時(shí)間：2023-06-06 09:02:17
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案室檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：檔案管理；電子檔案；檔案室
1電子檔案的特點(diǎn)優(yōu)勢分析
電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)勢是相對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言的。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理工作中所存在的問題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質(zhì)檔案在保存時(shí)間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫時(shí)存在諸多不便；其四，紙質(zhì)檔案在保存上相對繁瑣，易造成資源浪費(fèi)。針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的劣勢，電子檔案明顯具有諸多優(yōu)勢，具體包括：其一，電子檔案不受存儲空間的限制，受自然條件的影響也相對較小；其二，電子檔案管理工作中可以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，大量節(jié)約了人力物力；其三，電子檔案備份簡便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優(yōu)勢；其四，電子檔案依托互聯(lián)網(wǎng)的便捷，可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優(yōu)勢。當(dāng)前電子檔案是檔案業(yè)發(fā)展的主要趨勢，雖然電子檔案相比紙質(zhì)檔案有很多優(yōu)勢，但在檔案原始性、真實(shí)性、以及法律憑證效益等方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍更占據(jù)優(yōu)勢。
2電子檔案在管理中可能遇到的問題
2.1對電子檔案管理的認(rèn)識不足雖然電子檔案在近些年發(fā)展勢頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關(guān)配套制度發(fā)展并沒有完全成熟，加之一些單位對電子檔案管理的重視程度不足，沒有對檔案室進(jìn)行足夠多的配套投入，導(dǎo)致檔案室電子檔案管理工作的發(fā)展一直較為緩慢，缺乏有實(shí)質(zhì)性的管理突破。
2.2電子檔案自身的管理問題
電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲和保管問題、網(wǎng)絡(luò)自身的安全性問題、電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現(xiàn)的問題，與傳統(tǒng)的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。
2.3檔案管理人員的管理水平問題
新時(shí)期的檔案管理特點(diǎn)給檔案管理人員提出了新的要求，然而結(jié)合實(shí)際情況來看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對電子檔案的認(rèn)識不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時(shí)更新自身的業(yè)務(wù)知識儲備，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢得不到有效發(fā)揮。
3加強(qiáng)檔案室電子檔案管理的措施建議
3.1加強(qiáng)制度建設(shè)，提高對檔案管理工作的重視程度
檔案在每個(gè)單位都占非常重要的地位，因此想加強(qiáng)檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對電子檔案管理工作的認(rèn)識，特別對領(lǐng)導(dǎo)干部的重視，通過加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴(yán)肅性及部門的權(quán)威性；其次，要建立科學(xué)全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對電子文件進(jìn)行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結(jié)合電子檔案的管理特點(diǎn)，必須要完善電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理部門的權(quán)利、義務(wù)、職責(zé)，對檔案操作程序流程進(jìn)行規(guī)范，建立一定的檔案管理責(zé)任制度和監(jiān)督制度，提高工作人員的責(zé)任意識，為實(shí)現(xiàn)動態(tài)化管理打好基礎(chǔ)；最后，考慮到檔案室的服務(wù)性質(zhì)，還應(yīng)該積極協(xié)調(diào)好檔案室與領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門及檔案使用者等相關(guān)各方的關(guān)系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3.2檔案室電子檔案管理的技術(shù)措施
【關(guān)鍵詞】高校 檔案室 管理職能 服務(wù)職能
由中華人民共和國教育委員會的《普通高等學(xué)校檔案辦法》對高校檔案室職能所作的界定是：高等學(xué)校檔案館屬事業(yè)單位的檔案室，它即是學(xué)校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。可見，高校檔案室具有兩大基本職能：管理職能和服務(wù)職能。高校檔案室的管理職能和服務(wù)職能體現(xiàn)在什么地方，它們又如何有機(jī)地結(jié)合，這些問題需要我們作進(jìn)一步的思考。
1 高校檔案室的管理職能
高校檔案室是高校檔案永久保存的基地，是高校工作利用檔案史料的中心。因此，檔案管理的職能是高校檔案室最基本的職能。
高校檔案室即是管理檔案，也是管理文件。文件與檔案不同，文件是社會活動的副產(chǎn)品，檔案是為了某種目的而制作的系統(tǒng)的知識；文件反映現(xiàn)實(shí)，檔案反映歷史；文件只是反映工作或事物，檔案則說明它與歷史史實(shí)的一體化，這對高校檔案管理提出了挑戰(zhàn)。
高校檔案室既管理紙質(zhì)文檔，又管理電子文檔。21世紀(jì)是高科技、信息網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)改變了傳統(tǒng)高校的工作管理模式，“無紙辦公”、“手指信息交換”等現(xiàn)代化信息處理方式已走進(jìn)高校的日常工作，從而產(chǎn)生了大量的電子文件。高校為了提高服務(wù)質(zhì)量，就必須借助于辦公自動化，加快公文流轉(zhuǎn)以及信息傳播，因此電子文件及其歸檔管理已成為高校檔案工作中不可回避的問題。電子文件與紙質(zhì)文件的存在，是對高校檔案管理提出的新的挑戰(zhàn)。
高校教育的大眾化，學(xué)生人數(shù)增加，學(xué)校師資、教學(xué)科研設(shè)備、基建后勤等的大規(guī)模發(fā)展，這必然造成高校檔案數(shù)量的增加：2002年開始高考網(wǎng)上招生，學(xué)生的檔案可以通過網(wǎng)上傳遞，在實(shí)現(xiàn)了招生錄取方便快捷的同時(shí)，也出現(xiàn)了學(xué)生檔案不能及時(shí)到校的現(xiàn)象。這種檔案數(shù)量的增加與不能及時(shí)歸檔的情況，為高校檔案管理工作帶來了又一挑戰(zhàn)。
這些既給高校檔案管理工作帶來了機(jī)遇，又給高校檔案的檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)。因此，高校必須強(qiáng)化對高校檔案的管理職能。
首先，應(yīng)以〈中華人民共和國檔案法〉為依據(jù)，全方位地對文書檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)推行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、一體化、制度化管理，使之有法可依、有章可循。根據(jù)檔案法的要求，配備專職檔案員。要健全各項(xiàng)管理制度，如〈檔案員崗位責(zé)任制〉、〈歸檔制度〉、〈檔案銷毀制度〉等。尤其要針對電子文檔存在的易更改性，做好危機(jī)隱藏檔案管理和加密工作，保證檔案的安全性。
其次，高校檔案室的管理要從宏觀上的貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法令，規(guī)劃全校的檔案工作，從微觀上制訂本校關(guān)于檔案的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。從系統(tǒng)論觀點(diǎn)看，高校檔案工作是一個(gè)完整的系統(tǒng)工程，在這一系統(tǒng)中，除檔案室是專門從事檔案工作的部門外，還涉及學(xué)校的各二級部門，因此，檔案室的管理職能還應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)在對學(xué)校各二級部門檔案歸檔工作的監(jiān)督與指導(dǎo)等活動上。
2 高校檔案室的服務(wù)職能
在大開放、大交流的國際背景下，高校檔案室應(yīng)當(dāng)主動更新思想觀念，以實(shí)現(xiàn)高校檔案工作從靜態(tài)服務(wù)向動態(tài)服務(wù)、從被動服務(wù)向主動服務(wù)、從文檔分離向一體化轉(zhuǎn)化。如今，檔案室的功能已由單純的收藏功能開始向檔案的開發(fā)與服務(wù)轉(zhuǎn)變。
檔案信息的最終目的是提供利用，要為現(xiàn)實(shí)活動服務(wù)。有作為才會有地位，這已成為高校檔案管理普遍認(rèn)同的一個(gè)真理。檔案室為服務(wù)部門，只有變被動為主動不斷提高服務(wù)水平，才能提高自己在學(xué)校的地位，贏得信任。因此，高校檔案室應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)其服務(wù)職能。
高校檔案室的服務(wù)首先體現(xiàn)在服務(wù)學(xué)校的各項(xiàng)活動上。學(xué)校檔案室所保存與管理的檔案是學(xué)校工作活動的原始記錄，它記錄了領(lǐng)導(dǎo)的決策思想，學(xué)校的方針政策，以及各項(xiàng)工作措施；它還反映了學(xué)校的工作成就、教訓(xùn)。這些歷史記錄，都是后來工作的參考和憑證。因此，在一定意義上，學(xué)校的發(fā)展離不開檔案工作。學(xué)校檔案室應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮其“歷史記憶功能”與“資政決策功能”，為學(xué)校的改革和發(fā)展作出貢獻(xiàn)。
高校檔案室的服務(wù)還體現(xiàn)在為學(xué)生的服務(wù)上。高校學(xué)生的畢業(yè)分配已由過去國家統(tǒng)一分配走向了人才交流市場，用人單位與畢業(yè)生直接見面，用人單位憑借的最主要的依據(jù)就是學(xué)生的檔案，通過檔案了解學(xué)生大學(xué)期間的學(xué)習(xí)情況以及在校的各種表現(xiàn)，從而判斷他的才能、品德和發(fā)展。
此外，高校的檔案室還應(yīng)當(dāng)開展公共服務(wù)。現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為檔案文獻(xiàn)信息自動化建設(shè)提供了新的動力和技術(shù)保障。滾滾而來的信息浪潮改變著人類社會。高校之間實(shí)行資源共享利于促進(jìn)高校之間的交流和合作。這要求高校檔案室的管理體制要跟上信息時(shí)代的步伐，滿足廣大用戶的要求，實(shí)現(xiàn)資源共享。
3 高校檔案室管理職能和服務(wù)職能的統(tǒng)一
一、加強(qiáng)檔案硬件建設(shè)。
1、成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，強(qiáng)化工作責(zé)任。社區(qū)成立了以總支書記為組長，李建民、朱令泉同志為副組長，陳海紅同志為檔案管理員的領(lǐng)導(dǎo)班子，明確了檔案工作責(zé)任，并完善了檔案工作管理制度，逐一上墻明示。
2、完善檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，新添置了檔案柜一個(gè)，辦公桌椅一套，前期檔案已全部整理到位。社區(qū)今年共為檔案室投入基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金近2000元，極大地改善了檔案管理環(huán)境，方便了保管和使用。
二、創(chuàng)新檔案工作服務(wù)機(jī)制。
一年來，我們圍繞中心工作開展檔案服務(wù)，在往年已開拓的領(lǐng)域中，檔案工作有了較好進(jìn)展。
1、深化社區(qū)檔案工作。一方面認(rèn)真貫徹縣檔案局的《社區(qū)檔案管理暫行辦法》，進(jìn)一步規(guī)范社區(qū)檔案工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)兄弟單位檔案工作先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷強(qiáng)化并創(chuàng)新社區(qū)檔案室工作方法。
3、強(qiáng)化檔案室建設(shè)工作。全部檔案按縣、鎮(zhèn)檔案管理要求，已全部歸檔入室到位，為加強(qiáng)社區(qū)建設(shè)提供了有效手段。
三、認(rèn)真參加檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。
1、積極參加縣檔案局關(guān)于檔案室建設(shè)檔案管理學(xué)習(xí)培訓(xùn)班學(xué)習(xí)，不斷提高和強(qiáng)化社區(qū)檔案工作。
2、繼續(xù)開展檔案達(dá)標(biāo)工作。今年社區(qū)把檔案列入日常工作事項(xiàng)，強(qiáng)化社區(qū)檔案軟硬件建設(shè)，把社區(qū)檔案工作定位在爭創(chuàng)省三級檔案室為目標(biāo)。
四、繼續(xù)開展檔案接收和利用工作。
檔案室各項(xiàng)工作有序開展，基礎(chǔ)性工作得到加強(qiáng)，工作效率逐步提高。
1、接收整理檔案。今年4月，對社區(qū)各線2001年至2006年的永久和長期及短期檔案進(jìn)行了接收進(jìn)室工作。到12月底止，已新接收進(jìn)室32卷（冊）檔案資料，進(jìn)行了整理和編目、上架。
2、做好查檔利用工作。截止12月底，共接待查檔利用50人次，查閱檔案資料29卷次/45件次，出具證明12份。
3、做好統(tǒng)計(jì)工作。目前已完成了*年本室各項(xiàng)工作臺帳的統(tǒng)計(jì)和登記簿登記工作，以及2004年社區(qū)檔案室的綜合統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告。
五、加強(qiáng)社區(qū)自身建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)。
一年來，我們從社區(qū)自身建設(shè)和檔案人員業(yè)務(wù)建設(shè)兩方面入手，為社區(qū)檔案工作的順利開展和各項(xiàng)任務(wù)的完成提供了組織保證。
多年來，我局的檔案管理工作在局領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下，在市檔案局的幫助指導(dǎo)下，在檔案管理人員的努力工作下，取得了突破性的進(jìn)展。目前，檔案室發(fā)展占地面積120平方米，擁有各類檔案合計(jì)50,729卷的綜合性檔案室,并已全面實(shí)現(xiàn)了檔案微機(jī)化管理與查詢，為我局內(nèi)部辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)和社會各界對土地檔案的利用提供了極大的方便。20__年，我局檔案室晉升為省一級檔案室。我們?nèi)〉玫某煽冎饕幸韵聨c(diǎn)：
一、領(lǐng)導(dǎo)重視，各部門配合，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化
__市土地管理局自1987年成立以來，歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子對檔案工作都非常重視，把檔案管理工作納入目標(biāo)考評責(zé)任制，每年都就檔案工作召開幾次專題會議，明確任務(wù)，分工落實(shí)，確保檔案工作的順利開展。在歷年的工作實(shí)踐中，我們制定出了一整套符合我局實(shí)際的檔案管理規(guī)章制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，使檔案管理工作逐步走上了規(guī)范化的軌道。以前，各業(yè)務(wù)處室沒有專人負(fù)責(zé)整理檔案，檔案幾年才集中整理一次，既不能保證質(zhì)量又不能及時(shí)歸檔，影響了檔案的保管和利用。制度健全后，規(guī)定哪個(gè)處室如完不成當(dāng)年的檔案立卷工作，就取消年底評優(yōu)的資格。現(xiàn)在，每個(gè)業(yè)務(wù)處室都明確一名內(nèi)業(yè)人員專門負(fù)責(zé)整理檔案，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向檔案室移交，確保每年的檔案都能及時(shí)完整地歸檔。
由于我局業(yè)務(wù)檔案的數(shù)量多，查詢率高，傳統(tǒng)的人工查詢速度慢、準(zhǔn)確率低，已滿足不了查檔需要。為此，局領(lǐng)導(dǎo)下決心投入大量資金、人力、物力，搞檔案信息化建設(shè)。20__年9月，局辦公室會同信息中心，在主管局長的帶領(lǐng)下，先后兩次赴長春市國土資源局考察、學(xué)習(xí)，吸取檔案信息化建設(shè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。回來后，局里積極著手開發(fā)軟件、購買設(shè)備、組織人員，歷時(shí)近一年的時(shí)間，集中開展了電子檔案的錄入工作。到20__年底，這項(xiàng)工作已全面完成。我局5萬多卷檔案全部實(shí)現(xiàn)了微機(jī)管理與查詢，這在全國國土資源系統(tǒng)中尚不多見。
二、檔案室軟硬件設(shè)施齊備，檔案管理人員素質(zhì)不斷提高
良好的環(huán)境是保管檔案的前提條件。我局經(jīng)幾次搬遷，檔案室?guī)旆康拿娣e逐步增加。尤其是我局遷入松江中路的新址后，把最大的房間撥給檔案室做庫房，并實(shí)現(xiàn)辦公、查閱、庫房三室分開。幾年來，局里在資金有限的條件下，先后投入近20萬元為檔案室購置了密集架、微機(jī)、空調(diào)、除濕機(jī)等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，保證了紙質(zhì)檔案在保管過程中不因外部環(huán)境的原因而損壞。現(xiàn)在，我局的檔案室整潔美觀，檔案擺放整齊規(guī)范，檔案室各種設(shè)施齊備，為檔案的保管與利用提供了很大方便。
過去，我局沒有專職的檔案管理人員，檔案管理工作一直由文書兼任。但隨著檔案數(shù)量、種類的不斷增加，查詢量的不斷增大，這項(xiàng)工作急需有專人來做。為此，局領(lǐng)導(dǎo)專門召開會議研究，選派了一名文秘檔案專業(yè)畢業(yè)、微機(jī)操作熟練的大學(xué)畢業(yè)生來做專職檔案員，使我局的檔案管理工作有了新的起色。幾年來，檔案員不斷學(xué)習(xí)檔案管理的業(yè)務(wù)知識和土地管理的專業(yè)知識，積極參加檔案局組織的各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)，專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)得到了明顯的提高。在工作中積極抓檔案室的基礎(chǔ)建設(shè)，熱情主動地為用戶服務(wù)，使檔案資源得到了充分的利用，并獲得了廣大用戶的好評。
三、充分發(fā)揮土地業(yè)務(wù)檔案作用，為國土資源事業(yè)和社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)
我們的土地業(yè)務(wù)檔案是在辦理土地登記、建設(shè)用地許可等各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程中形成的寶貴的歷史資料，具有很大的保管和利用價(jià)值。除了我局內(nèi)部因工作需要查閱外，社會各界對土地檔案查閱的需求也很大。自1999年我局實(shí)行業(yè)務(wù)檔案公開查詢后，已累計(jì)為局內(nèi)外查檔1萬余人次，取得了良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。土地檔案已在處理土地糾紛、確定土地權(quán)屬、協(xié)助公檢法部門調(diào)查取證等許多方面發(fā)揮了重要作用。另外，我們的業(yè)務(wù)檔案還為財(cái)政部門、審計(jì)部門和紀(jì)檢監(jiān)察部門等對我局的工作檢查提供了很多依據(jù)。
四、指導(dǎo)各區(qū)局歸檔立卷，確保全市國土(來源：文秘站 ）資源系統(tǒng)檔案管理工作全面發(fā)展
自20__年各城區(qū)分局劃歸市局統(tǒng)管后，我們加大了對4個(gè)城區(qū)分局檔案管理工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和培訓(xùn)。每年集中召開全系統(tǒng)的檔案工作會議，組織經(jīng)驗(yàn)交流，對檔案員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，指導(dǎo)他們給本局檔案歸檔立卷，使區(qū)局的檔案也能得到規(guī)范化的管理，并能得到充分的利用。我們準(zhǔn)備在今年實(shí)現(xiàn)區(qū)局和各土地所檔案全部錄入電子檔案，并實(shí)現(xiàn)全市聯(lián)網(wǎng)，將為檔案查詢與利用提供更大的方便。
（廣西幼兒師范高等專科學(xué)校，廣西 南寧 530022）
【摘要】通過對廣西幼兒師范高等專科學(xué)校檔案管理工作的調(diào)查分析，論述了目前檔案管理存在的問題以及改進(jìn)措施，提出了檔案管理努力的方向，旨在進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)校檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。
關(guān)鍵詞 高職高專；檔案管理；問題；對策
高職高專多由中等學(xué)校發(fā)展而來，隨著學(xué)校的轉(zhuǎn)型與發(fā)展，各種類別、形式的檔案數(shù)量顯著增加。這些資料信息是研究學(xué)校歷史的第一手材料，是學(xué)校進(jìn)行科學(xué)研究、人才培養(yǎng)、社會服務(wù)以及文化傳承等活動的重要理論依據(jù)，是學(xué)校教學(xué)評估工作最基礎(chǔ)的原始數(shù)據(jù)，對于學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)施有著重要的意義。因此，檔案管理工作是整個(gè)學(xué)校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部分。本文以廣西幼兒師范高等專科學(xué)校為例，探討高職高專院校檔案管理存在的問題和改進(jìn)的措施。
1廣西幼兒師范高等專科學(xué)校檔案管理的基本情況
廣西幼兒師范高等專科學(xué)校是提升中專學(xué)校而成。首先，在升格轉(zhuǎn)型之初，學(xué)校檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施簡陋，設(shè)備不全。檔案室未進(jìn)行“三室分開”；庫房沒有恒溫恒濕設(shè)備，工作室也沒有照相機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、裝訂機(jī)等檔案辦公設(shè)備；在數(shù)字化檔案管理建設(shè)方面更是完全空白。其次，學(xué)校未建立檔案管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)。一是專職檔案管理人員不足。檔案室僅1名檔案管理員，導(dǎo)致很多時(shí)候難以有足夠的精力去承擔(dān)檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化建設(shè)工作。二是學(xué)校各職能部門、各系部的兼職檔案管理員流動性大，也基本上沒有進(jìn)行過專業(yè)的培訓(xùn)，對于檔案管理工作的知識技能不夠熟悉。最后，學(xué)校檔案管理制度也不夠完善，既未出臺適應(yīng)本校的檔案分類辦法，也未完全貫徹執(zhí)行部門文書立卷制度，導(dǎo)致大部分的文件材料由檔案室逐一整理、立卷、歸檔，不僅占去了檔案室工作人員的大量時(shí)間，收集檔案的完整性以及整理出來的檔案質(zhì)量也難以保證。
2廣西幼兒師范高等專科學(xué)校檔案管理的改進(jìn)措施
針對上述情況，學(xué)校開始從檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施、檔案管理隊(duì)伍、檔案管理制度等幾方面入手，進(jìn)行了學(xué)校檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的探索。
2.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
學(xué)校檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是從硬件設(shè)施建設(shè)和軟件設(shè)施建設(shè)兩方面進(jìn)行的。在硬件建設(shè)方面，首先，依據(jù)有限的空間，檔案室被隔離出了閱覽室、辦公室和庫房，做到了“三室分開”，并且在庫房的規(guī)劃和建設(shè)上也根據(jù)實(shí)際規(guī)模和發(fā)展水平留有充足的余地，以備檔案數(shù)量的逐年增加。其次，增添了閱覽桌椅和文件整理桌，購置了空調(diào)、除濕機(jī)、裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀以及專供查檔所用的計(jì)算機(jī)等必備設(shè)施，基本達(dá)到了高校檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。在軟件建設(shè)方面，檔案室購買了GD2000檔案綜合管理系統(tǒng)并已投入使用。
2.2檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
建立一個(gè)健全的學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)，有一支懂業(yè)務(wù)的專兼職相結(jié)合的檔案工作隊(duì)伍，對于高職高專院校的檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)是十分必要的。[1]要做好檔案工作，檔案工作人員不僅要有良好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)的工作責(zé)任心，更要有過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。從全面提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)目標(biāo)出發(fā)，廣西幼兒師范高等專科學(xué)校從以下幾個(gè)方面進(jìn)行了努力：一是對學(xué)校分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和專職檔案員的培訓(xùn)提高，除了參加國家和自治區(qū)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，主動接受自治區(qū)檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)外，也積極去兄弟院校學(xué)習(xí)交流，通過參加各種檔案學(xué)術(shù)交流活動來開闊眼界，提高素質(zhì)。二是加強(qiáng)對兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，邀請了自治區(qū)檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處的專家對學(xué)校全體兼職檔案管理員和各系部、各職能部門分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和答疑，講解《廣西幼兒師范高等專科學(xué)校檔案分類辦法（試行）》，幫助兼職檔案員在部門的立卷歸檔工作中活學(xué)活用。三是，檔案室的專職檔案員在平時(shí)工作中加強(qiáng)了對兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，深入各系部、各職能部門釋疑解難，同時(shí)檔案室還積極發(fā)揮監(jiān)督作用，督促基層部門按要求做好檔案工作。
2.3檔案管理制度建設(shè)
高職高專院校檔案管理工作要真正走上正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的道路，必須借助于行政手段“依法治檔”。因此，在檔案管理制度方面，廣西幼兒師范高等專科學(xué)校檔案室制定了《檔案室工作職責(zé)》、《檔案工作人員職責(zé)》、《檔案材料借閱規(guī)定》、《庫房管理制度》、《檔案移交制度》、《兼職檔案員工作職責(zé)》等一系列規(guī)章制度，并參照教育部和國家檔案局制訂的教育部第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》和國家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》頒發(fā)了《廣西幼兒師范高等專科學(xué)校檔案分類辦法（試行）》，確定了適合學(xué)校檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)。這些措施使學(xué)校檔案管理工作做到實(shí)體分類、編號、排架、檢索、借閱的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。
2.4部門檔案、個(gè)人崗位檔案建設(shè)
高職高專院校大都經(jīng)歷了學(xué)校的升級或轉(zhuǎn)型，檔案資源豐富，但往往由于歷史或現(xiàn)實(shí)的原因檔案信息資料多散失在檔案產(chǎn)生的部門或系部，得不到有效的集中管理與建設(shè)。為保證學(xué)校檔案信息資源完整、齊全，廣西幼兒師范高等專科學(xué)校檔案實(shí)行分級管理、部門立卷制度。針對一些有價(jià)值的文件材料在《廣西幼兒師范高等專科學(xué)校檔案分類辦法（試行）》中并未明確是否需要?dú)w檔的情況，各部門和各系部加強(qiáng)了對這些檔案資源的管理，努力并適時(shí)地做好一些相應(yīng)的整理、保管、歸檔工作。同時(shí)，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二十四條的規(guī)定：“高等學(xué)校中的個(gè)人對其從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。”[2]即無論是學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)、教師、教輔、行政人員，他們手中所保存的公務(wù)文件材料也是重要的檔案信息資源，應(yīng)予以整理、保管起來。廣西幼兒師范高等專科學(xué)校檔案室指導(dǎo)、督促學(xué)校每個(gè)崗位的工作人員做好對這部分材料的收集、整理、立卷和保管，并作了評比。由此，學(xué)校從檔案室到部門到個(gè)人，建立了一個(gè)完整的檔案工作網(wǎng)，檔案信息資源的存儲量日益增加，館藏容量也不斷豐富。
3高職高專檔案管理努力的方向
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，特別是新媒體的大量涌現(xiàn)，全國各個(gè)高校都在努力加快本校的信息化建設(shè)。[3]高職高專院校檔案室是高職高專院校的輔助部門，長期以來得不到相應(yīng)的重視，更談不上現(xiàn)代化建設(shè)。多數(shù)高職高專院校檔案室雖然用了檔案管理系統(tǒng)，改變了以前自建電子表格管理形式，但也因?yàn)殡娮訖n案少，只能提供一些一般性的基礎(chǔ)目錄檢索，還沒有能力提供更為深層次的詳細(xì)信息檢索。各系部、各職能部門對于信息資源的傳輸還尚未起步。廣西幼兒師范高等專科學(xué)校檔案室同樣也只是利用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理檔案，使用了專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，但僅限于單機(jī)版數(shù)據(jù)庫，網(wǎng)絡(luò)版的數(shù)據(jù)庫和數(shù)字化全文錄入還未啟動。因此，切實(shí)推進(jìn)學(xué)校數(shù)字檔案室建設(shè)是高職高專院校檔案信息化建設(shè)的重要任務(wù)。抓住學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)的有利時(shí)機(jī)，選擇適合高職高專院校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展模式，根據(jù)檔案工作的專業(yè)特性，提出檔案信息化建設(shè)的要求，將檔案信息化納入高等學(xué)校信息化建設(shè)之中。
參考文獻(xiàn)
［1］彭志斌.高等學(xué)校檔案分級管理研究[J].檔案與建設(shè),2009(11).
［2］中華人民共和國教育部令第27號.高等學(xué)校檔案管理辦法[Z].2008-08-20.
[關(guān)鍵詞]綜合檔案管理；基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)素質(zhì)；現(xiàn)代化管理
隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷完善和發(fā)展，人們的檔案意識也不斷增強(qiáng)，對檔案工作的地位和作用的認(rèn)識也逐漸深入，對綜合檔案室的檔案工作也提出了更新更高的要求。各級綜合檔案室要隨著檔案工作的不斷發(fā)展，切實(shí)做好綜合檔案室的建設(shè)工作。
一、加強(qiáng)對綜合檔案室工作的領(lǐng)導(dǎo)
各級行政部門要根據(jù)《檔案法》等有關(guān)文件，認(rèn)真貫徹執(zhí)行中央和國務(wù)院關(guān)于檔案工作的方針、政策和制度，用戰(zhàn)略的眼光和現(xiàn)代管理的觀念，制定符合檔案管理工作的法律法規(guī)，以便統(tǒng)一遵循。各個(gè)系統(tǒng)、行業(yè)都要遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則，制定適合本行業(yè)檔案形成的特點(diǎn)，內(nèi)容成分，制定本部門檔案管理的保管期限表。加強(qiáng)檔案工作的宣傳，使廣大的人民群眾真正認(rèn)識到檔案工作的意義和作用，從中發(fā)揮檔案應(yīng)有的效用。積極支持檔案部門工作，促進(jìn)和提高綜合檔案室建設(shè)工作。各級各類檔案室的工作都離不開領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和幫助，為檔案部門解決一些必備設(shè)備和用品，以便順利地開展檔案工作。
二、檔案管理人員應(yīng)具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，作為一名檔案工作者，必須熟知與檔案工作密切的專業(yè)理論知識。
首先，要系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理學(xué)，掌握檔案專業(yè)知識是做好檔案工作的前提。隨著檔案工作的不斷改進(jìn)和提高，檔案學(xué)科的知識也在進(jìn)一步的探索和擴(kuò)展，同時(shí)要掌握相關(guān)學(xué)科的知識，如電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，現(xiàn)代化管理離不開計(jì)算機(jī)，檔案室工作正在朝著現(xiàn)代化管理方向發(fā)展，所以要求我們檔案工作者要全面掌握與檔案學(xué)科相關(guān)的專業(yè)知識。
其次，要有堅(jiān)定的政治信念。檔案工作者必須具有良好的政治素質(zhì)，必須有堅(jiān)定的政治信念。要樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，恪守檔案工作紀(jì)律，貫徹執(zhí)行《檔案法》，嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密。要熱愛自己所從事的檔案工作，有高度的責(zé)任心，有濃厚的學(xué)習(xí)與工作興趣，要樹立全心全意為人民服務(wù)思想，甘當(dāng)默默無聞的奉獻(xiàn)者，任勞任怨、愛崗敬業(yè)、埋頭苦干、盡心盡責(zé)地做好檔案工作。
最后，要樹立信息意識。在信息化社會，檔案作為信息資源的組成部分，檔案工作者應(yīng)增強(qiáng)對其信息性的認(rèn)識程度，提高辨別水平和處理能力，增強(qiáng)開發(fā)檔案信息資源的意識，滿足社會各方面對檔案信息日益增長的需求。還要樹立市場意識，在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，找準(zhǔn)位置，發(fā)揮作用，根據(jù)信息市場的需求，優(yōu)化服務(wù)措施，提高服務(wù)質(zhì)量，積極開發(fā)檔案信息，主動與市場經(jīng)濟(jì)接軌，以直接或間接的方式參與為市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)。檔案部門只有樹立起良好的社會服務(wù)意識才能最有效地提高社會的檔案意識，檔案的價(jià)值才有可能最大限度地發(fā)揮其作用。
三、加強(qiáng)檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和現(xiàn)代化管理
綜合檔案室建設(shè)工作應(yīng)有一定物質(zhì)條件作保證，各個(gè)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，要投入資金為檔案部門購置一些必要的設(shè)備，有利于開展檔案工作，檔案室的庫房建設(shè)應(yīng)列入各個(gè)單位基本建設(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，以保證檔案的完整與安全。檔案事業(yè)發(fā)展要與社會發(fā)展同步，與辦公自動化水平的提高相協(xié)調(diào)，檔案工作在信息化時(shí)代的發(fā)展必須依靠現(xiàn)代科技。
電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度讀入、存儲和輸出數(shù)據(jù)。因此，檔案工作的檔案資料統(tǒng)計(jì)、庫存管理、編目與檢索及檔案系統(tǒng)的行政管理均可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理。當(dāng)前，在這方面還存在很大差距，計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)運(yùn)行機(jī)制還只限于檔案室內(nèi)部的案卷級和文件級的編制、統(tǒng)計(jì)與檢索等基礎(chǔ)性管理上，系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)單一，缺乏綜合處理技術(shù)能力。隨著歸檔數(shù)量的增加，檔案利用量也將成倍增長，必須加快檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化進(jìn)程。逐步運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的高密存儲，以節(jié)省儲存空間、保護(hù)原件、方便傳遞和運(yùn)用。根據(jù)各種檔案的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的庫房設(shè)備和檔案保護(hù)技術(shù)以維持檔案的完整、安全并延長其壽命。
四、要完善檔案管理制度和措施
建立健全檔案管理的規(guī)章制度是搞好檔案工作的重要保證。根據(jù)國家檔案局有關(guān)文件材料歸檔的要求，結(jié)合本部門檔案形成的規(guī)律，特別要充分認(rèn)識科技檔案的重要性，逐步形成嚴(yán)格的立卷歸檔制度，如科技檔案、科研檔案。保護(hù)科研成果，是各個(gè)課題組的研究工作是否有自主的知識產(chǎn)權(quán)、是否有專利保護(hù)、是否侵犯了他人的權(quán)利都可在科技檔案中得以驗(yàn)證。
科技檔案完整的保存，即在維護(hù)本部門的知識產(chǎn)權(quán)中發(fā)揮了作用，更對科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和參加者有重要意義，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，借鑒先進(jìn)的管理方法，制定檔案工作規(guī)范、檔案分類編目方法、歸檔范圍及辦法、保管期限、收集、借閱等管理規(guī)章制度，逐步加以完善。這些規(guī)章制度將有效地提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案工作效率，有力地推動檔案工作的發(fā)展。
五、檔案的收集與歸檔
管理好檔案的重要環(huán)節(jié)是收集檔案。檔案的收集工作是提供利用工作的基礎(chǔ)，檔案的收集工作就是按照有關(guān)規(guī)定，通過接收制度和專門收集辦法，把分散在各科室和個(gè)人手中及散失在社會等其他地方的檔案，集中統(tǒng)一到綜合檔案室。
關(guān)鍵詞：油田檔案 管理水平 提高
中圖分類號：F270
文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
文章編號：1004-4914(2011)03-184-01
油田企業(yè)檔案是油田開發(fā)生產(chǎn)、經(jīng)營活動的原始記錄和重要憑證，是實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要組成部分，是油田企業(yè)管理的重要內(nèi)容，是油田企業(yè)強(qiáng)化基礎(chǔ)管理、提高企業(yè)競爭力、維護(hù)自身權(quán)益的原始依據(jù)，也是維持油田企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營活動必不可缺的部分。自油田開發(fā)以來，雖然各級、各層領(lǐng)導(dǎo)給予油田開發(fā)檔案一定的重視，油田開發(fā)檔案也初具規(guī)模，現(xiàn)代化管理水平不斷提高，但在具體工作中仍有不少問題需要改進(jìn)和加強(qiáng)，本文通過對油田開發(fā)企業(yè)檔案管理目前存在問題進(jìn)行分析，提出一些見解和認(rèn)識，使油田開發(fā)企業(yè)檔案管理更加規(guī)范和科學(xué)，以便更好地為油田生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)。
一、目前油田開發(fā)企業(yè)檔案管理中的主要問題
1．檔案管理的自動化水平不高。提高檔案管理的自動化水平喊了多年，但目前還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到網(wǎng)絡(luò)化管理的需要。大部分檔案室僅幾臺微機(jī)，手工檢索和錄入等主要工作方式。
2．檔案收集不規(guī)范。在檔案收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，有時(shí)出現(xiàn)檔案員逐個(gè)跑各個(gè)部門和科室，有的以忙推脫，檔案歸檔不及時(shí)，有些重要檔案，由于檔案人員不可能參與每一項(xiàng)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，導(dǎo)致重要檔案不能及時(shí)歸檔現(xiàn)象，時(shí)間一長，甚至有丟失的可能。特別是目前人員調(diào)動頻繁，調(diào)動人員總是急著辦手續(xù)，檔案人員由于都是熟人關(guān)系，只要簽了字，馬上讓其辦理調(diào)動手續(xù)，而實(shí)際上該調(diào)動人員手里可能還有重要的檔案還沒有歸檔上交。
3．檔案綜合管理力度不夠。油田開發(fā)企業(yè)的廠處級單位的檔案室，只是廠行政辦下面的一個(gè)班組，廠級由總工程師主管(有些由主管科技的副廠長主管)，廠辦主任、或總工程師由于工作較忙，具體的檔案工作協(xié)調(diào)不可能直接管，而檔案室主任只是一個(gè)班組長的級別，與各個(gè)部溝通和協(xié)調(diào)困難較大。另外，勞資、組織等業(yè)務(wù)部門還專門設(shè)有檔案室，也給檔案綜合管理帶來了困難。
4．檔案整理不規(guī)范。在檔案整理過程中存在著類別不清、卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理不相符等問題，特別是文書檔案中油田的生產(chǎn)經(jīng)營活動分為多個(gè)子系統(tǒng)，而基層或部分人員上交檔案出現(xiàn)子系統(tǒng)劃分不準(zhǔn)，造成查找一個(gè)文件或資料費(fèi)很長時(shí)間。
5．檔案管理的深度和幅度有待加強(qiáng)。從深度上講，檔案管理人員對企業(yè)重大生產(chǎn)經(jīng)營活動不掌握信息，生產(chǎn)業(yè)務(wù)不熟，導(dǎo)致檔案利用和收集的困難；從幅度上講，目前檔案室缺乏聲像檔案管理，這一塊目前在宣傳部門，這也給加強(qiáng)科學(xué)管理帶來了難度。
6．檔案人員素質(zhì)有待加強(qiáng)。都認(rèn)為檔案室是一個(gè)工作輕松部門，沒有過多的從人員技術(shù)素質(zhì)上考慮過進(jìn)人。人員知識結(jié)構(gòu)老化，培訓(xùn)流于形式，也影響了檔案管理水平的提高。
7．檔案工作的生態(tài)環(huán)境問題。檔案存放環(huán)境不理想，以第一采油廠為例，目前的檔案室是油田開發(fā)會戰(zhàn)初期建造的辦公樓改作檔案室，房屋陳舊，樓板多處裂縫，經(jīng)多次鑒定，已達(dá)不到檔案存放的要求，而且與其他單位合用辦公，不符合檔案保密的要求。檔案工作人員的生態(tài)環(huán)境問題：檔案工作人員待遇低，績效工資是全廠最低的，節(jié)假日無加班工資，沒有與生產(chǎn)科技人員享受同等待遇。
二、措施和建議
1．規(guī)范公文制作。公文制作是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)和前提。一是公文用紙質(zhì)量要好，幅度尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定和油田總公司的要求；二是排版形式為橫排，左側(cè)裝訂；三是注意檢查公文制作是否履行了簽發(fā)手續(xù)；四是公文字跡要清晰；五是公文引文文種要合理，用字要規(guī)范。
2．加強(qiáng)檔案的收集和整理。一是檔案人員要主動深入到各部門，主動收集需要存檔的各種檔案資料、信息；二是加強(qiáng)對各業(yè)務(wù)部門檔案人員的檔案意識教育；三是擴(kuò)大資料的存檔范圍；四是檔案工作人員要參加廠部召開的各種生產(chǎn)經(jīng)營會議，掌握生產(chǎn)經(jīng)營動態(tài)，及時(shí)催促該歸檔的資料一定要?dú)w檔；五是嚴(yán)格獎懲，對于在人事調(diào)動過程中丟失資料的要凍結(jié)調(diào)動手續(xù)，追究有關(guān)人員的責(zé)任。
3．整合檔案資源，加強(qiáng)綜合管理。一是提高檔案室的級別，配備專職的科級以上干部去管理檔案工作；二是把組織、勞資等分散至各業(yè)務(wù)部門的檔案室，統(tǒng)一規(guī)劃到檔案室管理；三是重新建聲像檔案，把宣傳科錄、照相工作劃歸檔案室。
4．加強(qiáng)檔案工作的生態(tài)環(huán)境建設(shè)。一是對現(xiàn)有的檔案設(shè)施進(jìn)行評估分析，不符合檔案存放標(biāo)準(zhǔn)的，向上級主管部門匯報(bào)，盡快統(tǒng)一整改；二是提高檔案工作人員的待遇，績效工資與機(jī)關(guān)科室享受同等待遇，節(jié)日加班與一線生產(chǎn)人員享受同等待遇，技術(shù)職稱評定與地質(zhì)、工程管理、政工等類別人員享受同等待遇。
5．電子檔案與紙質(zhì)檔案共存。設(shè)計(jì)電子檔案的操作細(xì)則達(dá)到快捷查閱的目的，新歸檔的檔案，適用于電子檔案的用電子檔案的方法歸檔，不適用于電子檔案的用紙質(zhì)檔案歸檔，以前的舊檔案，只建立檢索目錄電子檔案，以盡快實(shí)現(xiàn)與檔案管理現(xiàn)代化接軌。
目前大多學(xué)校的檔案管理工作發(fā)展落后，信息化程度不高，仍然采用的是有著巨大滯后性的傳統(tǒng)的檔案管理方式，嚴(yán)重的影響了教學(xué)質(zhì)量的提高和有用信息的利用程度。本文就通過對在新時(shí)期學(xué)校檔案的管理工作存在的問題進(jìn)行分析和研究，如何積極探索學(xué)校檔案信息化管理的方式，促進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化程度進(jìn)行分析和闡述。
在學(xué)校工作中，檔案管理工作常不被充分重視。目前大多數(shù)學(xué)校仍然是用傳統(tǒng)的方式來管理自己的檔案，僅僅是儲存保管，并沒有將它們的信息服務(wù)功能開發(fā)出來。其實(shí)，學(xué)校管理和教育教學(xué)的過程和成果主要是通過學(xué)校檔案來記錄的，所以學(xué)校檔案管理的工作也應(yīng)成為學(xué)校工作的重點(diǎn)，尤其是在當(dāng)前信息時(shí)代本文由收集整理下，學(xué)校的檔案管理工作要引入信息技術(shù)和最新管理理念，把這項(xiàng)工作做到較高的水準(zhǔn)和發(fā)揮應(yīng)有的作用。
筆者從事學(xué)校檔案管理工作二十幾年，并常常與其他業(yè)內(nèi)特別是信息業(yè)內(nèi)人士交流探討，在我看來，信息時(shí)代的學(xué)校檔案管理應(yīng)做到以下四個(gè)方面：
一、學(xué)校檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)電子管理和實(shí)物存儲并行
隨著信息時(shí)代里電子信息化的日漸普及，由于電子信息有著節(jié)省空間、便于查看等優(yōu)勢，檔案的電子信息化勢在必行，很多檔案資料通過掃描存檔加以保存。由于檔案需要保持原件特別是上有印章、簽字等比較珍貴的材料，故在掃描的同時(shí)也需要實(shí)物存儲。
在空間允許的情況下，對同一份材料進(jìn)行實(shí)物和電子存檔既有備份的效果又可以較為方便地給有不同需求的借閱者提供滿意的材料形式。像一些“網(wǎng)上公示”的只有電子版的資料也可以通過打印成紙質(zhì)的進(jìn)行電子、實(shí)物雙收錄。
檔案收錄的信息化還可以方便查找與利用，所以必須建立一個(gè)高效的目錄分類信息系統(tǒng)。首先選擇一個(gè)最適合學(xué)校實(shí)際的主流分類（如時(shí)間）將檔案進(jìn)行歸類，實(shí)物的館藏就必須嚴(yán)格按照這一分類。然后在電子目錄上可以有其他各種分類，如時(shí)間、關(guān)鍵詞、人物、班級等方便查閱。上述管理方法在某些圖書館已經(jīng)實(shí)施得相當(dāng)好，但在學(xué)校的檔案管理上這方面還有很大發(fā)展空間。
二、信息化以提高檔案吸引力，適度擴(kuò)大面向人群
博物館、圖書館和學(xué)校的檔案室都是收錄資料檔案的地方，但博物館、圖書館受歡迎的程度卻要遠(yuǎn)大于檔案室，其中有一些客觀因素我們無法改變，但我們可以努力做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，比如：通過增加檔案的形式（如添加ppt、動畫或者把已有材料制作成ppt，動畫）可以增強(qiáng)檔案室收藏的檔案的吸引力；也可以把服務(wù)的對象擴(kuò)大到有聯(lián)系的或者有信譽(yù)保障的校外人士，提高學(xué)校的知名
度；甚至我認(rèn)為在不久的將來，有可能實(shí)現(xiàn)圖書館檔案室一體化。
三、變“湖”為“海”，保證資料利用率
束之高閣的珍貴資料與一卷廢紙無異。當(dāng)今檔案室面臨的主要問題是一潭死水的“湖”的危機(jī)。怎樣化“湖”為“海”，給學(xué)校檔案室注入新的靈魂，前面提到的幾點(diǎn)其實(shí)都卓有成效。但信息注定還有它新的產(chǎn)物——資料推送。即在學(xué)校建設(shè)的不同時(shí)期（如期中或期末），在檔案室的展示欄里及時(shí)更新相應(yīng)的資料目錄并展示部分資料，并且可以將相應(yīng)的材料復(fù)印分發(fā)到相關(guān)人員的手中便于他們學(xué)習(xí)和參考。
這樣的機(jī)制是一種雙向的機(jī)制，期中既有借閱人對于資料的選擇，又有資料對借閱者的選擇（后者主要通過檔案管理員來實(shí)現(xiàn)）。復(fù)印出去的資料有時(shí)是具體詳盡的，有時(shí)又因?yàn)橘Y料的數(shù)目太過龐大而比較簡略甚至只是一份目錄，這是收到推送資料的人根據(jù)手中的資料目錄可以很容易地到檔案室借到想要的資料。
四、建設(shè)“全員參與”的檔案管理隊(duì)伍
1、是要重視檔案管理工作。校長及領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)該作好表率，充分重視檔案管理工作，形成一致的對于檔案管理的規(guī)劃和預(yù)期，把檔案管理制度化，責(zé)任化，使學(xué)校的利益最大化。
2、是要全面提高檔案管理工作者的水平。信息時(shí)代的學(xué)校檔案管理對管理者提出了很高的要求，所以對檔案管理者的選擇是非常重要的，首先，保密工作的重要性不言而喻，而管理者還需要有非常高的專業(yè)水平和執(zhí)行力，其中信息技術(shù)能力是非常重要的，除了需要操作人員的簡單操作技術(shù)外，如果再能有信息技術(shù)能力強(qiáng)的人員參與到“檔案管理”工作中，就有利于檔案管理不斷提高信息化水平。其次，管理者最好有較好的人際基礎(chǔ)和服務(wù)態(tài)度，這對于檔案室的受歡迎程度有著很大的影響。最后，檔案管理者還可以是學(xué)校建設(shè)的重要“軍師”，通過長期接觸學(xué)校的建設(shè)資料并對檔案信息加以整理分析，對學(xué)校管理和發(fā)展提出重要的“參考意見”。
3、是要全員參與，培養(yǎng)檔案的提供者和檔案建設(shè)的智囊團(tuán)。檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)并不是只在檔案管理者一人或幾個(gè)人身上，全體師生都應(yīng)當(dāng)是檔案管理隊(duì)伍中的一員和不可或缺的一個(gè)環(huán)節(jié)。學(xué)校在向各處室搜集檔案的同時(shí)允許并鼓勵教師、學(xué)生直接向檔案室提供資料和建設(shè)意見，這樣既給了教師、學(xué)生主人翁的感覺，提高了他們搜集、上交資料的積極性。同時(shí)擴(kuò)大了資料的覆蓋面，增強(qiáng)了師生到檔案室借閱的興趣。
關(guān)鍵詞：電子政務(wù)；檔案問題；反思
一、對前端控制和全程管理理論的反思
（一）前端控制和全程管理理論之間的矛盾
在電子文件時(shí)代，前端控制和全程管理的思想和理念已經(jīng)被普遍認(rèn)同，尤其是前端控制的理念更是被認(rèn)作新時(shí)代、新思維的代表管理理念。筆者要在這里探討的是前段控制和全程管理的不合理之處。
首先，前端控制和全程管理理念在實(shí)施過程中遇到現(xiàn)實(shí)的尷尬。兩種理念都是從檔案管理的角度出發(fā)來進(jìn)行理論構(gòu)建和設(shè)想的，強(qiáng)調(diào)對電子文件整個(gè)生命周期實(shí)施全面管理，這本沒有任何缺陷，但是上述兩個(gè)理論在實(shí)施的過程中本身就存在著矛盾和分歧：如果對電子文件的生命周期實(shí)施了全過程管理，那么就意味著檔案管理部門需要對檔案管理的全過程實(shí)施參與，那么所謂的前端和后端也就沒有了意義，因?yàn)椴还苁乔岸斯芾磉€是后端管理都是檔案管理的共同部門，只是分別起到規(guī)劃和管理的作用而已，那么前端和后端受到的重視程度是一樣的，強(qiáng)調(diào)前端和后端顯得非常沒有必要，在這種情況下重視前端管理是難以實(shí)現(xiàn)的一件事情，這兩個(gè)理論在實(shí)踐的過程中本身存在著邏輯上的矛盾，經(jīng)事實(shí)證明，在實(shí)際運(yùn)行的時(shí)候確實(shí)存在著尷尬之處。
其次，前端控制和全程管理在實(shí)踐中喪失可行性。在電子檔案時(shí)期，從電子文件形成電子檔案管理的的整個(gè)生命周期中，文件的形成這和檔案的保管者共同承擔(dān)著管理的職責(zé)，這讓檔案管理工作能夠各司其職、各有其職，也就是前端管理和后端管理是不存在誰被誰領(lǐng)導(dǎo)的問題的，不同階段的管理者分別承擔(dān)著將電子文件轉(zhuǎn)化成電子文檔的職責(zé)。我國的機(jī)關(guān)檔案室在工作流程上前邊承接文件形成部門，后邊連接檔案館，機(jī)關(guān)的檔案室和各個(gè)部門之間的關(guān)系應(yīng)該是平等的，在不存在領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的前提下，機(jī)關(guān)檔案室是沒有權(quán)利干涉前端的文件形成工作的，與后續(xù)的檔案管理工作之間也僅僅是業(yè)務(wù)承接的關(guān)系，其對檔案館工作的干預(yù)力度幾乎可以忽略不計(jì)，讓機(jī)關(guān)檔案室對檔案管理全過程進(jìn)行監(jiān)督無疑是異想天開。筆者認(rèn)為機(jī)關(guān)檔案室要認(rèn)清自身在檔案管理整個(gè)生命周期的核心地位，發(fā)揮自身承前啟后的重要作用，做到各謀其政、相互促進(jìn)，這樣才能讓電子文件和電子檔案工作管理的全過程順暢、安全。
（二）認(rèn)清機(jī)關(guān)檔案室在整個(gè)電子檔案生命周期中的作用和地位
不論是從理論還是實(shí)踐上，檔案部門都難以實(shí)現(xiàn)對檔案管理全過程的監(jiān)督和指導(dǎo)，電子政務(wù)系統(tǒng)中機(jī)關(guān)檔案室是非常重要的一環(huán)，也是接收永久電子檔案、形成數(shù)據(jù)檔案館的重要平臺。我們對其要有明確的定位。
首先，建立一個(gè)檔案管理系統(tǒng)，使之具有極強(qiáng)的包容性。電子檔案系統(tǒng)應(yīng)該和各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間都要有接口，這樣才能保證電子文件在形成伊始就被歸檔，將單位內(nèi)部需要移交的文件最大限度地接收和保存下來，后續(xù)的檔案管理工作才有實(shí)施下去的可能性，所以機(jī)關(guān)檔案室建立的檔案系統(tǒng)應(yīng)該具有很大的包容性，能夠?qū)⑶岸诵纬傻奈募暾亍⒄鎸?shí)地、可靠地接收和保存下來，并保證數(shù)據(jù)的可用性。
其次，檔案管理工作應(yīng)該專業(yè)化。機(jī)關(guān)檔案室在工作中一方面提供完善的檔案檢索和檔案應(yīng)用服務(wù)，讓機(jī)關(guān)的各項(xiàng)職能活動和管理活動能夠獲得能夠在檔案信息的支持下運(yùn)行下去，發(fā)揮自身在信息化建設(shè)上的優(yōu)勢，為單位內(nèi)部專業(yè)化的檔案管理提供自己的見解和意見；另一方面則要負(fù)責(zé)向檔案館移交需要永久保存的檔案資料，確保移交工作的完整性和連續(xù)性，為檔案館的工作提供必要的基礎(chǔ)支持。當(dāng)前我國數(shù)字檔案館的建設(shè)還處于起步的階段，很多問題和制度還處于設(shè)想階段，機(jī)關(guān)檔案室作為信息化檔案建設(shè)的引領(lǐng)者，可以為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供一些具有參考意義的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，使得數(shù)字檔案館建設(shè)能夠少走一些彎路。
二、電子檔案的真實(shí)性問題反思
在我國電子政務(wù)系統(tǒng)中所牽涉的真實(shí)性問題包含兩個(gè)方面的含義，一方面是文件在形成過程中的真實(shí)性，另一方面是文件在形成過后的真實(shí)性。兩方面真實(shí)性的要求涵蓋了對業(yè)務(wù)活動真實(shí)、客觀地進(jìn)行反應(yīng)的要求以及在文件生命周期不被擅自篡改、保持原本面貌的需求。這也就引發(fā)了以下兩個(gè)管理問題：
第一是文件形成部門直接決定了數(shù)據(jù)真實(shí)性。前端文件形成部門負(fù)責(zé)維護(hù)文件在形成和辦理過程中的真實(shí)性和完整性，避免其被篡改和損壞。這是其系統(tǒng)維護(hù)和建設(shè)工作中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，也就意味檔案部門是不能保證文件在形成過程中是否沒有被損壞或者篡改，只能保證文件在歸檔之后不被破壞。另外，文件內(nèi)容是否和客觀真實(shí)相符更加是文件形成部門的職責(zé)，檔案部門更是難以干涉。如果前端工作部門都難以決定文件的形成是否真實(shí)、客觀地反映了業(yè)務(wù)活動的真實(shí)情況，那么檔案部門就更沒有辦法追究前端文件系統(tǒng)中形成文件的可信性。這就意味著各個(gè)文件形成單位給了檔案部門什么樣的文件，檔案部門在原則上就要盡自己的本分和職責(zé)將文件保持在接收來的狀態(tài)，不可因?yàn)槲募谡鎸?shí)性上可能上的瑕疵而不予歸檔。檔案部門在文件形成部門送來的文件是真實(shí)的情況下需要接收，即便是不完全真實(shí)的，也有義務(wù)將其保存在接收的原始狀態(tài)下，不真實(shí)的電子文件歸檔工作就是當(dāng)前檔案工作的真實(shí)狀況。
第二是檔案部門需要負(fù)責(zé)檔案歸檔之后的真實(shí)性。文件只有在歸檔之后，檔案部門就有責(zé)任和義務(wù)保證檔案歸檔之后的文件具有真實(shí)性，如果在其管理過程中出現(xiàn)了篡改和錯(cuò)誤使用的情況，檔案部門需要對此全權(quán)負(fù)責(zé)。所以我們了解到保證COPY電子文件的真實(shí)性并為電子檔案的保存提供合適的環(huán)境成為檔案管理部門必須要思考的問題，也就是說維護(hù)電子檔案的原始性與真實(shí)性才是檔案部門的職責(zé)所在
在這種情況下，檔案部門需要對自身的職責(zé)進(jìn)行全面地梳理。總體上來講，檔案部門需要固守檔案本來的屬性，對于電子檔案的真實(shí)性全面負(fù)責(zé)，這是檔案部門最根本的職責(zé)，電子文件的真實(shí)性與否并不是檔案部門的職責(zé)。我們在這里還需要明確的是檔案部門不僅僅需要在檔案保存的過程中維護(hù)其真實(shí)性，還需要在向客戶提供檢索服務(wù)的時(shí)候保證檔案的真實(shí)性。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】 檔案；管理；升級
隨著衛(wèi)生機(jī)構(gòu)體制改革的不斷深入，我國疾病預(yù)防控制工作得到國家的高度重視并迅猛發(fā)展。目前市疾控中心集疾病預(yù)防與控制、公共衛(wèi)生監(jiān)測與評價(jià)、健康相關(guān)產(chǎn)品檢測、預(yù)防醫(yī)學(xué)檢驗(yàn)、健康教育與促進(jìn)、應(yīng)用研究與指導(dǎo)、衛(wèi)生技術(shù)管理與服務(wù)為一體，與人們?nèi)罕姷慕】迪⑾⑾嚓P(guān)，也為創(chuàng)造和諧、健康、安定的社會環(huán)境，為全市社會與經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展作出了重大貢獻(xiàn)。
檔案是歷史的見證。疾控中心檔案不僅記載了本單位重要事件和歷史發(fā)展的過程，是研究疾病預(yù)防控制發(fā)展的重要資料，也記載了關(guān)乎人民群眾身心健康，關(guān)系社會和諧的重要信息，是民生檔案的重要組成部分，在社會主義和諧社會建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。
檔案升級管理是單位檔案工作的發(fā)展和進(jìn)一步提高檔案管理水平的一個(gè)重要手段和措施，是全面提高單位素質(zhì)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。其目的是強(qiáng)化人們的檔案意識，從而提高檔案工作的整體水平，把檔案管理工作納入法制化和規(guī)范化建設(shè)的軌道，使之更好的為社會主義衛(wèi)生事業(yè)服務(wù)。我中心于1996年通過了江蘇省科技事業(yè)單位檔案管理先進(jìn)達(dá)標(biāo)評審；于2002年被評為國家二級檔案室；于2010年再次成功晉升為江蘇省四星級檔案室。
我中心始終以“收好、管好、用好”檔案為管理目標(biāo)，使我中心檔案管理工作科學(xué)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，為每次的檔案升級工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
1“收好”檔案，確保檔案資料不流失
收集工作是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，收集工作的好壞，直接影響著各項(xiàng)檔案工作的順利進(jìn)行，關(guān)系到檔案形成的完整與否。俗話說：“巧婦難為無米之炊”，在最初的檔案收集過程中，如果收集不全，何談日后的鑒定、整理及提供利用？檔案收集工作收集完整、及時(shí)，鑒選得當(dāng)，把有價(jià)值的檔案集中在檔案室，可以為檔案開發(fā)、利用創(chuàng)造良好條件。如果只收集了一些殘損零亂、實(shí)用價(jià)值不大的材料作為檔案，將會影響下一步檔案工作的進(jìn)行，造成無效勞動和大規(guī)模的返工，影響升級工作的時(shí)間、進(jìn)度。為了更加完整齊全的收集好檔案，我中心特制定了檔案管理四參加制度：凡本中心系統(tǒng)工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，承辦部門應(yīng)確定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)對工程檔案進(jìn)行收集。在工程項(xiàng)目峻工驗(yàn)收時(shí)，檔案室要參與驗(yàn)收活動，并將此項(xiàng)目的文件材料、圖紙集中歸檔；凡本中心各部門購買重要儀器設(shè)備、技術(shù)軟件應(yīng)在開箱、啟封時(shí)請檔案部門參與，并將隨機(jī)文件材料及時(shí)登記歸檔；凡本中心承擔(dān)的課題研究，相關(guān)科室的兼職檔案員應(yīng)參加課題鑒定，負(fù)責(zé)收集整理相關(guān)資料，并及時(shí)移交檔案室；外出開會、培訓(xùn)人員應(yīng)在一周內(nèi)將會議培訓(xùn)資料交至辦公室登記,否則財(cái)務(wù)部門不予報(bào)銷資料費(fèi)。通過以上措施，確保了我中心的檔案收集資料不流失。
2“管好”檔案，促使檔案管理規(guī)范化
首先，認(rèn)識到位。要樹立責(zé)任意識，通過不斷投入、建設(shè)，形成完整的檔案工作體系。我中心自1991年檔案室成立以來，檔案工作從摸索起步，逐步走向規(guī)范化管理和現(xiàn)代化管理，檔案藏量日益豐富。歷年來單位領(lǐng)導(dǎo)都將檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的業(yè)務(wù)工作來抓，實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理，把檔案工作列入中心發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃。檔案管理人員以高度的責(zé)任心，圍繞中心的工作大局，工作重點(diǎn)，努力推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。
其次，管理到位。中心制定了檔案工作崗位職責(zé)，明確了分管領(lǐng)導(dǎo) 、檔案室負(fù)責(zé)人和專兼職檔案員職責(zé)，健全了由中心檔案室和業(yè)務(wù)科室兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。并根據(jù)人員的變動及時(shí)調(diào)整檔案管理網(wǎng)絡(luò)。明確兩名專職檔案員主要負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)工作，各科室配備一名工作能力較強(qiáng)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，熟悉業(yè)務(wù)的人員為兼職檔案員，不斷提高檔案工作人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。打造出了一支開拓進(jìn)取、敢于創(chuàng)新的高素質(zhì)檔案管理干部隊(duì)伍。
再次，制度到位。中心形成了較為完善的檔案工作管理體系。中心檔案室結(jié)合實(shí)際情況，規(guī)范了不同門類檔案的保管期限及分類大綱，收集范圍，制定了立卷、歸檔、借閱、保管、保密制度，形成了齊全、協(xié)調(diào)、科學(xué)的檔案管理工作體系。對檔案工作逐條進(jìn)行對照檢查，做到有章可循，保障檔案工作的正常開展，使中心檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化、合法化。
3“用好”檔案，更好地發(fā)揮檔案的功能
一、檔案管理工作存在的問題
（一）檔案管理意識還不夠強(qiáng)
具體表現(xiàn)在一是檔案管理機(jī)構(gòu)不健全。部分單位檔案管理組織機(jī)構(gòu)不健全或認(rèn)為檔案管理不重要，至今沒有爭取到機(jī)構(gòu)編制，也沒有設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，甚至有些基層單位還沒有專人管理檔案。二是檔案管理責(zé)任意識淡薄。一些基層單位對檔案管理在思想認(rèn)識上有誤區(qū)，主要領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案管理人員兼職管理，時(shí)間精力擺布不到位，導(dǎo)致檔案管理混亂，音像資料和原始文件保存不完整等。三是檔案管理力量薄弱。一些單位缺乏人手，沒有專職人員管理檔案，由辦公室或者離退休老同志兼職幫助管理，責(zé)任意識淡薄，對檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂、保存等不到位，導(dǎo)致一些重要檔案資料整理歸檔不及時(shí)，檔案管理工作明顯滯后。
（二）檔案管理工作還不夠科學(xué)規(guī)范
一是檔案管理秩序混亂。一些基層單位由于長期缺乏科學(xué)有效的管理方法和手段，一些規(guī)章制度不夠規(guī)范，檔案資料收集歸檔等缺乏有效制約考核，造成了管理秩序混亂。二是檔案整理不規(guī)范。部分基層單位對檔案管理工作不夠重視，對新進(jìn)工作人員、調(diào)入人員或者退休人員的檔案沒有及時(shí)歸檔，同時(shí)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案目錄與實(shí)際內(nèi)容很多不符，給查找利用帶來不便，也造成了檔案資料的遺失遺漏等問題發(fā)生。三是檔案管理手段落后。由于體制的問題，檔案管理員一直沒有專職的，大部分都是兼職，一些年齡較大的同志被單位領(lǐng)導(dǎo)安排擔(dān)任檔案管理員或者檔案管理人員變動頻繁或者青黃不接，同時(shí)一些老同志計(jì)算機(jī)水平較低，不知道如何運(yùn)作計(jì)算機(jī)操作檔案管理系統(tǒng)軟件，往往造成工作被動，檔案管理系統(tǒng)形同虛設(shè)，無法推廣使用，導(dǎo)致檔案管理工作不能保持系統(tǒng)性和完整性。四是檔案管理基礎(chǔ)性工作還有待加強(qiáng)。檔案室硬件設(shè)施不齊全，部分單位檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后陳舊，辦公室和檔案室混用，甚至還沒有專用檔案室；有些檔案室達(dá)不到“八防”要求，引起檔案資料霉變、蟲蛀，影響檔案美觀整潔完整；有些單位設(shè)備配置、檔案裝具都達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，甚至有些單位的檔案室還沒有最基本的檔案裝具。
（三）檔案管理人員的整體素質(zhì)還有待提高
一是檔案管理思想更新不及時(shí)。許多檔案人員對新時(shí)期新形勢下，對檔案工作崗位的價(jià)值缺乏認(rèn)知，思想上沒有與時(shí)俱進(jìn)，對干好檔案工作缺乏使命感、責(zé)任感。二是檔案管理員業(yè)務(wù)技能較差。一些檔案管理員對檔案工作的法律法規(guī)、政策和規(guī)章制度等知識知之甚少，缺乏檔案專業(yè)知識和工作經(jīng)驗(yàn)，檔案管理工作基礎(chǔ)不扎實(shí)，還不能適應(yīng)檔案管理的需要，檔案管理整體質(zhì)量不高。三是檔案管理員不夠?qū)I(yè)。不少基層單位缺乏專業(yè)的方面檔案管理人員，檔案管理還處于邊干邊摸索的階段，對一些檔案管理的專業(yè)術(shù)語和概念相互混淆，迷糊不清，制約了檔案管理工作水平提升。
（四）檔案管理保障服務(wù)能力有待提升
一是檔案管理信息化建設(shè)落后。一些基層單位、部門包括兼職檔案管理員對檔案信息化建設(shè)工作的重視程度不夠，認(rèn)為做好紙質(zhì)文件材料的歸檔工作就可以了，導(dǎo)致本單位、本部門形成的電子檔案建立不及時(shí)、疏于管理，電子檔案流失嚴(yán)重，直接影響檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。二是檔案管理數(shù)字化建設(shè)滯后。電子文件檔案形成后沒有及時(shí)輸入檔案管理系統(tǒng)，數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用率低，無法做到資源共享，不能滿足社會對檔案信息資源的需要。三是檔案管理員不適應(yīng)工作。隨著計(jì)算機(jī)的普及，辦公自動化設(shè)備的應(yīng)用，視聽型檔案資源不斷涌現(xiàn)，一些檔案管理人員素質(zhì)不能適應(yīng)這種變化需要。
二、檔案管理的有關(guān)對策
（一）切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高思想認(rèn)識
搞好檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。一是充實(shí)機(jī)構(gòu)，落實(shí)責(zé)任。明確管理檔案工作，指定專人負(fù)責(zé)全部檔案日常工作及年度目標(biāo)考核，研究解決檔案工作中存在的問題。二是配齊配強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍。通過公開招聘、內(nèi)部交流、提拔任用等形式，選拔文化程度高、思想素質(zhì)強(qiáng)、文字能力水平高、計(jì)算機(jī)操作熟練、業(yè)務(wù)能力精通的工作人員充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。三是加強(qiáng)檔案管理宣傳工作。通過組織學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，提高檔案法制意識、責(zé)任意識、大局意識，在全社會形成良好的檔案管理工作環(huán)境。
（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施，優(yōu)化軟硬件環(huán)境
一是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加大檔案管理建設(shè)經(jīng)費(fèi)的投入，配齊各種檔案設(shè)施設(shè)備。二是注重提升素質(zhì)能力。要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)。堅(jiān)持以個(gè)人自學(xué)為主，向書本學(xué)、向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)，立足崗位，在學(xué)中干，在干中學(xué)，不斷提升檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與管理水平。要強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。采取“走出去”的方式，組織檔案管理員到檔案管理先進(jìn)單位、先進(jìn)地區(qū)以及本地本部門檔案館跟班學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)理論與實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合；采取“請進(jìn)來”的方式，邀請檔案管理專家、學(xué)者到單位舉辦檔案管理知識講座，對全體同志進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識授課，提升檔案管理知識普及率。要強(qiáng)化信息化培訓(xùn)。適應(yīng)檔案管理信息化的要求，加大對檔案管理員信息化方面培訓(xùn)，最大限度減少檔案信息的泄密，確保檔案管理的安全系數(shù)。
（三）建立健全管理體系，提高科學(xué)管理水平
要建立檔案綜合管理工作體系，對檔案實(shí)現(xiàn)集中管理，規(guī)范檔案管理操作流程，對各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，確保手續(xù)齊全、檔案整理規(guī)范、檔案內(nèi)容完整。要完善檔案管理人員工作制度、材料收集制度、鑒別整理與核對歸檔制度、查（借）閱制度、保管與保護(hù)制度、保密制度、定期銷毀制度、交接制度等，通過建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，約束不規(guī)范行為，進(jìn)一步提升了檔案管理工作水平。
一、文件生命周期理論相關(guān)概念的簡要評述
首先，就讓我們從基本理論層面，對“文件生命周期理論”的相關(guān)理論概念進(jìn)行初步了解。“文件生命周期理論”中的“文件”概念是一種廣義概念，較之常規(guī)意義的“文件”概念要寬泛得多。“文件生命周期理論”把文件視為“文件的集合體”，認(rèn)為“檔案”（非現(xiàn)行文件）的形成只是廣義文件運(yùn)動的最終結(jié)果，一切的文件運(yùn)動形態(tài)，都只是“廣義文件運(yùn)動過程中某一特定階段的代稱，都是廣義文件的組成部分”[1]。
由此，“文件生命周期理論”以“文件集合體”的形式，合理的維護(hù)了文件各階段的整體統(tǒng)一性，進(jìn)而將文件運(yùn)動以整體的形式，跨越了從形成直至銷毀或永久保存的各階段，并且能讓管理者以一個(gè)完整、清晰的視角，觀察、界定文件運(yùn)動的整體過程。實(shí)際上，基于這一完整過程，可以明確文件價(jià)值的階段性變化，以及在廣義文件運(yùn)動過程中文件價(jià)值形態(tài)與管理形式、保管場所、服務(wù)對象之間的對應(yīng)關(guān)系。而在文件價(jià)值形態(tài)轉(zhuǎn)化的同時(shí)，從階段性的廣義文件運(yùn)動視角出發(fā)，可將廣義文件依次劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件與非現(xiàn)行文件。此三種廣義文件的劃分，同樣適用于我國的文件檔案運(yùn)動過程。
二、中西方文檔保管機(jī)構(gòu)的差異、我國文檔工作的融合以及推動實(shí)現(xiàn)文檔工作一體化
實(shí)際上，我國的文件檔案保管機(jī)構(gòu)同國外存在較為明顯的差異。這種差異體現(xiàn)在：我國的半現(xiàn)行文件是存放在本單位檔案室或檔案館，而國外的半現(xiàn)行文件則送交文件中心保管。實(shí)際上，這種差異顯著。根據(jù)聯(lián)合國教科文組織對文件中心的定義：文件中心是在檔案行政管理機(jī)關(guān)管理之下的，對各不同行政機(jī)構(gòu)的半現(xiàn)行文件進(jìn)行經(jīng)濟(jì)地保管與提供利用，并在這些文件被銷毀或移交檔案館之前進(jìn)行系統(tǒng)處置的保管機(jī)構(gòu)。文件中心是獨(dú)立于文件形成機(jī)關(guān)和檔案館的，又處于文件形成機(jī)關(guān)與檔案館之間的過渡性機(jī)構(gòu)。
顯而易見，國外建立的“文件中心”，作為半先行文件的儲存、管理機(jī)構(gòu)，及其文件價(jià)值鑒定、銷毀、移交機(jī)構(gòu)，既節(jié)省了文件來源單位的空間、人力、財(cái)務(wù)資源，又避免了因單位不同，所導(dǎo)致的文件整理標(biāo)準(zhǔn)各異，以及鑒定、銷毀程序的不統(tǒng)一、不規(guī)范。再者，又提高了文件管理的整體效率，減少了移交過程中不必要的時(shí)間浪費(fèi)，極大的提升了文件管理的科學(xué)性、規(guī)范性與效益性。
此外，文件中心與形成機(jī)關(guān)檔案室存在顯著差異。其一，文件中心有的歸屬于檔案行政管理機(jī)構(gòu)，有的是獨(dú)立運(yùn)營的商業(yè)機(jī)構(gòu)，而檔案室則明確歸屬于文件形成機(jī)關(guān)。其二，二者的保管對象存在差異。文件中心保管的對象是半現(xiàn)行文件， 而機(jī)關(guān)檔案室保管的對象包括半現(xiàn)行文件、乃至非現(xiàn)行文件。其三，二者的職能存在明顯差異。文件中心承擔(dān)文件的保管、鑒定以及提供利用的職責(zé)， 而機(jī)關(guān)檔案室則主要承擔(dān)本機(jī)關(guān)文件的收集、利用和保管工作[2]。
實(shí)際上，相較于西方的文件管理中心，我國各機(jī)關(guān)檔案室的文檔管理工作，往往存在著文檔管理質(zhì)量良莠不齊、管理效率偏低、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等諸多問題。而要解決這些問題，則必須要明確文件工作、檔案工作的統(tǒng)一性和整體性，統(tǒng)一制定與執(zhí)行文檔工作的管理流程與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并正確處理好兩者之間的有效融合和順暢銜接的問題，以此真正實(shí)現(xiàn)我國文件管理與檔案管理的一體化，推動我國整體的文檔管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的跨越。此外，筆者認(rèn)為，在符合我國文檔工作自身需求、特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，參照西方文件中心的管理模式、功能設(shè)置，對我國眾多的機(jī)關(guān)檔案室進(jìn)行有針對性的改造，是解決文檔管理工作現(xiàn)存問題的關(guān)鍵一環(huán)。具體來講，就是要科學(xué)、合理的調(diào)整我國機(jī)關(guān)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置與體系，將本機(jī)關(guān)辦公室的文件管理工作與檔案室的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)合并，統(tǒng)一文件檔案管理工作與職能；聯(lián)合不同機(jī)構(gòu)部門的檔案室，實(shí)現(xiàn)共同辦公與集中布局，低成本、高效率的實(shí)現(xiàn)文件、檔案的一體化管理，并制定和執(zhí)行統(tǒng)一的文件檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與操作規(guī)范，做到文檔管理的統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)與有序。
此外，基于文件生命周期理論的內(nèi)在要求，參考西方國家的文檔工作體制，總體來看，應(yīng)將我國的機(jī)關(guān)公務(wù)文書處理工作與檔案管理工作緊密聯(lián)系起來，并從業(yè)務(wù)體制上將兩者建立緊密的聯(lián)系，把文書處理與檔案管理融為一體，將檔案室工作與檔案館工作緊密結(jié)合起來，形成文書處理部門、檔案室、檔案館密切相聯(lián)的一體化業(yè)務(wù)體制[3]。實(shí)際上，基于文件生命周期理論“連續(xù)統(tǒng)一”的思想內(nèi)涵，參考相關(guān)西方國家，如法國、意大利、瑞典等國家所建立的集中式檔案管理體制及其特點(diǎn)[4]，結(jié)合我國檔案工作集中、一體化管理的現(xiàn)實(shí)情況與發(fā)展要求，筆者認(rèn)為該建議的理由有如下幾點(diǎn)：其一 ，“文件生命周期理論”根本上強(qiáng)調(diào)的文件運(yùn)動的整體性，應(yīng)該體現(xiàn)到文書與檔案的一致性上。將文書處理與檔案管理融為一體，可以深刻體現(xiàn)文書形成的主觀意圖，從而更加明確文件檔案的長遠(yuǎn)價(jià)值，有利于文件檔案價(jià)值的鑒定工作的進(jìn)行以及文件檔案潛在價(jià)值的挖掘與實(shí)現(xiàn)。其二，實(shí)現(xiàn)文書處理與檔案管理的融合，可以使文書處理工作統(tǒng)一于國家的相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。并且，在緊密聯(lián)系文件檔案管理部門之間關(guān)系的同時(shí)，防止了管理銜接上的疏漏與責(zé)任推諉，做到協(xié)同配合、有的放矢、權(quán)責(zé)明確。其三，該措施不僅能降低成本、精簡機(jī)構(gòu)，而且能提高文書立卷、歸檔移交的質(zhì)量與效率，同時(shí)保持文件檔案管理的連續(xù)性與一致性。
基于上述論述，筆者認(rèn)為，參照西方的文件中心，在保留我國機(jī)關(guān)部門檔案室的同時(shí)，對其進(jìn)行相應(yīng)的功能改造、體系調(diào)整與集中布局，同時(shí)將文件形成及處理工作與檔案工作在業(yè)務(wù)上實(shí)現(xiàn)有效融合，構(gòu)建前后銜接、連續(xù)統(tǒng)一的文檔案管理體制，進(jìn)而推動落實(shí)文檔工作一體化。當(dāng)然，這種模式仍有待于我們在實(shí)踐中檢驗(yàn)與摸索，并使之逐步符合我國文檔工作及其一體化管理的現(xiàn)實(shí)需要。
