時間：2023-09-21 17:35:15
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事系統(tǒng)的必要性，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關(guān)鍵詞：人事檔案；必要性；有效措施
引言
人事檔案是企業(yè)人事管理活動中形成的，以個人為單位組合起來，以備考察的文字材料。就企業(yè)而言，準確、齊全、完整的員工人事檔案是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。隨著社會的發(fā)展，經(jīng)濟文化社會和高等教育也隨之快速的發(fā)展，特別是信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案工作也隨之賦予更多的意義，不再是傳統(tǒng)的文件收集的作用，開始有了更廣闊的作用。人事檔案管理在企業(yè)管理建設(shè)中有著不可缺少的作用，是現(xiàn)實性與歷史性結(jié)合的產(chǎn)物，然而很多企業(yè)卻對檔案管理不夠重視，并沒有足夠的認識，因而，正確認識檔案管理規(guī)范化與公司管理建設(shè)之間的相互作用就顯得尤為重要，同時各部門檔案工作者對檔案工作的正確認識，有利于正確發(fā)揮發(fā)揮檔案工作的作用，為檔案工作取得公平、公正的地位，更有利于公司管理建設(shè)的發(fā)展，為公司創(chuàng)造更多的效益。
一、加強人事檔案管理工作的必要性
人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體，全面記載員工基本情況，反映著員工個人經(jīng)歷、能力和德才綜合表現(xiàn)；是企業(yè)全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。加強人事檔案管理工作的必要性體現(xiàn)在當前人事檔案管理工作的意義和現(xiàn)狀上，下面從這兩點出發(fā)分析加強人事檔案管理工作的必要性。
（一）人事檔案管理工作的意義
從職工角度看：人事檔案是對一個職工的個人學習、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績的原始記錄，是職工享受各種社會待遇的憑據(jù)以及解決勞動糾紛的依據(jù)，它關(guān)系到職工的切身利益。對職工個人而言，人事檔案管理部門可以據(jù)此為流動人員提供身份認定和辦理社會保險；為員工代辦申報職稱；根據(jù)檔案確定退休年齡；根據(jù)檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡；代為繳納職工的養(yǎng)老保險、失業(yè)保險和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整；出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等等。
從企業(yè)角度看：（1）有助于最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力。人事檔案全面記錄了員工的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，通過檔案可以了解員工的過去，掌握現(xiàn)在，從而預測其發(fā)展?jié)摿Γ皶r發(fā)現(xiàn)人才，避免壓制人才，埋沒人才；依據(jù)人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚長避短，各司其職，最大限度地發(fā)揮人才效力。
（2）促進人力資源的合理配置。利用人事檔案能夠進一步了解員工的相關(guān)信息，從而對其進行科學管理，根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點，在組織內(nèi)進行合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的特長，
促進部門之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動，避免人才擠壓和用非所學的現(xiàn)象產(chǎn)生，為企事業(yè)的發(fā)展迅速、合理地配置人力資源。
（3）有利于人力資源需求預測的科學化與規(guī)范化。影響人力資源需求的因素主要來自組織內(nèi)部，有效的人事檔案對分析組織內(nèi)部人力資源狀況是否適應組織的變革與發(fā)展要求，制定科學的人力資源計劃起著重要作用，脫離人事檔案管理而做的人力資源需求預測必然是盲目的。
（二）企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀
1、對人事檔案管理的重要性認識不夠
長期以來，相當一部分人員包括部分領(lǐng)導干部對人事檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要守好攤，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。因此，一些單位領(lǐng)導往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況，這樣會導致人事檔案工作長期處于被動應付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊伍建設(shè)服務(wù)。
2、管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高
隨著人事制度改革向縱深推進，機構(gòu)調(diào)整、內(nèi)部科室重組，人員競聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投人不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。
3、管理水平不高，管理手段落后
在設(shè)備配備上，大多采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、倉庫為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設(shè)施，也無其他硬軟件設(shè)施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。管理手段也較陳舊，調(diào)閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，由于反復調(diào)用原件，陽光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。企業(yè)改革帶來一系列變化，如流動人員增加，外聘技術(shù)人員增加，使用期相對較短，而這些人缺少人事檔案，這就給企業(yè)識才、留才帶來了不便，反映這部分人的工作能力、業(yè)績、培訓方面的材料幾乎空白。
4、檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量差
填寫表格時隨心所欲，大約是在五年之內(nèi)才整理一次，材料中的數(shù)據(jù)不盡一致，履歷材料中，入黨時間、年齡不一致，鑒定材料滿是優(yōu)點。還有就是重要材料不能及時歸檔，人力資源管理部門無法從這些人事檔案中獲取到有價值的信息，造成反映當事人近期動態(tài)情況的材料不全面。
二、加強人事檔案管理工作的有效措施
關(guān)鍵詞：高校；人事檔案管理；信息化建設(shè)；必要性
隨著時代的進步、科技的發(fā)展，信息化管理已成為當今世界發(fā)展的大趨勢，對各行各業(yè)的發(fā)展起著舉足輕重的影響。檔案作為原生的信息資源，檔案信息化建設(shè)已成為國家信息化建設(shè)的一個重要組成部分。隨著高校教育改革的不斷發(fā)展，高校的建設(shè)步伐迅速加快，干部人事檔案數(shù)量急劇增長，大量的考核、考查、工作實績、科研成果等材料源源不斷地進入人事檔案，高校人事檔案管理面臨管理方法、管理技術(shù)、管理理念的全面挑戰(zhàn)。
一、高校人事檔案管理的現(xiàn)狀
目前，雖然大部分高校已配備了專門的人事檔案管理系統(tǒng)，但受傳統(tǒng)管理方式的影響，許多高校仍然使用單一的紙質(zhì)檔案管理方式，具體主要體現(xiàn)在使用傳統(tǒng)的檔案登記卡片。檔案登記卡片局限于一些人員基本信息，如：參加工作的時間、學歷的變更、職稱的晉升等簡單地查詢工作，因此信息無法得到完整的反映。由于手工翻閱比較頻繁，紙質(zhì)卡片上面的內(nèi)容變得模糊不清，工作人員為了避免在信息的讀取上造成誤導，需要重新調(diào)閱檔案實體，有些早期材料紙質(zhì)較差，翻閱次數(shù)多了，不僅容易破損，并且影響人事檔案紙質(zhì)材料的長久保存。另一方面，隨著時間的推移，卡片夾變得松動，卡片容易丟失，不僅使個人檔案信息外泄，也在檔案管理的過程中帶來很大的潛在風險性。
二、高校人事檔案信息化建設(shè)的必要性
（一）高校人事檔案信息化建設(shè)是高校檔案工作發(fā)展的需要
檔案信息化是指運用現(xiàn)代化信息技術(shù)加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)、利用。檔案信息化建設(shè)是一個信息數(shù)字化建設(shè)的過程，也是同一種信息的存儲、檢索、管理形式和載體的變化。一方面，與傳統(tǒng)的人事檔案管理相比，通過檔案信息化建設(shè)，檔案管理更多的是體現(xiàn)在自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化，檔案的日常管理、分類、查詢等工作都可以由信息系統(tǒng)來完成，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復利用，在檔案管理的內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，檢索查詢都變得非常方便，從而大大提高了高校檔案工作質(zhì)量和利用效率。另一方面，人事檔案的信息可以更好地得到利用，以便更加快捷、更加準確地為決策機構(gòu)提供依據(jù)。
（二）高校人事檔案信息化建設(shè)是適應高校人事制度下檔案信息管理的需要
隨著國家人事制度的改革，高校用人制度也由“終身制”逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤捌赣弥啤保S多高校實行了“人事”制，由于高校人員的流動性也大大增加，人事檔案材料大量增加，對人事信息的利用也在日益頻繁，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足新形勢的需要，因此，加快人事檔案信息化建設(shè)迫在眉睫。
（三）高校人事檔案信息化建設(shè)是適應高校發(fā)展的需要
檔案的價值在于更好的利用信息為學院工作、領(lǐng)導決策、教職工發(fā)展提供人事服務(wù)。隨著高校的建設(shè)步伐迅速加快，運用現(xiàn)代化管理手段，對人事檔案信息進行加工、提煉和深層開發(fā)，有效地開發(fā)和利用人事檔案信息資源，為學校領(lǐng)導決策提供依據(jù)，實現(xiàn)人才資源優(yōu)化配置，是高校把握市場先機和提高競爭力的必要前提和保證。
三、高校人事檔案信息化建設(shè)應注意的問題
（一）檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全化
隨著高校檔案信息化管理的發(fā)展，檔案信息的安全問題是最為突出的問題。
1.防止檔案信息的損毀和遺失
如：工作人員操作失誤、設(shè)備故障、計算機病毒、黑客攻擊等。因此，管理人員在管理過程中首先要提高自己的安全意識，努力提高自己的業(yè)務(wù)水平和計算機水平，避免因自己的安全意識不夠而造成的信息丟失和泄密，從而帶來巨大的損失。
2.嚴格做好檔案信息的保密工作
檔案信息中有的信息是公開的，有的則是保密的。保密信息分內(nèi)部、秘密、機密和絕密等不同等級，這些信息在管理時應采取相應的保密措施。因此，一方面，檔案管理部門要制訂合理嚴格的檔案信息化安全保密制度，并不斷培養(yǎng)和強化從業(yè)人員的安全保密意識和安全防范技能；另一方面，應采取成熟的檔案管理系統(tǒng)和邏輯嚴密的流程化處理機制，引入科學實用的網(wǎng)絡(luò)安全應對策略, 加強檔案信息系統(tǒng)的防御性。
3.積極做好檔案信息的備份工作
當檔案信息由于計算機、黑客等原因丟失或不能使用時，備份的檔案信息可以及時恢復檔案信息系統(tǒng)的正常工作，減少工作人員的重復勞動，提高檔案管理工作的有效性。
（二）檔案管理人才的培養(yǎng)
1.加強專業(yè)業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)
檔案工作人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在。隨著信息時代的到來，對每位檔案工作者在業(yè)務(wù)素質(zhì)上提出了更高的要求：一方面，管理人員要加強專業(yè)知識學習，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力、綜合分析能力，進一步提高自己的檔案知識和業(yè)務(wù)能力；另一方面，要建立完善的檔案人員培訓制度，有計劃地對在職人員進行繼續(xù)教育和培訓，更新其知識結(jié)構(gòu)、提高其業(yè)務(wù)水平，以適應人事檔案工作環(huán)境的新要求。另外，要不斷加強檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，使他們具有較高的思想政治覺悟，以及堅定的政治責任感、政治敏銳性和政治鑒別力，建設(shè)高素質(zhì)的人事檔案管理人才隊伍。
2.加強檔案管理人員的通才培養(yǎng)
培養(yǎng)檔案和計算機復合型人才是更好地推進高校信息化建設(shè)的必要條件，因此在加強管理人員專業(yè)知識培養(yǎng)的同時也要注重計算機能力的培養(yǎng)，要加強計算機知識及人事檔案管理軟件知識的學習，如：參加計算機應用知識培訓、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，方便檔案信息化管理。
3.做好人事檔案管理信息系統(tǒng)的維護與更新
第一，要加強軟硬件維護和管理，加強計算機的安全措施，杜絕技術(shù)和設(shè)備問題，確保信息在錄入、傳輸和處理等過程中保持真實、完整和安全。
第二，利用計算機相應的加密功能，做好權(quán)限管理，根據(jù)使用權(quán)限對通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)的分類與加密。
參考文獻：
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隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，在各個行業(yè)中的應用也越來越廣泛。在當前人事檔案管理工作中，信息技術(shù)的應用有效的提高了人事檔案管理的水平，不僅人事檔案管理效率得以大幅度提升，而且為人事檔案的利用奠定了良好的基礎(chǔ)。文中分析了人事檔案信息化管理的必要性，同時對人事檔案信息化管理的途徑進行了具體的闡述。
【關(guān)鍵詞】
人事檔案 信息化管理 必要性途徑
近年來，信息技術(shù)開始在人事檔案管理工作中進行應用，這不僅有效的提升了人事檔案管理現(xiàn)代化的水平，而且為什么各單位人事檔案信息管理提供了可靠的保證。將人事檔案管理技術(shù)與信息化技術(shù)有效的結(jié)合起來，加快推動人事檔案信息化建設(shè)，這不僅是人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢，而且能夠更好的將人事檔案在人事工作中重要作用發(fā)揮出來，為人事檔案的健康發(fā)展起到積極的促進作用。
1人事檔案信息化管理的必要性
1.1信息化管理有利于人事檔案利用率的提升
人事檔案作為國家和企事業(yè)單位不可或缺的重要工某些人，其是對個人信息的真實記錄，而且與每一個職工的切身利益息息相關(guān)。人事檔案還是單位人事部門對個人進行管理的重要憑證，是各項工作開展的基礎(chǔ)。在單位選拔人才及干部隊伍建設(shè)中具有非常重要的作用。通過實現(xiàn)人事檔案信息化管理，有利于人事檔案利用率的提升，特別是當前人事檔案使用頻率不斷提高的新形勢下，加快人事檔案信息化管理更具有必要性。
1.2信息化管理有利于人事檔案管理效率的提高
長期以來在檔案工作中一直采用紙質(zhì)載體進行保管，而且檔案的收集、整理和利用也都是手工的方式，檔案管理人員不僅工作量較大，而且工作效率很難提高。通過將信息化技術(shù)在人事檔案管理工作中進行應用，只需要將個人信息數(shù)據(jù)錄入到計算機系統(tǒng)中就可以反復對其進行查閱和使用，利用計算機管理系統(tǒng)可以自動對檔案信息進行分類、提取和加工，不僅工作效率得以提高，而且數(shù)字檔案更易于保存和查詢，有效的提升了檔案的利用率，同時檔案管理成本也得以降低。
1.3人事檔案信息化管理是必然趨勢
信息化發(fā)展已成為當前社會發(fā)展的必然趨勢，同時從檔案管理的改革工作中我們也不難看出，信息化發(fā)展作為檔案管理改革的總方向。在當前人事檔案管理工作中，充分的利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更好的運用當代科技新成果和管理新手段，通過對人事檔案各類信息進行編輯、管理、存儲和檢索，提供更準確及方便的人事檔案信息利用，加快推動檔案信息資源共享的步伐。
2人事檔案信息化管理的途徑分析
2.1提高人事檔案管理的信息化意識
在當前社會知識信息進代，人們對信息的需求量不斷增加，在這種情況下，作為檔案管理人員，需要努力提高自身的信息化意識，更好的推動檔案信息化建設(shè)。特別是在當前人事檔案管理工作中還存在著手工管理的方式，這就需要加快向數(shù)字管理進行轉(zhuǎn)變，確保人事檔案接收、傳遞、存儲和利用實現(xiàn)一體化，確保人事檔案信息共享的實現(xiàn)。在當前人事檔案信息化建設(shè)過程中，電子檔案作為人事檔案信息和資源建設(shè)的重要內(nèi)容，通過加快檔案信息化建設(shè)，可以更好的使人事檔案為人事管理工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，利用科學、先進的人事檔案管理模式，從而實現(xiàn)人事檔案管理的高效化，確保人事檔案管理質(zhì)量的提升。而且在信息化技術(shù)在人事檔案管理工作中進行應用時，不僅提高了檔案查閱的效率，而且檔案內(nèi)容也得以更加豐富，實現(xiàn)了人事檔案的無紙化閱檔。
2.2加快人事檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)
人事檔案信息數(shù)據(jù)庫雖然在信息的查詢、檢索、統(tǒng)計、及名冊和表格的快速生成方面具有較大的優(yōu)勢，但在正常對人事干部進行提拔及考察時需要對其政歷、組織鑒定和考核材料等內(nèi)容進行查閱，這是人事檔案信息數(shù)據(jù)庫無法提供的。所以需要進行全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，有效的提高人事檔案利用的效率，通過人事檔案信息數(shù)據(jù)庫雖能進行人員信息的查詢、檢索、統(tǒng)計、分析，并能快速生成各種名冊和表格，但組織、人事部門在選拔、考察干部時經(jīng)常會查閱其簡歷、政歷、組織鑒定、考核材料等內(nèi)容，這些則是人事檔案信息數(shù)據(jù)庫無法提供的。為深化人事檔案信息資源的開發(fā)利用，提高人事檔案利用工作的效率，滿足利用者的需求，保護實體檔案，全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)就顯得尤為重要。建立一個全文數(shù)據(jù)庫，利用者通過屏幕就可以方便地查閱并按要求摘錄打印了。建成技術(shù)先進、功能完善的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，以實現(xiàn)單位內(nèi)部管理部門、單位之間以及上級主管部門對全國人事檔案信息資源的共享。
2.3加強人事檔案信息動態(tài)化管理
人事檔案的管理不能再拘泥于傳統(tǒng)的統(tǒng)一模式，可以不斷的充實本人的一些個性資源，使檔案材料和信息得以不斷的充實和完善。同時現(xiàn)在人員流動性較大，所以需要加快人事檔案信息的更新速度，使之與人員流轉(zhuǎn)的速度相協(xié)調(diào)，從而實現(xiàn)人事檔案信息的動態(tài)化管理，完成人事檔案信息的電子檔案的建立，使現(xiàn)代化手段在人事檔案信息動態(tài)化管理過程中得以有效的建立，從而有效的提高人事檔案的使用價值。
2.4加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，構(gòu)建信息平臺
在當前人事檔案管理工作中，需要構(gòu)建完善的人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，各單位人事檔案可以通過局域網(wǎng)進行聯(lián)接，確保干部檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的實現(xiàn)。而且人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系構(gòu)建以后，有利于提升人事檔案管理效率，為人事檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)起到積極的作用。另外，為了能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，則需要人事管理機構(gòu)要進行信息中心的設(shè)置，做好人事信息化管理的指導和技術(shù)支持工作，更好的對人事信息流動渠道進行規(guī)范，履行好人事信息收集和的重要職責。人事信息資料是人事管理工作的重要基礎(chǔ)，當前社會發(fā)展過程中，人員具有較大的流動性，而且人事信息資料量較大，并且呈現(xiàn)動態(tài)的變化，這就需要建立科學的人事信息庫，并將人事信息庫與人事檔案管理有效的結(jié)合起來，實現(xiàn)靜態(tài)信息和動態(tài)信息的統(tǒng)一，有效的確保人事檔案利用過程中信息的準確性和實時性，為人事檔案管理工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。
3結(jié)語
在當前社會和經(jīng)濟快速發(fā)展的新形勢下，相對于經(jīng)濟和社會的發(fā)展，人事檔案管理工作存在一定的滯后性，為了能夠使人事檔案管理工作更好的與當前社會發(fā)展的需求相適應，則需要加快對人事檔案管理工作的完善和優(yōu)化，加快推動人事檔案信息化建設(shè)工作，為人事檔案更好的服務(wù)于人事管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。
作者：凌玲 單位：黑龍江省哈爾濱水文局
參考文獻：
[1]李瑋,溫婉稀.論人事檔案管理信息化和社會化[J].科技資訊,2011(18).
關(guān)鍵詞：高校；人事信息管理系統(tǒng)；信息共享
隨著信息技術(shù)在人類生活中越來越普及，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)高校的人事管理已經(jīng)迫在眉睫。高校的人事信息管理系統(tǒng)是實現(xiàn)人事管理規(guī)范化的重要工具，可以加強人事處與相關(guān)院系、部、處的溝通能力，提高管理和工作效率，進而實現(xiàn)人事管理的信息化。通過人事管理系統(tǒng)建設(shè)，能夠?qū)⑺信c人事管理相關(guān)的數(shù)據(jù)（例如人員基本信息、專業(yè)技術(shù)職務(wù)信息、崗位信息、黨政職務(wù)信息等）統(tǒng)一管理起來，形成穩(wěn)定準確、可以共享的信息源，有利于學校領(lǐng)導對人力資源進行合理分配并做出正確決策，人事系統(tǒng)的投入使用將有力促進高校教育信息化水平的提升。
一、人事信息管理系統(tǒng)
人事信息管理系統(tǒng)是以人力資源管理為目標，以信息化管理為基礎(chǔ)，以先進的計算機技術(shù)為方法的一種科學的人力資源管理模式。人事信息管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對人事信息的采集、儲運、加工和處理分析，準確地反映出單位的人事聘用狀況、薪資狀況以及人員流動狀況等，幫助管理人員做出正確的人力決策以及管理決策。人事信息管理系統(tǒng)主要通過軟件的形式實現(xiàn)對人事情況的分析和管理，將人力資源管理人員從繁瑣的日常人力工作中解脫出來，提升人力資源管理效率，使人才配置更加合理，從而有效的提升人力資源管理水平。
二、高校人事信息管理系統(tǒng)建設(shè)的必要性
高校人事信息管理不僅需要有教職工的基本信息，同時還要對其編制類型、從事學科等專業(yè)信息進行管理，因此就要求高校人事信息管理系統(tǒng)具備功能性強、信息類別全面、查詢快捷等優(yōu)點，需要建立起能實現(xiàn)教職工信息查詢統(tǒng)籌化、信息管理網(wǎng)絡(luò)化、用戶管理分層化等多功能于一體的高效人事管理系統(tǒng)。
1.查詢信息快捷方便，提高工作效率在高校人事管理中，工作量和信息查詢頻率要比其他企事業(yè)單位多。人事管理員及時維護與更新教職工人事信息，在每年都有的職稱評審、薪資調(diào)整、高校基礎(chǔ)信息調(diào)查等工作中，使用人事信息管理系統(tǒng)，查詢出符合條件的教職工信息，通過“導出EXCEL”功能將教職工信息導出，經(jīng)過整理就能得到需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，大大縮短了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集工作時間。這樣，以前需要多人多日才能完成的工作，通過人事管理系統(tǒng)的應用，現(xiàn)在僅需要一位職工用一個工作日即可完成，僅是收集查詢符合教職工信息這一項工作，在以往人事管理工作中需要幾天的時間才能完成，而使用人事管理系統(tǒng)在很短的時間就可以完成，且準確度更高。這充分說明通過人事信息管理系統(tǒng)的應用，可以節(jié)省高校人事管理的人力、物力資源，提高人事管理部門的工作效率和工作。
2.補充紙質(zhì)檔案，優(yōu)化信息存儲方式高校教職工人數(shù)龐大，人員結(jié)構(gòu)復雜，信息量大，信息更新頻繁，信息查詢頻率高。在計算機不夠發(fā)達的時代，檔案管理只能采用人工管理的方式。大量的表格信息需要教職工逐一填寫，管理上不僅需要專門的檔案管理室來存放紙制檔案，同時還要配有數(shù)名職工來負責管理工作。檔案室要求具有良好的干燥性和通風性，以便于紙制檔案表格的長期保存，還要定期手動裝訂，這都需要學校投入大量人力、財力和物力，并不是符合高校現(xiàn)代化發(fā)展的要求。因此，建立一套以高校人事管理需求為核心的信息管理系統(tǒng)是當前高校人事工作的迫切需求。目前我國已經(jīng)有多種人事管理系統(tǒng)，但是這些系統(tǒng)大多是針對企業(yè)所設(shè)計的，在高校中使用這樣的人事管理系統(tǒng)，不能滿足高校人事管理系統(tǒng)的需求。因此，針對高校人事管理的特點，設(shè)計一套程序使用瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的人事信息管理系統(tǒng)非常必要。這套人事系統(tǒng)必須操作簡單，界面友好，使用方便，不需要投入太多的資金用于日后的維護與拓展，功能方面可以滿足學校人事管理日常工作的需要。
三、高校人事信息系統(tǒng)設(shè)計
高校人事管理系統(tǒng)用戶包括人事處各科室管理員、學院人事秘書管理員、教職工三大類用戶。系統(tǒng)建設(shè)初期，人事信息系統(tǒng)開發(fā)，教職工登錄后可以填寫修改自己的相關(guān)信息，提交后至學院人事秘書審核，審核結(jié)束后進入人事處各科室流轉(zhuǎn)審核流程。教職工信息填寫審核完畢，人事管理信息系統(tǒng)基本建成。使用過程中，教職工可以登錄系統(tǒng)，查看自己的相關(guān)信息，而人事處管理員登錄后可以進行添加、更新、刪除教職工信息等操作。以H大學的人事管理信息系統(tǒng)為例，系統(tǒng)的操作流程為：人事科、人才交流中心分配賬號（事業(yè)單位編制教職工由人事科分配賬號、人事教職工由人才交流中心分配賬號）——本人登陸填寫信息——各單位人事秘書初審——各科室審核信息（根據(jù)權(quán)限分配）。高校人事系統(tǒng)管理員可以對教職工的提交信息進行查詢、修改、刪除和更新等操作，基本實現(xiàn)了高校教職工檔案的信息化管理，同時教職工對自己的檔案信息查詢也十分方便，如果教職工信息輸入錯誤或更新的內(nèi)容，人事部門管理員可以定期維護或隨時進入人事管理系統(tǒng)進行修改，以確保教職工檔案信息的時效性、正確性。
四、展望
盡管人事信息管理系統(tǒng)的開發(fā)對高校人事管理工作是極大的改革，在實際運行中，仍存在教職工配合度不夠的問題，信息填寫粗糙、不能及時提交等。造成這一現(xiàn)在的主要原因是對系統(tǒng)的宣傳力度不夠，普通教職工不能切身體會使用人事信息管理系統(tǒng)的便捷，這些都是一項新事物出現(xiàn)不可避免的問題。在今后工作中，將人事信息管理系統(tǒng)的使用變得常態(tài)化，就能自上而下的重視人事信息管理系統(tǒng)的建設(shè)管理，有利于系統(tǒng)建設(shè)更加完備。此外，人事信息管理系統(tǒng)尚不是十分成熟，系統(tǒng)組織機構(gòu)框架還有待進一步優(yōu)化，信息字段需要進一步補充，需要更強的可操作性性來應對人力資源配置政策的發(fā)展要求，應重點做好以下工作。
1.加強基礎(chǔ)信息收集工作，人事部門管理員應不斷完善、更新人員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，將需要的人事基礎(chǔ)信息整理為人事系統(tǒng)字段，制定更新計劃以便及時進行更新，保持系統(tǒng)的正確性，滿足日常人事管理工作基本需要的同時，能夠提高人事工作者的整體素質(zhì)和軟件操作技術(shù)水平，充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用。
2.加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，及時補充人員配備和計算機軟、硬件配置，以期未來可實現(xiàn)各個部門、各個科室之間的資源共享，根據(jù)工作職能共享相應的人事信息并通過該系統(tǒng)布置、完成各類報表工作等。同時，在建立健全學校數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，結(jié)合整體性人才資源開發(fā)工作的需要，完善或開發(fā)各類報表系統(tǒng)、新進人員管理系統(tǒng)、人才計劃與人才獎項管理系統(tǒng)等，推動日常人事管理工作有條不紊的開展，最終實現(xiàn)全校辦公自動化。
3.加強人事信息管理系統(tǒng)安全及保密建設(shè)。人事信息管理系統(tǒng)是相對開放的系統(tǒng)，需要保密內(nèi)容比較多，如學校機構(gòu)編制等重要信息需要一定范圍內(nèi)保密，教職工個人的身份證號、家庭成員、聯(lián)系方式等各類信息屬個人隱私，一旦大量泄漏，會造成諸多不良影響。這就要求系統(tǒng)地開展安全建設(shè)和整改后，初步建立起學校的教育網(wǎng)絡(luò)與信息安全保障體系，提高信息安全防護能力。
作者:闞麗景 譚憲軍 單位:河海大學人事處
參考文獻：
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理；信息化；必要性
【中圖分類號】G2 【文獻標識碼】A
【文章編號】1007-4309（2013）06-0070-1.5
一、實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的必要性
1.社會信息化程度的不斷加速導致了醫(yī)院檔案管理信息化的迫切。現(xiàn)代社會的發(fā)展讓人們對于信息的使用越來越頻繁，信息資源對于我們的生活和工作帶來了巨大的作用，正是如此，檔案信息的價值才被人們所重視，檔案信息的需求也越來越大，傳統(tǒng)檔案管理開始承受壓力。為了能夠應對這種壓力，醫(yī)院只能跟隨時代的腳步，通過建設(shè)檔案信息化工作，來實現(xiàn)檔案信息管理，讓檔案管理工作能夠滿足發(fā)展的需要。
2.為了解決目前醫(yī)院存在的一些問題，必須要實現(xiàn)檔案管理信息化，這也是促進其他管理工作得到提升的關(guān)鍵。最近一些醫(yī)院在檔案管理信息化的建設(shè)上做出了很多的工作，但是就目前完成的情況來看，仍然不是很樂觀，一些單位的信息化意識和觀念都沒有形成，設(shè)備和技術(shù)仍然沿用過去的，這樣檔案管理水平就無法獲得提升。這些問題都需要通過革新觀念，轉(zhuǎn)變管理方式，引入現(xiàn)代設(shè)備來進行解決，讓傳統(tǒng)手工勞作轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚@樣才是從根本上讓檔案管理工作得到提升。
3.實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和自身發(fā)展的需要。醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展是綜合多方面來看的，其中人才是醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，而檔案信息中詳細的記載了人事資料，所以利用好檔案才可以發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才，對人才進行合理利用，發(fā)揮他們的各自功能。檔案信息化是為了更好的對檔案信息資源進行管理和利用，方便醫(yī)院對發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就人才，而且檔案信息化后，檔案資源更加的豐富，對這些資源的利用渠道也更多，可以延長檔案壽命。
二、醫(yī)院檔案管理信息化的優(yōu)勢
1.對一些檔案原件起到了保護作用。醫(yī)院在將檔案進行信息化處理之后，這些原文件就可以被很好哦的保護起來，避免了對這些原文件的重復利用而出現(xiàn)的損耗；而且原文件的丟失的風險也大大降低了。醫(yī)院在發(fā)展中會形成一些非常珍貴的文件資料，這些文件通過計算機信息化處理后轉(zhuǎn)變成電子文件，不僅方便使用，而且也不用擔心珍貴文件出現(xiàn)意外。
2.檔案信息化有利于檔案資源的共享和利用。檔案資源的最終價值在于使用，而檔案信息化能夠方便檔案的使用，為檔案的利用提供更多的渠道，擴大利用范圍，這也是信息化的最大優(yōu)勢。電子文件比起檔案原件更加容易傳遞和應用，并且各部門之間對檔案資源的共享也能夠方便的實現(xiàn)，隨機存取，讓檔案的利用率獲得了很大的提升，這樣保證了檔案資源的利用最大化。
3.檔案信息化使檔案的檢索和使用更加方便快捷。過去的檔案檢索方式比較麻煩，浪費時間和精力在檢索工作上，而檔案信息化之后，檔案檢索變得非常簡便，使用電子歸檔和電子目錄，用電子信息查詢系統(tǒng)可以方便的調(diào)取，只要輸入正確的關(guān)鍵字即可，免去了繁雜的檢索工作。
4.檔案信息化之后，檔案更加容易管理。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要大量的空間來進行檔案資料的存放，而且隨著時間的推移，除了空間的增加，起檔案的質(zhì)量也開始降低，紙質(zhì)檔案對保存環(huán)境要求比較嚴格。而檔案信息化之后的電子檔案可以使用多種存儲介質(zhì)來進行保存，不僅節(jié)約了空間，相對的對保存環(huán)境也沒有那么嚴苛的要求。這樣管理起來更加的方便。
三、醫(yī)院檔案實現(xiàn)信息化管理的內(nèi)容
1.文書處理過程和歸檔要實現(xiàn)信息化管理。檔案管理工作的基礎(chǔ)是文書工作，這項工作的對于檔案信息質(zhì)量具有決定作用。因為檔案信息化的存在，就需要將每天收到的文件轉(zhuǎn)變成電子文件，登入計算機，然后根據(jù)批辦次序傳遞到局域網(wǎng)上去。發(fā)文過程也可以使用網(wǎng)絡(luò)來完成，這樣文書工作得到了簡化，檔案工作者的勞動量也降低了。
2.病歷檔案要實現(xiàn)信息化管理。隨著醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴大和新技術(shù)、新項目的開展，應將各種手術(shù)的名稱進行編碼輸入計算機，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況一一列出，通過局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務(wù)人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱。同時，通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結(jié)經(jīng)驗，找出問題，及時改進，進一步提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平。
3.人事檔案要實現(xiàn)信息化管理。隨著社會信息化進程的加快，準確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據(jù)人事檔案的特點，運用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案信息化管理，從實體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現(xiàn)查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護等多種功能的管理。
四、實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的建議
1.檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要組成部分。盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀科學技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應當前的檔案信息化建設(shè)。這就需要醫(yī)院各級領(lǐng)導更新觀念，提高對檔案工作的思想認識，使檔案管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導科學決策中的作用。只要有領(lǐng)導足夠重視和支持，再通過檔案人員的學習和努力，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化指日可待。
2.要實現(xiàn)信息化檔案管理，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備建設(shè)是基礎(chǔ)。目前，醫(yī)院普遍建立了微機局域網(wǎng)絡(luò)，但微機局域網(wǎng)的建立要立足高起點，不僅要方便內(nèi)部信息的交流，還應配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設(shè)備來方便信息的輸出利用。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范室藏的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。這樣，不僅可以大大提高辦公效率，方便利用者，同時還可以實現(xiàn)檔案資料的在線利用。
3.信息化技術(shù)的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，這就要求檔案管理人員能夠在網(wǎng)上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計工作。現(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業(yè)知識外，還要具備良好的計算機網(wǎng)絡(luò)知識及運用操作能力。因此，檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)也顯得日益重要。只有通過不斷學習和培訓，才能適應信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計算機管理的優(yōu)勢，這也是實現(xiàn)檔案管理信息化必須要解決的問題。
五、總結(jié)
近年來，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域均得到廣泛應用，對人們的生活方式影響極大。為了順應時代的發(fā)展，事業(yè)單位的人事管理不斷向信息化管理推進。檔案管理采用信息化管理方式，極大提高了檔案管理的質(zhì)量水平。本文主要探究信息化管理在人事檔案存在的挑戰(zhàn)，并提出相關(guān)的解決策略，以期促進人事檔案的信息化管理。
【關(guān)鍵詞】
人事檔案；信息化管理；對策
企業(yè)在人事管理活動中，會產(chǎn)生人事檔案。人事檔案內(nèi)容主要包括個人的學歷、工作經(jīng)歷、獲得獎項以及工作績效等，多以個人的姓名為檔案名稱。人事檔案是企業(yè)事業(yè)單位進行人力資源管理的重要資源，是國家檔案完整性的必要基礎(chǔ)。檔案管理具有重要的作用，在信息時代背景下，信息技術(shù)在人事檔案管理中的應用，能夠提高資源管理的有效性，因此，信息化管理得到了有效的應用與發(fā)展。
一、人事檔案信息化管理的作用
（一）促進檔案信息時效性的提高，推動制度的革新。
在傳統(tǒng)的人事管理工作中，多采用實體管理方式，這種方式在信息的搜集以及整理上比較困難，后期的檔案編排管理也需要人工完成。而人事檔案管理的信息化，能夠顯著提高檔案管理的質(zhì)量水平和工作時效性，能夠推動企事業(yè)單位人事制度的不斷改革，首先是從思想層面更新員工的理念，在人才選拔工作中有效應用信息技術(shù)，能夠明顯提高選拔的效率。同時，在考核機制中有效應用信息技術(shù)，能夠不斷提高人力資源的管理水平，提高人才創(chuàng)新積極性。通過實時性的信息更新，能夠?qū)崿F(xiàn)對員工的有效監(jiān)督，進而有助于改善員工的工作積極性。
（二）不斷改善紙質(zhì)檔案的保護水平，提高資源利用率。
人事檔案是企事業(yè)單位中應用比較多的一種檔案形式，在員工考核、人事調(diào)動等環(huán)節(jié)中具有重要的應用作用。人事檔案的信息化管理為用人單位提供了有效的查詢途徑，能夠不斷改善人事檔案管理水平，同時可以有效減少紙質(zhì)檔案所面臨的損壞。信息化管理提供了一個有效的查詢方式，可以從數(shù)據(jù)庫中很快查詢到所需要信息，進而能夠提高工作的效率，降低資源的管理成本，提高資源的利用率。
二、信息化管理在人事檔案存在的挑戰(zhàn)
（一）基礎(chǔ)設(shè)施配備不完善。
人事檔案的信息化管理，能夠顯著提高人事檔案的管理水平，需要高水平的信息技術(shù)作支持，因此，需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施配備。部分單位檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施配備，存在嚴重不足，功能種類比較匱乏，嚴重制約著信息化管理水平的發(fā)展。
（二）未形成有效的監(jiān)督制度。
在不少企事業(yè)單位中，尚未建立起有效的監(jiān)督制度，未形成有效的認識，在人事檔案信息化管理工作實施中，出現(xiàn)不少差錯，不利于工作的有效實施。部分檔案管理人員并未認識到人事檔案信息化管理的重要性，也沒有合理運用法律監(jiān)督等方式，提高檔案管理的安全性，使得實際的檔案管理監(jiān)管工作中存在有阻礙作用。
（三）數(shù)據(jù)庫建設(shè)不完善。
部分企事業(yè)單位的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)不完善，由于不了解認識檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的具體內(nèi)容，因此在數(shù)據(jù)庫的具體建設(shè)中，數(shù)據(jù)信息的完整性比較低，或者信息數(shù)據(jù)的后期維護工作存在差錯等問題時有發(fā)生。同時，信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中還有不少安全風險，例如計算機病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等多種網(wǎng)絡(luò)風險，未形成有效的風險防范機制。
（四）檔案管理存在重錄入輕管理現(xiàn)象。
在人事檔案的信息化管理中，常常會出現(xiàn)重錄入輕管理現(xiàn)象，數(shù)據(jù)管理普遍流于形式，未能及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，導致信息數(shù)據(jù)存在更新不及時、不準確等現(xiàn)象。另外檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平直接影響到檔案信息化管理的正確實施與否，不少檔案管理人員缺少必要的專業(yè)知識，不具備所需的計算機操作技術(shù)，不利于人事檔案信息化管理的有效實施。
三、人事檔案信息化管理的改善對策
（一）完善基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。
在企事業(yè)單位中，管理者應該重視人事檔案管理工作，加大對基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)水平。基礎(chǔ)設(shè)施的完善程度是信息化管理實施的必要前提，同時也是基本的技術(shù)載體，企事業(yè)單位應該在加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度的同時，不斷促進基礎(chǔ)設(shè)施的維護，同時不斷促進檔案信息化管理的優(yōu)化。
（二）建設(shè)完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。
在利用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，有效應用信息技術(shù)的優(yōu)勢，構(gòu)建出完善的檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，同時利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)對數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的實時監(jiān)測與維護，不斷促進數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的優(yōu)化。企事業(yè)單位應該針對人事檔案進行分類處理，并根據(jù)信息內(nèi)容進行主題分組，以便提高檔案信息的及時處理速度。
（三）推進數(shù)據(jù)庫建設(shè)水平。
在人事檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，應該保證人事檔案內(nèi)容的完整性基礎(chǔ)上，構(gòu)建內(nèi)部檔案信息管理平臺。通過對相關(guān)設(shè)備穩(wěn)定程度以及性能的實時監(jiān)測，促進數(shù)據(jù)庫建設(shè)水平的提高，進而不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)庫建設(shè)，構(gòu)建出高效的數(shù)據(jù)庫服務(wù)系統(tǒng)，提供多種人事檔案管理功能。
（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。
采用多種培訓方式，不斷促進管理人員素質(zhì)水平的提高。企事業(yè)單位應該積極舉行相關(guān)的培訓活動，同時針對培訓效果，制定相應的考核機制，提高企事業(yè)檔案管理人員的培訓積極性。企事業(yè)單位的檔案管理人員應該樹立起正確的檔案管理意識，培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)，提高自身的管理水平。
四、結(jié)束語
信息技術(shù)在各個領(lǐng)域得到了廣泛的應用，對人們的生活方式造成了較大的影響。事業(yè)單位的人事管理不斷向信息化管理推進，提高了檔案管理的質(zhì)量水平，具有重要的應用價值，相關(guān)人士應該積極探索有效改進策略，不斷促進檔案信息化管理水平的提高。
作者：鐘明娟 單位：山東省高密市社會保險事業(yè)管理中心
【參考文獻】
關(guān)鍵詞:數(shù)字化校園;人事管理系統(tǒng);信息化
一、前言
近年來，隨著數(shù)字化校園建設(shè)步伐的不斷邁進，高校的各方面管理方式、途徑也隨之發(fā)生了一系列的變化。高職院校作為我國高等教育的重要分支，也在響應時代，逐步將數(shù)字化校園引入學校管理的各個層面上來。數(shù)字化校園構(gòu)成了統(tǒng)一的用戶管理、資源管理以及權(quán)限管理，把學校建成一座面向校內(nèi)，同時又面向社會的一個超越時間和空間的虛擬性大學。建設(shè)數(shù)字化校園的目的是提高學校的行政管理效率，提高學校的教育教學水平，進而提高學校的整體辦學實力及核心競爭力。
二、高職院校數(shù)字化校園人事管理系統(tǒng)建設(shè)的必要性
(一)高職院校人事管理工作的性質(zhì)
人事管理工作作為高職院校行政管理工作的一個重要方面，由于管理基數(shù)龐大，往往具有信息量大、采集涉及面廣，信息共享、信息關(guān)聯(lián)程度高，數(shù)據(jù)時效性、一致性及準確性強等特點，其工作涉及廣大教職工的選拔、培養(yǎng)和收入，直接關(guān)乎教職工的切身利益。因此，需要通過現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來建立人事管理信息系統(tǒng)，以實現(xiàn)高職院校人事管理現(xiàn)代化進程，使管理更為高效、精細和準確，充分體現(xiàn)行政管理的公平、公開和公正。
(二)數(shù)字化校園的建設(shè)需要
人事管理系統(tǒng)建設(shè)屬于數(shù)字化校園建設(shè)的一個重要分支。高職院校在建設(shè)數(shù)字化校園時，需先建設(shè)數(shù)據(jù)中心平臺(即為數(shù)字校園的神經(jīng)中樞，主要負責收集、處理和儲存各類共享信息數(shù)據(jù)，并為全校提供信息共享服務(wù)的平臺)，為人事、教務(wù)、科研及財務(wù)等管理系統(tǒng)提供基礎(chǔ)信息，而人事數(shù)據(jù)作為教職工基本信息的載體，是數(shù)據(jù)中心平臺構(gòu)建的重要基礎(chǔ)。
三、當前人事管理系統(tǒng)存在的問題
(一)缺乏信息資源共享，容易形成信息孤島
目前，大多高職院校都實現(xiàn)了人事管理工作的信息化，但很多都只是一個獨立的管理系統(tǒng)，沒有結(jié)合學校其他管理分支進行數(shù)據(jù)共享和交換并形成一個完整、統(tǒng)一的管理系統(tǒng)。這往往導致學校其他應用系統(tǒng)的重復建設(shè)、重復投資，如人事部門對于全校教職工個人信息的管理與二級管理部門對本部門教職工個人信息的管理脫節(jié)，造成了各自的數(shù)據(jù)庫的重復建設(shè)、管理，嚴重影響了學校的信息化建設(shè)和日常教學、科研等各方面管理工作。
(二)技術(shù)力量不強，專業(yè)水平有待提高
由于校園內(nèi)部缺乏一只獨立的專業(yè)技術(shù)隊伍，無法承擔數(shù)字化校園的建設(shè)工程，高職院校數(shù)字化校園建設(shè)往往是項外包工程，他們設(shè)計的信息系統(tǒng)實用性不強，也無法做到對系統(tǒng)的實時更新和維護，導致系統(tǒng)設(shè)計的不合理與低利用率，最終導致人事部門仍舊返回使用自己獨立的信息管理系統(tǒng)。
(三)基礎(chǔ)信息可靠性不高，數(shù)據(jù)冗余嚴重
由于信息數(shù)據(jù)都是人為錄入，而且通常錄入工作由一個人完成，缺乏多人核對或本人核實的步驟，同時在數(shù)據(jù)收集的過程中，也存在多頭收集、重復收集、收集不及時等問題，這些往往造成數(shù)據(jù)存在誤差，加上儲存、處理的數(shù)據(jù)緊緊交織在一起，數(shù)據(jù)難以得到有效管理和使用，使數(shù)據(jù)冗余愈加嚴重。
四、高職院校數(shù)字化校園人事管理系統(tǒng)建設(shè)的對策
(一)管理層面加大重視，加強專業(yè)技術(shù)力量
高職院校數(shù)字化校園建設(shè)需要壯大專業(yè)技術(shù)隊伍來進行支撐。學校管理層面應該重視信息技術(shù)骨干的進修、培訓，引進這方面專業(yè)技術(shù)人才，建立一支技術(shù)能力強、業(yè)務(wù)水平高的隊伍來確保數(shù)字化校園建設(shè)的順利進行。同時還要對人事部門以及其他相關(guān)部門的工作人員進行培訓，使他們能熟悉掌握該管理系統(tǒng)。
(二)整合基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，合理實現(xiàn)人事資源共享
將人事管理系統(tǒng)融入校園整體數(shù)字化建設(shè)中去，實現(xiàn)個人基礎(chǔ)信息與下級有關(guān)管理部門的共享與更新，同時提供本人查看核實、提供變更渠道，提高數(shù)據(jù)的準確性和實時性，有效地節(jié)約數(shù)據(jù)共享與消除對數(shù)據(jù)的重復管理機數(shù)據(jù)的不同步等問題，達到整合信息資源，減少資源浪費的目的。
(三)增加系統(tǒng)安全評估，降低不必要風險
人事管理系統(tǒng)不同于其他管理系統(tǒng)，其牽涉教職工多方面的敏感信息，因此，管理員要設(shè)置不同權(quán)限，例如個人信息除本人外只能由人事部門以及下級師資管理部門的有關(guān)工作人員可以查看，本人如要變更個人信息，需在系統(tǒng)上遞交申請，先由直屬師資管理部門審核再提交人事部門進行審核變更等。
五、結(jié)束語
人事管理信息化是學校人事管理的基礎(chǔ)工作，更是整個數(shù)字化校園建設(shè)的核心工作。因此，隨著數(shù)字化校園建設(shè)的推進，我們應完善相關(guān)規(guī)章制度，制定人事管理系統(tǒng)建設(shè)的規(guī)劃，明確目標，保證與學校發(fā)展方向一致，從而創(chuàng)造良好的校園虛擬環(huán)境。
參考文獻:
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[關(guān)鍵詞：] “互聯(lián)網(wǎng)+”；醫(yī)院人事檔案；管理
在醫(yī)院有序運行和管理過程中，人事檔案的管理是極其重要的一個環(huán)節(jié)，人事檔案能夠客觀性、具體性描述醫(yī)院每一位職工的客觀狀態(tài)、教育背景和工作經(jīng)歷，是醫(yī)院領(lǐng)導決策層選拔人才的重要依據(jù)，因此要對醫(yī)院人事檔案進行認真細致的整合和歸類。要求人事檔案管理人員要從思想上認識到人事檔案工作的重要性，在人事檔案管理工作中積極肯干，從而提高醫(yī)院的人事檔案管理水平。但是由于人事檔案管理工作類別較多、檔案相關(guān)文件工作量大，管理范圍較為大，難度也較大，醫(yī)院人事檔案管理中，紙質(zhì)人事檔案管理工作方式，已經(jīng)不能滿足醫(yī)院在新時代的新要求。近年來，由于社會的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷興起，“互聯(lián)網(wǎng)+”逐漸應用于各行各業(yè)。因此醫(yī)院人事管理檔案應緊跟時代的腳步，積極應用“互聯(lián)網(wǎng)+”，使醫(yī)院人事檔案網(wǎng)絡(luò)化，提高醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理效率。
一、“互聯(lián)網(wǎng)+”視野下醫(yī)院人事檔案管理的背景
（一）“互聯(lián)網(wǎng)+”的興起
隨著社會不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)興起，“互聯(lián)網(wǎng)+”在社會不斷推行，檔案信息的檢索和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，具有更加便捷和快速的優(yōu)點，面對大量的人事檔案信息，能夠以多種方式和手段對信息進行檢索。傳統(tǒng)的的紙質(zhì)檔案管理和相關(guān)服務(wù)，必須有人員的參與，效率低下，難以滿足現(xiàn)今社會高效率快速發(fā)展的需求。面對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料落后于時展的現(xiàn)狀，必須有緊跟社會發(fā)展形勢，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強對醫(yī)院人事檔案的管理，不斷增強人事檔案管理水平，對人事檔案資料進行維護。同時加強人事檔案服務(wù)多樣化和細致化，滿足全院職工的各類使用需求，積極實現(xiàn)信息共享，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案價值的最大化[1]。
（二）便利化搜索檔案資料
通過使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，能夠直接提高醫(yī)院人事檔案管理水平，使得醫(yī)院人事檔案資料向著網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，對人事檔案中的圖片、文字、數(shù)字等進行分類整合和存儲，不斷完善人事檔案數(shù)據(jù)庫，逐漸形成高效快速的人事檢索系統(tǒng)，人事檔案管理者可以快速完成人事資料的篩選和定位，提高了人事檔案資料的利用率。在“互聯(lián)網(wǎng)+”視野下，醫(yī)院的人事檔案管理必須要建立在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，不再受傳統(tǒng)的人工數(shù)據(jù)收集所限制，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將人事檔案上傳至電子端，可供醫(yī)院領(lǐng)導決策層和工作人員進行輔助檢索，使人事檔案管理實現(xiàn)新的升級。
（三）多樣化檢索
在醫(yī)院的行政管理中，人事檔案管理的基礎(chǔ)是信息資料的收集與歸類整理，是人事檔案的重要環(huán)節(jié)，能夠影響人事檔案管理的水平，與傳統(tǒng)人事檔案管理模式相比，“互聯(lián)網(wǎng)+”視野下人事檔案管理應用了電子信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，拓展了人事檔案檢索的渠道，使人事檔案收集的來源更加多樣化，發(fā)揮了信息時代數(shù)據(jù)實時更新的作用。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還可以使人事檔案資料中，不僅局限于文字、數(shù)字，還可以以圖片、視頻等形式進行全方位記錄，保證人事檔案資料的完整性[2]。
二、醫(yī)院人事檔案工作存在的問題
（一）基礎(chǔ)設(shè)施有待更新
現(xiàn)階段，大多數(shù)醫(yī)院對于檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施水平參差不齊，傳統(tǒng)的硬件設(shè)施還在繼續(xù)使用，這對醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理工作十分不利。一些檔案管理人員沒有重視檔案“互聯(lián)網(wǎng)+”網(wǎng)絡(luò)化管理，沒有使用先進的檔案管理技術(shù)，導致人事檔案管理效率低下。對于醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作來說，現(xiàn)代化的檔案管理模式對計算機硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求較高，人事檔案管理相關(guān)工作人員要加強網(wǎng)絡(luò)硬件和軟件的環(huán)境建設(shè)，為人事檔案管理工作提供有力保障[3]。在市場經(jīng)濟發(fā)展的社會背景下，各地醫(yī)院在穩(wěn)步發(fā)展，在這個過程中，人事檔案的數(shù)量和使用頻率也在增加，因此有必要完善檔案管理制度來滿足醫(yī)院當前的人事檔案使用需求[4]。
（二）人事檔案管理理念落后
信息化時代，每個行業(yè)都意識到了信息技術(shù)的強大和必要性，但是社會的不斷發(fā)展和進步，使得一些人事檔案管理人員無法適應信息化的快速發(fā)展，導致人事檔案管理人員對檔案管理工作有著抵觸情緒，工作效率低下。部分醫(yī)院已開展現(xiàn)代化的檔案管理模式，也有著配套的網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施，但是很多檔案管理人員還是習慣于傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，信息技術(shù)使用不熟練，對現(xiàn)代化的人事檔案管理模式很難適應[5]。
（三）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高
檔案管理人員是人事檔案工作重要的一環(huán)，其工作涉及的內(nèi)容主要有信息搜集、信息整理、信息整合、信息電子化等，各項工作之間環(huán)環(huán)相扣，要求檔案管理人員有著較強的檔案專業(yè)知識背景，有著較強的業(yè)務(wù)水平，具備較高的管理能力和責任心。大部分醫(yī)院的現(xiàn)狀為，檔案管理人員對于人事檔案相關(guān)問題研究不夠深入，專業(yè)素養(yǎng)有待提高，對人事檔案管理系統(tǒng)的使用不熟練，致使一部分醫(yī)院的人事檔案管理水平較低，不利于醫(yī)院人力資源管理的長久發(fā)展[6]。
三、“互聯(lián)網(wǎng)+”視野下醫(yī)院提高人事檔案管理能力的對策
（一）加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施投入
在“互聯(lián)網(wǎng)+”的社會背景下，醫(yī)院決策管理層應從實際工作出發(fā)，設(shè)置合理的人事檔案管理崗位，對人事檔案管理的設(shè)施及時更新?lián)Q代與維護，加強人事檔案管理的環(huán)境建設(shè)，不斷提高人事檔案管理的業(yè)務(wù)水平。對于人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施，相關(guān)崗位管理人員應結(jié)合日常人事檔案管理的需求，選擇合適的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，因地制宜，制定出適合自身的醫(yī)院信息系統(tǒng)軟件，并進行檔案資料網(wǎng)絡(luò)化管理。在檔案資源信息化管理的過程中，兼顧經(jīng)濟性、實用性原則，有效保護醫(yī)院檔案信息的安全，確保檔案管理工作高效性和便利性[7]。
（二）加強人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)
醫(yī)院具備了合適的硬件和軟件條件，需要配備專業(yè)的人事檔案管理人員。對于人事檔案管理人員，需要有過硬的檔案專業(yè)水平，積極進取的工作能力，認真細致的責任心，才能使檔案管理工作高效運轉(zhuǎn)。在實際工作中，檔案管理人員不僅要有較強的檔案業(yè)務(wù)水平，不斷充實自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，還要涉獵醫(yī)學相關(guān)的理論和臨床知識，同時能夠熟練操作計算機，隨著時代的發(fā)展與時俱進。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的不斷普及，檔案管理人員要不斷更新網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)真正用于人事檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)中，使人事檔案管理工作高效運轉(zhuǎn)[8]。
（三）轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理思想
網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，帶動了“互聯(lián)網(wǎng)+”的新發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理人員要意識到引進先進通訊技術(shù)手段的必要性和重要性，積極轉(zhuǎn)變固有的老舊人事檔案管理思想，不斷創(chuàng)新，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在人事檔案管理的優(yōu)勢。同時需要公立醫(yī)院的管理決策層和人事檔案相關(guān)管理人員的意識不斷深化，樹立人事檔案管理規(guī)范化的意識，充分調(diào)動人事檔案相關(guān)管理人員的工作積極性，對人事檔案管理工作充滿熱情，對人事檔案管理電子化采取認真負責的態(tài)度[9]。
四、結(jié)語
“互聯(lián)網(wǎng)+”的理念在現(xiàn)今社會得到了廣泛的普及，醫(yī)院的人事檔案管理工作也在積極推進引入“互聯(lián)網(wǎng)+”的管理理念，緊緊跟住時展的步伐，使醫(yī)院人事檔案管理人員能夠積極應對，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和管理觀念，不斷充實自己，積極提高自身的檔案管理專業(yè)水平和專業(yè)素質(zhì)。醫(yī)院也應加強對人事檔案硬件設(shè)備的投入，為我國的醫(yī)療事業(yè)提供有力的后勤保障。
參考文獻
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供電企業(yè)的人事檔案管理工作中存在較多的問題，具體分析來看，主要是有四個方面的問題。首先，是人事檔案管理制度方面的問題，供電企業(yè)的人事檔案管理制度不夠完善。這是由于企業(yè)本身存在人事檔案管理意識淡薄的情況，企業(yè)的精力和資金投資過多地投放在生產(chǎn)經(jīng)營上，長此以往，導致了供電企業(yè)人事檔案管理制度的不健全、供電企業(yè)的人事檔案管理不規(guī)范的問題。其次，是內(nèi)容不完整、準確性不足的問題。供電企業(yè)的人事檔案尤其是員工工資、職稱、履歷等的變動情況等材料的完整性不足，使得企業(yè)的人事檔案未能很好反映當前情況，且有時也可能會給員工帶來不可彌補的損失；目前現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理推廣使用的EPR系統(tǒng)和人力資源管控系統(tǒng)在人事檔案管理方面起著越來越重要的作用，但在這其中也發(fā)現(xiàn)存在著部分職工人員的電子信息與紙質(zhì)檔案材料之間不相符的情況，這也為人事檔案管理工作帶來了問題。第三，是人事檔案保管不嚴格的問題。一些企業(yè)的人事檔案管理既缺乏專用的設(shè)備，又沒有較好的保管條件，這極易造成人事檔案的遺失，當需要用人事檔案辦理相關(guān)手續(xù)時，就會造成麻煩。最后，是人事檔案管理信息化建設(shè)滯后的問題。雖然信息化隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速發(fā)展成為了提高企業(yè)檔案管理工作的有效途徑，但還有很多供電企業(yè)的人事檔案管理存在信息化管理工具、技術(shù)手段落后等問題，導致企業(yè)的人事檔案管理不能很好地適應現(xiàn)代化的發(fā)展。
二、供電企業(yè)人事檔案動態(tài)管理的完善措施
人事檔案管理工作是企業(yè)人事工作中的重要組成部分，企業(yè)的人事檔案管理不僅具有重大的社會價值，而且人事檔案管理也能在企業(yè)制定決策時提供有力參考并促進人力資源的合理配置，其對企業(yè)的發(fā)展日趨起著關(guān)鍵的作用。供電企業(yè)的人事檔案管理工作的存在和發(fā)展是企業(yè)內(nèi)在、本質(zhì)的需要，對企業(yè)的生存和發(fā)展有著重要的影響。因此，針對供電企業(yè)的人事檔案管理，應突破傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，選擇先進的、科學的新路徑，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理。對此，可以從以下幾方面入手。
1.完善、創(chuàng)新人事檔案管理制度
在供電企業(yè)的人事檔案管理工作中，要有效地改革不適應于新形勢發(fā)展的規(guī)章制度，消除傳統(tǒng)管理方式的弊端，及時建立更為先進的、科學合理的人事檔案管理制度，使企業(yè)的人事檔案管理更具規(guī)范化、合理性和有效性。完善人事檔案管理制度，供電企業(yè)需要依據(jù)人事檔案規(guī)范化管理的需要、結(jié)合人事檔案管理的工作實踐，制定并完善企業(yè)人事檔案管理各項檔案的管理規(guī)章制度，并要根據(jù)員工檔案的內(nèi)容、檔案標準等對企業(yè)職工的人事檔案資料進行規(guī)范的分類整理以及更新工作，并提高紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的同步性，最終實現(xiàn)人事檔案管理的標準化、規(guī)范化和完整化。
企業(yè)也可以建立起專業(yè)化的人事檔案管理機制來進一步完善人事檔案管理制度，不斷增強企業(yè)人事檔案管理的軟、硬實力。最后，還可以建立完善的人事檔案開發(fā)利用機制，即結(jié)合企業(yè)的實際發(fā)展情況、充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)建立起適合企業(yè)自身實際發(fā)展需要的人事檔案管理檢索系統(tǒng)和一個完善的咨詢服務(wù)體系，以實現(xiàn)人事檔案管理的價值、檔案管理的目標，并實現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)與外部的企業(yè)人事檔案管理環(huán)境之間的有效地溝通和聯(lián)系、實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理。對于供電企業(yè)的人事檔案管理，還需要增強企業(yè)的創(chuàng)新意識，創(chuàng)新管理模式。要著眼于形勢的發(fā)展、制度的更新，不斷更新、改進工作的方法。在企業(yè)的人事檔案管理工作進行過程中，檔案管理相關(guān)工作人員要積極創(chuàng)新，尋求有效的方法解決管理工作中出現(xiàn)的問題，以促進人事檔案管理工作效率及水平的提高。
2.重視加強人事檔案管理的信息化建設(shè)
隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，在供電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中也越來越廣泛地運用到計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。重視加強計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理當中的運用以及其信息化的建設(shè)，是實現(xiàn)供電企業(yè)長遠發(fā)展的必要選擇。對于企業(yè)的人事檔案管理信息化建設(shè)，需要正確認識這項工作的必要性，供電企業(yè)要認識到企業(yè)人事檔案管理的信息化不僅是提升人事管理效率的必然選擇，也是提升企業(yè)核心競爭力的重要手段。要加強供電企業(yè)人事檔案管理的信息化建設(shè)，企業(yè)要做好三個方面的工作。第一方面，是建立起完善的人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建立基礎(chǔ)；第二方面，是建立并完善人事檔案管理的運行機制，保障工作的順利進行；第三方面，是要加強企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)資料的收集管理工作，對此要實現(xiàn)人事檔案管理工作流程的數(shù)字化、保證數(shù)據(jù)資源的及時更新以及人事檔案的資料的完整性。只有做好這三個方面的工作，才能更好地實現(xiàn)供電企業(yè)人事檔案信息化的管理。
3.加強人事檔案管理隊伍的建設(shè)
對于供電企業(yè)的人事檔案管理工作，需要大力宣傳其的重要性，以引起人們足夠的重視。同時，也要提高相關(guān)人事檔案管理工作人員的素質(zhì)、加強培訓提高他們的能力，以使其可以自如運用數(shù)字化、信息化手段來進行人事檔案管理，更好地服務(wù)企業(yè)。
三、小結(jié)
【?P鍵詞】干部檔案管理；多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)；必要性；方法
近年來，我國大大加快了各項工作的信息化進程，而新時期人事工作更應該走在前面。采用現(xiàn)代化、科學化的手段做好新時期的人事工作，可以更好地服務(wù)于以經(jīng)濟建設(shè)為中心的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，這不僅是新時期人事工作的需要，同時也是國家信息化工作的必然要求。
一、多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)建的必要性分析
通過構(gòu)建干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，干部管理部門能獲得更為直觀且全面的干部信息。實際上，該系統(tǒng)的建立，不僅能夠使我們迅速獲取干部的各方面檔案資料，包括簡歷、思想、特長、政績、素質(zhì)等，同時還能夠借助影像資料對干部的生活作風、學習能力、工作能力等進行全面了解。借助于該系統(tǒng)，領(lǐng)導階層能夠?qū)崿F(xiàn)對干部綜合素質(zhì)的客觀且全面的評定。在建立多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之后，一方面可以更加準確、快速地獲取干部個人情況包括簡歷、思想、特長、品德以及業(yè)績等，另一方面可以查詢其日常學習、工作以及生活方面的情況，其資料可包含錄音資料和視頻資料，更具全面性。除此之外，該系統(tǒng)的構(gòu)建還可以通過信息共享促進工作效率和工作質(zhì)量的提高。通過網(wǎng)絡(luò)信息共享，有助于避免各部分對相同信息的重復錄入，并且更新也可以同步，有助于提高信息的時效性。
二、多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)建的方法分析
（一）對應用軟件進行規(guī)范。為了達到信息共享，建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)和使用標準規(guī)范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發(fā)了全國組織干部人事管理信息系統(tǒng)《信息結(jié)構(gòu)體系》，它是為實現(xiàn)干部信息的標準化及大范圍內(nèi)的信息共享，按照人員管理及機構(gòu)管理中科學的信息流程制定的，不僅具有較高的標準化、規(guī)范化程度，而且具有總攬全局的權(quán)威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，否則會造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂，使上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統(tǒng)所涉及的其他應用項目也應當建立在相關(guān)的標準之上。如文本、照片、聲像等的采集與報送都應該制定和遵循相關(guān)的標準，減少轉(zhuǎn)換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。
（二）積極應用先進電子信息技術(shù)，使信息系統(tǒng)具有完整性。多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是以網(wǎng)絡(luò)平臺為基礎(chǔ)構(gòu)建的，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有先進性，包含了多種技術(shù)，例如多媒體、數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡(luò)安全防范等。要想構(gòu)建完善的干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，必須要做好以下幾個方面工作：一是構(gòu)建干部信息數(shù)據(jù)庫，這是信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。該數(shù)據(jù)庫包括兩個板塊，分別為多媒體信息數(shù)據(jù)庫和文字信息數(shù)據(jù)庫，并且兩個部分的內(nèi)容都要豐富，能夠?qū)⒏刹棵總€方面的信息都涵蓋在內(nèi)，從而使其應用范圍更加廣泛。多媒體數(shù)據(jù)庫是信息系統(tǒng)構(gòu)建的一個難點，這主要是由于視頻數(shù)據(jù)和圖像數(shù)據(jù)的容量都比較大，調(diào)用速度比較慢，并且在管理方面的難度要大于文字。若只是采用文件方式來存放，難以滿足檔案管理中對數(shù)據(jù)的調(diào)用、管理、存儲以及更新等需求。因此，從長遠發(fā)展需求來看，采用多媒體數(shù)據(jù)庫對于提高數(shù)據(jù)存儲效率和管理效率都具有非常重要的意義。二是做好軟硬件技術(shù)和設(shè)備工作。高性能的設(shè)備和先進的多媒體技術(shù)是使該信息系統(tǒng)達到最佳應用效果的基礎(chǔ)。例如，在照片、音頻以及視頻等的采集中，都需要保證較高的質(zhì)量才能進行后期制作，提供更加清晰和逼真的效果，并且也便于長期保存。
（三）信息系統(tǒng)的構(gòu)建需要有計劃、分步驟、分階段。干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的構(gòu)建必須要做好相關(guān)計劃，將其分為不同步驟和階段，并按步驟執(zhí)行。實際上，為了實現(xiàn)多媒體信息系統(tǒng)的階段性、步驟性，則必須要做到以下三點：其一是要明確系統(tǒng)框架，這部分主要包括建立高速網(wǎng)絡(luò)、錄入數(shù)據(jù)資料、應用軟件選擇。要求三個環(huán)節(jié)同時著手展開，并同一時間完成。其二則是對系統(tǒng)進行完善，在日常應用中不斷完善和改進系統(tǒng)，從而提升系統(tǒng)的應用價值，使其能夠更好地配合工作。
（四）重視應用、全員行動。干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建目的在于應用，因此其建設(shè)必須要保證其實用性與服務(wù)性。而在進行干部信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的籌建時，往往會涉及到內(nèi)部的諸多部門，不僅需要涉及到干部的工作領(lǐng)域，同時也需要征求干部管理部門的意見。因此，若要加快推行干部檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)建，則必須要做到全員行動。而全員行動則能夠很好地推動干部檔案管理的采集與錄入，從而使信息網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的速度有所加快。
三、總結(jié)語
現(xiàn)代社會，生活節(jié)奏、經(jīng)濟發(fā)展不斷加快，為了能夠更好地服務(wù)于社會發(fā)展，政府部門必須要適應現(xiàn)代化快節(jié)奏，努力構(gòu)建干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而提升政府部門的管理效率和管理水平。如此一來，干部的行政辦公能力將會得到極大增強，避免了以往人動以及檔案變動所帶來的不利影響，實現(xiàn)了干部檔案管理的安全性、科學性以及高效性。
關(guān)鍵詞：軍隊 人事管理 信息化 網(wǎng)絡(luò)化
一、加強軍隊人事管理信息化建設(shè)的意義
當前，我國軍隊正在深化人事制度改革，取得了可喜的成績，但是，由于種種原因，軍隊人事制度還存在著一些弊端，如部分干部和士兵在不同程度上有 “坐鐵交椅”、 “吃皇糧”思想，這需要加快軍隊人事管理信息化建設(shè)的進程。傳統(tǒng)的軍隊人事管理主要是以“管事”為中心，注重的是控制與管理人，屬于行政事務(wù)式的管理。而現(xiàn)代人事管理思想提出要以考核和激勵為手段，注重對人力資源進行有效開發(fā)，實現(xiàn)最優(yōu)組織績效。這是以人為本思想在組織人事管理的具體應用，遠遠超出了傳統(tǒng)的人事管理范疇。傳統(tǒng)的人事信息資源大都是以紙為載體的實物資源，不便攜帶，同時由于保密等原因，對其利用率不高，只有在必要的時候才會用到它們，屬于“被動”的利用。實現(xiàn)人事管理信息化后，各種人事信息資源以磁信號和數(shù)字信號的形式出現(xiàn)，在做好保密的前提下，能夠非常方便地進行查詢和使用。而且還能運用人事管理信息化系統(tǒng)，對人事信息資源進行分析整理，做好人才分析和預測，為進行人力資源戰(zhàn)略管理提供可靠資料。此外，軍隊人事管理工作內(nèi)容繁雜、體系龐大，千頭萬緒，卻又牽涉到廣大干部和士兵的切身利益，不能有半點馬虎和懈怠。加強人事管理信息化建設(shè)可以更好地理順人事管理工作的各項流程，使得人事信息、業(yè)績考核、薪酬管理等各項模塊有機地統(tǒng)一起來；可以規(guī)范人力資源管理的各個業(yè)務(wù)流程。
二、軍隊人事管理信息化面臨的問題
1.對人事管理信息化建設(shè)重視不夠。部分領(lǐng)導如“局外人”般對待人事管理信息化建設(shè)，不主動了解，不加以重視，對其必要性認識不足，行動上缺乏動力。這種認識上的不足必然導致在推進信息化建設(shè)的過程中出現(xiàn)一些消極的行為。如對人事管理的認識還只停留在日常性、事務(wù)性階段，對戰(zhàn)略性人事管理信息化建設(shè)重視不夠；或者往往把人事管理信息化建設(shè)理解為利用信息技術(shù)設(shè)計一個考核體系，或者建立一個薪酬系統(tǒng)，而不對管理模式進行全方位的配套改革，客觀上造成軍隊人事管理信息化建設(shè)“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象。
2.過分追求大而全的“完美”軟件。有的人以超前的思維對待人事管理信息化建設(shè)，讓各個業(yè)務(wù)部門按照工作需求的方式匯總信息化建設(shè)需求，然后按照這些需求去進行建設(shè)，總想找到一套大而全的“完美”軟件，追求一步到位，結(jié)果往往是各部門室都會提出許多個性化需求。因為大家都想著要趁這次機會把需求提全，使所有工作都達到信息化。事實上，由于經(jīng)費、技術(shù)等因素的制約，有些軍隊連基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫都還沒有建立起來，仍處在信息無法共享、各自為政的階段，雖然想要一步到位，但行動上卻遠遠落后。
3.建設(shè)過程中各自為政，重復建設(shè)現(xiàn)象嚴重。在人事管理信息化建設(shè)過程中，還存在部門各自為政、重復建設(shè)的現(xiàn)象，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和協(xié)調(diào)。由于管理職責不清，分工不明，常常為了單一的人事管理事務(wù)單獨建一套數(shù)據(jù)，信息資源呈“離散型”。突出的表現(xiàn)為人事基礎(chǔ)信息的各自為政，在軍隊管理各部門中均擁有各自的人事基礎(chǔ)信息庫，同時各自對信息庫進行維護。
4.人事工作人員信息素質(zhì)高低不一。對于人事管理信息化建設(shè)來說，人事工作人員信息素質(zhì)具有至關(guān)重要的作用。因此，對軍隊人事工作人員的素質(zhì)提出了較高的要求。但是，縱觀軍隊人事工作者隊伍，呈現(xiàn)水平參差不齊的特征。整體文化水平、技術(shù)程度距信息時代的要求還存在不小的距離；信息工具運用能力程度也不很高，習慣于傳統(tǒng)的信息建設(shè)、管理和信息交換的方式方法；在思想觀念上還沒有跟上信息時代的發(fā)展；不能對數(shù)據(jù)進行深層次分析，無法為科學決策提供必要的依據(jù)，這種狀況勢必影響軍隊人事管理信息化建設(shè)的進程。
5.欠缺規(guī)范，準確性不高。不能及時準確地提供可靠的統(tǒng)計報表和相關(guān)分析數(shù)據(jù)，制約了管理層決策的及時性和準確性。管理職責不清，分工不明。常常為了如薪酬調(diào)整、人員變動等單一的人事管理事務(wù)單獨建一套數(shù)據(jù)，人事管理信息冗余，最突出地表現(xiàn)為多頭建立各自的人事基礎(chǔ)信息庫。導致各自對信息庫進行維護，信息的準確性、完整性、一致性、時效性難以保證。這就造成了人力、設(shè)備資源的嚴重浪費。工作也難以理順，效率低下。
三、加強軍隊人事管理信息化建設(shè)的對策
1.思想上要高度重視人事管理信息化建設(shè)。領(lǐng)導認同和重視是軍隊人事管理信息化建設(shè)取得成功的有力保障，人事管理部門主動、積極的工作是其不斷推進的助力。領(lǐng)導的重視能為人事管理信息化建設(shè)提供必要的權(quán)力保障，可以在政策、資金、人力、技術(shù)等方面給予重點扶持，在管理理念和管理方式方法的變化、組織機構(gòu)和崗位調(diào)整等問題上能夠統(tǒng)一步調(diào)，同心協(xié)力，有效調(diào)度各方面的力量。人事管理部門的重視有利于做好人事管理信息化建設(shè)的具體事務(wù)，推進信息化建設(shè)的發(fā)展。如認真做好系統(tǒng)的維護和管理工作，掌握各種數(shù)據(jù)的加工與處理的方法。深入挖掘和發(fā)現(xiàn)有用信息，為軍隊的人力資源規(guī)劃、決策提供科學、可靠的信息。
2.立足實際，循序漸進地推進信息化建設(shè)。人事管理信息化一定要立足實際，循序漸進，注重實效。目標不能定得過高，不能追求一步到位，要有步驟、分層次進行，先打基礎(chǔ)，后談應用。首先要做好信息收集、存儲工作。人事管理信息的收集、存儲是人事管理信息化建設(shè)的前提。因此，在啟動階段，必須全面收集所有人的有效信息，認真核實，確保信息的完整性和準確性。其次，要建立人事管理信息數(shù)據(jù)庫，提高人事管理的工作效率，使軍隊人事工作者有更多的時間考慮如何提升人事管理水平。最后，要加快軍隊人事管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實現(xiàn)人事管理業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化、規(guī)范化、流程化。要積極開發(fā)人事工作服務(wù)軟件，將人事部門從傳統(tǒng)的人事工作中脫離出來，并利用網(wǎng)絡(luò)建立自助服務(wù)系統(tǒng)，完成三步走的過程，即人事信息數(shù)據(jù)庫-人事信息網(wǎng)-局域網(wǎng)建設(shè)。
3.加強人事管理信息化隊伍建設(shè)。在人事管理信息化進程中，信息系統(tǒng)只是管理的輔助工具，其價值的大小，最終取決于人。沒有一流的人事管理隊伍，就不會有一流的信息化水平。在人才的擁有方面，軍隊雖然有來自五湖四海的新新青年，他們聰明智慧，對電腦和網(wǎng)絡(luò)具有得天獨厚的優(yōu)勢，但是真正精通信息化技術(shù)的人事管理人才還是比較匱乏，有的是只懂信息技術(shù)，不懂人事工作；有的只會人事工作，而沒有掌握信息技術(shù)。因此，軍隊要大力培養(yǎng)復合性的信息系統(tǒng)管理人才，要不斷加強人事工作者信息技術(shù)培訓，有針對性地設(shè)計培訓方案，在培訓內(nèi)容上做到人事管理與信息技術(shù)應用并重，增強培訓的實效性，造就一支具有較高水平的信息技術(shù)應用能力和人事管理能力的人才隊伍。
4.加大人事管理信息化建設(shè)投入。俗話說，兵馬未動，糧草先行。加快軍隊人事管理信息化建設(shè)的進程，需要財力、物力的保證，其中經(jīng)費的保證是很重要的因素。在目前軍隊經(jīng)費偏緊的情況下，要采取國家投入與學校投入相結(jié)合、校內(nèi)投入與社會支持相結(jié)合的辦法，積極籌措人事管理信息化建設(shè)資金，確保項目的順利實施。同時，軍隊可充分發(fā)揮自己在信息學科方面人才和科研的優(yōu)勢，加快推動人事管理信息領(lǐng)域科研成果的轉(zhuǎn)化。建立新的經(jīng)濟增長點，把人事管理信息化建設(shè)引入良性發(fā)展的軌道，促進軍隊人事管理信息化建設(shè)健康地發(fā)展。
參考文獻：
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展和國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的建立，我們邁進了一個全新的網(wǎng)絡(luò)時代。為充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的成果，使醫(yī)院檔案工作從傳統(tǒng)工作模式向電子化模式發(fā)展，強化和提高檔案收集、整理、保管和利用等各環(huán)節(jié)的手段和效率，跟上社會信息電子化發(fā)展的步伐，為經(jīng)濟社會各項工作提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。
1 目前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
1.1人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
目前醫(yī)院人事檔案管理仍基本上沿用幾十年人事檔案的基本模式，其偏重靜態(tài)性資料描述、注重歷史性和過去時的記錄、不具公共性和共享性、不能動態(tài)反映個人信用狀況等缺陷。傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端在電子科技日趨發(fā)達的今天，變的難以適應現(xiàn)代化的辦公快速、便捷的要求：第一，查詢效率低，當前的人事檔案中有相當材料如各級表彰、外出進修等檔案多保管在各職能部門，遇到歸檔或查詢問題時，工作量大，勞動強度大。檔案員要經(jīng)常往返于各職能部門和庫房之間，有的人事檔案材料上百頁，為了防止丟失，查閱前后都要核對頁碼、內(nèi)容。第二，檔案安全性難以保證。由于直接對原始資料查閱，為防止查詢?nèi)藛T對原件的毀壞、涂改，要派專人負責陪同。即使發(fā)生檔案損毀這種情況，由于沒有備份也無從查對，將承擔不必要的損失。第三，歸檔困難。由于資料的變動（增加或更新），如年度考核、醫(yī)德醫(yī)風考核、學歷變更等以及多卷相關(guān)檔案同時查詢的情況時有發(fā)生，不可避免地發(fā)生歸檔錯誤。一旦出現(xiàn)此類問題，就有可能將上千卷檔案從新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導致工作人員從事大量的體力工作。第四，管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時只能查部分內(nèi)容，但難免將一些不應查閱的內(nèi)容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記，無法體現(xiàn)出檔案狀況，缺乏一套對檔案出、入庫記錄和檔案變動的管理系統(tǒng)。
1.2檔案信息電子化管理存在的問題
檔案信息電子化雖然能使檔案部門能夠更好地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和提高工作效率，檔案信息資源得到更充分的利用，但是在認識檔案信息電子化好處的同時，我們也應清醒地認識到，檔案部門面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)：
1.2.1原始性及真實性的問題。
電子文件的原始性及真實性的問題集中在以下幾方面：（1）電子文件可以被原樣復制，也可以被改動后而不留痕跡。（2）電子文件的真實性保證是伴隨其生命始終的不間斷過程。（3）電子文件與載體相分離，使其信息的原始性和內(nèi)容的真實性的衡量標準帶有相對性。隨著側(cè)重點不同、技術(shù)基礎(chǔ)不同，使不同部門對電子文件的真實性認定標準出現(xiàn)了不同的定位情況，從而使對真實性的確認帶有相對性。
1.2.2通用性問題。人事檔案工作和人事信息工作相輔相成，密不可分。人事檔案往往是人事信息的主要來源和主要記錄方式，人事信息的主要內(nèi)容與人事檔案的原始記錄也應是一致的。隨著人事檔案管理信息化程度的不斷提高，這兩項工作雖然不能等同替代，但很多具體項目是重復的。在現(xiàn)代人事管理模式中，無論是各級組織部門還是基層單位，人事檔案工作和人事信息工作都是相對分離的，分工也很明確，有的還隸屬于不同的職能科室。由各級各部門開發(fā)的人事信息軟件和人事檔案管理軟件很多，兩類軟件一般都包括了人事信息和檔案管理信息，但側(cè)重點各不相同，信息轉(zhuǎn)換或共享又有困難。 會造成人事信息失實，影響人事工作的正常開展。另一方面，檔案管理系統(tǒng)中的主要數(shù)據(jù)來源于人事檔案，而且一般采用隨時維護的形式，在材料歸檔的同時就要更新信息，具有真實性、權(quán)威性。但由于多數(shù)單位已有了人事信息系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)中的人事信息往往不被重視，利用率低。檔案工作公共服務(wù)平臺建設(shè)需有一個統(tǒng)一的標準，如果各個檔案部門各自為政依照自己的標準建設(shè)平臺，如財務(wù)部門工資軟件與人力資源信息管理軟件不同，不僅浪費大量的資金重復建設(shè)不兼容的平臺，也為醫(yī)院將來整合各科室檔案信息資源帶來的困難，得不償失，所以盡快由上而下制定一個統(tǒng)一的平臺標準顯得至關(guān)重要。從長遠角度看，如果標準不統(tǒng)一，以后各部門之間進行信息共享或聯(lián)合開發(fā)，就很可能由于數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的差異帶來不兼容的問題。
1.2.3憑證價值問題。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。電子文件本身固有的原始信息的可變性和不穩(wěn)定性及人們對其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前難以成為合法的證據(jù)。
2 開展人事檔案的電子化管理工作的必要性
2.1新時期人事工作的迫切需要。進入新世紀以來，運用現(xiàn)代化、科學化的手段做好新時期人事工作，更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這是新時期人事工作的迫切需要，也是信息化工作發(fā)展的趨勢和必然要求。只有進一步加強計算機應用工作，才能檔案工作更好地為人事工作服務(wù)。
2.2已具備了物質(zhì)條件設(shè)施
現(xiàn)在各大醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)已基本上實現(xiàn)了寬帶化，絕大部分都實現(xiàn)了電腦化辦公。這為實現(xiàn)人事檔案信息電子化管理提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。而電子檔案的軟件技術(shù)及相關(guān)管理辦法的研究不斷深入，也為人事檔案信息電子化管理提供了技術(shù)上的保障。在現(xiàn)有的設(shè)備基礎(chǔ)上增設(shè)相應的檔案存儲、管理軟件、數(shù)據(jù)庫軟件及相應的設(shè)備，即可實現(xiàn)電子化檔案管理。
2.3人事信息規(guī)范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的，不僅耗費時間長，重復勞動多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部門之間的信息閉塞，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息系統(tǒng)流程不科學。要改變這種狀況，就需要用現(xiàn)代化工具管理干部信息，不斷提高信息的規(guī)范程度與利用率。
2.4提高人事檔案管理水平的需要。隨著經(jīng)濟體制和人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理也應不斷提高科學管理水平。這就要求我們?nèi)シe極探索人事檔案管理工作的新路子，建立起與經(jīng)濟體制和人事制度改革相適應的人事檔案管理模式，采用現(xiàn)代化管理手段與方式來管理人事檔案，更好地發(fā)揮計算機在檔案管理方面的作用，實現(xiàn)規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式。
3 進一步規(guī)范人事檔案的電子化管理
3.1人事檔案管理與人事信息管理同步化，是實現(xiàn)人事檔案計算機管理的合理模式，要推動人事檔案的計算機管理，有必要建立人事檔案與人事信息同步化管理的合理模式。在檔案工作與人事信息工作的有機結(jié)合的基礎(chǔ)上，可將檔案管理與人信息這兩類系統(tǒng)合二為一，開發(fā)推廣全國統(tǒng)一或較大領(lǐng)域統(tǒng)一的人事信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案基礎(chǔ)管理工作一信息開發(fā)利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環(huán)節(jié)和重復勞動，提高工作效率，又可保證信息的準確、完整和新鮮，提高信息資源的利用率。
3.2強化制度化建設(shè)規(guī)范人事信息管理
因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數(shù)據(jù)丟失、損壞的現(xiàn)象不可避免。加上檔案工作人員計算機水平有限，如不及時進行數(shù)據(jù)備份，一旦發(fā)生問題數(shù)據(jù)難以恢復，損失很大。同時，計算機管理帶來了信息維護、磁盤等載體的保管保密等一系列的新的問題。如通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠程查檔，更要面臨系統(tǒng)安全的巨大挑戰(zhàn)。檔案工作是一項保管保密要求高的特殊性工作，在這一領(lǐng)域應用計算機技術(shù)，建立全面、規(guī)范的管理制度是不容忽視的問題。規(guī)范操作程序，對保密等相關(guān)問題提出明確的要求。制訂更為全面規(guī)范的人事檔案計算機管理制度，使檔案工作人員有據(jù)可依，最大限度地減少管理上的漏洞。
3.3提高檔案管理人員技術(shù)水平
由于缺乏有力的約束機制，各單位檔案管理人員配備普遍不足。實行計算機管理要求在較短時間內(nèi)建立數(shù)據(jù)庫，并在日常工作中及時信息維護，檔案管理人員的工作量明顯加大，計算機管理帶來的工作效率的相對提高還不明顯。使用檔案管理系統(tǒng)使人員配備不足的矛盾更為突出。多數(shù)單位只能在集中整理檔案期間借用人員使用檔案管理系統(tǒng)。要不斷加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓，提高管理人員的計算機應用水平。
3.4加強電子文件歸檔管理。單位檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導，確保電子文件真實、完整、有效，上級主管單位進行電子文件歸檔管理的試點工作，及時總結(jié)、推廣經(jīng)驗，引導、規(guī)范機關(guān)電子文件的歸檔工作。同時加強電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案接收的研究，并根據(jù)工作實踐制定電子檔案管理辦法。一些管理軟件運行環(huán)境要求高，要進行適當?shù)耐度搿Ｍ瑫r，檔案工作的高度保密性要求配備專用的電子設(shè)備，并由專人管理。各單位可根據(jù)自己的實際視情而選用合適的信息化管理模式。
