué)分、獲獎情況等要及時登記，做到專業(yè)技術(shù)人員檔案能夠隨時反映個人情況。
3 專業(yè)技術(shù)人員技術(shù)檔案在疾控工作中的應(yīng)用
3.1 為疾控機構(gòu)提供人才信息 這是專業(yè)技術(shù)人員技術(shù)檔案賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)人員配置情況，調(diào)整或引進充實人才，來滿足疾病預(yù)防控制的需求。
3.2 做好專業(yè)人員技術(shù)檔案工作 能便于領(lǐng)導(dǎo)及時了解和掌握疾控隊伍各類專業(yè)人員現(xiàn)有狀況，以技術(shù)檔案為依據(jù)，分析技術(shù)隊伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)，為制定培訓(xùn)和開發(fā)利用各類專業(yè)需求人才，實現(xiàn)單位崗位設(shè)置提供重要的參考依據(jù)，從而可有的放矢地對專業(yè)人員進行培訓(xùn)，以提高專業(yè)技術(shù)隊伍的整體素質(zhì)，提高預(yù)防控制疾病、處理各種突發(fā)公共衛(wèi)生事件能力。
3.3 幫助單位人才管理，促進單位改革 要做好單位管理工作，尤其是做好人才管理工作。人才管理的重要支撐就是專業(yè)人員技術(shù)檔案管理。專業(yè)人員技術(shù)檔案管理可幫助單位人才管理。此外人是最具創(chuàng)新力的生產(chǎn)力，單位的每一位員工都是改革發(fā)展的寶貴財富，因人而異、用人所長，因此，應(yīng)在實踐中發(fā)現(xiàn)人才的同時，也應(yīng)充分發(fā)揮專業(yè)人員技術(shù)檔案的優(yōu)勢，發(fā)掘人才，為單位管理者提供參考和依據(jù)。
3.4 為實驗室能力認可與實驗室資質(zhì)認定等提供服務(wù) 中國合格評定國家認可委員會CNAS/CL01：2006《檢測和校準實驗室能力認可準則》中5.2.5實驗室應(yīng)保留所有技術(shù)人員(包括簽約人員)的相關(guān)授權(quán)、能力、教育和專業(yè)資格、培訓(xùn)、技能和經(jīng)驗的記錄，并包含授權(quán)和(或)能力確認的日期。這些信息應(yīng)易于獲取。國家認證認可監(jiān)督管理委員會《實驗室資質(zhì)認定評審準則》中5.1.5實驗室應(yīng)保存人員的資格、培訓(xùn)、技能和經(jīng)歷等的檔案。而這些專業(yè)技術(shù)檔案均是由本單位專業(yè)人員技術(shù)檔案資料提供。本中心的這些資料在平時就由專業(yè)人員負責收集、整理、裝訂成冊，比較全面規(guī)范。在實驗室認可、計量認證及職業(yè)衛(wèi)生資質(zhì)認證、現(xiàn)場評審過程中，受到了考評組專家的好評[3-4]。
隨著社會的發(fā)展，專業(yè)技術(shù)檔案管理工作也不再是簡單的資料保存，有著豐富的內(nèi)涵，根據(jù)專業(yè)人員技術(shù)檔案自身的特點，在實際工作中不斷探索，找一條真正適合本單位情況的管理模式。總之，專業(yè)人員技術(shù)檔案管理是疾控機構(gòu)綜合檔案管理的一個重要組成部分，技術(shù)檔案管理工作展示人員的專業(yè)技術(shù)水平，體現(xiàn)疾控隊伍的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)，合理開發(fā)技術(shù)檔案的存儲及利用價值，實現(xiàn)檔案信息資源共享。
參考文獻
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[3] 中國合格評定國家認可委員會.CNAS/CL01：2006《檢測和校準實驗室能力認可準則》[S].2006.
關(guān)鍵詞：計算機網(wǎng)絡(luò)化；醫(yī)院；檔案管理；對策
中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A文章編號：1007-9599 (2011) 19-0000-01
How to Make the Hospital File Management Meet Computer Network
Wang Bingyu,Song Wei
(Daqing Longnan Hospital,Daqing163453,China)
Abstract:In recent years,with the computer and the rapid development of network technology,the hospital management of archival work gradually shifted from the manual operation of computer network management,this network of hospital records management application status and content of a brief introduction on how to strengthen its records management in the hospital in the application of proposed countermeasures.
Keywords:Computer network;Hospital;File management;Measures
醫(yī)院檔案計算機網(wǎng)絡(luò)化管理經(jīng)歷了一個從無到有、功能單一向多媒體、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展過程，一定程度上推動了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進程，對醫(yī)院檔案信息資源共享起到重要作用。但由于各種各樣的原因，我國醫(yī)院檔案計算機網(wǎng)絡(luò)化管理方面還不能完全適應(yīng)我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展形勢的需要。
一、醫(yī)院檔案計算機網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)用現(xiàn)狀
（一）醫(yī)院管理人員及醫(yī)務(wù)人員對檔案管理工作思想意識上認識不足，重視不夠，認為檔案管理工作不僅消耗資源，又不能創(chuàng)造直接的經(jīng)濟效益。
（二）傳統(tǒng)的手工檔案管理過程中檢索困難、查準率不足，同時缺項、漏項現(xiàn)象嚴重，導(dǎo)致計算機錄入時導(dǎo)致大量有價值的科研成果不能及時歸檔。
（三）當前醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理從軟件、硬件到管理方式上都存在諸多不足，造成部分珍貴資料遺失。同時檔案數(shù)據(jù)錄入工作量大，人手不夠，造成大量文件及數(shù)據(jù)不能及時保存。
（四）部分醫(yī)院計算機應(yīng)用水平較低，雖然配備計算機、多媒體并形成網(wǎng)絡(luò)，但對計算機的應(yīng)用也只是在手工檔案管理基礎(chǔ)上進行簡單的目錄錄入，并未真正實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)化管理。
（五）醫(yī)院內(nèi)既懂檔案管理，又懂計算機網(wǎng)絡(luò)管理的專業(yè)人才缺乏。
二、醫(yī)院檔案實行網(wǎng)絡(luò)化管理的內(nèi)容
（一）文件處理和歸檔實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。把每天收到的各種文件用計算機錄入，按照批辦程序在醫(yī)院局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時間和催辦時間，大大減少了檔案管理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔。
（二）病歷檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴大和新技術(shù)、新項目的開展，各種創(chuàng)傷性手術(shù)的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術(shù)的名稱進行編碼輸入計算機，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況一一列出，通過局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務(wù)人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱，同時，通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結(jié)經(jīng)驗，找出問題，及時改進，進一步提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平。
（三）人事檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。運用現(xiàn)代化手段，準確、迅速地實現(xiàn)人事檔案信息尤為重要，根據(jù)人事檔案的特點，建立和完善人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，從實體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現(xiàn)查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護等多種功能的管理。
（四）醫(yī)院圖書館實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。隨著圖書館業(yè)務(wù)的拓展，業(yè)務(wù)檔案作為知識的結(jié)晶和重要的信息資源越來越被人們所重視和利用。對在工作中形成的經(jīng)驗和認識以及在各個環(huán)節(jié)中自然形成和產(chǎn)生的知識、數(shù)據(jù)、資料等信息成品或半成品記錄下來，形成檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)傳遞來進行知識交流，成為共享知識，將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，最大限度地實現(xiàn)檔案信息隱性知識的價值。通過對圖書業(yè)務(wù)檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價值的信息。
三、檔案管理實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)化的建議和方式
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的組成部分。盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應(yīng)當前的檔案信息化建設(shè)。這就需要領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對檔案工作的思想認識；調(diào)整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只要領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，通過檔案人員的學(xué)習(xí)和努力，醫(yī)院檔案管理計算機網(wǎng)絡(luò)化完全可以實現(xiàn)。
（二）網(wǎng)絡(luò)設(shè)備先行是基礎(chǔ)。網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，硬件先行。硬件建設(shè)要有前瞻性，要建立一套先進的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)。考慮到醫(yī)院檔案管理以數(shù)據(jù)保存、處理和應(yīng)用為主，在選擇技術(shù)和產(chǎn)品時應(yīng)選擇具有一定的先進性、可即時擴展且易于維護的。醫(yī)院普遍建立了微機局域網(wǎng)絡(luò)，但微機局域網(wǎng)的建立要立足高起點，富于規(guī)劃，不但方便內(nèi)部信息的交流，還應(yīng)配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設(shè)備來方便信息的輸出利用。建立醫(yī)院局域網(wǎng)。因為局域網(wǎng)適用范圍小，網(wǎng)絡(luò)獨立性強，故其安全性最高。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范室藏的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，主要功能有檔案管理、文書處理、電子論壇、網(wǎng)上公布、檔案查閱等內(nèi)容，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。這樣，將大大提高辦公效率，方便利用者，實現(xiàn)檔案資料的在線利用。同時要與各科室簽訂協(xié)議，互相遵循規(guī)則，共享檔案網(wǎng)絡(luò)信息。
（三）人員素質(zhì)的提高是必備條件。計算機技術(shù)的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，要求檔案人員在網(wǎng)上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計工作。現(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業(yè)知識外，還要具備良好的計算機網(wǎng)絡(luò)知識及運用操作能力。而目前醫(yī)院現(xiàn)有的檔案專業(yè)人員知識結(jié)構(gòu)較為單一，尤其是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力較低，知識面較窄。因此，檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)也是日益顯得重要了。只有通過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案干部隊伍的綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)計算機技術(shù)、信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計算機管理的優(yōu)勢，這也是當今檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展必須解決的問題。轉(zhuǎn)
參考文獻：
關(guān)鍵詞：高職院校 教學(xué)檔案 分類
教學(xué)檔案是指學(xué)校在教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和。科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案既是高校教學(xué)規(guī)律的基本要求，也是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理重要標志。因此， ，對教學(xué)檔案實體分類進行必要的修訂，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。
一、 教學(xué)檔案分類標準
1、遵循教學(xué)工作的規(guī)律：高等職業(yè)教育辦學(xué)的明顯特點和培養(yǎng)目標，就是培養(yǎng)技能型、應(yīng)用型人才，由此決定了它的一切必須按教學(xué)規(guī)律辦學(xué)，教學(xué)檔案同樣應(yīng)遵循和反映教學(xué)規(guī)律。
2.教學(xué)檔案的特點：教學(xué)檔案不同于其它類型的檔案，它具有很強的專業(yè)性和多樣性的特點。這是由于教學(xué)管理和教學(xué)活動是一種很復(fù)雜的實踐活動，它記錄這一實踐活動的教學(xué)檔案內(nèi)容和載體也是十分龐雜的、形式也是多樣的。它不僅除了紙制的教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教材等外，還有錄音、幻燈片、課件等記錄材料。每個學(xué)校在專業(yè)設(shè)置、課程設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容、方法等方面各有各的不同之處，它的教學(xué)與教學(xué)管理活動是一種專業(yè)性極強的活動，其書面及其他形式也表現(xiàn)出不同學(xué)科教學(xué)活動與教學(xué)管理的專業(yè)性。
二、 教學(xué)檔案分類
教學(xué)檔案的框架，設(shè)計為九個一級條目，各條目之間既相對獨立，又有聯(lián)系，每個一級條目下面，設(shè)有二級條目若干個，有的二級條目下面還設(shè)有三級條目若干。按學(xué)年度，由院、系、教研室三級分別按電子文件和紙質(zhì)文件的不同載體進行收集、整理和歸檔。
具體分類如下表：
第一級 第二級 第三級——教學(xué)檔案的主要方面與具體內(nèi)容
教學(xué)工作綜合類 總體工作 上級文件，本校教育（教學(xué)）工作中、長期發(fā)展規(guī)劃、學(xué)年（期）教學(xué)工作計劃、年度目標任務(wù)與考核、教學(xué)工作總結(jié)、獎勵、教學(xué)工作會議組織方案、籌備情況、會議文件、會議資料、教學(xué)工作水平評估方案、實施意見、落實情況
教學(xué)改革類 教學(xué)改革 上級文件、教改信息、本校教學(xué)改革方案、教改課題立項、結(jié)項、教改成果、成果鑒定、獲獎、推廣應(yīng)用等
教學(xué)基本建設(shè)類 學(xué)科建設(shè) 上級文件，本校學(xué)科建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，我校設(shè)置的工學(xué)、文學(xué)、教育學(xué)、醫(yī)學(xué)、法學(xué)、經(jīng)濟學(xué)、管理學(xué)、農(nóng)學(xué)、理學(xué)等各個學(xué)科、學(xué)院，以及德育、體育、藝術(shù)教育等業(yè)務(wù)管理部門的有關(guān)文件、請示與批復(fù)、機構(gòu)設(shè)置、組織名單、重點學(xué)科、學(xué)科帶頭人、學(xué)科骨干的引進與培養(yǎng)、學(xué)術(shù)梯隊建設(shè)、學(xué)科建設(shè)成就等
專業(yè)建設(shè) 上級文件，本校專業(yè)建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃、專業(yè)教學(xué)計劃、改革方案、專業(yè)設(shè)置（變更）的請示與批復(fù)，各專業(yè)特別是重點（特色）專業(yè)的建設(shè)發(fā)展情況
課程建設(shè) 上級文件、本校課程建設(shè)規(guī)劃、制度、課程教學(xué)基本要求、教學(xué)大綱、試題庫、省級和本校（院）優(yōu)質(zhì)課建設(shè)、課程建設(shè)獎勵情況
教材建設(shè) 上級文件、本校教材建設(shè)規(guī)劃（計劃）與實施情況
實驗室建設(shè) 上級文件、本校實驗室建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃、實驗室建設(shè)與改造、重點實驗室建設(shè)、校企（所）合作建設(shè)的實驗室情況
實習(xí)基地建設(shè) 上級文件、本校實習(xí)基地建設(shè)規(guī)劃、合作協(xié)議、合作情況、社會調(diào)查報告
教育信息化建設(shè) 上級文件、本校教育信息化建設(shè)規(guī)劃、投資情況、設(shè)備更新情況；教育技術(shù)培訓(xùn)、多媒體教學(xué)、網(wǎng)上教學(xué)、電子教務(wù)、網(wǎng)上辦公、人員培訓(xùn)等
師資隊伍建設(shè) 上級文件、本校師資隊伍建設(shè)規(guī)劃、師資培養(yǎng)、進修、引進、獎勵等；學(xué)校職稱評審委員會機構(gòu)設(shè)置及其工作情況
教學(xué)管理隊伍建設(shè) 上級文件、教學(xué)管理機構(gòu)的設(shè)置與調(diào)整、教學(xué)管理人員培訓(xùn)、進修、考核
教學(xué)管理類 教學(xué)計劃管理 上級文件、本校規(guī)章、校歷、教學(xué)計劃、教學(xué)執(zhí)行計劃教學(xué)任務(wù)的安排與統(tǒng)計、課程教學(xué)進度表、課程表、考試安排表
教學(xué)秩序管理 上級文件、本校制度、教學(xué)巡視與檢查記錄、教學(xué)日志、考勤表、學(xué)生記分冊、教學(xué)活動場所的分配與管理 教學(xué)質(zhì)量管理 上級文件、本校規(guī)章、教學(xué)督導(dǎo)、聽課記錄、學(xué)生評教、教師評教、教師評學(xué)；教學(xué)研究、教學(xué)觀摩、考試管理（試題及答案、試卷分析、成績統(tǒng)計與分析）；英語四六級考試、計算機等級考試成績和其它社會認證的職業(yè)資格考試成績
師資管理 上級文件、本校制度、教師名單、教師分類信息、教研室組織建設(shè)與活動；教學(xué)任務(wù)的安排與統(tǒng)計、教師酬金（津貼）管理、教師服務(wù)
教材與教學(xué)資料管理 上級文件、本校規(guī)章、征訂教材目錄、自編（合著）教材、講義；普通教材、電子教材、輔助教材、教學(xué)參考書、實驗指導(dǎo)、實習(xí)指導(dǎo)；教學(xué)資料、習(xí)題集、優(yōu)質(zhì)教案、優(yōu)秀畢業(yè)論文（設(shè)計）集、作業(yè)（作品）集
實踐教學(xué)管理 上級文件、本校規(guī)章、實踐教學(xué)環(huán)節(jié)（實驗、生產(chǎn)實習(xí)、社會調(diào)查、課程設(shè)計、畢業(yè)實習(xí)、畢業(yè)設(shè)計、畢業(yè)論文）的組織與管理、實驗與實習(xí)記錄、實驗教學(xué)設(shè)備登記、財產(chǎn)帳目、實驗教學(xué)評估
招生類 招生工作 上級文件、本校規(guī)章、招生計劃（含申請增加計劃）、招生簡章（廣告）；錄取新生名單（含首錄、補錄、特殊錄取等）、新生入學(xué)檔案、新生入學(xué)調(diào)查
畢業(yè)生類 畢業(yè)生工作 上級文件、本校規(guī)章、畢業(yè)生資格審查記錄、就業(yè)協(xié)議書、派遣名單、學(xué)歷學(xué)位證書管理、就業(yè)安置情況、畢業(yè)生調(diào)查、畢業(yè)生意見、校友會
學(xué)籍管理類 學(xué)生注冊
分類信息
管理辦法 上級文件、本校規(guī)章、每學(xué)期注冊學(xué)生名冊、學(xué)生基本信息分類統(tǒng)計；學(xué)籍卡、學(xué)籍索引表、學(xué)業(yè)成績、操行鑒定、獎懲記錄、撤消處分記錄；學(xué)籍變動情況[升留級、轉(zhuǎn)系（專業(yè)）、輟學(xué)、休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、參軍]獎學(xué)金、助學(xué)金、貸學(xué)金、勤工儉學(xué)的文件、實施辦法及學(xué)生名單；各類第二課堂培訓(xùn)、面向社會培訓(xùn)的學(xué)生（學(xué)員）名單
課外教育類 科技、文化、藝術(shù)、體育、衛(wèi)生、法制、外語、計算機等多種課外教育 上級文件、本校規(guī)章、工作計劃（方案）、工作總結(jié)；學(xué)生素質(zhì)教育、各類課外教育、校慶、節(jié)日（紀念）活動、講座、學(xué)術(shù)報告的詳細記錄（文字、圖片、音像）、獎勵（含上級、校外和本校獎勵的集體獎、個人獎的文件、獎狀、證書、獎杯、獎旗等）
體育運動會
活動通知、組織名單（含組委會、運動員、裁判員、工作人員）、競賽規(guī)程、秩序冊、開（閉）幕式記錄（文字、圖片、音像）、競賽過程、競賽成績（含破紀錄）、頒獎等
根據(jù)高職高專院校人才培養(yǎng)工作的要求，科學(xué)地構(gòu)建教學(xué)檔案的分類，形成教學(xué)檔案管理的長效機制，極大地提升了高職高專院校教學(xué)檔案的水平。
參考文獻
[1] 國家教委《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》[z]（1993）
關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理。
中圖分類號：K206文獻標識碼： A
與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術(shù)含量高、更新快、相關(guān)因素多，關(guān)聯(lián)度高等特點，因此電子檔案對記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業(yè)的方方面面，與各個不同的專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都有密切聯(lián)系，例如辦公自動化系統(tǒng)等，檔案管理信息平臺就是利用各個不同專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)電子文件與電子檔案一體化管理。
一、企業(yè)檔案信息化發(fā)展前景
近年來，送變電工程公司信息化建設(shè)發(fā)展很快。辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化。諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和網(wǎng)絡(luò)中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著企業(yè)將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。在企業(yè)管理中，生產(chǎn)調(diào)度、安全監(jiān)察、工程建設(shè)、招標投標、技術(shù)圖紙、人事管理、企業(yè)文化等方面，產(chǎn)生的大量的信息需要歸檔，對這些檔案信息及時搜集整理，是檔案工作者義不容辭的責任。 在此基礎(chǔ)上，“去粗取精，去偽存真”，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性，不失時機地為企業(yè)管理者提供有價值的檔案信息，為企業(yè)又好又快地科學(xué)發(fā)展提供更為完善的服務(wù)，這是信息化條件下企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的新趨勢。
二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義
“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。 但是要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。筆者認為，企業(yè)檔案信息化的內(nèi)容應(yīng)該有兩方面:一是，狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化；二是，廣義上的信息化，是將企業(yè)檔案信息與社會政治、經(jīng)濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。 所以，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進企業(yè)檔案本身信息進入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播，另一方面就是將企業(yè)檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用， 在社會中傳播，廣泛地服務(wù)于企業(yè)和社會。當然這兩個方面的目標并不是孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。
三、信息化推動傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變
為做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)，這里面有一個對現(xiàn)代化、信息化與數(shù)字化的理解問題。其實，對于現(xiàn)代化很早就提出來了，但是對于現(xiàn)代化至今也沒有一個權(quán)威性的解釋。我們國家要實現(xiàn)工業(yè)、農(nóng)業(yè)和國防現(xiàn)代化。但是，現(xiàn)代化到底是個什么樣子并沒有一個嚴格的界定，隨著社會的發(fā)展、科技的進步，有一點是大家所共識的，即：早期的現(xiàn)代化是以實體管理為中心，而現(xiàn)在的信息化是以信息管理為中心，前者對應(yīng)的是工業(yè)化社會，后者應(yīng)該對應(yīng)信息化社會。前者以工作自動化為特征；后者則以全文信息化為特征。其實這也就是現(xiàn)代化與信息化之間的關(guān)系。1997年召開的首屆全國信息化工作會議，對信息化和國家信息化定義為：“信息化是指培育、發(fā)展以智能化工具為代表的新的生產(chǎn)力并使之造福于社會的歷史過程。國家信息化就是在國家統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在農(nóng)業(yè)、工業(yè)、科學(xué)技術(shù)、國防及社會生活各個方面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，深入開發(fā)廣泛利用信息資源，加速實現(xiàn)國家現(xiàn)代化進程”。由此，也可以看出來，信息化是包含與現(xiàn)代化當中，是現(xiàn)代化發(fā)展的一種必然形式。
隨著電子檔案的大量產(chǎn)生，檔案工作也必將隨之而進入新的歷史發(fā)展階段，即：檔案管理現(xiàn)代化，而現(xiàn)在的檔案管理現(xiàn)代化與過去相比較又賦予了新的含義：那就是以檔案管理信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。現(xiàn)在現(xiàn)代化的核心應(yīng)該是信息化。因此，提倡現(xiàn)代化的同時也提倡信息化。但必需強調(diào)的是：檔案管理現(xiàn)代化是以檔案管理信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。即：適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展要求，基于檔案工作的基本原理，對信息系統(tǒng)中形成的電子文件、數(shù)據(jù)進行歸檔、存儲和管理，提供有效的全文檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的新型檔案管理模式。有了全文，沒有網(wǎng)絡(luò)，就好比有了馬沒有鞍一樣。所以，我們要提倡提供有效的全文檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。
在提倡信息化的同時，現(xiàn)在也提倡數(shù)字化。但目前有一種觀念認為，提倡信息化已經(jīng)過時了，而應(yīng)該轉(zhuǎn)為提倡數(shù)字化。其實不然，數(shù)字化是信息化發(fā)展的一種具體形式，現(xiàn)在的文檔則多是以數(shù)字形式形成文件、在磁光介載體上的保存、在局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)上運行的模式。同時，將過去的紙制文件轉(zhuǎn)換成電子的數(shù)據(jù)，我們將其這樣一項工作、一種形式稱之為數(shù)字化。實際上信息化與數(shù)字化兩者關(guān)系應(yīng)該是信息化大于數(shù)字化這么個關(guān)系。這就好比路與車的關(guān)系一樣。
四、企業(yè)檔案信息化要確保安全性和真實性
實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化，必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案管理工作的需要；其次，依據(jù)文件處理流程進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。企業(yè)在電子檔案使用過程中，應(yīng)當充分注意到電子檔案的安全性問題。因為隨著信息化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，隨之而來的問題是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。與此同時，還要高度重視電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺乏規(guī)范化和程序化管理，相當數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；加之儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性，企業(yè)檔案部門要采取切實的技術(shù)和管理措施保證檔案真實性。
五、提高人員素質(zhì)適應(yīng)檔案信息化管理的要求
現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現(xiàn)。企業(yè)檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應(yīng)要求，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的檔案專業(yè)隊伍是至關(guān)重要的。首先，企業(yè)檔案工作者必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運用， 迫使檔案工作人員必須學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計算機、網(wǎng)絡(luò)方面的知識，它們對檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員應(yīng)當學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以師帶徒的辦法，互幫互學(xué)建立復(fù)合型人才群和梯隊型人才結(jié)構(gòu)。
六、結(jié)語
企業(yè)的檔案工作也應(yīng)該是以企業(yè)檔案信息化的促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平作為企業(yè)檔案工作發(fā)展的總目標。無論是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，還是企業(yè)的從業(yè)人員都應(yīng)明確的認識到，企業(yè)信息化里如果缺少檔案的信息化，那么企業(yè)信息化就是有缺陷的。所以說，企業(yè)檔案信息化是對企業(yè)信息化的促進和完善。這既是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義所在，也是企業(yè)檔案信息化的總體目標之一。同時，檔案信息化也是檔案工作發(fā)展的方向和趨勢，企業(yè)開展檔案工作也應(yīng)該把企業(yè)檔案信息化建設(shè)，提升企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平作為企業(yè)檔案發(fā)展的目標。
參考文獻：
