時(shí)間：2023-06-06 09:01:28
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇學(xué)生學(xué)籍檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
對(duì)于學(xué)生的高校學(xué)籍檔案而言，是一份極為重要的資料，同時(shí)也是記錄在校每一位學(xué)生學(xué)習(xí)情況、社會(huì)實(shí)踐以及體現(xiàn)他們德、智、體美等多方面的重要資料和原始數(shù)據(jù)。可是就目前而言，在我國(guó)高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理過(guò)程中，依然存在很多問(wèn)題有待解決，本文就根據(jù)實(shí)際情況，從歸檔、整理、收集以及轉(zhuǎn)遞等四方面入手，對(duì)當(dāng)今學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行闡述。
【關(guān)鍵詞】
高校學(xué)生；檔案；管理；策儀
就學(xué)生學(xué)籍檔案而言，其中包括了學(xué)生的總成績(jī)、學(xué)籍卡片、學(xué)生名冊(cè)、學(xué)生變更資料、獎(jiǎng)勵(lì)材料以及畢業(yè)生材料等等，它是衡量學(xué)生在校期間總體表現(xiàn)和日常學(xué)習(xí)情況的一個(gè)重要數(shù)據(jù)。當(dāng)學(xué)生的學(xué)籍檔案被收集整理好之后，需要經(jīng)過(guò)歸檔到最終的保存。可是，在這一系列繁雜的過(guò)程中，由于學(xué)籍檔案種類較多，且形式多變，所以在整體的轉(zhuǎn)遞、保管和利用過(guò)程中時(shí)常出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，所以，我國(guó)高校必須加倍重視學(xué)籍檔案管理工作，確保學(xué)籍檔案管理工作的整體質(zhì)量。
一、學(xué)籍檔案所具有的作用
（一）學(xué)籍檔案具有憑證作用
正如之前所說(shuō)，高校學(xué)生學(xué)籍檔案可以真實(shí)有效的反映出一個(gè)學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)的基本情況、社會(huì)實(shí)踐以及體現(xiàn)他們德、智、體美等多方面，學(xué)籍檔案自身同樣具備真實(shí)性、可靠性以及準(zhǔn)確性等特點(diǎn)，它可以客觀的反映出高校學(xué)生整體思想素質(zhì)以及品德表現(xiàn)。除此之外，站在物跡特點(diǎn)的角度上講，學(xué)籍檔案還將學(xué)生的成長(zhǎng)情況等資料記錄在內(nèi)，是學(xué)生將來(lái)就業(yè)、升學(xué)或者留學(xué)的根本憑證。
（二）學(xué)籍檔案具有參考作用
除了上述內(nèi)容之外，學(xué)籍檔案還詳細(xì)記錄了學(xué)生的轉(zhuǎn)學(xué)情況、退學(xué)情況、升學(xué)情況以及品行的優(yōu)劣等等，為學(xué)校以及將來(lái)的用人單位提供了學(xué)生更加詳細(xì)的個(gè)人資料，方便學(xué)校或今后的用人單位更加全面、細(xì)致的了解每一位在校學(xué)生的整體情況，為學(xué)生綜合素質(zhì)等各方面提供參考。學(xué)籍檔案同時(shí)也是社會(huì)選拔、培養(yǎng)、教育、上任人才的一個(gè)重要依據(jù)。
（三）學(xué)籍檔案具有評(píng)估作用
一個(gè)學(xué)校的辦學(xué)理念是否能適應(yīng)社會(huì)需求，是否能夠幫助社會(huì)培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的人才，早已成為一種衡量高校辦學(xué)水平的重要指標(biāo)。而學(xué)籍檔案則有學(xué)生就業(yè)方面、招生方面的內(nèi)容，可以切實(shí)有效的反映出該學(xué)校生源的多少、各門專業(yè)受歡迎程度以及畢業(yè)生的就業(yè)傾向等等。對(duì)于學(xué)籍考核以及管理而言，則可以真實(shí)有效的反映出一個(gè)學(xué)校的教育質(zhì)量以及教學(xué)水平，是評(píng)估教學(xué)、專業(yè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，同時(shí)通過(guò)這些評(píng)估也可以直接看出一所學(xué)校的好壞。
（四）學(xué)籍檔案具有人才信息庫(kù)的作用
對(duì)于學(xué)校而言，其最終目的還是為了向社會(huì)輸送更多優(yōu)秀人才，而眾多的學(xué)籍檔案則可以組成一個(gè)強(qiáng)大的學(xué)生資料數(shù)據(jù)信息庫(kù)，這種數(shù)據(jù)庫(kù)可以有效的為將來(lái)用人單位提供學(xué)生的各種數(shù)據(jù)以及基本信息，方便用人單位選拔適合本單位的人才，與此同時(shí)，學(xué)籍檔案可以有效地發(fā)揮出人才信息庫(kù)的作用。
二、當(dāng)今我國(guó)學(xué)籍檔案現(xiàn)存的缺陷
（一）正是因?yàn)閷W(xué)籍檔案的特點(diǎn)，決定了管理方面的困難
對(duì)于學(xué)籍檔案工作而言，其自身具備很多特點(diǎn)，例如：首先，學(xué)生接受的教育形式相對(duì)復(fù)雜，其中有學(xué)歷教育，但同樣也存在非學(xué)歷教育。而單從學(xué)歷教育上講，又分成了脫產(chǎn)學(xué)習(xí)以及業(yè)余學(xué)習(xí)等等。非學(xué)歷教育則指的是成人教育、證書教育以及單科教育等。其次，學(xué)籍檔案的收集、轉(zhuǎn)遞以及歸檔等過(guò)程復(fù)雜，所花時(shí)間也相對(duì)較長(zhǎng)。正是因?yàn)閷W(xué)籍檔案的種類較多，且歸檔難度較大，所在管理上難免出現(xiàn)困難。
（二）學(xué)籍檔案管理渠道較多
現(xiàn)如今，我國(guó)很多高校在學(xué)籍檔案管理這一塊都有多種渠道，例如教務(wù)處只負(fù)責(zé)學(xué)籍的變更以及成績(jī)變更；學(xué)生處只負(fù)責(zé)學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況；學(xué)生在日常學(xué)習(xí)生活中所參與的活動(dòng)以及重大事件都是由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)，正是由于這樣的原因，致使學(xué)籍檔案在收集和整理過(guò)程中造成了極大不便。
（三）高校領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員對(duì)學(xué)籍檔案管理工作不夠重視
就從我國(guó)來(lái)看，現(xiàn)在還有少數(shù)部分的校領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理者對(duì)學(xué)籍檔案工作不夠重視，因?yàn)閷?duì)于學(xué)籍檔案而言，其發(fā)揮的作用通常都是隱性的、潛在的，很少涉及到經(jīng)濟(jì)利益，因此并沒有得到校領(lǐng)導(dǎo)或管理人員的重視。
三、提高學(xué)籍檔案策儀
（一）讓學(xué)籍檔案受到足夠重視
對(duì)于學(xué)籍檔案管理人員而言，尤其是教學(xué)管理部門以及黨政部門等，要切實(shí)提高學(xué)籍檔案工作的認(rèn)知度，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作，使高校學(xué)籍檔案發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用。
（二）不斷對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行規(guī)范化管理
要想切實(shí)做好學(xué)籍檔案管理工作，那么就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理制度，使其逐漸走向規(guī)范化。要對(duì)在校每一位學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)以及學(xué)籍進(jìn)行“文檔一體化”管理。根據(jù)規(guī)律統(tǒng)一編訂學(xué)生的學(xué)號(hào)，嚴(yán)格遵循學(xué)號(hào)唯一性原則，杜絕重號(hào)情況發(fā)生。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)高等教育統(tǒng)一招生錄取名單，對(duì)剛?cè)鐚W(xué)的新生進(jìn)行一一核對(duì)，確保資料與個(gè)人準(zhǔn)確無(wú)誤。除此之外，還應(yīng)當(dāng)使學(xué)籍異動(dòng)管理逐漸規(guī)范化，對(duì)每一位學(xué)生實(shí)行嚴(yán)格的考勤制度，確保不會(huì)有“在籍不在學(xué)”的情況發(fā)生。最后，要根據(jù)教育部頒發(fā)的電子注冊(cè)文件中的各項(xiàng)要求，對(duì)滿足畢業(yè)要求的畢業(yè)生進(jìn)行畢業(yè)證書電子注冊(cè)號(hào)。
（三）當(dāng)學(xué)籍檔案被錄入進(jìn)計(jì)算機(jī)之后，要做好應(yīng)有的安全防范工作
現(xiàn)如今，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為了我們?nèi)粘＾k公中必不可少的一項(xiàng)重要設(shè)備。當(dāng)學(xué)籍檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化過(guò)程中，我們一定要嚴(yán)加重視學(xué)籍檔案保密工作。當(dāng)學(xué)籍檔案入網(wǎng)之后，一定要對(duì)利用者進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，因?yàn)閷W(xué)籍檔案一檔被錄入進(jìn)電腦之后，將不存在筆跡、字跡特征等特點(diǎn)，如果被篡改將很難查證。所以學(xué)籍檔案管理者要對(duì)檔案使用者進(jìn)行權(quán)利限制，從根本上確保學(xué)籍檔案的安全性。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】學(xué)生；學(xué)籍檔案；檔案管理
學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級(jí)學(xué)生花名冊(cè)；（3）學(xué)生在籍注冊(cè)表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、退學(xué)、出國(guó)等學(xué)籍變動(dòng)情況登記表；（6）對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件；（8）實(shí)結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報(bào)審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報(bào)到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號(hào)及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問(wèn)題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題
1．收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問(wèn)題主要有檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯(cuò)檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中，經(jīng)過(guò)的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門--地市級(jí)教育局（人事局）--縣級(jí)教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無(wú)論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來(lái)保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無(wú)還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等
二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議
1．增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫(kù)房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。
2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時(shí)做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對(duì)、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3．加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語(yǔ)知識(shí)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會(huì)給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動(dòng)提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊(cè)表、學(xué)生成績(jī)、畢業(yè)證書編號(hào)、學(xué)位證書編號(hào)及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國(guó)留學(xué)等提供有效信息。
總之，學(xué)籍檔案與個(gè)人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級(jí)、考評(píng)、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。
【參考文獻(xiàn)】
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關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案 管理工作 思考
隨著我國(guó)高等教育大眾化進(jìn)度的加速和高校教育體制改革的不斷深化，高校在校學(xué)生人數(shù)在不斷增長(zhǎng)，辦學(xué)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，辦學(xué)檔次在不斷提升，高校學(xué)籍檔案管理作為高校教學(xué)管理、學(xué)生管理和檔案管理的重要組成部分，如何加強(qiáng)和完善，使其制度化、規(guī)范化，科學(xué)化，是當(dāng)前高校學(xué)籍檔案管理工作面臨的新問(wèn)題和新挑戰(zhàn)。
1.學(xué)籍檔案管理工作的內(nèi)涵
學(xué)籍檔案管理工作是以學(xué)籍為中心所開展的檔案管理工作，貫穿在學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)期間，是對(duì)學(xué)生的入學(xué)資格、在校學(xué)習(xí)情況及畢業(yè)資格的審核與管理；是對(duì)學(xué)生在校期間直接形成的不同載體的學(xué)籍檔案材料收集、整理、錄入、立卷歸檔。學(xué)籍檔案是保存利用價(jià)值的歷史記錄，具有原始性、真實(shí)性、信息準(zhǔn)確性、可靠性等特點(diǎn)，具有重要的參考價(jià)值和憑證作用，它是學(xué)生在校期間全過(guò)程形成和積累真實(shí)地反映，有利于學(xué)校、個(gè)人及社會(huì)了解學(xué)生、掌握相關(guān)信息。同時(shí)也反映了學(xué)校各機(jī)關(guān)、系的教學(xué)、科學(xué)實(shí)驗(yàn)和管理情況，為學(xué)校人才培養(yǎng)、接受上級(jí)各類評(píng)估檢查提供了可靠的材料。主要包括：1.學(xué)生學(xué)籍信息檔案的管理，如：新生錄取名冊(cè)、新生入學(xué)登記表、學(xué)生名冊(cè)、學(xué)籍管理卡片及新生電子注冊(cè)、學(xué)生學(xué)年注冊(cè)、學(xué)歷電子注冊(cè)等。2.學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)處理和考核違紀(jì)處理的管理，如：學(xué)籍變更材料(休學(xué)、保留學(xué)籍、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)、開除等)。3.學(xué)生在校期間成績(jī)的管理，如：學(xué)生成績(jī)單、外語(yǔ)四、六級(jí)統(tǒng)考成績(jī)、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試成績(jī)、職業(yè)技能鑒定考試成績(jī)等。4.學(xué)生畢業(yè)信息檔案的管理，如：學(xué)歷電子圖像信息采集、畢業(yè)資格審核、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證號(hào)、證書發(fā)放及補(bǔ)辦畢業(yè)證明書等。5.學(xué)籍管理制度的建設(shè)及校風(fēng)、學(xué)風(fēng)建設(shè)活動(dòng)等，如：各種獎(jiǎng)懲、獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金、心理健康教育、社會(huì)實(shí)踐、黨團(tuán)組織等材料。
2.學(xué)籍檔案管理工作中存在的問(wèn)題
2.1學(xué)籍檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)問(wèn)題。多數(shù)高校各系由兼職檔案人員負(fù)責(zé)文件資料的收集、整理工作，由于兼職檔案人員工作雜，任務(wù)重，沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)崗位培訓(xùn) , 檔案意識(shí)不強(qiáng)，僅靠自身學(xué)習(xí)、實(shí)踐摸索，沒有過(guò)硬的專業(yè)能力和管理素質(zhì)，因而在對(duì)學(xué)生檔案處理和評(píng)價(jià)時(shí)，兼職檔案管理人員自身也認(rèn)為檔案管理并不是很重要，使檔案管理工作的開展受到一定的影響。
2.2檔案信息儲(chǔ)存分散、各部門缺乏溝通。由于部分高校招生就業(yè)處掌握著新生錄取的基礎(chǔ)信息，系擁有學(xué)生成績(jī)的原始記錄，學(xué)生處記錄學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)、處分等信息，形成多頭管理，使得檔案管理的整體性發(fā)揮有限。這些部門缺乏有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，信息管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和部署，而且各自的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，造成學(xué)籍管理就難以準(zhǔn)確快速地建立學(xué)籍信息庫(kù)，使學(xué)生的信息資源不能共享。另外，學(xué)生的許多檔案材料都來(lái)源于各部門，由于各部門對(duì)檔案工作重視程度上的不同，致使學(xué)籍檔案材料不能及時(shí)地按照檔案工作的要求進(jìn)行收集、分類、整理、歸檔，導(dǎo)致學(xué)生信息材料不完全，檔案內(nèi)容單一，并且對(duì)檔案資料真實(shí)度核審以及監(jiān)管難度加大。
2.3學(xué)籍檔案管理手段落后。當(dāng)前很多高校學(xué)籍檔案管理方式大部分以手工為主，工作量大，效率低，重復(fù)勞動(dòng)多，準(zhǔn)確性不高。計(jì)算機(jī)管理也僅限于學(xué)生基本信息及簡(jiǎn)單的檢索查詢，檔案信息資源涵蓋不全，沒有真正對(duì)檔案信息進(jìn)行深加工，不能從根本上改變檔案利用低等問(wèn)題。此種管理手段已滿足不了學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要。
2.4學(xué)籍檔案管理制度宣傳力度不夠。學(xué)籍檔案管理是針對(duì)每個(gè)取得學(xué)籍的學(xué)生進(jìn)行的各方面管理，可以說(shuō)關(guān)系到每個(gè)學(xué)生的切身利益。因?yàn)樾麄髦贫鹊墓ぷ髁Χ炔粔颍赡軐?dǎo)致許多在校學(xué)生對(duì)學(xué)籍檔案管理制度的不重視或一知半解，甚至一些管理人員和教師也認(rèn)識(shí)不夠，給學(xué)籍檔案管理帶來(lái)了一些不必要的麻煩，例如：新生學(xué)籍信息學(xué)生本人確認(rèn)和班主任（輔導(dǎo)員）核查的隨意，導(dǎo)致到學(xué)生畢業(yè)前進(jìn)行畢業(yè)基本信息校對(duì)時(shí)才發(fā)現(xiàn)信息不準(zhǔn)確，才開始辦理修改信息的佐證材料，給辦理畢業(yè)手續(xù)帶來(lái)麻煩。
3.切實(shí)加強(qiáng)和完善學(xué)籍檔案管理工作
3.1健全規(guī)章管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)籍檔案管理制度
學(xué)籍檔案管理關(guān)系到學(xué)生切身利益，建立健全學(xué)籍檔案管理制度，是開展學(xué)籍檔案管理的可靠保證。高校學(xué)籍檔案涉及面廣，因此必須嚴(yán)格制定各項(xiàng)工作程序，細(xì)化工作流程，各相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)，做好建檔、歸檔、查閱、利用各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接工作；要建立健全收集整理、檢查審核、歸檔轉(zhuǎn)交、保管保密與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度，克服各行其是。如果學(xué)籍檔案管理制度不健全，移交手續(xù)不嚴(yán)格，各部門之間的工作銜接不好，就會(huì)導(dǎo)致學(xué)籍檔案材料的遺失，不齊全不完整。所以，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)籍檔案管理制度不僅要“有規(guī)可循，有規(guī)必循”，而且要做到“循規(guī)必嚴(yán)，違規(guī)必究”，有利于實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的制度化。
3.2加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)
高校學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)的高低、能力的大小，直接影響著學(xué)籍檔案的準(zhǔn)確性，而各系兼職檔案人員其檔案業(yè)務(wù)水平將直接影響到檔案收集的質(zhì)量。因此，為了避免造成工作上的脫節(jié)和混亂，學(xué)校要定期舉辦各系兼職檔案人員培訓(xùn)班，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，熟悉學(xué)籍管理工作的整個(gè)流程，遵照檔案立卷歸檔的原則，從檔案材料形成的源頭抓起，規(guī)范學(xué)籍信息采集途徑，確立明確、標(biāo)準(zhǔn)的指標(biāo)和項(xiàng)目，信息流通代碼要一致，做到信息共享，為做好電子學(xué)籍檔案鋪平道路，避免更多的重復(fù)勞動(dòng)。指導(dǎo)他們明確歸檔范圍，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，努力做到即收即歸。充分調(diào)動(dòng)他們的積極性，使其在工作中更主動(dòng)、更自如，有利于實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化。
3.3互動(dòng)式檔案管理體系的建立
《中華人民共和國(guó)檔案法》確定了檔案工作的基本原則是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”，加強(qiáng)各部門及人員之間的協(xié)調(diào)與配合，做到資源共享，是做好學(xué)籍檔案管理工作的基本保證。學(xué)院各職能部門應(yīng)加強(qiáng)學(xué)生在校期間的資料收集、歸類歸檔、鑒別核對(duì)、轉(zhuǎn)遞送交等各項(xiàng)管理工作，建立統(tǒng)一的信息資源庫(kù)，使學(xué)籍管理信息能夠準(zhǔn)確、及時(shí)，最終實(shí)現(xiàn)資源共享。
在高校學(xué)籍檔案管理中，要充分利用現(xiàn)代辦公技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。學(xué)籍檔案的內(nèi)容和數(shù)量不斷增加，如果仍沿用傳統(tǒng)的手工方式去處理管理檔案已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的需要。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，將紙質(zhì)檔案材料信息化，以檔案管理部門為主，實(shí)現(xiàn)學(xué)生、班主任（輔導(dǎo)員）、檔案部門管理人員等多方信息增補(bǔ)和修正，提高檔案管理工作的效率。
當(dāng)然，在檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程中，學(xué)籍檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)和查閱與現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳遞檔案信息，但保密問(wèn)題也不容忽視，鑒于檔案的多功能性，各種信息和數(shù)據(jù)都需要得到妥善的保護(hù)，只有確保檔案資源的安全性，才能真正發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，有利于實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的科學(xué)化。
4.加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理宣傳
學(xué)院可以在新生入學(xué)教育時(shí)組織班主任（輔導(dǎo)員）及學(xué)生進(jìn)行《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》的專場(chǎng)教育，并通過(guò)宣傳欄、網(wǎng)上查詢等途徑讓師生了解學(xué)籍檔案管理制度 、“高校學(xué)生獲得學(xué)籍及畢業(yè)證書政策告知”、“應(yīng)征入伍大學(xué)生學(xué)籍管理辦法”及其他有關(guān)的法規(guī)政策等，只有讓每位師生都了解，才能切實(shí)配合做好相應(yīng)的學(xué)籍檔案管理工作，有利于實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的基礎(chǔ)化。
總之，高校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要在探索中求發(fā)展、求完善。為此，學(xué)籍檔案管理部門及管理人員應(yīng)始終把握學(xué)籍管理為育人服務(wù)的方向，關(guān)注有關(guān)檔案管理新技術(shù)，探索新規(guī)律，不斷更新管理理念、管理手段，做好高校學(xué)籍檔案管理工作，使其成為學(xué)校人才培養(yǎng)工作的需要，成為服務(wù)于學(xué)生的需要，成為服務(wù)于社會(huì)的需要。
【中圖分類號(hào)】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A
【文章編號(hào)】0450-9889（2013）04B-
0095-02
學(xué)籍檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是各個(gè)中職學(xué)校評(píng)估工作的重要內(nèi)容。學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、能力及其重要社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是學(xué)校與社會(huì)聯(lián)系的渠道和紐帶，因此做好學(xué)籍檔案的規(guī)范管理具有現(xiàn)實(shí)意義。
一、中職學(xué)校學(xué)籍檔案主要涵蓋的內(nèi)容
中職學(xué)校學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在校期間德、智、體、美、勞等方面的發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接收某種教育程度的經(jīng)歷及其所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。學(xué)籍檔案涵蓋的內(nèi)容主要包括：（1）學(xué)生基本情況登記表；（2）新生錄取大表及畢業(yè)驗(yàn)印大表；（3）體檢表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、退學(xué)、參軍入伍等學(xué)籍變動(dòng)情況登記表；（6）對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)懲文件；（7）修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件；（8）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表，檔案轉(zhuǎn)遞單及領(lǐng)取證書的印刷編號(hào)，畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。
學(xué)籍檔案的建立主要包括收集、歸檔、轉(zhuǎn)遞以及利用等幾個(gè)階段。在日常管理工作中，如果管理不當(dāng)就會(huì)很容易出問(wèn)題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，注重學(xué)校學(xué)籍檔案管理，切實(shí)抓好和不斷完善學(xué)校學(xué)籍檔案管理顯得十分重要。
二、當(dāng)前中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題
1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠
一些中職學(xué)校沒有認(rèn)真貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)，對(duì)檔案的重要性缺乏正確的認(rèn)識(shí)，甚至有的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，現(xiàn)代社會(huì)人才流動(dòng)速度加快，學(xué)生檔案資料的重要性不大，沒必要在檔案管理投入太多精力，對(duì)檔案管理工作敷衍了事，沒有在人力、物力和財(cái)力上給予足夠的支持，導(dǎo)致檔案管理水平停滯不前。
2.規(guī)章制度不完善
中職學(xué)校在實(shí)施學(xué)籍管理的過(guò)程中，既要執(zhí)行檔案管理的有關(guān)法規(guī)，又要結(jié)合辦學(xué)的具體情況，制定出符合自身特點(diǎn)的管理制度。由于缺乏完善的管理制度，中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理不可避免地出現(xiàn)失誤、疏漏，嚴(yán)重影響檔案的完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性。當(dāng)前科學(xué)技術(shù)全面發(fā)展，已進(jìn)入以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主導(dǎo)的信息化時(shí)代，學(xué)籍檔案管理日趨網(wǎng)絡(luò)化，許多學(xué)校目前沿用的管理制度只適合于傳統(tǒng)的檔案管理模式，更新管理制度勢(shì)在必行。
3.無(wú)法適應(yīng)招生方式及人才培養(yǎng)模式的變化
近幾年，隨著黨和國(guó)家對(duì)職業(yè)教育工作的高度重視，中職學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)校的招生已從計(jì)劃招生轉(zhuǎn)變成面向社會(huì)開放招生，基本為全年招生、全員招生，學(xué)生可以隨時(shí)隨地進(jìn)入中職學(xué)校讀書。不可否認(rèn)，這樣做，學(xué)生的流動(dòng)性增強(qiáng)，但學(xué)籍管理難度卻加大了；加上中職學(xué)校人才培養(yǎng)模式的多樣化，給中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作帶來(lái)了新的問(wèn)題，具體表現(xiàn)在反映人才培養(yǎng)模式變革的材料沒有及時(shí)進(jìn)入檔案，有的學(xué)校只注重《學(xué)籍卡片》《考試成績(jī)登記表》《中職學(xué)生思想品德考核表》等反映學(xué)生學(xué)科成績(jī)和思想品德的材料，而對(duì)《學(xué)生職業(yè)技能鑒定表》、學(xué)生實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)情況等反映職業(yè)學(xué)校實(shí)踐教學(xué)的內(nèi)容涉及較少，不能客觀全面真實(shí)地反映學(xué)生的實(shí)際情況。
4.電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理不到位
學(xué)籍檔案管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，而建立電子檔案、實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化正是使這一目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的有效手段。但是目前大多數(shù)中職學(xué)校電子檔案的管理還不是很完善。表現(xiàn)在學(xué)生電子檔案的真實(shí)性、安全性缺乏完善的管理制度（如系統(tǒng)用戶權(quán)限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續(xù)）作保證，還有網(wǎng)絡(luò)存在不安全性、計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障、電子檔案如何長(zhǎng)期保存、軟件技術(shù)有待完善等問(wèn)題亟待解決。
5.沒有充分發(fā)揮學(xué)籍檔案的服務(wù)功能
在學(xué)生通過(guò)市場(chǎng)實(shí)現(xiàn)就業(yè)的大背景下，學(xué)生的學(xué)籍檔案作為記載學(xué)生成長(zhǎng)情況的重要材料，發(fā)揮著無(wú)可替代的媒介作用。目前中職學(xué)生學(xué)籍檔案管理沒有真正從服務(wù)中職學(xué)生實(shí)現(xiàn)成功就業(yè)的要求來(lái)實(shí)施，信息不全或失真的情況普遍，使檔案管理為就業(yè)服務(wù)的功能沒有得到很好的發(fā)揮。
6.缺乏學(xué)籍檔案管理的專業(yè)人才
一方面，中職學(xué)校檔案管理的理念、內(nèi)容和方法及人才培訓(xùn)方式陳舊，原有的檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)落后，已不能適應(yīng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢(shì)；另一方面學(xué)校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生學(xué)籍檔案隨之不斷增加，原有的學(xué)籍檔案管理人員已不能滿足學(xué)籍檔案數(shù)量日益增長(zhǎng)帶來(lái)的工作需要。
三、加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的途徑
1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
提高和增強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的先決條件。這就要求檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入學(xué)習(xí)檔案法律知識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案管理工作的重要意義，樹立和增強(qiáng)檔案意識(shí)，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的實(shí)用主義短期行為。嚴(yán)格按照檔案管理制度扎實(shí)做好學(xué)籍檔案管理工作，并及時(shí)解決學(xué)生檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，學(xué)校綜合檔案室、教務(wù)科、學(xué)生科要齊抓共管，相互制約和協(xié)調(diào)，盡最大努力保證學(xué)生學(xué)籍檔案的資料完整齊全。
2.加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理制度建設(shè)
為了充分發(fā)揮學(xué)籍檔案的積極作用，確保學(xué)校的全面健康發(fā)展，中職學(xué)校要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)籍檔案工作的制度建設(shè)，具體制定學(xué)籍信息登記制度、學(xué)籍歸類存放制度、學(xué)籍檔案借閱制度等；強(qiáng)化學(xué)生電子檔案的歸檔和管理，努力構(gòu)建科學(xué)的學(xué)籍檔案管理體系，明確學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔、匯總、借閱等各環(huán)節(jié)的工作分工，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)；規(guī)范學(xué)籍檔案制作和控制程序，嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對(duì)學(xué)籍檔案中的各類修改信息應(yīng)予備注，不可任意刪除，杜絕學(xué)籍檔案安全事故的發(fā)生。
3.依據(jù)建檔原則開展學(xué)籍檔案的收集與整理工作
學(xué)籍檔案管理工作要按其自身的特點(diǎn)和原則進(jìn)行。一是完整性。要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家教育部及地方教育行政部門的有關(guān)規(guī)定，對(duì)學(xué)生的入學(xué)注冊(cè)、學(xué)習(xí)成績(jī)考核、升級(jí)與留級(jí)、休學(xué)與退學(xué)、獎(jiǎng)勵(lì)與處分和畢業(yè)等方面做完整的記載。二是及時(shí)性。為了保證學(xué)籍檔案的完整可靠，建檔必須及時(shí)，即做好平時(shí)立卷工作，對(duì)于任課教師送來(lái)的原始成績(jī)，必須堅(jiān)持隨到隨收，及時(shí)登記；學(xué)期結(jié)束時(shí)，必須把該學(xué)期的材料整理好，及時(shí)入檔，確保檔案及時(shí)更新。三是真實(shí)性。真實(shí)性是檔案價(jià)值的核心，應(yīng)本著實(shí)事求是的原則，對(duì)學(xué)生學(xué)籍的記錄做到客觀真實(shí)，切忌弄虛作假，杜絕偽造篡改現(xiàn)象發(fā)生，對(duì)于有爭(zhēng)議或模糊不清的資料必須及時(shí)核實(shí)，同時(shí)加大監(jiān)管力度，確保學(xué)籍檔案的收集、整理工作有效順利地進(jìn)行。
4.加快學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)步伐
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，我國(guó)已進(jìn)入信息時(shí)代。中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作必須改變傳統(tǒng)的手工操作方式，引入信息技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化管理。如購(gòu)置計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備、建立內(nèi)部局域網(wǎng)、連接外部互聯(lián)網(wǎng)，開發(fā)或購(gòu)買功能齊全的管理軟件等，使檔案數(shù)字化管理工作納入正常工作范圍，從而提高管理效率。
5.加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
學(xué)籍檔案管理工作繁雜，要求檔案管理員具備較高的素質(zhì)，要樂(lè)于奉獻(xiàn)、甘于吃苦。因此，檔案管理人員要有高度的責(zé)任感和主人翁精神，才能確保檔案管理工作的高效開展。學(xué)校要建立并完善學(xué)籍檔案管理網(wǎng)絡(luò)，形成一個(gè)由校長(zhǎng)、主管校長(zhǎng)、檔案專業(yè)管理人員及各部門具體負(fù)責(zé)人組成的管理體系。要有計(jì)劃地安排檔案管理人員參加各種培訓(xùn)和與檔案管理工作相關(guān)的學(xué)術(shù)會(huì)議，通過(guò)專業(yè)化的培訓(xùn)，不斷提高管理水平。還應(yīng)建立配套的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，通過(guò)激勵(lì)措施提高檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性，從而使其創(chuàng)造性地做好檔案管理工作，促進(jìn)學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。
關(guān)鍵詞：中學(xué)；電子學(xué)籍檔案管理；對(duì)策
電子學(xué)籍檔案能夠全面地、完整地記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活情況，間接反映學(xué)生的德、智、體、美、勞等方面的發(fā)展?fàn)顩r，是學(xué)校檔案的關(guān)鍵組成部分，具有高效、快捷、優(yōu)質(zhì)等特點(diǎn)。當(dāng)前許多中學(xué)已經(jīng)擁有自己獨(dú)立的電子學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，管理工作已形成一定的體系，但是電子學(xué)籍檔案處于發(fā)展初期，許多實(shí)際性問(wèn)題尚未得到解決。
1 現(xiàn)階段中學(xué)電子學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題
（一）管理技術(shù)相對(duì)落后
目前，我國(guó)中學(xué)電子學(xué)籍檔案管理工作普遍存在管理技術(shù)相對(duì)落后的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：第一，部分學(xué)校仍使用紙質(zhì)學(xué)籍卡，而紙質(zhì)學(xué)籍卡需要人工填寫，相關(guān)人員在填寫時(shí)往往照搬早期的內(nèi)容，省略了將信息與教育部下發(fā)的數(shù)據(jù)庫(kù)信息進(jìn)行校核的步驟，致使數(shù)據(jù)庫(kù)信息與存檔學(xué)籍信息不一致；第二，負(fù)管理電子學(xué)籍檔案的部門較多，電子學(xué)籍檔案管理工作需要各部門溝通協(xié)作，非常繁瑣。人工管理學(xué)籍檔案勞動(dòng)量大，再加上部分檔案資料未及時(shí)記載和歸整，造成信息不完善，不能準(zhǔn)確、及時(shí)、有效地體現(xiàn)學(xué)籍檔案情況；第三，大部分中學(xué)缺乏完善的學(xué)籍檔案管理制度，學(xué)籍檔案管理難度大。
（二）系統(tǒng)管理軟件的兼容性較差
部分中學(xué)為統(tǒng)一學(xué)校管理體系，提高學(xué)校的管理效率，便引進(jìn)了管理系統(tǒng)和管理軟件，如學(xué)生成績(jī)管理系統(tǒng)等。這些管理系統(tǒng)和管理軟件的來(lái)源可分為購(gòu)買的和學(xué)校開發(fā)的兩大類，與電子學(xué)籍檔案管理軟件存在一定的差異，導(dǎo)致注冊(cè)新生學(xué)籍時(shí)下載和上傳的數(shù)據(jù)不兼容，難以歸檔。
（三）電子學(xué)籍檔案利用率低
電子學(xué)籍檔案的管理的全部環(huán)節(jié)均是在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行的，所以其歸檔工作與傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔大不相同。然而當(dāng)前部分中學(xué)尚未建立科學(xué)完善的電子學(xué)籍檔案標(biāo)準(zhǔn)，電子學(xué)籍檔案難以充分發(fā)揮其作用，利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于預(yù)期目標(biāo)。此外早期的學(xué)籍檔案沒有電子錄入，如何把它電子化以共利用這是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。
（四）管理人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)
我國(guó)中學(xué)電子學(xué)籍檔案管理工作人員普遍存在專業(yè)素質(zhì)低、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)等問(wèn)題，而造成問(wèn)題的一部分原因是中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)忽視了對(duì)電子學(xué)籍檔案管理人員的培訓(xùn)。當(dāng)前許多管理人員思想陳舊、停留于傳統(tǒng)的管理手段上，認(rèn)為傳統(tǒng)的管理手段已能夠滿足學(xué)籍檔案管理的要求，而不需要花費(fèi)額外資金投入到電子檔案建設(shè)中。因此，引進(jìn)專業(yè)人才，對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，才能從根本上解決問(wèn)題。
2 提升中學(xué)電子學(xué)籍檔案管理水平的對(duì)策
（一）提高對(duì)電子學(xué)籍檔案管理工作的重視程度
現(xiàn)階段學(xué)校應(yīng)加大力度宣傳電子學(xué)籍檔案管理的重要性，增強(qiáng)電子學(xué)籍檔案管理部門及各任課教師的歸檔意識(shí)，使其自始至終能夠完整、客觀、真實(shí)地反映學(xué)生發(fā)展情況。要加大資金投入，建立專門的電子學(xué)籍檔案室，同時(shí)加強(qiáng)安全防范，提高檔案的安全性。為保證電子學(xué)籍管理系統(tǒng)安全，要設(shè)立具有高度權(quán)限的用戶名與密碼，以確保學(xué)生學(xué)籍檔案信息不被他人竊取。對(duì)于故意販賣學(xué)生學(xué)籍檔案信息的行為，要嚴(yán)厲打擊、嚴(yán)懲不貸。
（二）引進(jìn)科學(xué)先進(jìn)的電子學(xué)籍管理系統(tǒng)
學(xué)校要加大資金投入，引進(jìn)科學(xué)先進(jìn)的電子學(xué)籍管理系統(tǒng)，并且學(xué)習(xí)高等院校電子學(xué)籍管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)，將其優(yōu)點(diǎn)融入到中學(xué)電子學(xué)籍管理系統(tǒng)中，不斷調(diào)整、完善電子學(xué)籍管理系統(tǒng)，使學(xué)籍管理系統(tǒng)與軟件兼容，最大化簡(jiǎn)便新生注冊(cè)手續(xù)，便于校核與管理。
（三）建立完善的電子學(xué)籍檔案管理制度，實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理
電子學(xué)籍信息是融合入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、學(xué)業(yè)考試、升學(xué)、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等信息為一體的學(xué)籍信息，其形成過(guò)程復(fù)雜而漫長(zhǎng)，因此需要全體教師認(rèn)真負(fù)責(zé)，做好記錄工作。由于電子學(xué)籍檔案信息時(shí)常變動(dòng)，因此學(xué)校應(yīng)制定健全的電子學(xué)籍檔案管理制度，使電子學(xué)籍檔案管理制度化、有序化、簡(jiǎn)易化，便于學(xué)籍檔案信息的管理。此外，還應(yīng)采取動(dòng)態(tài)化管理方式，可從以下幾方面入手：第一，學(xué)校在入學(xué)之初應(yīng)要求學(xué)生核對(duì)自己的個(gè)人錄取信息，確定沒有錯(cuò)誤后再進(jìn)行學(xué)籍注冊(cè)，注冊(cè)后將學(xué)生錄取信息與學(xué)籍管理信息系統(tǒng)建立連接。如果學(xué)生的重要學(xué)籍信息發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)更新；第二，要對(duì)學(xué)生成績(jī)進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，便于教師掌握學(xué)生學(xué)習(xí)情況，以制定相應(yīng)的學(xué)習(xí)計(jì)劃，既有利于整理查閱，又有利于高校了解學(xué)生在中學(xué)時(shí)期的表現(xiàn)；第三，中學(xué)時(shí)期學(xué)生的學(xué)籍極易發(fā)生變動(dòng)，如學(xué)生因個(gè)人原因退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等，而且由于中學(xué)時(shí)期學(xué)生對(duì)學(xué)籍的認(rèn)識(shí)不足，常常會(huì)在未辦理相關(guān)手續(xù)情況下離開學(xué)校，因此電子學(xué)籍檔案管理人員要及時(shí)更新學(xué)籍信息，特別要注意學(xué)籍異動(dòng)開始和結(jié)束的時(shí)間；第四，中學(xué)生在校期間會(huì)成為團(tuán)員或預(yù)備黨員，還有各階段得到的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰等內(nèi)容，都應(yīng)記錄到電子學(xué)籍檔案中，為以后學(xué)生發(fā)展作為參考依據(jù)；第五，大部分中學(xué)生畢業(yè)后會(huì)進(jìn)入高校深造，電子學(xué)籍檔案管理工作的重點(diǎn)則是與學(xué)生考入的高校對(duì)接，將學(xué)生在中學(xué)時(shí)期形成的檔案?jìng)魉偷较鄳?yīng)高校，同時(shí)注冊(cè)新的電子學(xué)籍檔案。
（四）整合資源，提高檔案資源利用率
檔案的本質(zhì)是信息資源，檔案資料的最終目的是充分利用信息資源，發(fā)揮檔案價(jià)值。當(dāng)前我國(guó)大部分高校電子學(xué)籍檔案已實(shí)現(xiàn)全省聯(lián)網(wǎng)，中學(xué)可效仿高校電子學(xué)籍檔案全省聯(lián)網(wǎng)的模式，使學(xué)校、學(xué)生只要登錄相關(guān)網(wǎng)站即可隨時(shí)隨地查詢相關(guān)信息，這樣便能整合資源，提高電子學(xué)籍檔案管理的效率。相關(guān)部門還應(yīng)及時(shí)導(dǎo)出畢業(yè)生在校期間的原始數(shù)據(jù)，進(jìn)行歸檔保管，并選擇有永久保存價(jià)值的電子學(xué)籍檔案進(jìn)行打印成紙質(zhì)版本，提高檔案資源利用率。
（五）加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)工作
中學(xué)電子學(xué)籍檔案工作繁瑣、重復(fù)性強(qiáng)，這就要求檔案人員應(yīng)端正態(tài)度、認(rèn)真負(fù)責(zé)，還要具備一定的處理檔案能力和計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)。而當(dāng)前學(xué)校的電子學(xué)籍檔案管理部門通常是由非專業(yè)人士組成，沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)化、系統(tǒng)化的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力低。因此，學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)工作，提升檔案工作人員的綜合素養(yǎng)，還可引進(jìn)經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)人才對(duì)非專業(yè)人員進(jìn)行指導(dǎo)，打造一支專業(yè)素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的電子學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍。
3 總結(jié)
綜上所述，由于我國(guó)全民教育意識(shí)的提高，很多家長(zhǎng)愿意投入更多的資金來(lái)幫助學(xué)生接受更好的教育和追求更高的學(xué)歷，因此學(xué)生學(xué)籍具備較高的流動(dòng)性，學(xué)籍檔案管理工作任務(wù)重。這就要求學(xué)校高度重視電子學(xué)籍檔案管理工作，建立專門完善的電子學(xué)籍管理制度，引進(jìn)科學(xué)先進(jìn)的電子學(xué)籍管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)工作，檔案管理部門要及時(shí)更新學(xué)生異動(dòng)信息，定期組織學(xué)習(xí)電子學(xué)籍檔案管理方式，提高電子學(xué)籍檔案的整體管理水平。
參考文獻(xiàn)
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近年來(lái)，隨著我國(guó)職業(yè)教育的大力發(fā)展，高職院校擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)急需的技能型、應(yīng)用型、實(shí)操型的高級(jí)專門人才的任務(wù)。詳細(xì)內(nèi)容請(qǐng)看下文淺談高校學(xué)籍檔案管理的有效措施探討。
要實(shí)現(xiàn)這一任務(wù)，必須加強(qiáng)和完善學(xué)生學(xué)籍管理工作，因?yàn)閷W(xué)生學(xué)籍管理工作在穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。本文認(rèn)為，為加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理，可采取以下有效措施：
1. 提高重視程度， 健全規(guī)章制度
在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，各個(gè)企業(yè)、各個(gè)部門的競(jìng)爭(zhēng)， 更是各類專業(yè)人才之間的競(jìng)爭(zhēng)， 而在激烈的人才競(jìng)爭(zhēng)中， 高職院校學(xué)籍檔案發(fā)揮著重要的價(jià)值與作用， 直接關(guān)系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高職院校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門以及學(xué)生本人， 都應(yīng)提高對(duì)學(xué)籍檔案的重視和認(rèn)識(shí)， 自覺收集、更新、完善學(xué)籍檔案。高職院校構(gòu)成比較復(fù)雜，學(xué)籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實(shí)訓(xùn)中心特別多，學(xué)生成分復(fù)雜， 時(shí)間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來(lái)一定的難度，因此校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作， 在人、財(cái)、物配備上給予支持， 挑選有責(zé)任心的專職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作， 改善辦公、管理環(huán)境， 加強(qiáng)關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的保證。科學(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學(xué)籍檔案形成的規(guī)律， 制定、完善學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度， 規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。如制定 學(xué)籍管理規(guī)定、學(xué)籍收集整理制度、 學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)等， 使學(xué)籍檔案管理做到有章可循， 有據(jù)可依， 照章辦事。
2. 搞好學(xué)籍檔案的開發(fā)利用，做好檔案信息的社會(huì)化服務(wù)
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應(yīng)社會(huì)的需要。高職院校學(xué)籍檔案管理工作必須跟上時(shí)代步伐，改革不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的方法，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。高職院校可以建立先進(jìn)的教學(xué)管理系統(tǒng)，集排課、選課、學(xué)籍等教學(xué)管理工作于一體，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立一個(gè)學(xué)籍管理平臺(tái)，將新生錄取名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號(hào)等，由教務(wù)部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點(diǎn)，隨時(shí)檢索所需的學(xué)籍檔案材料，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學(xué)生學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。
3. 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)
加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，是學(xué)籍檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在。高職院校必須采取切實(shí)措施，重視學(xué)籍檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，在思想政治方面，檔案人員要努力學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，樹立正確的人生觀和世界觀，熱愛檔案事業(yè)，愛崗敬業(yè)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，維護(hù)學(xué)籍檔案的真實(shí)面貌;其次，在業(yè)務(wù)方面，學(xué)籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學(xué)籍檔案管理方面的政策和規(guī)定，還要努力學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)和技能，熟練使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，與時(shí)俱進(jìn)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，在理論上和實(shí)踐上成為學(xué)籍檔案管理方面的行家里手;另外，還要保持學(xué)籍檔案人員隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定，關(guān)心和激勵(lì)學(xué)籍檔案管理人員，使其安心本職工作，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感。學(xué)校要努力創(chuàng)造條件，充分調(diào)動(dòng)學(xué)籍檔案管理人員的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，促進(jìn)高職院校學(xué)籍檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。
編輯老師為大家整理了淺談高校學(xué)籍檔案管理的有效措施探討，希望對(duì)大家有所幫助。
關(guān)鍵詞：成人教育；學(xué)籍檔案；管理措施
學(xué)籍檔案管理是成人教育管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它關(guān)系到成人教育學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)在校教育和管理的全過(guò)程，對(duì)于提高教學(xué)質(zhì)量以及維護(hù)學(xué)校的正常秩序都具有重要的意義。隨著國(guó)家對(duì)高等教育管理的重視以及實(shí)現(xiàn)教育公平的客觀要求逐漸強(qiáng)烈，教育部門以及學(xué)校的檔案管理部門都借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，通過(guò)建立學(xué)籍學(xué)歷管理平臺(tái)，從而對(duì)學(xué)籍管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)信息的全面化。所以成人高等教育也要從觀念上開始轉(zhuǎn)化，逐漸認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性，克服在學(xué)籍檔案管理中的問(wèn)題，采取有效措施，使學(xué)校教育水平得以提高。
一、成人教育相關(guān)概述
成人高等教育是對(duì)符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的在業(yè)或非在業(yè)成年人實(shí)施的屬于高等教育水平的教育，旨在滿足成年人提高自身素質(zhì)或是適應(yīng)職業(yè)要求的需要。它的主要形式有地方的廣播電視大學(xué)、職工高等學(xué)校以及教育學(xué)院等，也實(shí)行全國(guó)統(tǒng)一招生，是一種有目的、有計(jì)劃、有組織的高級(jí)專業(yè)教育活動(dòng)。而成人教育的學(xué)籍檔案管理則是教務(wù)管理工作的組成部分，并且依據(jù)相關(guān)方法和程序，對(duì)學(xué)生的在校情況，包括學(xué)習(xí)以及活動(dòng)等各個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行審核與記載。但由于成人教育的對(duì)象主要是社會(huì)上的成人學(xué)生，他們年齡不同，素質(zhì)有別，來(lái)源廣泛，加大了學(xué)籍檔案管理的難度。
二、成人教育學(xué)籍檔案管理中遇到的問(wèn)題
1.學(xué)生檔案資料不完整。學(xué)生檔案資料殘缺不齊是成人教育學(xué)籍管理中存在的基本問(wèn)題。在新生學(xué)籍注冊(cè)工作中，成人高等教育的具體操作就是為新生錄取信息進(jìn)行核對(duì)以及入學(xué)資格審核，但對(duì)學(xué)生的姓名、性別以及身份證等關(guān)鍵信息是否正確而沒有進(jìn)行審核，這是直接導(dǎo)致日后檔案管理遇到重重困難的開始。當(dāng)然造成學(xué)生檔案殘缺的原因是有多方面的。一方面是學(xué)生的認(rèn)識(shí)不到位，提供給學(xué)校的個(gè)人信息不完整，或是不準(zhǔn)確，有時(shí)又因?yàn)闆]有及時(shí)向?qū)W校提供更改了的信息，從而嚴(yán)重影響學(xué)籍資料的完整。另一方面則是學(xué)校沒有及時(shí)按照制度準(zhǔn)確、全面地收集與建立學(xué)生的檔案材料，從而導(dǎo)致遺漏的現(xiàn)象。
2.學(xué)籍檔案管理的制度不健全。在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)與信息技術(shù)緊密結(jié)合的背景下，成人教育的學(xué)科發(fā)展出現(xiàn)了新局面。但是在學(xué)籍檔案管理方面，其模式卻沒有得到有效改善，從而無(wú)法滿足教育改革發(fā)展的需要。就目前來(lái)看，由于學(xué)籍檔案管理制度的不完善，學(xué)籍管理工作充滿了隨意性，重復(fù)勞動(dòng)多，效率低下，致使檔案管理部門送往人事部門的材料雜而亂。
3.學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)不夠高。成人教育中的學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜繁瑣的任務(wù)，它工作量大，影響因素多，因此要求管理人員要具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及熟練應(yīng)用信息技術(shù)的能力。但是，就目前而言，大多數(shù)的學(xué)籍檔案管理人員并沒有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，現(xiàn)代化知識(shí)以及管理知識(shí)都比較欠缺。另外，學(xué)籍教學(xué)管理的人員在工作中經(jīng)常會(huì)有應(yīng)付了事的現(xiàn)象，這對(duì)提高檔案管理的效率和水平是有阻礙作用的。
三、提高成人教育學(xué)籍檔案管理的有效措施
1.建立全面的學(xué)生學(xué)籍檔案。就如上文所說(shuō)，學(xué)生檔案資料不全面、不完整是學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存在的基本問(wèn)題，所以建立多方面和完整的學(xué)籍檔案是實(shí)現(xiàn)成人教育學(xué)籍管理科學(xué)化的前提條件。對(duì)此，成人學(xué)校可以建立新生個(gè)人信息檔案以及班級(jí)檔案等，同時(shí)以教學(xué)班級(jí)為單位，建立學(xué)生的通訊錄，詳細(xì)登記學(xué)生的聯(lián)系方式，從而方便檔案的尋找與管理。另外，還要注重檔案材料的收集與整理，使學(xué)生的學(xué)籍材料始終保持完整與真實(shí)。
2.建立健全學(xué)籍管理制度。成人教育學(xué)籍檔案的管理必須要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，使學(xué)籍管理有法可依，有章可循，從而體現(xiàn)管理的政策性，又符合實(shí)際。在建立學(xué)籍管理規(guī)定中，相關(guān)部門要充分考慮學(xué)生在工作與學(xué)習(xí)之間的矛盾，讓學(xué)習(xí)時(shí)間充足、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)的學(xué)生提前修完學(xué)分，提早畢業(yè)，顯得有靈活性。另外，在實(shí)施的過(guò)程中，相關(guān)部門在制作各類表格方面要有統(tǒng)一性，從而為歸檔后的管理和裝訂工作打下基礎(chǔ)。
3.提高學(xué)籍檔案管理人員的整體素質(zhì)。由于檔案管理工作是一種比較枯燥的，而且責(zé)任重大的工作，所以很多管理人員都不愿一直堅(jiān)持從事該項(xiàng)工作。因此，學(xué)校要充分認(rèn)識(shí)到成人教育學(xué)籍管理工作的重要性，在各部門都配備一支思想素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精通的專業(yè)管理人員，注重對(duì)他們業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，特別是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)籍管理與檔案歸類的能力。
綜上所述，學(xué)籍檔案管理在成人教育當(dāng)中是不可分割、非常重要的組成部分，它直接影響學(xué)生與用人單位之間的關(guān)系。因此，成人教育學(xué)校一定要重視該項(xiàng)工作，加強(qiáng)對(duì)該工作相關(guān)制度的完善和人員的培養(yǎng)，以促進(jìn)成人教育的完備和發(fā)展。
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關(guān)鍵詞: 學(xué)籍檔案 管理 利用
一、學(xué)籍檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)
學(xué)籍檔案與其它類檔案相比有許多共同之處,但它作為一種專門檔案,在其發(fā)展過(guò)程中也形成了自己的特點(diǎn)。
1.檔案材料的分散性和私密性。學(xué)籍檔案的這些材料分散在學(xué)校不同的職能部門,學(xué)生學(xué)籍冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)記錄,畢業(yè)材料等形成于教務(wù)科;學(xué)生錄取名冊(cè)、獎(jiǎng)懲材料等形成于學(xué)生科與招生就業(yè)辦。因此,學(xué)籍管理涉及的部門多、范圍廣,這就給學(xué)籍檔案材料的收集帶來(lái)了一定的難度。學(xué)籍檔案本身的某些內(nèi)容具有內(nèi)部保密性,如考試成績(jī)、學(xué)籍變更等,其掌握和使用都有一定的限制和范圍,不宜公開和擴(kuò)散,這就使學(xué)籍管理材料在收集過(guò)程中要注意遵守相關(guān)的規(guī)定和完善必要的手續(xù)。
2.檔案材料內(nèi)容的原始性和真實(shí)性。學(xué)籍管理是由教務(wù)處和學(xué)生工作處、招生就業(yè)辦公室在教育教學(xué)工作中自然形成的歷史記錄,有特殊的原始性,如新生錄取名冊(cè)、歷年成績(jī)記載、學(xué)籍變更情況、獎(jiǎng)勵(lì)懲處材料等,都必須是原始記錄、原件原物。這樣才能客觀反映學(xué)籍管理中的真實(shí)情況,反映每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面的發(fā)展?fàn)顩r,即學(xué)籍檔案本身固有的屬性。
二、建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的學(xué)籍檔案
1.對(duì)在校學(xué)生學(xué)籍、成績(jī)實(shí)行“文檔一體化”管理。學(xué)籍表是學(xué)籍檔案的主體。按照廣東省勞動(dòng)和社會(huì)保障廳統(tǒng)一印發(fā)技工學(xué)校學(xué)生學(xué)籍表中需填報(bào)的學(xué)生個(gè)人信息資料發(fā)給新生填寫,再按一定規(guī)律統(tǒng)一編定學(xué)號(hào),堅(jiān)持學(xué)號(hào)的惟一性原則,不得重號(hào)。
2.對(duì)收集來(lái)的檔案要及時(shí)整理,確保檔案的完整性和真實(shí)性。檔案工作分為:收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、利用等幾個(gè)方面。由于學(xué)籍檔案來(lái)源比較分散、內(nèi)容豐富,具有復(fù)雜多樣的特點(diǎn),給學(xué)籍檔案的管理工作帶來(lái)了很多麻煩,因?yàn)檎怼⒀b訂、保管等工作是很辛苦、很繁瑣的一項(xiàng)工作。做好學(xué)籍檔案工作的第一步是檔案管理、利用工作的基礎(chǔ)。如果檔案人員工作不認(rèn)真、不細(xì)致,在收集整理學(xué)籍資料不完整、內(nèi)容不真實(shí)的情況下,都會(huì)給學(xué)籍檔案的利用帶來(lái)?yè)p失,因此,我們要認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案收集和管理的重要性,充分發(fā)揮主動(dòng)性、創(chuàng)造性,并對(duì)收集到的檔案室材料進(jìn)行認(rèn)真的分類整理,使學(xué)籍檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。
3.學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范性、系統(tǒng)性、科學(xué)性在學(xué)籍檔案形成后,檔案管理工作人員要認(rèn)識(shí)到做好學(xué)籍檔案管理工作的重要性,嚴(yán)格遵守檔案工作的保管、保密等有關(guān)規(guī)定,努力適應(yīng)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù),自覺地提高業(yè)務(wù)水平,積極參加培訓(xùn),使自身的素質(zhì)跟上形勢(shì)的變化。并按照科學(xué)性、規(guī)范性、系統(tǒng)性的原則進(jìn)行學(xué)籍檔案管理工作,避免在檔案管理工作中出現(xiàn)檔案材料的損壞、遺失、泄密,從而給學(xué)籍檔案的利用造成損失。
三、大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源,主動(dòng)提供服務(wù)
學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的,也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況,客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面的發(fā)展?fàn)顩r,也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。學(xué)籍檔案不僅僅停留在把它保管好,更重要的是積極加以開發(fā)和利用,使領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門隨時(shí)了解和掌握學(xué)校的教學(xué)動(dòng)態(tài)和信息,以及科研社會(huì)活動(dòng)、學(xué)術(shù)成果等方面的動(dòng)態(tài)和信息,以便為制定學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃,正確合理的培養(yǎng)、選拔和使用人才服務(wù),實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的使用價(jià)值,發(fā)揮其在學(xué)校的特殊作用。要提高檔案利用率的關(guān)鍵在于檔案管理人員要有更新觀念、強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)的意識(shí),運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索,管理好學(xué)籍檔案材料,積極投身到檔案信息資源開發(fā)工作中。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系,管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。
四、加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè),提高檔案工作人員素質(zhì)
檔案在收集過(guò)程中雖然目標(biāo)是檔案實(shí)體,但是它的工作對(duì)象卻是各職能部門的辦事員。他們的檔案業(yè)務(wù)水平直接影響檔案收集的質(zhì)量,要實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化,就必須加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè),提高檔案工作人員的素質(zhì)。一要有較高的政治思想覺悟,具有較強(qiáng)的事業(yè)性和工作責(zé)任感,能適應(yīng)形勢(shì),轉(zhuǎn)變觀念,敬業(yè)愛崗,樹立良好的檔案意識(shí),在具體的學(xué)籍管理工作中對(duì)資料數(shù)據(jù)作出敏捷的反映,以便及時(shí)地收集、整理、保管。二要加強(qiáng)基礎(chǔ)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)。學(xué)籍檔案管理人員不僅僅要熟練學(xué)籍管理方面的政策和規(guī)定,還要努力學(xué)習(xí)檔案管理的基本知識(shí)和技能,為檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化奠定基礎(chǔ)。三要運(yùn)用計(jì)算機(jī)參與學(xué)籍檔案管理,運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理好學(xué)籍檔案,是學(xué)校教學(xué)管理現(xiàn)代化的一個(gè)大發(fā)展,充分運(yùn)用現(xiàn)代化的管理工具和手段,提高管理水平,更好地為學(xué)校建設(shè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn):
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關(guān)鍵詞：成人教育；學(xué)籍檔案；存在問(wèn)題；解決措施
一、成人教育學(xué)籍檔案的特點(diǎn)
1、學(xué)籍檔案本身對(duì)外提供的資料應(yīng)具有真實(shí)可靠的特點(diǎn)，成人教育學(xué)籍檔案以其特有的原始性，真實(shí)性記錄了學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)發(fā)展全過(guò)程，它不僅記錄了這一階段的成功和失敗，而且是成人教育教學(xué)和學(xué)生管理工作的重要組成部分[1]。用人單位可以通過(guò)學(xué)籍檔案來(lái)了解學(xué)生的基本學(xué)習(xí)情況及品德狀況，第一時(shí)間客觀的了解學(xué)生的相關(guān)信息和資料，以此作為基本依據(jù)來(lái)選拔人才及培養(yǎng)人才。
2、成人教育的學(xué)生教育層次高低不同，有本科生可能還有高中生，年齡結(jié)構(gòu)較復(fù)雜，有青年人甚至還有老年人，對(duì)于不同領(lǐng)域，不同階段的學(xué)生，學(xué)校開設(shè)了相應(yīng)的課程，而這些課程種類繁多，致使所學(xué)教材不同，教學(xué)方式難以統(tǒng)一，學(xué)籍檔案的管理也很難統(tǒng)一化。
3、有很多成人教育學(xué)校是附屬于普通成人高校的，這些學(xué)校比較重視普通高校的學(xué)籍檔案，忽略成人教育學(xué)生的檔案，再加上地理位置距離本部學(xué)校比較遠(yuǎn)，所以管理方面比較松散，管理措施相對(duì)落后，使成人教育學(xué)籍檔案比較混亂且不規(guī)范。
4、成人教育的辦學(xué)形式多樣化，自考、函授、夜大等均屬于成人教育的辦學(xué)模式，各種方式下的學(xué)院入學(xué)時(shí)間、教育方式以及畢業(yè)時(shí)間等都不統(tǒng)一，導(dǎo)致學(xué)籍檔案的記載較為片面，內(nèi)在聯(lián)系不強(qiáng)。
5、現(xiàn)今存在一些用人單位在選拔及培養(yǎng)人才時(shí)過(guò)分注重學(xué)歷，常常忽略一個(gè)人的過(guò)去的學(xué)習(xí)情況及工作水平，使學(xué)生的學(xué)籍檔案利用率降低，沒有對(duì)學(xué)籍檔案管理提出需求，極大地影響檔案工作者的積極性，降低了學(xué)籍檔案管理的效率。
二、成人教育學(xué)籍檔案管理中主要的問(wèn)題
1、未認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案的重要性，缺乏管理意識(shí)
我國(guó)成人教育的起步較晚，由于社會(huì)當(dāng)時(shí)正處于教育改革的初級(jí)階段并且本身教學(xué)模式的復(fù)雜性，使得成人教育學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)一直未完善。成人教育開展的初級(jí)階段，由于對(duì)成人教育缺乏重視以及資金、管理的不到位，很多學(xué)籍檔案沒有及時(shí)整理、歸檔并移交檔案管理部門，長(zhǎng)久下來(lái)越積越多，檔案管理人員意識(shí)單薄，沒有認(rèn)真處理，導(dǎo)致很多學(xué)生的檔案混亂、零散、記載不全，使得檔案沒有機(jī)會(huì)發(fā)揮它的潛在價(jià)值，檔案管理工作無(wú)法順利進(jìn)行。由此可見，提高對(duì)檔案的重視度，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)對(duì)檔案的合理管理是至關(guān)重要的。有人認(rèn)為，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下檔案作用不大，這種觀點(diǎn)顯然對(duì)成人教育學(xué)籍檔案的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，在一定程度上制約檔案管理工作的開展和有效利用[2]。
2、學(xué)籍檔案管理的模式阻礙教育改革發(fā)展
隨著我國(guó)信息化和經(jīng)濟(jì)化時(shí)代的飛速前進(jìn)，傳統(tǒng)的成人教育學(xué)籍檔案管理模式及制度已經(jīng)跟不上新時(shí)期的教育改革政策的腳步，隨著教育改革的不斷深化，成人教育高校對(duì)其教育計(jì)劃及專業(yè)結(jié)構(gòu)進(jìn)行全新調(diào)整，同時(shí)不斷探索、實(shí)施新的檔案管理技術(shù)，新的檔案管理模式的研發(fā)迫在眉睫，只有建立新的檔案管理模式，形成新的檔案管理制度及政策才能從根本上保證學(xué)籍檔案的質(zhì)量，提高學(xué)籍檔案的利用價(jià)值，只有推出新的檔案管理手段及方法才可以杜絕檔案在送往檔案管理部門或人事部門的時(shí)候拆檔、泄密等不合規(guī)定的現(xiàn)象發(fā)生。
3、用人單位對(duì)學(xué)籍檔案的重視度不夠，學(xué)籍檔案的潛在價(jià)值無(wú)法開發(fā)
很多用人單位在招納選拔人才時(shí)，都把目光主要投放在畢業(yè)證及學(xué)位證上，狹隘的認(rèn)為得到這兩個(gè)證的學(xué)生就是相對(duì)優(yōu)秀的學(xué)生了，常常忽略學(xué)籍檔案的存在價(jià)值。其實(shí)，這兩個(gè)證只是完成教育的必要憑證，并不能證明該學(xué)生的學(xué)習(xí)能力及專業(yè)水平，這種“重證”的風(fēng)氣就無(wú)形中為那些假證的經(jīng)營(yíng)者提供了平臺(tái)，有些學(xué)生想不勞而獲，花些錢做了假的畢業(yè)證、學(xué)位證來(lái)作為參加工作的敲門磚，由于用人單位沒有真的證件在手與之相比較且現(xiàn)在的造假手段越來(lái)越高明，根本沒有辦法客觀的判別人才的真?zhèn)渭傲私馑恼娌艑?shí)學(xué)，可是，用人單位很少能考慮到通過(guò)學(xué)生的學(xué)籍檔案來(lái)對(duì)其核查，致使學(xué)籍檔案的潛在價(jià)值沒有得到發(fā)揮。
三、成人教育學(xué)籍檔案管理的有效措施
1、強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，提高檔案管理水平
學(xué)生的學(xué)籍檔案是學(xué)生參加工作時(shí)的一個(gè)基本資料，它能客觀、真實(shí)的反應(yīng)學(xué)生的綜合能力及素養(yǎng)，作為用人單位考察的憑證。學(xué)生的檔案管理水平不僅影響著用人單位對(duì)所需人才的了解認(rèn)識(shí)及合理使用，同時(shí)影響整個(gè)學(xué)校的檔案管理完整度。因此，檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》及有關(guān)政策法規(guī)，加大檔案法規(guī)的宣傳教育力度，充分樹立檔案意識(shí)，真正從思想上認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理工作的重要性[3]，糾正對(duì)檔案管理工作的偏見和誤解，積極利用檔案資源推進(jìn)高校成人教育的發(fā)展。
2、優(yōu)化并統(tǒng)一成人教育檔案管理制度
任何制度的實(shí)行及舉措的實(shí)施若想成功，都必須達(dá)到系統(tǒng)的統(tǒng)一，只有上下一致、全局統(tǒng)一的執(zhí)行該制度，此項(xiàng)措施在得以真正的落實(shí)。因此，成人教育學(xué)籍檔案主管部門應(yīng)該制一套系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，將各個(gè)檔案管理部門的基礎(chǔ)工作、技術(shù)水平以及操作程序統(tǒng)一化、明朗化，大到何種資料以何種方式收入檔案，小到檔案歸檔后所用紙張的材料及大小、表格的形式及規(guī)格，健全檔案管理所有程序的相關(guān)制度，讓管理人員不再無(wú)章可循、無(wú)據(jù)可依，在遵從規(guī)定、服從整體的思想下合理管理成人教育的學(xué)籍檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的最優(yōu)化。
3、用現(xiàn)代化手段管理成人教育學(xué)籍檔案
成人教育學(xué)籍檔案具有資料容量大、種類多、程序繁瑣的特點(diǎn)，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，把信息技術(shù)引入學(xué)習(xí)工作的各個(gè)領(lǐng)域是我們適應(yīng)信息社會(huì)的必要手段。高等成人教育學(xué)籍檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該積極開發(fā)一項(xiàng)先進(jìn)的檔案管理軟件，該軟件應(yīng)該具有存儲(chǔ)、傳遞及保密的功能，設(shè)置不同的權(quán)限，將學(xué)生的學(xué)籍信息傳到檔案管理軟件上，檔案管理部門可以通過(guò)軟件隨時(shí)管理學(xué)生檔案，學(xué)生和用人單位可根據(jù)需要通過(guò)該軟件了解相關(guān)信息，利用自動(dòng)化手段實(shí)現(xiàn)成人教育學(xué)籍檔案管理的高效率。
四、結(jié)束語(yǔ)
知識(shí)改變命運(yùn)的今天，我們要重視人才，保護(hù)人才，教育改革在重視普通高校的同時(shí)應(yīng)該提高對(duì)成人教育的重視。成人教育學(xué)籍檔案管理的科學(xué)、合理化是保證接受成人教育學(xué)員資料的完整性及有效性的主要措施，學(xué)籍檔案管理部門應(yīng)該采取各種手段提高成人教育高校的檔案事業(yè)，使學(xué)籍檔案為每位接受成人教育的學(xué)生提供走向工作崗位的有力保障，使其與學(xué)校的各項(xiàng)事業(yè)同步發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1].楊曙光.成人教育學(xué)籍檔案的特點(diǎn)、問(wèn)題及有效管理[J].繼續(xù)教育研究.2005(4)
進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)，信息技術(shù)的發(fā)展速度日益加快，應(yīng)用的范圍不斷擴(kuò)大。隨著辦公自動(dòng)化的普及，將信息技術(shù)尤其是計(jì)算機(jī)應(yīng)用到學(xué)籍檔案管理中，已成為學(xué)籍檔案管理的必然趨勢(shì)。這對(duì)成人教育學(xué)籍檔案管理無(wú)疑具有重要的意義和作用。首先，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有信息處理速度快，存儲(chǔ)容量大，信息查找方便等特點(diǎn)。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立一套完整的檔案管理系統(tǒng)軟件，可以快速地輸入、閱讀、輸出和利用學(xué)籍檔案信息，方便快捷。
其次，計(jì)算機(jī)巨大的內(nèi)存容量，滿足了當(dāng)前招生規(guī)模擴(kuò)大，學(xué)籍檔案數(shù)量迅速增加而需要的存儲(chǔ)空間需要。一臺(tái)計(jì)算機(jī)可以存儲(chǔ)歷屆學(xué)生的學(xué)籍檔案，并且能夠安全高效地完成各級(jí)學(xué)生學(xué)籍檔案的日常管理。由于實(shí)行專人管理，檔案的保密性強(qiáng)，工作效率高。
第三，計(jì)算機(jī)的搜索查詢功能，也為學(xué)籍檔案的查詢利用提供了方便，管理人員可以隨時(shí)輸入查詢條件，調(diào)取任一考生的信息，用傳統(tǒng)方式需要數(shù)小時(shí)甚至更長(zhǎng)時(shí)間才能找到的數(shù)據(jù)現(xiàn)在僅需幾分鐘甚至更短的時(shí)間就可做到，為管理人員節(jié)約了大量的時(shí)間和精力。
第四，利用計(jì)算機(jī)中某些軟件，可以對(duì)相關(guān)學(xué)籍信息進(jìn)行分析處理，對(duì)每個(gè)學(xué)生的信息進(jìn)行綜合處理，為學(xué)生加深對(duì)自身的了解、高校提高管理水平、用人單位找到更合適的員工和制定合理的用人計(jì)劃提供方便。第五，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理學(xué)籍檔案可以大大提高工作效率，節(jié)省人力。原來(lái)需要幾人才能完成的工作，現(xiàn)在僅需一到兩人就可做好，減少了檔案管理的人力成本。
二、將信息技術(shù)應(yīng)用于成人教育學(xué)籍檔案管理的措施
高校要將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于成人教育學(xué)籍檔案的管理，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的信息化，可以從以下幾個(gè)方面展開。
（一）要引進(jìn)一套規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)籍檔案管理軟件
目前，在高校中使用的學(xué)籍檔案管理軟件一般是通過(guò)購(gòu)買軟件公司開發(fā)的通用的檔案管理軟件或有實(shí)力的高校根據(jù)本校的實(shí)際情況自行開發(fā)的管理軟件這兩種途徑獲得的。軟件公司開發(fā)的檔案管理軟件，雖然其設(shè)計(jì)原理遵循了國(guó)家檔案實(shí)體分類法的規(guī)定，基本適應(yīng)高校學(xué)籍檔案管理的需要，但是這類軟件更適用于文書檔案的管理，用于高校的學(xué)籍檔案管理稍顯牽強(qiáng)。另一類學(xué)校自行開發(fā)的軟件，完全根據(jù)本校實(shí)際進(jìn)行設(shè)計(jì)，比較符合本單位檔案管理工作的特點(diǎn)，但其分類標(biāo)準(zhǔn)卻欠規(guī)范。因此，高校引進(jìn)軟件時(shí)，可與軟件公司約定，要求開發(fā)人員根據(jù)本校實(shí)際，在原有通用軟件的基礎(chǔ)上做適當(dāng)?shù)男薷模蛴袟l件的高校在自行開發(fā)軟件時(shí)，在基于本校工作實(shí)際的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按照國(guó)家檔案實(shí)體分類法的規(guī)定制定分類標(biāo)準(zhǔn)，使其在適應(yīng)自身學(xué)籍檔案管理需要的同時(shí)，更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。
（二）配備專職管理人員并加強(qiáng)培訓(xùn)
實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的信息化，除了先進(jìn)的管理軟件之外，還必須建設(shè)一支掌握信息技術(shù)知識(shí)，同時(shí)能熟練操作使用這些管理軟件的專職管理隊(duì)伍。要保障學(xué)生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化，必須充分發(fā)揮檔案管理人員的積極性，大力提高他們的知識(shí)水平及管理能力，特別是熟練使用現(xiàn)代化辦公設(shè)施的能力。由于信息技術(shù)不斷更新，因此要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，使這些人員及時(shí)學(xué)習(xí)新技能、新知識(shí)，提高他們的信息管理意識(shí)和水平，讓他們更好地為本職工作服務(wù)。
（三）建立網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享
學(xué)校各級(jí)管理部門對(duì)要求了解的學(xué)生的信息是不同的，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校各部門管理系統(tǒng)的互聯(lián)，各部門可以根據(jù)工作需要直接調(diào)用學(xué)籍檔案中的信息，減少了重復(fù)勞動(dòng)和查閱紙質(zhì)檔案的時(shí)間。由于成人教育的特殊性，各級(jí)教育主管部門也要對(duì)成人教育學(xué)籍檔案的相關(guān)信息進(jìn)行查詢，因此還應(yīng)該實(shí)現(xiàn)成人教育學(xué)籍檔案相關(guān)管理模塊與教育主管部門的對(duì)接，這不僅有利于提高辦事效率，還可以促進(jìn)區(qū)域教育網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)步。同時(shí)，由于成人教育學(xué)籍檔案管理工作涉及部門協(xié)調(diào)、人員管理、辦公自動(dòng)化等方面，實(shí)現(xiàn)與教育主管部門的互聯(lián)，通過(guò)計(jì)算機(jī)管理同時(shí)輔以相應(yīng)的規(guī)章制度的建立和完善，可以降低管理人員的工作量，保證成人教育學(xué)籍檔案管理工作的準(zhǔn)確性、全面性和效率。
（四）注意學(xué)籍檔案的安全性和保密性
由于成人教育系統(tǒng)分布比較廣泛，有多個(gè)校區(qū)和工作站，總校與各分校及各分校之間都要進(jìn)行相關(guān)信息的交流和傳遞，因此學(xué)籍檔案應(yīng)有一定的開放性。同時(shí)學(xué)籍檔案中又包含了很多涉及學(xué)生個(gè)人隱私的信息，這些信息是需要保密的，要求管理軟件應(yīng)具有一定的學(xué)籍信息安全與保密功能。一方面嚴(yán)格審查網(wǎng)上公布的信息，避免涉及學(xué)生隱私的信息及保密內(nèi)容被到網(wǎng)上。另一方面確保學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)信息安全，采用防火墻、安全、控制權(quán)限等技術(shù)保護(hù)措施，防止泄密、數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題，保障成人教育學(xué)籍檔案信息的安全。
三、總結(jié)
【關(guān)鍵詞】信息化管理；學(xué)生；學(xué)籍檔案管理；優(yōu)越性
一、中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的信息化系統(tǒng)類的劃分
對(duì)于中職學(xué)校而言，其對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，所實(shí)行的信息化方式，其根本就是建立在傳統(tǒng)類型的學(xué)籍管理以及收集工作的基礎(chǔ)之上，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，柔和檔案管理工作相關(guān)的理論知識(shí)，更加集中以及安全的對(duì)學(xué)生的檔案文件進(jìn)行妥善的保管，從而使得學(xué)生在檔案、學(xué)籍管理方面形成更加安全以及穩(wěn)定、優(yōu)質(zhì)的管理空間以及儲(chǔ)存環(huán)境，使得檔案信息服務(wù)更加的真實(shí)、快捷。
對(duì)于中職學(xué)校而言，其在今年學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須建立在實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，開發(fā)一套高效、全面、科學(xué)、合理的信息化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。準(zhǔn)確一點(diǎn)來(lái)講，便是中職學(xué)校的檔案部門按照一定的時(shí)間或者是不定期的進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)化、信息化的傳遞以及儲(chǔ)存，并且在整個(gè)管理的過(guò)程中，通過(guò)一系列的信息化手段（計(jì)算機(jī)、光盤儲(chǔ)存以及圖文掃描）對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類以及全面的管理，同時(shí)后期通過(guò)信息化手段對(duì)其進(jìn)行科學(xué)化、信息化的管理、維護(hù)。
在進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，其主要內(nèi)容有以下幾個(gè)方面：
（1）學(xué)生基本情況收錄表格；（2）學(xué)生在校期間行為表現(xiàn)；（3）應(yīng)屆畢業(yè)生信息記錄表；
二、中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理進(jìn)行信息化改革的優(yōu)勢(shì)分析
對(duì)于傳統(tǒng)方式的學(xué)籍檔案管理工作而言，其主要包括有檔案的收集、整理、歸檔、立卷、傳遞以及保管等幾個(gè)方面的內(nèi)容。但是就學(xué)籍檔案而言，其包括的種類較多，形式多種多樣，并且學(xué)生對(duì)應(yīng)的學(xué)籍檔案并沒有進(jìn)行有效、科學(xué)的統(tǒng)一管理，致使統(tǒng)一的調(diào)用、閱讀以及管理得不到實(shí)現(xiàn)。每一個(gè)職能部門所形成的各式各樣的檔案在各個(gè)辦公室分布，并且始終都處于一種原始的狀態(tài)下，并且沒有專人進(jìn)行相應(yīng)的整理工作，使得整個(gè)檔案資料變得極為的殘缺，并且內(nèi)容分散，同時(shí)因?yàn)楸４姝h(huán)境的影響，導(dǎo)致所有檔案不能得到長(zhǎng)久的保存，隨著時(shí)間的不斷推移，檔案將不斷的收到損壞，完全無(wú)法滿足后期的使用。但是，對(duì)中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理進(jìn)行信息化改革，從一定程度上的將上述的問(wèn)題進(jìn)行了有效的解決。
（一）信息化的歸檔方式
對(duì)中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理進(jìn)行信息化改革，保證了在學(xué)籍檔案完成相應(yīng)的辦理工作以后能夠得到及時(shí)的檔案歸屬處理，或者是能夠使得檔案在某一個(gè)時(shí)期內(nèi)（或定期）完成歸檔工作。當(dāng)檔案形成部門將所有形成的檔案發(fā)送到相應(yīng)的信息檔案部門，并且通過(guò)相應(yīng)的工作人員對(duì)這些檔案進(jìn)行接收處理，并且按照相應(yīng)的檔案歸類原則對(duì)整個(gè)檔案進(jìn)行訪問(wèn)權(quán)限、分類號(hào)的確定，這就使得在日后的檔案調(diào)用以及查找過(guò)程中，得到方便的工作。對(duì)于學(xué)生相關(guān)的檔案管理工作而言，其信息化改革與現(xiàn)代化的信息技術(shù)發(fā)展而言，有著極高的契合度，并且整個(gè)工作流程簡(jiǎn)單、高速，同時(shí)整個(gè)檔案文件不易毀壞，同時(shí)一定程度上避免檔案的遺漏，似的學(xué)生檔案的完整率以及歸檔率得到了有效的保證。
（二）易于檢索、查閱以及整理
對(duì)中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理進(jìn)行信息化改革以后，學(xué)生的紙質(zhì)文檔就變成了電子檔案，電子檔案的管理工作以及方法與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方法而言，有著一定的差異性，對(duì)于電子文件而言，其能夠較為容易的便實(shí)現(xiàn)以及完成文件級(jí)的管理工作。因此，對(duì)學(xué)籍檔案相關(guān)的文件進(jìn)行和信息化處理的同時(shí)，將每一份檔案文件進(jìn)行唯一序號(hào)的編制，并且對(duì)其進(jìn)行唯一分類號(hào)以及檔案號(hào)的編制（可以根據(jù)文件之間的上下級(jí)關(guān)系，進(jìn)行文件號(hào)的編制），這就使得后期的檔案調(diào)閱以及查詢工作變得更加的方便。
三、中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理完成信息化改革后具體的實(shí)施要點(diǎn)分析
（一）將檔案管理人員自身業(yè)務(wù)水平進(jìn)行提高
就目前而言，絕大部分的檔案管理人員在進(jìn)行管理的過(guò)程中，技術(shù)水平較低，難以勝任工作，雖然校方引進(jìn)了大量的現(xiàn)代化、信息化的技術(shù)設(shè)施，但是這部分管理人員并不能將其作用以及功效進(jìn)行充分的發(fā)揮。對(duì)于這部分的檔案管理人員而言，必須強(qiáng)化自身改的業(yè)務(wù)水平以及綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)強(qiáng)化對(duì)整個(gè)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，較為全面的將信息化檔案管理基本技能以及知識(shí)進(jìn)行掌握，能夠肩負(fù)起學(xué)校學(xué)籍檔案相關(guān)的管理工作，使得電子檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化趨勢(shì)得到良性促進(jìn)。
（二）完成相應(yīng)的技術(shù)處理方面的工作
對(duì)于學(xué)生個(gè)留言，其學(xué)籍檔案室學(xué)生個(gè)人的私密信息，所以在對(duì)其進(jìn)行信息化處理的過(guò)程中，必須對(duì)其安全性以及保密性進(jìn)行絕對(duì)的保證，同時(shí)保證整個(gè)學(xué)籍檔案原始資料在進(jìn)行信息化過(guò)程中不會(huì)受到惡意的篡改。從這一點(diǎn)進(jìn)行分析，使得檔案管理人員在進(jìn)行學(xué)生學(xué)習(xí)檔案相關(guān)的信息化管理以及使用過(guò)的過(guò)程中，首先便需要采用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)整個(gè)電子文件進(jìn)行較好的加密保護(hù)措施，從而使得整個(gè)電子信息不會(huì)因?yàn)榧夹g(shù)缺陷的原因?qū)е率艿綈阂獾拇鄹摹３酥猓趯W(xué)籍檔案中有一部分需要進(jìn)行權(quán)限管理，因?yàn)槠渲写蟛糠值男畔⒍际菍儆趯W(xué)生或者是學(xué)校的機(jī)密內(nèi)容，其不允許被其他無(wú)關(guān)人員或者是機(jī)構(gòu)獲知，如果沒有學(xué)校或者個(gè)人授權(quán)，無(wú)法進(jìn)行查閱。這部分檔案在進(jìn)行儲(chǔ)存的過(guò)程中，其安全問(wèn)題就是一大難題，所以在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化改革的過(guò)程中，相關(guān)工作人員必須通過(guò)信息化、科技化的手段對(duì)其進(jìn)行強(qiáng)化處理，從而使得信息的安全性得到有效的保障。
結(jié)束語(yǔ)
對(duì)于中職學(xué)校而言，學(xué)生檔案管理工作是整個(gè)學(xué)校工作中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，同時(shí)也是學(xué)校的基礎(chǔ)工作之一，更為深層的，也是對(duì)一說(shuō)學(xué)校內(nèi)部管理水平進(jìn)行衡量的指標(biāo)之一。只有充分的應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)以及信息化管理程序?qū)ζ溥M(jìn)行管理，才能保證管理工作的順利開展。在今后不斷的運(yùn)用過(guò)程中，中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作信息化程度也會(huì)不斷地深化，完善。
參考文獻(xiàn)
【摘要】本文對(duì)高校成人教育學(xué)籍檔案管理工作的特點(diǎn)進(jìn)行了分析，對(duì)如何加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用進(jìn)行了討論，提出對(duì)策和建議，希望能夠?yàn)楦咝３扇私逃龑W(xué)籍檔案管理提供一些參考。
【關(guān)鍵詞】信息技術(shù)；高校；成人教育；學(xué)籍檔案管理
一、高校成人教育學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)
（一）多樣性。由于高校成人教育的學(xué)生通常來(lái)自于各行各業(yè)的相關(guān)人員，其在年齡、文化程度等方面存在著較大的差異。因此學(xué)校在辦學(xué)形式上需要根據(jù)學(xué)生的特點(diǎn)采取不同的教學(xué)形式和課程內(nèi)容，如遠(yuǎn)程教育、成人培訓(xùn)班、業(yè)余教育、成人函授教育以及自學(xué)教學(xué)等多種形式。高校成教的這一辦學(xué)特點(diǎn)使其在教學(xué)上有著集中學(xué)習(xí)、分散管理、形式多樣等特點(diǎn)，進(jìn)而在高校成人教育學(xué)籍檔案的管理上也表現(xiàn)出了多樣性的特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在檔案種類、形式多樣，內(nèi)容繁雜等方面。（二）分散性。高校成人教育的一個(gè)重要的特點(diǎn)是在教學(xué)時(shí)間、地點(diǎn)上的不固定，成人教育的學(xué)生通常不需要在學(xué)校中進(jìn)行學(xué)習(xí)。例如，遠(yuǎn)程教育主要依靠網(wǎng)絡(luò)使學(xué)生在任意時(shí)間、任意地點(diǎn)都可以進(jìn)行學(xué)習(xí)；成人培訓(xùn)班則主要是通過(guò)與其他單位聯(lián)合辦學(xué)來(lái)對(duì)學(xué)生進(jìn)行培訓(xùn)。由于高校成人教育教學(xué)的分散性，為了更好地對(duì)學(xué)生進(jìn)行管理，其部分學(xué)籍檔案通常也會(huì)分散于多個(gè)教學(xué)機(jī)構(gòu)或者單位，給高校成人教育學(xué)籍檔案管理工作的開展造成了不少的困難。
二、信息技術(shù)在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用策略
（一）轉(zhuǎn)變高校成人教育學(xué)籍檔案管理理念。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，高校要想更好地實(shí)現(xiàn)成人教育學(xué)籍檔案管理工作的自動(dòng)化、智能化發(fā)展，首先就要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，將成人教育教學(xué)目標(biāo)和高校的管理發(fā)展作為檔案管理工作的切入點(diǎn)，根據(jù)教學(xué)工作的需要完善檔案管理信息化建設(shè)，從而有效將現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)引入高校成人教育學(xué)籍檔案管理工作當(dāng)中。實(shí)現(xiàn)檔案管理、服務(wù)工作的有效提高。（二）建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。高校成人教育學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)必須要建立起完善、高效的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。首先，要利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立起學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并將辦公自動(dòng)化等技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中。其次，要加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的進(jìn)程，并利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類和整理。最后，要考慮檔案管理系統(tǒng)交互界面的便捷性和高效性，例如，系統(tǒng)能夠?qū)n案的屬性或字段進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，提供多種查詢機(jī)制，具有較高的查詢效率和系統(tǒng)性能，檔案的后臺(tái)維護(hù)和更新方便等。（三）保證檔案資料的持續(xù)更新。隨著高校成人教育工作的不斷開展，學(xué)籍檔案資料的數(shù)量也會(huì)不斷增加。因此需要學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息能夠持續(xù)進(jìn)行更新。在檔案管理工作中，可以通過(guò)利用信息技術(shù)進(jìn)行權(quán)限的分級(jí)管理，高校領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)負(fù)責(zé)人、教師等分別給予不同的檔案輸入權(quán)限，使其能夠及時(shí)對(duì)相關(guān)的學(xué)籍檔案資料進(jìn)行更新，然后檔案管理人員對(duì)更改后的數(shù)據(jù)進(jìn)行審查和批準(zhǔn)后才能錄入系統(tǒng)，使學(xué)籍檔案的可靠性和完整性得到有效提高。（四）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。高校成人教育學(xué)籍檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和信息技能水平提出了新的要求。首先，高校必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使其能夠更好地應(yīng)用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)理念和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作。其次，高校要建立起多層次的檔案管理人才培養(yǎng)體系，建立起完善的人才引進(jìn)和激勵(lì)機(jī)制，建立起一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，從而更好地利用現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)使高校成人教育學(xué)籍檔案管理工作獲得更好的發(fā)展。（五）加強(qiáng)對(duì)檔案的開發(fā)利用。通過(guò)挖掘成人教育學(xué)籍檔案中潛藏的價(jià)值能夠?yàn)楦咝９ぷ鞯陌l(fā)展起到非常重要的推進(jìn)作用。因此，在高校成人教育學(xué)籍檔案管理工作中，檔案管理人員要積極利用信息技術(shù)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的開發(fā)和利用。例如，通過(guò)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行分析，了解學(xué)生職業(yè)、水平、文化程度的構(gòu)成，并將分析結(jié)果在成人教育工作上進(jìn)行實(shí)際應(yīng)用；通過(guò)建立檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)來(lái)收集、記錄和分析學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)，并將分析結(jié)果提供給高校的領(lǐng)導(dǎo)層、各教學(xué)辦公室以及教師進(jìn)行參考，從而使高校成人教育的教學(xué)水平得到提高。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，鑒于高校成人教育學(xué)籍檔案管理工作的特點(diǎn)，在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)應(yīng)當(dāng)注意轉(zhuǎn)變管理理念、建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，并保證檔案資料的持續(xù)更新、加強(qiáng)對(duì)檔案的開發(fā)利用，從而使高校成教學(xué)籍檔案管理工作能夠更好地實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展。
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