時(shí)間：2023-06-06 09:02:08
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇財(cái)務(wù)檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)；財(cái)務(wù)檔案；管理
會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一。它在為單位經(jīng)濟(jì)和國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)等方面發(fā)揮著積極的作用。會(huì)計(jì)檔案是在會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的、反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的歷史記錄，是反映各單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始憑證和依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)專業(yè)材料。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和檔案管理工作的加強(qiáng)，會(huì)計(jì)檔案管理工作正在逐步走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
一、財(cái)務(wù)檔案管理方存在各方面的問(wèn)題
隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案管理越來(lái)越得到各部門的重視，而財(cái)務(wù)檔案管理方面卻相對(duì)較差，存在各方面的問(wèn)題，現(xiàn)歸納以下幾點(diǎn)：
1.財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)淡薄
財(cái)務(wù)檔案工作是保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)，承上啟下的一項(xiàng)重要工作，但在當(dāng)前各單位財(cái)務(wù)工作人手少、工作繁雜、檔案管理經(jīng)費(fèi)又較為緊張的形勢(shì)下，對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視不夠，存在應(yīng)付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變；有的甚至將一些資料據(jù)為己有，在工作調(diào)動(dòng)、崗位調(diào)整、離退休時(shí)一并帶走。
2.財(cái)務(wù)檔案沒有專人負(fù)責(zé)
除一些大型企業(yè)設(shè)有專門的財(cái)務(wù)檔案管理人員外，大部分企業(yè)機(jī)構(gòu)缺乏對(duì)財(cái)務(wù)檔案的重視和正確認(rèn)識(shí)，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的管理責(zé)任不明晰，該歸檔案部門管理還是財(cái)務(wù)部門管理不明確，出現(xiàn)了亂堆亂放的現(xiàn)象。歸財(cái)務(wù)部門存放的，年久丟失損壞的較多；歸檔案部門存放的，分類不明確，沒有按會(huì)計(jì)流程編號(hào)，查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力。
3.會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容不全、不規(guī)范
應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案不但包括各種憑證、賬簿、報(bào)表，還應(yīng)包括納稅申報(bào)表及稅務(wù)的其他材料，各種票據(jù)的領(lǐng)用使用登記簿，財(cái)務(wù)人員移交清單及交接登記簿，會(huì)計(jì)電算化磁盤拷貝及光盤，各種經(jīng)濟(jì)合同、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告，借款合同及抵押合同，驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告及各種內(nèi)部審計(jì)報(bào)告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對(duì)于一些重要的應(yīng)永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無(wú)實(shí)據(jù)。
4.檔案室的設(shè)施不完善
有的企業(yè)沒有設(shè)專門的檔案室，有的企業(yè)將財(cái)務(wù)檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業(yè)檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損，也沒有配備一些專用設(shè)備，國(guó)家規(guī)定的《檔案法》中的防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠(yuǎn)。
5.管理制度不健全
多數(shù)財(cái)務(wù)檔案管理部門沒有系統(tǒng)的規(guī)章制度，日常工作無(wú)章可循，基本上憑經(jīng)驗(yàn)辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會(huì)計(jì)檔案銷毀也不及時(shí)，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過(guò)程有的也不規(guī)范。
二、做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議
1.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)
要提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，首先應(yīng)從意識(shí)上著手，必須要讓領(lǐng)導(dǎo)層意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)于整個(gè)企業(yè)或者單位的重要性，讓領(lǐng)導(dǎo)層深刻了解財(cái)務(wù)檔案對(duì)整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要影響，提高檔案意識(shí)，能夠?qū)⒇?cái)務(wù)檔案工作納入到財(cái)務(wù)管理工作的議事日程上。
從事財(cái)務(wù)檔案管理的人員也應(yīng)強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，明白財(cái)務(wù)檔案不僅是對(duì)企業(yè)提供信息保障，還是對(duì)財(cái)務(wù)工作的監(jiān)督檢查。不僅是維護(hù)正常經(jīng)濟(jì)、工作秩序的法定書證，也是儲(chǔ)備會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識(shí)庫(kù)。
2.財(cái)務(wù)檔案管理由專人負(fù)責(zé)
對(duì)于一些小型企業(yè)可由一名財(cái)務(wù)人員?；蚣媛氊?cái)務(wù)檔案的管理工作，但出納人員不得兼任此項(xiàng)工作。由財(cái)務(wù)人員做這項(xiàng)工作，能很好的把握財(cái)務(wù)檔案工作中的細(xì)節(jié)，能按會(huì)計(jì)工作流程序時(shí)地將會(huì)計(jì)檔案整理成冊(cè)，不易造成編號(hào)混亂，利于查找。如企業(yè)檔案不是很多，也可由財(cái)務(wù)人員將財(cái)務(wù)檔案整理歸檔后，統(tǒng)一交由檔案室分別歸柜存放。
負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案整理的人員除了熟悉財(cái)務(wù)的處理流程外，還應(yīng)學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，參加上一些檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這樣才能不斷提高自身水平，將財(cái)務(wù)檔案管理工作做得更好。
3.做好財(cái)務(wù)檔案的分類，提高現(xiàn)代化管理水平
財(cái)務(wù)檔案信息電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)?？茖W(xué)劃分財(cái)務(wù)檔案手續(xù)，充分利用檔案管理信息系統(tǒng)，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案劃分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、預(yù)決算管理、票據(jù)管理、資產(chǎn)管理、重要合同、其他財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料等類，對(duì)整理好的所有檔案資料進(jìn)行分類錄入。
只有在檔案細(xì)分類的基礎(chǔ)上，我們才能逐步建立財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并探索積極將電子文件歸檔管理和檔案信息化資源數(shù)據(jù)庫(kù)等檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容主動(dòng)納入建設(shè)規(guī)劃，探索利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)整合檔案信息資源，最大限度實(shí)現(xiàn)信息資源共享的有效途徑，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)化，網(wǎng)絡(luò)化。
4.加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)
不斷加大財(cái)務(wù)檔案管理硬件投入，配備了專門的檔案柜、計(jì)算機(jī)、滅火器、濕度計(jì)、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機(jī)、切紙機(jī)等專用設(shè)備，原則上應(yīng)有專門的財(cái)務(wù)檔案室，如企業(yè)規(guī)模小可統(tǒng)一歸入一個(gè)檔案室，檔案室應(yīng)由專人管理，外人不得入內(nèi)，檔案室內(nèi)應(yīng)通風(fēng)好，保持干燥整潔，這樣才能為財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為提高財(cái)務(wù)檔案管理水平的提高提供保障。
5.完善財(cái)務(wù)檔案管理制度
依據(jù)《會(huì)計(jì)法》和《檔案法》等法律法規(guī)，依法加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作，首先要建立和完善財(cái)務(wù)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，將財(cái)務(wù)檔案管理納入到整個(gè)企業(yè)工作的整體規(guī)劃中來(lái)，制定財(cái)務(wù)檔案管理的工作目標(biāo)，建立諸如《財(cái)務(wù)檔案工作人員守則》、《財(cái)務(wù)檔案查閱制度》等一系列規(guī)章制度，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作環(huán)節(jié)，使財(cái)務(wù)檔案工作真正做到有法可依、有章可循。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制定電子檔案管理辦法。
總之，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作是我們當(dāng)前財(cái)務(wù)管理中急待改進(jìn)和加強(qiáng)的重要工作，高度重視、積極行動(dòng)，從基礎(chǔ)工作做起，切實(shí)提高財(cái)務(wù)管理工作水平，加強(qiáng)和完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理，將成為各個(gè)企業(yè)在財(cái)務(wù)工作以及在整個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作中必須考慮的問(wèn)題，財(cái)務(wù)檔案管理的好壞將直接影響到企業(yè)的管理和效益。
參考文獻(xiàn)：
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隨著企業(yè)規(guī)模不斷壯大，會(huì)計(jì)檔案管理工作中新問(wèn)題不斷出現(xiàn)，迫切要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)完善管理方法和管理制度。有些企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理制度不夠完善，從而影響了會(huì)計(jì)會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和安全性。部分會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟，業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。部分企業(yè)不重視會(huì)計(jì)檔案管理，導(dǎo)致設(shè)施設(shè)備落后，信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢。還有其他細(xì)節(jié)問(wèn)題：憑證、賬簿、報(bào)表等紙質(zhì)檔案的歸檔管理不規(guī)范，電子檔案的存儲(chǔ)更是缺少必要介質(zhì)備份存檔；有些企業(yè)雖然對(duì)立卷工作比較重視，但平時(shí)的管理則比較松懈，檔案借閱丟失現(xiàn)象嚴(yán)重，缺少必要的借閱登記管理及逐級(jí)審批報(bào)告等制度，大大降低了企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料的保密性和安全性，甚至可能直接或間接造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失；很多企業(yè)缺乏對(duì)憑證的客觀性認(rèn)識(shí)，會(huì)計(jì)憑證裝訂后未粘貼，會(huì)計(jì)憑證封皮項(xiàng)目填寫不全，個(gè)別企業(yè)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，造成檔案管理混亂不堪。財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)把服務(wù)作為永恒的主題，創(chuàng)新是做好檔案工作的根本動(dòng)力，信息化是做好檔案工作的正確途徑。企業(yè)針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題，必須采取有效的措施，才能有效改進(jìn)檔案管理工作。
第一，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)，使檔案管理工作上一個(gè)新臺(tái)階。目前的狀況總的來(lái)說(shuō)對(duì)檔案管理工作的重視程度普遍不夠，往往是用到的時(shí)候強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，過(guò)后又忽略了，檔案管理工作經(jīng)常給別的工作讓位。殊不知有些資料具有原始性和不可替代性，如果當(dāng)時(shí)不及時(shí)收集整理，或保管不善，一旦遭破壞，事后是無(wú)法彌補(bǔ)的。因此各單位要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)要始終關(guān)注檔案管理工作，并親自過(guò)問(wèn)檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問(wèn)題，常抓不懈，保持一貫性和持久性，同時(shí)在人員編制和設(shè)施配備方面給予適當(dāng)傾斜，為更好地開展檔案管理提供條件。企業(yè)根據(jù)國(guó)家法規(guī)制定企業(yè)檔案管理制度和檔案管理人員工作職責(zé)，使檔案管理工作有章可循，責(zé)任明確，便于操作，進(jìn)一步做到檔案管理規(guī)范化、制度化、系統(tǒng)化。作為檔案員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》《會(huì)計(jì)法》《保密法》及其他相關(guān)政策法規(guī)，接受上級(jí)檔案部門的指導(dǎo)，樹立和增強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識(shí)，杜絕檔案工作說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要的狀況出現(xiàn)，扎扎實(shí)實(shí)做好會(huì)計(jì)檔案管理工作。
第二，提高業(yè)務(wù)能力，落實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任。會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)要求較高，應(yīng)是業(yè)務(wù)多面手，是集多種技能于一身的復(fù)合型人才，既要熟悉掌握一般檔案管理的理論及技能，又要精通財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)，還要具備一定的計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)。一名優(yōu)秀的檔案工作人員，應(yīng)該知識(shí)結(jié)構(gòu)合理、技術(shù)精湛、經(jīng)驗(yàn)豐富、道德品質(zhì)高尚、敬業(yè)愛崗，要有強(qiáng)烈的求知欲望和創(chuàng)新精神。因此要加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，提高認(rèn)識(shí)轉(zhuǎn)變觀念，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)造就一支德才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)檔案管理隊(duì)伍。崗位培訓(xùn)是提高會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理的有效途徑，定期舉辦會(huì)計(jì)檔案管理人員的知識(shí)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理法律法規(guī)和崗位操作技能，使會(huì)計(jì)檔案管理人員熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)和操作技能。在加強(qiáng)政治思想教育的同時(shí)，必須要求檔案員真正做到業(yè)務(wù)精通、愛檔如珍、兢兢業(yè)業(yè)、服務(wù)企業(yè)。同時(shí)，各職能部門也確定一名兼職檔案管理工作人員，負(fù)責(zé)收集和管理本部門的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證企業(yè)的各種檔案資料齊全完整。
第三，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)和設(shè)備，提高管理水平和工作效率。會(huì)計(jì)電子檔案是伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用而產(chǎn)生的，信息技術(shù)發(fā)展日新月異，促使檔案管理工作信息化程度越來(lái)越高，采用計(jì)算機(jī)操作也越來(lái)越多，電子文件歸檔與管理中新問(wèn)題將不斷出現(xiàn)，會(huì)計(jì)檔案管理人員必須認(rèn)真研究新情況，不斷學(xué)習(xí)接受新事物，采用先進(jìn)的會(huì)計(jì)檔案管理方法和技術(shù)成果，解決電子檔案歸集、保密、保存等問(wèn)題。在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)上，建立健全電子檔案管理制度，保證從電子文件形成、使用、維護(hù)、收集整理、歸檔，到保管、開發(fā)利用、鑒定等各個(gè)環(huán)節(jié)都有完善的管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行。建立完善的內(nèi)部控制制度，嚴(yán)格實(shí)行崗位責(zé)任制。各崗位之間職責(zé)分明，相互間有一定的制約、監(jiān)督作用，采取不相容職責(zé)相分離的措施。采用多種技術(shù)，通過(guò)權(quán)限設(shè)置、加密、防寫處理等措施，防止隨意進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)和拷貝，確保電子檔案的安全。會(huì)計(jì)電子檔案?jìng)浞莺突謴?fù)是保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全、準(zhǔn)確、真實(shí)的重要措施，管理人員應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行雙備份或多備份，并分地點(diǎn)保管，定期對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行檢測(cè)，以便發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救，做好數(shù)據(jù)維護(hù)工作。歸集整理會(huì)計(jì)電子檔案要注意同時(shí)收集技術(shù)文檔，保證用戶對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行操作利用。采用全過(guò)程實(shí)時(shí)記錄系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行跟蹤記錄，對(duì)所有進(jìn)入系統(tǒng)的人員都有所監(jiān)督，同時(shí)系統(tǒng)日志文件以文本的形式記錄下財(cái)務(wù)系統(tǒng)操作人員和操作時(shí)間，對(duì)保護(hù)會(huì)計(jì)電子檔案有重要價(jià)值，應(yīng)加強(qiáng)管理。
第四，加強(qiáng)監(jiān)督監(jiān)管，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)相關(guān)制度。規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管、交接和銷毀工作，檔案監(jiān)交工作對(duì)檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，要安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦理。會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期限滿需要銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，由財(cái)務(wù)部門鑒定審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱管理工作。調(diào)閱時(shí)，要嚴(yán)格辦理相關(guān)手續(xù)：本單位人員調(diào)閱，需經(jīng)責(zé)任人及相關(guān)負(fù)責(zé)人同意并簽字；外單位人員借閱，要具備相關(guān)的調(diào)閱手續(xù)，同時(shí)經(jīng)本單位相關(guān)人等批準(zhǔn)后，方可調(diào)閱。在調(diào)閱過(guò)程中，只能調(diào)閱與調(diào)閱內(nèi)容有關(guān)的資料，原則上檔案原件不得解除，不得拆散，外單位調(diào)閱，如遇抄錄復(fù)制等特殊要求，需經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并辦理登記手續(xù)后，方可辦理。
新時(shí)期新形勢(shì)下，落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)改革，促進(jìn)社會(huì)和諧，要求我們的企業(yè)管理人員要成為掌握現(xiàn)代管理技能，成為有能力、有魄力、有執(zhí)行力、有影響力的管理者，作為檔案管理人員只有嚴(yán)格按照各項(xiàng)法律法規(guī)的要求，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，管好和用好企業(yè)會(huì)計(jì)檔案信息資源，不斷研究新問(wèn)題，解決新問(wèn)題，提高責(zé)任心和使命感，會(huì)計(jì)檔案工作才會(huì)取得不斷的進(jìn)步。（本文作者：杜國(guó)生單位：大連自來(lái)水集團(tuán)）
關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策；發(fā)展；工作
1 引言
亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價(jià)值鑒定工作有時(shí)與收集、整理工作結(jié)合進(jìn)行，甚至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步鑒定。財(cái)務(wù)檔案是記錄和反映公司經(jīng)營(yíng)全過(guò)程的重要經(jīng)濟(jì)史料和憑證，是公司檔案的重要組成部分。為加強(qiáng)財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)檔案的管理，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理過(guò)程中所涉及環(huán)節(jié)，妥善管理財(cái)務(wù)檔案，避免由于管理不善而導(dǎo)致公司遭受損失，財(cái)務(wù)檔案管理人員必須嚴(yán)格按照相關(guān)的管理措施和規(guī)范，提高財(cái)務(wù)檔案的管理成效和水平。
2 當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀
2.1 思想意識(shí)相對(duì)淡薄，重視程度不夠
隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，部分財(cái)務(wù)檔案管理人員的思想意識(shí)卻沒有進(jìn)一步的提高和轉(zhuǎn)變。很多財(cái)務(wù)檔案的管理人員，在工作上態(tài)度相對(duì)懶散、思想意識(shí)相對(duì)淡薄，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理的重要性缺乏一定的認(rèn)識(shí)，這就導(dǎo)致了財(cái)務(wù)檔案管理工作在企業(yè)的發(fā)展中常常處于不良的工作狀態(tài)和氛圍。
2.2 財(cái)務(wù)檔案管理的制度性規(guī)范相對(duì)缺乏
很多企業(yè)中雖然對(duì)財(cái)務(wù)管理制度有著明確的制度規(guī)范，但是在財(cái)務(wù)檔案管理崗位的職責(zé)和職能中卻沒有一個(gè)充分的、清晰的說(shuō)明和條款。很多企業(yè)中，其財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范是沿用著財(cái)務(wù)管理內(nèi)容來(lái)開展的，其針對(duì)性和專一性相對(duì)較欏S行┢笠鄧淙揮忻魅返牟莆竦蛋腹芾碇貧齲但是由于其規(guī)范性較弱，約束力不強(qiáng)的原因，也導(dǎo)致了很多企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理崗位不能充分的發(fā)揮其職能性和主觀能動(dòng)性。
2.3 信息化程度相對(duì)較低
隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理崗位也充分享受了科技發(fā)展的紅利。但是在實(shí)際的工作中，企業(yè)尤其是中小企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理信息化的進(jìn)程和重要性認(rèn)識(shí)相對(duì)較低，很多檔案管理工作依然沿用著傳統(tǒng)紙張檔案管理的模式，工作成效相對(duì)較低。
3 與時(shí)俱進(jìn)，財(cái)務(wù)檔案管理的幾點(diǎn)想法
3.1 轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，提高工作積極性
提高財(cái)務(wù)檔案管理成效，首先的就是要提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)和工作態(tài)度，提高其工作的積極性和有效性。只有充分的提高和約束好檔案管理人員的思想，才能積極的鼓勵(lì)和引導(dǎo)他們落實(shí)到實(shí)際的工作過(guò)程中去。所以企業(yè)在崗位的職能和職責(zé)書上，需要進(jìn)一步的對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行思想教育和崗位流程落實(shí)。
3.2 加強(qiáng)信息化與數(shù)字化檔案管理建設(shè)
信息化和數(shù)字化帶給財(cái)務(wù)檔案管理的改變是幫助企業(yè)的檔案管理，從傳統(tǒng)紙質(zhì)、繁雜、低效率的檔案管理成效中走出來(lái)，通過(guò)信息化與數(shù)字化的檔案管理模式，積極的推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作成效的推進(jìn)。比如傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理中，公司需要調(diào)閱某一年、某個(gè)部門的檔案管理，需要工作人員花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間去尋找。而通過(guò)數(shù)字化和信息化的手段，財(cái)務(wù)檔案管理人員只需要在電腦的檢索頁(yè)面，輸入相關(guān)的限定信息，然后把檢索的頁(yè)面通過(guò)E-mail或其他信息途徑即時(shí)的傳輸給相關(guān)請(qǐng)求的人員，工作效率提高的層次是呈比例的上升。當(dāng)然，這一切都需要前期的紙質(zhì)檔案數(shù)字化的存儲(chǔ)過(guò)程。
3.3 提高企業(yè)的重視度，加大檔案管理設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施和用具的投入
很多企業(yè)在財(cái)務(wù)檔案管理信息化的過(guò)程中，還需要進(jìn)一步的加大對(duì)其基礎(chǔ)設(shè)置和辦公用具的投入。通過(guò)提高預(yù)算、加大投入、優(yōu)化部門結(jié)構(gòu)等形式，切實(shí)的提高相關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理部門的工作積極性和成效性。
3.4 科學(xué)的設(shè)置對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的考核和評(píng)價(jià)
考核和評(píng)價(jià)是企業(yè)對(duì)員工和部門進(jìn)行科學(xué)和細(xì)致化評(píng)判的依據(jù)。但是現(xiàn)階段很多企業(yè)在財(cái)務(wù)檔案管理的考核和評(píng)價(jià)中，考核內(nèi)容相對(duì)較為寬泛，不能充分的體現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理部門的工作特殊性和系統(tǒng)性，考核的結(jié)果也沒有進(jìn)一步的與企業(yè)職工的福利、職稱、晉升等有效的結(jié)合在一起。所以企業(yè)應(yīng)該在不斷的完善考核內(nèi)容的基礎(chǔ)上，細(xì)化考核的標(biāo)準(zhǔn)和條款，并且把工作人員的工作態(tài)度、工作過(guò)程、工作流程、工作心得、工作跟進(jìn)、信息化技能等等有效的結(jié)合在一起，提高檔案管理考核和評(píng)價(jià)的公平、公正。
4 結(jié)語(yǔ)
總之，切實(shí)的提高企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)于企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展有著重要的保障意義。作為企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的人員，需要進(jìn)一步的立足財(cái)務(wù)檔案的實(shí)際情況，結(jié)合本企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，行之有效的開展相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案管理工作。此外，作為現(xiàn)代化的財(cái)務(wù)檔案管理人員，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，通過(guò)不斷的提高自身的檔案管理素養(yǎng)和技能，為企業(yè)的檔案管理發(fā)展做出自己的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
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（一）高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化制度建設(shè)
在信息化背景下，高校財(cái)務(wù)檔案管理工作中的信息化建設(shè)能夠有效提高高校財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量與效率，但是同時(shí)，高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作作為一項(xiàng)具有整體性與全局性特點(diǎn)的工作，要求高校能夠以推動(dòng)高校整體發(fā)展為視角來(lái)對(duì)高校財(cái)務(wù)管理工作開展科學(xué)的統(tǒng)籌規(guī)劃，通過(guò)構(gòu)建高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化制度來(lái)為高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作的規(guī)范化發(fā)展建立前提與保障。當(dāng)前眾多高校在財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作中都存在操作有待規(guī)范以及目標(biāo)有待明確的問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，高校需要對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)單位職責(zé)進(jìn)行明確，并確立高校檔案管理單位與財(cái)務(wù)單位在高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)中的地位與作用，其中高校財(cái)務(wù)管理部門需要有序的開展財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)化以及電子化工作，而高校檔案管理部門則有必要與財(cái)務(wù)管理部門密切配合以做好高校財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用。其他相關(guān)的高校部門也應(yīng)當(dāng)積極參與，通過(guò)配合高校財(cái)務(wù)管理部門與檔案管理部門來(lái)做好財(cái)務(wù)檔案資料的歸檔、收集以及整理工作。另外，高校有必要在構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)制度的基礎(chǔ)上通過(guò)聯(lián)系實(shí)際、積極探索來(lái)對(duì)相關(guān)制度作出完善，這些需要完善的制度包括高校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)的隔離制度、財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息的備份制度、財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的維護(hù)制度與監(jiān)控制度等。
（二）高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善
在信息化背景下，高校財(cái)務(wù)檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，就有必要對(duì)與財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施做出完善，這些設(shè)施包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)器、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、安全系統(tǒng)、交換機(jī)、路由器等。只有在財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中具有一些具備較強(qiáng)信息處理能力、較大存儲(chǔ)功能的存儲(chǔ)器與服務(wù)器、配備必要的路由器與交換機(jī)、使用具有較高安全性特點(diǎn)的操作系統(tǒng)、搭建能夠覆蓋高校的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能夠讓財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作具備硬件平臺(tái)。同時(shí)，高校要重視完善安全管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等軟件平臺(tái)，其中包括財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)處理軟件、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理與操作程序、計(jì)算機(jī)以及數(shù)據(jù)庫(kù)監(jiān)控程序、電子檔案管理程序等。在硬件平臺(tái)以及軟件平臺(tái)的搭建中，高校要重視實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)中軟硬件的匹配，同時(shí)要以高校財(cái)務(wù)檔案管理工作需求為依據(jù)來(lái)對(duì)軟硬件做出不斷調(diào)整以適應(yīng)高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化工作的開展，這是推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化工作有序開展的基本保障。
（三）高校財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化
高校財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，必須要求檔案信息能夠完整準(zhǔn)確，并且在收集與歸檔過(guò)程中做到及時(shí)與規(guī)范。在對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)開展數(shù)字化處理的過(guò)程中，首先要對(duì)電子檔案進(jìn)行歸類整理；其次需要對(duì)具有利用價(jià)值的紙質(zhì)檔案開展數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在此階段，需要通過(guò)提高數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作質(zhì)量來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，在做好財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)編研工作的基礎(chǔ)上為檔案管理工作的信息化打下良好基礎(chǔ)。在高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，財(cái)務(wù)檔案信息資料的網(wǎng)絡(luò)化是十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享的主要渠道。在此階段，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資料網(wǎng)絡(luò)化第一步驟，這要求財(cái)務(wù)檔案管理工作者將電子檔案以及做好數(shù)字化轉(zhuǎn)換的紙質(zhì)檔案錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，并確保其中信息數(shù)據(jù)被檔案數(shù)據(jù)庫(kù)識(shí)別與存儲(chǔ)。同時(shí)有必要對(duì)高校檔案管理網(wǎng)站做出構(gòu)建與完善，發(fā)揮出檔案管理網(wǎng)站在傳遞檔案信息中的重要作用，以便在實(shí)現(xiàn)高校網(wǎng)站與高校財(cái)務(wù)檔案管理工作結(jié)合的基礎(chǔ)上提高高校財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)的利用效率。也正因?yàn)槿绱?，在高校開發(fā)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以及其他管理系統(tǒng)的過(guò)程中，需要以高校中各個(gè)單位的財(cái)務(wù)檔案信息需求為依據(jù)，通過(guò)協(xié)調(diào)高校財(cái)務(wù)管理部門、職能部門以及檔案管理部門來(lái)構(gòu)建一種具有暢通的檔案信息收集渠道、協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)、高效服務(wù)且具備合理結(jié)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案管理模式，同時(shí)為財(cái)務(wù)檔案信息需求者提供資料下載以及信息檢索等服務(wù)，并利用現(xiàn)代通訊技術(shù)來(lái)為財(cái)務(wù)檔案信息的需求者提供咨詢服務(wù)，從而確保高校財(cái)務(wù)檔案信息在推動(dòng)高校發(fā)展與建設(shè)中作用的充分發(fā)揮。
（四）高校財(cái)務(wù)檔案管理工作隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高
信息化背景下的高校財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案管理工作隊(duì)伍素質(zhì)提出了更高的要求，并且在高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)中，軟硬件設(shè)施的操作、管理以及維護(hù)都需要由具有較高素質(zhì)的高校財(cái)務(wù)檔案管理工作者來(lái)實(shí)現(xiàn)，所以以高校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)工作需求為依據(jù)，通過(guò)開展培訓(xùn)等工作來(lái)提高高校財(cái)務(wù)檔案管理工作隊(duì)伍整體素質(zhì)是十分必要的。在高校財(cái)務(wù)檔案管理工作隊(duì)伍的培訓(xùn)過(guò)程中，需要做到內(nèi)部培養(yǎng)與外部培養(yǎng)的結(jié)合，并分階段、有規(guī)劃地統(tǒng)一進(jìn)行。在培訓(xùn)內(nèi)容方面，則需要圍繞強(qiáng)化高校財(cái)務(wù)檔案管理工作者財(cái)務(wù)檔案管理專業(yè)能力以及信息素養(yǎng)兩個(gè)方面進(jìn)行開展，在財(cái)務(wù)檔案管理專業(yè)方面引導(dǎo)財(cái)務(wù)檔案管理工作者不斷更新自身知識(shí)以對(duì)自身知識(shí)體系做出完善，在信息素養(yǎng)方面則需要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)檔案管理工作者信息分析能力、數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)能力、網(wǎng)站建設(shè)能力、網(wǎng)站維護(hù)能力以及對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理能力的提升。對(duì)于財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)與操作人員而言，不僅要求他們具備網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)，同時(shí)要求他們能夠?qū)ω?cái)務(wù)檔案管理知識(shí)作出一定了解，從而確保財(cái)務(wù)檔案信息化管理中財(cái)務(wù)檔案信息錄入、處理工作的規(guī)范化。
作者：馬英 單位：河北廣播電視大學(xué)
關(guān)鍵詞：電算化；財(cái)務(wù)；檔案；管理
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)成為了人們生活中不可缺少的一部分，也在不斷的改變?nèi)藗兊纳?，特別是網(wǎng)上的淘寶網(wǎng)，京東等網(wǎng)上購(gòu)物成為人們的生活常態(tài)以后，每年在網(wǎng)絡(luò)上都會(huì)出現(xiàn)上億元的財(cái)務(wù)帳單，這些帳單都是電子帳單，而隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)上交易和網(wǎng)上購(gòu)物的流行，財(cái)務(wù)檔案也是電子化，如何的對(duì)這些電子化的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理是人們應(yīng)該研究的課題。
一、電算化財(cái)務(wù)檔案管理特點(diǎn)
電算化財(cái)務(wù)檔案管理就是把計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠應(yīng)用到財(cái)務(wù)檔案管理工作當(dāng)中，電算化的財(cái)務(wù)檔案是指把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)報(bào)表等以電子化的模式保存。電算化財(cái)務(wù)管理和以往的財(cái)務(wù)檔案管理不同，有一些新的特點(diǎn)。1電算化財(cái)務(wù)檔案的優(yōu)勢(shì)第一，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)，電算化財(cái)務(wù)檔案管理的第一個(gè)特點(diǎn)就是網(wǎng)絡(luò)化。財(cái)務(wù)檔案管理利用網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)一些遠(yuǎn)程的財(cái)務(wù)處理，比如遠(yuǎn)程的財(cái)務(wù)報(bào)賬，財(cái)務(wù)的查帳，財(cái)務(wù)的審計(jì)等。第二，而網(wǎng)絡(luò)化帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)不僅僅使可以遠(yuǎn)程財(cái)務(wù)管理，也可以節(jié)省時(shí)間，節(jié)省費(fèi)用，不受空間和距離的限制。第三，電算化財(cái)務(wù)檔案儲(chǔ)存的空間的范圍也比以往增大。以往一些非常復(fù)雜的財(cái)務(wù)報(bào)表可以快速清楚的查找出來(lái)。并且可以快速的對(duì)財(cái)務(wù)進(jìn)行總結(jié)和分析。節(jié)約了工作人員的時(shí)間，減輕了工作任務(wù)。2電算化財(cái)務(wù)檔案的缺點(diǎn)第一，由于電算化的財(cái)務(wù)檔案需要在電腦上才可以觀看，所以需要一定的技術(shù)支持。第二，電算化財(cái)務(wù)檔案最好打印出來(lái)，這就需要數(shù)據(jù)和機(jī)器的支持。第三，電算化財(cái)務(wù)檔案容易受到破壞，而且受到破壞以后不容易恢復(fù)，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的完整性和正確性不能保障。3電算化財(cái)務(wù)檔案管理的必要性在黨校的工作中，財(cái)務(wù)檔案管理工作是非常必要的一部分工作。為了對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行改革，必須與時(shí)俱進(jìn)。電算化財(cái)務(wù)檔案管理工作可以提高財(cái)務(wù)工作的效率，可以促進(jìn)財(cái)務(wù)工作的現(xiàn)代化。更為重要的是，電算化財(cái)務(wù)檔案管理更為重視利用，在信息化的今天，可以提供更多的信息為黨校的建設(shè)。
二、電算化財(cái)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題
電算化財(cái)務(wù)檔案給工作帶來(lái)了方便，大部分的工作單位都采取了適合自己?jiǎn)挝坏呢?cái)務(wù)軟件，但是由于電算化財(cái)務(wù)檔案在中國(guó)發(fā)展不久，其中存在著一些問(wèn)題。1對(duì)于電算化財(cái)務(wù)檔案管理認(rèn)識(shí)不夠電算化財(cái)務(wù)檔案最關(guān)鍵的部分就是需要合適的硬件和軟件，大部分單位都沒有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，對(duì)于硬件和軟件等需要準(zhǔn)備的設(shè)施都不完善，對(duì)于電算化的認(rèn)識(shí)也不夠，沒有認(rèn)識(shí)到電算化的優(yōu)勢(shì)和缺點(diǎn)，不能及時(shí)的對(duì)財(cái)務(wù)工作做出備份。在工作中的態(tài)度不認(rèn)真。2工作人員的素質(zhì)不高電算化的財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)于工作人員有著超高的要求，需要有著檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，更重要的是需要對(duì)于電腦技術(shù)有一定的了解。但是在現(xiàn)在的電算化財(cái)務(wù)工作中很少具有綜合素質(zhì)非常高的工作人員。一些工作人員是血財(cái)務(wù)出身，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的整理，收集和利用等工作沒有系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)。3沒有統(tǒng)一的財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定由于財(cái)務(wù)檔案管理工作關(guān)系到一個(gè)單位的的錢財(cái)?shù)膶?shí)際運(yùn)用，需要有保密性，這就需要制定完善的規(guī)章制度。在財(cái)務(wù)檔案的歸檔，保管和借閱等制度都應(yīng)該制定完善的管理制度。還有相應(yīng)的監(jiān)管制度。
三、電算化財(cái)務(wù)檔案管理策略
1完善電算化財(cái)務(wù)檔案管理法規(guī)和制度電算化財(cái)務(wù)檔案管理工作不斷的豐富和發(fā)展，我們需要制定完善的相關(guān)的法規(guī)和制度。首先，因該考慮一樣保存制度，是按照雙套制度，把財(cái)務(wù)檔案都保存兩套，分別存在不同的設(shè)施中。還是應(yīng)該實(shí)行雙軌制度在電腦中保存一份財(cái)務(wù)檔案，再打印出來(lái)保存一份。其次，針對(duì)財(cái)務(wù)檔案保密制定規(guī)定。在財(cái)務(wù)出現(xiàn)破壞和損失之后，不同的情況應(yīng)該有不同的部門負(fù)責(zé)。是計(jì)算機(jī)技術(shù)部門還是財(cái)務(wù)部門。還有，針對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)定統(tǒng)一的格式，如果出現(xiàn)格式不同的情況，按照規(guī)定的格式進(jìn)行修給，最后，對(duì)工作人員的工作流程修訂細(xì)則，對(duì)監(jiān)督工作做出安排。最重要的是如何協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門，應(yīng)該針對(duì)每個(gè)部門的工作做出相應(yīng)的工作范圍。建立電算化財(cái)務(wù)檔案管理的歸檔制度，保管制度，借閱制度，定期備份制度和電算化財(cái)務(wù)檔案管理用戶以及權(quán)限制度。2做好硬件和軟件建設(shè)首先，在電腦軟件方面，應(yīng)該設(shè)置一個(gè)安全的防范制度，每天在統(tǒng)一的時(shí)間進(jìn)行電腦安全的檢查。對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的出入建立一個(gè)簽到制度。做到每份財(cái)務(wù)報(bào)表的去處可以查找。其次，及時(shí)做到軟件的升級(jí)，保證財(cái)務(wù)檔案的連續(xù)性和一致性。在升級(jí)前做好保存工作，防止數(shù)據(jù)丟失。最后，為了保證財(cái)務(wù)檔案的安全，對(duì)于每一個(gè)電子財(cái)務(wù)帳單的去處進(jìn)行IP追溯。而最重要的是選擇一個(gè)合適的軟件，能夠滿足黨校財(cái)務(wù)工作的需求。3提高工作人員的綜合素質(zhì)首先，和傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理相比，電算化財(cái)務(wù)檔案管理工作人員需要精通計(jì)算機(jī)技術(shù)，財(cái)務(wù)管理以及檔案管理。尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)，要熟悉軟件和硬件，平時(shí)可以維護(hù)計(jì)算機(jī)，因此，在錄取的時(shí)候，要選擇綜合素質(zhì)較高的人才。然后，需要對(duì)工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員的工作態(tài)度和工作素質(zhì)。尤其是道德品質(zhì)需要過(guò)關(guān)，才能保證財(cái)務(wù)的保密性。最后，要根據(jù)每個(gè)工作人員不同的特點(diǎn)進(jìn)行不同的培訓(xùn)，財(cái)務(wù)人員和維護(hù)人員培訓(xùn)的內(nèi)容相同，但是每個(gè)人的側(cè)重點(diǎn)不同。在培訓(xùn)的時(shí)候注重加強(qiáng)實(shí)用性。
四、結(jié)束語(yǔ)
總之，在新時(shí)代的背景下，財(cái)務(wù)檔案管理工作需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，積極的改革財(cái)務(wù)檔案管理新模式，利用電算化財(cái)務(wù)檔案管理工作，建立信息化的工作模式，為黨校的信息化添磚加瓦，更好為黨校提供信息，為黨校發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn):
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關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案;管理
Abstract: In this paper, the problems in financial and accounting records management, and to explore countermeasures, intended to promote the integrity and standardization of the management of financial and accounting files.
Keywords: accounting files; management
中圖分類號(hào)：F406.72文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-2104（2012）05-0020-02
一、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案意義
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對(duì)一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映。
二、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案在管理中存在的問(wèn)題
1 .對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，缺乏充分的認(rèn)識(shí)，意識(shí)淡薄，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理，沒有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員。會(huì)計(jì)人員上崗前，很少進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案基本知識(shí)與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會(huì)計(jì)人員兼職，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來(lái)的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。
2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案缺乏完整性的管理
從整體來(lái)看，檔案管理的完整性包括：公司應(yīng)該依法保管所有的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)；公司的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)包括全部的會(huì)計(jì)資料。而現(xiàn)在的公司經(jīng)常出現(xiàn)故意或無(wú)意的忽視某些數(shù)據(jù)，造成賬務(wù)混亂，收支記錄與實(shí)際不符。甚至有些公司財(cái)務(wù)人員故意銷毀檔案材料，致使有些重要的歷史資料消失，無(wú)法查證。
3.對(duì)原始憑證的審核與監(jiān)督不夠
原始憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要資料和證據(jù)，原始憑證的真?zhèn)巍⒔?jīng)濟(jì)信息是否全面等決定著會(huì)計(jì)信息資料的正確性和準(zhǔn)確性。由于目前社會(huì)上存在大量的制販假票據(jù)現(xiàn)象，市面上流通的票據(jù)魚龍混雜，真票、假票有時(shí)很難區(qū)分；另一方面，對(duì)于發(fā)票、收據(jù)等票據(jù)的使用范圍沒有嚴(yán)格的界定，只要是正式票據(jù)（有稅務(wù)監(jiān)制章或財(cái)政監(jiān)制章），不論票據(jù)上記載的內(nèi)容是否屬于票據(jù)適用范圍，一律按照正常、合法、合規(guī)票據(jù)處理；另外，會(huì)計(jì)從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊，責(zé)任心等的差異，對(duì)于原始憑證構(gòu)成要素的審核與處理不夠嚴(yán)謹(jǐn)。上述審核與監(jiān)督不到位等因素都導(dǎo)致不合法、不合規(guī)原始憑證在會(huì)計(jì)信息資料中普遍存在。
4.會(huì)計(jì)憑證填制、檔案裝訂、整理不規(guī)范
雖然財(cái)政部1996 年頒布了《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》，但是隨著時(shí)間的推移，大多數(shù)人對(duì)于基礎(chǔ)工作規(guī)范的要求已經(jīng)逐漸淡忘，甚至有的財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為規(guī)范要求的有些內(nèi)容沒有太大的實(shí)際意義，尤其對(duì)會(huì)計(jì)憑證、檔案的裝訂整理工作認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為流于表面形式，裝訂整理規(guī)范對(duì)工作的意義不大。另外，由于對(duì)規(guī)范要求理解不夠深入，沒有全面具體的講解等原因，也造成各單位對(duì)于規(guī)范的使用與執(zhí)行存在誤解或曲解。如此種種，導(dǎo)致會(huì)計(jì)憑證填制不規(guī)范，檔案資料裝訂松散，檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等現(xiàn)象普遍存在。
5.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。有的單位將會(huì)計(jì)信息存人磁性介質(zhì)后，對(duì)磁盤、光盤中的會(huì)計(jì)信息疏于管理，造成會(huì)計(jì)信息的丟失；由于會(huì)計(jì)電算化軟件的升級(jí)換代很快，許多單位沒有把會(huì)計(jì)軟件的,版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會(huì)計(jì)電算化檔案無(wú)法調(diào)閱
6.檔案管理職能缺失
目前財(cái)務(wù)部門由于人員限制、職能分配、電算化軟件的應(yīng)用等，普遍存在一人多崗現(xiàn)象。對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理職能，通常由專職會(huì)計(jì)人員兼任。這樣，在人員精力、主要工作職能與檔案管理發(fā)生沖突時(shí)，往往會(huì)以弱化檔案管理職能、降低檔案管理質(zhì)量為代價(jià)。這種現(xiàn)象，必然使得檔案質(zhì)量下降，不能嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定收集、保管、使用等現(xiàn)象存在。
三、解決企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理中存在問(wèn)題的對(duì)策針對(duì)上述會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題，必須采取有效的措施，才能有效改進(jìn)檔案管理工作，下面分別進(jìn)行闡述：
1.統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，規(guī)范管理。《檔案法實(shí)施辦法》第五條指出：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展?！薄稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密?！庇纱丝梢?，是否重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來(lái)依法加強(qiáng)管理，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道
2.提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)
要抓好會(huì)計(jì)檔案管理這項(xiàng)工作，高校的分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)處及其他有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、必須認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等規(guī)章制度，充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案是所提供的史料和證據(jù)對(duì)學(xué)校制定事業(yè)發(fā)展方針和戰(zhàn)略，預(yù)測(cè)經(jīng)費(fèi)收支，查證經(jīng)濟(jì)問(wèn)題，防止貪污舞弊所具有的不可替代的重要作用。將會(huì)計(jì)檔案管理作為一項(xiàng)重要任務(wù)來(lái)布置、落實(shí)，常抓不懈。
3.建立健全財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。
要使財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化，必須將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財(cái)務(wù)檔案工作人員職責(zé)》、《財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、《財(cái)務(wù)檔案保密制度》、《財(cái)務(wù)檔案移交、銷毀制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序、使財(cái)務(wù)檔案管理工作有章可循。
4.加強(qiáng)崗位技能培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)
在會(huì)計(jì)人員定期參加繼續(xù)教育培訓(xùn)的同時(shí)，結(jié)合國(guó)家經(jīng)濟(jì)形式，針對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中出現(xiàn)的新事物、新問(wèn)題、新情況等開展專題的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)與討論，找出符合政策、法規(guī)的業(yè)務(wù)處理流程與方法，找出解決問(wèn)題的途徑，找出不同情況下的業(yè)務(wù)處理規(guī)范。只有不斷組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，才能讓會(huì)計(jì)人員及時(shí)掌握業(yè)務(wù)的新形式，新特點(diǎn)，并有針對(duì)性的提高業(yè)務(wù)水平和處理問(wèn)題的能力。
5.進(jìn)一步明確會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范，嚴(yán)格按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行
組織會(huì)計(jì)人員定期學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范，并把規(guī)范的要求結(jié)合單位實(shí)際落到實(shí)處，制定出符合自身實(shí)際情況的憑證取得、填制、裝訂、整理、保管等方面的標(biāo)準(zhǔn)，在工作中嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，使標(biāo)準(zhǔn)落到實(shí)處、深入人心，成為會(huì)計(jì)必須遵守的原則性要求。只有這樣，會(huì)計(jì)檔案的整體狀況才會(huì)有所提升。
6.制定詳細(xì)的會(huì)計(jì)檔案管理崗位職責(zé)，設(shè)置專人進(jìn)行檔案管理
依據(jù)有關(guān)的法律法規(guī)和文件規(guī)定，制定會(huì)計(jì)檔案管理崗位職責(zé)。在職責(zé)中明確崗位責(zé)任、制定崗位標(biāo)準(zhǔn)，提出崗位要求，在做好檔案管理職能、檔案服務(wù)職能的同時(shí)，進(jìn)一步挖掘檔案中具有指導(dǎo)意義的數(shù)據(jù)，并將數(shù)據(jù)充分運(yùn)用，指導(dǎo)當(dāng)前及以后的會(huì)計(jì)核算與管理，真正把檔案用活、用細(xì)、用充分。
在醫(yī)院科學(xué)管理中，財(cái)務(wù)管理占據(jù)著舉足若輕的地位，其是重要組成部分。在醫(yī)院展開相關(guān)財(cái)務(wù)管理工作能夠?qū)⑨t(yī)院整體的管理工作質(zhì)量以及醫(yī)療服務(wù)水平大大提高，該項(xiàng)工作具體的涉及范圍為醫(yī)院資金管理、科研、行政管理、教學(xué)、工作調(diào)動(dòng)以及資金運(yùn)轉(zhuǎn)等內(nèi)容，其工作的健全與否與今后發(fā)展?fàn)顩r均將會(huì)對(duì)醫(yī)院資金的使用效率產(chǎn)生影響，因此在醫(yī)院科學(xué)管理中具有重要的保存作用與價(jià)值。只有正確加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作，才能夠使其很好地適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r，最終達(dá)到社會(huì)、醫(yī)院相平衡與穩(wěn)定的狀態(tài)。因此，本文就醫(yī)院相關(guān)財(cái)務(wù)管理工作存在的部分不足進(jìn)行探討，并給出相應(yīng)的有效對(duì)策，以為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供有效幫助。
二、醫(yī)院財(cái)務(wù)管理簡(jiǎn)介
自改革開放以來(lái)我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，醫(yī)療體系改革也在逐漸加快步伐，其改革效果已經(jīng)有了質(zhì)的發(fā)展與進(jìn)步。在我國(guó)醫(yī)療方面上，雖然各大醫(yī)院已經(jīng)將大量的經(jīng)費(fèi)投入到了醫(yī)院日常管理中，醫(yī)院將會(huì)獲得越來(lái)越多的市場(chǎng)，但是在醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理工作上卻沒有得到良好的實(shí)際發(fā)展，難以保障醫(yī)院今后能夠良好運(yùn)作與長(zhǎng)久發(fā)展。就醫(yī)院的本質(zhì)而言，其屬于公益性質(zhì)單位，因此，醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作內(nèi)容與性質(zhì)較企業(yè)其他單位財(cái)務(wù)管理存在較多差異，將其細(xì)化可理解為，該項(xiàng)工作涉及的范圍為醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)工作人員管理、醫(yī)療器械設(shè)備的管理以及對(duì)醫(yī)院內(nèi)部資產(chǎn)的管理與投資。在醫(yī)院管理工作過(guò)程中，財(cái)務(wù)管理作為醫(yī)院核心部分起到舉足若輕的作用。在醫(yī)院進(jìn)行有效的財(cái)務(wù)管理工作能夠提升醫(yī)院管理效率和質(zhì)量，使醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平與管理質(zhì)量得到有力保障，并推動(dòng)醫(yī)院順利發(fā)展。
三、醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的作用
首先，醫(yī)院財(cái)務(wù)管理是所有管理的基礎(chǔ)，而財(cái)務(wù)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，是財(cái)務(wù)工作的最具體的體現(xiàn)和最終憑證。因此只要將相關(guān)財(cái)務(wù)管理工作處理妥當(dāng)，才能夠使財(cái)務(wù)管理工作在今后的發(fā)展道路上更加順利。財(cái)務(wù)檔案管理在醫(yī)院管理中不僅是檔案管理的重要組成部分，還是醫(yī)院從發(fā)展之初乃至今后的成長(zhǎng)記錄筆記。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理能夠?qū)⑨t(yī)院成長(zhǎng)發(fā)展道路上的大小事情真實(shí)地記錄下來(lái)，以便人們能夠在今后清楚的了解醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r。從中我們可以了解到，醫(yī)院在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理工作時(shí)，其主要是圍繞著醫(yī)院展開工作的，將醫(yī)院作為其工作重心。醫(yī)院財(cái)務(wù)管理為醫(yī)院今后順利運(yùn)營(yíng)與發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，同時(shí)也對(duì)醫(yī)院的順利發(fā)展與成長(zhǎng)具有重要作用。
四、醫(yī)院財(cái)務(wù)管理存在的問(wèn)題
(一)管理人員意識(shí)淡薄。醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)十分重要的工作，其起到一個(gè)樞紐作用，即對(duì)檔案歷史起到保存作用，還對(duì)當(dāng)下的服務(wù)工作負(fù)起責(zé)任，具有承前啟后的重要作用。雖然醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作與醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r密不可分，但是卻未被醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視，并且檔案財(cái)務(wù)管理也未被財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人重點(diǎn)對(duì)待。最終，該種現(xiàn)象造成檔案管理工作只是做做形式，而不切實(shí)落實(shí)到工作中，對(duì)付工作的成分十分的濃重。與此同時(shí)，由于管理人員具有十分強(qiáng)烈的該種觀念，便會(huì)對(duì)醫(yī)院資金投入產(chǎn)生影響，最終使醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作在管理經(jīng)費(fèi)方面、管理設(shè)備方面以及人員管理方面存在不足。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理長(zhǎng)期處于如此極端的情況下，將使其無(wú)法進(jìn)行正常工作并對(duì)其今后的發(fā)展與成長(zhǎng)產(chǎn)生了限制，進(jìn)而將醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作推入到不良的狀況中，長(zhǎng)此以往，最終會(huì)進(jìn)入惡性循環(huán)。
(二)檔案使用率較低。所謂財(cái)務(wù)檔案管理，既是對(duì)財(cái)務(wù)工作的流程進(jìn)行管理，也是對(duì)檔案進(jìn)行管理，所以其在醫(yī)院管理工作中具有重要作用與意義。但是由于醫(yī)院不經(jīng)常使用相關(guān)檔案，因此，其較易被人們忽視，不易記住其存在，出現(xiàn)該種現(xiàn)象的原因具體有以下幾點(diǎn)。首先，醫(yī)院未對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理手段進(jìn)行規(guī)范化，沒有將財(cái)務(wù)檔案管理收集方法進(jìn)行整合并歸類成一個(gè)方便存取的體系。在進(jìn)行工作時(shí)，檔案的歸類與使用無(wú)法有效對(duì)應(yīng)。在醫(yī)院中，雖然不同類別的檔案應(yīng)由與之相對(duì)應(yīng)的部門進(jìn)行檔案管理，但是由于工作性質(zhì)等原因使各個(gè)部門之間溝通交流的機(jī)會(huì)較少，因此，在各個(gè)部門對(duì)檔案進(jìn)行收集與整理之后，不能及時(shí)告知醫(yī)院中的其他部門，最終將會(huì)造成檔案利用率較低的現(xiàn)象。其次，由于傳統(tǒng)思想在管理人員的意識(shí)里根深蒂固，使其未樹立起服務(wù)意識(shí)，對(duì)工作缺乏熱情，最終對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案使用效率造成影響。
(三)管理人員素質(zhì)較低。在醫(yī)院中工作的財(cái)務(wù)檔案管理人員并非是由該專業(yè)畢業(yè)的，其大部分人員是由護(hù)理、醫(yī)師以及行政等部門轉(zhuǎn)調(diào)過(guò)來(lái)任職的。這些人員不但具有較低的財(cái)務(wù)管理水平與理論基礎(chǔ)，并且該類配備人員思想無(wú)法及時(shí)跟上管理工作標(biāo)準(zhǔn)的更新速度，知識(shí)涉獵不廣泛。如此一來(lái)，該種現(xiàn)象將會(huì)大大降低醫(yī)院管理人員在財(cái)務(wù)管理專業(yè)方面素質(zhì)水平，在工作態(tài)度上過(guò)于隨意、散漫并且易造成人員流動(dòng)現(xiàn)象。由其他崗位調(diào)任過(guò)來(lái)的管理人員與更新發(fā)展的管理要求準(zhǔn)則具有較大的差別，因此，其無(wú)法及時(shí)適應(yīng)到全新的財(cái)務(wù)管理工作要求標(biāo)準(zhǔn)，從而對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理事業(yè)產(chǎn)生負(fù)面影響。
(四)部分醫(yī)院不重視財(cái)務(wù)檔案管理工作。當(dāng)前部分醫(yī)院的管理者，對(duì)醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理工作不夠重視，醫(yī)院缺乏完善的管理制度，導(dǎo)致在現(xiàn)實(shí)財(cái)務(wù)檔案管理工作中出現(xiàn)各種問(wèn)題，財(cái)務(wù)人員在管理當(dāng)中無(wú)章可循，僅僅憑借自身的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理工作，長(zhǎng)此以往，會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的財(cái)務(wù)漏洞，為醫(yī)院造成嚴(yán)重的財(cái)務(wù)損失，同時(shí)，財(cái)務(wù)檔案分類不科學(xué)，財(cái)務(wù)人員沒有按照規(guī)章進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案的整理工作，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案混亂，當(dāng)財(cái)務(wù)管理人員休息或者請(qǐng)假時(shí)，其他使用者不能夠準(zhǔn)確地找到檔案，影響了醫(yī)院工作的正常運(yùn)行。目前許多醫(yī)院都存在這種重醫(yī)療、輕管理的理念，導(dǎo)致醫(yī)院在提高醫(yī)療質(zhì)量方面缺乏一定的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，不能對(duì)財(cái)務(wù)管理核算進(jìn)行重視，那么就會(huì)造成財(cái)務(wù)管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，從而導(dǎo)致醫(yī)院不能健康、良性的發(fā)展下去。
(五)信息化管理水平較低?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，為當(dāng)今醫(yī)院檔案的信息化管理提出了挑戰(zhàn)，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息化發(fā)張?jiān)缫殉蔀獒t(yī)院發(fā)展的必然趨勢(shì)。但目前仍有多數(shù)醫(yī)院不能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的信息化管理，財(cái)務(wù)檔案管理仍然沿用以往傳統(tǒng)的管理模式，造成一定的人力、物力的資源浪費(fèi)。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式存在檔案損毀、丟失或者被人擅自篡改的現(xiàn)象，部分財(cái)務(wù)管理人員認(rèn)為財(cái)務(wù)管理只不過(guò)是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，不會(huì)出現(xiàn)較大的問(wèn)題，但這種不負(fù)責(zé)任的意識(shí)，會(huì)在工作中出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤，為醫(yī)院帶來(lái)一定的損失，同時(shí)也導(dǎo)致醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理出現(xiàn)不真實(shí)的現(xiàn)象，長(zhǎng)此以往，醫(yī)院會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)信息失真的現(xiàn)象，影響了醫(yī)院管理者的判斷力和掌控力，制約了醫(yī)院的健康、可持續(xù)發(fā)展，因此，提高醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息化管理，是構(gòu)建完善的財(cái)務(wù)管理制度的重中之重。
五、醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的有效對(duì)策
(一)增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的管理意識(shí)。伴隨著社會(huì)不斷地發(fā)展與更新，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與財(cái)務(wù)管理人員應(yīng)該對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的發(fā)展方向進(jìn)行審查并及時(shí)將醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作的重要性了解清楚。醫(yī)院管理人員應(yīng)找出醫(yī)院的自身發(fā)展特點(diǎn)，并根據(jù)其發(fā)展特點(diǎn)有效加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理力度，從而為醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理工作創(chuàng)造良好的環(huán)境。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，首先需要做到有檔案可供授權(quán)使用人員查找。可將其細(xì)化為，管理人員所建立的檔案要將醫(yī)院每一項(xiàng)的財(cái)務(wù)包括在內(nèi)，使其具有與之相對(duì)應(yīng)的、詳細(xì)的財(cái)務(wù)管理檔案，建檔內(nèi)容需要將物品的來(lái)源時(shí)間與存放位置包含在內(nèi)，以此能夠?yàn)槲锲繁M可能發(fā)揮最大的功效提供有力保障。其次，管理人員在建立財(cái)務(wù)檔案時(shí)需要確保所建成檔案具有較高的準(zhǔn)確性以及完整性。對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)相關(guān)資料進(jìn)行準(zhǔn)確收集與建立檔案，能夠保證醫(yī)院財(cái)務(wù)在今后將其功能使用率達(dá)到最大值，進(jìn)而從根本上將醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的服務(wù)功能體現(xiàn)出來(lái)。最后，在職管理人員需要將醫(yī)院財(cái)務(wù)管理部門的宣傳力度加大，使醫(yī)院各位領(lǐng)導(dǎo)能夠重視財(cái)管理部門的作用與發(fā)展?fàn)顩r，進(jìn)而對(duì)員工產(chǎn)生積極的影響，使每一位工作人員甚至工作部門能夠積極地對(duì)財(cái)務(wù)管理部門的相關(guān)工作進(jìn)行監(jiān)督與幫助。
(二)將檔案管理使用率提高。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不僅需要對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理資料的收集與管理進(jìn)行重視，還需要將財(cái)務(wù)管理工作、醫(yī)院相關(guān)建設(shè)以及醫(yī)療服務(wù)發(fā)展?fàn)顩r相結(jié)合，在如何將醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作水平與用途增加的方面進(jìn)行積極思考，以達(dá)到將醫(yī)院的服務(wù)狀況改善的目的。如何做到這一點(diǎn)，以下將給出具體有效措施以解決醫(yī)院檔案使用率較低的問(wèn)題。首先，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作管理人員應(yīng)在服務(wù)觀念方面上進(jìn)行及時(shí)更新與學(xué)習(xí)，其需要將從前被動(dòng)的服務(wù)方式如坐等上門、被動(dòng)談話等問(wèn)題改掉，以全新的面貌積極主動(dòng)的開發(fā)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理檔案的信息資源，為提高財(cái)務(wù)檔案管理的利用效率盡職盡責(zé)的拓展其可使用的路徑，并大力推動(dòng)電算化的進(jìn)程，最終使醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠向著信息化管理水平不斷邁進(jìn)。
(三)提升管理人員素質(zhì)。管理人員專業(yè)技能與道德素養(yǎng)將直接影響醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)量的高低。想要將財(cái)務(wù)檔案管理工作做好，首先要將確保財(cái)務(wù)管理信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性基本要點(diǎn)。雖然該項(xiàng)工作聽起來(lái)十分簡(jiǎn)單，但是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理人員真正實(shí)行起來(lái)卻并不是一件簡(jiǎn)單的事情，管理工作人員需要具備十分優(yōu)秀的專業(yè)素質(zhì)與職業(yè)道德水平。一方面，醫(yī)院需要建立起有關(guān)約束制度，可通過(guò)激勵(lì)員工的方式為員工提供一個(gè)良好的道德環(huán)境，其約束方式與對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度相結(jié)合使用，最終可達(dá)到良好的效果;另一方面，引導(dǎo)并鼓勵(lì)員工進(jìn)行自我約束，使其能夠?qū)ψ陨淼穆殬I(yè)生涯負(fù)責(zé)并進(jìn)行規(guī)劃，對(duì)自身的特點(diǎn)與差異進(jìn)行細(xì)致考慮，使醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員能夠在日常工作中對(duì)自身的問(wèn)題進(jìn)行反省，并根據(jù)問(wèn)題不斷完善不足，最終使醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)水平得到逐漸提高。
(四)做好檔案保密工作。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)在日常工作過(guò)程中將檔案保密工作的相關(guān)規(guī)定、制度貫徹落實(shí)。醫(yī)院相關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理庫(kù)的建設(shè)地點(diǎn)應(yīng)該是按照我國(guó)具體財(cái)務(wù)管理相關(guān)法律、法規(guī)而專門為其設(shè)立的。但是由于較多的外界與內(nèi)部因素致使部分醫(yī)院無(wú)法達(dá)到法律要求建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，因此醫(yī)院無(wú)法專門為醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理部門建設(shè)檔案管理地點(diǎn)。就醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理保密的角度而言，醫(yī)院應(yīng)為其設(shè)立檔案庫(kù)房，以免造成財(cái)務(wù)檔案被棄之一旁甚至丟失的現(xiàn)象的發(fā)生，從根本上將財(cái)務(wù)檔案管理工作的保密性加強(qiáng)。
(五)強(qiáng)化管理方法。財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)將醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的方式進(jìn)行優(yōu)化，以達(dá)到將財(cái)務(wù)管理水平提高的目的。在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息化將會(huì)成為發(fā)展趨勢(shì)的一大主流，成為一種必不可少的檔案管理方式。因此，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人想要將財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行完善與健全，首先需要將進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的一系列硬件設(shè)施如防盜窗、滅火器等設(shè)備進(jìn)行更新。另一方面，管理人員需要將檔案管理進(jìn)行完善，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)以及復(fù)印機(jī)等電子設(shè)備也需要及時(shí)更新，促進(jìn)其現(xiàn)代化進(jìn)程不斷加快，與時(shí)展同步。除此之外，管理人員還需要對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)存儲(chǔ)，以此方便對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)出等管理。
[關(guān)鍵詞]財(cái)務(wù)檔案管理；信息失真；預(yù)防；控制
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.048
[中圖分類號(hào)]F233 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）04-00-01
財(cái)務(wù)檔案管理工作是企事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作，做好財(cái)務(wù)檔案管理有利于保持企事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，并為各項(xiàng)關(guān)鍵工作提供重要的信息與材料基礎(chǔ)。然而當(dāng)前在一些企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在信息失真的問(wèn)題，具有較大的危害性。基于此，本文將針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理中信息失真的預(yù)防與控制措施展開探討。
1 造成財(cái)務(wù)檔案管理信息失真問(wèn)題的原因分析
1.1 管理層認(rèn)識(shí)不足
在部分企事業(yè)單位中，由于管理層對(duì)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作及財(cái)務(wù)檔案管理工作重視不足、認(rèn)識(shí)片面，將財(cái)務(wù)工作等同于賬目記錄和整理，忽略了財(cái)務(wù)工作和財(cái)務(wù)信息的重要作用和價(jià)值，在財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作管理與會(huì)計(jì)人員專業(yè)能力培訓(xùn)方面投入不到位，更不能及時(shí)對(duì)財(cái)會(huì)知識(shí)與技術(shù)進(jìn)行更新，導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作整體質(zhì)量得不到提高，財(cái)務(wù)信息質(zhì)量得不到保障，造成財(cái)務(wù)檔案管理信息出現(xiàn)失真問(wèn)題。
1.2 會(huì)計(jì)工作人員隊(duì)伍建設(shè)不完善
許多企事業(yè)單位在會(huì)計(jì)工作隊(duì)伍的建設(shè)方面缺乏重視，對(duì)于隊(duì)伍中工作人員的從業(yè)資質(zhì)及專業(yè)素質(zhì)未進(jìn)行嚴(yán)格審核，這導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作人員素質(zhì)存在一定差異，部分工作人員在專業(yè)知識(shí)與工作能力方面存在較嚴(yán)重的不足，無(wú)法滿足各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作的實(shí)際需求。同時(shí)，財(cái)務(wù)管理中一些工作人員由于自我提升意識(shí)淡薄，不能主動(dòng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的財(cái)務(wù)管理知識(shí)與相關(guān)法律法規(guī)，甚至存在財(cái)務(wù)信息造價(jià)和違規(guī)操作等問(wèn)題，致使財(cái)務(wù)信息失真問(wèn)題發(fā)生。
1.3 財(cái)務(wù)信息蓄意造假問(wèn)題
部分企業(yè)為了逃避國(guó)家的相關(guān)稅收，竊取國(guó)家資產(chǎn)，往往制造企業(yè)內(nèi)部虛假的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，偽造真實(shí)賬簿，由此導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理信息失真問(wèn)題。在利益的驅(qū)動(dòng)下，一些企業(yè)內(nèi)部嚴(yán)重違反國(guó)家相關(guān)的會(huì)計(jì)法律，改建的賬目?jī)?nèi)容不建全，賬目?jī)?nèi)容不按相應(yīng)規(guī)定如實(shí)記載，單位內(nèi)部管理混亂，財(cái)務(wù)收支失控；私設(shè)“小金庫(kù)”，賬外設(shè)賬，單位負(fù)責(zé)人、等等。
1.4 財(cái)會(huì)工作缺乏有效監(jiān)管
我國(guó)對(duì)會(huì)計(jì)工作有著十分明確的法律規(guī)定與要求，但在一些單位內(nèi)部，對(duì)財(cái)會(huì)工作卻未進(jìn)行有效監(jiān)管，或是缺乏獨(dú)立的監(jiān)管部門，或是監(jiān)管部門虛設(shè)，監(jiān)管制度落實(shí)不到位，對(duì)財(cái)會(huì)工作人員的管理缺乏效力，這也導(dǎo)致財(cái)會(huì)工作人員缺乏有效約束，工作不規(guī)范，不能嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)工作。而由于監(jiān)管力度不足，對(duì)財(cái)務(wù)信息缺乏嚴(yán)格的審核，這無(wú)法充分保障信息的真實(shí)性與可靠性，導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息失真問(wèn)題得不到解決。
2 財(cái)務(wù)檔案管理中信息失真的有效預(yù)防和控制措施
2.1 強(qiáng)化職業(yè)道德教育，構(gòu)建健康的外部環(huán)境
財(cái)務(wù)檔案管理工作中工作人員的職業(yè)道德水平至關(guān)重要，因此，要加強(qiáng)財(cái)會(huì)工作從業(yè)人員的職業(yè)道德教育，可選取典型正反面案例，并結(jié)合我國(guó)當(dāng)前的法律法規(guī)，多角度加強(qiáng)財(cái)會(huì)工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，提升其職業(yè)操守與道德水平；同時(shí)，還應(yīng)建立相關(guān)人員的信用檔案，采取信用評(píng)定機(jī)制，結(jié)合相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，誠(chéng)信有獎(jiǎng)、失信必罰，強(qiáng)化法律與道德對(duì)財(cái)會(huì)從業(yè)人員的雙重約束作用，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息失真問(wèn)題的有效控制。
2.2 完善現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理制度，強(qiáng)化內(nèi)部控制作用
首先，要建立科學(xué)的財(cái)務(wù)管理模式，避免獨(dú)斷專行的決策情況，降低因部分管理者操縱而出現(xiàn)假會(huì)計(jì)信息的可能性。其次，要根據(jù)現(xiàn)代財(cái)務(wù)制度建立內(nèi)部控制措施。嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》，使會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理人員和檔案管理人員分工明確，形成相互協(xié)作、相互監(jiān)督、相互制約的運(yùn)行機(jī)制，其作用在于有效保護(hù)單位資產(chǎn)的安全性和完整性，保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和合法性，使財(cái)務(wù)檔案經(jīng)得起歷史的考驗(yàn)。
2.3 完善相關(guān)立法與法律，發(fā)揮法制監(jiān)督作用
法治型社會(huì)的建設(shè)是我國(guó)新時(shí)期的重要發(fā)展目標(biāo)，因此，法制監(jiān)督也應(yīng)在財(cái)務(wù)檔案管理中發(fā)揮重要的監(jiān)管作用，這就需要國(guó)家層面上加強(qiáng)相關(guān)立法工作，并對(duì)現(xiàn)有相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行完善，避免因部分單位或個(gè)人鉆法律空子，導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息蓄意造假和失真問(wèn)題。對(duì)于財(cái)務(wù)信息造假等違法行為，應(yīng)加大處罰力度，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)堅(jiān)決對(duì)相關(guān)責(zé)任人及責(zé)任單位予以嚴(yán)肅處理，通過(guò)提高財(cái)會(huì)工作違法成本，遏制財(cái)務(wù)信息失真問(wèn)題的發(fā)生。此外，要確保法制監(jiān)督與管理作用的良好發(fā)揮，還必須要進(jìn)一步加強(qiáng)嚴(yán)格執(zhí)法，提高相應(yīng)法律法規(guī)制度條例的執(zhí)行力度，確保各項(xiàng)執(zhí)法工作落到實(shí)處，以警示財(cái)務(wù)工作從業(yè)人員和財(cái)務(wù)檔案相關(guān)的管理者和使用者，截?cái)嘈畔⑹д姘l(fā)生的源頭。
2.4 加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，科學(xué)防控信息失真問(wèn)題
現(xiàn)代財(cái)務(wù)信息管理工作大都實(shí)現(xiàn)了電子化、智能化，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)得到了較好的應(yīng)用，在此基礎(chǔ)上可以通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的強(qiáng)化與完善，來(lái)提高財(cái)務(wù)工作及財(cái)務(wù)檔案管理工作的水平。如加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理軟件的安全防護(hù)功能，強(qiáng)化權(quán)限管理，避免人為篡改財(cái)務(wù)信息所造成的信息失真問(wèn)題，還可進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)云處理技術(shù)的應(yīng)用，建立財(cái)務(wù)信息云數(shù)據(jù)庫(kù)，在財(cái)會(huì)信息生成時(shí)自動(dòng)在云端進(jìn)行信息記錄與存儲(chǔ)，通過(guò)云端原始信息與內(nèi)部財(cái)務(wù)信息的比對(duì)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)失真的問(wèn)題，并采取核對(duì)與處理措施，保證財(cái)務(wù)檔案的信息真實(shí)性。
3 結(jié) 語(yǔ)
本文首先對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息失真問(wèn)題的原因進(jìn)行分析，之后針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息失真的防控措施展開探討，希望通過(guò)本文為我國(guó)當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效發(fā)展與社會(huì)誠(chéng)信建設(shè)提供一定幫助。
［關(guān)鍵詞］財(cái)務(wù)檔案；檔案管理；信息化建設(shè)
［中圖分類號(hào)］F274 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1005-6432（2011）26-0094-01
1 財(cái)務(wù)管理信息化的必要性
(1)財(cái)務(wù)管理的難度增加。作為基本建設(shè)項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容,財(cái)務(wù)管理能夠有效推動(dòng)財(cái)務(wù)組織參與到項(xiàng)目全方位管理之中,并達(dá)到節(jié)約建設(shè)投資的目的。從這一角度而言,水利基本建設(shè)投資體制改革越深入,水利基本建設(shè)項(xiàng)目及其財(cái)務(wù)管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受國(guó)家宏觀政策調(diào)整和水利改革發(fā)展形勢(shì)等的影響,財(cái)務(wù)管理需要進(jìn)一步提高預(yù)算管理的科學(xué)化、精細(xì)化水平。然而,在當(dāng)前整體財(cái)政體制改革逐步深入的宏觀背景下,水利財(cái)務(wù)預(yù)算管理改革深入推進(jìn),財(cái)務(wù)管理水平不斷提高,財(cái)務(wù)工作難度和強(qiáng)度也逐年增加。所以,隨著財(cái)務(wù)工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理手段和提高管理效能的問(wèn)題迫在眉睫。而建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,既是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要,也是搞好水利工程建設(shè)財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇。
(2)信息化檔案彰顯優(yōu)越性。首先,將財(cái)務(wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?即電子介質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案后,可以存儲(chǔ)于磁盤、光盤及移動(dòng)設(shè)備中,這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案,《財(cái)務(wù)文件匯編》等,電子財(cái)務(wù)檔案具有無(wú)可比擬的優(yōu)點(diǎn),能夠較好地適應(yīng)高數(shù)據(jù)量的財(cái)務(wù)檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、復(fù)制和重置,便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞；電子財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)形式多樣,既可以存儲(chǔ)于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外,隨著信息科學(xué)的發(fā)展,當(dāng)前數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的軟件很多,以信息化方式存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)便于計(jì)算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且,財(cái)務(wù)檔案信息化后,還可以通過(guò)計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,滿足檔案信息資源共享、無(wú)紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來(lái)的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。
2 財(cái)務(wù)管理的問(wèn)題及解析
(1)財(cái)務(wù)管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。財(cái)務(wù)管理的不規(guī)范體現(xiàn)在諸多方面,首先是部分單位財(cái)務(wù)人員配備不足或業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。一些單位尤其是機(jī)構(gòu)較小的單位由工程技術(shù)人員兼職擔(dān)任財(cái)務(wù)人員,或者由于編制等原因兼職、財(cái)務(wù)外包情況較多,造成會(huì)計(jì)處理不當(dāng),賬目混亂,甚至引發(fā)機(jī)密資料外泄,造成重大損失。還有些實(shí)行國(guó)庫(kù)集中支付制度的單位,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理質(zhì)量不重視,只設(shè)一位報(bào)賬員,而沒有獨(dú)立的管理體系,也就更談不上規(guī)范信息化的建設(shè)。其次是項(xiàng)目執(zhí)行管理與財(cái)務(wù)管理程序矛盾重重。有些水利工程項(xiàng)目,其內(nèi)部制定的管理辦法與資金管理職能部門在中央投資計(jì)劃指導(dǎo)下所編制資金管理辦法存在沖突,往往使得項(xiàng)目法人具體執(zhí)行為難。某些水利工程建設(shè)項(xiàng)目在管理中不注重自身規(guī)范性,甚至在監(jiān)理、施工、建設(shè)管理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)“同體”現(xiàn)象,這既給建設(shè)項(xiàng)目違規(guī)使用建設(shè)資金提供了溫床,也對(duì)工程財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算工作等實(shí)際工作造成極大不便,直接影響賬目的可靠性和有效性,為日后的信息化處理埋下巨大隱患。
(2)財(cái)務(wù)信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質(zhì)化后,電子財(cái)務(wù)信息的數(shù)據(jù)整理也面臨諸多問(wèn)題。首先，很多單位的紙質(zhì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案在整理、裝訂時(shí)類別不清,更新不及時(shí),往往導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不夠權(quán)威和有效。轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)后,許多部門仍存在資料管理低效的問(wèn)題,數(shù)據(jù)冗繁和重復(fù)的現(xiàn)象屢見不鮮,致使信息化后的財(cái)務(wù)狀況提效有限。其次,財(cái)務(wù)信息化不能促進(jìn)科學(xué)化和準(zhǔn)確化。目前很多單位,為謀求更大利益,面對(duì)客觀的數(shù)據(jù)往往隨意操作,篡改數(shù)據(jù)，例如在處理債權(quán)債務(wù)時(shí),將收入掛債權(quán)債務(wù)賬戶來(lái)偷稅漏稅等,將信息化引導(dǎo)下的規(guī)范化和精細(xì)化扭曲變形,因而信息化程度還不到位。
3 加強(qiáng)信息化建設(shè)的理論策略
(1)信息化意識(shí)的培養(yǎng)。首先是部門領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化重視意識(shí)的培養(yǎng)。這要求水利建設(shè)部門的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)本著對(duì)國(guó)家負(fù)責(zé)、對(duì)集體負(fù)責(zé)以及對(duì)個(gè)人負(fù)責(zé)的態(tài)度,重視單位財(cái)務(wù)管理工作,嚴(yán)格履行《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》相關(guān)內(nèi)容,即“單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位的會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)”。確保財(cái)務(wù)信息的可靠性。其次,培養(yǎng)財(cái)務(wù)管理人員的信息化素質(zhì),提高水利基建財(cái)務(wù)人員信息操作水平；嚴(yán)格財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)人員的執(zhí)業(yè)資格認(rèn)證。在水利基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理過(guò)程中,財(cái)務(wù)人員是工作主體,要想適應(yīng)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)軟件及網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,自身要有信息分辨和處理的素質(zhì),需要專業(yè)而持續(xù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn),確保在財(cái)務(wù)管理信息化的應(yīng)用中發(fā)揮實(shí)效。
(2)信息化制度的完善。健全和完善財(cái)務(wù)信息化管理制度,打造規(guī)范化信息處理體系。首先,健全財(cái)務(wù)報(bào)告分析制度。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告是一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行狀況的綜合反映,報(bào)告的質(zhì)量高低直接關(guān)系到單位的運(yùn)作。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的關(guān)鍵是數(shù)字真實(shí)、計(jì)算準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報(bào)送及時(shí),能滿足對(duì)外對(duì)內(nèi)信息需求者的要求。可以借助信息處理的及時(shí)性、精確性和完整性來(lái)保障財(cái)務(wù)報(bào)表的分析報(bào)告質(zhì)量。其次,會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化。對(duì)紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案的管理要求,應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行保管、調(diào)閱、鑒定和銷毀。電子信息性質(zhì)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理也要制定并遵循管理規(guī)定,確保檔案信息的安全性和規(guī)范化。最后要規(guī)范核算制度,健全財(cái)務(wù)管理監(jiān)督制度。依據(jù)國(guó)家統(tǒng)一管理辦法,各單位建立健全財(cái)務(wù)監(jiān)督監(jiān)控體系。監(jiān)督措施應(yīng)能發(fā)揮實(shí)效,監(jiān)督內(nèi)容應(yīng)包括預(yù)算的編制、物資的采購(gòu)、資金的結(jié)算、財(cái)產(chǎn)的管理等諸多方面,要貫穿于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的事前、事中、事后全過(guò)程,力圖消除會(huì)計(jì)監(jiān)督的“死角”。
4 加強(qiáng)信息化建設(shè)的實(shí)踐戰(zhàn)術(shù)
信息化建設(shè)內(nèi)容包括數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、安全系統(tǒng)、信息規(guī)模、信息服務(wù)等。在具體實(shí)踐中,應(yīng)圍繞建設(shè)質(zhì)量的高標(biāo)準(zhǔn),把財(cái)務(wù)信息管理基礎(chǔ)部門工作與改善水利事業(yè)單位管理結(jié)合起來(lái),有效地促進(jìn)水利事業(yè)管理和發(fā)展的信息化、現(xiàn)代化。
所謂的常態(tài)，就是正常狀態(tài)；新常態(tài)則指得是在一段不正常狀態(tài)之后，恢復(fù)到正常的狀態(tài)下。對(duì)于新常態(tài)下的行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理而言，究竟具備怎樣的意義，在面對(duì)新常態(tài)的時(shí)候，財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)該提出怎樣的對(duì)策，這些都是值得我們?nèi)ニ伎嫉摹?/p>
一、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理具備的意義
（一）有利于依法治檔水平的提升。在實(shí)際的工作開展中，行政事業(yè)單位難免會(huì)遇到新問(wèn)題、新情況，在行政事業(yè)單位工作組成中，財(cái)務(wù)檔案管理工作是不可或缺的一項(xiàng)，同時(shí)也是各項(xiàng)活動(dòng)和工作開展的基礎(chǔ)條件。加強(qiáng)行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理，按照法律條例來(lái)調(diào)整并規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理工作，貫徹執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《會(huì)計(jì)法》《檔案法》等法律法規(guī)，再配上財(cái)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制的完善，對(duì)于行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理有著積極作用。
（二）有利于審計(jì)工作順利開展。行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案能夠提供主管部門必要的依據(jù)來(lái)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理以及審核工作。做好行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作，做好相應(yīng)的監(jiān)督監(jiān)控體系的建立健全，就能夠滿足檔案資料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性以及完整性的要求，同時(shí)也可以讓審計(jì)人員在財(cái)務(wù)檔案調(diào)閱之后，了解以往單位的財(cái)務(wù)真實(shí)信息，從而避免在審計(jì)工作之中出現(xiàn)斷章取義的情況，這樣也可以及時(shí)地發(fā)現(xiàn)亂用、挪用經(jīng)費(fèi)等行為，為審計(jì)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。
（三）提供科學(xué)決策依據(jù)。因?yàn)樵谛姓聵I(yè)單位的各種社會(huì)活動(dòng)之中，財(cái)務(wù)檔案詳細(xì)地記錄了收入和開支，它是對(duì)行政事業(yè)單位日常社會(huì)活動(dòng)的客觀反映?，F(xiàn)階段的行政事業(yè)單位正朝著管理水平提高的現(xiàn)代化管理模式前進(jìn)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理，如分類歸檔資料、如實(shí)記錄資料等，就能夠提供第一手的資料，服務(wù)于今后的計(jì)劃制定、預(yù)算編制以及問(wèn)題研究等，從而給決策層提供科學(xué)的判斷依據(jù)。
二、新常態(tài)下行政事業(yè)單位開展財(cái)務(wù)檔案管理的措施
（一）強(qiáng)化意識(shí)，提高重視。在新常態(tài)下，針對(duì)行政事業(yè)單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的不重視，首先就應(yīng)該從意識(shí)入手，提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的忠實(shí)度。作為行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該明白開展財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)于其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有序地進(jìn)行有著怎樣的重要性和必要性，能夠明確財(cái)務(wù)檔案管理工作的順利開展就是行政事業(yè)單位指導(dǎo)與決策的依據(jù)。同時(shí)，注重財(cái)務(wù)人員財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)的培養(yǎng)，也能夠創(chuàng)設(shè)一個(gè)良好的管理環(huán)境，確保財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠持續(xù)、順利地開展下去。另外，作為管理人員，還應(yīng)該明白檔案管理意識(shí)的嚴(yán)格性與嚴(yán)謹(jǐn)性要求，能夠在日常的財(cái)務(wù)檔案管理工作中做好檔案管理工作，同時(shí)還能夠發(fā)揮自身的監(jiān)督管理作用。
（二）信息建設(shè)，提高效率。行政事業(yè)單位做好財(cái)務(wù)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，也能夠提高財(cái)政資金的使用效率，從而完善對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的信息化建設(shè)。在檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)之中，應(yīng)該考慮到在單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)處理之中，財(cái)務(wù)工作人員應(yīng)該做好檔案管理和財(cái)務(wù)管理兩方面的相互協(xié)調(diào)，這樣才能夠在信息化建設(shè)過(guò)程中真實(shí)地記錄并反映出財(cái)務(wù)檔案的管理信息，以便提升行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理效率。另外，行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作應(yīng)該結(jié)合其他的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展，推動(dòng)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)順利地開展下去，這樣也有利于財(cái)務(wù)檔案信息化實(shí)踐能力的不斷深入。
（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素養(yǎng)?？茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得信息化管理已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必然，新常態(tài)下行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作也必定會(huì)朝著電子檔案的管理模式發(fā)展。為了滿足這一要求，行政事業(yè)單位應(yīng)該考慮到實(shí)際情況來(lái)有針對(duì)性地培訓(xùn)檔案管理工作者，提高管理人員的檔案素質(zhì)，從而培養(yǎng)一只具備綜合素質(zhì)與素養(yǎng)的管理隊(duì)伍。第一，在形式上加強(qiáng)員工的財(cái)務(wù)檔案培訓(xùn)，讓財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)人員擁有學(xué)術(shù)交流和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，利用業(yè)務(wù)交流會(huì)議、專家講座、專業(yè)課程學(xué)習(xí)等多種方式來(lái)完成培訓(xùn)，以此來(lái)提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)水平。第二，注重內(nèi)容方面的財(cái)務(wù)檔案培訓(xùn)，能夠結(jié)合行政事業(yè)單位的實(shí)際要求來(lái)開展財(cái)務(wù)相關(guān)知識(shí)、檔案管理以及信息化管理等方面的專業(yè)知識(shí)內(nèi)容培訓(xùn)，以此來(lái)完善從事檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，幫助財(cái)務(wù)檔案管理人員提升工作能力。
三、結(jié)語(yǔ)
總而言之，在新常態(tài)下，行政事業(yè)單位應(yīng)該認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)于行政事業(yè)單位發(fā)展的重要性，研究其意義所在，這樣才能夠探討新常態(tài)下行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理策略，幫助行政事業(yè)單位順利地完成檔案管理工作，為行政事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)條件。
[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)時(shí)代；醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案；檔案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.109
[中圖分類號(hào)]R197.322 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）04-0-02
0 引 言
大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇，大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用能夠?yàn)楣ぷ骱蜕顜?lái)變革性的發(fā)展。大數(shù)據(jù)的發(fā)展應(yīng)用，對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作也帶來(lái)了變化，特別是對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理發(fā)展的影響更為突出。如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理是本文研究的重要內(nèi)容。
1 大數(shù)據(jù)時(shí)代和醫(yī)院財(cái)務(wù)管理檔案的相關(guān)概述
1.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代
大數(shù)據(jù)時(shí)代是指數(shù)據(jù)更加全面且復(fù)雜的時(shí)代，其具有數(shù)據(jù)海量化、類型眾多、價(jià)值密度低、速度快、時(shí)效高等特點(diǎn)。
1.2 醫(yī)院檔案
醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在正常運(yùn)營(yíng)的過(guò)程中，從事各項(xiàng)活動(dòng)所產(chǎn)生的，具有一定價(jià)值的原始記錄，包括管理、醫(yī)療、科研、基建、財(cái)務(wù)和統(tǒng)計(jì)等活動(dòng)中產(chǎn)生的文件。
1.3 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理
醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理是指將醫(yī)院運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，各個(gè)活動(dòng)事項(xiàng)所產(chǎn)生的各類財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行搜集管理，這一搜集管理要達(dá)到統(tǒng)一、集中、規(guī)范的要求。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理是要建立分類編號(hào)、輸入電腦存儲(chǔ)以便查詢，是一個(gè)功能完善的管理系統(tǒng)。
2 大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)
2.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理發(fā)展的優(yōu)勢(shì)
大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，醫(yī)院利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，可以充分進(jìn)行信息整合，保證達(dá)到醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息共享的目的。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，需要對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案做到有效記錄和快速查閱，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理和現(xiàn)有的信息化管理還滿足不了醫(yī)院對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的需求。借助大數(shù)據(jù)的醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理能夠充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)高效化和自動(dòng)化的發(fā)展需要。借助大數(shù)據(jù)的醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理可以優(yōu)化醫(yī)院的財(cái)政管理和檔案管理，且對(duì)提升人力資源管理也有重要作用，對(duì)醫(yī)院各部門協(xié)同，整體凝聚力以及整體工作效率都有提升作用。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院充分利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)可以明顯提高醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的使用頻率，提高醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的效率。當(dāng)前的醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的信息化程度還較低，不能滿足醫(yī)院對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的要求，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，可以實(shí)現(xiàn)細(xì)化財(cái)務(wù)記錄的快速查詢和下載保存及分享，徹底拋棄了傳統(tǒng)的復(fù)制打印，甚至手工抄寫，可以保證醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息的完整和準(zhǔn)確，大大提高了醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理效率，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了整個(gè)醫(yī)院的快速發(fā)展。大數(shù)據(jù)時(shí)代可以顯著提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的安全性，財(cái)務(wù)檔案記錄著醫(yī)院各個(gè)事項(xiàng)的動(dòng)態(tài)，特別是資金的相關(guān)情況，安全性是醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的重要工作，大數(shù)據(jù)的利用可以有效的保證財(cái)務(wù)檔案信息的安全性，避免了當(dāng)前信息化程度低或者傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，充分發(fā)揮了大數(shù)據(jù)時(shí)代財(cái)務(wù)檔案管理的數(shù)字技術(shù)優(yōu)勢(shì)。
2.2 大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理發(fā)展的不足
大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，給醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理帶來(lái)眾多好處的同時(shí)，也有一定的不足之處。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，不能完全保證醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息的真實(shí)性，醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)a生財(cái)務(wù)信息的原始憑證也沒有辦法保證原始性。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息查詢是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的，使用人員并沒有見到真實(shí)的原始財(cái)務(wù)憑證，只能看到網(wǎng)上上傳的信息，這些信息是醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員通過(guò)手工輸入電腦實(shí)現(xiàn)的，對(duì)后期使用者信息識(shí)別及糾正都會(huì)帶來(lái)極大的不便，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員甚至?xí)驗(yàn)槟怖鴮?duì)財(cái)務(wù)檔案信息進(jìn)行篡改，為醫(yī)院財(cái)務(wù)帶來(lái)?yè)p失，這與大數(shù)據(jù)的應(yīng)用初衷是背道而馳的。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息不能完全保證其安全性和保密性，所有的信息都通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行計(jì)算、查詢、使用，在黑客沖擊的時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)也存在漏洞，在醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案共享和使用的過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)安全性問(wèn)題，這會(huì)給醫(yī)院帶來(lái)不必要的損失。
3 大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理發(fā)展面臨的問(wèn)題
3.1 傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理觀念
醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息化管理已經(jīng)進(jìn)行了一段時(shí)間，但是，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的信息化并沒有改變醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的觀念傳統(tǒng)性，這首先表現(xiàn)在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的不重視，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的觀念沒有隨著大數(shù)據(jù)的到來(lái)而改變，仍然沿用傳統(tǒng)的方式對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理，同時(shí)，醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理人員也沒有意識(shí)到大數(shù)據(jù)給他們工作帶來(lái)的影響，沒有持續(xù)地接受新觀念、新技術(shù)，導(dǎo)致醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理效率不高，財(cái)務(wù)信息利用率不高，最終導(dǎo)致整個(gè)醫(yī)院的工作效率沒有提升。
3.2 管理不規(guī)范
醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理存在不規(guī)范的問(wèn)題，這種不規(guī)范體現(xiàn)在沒有一個(gè)切實(shí)可行的財(cái)務(wù)檔案管理制度，制定的制度也沒有切實(shí)的貫徹執(zhí)行，對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的保存依然不規(guī)范，雖然信息化可以不用經(jīng)常翻閱原始或者紙質(zhì)的檔案，但是對(duì)日常的財(cái)務(wù)檔案信息輸入網(wǎng)絡(luò)后仍然需要保留很長(zhǎng)一段時(shí)間的原始憑證，這些憑證的保存并沒有實(shí)現(xiàn)信息化，且保存也沒有進(jìn)行科學(xué)的分類和進(jìn)行必要的防水、防火、防蟲、防潮、防盜、防光和防塵等處理，財(cái)務(wù)檔案保管不規(guī)范，沒有專門的保管場(chǎng)地。
3.3 缺少專業(yè)管理人員
檔案管理需要有專門專業(yè)的人員進(jìn)行管理，這樣才能保證檔案得到充分的利用，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理是醫(yī)院檔案管理的重要部分，但卻沒有專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行管理，甚至并不是檔案管理方面的人員進(jìn)行的管理，是其他行政內(nèi)勤人員兼管，沒有財(cái)務(wù)基礎(chǔ)的知識(shí)和計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)，這會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)用大數(shù)據(jù)起到阻礙作用。
4 大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理發(fā)展的對(duì)策
4.1 轉(zhuǎn)變觀念
大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，無(wú)論是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)還是醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員，都需要對(duì)新時(shí)代的技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行觀念的更新，合理的、具有針對(duì)性的將大數(shù)據(jù)應(yīng)用到醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理上，可以更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的信息化、自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理的高效率。
4.2 擴(kuò)充專業(yè)人員
在醫(yī)院不斷發(fā)展的過(guò)程中，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作也將隨之變得復(fù)雜，特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，其需要有專業(yè)的人員參與到醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理。專業(yè)管理醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的人員需要具備一定的財(cái)務(wù)知識(shí)，以更好、更精準(zhǔn)地對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行查詢使用，還需要具備一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，以更快捷地提取醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息，實(shí)現(xiàn)快速共享的目的。同時(shí)，還要有檔案管理的專業(yè)技能，保證醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理科學(xué)有序。
4.3 增強(qiáng)軟硬件設(shè)施
軟件和硬件設(shè)施雖是輔助財(cái)務(wù)檔案管理的工具，但是，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院需要加強(qiáng)對(duì)軟件和硬件設(shè)施的升級(jí)，特別是軟件設(shè)施的升級(jí)改造。通過(guò)大數(shù)據(jù)的使用，醫(yī)院不僅可以有效預(yù)測(cè)和觀測(cè)醫(yī)院財(cái)務(wù)動(dòng)態(tài)，還能提升已發(fā)生的財(cái)務(wù)活動(dòng)的利用效率。硬件設(shè)施體現(xiàn)在原始憑證的科學(xué)分類保管，保證在需要查詢醫(yī)院財(cái)務(wù)原始憑證時(shí)能及時(shí)提取相關(guān)資料。
4.4 大數(shù)據(jù)應(yīng)用安全
大數(shù)據(jù)應(yīng)用具有眾多優(yōu)勢(shì)，但是也有其安全性和保密性的問(wèn)題，這需要有專業(yè)的人員對(duì)大數(shù)據(jù)應(yīng)用環(huán)境下醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的安全性作出保障，專業(yè)人員可以使用先進(jìn)的加密技術(shù)和使用權(quán)限設(shè)置，保證醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的安全，同時(shí)也減少了因漏洞導(dǎo)致的泄密風(fēng)險(xiǎn)。
4.5 大稻菰擻玫絞導(dǎo)使ぷ
大數(shù)據(jù)應(yīng)用是要切實(shí)運(yùn)用到醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理中，真正實(shí)現(xiàn)技術(shù)服務(wù)工作，提升服務(wù)效率，而不是因?yàn)椴欢蛘咭晃兜刈非蟾叨思夹g(shù)，導(dǎo)致設(shè)備的浪費(fèi)或影響正常的財(cái)務(wù)檔案管理工作。
5 結(jié) 語(yǔ)
大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，改變了傳統(tǒng)的醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理方式，加速推進(jìn)了醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的信息化程度。大數(shù)據(jù)應(yīng)用于醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理可迅速提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理效率，從而提升整個(gè)醫(yī)院的管理效率。
主要參考文獻(xiàn)
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[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院；財(cái)務(wù)檔案；管理；困境；改善
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 05. 031
[中圖分類號(hào)] R197.32 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2015）05- 0061- 02
在我國(guó)科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，醫(yī)院各方面工作也取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。隨著醫(yī)院各項(xiàng)工作的不斷發(fā)展，所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也越來(lái)越多，傳統(tǒng)的“紙張”式財(cái)務(wù)檔案管理逐漸被淘汰，財(cái)務(wù)檔案的管理工作進(jìn)入到了一個(gè)信息化的時(shí)代（計(jì)算機(jī)應(yīng)用）。但是，隨著財(cái)務(wù)檔案管理工作的不斷改革，相應(yīng)也出現(xiàn)了一系列問(wèn)題，我們必須切實(shí)地解決好這些問(wèn)題，才能夠真正地保證醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量。
1 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的重要作用
首先，它是檔案管理的立身之本。由于檔案是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作的主要對(duì)象，因此只有做好了財(cái)務(wù)檔案管理工作，才能讓財(cái)務(wù)管理走上更加寬闊的發(fā)展之路。其次，它是醫(yī)院的成長(zhǎng)日記。醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案能夠真實(shí)地記載醫(yī)院從成立到現(xiàn)在的成長(zhǎng)過(guò)程，能夠?qū)⒁慌忠慌鷥?yōu)秀的醫(yī)務(wù)工作者的勞動(dòng)成果記錄下來(lái)。我們不難看出，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理工作就是圍繞著整個(gè)醫(yī)院為核心來(lái)進(jìn)行的，它的發(fā)展不但為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展提供了必要的服務(wù)，也為整個(gè)醫(yī)院的成長(zhǎng)起到了關(guān)鍵性的作用。
2 當(dāng)前醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的困境
2.1 信息收集不規(guī)范，難以實(shí)現(xiàn)綜合利用
就當(dāng)前的情況來(lái)看，我國(guó)很多醫(yī)院在財(cái)務(wù)檔案的收集環(huán)節(jié)中并沒有建立起一套相對(duì)便捷、相對(duì)規(guī)范的手段。在財(cái)務(wù)檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的不同性質(zhì)來(lái)由不同職能的部門進(jìn)行收集管理。但是，目前很多醫(yī)院在財(cái)務(wù)檔案的收集上并不規(guī)范，具體表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：①一部分財(cái)務(wù)檔案存在著收集不全的現(xiàn)象，有的部門并沒有嚴(yán)格的按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行移交；②很多醫(yī)院的財(cái)務(wù)部門在日常的工作中并沒有對(duì)收集的財(cái)務(wù)檔案認(rèn)真仔細(xì)地進(jìn)行鑒別、細(xì)化，將所有內(nèi)容都進(jìn)行了歸檔，而歸檔之后又不進(jìn)行篩選、分類。同時(shí)，所收集的檔案內(nèi)容在價(jià)值性上極為混淆，這導(dǎo)致使用者根本無(wú)法正確判斷和選擇，極大地削減了檔案的利用價(jià)值[1]。這些現(xiàn)象必然會(huì)影響整個(gè)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量。
2.2 管理制度不健全
目前，很多醫(yī)院由于財(cái)務(wù)檔案管理的制度還不夠健全，導(dǎo)致檔案收集率較低，且信息共享性也得不到充分的發(fā)揮。根據(jù)相關(guān)的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院都具有比較健全的管理制度，各級(jí)人員之間的權(quán)責(zé)也非常的明確。但是，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理工作而言，還缺乏必要的管理制度?？己恕⒙氊?zé)等制度都處于一種混亂的狀況。在這樣的環(huán)境下，那些具有較高價(jià)值的財(cái)務(wù)資料與文件就會(huì)因?yàn)闆]有得到及時(shí)的收集而出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，同時(shí)財(cái)務(wù)檔案本身應(yīng)有的共享性也得不到充分的體現(xiàn)，這就致使其不能夠真正地服務(wù)于醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作。
2.3 缺乏專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理人員
目前，很多醫(yī)院在對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中并沒有有組織的專業(yè)人員。根據(jù)相關(guān)的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，很多醫(yī)院從事財(cái)務(wù)檔案管理工作的人員基本都是醫(yī)院的會(huì)計(jì)人員，或者是一些從臨床一線退下來(lái)的護(hù)理人員。這些人員顯然不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，并不能較好地完成財(cái)務(wù)檔案的整理、存放工作，不符合檔案管理工作的基本要求。另外，由于處在如今這個(gè)信息化的時(shí)代，財(cái)務(wù)檔案的管理工作已經(jīng)發(fā)生了實(shí)質(zhì)性的變化，財(cái)務(wù)檔案管理工作中的若干環(huán)節(jié)都會(huì)利用到計(jì)算機(jī)來(lái)開展，而這些人員嚴(yán)重地缺乏計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，很難較好地利用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案的管理，這嚴(yán)重地阻礙了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。
3 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的改善意見
3.1 檔案收集必須規(guī)范化
要想真正地讓財(cái)務(wù)檔案管理工作得到有效的加強(qiáng)，做好財(cái)務(wù)檔案的收集工作必然是前提基礎(chǔ)。因此，我們必須將醫(yī)院的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)當(dāng)作是主線來(lái)展開醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的收集工作。同時(shí)，各個(gè)崗位的財(cái)務(wù)人員必須明確自身的管理責(zé)任與內(nèi)容。制定出科學(xué)有效的檔案收集管理辦法，將所有具有保管價(jià)值的核算資料、會(huì)計(jì)事項(xiàng)記錄等進(jìn)行全面地收集并裝訂成冊(cè)、立卷編號(hào)。在這其中盡量避免缺少與遺漏現(xiàn)象的出現(xiàn)。另外，在整理立卷的過(guò)程中，一旦發(fā)現(xiàn)缺少了資料，作為管理人員，應(yīng)該第一時(shí)間向相關(guān)當(dāng)事人追回或者是采取一些必要的措施來(lái)進(jìn)行補(bǔ)救。只有這樣，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的收集工作才能夠得到規(guī)范化的開展。
3.2 建立完善的管理制度
管理制度的建立與完善是醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作能否有序進(jìn)行的必要前提。因此，在日常的財(cái)務(wù)檔案管理工作中，我們必須讓相應(yīng)的管理人員有章可循，以此來(lái)減少將檔案隨處丟放的現(xiàn)象。在建立管理制度時(shí)，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)并結(jié)合自身的實(shí)際情況來(lái)制定。只有在這樣的環(huán)境下，每一位管理人員在工作中才能夠有法可依，才能夠明確每一個(gè)管理人員的權(quán)利與職責(zé)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作的目標(biāo)才能夠得到實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展。
3.3 強(qiáng)化培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)
作為財(cái)務(wù)檔案整理的第一責(zé)任人，會(huì)計(jì)人員對(duì)于財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理的熟練程度將直接影響到整個(gè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量。因此，應(yīng)該加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員的相關(guān)培訓(xùn)。首先，加強(qiáng)檔案管理、操作技能方面的培訓(xùn)，使其對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、操作技能等能夠熟練地掌握。其次，定期或不定期地進(jìn)行監(jiān)督、考核、評(píng)比等工作，并且讓財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化內(nèi)容納入到醫(yī)院的日常管理工作當(dāng)中，從而讓整個(gè)財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量得到實(shí)質(zhì)性的提高。
3.4 加強(qiáng)硬件建設(shè)
隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案已經(jīng)逐漸地由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案發(fā)展到了如今的電子檔案、磁介質(zhì)檔案等。但是，在應(yīng)用過(guò)程中我們發(fā)現(xiàn)，電子系統(tǒng)數(shù)據(jù)很容易被修改，因此我們必須加強(qiáng)電子系統(tǒng)的安全保密措施。首先，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)算機(jī)的授權(quán)與審批制度，建立起會(huì)計(jì)軟件多用戶、分權(quán)限的管理手段。其次，應(yīng)該及時(shí)地對(duì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份、維護(hù)，以此來(lái)防范病毒侵害、惡意修改的現(xiàn)象，讓信息損失、失真的問(wèn)題得到改善。再次，應(yīng)該充分利用磁盤、光盤、微縮交卷等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)報(bào)表、賬簿，并且對(duì)這些存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行科學(xué)有效的編號(hào)，通過(guò)時(shí)間與內(nèi)容的標(biāo)注來(lái)進(jìn)行分門別類的管理，從而讓儲(chǔ)存的空間得到充分的壓縮，致使儲(chǔ)存的成本得到減少[2]。通過(guò)加強(qiáng)硬件建設(shè)，切實(shí)地保障整個(gè)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的正常運(yùn)行、資產(chǎn)的安全完整。
4 結(jié) 語(yǔ)
總之，在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中，財(cái)務(wù)檔案的管理工作發(fā)揮著極其重要的作用。因此，醫(yī)院必須正視如今財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的問(wèn)題與漏洞，并積極地尋找，通過(guò)科學(xué)有效的措施來(lái)進(jìn)行改善。只有這樣，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的水平才能夠得到實(shí)質(zhì)性的提高。
主要參考文獻(xiàn)
[1] 迪力努爾?吐爾遜.淺談醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的困境及措施[J].東方企業(yè)
文化，2014（3）：302.
