時間：2023-05-30 10:56:59
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理分類，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
［關鍵詞］合同檔案；風電企業(yè)；管理分類
合同檔案詳細記錄了風電企業(yè)的各項經(jīng)濟活動，在企業(yè)制定年度預算、評估和審計等工作中發(fā)揮了重要的參考價值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現(xiàn)合同檔案的科學分類和優(yōu)化管理，為各項工作的開展提供指導，維護企業(yè)的合法權(quán)益。
1企業(yè)合同檔案的基本特征
對風電企業(yè)來說，企業(yè)運營中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。
1.1法律性
法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格依照相關的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟活動和維護企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應有的作用。
1.2憑證性
近年來，風電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風電企業(yè)在推動自身經(jīng)濟發(fā)展的同時，也加劇了行業(yè)內(nèi)競爭的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會采用不正當?shù)母偁幨侄?，從而帶來許多經(jīng)濟糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的真實記錄，對企業(yè)應盡的義務和擁有的權(quán)利進行了明確說明，在解決經(jīng)濟糾紛、維護自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3規(guī)范性
規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應當包括具有法律效力的內(nèi)容、當事人的親筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴格按照相關的規(guī)定進行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4繁雜性
企業(yè)每年都會產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應用價值的發(fā)揮，相關工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施
2.1強化企業(yè)合同檔案管理機制
建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應當包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關工作人員要根據(jù)風電企業(yè)經(jīng)營業(yè)務的發(fā)展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業(yè)實現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。
2.2加強合同檔案之間的聯(lián)系
企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關事宜。
2.3實施合同檔案的統(tǒng)一編號
為了便于進行合同檔案的管理，風電企業(yè)在開展分類管理時，可以將不同的合同進行統(tǒng)一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進行，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時間進行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進行標注，避免混淆。
2.4定期進行檔案材料的整理
合同檔案的管理是一項動態(tài)的工作，隨著企業(yè)各項業(yè)務的不斷開展，也源源不斷的產(chǎn)生了許多新的合同檔案。因此，風電企業(yè)在進行合同檔案的管理分類時，也要注重對新生產(chǎn)合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導致檔案發(fā)霉、變潮。在合同檔案移交時，也要提前清點好合同檔案的數(shù)量、種類，對于失效的合同檔案要按照法律流程進行銷毀。對合同文件變化情況都要進行及時的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關工作人員關注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這會使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。
3優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法
3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業(yè)合同檔案的分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設項目的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。文書檔案的分類整理包括企業(yè)行政事務的管理以及經(jīng)營方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強合同檔案分類管理的有效性。
3.2集分式分類表
我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱為非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范且科學的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統(tǒng)一的編號和整理。實踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業(yè)合同檔案管理分類的效率，與傳統(tǒng)的分類方式相比，無論是在管理工作強度還是人力資源需求上都更具優(yōu)勢，這也是集分式分類方法在企業(yè)合同檔案管理中得到普遍應用的主要原因。
3.3分類表的使用方法
集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優(yōu)點，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應用集分式分類管理時，仍然需要使用標準化的操作方法，以確保其應用優(yōu)勢得到完美的體現(xiàn)。首先，要明確合同檔案的分類標準及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號、合同數(shù)量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進行參考。其次，科學區(qū)分合同檔案的年號、分類號和流水號，這三個要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發(fā)揮著重要的作用。
4結(jié)語
在日趨激烈的行業(yè)競爭環(huán)境中，合同檔案成為關系到企業(yè)經(jīng)營業(yè)務開展和市場核心競爭力提升的重要因素，規(guī)范化、科學化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應有價值的發(fā)揮。作為風電企業(yè)的管理者，應當重視合同檔案在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用，并以實際行動營造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對于合同檔案的管理人員來說，其也要強化崗位責任意識，不斷提升個人專業(yè)能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。
主要參考文獻
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檔案管理的基礎工作一般包括檔案資料的整理、分類、鑒定、保管、登記、注銷等工作，工作內(nèi)容比較單一，但工作量非常大。檔案管理的基礎工作大多由人工完成，在進行檔案資料整理和分類等過程中會由于疏忽或其他因素的影響，造成檔案資料信息記錄不完整，甚至是檔案丟失，給檔案管理機構(gòu)帶來不利的影響。因此，檔案管理機構(gòu)和檔案管理工作人員必須重視檔案管理基礎工作，充分認識檔案管理基礎工作的重要性和作用。
1.促進檔案管理的規(guī)范化。
檔案管理基礎工作可以使檔案管理更加的規(guī)范化，檔案管理基礎工作主要是對檔案資料進行分類、整理、保管等一系列操作，認真、準確的完成檔案基礎工作可以簡化后續(xù)工作，加快提取有效的信息的速度和質(zhì)量，提高工作效率，此外，還可以明確檔案資料的分類和編號，方便進行檔案資料查找，使檔案資料管理工作更加的規(guī)范。
2.提高檔案資料的準確性。
檔案管理基礎工作是后續(xù)檔案管理工作的基礎和依據(jù)，提高檔案管理基礎工作的準確性會對后續(xù)工作的進行有很好的幫助。特別是隨著計算機網(wǎng)絡技術的普及，檔案管理信息化建設已經(jīng)成為必然的趨勢，因此，檔案資料信息的編輯、匯總、分類等工作準確性就變的更加重要。
3.加快檔案管理的現(xiàn)代化進程。
當代社會，檔案管理工作現(xiàn)代化建設已經(jīng)成為必然。檔案管理基礎工作與可檔案管理現(xiàn)代化建設是相輔相成的關系，在計算機網(wǎng)絡強大的引擎和運算能力的幫助下，檔案資料的檢索和調(diào)取速度可以得到極大的提高。而檔案管理基礎工作的準確性和規(guī)范性，也減小了檔案管理現(xiàn)代化建設的工作量，保障了資料錄入的準確性。
二、檔案管理基礎工作中常見的問題
檔案資料的數(shù)量龐大，在進行整理和分類時，檔案管理工作人員的工作強度非常大，往往忽視了對檔案資料的檢查，在加上檔案管理機構(gòu)對于檔案管理基礎工作不重視，就使檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)一些問題。
1.檔案管理基礎工作不受重視。
檔案管理基礎工作是對檔案資料進行整理、分類、鑒定、保管、登記、注銷等工作，檔案管理的基礎工作往往工作強度很大，而且工作內(nèi)容單一，容易使檔案管理工作人員產(chǎn)生枯燥乏味的感覺，從而引起對工作的抵觸或者是應付了事。此外，許多檔案管理機構(gòu)對檔案管理基礎工作的重要性認識不到位，日常工作制度也不完善，使得檔案管理工作混亂，檔案資料損壞或者是丟失問題頻發(fā)，嚴重影響了檔案管理工作的正常進行，給后續(xù)整理工作造成影響。
2.檔案的分類不合理。
檔案資料分類不合理也是檔案管理基礎工作中常出現(xiàn)的問題。由于檔案資料數(shù)量龐大，檔案管理機構(gòu)管理不到位，使檔案資料分類不合理，甚至是混亂。尤其是有一些檔案管理機構(gòu)沒有規(guī)范的分類標準，在進行檔案分類時往往是盲目的按時間分類，忽視了檔案資料的內(nèi)容，給檔案資料的查找?guī)砗艽蟮睦щy，增加了檔案管理人員的工作強度。
3.檔案的編號不準確。
檔案編號就像是檔案資料的身份證件一樣，每份檔案都是獨一無二的，但是在檔案管理工作中常常會出現(xiàn)一個編號多份檔案或者是一份檔案多個編號的問題，嚴重的影響了檔案資料的查找和歸檔工作。
4.缺少高素質(zhì)的檔案管理人員。
許多檔案管理機構(gòu)不重視人才的培養(yǎng)，造成高素質(zhì)檔案管理人員嚴重短缺，許多資歷深的工作人員還是按照傳統(tǒng)的檔案管理模式工作，無法理解和應用信息化的檔案管理方法，對數(shù)字化檔案管理體系不了解，在一定程度上限制了檔案管理工作的發(fā)展。
三、加強檔案管理基礎工作的方法
檔案管理基礎工作對于整個檔案管理工作是非常重要的，因此，檔案管理機構(gòu)必須采取科學有效的措施來加強檔案管理基礎工作，確保檔案資料的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)的準確性和規(guī)范性，保障檔案管理工作的正常進行。
1.提高工作人員對檔案管理基礎工作的認識。
在檔案管理工作中由于檔案管理機構(gòu)的不重視或者是檔案資料基礎工作工作強度太大，檔案管理工作人員往往忽視了檔案管理基礎工作，工作狀態(tài)散漫，檔案資料管理不規(guī)范，影響了檔案管理工作的正常進行，因此，檔案管理機構(gòu)必須要加強對工作人員的教育和培訓，要讓每一個工作人員認識到檔案管理基礎工作的重要性，在工作中規(guī)范自己的行為，保證檔案資料的準確和規(guī)范。
2.加強檔案管理的標準，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化。
檔案管理工作主要是對檔案進行分類、整理等一系列的工作過程，在對龐大的檔案資料進行整理時，往往會由于管理不到位而產(chǎn)生錯誤，影響了檔案管理的后續(xù)工作。此外，由于檔案管理機構(gòu)的管理模式和規(guī)章制度各不相同，沒有統(tǒng)一的管理標準，在進行檔案資料的傳遞和共享時，會產(chǎn)生許多的問題。因此，必須要加強檔案管理的正規(guī)化、系統(tǒng)化建設。國家和各級政府要統(tǒng)一檔案管理制度，建立行業(yè)標準，各檔案管理機構(gòu)要加強本單位的正規(guī)化建設，完善自身的管理體系，加強檔案管理工作人員的教育工作，提高檔案管理工作人員的自覺性，在工作中嚴格遵守規(guī)章制度。
3.強化檔案管理信息系統(tǒng)。
信息技術的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準確性。若想實現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類，將檔案信息分類填寫細致，在設置關鍵詞時要準確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設置檢索信息時要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時丟失的檔案也要標明，方便查閱。強化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進行更新，保持與現(xiàn)代技術的同步性，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
4.提高檔案管理的安全性。
確保檔案管理和檔案資料的安全性也是檔案管理基礎工作必不可少的一部分。檔案資料的數(shù)量龐大，在進行管理時會非常的困難，一些檔案管理工作人員會疏忽對檔案資料的檢查，無法及時的發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞或者是丟失，因此，檔案管理工作人員必須重視檔案管理的安全性建設，要定期的對檔案資料進行檢查和整理，一旦發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞和丟失要及時采取補救措施，對于有條件的管理機構(gòu)，要在檔案室安裝監(jiān)控系統(tǒng)，確保檔案資料的安全。
四、結(jié)語
【關鍵詞】企業(yè)檔案管理；有效性；政府支持
中圖分類號：F27文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）07-248-02
一、前言
對于企業(yè)檔案管理而言，檔案管理分為內(nèi)部檔案管理和外部檔案管理兩部分。其中內(nèi)部檔案屬于企業(yè)的自有信息，往往涉及到企業(yè)的敏感信息的商業(yè)機密，這部分檔案一般都由企業(yè)內(nèi)部檔案管理部門進行管理。而外部檔案主要是企業(yè)的一般經(jīng)營管理信息和市場銷售信息等，這部分資料企業(yè)通常會提交給政府檔案管理部門進行保管。其目的除了供政府搜集企業(yè)信息之用，還有另外一個目的是降低企業(yè)檔案管理成本，提高企業(yè)檔案管理效率。所以，對于企業(yè)外部檔案，加強與政府溝通，或者政府支持，對做好企業(yè)檔案管理而言具有重要意義。
二、企業(yè)檔案管理應加強與政府職能部門的溝通
企業(yè)在檔案管理中，除了涉及企業(yè)核心機密的檔案，其他的檔案資料管理都應納入到政府檔案管理體系中?；谄髽I(yè)檔案管理的實際需要，加強與政府職能部門的溝通，是做好企業(yè)檔案管理質(zhì)量的關鍵。為此，企業(yè)在檔案管理中要想獲得政府的支持，就要加強與政府職能部門的溝通，具體應從以下幾個方面入手：
（一）企業(yè)檔案管理應與政府檔案管理部門建立聯(lián)系
由于企業(yè)檔案中的絕大部分檔案資料在管理過程中需要納入到政府檔案管理體系中，所以企業(yè)在檔案管理中，應與政府檔案管理部門建立聯(lián)系，并建立良好的溝通，使政府檔案管理部門能夠掌握企業(yè)檔案資料信息，進而為后續(xù)管理提供有力幫助。
（二）企業(yè)檔案管理應掌握政府檔案管理流程
考慮到企業(yè)外部檔案需要納入到政府檔案管理的特點，企業(yè)在檔案管理中應掌握政府檔案管理流程，便于在實際檔案管理中積極配合政府主管部門做好企業(yè)檔案信息的整理和管理，達到進一步完善企業(yè)檔案管理工作和提高檔案管理質(zhì)量的目的。因此，掌握政府檔案管理流程是爭取政府支持的關鍵。
（三）企業(yè)檔案管理行為應受政府的主管部門監(jiān)管
基于企業(yè)檔案的特殊性，以及企業(yè)檔案管理的重要性，企業(yè)檔案管理行為必須受到政府主管部門的監(jiān)管，只有保證這一點，才能提高企業(yè)檔案管理的有效性。因此，企業(yè)在檔案管理中應加強與政府的主管部門的溝通，積極將檔案管理行為納入到主管部門監(jiān)管之下。
三、企業(yè)檔案管理應做好檔案資料的分類
在企業(yè)檔案管理中，要想獲得政府的支持，就要根據(jù)政府檔案管理規(guī)定，對企業(yè)的檔案資料進行合理分類，使企業(yè)中合格的檔案資料都能夠納入到政府檔案管理體系中，提高企業(yè)檔案管理的實效性。為此，做好檔案資料的分類，是企業(yè)檔案管理獲得政府支持的重要措施，具體應從以下幾個方面入手：
（一）企業(yè)檔案管理應對檔案資料進行準確分類
企業(yè)在檔案管理中，外部檔案納入到政府檔案管理體系中是十分必要的。為了實現(xiàn)這一功能，企業(yè)在檔案管理中應對檔案資料進行準確分類，并根據(jù)政府檔案管理規(guī)定進行分類，使企業(yè)歸檔資料能夠滿足政府檔案管理要求，進而獲得政府在檔案管理工作中的一系列支持。
（二）企業(yè)檔案管理應把握檔案資料分類原則
為了更好的滿足企業(yè)檔案管理需要，在企業(yè)檔案管理中，應根據(jù)政府檔案管理要求，把握檔案資料分類原則，將符合政府檔案管理要求的所有檔案都納入到政府檔案管理體系中，其中檔案資料的分類應把握針對性、全面性和合理性原則，保證檔案資料的分類達到預期目標。
（三）企業(yè)檔案管理應合理劃分企業(yè)內(nèi)部檔案和企業(yè)外部檔案
考慮到企業(yè)經(jīng)營管理的特殊性，在檔案管理過程中，企業(yè)內(nèi)部檔案由于涉及企業(yè)機密，通常都是由企業(yè)自己的檔案管理部門保管。外部檔案由于不涉及機密信息，可以交由政府檔案管理部門進行統(tǒng)一管理。在這一過程中，合理劃分企業(yè)內(nèi)部檔案和企業(yè)外部檔案是十分重要的。
四、企業(yè)檔案管理應引入政府管理機制
考慮到企業(yè)檔案管理的特殊性以及檔案管理的現(xiàn)實需求，政府的支持對提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量具有重要的促進作用?；谶@一現(xiàn)實需求，企業(yè)在檔案管理過程中要想獲得政府支持，就要積極引入政府管理機制，保證企業(yè)檔案管理取得實效，具體應從以下幾個方面入手：
（一）企業(yè)檔案管理應對政府管理職能有正確認識
企業(yè)在檔案管理中能否獲得政府支持，關鍵在于企業(yè)檔案管理能否對政府管理職能有正確認識。通過對政府檔案管理職能的了解，企業(yè)的檔案管理將會獲得有力支持，無論是在檔案管理有效性還是檔案管理的全面性上都能滿足實際需要。因此，加強對政府管理職能的認識很重要。
（二）企業(yè)檔案管理應根據(jù)實際需要引入政府管理機制
基于政府檔案管理的專業(yè)性，企業(yè)要想獲得政府在檔案管理上的支持，就要根據(jù)實際需要引起政府管理機制，保證企業(yè)檔案管理能夠在管理機制上更加完善，并達到預期要求，提高企業(yè)檔案管理的實效性，滿足企業(yè)檔案管理的實際需要，促進企業(yè)檔案管理的發(fā)展。
（三）企業(yè)檔案管理應執(zhí)行政府檔案管理制度
在企業(yè)檔案中有一部分檔案不能轉(zhuǎn)入政府檔案管理體系，但是為了提高檔案管理的整體效果，并保證檔案管理的專業(yè)性，在企業(yè)內(nèi)部檔案管理中也應執(zhí)行政府檔案管理制度，保證企業(yè)內(nèi)部檔案管理取得積極效果，滿足企業(yè)檔案管理的實際需求。因此，執(zhí)行政府檔案管理制度是一種重要的管理方式。
五、企業(yè)檔案管理應根據(jù)政府要求進行保管和存放
在企業(yè)檔案管理中，有些企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案保管場所，對于一些重要檔案的管理，企業(yè)自己租用場地進行保管和存放的成本相對較高?；谶@一現(xiàn)狀，企業(yè)檔案管理部門應積極與政府相關部門溝通，獲得政府在此方面的支持。具體應做好以下幾個方面工作：
（一）企業(yè)檔案管理應與政府主管部門溝通，積極協(xié)調(diào)檔案保管場所
企業(yè)在檔案管理中，要想降低檔案保管成本并提高檔案保管的整體效果，就要在獲取政府支持的過程中，積極與政府主管部門溝通，利用政府的公共檔案管理場所實現(xiàn)企業(yè)檔案的保管和存放，滿足企業(yè)檔案管理的實際需要，達到提高企業(yè)檔案管理效果的目的。
（二）企業(yè)檔案管理應根據(jù)政府要求，對檔案進行統(tǒng)一保管和存放
在政府檔案管理要求下，檔案資料應進行統(tǒng)一保管和存放，這不但是為了提高檔案管理效果和降低檔案管理成本，同時也是推動企業(yè)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變和改革。因此，企業(yè)檔案管理應根據(jù)政府要求，對檔案進行統(tǒng)一保管和存放，滿足檔案管理需要。
（三）企業(yè)檔案管理應加強與政府溝通，獲得政府的場地支持
在企業(yè)檔案管理中，檔案保管和存放場所十分關鍵?；谄髽I(yè)現(xiàn)有資源的薄弱性，企業(yè)在檔案管理中應加強與政府溝通，并努力獲得政府在場地上的支持，達到利用政府場地服務企業(yè)檔案管理的目的。
六、結(jié)論
通過本文的分析可知，對于企業(yè)檔案管理而言，檔案管理分為內(nèi)部檔案管理和外部檔案管理兩部分。其中內(nèi)部檔案屬于企業(yè)的自有信息，往往涉及到企業(yè)的敏感信息的商業(yè)機密，這部分檔案一般都由企業(yè)內(nèi)部檔案管理部門進行管理。而外部檔案主要是企業(yè)的一般經(jīng)營管理信息和市場銷售信息等，這部分資料企業(yè)通常會提交給政府檔案管理部門進行保管。其目的除了供政府搜集企業(yè)信息之用，還有另外一個目的是降低企業(yè)檔案管理成本，提高企業(yè)檔案管理效率。所以，對于企業(yè)外部檔案，加強與政府溝通，或者政府支持，對做好企業(yè)檔案管理而言具有重要意義。
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[關鍵詞] 檔案信息資料分類；檔案實體分類；比較；原因
【中圖分類號】 G272.5 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1007-4244（2013）11-241-1
分類是人們對事物的認識和管理的一種基本方法，也是在進行檔案管理時的基本方法。檔案的分類和其他文獻的分類相比，具有獨特的“二元主義現(xiàn)象”。在對一般的文獻進行分類時，僅使用一種分類標準，形成一種分類體系，同時滿足文獻的實體有序化和信息有序化的雙重需要。而在整個檔案管理過程中，需要進行兩次分類，這兩次分類在分類對象、思路和目的等方面有著明顯的差異，形成了檔案信息分類和檔案實體分類這兩種分類體系。這兩種分類體系在檔案管理中同時存在，在不同的管理需要中發(fā)揮著各自不同的作用。
一、檔案信息分類與檔案實體分類的比較
（一）檔案信息與檔案實體。檔案信息分類和檔案實體分類的主要區(qū)別就是兩者的分類對象不同。檔案信息是利用變化載體的方法從原始檔案文件中提取出來的，自身屬于抽象的事物，需要附屬在一個新的載體來存在，實現(xiàn)其價值。檔案實體是檔案的原始文件，主要是對檔案進行原始記錄。檔案實體只是一種管理方式，主要根據(jù)檔案在來源上的歷史聯(lián)系進行分類，檔案信息分類則是采用形式邏輯的方式。檔案管理的使用價值就是滿足人們對檔案的各種使用需求，人們在使用檔案時，主要是利用檔案信息資料。所以要基于檔案實體對相關檔案信息推行信息管理，分類相關信息能夠使信息有序化，更加方便我們迅速查詢和使用檔案信息，實現(xiàn)檔案管理的使用價值。
（二）歷史主義和邏輯主義。從檔案信息分類和檔案實體分類的思路上來看，主要分為邏輯主義和歷史主義兩種派別。在進行檔案管理時，檔案實體分類主要是通過歷史主義的原則，按照檔案實際情況和內(nèi)容界限直接認定，按照檔案在其來源上的歷史聯(lián)系進行分類，檔案館中的所有檔案被劃分成若干個全宗，每個全宗又按照日期和形成檔案的機構(gòu)進行細微的分類，形成一個完整的實體分類體系。檔案信息分類主要采用形式邏輯主義的原則，突破檔案來源上的歷史聯(lián)系，按照社會組織的職能分工并結(jié)合檔案信息內(nèi)容的屬性對檔案信息進行分類，人們可以按照職能活動或事物的屬性來查找檔案。
（三）信息分類號與實體分類號。從信息分類和實體分類的目的及結(jié)果來說，檔案實體分類的目的是顯示檔案來源的歷史聯(lián)系，比較完整的展現(xiàn)出一個組織或個人在社會活動中的發(fā)展過程。新標準中檔號的組成包括全宗號、時間、保管時限和件號。而信息分類的目的體現(xiàn)在檔案內(nèi)容的邏輯聯(lián)系，使分散保存的不同宗卷中內(nèi)容屬于同一專業(yè)或職能活動的檔案劃分到同一類目下，給所有檔案進行分類號，展現(xiàn)每個信息在整體信息分類體系中所在的具置，編號是由漢語拼音和數(shù)字混合在一起構(gòu)成，使人們能夠利用檔案的特點進行查找。
（四）試題管理與信息開發(fā)。檔案的管理工作，在理論上可以劃分為檔案內(nèi)容信息開發(fā)和檔案實體管理。檔案的實體分類是保管、鑒定和統(tǒng)計的基礎，在檔案實體管理工作中進行。檔案信息分類屬于一種檢索語言，實體管理完畢后，在信息的開發(fā)工作中進行。
二、檔案信息分類與檔案實體分類并存原因
形成檔案信息分類和檔案實體分類在檔案管理中并存的原因：檔案和其他資料都是同屬于文獻的范疇，是內(nèi)容較為完整、歷史價值較高的信息記錄，目的都是幫助人們通過信息形成某種認識，所以文獻的分類需要適應人們對文獻的需求特點。一般情況下，人們是根據(jù)信息內(nèi)容和特點進行文獻的查找和使用。檔案信息分類，就是按照文獻的內(nèi)容和特征進行邏輯分類而形成的體系。檔案信息分類是人們查找需求的基本途徑，也是檔案的必然要求。在檔案管理機構(gòu)中，長期利用檔案信息分類，雖然為人們提供了很多便捷的條件，但是使同一出處的檔案全部打亂，檔案所記錄的全部機關的歷史活動內(nèi)容被損壞、分解和混合，是檔案失去了原有的實際價值，變成繁雜的資料。這種信息分類不能展現(xiàn)出檔案所具有的實際價值和獨特屬性，不利于檔案實體的實際管理，所以還需要編輯一些工具類書籍來輔助檔案的實體管理。另一方面，分類需要尊重和維護事物的本性。檔案是歷史社會活動的記錄，能夠反映出縱向上時間的連續(xù)性和歷史性。在進行檔案管理時，信息分類是對檔案內(nèi)容進行橫向分類，不能顯示人類社會或者歷史的縱向演變、發(fā)展過程。所以對檔案進行分類管理時，除了要進行檔案信息分類之外，還需要實體分類對檔案進行歷史性記錄。從檔案來源的歷史聯(lián)系出發(fā)，有效地維護某一組織或者個人職能活動的整個發(fā)展過程，反映人類社會的歷史。
三、結(jié)束語
由于檔案的根本屬性不同于其它文獻，使檔案的分類也和其它文獻有很大的不同。檔案信息分類和檔案實體分類二者之間，雖然不統(tǒng)一，卻在檔案管理中同時存在，各盡其職，互補互依。其產(chǎn)生的原因是檔案的歷史記錄性，在檔案管理實踐中不斷地證明，也會在日后的檔案管理中，以其獨特性對檔案管理工作起到更加重要的作用。
參考文獻：
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一、完善管理制度，建立網(wǎng)絡系統(tǒng)
檔案管理工作在事業(yè)單位中普遍存在，一般而言檔案管理工作主要是對事業(yè)單位內(nèi)部人員的檔案進行統(tǒng)一的收集與整合，以方便事業(yè)單位對企業(yè)內(nèi)部人員的控制與管理。在進行事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設的過程中建立起有效的管理制度是關鍵，具體而言包括以下幾個方面：（1）完善管理制度。檔案管理工作在事業(yè)單位中一般缺乏有效的發(fā)展空間，很少有事業(yè)單位會關注單位內(nèi)部檔案管理制度的創(chuàng)新與完善，因此大部分事業(yè)單位的檔案管理工作在制度上都存在缺失。鑒于此，有關工作人員應積極的對事業(yè)單位檔案管理制度進行一定的完善，使得有關工作人員可以在制度的規(guī)范下進行具體的工作。這是事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設的基礎。（2）建立網(wǎng)絡系統(tǒng)。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，網(wǎng)絡技術也融入到了社會生活的方方面面。因此在進行檔案管理的過程中，有關人員也應將網(wǎng)絡技術應用其中建立起有效的網(wǎng)絡檔案管理體系，將檔案管理部門與單位其他管理部分有機的聯(lián)系到一起，提高事業(yè)單位檔案管理與應用的效率。
二、搞好管理分類，做好檔案歸檔
檔案在進行管理的過程中要進行一系列的工作，而檔案分類是其中最主要的工作之一。在實際的工作過程中有關工作人員應搞好檔案的分類管理，做好檔案的歸檔工作。檔案的分類管理一般要按照檔案的內(nèi)容，檔案的先后順序，檔案的實際情況等進行分類，這些分類有利于檔案的查詢，對于檔案的提取與應用有著一定的幫助作用。因此在進行檔案分類的過程中，有關人員應對檔案的分類進行嚴格的規(guī)定，并采取科學的分類方法確定具體的檔案類型。除了檔案的分類外，檔案的歸檔也是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)。因此為了保障檔案歸檔的質(zhì)量，防止檔案在借閱的過程中丟失，有關事業(yè)單位應針對檔案的歸檔建立起有效的規(guī)章制度，以明確檔案調(diào)取與歸檔的程序，減少檔案歸檔過程中問題的出現(xiàn)。
三、嚴格檔案整理，堅持科學管理
檔案在進行存放的過程中，要進行一定的整理針對不同的需要對檔案的存放地點，存放方式等進行更改，同時還要對一些受損檔案進行修復，對一些過期檔案進行集中處理。因此為了有效的搞好檔案的整理工作，有關工作人員應嚴格檔案整理工作，對檔案管理工作進行細化，針對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進行有效的修正，采用更加科學的方式進行檔案的管理。并針對檔案的重要程度以及檔案的時間順序等進行合理的整理。
四、加強法律宣傳，搞好保密工作
檔案中涉及到了事業(yè)單位工作人員的各項隱私信息，因此事業(yè)單位在對檔案進行管理的過程中，應對檔案的管理工作給予足夠的重視，避免因檔案管理不善而造成事業(yè)單位員工隱私信息外泄的情況。首先，事業(yè)單位應加強法律的宣傳，使得檔案管理人員可以對檔案管理的重要性產(chǎn)生認識，提高檔案管理的規(guī)范程度。其次，檔案管理人員應在檔案保密工作上下工夫，制定出有效的檔案保密條款，對于檔案的取閱，檔案信息的公布等進行嚴格的控制，以此減少檔案信息外泄的情況。最后，有關檔案管理人員在對檔案進行銷毀的過程中，應保障銷毀的徹底性，要在多人監(jiān)督的情況下進行粉碎銷毀或者燃燒銷毀，杜絕一切可能造成檔案信息外流的機會。
五、完善檔案室建設，注重服務質(zhì)量
紙質(zhì)檔案需要一定的存放空間，檔案越多占有的空間面積越大，同時由于紙質(zhì)檔案容易受到外界因素影響，經(jīng)常會產(chǎn)生發(fā)霉，受潮的現(xiàn)象。因此有關事業(yè)單位應對檔案的存放地點進行合理的選擇，建立起符合存放要求的檔案室，完善檔案室的建設，避免檔案因存放不當造成檔案的損壞。除此之外，檔案室管理人員的工作能力也與檔案存放的質(zhì)量有著密切的關系，因此有關檔案管理人員應積極的學習檔案管理知識，吸取周圍工作人員的工作經(jīng)驗，注重提高服務的質(zhì)量，使得事業(yè)單位檔案管理工作可以取得長足的進步。
六、建立電子檔案，實現(xiàn)信息管理
紙質(zhì)的檔案在存放以及查閱等方面都存在著一定的局限性，因此隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，建立電子檔案成為了事業(yè)單位檔案管理的主要工作。在進行工在的過程中，有關管理人員通過信息錄入的方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案存放在計算機中，并利用網(wǎng)絡技術與各部分進行連通，方便各部分的查閱，有效的提高了檔案管理工作的速度，促進了事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設的進程。
一、指導思想
加強檔案管理科學化、規(guī)范化建設，提高我局檔案管理的整體水平，促進檔案工作更好地為我局工作的開展提供保障。
二、目的
切實增強檔案管理人員對檔案管理工作重要性的認識全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強檔案管理工作力度，逐步完善檔案管理配套建設和信息網(wǎng)絡化建設，加快檔案管理現(xiàn)代化進程，保障檔案管理工作的標準化、科學化、規(guī)范化順利實施。
三、主要工作
1、提高認識，加強對檔案目標管理活動的領導。
我局檔案是我局在財務管理、黨政管理和其他各項活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像等各種形式與載體的文件材料的總和，是維護真實面貌的歷史記錄，是我局工作的有機組成部分，也是科學管理我局的重要基礎。我局配備兼職檔案管理人員，制訂檔案工作目標管理實施計劃，確保在今年檔案管理工作順利完成。
2、加強硬件建設
安裝遮光窗簾、添置檔案柜、除濕設備、溫濕度計、滅火器。保持檔案庫房清潔、寬敞、明亮、通風，并達到防盜、
防光、防塵、防潮、防鼠、防火、防腐、防高溫等八防要求。
3、規(guī)范操作程序，依法科學管理
(1)做好檔案的收集工作
為防止文件在閱辦過程中遺失，當文件送達承辦人時，請承辦人簽字，共同承擔文件及時、完整歸檔的責任。對一些特別重要的文件采取先復印，再把復印件送交承辦人的辦法，然后由檔案責任人負責查收交檔案室存檔。在交接過程中，全面清理資料，對散落在個人手頭的資料由股室檔案責任人負責，追繳資料，確保檔案的收集既齊全又完整，避免資料的遺失。
(2)制定較為科學合理的分類方案。
將檔案分為文書檔案、音像電子檔案、實物檔案幾大類。將文書檔案按年度-類目-級別-保管期限進行分類，以不同期限按黨群類、行政事務類、財務類等進行排列，根據(jù)分類方案和保管期限類，切實做好平時的立卷工作。
(3)認真做好日常的檔案管理。
各類檔案、資料按類別整齊地存放在不同的檔案柜內(nèi)。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記薄、銷毀登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案利用效果登記簿、檔案移交統(tǒng)計等多種臺帳。
(4)加強對檔案管理人員的培訓
檔案管理人員要參加教育局檔案管理業(yè)務培訓，檔案管理人員平時的工作要有計劃、有措施、有成效。
四、提高認識，強化管理
關鍵詞：圖書館檔案；優(yōu)化管理；措施；
中圖分類碼：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01
引言
圖書館檔案管理是高校圖書館現(xiàn)代化建設的重要組成部分。通過分析高校圖書館檔案的作用以及管理工作中存在的問題，提出了優(yōu)化檔案管理的新思路，要從增強檔 案管理意識、提高檔案管理人員的素質(zhì)等方面入手，不斷優(yōu)化高校圖書館檔案管理水平，提高檔案利用率，可以促進高校圖書館各項服務工作更好發(fā)展。
一、圖書館檔案管理的問題分析
圖書館的檔案管理有著較好的資源基礎，在隨著信息化的技術不斷進步的同時，以往的檔案管理模式也逐漸的凸顯出其不足之處，對于這些問題必須要得到重視，下面就對于這些問題紛紛進行闡述：
（一）檔案數(shù)字化進程緩慢。在檔案整體的結(jié)構(gòu)上的不足檔案數(shù)字化的進程緩慢，對于圖書館的館藏文書檔案相對的重大，尤其是一些業(yè)務檔案，在這方面較為的豐富，檔案的形 式基本都是紙質(zhì)為主，在當今的信息化日趨成熟的今天，從量以及載體上就可以明顯的發(fā)展，這樣的管理模式已經(jīng)與當前的發(fā)展不相適應，在整體的結(jié)構(gòu)上的優(yōu)勢愈 來愈小。
（二）檔案管理上操作不規(guī)范。在管理上操作不規(guī)范，在圖書館的檔案管理方面的一些基礎的設施以及條件等都要比其它的一些部門滯后，這也是對于圖書館的檔案管理沒有得到足 夠的重視造成的，有相當多一部分的圖書館檔案管理方面沒有專業(yè)的人員進行管理，這對于圖書館的檔案管理的整體發(fā)展起到了阻礙作用，也不能夠有效的對于圖書 館的發(fā)展起到很好的促進參考的作用。
（三）檔案管理意識薄弱。許多圖書館都沒有意識到圖書館檔案管理的重要性，工作人員主觀認為圖書管理就是按照傳統(tǒng)方法進行針對圖書進行簡單的文件分類，建立索引就可以了。更 糟糕的是一些領導經(jīng)常在會議重點討論了檔案管理考核的重要性，但在實際工作中也沒有實行有效貫徹執(zhí)行，甚至放棄檔案管理。
（四）檔案管理制度不完善、檔案管理水平不高。目前的檔案管理現(xiàn)狀表明，從正規(guī)術語文件管理，沒有完整的分類法可循，圖書館檔案管理大多是按照傳統(tǒng)分類方法，如數(shù)字法，子母法進行排序放置，而這 種管理方法絕大多數(shù)是無法形成真正意義上的相對分類查找。由于檔案管理機構(gòu)水平不高，崗位職責不明確，責任分工不清，再加上一些圖書館檔案管理人員不固 定，服務質(zhì)量不均衡，造成了檔案工作發(fā)展滯后。有的圖書館甚至沒有專門的檔案管理機構(gòu)及其專職人員，最終導致圖書館管理水平偏低。
二、圖書館檔案優(yōu)化管理的必要性
（一）優(yōu)化檔案管理能夠有效確保圖書館工作的順利進行。圖書館檔案涉及到的內(nèi)容非常多，包括圖書館工作的原始記錄，圖書館工作人員的工作成果，經(jīng)驗，對圖書館人員編制進行詳細的記錄，并通過檔案信息反映 了圖書館和博物館的情況及其業(yè)務發(fā)展中存在的問題是圖書館發(fā)展的跟蹤記錄，圖書館的管理和重要的參考價值，以及圖書館的未來發(fā)展的真正目標。
（二）檔案管理是圖書館進行科學管理的重要手段。通過建立和完善圖書館檔案管理的科學性，圖書館可以進一步提高其自身檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)標準化和規(guī)范化的管理，充分發(fā)揮其在圖書館管理中的作用。另外，對于讀者服務工作的管理過程，能夠進行詳細記錄工作，都是為未來圖書館進一步提升讀者服務質(zhì)量打下堅實的基礎。
三、圖書館檔案優(yōu)化管理的措施
（一）優(yōu)化完善圖書館檔案管理機制?？茖W規(guī)劃圖書館檔案管理機制，優(yōu)化圖書館檔案信息技術基礎設施建設，提高圖書檔案管理的信息化服務能力，不是幾名圖書館工作人員就可以單獨做的很好 的，有很多檔案材料往往涉及到多個部門，需要協(xié)調(diào)多方工作進行系統(tǒng)優(yōu)化服務才行，在健全檔案管理制度，建立檔案保管期限表，文件和資料歸檔范圍，明確保管 期限表制，分保管期間，評估文件，文件規(guī)范的符合法律的發(fā)展，提高人們的意識，進一步推動圖書館檔案管理建設。
（二）加強檔案數(shù)字化建設，建立圖書管理數(shù)據(jù)庫。所謂圖書管理數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，指的是圖書檔案信息的接收，傳輸，存儲，以實現(xiàn)共享檔案信息管理系統(tǒng)的文件。在今天加速全球化的進程中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管 理系統(tǒng)也使得文件管理從傳統(tǒng)到紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮虞d體，檔案管理員能夠針對圖書信息進行存檔數(shù)據(jù)處理，有效開展圖書業(yè)務管理，共同實現(xiàn)圖書管理信息的協(xié)調(diào) 處理。
（三）提升圖書檔案管理人員的綜合業(yè)務素質(zhì)。圖書館應設置專職工作人員負責檔案管理，注重員工的檔案管理及其專業(yè)技能培訓工作，盡量選擇有著較高教育水平和業(yè)務經(jīng)驗豐富的員工。對于檔案管理人 員，應盡量保持其工作的穩(wěn)定性。檔案管理人員要定期進行培訓，能夠熟練掌握電腦等現(xiàn)代信息技術，精通圖書館檔案管理系統(tǒng)。要充分認識到圖書管理人員對圖書 館發(fā)展工作的重要性，在工作中不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷轉(zhuǎn)變其工作觀念，以適應現(xiàn)代社會發(fā)展的要求。圖書館檔案管理人員也應提高工作的嚴肅 性，增強工作責任感，及時的準確地對檔案材料進行分類管理。
隨著社會的發(fā)展以往的圖書館檔案管理模式慢慢的開始退出了市場，這就要求要有著新的管理模式來更好的促進圖書館的檔案管理，做好這一工作能夠?qū)τ诮M織機構(gòu) 的可持續(xù)的發(fā)展有著最為基礎的保障，對于圖書館的檔案管理工作進行創(chuàng)新發(fā)展能夠?qū)τ谧陨淼乃降玫接行У奶岣?，對于其中的一些不足還需要進一步的得到創(chuàng)新 加強，從而把圖書館的檔案管理更現(xiàn)代化的體現(xiàn)出來。
參考文獻：
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1規(guī)范檔案管理，健全管理制度
社會養(yǎng)老保險檔案包括社會養(yǎng)老保險相關業(yè)務的所有原始資料，比如參保人個人的信息賬戶、繳費資料、養(yǎng)老金的發(fā)放資料和有關業(yè)務的書面資料等。社會養(yǎng)老保險檔案管理的有關部門和工作人員在分類管理檔案時，應當做到規(guī)范化，做到高標準、嚴要求，并建立健全相關檔案管理制度和標準。在管理有關檔案時，要嚴格遵循工作原則，將具有實用性和長遠利用價值的資料歸檔、存檔，將能夠充分體現(xiàn)單位活動的有效材料完整備案，以滿足后期使用和考察的需要。然而，社會養(yǎng)老保險檔案的存檔并不是將所有資料記錄、儲存，而是將處在存檔范圍和要求之內(nèi)的有關文件和具有實際利用價值的資料分類整理并存檔，具有參考性且非最終定稿的文件是不需要存儲的。在明確分類的基礎上做好檔案歸檔工作，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。
此外，檔案管理部門要建立健全社會養(yǎng)老保險檔案管理制度和標準，要建立能夠?qū)⑺泄ぷ鳝h(huán)節(jié)包括在內(nèi)的檔案管理制度。以文件的實際來源和自身價值為依據(jù)，進一步確定檔案管理的方式方法、具體流程、檔案資料分類方式等。這些方案的確定要嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》等現(xiàn)行法律的規(guī)定，以城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險的實際狀況為重要依據(jù)，不斷健全檔案管理分類制度、檔案保密制度和檔案存檔制度等。在此過程中，要做到每一個檔案管理部門都能夠嚴格遵守規(guī)章制度，以實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標準化，實現(xiàn)社會養(yǎng)老保險檔案的科學分類、集中管理、規(guī)范有序等，不斷完善我國社會養(yǎng)老保險制度。
2信息化檔案管理
信息技術的快速發(fā)展和不斷進步，使得各行各業(yè)的工作效率都在不斷提高，以完全人工的方式完成城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作已經(jīng)不能滿足時代的要求。人工的方式不僅會耗費大量的人力、物力，也會限制工作效率。傳統(tǒng)的社會養(yǎng)老保險檔案管理方式大都為紙質(zhì)書面記錄和個人檔案的存放，這樣不僅占據(jù)了大量的工作時間，也占據(jù)了較大的空間存放資料，并且這些紙質(zhì)資料不易保存，隨著時間的推移，會出現(xiàn)紙質(zhì)泛黃、篩選困難等問題。信息化的社會養(yǎng)老保險檔案管理不僅能夠改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理工作方式，使其成為信息化、數(shù)字化的信息，做到檔案管理電子化，還能夠完全代替人工實現(xiàn)檔案的查詢和檢索，大大地提高信息檢索的效率和準確度。信息化的檔案管理方式使大量的原始書面資料被有效地壓縮和快速記錄，在節(jié)省了空間的同時也大大地延長了資料、檔案保存的時間，并且有效地降低了保存難度。同時，存檔和編碼社會養(yǎng)老保險檔案并且建立計算機檢索信息系統(tǒng)，能夠徹底實現(xiàn)檔案管理的改革和創(chuàng)新。由計算機檢索、掃描獲得信息代替人工查找、翻閱檔案資料原件，節(jié)省了大量的時間，并且在很大程度上提高了工作的準確度和效率。
社會養(yǎng)老保險部門在分類和管理檔案時，要科學歸檔，提高工作質(zhì)量，要注意記錄存檔的時間和類型。普通的業(yè)務文件、退休記錄和審計等資料的存檔時間為次年的年中，即6月底，而社會養(yǎng)老保險的結(jié)息時間為每年的6月份，會計的管理存檔時間為隔年存檔，基本信息的檔案歸檔時間為所有業(yè)務項目結(jié)束之后。其中，最重要的是影音資料和照片等資料檔案。這些資料要在第一時間內(nèi)存檔處理，以合理的歸類方式完成檔案資料的選取、收集和初步記錄，根據(jù)一定的規(guī)律，比如參保人的參保時間或是其他特點建立、記錄和合理存放檔案，確保再次查找時的準確度，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在檔案管理的過程中，要實現(xiàn)檔案的科學分類和存檔，做到存檔、歸檔有律可循，避免無序存檔的情況發(fā)生，切實提高檔案管理工作的有效性。
3實用化檔案管理
社會養(yǎng)老保險檔案的創(chuàng)建和存儲是為了為之后的查找和檢索工作提供便利，使參保人與社會養(yǎng)老保險管理部門及時、準確地找到所需要的信息進行核對和審查等。有關檔案管理示意圖的繪制也是為了檔案存儲能夠更加便捷。因此，檔案管理部門應當制訂科學、有效的社會養(yǎng)老保險查詢和檢索工具，比如創(chuàng)建全引式的目錄、建立專題形式的索引和編寫案卷形式的目錄等。在檔案管理工作人員的工作過程中，有關部門要配備適應性強的社會養(yǎng)老保險檔案管理軟件和系統(tǒng)，使信息化的檔案管理形式和計算機信息檢索方式能夠為其提供方便。這樣，不僅能夠為工作人員的信息檢索、查詢工作減輕負擔，還能夠有針對性地保護社會養(yǎng)老保險檔案。為了實現(xiàn)社會養(yǎng)老保險檔案管理工作服務社會的目標，有關部門要提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力。新形勢背景下的檔案管理工作需要具有較高工作水平的工作人員完成檔案管理工作。檔案管理部門在分配具體的管理工作和責任的同時，應要求工作人員具有能夠完成業(yè)務辦理和檔案管理雙重工作任務的能力。要將這兩項工作任務在年初分配，并將其歸入工作任務考核內(nèi)容中，明確工作職責和標準，明確要求工作人員具備較高的工作素質(zhì)和政治覺悟，在創(chuàng)新的同時具備專業(yè)的工作能力。只有不斷提升工作人員的素質(zhì)，才能為社會養(yǎng)老保險檔案管理工作打下堅實的基礎，加快檔案管理實用化的步伐，達到檔案管理工作為社會服務的目的。
4結(jié)束語
綜上所述，社會養(yǎng)老保險檔案是完整、有效的社會養(yǎng)老保險工作的最原始數(shù)據(jù)，是保護參保人利益的重要依據(jù)。隨著我國社會保險工作的全覆蓋，參保人數(shù)也在逐年遞增，社會保險業(yè)務檔案也越來越多，社會養(yǎng)老保險檔案工作也越來越重要。因此，要建立健全管理制度，切實提高管理水平，確保我國社會保障制度的完善。
作者：黃清顏 單位：清遠市清新區(qū)社會保險基金管理局
關鍵詞：檔案管理 基礎管理 現(xiàn)代檔案管理 作用
隨著社會不斷發(fā)展，檔案在人們的日常生活中所起的作用越來越重要，相關部門也加強了對檔案管理的重視。而隨著科學技術不斷擴展，檔案在管理中也得到了高新技術的幫助。而即便如此，在現(xiàn)階段的社會發(fā)展過程中，檔案管理仍然存在著許多不容忽視的問題。這就要求相關部門必須加強對檔案管理工作的重視，及時針對存在于其中的問題選擇有效的手段進行解決。
一、目前我國檔案管理基礎工作中存在的問題
從整體上分析，我國目前檔案館多為綜合性的檔案館，如同老圖書館一樣，內(nèi)容十分繁雜混亂，并且不同的檔案之間存在著極長一段時間跨度。并且一直以來，我國檔案館都采用的是封閉式的管理。并且管理最根本的目的是保證檔案材料的安全不丟失，并不針對檔案內(nèi)容進行任何不同程度的處理。這樣就導致了現(xiàn)階段檔案質(zhì)量差，多數(shù)內(nèi)容均為毫無作用的文本信息。
因此，目前在我國檔案管理基礎工作中存在的問題主要可以表現(xiàn)為這樣幾點：第一，檔案在入庫管理的過程中，缺乏統(tǒng)一的號碼標示，許多檔案存在著多卷的情況，極容易造成檔案丟失；第二，檔案名稱不規(guī)范，檔案的標題包含的內(nèi)容過少，導致許多有用的信息都被忽略而造成信息的丟失；第三，檔案缺乏必要的目錄頁，導致許多有用內(nèi)容無法被利用起來，從而造成信息的無用化；第四，檔案內(nèi)缺乏必要的頁碼，丟失也無從下手去尋找；第五，檔案的存儲十分混亂，不同對象的檔案保存在同一個檔案架上，增加了檔案在尋找過程中的困難；第六，檔案不規(guī)范，許多檔案所必需的內(nèi)容沒有被保存下來，反而留在檔案中幾張毫無作用的紙張，還有許多檔案保存的內(nèi)容過多，一個檔案卷有著幾百張材料等等問題。
這些問題都是在長期的整理、查找和保存過程中所表現(xiàn)出來的突出問題。并且從這方面來看，盡管我國已經(jīng)開始在檔案館中采用高新技術來進行檔案的保護，但這些問題仍然使得我國現(xiàn)階段的檔案管理不具有保證現(xiàn)代信息管理運行的條件。
二、針對目前存在于檔案管理基礎工作中問題的對策
要想提高檔案管理基礎工作的工作水平，就必須針對目前混亂無需的檔案管理工作采取符合規(guī)范和標準的工作方式進行管理，尤其是在檔案的收集、整理、保存等關鍵環(huán)節(jié)都需要采用科學的方法進行工作。
（一）全面整理基本檔案
要采用現(xiàn)代信息管理方式來管理檔案，就必須要針對所有檔案進行全面的普及檢查。根據(jù)檔案的關鍵內(nèi)容進行分析整理，取其精華，去其糟粕。將有價值的內(nèi)容保留下來，去掉其中毫無作用的信息，從而強化檔案的規(guī)范化程度，保證檔案在信息錄入時工作效率的提高以及在信息普查時的信息有用率。
（二）針對檔案重新進行號碼排序
檔案因為混亂無序，導致增加了檔案尋找工作的困難程度。因此，這就要求我們重新針對檔案進行號碼編排，不同內(nèi)容角度分配成不同的號碼，遵循圖書保管等方法進行管理。另外，針對那些缺少頁碼、缺少目錄甚至缺少檔案關鍵內(nèi)容標題的檔案進行重新的加工整理。根據(jù)現(xiàn)有的檔案頁碼進行號碼編排，增添目錄，根據(jù)檔案內(nèi)容進行標題制訂等，保證檔案更加規(guī)范。優(yōu)化檔案不僅可以提高工作效率，簡化工作手續(xù)，還能幫助加快信息化管理方式的普及速度。
（三）規(guī)范檔案著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。但是由于各個檔案館的條件存在差異，再加上計算機管理又提出了新的技術性要求，所以各個檔案館在國家統(tǒng)一的規(guī)劃領導下，結(jié)合自己的實際情況根據(jù)制定出適合本館著錄工作的著錄細則。
（四）統(tǒng)一分類編號
這就要求我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，而后根據(jù)不同的內(nèi)容制訂不同的要求規(guī)范。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。
三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
（一）分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
（二）分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
（三）分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
四、結(jié)束語
在信息高度發(fā)展的今天，必須要加強檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。而且我們在信息化的過程中，必須要根據(jù)檔案本身的特點，選擇使用于他的信息管理和收集方式。這就需要我們盡可能的利用現(xiàn)代信息技術和網(wǎng)絡技術，加強檔案管理的軟件開發(fā)，加快檔案電子化的進程。同時，還要提高檔案管理人員的信息化程度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷加強不同環(huán)節(jié)之間的溝通和交流，促進工作人員接受現(xiàn)代化管理檔案的程度。只有這樣，才能推動檔案管理的現(xiàn)代化和科技化，從而做好檔案管理工作，提高工作效率，普及檔案管理工作。
參考文獻：
[1]張艷霞.試論現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎工作的作用[J].科技經(jīng)濟市場，2014（9）：101-102
論文關鍵詞:檔案管理;信息化;文件
近年來,隨著信息技術高速發(fā)展,傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質(zhì)和電子混合檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)、跨地域檔案管理轉(zhuǎn)變。
一、檔案管理信息平臺深化應用的背景
當前,國家電網(wǎng)公司加快實現(xiàn)電網(wǎng)和公司發(fā)展方式轉(zhuǎn)變,努力創(chuàng)建“一強三優(yōu)”(電網(wǎng)堅強、資產(chǎn)優(yōu)良、服務優(yōu)質(zhì)、業(yè)績優(yōu)秀)現(xiàn)代公司。國家電網(wǎng)公司高度重視檔案管理工作,并將其作為企業(yè)管理重要組成部分,大力推進檔案管理信息化。2006年,國家電網(wǎng)公司與紫光電子檔案事業(yè)部合作開展“國家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺建設項目”;2009年,在國家電網(wǎng)公司公司總部、華中電網(wǎng)公司、四川省電力公司等網(wǎng)省公司試點成功。目前,國家電網(wǎng)檔案管理信息平臺已成功嵌入國家電網(wǎng)公司協(xié)同辦公系統(tǒng),福建省電力公司隨即也全面推廣應用,廈門電業(yè)局作為國家電網(wǎng)公司轄區(qū)內(nèi)唯一的特區(qū)供電企業(yè),在福建省電力系統(tǒng)內(nèi)率先深化應用該檔案管理信息平臺。
廈門電業(yè)局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年,在全省系統(tǒng)率先晉升為“國家一級”,連續(xù)3年獲得省公司檔案管理先進單位、連續(xù)6年獲得廈門市檔案先進集體稱號。截至2010年底,共有綜合檔案室1個,二級綜合檔案室17個,共有文書、科技、會計檔案近 30萬卷(件),機讀目錄12萬余條,照片檔案4000余張,及音頻、視頻檔案200多份。
但目前廈門電業(yè)局檔案管理工作還依然存在一些問題:一是仍存在大量紙質(zhì)檔案未實現(xiàn)數(shù)字化;二是各部門之間系統(tǒng)互不相連、數(shù)據(jù)互不交換、信息孤島較為嚴重,無法形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫;三是各部門檔案管理水平及管理軟件應用水平參差不齊,低水平重復建設現(xiàn)象較為嚴重,軟件管理系統(tǒng)功能存在缺陷,無法保證文件的真實性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統(tǒng)的自動化、智能化程度不高,用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足,不能適應機構(gòu)調(diào)整對檔案管理的要求。因此,急需通過深化應用統(tǒng)一的檔案管理信息平臺來破解上述問題和難題。
二、檔案管理信息平臺深化應用的目標
福建省電力公司根據(jù)自身工作實際,在國家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺的基礎上,采用B/S多層應用體系結(jié)構(gòu),應用SOA、J2EE等先進技術對軟件應用系統(tǒng)進行深度開發(fā),建成符合福建電力檔案業(yè)務工作要求的功能模塊和界面處理,實現(xiàn)了電子文件與電子檔案全程管理。同時,福建電力數(shù)字檔案信息資源管理系統(tǒng)創(chuàng)新性地開發(fā)了全宗定制、門類定制等多種定制功能,使系統(tǒng)可隨著業(yè)務的變化而進行自行定制,減少了因業(yè)務變動而導致的二次開發(fā)費用和時間,極大地方便了使用;創(chuàng)新性提出了“現(xiàn)行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式,建立了文件中心、整編中心、數(shù)檔中心和控制平臺,實現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)電子文件網(wǎng)絡采集、整合、處理、歸檔全過程數(shù)字化。
檔案管理信息平臺主要應用模塊包括應知應會、企業(yè)知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數(shù)字化檔案存放在企業(yè)知識模塊中,按照檔案屬性分類為:文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含:題名、文號、責任者、起止日期、機構(gòu)、文件類型、主題詞、關聯(lián)詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標,確定了十大功能:確定需要捕獲的檔案,確定檔案的保存時間,檔案捕獲,登記,分類,存儲和保管,利用,跟蹤,處置計劃的實施,對檔案管理過程的記錄。
用戶可根據(jù)工作考查、學術研究、經(jīng)濟建設、落實政策、個人取證等不同目的進行檔案檢索。檔案管理信息平臺內(nèi)嵌智能操作平臺(IDOL),在檢索的同時對信息進行智能理解,主要完成檔案內(nèi)容資源的各項分析服務,以及智能化的文本處理,包括文本挖掘、分類聚類、內(nèi)容提煉等,從無序的海量數(shù)據(jù)中,找到數(shù)據(jù)之間的關系和規(guī)律,進一步提高檔案資源的利用價值。此外,還有一些特殊應用,例如,檔案分類并不完全采用業(yè)務職能分類方法,而是在按業(yè)務活動劃分類別的基礎上,綜合運用了機構(gòu)級別、機構(gòu)性質(zhì)、所屬區(qū)域、文件格式等分類標準。
檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關單位的一體化綜合平臺,使檔案信息實現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后,將實現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化,充分發(fā)揮檔案部門的信息服務功能,注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施,融合思想理念創(chuàng)新與技術方法創(chuàng)新,最終實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應用,為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務,真正實現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。
三、檔案管理信息平臺深化應用的實施步驟
第一步:引入文件連續(xù)體模型。文件連續(xù)體(Records Continuum)模型注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性,提倡檔案人員提前參與文件管理,直到文件被銷毀或永久保存,要求將文件管理與業(yè)務流程相結(jié)合。為此,必須做到以下幾點:第一,新開發(fā)的各種業(yè)務系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二,對于已有的各種業(yè)務系統(tǒng),建立其與檔案管理信息平臺的接口,使系統(tǒng)能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù),盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責向前延伸;第三,對于文件檔案,明確各業(yè)務部門歸檔范圍和責任,提供檔案收集、整編及業(yè)務系統(tǒng)接口,實現(xiàn)對歸檔文件的前端控制和全程管理;第四,對于基建、設備檔案,在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責任,最小化人為因素,使歸檔工作與工程建設同步、有序進行。
第二步:引入知識管理理論。知識管理(Knowledge Management)是企業(yè)管理的新范式,也是指導檔案管理創(chuàng)新的新理念,即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識資源,將檔案管理的關注點從文件檔案實體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊涵的知識,應用先進的知識管理技術方法,創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務等各項活動。因此系統(tǒng)應突出以下功能:
第一,數(shù)據(jù)資源全覆蓋,對于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍,但具有知識價值的資料、數(shù)據(jù)、信息進行管理,以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識資源的整合與共享。
第二,服務手段多元化,如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務等。信息推送即在其他應用系統(tǒng)中主動提供需要的檔案信息,使用戶在需要的時候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題,以便檔案管理信息平臺中一旦出現(xiàn)相關信息可以主動發(fā)送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題,即把相關的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務即將平臺的查詢窗口嵌入到各應用系統(tǒng)中,用戶可以在多種應用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。
第三,服務技術智能化,在基本的數(shù)據(jù)采集后,檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析,構(gòu)建資源內(nèi)容平臺,為搜索引擎系統(tǒng)提供應用基礎。
第三步:實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化。即通過各種掃描設備采集影像信息,通過數(shù)字化加工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質(zhì)量審查、質(zhì)量二次檢查、數(shù)據(jù)掛接等一系列流水化作業(yè),對掃描的文件進行了糾偏、去污處理和格式轉(zhuǎn)換工作,把紙制文檔轉(zhuǎn)化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。
四、檔案管理信息平臺深化應用后的效果和問題
檔案管理信息平臺建設應用后,用戶只需在個人電腦上輕點鼠標,輸入檢索字段,各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數(shù)據(jù),或打印復印,或資料收集,均可自行快捷完成。檔案管理實現(xiàn)了圖、文、聲、像信息融合及網(wǎng)絡一體化管理,檔案從收集、整理、編目到存儲、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網(wǎng)絡上完成。數(shù)字化檔案占用空間小、儲存信息量大、檢索方便快捷、應用能力強、傳輸速度快,大大提高了辦公效率,降低了檔案管理的人力、物力、財力成本,減少了人工檢索失誤率,提高了辦公效率,增強了檔案服務的實時性、實用性、安全性和保密性,實現(xiàn)了管理科技化、檢索便捷化、服務人性化,滿足用戶對檔案信息快速傳遞和高度共享的實際需求。檔案管理信息平臺是檔案工作標準化的重要手段,它將傳統(tǒng)管理手段和先進技術手段有機結(jié)合,注重電子文件管理、檔案管理的先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施,實現(xiàn)了檔案信息傳輸網(wǎng)絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化。通過建立統(tǒng)一的檔案管理信息平臺,樹立了發(fā)展、創(chuàng)新的理念,充分發(fā)揮了檔案管理部門的信息服務功能,推進了檔案管理高素質(zhì)人才隊伍建設,真正實現(xiàn)了檔案管理從“保管范式”向“后保管范式”的變革,真正實現(xiàn)了思想理念創(chuàng)新與技術方法創(chuàng)新。
因檔案管理信息平臺在廈門電業(yè)局上線運行時間不長,普及性不強,應用用戶人數(shù)不多,有待進一步宣傳推廣;檢索功能過于簡單,有待廣泛征求用戶意見后,進一步完善;其他應用系統(tǒng)與檔案管理信息平臺的標準接口尚未建立,有待進一步建設實施;信息推送、信息訂閱、嵌入式服務等應用模塊尚未正式啟用,還需要抓緊建設。
一、醫(yī)院文書管理的的特點
醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院重要公文、重大事件活動的資料匯總，是醫(yī)院歷史見證的有效憑據(jù)，對醫(yī)院的管理和發(fā)展有重要的作用。醫(yī)院文書檔案管理有三大特點。其一是規(guī)范性，文書檔案多數(shù)都屬于醫(yī)院領導部門的公文，醫(yī)院文書檔案管理的重點就是對該類公文進行管理，它的規(guī)范性集中體現(xiàn)在公文的用紙、文種、字跡、檢查、傳遞方面都規(guī)定嚴格。其二是服務性，醫(yī)院 文書檔案主要是為醫(yī)院領導進行決策或相關部門提供參考資料，只有重視其服 務性，才能進一步優(yōu)化醫(yī)院領導工作效率以及文書檔案信息化管理，便于患者進行 更好的查詢服務。其三是保密性，因為很多的文書檔案涉及到醫(yī)院內(nèi)部、領導和患者的信息資料，要杜絕 這些信息資料的外泄，以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當，損害醫(yī)院的形象與聲譽。可信的文書管理工作，是醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。
二、現(xiàn)階段醫(yī)院文書管理工作存在的問題
1.文書檔案的收集分類存在問題
醫(yī)院檔案是醫(yī)院歷史財富，搞好文件材料收集是 確保檔案材料齊全完整的前提和基礎。醫(yī)院檔案室的檔案主要是通過“接收”的方式進行原始材料積累，沒有其他收集途徑，存在著較強的被動性。另外，檔案的分類是檔案管理的基本方法，也是對檔案進行科學、系統(tǒng)、有序管理的有效手段。國家檔案管理部門對此有明確的規(guī)定，但現(xiàn)在的醫(yī)院普遍不重視文書檔案的分類工作，或者他們沒有采取合理的分類方法。而且有的醫(yī)院由于辦公用房緊張，沒有專用檔案室，存在資料多處存放，“八防”配套不齊，引起檔案材料霉變、蟲蛀、灰塵多，影響檔案的美觀整潔及完整，造成資料裝訂不規(guī)范、查找困難和丟失的現(xiàn)象。
2.文書管理人員的工作意識淡薄且專業(yè)素質(zhì)水平不高
首先從醫(yī)院領導來說，一些醫(yī)院的領導沒有對文書檔案管理工作給予足夠的重視。因此，醫(yī)院對文書檔案管理工作的經(jīng)費投入低，設備設施陳舊，信息化程度低，嚴重影響了文書檔案管理的現(xiàn)代化進程。由于領導的不夠重視，有些醫(yī)院的文書檔案管理人員也未認識到文書檔案管理工作的重要性，缺乏檔案管理意識和相關法律知識，認為文書檔案管理工作很簡單[1]。這種不重視就導致醫(yī)院檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平和文化程度等方面參差不齊，缺乏責任心，導致文書檔案內(nèi)容不全、裝訂混亂、頁碼編排不準確、分類不規(guī)范，致使文書檔案管理工作相當滯后。遠遠不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院的真正發(fā)展需求。
3.文書檔案管理的制度不夠完善
一些醫(yī)院在長期運行過程中形成了一套完善的醫(yī)療管理制度，但檔案管理相關制度卻不健全，未明確文書檔案管理部門、 人員工作職責，檔案管理標準及流程，缺少考核措施，未形成規(guī)范的醫(yī)院文書檔案管理體系。這樣的檔案管理不利于綜合開發(fā)利用，造成管理松散，使用效率低下，在出 現(xiàn)問題時會造成各個部門相互推諉，不利于醫(yī)院的管理。
三、加強醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理的措施
1.優(yōu)化文書檔案的基礎工作
因文書檔案牽涉多個部門（ 科室） 。不同部門又有不同的文書檔案資料收集任務，所以必須落實好各部門的責任，提高相關科室清理移交檔案資料的自覺性，方便專職檔案管理人員對各科室的檔案收集，提高文書檔案的完整性。另外，醫(yī)院文書檔案管理工作主要是為醫(yī)院領導、相關人員和患者提供相關資料查詢、提供方便，隨著現(xiàn)代科學技術和計算機技術在醫(yī)院管理中的廣泛應用，醫(yī)院文書檔案管理人員加強自身文化素養(yǎng)，充分利用計算機技術對醫(yī)院文書檔案進行科學管理，在方便相關管理人員和患者查詢資料的同時，還能提高醫(yī)院文書檔案管理的效率。加強資金投入、引進現(xiàn)代化的技術和設備是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必備條件[2]。檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立服務意識，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學和科研工作服務。讓檔案信息資源在深化醫(yī)院改革、建設文明行業(yè)、提高醫(yī)療質(zhì)量中發(fā)揮重要作用，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位，為促進醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展服務。
2.提高文書檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)
檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，領導重視是做好檔案管理的前提。醫(yī)院 管理者要通過院內(nèi)培訓、業(yè)務講座的形式提高全院工作人員對文書檔案管理的認識，增強法制觀念，使中層干部、每位員工充分認識文書檔案的重要性，自覺形成參與文書檔案管理的意識。另外，要提高醫(yī)院文書檔案管理工作的效率，充分利用文書檔案管理為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟效益，就要提高醫(yī)院文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能。 所以，醫(yī)院管理人員要加強醫(yī)院管理人員的培訓，全 面提高醫(yī)院文書檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì);提供機會讓他們外出學習和進修，了解檔案管理的最新進展，掌握新理論、新技能;引導他們自學英語、計算機、法律知識，不斷拓展知識面，以適應檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要;提高醫(yī)院文書檔案管理的工作效率，促進醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。
3.建立完善的文書檔案管理制度
醫(yī)院各項工作的有序、高效開展必須以完善的規(guī)章制度作為保障。醫(yī)院要以相關法律法規(guī)等為依據(jù)，結(jié)合醫(yī)院實際，建立健全文書檔案管理相關制度，對文書檔案材料的規(guī)范范圍、保管時間進行明確規(guī)定， 通過正確界定范圍、準確劃分管理期限，使 醫(yī)院文書檔案可以準確地反映醫(yī)院情況， 且保管方面、利用有效。對醫(yī)院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發(fā)利用、保密與銷毀、管理職責等進行更為完善的規(guī)定。并將制度的落實情況納入檔案工作人員崗位責任進行考核，進一步規(guī)范文書檔案工作行為，推動醫(yī)院文書檔案管理工作的高效開展。
科技的日新月異，為我們的生活帶來了便利。其中最大的一項成果就是網(wǎng)絡的普及?，F(xiàn)今是知識爆炸的年代，為了讓各項建設工作順利進行，電子計算機的的使用范圍越來越廣，大到航空航天，小到超市購物，我們已經(jīng)完全進入了電子時代。而社會各行各業(yè)的發(fā)展都離不開檔案的保存。這些檔案既是行業(yè)發(fā)展的見證，也為行業(yè)今后的發(fā)展提供了經(jīng)驗保證。因此，為了做好檔案的管理，將網(wǎng)絡技術引進檔案管理是十分必要的。我們不僅要認識到檔案管理網(wǎng)絡化的重要性，還應該不斷優(yōu)化檔案的網(wǎng)絡化管理。
2.傳統(tǒng)檔案管理存在的問題
檔案管理是一項具有機密性和專業(yè)性的管理工作，不論是哪個行業(yè)的檔案管理都應該認真對待，明確其重要性。然而，隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理逐漸顯現(xiàn)出弊端，主要表現(xiàn)在管理意識、硬件設施和專業(yè)素質(zhì)上。
2.1檔案管理意識不強
一直以來，相當多的管理者對檔案管理的認識存在偏差，認為檔案管理就是檔案抄寫和整理，不需要什么技術含量。然而，事實并非如此，檔案管理不僅包括檔案抄寫和整理還包括檔案分類、裝訂和保存等，需要專門的檔案管理人才來進行管理。所以，為了提升檔案管理的質(zhì)量和水平，糾正這些領導干部的錯誤思想是十分必要的。他們應該充分意識到檔案管理的重要性，將檔案管理落到實處，引進優(yōu)秀的管理人才，提升檔案管理的質(zhì)量。
2.2檔案管理的硬件設施落后
做好檔案管理工作不僅需要有清醒的檔案管理意識，還需要給檔案管理提供必要的硬件設施。傳統(tǒng)的檔案大多是紙質(zhì)材料，為了保存好這些材料，應該準備一個專門的檔案室進行儲存。然而，有些單位沒有專門的檔案室，檔案、文件堆放雜亂，極易造成檔案丟失或損壞。而有些單位雖然有檔案室，但是檔案室的防潮、防霉條件不容樂觀，這就容易造成檔案的蟲蛀、霉變，破壞檔案的干凈和完整。所以，對于檔案室的硬件設施應該定期檢查、更新，做好檔案的保存工作。
2.3檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不強
傳統(tǒng)的檔案管理與一般的行政管理不同，它的管理對象是紙質(zhì)材料。紙質(zhì)材料的保存難度較大，需要專業(yè)的人員進行養(yǎng)護。但是，現(xiàn)今的檔案管理人員大多缺乏檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，對如何進行檔案分類、裝訂、養(yǎng)護、保存缺少必要了解，這就使得日常的檔案管理成為一紙空談。而在日復一日的忽視中，紙質(zhì)檔案逐漸損壞，這些檔案中有些沒有備份，一旦損壞就難以修復，這種損失是十分巨大的。因此，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是勢在必行的。
3.優(yōu)化檔案管理網(wǎng)絡化的策略
3.1加強對檔案管理人才的培養(yǎng)
現(xiàn)今，檔案管理的網(wǎng)絡化趨勢明顯增強，電子檔案逐漸取代紙質(zhì)檔案，是檔案的管理“從單一的舊信息的管理模式下解脫出來，向多重管理模式過度”[1]。為了做好電子檔案的管理，需要培養(yǎng)出一批優(yōu)秀的電子檔案管理人才。這可以從兩個方面入手：第一，引進專業(yè)能力強，管理能力好的高素質(zhì)人才，優(yōu)化檔案管理的員工隊伍，讓他們互相學習共同進步；第二，對現(xiàn)有的檔案管理人員進行職中培訓，請專業(yè)的檔案管理人才對企業(yè)員工進行專業(yè)能力的培訓，讓他們掌握最新的管理技術，與時俱進。
3.2建立健全電子檔案的管理制度
無規(guī)矩不成方圓，任何行業(yè)要取得發(fā)展都需要有一個堅實的制度保障，電子檔案的管理亦是如此。我們可以從三個方面入手，全面完善電子檔案的制度管理。第一，明確分工。檔案管理包含的層面很多，不僅有檔案的錄入，還包括檔案的整理、分類等，應實行專人負責制。第二，制定出明確、合理、科學的檔案分類歸檔標準，這既便于檔案的整理，也便于日后的檔案查閱。第三，對檔案的真實性予以嚴格鑒定，電子檔案在發(fā)送和接受時要通過電子網(wǎng)絡，信息的安全難以保證，所以檔案管理人員在接收檔案時要對檔案的內(nèi)容進行嚴格鑒定，避免出現(xiàn)虛假檔案。
3.3嚴格監(jiān)控電子檔案的使用和轉(zhuǎn)換
電子檔案和紙質(zhì)檔案相比，可操作性更強，對檔案的修改也更容易。因此為了保證檔案的機密性，在對檔案實行操作之前，要嚴格審查操作人員使用權(quán)限，確保檔案的安全性，避免檔案遭到惡意修改。另外，電子檔案的資源共享性較強，在傳輸?shù)倪^程中可以出現(xiàn)在不同的載體上，為了保證檔案的原始性，我們應該對檔案進行加密。例如“將檔案的文件模式設置為只讀，或?qū)φ麄€檔案加密”[2]。而且，電子檔案應該及時備份，避免出現(xiàn)檔案丟失的事件。
