時間：2023-06-07 09:14:34
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇財務檔案管理細則，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞:高職院校 內部控制 會計檔案 會計電算化
隨著高職院校教育資源整合力度的不斷加大，一院多區(qū)的財務核算工作量迅速提升。會計電算化系統(tǒng)的應用，替代傳統(tǒng)手工記賬，極大地提高了會計數(shù)據處理的及時性和準確性，為加強會計的全面核算和監(jiān)督創(chuàng)造了有利條件，讓會計人員有更多的精力加強學院財務管理。但是在會計電算化建設中還存在著相應的內部控制措施不完善，會計電算化檔案保存不當?shù)葼顩r。因而建立、健全適應會計電算化系統(tǒng)內部控制制度，進一步完善會計檔案管理，是當前會計電算化建設過程中不可忽視的重要工作。
一、會計電算化建設中存在的問題
(一)會計核算流程和會計崗位設置尚未科學完善
傳統(tǒng)手工記賬方式下，憑證的填制、傳遞、保存等各個環(huán)節(jié)都要經過具有相應權限人員的審核和簽章，會計賬簿由會計人員逐筆登錄，會計業(yè)務處理客觀實在。會計電算化方式下，憑證及會計科目的運用由出納人員在憑證填制過程一次性錄入，會計人員在復核和記賬后系統(tǒng)自動記賬，記賬憑證打印出來后由會計人員直接裝訂成冊。這就與《規(guī)范》中關于“打印出的機制記帳憑證要加蓋制單人員、審核人員、記帳人員及會計機構負責人、會計主管人員印章或者簽字”相違背。
傳統(tǒng)手工記賬方式下，財務崗位設置最少應有出納、會計兩個崗位，像資產管理、收入核算等崗位等可由會計兼任。實行會計電算化后，軟件的安裝、日常維護及數(shù)據庫的管理等構成了電算化核算模式下的一項重要內容。但當前部分高職院校中懂財務知識又熟知計算機的財務人員比較少，有的學院由出納員兼任系統(tǒng)管理員，有的未設此崗位，或委托其他院系人員維護，這對財務信息的安全造成了相當大的壓力。
(二)內部管理制度尚未建全
據調查當?shù)匚逅呗氃盒５臅嬰娝慊瘍炔抗芾碇贫冉ㄔO情況，發(fā)現(xiàn)其中相當一部分院校沒有《規(guī)范》中要求的管理制度。有些院校甚至憑證錄入人員、審核人員、記賬人員的用戶名和密碼都由一個人管理，或者審核記賬環(huán)節(jié)全由憑證錄入人員用其用戶名和密碼登陸系統(tǒng)后代為審核、記賬，這就失去了會計相互約束和監(jiān)督的職能，勢必造成違規(guī)事件發(fā)生。
(三)會計電算化檔案管理存在漏洞
1、電算化會計檔案管理制度尚不完善
在實施會計電算化后，許多院校未根據財務核算模式的變化及時制定或修訂相關的電算化會計檔案制度。電算化會計檔案的制作、傳遞、查閱、保存等仍沿用以前手工記賬時的制度。
2、檔案管理人員的業(yè)務素質不全面
檔案管理人員的計算機應用能力不高，制約著電算化會計檔案管理工作的順利發(fā)展。部分會計人員重紙質檔案，輕電子檔案。部分院校只將打印出的紙質檔案予以存檔，沒有將會計電算化的數(shù)據資料做二次異體存儲，一旦所用的計算機或服務器出現(xiàn)病毒或操作不當，將對財務數(shù)據造成不可逆轉的破壞。
3、電算化會計檔案載體存在問題
電算化條件下,會計檔案載體本身發(fā)生了巨大變化,它除了包括打印輸出的記賬憑證等紙制檔案外,還包括財務數(shù)據庫及相關文檔資料。由于會計數(shù)據被記錄在硬盤等存儲介質上,在技術上對電子數(shù)據非法修改可做到不留痕跡,這種通過技術手段實施的信息篡改、修改等違法行為具有很強的隱蔽性,發(fā)現(xiàn)難度非常大。
二、會計電算化建設的相關對策
(一)提高認識，加強學習，穩(wěn)步推進會計電算化建設
1、不斷提高會計人員會計電算化操作水平
不斷加強業(yè)務培訓，及時進行知識更新，以勝任實際工作的需要?？山M織本單位會計人員分期分批進行會計電算化知識培訓，逐步使多數(shù)會計人員掌握會計軟件的基本操作技能；具備條件的單位，使一部分會計人員能夠負責會計軟件的維護，并培養(yǎng)部分會計人員逐步掌握會計電算化系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設計工作。
2、循序漸進、逐步提高會計電算化應用水平
根據《規(guī)范》要求，各單位開展會計電算化工作，可根據具體情況，循序漸進。例如：可先實現(xiàn)帳務處理、報表編制、往來帳款核算、工資核算等工作電算化，然后實現(xiàn)固定資產核算等工作電算化，再進一步實現(xiàn)財務分析和財務管理工作電算化；在技術上，可先采用微機單機運行，然后逐步實現(xiàn)網絡化。也可根據單位實際情況，先實現(xiàn)工作量大、重復勞動多、見效快項目的電算化，然后逐步向其它項目發(fā)展。
(二)進一步優(yōu)化會計核算流程，完善會計崗位設置
嚴格按照《規(guī)范》要求，科學合理的設置會計崗位。在賬務核算過程通常可設出納、會計、系統(tǒng)管理員三個基本崗位，收入、票據、固定資產管理等崗位可根據會計相互牽制原則由上述人員兼任。系統(tǒng)管理員負責會計電算化的初始、財務數(shù)據及軟件系統(tǒng)日常維護工作；出納員負責憑證的錄入、打印，現(xiàn)金及銀行日記賬的打印及日常保管工作；會計人員除由本人在財務軟件系統(tǒng)中審核和記賬并初步核實科目和金額的正確性外，還應將出納員傳遞的記賬憑證再次逐一審核，發(fā)現(xiàn)科目及內容錯誤要及時取消復核和記賬，讓出納員予以修正。
(三)完善與會計電算化核算方式相配套的內部控制制度
1、制訂單位自己的《會計電算化工作實施細則》
細則中應對會計電算化核算方式下的崗位設置、內部審計、財務數(shù)據庫的維護、計算機硬件等使用要求等做出詳細規(guī)定，并根據當?shù)刎斦块T的要求和國家政策的變化不斷修訂，讓財務人員在任何時期都能做到有規(guī)可依。
2、制定會計電算化內部審計制度
內部審計是學院內部會計監(jiān)督機制的主要方式，制定電算化內部審計操作規(guī)范，審查電算化會計帳務處理是否正確；審查電子數(shù)據與書面資料的一致性，對不妥或錯誤的的賬務處理應及時調整并分析原因；監(jiān)督數(shù)據保存方式的安全、合法，防止發(fā)生非法修改電子數(shù)據的現(xiàn)象；對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞。
(四)加強會計電算化檔案管理
1、完善和修訂單位《會計檔案管理實施細則》
在細則中將會計電算化電子檔案及紙制檔案保存時限、保存介質、存放環(huán)境、電子數(shù)據正確性和完整性的檢驗措施、電子檔案移交方式給予詳細規(guī)定。建立健全相關規(guī)定是電算化會計檔案管理的最好保障。
2、定期打印整理各類會計賬簿和會計報表
紙制檔案便于保存，對于溫度、溫度、存放地點等比電子數(shù)據要求低，是當前會計電算化檔案信息的主要承載者。根據當?shù)刎斦块T要求及實際工作需要，主要打印如下會計賬簿：總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、收入明細賬、支出明細賬，往來款項明細賬；會計報表根據需要主要有收入支出總表、支出明細表、收入明細表、資產負債表等。
3、定期整理備份系統(tǒng)數(shù)據
在一定的時間間隔內（如一個會計年度），將計算機系統(tǒng)中的財務數(shù)據庫完整備份存儲到移動硬盤或光盤上，作雙備份或三備份。系統(tǒng)管理員應將每次數(shù)據庫管理過程以電子文檔方式予以記錄，并作為會計檔案的一部分定期交會計檔案管理員予以保存。以便在計算機軟硬件系統(tǒng)損壞后，能夠在最短的時間內，恢復原有的系統(tǒng)數(shù)據。
4、保證存儲介質的存放環(huán)境良好
根據會計電算化檔案信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應注意將數(shù)據雙備份或三備份，注明會計檔案形成的時間及操作人員相關信息，存放于兩個或三個不同的存儲介質上。注意防潮、隔熱、防塵、防磁，對采用磁性介質保存的檔案還應定期進行檢查復制，防止由于磁性介質的損壞導致會計檔案丟失，造成無法挽回的損失。
會計電算化系統(tǒng)是一個人機交互作用的“智能型”管理信息系統(tǒng)，是會計改革和會計工作現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。健全和完善會計電算化環(huán)境下的內部控制制度,才能確保會計電算化工作在合法、健康、高效的軌道上運行；而電算化會計檔案代表著未來會計檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，我們應該健全電算化會計檔案管理規(guī)定，加強對電算化會計檔案的管理和控制，使電算化會計檔案發(fā)揮出更大的作用。
參考文獻:
[1]財政部:會計基礎工作規(guī)范.1996.6
[2]財政部:會計電算化工作規(guī)范.1996.6
關鍵詞：財務集中管理；會計檔案管理；探析
中圖分類號：F23 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）02-0-01
隨著電信行業(yè)實施省級公司財務集中管理，會計檔案管理需進行相應規(guī)范。因此，對會計檔案管理，包括適用范圍和管理對象，職責分工，整理和裝訂要求，保管、借閱、移交管理等規(guī)范進行探析。
一、適用范圍和管理對象
1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、其他憑證。
2.會計賬簿類：明細賬，日記賬，其他會計賬薄。
3.財務報告類：月度、半年、年度財務報告(包括全套會計報表、附表、附注及文字說明，各類審計評估報告，財務情況說明書)、其他財務報告。
4.其他類：年終結轉資料，會計科目和建賬資料，評估資料，銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，納稅申報及相關稅務批復資料，對賬資料及差異處理報告，預算資料，工作移交清冊，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等其他作為會計資料保存的資料。
二、檔案管理職責
財務部負責紙質會計檔案歸檔前的統(tǒng)一管理。具體職責為：負責制定和完善會計檔案管理辦法，負責記帳憑證的打印及與原始憑證的匹配，負責會計檔案的裝訂、保管與安全，負責向公司檔案部門統(tǒng)一歸檔，負責接口審計檔案及其它部門的調閱需求。
三、會計檔案整理及裝訂
1.會計憑證整理和裝訂
會計憑證整理的前提是檔案管理人員接到完整的會計憑證檔案(會計憑證、符合要求的原始票據、財輔表單)。
(1)檔案管理人員將從票據稽核人員處接收到的原始票據、發(fā)送清單與電子影像進行三者核對一致后，將與之對應的會計憑證打印，形成一套完整的紙質會計憑證檔案（會計憑證、符合要求的原始票據、財輔表單）后，按照單位、月份、憑證號等由小到大的順序在檔案架上進行分類擺放。(2)整理過程中需對憑證進行手工調整，憑證及其附件均應按A4紙縱向疊放，避開憑證裝訂線，避免需要翻閱的內容被裝訂導致憑證無法查閱的現(xiàn)象，盡量將有效字跡或有效附件避開以免裝訂在裝訂線以內。(3)檔案管理人員將電子清單按憑證類型順序從系統(tǒng)中打印出，清單需包括年度、公司代碼、記賬日期、憑證類型、憑證編號、抬頭文本、用戶名稱等要素。(4)檔案管理人員根據清單將憑證順序整理并分冊，注意上一冊尾號與下一冊尾號的接續(xù)，每冊的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票據厚度超過3.0公分的會計憑證必須分多冊裝訂，但不得與其他會計憑證混裝。
2.會計賬簿整理和裝訂
(1)財務部檔案管理人員對全省會計賬簿進行打印，并將打印完畢的賬簿分類擺放。(2)將已按順序排列的賬簿根據頁碼按每本200頁進行裝訂，日記賬、明細賬不可混裝。裝訂后在會計賬簿上附封面，注明賬簿性質，分冊序號，賬簿所屬主體等信息。
3.會計報表整理和裝訂
(1)會計檔案管理人員從報表會計處接收已加蓋公章、法人章、財務負責人章的會計報表。會計檔案管理人員將報表按報表封面、會計報表編制說明、資產負債表、損益表、現(xiàn)金流量表、報表附注的順序整理好。(2)裝訂后在會計報表上附封面，并注明報表所屬期間、主體等信息。
4.其他檔案整理和裝訂
(1)銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，審計評估報告，會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等檔案整理會計檔案需整理至統(tǒng)一規(guī)格。接收前已裝訂成冊的其他檔案，會計檔案管理人員整理登記后直接歸檔，其他會計檔案需整理為和會計賬簿統(tǒng)一規(guī)格。(2)其他檔案裝訂細則同“會計憑證裝訂”。裝訂后在檔案上附封面，并注明檔案名稱、所屬期間、保管人等信息。(3)將其他檔案成品上架歸檔并在系統(tǒng)中觸發(fā)歸檔事項，同時電子文檔形式制作檔案保管清冊。
四、會計檔案保管
1.會計檔案保管時間規(guī)定
計憑證由財務部統(tǒng)一整理保管。會計檔案管理人員對年度終了后會計檔案進行一年的保管工作，期滿后向公司檔案管理部門進行移交。
2.會計檔案保管要
(1)建立專門的紙質會計檔案庫，作為紙質會計檔案的存放地點。(2)會計檔案室應保持通風、透光，并有適當?shù)牟殚喛臻g。(3)會計檔案庫房內嚴禁堆放易燃易爆物品或其他帶有火災隱患的物品。(4)非檔案管理人員不得進入檔案庫房。檔案管理員離開檔案庫房時要將門鎖好，檔案室的鑰匙僅檔案員配備，其他人員不得私自配備鑰匙。(5)所有紙質會計檔案以盒為基本保管單位，裝盒上架，檔案冊封面應加蓋財務專用章。檔案需在固定劃分的區(qū)域上架擺放，并按照年份、類型和憑證號排列整齊。
五、會計檔案借閱
1.會計檔案借閱適用于在財務部保管的會計檔案。
2.會計憑證借閱主要用于公司內部審計、外部審計及相關檢查。
3.如需特殊原因需外借檔案，外借時間原則上不能超過15天，如超過規(guī)定時間需要再次辦理借閱手續(xù)。
4.檔案管理人員對于取出調閱的會計檔案在借閱人歸還后需及時放回原處同時在系統(tǒng)中觸發(fā)檔案的歸還事項。
5.公司內部員工借閱會計報表需經部門領導、財務部領導審批同意。
6.嚴禁借閱人員在會計檔案上涂畫、拆封和抽換等。檔案管理員應對借閱歸還的檔案進行檢查有無毀損、涂畫、拆封和抽換等情況。
六、會計檔案移交
當年形成的會計檔案，在年度終了后，由會計檔案管理人員保管一年，期滿向公司檔案部門移交，同時編制移交清冊一式兩份，交接雙方清點無誤后，雙方領導和經辦人在移交清冊上簽字蓋章，各存一份。移交檔案部門的會計檔案，應以盒為基本單位，檔案盒封脊面要準確填寫年度、月份、單位、種類、會計處理號、保管期限、檔案卷號(紅印章填寫)。
總之，財務集中管理后通過對會計檔案的規(guī)范管理，有利于夯實會計基礎管理工作，適應新形勢下對會計檔案管理工作的要求。
摘 要：財務檔案事實上是各個機關、企業(yè)及事業(yè)單位進行經濟活動發(fā)展最原始的記錄及最真實的反應，它是經濟業(yè)務中最重要的史料依據，是單位最重要的檔案之一?，F(xiàn)如今，我國注重經濟發(fā)展總體方針的引導，各項經濟活動的記錄及發(fā)展中最真實地再現(xiàn)出財務檔案，財務檔案的管理工作顯然已經成為經濟活動及檔案管理最重要的組成部分之一。
關鍵詞：財務；檔案管理；問題；措施
一、企事業(yè)單位財務檔案管理內容
1.財務檔案管理工作的基本內容。第一，資金使用過程中形成的憑證，如賬目記錄憑證、會計資金匯總憑證等。第二，財務報表。第三，會計賬目，包括資金流通情況、固定資產內容等。第四，銀行存款對賬單以及會計檔案等。第五，電子檔案記錄。第六，財務電子檔案數(shù)據升級的相關數(shù)據存檔和備份文件。第七，財務相關數(shù)據的維護記錄本。第八，相關設備設施。第九，審核后的會計檔案。第十，與企事業(yè)單位相關的財務管理資料和數(shù)據。
2.財務檔案管理工作的重要性。首先，財務檔案管理工作的有效開展能提升企事業(yè)單位對內部經濟業(yè)務的掌握程度，不斷完善財務工作，并加強企事業(yè)單位經濟活動的記錄科學性。其次，財務檔案管理工作的開展更是有效解決經濟行為造成的經濟糾紛的主要依據，有利于促進企事業(yè)單位在良好穩(wěn)定的環(huán)境下發(fā)展。最后，財務檔案管理工作的加強更是國家進行經濟政策決策的重要基礎數(shù)據參考依據。
二、現(xiàn)行財務檔案管理工作存在的問題
1財務檔案管理意識淡薄
財務檔案工作是保存歷史、服務現(xiàn)實，承上啟下的一項重要工作，但在當前各單位財務工作人手少、工作繁雜、檔案管理經費又較為緊張的形勢下，對財務檔案工作的重要性認識不足、重視不夠，存在應付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變；有的甚至將一些資料據為己有，在工作調動、崗位調整、離退休時一并帶走。
2財務檔案管理及銷毀不規(guī)范
有些單位在財務檔案管理過程中，不能按照相關的規(guī)定對財務檔案進行銷毀。比如，一些單位在檔案庫房用房緊張時會提前銷毀一部分實際上沒有超過保管期限的財務檔案。有的單位在財務檔案到期后，并沒有履行必須的手續(xù)，在沒有經過財務人員簽字的情況下就擅自銷毀。另外，一些單位一直保存著到期該銷毀的財務檔案，不能保證及時銷毀。這樣的做法不僅占用了大量的檔案庫房，而且為日后的檔案保管、調整、查找利用等工作增加了難度，究其原因，是由于財務檔案數(shù)量大，進行鑒定需要花費比較大的人力物力，而且鑒定銷毀也缺乏可操作性規(guī)定，有些領導怕?lián)熑?，造成沒人敢銷的局面。
3財務檔案管理人員素質偏低
現(xiàn)代化的許多工作都強調人和理念的結合，財務管理也不例外，但是，由目前的情況來看，部分財務檔案管理人員的綜合素質偏低，法律意識薄弱，對于現(xiàn)行的相關檔案法律法規(guī)和財務管理規(guī)定抱著無所謂的態(tài)度。同時，在管理工作的細則規(guī)定上也存在著法律不健全、執(zhí)行力度不夠等問題，這兩部分的結合造成了財務管理工作中普遍存在作假和失真的現(xiàn)象。
4財務檔案管理信息化程度不高
財務檔案管理信息化是傳統(tǒng)檔案管理技術的變革，也是經濟、文化、政治大背景下的必然選擇。從目前的事業(yè)單位的財務管理檔案的信息化程度來看，大部門事業(yè)單位只處于初步信息化水平，單純的配備計算機，在電腦上添加索引和搜查，提高了資料調整觀看效率。但相對高技術的數(shù)字化掃描和全方面、多媒體式的大信息化程度只小部分的運用在個別事業(yè)單位中，這不免有些遺憾。結合實際情況來看，全面信息化程度不僅僅需要時間的投入，更需要大量資金的注入，它是一個長期的過程，需要采取合理的措施，并不斷完善。
5保管責任不明確
當今，不少單位對于財務檔案的管理而言，存在管理檔案不明晰，其責任不明確，沒有對檔案部門和財務部門進行明確的管理，一定程度上出現(xiàn)了亂推亂放的現(xiàn)象。
6 整理工作缺乏系統(tǒng)性
會計檔案管理中具有一定的檔案憑證、報表及賬簿等等，這些基本的程序通常是統(tǒng)一的，并且對會計檔案發(fā)展而言，它作為一個較為完整的系統(tǒng)，在具體的實際個工作中，并沒有按照順序進行整理成冊，而且存在編號混亂，造成使用的不方便。
三、財務檔案管理工作效率提升的主要措施
1強化檔案管理意識
要提高財務檔案管理水平，首先應從意識上著手，必須要讓領導層意識到財務檔案管理對于整個企業(yè)或者單位的重要性，讓領導層深刻了解財務檔案對整個企業(yè)經濟活動和生產經營的重要影響，提高檔案意識，能夠將財務檔案工作納入到財務管理工作的議事日程上。
從事財務檔案管理的人員也應強化檔案管理意識，明白財務檔案不僅是對企業(yè)提供信息保障，還是對財務工作的監(jiān)督檢查。不僅是維護正常經濟、工作秩序的法定書證，也是儲備會計工作經驗、技術、智慧和教訓的知識庫。
2斷健全、完善檔案鑒定銷毀制度
財務檔案的鑒定銷毀是財務檔案管理中重要的一環(huán)，我們要遵照《財務檔案管理辦法》定，制定符合自己實際情況的鑒定銷毀制度，由檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，并在銷毀清冊上簽署責任人名稱等內容，真正做到檔案鑒定銷毀工作有法可依、有法必依，不斷規(guī)范銷毀程序。
3高工作人員素質
工作人員的素質問題應該從多個方面下手，首先是從意識方面進行端正，既要樹立起檔案管理的規(guī)范化意識，又要形成檔案管理的合法化和職業(yè)道德意識，從而通過意識層面的影響來端正工作行為。另一方面，加強對于相關工作人員的相關技能培訓，加深對于檔案管理工作的理解程度，要求工作人員從法律層面嚴格要求自己，將規(guī)范和端正意識融合進工作中去，形成良好的工作習慣。事業(yè)單位在充分調動員工的工作積極性的同時還要加強對于財務管理人員的整體工作流程培訓，培養(yǎng)一批高精尖的財務管理人才隊伍，對于單位的整體發(fā)展有利無害。
4強財務檔案信息化處理
現(xiàn)當代屬于信息化社會，互聯(lián)網快速發(fā)展，信息管理開始依附于互聯(lián)網。企事業(yè)單位的財務檔案信息較多，數(shù)據較為混亂，分類不同，尋找起來相對麻煩。因此，財務檔案管理應該利用互聯(lián)網，將財務檔案信息化處理，這樣可以便于管理人員對財務檔案的有效歸類和管理，節(jié)省時間，節(jié)約人力資源。便于加快財務檔案管理的數(shù)據庫建設，形成專業(yè)化建設，形成資源共享，網絡之間相互傳遞，服務更加便捷化。
5設置專門的財務檔案管理機構
財務檔案管理中在具備了相對專業(yè)的財務檔案管理人員后，及需要對財務檔案的管理結構進行完善及設置，首先積極對管理責任制的發(fā)展進行目標推進，如：可進行考核，需要將財務檔案管理納入該部門工作人員的年度目標考核，將財務檔案建設作為評比的必備條件，通過獎優(yōu)罰劣，來調動財務檔案管理人員做好高校財務檔案管理工作的積極性。設置專門的財務檔案管理機構能夠使得管理比較完善，有據可循，有標準可參考，某種程度上能夠提高工作人員的工作積極性。
結語
信息化社會的不斷發(fā)展下，必須對財務檔案的管理進行完善及加強，首先，可對管理手段進行優(yōu)化，積極培養(yǎng)專業(yè)的財務檔案管理人才，進而提高財務檔案的管理水平。其次，利用好信息化的發(fā)展優(yōu)勢，更好地為財務檔案管理服務。
參考文獻：
【關鍵詞】會計檔案 管理
會計檔案是會計信息系統(tǒng)的產物在時間上的積累，其所包含的會計信息內容具有一定的原始憑證性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和規(guī)律性， 不僅能完整的呈現(xiàn)出單位經濟活動和組織發(fā)展的歷史畫面，而且能為管理當局的會計預測、決策、控制提供依據。因此，會計檔案管理具有十分重要的意義。
一、會計檔案的特點及其作用
由會計檔案的定義可以看出， 會計檔案的內容主要包括三部分：會計憑證、 會計賬簿、財務會計報告，另外還有其它一些會計材料。
（一）會計檔案的特點
（1）整體性：一個會計年度產生的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，他們之間相互聯(lián)系，有了憑證，才有賬簿；有了賬簿，才有報表， 這是一個不可分割的整體，保持會計檔案的整體性，是管理好會計檔案的基礎。
（2）穩(wěn)定性： 會計檔案雖然內容與種類繁多，形成的量大，但是它的基本成分只有三個方面：會計憑證、會計賬簿和會計報表。這種成分的穩(wěn)定性，是區(qū)別于其他檔案的重要標志。
（3）規(guī)律性： 一個會計年度中所形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，在反映某一項經濟活動時，從業(yè)務發(fā)生到結束上報，能連續(xù)不斷地記錄，便于進行正確的計算和綜合分析，經濟業(yè)務活動之間相互制約、緊密聯(lián)系、環(huán)環(huán)相扣，這種內在的規(guī)律性，遠遠超過了其他檔案。
（4）特殊性： 會計檔案是以數(shù)字為主要內容，是記錄反應經濟活動的歷史資料。會計憑證、會計賬簿和會計報表都有特定的格式和項目，與一般文件資料不同，因此會計檔案的裝訂、保管也有一定的特殊性。
（二）會計檔案的重要作用
（1）會計檔案是經濟活動的產物，是反映經濟業(yè)務的歷史紀錄：會計檔案是經濟活動的產物，會計檔案與經濟活動緊密相關。從會計憑證到會計賬簿，最終產生會計報表，構成了一個完整的體系，直接反映各個歷史階 段各項經濟業(yè)務。通過會計核算的專門方法，對經濟活動和財務 收支情況予以連續(xù)的記錄、反映和綜合分析，使會計檔案具有連 續(xù)性和制約性的特點。
（2）會計檔案是預測、決策經濟情況，真實、完整的會計檔案是反映、監(jiān)督、參與經營管理的重要信息資源， 是財務工作的基礎依據。同時會計檔案傳遞管理規(guī)劃，控制決策過程中所發(fā)生的會計信息，對經營管理有重要的支持和促進作用。
（3）會計檔案是打擊經濟犯罪的重要依據：會計檔案客觀地記錄了各項會計活動中的情況，在打擊經濟犯罪活動中會計檔案為之提供了重要的憑證，無可辯駁地揭穿了 一些經濟犯罪活動的事實。
（4）會計檔案是經濟科學研究的可靠資料： 會計檔案記錄了經濟活動的事實經過，記錄了經營活動的經驗及教訓，為經濟科學研究提供各種可靠的數(shù)據和可比性資料，具有重要價值。
（5）會計檔案是會計監(jiān)督的基礎資料：會計檔案在社會審計和工商、稅務、海關等行政機關的檢查過程中的利用率極高。通對會計憑證、賬簿、財務報告等原始資料的審核，評價被審查單位經濟業(yè)務是否合法，會計處理是否真實、公允，是否依法納稅。通過對企業(yè)會計流程和業(yè)務處理的審核，發(fā)現(xiàn)內部控制和管理方面的問題，從而提出改進。
二、會計檔案管理的現(xiàn)狀
會計檔案管理隨著社會主義市場經濟體制的不斷完善，原有的會計體制已不能完全適應新形勢發(fā)展的需要。社會監(jiān)督體系的不健全，也使社會經濟生活中出現(xiàn)了一些亟待解決的問題。會計集中核算地區(qū)或部門，在會計核算中心形成的會計檔案由核算中心進行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會計檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會計檔案管理辦法規(guī)定》及時向委托單位返回，而是自行保管。由于會計核算中心是新成立的機構，辦公用房十分緊張，沒有專門的會計檔案庫房和專門的檔案員，加之各單位的報賬人員頻繁往來，十分不利于檔案的安全保管，其形成的會計檔案也基本沒有規(guī)范整理。
三、加強會計檔案管理的對策和具體措施
（一）明確會計檔案管理的主體， 理順會計檔案管理體制
對納入會計核算中心集中核算的單位，應根據財務管理自不變、資產所有權不變、資金使用權不變、債權債務不變、會計核算主體不變的五項原則，明確會計檔案管理的主體是各行政、企事業(yè)單位而不是會計核算中心。 《會計檔案管理辦法》第 6 條明確指出，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。會計核算中心應嚴格按照《檔案法》《會計法》《會計檔案管理辦法》等有關規(guī)定，將各單位會計檔案整理規(guī)范，在核算中心保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數(shù)據的磁介質會計檔案，向核算單位的檔案機構或會計機構移交。
（二）加強會計人員崗位培訓，全面提高會計檔案的案卷質量
（三） 財政部門與檔案部門聯(lián)合，形成會計檔案的監(jiān)管機制
結合實際，按照《會計檔案管理實施細則》，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務工作檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。
總之，完善會計檔案管理工作的各項規(guī)章制度，加強會計檔案的管理，確保會計檔案的安全和完整，并加以充分利用，是各單位必須引起重視的一項基礎管理工作，我們要充分認識會計檔案的重要性，全面做好會計檔案管理工作。
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【關鍵詞】高職院校；新校區(qū)；建筑檔案；規(guī)范管理
近幾年來，不少高職院校隨著高職教育的發(fā)展和招生規(guī)模的不斷擴大，都先后開展了新校區(qū)建設。有的已全部建成投入使用，有的分期建設竣工部分已投入使用，還有的處于在建或待建設中。新校區(qū)建筑檔案是整個新校區(qū)建筑工程建設中的原始資料，也是工程建設及竣工驗收、交付使用的必要材料，還是日后對建筑工程進行檢查、維護、管理、使用、改建、擴建的依據和憑證。但在新校區(qū)建筑檔案管理上暴露出的問題逾來逾多，有的不僅給新校區(qū)建筑及其附屬設施的使用、維護與修繕帶來較大困難，而且還形成一些安全隱患，甚至給學校造成較大經濟損失?，F(xiàn)以四川職業(yè)技術學院（以下簡稱：四川職院）新校區(qū)建筑檔案管理為例，分析研究存在的問題及原因，思考其對策，對進一步規(guī)范高職院校新校區(qū)建筑檔案管理，具有重要的現(xiàn)實意義。
一、高職院校新校區(qū)建筑檔案管理中的主要問題
（一）給排水系統(tǒng)檔案嚴重缺失
四川職院新校區(qū)規(guī)劃面積1100畝，建設工程從2004年開始逐步立項，分三期完成。第一期建設工程于2005年8月啟動，至2007年上年主要完成教學大樓三座、圖書信息大樓、學生宿舍八棟和第一學生食堂、（汽車、機械和建筑）三個實訓中心及其基本道路網管工程。第二期建設工程相繼于2008、2009年完成了教學樓兩座、學生宿舍三棟和第二學生食堂、行政大樓、培訓大樓、校醫(yī)院大樓、風雨操場、田徑運動場地及其附屬設施等建筑工程。部分建筑項目投入使用后，不到三年時間，給排水系統(tǒng)出現(xiàn)多處泄漏。有關管理部門對其實施維修需要的新校區(qū)建筑工程給排水系統(tǒng)圖紙資料學校檔案管理機構未搜集存檔，從工程指揮部及相關管理者手里也沒找到，從而使尋找泄漏源（管道）十分困難，不能分管道施工及時堵漏，只好待暑假師生離校后統(tǒng)一停供水檢修。有的地方由于長時間泄漏，以致道路積水、路面濕滑，發(fā)生多起師生通行過路跌倒受傷的安全事故。在暑假學?；緵]有用水的情況下，每天泄漏自來水數(shù)千噸，粗略估計供水系統(tǒng)泄漏給學校造成近百萬元的經濟損失?？梢姡訌姼呗氃盒Ｐ滦^(qū)給排水系統(tǒng)建筑檔案管理是非常必要的。
（二）工程建筑檔案管理不規(guī)范
第一，新校區(qū)工程建筑檔案無人專門管理。1988年國家檔案局和計委聯(lián)合頒發(fā)了《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔聯(lián)發(fā)[1988]4號）第七條規(guī)定“建設單位、工程總承包單位、工程現(xiàn)場指揮機構、施工單位、勘察設計單位必須有一位負責人分管檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工作任務相適應的管理機構，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統(tǒng)一管理建設項目的檔案資料?！彼拇氃鹤?005年成立新校區(qū)建設工程指揮部以來，至今既未明確相關領導分管新校區(qū)建筑檔案工作，也沒有配備專人負責建筑檔案管理，更沒有委托學校檔案管理機構委派人員兼職管理新校區(qū)建筑檔案。盡管近兩年要求新校區(qū)建設工程資料管理員兼管建筑檔案，但僅有的一個資料員，經辦與管理新項目報批資料、在建項目使用資料、工程竣工驗收資料等都深感力不從心，更無暇顧及建筑檔案的搜集整理立卷歸檔工作?？梢?，新校區(qū)工程建筑檔案始終處于無專人管理狀態(tài)。
第二，新校區(qū)已竣工項目文件資料歸檔不及時，檔案欠完整。根據國家《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》（國家建設部令第136號）《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（建標[2002]8號）的要求，凡是與新校區(qū)建筑工程有關的重要活動、記載新校區(qū)建筑工程主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲象材料等形式與載體的文件材料，均應搜集齊全，整理立卷后歸檔。主要包括以下內容：一是綜合類文件。包括立項文件；建設用地、征地、拆遷文件；勘察、測繪、設計文件；招投標文件；開工審批文件；財務文件；監(jiān)理文件；施工文件；相關合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件、審計報告及有關聲像資料。二是土建工程及水、電、防雷、設備安裝工程施工文件。包括圖紙會審、設計變更、技術交底等記錄；原材料、零部件、混凝土、砂漿等配合比例的測試報告及出廠質量合格證明；隱蔽工程質量檢驗及評定文件、工程質量事故記錄及處理文件、施工技術總結等。三是竣工驗收文件。包括供水、排水、燃氣、熱力、電力、電訊等地下管線工程項目準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件和竣工圖，地下管線竣工測量成果及其他應當歸檔的文件資料（電子文件、工程照片、錄像等）；工程項目竣工驗收報告、工程全部竣工圖紙；消防安全、衛(wèi)生防疫及環(huán)境保護方面符合要求的驗收文件等。
四川職院新校區(qū)建設一期工程全部投入使用近六年；二期工程除藝術大樓在建外，竣工建筑項目已投入使用近兩年了，新校區(qū)已竣工建筑項目既沒有按照《城市建設檔案管理規(guī)定》（建設部令第90號）的要求，在工程竣工驗收后三個月內，向城建檔案館報送一套符合規(guī)定的建設工程檔案；也沒有及時移送學校檔案管理機構統(tǒng)一管理。據走訪調查新校區(qū)建設指揮部相關管理人員，從已投入使用的建筑項目的文件資料上看，檔案資料缺失情況也相當嚴重。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：其一，地下管線的施工文件、竣工驗收文件和竣工圖，地下管線竣工測量圖，基本上沒有搜集歸檔。其二，在建筑工程立項審批文件資料中，相當部分工程項目沒有原件，多數(shù)都是復印件，有的項目甚至連立項審批文件的復印件都沒有。其三，建筑工程項目的竣工驗收文件不完整，有的建筑項目盡管已投入使用，但至今也沒有竣工驗收文件。其四，從已搜集起來的建筑施工文件來看，破損、殘缺、污染、字跡模糊等情況也比較突出，有的已失去檔案保存價值。
二、高職院校新校區(qū)建筑檔案管理不規(guī)范的原因分析
（一）建筑檔案管理法規(guī)意識淡薄
為了規(guī)范建筑工程項目檔案管理，國務院相關部委先后頒布了《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《城市建設檔案管理規(guī)定》、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》、《建設項目（工程）檔案驗收辦法》、《高等學校檔案管理辦法》等法律法規(guī)。但在高職院校的新校區(qū)建設過程中，一些主管領導及相關負責人、管理者，片面強調建設工程的工期、進度，忽視建設工程檔案管理法律法規(guī)的嚴肅性，“重工程建設、輕檔案管理”現(xiàn)象不是少數(shù)，以致建筑工程檔案管理成了新校區(qū)建設中的一個十分薄弱的環(huán)節(jié)，帶來許多遺留問題。
（二）建筑檔案管理制度不健全
高職院校新校區(qū)建筑檔案管理不規(guī)范的重要原因，就是管理制度不健全。四川職院在執(zhí)行國家及相關部委頒發(fā)的“基本建設項目檔案資料管理”法規(guī)方面，沒有形成系統(tǒng)的符合學校實際的實施細則。新校區(qū)工程建設開始后，僅僅以“新校區(qū)建設指揮部辦公室”的名義制訂了《新校區(qū)建設檔案管理辦法細則》在內部試行，且內容尚不全面，如，既未明確規(guī)定新校區(qū)建設工程檔案資料管理機構及管理人員的配備、新校區(qū)建設項目（工程）檔案驗收辦法，也沒有就學校檔案管理機構如何協(xié)同新校區(qū)建設指揮部做好建筑檔案管理作出相應規(guī)定，以致新校區(qū)建筑檔案管理長期處于“各自為陣”、“單打一”的局面。
（三）建筑工程竣工驗收不規(guī)范
按照國家計委《建設項目（工程）竣工驗收辦法》（計建設[1990]1215號）的要求，凡新建的基本建設項目（工程），按批準的設計文件所規(guī)定的內容建成，符合驗收標準的，必須及時組織竣工驗收，辦理固定資產移交手續(xù)。且以批準的設計任務書、初步設計或擴大初步設計、施工圖和設備技術說明書以及現(xiàn)行施工技術驗收規(guī)范以及主管部門（公司）有關審批、修改、調整文件等為驗收依據。國家檔案局關于《建設項目（工程）檔案驗收辦法》也指出，凡新建的基本建設項目（工程）竣工驗收工作均應包括對檔案的驗收。然而，四川職院新校區(qū)建筑工程有相當部分建筑項目未進行竣工驗收就投入使用了，有的建筑項目雖然進行了竣工驗收，但驗收程序不規(guī)范、過程很簡單，未將建筑工程“檔案驗收”列入竣工驗收議程，從而導致新校區(qū)建設檔案資料不能及時完整歸檔。
三、規(guī)范高職院校新校區(qū)建筑檔案管理的對策思考
（一）加強法律法規(guī)學習，做到依法辦事
目前，在高職院校新校區(qū)建設蓬勃開展的背景下，學校黨政領導班子應高度重視相關法律法規(guī)的學習，深入開展法紀教育，增強法制意識。在新校區(qū)建設工程的主管領導及管理人員、高職院校檔案工作主管領導與檔案管理隊伍中，切實加強建筑工程檔案資料管理法律法規(guī)的學習教育，引導大家明確認識，增強依法管理的自覺性，嚴格按照國家頒布的建筑工程檔案資料管理法律法規(guī)管理檔案資料，是規(guī)范高職院校建筑工程檔案管理的一項基礎性工作。
（二）建立健全規(guī)章制度，堅持獎懲逗硬
依法管好高職院校新校區(qū)建筑工程檔案資料，就應建立健全相關的管理規(guī)章制度，做到獎懲逗硬。一要根據國家相關部委頒布的法律法規(guī)要求，結合高職院校新校區(qū)建設實際，制訂科學系統(tǒng)的建筑工程檔案資料管理細則。從而，明確檔案管理機構的設置、人員的配備及相互協(xié)作要求；明確建筑檔案管理相關負責人、管理人的職責職權；明確建筑檔案管理工作目標、操作規(guī)程及具體要求；建立健全檔案管理獎懲辦法。二要嚴格執(zhí)行規(guī)章制度，獎懲逗硬。高職院校新校區(qū)建筑檔案管理的相關負責人與管理者，應遵紀守法，嚴格按規(guī)程操作，各司其職、各盡其責，做好檔案管理工作。若有法不依、違法不究，先進不獎勵、落后沒懲罰，檔案管理工作就很難規(guī)范，更無法上水平。
（三）加強檔案管理隊伍建設，提高管理水平
近幾年來，高職教育事業(yè)的快速發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理機構和人員，已經遠遠不能適應高職院校發(fā)展的要求。如四川職院現(xiàn)有的檔案信息科設置在學校辦公室，目前有科長一人，管理員二人（其中一人將在本學期結束前退休）。他們要協(xié)調管理好涉及全校13000多學生，近800名教職工的基本建設、黨政管理、教學科研、人事財務等10多種類型的檔案資料是十分困難的。因而，進一步加強檔案管理隊伍建設，努力提高管理水平，是非常必要的。一方面應按照《高等學校檔案管理辦法》關于“全日制在校生規(guī)模在1萬人以上”的高校，要設置“檔案館和綜合檔案室”的要求，建立和完善學校檔案管理機構，結合基本建設、黨政管理、學生管理、教學科研、人事財務等主要檔案類型的實際需要，配齊配足檔案管理人員。二要切實抓好檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高業(yè)務技能。應通過業(yè)余函授、網絡教育等方式開展檔案專業(yè)的學歷教育，提高學歷層次。采取“短期培訓”、“集中學習”或“以老帶新”的形式，開展建筑檔案管理等方面的分類專項培訓，使高職院校檔案管理者的綜合素質主動適應新的要求和新的需要。
（四）規(guī)范建筑工程竣工驗收，重視檔案驗收
建筑工程的竣工驗收，是全面考核建設工作，檢查是否符合設計要求和工程質量的重要環(huán)節(jié)，也是及時搜集、驗收建筑項目（工程）立項文件、監(jiān)理資料、設計施工圖紙等檔案資料的必要環(huán)節(jié)。如前所述，有的高職院校在新校區(qū)建筑工程竣工后，僅僅“急于交付使用，不急竣工驗收”甚至“未經竣工驗收，就投入使用”，有的“講工程質量驗收，不講建筑檔案驗收”。針對這些違反國家《建設項目（工程）竣工驗收辦法》和《建設項目（工程）檔案驗收辦法》的情況，高職院校規(guī)范新校區(qū)建筑檔案管理，首先應依法規(guī)范工程項目的竣工驗收，按法規(guī)要求、操作規(guī)程，嚴格進行建筑工程竣工驗收。其次應高度重視建筑工程檔案驗收，并將其作為建設項目竣工驗收的一個重要內容，納入竣工驗收程序或議程，做細做好。應嚴格要求建設工程的有關方面及時備齊備好文件數(shù)據檔案資料，缺少的檔案資料，應限期補齊，不合規(guī)范的，要限定時間修改完善達到要求，否則不得通過竣工驗收。
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關鍵詞：固定資產 檔案管理 合理利用
檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館(室)直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱。固定資產檔案是含義比較豐富的企業(yè)信息資源，是企業(yè)財務的重要部分，為企業(yè)的技術革新以及設備更迭提供重要的依據[1]。因此，合理的進行固定資產檔案的管理，能確保其檔案價值能夠得到完整的體現(xiàn)和得到合理的利用，增加資產的利用效率，實現(xiàn)固定資產管理的目的和意義。
目前對于企業(yè)設備固定資產的管理手段大多仍停留在傳統(tǒng)的手工管理模式階段，即一個記錄設備名稱、規(guī)格，以及購買、維護、使用日期和存放地等情況的記錄本和貼在設備上的記錄標簽來對設備進行分類管理。當需要對所有設備進行借、還、轉移以及對所有設備進行資產評估和逐件核查時，對設備的查找就會帶來很大的不便。針對傳統(tǒng)管理方式存在的諸多不足，固定資產檔案管理的規(guī)范化和簡單快捷的固定資產檔案管理系統(tǒng)已經成為檔案管理當中迫切的需求[2]。
1.對固定資產檔案進行合理建檔
要對固定資產的檔案進行合理有效的管理，使用適合自己企業(yè)的行之有效的固定資產管理系統(tǒng)工具能有事半功倍的效果。雖然各個企業(yè)檔案的管理模式都不盡相同，但一般傳統(tǒng)的手工管理方式都是按照年份或者設備的所屬科室來進行劃分。隨著計算機管理系統(tǒng)逐漸替代手工管理，如果還遵循以前使用老模式是不甚科學的。如果仍然按照年份或所屬科室的方法來管理檔案，雖然可能快速的查詢到所需資料檔案，但是會造成資源的浪費。新型的管理模式應該將檔案各自編號，通過資產檔案管理系統(tǒng)可以查詢到所有設備的編號。這樣不僅能夠快速精確的查詢到所需檔案和設備，并且每個設備或檔案對應唯一的檔案編碼，能充分的利用計算機的存儲空間，合理的進行資產檔案管理。固定資產檔案是一個具有多種定義的復雜的檔案集合，在對其進行整理的過程中，應該按照固定資產投資項目檔案和設備檔案的形成特點來進行整理和分類，這樣也可以保持其各類資產的特征以及不打亂原有成套的項目檔案資料。對固定資產檔案可以進行分卷組織，進行館藏時可以從檔案的卷標、題目、目錄等對檔案進行建檔，形成檔案目錄索引，以方便日后對檔案進行檢索查詢，也可以使檔案保持相互聯(lián)系而又相互獨立的特點，保證在日常對固定資產檔案管理和統(tǒng)計鑒定工作中的有效控制。
2.加強固定資產檔案的管理
設備固定資產檔案管理中，存在如設備采購時的資料檔案以及票據歸檔不全，設備儀器的使用和維護記錄，以及檢測鑒定報告歸檔不夠及時，設備檔案管理范圍過于寬泛致使管護人員的負擔等問題。這是由于檔案管理人員管理意識不高，管理制度和責任落實不健全，歸檔時追求全面而不注重時間等造成的。這樣的管理導致檔案的使用價值不高，在設備歸檔的過程中過于追求形成固定資產的數(shù)額，致使過多重復或者不必要的檔案文件對檔案部門造成了負擔和使用不便。此外一些企業(yè)對固定資產歸檔的監(jiān)督力度不夠，考核標準過低，甚至根本沒有將檔案工作列入項目管理的過程當中，造成檔案部門和歸檔人員聽從項目工程的被動服務局面。因此經常出現(xiàn)在項目實施過程中檔案的指導作用無法有效體現(xiàn)，檔案管理工作形同虛設，甚至在項目竣工驗收階段不進行檔案驗收或者僅僅敷衍了事的情況。
因此對固定資產設備的檔案管理，應當從設備的購置甚至設計制造階段就開始。對設備的安裝、調試、使用、維修等設備使用的全部過程都形成圖文材料甚至音像記錄等各種不同載體的檔案材料。并且要注意：①設備開箱接收時必須有檔案管理人員進行監(jiān)督和檢查，對設備的文件和檢查驗收過程進行文字記錄并且結束歸檔，否則出現(xiàn)檔案手續(xù)不齊全的情況檔案管理部門不予記錄，財務部門不予核算。而對貴重的設備更應該進行影像記錄，以備查驗。②設備檔案進行分類分卷入檔時，應當保持檔案文件的原有特點，按照單個設備的成套資料進行整理組卷，將設備的使用說明、維護手冊、發(fā)票單據等隨同設備檔案等文件放在同一文件卷組中。③完善儀器設備的管理，使設備的資產記錄和實物數(shù)據檔案完全符合，并隨時更新。而對固定資產投資檔案的歸檔，應當將所有能反映和投資項目有關的所有職能活動及有參考和利用價值的所有文件收集齊全，歸入固定資產的項目檔案之中。其中可能包括前期的立項、可行性報告、審批記錄、招投標公告、項目勘察、財務報表等所有項目相關文件納入檔案范疇。
同時對檔案的管理工作還需要建立完備的管理制度：一是結合企業(yè)實際制定相應的管理辦法和實施細則，明確檔案管理的工作流程以及項目檔案管理職責，堅持項目檔案的統(tǒng)一管理以及檔案建設同時進行。二是根據固定資產投資項目的目標計劃來進行項目檔案的管理工作，明確具體的歸檔內容以及工作責任。三是按照歸檔計劃劃分各個項目的具體檔案整理范疇，集合建設項目的規(guī)模，與各個項目部門以及執(zhí)行部門進行溝通，建立一個完善、全面、準備的檔案范圍表，確保檔案的完整系統(tǒng)。
總而言之，固定資產的檔案管理的范疇較廣，系統(tǒng)性較強，是具有寶貴利用價值并能提高資產利用率的信息資源。能為企業(yè)的技術革新和資產的有效利用提高依據。因此，做好固定資產檔案的管理工作能夠提高固定資產的利用價值和利用率，也是固定資產檔案管理工作的主要目的和價值體現(xiàn)。
參考文獻：
關鍵詞：如何做好；當前；會計檔案；管理工作
中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：
1 會計檔案的概念及種類
會計檔案是機關、團體、企事業(yè)單位或其它經濟組織在經濟活動中自然形成的并按照一定規(guī)律歸檔保管的會計信息載體,主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和其它有關會計工作的文件。會計檔案是過去業(yè)務活動和經營管理的實錄,因此凡是經過會計部門和由會計部門產生的不同介質的文件、資料都應該成為會計檔案管理的內容。
廣義的會計檔案可分為以下幾類:一是會計法規(guī)、制度類,主要是指國家財政部門的法規(guī)性文件,地方各級財政部門的規(guī)定、細則、制度等文件,本單位的會計制度、會計規(guī)劃、會計總結、會計報告等。二是會計核算文件類,主要指在本單位日常會計活動中產生的各類文件,包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、計算機磁盤和紙帶文件等。三是會計預測類文件,指對會計核算文件經過分析加工而產生的一些預測信息,包括資金預測、成本預測、利潤預測等。四是會計決策類文件,主要指運用會計信息做出經濟決策的有關文件,包括財務資源決策、設備更新決策、產品生產和定價決策、會計政策選擇決策、稅務籌劃決策以及經營決策等。五是會計監(jiān)督類文件,包括會計檢查文件和會計審計文件。六是會計資料類文件,主要是指重大的經濟合同、重要的會議記錄等。
狹義的會計檔案是指會計核算文件類,即在本單位日常會計活動中產生的各類文件,即會計憑證、會計賬簿、會計報表等。
傳統(tǒng)的會計檔案主要指紙質檔案,是在手工環(huán)境下產生的。會計電算化是以計算機技術為手段,在會計核算和財務管理領域替代手工操作,從事記賬、編制會計報告以及財務管理等過程。在會計電算化過程中形成并歸檔保存的各種賬簿、報告、憑證,存儲會計數(shù)據和程序的軟盤、光盤及其它存儲介質,系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔及其它會計信息資料均屬于電算化會計檔案的范疇。
2 當前會計檔案管理存在的問題
2.1 會計檔案管理法規(guī)不健全
企業(yè)經營機制不斷轉換,經營方式不斷更新,新情況、新問題不斷出現(xiàn),而與之配套的會計檔案管理機制并未建立健全。目前,我國會計檔案管理方面的法律、法規(guī)僅有《會計法》、《檔案法》中的少數(shù)內容及不具備法律效應的《會計檔案管理辦法》,而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實際不相吻合,缺乏適應現(xiàn)代企業(yè)制度的會計檔案管理法規(guī),在以法制經濟為基本特征的市場經濟體制下,無法滿足推進企業(yè)體制改革和建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
2.2 會計檔案監(jiān)督機制不完善
一是會計信息披露進程中的政府監(jiān)管不足,準則、法規(guī)執(zhí)行的監(jiān)督不力,缺乏效率;會計信息失真的法律責任界定不完善、責任追究力度不夠。二是注冊會計師制度不完善,一方面注冊會計師既要對受托單位的會計信息進行客觀公正的審計,又要收取審計費用,對被審計單位依賴性強;另一方面注冊會計師行業(yè)還沒有形成有效的監(jiān)管機制,部分從業(yè)人員專業(yè)素質差。三是企業(yè)內部監(jiān)督機制不完善,領導不重視,內部制度得不到落實,會計基礎工作薄弱。
2.3 計算機系統(tǒng)、網絡安全及會計軟件存在隱患
首先,計算機系統(tǒng)由許多部分組成,每個部分都有薄弱環(huán)節(jié),極易遭到攻擊或破壞,如數(shù)據易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次,計算機系統(tǒng)的自身安全和保護功能非常薄弱,網絡系統(tǒng)的安全技術尚在建立和完善之中,信息易被竊取或泄露、非法增刪改,計算機病毒的破壞性極大。此外電算化會計系統(tǒng)只有在會計軟件的支持下才能運行并發(fā)揮作用,會計軟件對經濟業(yè)務的處理是否真實、合法起決定性作用。而現(xiàn)在會計軟件在開發(fā)中重功能、輕安全的現(xiàn)象普遍存在,可能存在會計軟件處理功能陷阱,或會計軟件運行與維護陷阱對系統(tǒng)的破壞性極大。
2.4 從業(yè)人員的業(yè)務素質有待提高
檔案管理人員的素質和能力是決定電算化會計檔案管理自動化程度高低的關鍵因素。由于會計檔案管理人員的電算化操作能力較低,缺乏檔案管理專業(yè)知識,電子檔案管理意識薄弱,導致不能及時按規(guī)定將財務系統(tǒng)中的會計資料備份到外存儲器中保存,或不能正確進行電子文檔的備份和檢查,造成會計資料的假備份,出現(xiàn)磁盤上的標簽與電子文檔不符的現(xiàn)象。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料,影響電算化系統(tǒng)的正常工作。
3 加強會計檔案管理的措施
3.1 建立健全相關法規(guī)和制度建立切實可行的管理制度,如制定細化的《電算化會計檔案管理辦法》、《電算化會計檔案崗位責任制》、《電算化會計檔案操作管理制度》、《安全保密制度》、《計算機硬軟件和數(shù)據管理制度》等內部管理制度, 確保電算化會計檔案的安全。檔案部門和財務部門應加強對信息時代電算化會計檔案管理重要性的宣傳, 認真學習《檔案法》、《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》等, 加強電算化會計檔案的安全管理意識。
3.2 健全和完善與新形勢要求相適應的三位一體的會計檔案監(jiān)管體系企業(yè)內部會計檔案管理應突出內部控制和內部約束機制,強化企業(yè)負責人的會計責任,加強對會計檔案管理人員的職業(yè)道德教育。由有關政府部門行使的國家監(jiān)督,應當明確主體,權責統(tǒng)一,發(fā)揮注冊會計師及會計師事務所在維護會計檔案質量方面的作用,政府部門應加強對注冊會計師及事務所的監(jiān)督,同時發(fā)揮社會公眾的監(jiān)督作用。此外還應該強化企業(yè)法人治理結構的會計檔案管理責任。新《會計法》規(guī)定:任何單位或個人不得以任何方式授意、指使、強令會計人員偽造會計憑證、賬簿和其它會計資料,提供虛假財務報告;單位負責人對本單位的會計工作、會計資料的真實性、完整性負責。這些規(guī)定將有力地約束會計檔案管理工作,形成會計活動主體與會計資料相一致的完整的責任主體,有利于消除當前在建立現(xiàn)代企業(yè)制度過程中權利與行為不一致所導致的責任界定不清、相互之間推諉,從而影響會計檔案監(jiān)管職能的現(xiàn)象。
3.3 加強對電算化會計信息系統(tǒng)的安全管理一是建立健全電算化會計信息系統(tǒng)的安全管理制度。保障會計信息系統(tǒng)和會計檔案信息安全的永久性措施應是建立程序化、制度化管理模式,并嚴格執(zhí)行、落實到位。所以,對會計人員、會計管理領導的職責要嚴格規(guī)范,加強對密碼、口令、授權的管理,并制定相應的管理規(guī)范,如網絡、機房、服務器管理規(guī)范,會計信息存儲管理規(guī)范,安全操作規(guī)范等,而且要監(jiān)控與操作分離,實現(xiàn)系統(tǒng)內部的有效控制。二是采用先進成熟的計算機操作系統(tǒng)、先進的通用軟件開發(fā)平臺和數(shù)據庫技術,對數(shù)據庫文件徹底加密,并在軟件功能上采取必要的控制手段,如提示功能、保護功能、檢驗功能等。三是建立嚴格的會計信息安全存取制度。會計信息安全存取可以采取以下措施:①采用認證技術, 即廣泛使用多種個人身份鑒別方法,常用的有口令保護以及個人身份標識器。②采用訪問控制策略,確定合法用戶對計算機系統(tǒng)資源所享有的權限,以防止非法用戶的入侵和合法用戶使用非法權限資源。③采用防火墻技術,既可以阻止對本機構信息資源的非法訪問,又可阻止機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出,并可有效預防病毒。④采用入侵檢測與安全審計技術,對任何被保護會計數(shù)據的存取操作,系統(tǒng)應詳細記錄和跟蹤檢測,任何非法存取應立即反映到控制臺上,以便系統(tǒng)管理人員及時采取對策。⑤及時備份,備份是防止會計系統(tǒng)意外事故最有效、最基本的手段,要及時做好硬件、財務軟件系統(tǒng)、數(shù)據等多層次的備份工作,從而降低會計檔案信息失真的風險。
3.4 提高會計檔案管理人員的綜合素質在加強會計人員職業(yè)道德教育的同時,還要加大對會計人員專業(yè)教育的力度。隨著社會經濟和科學技術的發(fā)展,會計人員需要不斷轉變觀念、更新思維方式、更新知識結構、提高操作技能、加強新知識和新技能的學習。對會計檔案管理人員進行有關檔案法規(guī)、檔案專業(yè)知識、會計電算化知識等方面的培訓學習,并組織相關的交流研討活動,使會計檔案管理人員既有豐富的會計業(yè)務知識和檔案管理專業(yè)知識,又精通信息技術,符合企業(yè)會計電算化的需要。
總之，加強會計檔案管理工作是我們當前財務管理中急待改進和加強的重要工作，各單位都要高度重視、積極行動，從基礎工作做起，切實提高財務管理工作水平，更好地為社會主義市場經濟服務。
參考文獻:
1.檔案管理方式與企業(yè)規(guī)模不匹配。
分塊管理模式的優(yōu)點是各自負責建檔與管理，使用方便，避免了集中管理的費用投入和人力配備，多用于中小企業(yè)或企業(yè)建立初期。缺點是檔案管理缺乏系統(tǒng)，管理不規(guī)范，權屬分散，責任分散，很難保證檔案文件的完整性。分塊管理模式的在公司內應用已歷經八年，由于該模式建立初期的公司業(yè)務量、人員規(guī)模均遠低于目前，選用該模式完成了以最少量的投入實現(xiàn)初創(chuàng)企業(yè)創(chuàng)建初期的檔案管理需要的目的，是符合當時需要的。經過多年的快速發(fā)展，公司無論從業(yè)務規(guī)模上還是從人員規(guī)模上均已成為了一家大型現(xiàn)代化企業(yè)，其檔案管理量已達到了新的數(shù)量級，分塊管理模式下大量的檔案積累已成為各板塊的一項沉重負擔，需要公司開展集約化管理和改進。
2.檔案管理思維與公司快速國際化的矛盾。
首先，企業(yè)的檔案管理的任務發(fā)生了根本性的變化。初創(chuàng)期，企業(yè)檔案管理任務是依照法規(guī)完成相關資料、憑證的存儲與保管，保證追溯的需要，其目的僅僅是滿足法規(guī)的要求，屬于最低要求階段。企業(yè)成長期，檔案管理的主要任務變?yōu)槠髽I(yè)現(xiàn)代化管理的需要，即:不僅僅要滿足法規(guī)的最低要求，而是它本身就是企業(yè)現(xiàn)代化管理制度的重要組成部分。在企業(yè)綜合績效提升期和國際化發(fā)展期，互聯(lián)網思維時代的借鑒有著重要意義，該階段檔案管理的任務是將企業(yè)已有的大數(shù)據資源檔案庫加以利用，通過科學化的系統(tǒng)分析，形成本企業(yè)獨有的特性，從而揚長補短形成本企業(yè)獨有的競爭優(yōu)勢。其次，分塊管理模式下人們對檔案管理的重視程度不夠，甚至認為是沒有價值的工作。國際化企業(yè)的顯著特征是內部管理的規(guī)范化，而分塊式非集約化管理往往是粗放管理模式下的產物。同時，參與國際競爭需要強大的競爭實力，沒有充分利用企業(yè)自身的檔案資源挖掘企業(yè)自身的潛力與資源，不符合利益最大的需要。
3.檔案場所與輔助設施急需擴容。
檔案管理的內容和業(yè)務數(shù)量的急速增長需要更多存放空間、環(huán)境質量保障措施等與之相配套，例如：防火要求，室內空氣清潔度要求，環(huán)境濕度控制要求等等。
4.檔案管理設備缺乏。
隨著檔案管理任務的變化和工作量的增加，當量積累到一定程度時，手工管理的模式已經不能滿足需要，例如海量檔案數(shù)據的存入與借閱、檔案數(shù)據的綜合利用均需要借助一定的信息化軟件設備來實現(xiàn)輔助管理。這一需求在原有的分塊管理中是沒有的，
二、檔案管理擴容的規(guī)劃與建議
1.更新觀念。
積極引入現(xiàn)代企業(yè)管理理論對檔案管理的要求與方式，徹底根除企業(yè)檔案管理僅是一種附屬工作、不能為企業(yè)產生效益的錯誤觀念。應充分重視檔案管理的重要性，充分意識到規(guī)范企業(yè)檔案管理與挖潛增效之間的關聯(lián)性，建立科學、正確的管理工作意識。
2.建立合理的檔案管理構架，根據不同需求優(yōu)化檔案管理資源配備。
充分收集各相關單位的檔案管理需求，形成完整的檔案清冊，從而建立科學的檔案管理系統(tǒng)目錄層級，依據不同的層級和權重統(tǒng)一分配資源，。例如：將重要性高、經常增補的財務檔案等分配在檔案室顯著位置，方便隨時存儲與借閱；將審計關注度高的商務合同等檔案資料設置專有的管理目錄，并配套與之相適應的管理辦法；工程檔案由于檔案量大，再次取用概率小，可分配在檔案室的次要位置。
3.充分利用現(xiàn)代化技術。
大型企業(yè)的檔案管理過程中，信息化軟件的應用不可或缺。4.建立健全檔案管理制度，強化專業(yè)人員的補充與培訓?？茖W合理的制度是保障管理目標的前提。因此，盡快各種集約化檔案管理的規(guī)章、制度、細則迫在眉睫。5.重視企業(yè)檔案利用。企業(yè)檔案是企業(yè)重要的寶貴資源，是企業(yè)領導了解企業(yè)綜合情況的重要信息來源，也是企業(yè)特征、企業(yè)文化的重要載體。加以科學化的系統(tǒng)分析利用，可形成本企業(yè)獨有的特性，從而揚長補短形成本企業(yè)獨有的競爭優(yōu)勢。
三、結語
1、建立集中統(tǒng)一的檔案管理網絡
加強對國土檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是國土檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)—領導、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一管理的原則。成立了國土檔案工作領導小組、統(tǒng)一協(xié)調檔案管理工作。由分局工作人員，兼職國土檔案員，在師局專職檔案員的幫助下，形成了全系統(tǒng)的檔案管理統(tǒng)一模式。同時，完善檔案制度建設，修訂檔案崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關。無論是在師國土局發(fā)的文件，都能從上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化。
2、轉變觀念，超前管理
長期以來、我們對國土檔案內容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊，工作不能創(chuàng)新。對于各類業(yè)務檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和師局檔案員聯(lián)系。沒有將國土檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中。導致各類業(yè)務和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。06年來，我分局意識到檔案工作不是臨時性工作、開始逐步轉變觀念，制定措施，對國土檔案進行超前管理。
3．國土檔案特點，拓寬檔案收集渠道
從實際情況看、國土檔案是比較復雜的。它分類為九大部分，從每個部分的內容比較來說層次不齊。建設用地類的報批經歷時間長、稍有疏忽、就可能遺漏。聲響材料類形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們檔案人員將需要存檔的文件建立了檔案收件簿，檔案管理人員首先了解各類業(yè)務工作存檔的分類程序和流程，對哪些檔案資料、資料的內容、數(shù)量做到心中有數(shù)。
4．制定規(guī)范，及時立卷
根據國土資源檔案的實際情況、我們制定了《檔案管理規(guī)定實施細則》，建立起檔案管理分類大綱。歸檔范圍。保管期限，檔號分類方法等，將國土檔案共分為九大類：(1)綜合類；(2)計劃財務類；(3)地籍管理類；(4)土地利用規(guī)劃類；(5)建設用地類：(6)土地監(jiān)察類：(7)宣傳科技類；(8)聲像材料類；(9)礦產資源類；并在每一類中確定了基本歸檔范圍。把應該收集歸檔的文件資料進行分類可以裝訂成正規(guī)卷的、及時把它們裝訂成正規(guī)卷、使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學化。
5、強化檔案人員的業(yè)務培訓、提高檔案管理水平
客觀上對國土檔案工作人員的素質提出了更高的要求，從事國土檔案工作的人員，專業(yè)知識與其它單位的檔案人員更單一。為達到國土檔案整理規(guī)范化的要求、兼職檔案管理人員要進行一次正規(guī)的培訓、講解了國土檔案工作中會形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時，按照國土檔案管理要求。對文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化、作詳細的講解。使大家對國土檔案內容提前了解，在工作個有的放矢，注意積累資料。為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規(guī)范化有—個切實的保障。
6通過開發(fā)利用檔案信息，促進檔案管理工作
做好國土檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存國土檔案是為了利用、而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會促進國土檔案管理工作。國土檔案的形成是為以后利用起到查詢的作用，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源、而這些資源又通過檔案工作者提供給工作人員利用。我分在近幾年來實施電腦化管理、將國土檔案資料及時輸入電腦，隨時為各類業(yè)務提供依據，每當業(yè)務人員從利用檔案中獲得信息時、更積極主動地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了國土檔案的完整性，促使國土檔案管理更上新臺階。
【關鍵詞】 會計 檔案 科學 管理
【中圖分類號】 E232.5 【文獻標識碼】B 【文章編號】 1001-4128（2011） 09-0043-01
1 紙質會計檔案與存儲會計數(shù)據的磁介質檔案要同步歸檔
會計工作由于傳統(tǒng)的記帳形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據，其他磁性介質式光盤存儲的會計數(shù)據和計算機打印出來的書面形式的會計數(shù)據，《會計基礎工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：實行會計電算化的單位，有關電子數(shù)據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理，然而實際工作中，會計委派制，核算的地區(qū)或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質會計檔案都得存在會計核算中心，也是只紙會計檔案。
2 會計工作與會計檔案脫結
會計檔案是會計核算的產物，它門產生于會計業(yè)務工作中是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務非常熟練，經常參加會計業(yè)務的培訓和學習但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化整理檔案知之甚少， 也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業(yè)務輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出管理制度，沒有把會計檔案規(guī)范化納入會計人員崗位職責中，在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全、裝訂不整齊、有的分類、排列不規(guī)范，無目錄現(xiàn)象，使整理出的會計檔案沒有達到規(guī)范化標準，更談不上科學管理。財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與和作。
由于會計委派制是近些年來新的管理模式，其業(yè)務主要是接受同級財政部門的監(jiān)督，然而從其至今，無論財政部門只管會計業(yè)務規(guī)范與否，而對會計檔案規(guī)范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案，基本屬于“失控”狀態(tài)。
3 會計檔案管理制度有待完善，制度不健全勢必造成管理無章可循。
不少會計檔案核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷，歸檔、保管制度，對會計檔案的歸檔范圍、檔案時間、整理標準、移交等問題沒有做出具體的可操作性的規(guī)定，只突出調整了會計業(yè)務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專業(yè)管理會計檔案人員。
（一）應明確會計檔案的主體，理順會計檔案管理體制，對納入會計核算中心集中核算的單位，應根據財務管理自不變，資產所有權不變，資金使用權不變，債權債務不變，會計核算主體不變的五項原則，明確會計檔案的主體，是各行政企事業(yè)單位而不是會計核算中心《會計檔案管理辦法》第6條明確指出，當前形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計部門保管一年，期滿后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構的，應當在會計機構內部，指定專人保管。會計核算中心應嚴格按照《檔案法》《會計法》，《會計檔案管理辦法》等有關規(guī)定，將各單位會計檔案局整理規(guī)范，在核算中心保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄。連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數(shù)據的磁介質，會計檔案向核算單位的檔案機構或會計機構移交。
（二）會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量，會計檔案是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范整理的熟知，熟練程度決定了會計檔案的質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員崗位的培訓，從會計檔案整理的基礎業(yè)務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
（三）財政部門與檔案部門聯(lián)手共同加大對新的會計管理體制下形成的會計檔案的監(jiān)管。
結合實際聯(lián)合制發(fā)包含新的會計體制工作內容的《會計檔案管理實施細則》進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務工作檢查中，將會計檔案規(guī)范化管理納入其中，加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查、監(jiān)督。
（四）完善會計檔案管理工作的各項規(guī)章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續(xù)。
實行會計委派制的地區(qū)和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全保密等管理制度外，還應根據會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期表、移交時間等。確保會計檔案收集的齊全完整，在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監(jiān)交人、會計、報帳員、檔案員應同時辦理交接手續(xù)，加蓋公章，清點會計檔案是否齊全、完整、賬目相符，案卷整理質量是否規(guī)范，交接憑據應一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份。
要真正做到科學管理會計檔案，為各部門提供最準確無誤的憑據材料。
參考文獻
[1] 李建斌，李曉晶.芻議高校檔案管理與服務創(chuàng)新[J].管理研究，2010（3).
關鍵詞：檔案；組織；信息化；服務；制度；技能
中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1005-5312（2013）29-0260-01
檔案是高校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案記載著學校的教育歷史，更是全校師生員工德、能、勤、績和學校教育教學活動的真實記錄，具有重要價值。這就更體現(xiàn)了檔案管理在高校中的重要地位。因此，如何搞好高校檔案管理成為當前高校檔案管理者需要不斷探索的重要議題。本文作者結合工作實際，從以下幾個方面分析如何做好高校檔案管理工作。
一、建立完善的高校檔案管理網絡，為檔案管理工作提供組織保障
檔案資料是高校的重要資源，它詳實地反映了一所高校的整個發(fā)展歷程，并以多種不同的形式真實而客觀的記載著學校教學及管理過程中的每一個環(huán)節(jié)，它是每一個教職員工及學生勞動智慧和經驗的結晶，是認識和把握高校發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據，是學校的寶貴資源。檔案管理工作涉及部門和范圍極為廣泛，必須引起廣大教職工的重視，只有在思想上統(tǒng)一認識，才能增強大家的檔案意識，使大家在各自的崗位上都對檔案工作給予高度重視，人人參與，共同做好檔案工作。向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性，舉辦檔案法規(guī)和制度的講座、開展檔案知識競賽，以提高教職工的檔案意識，促使各科室人員都重視并支持學校檔案管理工作。
要加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理，從組織上保證檔案工作的順利開展，從而實現(xiàn)高校檔案的齊全、完整與規(guī)范。遵循“統(tǒng)―領導、統(tǒng)一制度、分級管理”的原則，成立檔案工作領導小組，統(tǒng)一協(xié)調檔案管理工作。由高校副校長分管檔案工作，成立檔案室，設立專職檔案管理員，在各院系、圖書館、財務部門、教務處等相關業(yè)務部門設置兼職或專職檔案員，形成全校的檔案管理網絡，將檔案管理工作滲透到高校的每個單位和各個環(huán)節(jié)之中。同時，要明確每個人的職能與職責，明確分工，使檔案管理工作達到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化。讓高校每個人都參與進來，通過全員全方位收集相關檔案信息，倡導全體師生支持學校，積極提供有記錄價值的檔案信息，并努力拓寬檔案收集范圍，挖掘高校檔案資源，使檔案內容豐富充實起來。
二、強化高校檔案管理信息化，為高校檔案管理提供技術支撐
隨著社會科技的進步，信息化建設是當前高校檔案管理工作的客觀要求，也是高校檔案工作服務創(chuàng)新和管理創(chuàng)新的重要標志。推進高校檔案館數(shù)字化、網絡化和檢索自動化建設，成為各大高校檔案管理工作發(fā)展的重要方向，也是高校檔案管理工作取得重要進展的突破口。高校檔案的管理工作繁雜，勞動強度大，重復勞動多。將信息技術與高校檔案管理有機結合，可以讓高校檔案管理工作走上良性發(fā)展的軌道。利用現(xiàn)代信息科技提高高校檔案管理工作效率，使高校檔案管理工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。同時，利用信息化手段將檔案信息及時傳遞至高校各級領導、各教研室和相關部門，提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。
高校要強化資金投入，完善檔案管理的硬件設施。高校要將數(shù)字光纖技術、芯片技術、網絡與監(jiān)控技術等有效地用于高校檔案信息存儲、歸檔、保管、開發(fā)及利用等各工作環(huán)節(jié)，提高高校檔案信息的存儲能力、傳播速度，實現(xiàn)高校檔案管理效果最優(yōu)化，充分發(fā)揮檔案信息的社會經濟效益。檔案管理工作要從單機管理發(fā)展到網絡管理，從案卷、文件目錄管理發(fā)展到全文信息化管理，從單一的檔案管理發(fā)展到“文檔一體化”管理，努力實現(xiàn)“無紙檔案”與“紙質檔案”相結合，進一步提升其信息化建設步伐。
三、完善檔案管理規(guī)章制度，使檔案管理制度化、標準化、規(guī)范化
沒有一個嚴格的規(guī)章制度，難以保證高校檔案管理工作的順利進行。高校檔案管理人員要以《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》為指導，依據《高等學校檔案管理辦法》的有關要求，根據學校的特點，制定適合自身的檔案管理辦法和實施細則，這是做好學校檔案工作的基礎和保證。抓好檔案管理制度建設，實現(xiàn)高校檔案工作的規(guī)范化。從高校檔案管理工作的實際出發(fā)，制定一系列檔案管理細則，建立健全檔案收集、立卷歸檔、儲藏保管、開發(fā)利用、保密、庫房管理等多項制度，確保高校的各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規(guī)范化、制度化，并根據形勢發(fā)展的需要不斷健全和完善。在制定高校檔案管理工作規(guī)章制度和相應的配套考核制度的同時，要把檔案工作任務分解落實到人，明確相關人員的崗位職責。
四、加強檔案管理隊伍建設，提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質
提高檔案管理人員素質，是推動高校檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于檔案管理工作人員。檔案管理人員業(yè)務素質水平直接影響到檔案工作的質量，為使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，檔案管理人員就必須具備更高的素質。要盡快在高校檔案管理隊伍中普及現(xiàn)代化的檔案管理知識，改善現(xiàn)有知識結構，新思想、新知識、新技術的培養(yǎng)要進一步加強。要通過多種形式與途徑，提高檔案管理工作者的綜合素質。健全檔案管理工作隊伍，設立專兼職相結合的檔案管理工作組。培養(yǎng)一批具有文化專業(yè)知識、專業(yè)技術、技能的檔案管理人才，確保檔案管理工作的持續(xù)與穩(wěn)定。要不斷加強檔案管理人員的業(yè)務培訓。按照“提高素質、精通業(yè)務、規(guī)范管理、優(yōu)質服務”的要求，分階段、有步驟、有計劃、分層次地對檔案管理者進行業(yè)務培訓，不斷提高檔案管理者的業(yè)務素質，使個人的知識結構和業(yè)務水平能夠適應高校檔案建設和發(fā)展的需要。檔案管理者自身也要努力學習，開拓眼界，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案管理工作。高校檔案工作者要有高度的政治責任感，要有較高的政策水平，要有嚴格的保密意識。在職業(yè)道德素質上，要求檔案工作人員忠于職守，敬業(yè)愛崗，熱情服務；默默奉獻，不計名利，耐得住寂寞清貧，甘為人梯；嚴謹務實，認真負責；服從全局，團結協(xié)作。
五、充分利用檔案信息資源，積極主動的為高校提供檔案服務
高校檔案是高校教職工勞動智慧的結晶，做好檔案資料的收集、整理、歸檔、貯存、積累是為了充分開發(fā)檔案信息資源、更好地提供給工作者利用，為高校發(fā)的發(fā)展服務。高校檔案部門要突出服務這條主線，積極進行檔案利用工作的探索，圍繞高校的中心工作，做好檔案服務工作。檔案管理人員要應主動了解用戶對各類檔案信息的需求。及時了解學校在不同時期和階段的教學、科研的情況，積極主動地深入各教學和行政部門，走訪相關領導與工作人員，有意識地有目地觀察和了解學校各項工作的長遠規(guī)劃和近期目標。對學校的工作安排心中有數(shù)，了解學校教學、科研、基建等工作環(huán)節(jié)和活動過程的規(guī)律和特點。認真分析掌握這些工作對檔案的需求，同時，根據本校檔案利用情況，分析其利用規(guī)律，積極主動地為學校各項工作提供檔案服務。
檔案管理人員要有超前的服務意識，變被動服務為主動服務。通過館藏檔案資料主動、及時、多元化的為學校的各部門提供檔案服務，對于一些難查資料通過點滴線索擴大檢索范圍，盡可能地使他們得到所需信息，促進其工作效率的提高。在服務方式上，要充分應用現(xiàn)代信息技術，廣泛利用互聯(lián)網、光盤數(shù)據庫、聯(lián)機檢索等現(xiàn)代信息技術手段，既要充分利用館藏檔案文獻資料，又要營造現(xiàn)代化的信息傳播與交流環(huán)境，不斷拓寬信息服務和交流渠道。要采取多種形式，豐富服務的形式，改進服務的手段，努力提供優(yōu)質、高效的服務，主動的把檔案工作重點與高校中心工作結合起來，讓“死”檔案變成“活”材料，為高校的教學與科研服務。
參考文獻：
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[2]薛匡勇.論檔案館的未來發(fā)展.檔案學通訊，2004.
公司通過一系列工作取得了良好的效果，各項內部控制制度逐步完善，業(yè)務管理流程不斷清晰，財務人員業(yè)務水平及綜合素質逐漸提升，在確保公司的財務管理水平建立在牢固的基礎之上，為公司實現(xiàn)又好又快發(fā)展提供了堅強的財務支撐。
【關鍵詞】集約化；信息化；會計基礎管理
1 概述
1.1 集約化、信息化下會計基礎管理的必要性
“會計基礎工作是財務基礎管理的基礎和基石”，會計基礎工作是否扎實、規(guī)范，直接決定著會計信息質量的高低，進而影響到企業(yè)的內部決策和管理。俗話說基礎不牢、地動山搖，可見為抓好企業(yè)管理，必須夯實會計基礎工作。公司“三集五大”的深化和財務集約化、信息化的管理，使得公司層面的財務核算較以往相比發(fā)生了很大的變化。以ERP、財務管控、SG186為代表的管理系統(tǒng)使財務人員從以往繁重的核算中解脫出來，但高度的信息化在實踐過程中卻帶來了一些負面的效果，即會計基礎工作有所滑坡。作為會計信息質量重要載體的會計基礎工作，在任何時候都不應該被放松，應隨著信息化水平的提高而不斷深入發(fā)展。
1.2 會計基礎管理的主要目標
公司始終把夯實財務基礎工作作為一項常態(tài)的工作來抓，按照“以財務集約化為指導思想，以信息化為平臺，以財務基礎工作管理為重點，以風險評估與控制為主要內容，以標準化建設為核心，以制度建設為切入點”的工作思路，從財務基礎管理的制度建設、人才隊伍建設和基礎工作管理三個方面入手，努力把基礎做實，把管理做細，旨在構建完整、科學、高效、有序的財務管理體系，推動價值管理和業(yè)務管理深度融合，實現(xiàn)財務工作的規(guī)范化、標準化、精益化管理，為公司實現(xiàn)又好又快發(fā)展提供了堅強的財務支撐。
2 會計基礎管理的專業(yè)做法
2.1 憑證基礎管理
會計憑證是會計基礎工作的起點，憑證作為會計分錄的載體，是能夠用來證明經濟業(yè)務事項發(fā)生，明確經濟責任，并據以登記帳簿，具有法律效力的書面證明。為規(guī)范憑證的制證標準，各崗位人員根據日常核算內容將制證依據、支撐材料、審核要求、摘要格式等予以統(tǒng)一，初步梳理形成了憑證審核標準模版，經過會議討論，達成共識，建立標準規(guī)范的憑證制證審核依據。同時公司根據《會計基礎工作規(guī)范實施細則（試行）》規(guī)定，對憑證審核提出更高要求，建立了“財務制證審核、對口財務復核、主任重點抽核”的三重審核機制。
2.2 會計檔案管理
因會計檔案的嚴肅性和時效性，同時為了以后原始資料的調閱，所以會計檔案歸檔率，全年必須達到100%；為防止會計憑證和原始憑證的缺失、保證資料的完整性，會計檔案建檔及時率必須達到100%；會計檔案移交及時性必須達到100%；會計檔案調閱登記率必須100%，主要是為了防止調閱人員涂改、勾畫、拆取原始憑證；會計檔案銷毀手續(xù)完整性100%。公司嚴格執(zhí)行檔案管理的各項指標，并納入績效考核。同時，以績效考核指標與會計檔案管理制度為基礎，結合當前省公司財務資產部財務集約化、信息化、檔案管理標準化需要，應用信息化、科學化、標準化手段，發(fā)現(xiàn)問題、找出差距，尋求改進方法。
2.3 “一鍵式報表”管理
通過財務管控系統(tǒng)的集團報表模塊，實現(xiàn)直接從數(shù)據中心實時提取賬務數(shù)據，自動生成財務報表，提高財務報告的實效性。為了確保報表數(shù)據的準確性，每月底須核對SAP系統(tǒng)中科目余額和財務管控系統(tǒng)科目余額一致性，出現(xiàn)差錯須及時找出未傳遞憑證進行補傳遞，并對報表進行差異分析。
2.4 會計監(jiān)督管理
公司嚴格實施會計監(jiān)督管理，做到事前監(jiān)督，會計監(jiān)督由事后監(jiān)督轉向全方位、全過程的監(jiān)督，提早發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。主要體現(xiàn)在：應用在線稽核功能和財務風險預警功能模塊，開展協(xié)同監(jiān)督，組織到現(xiàn)場對會計憑證合格率和會計憑證及時率、準確率進行抽查，確保在線檢查結果與現(xiàn)場檢查結果一致，推動財務經營風險控制向業(yè)務前端延伸；開展財務內控評價，開展會計基礎工作及財務收支自查工作，開展財務督查“回頭看”活動，督促整改落實到位并建立風險防范長效機制；開展資金安全專項稽核，持續(xù)深化“小金庫”專項治理；
3 取得成效
3.1 提高了財務人員的素質
集約化、信息化下的基礎憑證，對各崗位制證及審核的標準進行統(tǒng)一，對財務人員的能力也提出更高的要求。財務制證、審核、復核責任對應到人、落實到人，審核到位，復核工作不走過場，也減少了因會計人員的疏忽而造成憑證不規(guī)范的風險，同時，財務人員之間的互審改變了以往各崗位財務人員只專精自己崗位的工作，對別的崗位不了解的情況，財務人員熟悉了除自己崗位之外的會計工作內容，擴大輪崗效果，輪崗后可以迅速上手。
3.2 提高了會計報表質量
公司在會計報表管理工作中不斷總結經驗，形成了較為有效的管理辦法，建立了財務部門與業(yè)務部門聯(lián)動機制，保證前端業(yè)務的正確集成，建立會計憑證多渠道審核機制，保證賬務數(shù)據質量，加強了會計報表管理，形成報表管理工作的良性循環(huán)。
