時(shí)間：2022-12-13 22:54:32
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇會(huì)議紀(jì)要總結(jié)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
會(huì)議紀(jì)要督辦工作流程。會(huì)議紀(jì)要是一種記載會(huì)議基本內(nèi)容、情況、精神的紀(jì)實(shí)性公文，會(huì)議紀(jì)要中的內(nèi)容對(duì)企事業(yè)單位的管理重點(diǎn)、要點(diǎn)具有指導(dǎo)意義。現(xiàn)階段，我國(guó)企事業(yè)單位在做工作部署安排時(shí)，通常會(huì)將具體工作安排和工作目標(biāo)記錄在會(huì)議紀(jì)要中，安排工作部署通常通過(guò)工作紀(jì)要，所以各企事業(yè)單位部門(mén)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的監(jiān)督力度在不斷加大[1]。會(huì)議紀(jì)要監(jiān)督工作其工作目的就是對(duì)企事業(yè)單位會(huì)議紀(jì)實(shí)施監(jiān)督、督辦工作，以確保會(huì)議紀(jì)要中的工作內(nèi)容能夠很好的完成。會(huì)議紀(jì)要督辦工作的主要內(nèi)容，包括以下幾點(diǎn)：①工作人員，一般會(huì)議紀(jì)要督辦工作人員是由企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員組成的，企事業(yè)單位發(fā)文部門(mén)會(huì)將會(huì)議紀(jì)要公布在公告欄上，相關(guān)會(huì)議紀(jì)要督辦工作者詳細(xì)閱讀后，明確自己的工作職能；②工作，工作人員通過(guò)對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行系統(tǒng)分析后，總結(jié)出下一階段企事業(yè)單位工作的重點(diǎn)，編撰成正式公文在公告欄上；③督辦工作，工作人員應(yīng)認(rèn)真總結(jié)有關(guān)會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況，找出工作問(wèn)題，具有針對(duì)性的實(shí)施督辦工作；④監(jiān)督工作，企事業(yè)單位其他工作人員應(yīng)聯(lián)合監(jiān)督會(huì)議紀(jì)要督辦工作的情況。
2 基于Web的會(huì)議紀(jì)要督辦系統(tǒng)
2.1 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
通過(guò)上述對(duì)會(huì)議紀(jì)要督辦工作流程進(jìn)行分析可知，不同會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容，其督辦工作性質(zhì)不同。所以要想建立完善的會(huì)議紀(jì)要督辦制度，必須提高其網(wǎng)絡(luò)會(huì)議紀(jì)要督辦系統(tǒng)的功能性，根據(jù)不同工作職能，制定不同種類的功能模塊。常用的功能模塊有狀態(tài)監(jiān)控模塊、辦理反饋模塊、綜合查詢模塊、摘錄發(fā)放模塊等四大類。lunwen. 1KEJI AN. COMlunwen. 1KEJI AN. COM提供寫(xiě)作論文和發(fā)表服務(wù),歡迎您的光臨其具體功能如下：①狀態(tài)監(jiān)控模塊，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)時(shí)對(duì)會(huì)議紀(jì)要總結(jié)狀態(tài)、辦公狀態(tài)、催辦情況進(jìn)行監(jiān)測(cè)，以做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)改正問(wèn)題；②辦理反饋模塊，將會(huì)議紀(jì)要辦理情況詳細(xì)的記錄在網(wǎng)絡(luò)信息資源共享平臺(tái)上，一般會(huì)議紀(jì)要督辦工作人員隨時(shí)查詢；③綜合查詢模塊，根據(jù)不同督辦工作屬性、紀(jì)要標(biāo)題、信息搜索結(jié)果建立不同類型的查詢模塊；④摘錄發(fā)放模塊，將會(huì)議紀(jì)要的重要信息記錄在網(wǎng)絡(luò)中，分發(fā)給相應(yīng)的待辦人員[2]。
2.2 系統(tǒng)建設(shè)的原則
系統(tǒng)要力求最大限度的滿足工作的需要，充分考慮各業(yè)務(wù)層次、各管理環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)處理的實(shí)用性，把滿足用戶和管理者作為第一要素進(jìn)行考慮。用戶接口和操作界面設(shè)計(jì)盡可能考慮人體結(jié)構(gòu)特性及視覺(jué)特性，界面力求美觀大方，操作力求簡(jiǎn)便實(shí)用，以安全穩(wěn)定、經(jīng)濟(jì)實(shí)用、注重未來(lái)發(fā)展為設(shè)計(jì)原則[4]。
2.3 基于Web會(huì)議紀(jì)要督辦系統(tǒng)存在的應(yīng)用問(wèn)題
因?yàn)闀?huì)議紀(jì)要督辦工作是一個(gè)各工作連接非常緊密的工作，工作人員在會(huì)議紀(jì)要督辦工作中，會(huì)制定自己的工作任務(wù)，每個(gè)人的工作職能和工作任務(wù)都存在很大的差異性。自動(dòng)工作業(yè)務(wù)活動(dòng)和督辦工作業(yè)務(wù)活動(dòng)是工作流管理的重要組成部分，是人與電腦共同工作的自動(dòng)化協(xié)調(diào)、控制和通訊，在信息化的業(yè)務(wù)過(guò)程上，通過(guò)在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行軟件，使所有命令的執(zhí)行都處于受控狀態(tài)[3]。通常情況下，會(huì)議紀(jì)要督辦工作以O(shè)A系統(tǒng)為辦公主體，因?yàn)镺A系統(tǒng)的應(yīng)用性能非常好，能夠?qū)?fù)雜的會(huì)議紀(jì)要分類儲(chǔ)存、編輯。因?yàn)槠笫聵I(yè)單位開(kāi)設(shè)的會(huì)議很多，會(huì)議涉及到的工作人員非常復(fù)雜，會(huì)議討論的相關(guān)議題種類也非常豐富，這些特殊條件，使會(huì)議紀(jì)要督辦工作人員的工作壓力很大，引發(fā)工作問(wèn)題，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：①會(huì)議紀(jì)要督辦工作缺少及時(shí)性，會(huì)議紀(jì)要記錄經(jīng)常會(huì)復(fù)印兩份，一份給會(huì)議主持領(lǐng)導(dǎo)，一份給會(huì)議紀(jì)要督辦人員，但是會(huì)議結(jié)束后，工作人員要先對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行整理，所以會(huì)議紀(jì)要通常不會(huì)及時(shí)的交給會(huì)議主持領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)議紀(jì)要督辦人員；②會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容的不統(tǒng)一性，會(huì)議紀(jì)要發(fā)放時(shí)，要針對(duì)發(fā)放對(duì)象進(jìn)行內(nèi)容處理，重新排版打印之后傳送給發(fā)放對(duì)象，不同發(fā)放對(duì)象接到的會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容不同；③會(huì)議紀(jì)要督辦工作的不安全性，會(huì)議紀(jì)要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，雖然可以增加信息的傳輸速度，但卻降低了會(huì)議紀(jì)要的安全性和穩(wěn)定性；④會(huì)議紀(jì)要督辦工作的重復(fù)性，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)信息傳送方式便捷，所以企事業(yè)單位在開(kāi)展會(huì)議紀(jì)要督辦工作時(shí)，經(jīng)常會(huì)重復(fù)性的監(jiān)察、復(fù)制會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容，這種督辦工作形式會(huì)讓會(huì)議紀(jì)要督辦系統(tǒng)變得繁瑣復(fù)雜，在一定程度上造成了人力資源的浪費(fèi)。
3 改善會(huì)議紀(jì)要督辦系統(tǒng)的合理性建議
通過(guò)上文對(duì)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議紀(jì)要督辦系統(tǒng)存在的問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)分析可知，完善會(huì)議紀(jì)要督辦工作的信息化管理是推動(dòng)會(huì)lunwen. 1KEJI AN. COMlunwen. 1KEJI AN. COM提供寫(xiě)作論文和發(fā)表服務(wù),歡迎您的光臨議紀(jì)要督辦工作順利開(kāi)展的主要助力。目前企事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議紀(jì)要督辦系統(tǒng)仍存在很多問(wèn)題，急需改善，其具體改善措施如下：①建立安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，在會(huì)議紀(jì)要工作中引入計(jì)算機(jī)監(jiān)測(cè)，計(jì)算機(jī)可以通過(guò)錄音系統(tǒng)，對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄，會(huì)議結(jié)束后，即可編撰出本次會(huì)議紀(jì)要；②及時(shí)更新網(wǎng)絡(luò)會(huì)議督辦的應(yīng)用程序，使其應(yīng)用程序和實(shí)際辦公流程相符；③建立完善的統(tǒng)計(jì)查詢機(jī)制，以方便會(huì)議紀(jì)要督辦人員隨時(shí)查詢會(huì)議紀(jì)要記錄。
4 結(jié)語(yǔ)
通過(guò)對(duì)會(huì)議紀(jì)要督辦系統(tǒng)開(kāi)發(fā)以及兩年多運(yùn)行的分析，其作用是明顯的。基于Web的會(huì)議紀(jì)要督辦系統(tǒng)不僅增強(qiáng)了會(huì)議紀(jì)要督辦工作的透明度，還提高了會(huì)議紀(jì)要督辦工作效率[5]。
參考文獻(xiàn)
.電腦知識(shí)與技術(shù)，2012，13（5）：104-116.
整理會(huì)議記錄，注意"去粗留精"，把握側(cè)重點(diǎn)。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該抓住會(huì)議的中心議題，側(cè)重表達(dá)大家已經(jīng)取得一致的或基本一致的意見(jiàn)。
(一)圍繞會(huì)議研究的中心議題"取精"。抓住了會(huì)議研究和解決的主要問(wèn)題，就抓住了寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的"綱"。會(huì)議討論中可能附帶牽涉到其他一些問(wèn)題，如果沒(méi)有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，就應(yīng)避而不談或者談而從簡(jiǎn)。有時(shí)會(huì)議的中心議題不十分明確，或一個(gè)會(huì)議同時(shí)討論多個(gè)議題，且難分主次。遇到這種情況，應(yīng)把難分主次的幾個(gè)問(wèn)題視為一個(gè)中心議題中的幾個(gè)子議題，放在基本同等的位置上，分題歸納整理，寫(xiě)成"一、關(guān)于xxx問(wèn)題"、"二、關(guān)于xxx問(wèn)題"等。
(二)圍繞與會(huì)人員取得的一致意見(jiàn)"取精"。與會(huì)人員在討論中心議題時(shí)，往往看法不完全一致，或者很不一致。遇到這種情況，起草人員應(yīng)該對(duì)各種意見(jiàn)認(rèn)真研究，歸納整理出完全一致或基本一致的意見(jiàn)。對(duì)少數(shù)人提出的意見(jiàn)，如果沒(méi)有被會(huì)議否定，或者說(shuō)符合會(huì)議的宗旨，也應(yīng)該采納。如果有些意見(jiàn)分歧較大，沒(méi)有能夠統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，就不應(yīng)寫(xiě)入紀(jì)要中去。當(dāng)然，有些帶學(xué)術(shù)性、研究性的會(huì)議所形成的紀(jì)要，不同的甚至是相反的觀點(diǎn)，也可以寫(xiě)上去，但應(yīng)寫(xiě)明是多數(shù)人的看法還是少數(shù)人的看法。
(三)圍繞會(huì)議主持人的總結(jié)性講話"取精"。一般在會(huì)議結(jié)束時(shí)，主持人會(huì)進(jìn)行總結(jié)性講話，對(duì)需決定的事項(xiàng)進(jìn)行“拍板”，這是寫(xiě)入會(huì)議紀(jì)要的最好材料，也是最需要抓住的"綱"。
表達(dá)決定的事項(xiàng)，注意"滴水不漏"，把握相關(guān)點(diǎn)。表述議定事項(xiàng)最重要的是注意“三性”，把住相關(guān)點(diǎn)。
(一)注意語(yǔ)言表達(dá)的準(zhǔn)確性，防止產(chǎn)生歧義。要注意用語(yǔ)準(zhǔn)確，講究文法，避免在文字上產(chǎn)生歧義。對(duì)敏感問(wèn)題表達(dá)不準(zhǔn)，就很容易引起歧議，甚至造成新的矛盾。
(二)注意重要決定的依據(jù)性，防止互相矛盾。有的會(huì)議決定與相關(guān)的政策或規(guī)定存在某種矛盾。只要不是正面"碰撞"，起草人員就應(yīng)該在查找有關(guān)依據(jù)、研究有關(guān)類似問(wèn)題的基礎(chǔ)上，選擇恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方式，注意文字處理上的技巧，以盡量避免矛盾。
(三)注意付諸實(shí)施的可行性，防止影響操作。會(huì)議紀(jì)要表述議定事項(xiàng)須注意可行性，務(wù)必切合實(shí)際，力求具體、明白。
寫(xiě)作的方法和體式，注意"從實(shí)際出發(fā)"，把握基本點(diǎn)。
會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題最基本的形式:一是會(huì)議名稱與文種的組合，如"全縣計(jì)劃生育工作會(huì)議紀(jì)要";二是召集會(huì)議單位名稱、會(huì)議內(nèi)容與文種三者的組合，如"縣委討論xx鎮(zhèn)''''3·10工程''''會(huì)議紀(jì)要";三是有的固定形式的會(huì)議，如黨委會(huì)、政府辦公會(huì)等，也可以直接用會(huì)議的次數(shù)與文種的組合，如"第十次縣委會(huì)議紀(jì)要"。
（一）專 題 會(huì)
專題會(huì)由主任主持，相關(guān)人員參加，辦公室負(fù)責(zé)召集和記錄。
1、會(huì)期
主任根據(jù)工作需要召開(kāi)。
2、議題
中心建設(shè)和各類專題會(huì)議。
3、會(huì)議指定專人記錄，決定事項(xiàng)應(yīng)編發(fā)會(huì)議紀(jì)要。紀(jì)要一般在兩天內(nèi)擬出，由主任簽發(fā)，發(fā)放相關(guān)人員和相關(guān)部門(mén)。
（二）中心事務(wù)會(huì)
中心事務(wù)會(huì)由主任主持，中心領(lǐng)導(dǎo)，中心屬各部門(mén)正副職，財(cái)務(wù)、人事各相關(guān)人員參加，辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議的召集和記錄。
1、會(huì)期
中心事務(wù)會(huì)一般每月召開(kāi)一次。
2、議題
（1）傳達(dá)上級(jí)有關(guān)文件會(huì)議精神
（2）安排落實(shí)有關(guān)文件精神、方案。
（3）下發(fā)中心屬文件。
（4）宣布人事任免決定。
（5）公布先進(jìn)個(gè)人、先進(jìn)集體名單。
（6）進(jìn)行工作安排。
（7）宣布、下發(fā)制定的規(guī)章制度。
（8）聽(tīng)取工作匯報(bào)，工作總結(jié)，工作計(jì)劃。
（9）通報(bào)督導(dǎo)考核結(jié)果。
（10）對(duì)工作進(jìn)行講評(píng)。
3、準(zhǔn)備
會(huì)議出席人員、會(huì)議議程由辦公室負(fù)責(zé)通知、擬定。除中心領(lǐng)導(dǎo)由會(huì)議記錄人員統(tǒng)一簽到外，其他與會(huì)人員由本人簽到。
4、記錄
5、會(huì)議由辦公室文秘負(fù)責(zé)記錄。
（三）黨政聯(lián)席會(huì)
黨政聯(lián)席會(huì)由書(shū)記、副書(shū)記、主任、副主任、辦公室主任、副主任、工會(huì)主席、共青團(tuán)書(shū)記和相關(guān)負(fù)責(zé)人參加，主任主持，辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議的召集和記錄。
1、會(huì)期
黨政聯(lián)席會(huì)一般每季召開(kāi)一次。
2、議題
（1）審定規(guī)章制度。
（2）聽(tīng)取相關(guān)工作匯報(bào)。
（3）審定工作總結(jié)。
（4）研究工作計(jì)劃。
（5）紀(jì)要
辦公室文秘負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，編發(fā)會(huì)議紀(jì)要，規(guī)章制度，工作總結(jié)、工作計(jì)劃，兩天內(nèi)正式成文，由主任簽發(fā)，下發(fā)上報(bào)。
（四）主任辦公會(huì)
主任辦公會(huì)議由主任、副主任，辦公室主任、副主任參加，主任主持，主任或辦公室負(fù)責(zé)召集。
1、會(huì)期
主任辦公會(huì)一般每月召開(kāi)一次。
2、議題
（1）主任辦公會(huì)議題由主任或副主任提出，主任確定。
（2）傳達(dá)局及上級(jí)的決定、通知等有關(guān)文件。
（3）研究制訂上級(jí)決定、通知的落實(shí)方案。
（4）研究審定中心發(fā)文件。
（5）審定財(cái)務(wù)預(yù)決算和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)安排。
（6）通報(bào)工作情況，布置工作任務(wù)。
（7）研究單位人事任免。
（8）研究確定先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人。
（9）其它需要研究的事項(xiàng)。
3、會(huì)議確定專人記錄，決定事項(xiàng)應(yīng)編發(fā)會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要一般在兩天內(nèi)擬出，由主任簽發(fā)。
（五）職工大會(huì)
職工大會(huì)由主任或副主任主持，全中心在編上崗正式職工、公益崗職工參加。辦公室、工會(huì)負(fù)責(zé)會(huì)議的召集、安排和記錄。
1、會(huì)期
職工大會(huì)一般一年召開(kāi)一次，特殊情況臨時(shí)召集。
2、議題
（1）年度總結(jié)表彰大會(huì)。
（2）市園林局對(duì)單位的年度考評(píng)。
（3）新到任中心領(lǐng)導(dǎo)的任命。
（4）新工會(huì)主席的選舉。
關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化 會(huì)議管理 系統(tǒng)
中圖分類號(hào)：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2015）12-0000-00
會(huì)議，是一個(gè)組織機(jī)構(gòu)建立內(nèi)外聯(lián)系，促進(jìn)信息縱橫向溝通，貫徹方針政策，明確職責(zé)，解決、溝通經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中各種問(wèn)題的必要手段[1]。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷發(fā)展，會(huì)議的形式也逐步變得豐富多樣起來(lái)，如網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、視頻會(huì)議等等，這使得相隔甚遠(yuǎn)的人們之間擁有更直觀的交流環(huán)境[2]。高校作為多部門(mén)合作的機(jī)構(gòu)，很多事務(wù)和決策需要通過(guò)會(huì)議進(jìn)行協(xié)調(diào)，而作為組織與協(xié)調(diào)全校性黨政工作會(huì)議的主責(zé)部門(mén)，高校辦公室的重要工作之一就是對(duì)各層級(jí)會(huì)議做到會(huì)前有安排、會(huì)中有記錄、會(huì)后有總結(jié)等。
隨著高校自動(dòng)化辦公理念的深入人心，將會(huì)議管理工作納入到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，深入研究辦公自動(dòng)化中會(huì)議部署組織工作，通過(guò)統(tǒng)一接口與工作流管理環(huán)境進(jìn)行交互[3]，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議通知、會(huì)議室管理以及會(huì)議紀(jì)要管理等工作，并要求可以根據(jù)公文處理子系統(tǒng)中的領(lǐng)導(dǎo)批示生成相關(guān)的會(huì)議議題，對(duì)會(huì)議決定的重大決議能夠轉(zhuǎn)到督查子系統(tǒng)中進(jìn)行督辦[4]。從而切實(shí)提高會(huì)議組織、協(xié)調(diào)、管理和服務(wù)能力，有助于會(huì)議結(jié)果的執(zhí)行，提升會(huì)議召開(kāi)的效率，成為當(dāng)前高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中亟需擴(kuò)展開(kāi)發(fā)的重要一步。
1會(huì)議管理現(xiàn)存問(wèn)題
1.1會(huì)前準(zhǔn)備不充分，協(xié)調(diào)部署多困難
在傳統(tǒng)的會(huì)議管理工作中，在開(kāi)會(huì)前要明確會(huì)議目標(biāo)、時(shí)間、預(yù)約會(huì)議室，進(jìn)行議題審核，確定會(huì)場(chǎng)管理人員和參加人員等都需要不斷的當(dāng)面或電話溝通協(xié)調(diào)和確認(rèn)，一旦有變動(dòng)需及時(shí)請(qǐng)示主要領(lǐng)導(dǎo)，并提前知會(huì)相關(guān)部門(mén)主管和與會(huì)人員，同時(shí)做好配套服務(wù)工作，加重
了工作人員的會(huì)前協(xié)調(diào)負(fù)擔(dān)。會(huì)議召開(kāi)前，會(huì)務(wù)人員要將會(huì)議的議題和內(nèi)容編輯好，并根據(jù)參會(huì)人員的數(shù)量印制相應(yīng)的會(huì)議材料，導(dǎo)致龐大的資料復(fù)印、裝訂和分發(fā)工作，不但極大降低了會(huì)前準(zhǔn)備階段的工作效率，更重要的是對(duì)會(huì)議的保密帶來(lái)了不可預(yù)見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。
1.2會(huì)中調(diào)控較混亂，討論交流多分歧
采用傳統(tǒng)會(huì)議模式，除了會(huì)議的主辦部門(mén)，其他參會(huì)人員往往要到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)取到會(huì)議材料，才能大致了解會(huì)議的主要內(nèi)容，這樣常常造成會(huì)議目標(biāo)不明確，卻想要參會(huì)人員在缺乏會(huì)前準(zhǔn)備的情況下，就相關(guān)議題積極討論、集思廣益并提出有效決策意見(jiàn)，未免太強(qiáng)人所難。在這種情況下，很可能出現(xiàn)議題不明確，或雖有議題，但在會(huì)議的討論中產(chǎn)生不可預(yù)見(jiàn)
的分歧，隨意“跑題”，以致會(huì)議預(yù)定目標(biāo)在不斷拖延的會(huì)議時(shí)長(zhǎng)、一堆廢話和道理中無(wú)法達(dá)成，不但浪費(fèi)了參會(huì)人員處理事務(wù)的時(shí)間，也使精心準(zhǔn)備的會(huì)議成為一種無(wú)用的形式主義。
1.3會(huì)后監(jiān)管缺保障，決議成果難落實(shí)
會(huì)議管理的成效在很大程度上取決于執(zhí)行的力度，如果有了決議卻不執(zhí)行，就是所說(shuō)的弊端“決而不行，行而無(wú)果”，所以會(huì)議管理的重中之重就是對(duì)于執(zhí)行狀況的管理[5]。對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，決策會(huì)議每年審議的事項(xiàng)不低于上百項(xiàng)，籌備會(huì)議的材料和會(huì)議記錄文件全部以紙質(zhì)形式存放，領(lǐng)導(dǎo)層和各部門(mén)均無(wú)法對(duì)這些信息資源進(jìn)行有效的讀取和便捷的共享，更談不上為日常的辦公決策提供有力支持。另外在會(huì)議中決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況，往往必須安排相關(guān)人員進(jìn)行追蹤管理，并適時(shí)提醒相關(guān)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，這在一定程度上無(wú)疑增加了會(huì)后的工作量，并且在管理的準(zhǔn)確性和實(shí)效性上也會(huì)打一定的折扣。
2會(huì)議管理子系統(tǒng)結(jié)構(gòu)概述及流程分析
隨著會(huì)議管理工作需求的不斷更新，使用面的不斷拓寬，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中增加會(huì)議管理子模塊，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議通知、議題征集、會(huì)議室管理等一系列流程的自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)會(huì)議的預(yù)約、審批和通知等，消除管理協(xié)調(diào)困難，實(shí)現(xiàn)會(huì)議資源的高效利用，就顯得尤為重要。
2.1 會(huì)議管理子系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)
本系統(tǒng)功能模塊結(jié)構(gòu)如圖1所示。
圖1 會(huì)議管理系統(tǒng)功能模塊結(jié)構(gòu)圖
具體而言， 該會(huì)議管理信息系統(tǒng)功能主要包括以下幾點(diǎn)：
（1）會(huì)議申請(qǐng)：申請(qǐng)人新建會(huì)議申請(qǐng)單，填寫(xiě)會(huì)議時(shí)間、聯(lián)系人、會(huì)議名稱、主辦單位、主持人、參會(huì)人員，選擇會(huì)議室、會(huì)議主要內(nèi)容以及上傳相關(guān)附件，并提交給有審批權(quán)限的部門(mén)或人員進(jìn)行審核確認(rèn)。
（2）會(huì)議通知：會(huì)議一旦批準(zhǔn)，系統(tǒng)能夠通過(guò)界面待辦事項(xiàng)及時(shí)通知需參會(huì)人員按時(shí)參加會(huì)議并提前了解會(huì)議相關(guān)信息。
（3）議題征集：對(duì)領(lǐng)導(dǎo)預(yù)上會(huì)議題進(jìn)行匯總上報(bào)，經(jīng)由校領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)最終上會(huì)議題及列會(huì)人員。
（4）會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議紀(jì)要起草人根據(jù)具體的會(huì)議需要起草相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要。
（5）周會(huì)表：學(xué)校學(xué)期內(nèi)每周的校級(jí)會(huì)議匯總表。
（6）會(huì)議室信息：可以根據(jù)高校現(xiàn)有會(huì)議室情況，創(chuàng)建會(huì)議室的基本信息資料，輸入會(huì)議室名稱、容納人數(shù)、功能、建成時(shí)間、詳細(xì)位置、內(nèi)部設(shè)備說(shuō)明等信息。作為系統(tǒng)管理人員還可以根據(jù)實(shí)際變化，修改和刪除會(huì)議室信息，查看會(huì)議室使用情況。
2.2 會(huì)議管理系統(tǒng)流程
會(huì)議管理子系統(tǒng)主要用于制訂、審批會(huì)議計(jì)劃和落實(shí)會(huì)議安排、預(yù)定會(huì)議資源、發(fā)送會(huì)議通知、形成和會(huì)議紀(jì)要。因此整個(gè)會(huì)議管理流程應(yīng)主要完成從會(huì)議申請(qǐng)籌劃、舉辦實(shí)施到紀(jì)要?dú)w檔全過(guò)程的管理。由此可見(jiàn)會(huì)議管理子系統(tǒng)大致經(jīng)過(guò)如下流程如圖2。
圖2 會(huì)議管理子系統(tǒng)總流程圖
從以上流程圖不難看出在會(huì)議管理子系統(tǒng)的功能應(yīng)用中，會(huì)議申請(qǐng)管理和會(huì)議紀(jì)要管理是其中核心部分，也是會(huì)議從申請(qǐng)――審批――通知參會(huì)人員――會(huì)議召開(kāi)――紀(jì)要形成、和歸檔這整個(gè)會(huì)議管理流程流轉(zhuǎn)中的關(guān)鍵步驟。我們?cè)谶@里著重討論下這兩塊功能模塊的操作流程。
會(huì)議申請(qǐng)管理主要經(jīng)過(guò)了如下流程：①主辦部門(mén)填寫(xiě)“會(huì)議申請(qǐng)單”進(jìn)行會(huì)議申請(qǐng)；②系統(tǒng)內(nèi)會(huì)議信息管理人員進(jìn)行相關(guān)信息核實(shí)，如信息有誤則發(fā)回主辦部門(mén)重新填寫(xiě)，無(wú)誤則形成一周會(huì)議安排匯總表；③資源管理人員根據(jù)匯總表進(jìn)行會(huì)議室、設(shè)備等資源審核，如有沖突，則需根據(jù)會(huì)議級(jí)別和申請(qǐng)時(shí)間進(jìn)行協(xié)調(diào)更改，無(wú)誤則繼續(xù)下一步；④校辦主任對(duì)會(huì)議信息進(jìn)行審核，發(fā)送對(duì)應(yīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)；⑤分管校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批確認(rèn)；⑥反饋申請(qǐng)結(jié)果給主辦部門(mén)。詳見(jiàn)圖3會(huì)議申請(qǐng)流程圖。
圖3 會(huì)議申請(qǐng)流程圖
會(huì)議紀(jì)要管理主要經(jīng)過(guò)了如下流程：①紀(jì)要人員根據(jù)會(huì)議內(nèi)容起草會(huì)議紀(jì)要初稿；②具有對(duì)應(yīng)審核權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)審核會(huì)議紀(jì)要；③會(huì)議紀(jì)要；④會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔。詳見(jiàn)圖4會(huì)議紀(jì)要管理流程圖。
圖4 會(huì)議紀(jì)要管理流程圖
3系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
根據(jù)系統(tǒng)的功能需求和運(yùn)轉(zhuǎn)流程分析，會(huì)議管理子系統(tǒng)主要包括了六大功能模塊，其為會(huì)議申請(qǐng)模塊、會(huì)議通知模塊、議題征集模塊、會(huì)議紀(jì)要模塊、周會(huì)表模塊以及會(huì)議室信息管理模塊，如圖5所示。
圖5 會(huì)議管理子系統(tǒng)功能模塊界面
3.1會(huì)議申請(qǐng)模塊
會(huì)議申請(qǐng)功能模塊主要對(duì)于高校各類校級(jí)會(huì)議的網(wǎng)上申請(qǐng)，其功能主要包括起草會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議室使用情況查詢、周/月已安排會(huì)議查詢、會(huì)議審批、近期會(huì)議匯總等功能（圖6）。
圖6 會(huì)議申請(qǐng)模塊界面
3.2會(huì)議通知模塊
會(huì)議通知模塊主要用于在會(huì)前及時(shí)讓參會(huì)人員了解會(huì)議的相關(guān)信息，并及時(shí)提醒相關(guān)人員參會(huì)，其功能主要包括會(huì)議信息填寫(xiě)、通知參會(huì)人員、記錄通知閱讀情況（圖7）。
圖7 會(huì)議通知模塊界面
3.3議題征集模塊
議題征集模塊主要用于對(duì)召開(kāi)會(huì)議的議題進(jìn)行征集匯總，其功能主要包括會(huì)議時(shí)間和類型預(yù)告、列席會(huì)議人員確定、領(lǐng)導(dǎo)上會(huì)議題征集等（圖8）。
圖8 議題征集模塊界面
3.4會(huì)議紀(jì)要模塊
會(huì)議紀(jì)要模塊主要用于，其功能主要包括會(huì)議紀(jì)要草稿擬定、領(lǐng)導(dǎo)審批、有關(guān)部門(mén)分發(fā)、承辦部門(mén)反饋等（圖9）。
圖9 會(huì)議紀(jì)要模塊界面
3.5 周會(huì)表模塊
周會(huì)表模塊主要用于對(duì)學(xué)期內(nèi)每周學(xué)校層面會(huì)議記錄，并提前告知下周會(huì)議詳情，其功能主要包括學(xué)期內(nèi)各周會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主題及參會(huì)人員查詢，下周會(huì)議詳情告知（圖10）。
圖10 周會(huì)表模塊界面
3.6 會(huì)議室信息模塊
會(huì)議室信息模塊主要用于對(duì)學(xué)校內(nèi)部各類會(huì)議室進(jìn)行網(wǎng)上統(tǒng)一管理，其功能主要包括會(huì)議室添加、刪除、維護(hù)等（圖11）。
圖11 會(huì)議室信息模塊界面
4結(jié)語(yǔ)
隨著會(huì)議管理子系統(tǒng)在高校內(nèi)部的推廣應(yīng)用，不僅方便會(huì)議申請(qǐng)人員隨時(shí)掌握會(huì)議所需會(huì)議室、設(shè)備、人員等資源狀況，有效避免因?yàn)樾畔⒉粚?duì)稱產(chǎn)生的誤會(huì)，更有效地解決了傳統(tǒng)會(huì)議舉辦過(guò)程中繁雜低效、安全性差、開(kāi)展困難等缺點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了會(huì)議管理的規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化與一體化，大大提高了資源利用率和辦會(huì)效率，為領(lǐng)導(dǎo)及參會(huì)人員及時(shí)了解會(huì)議進(jìn)展情況以及落實(shí)情況提供有效技術(shù)支撐與數(shù)據(jù)支持。而如何能夠在實(shí)際運(yùn)用中對(duì)會(huì)議管理子系統(tǒng)應(yīng)用的深度與廣度進(jìn)行進(jìn)一步的擴(kuò)展與完善，使其能夠與其他子系統(tǒng)相應(yīng)功能進(jìn)行銜接，成為我們下一步對(duì)系統(tǒng)功能擴(kuò)展研究必須要著重解決的問(wèn)題。
參考文獻(xiàn)
[1]馮玲.對(duì)企業(yè)建立會(huì)議管理制度的思考[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)，2011，07：46-47.
[2]閆成文.一種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)開(kāi)發(fā)[J].吉林工程技術(shù)師范學(xué)校學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2006，12（22）：37-39.
[3]郎艷麗，劉婷，林闖.人事檔案管理系統(tǒng)及其時(shí)間Petri網(wǎng)工作流模型[J].計(jì)算機(jī)工程與應(yīng)用，2001，37（18）：153-156，167.
在各類企業(yè)中，所指的公文一般為商務(wù)公文，主要分為：介紹報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃要點(diǎn)、公司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報(bào)告、工作總結(jié)、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、說(shuō)明等。
所謂公文，是公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱，它是國(guó)家機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書(shū)面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。
（來(lái)源：文章屋網(wǎng) ）
一、加強(qiáng)議題審查，嚴(yán)把程序關(guān)口
議題審查是辦事機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)基本職責(zé)。《人民檢察院檢察委員會(huì)組織條例》（下稱《組織條例》）第17條規(guī)定了辦事機(jī)構(gòu)對(duì)提交檢委會(huì)討論的案件或事項(xiàng)材料是否符合要求進(jìn)行審核。雖然議題審查屬于受理環(huán)節(jié)的程序性審查范疇，但作為一種前置程序，既能夠?yàn)V除不屬于或不需要檢委會(huì)討論的案件或事項(xiàng)，使檢委會(huì)能夠集中精力審議重大議題，又能夠確保提交的議題達(dá)到主題明確、內(nèi)容清楚、材料齊備的要求。
一般來(lái)說(shuō)，辦事機(jī)構(gòu)可從以下方面加強(qiáng)對(duì)議題材料的審查：
一是審查議題內(nèi)容是否符合檢委會(huì)的議事范圍。高檢院《人民檢察院檢察委員會(huì)議事和工作規(guī)則》（下稱《議事和工作規(guī)則》）第3條詳細(xì)規(guī)定了檢委會(huì)審議議題的范圍，辦事機(jī)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格按照范圍要求審查議題，認(rèn)為不屬于議題范圍的，要及時(shí)向檢察長(zhǎng)報(bào)告。
二是審查議題的提請(qǐng)及審批程序是否符合規(guī)定。承辦部門(mén)提請(qǐng)檢委會(huì)審議事項(xiàng)或案件，應(yīng)當(dāng)實(shí)行“三級(jí)審批制”，即承辦人提出辦理意見(jiàn)，承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署明確意見(jiàn)，分管檢察長(zhǎng)審核。辦事機(jī)構(gòu)受理審查認(rèn)為議題符合議事范圍及報(bào)批程序的，應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)《安排檢委會(huì)會(huì)議申請(qǐng)表》，報(bào)檢察長(zhǎng)決定是否提請(qǐng)檢委會(huì)審議。如議題系檢委會(huì)委員提出的，也應(yīng)報(bào)檢察長(zhǎng)同意方可提請(qǐng)。
三是審查議題材料是否符合議題標(biāo)準(zhǔn)。辦事機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行高檢院《人民檢察院檢察委員會(huì)議題標(biāo)準(zhǔn)（試行）》（下稱《議題標(biāo)準(zhǔn)》），認(rèn)真審核承辦部門(mén)提交的議題材料，并根據(jù)議題的具體類型審查是否符合相應(yīng)的議題報(bào)告格式和主要內(nèi)容、附件及議題制作要求等技術(shù)性規(guī)范。對(duì)于不符合標(biāo)準(zhǔn)的議題要及時(shí)向承辦部門(mén)提出修改補(bǔ)充的意見(jiàn)和建議。同時(shí)還要加強(qiáng)與承辦部門(mén)、承辦人的溝通，加強(qiáng)引導(dǎo)和幫助，共同做好議題準(zhǔn)備等基礎(chǔ)性工作。
二、規(guī)范文書(shū)制作，確保議事質(zhì)量
檢察文書(shū)是實(shí)現(xiàn)檢察職能的重要工具，也是檢驗(yàn)檢察工作質(zhì)量的重要標(biāo)尺。檢委會(huì)在審議決定案件過(guò)程中形成的一系列工作文書(shū)，大致可分為表格式和敘述式兩大類，其中：檢委會(huì)決定事項(xiàng)通知書(shū)和檢委會(huì)決定事項(xiàng)執(zhí)行情況反饋表屬于表格式文書(shū)，一般根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)即可；議題報(bào)告和會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t屬于敘述式文書(shū)，不僅其格式與要素必須符合既定的形式要件，而且需要精心制作確保其實(shí)體質(zhì)量。辦事機(jī)構(gòu)是起草檢委會(huì)工作文書(shū)的責(zé)任主體之一，規(guī)范制作檢委會(huì)工作文書(shū)，應(yīng)當(dāng)作為辦事機(jī)構(gòu)規(guī)范化建設(shè)中的工作重點(diǎn)。
一是突出案件類議題報(bào)告的針對(duì)性。案件類議題報(bào)告，實(shí)踐中也稱為提請(qǐng)檢委會(huì)討論案件報(bào)告，是由承辦人根據(jù)高檢院議題標(biāo)準(zhǔn)要求，圍繞提請(qǐng)檢委會(huì)討論案件的請(qǐng)示問(wèn)題，客觀全面反映相關(guān)事實(shí)證據(jù)、背景情況和審查意見(jiàn)等內(nèi)容而制作的請(qǐng)示性報(bào)告，經(jīng)承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管檢察長(zhǎng)簽署意見(jiàn)，供檢委會(huì)委員審案議案所用。議題報(bào)告是檢委會(huì)據(jù)以審議案件的基礎(chǔ)，辦事機(jī)構(gòu)負(fù)有審核的重要職責(zé)。由于檢委會(huì)議事決策的非親歷性特征，使檢委會(huì)委員對(duì)議題報(bào)告的依賴性較大。但實(shí)踐中，議題報(bào)告直接照搬照抄案件審結(jié)報(bào)告的現(xiàn)象較為普遍，換個(gè)標(biāo)題、加個(gè)封面，“案件審結(jié)報(bào)告”就變身為“議題報(bào)告”，既使議題報(bào)告篇幅冗長(zhǎng)，也使議題報(bào)告重點(diǎn)不明，嚴(yán)重影響檢委會(huì)決策的質(zhì)量和效率。因此，當(dāng)前議題報(bào)告首先要強(qiáng)調(diào)突出重點(diǎn)，案件審結(jié)報(bào)告是議題報(bào)告的重要基礎(chǔ)但不是全部。議題報(bào)告要緊緊圍繞請(qǐng)示問(wèn)題展開(kāi)闡述，可以借鑒案件審結(jié)報(bào)告中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行取舍和重組。與議題有關(guān)的事實(shí)要全面客觀表述，無(wú)關(guān)的內(nèi)容則可刪減；對(duì)其他犯罪情節(jié)、案件背景等情況也不需要面面俱到，只要敘述與請(qǐng)示問(wèn)題有關(guān)的內(nèi)容即可。值得指出的是，根據(jù)高檢院《議題標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定，提請(qǐng)檢委會(huì)審議的案件，應(yīng)當(dāng)事實(shí)清楚，證據(jù)確實(shí)充分，或者符合規(guī)定的條件，議題材料齊備。檢委會(huì)審議案件時(shí)大多討論法律適用問(wèn)題，一般不討論事實(shí)證據(jù)認(rèn)定問(wèn)題。基于承辦人、承辦部門(mén)對(duì)案件事實(shí)、證據(jù)認(rèn)定負(fù)責(zé)的原則，對(duì)于檢委會(huì)討論不涉及認(rèn)定事實(shí)爭(zhēng)議的案件，證據(jù)部分表述可概括簡(jiǎn)寫(xiě)甚至省略；對(duì)于檢委會(huì)討論認(rèn)定事實(shí)爭(zhēng)議如抗訴事實(shí)認(rèn)定錯(cuò)誤、下級(jí)院請(qǐng)示事實(shí)認(rèn)定疑難的案件，則也要緊緊圍繞爭(zhēng)議焦點(diǎn)開(kāi)展事實(shí)、證據(jù)的分析論證。需要補(bǔ)充的是，為使檢委會(huì)委員能夠全面客觀了解掌握案件事實(shí)全貌，可以在會(huì)前將案件審結(jié)報(bào)告作為附件通過(guò)辦案內(nèi)網(wǎng)或書(shū)面形式，與議題報(bào)告一并發(fā)給委員審閱，供決策時(shí)參考。
二是增強(qiáng)檢委會(huì)會(huì)議紀(jì)要的說(shuō)理性。檢委會(huì)會(huì)議紀(jì)要[4]是由辦事機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)制作的用于記載和傳達(dá)檢委會(huì)會(huì)議情況及議定事項(xiàng)的工作文書(shū)。過(guò)去實(shí)踐中檢察機(jī)關(guān)對(duì)檢委會(huì)決定事項(xiàng)文書(shū)普遍使用“檢委會(huì)決定”，在高檢院下發(fā)《議題標(biāo)準(zhǔn)》后，統(tǒng)一以“檢委會(huì)會(huì)議紀(jì)要”取代“檢委會(huì)決定”。檢委會(huì)決定是“一案一決定”，即會(huì)議審議幾個(gè)議題，就有相應(yīng)的幾份決定文書(shū)。而檢委會(huì)會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t是“一會(huì)一紀(jì)要”，即一份會(huì)議紀(jì)要記載本次會(huì)議上所有議題的審議決定事項(xiàng)。從高檢院《議題標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)會(huì)議紀(jì)要的制作要求來(lái)看，無(wú)論是文件類議題還是案件類議題，涵蓋的內(nèi)容均非常全面。但目前實(shí)踐中大多數(shù)檢委會(huì)會(huì)議紀(jì)要制作中都存在“只寫(xiě)結(jié)論性意見(jiàn)和決定，不寫(xiě)決定依據(jù)或理由”的傾向，而承辦部門(mén)或下級(jí)檢察院根據(jù)檢委會(huì)決定事項(xiàng)制作法律文書(shū)時(shí)，往往無(wú)法直接引用或說(shuō)明檢委會(huì)決定的理由和依據(jù)，且將檢委會(huì)一次會(huì)議討論的不同案件和不同事項(xiàng)綜合在一起的會(huì)議紀(jì)要，也不宜在辦案過(guò)程中隨案移送。我們認(rèn)為，這種“條目化、捆綁式”相對(duì)簡(jiǎn)單的文書(shū)制作方法，既不符合高檢院《議題標(biāo)準(zhǔn)》的規(guī)范要求，也不具備法律文書(shū)的功能作用，更不能適應(yīng)執(zhí)法辦案需要。為此，首先，建議分類撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要。根據(jù)所決定的案件、事項(xiàng)是否而分別制作會(huì)議紀(jì)要，凡需要全院或下級(jí)檢察院統(tǒng)一遵照?qǐng)?zhí)行的執(zhí)法辦案規(guī)范性文件，應(yīng)當(dāng)公開(kāi)會(huì)議紀(jì)要；凡需要訴訟階段保密的在辦案件，則可以單獨(dú)制作會(huì)議紀(jì)要并隨案移送。其次，增強(qiáng)會(huì)議紀(jì)要的法律屬性。會(huì)議紀(jì)要表述案件決定事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)突出辦案法律文書(shū)的基本特征和制作重點(diǎn)，具備辦案文書(shū)的基本內(nèi)容和要素，如包括簡(jiǎn)要案情、訴訟經(jīng)過(guò)及會(huì)議決定理由等。再次，強(qiáng)化會(huì)議紀(jì)要的說(shuō)理性。會(huì)議紀(jì)要要在明確檢委會(huì)審查意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，針對(duì)爭(zhēng)議焦點(diǎn)重點(diǎn)闡明相關(guān)事實(shí)、法律、法理依據(jù)，便于承辦部門(mén)或者下級(jí)檢察院能夠全面準(zhǔn)確理解和執(zhí)行檢委會(huì)決定。
三是提升匯報(bào)案件的質(zhì)量。目前，檢委會(huì)審議議題的主要方式還是看材料、聽(tīng)匯報(bào)。因此，除了要確保議題報(bào)告的制作質(zhì)量外，承辦人的匯報(bào)方式和匯報(bào)質(zhì)量也非常重要。實(shí)踐中，承辦人在會(huì)上往往照本宣科通讀一遍議題報(bào)告，由于議題報(bào)告已在會(huì)前分送檢委會(huì)委員審閱，上會(huì)再宣讀一遍，尤其是對(duì)一些案情疑難復(fù)雜且議題報(bào)告篇幅較長(zhǎng)的案件，既占用會(huì)議較長(zhǎng)時(shí)間又無(wú)必要，匯報(bào)效果也不佳。為此，我們建議采用書(shū)面報(bào)告與口頭匯報(bào)相結(jié)合的方式。檢委會(huì)委員會(huì)前側(cè)重于審查議題報(bào)告，會(huì)上側(cè)重于聽(tīng)取承辦人口頭匯報(bào)案件。具體而言，承辦人在會(huì)前準(zhǔn)備一份匯報(bào)提綱，列明匯報(bào)的重點(diǎn)，并預(yù)測(cè)檢委會(huì)委員可能提問(wèn)的相關(guān)問(wèn)題。開(kāi)會(huì)時(shí)，先由承辦人匯報(bào)請(qǐng)示問(wèn)題、基本案情、爭(zhēng)議焦點(diǎn)，以及承辦人的意見(jiàn)或觀點(diǎn)，力求做到敘述事實(shí)到位、列舉證據(jù)到位、論述分歧到位、闡明觀點(diǎn)到位、分析法理到位。之后，可由檢委會(huì)委員針對(duì)案件提問(wèn)或質(zhì)詢、承辦人答辯，這樣有助于檢委會(huì)委員深入了解掌握案件情況和議題內(nèi)容，為檢委會(huì)科學(xué)、高效地作出決策奠定基礎(chǔ)。
三、強(qiáng)化督辦落實(shí)，維護(hù)檢委會(huì)權(quán)威
根據(jù)高檢院《議事和工作規(guī)則》規(guī)定，辦事機(jī)構(gòu)還承擔(dān)著督辦落實(shí)檢委會(huì)決定的職責(zé)。檢委會(huì)審議議題作出決定后，先由辦事機(jī)構(gòu)起草檢委會(huì)會(huì)議紀(jì)要和檢委會(huì)決定事項(xiàng)通知書(shū)，其中會(huì)議紀(jì)要報(bào)檢察長(zhǎng)或者受委托主持會(huì)議的副檢察長(zhǎng)審批，并印發(fā)各委員及報(bào)備上一級(jí)辦事機(jī)構(gòu)。檢委會(huì)決定事項(xiàng)通知書(shū)則以本院名義印發(fā)本院承辦部門(mén)和有關(guān)下級(jí)檢察院。檢委會(huì)作出的決定具有法律效力，承辦部門(mén)和有關(guān)的下級(jí)人民檢察院應(yīng)當(dāng)執(zhí)行。為保證檢委會(huì)決定得到及時(shí)全面正確地執(zhí)行，切實(shí)維護(hù)檢委會(huì)的權(quán)威，辦事機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)決定的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤督辦。
一是實(shí)行檢委會(huì)決定事項(xiàng)執(zhí)行情況二次反饋機(jī)制。辦事機(jī)構(gòu)應(yīng)向本院承辦部門(mén)一并送達(dá)檢委會(huì)決定事項(xiàng)通知書(shū)和檢委會(huì)決定事項(xiàng)執(zhí)行反饋表（下稱反饋表）。承辦部門(mén)在決定事項(xiàng)執(zhí)行完畢后五日內(nèi)填寫(xiě)反饋表，連同反映執(zhí)行情況的相關(guān)材料（包括印發(fā)的相關(guān)文件原件或者訴訟、工作文書(shū)復(fù)印件等）送辦事機(jī)構(gòu)。如果議題所涉事項(xiàng)或者案件系由下級(jí)檢察院具體承辦的，下級(jí)檢察院有關(guān)部門(mén)應(yīng)將執(zhí)行情況層報(bào)上級(jí)檢察院議題提請(qǐng)部門(mén)，再由議題提請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)反饋表送辦事機(jī)構(gòu)。這就是決定事項(xiàng)執(zhí)行情況的第一次反饋，其中不或撤銷案件、不支持抗訴、不提請(qǐng)抗訴等案件，一般只需一次反饋即可。而對(duì)于提起公訴、提出抗訴、支持抗訴、提請(qǐng)抗訴等案件，辦事機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)不同類型案件的辦理期限，適時(shí)向承辦部門(mén)或督促其向相關(guān)辦案單位了解案件的進(jìn)展階段。當(dāng)案件有了最終處理結(jié)果后，承辦部門(mén)應(yīng)再次填寫(xiě)反饋表，連同反映案件最終處理結(jié)果的相關(guān)材料送辦事機(jī)構(gòu)。設(shè)置執(zhí)行檢委會(huì)決定情況二次反饋機(jī)制，不僅保證了檢委會(huì)決定得到及時(shí)正確地貫徹執(zhí)行，也通過(guò)全面了解案件的最終處理結(jié)果，進(jìn)一步檢驗(yàn)和提高檢委會(huì)決策的科學(xué)性。
公文寫(xiě)作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作實(shí)踐的基礎(chǔ)，懂得工作中許多微妙的關(guān)節(jié)，而在具體起草中要求較好的文字語(yǔ)言工夫。公文語(yǔ)言總的要求是莊重、平實(shí)、概括。公文語(yǔ)言功夫的核心是選詞。選詞一要根據(jù)所反映的客觀實(shí)際需要，二要符合明晰、 確切、簡(jiǎn)練的標(biāo)準(zhǔn)，三要根據(jù)具體的語(yǔ)言環(huán)境， 為避免上下文重復(fù)而選擇不同的詞語(yǔ)，注意文中所涉及對(duì)象和閱讀對(duì)象。多用書(shū)面語(yǔ)和文書(shū)用語(yǔ)，少用形象和描繪性詞語(yǔ)和口語(yǔ)，不用方言土語(yǔ)，十分規(guī)范。
課程目標(biāo)：
? 了解公文寫(xiě)作的重要性
? 掌握基本的公文寫(xiě)作要點(diǎn)及規(guī)范
? 熟練掌握常用企業(yè)公文寫(xiě)作方法
課程形式：講授、討論、演練等
課程對(duì)象：基層員工、中層管理人員
課程時(shí)間： 6小時(shí)
課程內(nèi)容：
第一部分：概述
? 公文寫(xiě)作的概念與作用
? 公文寫(xiě)作的種類和特點(diǎn)
? 公文寫(xiě)作的基本原理
? 行政公文與一般事務(wù)性公文的理解及誤區(qū)
第一部分：公文寫(xiě)作過(guò)程
? 公文寫(xiě)作的一般步驟
? 公文寫(xiě)作的主題與材料
? 公文寫(xiě)作的結(jié)構(gòu)和語(yǔ)言
? 學(xué)習(xí)行政公文寫(xiě)作的意義與方法
第三部分：請(qǐng)示、報(bào)告以及批復(fù)
? 什么情況下用請(qǐng)示？報(bào)告？批復(fù)？（講授）
? 如何寫(xiě)請(qǐng)示、報(bào)告、批示（練習(xí)，改錯(cuò)）
? 請(qǐng)示、報(bào)告的分類（講授）
? 寫(xiě)作規(guī)范模式（見(jiàn)三類模式表格）
第四部分：計(jì)劃和總結(jié)
? 了解計(jì)劃的多種“變體”和時(shí)間限定（講授）
? 熟悉計(jì)劃和總結(jié)的寫(xiě)法（練習(xí)，改錯(cuò)）
第五部分：通報(bào)、通告及通知
? 辨析這幾類常見(jiàn)公文，結(jié)合受訓(xùn)單位性質(zhì)確定講授重點(diǎn)。（講授）? 熟悉通知的幾種類型和寫(xiě)法（練習(xí)，改錯(cuò)）
第六部分：會(huì)議紀(jì)要
? 學(xué)會(huì)在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上寫(xiě)作會(huì)議紀(jì)要。（講授）
? 了解會(huì)議紀(jì)要的成文格式。
第七部分：命令、決定、意見(jiàn)、公告、函
? 學(xué)會(huì)熟悉以上公文寫(xiě)作規(guī)范
第八部分：公文處理
? 基本程序：收文和發(fā)文
1.上海市工程技術(shù)研究中心申報(bào)
（1）收集和整理相關(guān)材料，監(jiān)督各項(xiàng)事宜進(jìn)度，共9個(gè)工程中心申報(bào)。組織校外專家函評(píng)，確定4個(gè)工程中心進(jìn)入答辯階段。
（2）參與組織6月12日、10月10日2020年上海工程研究中心申報(bào)研討會(huì)，負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)情況、聯(lián)系專家及參會(huì)人員、會(huì)場(chǎng)情況、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議通訊稿等。最終申報(bào)2個(gè)工程中心，提交相關(guān)申報(bào)材料。（3）對(duì)接科委網(wǎng)站，關(guān)注函評(píng)及答辯安全情況。
2.上海綠色氟代制藥工程技術(shù)研究中心啟動(dòng)暨揭牌儀式
（1）組織會(huì)議各項(xiàng)事宜進(jìn)度，聯(lián)系校外專家。（2）安排布置會(huì)議室，投影、席卡、會(huì)務(wù)、視頻、證書(shū)、合影等（3）撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要及新聞報(bào)道。
3.高峰高原學(xué)科
（1）收集和整理相關(guān)材料，監(jiān)督各項(xiàng)事宜進(jìn)度。（2）組織4月16日高峰高原學(xué)科建設(shè)總結(jié)及下一級(jí)段布置會(huì)議，負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)情況、聯(lián)系專家及參會(huì)人員、會(huì)場(chǎng)情況、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議通訊稿等。（3）根據(jù)教委意見(jiàn)，負(fù)責(zé)監(jiān)督高峰高原學(xué)科材料及結(jié)題事宜。（4）負(fù)責(zé)監(jiān)督經(jīng)費(fèi)使用情況
4.高水平應(yīng)用型高校建設(shè)方案
（1）整理學(xué)科辦2020年度高水平預(yù)算及項(xiàng)目申報(bào)情況，報(bào)送相關(guān)材料。(2)監(jiān)督經(jīng)費(fèi)使用情況。
5.博士點(diǎn)建設(shè)
（1）撰寫(xiě)學(xué)科發(fā)展規(guī)劃、學(xué)科評(píng)估方案及簡(jiǎn)況表內(nèi)容。（2）收集、整理、報(bào)送材料；整理學(xué)科評(píng)議組專家信息。（3）撰寫(xiě)并修改柯校長(zhǎng)匯報(bào)答辯PPT。（4）統(tǒng)計(jì)各省博士點(diǎn)公示情況，包括新增博士單位，化學(xué)工程與技術(shù)博士點(diǎn)、材料與化工博士點(diǎn)申報(bào)情況。
6.學(xué)科評(píng)估工作
（1）收集整理教育部通知文件，報(bào)送學(xué)科評(píng)估聯(lián)系人情況。（2）組織召開(kāi)學(xué)科評(píng)估工作部署會(huì)議，向相關(guān)學(xué)院及部門(mén)下發(fā)需撰寫(xiě)材料文件。（3）跟進(jìn)學(xué)科評(píng)估其他事宜
7.十四五規(guī)劃
（1）填寫(xiě)十三五指標(biāo)表格及十四五指標(biāo)表格，并報(bào)送學(xué)校（2）撰寫(xiě)十四五總規(guī)劃學(xué)科內(nèi)容，撰寫(xiě)專項(xiàng)規(guī)劃（3）跟進(jìn)十四五規(guī)劃其他事宜
8.三大學(xué)科群建設(shè)
（1）撰寫(xiě)學(xué)科建設(shè)推進(jìn)情況表。（2）撰寫(xiě)關(guān)于報(bào)送集成電路、人工智能、生物醫(yī)藥等重點(diǎn)領(lǐng)域建設(shè)情況。（3）撰寫(xiě)三大學(xué)科群建設(shè)實(shí)施方案。（4）撰寫(xiě)三大學(xué)科群涉及學(xué)科情況統(tǒng)計(jì)表。
9.學(xué)科辦預(yù)算
（1）暑假期間整理學(xué)科辦2020年度預(yù)算，包含協(xié)同創(chuàng)新平臺(tái)、工程中心、2011、智庫(kù)、文科工程、博士點(diǎn)建設(shè)、碩士點(diǎn)建設(shè)、部門(mén)業(yè)務(wù)費(fèi)等，并將預(yù)算登入系統(tǒng).（2）負(fù)責(zé)各個(gè)學(xué)科項(xiàng)目、學(xué)位點(diǎn)2020年預(yù)算入庫(kù)工作。
10.其他重要工作
（1）準(zhǔn)備及提交市本級(jí)新購(gòu)50萬(wàn)元以上大型儀器設(shè)備論證材料，包含評(píng)議表、詢價(jià)單、論證報(bào)告、排序表、現(xiàn)有儀器情況、行文等材料。
（2）負(fù)責(zé)整理研究生部高校分類評(píng)價(jià)指標(biāo)，撰寫(xiě)任務(wù)分配表和自評(píng)報(bào)告。
（3）撰寫(xiě)及修改功能材料研究院建設(shè)方案。
網(wǎng)上審計(jì)，即在審計(jì)機(jī)關(guān)所在地點(diǎn)和被審計(jì)單位之間建立起可靠的網(wǎng)絡(luò)連接，通過(guò)對(duì)被審計(jì)單位的經(jīng)營(yíng)管理、對(duì)外投資、財(cái)務(wù)收支等數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)采集和分析，在對(duì)被審計(jì)單位財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算及業(yè)務(wù)管理等相關(guān)信息系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)評(píng)和高效率的數(shù)據(jù)采集與分析的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)收支真實(shí)、合法、效益進(jìn)行適時(shí)、遠(yuǎn)程檢查監(jiān)督，做到動(dòng)態(tài)審計(jì)與靜態(tài)審計(jì)、事中審計(jì)與事后審計(jì)相結(jié)合，為被審計(jì)單位加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益及時(shí)提供審計(jì)監(jiān)督服務(wù)，保護(hù)國(guó)有資產(chǎn)的安全和保值增值。
一、審前調(diào)查全面了解企業(yè)信息情況明確審計(jì)目標(biāo)
網(wǎng)上審計(jì)依賴于被審計(jì)單位的信息化水平，其信息化水平越高，實(shí)施網(wǎng)上審計(jì)的效果就越好。SDJC及大部分下屬單位財(cái)務(wù)系統(tǒng)采用ORACLE軟件，業(yè)務(wù)系統(tǒng)有收入結(jié)算系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)等。與SDJC聯(lián)網(wǎng)后，可以采集并瀏覽這些數(shù)據(jù)，通過(guò)非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)完成一部分審計(jì)工作。
對(duì)一個(gè)集團(tuán)公司來(lái)說(shuō)，全面掌握它的信息并不容易。不管是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，還是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，它只是眾多信息中的一部分。審計(jì)組在審前調(diào)查中采取多種渠道大量獲取各種信息，一是從國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)和企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上獲取與SDJC有關(guān)的重大事項(xiàng)，了解企業(yè)對(duì)外展示資料和披露情況，為審計(jì)提供有益的參考；二是獲取企業(yè)基本信息的手冊(cè)，了解各下屬企業(yè)的股份組成從而明確企業(yè)性質(zhì)，為審計(jì)事項(xiàng)的定性等提供有價(jià)值的參考意見(jiàn)；三是獲取三年財(cái)政部報(bào)表軟件及基本財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，全面了解掌握企業(yè)基本情況；四是通過(guò)審計(jì)署法規(guī)軟件等查閱并綜合被審計(jì)單位所適用的行業(yè)政策、法規(guī)；五是查閱被審計(jì)單位基礎(chǔ)資料、黨組會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、總經(jīng)理會(huì)議紀(jì)要等，與相關(guān)人員座談。我們認(rèn)為，在今后的審計(jì)工作中，可以在審前調(diào)查中抽出一周時(shí)間來(lái)進(jìn)行上述工作，這是現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)需解決的內(nèi)容。
取得上述資料后，由審計(jì)組組長(zhǎng)和各審計(jì)小組負(fù)責(zé)人統(tǒng)一查閱，從中分析出有價(jià)值的線索，再將資料拷貝給每個(gè)審計(jì)人員，并在審計(jì)組內(nèi)結(jié)合有關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)進(jìn)行必要的講解，使大家都能很快熟悉有關(guān)資料，在審計(jì)中就能隨時(shí)關(guān)注這些線索，如對(duì)外投資過(guò)大和委托理財(cái)?shù)葐?wèn)題線索就是通過(guò)此方法分析而得。
二、確定審計(jì)實(shí)施方案明確現(xiàn)場(chǎng)和非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)內(nèi)容
網(wǎng)上審計(jì)對(duì)我們來(lái)說(shuō)還是一個(gè)新生事物，應(yīng)如何操作還在探索之中。這就要求我們要有一個(gè)科學(xué)的、具體的、可行的審計(jì)實(shí)施方案。網(wǎng)上審計(jì)的審計(jì)方案應(yīng)該與常規(guī)審計(jì)不同，應(yīng)該突出網(wǎng)上審計(jì)的特點(diǎn)。審計(jì)方案中除了應(yīng)明確審計(jì)目的、審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)、重要性水平、審計(jì)方法、人員安排、分工以外，還應(yīng)合理分配現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)和非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)的任務(wù)，明確現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)和非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)的內(nèi)容、時(shí)間安排、目的等。
我們認(rèn)為，現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)和非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)是網(wǎng)上審計(jì)密不可分的兩個(gè)部分，在審計(jì)和審前調(diào)查階段都需要確定。比如，在審前調(diào)查階段，現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)需要完成的是搜集內(nèi)部控制資料、進(jìn)行內(nèi)部控制測(cè)試、取得被審計(jì)單位承諾、查閱被審計(jì)單位會(huì)議紀(jì)要、取得會(huì)計(jì)報(bào)表及輔助資料等，非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)需要完成的是對(duì)電子資料進(jìn)行分析整理、建立基礎(chǔ)性中間表和分析性中間表并進(jìn)行總體分析和類別分析、進(jìn)行初步個(gè)體分析等。在審計(jì)階段，現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)需要完成的是對(duì)數(shù)據(jù)分析報(bào)告的線索進(jìn)行核實(shí)并完善個(gè)體分析、完成觀察座談盤(pán)點(diǎn)等必須現(xiàn)場(chǎng)完成的任務(wù)、核實(shí)原始憑證等并進(jìn)行審計(jì)取證、完成審計(jì)報(bào)告等，非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)需要完成的是結(jié)合審前調(diào)查和現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)情況完善數(shù)據(jù)分析并加強(qiáng)進(jìn)一步總結(jié)等。非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)中可以結(jié)合電話詢問(wèn)和網(wǎng)上信件等方法進(jìn)行事實(shí)核實(shí)。
在組織安排上，可以考慮建立分別適應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)和非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)的組織管理。一是審前調(diào)查分現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)和非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)，分電子數(shù)據(jù)組和綜合信息組，電子數(shù)據(jù)組由計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)人員和若干審計(jì)業(yè)務(wù)人員組成；綜合信息組以審計(jì)業(yè)務(wù)人員為主。各組人員具體組成由審計(jì)組長(zhǎng)會(huì)議討論決定。現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)時(shí)，電子數(shù)據(jù)組負(fù)責(zé)電子數(shù)據(jù)變化情況了解和相關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)整等；綜合信息組負(fù)責(zé)了解企業(yè)制度、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)計(jì)報(bào)表資料等。非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)時(shí)，電子數(shù)據(jù)組負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)檢查，保證從網(wǎng)上審計(jì)軟件生成審計(jì)必需的總體分析和類別分析圖形；綜合信息組負(fù)責(zé)對(duì)圖形進(jìn)行總體分析和類別分析，提出分析結(jié)論和問(wèn)題線索；二是審計(jì)時(shí)分現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)和非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)，分電子數(shù)據(jù)組和延伸調(diào)查組。電子數(shù)據(jù)組由計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)人員和若干審計(jì)業(yè)務(wù)人員組成；延伸調(diào)查組以審計(jì)業(yè)務(wù)人員為主。各組人員具體組成由審計(jì)組長(zhǎng)會(huì)議討論決定。資料整理組負(fù)責(zé)針對(duì)延伸結(jié)果和個(gè)體分析模型修改軟件有關(guān)情況，并針對(duì)軟件適時(shí)情況及時(shí)向延伸調(diào)查組溝通；延伸調(diào)查組負(fù)責(zé)對(duì)具體問(wèn)題線索進(jìn)行核實(shí)取證，并針對(duì)延伸情況進(jìn)行個(gè)體分析。
此外，非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)要保證審計(jì)地點(diǎn)和審計(jì)時(shí)間，審計(jì)地點(diǎn)可安排在聯(lián)網(wǎng)審計(jì)室，審計(jì)時(shí)間安排和審計(jì)管理視同現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)，并與現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)一樣給與相應(yīng)的后勤經(jīng)費(fèi)保證。各小組方案和各人的審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)數(shù)據(jù)需求說(shuō)明書(shū)、審計(jì)數(shù)據(jù)說(shuō)明書(shū)、數(shù)據(jù)分析報(bào)告和延伸建議書(shū)作為重要附件，共同形成審計(jì)實(shí)施方案。
三、充分利用審計(jì)結(jié)果，實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案數(shù)字化
審計(jì)檔案作為審計(jì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，直接記載和反映了審計(jì)工作的全過(guò)程，既具有重要的鑒證作用，又是衡量審計(jì)工作質(zhì)量的重要依據(jù)。我們積極推進(jìn)網(wǎng)上審計(jì)檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作，適應(yīng)網(wǎng)上審計(jì)的現(xiàn)狀，加強(qiáng)電子檔案管理。從單純的保管檔案，轉(zhuǎn)向開(kāi)發(fā)利用審計(jì)檔案，不斷總結(jié)檔案利用工作的成功經(jīng)驗(yàn)，以業(yè)務(wù)流程文件資料為載體，設(shè)計(jì)檔案流程圖，使審計(jì)檔案發(fā)揮了價(jià)值。
納入電子檔案管理的電子文檔包括：審計(jì)方案（含審計(jì)實(shí)施方案）、審計(jì)報(bào)告、工作底稿、審計(jì)日記、被審計(jì)單位與財(cái)務(wù)管理有關(guān)的電子數(shù)據(jù)等。在網(wǎng)上審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)結(jié)束時(shí)，我們注意完善和規(guī)范與財(cái)務(wù)管理有關(guān)的電子數(shù)據(jù)、電子工作底稿等電子文檔，以適應(yīng)電子檔案的要求。
四、需要進(jìn)一步研究和探索的幾個(gè)方面
網(wǎng)上審計(jì)，即在審計(jì)機(jī)關(guān)所在地點(diǎn)和被審計(jì)單位之間建立起可靠的網(wǎng)絡(luò)連接，通過(guò)對(duì)被審計(jì)單位的經(jīng)營(yíng)管理、對(duì)外投資、財(cái)務(wù)收支等數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)采集和分析，在對(duì)被審計(jì)單位財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算及業(yè)務(wù)管理等相關(guān)信息系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)評(píng)和高效率的數(shù)據(jù)采集與分析的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)收支真實(shí)、合法、效益進(jìn)行適時(shí)、遠(yuǎn)程檢查監(jiān)督，做到動(dòng)態(tài)審計(jì)與靜態(tài)審計(jì)、事中審計(jì)與事后審計(jì)相結(jié)合，為被審計(jì)單位加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益及時(shí)提供了審計(jì)監(jiān)督服務(wù)、保護(hù)國(guó)有資產(chǎn)的安全和保值增值。
一、審前調(diào)查全面了解企業(yè)信息情況，明確審計(jì)目標(biāo)
網(wǎng)上審計(jì)依賴于被審計(jì)單位的信息化水平，其信息化水平越高，實(shí)施網(wǎng)上審計(jì)的效果就越好。SDJC及大部分下屬單位財(cái)務(wù)系統(tǒng)采用ORACLE軟件，業(yè)務(wù)系統(tǒng)有收入結(jié)算系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)等，與SDJC聯(lián)網(wǎng)后，可以采集并瀏覽這些數(shù)據(jù)，通過(guò)非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)完成一部分審計(jì)工作。
對(duì)一個(gè)集團(tuán)公司來(lái)說(shuō)，全面掌握它的信息并不容易。不管是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，還是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，它只是眾多信息中的一部分。審計(jì)組在審前調(diào)查中采取多種渠道大量獲取各種信息，一是從國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)和企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上獲取與SDJC有關(guān)的重大事項(xiàng)，了解企業(yè)對(duì)外展示資料和披露情況，為審計(jì)提供有益的參考；二是獲取企業(yè)基本信息的手冊(cè)，了解各下屬企業(yè)的股份組成從而明確企業(yè)性質(zhì)，為審計(jì)事項(xiàng)的定性等提供有價(jià)值的參考意見(jiàn)；三是獲取三年財(cái)政部報(bào)表軟件及基本財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，全面了解掌握企業(yè)基本情況；四是通過(guò)審計(jì)署法規(guī)軟件等查閱并綜合被審計(jì)單位所適用的行業(yè)政策、法規(guī)；五是查閱被審計(jì)單位基礎(chǔ)資料、黨組會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、總經(jīng)理會(huì)議紀(jì)要等，與相關(guān)人員座談。我們認(rèn)為，在今后的審計(jì)工作中，可以在審前調(diào)查中抽出一周時(shí)間來(lái)進(jìn)行上述工作，這是現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)需解決的內(nèi)容。
取得上述資料后，由審計(jì)組組長(zhǎng)和各審計(jì)小組負(fù)責(zé)人統(tǒng)一查閱，從中分析出有價(jià)值的線索，再將資料拷貝給每個(gè)審計(jì)人員，并在審計(jì)組內(nèi)結(jié)合有關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)進(jìn)行必要的講解，使大家都能很快熟悉有關(guān)資料，在審計(jì)中就能隨時(shí)關(guān)注這些線索，如對(duì)外投資過(guò)大和委托理財(cái)?shù)葐?wèn)題線索就是通過(guò)此方法分析而得到。
二、確定審計(jì)實(shí)施方案，明確現(xiàn)場(chǎng)和非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)內(nèi)容
網(wǎng)上審計(jì)對(duì)我們來(lái)說(shuō)還是一個(gè)新生事物，應(yīng)如何操作還在探索之中。這就要求我們要有一個(gè)科學(xué)的、具體的、可行的審計(jì)實(shí)施方案。網(wǎng)上審計(jì)的審計(jì)方案應(yīng)該與常規(guī)審計(jì)不同，應(yīng)該突出網(wǎng)上審計(jì)的特點(diǎn)。審計(jì)方案中除了應(yīng)明確審計(jì)目的、審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)、重要性水平、審計(jì)方法、人員安排、分工以外，還應(yīng)合理分配現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)和非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)的任務(wù)，明確現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)和非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)的內(nèi)容、時(shí)間安排、目的等，
我們認(rèn)為，現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)和非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)是網(wǎng)上審計(jì)密不可分的兩個(gè)部分，在審計(jì)和審前調(diào)查階段都需要確定，比如，在審前調(diào)查階段，現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)需要完成的是搜集內(nèi)部控制資料、進(jìn)行內(nèi)部控制測(cè)試、取得被審計(jì)單位承諾、查閱被審計(jì)單位會(huì)議紀(jì)要、取得會(huì)計(jì)報(bào)表及輔助資料等，非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)需要完成的是對(duì)電子資料進(jìn)行分析整理，建立基礎(chǔ)性中間表和分析性中間表并進(jìn)行總體分析和類別分析、進(jìn)行初步個(gè)體分析等。在審計(jì)階段，現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)需要完成的是對(duì)數(shù)據(jù)分析報(bào)告的線索進(jìn)行核實(shí)并完善個(gè)體分析，完成觀察、座談、盤(pán)點(diǎn)等必須現(xiàn)場(chǎng)完成的任務(wù)，核實(shí)原始憑證并進(jìn)行審計(jì)取證，完成審計(jì)報(bào)告等，非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)需要完成的是結(jié)合審前調(diào)查和現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)情況完善數(shù)據(jù)分析并加強(qiáng)進(jìn)一步總結(jié)等。非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)中可以結(jié)合電話詢問(wèn)和網(wǎng)上信件等方法進(jìn)行事實(shí)核實(shí)。
在組織安排上，可以考慮建立分別適應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)和非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)的組織管理。一是，審前調(diào)查分現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)和非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)，分電子數(shù)據(jù)組和綜合信息組，電子數(shù)據(jù)組由計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)人員和若干審計(jì)業(yè)務(wù)人員組成；綜合信息組以審計(jì)業(yè)務(wù)人員為主。各組人員具體組成由審計(jì)組長(zhǎng)會(huì)議討論決定。現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)時(shí)，電子數(shù)據(jù)組負(fù)責(zé)電子數(shù)據(jù)變化情況了解和相關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)整等：綜合信息組負(fù)責(zé)了解企業(yè)制度、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)計(jì)報(bào)表資料等，非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)時(shí)，電子數(shù)據(jù)組負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)檢查，保證從網(wǎng)上審計(jì)軟件生成審計(jì)必需的總體分析和類別分析圖形；綜合信息組負(fù)責(zé)對(duì)圖形進(jìn)行總體分析和類別分析，提出分析結(jié)論和問(wèn)題線索，二是，審計(jì)時(shí)分現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)和非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)，分電子數(shù)據(jù)組和延伸調(diào)查組。電子數(shù)據(jù)組由計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)人員和若干審計(jì)業(yè)務(wù)人員組成；延伸調(diào)查組以審計(jì)業(yè)務(wù)人員為主。各組人員具體組成由審計(jì)組長(zhǎng)會(huì)議討論決定。資料整理組負(fù)責(zé)針對(duì)延伸結(jié)果和個(gè)體分析模型修改軟件有關(guān)情況，并針對(duì)軟件適時(shí)情況及時(shí)向延伸調(diào)查組溝通；延伸調(diào)查組負(fù)責(zé)對(duì)具體問(wèn)題線索進(jìn)行核實(shí)取證，并針對(duì)延伸情況進(jìn)行個(gè)體分析。
此外，：非現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)要保證審計(jì)地點(diǎn)和審計(jì)時(shí)間，審計(jì)地點(diǎn)可安排在聯(lián)網(wǎng)審計(jì)室，審計(jì)時(shí)間安排和審計(jì)管理視同現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)，并與現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)一樣給與相應(yīng)的后勤經(jīng)費(fèi)保證。各小組方案和各人的審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)數(shù)據(jù)需求說(shuō)明書(shū)、審計(jì)中間表數(shù)據(jù)說(shuō)明書(shū)、數(shù)據(jù)分析報(bào)告和延伸建議書(shū)作為重要附件，共同形成審計(jì)實(shí)施方案。
三、充分利用審計(jì)結(jié)果，實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案數(shù)字化
審計(jì)檔案作為審計(jì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，直接記載和反映了審計(jì)工作的全過(guò)程，既具有重要的鑒證作用，又是衡量審計(jì)工作質(zhì)量的重要依據(jù)。我們積極推進(jìn)網(wǎng)上審計(jì)檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作，適應(yīng)網(wǎng)上審計(jì)的現(xiàn)狀，加強(qiáng)電子檔案管理。從單純的保管檔案，轉(zhuǎn)向開(kāi)發(fā)利用審計(jì)檔案，不斷總結(jié)檔案利用工作的成功經(jīng)驗(yàn)，以業(yè)務(wù)流程文件資料為載體，設(shè)計(jì)檔案流程圖，使審計(jì)檔案發(fā)揮價(jià)值。
納入電子檔案管理的電子文檔包括：審計(jì)方案(含審計(jì)實(shí)施方案)、審計(jì)報(bào)告、工作底稿、審計(jì)日記、被審計(jì)單位與財(cái)務(wù)管理有關(guān)的電子數(shù)據(jù)等，在網(wǎng)上審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)結(jié)束時(shí)，我們注意完善和規(guī)范與財(cái)務(wù)管理有關(guān)的電子數(shù)據(jù)、電子工作底稿等電子文檔，以適應(yīng)電子檔案的要求。
四、需要進(jìn)一步研究和探索的幾個(gè)方面
網(wǎng)上審計(jì)是審計(jì)方式創(chuàng)新的結(jié)果，有待于在實(shí)踐中進(jìn)一步的探索和總結(jié)項(xiàng)目組織管理的經(jīng)驗(yàn)。今后需要在以下幾方面繼續(xù)進(jìn)行探索：
1. 目的: 為規(guī)范會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量,特制定此辦法；
2. 適用范圍:公司全體成員；
3. 會(huì)議原則：樹(shù)立簡(jiǎn)明、高效之會(huì)風(fēng)。
3.1布置工作講標(biāo)準(zhǔn)（工作事項(xiàng)責(zé)任人完成時(shí)間進(jìn)度檢查）；
3.2檢查工作問(wèn)過(guò)程(完成過(guò)程匯報(bào)總結(jié)與檢討)；
3.3匯報(bào)工作講結(jié)果(總結(jié)與結(jié)論評(píng)價(jià)與調(diào)整)；
3.4請(qǐng)示工作講方案(存在問(wèn)題點(diǎn)與建議)；
3.5回憶工作講感受(成績(jī)與借鑒檢討).
4.參會(huì)原則：
4.1專題會(huì)議內(nèi)容所涉及的部門(mén)，至少有一名負(fù)責(zé)人到會(huì)；
4.2資源性問(wèn)題會(huì)議及對(duì)公司重要政策的調(diào)整必須有總監(jiān)及以上人員參會(huì)；
4.3對(duì)公司的政策性宣導(dǎo)會(huì)議需公司中層以上干部參與；
4.4會(huì)議采取簽到制；
4.5總裁可視會(huì)議重要性決定是否例席，如需總裁出席會(huì)議，需提前與總裁秘書(shū)約定。
5.職責(zé)：
5.1主持人：會(huì)前資料準(zhǔn)備與會(huì)議召集；會(huì)中對(duì)會(huì)議效果的推進(jìn)與會(huì)議進(jìn)程控制；會(huì)后資料發(fā)放范圍確定與共享，并對(duì)落實(shí)事務(wù)予以跟蹤，直至關(guān)閉；對(duì)會(huì)務(wù)負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；
5.2組織與會(huì)務(wù)：受主持人領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)會(huì)議前、中、后期的協(xié)助工作；具體負(fù)責(zé)會(huì)議準(zhǔn)備（會(huì)場(chǎng)、人員）、簽到整理并對(duì)參會(huì)情況予以通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要整理與發(fā)放等；
5.3參會(huì)人員：會(huì)前準(zhǔn)備；會(huì)中積極參與；會(huì)后就會(huì)議精神向下
作宣導(dǎo)，對(duì)落實(shí)事項(xiàng)向下作布署；
5.4稽核與跟進(jìn)：檢查各項(xiàng)會(huì)議執(zhí)行情況；對(duì)會(huì)議決議與精神的貫徹予以稽核；對(duì)會(huì)中布置任務(wù)的完成與問(wèn)題的關(guān)閉進(jìn)行檢查與稽核；并對(duì)稽核結(jié)果及時(shí)予以通報(bào)。
6. 分類:會(huì)議按層級(jí)與范圍分公司、部門(mén)兩級(jí)，兩級(jí)會(huì)議按性質(zhì)再細(xì)分為例會(huì)、專題會(huì)、緊急會(huì)議，部門(mén)不設(shè)專題會(huì)。
6.1例會(huì)：
6.1.1定義：有固定的召開(kāi)頻率，內(nèi)容涉及公司經(jīng)營(yíng)、管理、服務(wù)領(lǐng)域；
6.1.2公司與部門(mén)的例會(huì)統(tǒng)一交由目錄管理員(總裁辦秘書(shū))列入公司《例會(huì)名錄》進(jìn)行管理。《例會(huì)名錄》的不定期調(diào)整由總裁辦組織商榷并及時(shí)公布；
6.1.3已列入《例會(huì)名錄》部門(mén)例會(huì)，部門(mén)對(duì)其調(diào)整與取締擁有建議權(quán)，以聯(lián)絡(luò)單方式說(shuō)明理由，由總裁辦核準(zhǔn)后，由目錄管理員統(tǒng)一調(diào)整后公布；部門(mén)新增的例會(huì),請(qǐng)知會(huì)目錄管理員統(tǒng)一調(diào)整后及時(shí)公布；會(huì)務(wù)主持人員按《例會(huì)名錄》要求如期召集會(huì)議.
6.1.4《例會(huì)名錄》的定期調(diào)整由總裁辦每年年未組織一次,并依評(píng)估結(jié)論作調(diào)整,次年年初由總裁辦公布當(dāng)年《例會(huì)名錄》，并對(duì)上年度各部的執(zhí)行作情況匯報(bào)。
6.1.5《例會(huì)名錄》常設(shè)信息點(diǎn)有:會(huì)議名稱、召開(kāi)頻率與時(shí)間、會(huì)議內(nèi)容(主題、議程)、主持人、與會(huì)人員、會(huì)務(wù)等。
6.1.6公司、部門(mén)的例會(huì)會(huì)議紀(jì)要或決議必須抄送總裁辦備案。
7.專題會(huì)：凡因解決公司經(jīng)營(yíng)、管理、服務(wù)等領(lǐng)域的重要問(wèn)題或事務(wù)，需涉及二個(gè)以上部門(mén)間（不含的二個(gè)）溝通與協(xié)調(diào)，可由提案人向總裁辦秘書(shū)申請(qǐng)，由總裁辦確認(rèn)后統(tǒng)一安排與組織。
8.會(huì)議要求:
8.1前期準(zhǔn)備：
8.1.1除緊急會(huì)議外，其它會(huì)議至少提前二個(gè)工作日由會(huì)務(wù)將相關(guān)資料及開(kāi)會(huì)通知發(fā)至各與會(huì)人員，以便會(huì)前做好思考與信息收集;
8.1.2通知內(nèi)容：應(yīng)將會(huì)議名稱、主持人、具體時(shí)間(開(kāi)起與結(jié)束)、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議主題與議程(例會(huì)名錄中已作記錄的不再要求，專題會(huì)議此信息必不可少)詳細(xì)告知與會(huì)人員。
8.1.3會(huì)務(wù)應(yīng)于開(kāi)會(huì)前十分鐘準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)及開(kāi)會(huì)時(shí)的演示資料；各參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)議室前應(yīng)準(zhǔn)備好相關(guān)資料（并攜帶，避免中途準(zhǔn)備資料而干擾會(huì)議）。
8.2紀(jì)律要求：
8.2.1會(huì)議原則上不允許請(qǐng)假,如有特殊情況（緊急任務(wù)或銷假中）須提前報(bào)請(qǐng)會(huì)議主持人批準(zhǔn),并授權(quán)其職務(wù)人參加會(huì)議，否則視同缺席；
8.2.2與會(huì)人員按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退或缺席，否則分別處以20元/次（遲到、早退）和30元/次（缺席）罰款；
8.2.3會(huì)議中，與會(huì)人員手機(jī)應(yīng)調(diào)至震動(dòng)；如因接聽(tīng)電話干擾會(huì)議，經(jīng)主持人提出拒不改正的，罰款30元/次。
8.2.4會(huì)議中，嚴(yán)禁大聲喧嘩,統(tǒng)一聽(tīng)從會(huì)議主持人安排,發(fā)言
不得偏離議題或帶有人身攻擊；經(jīng)主持人指出拒不改正的，處50元/次罰款。
8.2.5會(huì)議結(jié)束后，由會(huì)務(wù)處理會(huì)議場(chǎng)所的整理，并且關(guān)閉設(shè)施與空調(diào)、燈，否則對(duì)會(huì)務(wù)人員處20元/次；
8.2.6會(huì)議相關(guān)人員（主持人、組織者、與會(huì)人員、記錄員、會(huì)議中落實(shí)的工作事務(wù)負(fù)責(zé)人）應(yīng)按本規(guī)定履行職責(zé) ，否則視為怠于履行工作，視情節(jié)輕重處50-200元罰款。人怠職責(zé)任由授權(quán)人承擔(dān)；未傳答造成的怠職責(zé)任由傳答人承擔(dān)。
8.2.7會(huì)議主持人、稽核與跟蹤員、部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)違紀(jì)人員可在此規(guī)定范圍內(nèi)行使處罰權(quán)提報(bào)權(quán)，經(jīng)綜合管理部復(fù)核后作通報(bào)，并在當(dāng)月工資核算中予以引用。
8.3會(huì)議組織要求:
8.3.1會(huì)議主題、議程、持續(xù)時(shí)間由會(huì)議主持人統(tǒng)一控制,與
會(huì)人員應(yīng)圍繞主題按發(fā)言和參與討論，嚴(yán)防偏離主題。
8.3.2會(huì)議原則上按既定的時(shí)間召開(kāi)，如遇特殊情況，經(jīng)會(huì)議
主持人決定，由會(huì)務(wù)提前10分鐘將推遲信息及調(diào)整后具體的召開(kāi)時(shí)間（或取消信息）通知與會(huì)人員。例會(huì)不得取消，如延期，需將延期召開(kāi)理由以聯(lián)絡(luò)單方式報(bào)備總裁辦，以此作為對(duì)執(zhí)行會(huì)議的考核依據(jù)。
8.3.3會(huì)議講究高效：
8.3.3.1避免懸而不決：屬與會(huì)人員權(quán)責(zé)內(nèi)事務(wù)，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)解決，以會(huì)議結(jié)果（會(huì)議紀(jì)要或會(huì)議決議）的共享來(lái)關(guān)閉問(wèn)題點(diǎn)；權(quán)責(zé)內(nèi)無(wú)法決策的（如資源問(wèn)題、權(quán)限問(wèn)題），主持人也應(yīng)在會(huì)議中明確解決思路，并依此落實(shí)推進(jìn)責(zé)任人，并擬制完成時(shí)間、安排任務(wù)的追蹤與稽核人，以確保會(huì)中的布置事項(xiàng)在會(huì)后得到落實(shí)。
8.3.3.2避免決而不行：與會(huì)人員于會(huì)后一個(gè)工作日內(nèi)應(yīng)將會(huì)議精神傳達(dá)或上報(bào)至部門(mén)相關(guān)人員（主持人對(duì)此有特別要求的，依主持人要求），會(huì)議主持人應(yīng)指導(dǎo)會(huì)務(wù)人員（記錄員）于會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)將會(huì)議決議或會(huì)議紀(jì)要發(fā)至與會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)。如涉及工作布置的會(huì)議，會(huì)后相關(guān)人員應(yīng)按會(huì)議中確定的進(jìn)度如期完成，不事先提出困難并獲得會(huì)議主持人同意（同時(shí)知會(huì)稽核、跟進(jìn)人）、又不如期完成的，視為怠于完成工作。
8.3.3.3承前啟后、循序見(jiàn)進(jìn)：例會(huì)中有涉及工作任務(wù)分配的，議程中必須設(shè)置“上次會(huì)議布置事項(xiàng)進(jìn)度匯報(bào)”環(huán)節(jié)；例會(huì)中涉及工作計(jì)劃的，議程中必須設(shè)置“上期計(jì)劃的達(dá)成情況匯報(bào)”環(huán)節(jié)。
9.會(huì)議文化（六問(wèn)）：
9.1我們今天的行動(dòng)準(zhǔn)備好了嗎?
9.2會(huì)議內(nèi)容事前檢討過(guò)了嗎?
9.3要發(fā)言的意見(jiàn)都準(zhǔn)備好了嗎?
9.4為了使討論活躍你準(zhǔn)備好了嗎?
9.5起點(diǎn)開(kāi)始,正點(diǎn)結(jié)束了嗎?
筆者在整理、提供利用檔案中發(fā)現(xiàn)，某些會(huì)議記錄的質(zhì)量問(wèn)題是由于“先天不足”的原因造成的，具體表現(xiàn)有：
一、會(huì)議記錄本內(nèi)無(wú)目錄。特別是不填寫(xiě)會(huì)議議題時(shí)，在利用時(shí)就要逐頁(yè)查閱，不僅效率很低，而且人為地增加了對(duì)案卷的磨損，不利于檔案的保護(hù)和保密。
二、記錄不完整。有些會(huì)議記錄未記載會(huì)議日期、地點(diǎn)、主持人、記錄人；有些會(huì)議記錄只記了參加人、發(fā)言人的姓而沒(méi)有記全名；有些會(huì)議記錄只有參加人、時(shí)間和主持人而無(wú)會(huì)議內(nèi)容；有些會(huì)議記錄雖有會(huì)議內(nèi)容卻沒(méi)有記錄會(huì)議的議題等，使人很難了解會(huì)議的全貌。
三、會(huì)議記錄本沒(méi)有按工作性質(zhì)分開(kāi)。如有的系黨總支同系行政共用一個(gè)會(huì)議記錄本（聯(lián)席會(huì)議例外），給保管和利用帶來(lái)不便。
四、會(huì)議記錄本不固定。有些單位是兩三個(gè)記錄本交叉使用，有的本子只記錄了幾頁(yè)就再也不用了；更有甚者，每次開(kāi)會(huì)時(shí)臨時(shí)找?guī)讖埜宓陀涗洠^(guò)后就不知去向了。
五、記錄字跡潦草、書(shū)寫(xiě)材料不符合歸檔要求。有的會(huì)議記錄人經(jīng)常使用圓珠筆、純藍(lán)墨水等不耐久字跡材料，而且書(shū)寫(xiě)潦草，不利于會(huì)議記錄的日后查考和歸檔后的長(zhǎng)久保存。
為了提高檔案質(zhì)量，筆者認(rèn)為做會(huì)議記錄應(yīng)該注意以下問(wèn)題：
延伸閱讀：檔案工作基本術(shù)語(yǔ)
一、使用固定的會(huì)議記錄本。記錄人員應(yīng)選用紙質(zhì)較好的會(huì)議記錄本，按會(huì)議性質(zhì)分別記錄并按照會(huì)議的時(shí)間順序規(guī)范、完整地做好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄本前三頁(yè)應(yīng)寫(xiě)有目錄，包括會(huì)議日期、內(nèi)容摘要、頁(yè)碼、備注等欄目。會(huì)議記錄人應(yīng)把每次會(huì)議的情況按目錄欄中的要求逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚，這樣不但查找起來(lái)一目了然、十分方便，而且有利于檔案的保密和保護(hù)。
二、按照規(guī)范格式做好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄一般分為兩個(gè)部分：
延伸閱讀：會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄
